Metod för att undersöka effektiviseringsarbete i myndigheter
Metod för att undersöka effektiviseringsarbete i myndigheter Richard Shelley Ekonomistyrningsverket 2 3 Var befinner sig myndigheten i sitt effektiviseringsarbete? Metoden ger en struktur för bedömning av effektiviseringsarbete. 1. Hur långt har myndigheten kommit i olika delar. 2. Kommunicera och visualisera resultaten av effektiviseringsarbetet. 4 Skalbarhet Anpassa metoden efter behoven 5 Konceptet som metoden är grundad i • Fokusområden (det som ska undersökas) • Utvecklingstänk, (stadier, nivåer) 6 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Medvetande Identifiering Upprättande Nivå 4 Genomföran de Nivå 5 Genomföran dereflekterande Nivå 6 Utveckling Resurser Processer Prestationer Effekter Kvalitet Kompetens Omvärldsbevakning 7 Frågeställningar • Undersökningsfrågor för att analysera arbetet. • Dessa frågor ska kunna besvaras med ja, delvis eller nej. • Exempel: Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? • Svar: Ja (grönt), Delvis (gult), Nej, (ofärgat) 8 Hur metoden ska användas • Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild • Steg 2: Fördjupning, att få fram en detaljerad bild 9 Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild 10 Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild 11 Steg 1: Hur resultaten ska visualiseras • Färgläggning av matrisen • Börja med fokusområde för fokusområde 12 Steg 1: Hur resultaten ska visualiseras • Sammanför sedan allt i den stora matrisen 13 Steg 2: Fördjupning, att få fram en detaljerad bild 14 Anpassning och utveckling • Grundkonceptet i den framtagna metoden kan anpassas efter de behov som finns. • T.ex. kan man använda nivåerna som ett stöd i annat arbete. • Frågeställningarna som har tagits fram kan anpassas. • Metoden utvecklas, en kompletterande metod utarbetas som ska hjälpa att sortera olika steg/faser. 15 Kontakt: [email protected] 16 Richard Shelley [email protected] Metod för att undersöka effektiviseringsarbeteArbetsförmedlingen Lisa Löwgren Håkan Martinsson Valda områden • Intern styrning och kontroll • Årsredovisning 2014 2 Erfarenheter och fortsatt arbete • Bra metod • Vissa fokusområden mer reglerade än andra ur ett ÅR perspektiv, prestationer och kompetens • Utfallet kan variera med bedömning av kraven, delarhelhet. Finns exempel från nivåer längre fram • Möjliga användningsområden VP arbetet och för uppföljning av vår strategisk plan samt som självskattningsmetod inom ISK. När man vill få fram en detaljerad bild Vid vissa tillfällen vill man få fram en detaljerad bild över effektiviseringsarbetet. Då kommer det krävas en djupare undersökning. Det kommer behöva göras intervjuer med anställda som har olika befattningar i myndigheten samt större inläsning på dokumentation. Förutom årsredovisningen ska man läsa andra interna dokument, som strategidokument, revisionsrapporter och externa granskningar om dessa finns. Undersöka avdelningar inom myndigheten Den detaljerade undersökningen kan användas vid de tillfällen när man vill få fram hur en specifik avdelning inom myndigheten jobbar med de sju fokusområden eller hur flera avdelningar jobbar med de sju fokusområden. Man kan också välja att undersöka hur avdelningarna jobbar med ett eller två fokusområden. Vad man vill undersöka kan myndigheten bestämma. En detaljerad helhetsbild En större undersökning kan inbegripa alla avdelningar för att sedan sammanfatta resultaten och på sådant sätt få fram en detaljerad helhetsbild. Om det är så att den första övergripande analysen visade att arbetet med resurshushållningen låg på lägre nivåer kan man då specifikt undersöka detta område och hur de olika avdelningarna jobbar med detta. På sådant sätt får man fram en detaljerad helhetsbild. Frågeställningar Frågeställningarna kommer också att vara fler och merparten inledas med ”finns det...” och nu ska man leta mer explicit efter de operationaliserade nivåbeskrivningarna i varje fokusområde. Mallen Om det uppstår frågetecken kring beskrivning av övergripande nivån och den operationaliserade nivån, var informationen kan hittas, vem ska intervjuas kan då informationen hittas i mallen. Vid genomförandet kan man använda både checklistan och mallen. Här nedan är exempel på mallen kopplat till frågeställningen ”finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen?” Fokusområde Nivå 1: Medvetande Arbete med resurser (resurshushållning) Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att börja arbete med effektivisering kring resurshushållning, men det finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Undersökningsfråga 1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? Svar 1. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning. Lämpliga intervjupersoner Personer med övergripande ansvar för verksamheten, exempelvis GDstab, verksamhetscontrollers. En detaljerad matris När det gäller den detaljerade undersökningen kommer också matrisen att ändra karaktär. Rutorna delas in efter antal frågeställningar och det blir en mer detaljerad färgläggning. Här nedan visas ett exempel: Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Arbete med resurser Medveten och erkänner behovet Strategier och metoder identifieras Upprättad dokumentation Operationalisering av mål Metodbeskrivning Matrisen visar då att myndigheten är delvis på nivå 3, det finns upprättad dokumentation, men det finns ingen operationalisering av mål och det har inte gjorts en analys av valda metoder. Sammanfattningsvis, den detaljerade undersökningen innehåller: Checklistan med frågeställningar. Mall. En detaljerad matris. Följande checklista ska användas vid den detaljerade undersökningen: Arbete med resurser Nivå 1: Medvetande 1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? Nivå 2: Identifiering 2. Identifieras resurshushållningsmål Svar och metoder för att arbeta med resurshushållning? Nivå 3: Upprättande 3. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning? 4. Innehåller dokumentation resursmål av något slag, operationalisering av dessa mål? 5. Finns det beskrivet vilka metoder som ska användas? Nivå 4 Genomförande 6. Har arbetet börjat genomföras? 7. Genomförs arbetet enligt instruktionerna? 8. Beaktas målen och metoderna i arbetet? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 9. Finns utvärdering/reflektering kring resultat som arbetet med resurshushållning lett till? Nivå 6: Utveckling 10. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet i form av minskade kostnader och samma verksamhet eller mer av verksamheten för samma kostnader? 11. Nämns något om utveckling av metoderna? 12. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 13. Till vilka andra fokusområden sammanlänkas det? Arbete med processer Nivå 1: Medvetande 14. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med processer? 15. Vilka processer finns det ett medvetande om? Nivå 2: Identifiering 16. Identifieras strategier för processförbättring? 17. Vilka aktiviteter är det som beaktas, enkla eller också komplicerade? Nivå 3: Upprättande 18. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med sina processer? 19. Vilka processer beaktas? 20. Innehåller dokumentation operationalisering av något slag, exempelvis hur rimligt att en aktivitet tar tid och kostar? 21. Beaktar processåtgärderna rättsäkerhet och kvalitet? Nivå 4: Genomförande 22. Har arbetet börjat genomföras? 23. Vilka processer beaktas? 24. Beaktas målen och metoderna i Svar arbetet? 25. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 26. Finns utvärdering/reflektering kring arbetet med processer? 27. Vilka processer beaktas? Nivå 6: Utveckling 28. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet utifrån processarbetet? 29. Finns tecken på att myndigheten har uppnått måluppfyllelse utifrån processarbetet? 30. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet beaktas? 31. Vilka processer beaktas? 32. Nämns något om utveckling av metoderna? 33. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 34. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Arbete med prestationer Nivå 1: Medvetande 35. Finns ett medvetande om att myndigheten ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? Svar 36. Finns ett medvetande om att myndigheten ska göra en tolkning av uppdraget? 37. Finns ett medvetande om att myndigheten måste göra ett urval och kommentera detta? Nivå 2: Identifiering 38. Identifieras metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 39. Finns en koppling till myndighetens instruktion? 40. Identifieras urval och kommenteras detta? Nivå 3: Upprättande 41. Finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 42. Finns det bedömningsgrunder? 43. Har man gjort en tolkning av instruktionen? 44. Har myndigheten börjat definiera och kommentera urvalet? Nivå 4: Genomförande 45. Genomförs arbetet utifrån metoder som redovisar hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 46. Används bedömningsgrunder? 47. Finns en koppling till myndighetes instruktion? 48. Kommenteras urvalet av prestationer? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 49. Finns det ett reflekterande synsätt kring redovisning av prestationerna? Nivå 6: Utveckling 50. Finns det beskrivet en utveckling av prestationsarbetet? 51. Finns sammanlänkningar till andra fokusområden? 52. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Arbete med effekter Nivå 1: Medvetande 53. Finns ett medvetande om att myndigheten ska börja arbeta med att undersöka effekter som den skapar ute i samhället? Nivå 2: Identifiering 54. Identifierar myndigheten metoder för att börja arbete med effektmätning? 55. Vilka effekter vill myndigheten undersöka? Nivå 3: Upprättande 56. Finns metoder för att undersöka Svar effekter? 57. Är metoderna baserade på bedömningsgrunder? 58. Vilka effekter kommer att undersökas? Nivå 4: Genomförande 59. Finns det beskrivet att myndigheten har börjat undersöka effekter? 60. Är undersökningen av effekter baserat på bedömningsgrunder? 61. Vilka effekter har undersökts? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 62. Reflekterar myndigheten över undersökningen av effekter? Nivå 6: Utveckling 63. Utvecklar myndigheten sin verksamhet genom effektmätning? 64. Är det sammanlänkat till de andra fokusområdena? 65. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Arbete med kvalitet Nivå 1: Medvetande 66. Finns ett medvetande om att myndigheten måste arbeta med kvalitetssäkringen av det den gör? Nivå 2: Identifiering 67. Identifierar myndigheten metoder för kvalitetssäkringen som indikatorer Svar och kriterier? 68. Identifieras aktörer som ska ges inflytande? 69. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? Nivå 3: Upprättande 70. Finns kvalitetsindikatorer och kriterier? 71. Är de mätbara och uppföljningsbara? 72. Finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen? 73. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? Nivå 4: Genomförande 74. Genomförs kvalitetssäkringsarbetet? 75. Genomförs det genom bedömningsgrunder? 76. Kontrollerar aktörer kvalitetssäkringen? 77. Vilka aktörer? 78. Vilka fokusområden beaktas i kvalitetssäkringen? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 79. Reflekterar myndigheten över kvalitetssäkringen? Nivå 6: Utveckling 80. Har myndigheten visat tecken på effektivitet i form av att en verksamhet utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad? 81. Beaktar kvalitetssäkringen strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet? 82. Utvecklas metoderna? 83. Är kvalitetsarbete sammanlänkat till de andra fokusområdena? 84. Vilka områden? Arbete med kompetens Nivå 1: Medvetande 85. Finns ett medvetande om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens? Nivå 2: Identifiering 86. Identifierar myndigheten sätt att jobba med kompetensutveckling? Nivå 3: Upprättande 87. Finns det upprättade metoder för kompetensutveckling? Nivå 4: Genomförande 88. Genomför myndigheten arbetet med kompetensutveckling? 89. Finns erfarenhetsöverföring? 90. Finns det bedömningsgrunder? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 91. Reflekterar myndigheten över Svar kompetensutvecklingsarbetet? 92. Reflekterar myndigheten över erfarenhetsöverföring? Nivå 6: Utveckling 93. Är kompetensutveckling integrerad i arbetet? 94. Utvecklas metoderna? 95. Finns en sammanlänkning till andra fokusområden? 96. Vilka områden? Arbete med omvärldsbevakning Nivå 1: Medvetande 97. Finns det ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning? Nivå 2: Identifiering 98. Identifieras metoderna för omvärldsbevakning? Nivå 3: Upprättande 99. Finns det definierade metoder för omvärldsbevakning? Nivå 4: Genomförande 100. Har arbetet med omvärldsbevakning genomförts? 101. Utgår det från bedömningsgrunder? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 102. Finns reflektion kring Svar omvärldsbevakning? Nivå 6: Utveckling 103. Är omvärldbevakning integrerad i verksamheten? 104. Används informationen för utveckling och beredskap? 105. Utvecklas metoderna? 106. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 107. Vilka områden? Till denna checklista finns en mall som ska fungera som vägledning. Här är hela mallen: Fokusområde Nivå 1: Medvetande Arbete med resurser (resurshushållning) Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att börja arbete med effektivisering kring resurshushållning, men det finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Undersökningsfråga 1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? Svar 1. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning. Lämpliga intervjupersoner Personer med övergripande ansvar för verksamheten, exempelvis GDstab, verksamhetscontrollers. Fokusområde Nivå 2: Identifiering Arbete med resurser (resurshushållning) Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Strategier och metoder identifieras Målen för resurshushållning identifieras eller är identifierade. Metoder som exempelvis bedömningsgrunder identifieras. Undersökningsfråga 2. Identifieras resurshushållningsmål och metoder för att arbeta med resurshushållning? Svar 2. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, interna PM. Lämpliga intervjupersoner Personer med övergripande ansvar för verksamheten, exempelvis GDstab, verksamhetscontrollers. Fokusområde Nivå 3: Upprättande Arbete med resurser (resurshushållning) Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Det kan utrycka sig i att det finns dokumentation som standarder, mätetal med mera. Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Strategier/metoder är definierade. Upprättad dokumentation, Operationalisering, Metodbeskrivning Det finns någon form av mätetal för att undersöka arbetet med resurshushållningen. Det finns instruktioner. Det finns också någon form av beskrivning av metoder. Undersökningsfrågor 3. 