Praktisk arkivering
Anvisningar för arkivering av handlingar
tillkomna från och med 2013.
Arkiv och registratur 2015
Version 1.0
Gällande från och med 2013-01-01
Att upprätta en arkivredovisning
Allmänna handlingar vid Karolinska Institutet bildar vårt arkiv. Dessa handlingar ska redovisas så att
handlingarna går att återsöka.
Arkivredovisningen börjar med ett försättsblad med institutionens namn samt startår och
senare även slutår för arkivbildningen.
Efter försättsbladet följer en arkivbeskrivning som redogör för institutionens framväxt men även
dess nutida verksamhet.
Efter försättsblad och arkivbeskrivning följer själva arkivförteckningen bestående av en
innehållsförteckning samt förteckningsblanketter. Det är dessa blanketter som fylls i vid
arkivering.
Arkivredovisning
INSTITUTIONEN FÖR XX
2013 -
Struktur för av arkivhandlingar enligt den verksamhetsbaserade arkivredovisningen
Strukturen liknar det allmänna arkivschemat som vi använder oss av vid förtecknande av
handlingar tillkomna före 2013. Skillnaden är att vi själva har skapat bokstävernas rubriker och
att vi kan bygga på med flera bokstäver/rubriker efter behov.
Strukturen ska vara densamma för samtliga KI:s institutioner. Detta innebär att har inte
institutionen handlingar i en viss serie blir seriens signum tomt. Ange detta på en
förteckningsblankett genom att skriva att institutionen inte har denna typ av handling, Skriv inte
att handlingarna saknas för det indikerar att handlingarna borde finnas men att de inte kan
hittas. Detta gäller troligen mestadels serierna för uppdragsutbildningar, centrumbildningar och
system. Har ni andra handlingar som ni vill arkivera men som inte ingår i en annan serie, t.ex.
bland de diarieförda handlingarna, kontakta oss så upprättar vi en ny serie för dessa handlingar.
Signum
Serierubrik
A
A1
A2
A3
A4
A5
Protokoll
Institutionsrådets protokoll
Samverkansprotokoll
Arbetsmiljögruppens protokoll
XX-protokoll
XX-protokoll
B
B1
B2
Register och förteckningar
Arkivförteckning
Publikationsförteckning
C
Trycksaker
D
Årsdarier
E
Diarieförda handlingar
E1
Verksamhetsområdet 1
E2
Verksamhetsområde 2
E3
Verksamhetsområde 3
E4
E5
Verksamhetsområde 4
Verksamhetsområde 5
F
F1
F1A
F1B
F2
Handlingar rörande utbildning
Handlingar rörande programutbildningar
Handlingar rörande XX-programmet
Handlingar rörande XX-programmet
Handlingar rörande fristående kurser
2015-04-09
Version: 1.0
Process
1.2.2
2.3.3
2.4.1
2.7.1
4.4
Ingen
enskild
proces
s
2.7.1
1.1–
1.6
2.1.1–
2.17.
3.1.1–
3.3
4.4
5.7–
5.8.3
3.1.3
3.1.3
3.1.3
Kommentarer
Rubrik, inga handlingar
Har institutionen andra protokoll ska
även de arkiveras.
Serierna är fasta. Har ni övriga
protokoll börjar de på A4.
Serierna A4 och framåt blir inte lika
för alla institutioner.
Rubrik, inga handlingar
Avser de som skrivs ut från KIB eller
om ni för egna förteckningar över
institutionens samlade publikationer.
Antingen tom rubrik med underserier
där handlingarna arkiveras
alternativt så ligger handlingarna
direkt i serie C.
Handlingarna arkiveras direkt i serie
D.
Rubrik, inga handlingar
De diarieförda handlingarna
innehåller handlingar från olika
processer.
Rubrik, inga handlingar
Rubrik, inga handlingar
Avser kursakter.
Avser kursakter.
