TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2015-09-07 Dnr Kon 2015/72 Redovisning av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014 Förslag till beslut Kompetensförvaltningens förslag till Kompetensnämnden 1. Redovisningen av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014 godkänns. Ärendet i korthet En medarbetarundersökning har för tredje gången genomförts genom fråge- och analysmodellen ”Arbetsmiljökompassen”. Kompetensförvaltningen har under våren arbetat med resultatet från 2014 och fått i uppdrag att redovisa analys- och åtgärdsplan. Handlingar 1 2 3 Förvaltningens skrivelse, 2015-09-07 Prioriterade utvecklingsområden utifrån uppföljning av Arbetsmiljökompassen, 2015-09-07 Resultatrapport från Arbetsmiljökompassen, enkätperiod 2014-11-17 – 201412-05, Information Tools Scandinavia Bakgrund Järfälla kommun ska bedriva en personalpolitik som medverkar till att kommunen är en attraktiv arbetsgivare där uppsatta verksamhetsmål nås genom ett bra ledarskap, aktivt medarbetarskap, jämställdhet, mångfald, professionalism och en god arbetsmiljö. Sedan 1996 har de personalpolitiska målen följts upp vartannat år genom en medarbetarundersökning. Från och med år 2010 har fråge- och analysmodellen ”Arbetsmiljökompassen” använts med fokus på den psykosociala arbetsmiljön. Arbetsmiljökompassen undersöker med ett begränsat antal frågor balansen mellan arbetskrav, medarbetarens möjligheter att påverka arbetssituationen samt det sociala stödet. Undersökningen mäter även hur medarbetarna upplever ledarskapet. Vid de två senaste mätningarna, 2012 och 2014, har undersökningen även kompletterats med mätning av HME (Hållbart medarbetarengagemang), vilket är ett verktyg från SKL och Rådet för främjande av kommunala analyser. Kompetensförvaltningen Administration och stöd Jannika Lemhagen, Personalkonsult Telefon: 08-580 296 00 (direkt) Fax: 08-580 262 39 Besöksadress: Vasaplatsen 11 Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Telefon växel: 08-580 285 00 E-post: [email protected] Webbplats: www.jarfalla.se Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082 2015-09-07 2 (5) Rapporten ger en översikt av de arbetssituationer som förekommer på arbetsplatsen. Totalt förekommer åtta olika arbetssituationer som grupperats i tre kluster varav ett är grönt, ett är gult och ett är rött. Den 19 januari 2015 fick samtliga chefer sin resultatrapport från medarbetarundersökningen. Varje chef har därefter under våren presenterat och arbetat med sitt resultat med respektive grupp. Kort om resultatet Svarsfrekvensen för Kompetensförvaltningen (dåvarande Utbildningsförvaltningen) uppgick till 78 procent, vilket innebär att resultatet är relativt tillförlitligt. Svarsfrekvensen för Järfälla kommun totalt var 72 procent. Det resultat som presenteras nedan från Kompetensförvaltningens resultatrapport avser svaren från gymnasieskolorna, serviceenheten för gymnasieskolorna, Lärcentrum och Järfälla vägledningscentrum. Från och med den 1 januari 2015 tillhör Jobbcenter organisatoriskt Kompetensförvaltningen, vilket innebär att Jobbcenters svar redovisas i Socialförvaltningens resultatrapport då Jobbcenter vid mättillfället när Arbetsmiljökompassen besvarades organisatoriskt tillhörde Socialförvaltningen. Vid sammanställningen av den förvaltningsövergripande handlingsplanen för Kompetensförvaltningen finns dock Jobbcenters handlingsplan med som underlag. Sammanställning Kompetensförvaltningen Andelen medarbetare på Kompetensförvaltningen som upplever höga arbetskrav har minskat från 56 till 53 procent samtidigt som andelen som uppger att de har ett högt inflytande har ökat från 60 till 67 procent. Upplevelsen av ett starkt socialt stöd har ökat från 63 till 69 procent. 2015-09-07 3 (5) 36 procent av medarbetarna har dynamiska eller balanserade (gröna) arbetssituationer, vilket är en ökning med en procent jämfört med föregående mätning 2012. I dessa arbetssituationer har man lyckats balansera höga krav med goda möjligheter att påverka sitt eget arbete med hög arbetstillfredsställelse och hög produktivitet. 30 procent av medarbetarna har trivsamma eller bekväma (gula) arbetssituationer, vilket är en ökning med 5 procent jämfört med föregående mätning 2012. I dessa arbetssituationer känner medarbetarna att de har stora möjligheter att styra upplägg och utförande av arbetet och oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del kan dock sakna utmaningar, vilket med tiden kan leda till att arbetet känns otillfredsställande och enformigt. 17 procent av medarbetarna har passiva eller hämmande (gula) arbetssituationer, vilket är en minskning med 2 procent jämfört med föregående mätning 2012. I dessa arbetssituationer upplever medarbetarna små möjligheter att påverka det egna arbetet. Brist på utmaningar och upplevelsen att deras kapacitet och kunskap inte tas tillvara kan med tiden leda till att arbetet känns otillfredsställande. 