Ledarskap, strategi och kultur Efter universitetsstudier i ekonomi, pedagogik m.m. och arbete i multinationella koncerner har Björn Jilsén och Robert Cadonau under 20 år arbetat med utvecklingsuppdrag över hela världen. Tillsammans leder de Core Of Development som specialiserat sig på att accelerera strategisk utveckling och genomförande. Motorn i deras förändringsstöd är ett nytt, modernt ledarskap som praktiskt involverar alla medarbetare i konkret förändring. Möten med tusentals ledare från över 50 länder har givit dem unik inblick och förståelse i vad som är kärnan i utveckling, nämligen integration av ledarskap, strategi och företagskultur. Med olika skräddarsydda program tar Core Of Development ansvar för verkliga resultat. Det innebär ett solitt och genomförandefokuserat strategiarbete i alla grupper, och samtidigt skapande av en kultur som kännetecknas av samverkan, proaktivitet och ansvarstagande. Core Of Development erbjuder ett alternativ som är pragmatiskt, konkret och affärsdrivande. Mer än dubblerad marknadsandel på två och ett halvt år, accepterade globala standards i multinationella bolag, förankrade lokala strategier med tydliga aktivitetsplaner i alla länder, en förutsägbar och gemensam ledarstil och en trehundraprocentig ökning av vinsten på två år, är några av de resultat de bolag som vi har arbetat med har uppnått. – hur accelerera utveckling Ledarskap, strategi och kultur – hur accelerera utveckling Björn Jilsén och Robert Cadonau Kanske har du kommit till insikten att det inte längre fungerar särskilt bra att ge order eller driva medarbetarna med olika nyckeltal. Då söker du sannolikt ett trovärdigt och praktiskt arbetssätt som skulle kunna öka utvecklingshastigheten i ditt bolag. Core Of Development presenterar här ett högeffektivt och kraftfullt koncept för att leda människor på ett nytt och modernt sätt. Björn Jilsén & Robert Cadonau Core Of Development Core Of Development www.coreofdevelopment.com L E D A R S K A P, S T R AT E G I O C H K U LT U R Ledarskap, strategi och kultur – hur accelerera utveckling Copyright © 2015 Björn Jilsén och Robert Cadonau Ansvarig utgivare: Björn Jilsén och Robert Cadonau www.coreofdevelopment.com [email protected] [email protected] Framställd av Vulkan.se ISBN: 978-91-637-8573-3 Ledarskap, strategi och kultur – hur accelerera utveckling Björn Jilsén och Robert Cadonau Innehåll Förord............................................................................... 7 Varför ska du investera ett par timmar av din värdefulla tid?... 11 Läget idag ........................................................................ 15 Traditionella lösningar.............................................................16 Den auktoritäre ledaren ..........................................................19 Den auktoritäre ledaren – fördelar...................................... 21 Den auktoritäre ledaren – nackdelar.................................... 23 Den målstyrande ledaren ........................................................27 Den målstyrande ledaren – fördelar..................................... 28 Den målstyrande ledaren – nackdelar.................................. 30 Strategiarbetet idag..................................................................36 Koncept och program som erbjuds till stöd ............................39 Summering av läget.................................................................46 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare................. 49 Best Practice............................................................................50 Centrala initiativ.....................................................................51 Mervärde.................................................................................53 Tvärfunktionellt samarbete ....................................................55 Operational Excellence ...........................................................57 Kultur som konkurrensfördel..................................................58 COD – ett alternativt arbetssätt ............................................. 