Volati – Introduktion till effektivt inköp Inköpsintroduktion till sakägare 2015-05-28 1 Innehållsförteckning Tid Agenda 13:00 – 13:15 Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare 13:15 – 13:30 Grundläggande inköpsstrategi 13:30 – 14:00 Hantering av Hävstångs-leverantörer 14:00 – 14:15 Hantering av ”Partner”-leverantörer 14:15 – 14:30 Hantering av ”Shop”-leverantörer 2 Introduktion Kursledare Björn Peterson – Konsult Procurement Power • 5 års erfarenhet från inköpsarbete på Procurement Power • 6 års erfarenhet från arbete för McKinsey & Company inom operationellt förbättringsarbete och inköp • Varit drivande vid ett 100-tal olika kategorioptimeringsprojekt omfattande allt från råmaterial till städtjänster • Har varit med och drivit/driver ett 10-tal olika utbildningsprogram med utgångspunkten i ett integrerat arbetessätt 3 Fråga: Hur stor andel av verksamheten på alla Volatibolag är inköp? Externkostnad/omsättning A. 10-20% B. 20-30% C. 30-40% D. 40-50% E. 50-60% F. 60-70% G. 70-80% 0% 0% 70 -8 0% 0% 60 -7 0% 0% 50 -6 0% 0% 40 -5 0% 0% 30 -4 0% 20 -3 0% 10 -2 0% 0% 4 Effektivt inköpsarbete kan skapa enormt stort värde Volati resultaträkning 2013; Exklusive resultat från sålda enheter; kSEK Försäljning 1,509 100% Direkt material inkl. transport -549 36% Löner -518 Övriga externa kostnader -271 34% 18% Avskrivningar -32 2% Övrigt -2 ~0% Rörelseresultat 137 9% * Förutsätter att all extern kostnad och löner är variabel • 56% av våran omsättning går till våra leverantörer • För varje 1% reduktion på våra kostnader ökar vi resultatet med ~6% • En inköpsbesparing på 1 MSEK är värt lika mycket som ytterligare försäljning på ~11 MSEK* • Du och dina kollegor är ansvarig för att optimera 56% av Volati 5 Vad handlar inköp om? Beskrivning Förstå kostnader Hur det skapar värde • Förstå kostnaderna genom spend-/kostnadsanalys för att säkerställa rätt prioriteringar • Förstå underliggande kostnadsdrivare i prioriterade kategorier Prioritera vår tid Förstå verksamhetens behov • Förståelse av verksamhetens och kundernas behov för att därigenom utmana specifikationer (t ex produktspecifika, ledtidskrav, lagring, förpackning etc.) Vara bättre förberedd än leverantörerna • Förstå hur viktiga vi är för leverantörer och hur mycket vi har möjlighet att kräva från leverantören • Vara väl förbered med faktabaserade argument som stöds av genomfört analysarbete Undvika fallgropar och ge bort marginaler Förstå alternativ och värdekedjan • Förstå vilka realistiska alternativ som finns och deras för-/nackdelar, vilket bidrar till att skapa konkurrenstryck • Förstå vem som har och kommer att ta makten i värdekedjan Veta hur hårt man kan trycka Säkerställa implementering och förbättra • Säkerställa framgångsrik implementering dvs leverans i enlighet med avtal • Tillsammans med leverantörerna identifiera ytterligare möjligheter att reducera kostnaderna Utmana specifikationer Ingen efterlevnad = Inget resultat 6 Principer för Volatis Integrerade utbildningsprogram för inköpare Anpassat till Volati för att det skall vara lätt att tillämpa Hemarbete & uppgifter syftar till att bidraga till det dagliga arbetet Certifikat och betygssättning för att öka ambition Beskrivning Implikation • Fokus för utbildningen är praktik snarare än underliggande teorier • Mycket tid och kraft har lagts på att anpassa materialet till Volati • Vi kommer försöka använda så många exempel som möjligt baserat på genomförda case på Volati • Hemarbeten och uppgifter skall • Alla deltagare skall tillämpa kunskaperna tillämpas i ert dagliga arbete på riktiga situationer och på så sätt skaffa dvs. upphandling skall sig egna erfarenheter genomföras på ett verkligt existerande behov • Betygssättning av uppgifter • Återkoppling och coaching kommer att (möjlighet att vinna) erbjudas alla deltagare för att hjälpa er att • Certifikat till alla deltagare som utvecklas och reflektera över hur det har framgångsrikt genomför fungerat att tillämpa kunskaperna i samtliga uppgifter praktiken • Prov vid varje utbildningsdag (möjlighet att vinna) 7 Deadline för att skicka in Utbildningsprocess – Överblick 2 dagar 22-23/1 4 veckor Första utbildningstillfället Förberedelsearbete Kick-off* (5/12) 30/12 Aktiviteter Välj ett upphandlingscase (RFQ) – Definiera nuvarande kostnader (Kostnad & volym per artikel) – Första andra påverkade kostnader (TCO) – Skapa lista över möjliga leverantörer – Säkerställ genomförbarh et Välj ett case för benchmarking 7 veckor Hemarbete 2 dagar 9-10/3 Andra utbildningstillfälle 16/2 Interaktiv Skapa och skicka utbildning på ut upphandling de första (RFQ) inkl. stegen i – Cover-brev med upphandlings tidplan processen – Effektivt – Bygga fakta användande av – Skapa RFQ prispunkter och prismodifierare – Definera baseline – Offertmall i Excel Även fokus Genomför rapid på benchrepricing marking och Genomför rapid benchmarking repricing övning Prov efter resp. utbildningsdag 12 veckor Hemarbetet 27/4 Diskussion kring genomfört arbete Interaktiv utbildning fokuserad på senare delen av upphandlings -processen – Utvärdera anbud (BoB) – Ge återkoppling – Förhandling Prov efter resp. utbildningsdag 1 vecka Feedback 29/5 Genomför transparen, faktabaserad och iterativ återkoppling till leverantörerna – Leverantörsutvä rderingsmall – Memorandum till leverantörerna med återkoppling Genomför slutförhandling Individuell skriftlig återkoppling på inskickat material Det som täcks av utbildningen skall tillämpas på riktiga fall och därmed skapa verkliga förbättringar för verksamheten * Genomförs som ett 2 timmars telefonmöte för att stämma av förväntansbild för de kommande 4 veckornas förberedelsearbete Certifikat till framgångs -rika deltagare Vinnare kommer att utses baserat på resultat och genomförd process 8 Sammanfattning av efterfrågat hemarbete Idag (5/12) Rapid repricing (rapid case) Upphandling Benchmarking Hemarbete (4 veckor) Session 1 (15-16/1) Hemarbete (~7 veckor) Session 2 (9-10/3) Hemarbete (~12 veckor) Deadline (29/5) • Håll ögonen öppna för möjligheter att genomförda rapid repricing – MEN BÖRJA INTE • Genomför rapid repricing case(s) • NA • Välj ett område och säkerställ genomförbarhet • Etablera team/resurser • Kostnadsanalys - Volym och kostnadsutveckling • Marknadsanalys – först leverantörer och lista tänkbara leverantörer • Professionell skriftlig RFQ • Effektiv tillämpning av prispunkter och prismodifierare • Genomför ett “Raise-thestakes” möte • Skapa skriftlig återkoppling till leverantören - Iterativ, transparent och faktabaserad återkoppling • Kvantifiera förbättringar och stäm av med ledning/budgetägare och andra intressenter • Välj ett indirekt område för benchmarking • Skicka in valt område till bjorn.peterson@procuremen tpower.se för att säkerställa att vi inte väljer samma område flera gånger • Förstå priser, volymer och existerande avtal • Genomför benchmarking (extern och intern av pris) • Förbered material där du presenterar din målsättning för existerande leverantör • Genomför förhandling • Skapa nytt avtal • NA 9 Utbildningen genererar omedelbara resultat… Årligabesparingar; kSEK 2014 Antal framgångsrika deltagare 6.643 7.195 467 85 Rapid repricing Benchmarking RFQ RFQ Total Total 6 2 6 9 TBD TBD Rapid repricing Benchmarking RFQ RFQ Total Total 5 TBD TBD TBD 2015 693 Antal framgångsrika deltagare Notera: Exklusive resultat från deltagare som levererat efter deadline Majoriteten av deltagarna klarar av att omsätta teorin i praktik Mycket snabb finansiell återbetalning på deltagarnas medverkan TBD 10 …och mycket nöjda deltagare 2014 2015 Valda citat från deltagare Undersökning Hur skulle du betygsätta den här 1 = Dålig utbildningsdagen överlag? 