Antingen tom rubrik med underserier
Signum
Serierubrik
Process
Kommentarer
(F2A, F2B osv)där handlingarna
arkiveras alternativt så ligger
handlingarna direkt i serie F2.
F3
Handlingar rörande forskarutbildning
3.2.3
Antingen tom rubrik med underserier
(F3A, F3B osv)där handlingarna
arkiveras alternativt så ligger
handlingarna direkt i serie F3.
F4
Handlingar rörande uppdragsutbildning
3.3
Antingen tom rubrik med underserier
(F4A, F4B osv)där handlingarna
arkiveras alternativt så ligger
handlingarna direkt i serie F4.
G
Handling rörande forskning
Rubrik, inga handlingar
Om institutionens forskning är uppdelad i sektioner/forskningsområden så kan de användas som en
mellanrubrik
G1
Handlingar rörande forskning kring Arbetsterapi
Rubrik, inga handlingar
G1A Namn på forskaren
4.4
G1B Namn på forskaren
4.4
G2
Handlingar rörande forskning kring Allmänmedicin
Rubrik, inga handlingar
G2A Namn på forskaren
4.4
Om inga sektioner uppdelningar efter forskningsområden finns så kan samtliga forskargruppsledare/forskare
arkiveras i en lång serie:
G1
Arne Anka
4.4
G2
Batman
4.4
G3
Cicero
4.4
H
Handlingar rörande centrumbildningar
Rubrik, inga handlingar
H1
Handlingar rörande centrumbildning X
Ingen
Avser specifika handlingar för
enskild centrumbildningen, tex protokoll.
process
I
Handlingar rörande konferenser och seminarier
2.17.2
Antingen tom rubrik med underserier
(I1, I2 osv)där handlingarna arkiveras
alternativt så ligger handlingarna
direkt i serie I.
J
System
Ingen
Rubrik, inga handlingar
enskild
process
J1
System 1
K
Anknytningsbeslut
2.3.2
Handlingarna ligger direkt i serie K.
2015-04-09
Version: 1.0
Att fylla i en förteckningsblankett
Här skriver ni namnet på er institution
Serierubrik
Signum
Process
Här skriver ni rubriken på serien, se serieindelningen från och med
2013
Plats
Här kan
ni ange
vart
arkivboxen
finns, tex
lokalnummer
Volymnummer
Tid
Varje serie
börjar med
volymnummer 1
och går
framåt.
Årtal som
handlingarna i
arkivboxen
sträcker sig
över.
Antingen ett
årtal (2013)
eller flera
2013-2015)
boxarna ska
vara fulla och
det gör inget
om det är flera
år i samma box
bara det anges i
denna kolumn.
FE
FE står för
förvaringsenhet och är
i de flesta
fall arkivbox
(arkivkartong),
men kan
även vara
server eller
dylikt.
Anmärkning
Vilket signum
serien har
framgår av
serieindelningen
från och med
2013.
Vilken process
framgår även det
av
serieindelningen
från och med
2013.
Om ni har någon information som gäller hela
serien, tex sorteringsordning eller namnbyte
kan ni börja med att ange den informationen.
Sedan kan ni för respektive volym närmare
specificera vad varje arkivbox innehåller om
det finns behov av det.
Saknas det något, tex protokoll så kan även det
anges.
Ni kan hänvisa till en annan serie eller kanske
till ett diarienummer om det är relevant.
Undvik förkortningar då de försvårar
förståelsen av arkivförteckningen.
Skulle det vara så att ni vid er institution inte
har en viss serie så gör ett förteckningsblad
och skriv: Institutionen upprättar ej dessa
handlingar.
2015-04-09
Version: 1.0
Allmänt om arkivering
Institutionens arkiv ska redovisas samlat i en enda arkivredovisning, vilket betyder att
institutionens olika sektioners handlingar ska sammanföras i en gemensam arkivredovisning.