4. 5. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning? Innehåller dokumentation resursmål av något slag, operationalisering av dessa mål? Finns det beskrivet vilka metoder som ska användas? Svar 3. 4. 5. Ja, delvis, nej Ja, delvis, nej Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningen och/eller andra dokument som interna strategidokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers. Fokusområde Arbete med resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs och är baserat på de framtagna instruktionerna. Målen beaktas, metoder beaktas. Underökningsfrågor 6. 7. 8. Har arbetet börjat genomföras? Genomförs arbetet enligt instruktionerna? Beaktas målen och metoderna i arbetet? Svar 6. 7. 8. Ja, delvis, nej Ja, delvis, nej Ja, delvis, nej Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningen och/eller andra dokument. Information kan hämtas från externa rapporter som granskning av verksamheten. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers. Fokusområde Nivå 5: Genomförande-reflekterande Arbete med resurser (resurshushållning) Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Arbetet genomförs och utvärderas Någon form av utvärdering har gjorts angående arbetet med resurshushållning. Metoderna utvärderas. Myndigheten har kunnat visa på effekterna av vad metoderna har lett till. Det finns ett reflekterande synsätt. Undersökningsfrågor 9. Finns utvärdering/reflektering kring resultat som arbetet med resurshushållning lett till? Svar 9. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, andra dokument. Här kan också externa rapporter undersökas som revisionsrapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers Fokusområde Arbete med resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Uppnåendet av kostnadseffektivitet. Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden Arbetet med resurshushållning har lett till kostnadseffektivitet i form av att myndigheten har minskat kostnader och har samma verksamhet eller att myndigheten har får ut mer av verksamheten för samma kostnader. Arbetet med metoderna utvecklas. Det finns sammanlänkning. Undersökningsfrågor 10. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet i form av minskade kostnader och samma verksamhet eller mer av verksamheten för samma kostnader? 11. Nämns något om utveckling av metoderna? 12. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 13. Till vilka andra fokusområden sammanlänkas det? Svar 10. 11. 12. 13. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Kommentar Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, andra dokument. Kan vara värt att gå tillbaka och läsa tidigare årsredovisningar för att jämföra. Externa rapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers Fokusområde Arbete med processer (aktiviteter) Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att påbörja effektiviseringsarbete med sina processer/aktiviteter. Dock finns ingen struktur/organisering kring det arbetet. Undersökningsfrågor 14. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med processer? 15. Vilka processer finns det ett medvetande om? Svar 14. Ja, delvis, nej. 15. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal. Fokusområde Arbete med processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna Strategier och metoder identifieras Någon form av målsättning finns kring aktiviteterna, myndigheten identifierar hur aktiviteterna kan utvecklas. Undersökningsfrågor 16. Identifieras strategier för processförbättring? 17. Vilka aktiviteter är det som beaktas, enkla eller också komplicerade? Svar 16. Ja, delvis, nej. 17. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, intervjuer. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal. Fokusområde Arbete med processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Strategier och metoder är definierade. Operationalisering. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Det finns någon form av strategi för myndigheternas processer. Det finns också definierade metoder. Undersökningsfrågor 18. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med sina processer? 19. Vilka processer beaktas? 20. Innehåller dokumentation målsättning av något slag, exempelvis hur rimligt att en aktivitet tar tid och kostar? 21. Beaktar processåtgärderna rättsäkerhet och kvalitet? Svar 18. 19. 20. 21. Ja, delvis, nej. Besvaras med en kommentar. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, intervjuer. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal. Fokusområde Arbete med processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs, strategier och metoder beaktas. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Processerna styrs med till exempel bedömningsgrunder och utifrån mål. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Undersökningsfrågor 22. 23. 24. 25. Har arbetet börjat genomföras? Vilka processer beaktas? Beaktas målen och metoderna i arbetet? Beaktas rättsäkerhet och kvalitet? Svar 22. 23. 24. 25. Ja, delvis, nej. Besvaras med en kommentar. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, intervjuer. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal. Fokusområde Arbete med processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Arbetet genomförs och utvärderas Myndigheten reflekterar/utvärderar arbetet med processer. Metoderna utvärderas. Undersökningsfrågor 26. Finns utvärdering/reflektering kring arbetet med processer? 27. Vilka processer beaktas? Svar 26. Ja, delvis, nej. 27. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, andra dokument. Här kan också externa rapporter undersökas. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal. Fokusområde Arbete med processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Kostnadseffektivitet. Måluppfyllelse. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden. Myndigheternas arbete med processer har lett till kostnadseffektivitet utan att rättsäkerheten och kvaliteten påverkats. Det finns någon form av sammanlänkning till andra fokusområden. Undersökningsfrågor 28. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet utifrån processarbetet? 29. Finns tecken på att myndigheten har uppnått måluppfyllelse utifrån processarbetet? 30. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet beaktas? 31. Vilka processer beaktas? 32. Nämns något om utveckling av metoderna? 33. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 34. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Svar 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Besvaras med en kommentar. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, andra dokument. Kan vara värt att gå tillbaka och läsa tidigare årsredovisningar för att jämföra. Externa rapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal. 26/69 Fokusområde Arbete med prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet om prestationsutveckling, uppdragstolkning, prestationsurval Myndigheten är medveten om att den ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet men informationen är bristfällig. Det saknas en beskrivning av tolkning av uppdraget och motivering till urvalet. Undersökningsfrågor 35. Finns ett medvetande om att myndigheten ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 36. Finns ett medvetande om att myndigheten ska göra en tolkning av uppdraget? 