Här ser vi lite längre!
Maria Viidas,
kvalitetschef Vara kommun
Varför?
Vad är syftet med att arbeta med
lean och varför just lean?
Färre ska serva fler
Andelen arbetat tid minskar
Antalet medborgare i arbetsför ålder
minskar
Antalet medborgare över 80 år ökar
Kravbilden förväntas bli högre på
offentlig service
Vi måste göra mer med färre
resurser
Vad är lean?
Tanke- och arbetssätt kring systematiskt
förbättringsarbete
Skapa största möjliga värde med minsta
möjliga resurser
Kundens behov i fokus
Utgår från medarbetarnas delaktighet och
engagemang i sitt dagliga arbete
Enkla metoder och verktyg
Vad är då inte lean?
Att frigjord tid leder till uppsägningar
Att leta syndabockar
Att arbeta i ett högre arbetstempo
Grunderna i korta drag
Stödjande ledarskap
Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de
processer som de arbetar i
Fokusera på värdeskapande aktiviteter
Eliminera slöserier
Långsiktighet och helhetstänkande
Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i
vardagen
Slöserier
Väntan
Överproduktion
Lager
Rörelse
Omarbetning
Överarbete
Outnyttjad
kreativitet
Transporter
Utdrag ur boken ”Utmana Dina processer!”
IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Foto: Johan Eriksson
Hur har vi jobbat med
införandet?
Innehåll och metoder
hos oss
Vara kommuns ”livslinje”
styrning, utveckling, förbättring
Strategisk
Strategisk
plan
plan
Strategisk
Strategisk
plan
plan
!
Strategisk
Strategisk
plan
plan
Strategisk
Strategisk
plan
plan
!
Strategisk
Strategisk
plan
plan
!
!
Tanke och handling
Värde
Politiker
Verksamhetsansvariga
Principer
Metoder
Verktyg
Strategisk nivå
Lagar
Lagar och
och
program
program
Politiker
Operativ nivå
Verksamhetsansvariga
Strategisk
Strategisk plan
plan
LedningsLednings- och
och
styrdokument
styrdokument
Verksamhetsplan
Verksamhetsplan
Sektorsprogram
Sektorsprogram
RegleReglementen
menten
Riktlinjer
Riktlinjer &
& anvisningar
anvisningar
Arbetsplan
Arbetsplan
Verksamhet
Verksamhet
Styrdokument per mandatperiod
Återkoppling
Strategisk nivå
VAD
Politiker
Operativ nivå
Verksamhetsansvariga
HUR
Ansvarsfördelning politiker - tjänstemän
Tanke och handling
Värde
Politiker
Verksamhetsansvariga
Principer
Metoder
Verktyg
Grundläggande värden
God ekonomisk
hushållning
Brukarorientering
Engagerat ledarskap
Allas delaktighet och
engagemang
Kompetensutveckling
Långsiktighet
Samhällsansvar
Processorientering
Förebyggande
åtgärder
Kontinuerliga
förbättringar
Lära av andra
Snabba reaktioner
Faktabaserade beslut
Samverkan
Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och
Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer
hos oss betonas….
Värdet av att arbeta i arbetslag
Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt
Personlig utveckling och kontinuerligt lärande
Gott & hälsosamt ledarskap
Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla
medarbetare
Satsningar för kompetensutveckling för att möta
morgondagens krav
Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal,
2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Styrdokumenten om….
kompetensutveckling
Kompetens är en av grundbultarna för att nå
framgång. Vara kommun har en tradition av
långsiktigt, strategiskt arbete för att nå hög
kompetens bland medarbetarna inom
organisationen
Strategiska planen, framgångsfaktorer
Arbetet med centralt initierade
utvecklingsinsatser kommer att fortsätta även
under mandatperioden 2007-2010.
Lednings- och styrdokument Personal
Styrdokumenten om….
kontinuerliga förbättringar
” Hos oss innebär ”VaraLean” att varje
enskild medarbetare i sitt dagliga
arbete verkar för att skapa största
möjliga värde med minsta möjliga
resursåtgång.”
- en del av vardagen
Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet,
2007-2010 sidan 5; VaraLean
Här syns principer
och värden som
politikerna antagit
Metoder
för att nå värden och principer
Nedbrytning av övergripande mål till
arbetsplaner
Decentraliserad organisation med tydligt
ansvar hos cheferna
Kommunövergripande utvecklingsinsatser
riktade till arbetslagen
Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser
Belöningar för goda idéer
Kommunövergripande
utvecklingsinsatser
för alla medarbetare
!