3 = Medel 5 = Väldigt bra Bara positiv! Bra exempel och förankring till verkliga/applicerbara fall Väldigt bra! Enkelt att förstå och rätt nivå 4,3 Dag 1 5,0 Konkreta fall, relativt till företagen 4,4 Dag 2 4,7 4,3 Dag 3 Att se förfrågningsunderlag. Att se utkast som några har gjort. Bra balans mellan teori och praktik. Alla mallar har varit mycket hjälpsamma Utbildningen har mottagit mycket positiv återkoppling från deltagarna från Volati-bolagen 5,0 4,6 Dag 4 4,7 Jag var skeptisk från början men har verkligen vänt vad gäller den här utbildningen 11 Innehållsförteckning Tid Agenda 13:00 – 13:15 Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare 13:15 – 13:30 Grundläggande inköpsstrategi 13:30 – 14:00 Hantering av Hävstångs-leverantörer 14:00 – 14:15 Hantering av ”Partner”-leverantörer 14:15 – 14:30 Hantering av ”Shop”-leverantörer 12 Frågeställningar att adressera i en inköpsstrategi Vad skall köpas? Inköpsstrategi – Ett antal åtgärder för att maximera värdet från en kategori Hur skall det köpas? Var skall det köpas? 13 Ramverk för att definiera en inköpsstrategi Inköpsstrategi Våran interna inköpsprocess Typ av intern process Värde Högt Centralisera Tvärfunktionellt Automatisera Förenkla Vår strategi för leverantörsrelationen Typ av leverantörsrelation Högt Lågt Hävstång Partner Shop Hantera risk Lågt Låg High Komplexitet i inköp Låg Hög Svårighet att få leverans 14 Syfte med vår leverantörsrelation Högt • Signifikans för Partner Använda inköpskraft Skapa en fördelaktig totalkostnad (kvalitet, service och tid) Shop Hantera risk Reducera komplexitet och artikelkomplexitet Minimera risk för produktionsstörningar Värde • övergripande kostnadsstruktur/ lönsamhet Kostnad av material eller påverkan på totalkostnad för företaget dvs. inklusive övriga kostnader som påverkas av val av produkt/leverantör Hävstång Lågt Låg Hög Svårighet att få leverans Leverantörsstrategin syftar till att positionera företaget på bästa möjliga sätt för att skapa maximalt med värde • Relativ inköpskraft (antal leverantörer på marknaden och därmed • • • marknadskoncentration) Ledtid och kostnad för att byta leverantör (faktorer som minskar rörligheten) Hur unika våra behov är Teknologiutveckling 15 Alla leverantörer strävar efter att bli Partner-leverantörer Kraljic-matrisen från ett leverantörsperspektiv Hög Värde Unik högvolym leverantör med höga marginaler • Alla leverantörer försöker öka volymer och marginaler genom att bli outbytbara ”lösningsleverantörer” • Att slå samman volymer/produkter/ tjänster är det vanligasta tillvägagångssättet Låg Låg Hög Svårighet att få leverans 16 Var medveten om krafterna som trycker mot partnerskap Endast leverantörer som har en unik produkt/tjänst som direkt påverkar vårt värdeerbjudande mot våra kunder kan kvalificera sig som partnerskapsleverantörer Hög Partner Tre krafter mot partnerskap: ▪ Leverantörer vill bli mer unika och få mer affärer ▪ Enklare för användare att använda leverantörer vi känner även inom nya områden ▪ För en inköpare är det “enklast” att arbeta med färre leverantörer Värde Hävstång Shop Hantera Risk Låg Låg Hög Svårighet att få leverans 17 Våra partnerleverantörer skall hjälpa oss att sälja våra produkter och tjänster Audi case exempel Lösning utvecklad av leverantör 18 Du behöver inte acceptera en position EXEMPEL FRÅN STÅLTILLVERKARE Hög Värde Förbättra position rel. leverantör • Utveckla nya leverantörer • Använd mindre leverantörer • Konsolidera volymer med andra företag/systerbolag • Utveckla strategier för att ändra inköpsstruktur t ex kö i delar i stället för integrerade lösningar Låg Hävstång • Naturgas • Transporter • Standard gjutningar och bearbetning Partner • Special kemikalier • Reservdelar • Tillverkningsmaskiner • Tågfrakt Shop • Städning • Administrativ service och material • Förpackningsmaterial Hantera risk • Kullager • Packningar • Miljötjänster Låg Hög Svårighet att få leverans Förbättra försörjningsposition • Utmana specifikationer och gå mot standard – Förändra material specifikationer – Använd standard specifikationer • Använd alternativ produkt • Köp i delar/Bryt isär i delar 19 Exempel – Bättre mat till lägre priser Ta kontroll över värdekedjan Internationella A-varumärken Lokala varumärken Egna varumärken Krävande och professionella förhandlingar Ta ut kostnader ur värdekedjan 20 Innehållsförteckning Tid Agenda 13:00 – 13:15 Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare 13:15 – 13:30 Grundläggande inköpsstrategi 13:30 – 14:00 Hantering av Hävstångs-leverantörer 14:00 – 14:15 Hantering av ”Partner”-leverantörer 14:15 – 14:30 Hantering av ”Shop”-leverantörer 21 Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor Fokus i denna sektion Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor Raise-the-Stakes möten Transparent, iterativ och faktabaserad feedback Hög Partner Shop Hantera Risk Värde Hävstång Leverantörsdagar Revidera specifikationer Leverantörs-workshops Clean sheeting/should costing/Mål-kostnad Total Cost of Ownership (TCO)/Totalkostnad Leverantörsutveckling Interna workshops Låg Låg Rapid repricing Konsolidering Svårighet att få leverans 22 Hur många veckor tar det normalt att genomföra en professionell upphandling från start till mål? A. 4 veckor B. 8 veckor C. 12 veckor D. 16 veckor E. 20 veckor F. 24 veckor r ve ck o 24 ve ck o 20 ve ck o 16 0% r 0% r 0% r 0% ve ck o 12 ko r 0% ve c 8 4 ve c ko r 0% 23 Kategorioptimeringsprocess # Processteg 8 weeks 4 weeks 0 1 Förankra och säkerställ god start • Definiera omfattning – Enheter – Geografier – Komponenter • Etablera team – Struktur – Mål – Roller och ansvar • Träna deltagare (om nödvändigt) 2 Bygg faktabas, besparingshypotes och sätt besparingsmål • Genomför ’kick-off ’ • Identifiera personer påverkade av leverantörsbyte • Förfina/detaljera omfattning och förankra i organisation • Samla in kostnads och leverantörsinformation • Genomför marknadsanalys • Bygg initial TCO modell (dvs. produkt/tjänst nedbrytning i kostnadsdrivare) 4 weeks Involvering av sakägare 3 Definiera och utveckla upphandlingsstrat egi • Definiera kriterium för utvärdering • Ta fram upphandlingsstrategi och mål – Önskad relation – Köp/Tillverka – ’On/off- shoring’ • Genomför brainstorming kring hävstänger (inköpsstyrka, produkter, process) och kring implementering • Genomför workshops 4 Genomför strategi, t.ex. skicka ut FFU • Prioritisera hävstänger och idéer att testas • Skriv FFU • Inkludera lämpliga kontraktsvillkor • Genomför iterativ, transparent och faktabaserad FFU med prisfeedback • Utvärdera FFU och välj leverantörer för slutförhandling (baserat på ’äpple-mot-äpple’ jämförelse av erbjudanden) 5 Genomför förhandlingar och signera nya kontrakt • Ta fram kontrakt • Genomför 6 Utveckla plan för att säkerställa besparingar • Utveckla plan för implementering slutförhandling • Ta