61 Teori och bakgrund ................................................................61 Tre ledarskapsskolor: order – mål – lösning.............................62 Rummet..................................................................................67 Tratten ...................................................................................70 Nyckeln är acceptans...............................................................73 Formel för arbetssättet.............................................................75 Ett nytt sätt att leda ................................................................76 COD -möte ...............................................................................80 COD -coachning .......................................................................84 COD -infrastruktur ...................................................................88 Emotionell infrastruktur..................................................... 89 Intellektuell infrastruktur.................................................... 91 Förslag till infrastruktur ..................................................... 92 COD -enkät för analys av utvecklingen................................... 96 Meningen med en strategi är att den ska genomföras...............98 Strategiprocessen med COD..............................................................101 Strategiskt resonemang i prosa............................................ 103 Lokala aktivitetsplaner är motorn...................................... 108 Hantera gränssnitten i en COD -process................................ 110 Hålla liv i utvecklingsprocessen.......................................... 115 Bygga en kultur.....................................................................118 COD-arbetssätt i verkligheten............................................ 123 Nedskärningar med COD -metodik.........................................125 Förbättringsarbete i fientlig miljö .........................................126 Operatörer och investeringar.................................................128 Anpassningar till verkligheten................................................130 Balans i COD -användandet ....................................................131 Hur ge input?........................................................................132 Ersätta, inte lägga till.............................................................133 Agera i kris............................................................................134 COD och mätetal....................................................................136 Bortom räckvidd...................................................................137 Arbeta med kunder och leverantörer.....................................138 Manage my manager.............................................................139 Ledningsgruppens roll...........................................................140 Sammanfattning: Hur accelerera din enhets utveckling?..... 143 Förord Förord I mer än två decennier har vi, Björn Jilsén och Robert Cadonau, varit engagerade i att stötta enheter, både i stora bolag som ABB , Siemens och AB Volvo och i mindre. Vårt uppdrag har alltid varit att på ett strukturerat sätt förädla, och ibland förändra, det existerande ledarskapet till att involvera medarbetarna fullt ut. Deras engagemang är helt enkelt nödvändigt för att de strategiska planerna ska bli genomförda. Efter ledarskap och strategi är att ge verktyg för att bygga en ny kultur i bolaget den viktigaste delen av uppdraget. Vad är det då som har påverkat vår syn på hur man bäst använder dessa tre element för att så mycket som möjligt accelerera utvecklingen i en organisation? Självklart har våra tidigare chefer, ledare och arbetskollegor starkt bidragit, och även vårt förflutna inom idrotten – speciellt Björns tid inom elithandboll. Det finns förstås olikheter mellan idrott och näringsliv, men en del fenomen är väldigt likartade. Vi har genom åren sett det som är gemensamt, och har i princip alltid varit fokuserade på att förstå hur det går att optimera förutsättningarna för att prestera i lag. Handboll är en lagsport där lagen har lätt att hålla bollen under kontroll. Det innebär att varannan gång har det egna laget en chans att göra mål, och det går inte att som i ishockey och fotboll chansa och missa för att sedan vinna tillbaka bollen. I handboll gör lagen mål på cirka 45 procent av anfallen, vilket betyder att ett missat anfall riskerar att kosta