Arbetslags- och verksamhetsutvecklingsinsatser
Mallorca
Mallorca 2001
2001
Island
Island 2005
2005
Arbetslaget Arbetslagsutveckling
Prag
Prag 2009
2009
Verksamheten & brukarna Uppdraget
Omvärlden
Omvärlden –
–
Verktyg
Verktyg för
för kontinuerligt
kontinuerligt
förbättringsarbete
förbättringsarbete
70 timmar fördelat på 12 månader
Samtliga medarbetare (ca 1350 pers)
Samma för alla oavsett verksamhet
Budgeten höll (ca 13,7 miljoner)
En veckas internat i Prag, hösten 2009
Aktiviteter innan och efter
Några extra intresserade med…
Trygghetsfonden
Falkenbergs kommun
Gislaveds kommun
Före internatet
En internatsvecka
Efter internatet
Tidigare utvecklingsinsatser
Före
Gemensam bild
överinternatet
vad vi gör på enheten
Om Prag
Effektiva möten
Gemensamma värderingar
En internatsvecka
Vinnande laget
– Om effektiva team
En föränderlig värld – omvärldens påverkan
Enhetens egen tid
Prioritering av förbättringsområden
Efter internatet
Verksamhetsutvecklande
lönesättning
LeanLir – prova på några av verktygen
Uppföljning 30 – 60 - 90
Vi började såhär
Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004
Två projektanställda 2006 – 2008
Start i äldreomsorgen
Idag
En tillsvidareanställd leankoordinator
4 aktiva handledare
Idag är hela organisationen involverad
Verktyg
LeanLir
Värdeflödeskartläggning
5S
Visualisering
Värdeflödeskarta Planering & genomförande
av aktivitet, Frejgårdens förskola
Deltagare…
Max åtta ur arbetsgruppen + två
handledare
Kommundirektören inleder
Resultatenhetschefen och
Förvaltningschefen får redovisning sista
dagen
Alla i arbetsgruppen involveras i
förbättringsarbetet
Värdeflödeskartläggning
Upplägg
Avgränsning
NULÄGE
slöseri
slöseri
Värdeflödeskartläggning
Framtida
läge
30
60
90
Nulägeskarta
Värdeflödeskarta Planering & genomförande
av aktivitet, Frejgårdens förskola
Totalt per månad
15 tim 10 min - 27
L/T dgr 54 tim 4 min
12 tim 47 min - 44
P/T tim 55 min
2 tim 23 min - 27
V/T dgr 9 tim 9 min
RFB
0%
Framtidskartan
Totalt per månad
Värdeflödeskarta Planering & genomförande
av aktivitet, Frejgårdens förskola
11 tim 16 min L/T 14 dgr 46 tim 28 min
P/T 11 tim - 42 tim 8 min
16 min V/T 14 dgr 4 tim 20 min
RFB
63%
Lärdomar
Att det kan bli så få steg kvar!
Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna spara
tid i framtiden
Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör
Värdeflödeskarta Planering & genomförande
av aktivitet, Frejgårdens förskola
Diplom efter
varje genomförd
kartläggning
Exempel på värdeflöden
Socialförvaltningen
Påfyllning av boendes förråd
Lunchservering
Hemtjänstrutiner
Dag-rutiner 9.30 – 15.00
Schemaläggning
Rapportering/ Dokumentation
Städrutiner
Tvättrutiner
Vakansförmedling
Utredning IFO
Samhällsbyggnadsförv
Felanmälan
Arbetsrutiner Gatu/Park
Arbetsrutiner Kostenhet
Ledning & Adm
Rekrytering
Upphandling
Lönehantering
Personalbudget
Bildningsförvaltningen
Lokalvård på gymnasiet
Intern kommunikation (högstadium)
Konsumentvägledning
Tidningen Chefen i Fokus
Tidningen Personal & ledarskap
Foto: Andreas Offesson
www.leanlir.se
LeanLir
Öka kunskaperna kring lean
Öka förståelsen för VaraLean
Träning i att
se slöserier
leta grundorsaker för hållbara
förbättringar
arbeta med visualiseringar
Gemensamt språk
LeanLir
Fem S
Sortera
Systematisera (strukturera)
Städa
Standardisera
Se till (skapa vana)
Före
5S på kontor
Efter
Före
Efter
Idag
Det handlar om att
skapa värde med de
resurser som vi har
5S på Bonden
Visualisering på Rondellen
Visualisering på kontoret
Visualisering på kontoret
Daglig styrning
Hemtjänsten Kvänum
Vinster & effekter för
organisationen
Frigjord tid
lugnare tempo & ökad kvalitet
Ordning och reda
Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs;
mindre lager = lägre kostnader
Ökat egenansvar
Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa
Förändringsberedskap
Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad
hälsa och större handlingskraft
Lite resultat
Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008)
99% av medarbetarna anger att de är
engagerade i sitt arbete (AKU 2008)
Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills,
samtliga förbättrade
Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om
27 % - utöver alla kvalitetsvinster!
Positiva ”sido”effekter
Stolta medarbetare
Ökad förståelse mellan grupper
Gemensam kultur och gemensamt språk
Stärkt gemenskap
Ökad självkänsla
VaraLean
Presentationen
Tack!