17 procent har påfrestande eller skadliga (röda) arbetssituationer, vilket är en minskning med 4 procent jämfört med föregående mätning 2012. I dessa arbetssituationer upplever medarbetarna stor obalans mellan krav och inflytande och ligger ofta efter med jobbet och har små möjligheter att påverka sin arbetssituation. Ledarskapsindex har ökat med 6 procent från 55 till 61 procent sedan föregående mätning 2012. Ledarskapets styrkor uppges främst vara att medarbetarna upplever att de vet vad som förväntas av dem i arbetet och att de känner sig respekterade i sin yrkesroll. De påståenden som får lägst index rör organisering av verksamheten, feedback och konflikthantering. HME-index (Hållbart medarbetarengagemang) lyfter fram nivån på medarbetarengagemanget samt hur hållbart det är utifrån chefernas och organisationens förmåga att ta tillvara på och bygga vidare på detta engagemang. Kompetensförvaltningens HME-index har ökat från 73 till 75 sedan 2012 års mätning. Det värde som är lägst är chefernas förmåga att ge förutsättningar för att öka och ta tillvara på medarbetarengagemanget. För Kompetensförvaltningen är resultatet i index 75, vilket är en ökning på 2 poäng sedan 2012 års mätning. HME-index för Järfälla kommun är 78. Analys och åtgärder Enligt Arbetsmiljökompassens resultat har arbetssituationen för medarbetarna på Kompetensförvaltningen förbättrats sedan föregående mätning. Resultatet på arbetsplatsnivå visar såklart på variationer och med anledning av det har det varit viktigt att arbeta med resultatet och åtgärdsplaner inom respektive enhet. Detta för att kunna ta hänsyn till aktuella förutsättningar och lägga fokus på att identifiera utvecklingsområden relevanta för de olika arbetsgrupperna. Eftersträvansvärt, för organisationen så väl som den enskilde medarbetaren, är generellt att uppnå en balans mellan höga arbetskrav, stort inflytande och ett starkt socialt 2015-09-07 4 (5) stöd. Högre krav och utmaningar bidrar till att arbetet känns stimulerande och utvecklande, under förutsättning att man samtidigt har goda möjligheter att påverka sin situation och upplägget av arbetet samt att man upplever ett starkt socialt stöd, vilket också är en mycket viktig buffert mot stress. Målsättningen är att en så stor andel som möjligt upplever sig ha ett stort inflytande och starkt socialt stöd. Kompetensförvaltningen har sedan föregående mätning ökat balansen mellan höga arbetskrav, stort inflytande och ett starkt socialt stöd. Detta trots oro hos medarbetarna på grund av stora omställningar som förvaltningen gått igenom de senaste åren som skulle kunna påverka upplevelsen av såväl arbetskrav, inflytande som socialt stöd. Fyra utvecklingsområden är identifierade som ledningen tillsammans med chefer och medarbetare på förvaltningen kommer att fortsätta att jobba vidare med att utveckla: 1. Feedback 2. Fortsätta utveckla medarbetarnas delaktighet 3. Öka samarbetet mellan medarbetare/chefer, medarbetare/medarbetare och chefer/chefer 4. Tydliggöra organisation och uppdrag för samtliga anställda i förvaltningen Kompetensförvaltningen kommer att erbjuda utbildning i feedback för chefer och medarbetare med målsättning att öka motivationen hos alla medarbetare samt minska konflikter. Kompetensförvaltningen kommer att fortsätta att utveckla medarbetarnas delaktighet genom att skapa mötesstrukturer och innehåll för att möjliggöra delaktighet för medarbetarna. En väg till ökad delaktighet är att fortsätta att utveckla medarbetarsamtalen. Resultatet visar att det kan finnas en outnyttjad potential bland medarbetare, att organisationen inte klarar av att ta tillvara all kompetens eller engagemang och ledningen vill fokusera på hur engagemang skapas och tillvaratas på bästa sätt. Med anledning av det kommer Kompetensförvaltningen arbeta vidare med att öka samarbetet mellan medarbetare/chefer, medarbetare/medarbetare och chefer/chefer genom att fokusera på att skapa strukturer som formaliserar samarbete, skapa mötesstrukturer som möjliggör kommunikation, genomföra auskultation och kollegialt lärande. Målsättningen är att öka kunskapen om varandras roller, ta tillvara all kompetens och engagemang hos medarbetarna samt öka kunskap om verksamheten, vilket ökar resultatet och förbättrar arbetsklimatet. Kompetensförvaltningen kommer arbeta vidare med att tydliggöra organisation och uppdrag för samtliga anställda i förvaltningen genom tydliga arbetsbeskrivningar och ansvarsområden/mandat samt genom att tydliggöra rutiner. Genom tydligare organisation och uppdrag kan verksamheternas resultat öka samtidigt som för hög arbetsbelastning hos medarbetarna kan motverkas. Slutsatser Med anledning av resultatet i medarbetarundersökningen 2014 kommer Kompetensförvaltningen att genomföra en rad åtgärder. Sammantaget kan sägas att det finns 2015-09-07 5 (5) förbättringsområden inom konflikthantering, organisering och återkoppling vad gäller ledarskapet och åtgärderna kommer att kopplas till områdena ledarskap, organisering, delaktighet och samarbete. Genom detta avses redovisningen av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen 2014 genomförd. Annika Ramsell Kompetensdirektör Jannika Lemhagen Personalkonsult
© Copyright 2024