laget 0,45 mål. Under alla matcher, och särskilt under ett OS eller VM , handlar det om lagets förmåga att samverka och tillsammans skapa det bästa utgångsläget för att ha högsta möjliga utdelningsprocent för ett avslut. Samverkan är förstås precis lika viktigt för försvarsarbetet. Under tio år av proffs- och landslagsspel växte 7 Förord frågan fram för Björn: hur gör man för att hitta det där läget där alla kan prestera på topp? Naturligtvis är träningsmängd och talang väldigt utslagsgivande, men det var förbluffande ofta som publiken fick uppleva att ett lag vann över ett gäng spelare som också råkade ha matchande tröjor och som egentligen var mycket bättre. Ett särskilt beteende upprepades i de lag som Björn hade mest framgång med, Redbergslids IK och Svenska Handbollslandslaget: Under 1980-talets täta och tuffa slutspel med RIK gick det – lyckligtvis – oftast bra. Laget vann flera år i rad, men det intressanta hände i de matchserier där vi hamnade med kniven på strupen. Det var vinna eller försvinna och vi beslöt att inför en sådan avgörande match byta ut en träning. Vi samlades allihop hemma hos en av spelarna och där lyssnade vi på var och en. Alla fick komma till tals och säga vad de tyckte inte fungerade. Därefter lät vi alla ge förslag på hur vi skulle lösa det på nästa match, en match som vi vann. Receptet var alltså framgångsrikt och vi fortsatte, ”nästa match” var nästan alltid seger för oss. Vid ett annat tillfälle – i Prag 1990 – hade Sverige sensationellt gått till VM -final. Under ett av taktikmötena inför matchen mot Sovjetunionen frågade förbundskaptenen: ”Vilka av er tror på vinst i finalen?” Till saken hör att Sovjetunionen då var obesegrad sedan mer än två år. Jag och ett fåtal andra spelare räckte inte upp handen, men majoriteten gjorde det och det blev en del upprörda diskussioner. Flertalet tyckte att det visade på dålig inställning att inte tro på sig själva, medan andra tyckte det var kvalificerat ”bull-shit” att invagga sig i en falsk illusion. Det borde givetvis inte ha varit så, men innerst inne var faktiskt de flesta nöjda med att ha kommit så långt som till final. Men om vi inte tog tag i vår inställning och gjorde något åt den skulle vi, som många andra sensationslag, få nöja oss med en andraplats. Visserligen en hedrande andraplats, men dock silver i stället för guld. Alla spelare trängdes tillsammans på ett av hotellrummen där proceduren att lyssna på var och en upprepades. Alla skulle ge sin bild, och det kändes att det var avgörande att varje spelare 8 Förord fick komma till tals och ge sin input. Framåt halv ett på natten hade vi skapat en samsyn. Båda läger hade rätt ifrån sina perspektiv, men slutsatsen var att vi inte kunde låta den unika chansen till ett guld glida oss ur händerna. Matchen vann vi med 27–24 med det öronbedövande stödet från 17.000 tjecker, som inte hade glömt den sovjetiska invasionen 1968. Jag är övertygad om att vi kan tacka en stor del av bragden det nattliga möte som svetsade ihop laget det där allra sista. Vårt mantra, att det var en once in a liftetime-chans, var däremot fullständigt fel analys. Sverige spelade sedan, under mer än ett decennium, i princip varje final i VM , EM eller OS … Vi ska inte tråka er med fler exempel från idrottsvärlden, men sättet att lyssna på var och en för att skapa samsyn kan framgångsrikt appliceras även i näringslivet. Trots att vårt arbetssätt bygger på sunt förnuft, är det i början alltid en stor omställning för de ledare vi tränar. Många har försökt att fullt ut involvera sina medarbetare i viktiga frågor, men de beskriver ofta att det inte har varit lätt att få det att fungera på det sätt som de har önskat. Utan rätt nycklar är det en risk att det blir så krångligt att man avbryter sina försök och i stället kör på i mer konventionella hjulspår. Under många år har de ledare vi utbildat beklagat sig över att vi inte har skrivit någon bok som de kan använda som stöd. Eftersom det ledarskap som Core Of Development – COD – erbjuder är olikt det som den absoluta majoriteten av världens ledare är vana vid, ville de ha en möjlighet att förklara för sina kollegor eller chefer hur det systematiska ledarkonceptet hänger ihop. Nu är boken skriven. Vi har ansträngt oss att hålla den praktisk, men ändå sett till att den täcker hela