fram mått för • Signera kontrakt uppföljning – Intern kontraktsefterlevnad – Leveranskvalitet Följ upp och förbättra • Mät och följ upp (internt och med leverantör) – Implementeri ng – Efterlevnad – Finansiella resultat • Vidta åtgärder vid behov för att sätta exempel för att förstå behov och bygga förståelse kring • Iterera anbudsprocess kostnadsdrivare – Användarworkshops • Kvantifiera och intervjuer med • Jämför med besparingspotentialen personer påverkade konkurrenters och ytterligare av leverantörsbyte effektivitet/priser möjligheter – Leverantörsworkshop • Identifiera • Syntetisera och förankra s besparingsidéer • Förbered • Utvärdera/förfina • Skapa hypotes kring slutförhandlingsbesparingspotential och besparingshävstänger strategi/taktik implementerbarhet • Sätt besparingsmål (t.ex. genom tvärfunktionella team och med sakägare) 24 Nyckelaktiviteter för att lyckas i RFQ processen 1 Definiera omfattning och kultivera 2 Etablera baslinje 3 RFQ struktur Beskrivning Kommentar • Definra omfattningen på upphandlingen dvs. vad som skall upphandlas inom ramen för denna upphandling Skapa en lång lista på möjliga leverantörer och lägg tid och kraft på att kultivera denna lista av möjliga leverantörer • • • Skapa transparens på volymer Förstå vilka ytterligare produkter/tjänster vi köper t ex transporter, utbildning • • Etablera en övergripande RFQ struktur med potentiella alternativa modell/önskemål Sikta på en kausalprissättning där vi inte driver kostnader genom brist på förståelse • Skapa professionella dokument inkl. cover brev, anbudsfil och appendix inkl. specifikationer Skapa tydliga instruktioner för att minimera mängden missförstånd • Om vi är professionella så får vi också professionella svar från våra leverantörer Hantera anbudsprocessen t ex kultivera leverantörer, svara på frågor, förtydliga, kontrollera medverkan Använd din tids tidseffektivt • Om vi är professionella så får vi också ett professionellt bemötande • • 4 Sätt samman dokument 5 Process hantering • • • • • • • Gör RFQn så stor som möjligt men fortfarande inte större än att den största leverantören kan svara på de flesta delarna Desto fler leverantörer desto bättre priser Att fråga leverantören om volym historik är ofta tidseffektivt Sanningen finns alltid i de fakturor vi fått Desto fler prispunkter vi har desto större blir bestparingen Undvika att diktera utan att ha fakta RFQ Deadline 25 Försök att ha med så många leverantörer så länge som möjligt i processen Exempel från en byggmaterialsupphandling; Antal leverantörer Försök att få med alla Alla leverantörer kan bidraga på något sätt genom att vara effektiva inom ett utvalt område 17 15 13 Leverantörer väljer att lämna utifrån vägledning Det är här vi vill minska antalet leverantörer genom ABCD brev 4 2 Initial long -list Ring alla lev. • Intresserade? • Kontaktuppgifter? Initial long-list • Alla existerande och historiska lev. • Marknadsundersök • Fråga sakägare • Google/SNI… RFQ utskick RFQ svar Utvalda möten • RFQ struktur • Förbättringsförslag Raise-the stakes • Presentera RFQ och höj ambitionsnivå Efter 3e feedback Beslut Avvägning mellan olika parametrar Kontrakterade Ring “no-shows” - Förstå varför inget svar erhållits E-post Bekräftelse – Säkerställ medverkan från leverantör Förhandling • “Sista” möjlighet att visa våran attraktivitet innan kontrakt 26 Så vad är skillnaden mellan en prispunkt och en prismodifierare Fokus i denna del • Definition Prispunkter Prismodifierare • Detta är priset som du betalar för en • En prismodifierare är hur priset förändras beroende på förändringar i ”mjuka” krav vara eller tjänst eller en del av en vara eller tjänst • >15+% på totalkostnad • <5% på totalkostnad • Typisk enhet • SEK per styck • % på totalkostnad • Exempel • Verktygskostnad • Ställkostnad • Enhetskostnad • Rabatt/premium för • Typisk besparing • • • Kommentar • Förändringar i ”hårda” krav hanteras oftast i prispunkter förlängd/förkortad kontraktslängd Rabatt/premium för längre/kortare ledtider Rabatt/premium för kortare/längre betalningsvillkor • Om man inte använder denna enhet så blir utvärderingen väldigt svår 27 Vad är en prispunkt? Beskrivning Hotellexempel • Kostnad SEK/natt • Detta är priset som du betalar för en vara eller tjänst eller en del av en vara eller tjänst Notera: • Om vi endast frågar om ett totalpris för en helhetslösning har vi 1 prispunkt • Antalet prispunkter i avtalet behöver inte vara samma som under upphandlingen • I vissa industrier är det vanligt med prispunkter som motsvarar en kostnadsnedbrytning 1 prispunkt • Kostnad SEK/natt högsäsong 2 prispunkter • Kostnad SEK/natt lågsäsong • 4 prispunkter • • • Kostnad SEK/natt litet rum Kostnad SEK/natt mellan rum Kostnad SEK/natt stort rum Kostnad SEK/natt svit • 7 prispunkter • • • Kostnad SEK/natt måndag Kostnad SEK/natt tisdag … Kostnad SEK/natt söndag 28 prispunkter • Kostnad SEK/natt litet rum, måndag • … • Kostnad SEK/natt svit, söndag 28 Example of leveraging a cost driver transparent pricing model Quotation sheet for licensed nurses and auxiliary nurses Please quote total hourly cost in SEK for licensed nurse and auxiliary nurse, depending on the time given ahead FYI, 60% of our need for staffing services is in the Stockholm region Total cost SEK/h, including compensation for inconvenient hours Volume Need within Need within Need within Need within Need within Type of staffing service Timing [hours] 24 hours 1 week 2 weeks 1 month 3 months Licensed nurse Week days 07-19 12,500 Week days night 19-22 1,500 Weed days night 22 - 07 2,000 Week end Fri. 19 - Mon 07 4,500 Major public holiday 500 Auxiliary nurse Week days 07-19 200 Week days night 19-22 100 Week days night 22 - 07 < 50 Week end Fri. 19 - Mon 07 450 Major public holiday < 50 NURSES EXAMPLE Specialist competences Based on quoted hourly wages above, please quote the increase in cost per hour for need for specialist competences Specialist competence Cost increase [SEK/hour] Geriatrics Dementia Silvia Nurse Short response times, nights, weekends, public Silvia Auxiliary nurse holidays, short durations and need for specialist District nurse Psychiatry (psychiatric diagnoses) competences are all more difficult/expensive for Disabilities + Psychiatry Duration of assignment Desired duration of assignment 4-7 days (32 - 56 h) 1-2 weeks (57 - 112 h) 2-3 weeks (112 -168 h) 3-4 weeks (169 -256 h) 4 veckweeks or more (256 h+) Cost reduction [SEK/hour] the supplier. A cost driver transparent pricing model reduces the supplier’s risk and we pay only for what we actually buy. 29 Så vad är skillnaden mellan en prispunkt och en prismodifierare Fokus i denna del • Definition Prispunkter Prismodifierare • Detta är priset som du betalar för en • En prismodifierare är hur priset förändras beroende på förändringar i ”mjuka” krav vara eller tjänst eller en del av en vara eller tjänst • >15+% på totalkostnad • <5% på totalkostnad • Typisk enhet • SEK per styck • % på totalkostnad • Exempel • Verktygskostnad • Ställkostnad • Enhetskostnad • Rabatt/premium för • Typisk besparing • • • Kommentar • Förändringar i ”hårda” krav hanteras oftas i prispunkter förlängd/förkortad kontraktslängd Rabatt/premium för längre/kortare ledtider Rabatt/premium för kortare/längre