37. Finns ett medvetande om att myndigheten måste göra ett urval och kommentera detta? Svar 35. Ja, delvis, nej. 36. Ja, delvis, nej. 37. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, andra dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 27/69 Fokusområde Arbete med prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Metoder identifieras, prestationsurval och uppdragstolkning identifieras Myndigheten identifierar metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Myndigheter identifierar vilka urval som ska göras och kommenterar detta. Urvalet har en koppling till myndighetens instruktion. Undersökningsfrågor 38. Identifieras metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 39. Finns en koppling till myndighetens instruktion? 40. Identifieras urval och kommenteras detta? Svar 38. Ja, delvis, nej. 39. Ja, delvis, nej. 40. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 28/69 Fokusområde Arbete med prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Till exempel finns en genomarbetad dokumentation som berör viktiga delar som organisationen har att jobba med. Metoder är definierade, urvalet definierat, tolkning definierat. Bedömningsgrunder finns Det finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Dessa metoder har någon form av bedömningsgrunder. Myndigheten har definierat urvalet och kommenterar detta. Urvalet har en koppling till myndighetens instruktion. Undersökningsfrågor 41. Finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 42. Finns det bedömningsgrunder? 43. Har man gjort en tolkning av instruktionen? 44. Har myndigheten börjat definiera och kommentera urvalet? Svar 41. 42. 43. 44. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej Ja, delvis, nej Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 29/69 Fokusområde Arbete med prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs baserat på metoder, urvalet kommenteras, tolkning kommenteras. Bedömningsgrunder beaktas Myndigheten genomför arbetet med redovisning av prestationer utifrån metoder som undersöker hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Det finns ett urval som kommenteras och är kopplat till myndighetens instruktion. Undersökningsfrågor 45. Genomförs arbetet utifrån metoder som redovisar hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 46. Används bedömningsgrunder? 47. Finns en koppling till myndighetes instruktion? 48. Kommenteras urvalet av prestationer? Svar 45. 46. 47. 48. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal. 30/69 Fokusområde Arbete med prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Arbetet genomförs och utvärderas. Det finns resultat som kommenteras Myndigheten reflekterar över redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Myndigheten har också kunnat visa på vissa effektiviseringsresultat utifrån sitt arbete. Undersökningsfrågor 49. Finns det ett reflekterande synsätt kring redovisning av prestationerna? Svar 49. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal. 31/69 Fokusområde Arbete med prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkningar till andra fokusområden. Arbetet med prestationer är kostnadseffektivt och uppfyller mål. Arbetet med förfining av metoderna pågår. Det finns sammanlänkningar till andra fokusområden. Undersökningsfrågor 50. Finns det beskrivet en utveckling av prestationsarbetet? 51. Finns sammanlänkningar till andra fokusområden? 52. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Svar 50. Ja, delvis, nej. 51. Ja, delvis, nej. 52. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev, externa rapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal. 32/69 Fokusområde Arbete med effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten om att den måste börja arbete med effekter, som till exempel effektmätning, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Undersökningsfråga 53. Finns ett medvetande om att myndigheten ska börja arbeta med att undersöka effekter som den skapar ute i samhället? Svar 53. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 33/69 Fokusområde Arbete med effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Metoder identifieras Myndigheten identifierar metoder, exempelvis operationaliserar mål, tar fram indikatorer för att börja undersöka effekter. Undersökningsfrågor 54. Identifierar myndigheten metoder för att börja arbete med effektmätning? 55. Vilka effekter vill myndigheten undersöka? Svar 54. Ja, delvis, nej. 55. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 34/69 Fokusområde Arbete med effekter Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Metoder är definierade, bedömningsgrunder finns Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Metoder för att undersöka effekter är definierade. Exempelvis är mål operationaliserade och det finns bedömningsgrunder. Undersökningsfrågor 56. Finns metoder för att undersöka effekter? 57. Är metoderna baserade på bedömningsgrunder? 58. Vilka effekter kommer att undersökas? Svar 56. Ja, delvis, nej. 57. Ja, delvis, nej. 58. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 35/69 Fokusområde Arbete med effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs baserat på metoder Myndigheten har börjat undersöka effekter. Undersökningen är baserad på bedömningsgrunder. Undersökningsfrågor 59. Finns det beskrivet att myndigheten har börjat undersöka effekter? 60. Är undersökningen av effekter baserat på bedömningsgrunder? 61. Vilka effekter har undersökts? Svar 59. Ja, delvis, nej. 60. Ja, delvis, nej. 61. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal. 36/69 Fokusområde Arbete med effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Arbetet genomförs och utvärderas. Det finns resultat som kommenteras Myndigheten reflekterar över undersökningen av effekter. Det finns material som kommenteras. Undersökningsfråga 62. Reflekterar myndigheten över undersökningen av effekter? Svar 62. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal. 37/69 Fokusområde Arbete med effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Verksamheten utvecklas genom effektmätning. Metoderna utvecklas. Informationen används för att utveckla verksamheten, sammanlänkning till andra fokusområden. Undersökningsfrågor 63. Utvecklar myndigheten sin verksamhet genom effektmätning? 64. Är det sammanlänkat till de andra fokusområdena? 65. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Svar 63. Ja, delvis, nej. 64. Ja, delvis, nej. 65. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal. 38/69 Fokusområde Nivå 1: Medvetande Arbete med kvalitet Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten om att den måste arbeta med kvalitet och kvalitetsäkringen, men ännu finns ingen organisering kring arbetet. Undersökningsfrågor 66. Finns ett medvetande om att myndigheten måste arbeta med kvalitetssäkringen av det den gör? Svar 66. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 39/69 Fokusområde Arbete med kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Identifiering av metoder och aktörer Myndigheten identifierar metoder för kvalitetssäkringen som kvalitetsindikatorer och kriterier. Myndigheten identifierar också aktörer som ska ges inflytande över kvalitetsbedömningen. Undersökningsfrågor 67. Identifierar myndigheten metoder för kvalitetssäkringen som indikatorer och kriterier? 