det upplägg som vi anser håller ihop ledarskap, strategi och kultur. Genom åren har vi plöjt igenom ett antal böcker i denna genre, och alltid varit frustrerade över det sätt många har kokat soppa på en spik. Hundratals sidor kring en och samma tes visar, enligt vår förståelse, på bristande respekt för läsaren tid. Så, vår intention 9 Förord har varit att hålla den koncentrerad och undvika alltför många upprepningar. Boken är främst skriven för dig som är ledare, oavsett i vilken position och storlek på bolaget. Den går att läsa i ett sträck eller också kan du använda den som uppslagsbok eller för att repetera de förslag vi presenterar. Det kan ibland vara nödvändigt att läsa vissa stycken fler än en gång för att se sammanhanget. För att underlätta har vi sammanställt en koncentrerad summering efter varje avsnitt. Under våra år som konsulter har vi arbetat i hundratals utvecklingsprocesser i ett dussintal stora och mellanstora bolag, vilket har varit en fantastisk möjlighet att bygga en erfarenhet i det vi gör. Att vi i dessa processer dessutom har haft förmånen att arbeta med ledare från runt femtio länder gör att vi upplever att vi har väldigt mycket på fötterna. Det allra största lärandet har vi fått under alla möten och träningar ute hos våra kunder. Vi hoppas och tror att du som läser den här boken kommer att ha verklig nytta och glädje av den. Björn Jilsén Robert Cadonau Varför ska du investera ett par timmar av din värdefulla tid Varför ska du investera ett par timmar av din värdefulla tid? Kanske har du kommit till insikten att det inte längre fungerar särskilt bra att ge order eller driva medarbetarna med olika nyckeltal. Antagligen har du redan undersökt, men inte funnit, ett trovärdigt alternativ för dig och dina kollegor i företaget. Ett praktiskt och tydligt arbetssätt, som skulle kunna öka utvecklingshastigheten i ditt bolag. Den här boken erbjuder dig ett högeffektivt och kraftfullt koncept för att leda människor på ett nytt och modernt sätt. Det innebär ett solitt och genomförandefokuserat strategiarbete i alla grupper, och samtidigt skapande av en kultur som kännetecknas av samverkan, proaktivitet och ansvarstagande. Högtravande? Ge dig själv ett par timmar och följ oss genom boken. Det du får är ett trovärdigt sätt att accelerera din och din enhets utveckling. Vi ger ett alternativ som är praktiskt, konkret och affärsdrivande, fjärran från de vanliga schablonerna för ledarskapsutveckling. Vi känner inte igen oss i facket med livscoachning, mellanmänskliga relationer, ”lära känna dig själv”, sensibilitetsövningar och dylikt. Inte heller i de standardprogram som rullas ut och som bygger på allmänt spridda fyrfältsdiagram och analyser, ”det svåra samtalet”, grupputveckling, konflikthantering etc. Vårt förslag passar inte heller speciellt bra ihop med dem som baserar sin form av ledarutbildning på tester, processer, siffror, mål och styrning för att få människor att göra det man vill. Vi inleder boken med en överblick över de med tiden alltmer otillräckliga konventionella ledarskapsskolorna, som har dominerat näringslivet under de senaste hundra åren. Därefter beskriver vi de frågor som blir allt viktigare i dagens och morgondagens ledargärning. Den tredje delen har vi vikt åt att redogöra för ett strukturerat arbetssätt som är ett effektivt alternativ till 11 Varför ska du investera ett par timmar av din värdefulla tid de gängse metoder som ledare idag sannolikt är tvingade att använda. Till sist har vi samlat redogörelser och exempel på hur COD -alternativet har använts i det verkliga arbetet ute i företagen. Boken avslutas med en sammanfattning av vårt förslag. Vi i Core Of Development har i årtionden varit djupt involverade i många bolags ansträngningar att utveckla sin verksamhet. Oavsett i vilket land, storlek på affären eller grad av globalisering har alla, och då menar vi alla, en enorm utmaning i att få de strategiska initiativen genomförda i varje del av företaget. De strategiska initiativen skulle, om de accepterades och genomfördes av organisationen, innebära mycket stora förbättringar av verksamheten och därmed det finansiella resultatet. Kvaliteten på dessa initiativ eller beslut är generellt sett hög, vare sig de är framarbetade av bolaget självt eller med stöd av de stora strategiska