betalningsvillkor • Om man inte använder denna enhet så blir utvärderingen väldigt svår 30 Översikt av typiska prismodifierare Exempel från en trädörrsupphandling • Rabatt från årliga volymer – Vilken rabatt får Volym • • vi om vår volym överstiger X EUR? Rabatt från exklusivitet – Vilken rabatt får vi om ni får mer än X% av vår årliga volym? Kontraktslängd – Vilken rabatt får vi om vi förlänger kontraktet till… Förslag • Utryck i procent (%) utifrån ett grundscenario • Var tydlig med vad som gäller i • Snabba leveranser – Vilken rabatt (+) eller Service • tillägg (-) får vi för följande leveranstider Förlängda ledtider – Vilken rabatt /kostnadsökning får vi för följande ledtider? grundscenariot • Använd inte för många prismodifierare – Prioritera • Om möjligt så kan det finnas ett • Betalningsvillkor – Vilken Finansiellt • rabatt/kostnadsökning får vi för följande betalningsvillkor? Växelkurs – Var vänlig att ange vilken växelkurs ni har använt? värde i att använda dem symetriskt för att kunna ge återkoppling även på symmetrin 31 Prismodifierare/kontraktsvillkor 8 Contractual terms 8.3 Contract duration Please state the rebate (-) or cost increase (+) in percent (%) should the contract duration be changed compared to base case of 2 years. 1 year contract 2 year contract (base case) 0.0% 3 year contract 4 year contract 8.4 Payment terms Please state the rebate (-) or cost increase (+) in percent (%) should payment terms be changed compared to the base case of 30 days net. 15 days net 30 days net (base case) 0.0% 45 days net 60 days net 8.5 Annual volume rebate Please state the total kick-back, rebate (-) in percent for an annual volume in the intervals below. This will be estimated from contract date and be measured every 12 months on total amount invoiced. <1 MSEK 0.0% 1-2 MSEK 2-4 MSEK 4-6 MSEK 6-8 MSEK > 8 MSEK 8.6 Comment Utgångspunkt tydligt Please state any additional information that might be of significance to this request here (e.g. synergies, savings ideas). artikulerad 32 Nödvändig dokumentation för en upphandling • Description Cover memo Quotation/answer sheet Appendix • • Information regarding us Brief introduction to what we are buying Our ambition i.e., what do we want to achieve Key requirements Time line • Introduction to file and requirements Information regarding them Price grid Price modifiers Other e.g., improvement ideas • • Use the standard template and adapt to your unique situation Clearly state what you want to achieve • Do not request data that you will not use Always think through on how you will evaluate the bids before send-out • • • Tips • • • • • • • • • • • • Drawings Further background information General terms and condition (GTC) Contract draft Separate out in appendix rather than pushing too much of this info into the other two documents Reflect upon what information you want to provide when e.g., GTC and need for Non-DisclosureAgreement (NDA) upfront 33 Raise-the-Stakes möten Fokus i denna sektion Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor Raise-the-Stakes möten Transparent, iterativ och faktabaserad feedback Hög Partner Shop Hantera Risk Värde Hävstång Leverantörsdagar Revidera specifikationer Leverantörs-workshops Clean sheeting/should costing/Mål-kostnad Total Cost of Ownership (TCO)/Totalkostnad Leverantörsutveckling Interna workshops Låg Låg Rapid repricing Konsolidering Svårighet att få leverans 34 Raising-the-stakes möte: Ett tidseffektivt sätt att kultivera leverantörer Olika sätt att interagera med leverantörer under RFQ processen Standard e-post t ex FAQ Raise-the-stakes möte (telefon) För diskussion Anpassat e-post t ex ABCD brev Tidseffektivitet Hög Raise-the-stakes möte (i person) Individuellt möte hos oss Telefonsamtal • Hur interagerar du med leverantörerna idag? • Vad skulle du vilja göra mer/mindre av? Individuellt möte hos leverantör Låg Låg Effektivitet (Möjlighet att påverka) Hög 35 Raising-the-stakes möte: Att genomföra ett RTS-möte är enkelt 1. Bakgrund till oss och vad vi gör 2. Syfte med RFQ 3. Förklaring av utskickad RFQ 4. Frågor och svar Positionera oss som en attaktiv motpart Sätta en gemensam målbild/ förväntansbild Förtydliga utskickat material 36 Exempel på Raise-the-stakes möte BILAR Beskrivning av denna upphandling • Genomförd 17e juni – kontrakt signerat 9 veckor senare • 41 bolag var inbjudna, 36 deltog • Leverantörerna hade aldrig upplevt någonting liknande, men var mycket imponerade av professionalismen • Mötet genomfört av inköpare med bidrag av VD och inköpschef • Högt konkurrenstryck uppnåddes 37 Transparent, iterativ och fakta-baserad feedback Fokus i denna sektion Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor Raise-the-Stakes möten Transparent, iterativ och fakta-baserad feedback Hög Partner Shop Hantera Risk Värde Hävstång Leverantörsdagar Revidera specifikationer Leverantörs-workshops Clean sheeting/should costing/Mål-kostnad Total Cost of Ownership (TCO)/Totalkostnad Leverantörsutveckling Interna workshops Låg Låg Rapid repricing Konsolidering Svårighet att få leverans 38 Varför är leverantörsfeedback viktigt? 1 Det reducerar kostnaden genom att hjälpa leverantören att reducera priset Första bud = index 100 100 88 Första bud Första RFQ runda 85 Andra RFQ runda 2 Professionellt intryck gentemot alla potentiella leverantörer – man vet aldrig när man kan behöva dem 3 Det ökar jämförbarheten – leverantörsfeedback säkerställer att man vet vad som jämförs och undviker missförstånd och överraskningar 83 Tredje RFQ runda 39 Hur många gånger behöver man skicka ut skriftlig faktabaserad feedback till en leverantör för att säkerställa rätt nivå? A. 1 gång B. 2 gånger C. 3 gånger D. 4 gånger E. 5 gånger F. 6 gånger G. 7 gånger H. 8 gånger 9 gånger ge r gå n ge r 0% 9 8 7 0% gå n ge r 0% gå n ge r 0% gå n 6 gå n 5 0% ge r 0% ge r gå n 4 gå n 3 0% ge r 0% ge r gå n 2 gå n g 0% 1 I. 40 Behåll så många leverantörer som möjligt så länge som möjligt i processen för att uppnå bästa möjliga inköpsdynamik För tidskrävande att träffa många leverantörer För tidskrävande att få alla att delta 40 37 36 35 35 31 Gärna några alternativ kvar för ”snabba på” slutförhandlingen 31 4 RFI RFQ RTS KvalitetsPrisPrisfeedback feedback 1 feedback 2 ABCD -brev 2 Förhandling Kontrakt 41 Planera den transparenta, faktabaserade och iterativa feedbackprocessen Illustration av feedbackprocessen FAQ utskick • Skicka ut FAQ till alla deltagare ~6 weeks Leverantörsworkshop* ~2 dagar 1.5 – 2 veckor ~2 dagar ~1 vecka RFQ utskick RFQ deadline Raise-the- Mailstakes bekräftelse Ring de som inte svarat Prisfeedback • Två rundor; kan bli fler • Likabehandling av alla leverantörer Kvalitetsdeadline Kvalitetsfeedback • Förtydligande • Saknad information • Uppmuntran * Utveckla förfrågningsunderlaget tillsammas och förstå kostnadsdrivare Källa: Procurement Power ~2 dagar ~1 vecka 1a prisdeadline ~2 dagar ~3 dagar ~2 dagar ~4 days Förhandling 2a prisdeadline Beslut ABCD brev • A: Inbjuden • B: Prel. inbjuden • C: Ute ur proc. • D: Diskval. Supplier feedback Some Machinery Article prices Below you can see how much you need to improve your quotation in order to meet current best offer for each item. Article 290516 290718 290719 291031 291092 291095 291170 Total price 