VaraLean varför hur vad
Här ser vi lite längre! Maria Viidas, kvalitetschef Vara kommun Varför? Vad är syftet med att arbeta med lean och varför just lean? Färre ska serva fler Andelen arbetat tid minskar Antalet medborgare i arbetsför ålder minskar Antalet medborgare över 80 år ökar Kravbilden förväntas bli högre på offentlig service Vi måste göra mer med färre resurser Vad är lean? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Enkla metoder och verktyg Vad är då inte lean? Att frigjord tid leder till uppsägningar Att leta syndabockar Att arbeta i ett högre arbetstempo Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen Slöserier Väntan Överproduktion Lager Rörelse Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken ”Utmana Dina processer!” IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB Foto: Johan Eriksson Hur har vi jobbat med införandet? Innehåll och metoder hos oss Vara kommuns ”livslinje” styrning, utveckling, förbättring Strategisk Strategisk plan plan Strategisk Strategisk plan plan ! Strategisk Strategisk plan plan Strategisk Strategisk plan plan ! Strategisk Strategisk plan plan ! ! Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg Strategisk nivå Lagar Lagar och och program program Politiker Operativ nivå Verksamhetsansvariga Strategisk Strategisk plan plan LedningsLednings- och och styrdokument styrdokument Verksamhetsplan Verksamhetsplan Sektorsprogram Sektorsprogram RegleReglementen menten Riktlinjer Riktlinjer & & anvisningar anvisningar Arbetsplan Arbetsplan Verksamhet Verksamhet Styrdokument per mandatperiod Återkoppling Strategisk nivå VAD Politiker Operativ nivå Verksamhetsansvariga HUR Ansvarsfördelning politiker - tjänstemän Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden Principer hos oss betonas…. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar! Styrdokumenten om…. kompetensutveckling Kompetens är en av grundbultarna för att nå framgång. Vara kommun har en tradition av långsiktigt, strategiskt arbete för att nå hög kompetens bland medarbetarna inom organisationen Strategiska planen, framgångsfaktorer Arbetet med centralt initierade utvecklingsinsatser kommer att fortsätta även under mandatperioden 2007-2010. Lednings- och styrdokument Personal Styrdokumenten om…. kontinuerliga förbättringar ” Hos oss innebär ”VaraLean” att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång.” - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, 2007-2010 sidan 5; VaraLean Här syns principer och värden som politikerna antagit Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare ! Arbetslags- och verksamhetsutvecklingsinsatser Mallorca Mallorca 2001 2001 Island Island 2005 2005 Arbetslaget Arbetslagsutveckling Prag Prag 2009 2009 Verksamheten & brukarna Uppdraget Omvärlden Omvärlden – – Verktyg Verktyg för för kontinuerligt kontinuerligt förbättringsarbete förbättringsarbete 70 timmar fördelat på 12 månader Samtliga medarbetare (ca 1350 pers) Samma för alla oavsett verksamhet Budgeten höll (ca 13,7 miljoner) En veckas internat i Prag, hösten 2009 Aktiviteter innan och efter Några extra intresserade med… Trygghetsfonden Falkenbergs kommun Gislaveds kommun Före internatet En internatsvecka Efter internatet Tidigare utvecklingsinsatser Före Gemensam bild överinternatet vad vi gör på enheten Om Prag Effektiva möten Gemensamma värderingar En internatsvecka Vinnande laget – Om effektiva team En föränderlig värld – omvärldens påverkan Enhetens egen tid Prioritering av förbättringsområden Efter internatet Verksamhetsutvecklande lönesättning LeanLir – prova på några av verktygen Uppföljning 30 – 60 - 90 Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda 2006 – 2008 Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Idag är hela organisationen involverad Verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Deltagare… Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning Upplägg Avgränsning NULÄGE slöseri slöseri Värdeflödeskartläggning Framtida läge 30 60 90 Nulägeskarta Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Totalt per månad 15 tim 10 min - 27 L/T dgr 54 tim 4 min 12 tim 47 min - 44 P/T tim 55 min 2 tim 23 min - 27 V/T dgr 9 tim 9 min RFB 0% Framtidskartan Totalt per månad Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola 11 tim 16 min L/T 14 dgr 46 tim 28 min P/T 11 tim - 42 tim 8 min 16 min V/T 14 dgr 4 tim 20 min RFB 63% Lärdomar Att det kan bli så få steg kvar! Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna spara tid i framtiden Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Diplom efter varje genomförd kartläggning Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 – 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning Tidningen Chefen i Fokus Tidningen Personal & ledarskap Foto: Andreas Offesson www.leanlir.se LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk LeanLir Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana) Före 5S på kontor Efter Före Efter Idag Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har 5S på Bonden Visualisering på Rondellen Visualisering på kontoret Visualisering på kontoret Daglig styrning Hemtjänsten Kvänum Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 27 % - utöver alla kvalitetsvinster! Positiva ”sido”effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla VaraLean Presentationen Tack!
© Copyright 2024