Arkivredovisningen ska innehålla ett försättsblad, en arkivbeskrivning, innehållsförteckning
samt sist men inte minst själva förteckningsblanketterna.
Arkiveringen sker lämpligen en gång om året (vanligen vid årsskiftet) men ibland kan löpande
arkivering fungera.
Tänk på att cd-skivor och USB-minnen inte är arkivbeständiga. Ska informationen bevaras måste
den i dagsläget skrivas ut på papper.
Samla in handlingar som ska arkiveras
Arkivet består av de handlingar som ska bevaras, det vill säga de handlingarna ska sparas för
alltid. Vad som ska bevaras framgår av Hanteringsanvisningarna/Dokumenthanteringsplanen.
Rensa
Innan handlingarna arkiveras ska gem, plastfickor, gummiband, post-it lappar, övertaliga kopior,
och arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift rensas bort.
Häftklamrar behöver inte tas bort.
Boxlägg
Själva arkiveringen går ut på att lägga de handlingar som ska arkiveras i arkivboxar och fylla i
förteckningsblanketterna med de volymer som tillkommit.
För att hålla ihop och skydda handingar i t.ex. ett ärende eller en kursakt, måste vi använda
aktomslag. Aktomslag är vanliga vita A3-papper som viks på mitten. På omslaget antecknas
uppgift om innehåll, exempelvis diarienummer. För att enklare kunna leta i arkivboxen kan man
lägga vikningen på aktomslaget utåt.
För att papprena ska må så bra som möjligt i kartongerna och hålla sig raka är det viktigt att fylla
kartongerna helt (bra att ha olika storlekar på arkivboxarna till hands). Om arkivboxen inte fylls
tillräckligt så kan ni knyckla ihop lite papper för att fylla ut den.
Häftade handlingar skapar en skidbacke där klammern sitter. För att undvika detta och bättre
kunna fylla boxen så kan man dela hälften av handlingarna och vända dem så att klamrarna
istället hamnar i understa högra hörnet.
En arkivbox får innehålla handlingar för flera olika år. Vilka år en volym innehåller anges på
förteckningsblanketten och på arkivboxen.
Arkivboxar finns att köpa via Staples, som vi har ramavtal med. De arkivboxar som uppfyller
kraven heter Arkivkartong Svensk standard.
2015-04-09
Version: 1.0
Märk upp
Använd blyertspenna när ni märker upp arkivboxarna. Anledningen till detta är att
informationen kan behöva ändras över tid och för att slippa byta kartong så är det bra om
informationen går att sudda bort.
Av samma anledning behöver ni inte heller etikettera arkivboxarna till att börja med. När det är
dags att etikettera så finns det speciella självhäftande etiketter att använda sig av.
KAROLINSKA
INSTITUTET
Institutionen för
…………….
Här är ett exempel på vilken typ information som ska anges på
arkivboxens rygg.
Handlingar rörande
Läkarprogrammet
Process 3.1.3
2013 – 2014
F1A:1
Förteckna handlingarna
Volymerna (arkivboxarna) förtecknas på förteckningsblanketten för respektive serie. Varje
volym får en unik beteckning bestående av signum och volymnummer. Volymerna inom varje
serie förtecknas huvudsakligen i kronologisk ordning och med angivande av årtal för
handlingarna.
Har förändringar i organisationen eller liknande skett så kan ni även behöva uppdatera
arkivbeskrivningen.
Arkivförteckningen är sökingången till arkivet och i förteckningen ska ni lätt kunna se vilka
handlingar ni har i arkivet.
Se till att ni endast har en version av förteckningen för att undvika förvirring om vad som
faktiskt är arkiverat.
Skicka en kopia till Arkiv och registratur vid Universitetsförvaltningen när ni har uppdaterat er
arkivförteckning.
Dokument
På internwebben hittar du mallar för försättsblad, arkivbeskrivning och förteckningsblanketter.
2015-04-09
Version: 1.0