TJÄNSTESKRIVELSE
1 (5)
2015-09-07
Dnr Kon 2015/72
Redovisning av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen
2014
Förslag till beslut
Kompetensförvaltningens förslag till Kompetensnämnden
1.
Redovisningen av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014
godkänns.
Ärendet i korthet
En medarbetarundersökning har för tredje gången genomförts genom fråge- och
analysmodellen ”Arbetsmiljökompassen”. Kompetensförvaltningen har under våren
arbetat med resultatet från 2014 och fått i uppdrag att redovisa analys- och
åtgärdsplan.
Handlingar
1
2
3
Förvaltningens skrivelse, 2015-09-07
Prioriterade utvecklingsområden utifrån uppföljning av Arbetsmiljökompassen,
2015-09-07
Resultatrapport från Arbetsmiljökompassen, enkätperiod 2014-11-17 – 201412-05, Information Tools Scandinavia
Bakgrund
Järfälla kommun ska bedriva en personalpolitik som medverkar till att kommunen är
en attraktiv arbetsgivare där uppsatta verksamhetsmål nås genom ett bra ledarskap,
aktivt medarbetarskap, jämställdhet, mångfald, professionalism och en god arbetsmiljö. Sedan 1996 har de personalpolitiska målen följts upp vartannat år genom en
medarbetarundersökning. Från och med år 2010 har fråge- och analysmodellen
”Arbetsmiljökompassen” använts med fokus på den psykosociala arbetsmiljön.
Arbetsmiljökompassen undersöker med ett begränsat antal frågor balansen mellan
arbetskrav, medarbetarens möjligheter att påverka arbetssituationen samt det sociala
stödet. Undersökningen mäter även hur medarbetarna upplever ledarskapet. Vid de
två senaste mätningarna, 2012 och 2014, har undersökningen även kompletterats
med mätning av HME (Hållbart medarbetarengagemang), vilket är ett verktyg från
SKL och Rådet för främjande av kommunala analyser.
Kompetensförvaltningen
Administration och stöd
Jannika Lemhagen, Personalkonsult
Telefon: 08-580 296 00 (direkt)
Fax: 08-580 262 39
Besöksadress: Vasaplatsen 11
Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA
Telefon växel: 08-580 285 00
E-post: [email protected] Webbplats: www.jarfalla.se
Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2015-09-07
2 (5)
Rapporten ger en översikt av de arbetssituationer som förekommer på arbetsplatsen.
Totalt förekommer åtta olika arbetssituationer som grupperats i tre kluster varav ett
är grönt, ett är gult och ett är rött.
Den 19 januari 2015 fick samtliga chefer sin resultatrapport från medarbetarundersökningen. Varje chef har därefter under våren presenterat och arbetat med sitt
resultat med respektive grupp.
Kort om resultatet
Svarsfrekvensen för Kompetensförvaltningen (dåvarande Utbildningsförvaltningen)
uppgick till 78 procent, vilket innebär att resultatet är relativt tillförlitligt.
Svarsfrekvensen för Järfälla kommun totalt var 72 procent.
Det resultat som presenteras nedan från Kompetensförvaltningens resultatrapport
avser svaren från gymnasieskolorna, serviceenheten för gymnasieskolorna, Lärcentrum och Järfälla vägledningscentrum. Från och med den 1 januari 2015 tillhör
Jobbcenter organisatoriskt Kompetensförvaltningen, vilket innebär att Jobbcenters
svar redovisas i Socialförvaltningens resultatrapport då Jobbcenter vid mättillfället
när Arbetsmiljökompassen besvarades organisatoriskt tillhörde Socialförvaltningen.
Vid sammanställningen av den förvaltningsövergripande handlingsplanen för
Kompetensförvaltningen finns dock Jobbcenters handlingsplan med som underlag.
Sammanställning Kompetensförvaltningen
Andelen medarbetare på Kompetensförvaltningen som upplever höga arbetskrav har
minskat från 56 till 53 procent samtidigt som andelen som uppger att de har ett högt
inflytande har ökat från 60 till 67 procent. Upplevelsen av ett starkt socialt stöd har
ökat från 63 till 69 procent.
2015-09-07
3 (5)
36 procent av medarbetarna har dynamiska eller balanserade (gröna) arbetssituationer, vilket är en ökning med en procent jämfört med föregående mätning
2012. I dessa arbetssituationer har man lyckats balansera höga krav med goda
möjligheter att påverka sitt eget arbete med hög arbetstillfredsställelse och hög
produktivitet.
30 procent av medarbetarna har trivsamma eller bekväma (gula) arbetssituationer,
vilket är en ökning med 5 procent jämfört med föregående mätning 2012. I dessa
arbetssituationer känner medarbetarna att de har stora möjligheter att styra upplägg
och utförande av arbetet och oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del
kan dock sakna utmaningar, vilket med tiden kan leda till att arbetet känns
otillfredsställande och enformigt.
17 procent av medarbetarna har passiva eller hämmande (gula) arbetssituationer,
vilket är en minskning med 2 procent jämfört med föregående mätning 2012. I dessa
arbetssituationer upplever medarbetarna små möjligheter att påverka det egna arbetet. Brist på utmaningar och upplevelsen att deras kapacitet och kunskap inte tas tillvara kan med tiden leda till att arbetet känns otillfredsställande.