34% 12% 30% 47 % 29 % 47 % 39% Raw material Raw material gross weight cost Set up cost 15 % 35 % >50 % 18% 22 % >50 % 15 % 18 % >50 % 20 % 37 % >50 % 23 % 27 % >50 % 23% 20 % >50 % 11 % 11 % >50 % Tooling cost (all items) Total tooling cost for current best offers is 3100 EUR. Price increase for improved payment terms 90 days net: 120 days net: 1,5 % 3,0 % (Difference in percentage vs. best bid.) (Difference in percentage vs. best bid.) Discount if you supply all items 7,0% (Difference in percentage vs. best bid.) Freight, customs and administration (Estimate of our cost.) 5% (Difference in percentage vs. best bid.) 42 Exempel på FAQ (Frequently Asked Question) KONTORSMASKINSEXEMPEL • Distribueras oftast tre gånger – 2 gånger mellan utskick och första deadline – 1 gång mellan utskick av kvalitetsfeedback och deadline för kvalitetsfeedback • Försök att ha en struktur som är i linje med förfrågningsunderlaget • Använd gärna färgkoder, t.ex nya frågor sedan senast FAQ • Ger ett professionellt intryck – är vi professionella får vi professionella svar tillbaka • FAQ sparar även tid då du besvara varje fråga endast en gång • Involvera intressenter att svara på För diskussion • Hur distribuerar ni tilläggsinformation till leverantörerna? frågor (säkerställer att svaret är korrekt) • Hur hanterar ni frågor från leverantörerna? 43 Exempel på kvalitetsfeedback • Försök att skicka ut ca 2 dagar efter första RFQ deadline (även om du inte fått in alla anbud) • Innehållet är oftast uppdelat i – Generell feedback, t.ex generella klausuler, uppfyller inte generella krav, skickar in egna ritningar – Feedback på offererade priser ▫ Förtydliganden: ”Har vi förstått det rätt som att… ” (man kan även fråga om allt är inkluderat om priset känns lågt/högt) ▫ Utelämnad information: Understryker där information saknas • Eventuellt passa på att ändra i FAQn • Var positiv • Sätt tydliga deadlines inför nästa runda För diskussion • Hur ger ni kvalitetsfeedback idag? • Vad kan man göra bättre när vi ger kvalitetsfeedback? 44 Best-of-Best (BoB) metoden Bästa bud KONCEPTUELL Volym Lev. 1 Lev. 2 Lev. 3 BoB Verktygskostn. (1 år) (USD/verktyg) 1 50 000 70 000 47 000 47 000 Ställkostnad (USD/order) 100 150 Inkluderat 100 0 Enhetskostnad (USD/enhet) 100 000 15 18 13 13 Ytterligare behandling 50 000 (USD/enhet) 3 Inkluderat 5 0 Kontantrabatt 15 d. (%) N/A 1.5% 0 0 1.5% Total N/A 1,689,275 1 870 000 1 607 000 1 326 795 * Om du har inkluderat LCC- och HCC-leverantörer så är BoB oftast en något överskattad besparingspotential givet logistiken • BoB kan ibland användas som proxy för besparingspotentialen* • Om du har många tomma celler, ”inkluderat” eller nollor, så har du troligtvis fler prispunkter än vad du behöver 45 Exempel på generell prisfeedback (1a och 2a prisfeedback) Sida 1 Sida 2 Sida 3+ 46 ABCD-brev MEDICINSKA PRODUKTER EXEMPEL Regarding your offer in our tender for Medical Components Dear supplier, Thank you for your participation and your commitment to our tender of Medical Components. Based on the information we have received, we are now inviting a small number of suppliers for individual meetings with the purpose of obtaining a strong partnership for the coming years. We are pleased to announce that overall your tender has been competitive to proceed to the next step. • We have attached the latest price feedback, where you can see how you compare to other suppliers. Please note that this is the last written feedback you will get from us and that all suppliers receive this type of feedback. The latest price comparison has been made after product testing and only quality approved products are included in the comparison. As we previously announced, we will do our utmost to choose articles and drive volumes to the articles with the lowest price. This means that you are likely to get lower volume (or no volumes) for the "red" products in the feedback document, and larger volume for the “green” products. We will shortly come back to you with meeting time suggestions. Specific comments: Please review your transportation costs. Many other suppliers offer free weekly delivery and we would like you to also offer that. We are surprised that you are not quoting the same discount on other products as on offered products (tables X.3). Are we correct to understand that you offer 0% rebate on all other products in the tables X.3? In order to have an effective meeting we want you to particularly consider your specific improvement areas and come with an updated offer no later than Thursday, May 2nd. Please confirm if you wish to update your tender. We look forward to seeing you. Best Regards, • • Typ av brev ‒ A-brev (bästa leverantörer): “För att kunna ha ett effektivt möte ser vi framemot uppdaterade priser” ‒ B-brev (2nd tier): Får en preliminär mötestid som enbart bekräftas om uppdateringar gjorts i anbudet ‒ C-brev (åker ut om ej förbättras): “Tyvärr är ni ej konkurrenskraftiga… Men vill trots allt tacka er så mycket för ert deltagande i denna process…” ‒ D-brev (åker ut): “Vi har tyvärr beslutat att ej gå vidare med er i processen då X, Y, Z” Man måste ofta göra en avvägning mellan att vara för hård, och fortfarande behålla dom i processen Obs: Om du har många utmanare i processen så vill du se till att ha gamla tillförlitliga leverantörer bland Abrevsleverantörerna (ev. B-brev) 47 Exempel på generell prisfeedback (All prisfeedback) Sida 3+ i prisfeedbacken • • • • Alla priser jämförs med BoB Grön: <3% från BoB Gul: 3-30% från BoB (exakt tal) Röd: >30% från BoB 0% när 0 är offererat 48 Om man använder dessa verktyg för en hävstångskategori på ett tidigare oadresserat område, vilka besparingar kan man förvänta sig? A. 5% B. 10% C. 15% D. 20% E. 25% F. 30% G. 35% 0% 35 % 0% 30 % 0% 25 % 0% 20 % 0% 15 % 0% 10 % 5% 0% 49 Innehållsförteckning Tid Agenda 13:00 – 13:15 Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare 13:15 – 13:30 Grundläggande inköpsstrategi 13:30 – 14:00 Hantering av Hävstångs-leverantörer 14:00 – 14:15 Hantering av ”Partner”-leverantörer 14:15 – 14:30 Hantering av ”Shop”-leverantörer 50 Leverantörsdagar Fokus i denna sektion Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor Raise-the-Stakes möten Transparent, iterativ och faktabaserad feedback Hög Partner Shop Hantera Risk Värde Hävstång Leverantörsdagar Revidera specifikationer Leverantörs-workshops Clean sheeting/should costing/Mål-kostnad Total Cost of Ownership (TCO)/Totalkostnad Leverantörsutveckling Interna workshops Låg Låg Rapid repricing Konsolidering Svårighet att få leverans 51 Leverantörsdag – ett kraftfullt sätt att visa intresse och skapa trovärdiga hot Typiskt syfte? • Informera – Dela information för att exempelvis hitta gemensamma intressen och/eller skapa trovärdiga hot • Kommunicera mål – Använd ledningens närvaro för att sätta press och kommunicera mål och förväntningar • Kan användas till att få direkta konkreta besparingar, t.ex prisreduktioner eller bidrag till marknadsföring Vem bjuder man in? • Utvalda nyckelleverantörer (t.ex, topp 10-20 viktigaste leverantörer) • Främst ”Partners”, men även ”Leverage” leverantörer beroende på syfte • Konkurrerande leverantörer kan normalt sett bjudas in till samma event Vilka deltar från vår sida? • Ledningen – För att understryka vikten av dagen. Det är fördelaktigt att ha så seniort deltagande som möjligt (för delar av dagen) • Inköpare och sakkunniga – Bidra med expertis och fakta inom olika områden Tid och längd? • Genomförs normalt på årsbasis och/eller vid projektlansering • Brukar variera från 2 timmar och lunch till heldag och middag 52 Leverantörsdag – Exempel från ett industriföretag Agenda of Supplier Day Our ambition • Halvdag • Utvalda fokusområden Some important facts and figures • ”Morot och piska” • ”Morot” Key Supplier Initiative – Key Suppliers • ”Piska” 53 Revidera specifikationer Fokus i denna sektion Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor Raise-the-Stakes möten Transparent, iterativ och faktabaserad feedback Hög Partner Shop Hantera Risk Värde Hävstång Leverantörsdagar Revidera specifikationer Leverantörs-workshops Clean sheeting/should costing/Mål-kostnad Total Cost of Ownership (TCO)/Totalkostnad Leverantörsutveckling Interna workshops Låg Låg Rapid repricing Konsolidering Svårighet att få leverans 54 Definition av kvalitet skapar besparingsmöjligheter Vad användaren behöver Vad användaren beskriver Vad experten förstår Vad leverantören föreslår Vad leverantören förstår Vad experten beskriver 55 Vad är priset i detaljhandeln? A. 79 B. 99 C. 119 D. 159 E. 189 F. 229 0% 28 9 0% 22 9 0% 18 9 0% 15 9 0% 11 9 79 0% 99 0% G. 289 56 Vad är priset i detaljhandeln? A. 79 B. 99 C. 119 D. 159 E. 189 F. 229 0% 28 9 0% 22 9 0% 18 9 0% 15 9 0% 11 9 79 0% 99 0% G. 289 57 Vad är priset i detaljhandeln? 189 SEK 79 SEK Vilken skulle du köpa? När och Varför? 58 Innehållsförteckning Tid Agenda 13:00 – 13:15 Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare 13:15 – 13:30 Grundläggande inköpsstrategi 13:30 – 14:00 Hantering av Hävstångs-leverantörer 14:00 – 14:15 Hantering av ”Partner”-leverantörer 14:15 – 14:30 Hantering av ”Shop”-leverantörer 59 Rapid repricing Fokus i denna sektion Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor Raise-the-Stakes möten Transparent, iterativ och faktabaserad feedback Hög Partner Shop Hantera Risk Värde Hävstång Leverantörsdagar Revidera specifikationer Leverantörs-workshops Clean sheeting/should costing/Mål-kostnad Total Cost of Ownership (TCO)/Totalkostnad Leverantörsutveckling Interna workshops Låg Låg Rapid repricing Konsolidering Svårighet att få leverans 60 Syfte och när rapid repricing skall användas Syfte När det skall användas • Turn-around case – Används som ett verktyg för att snabbt komma tillbaka till lönsamhet Syftet med rapid • Adressera svansen repricing metoder är att snabbt uppnå en totalkostnadsreduktion (TCO) utan att genomföra en hel inköpsprocess Rapid repricing metoder av leverantörer – Det finns inte tillräckligt mycket tid för att adressera alla leverantörer med konventionella metoder • Exklusiva avtal – Utmana specifikationer 61 Fråga: Totalt sätt brukar “shop” leverantörer utgöra ca 10% av kostnadsmassan, men hur stor del av antalet leverantörer? 1. ~30% 2. ~40% 3. ~50% 4. ~60% 5. ~70% 6. ~80% 7. ~90% 90 % 0% 7. ~ 80 % 0% 6. ~ 70 % 0% 5. ~ 60 % 0% 4. ~ 50 % 0% 3. ~ 40 % 0% 2. ~ 1. ~ 30 % 0% 62 Det finns två olika typer av rapid repricing Beskrivning Kommentar • Prisreduktion - Skräddarskydda • Typisk besparing på 5-10% per Marginaltryck Rapid repricing • leverantörsbrev baserade på fakta t ex kostnadsutveckling av ingående material Betalningsvillkor – Standardiserade brev för att definiera nya betalningsvillkor • Skräddarsydda inbjudningsbrev Revidera specifikationer med uppföljningsmöten för att diskutera leverantörens förslag för att uppnå t ex en kostnadsreduktion på 20% • • leverantör Standardbrev skall endast användas på betalningsvillkor Brev skall anpassas till varje leverantör/grupp av leverantörer för bästa effekt • Används med fördel på områden • där leverantörsbyte är osannolikt Specifikationer inom rapid repricing avser oftast specifikationer som ej är direkt relaterade till produkt t ex emballage, leveransstorlek 63 Fyra element i ett leverantörsbrev Coordination and consolidation of our supplier base 1 Dear supplier partner Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting in low/negative financial results for most players including the Volati group. The reason for this is the economic downturn with declining prices and very high pressure on our margins as a result. Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to adjust our cost level and get back to profitable growth. Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall help each other through these tough times. When reviewing the financial situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit 1 below. 2 Exhibit 1: Overview of EBT margin development EBT margin 2012 2011 2010 2009 2008 Your profitability 27% 16% 19% 16% 28% Our profitability -1.5% -0.1% 3.7% -4.3% 0% Gap 31% 17% 17% 15% 28% As a consequence we are now contacting You and other suppliers requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that a 15% price reduction on the services that You provide to us would be suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap. 3 4 Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted amount for cost reasons. value long standing relationships with our suppliers and your company 1 We is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for the support up to this date. As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to declining margins, and an already tough climate was further fueled by the economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured spend base. 2 Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have declined significantly over the last year as the economic down turn progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this price development. are confident that supplier partners who support us through this 3 We challenging period will reap the rewards of their commitment in the near future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other cost reducing activities will be carried out in your category at this point, such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices. 4 We would like to have your response to the request above within 1 week, i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your response email to XXX. XXX. XXX. Sincerely, We would like to have your response to the request above no later than the 29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this matter. Best regards, 64 Del 1 – Bakgrund 1 Coordination and consolidation of our supplier base Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting Our in industry has been and still is under significant yield pressure, low/negative financial results for most players including the Volati group. resulting in low/negative results for players The reason for this is the financial economic downturn withmost declining prices including and very the high pressure onreason our margins a result. Volati group. The for as this is the economic downturn with declining and very high pressure ondoing our our margins asadjust a result. Despiteprices the hard times in the industry, we are utmost to our cost level and get back to profitable growth. Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to Given welevel are in and the same value chain, we strongly believe that we shall adjust ourthat cost get back to profitable growth. help each other through these tough times. When reviewing the financial situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit 1 below. Exhibit 1: Overview of EBT margin development EBT margin 2012 2011 2010 Your profitability 27% 16% Our profitability -1.5% 1. 19% Bakgrund till brevet 16% 28% -0.1% (försök 3.7% -4.3% 0% positiv) vara Gap 31% 17% 17% 2009 15% 2008 28% As a consequence we are now contacting You and other suppliers requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that a 15% price reduction on the services that You provide to us would be suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap. Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted amount for cost reasons. 1 Dear supplier partner We value long standing relationships with our suppliers and your company We value longthestanding relationships with suppliers. our suppliers and your is among list of trusted and collaborative We thank you for the support up to the this date. company is among list of trusted and collaborative suppliers. We thankAs you support up to has thisbeen date. youfor arethe aware, our industry under extreme pressure due to declining margins, and an already tough climate was further fueled by the As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order declining margins, and anwealready tough was further by to handle this situation, are reviewing ourclimate entire cost case – bothfueled by targeting internal cost reductions as well by reducing ourdifficult procuredsituation. the economic downturn. As a result, weasare in a very spend base. In order to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by targeting internal costfor reductions as awell by reducing our Consequently, we are asking and expecting costas reduction of 18% on sparespend parts added to our current discount. We believe that this reduction is procured base. possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have declined significantly over the last year as the economic down turn progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this price development. We are confident that supplier partners who support us through this challenging period will reap the rewards of their commitment in the near future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other cost reducing activities will be carried out in your category at this point, such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices. We would like to have your response to the request above within 1 week, i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your response email to XXX. XXX. XXX. Sincerely, We would like to have your response to the request above no later than the 29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this matter. Best regards, 65 Del 2 – Fakta Coordination and consolidation of our supplier base Dear supplier partner Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting in low/negative financial results for most players including the Volati group. The reason for this is the economic downturn with declining prices and very high pressure on our margins as a result. We value long standing relationships with our suppliers and your company is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for the support up to this date. 2. Fakta – vad vill vi ha och villourvi ha Despite the hard times in the industry, we are doing our varför utmost to adjust cost level and get back to profitable growth. detta 2 Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall help each other through these tough times. When reviewing the financial situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit 1 below. ExhibitExhibit 1: Overview of of EBT development 1: Overview EBTmargin margin development EBT margin 2012 2011 2010 2009 2008 Your profitability 27% 16% 19% 16% 28% Our profitability -1.5% -0.1% 3.7% -4.3% 0% As a consequence we are now contacting You and other suppliers profitability. In your 15% case we believe Gap requesting an harmonization 31% of the17% 17% 28% that a 15% price reduction on the services that You provide to us would be suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap. Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted amount for cost reasons. 2 As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to declining margins, and an already tough climate was further fueled by the economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured spend base. Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is Consequently, weprices are asking for and a cost reduction of possible, as the of your inputs (e.g.expecting energy, steel, aluminum) have significantly over thetolast as the discount. economic down 18%declined on spare parts added ouryear current We turn believe that this progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this reduction is possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, price development. aluminum) have declined significantly over the last year as the We are down confident thatprogressed. supplier partners support us through this of your economic turn Wewho expect that the prices challenging period will reap the rewards of their commitment in the near spare parts will follow this price development. future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other cost reducing activities will be carried out in your category at this point, such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices. We would like to have your response to the request above within 1 week, i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your response email to XXX. XXX. XXX. Sincerely, We would like to have your response to the request above no later than the 29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this matter. Best regards, 66 Del 3 – Trovärdigt hot Coordination and consolidation of our supplier base Dear supplier partner Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting in low/negative financial results for most players including the Volati group. The reason for this is the economic downturn with declining prices and very high pressure on our margins as a result. We value long standing relationships with our suppliers and your company is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for the support up to this date. As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to declining margins, and an already tough climate was further fueled by the economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured spend base. Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to adjust our cost level and get back to profitable growth. Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall help each other through these tough times. When reviewing the financial situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit 1 below. Exhibit 1: Overview of EBT margin development EBT margin Your profitability Our profitability Gap 3 2011 2010 2009 –2008 3. Trovärdigt hot Vad 27% händer 16% 19% 28% om 16% de inte -1.5% -0.1% 3.7% -4.3% 0% accepterar vårt förslag 31% 17% 17% 15% 28% 2012 As a consequence we are now contacting You and other suppliers requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that a 15% price reduction on the services that You provide to us would be suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap. Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of Suppliers relations, who contribute will be rewarded with theand possibility of strengthened extended cooperation enhanced future strengthened relations, enhanced business business opportunity withextended us. Forcooperation suppliersand who cannotfuture contribute, opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established established contracts willtocontinue tobut beonly honored, but onlycontracted at the contracts will continue be honored, at the minimum minimum contracted amount for cost reasons. amount for cost reasons. 3 Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have declined significantly over the last year as the economic down turn progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this price development. We are confident that supplier partners who support us through this We are confident that supplier partners who support us through this challenging period will reap the rewards of their commitment in the near challenging period will reap the rewardsAcceptance of their commitment future when we invest in new equipment. of this request in willthe near futurealso when wethat invest in remain new equipment. of this request will mean you will as a preferredAcceptance supplier and that no other cost reducing activities will be carried out in your category this point, also mean that you will remain as a preferred supplierat and that no other such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices. cost reducing activities will be carried out in your category at this point, We wider would like to have yourquotation response to request above within 1reduced week, such as competitive onthedemand for further th pricesi.e. no later than Thursday 17 , September at 0800 AM. Please send your response email to XXX. XXX. XXX. Sincerely, We would like to have your response to the request above no later than the 29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this matter. Best regards, 67 Del 4 – Hur skall de svara Coordination and consolidation of our supplier base Dear supplier partner Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting in low/negative financial results for most players including the Volati group. The reason for this is the economic downturn with declining prices and very high pressure on our margins as a result. We value long standing relationships with our suppliers and your company is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for the support up to this date. As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to declining margins, and an already tough climate was further fueled by the economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured spend base. Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to adjust our cost level and get back to profitable growth. Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall help each other through these tough times. When reviewing the financial situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit 1 below. Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have declined significantly over the last year as the economic down turn progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this price development. Exhibit 1: Overview of EBT margin development EBT margin 2012 2011 2010 2009 2008 Your profitability 27% 16% 19% 16% 28% Our profitability -1.5% -0.1% 3.7% -4.3% 0% Gap 31% 17% 17% 15% 28% As a consequence we are now contacting You and other suppliers requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that a 15% price reduction on the services that You provide to us would be suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap. 4. Hur skall de svara 4 Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted amount for cost reasons. We would like like to have your the request above nothan later We would to have yourresponse response toto the request above no later thethan th th October 2013. If you do not to accept our suggested price the 2929 ofofOctober 2013. If you do intend not intend to accept our suggested reduction, wewe would like to have separate meeting with you to discuss thisto price reduction, would like to ahave a separate meeting with you matter. discuss this matter. 4 We are confident that supplier partners who support us through this challenging period will reap the rewards of their commitment in the near future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other cost reducing activities will be carried out in your category at this point, such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices. We would like to have your response to the request above within 1 week, i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your We would like to have your response to the request above within 1 response email to week, i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your XXX.email to response XXX. XXX. Sincerely, Best regards, 68 Back-up: Hur man beräknar värdet av förbättrade betalningsvillkor Formell Årlig kostnad x ((1 + ränta)^(förbättrad betalningsvillkor/365) – 1) = Besparing Exempel Vi har SEK 100 000 i årlig kostnad med leverantören och har förbättrat betalningsvillkoren från 30 till 60 dagar. Räntan som vi skall använda och som vi fickt från ekonomiavdelningen är 12.9%. Hur stor är besparingen SEK 100 000 x ((1 + 0.129)^(30/365) - 1) = SEK 1002 15 dagars förbättring i betalningsvillkor är värt cirka 0.5% av kontraktsvärdet 69 Att samla fakta och definiera trovärdiga hotet är egentligen det som tar tid Exempel på vad man kan göra Fakta Trovärdigt hot Högt “Hård” fakta Skarp offert från konkurrent Byta leverantör Reducera volymer Råmaterial priser Marknadspris indikationer Sannolikhet för framgång “Hårt” Marknadstryck Historisk kostnadsutv. Volym utveckling Kostnadsutv. från liknande leverantör Reduced budget Låg lönsamhet inom produkt/ område Förlänga kontrakt Initiera en konkurrensutsättning Volym/ leverantörs konsolidering Finna alternativa produkter/ leverantörer Genomlysning av kostnader Ny policy Tigga “Mjuk” fakta Framtida samarbete Större framtida volymer “Mjukt” Lågt Vi har en tydlig logik för varför vi begär vad vi begär och är tydliga med vad som händer om de inte kan uppfylla detta 70 Hur mycket årliga besparingar genererar ett typiskt rapid repricing initiativ? A. 1kSEK/år B. 5 kSEK/år C. 10 kSEK/år D. 50 kSEK/år E. 100 kSEK/år 0% /å kS EK 10 0 50 kS EK /å r r 0% /å r 0% kS EK 10 5 kS E /å 1k SE K 0% K/ år r 0% 71 Tävling till 1a september – Vem kan uppnå störst besparingar med hjälp av rapid repricing? Vägledning och regler • Skall vara någonting nytt – Inte tidigare adresserat/genomförd • Arbetet skall vara ”rapid” och genomfört tills vi träffas nästa gång • Samtliga typer är tillåtna dvs. prisreduktion, betalningsvillkor eller förändrade specifikationer • Obegränsat antal brev är tillåtna • Endast kostnadsreduktion räknas – Inte undvikna kostnadsökningar Skicka in en kort beskrivning av vad ni genomfört senast 1a september till [email protected] 72
© Copyright 2024