68. Identifieras aktörer som ska ges inflytande? 69. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? Svar 67. Ja, delvis, nej. 68. Ja, delvis, nej. 69. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 40/69 Fokusområde Arbete med kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Metoderna är upprättade. Kvalitetsindikatorer och kriterier finns. De är mätbara och uppföljningsbara. Aktörer har inflytande. Myndigheten har upprättad kvalitetssäkringen som kvalitetsindikatorer och kriterier. Det finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen. Undersökningsfrågor 70. 71. 72. 73. Finns kvalitetsindikatorer och kriterier? Är de mätbara och uppföljningsbara? Finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen? Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? Svar 70. 71. 72. 73. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 41/69 Fokusområde Nivå 4: Genomförande Arbete med kvalitet Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Arbetet genomförs och är baserat på bedömningsgrunder. Aktörer kontrollerar kvalitetssäkringen Myndigheten genomför kvalitetssäkringen genom kvalitetsindikatorer och bedömningar. Kvalitetssäkringen kontrolleras av aktörer. Undersökningsfrågor 74. 75. 76. 77. 78. Genomförs kvalitetssäkringsarbetet? Genomförs det genom bedömningsgrunder? Kontrollerar aktörer kvalitetssäkringen? Vilka aktörer? Vilka fokusområden beaktas i kvalitetssäkringen? Svar 74. 75. 76. 77. 78. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Besvaras med en kommentar. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal. 42/69 Fokusområde Arbete med kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Reflektering över arbetet Myndigheten reflekterar över kvalitetssäkringen, metoder utvärderas, aktörernas synpunkter beaktas och reflekteras. Det finns resultat som kommenteras. Undersökningsfrågor 79. Reflekterar myndigheten över kvalitetssäkringen? Svar 79. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal. 43/69 Fokusområde Nivå 6: Utveckling Arbete med kvalitet Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Effektivitet. Strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet beaktas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkningar till andra fokusområden Verksamheten utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad. Myndighetens kvalitetssäkring berör strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet. Kvalitetsarbete är sammanlänkat till de andra fokusområdena. Metoderna utvecklas. Undersökningsfrågor 80. Har myndigheten visat tecken på effektivitet i form av att en verksamhet utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad? 81. Beaktar kvalitetssäkringen strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet? 82. Utvecklas metoderna? 83. Är kvalitetsarbete sammanlänkat till de andra fokusområdena? 84. Vilka områden? Svar 80. 81. 82. 83. 84. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal. 44/69 Fokusområde Arbete med kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Medvetenhet finns om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens, men det saknas beskrivning av vilka metoder och hur man går tillväga. Undersökningsfråga 85. Finns ett medvetande om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens? Svar 85. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, personalansvariga. 45/69 Fokusområde Arbete med kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Myndigheten identifierar sätt att jobba med kompetensutveckling Det kan handla om kompetenshöjande insatser, utbildningar med mera. Undersökningsfråga 86. Identifierar myndigheten sätt att jobba med kompetensutveckling? Svar 86. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, personalansvariga. 46/69 Fokusområde Arbete med kompetens Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Upprättade metoder som utbildningar med mera Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Det finns upprättade metoder för kompetensutveckling för personalen. Det har gjorts en analys av metoderna. Undersökningsfrågor 87. Finns det upprättade metoder för kompetensutveckling? Svar 87. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, personalansvariga. 47/69 Fokusområde Arbete med kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Kompetensutvecklingsarbete genomförs. Det finns erfarenhetsöverföring. Det finns bedömningsgrunder Myndigheten genomför kompetensutvecklingsarbete bland personalen som till exempel utbildningar. Undersökningsfrågor 88. Genomför myndigheten arbetet med kompetensutveckling? 89. Finns erfarenhetsöverföring? 90. Finns det bedömningsgrunder? Svar 88. Ja, delvis, nej. 89. Ja, delvis, nej. 90. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal, fack. 48/69 Fokusområde Arbete med kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Reflektering kring kompetensutveckling och erfarenhetsöverföring Myndigheten genomför kompetensutveckling och reflekterar över resultatet. Undersökningsfrågor 91. Reflekterar myndigheten över kompetensutvecklingsarbetet? 92. Reflekterar myndigheten över erfarenhetsöverföring? Svar 91. Ja, delvis, nej. 92. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal, fack. 49/69 Fokusområde Nivå 6: Utveckling Arbete med kompetens Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Lärande organisation, kompetensutveckling integrerad i arbete, Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden Undersökningsfrågor 93. 94. 95. 96. Är kompetensutveckling integrerad i arbetet? Utvecklas metoderna? Finns en sammanlänkning till andra fokusområden? Vilka områden? Svar 93. 94. 95. 96. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Ja, delvis, nej. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal, fack. 50/69 Fokusområde Arbete med omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Det finns ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning. Men ingen organisering finns kring det arbetet. Undersökningsfråga 97. Finns det ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning? Svar 97. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 51/69 Fokusområde Arbete med omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Metoder identifieras Metoder för omvärldsbevakning identifieras. Bedömningsgrunder tas fram. Undersökningsfråga 98. Identifieras metoderna för omvärldsbevakning? Svar 98. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab. 52/69 Fokusområde Arbete med omvärldsbevakning Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Metoder är definierade Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Undersökningsfrågor 99. Finns det definierade metoder för omvärldsbevakning? Svar 99. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer. 53/69 Fokusområde Nivå 4: Genomförande Arbete med omvärldsbevakning Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Arbetet med omvärldsbevakning genomförs. Det finns bedömningsgrunder Undersökningsfrågor 100. Har arbetet med omvärldsbevakning genomförts? 101. Utgår det från bedömningsgrunder? Svar 100. Ja, delvis, nej. 101. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer. 54/69 Fokusområde Arbete med omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Reflektion kring omvärldsbevakning. Information från omvärldsbevakning används i verksamheten. Metoder utvärderas. Undersökningsfrågor 102. Finns reflektion kring omvärldsbevakning? Svar 102. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer. 55/69 Fokusområde Nivå 6: Utveckling Arbete med omvärldsbevakning Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Omvärldsbevakning är en integrerad del i verksamheten. Informationen används för utveckling och beredskap. Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden Undersökningsfrågor 103. Är omvärldbevakning integrerad i verksamheten? 104. Används informationen för utveckling och beredskap? 105. Utvecklas metoderna? 106. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 107. Vilka områden? Svar 103. Ja, delvis, nej. 104. Ja, delvis, nej. 105. Ja, delvis, nej. 106. Ja, delvis, nej. 107. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer. Här nedan är den detaljerade matrisen som färgläggs. Man färglägger först fokusområde var för sig för att sedan färglägga hela matrisen. 56/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande- Nivå 6: Utveckling reflekterande Arbete med resurser Medveten och Strategier och Upprättad erkänner behovet metoder identifieras dokumentation Operationalisering Metodbeskrivning Arbetet genomförs Instruktionerna beaktas Arbetet genomförs och Uppnåendet av utvärderas. kostnadseffektivitet Metoderna utvecklas Sammanlänkning till andra fokusområden Kommentar: 57/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande- Nivå 6: Utveckling reflekterande Arbete mer Medveten och Strategier, metoder Strategier, metoder är processer erkänner behovet identifieras definierade Arbetet genomförs Enkla processer Arbetet genomförs och Arbete med processer har lett utvärderas till kostnads-effektivitet Arbete med processer har lett till måluppfyllelse Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Kommentar: Operationalisering Målen, metoderna beaktas Utveckling av metoderna Rättsäkerhet och Rättsäkerhet och kvalitet Sammanlänkning till andra kvalitet beaktas beaktas fokusområden 58/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande- Nivå 6: Utveckling reflekterande Arbete mer Medveten och Strategier, metoder Strategier, metoder är processer erkänner behovet identifieras definierade Arbetet genomförs kärnprocesser Arbetet genomförs och Arbete med processer har lett utvärderas till kostnads-effektivitet Arbete med processer har lett till måluppfyllelse Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Kommentar: Operationalisering Målen, metoderna beaktas Utveckling av metoderna Rättsäkerhet och Rättsäkerhet och kvalitet Sammanlänkning till andra kvalitet beaktas beaktas fokusområden 59/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande- Nivå 6: Utveckling reflekterande Arbete med Medveten och erkänner Metoder identifieras om Metoder är definierade Arbetet genomförs Arbetet genomförs och prestationer behovet om prestationsutveckling om baserat på metoder om utvärderas och reflekteras prestationsutveckling prestationsutveckling prestationsutveckling Metoderna utvecklas Det finns resultat som kommenteras Uppdragstolkning Bedömningsgrunder Bedömningsgrunder finns beaktas Uppdragstolkning Uppdragstolkning Instruktionskoppling Sammanlänkningar (instruktionskoppling) (instruktionskoppling) finns till andra Prestationsurval Prestationsurval Urvalet kommenteras fokusområden Prestationsurval Kommentar: 60/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med effekter Medveten och erkänner behovet Metoder identifieras Metoder är definierade Arbetet genomförs baserat på metoder Arbetet genomförs och utvärderas Verksamheten utvecklas genom effektmätning Det finns resultat som kommenteras Bedömningsgrunder finns Kommentar: Sammanlänkningar till andra fokusområden 61/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med kvalitet Medveten och erkänner behovet Identifiering av metoder Kvalitetsindikatorer och kriterier finns Arbetet genomförs Reflektering över arbetet Effektivitet, lägre kostnad med oförändrad kvalitet eller bättre kvalitet till samma kostnad Identifiering av aktörer De är mätbara och uppföljningsbara Bedömningsgrunder används Strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet beaktas Aktörer har inflytande Aktörer kontrollerar kvalitetssäkringen Metoderna utvecklas Sammanlänkningar till andra fokusområden Kommentar: 62/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med kompetens Medveten och erkänner behovet Myndigheten identifierar sätt att jobba med kompetensutveckling Upprättade metoder som utbildningar med mera Kompetensutvecklingsarbete genomförs Reflektering kring kompetensutveckling och erfarenhetsöverföring Kompetensutveckling integrerad i arbete Det finns erfarenhetsöverföring Metoderna utvecklas Det finns bedömningsgrunder Sammanlänkning till andra fokusområden 1/22 När man vill få fram en översiktlig bild Vid vissa tillfällen vill man få fram en översiktlig bild över hur myndigheten jobbar med fokusområdena. I det fallet kanske man bara har läst årsredovisning och ett mindre antal andra dokument. Detta kan vara bra att göra i ett första skede för att få fram en ungefärlig bild över var myndigheten ligger. Undersökningen av effektiviseringsarbetet kan delas in på följande sätt: 1. Inläsning Man börjar med att läsa årsredoviningen, det är ofta det första dokumentet som ger en bild över en myndighets verksamhet under det gånga året. Man börjar med att läsa årsredovisingen utan att värdera. I detta skede kan man också läsa myndighetens instruktion och regleringsbrev för att få kännedom om vad som är myndighetens samhällsmål och uppdrag. 2. Värdering genom checklistan Efter att man har läst årsredovisingen, myndighetens instruktion och regleringsbrev påbörjas undersökningen genom checklistan med frågeställningarna. Då checklistan börjar med fokusområdet resurshushållningen ska man börja leta efter de stycken i årsredovisningen som handlar om resurshushållningen, där ska man leta efter svar på frågor i checklistan. På liknande sätt undersöker man fokusområde efter fokusområde. Man letar efter de stycken som beskriver det som är kopplat till fokusområdet. I checklistan kan man också notera de sidor där man har hittat information kring svaren. Det underlättar sedan när man skriver kommentarer och bedömningar. Hur man ska tolka När det handlar om att få fram en första helhetsbild från en årsredovisning kan det vara svårt att utläsa explicita svar på frågeställningarna. Här kan man ha en större tolkningsmarginal. Man ska tänka i banor ”verkar det som att myndigheten har genomfört dessa åtaganden”. I de svåraste fallen kan man skriva ”svårt att besvara, mer information behövs”. Dessa frågor kan man då istället ställa i samband med intervjuer när man gör en djupare undersökning. När man kommer till de högre nivåerna och myndighetens eventuella uppnående av dessa ska man titta extra noga efter de resultat som myndigheten skriver om. Finns det beskrivet vad arbetet lett till? 2/22 3. Färglägga matrisen Efter att man ha besvarat frågeställningarna i checklistan går man vidare till matrisen. Om frågeställningen har besvarats med ja färgläggs rutan med grön färg, om frågan har besvarats med delvis färgläggs rutan med gul färg, om frågan har besvarats med ett nej lämnas rutan