17 procent har påfrestande eller skadliga (röda) arbetssituationer, vilket är en
minskning med 4 procent jämfört med föregående mätning 2012. I dessa arbetssituationer upplever medarbetarna stor obalans mellan krav och inflytande och ligger
ofta efter med jobbet och har små möjligheter att påverka sin arbetssituation.
Ledarskapsindex har ökat med 6 procent från 55 till 61 procent sedan föregående
mätning 2012. Ledarskapets styrkor uppges främst vara att medarbetarna upplever att
de vet vad som förväntas av dem i arbetet och att de känner sig respekterade i sin
yrkesroll. De påståenden som får lägst index rör organisering av verksamheten,
feedback och konflikthantering.
HME-index (Hållbart medarbetarengagemang) lyfter fram nivån på medarbetarengagemanget samt hur hållbart det är utifrån chefernas och organisationens förmåga
att ta tillvara på och bygga vidare på detta engagemang. Kompetensförvaltningens
HME-index har ökat från 73 till 75 sedan 2012 års mätning. Det värde som är lägst är
chefernas förmåga att ge förutsättningar för att öka och ta tillvara på medarbetarengagemanget.
För Kompetensförvaltningen är resultatet i index 75, vilket är en ökning på 2 poäng
sedan 2012 års mätning. HME-index för Järfälla kommun är 78.
Analys och åtgärder
Enligt Arbetsmiljökompassens resultat har arbetssituationen för medarbetarna på
Kompetensförvaltningen förbättrats sedan föregående mätning. Resultatet på arbetsplatsnivå visar såklart på variationer och med anledning av det har det varit viktigt att
arbeta med resultatet och åtgärdsplaner inom respektive enhet. Detta för att kunna ta
hänsyn till aktuella förutsättningar och lägga fokus på att identifiera utvecklingsområden relevanta för de olika arbetsgrupperna.
Eftersträvansvärt, för organisationen så väl som den enskilde medarbetaren, är generellt att uppnå en balans mellan höga arbetskrav, stort inflytande och ett starkt socialt
2015-09-07
4 (5)
stöd. Högre krav och utmaningar bidrar till att arbetet känns stimulerande och
utvecklande, under förutsättning att man samtidigt har goda möjligheter att påverka
sin situation och upplägget av arbetet samt att man upplever ett starkt socialt stöd,
vilket också är en mycket viktig buffert mot stress. Målsättningen är att en så stor
andel som möjligt upplever sig ha ett stort inflytande och starkt socialt stöd.
Kompetensförvaltningen har sedan föregående mätning ökat balansen mellan höga
arbetskrav, stort inflytande och ett starkt socialt stöd. Detta trots oro hos medarbetarna på grund av stora omställningar som förvaltningen gått igenom de senaste åren
som skulle kunna påverka upplevelsen av såväl arbetskrav, inflytande som socialt
stöd.
Fyra utvecklingsområden är identifierade som ledningen tillsammans med chefer och
medarbetare på förvaltningen kommer att fortsätta att jobba vidare med att utveckla:
1. Feedback
2. Fortsätta utveckla medarbetarnas delaktighet
3. Öka samarbetet mellan medarbetare/chefer, medarbetare/medarbetare och
chefer/chefer
4. Tydliggöra organisation och uppdrag för samtliga anställda i förvaltningen
Kompetensförvaltningen kommer att erbjuda utbildning i feedback för chefer och
medarbetare med målsättning att öka motivationen hos alla medarbetare samt minska
konflikter.
Kompetensförvaltningen kommer att fortsätta att utveckla medarbetarnas delaktighet
genom att skapa mötesstrukturer och innehåll för att möjliggöra delaktighet för
medarbetarna. En väg till ökad delaktighet är att fortsätta att utveckla medarbetarsamtalen.
Resultatet visar att det kan finnas en outnyttjad potential bland medarbetare, att organisationen inte klarar av att ta tillvara all kompetens eller engagemang och ledningen
vill fokusera på hur engagemang skapas och tillvaratas på bästa sätt. Med anledning
av det kommer Kompetensförvaltningen arbeta vidare med att öka samarbetet mellan
medarbetare/chefer, medarbetare/medarbetare och chefer/chefer genom att fokusera
på att skapa strukturer som formaliserar samarbete, skapa mötesstrukturer som
möjliggör kommunikation, genomföra auskultation och kollegialt lärande. Målsättningen är att öka kunskapen om varandras roller, ta tillvara all kompetens och engagemang hos medarbetarna samt öka kunskap om verksamheten, vilket ökar resultatet
och förbättrar arbetsklimatet.
Kompetensförvaltningen kommer arbeta vidare med att tydliggöra organisation och
uppdrag för samtliga anställda i förvaltningen genom tydliga arbetsbeskrivningar och
ansvarsområden/mandat samt genom att tydliggöra rutiner. Genom tydligare organisation och uppdrag kan verksamheternas resultat öka samtidigt som för hög arbetsbelastning hos medarbetarna kan motverkas.
Slutsatser
Med anledning av resultatet i medarbetarundersökningen 2014 kommer Kompetensförvaltningen att genomföra en rad åtgärder. Sammantaget kan sägas att det finns
2015-09-07
5 (5)
förbättringsområden inom konflikthantering, organisering och återkoppling vad
gäller ledarskapet och åtgärderna kommer att kopplas till områdena ledarskap,
organisering, delaktighet och samarbete. Genom detta avses redovisningen av
åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014 genomförd.
Annika Ramsell
Kompetensdirektör
Jannika Lemhagen
Personalkonsult