ofärgad. I de fall där det finns flera frågor och det har blivit olika svar, till exempel om det är fler ja än delvis och nej så blir rutan grön. I det här skedet är inte detaljnivån viktig, utan helheten. Här nedan visas ett exempel på hur det kan gå till. Om myndigheten har ett medvetande och erkännande över att den måste effektivisera sitt arbete med resurshushållningen och enkla processer så markeras dessa rutor med grön färg. Frågan ”Verkar det som att myndigheten har ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet?” har alltså besvarats med ett ja. Om myndigheten när det gäller identifieringsnivån har delvis gjort åtgärderna så markeras rutan med gul färg. När svaret är nej så lämnas rutorna ofärgade. Fokusområden Nivå 1: Nivå 2: Nivå 3: Nivå 4: Nivå 5: Medvetande Identifiering Upprättande Genomförande Genomförande- Nivå 6: Utveckling reflekterande Arbete med Medveten och Strategier och Strategier och Arbetet Arbetet genomförs Uppnåendet av resurser erkänner metoder metoder är genomförs och utvärderas. kostnadseffektivitet. behovet identifieras definierade. Metoderna utvecklas Sammanläkning till de andra fokusområdena Arbete med Medveten och processer erkänner behovet Enkla processer Strategier och Strategier och Arbetet Arbetet genomförs Kostnads- metoder metoder är genomförs och utvärderas effektivitet identifieras definierade Metoderna utvecklas Sammanlänkning till de andra fokusområdena 3/22 När man sedan har de sju fokusområdena i matrisen och färgat de olika rutorna kan man på ett lättöverskådligt sätt se var myndigheten befinner sig i de olika delarna. Fördelen med att använda färger är att de ger en lättöverskådlig visuell bild över verksamheten som är lätt att ta till sig och förstå. Sammanfattningsvis, vid den översiktliga bedömningen ska man använda: Checklistan med frågorna. Matrisen som färgläggs. Följande checklista ska användas vid den översiktliga bedömningen: Arbete med resurser Nivå 1: Medvetande 1. Verkar det som att det finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? Nivå 2: Identifiering 2. Verkar det som att det identifieras metoder/strategier för att arbeta med resurshushållning? Nivå 3: Upprättande 3. Verkar det som att det finns upprättade instruktioner med metoder/strategier som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning? Nivå 4 Genomförande 4. Verkar det som att arbetet börjat genomföras enligt de framtagna instruktionerna? Svar 4/22 Nivå 5: Genomförande-reflekterande 5. Verkar det som att det finns utvärdering/reflektering kring arbetet med resurshushållningen? Nivå 6: Utveckling 6. Verkar det som att det finns tecken på kostnadseffektivitet i form av minskade kostnader och samma verksamhet eller mer av verksamheten för samma kostnader? 7. Verkar det som att det sker en utveckling av metoderna? 8. Verkar det som att det finns sammanlänkning till andra fokusområden? 9. Till vilka andra fokusområden sammanlänkas det? Arbete med processer Nivå 1: Medvetande 10. Verkar det som att det finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med processer? Nivå 2: Identifiering 11. Verkar det som att det identifieras metoder/strategier för processförbättring? Nivå 3: Upprättande 12. Verkar det som att det finns upprättade instruktioner som berör hur myndigheten jobbar med sina processer? Svar 5/22 Nivå 4: Genomförande 13. Verkar det som att arbetet med processer börjat genomföras? 14. Verkar det som att rättsäkerhet och kvalitet beaktas? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 15. Verkar det som att det finns utvärdering/reflektering kring arbetet med processer? Nivå 6: Utveckling 16. Verkar det som att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet utifrån processarbetet? 17. Verkar det som att myndigheten har uppnått måluppfyllelse utifrån processarbetet? 18. Verkar det som att rättsäkerhet och kvalitet beaktas? 19. Nämns något om utveckling av metoderna? 20. Verkar det som att det finns sammanlänkning till andra fokusområden? 21. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Arbete med prestationer Nivå 1: Medvetande 22. Verkar det som att det finns ett medvetande om att myndigheten ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det Svar 6/22 gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 23. Verkar det som att det finns ett medvetande om att myndigheten ska göra en tolkning av uppdraget, en koppling till myndighetens instruktion? 24. Verkar det som att det finns ett medvetande om att myndigheten måste göra ett urval och kommentera detta? Nivå 2: Identifiering 25. Verkar det som att det sker en identifiering av metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 26. Verkar det som att urval identifieras och kommenteras? 27. Verkar det som att det finns en koppling till myndighetens instruktion? Nivå 3: Upprättande 28. Verkar det som att det finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 29. Verkar det som att myndigheten börjat definiera och kommentera urvalet? 30. Verkar det som att man gjort en tolkning av instruktionen? Nivå 4: Genomförande 31. Verkar det som att arbetet genomförs utifrån metoder som 7/22 redovisar hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 32. Verkar det som att det finns ett reflekterande synsätt kring redovisning av prestationerna? Nivå 6: Utveckling 33. Verkar det som att det finns beskrivet en utveckling av prestationsarbetet? 34. Verkar det som att arbetet med prestationer är sammanlänkat till de andra fokusområdena? 35. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Arbete med effekter Nivå 1: Medvetande 36 Verkar det som att det finns ett medvetande om att myndigheten ska börja arbeta med att undersöka effekter som den skapar ute i samhället? Nivå 2: Identifiering 37. Verkar det som myndigheten identifierar metoder för att börja arbete med effektmätning? Nivå 3: Upprättande 38. Verkar det som att det finns metoder för att undersöka effekter? Svar 8/22 Nivå 4: Genomförande 39. Verkar det som att myndigheten har börjat undersöka effekter? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 40. Verkar det som att myndigheten reflekterar över undersökningen av effekter? Nivå 6: Utveckling 41. Verkar det som att myndigheten utvecklar sin verksamhet genom att ta hänsyn till effekter? 42. Finns sammanlänkningar till andra fokusområden? 43. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? Arbete med kvalitet Nivå 1: Medvetande 44. Verkar det som att det finns ett medvetande om att myndigheten måste arbeta med kvalitetssäkringen av det den gör? Nivå 2: Identifiering 45. Verkar det som att myndigheten identifierar metoder för kvalitetssäkringen som indikatorer och kriterier? 46. Verkar det som att det sker en identifiering av aktörer som ska ges inflytande över kvalitetssäkringen? Nivå 3: Upprättande 47. Verkar det som att det finns Svar 9/22 kvalitetsindikatorer och kriterier? 48. Verkar det som att det finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen? Nivå 4: Genomförande 49. Verkar det som att kvalitetssäkringsarbetet genomförs? 50. Verkar det som att aktörer kontrollerar kvalitetssäkringen? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 51. Verkar det som att myndigheten reflekterar över kvalitetssäkringen? Nivå 6: Utveckling 52. Verkar det som att myndigheten visat tecken på effektivitet i form av att en verksamhet utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad? 53. Verkar det som att kvalitetssäkringen beaktar strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet? 54. Verkar det som att aktörernas synpunkter är integrerade i utvecklingsarbetet? 55. Verkar det som att metoderna utvecklas? 56. Verkar det som att kvalitetsarbete är sammanlänkat till de andra fokusområdena? 57. Till vilka andra områden är det 10/22 sammanlänkat? Arbete med kompetens Nivå 1: Medvetande 58. Verkar det som att det finns ett medvetande om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens? Nivå 2: Identifiering 59. Verkar det som att myndigheten identifierar sätt att jobba med kompetensutveckling? Nivå 3: Upprättande 60. Verkar det som att det finns upprättade metoder för kompetensutveckling? Nivå 4: Genomförande 61. Verkar det som att myndigheten genomför arbetet med kompetensutveckling? 62. Verkar det som att det finns erfarenhetsöverföring? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 64. Verkar det som att myndigheten reflekterar över kompetensutvecklingsarbetet? 64. Verkar det som att myndigheten reflekterar över erfarenhetsöverföring? Nivå 6: Utveckling 65. Verkar det som att kompetensutveckling är integrerad i Svar 11/22 arbetet? 66. Verkar det som att metoderna utvecklas? Arbete med omvärldsbevakning Nivå 1: Medvetande 67. Verkar det som att det finns ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning? Nivå 2: Identifiering 68. Verkar det som att metoderna för omvärldsbevakning identifieras? Nivå 3: Upprättande 69. Verkar det som att det finns definierade metoder för omvärldsbevakning? Nivå 4: Genomförande 70. Verkar det som att arbetet med omvärldsbevakning genomförts? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 71. Verkar det som att det finns reflektion kring omvärldsbevakning? Nivå 6: Utveckling 72. Verkar det som att omvärldbevakning är integrerad i verksamheten? 73. Verkar det som att informationen används för utveckling och beredskap? 74. Verkar det som att metoderna utvecklas? Svar 12/22 Efter att man har besvarat frågeställningarna används matrisen som färgläggs. Man börjar med att färglägga fokusområde var för sig för att sedan färglägga hela matrisen. 13/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med resurser Medveten och erkänner behovet Strategier och metoder identifieras Strategier/metoder är definierade. Arbetet genomförs, strategier, metoder beaktas Arbetet genomförs och utvärderas. Det finns resultat som kommenteras Uppnåendet av kostnadseffektivitet. Metoderna utvecklas Sammanlänkning till andra fokusområden. Kommentar: 14/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete mer processer Medveten och erkänner behovet Strategier/ metoder identifieras Strategier/ metoder är definierade Arbetet genomförs, strategier, metoder beaktas Arbetet genomförs och utvärderas, Kostnadseffektivitet Enkla processer Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Metoderna utvecklas Det finns resultat som kommenteras Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Sammanlänkning till andra fokusområden 15/22 Kärnprocesser Medveten och erkänner behovet Strategier/ metoder identifieras Strategier/ metoder är definierade Arbetet genomförs, strategier, metoder beaktas Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Arbetet genomförs och utvärderas, Kostnadseffektivitet Metoderna utvecklas Det finns resultat som kommenteras Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Sammanlänkning till andra fokusområden Kommentar: 16/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med prestationer Medveten och erkänner behovet Metoder identifieras, prestationsurval och uppdragstolkning identifieras Metoder är definierade, urvalet definierat, tolkning definierat Arbetet genomförs baserat på metoder, urvalet kommenteras, tolkning kommenteras Arbetet genomförs och utvärderas, Metoderna utvecklas Det finns resultat som kommenteras Sammanlänkning till andra fokusområden Kommentar: 17/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med effekter Medveten och erkänner behovet Strategier, metoder identifieras Strategier, metoder är definierade Arbetet genomförs baserat på metoder och strategier Arbetet genomförs och utvärderas Effektundersökning integrerad i verksamheten Det finns resultat som kommenteras Metoderna utvecklas Sammanlänkning till andra fokusområden Kommentar: 18/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med kvalitet Medveten och erkänner behovet Identifiering av metoder och aktörer som kvalitetssäkrar Metoderna är upprättade Arbetet genomförs Reflektering över arbetet Effektivitet Kommentar: Aktörer kontrollerar kvalitetssäkringen Aktörers synpunkter beaktas, resultat kommenteras Kvalitetssäkringen är integrerat i andra delar, metoderna utvecklas 19/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med kompetens Medveten och erkänner behovet Myndigheten identifierar sätt att jobba med kompetensutveckling Upprättade metoder som utbildningar med mera Kompetensutvecklingsarbete genomförs. Det finns erfarenhetsöverföring Reflektering kring kompetensutveckling och erfarenhetsöverföring Lärande organisation, kompetensutveckling integrerad i arbete, erfarenhetsöverföring sker aktivt. Metoder utvecklas Kommentar: 20/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete med omvärldsbevakning Medveten och erkänner behovet Myndigheten identifierar sätt att jobba med omvärldsbevakning Metoder är definierade, Arbetet med omvärldsbevakning genomförs Reflektion kring omvärldsbevakning. Omvärldsbevakning är en integrerad del i verksamheten Metoder utvärderas Metoderna utvecklas Kommentar: 21/22 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande- Nivå 6: Utveckling reflekterande Arbete med resurser Medveten och erkänner Strategier och metoder Strategier/metoder är behovet identifieras definierade Medveten och erkänner Strategier och metoder Strategier/metoder är behovet identifieras definierade Arbete med processer: Medveten och erkänner Strategier och metoder Strategier/metoder är Kärnprocesser behovet identifieras definierade Arbete med prestationer Medveten och erkänner Strategier och metoder Strategier/metoder är behovet identifieras, definierade Medveten och erkänner Strategier och metoder Strategier/metoder är behovet identifieras definierade Medveten och erkänner Strategier och metoder Strategier/metoder är behovet identifieras definierade Medveten och erkänner Mål och metoder identifieras Mål/metoder är definierade Arbete med processer: Enkla Arbete med effekter Arbete med kvalitet Arbete med kompetens Arbetet genomförs Medveten och erkänner behovet Kostnadseffektivitet utvärderas Arbetet genomförs Arbetet genomförs och Effektivitet utvärderas Arbetet genomförs Arbetet genomförs och Effektivitet utvärderas Arbetet genomförs Arbetet genomförs och Metoderna utvecklas utvärderas Arbetet genomförs Arbetet genomförs och Effektbedömning integrerad utvärderas Arbetet genomförs Arbetet genomförs behovet Arbete med omvärldsbevakning Arbetet genomförs och Arbetet genomförs och Effektivitet, kvalitetssäkringen utvärderas är integrerad Arbetet genomförs och Lärande organisation utvärderas Mål och metoder identifieras Mål/metoder är definierade Arbetet genomförs Arbetet genomförs och Omvärldsbevakning är utvärderas integrerad
© Copyright 2024