managementfirmorna. Oavsett vilket kvarstår frågan: hur ska man få alla medarbetare att förstå och bidra till de förändringar som kommer att vara nödvändiga? Många ledare ger sitt yttersta för att lösa denna fråga, dock utan att vara korrekt utrustade. De arbetssätt som normalt står till ledarskapets förfogande är idag helt otillräckliga och ger ofta kontraproduktiva verktyg till ambitiösa och kunniga ledare. I den mån dessa ledare tagit stöd av de stora managementfirmorna har, efter deras omfattande intervjurundor och djupdykande i sina databaser, strategin presenterats i en diger rapport och i en imponerande Powerpointpresentation. Frågor kring hur dessa idéer ska kunna genomföras i det verkliga arbetet avfärdas inte sällan av de kostymklädda konsulterna med att det blir en lokal fråga att lösa. Situationen blir tyvärr inte lättare om ledningen eller någon vd tagit fram en strategi, då genomförandet av den alltid kvarstår som en stor och svår uppgift. Medarbetarnas förståelse och acceptans är nyckeln till att skapa det engagemang som krävs för att starta upp aktiviteter som ska ta bolaget mot det strategiska målet. Med tanke på hur stora värden som står på spel är det förvånansvärt hur lite företagen i allmänhet investerar i att hitta mer 12 Varför ska du investera ett par timmar av din värdefulla tid effektiva sätt att, vilket de alla skriver i sina strategiformuleringar eller årsberättelser, använda sin allra viktigaste resurs – den egna personalen. Vi har i vårt arbete haft ynnesten att delta i tusentals ledningsgruppsmöten eller träningar och har varit delaktiga i en stor mängd utvecklingsprocesser. Denna erfarenhet har gett oss en tydlig bild av hur ledarskap, strategi och kultur tillsammans samverkar för att accelerera utvecklingen. Mer än dubblerad marknadsandel på två och ett halvt år, accepterade globala standards i multinationella bolag, förankrade lokala strategier med tydliga aktivitetsplaner i alla länder, en förutsägbar och gemensam ledarstil och en trehundraprocentig ökning av vinsten på två år, är några av de resultat de bolag vi arbetat med har uppnått. Vi är säkra på att det går att upprepas. Vad tror du att du och ditt bolag skulle uppnå om strategin var accepterad och tydlig för alla dina medarbetare? Om alla grupper hade tydliga planer för sin utveckling, om samverkan var på optimal nivå, om det var fokus på att hitta lösningar på problem i stället för att skylla dem på andra, och om kulturen präglades av respekt, ansvar och engagemang? 13 Läget idag Läget idag Vi vill i det här kapitlet visa vad vi har sett är den nuvarande situationen i näringslivet. Då vi arbetat i många olika segment, industrier, länder och bolag har vi kunnat iaktta en del trender som verkar vara allmänna. Det finns en mängd olika varianter, men de kan i stort beskrivas i två breda begrepp av ledarskapsfilosofier. Dessa filosofier passar inte längre in på de krav som ställs på dagens och morgondagens ledare, utan behöver ersättas med något nytt. Vi anser att det är viktigt att kritiskt granska de vedertagna ledarskapsfilosofiernas grundsyn, då de intensivt har präglat både ledare och medarbetare i många länder och under lång tid. Alla koncept som ska organisera och leda arbete eller utveckling i grupper, behöver ta sig an utmaningen att få de olika personerna att förstå sitt bidrag till gruppens uppgift. Det är ingen hemlighet att det finns olika vägar till att skapa förståelse eller en bild som fungerar som en ledstjärna för gruppens medlemmar. En sådan bild kan bestå av en instruktion eller en begäran att utföra en uppgift. Ledaren förmedlar en förklaring, bild, av vad han eller hon vill ha gjort. Ett annat sätt att skapa en bild av vad som ska utföras är att klargöra vad som måste uppnås. I det fallet ersätter målsättningen instruktionen som styrmedel. Båda vägarna syftar till att skapa förståelse av vad som ska verkställas. Frågan är hur ett tredje sätt att skapa ”verksamhetsstyrande bilder” av vad som behöver göras skulle se ut. De kommande avsnitten kommer att beskriva förhållanden och situationer som är lätta att känna igen. Vi har själva iakttagit ett stort antal sådana företeelser och har även fått det beskrivet för oss om och om igen av de ledare vi träffat. Det verkar finnas en uppgivenhet över bristen på alternativ till det existerande sättet att leda organisationer, och det är inte heller lätt för en 15 Läget idag individ att opponera sig alltför häftigt mot det som alla är en del av. Beskrivningarna av bakgrunden till de traditionella uppfattningarna och deras uppenbart olämpliga verktyg ger en bas för det Core Of Development-arbetssätt som vi i senare delen av boken kommer föreslå som alternativ. Traditionella lösningar Vi står inför en ny era, de traditionella ledarskapskoncepten räcker inte längre till. Detta är sedan länge uppenbart för många chefer, och inte minst för medarbetarna, i de flesta företag i både den offentliga och privata sektorn. Men i brist på trovärdiga alternativ fortsätter dessa koncept att år efter år fostra och forma ledare till att anamma de ledarstilar som definitivt passerat bäst före-datumet. Utmaningarna behöver hanteras på ett nytt systematisk och modernt sätt, då det är tydligt att de dominerande ledarskapskoncepten inte är utformade för att hantera dagens situationer. Under de senaste årtiondena har den ökande globaliseringen, den ultrasnabba informationsteknologin, de demografiska förändringarna, den finansiella och politiska osäkerheten och de nya generationernas förväntningar radikalt förändrat förutsättningarna för hur man ska verka som ledare. Sannolikheten att ledare kan dirigera den önskade utvecklingen av organisationen genom att själva ta rätt beslut, fördela tydliga uppgifter och följa upp dem noggrant måste betecknas vara obefintlig. Naturligtvis är det både möjligt och nödvändigt att ledningen beslutar i vissa frågor som att sälja, stänga eller köpa verksamheter, investera i nya produkter, anställa eller säga upp personal, men det räcker garanterat inte ända fram till målet som är att stimulera alla medarbetare till att bidra till att den strategiska förändringen blir framgångsrik. Oavsett kvaliteten på besluten kvarstår ett avgörande steg: hur skapar vi förståelse, acceptans och konkreta aktiviteter i alla delar av företaget för att kunna genomföra de förändringar besluten innebär? 16 Läget idag Det är en allmän samsyn kring att utvecklingstakten ökar på de allra flesta marknader och att konkurrensen dessutom hårdnar alltmer. I dagens arbetsliv ställs stora förhoppningar, eller rättare sagt krav, på allas vårt arbete, men framför allt på ledarskapet. Oavsett vilken verksamhet som bedrivs är ledarens förmågor avgörande för att utveckla organisationen på ett framgångsrikt sätt. Alla medarbetare är förhoppningsvis bidragande till bolagets utveckling, men ledarna har en överproportionell påverkan genom den makt eller möjligheter till inflytande deras roll innebär. Vi har alla säkerligen egen erfarenhet av vilken otroligt negativ inverkan på vår arbetssituation en dåligt fungerande chef har – och tvärtom, vilket fantastiskt lyft en bra chef kan innebära. Tyvärr är många chefer och andra ledare utrustade med otidsenliga, nästan antika, verktyg för sitt ledarskap. Den absoluta majoriteten ledare försöker komma tillrätta med de stora och växlande utmaningarna genom väl beprövade arbetsmetoder som att till exempel ge order, tillrättavisa, pressa, utmana, korrigera, skrämma, jaga, locka, sätta mål eller övertyga. Handen på hjärtat, är det troligt att ett sådant slags ledarskap medför att människor presterar sitt bästa? Eller rättare sagt, behöver du personligen en sådan chef för att du ska kunna åstadkomma ditt bästa? Under alla våra möten med tusentals ledare finns det ännu inte någon som svarat att de själva var i behov av att någon jagade, skrämde eller pressade dem, men fascinerande nog är det en relativ stor del som menar att andra människor behöver chefer som agerar i enlighet med ett sådant ledarskap. En ”sunt förnuft-kontroll” där ledare kort skulle reflektera över hur de själva reagerar om de blir föremål för en sådan behandling, borde tydliggöra vilka avigsidor detta arbetssätt kan medföra. Eftersom det konventionella ledarsystemet fortsätter att dominera, har uppenbarligen miljoner ledare över hela världen inte haft tid över för en reflektion av den typen. Efter mer än tjugo år i olika bolags utvecklingsarbeten med ledare och team från hela världen, har vi sett sammanhang och 17 Läget idag exempel som uppvisar en rad uppenbara tillkortakommanden hos de traditionella ledarstilarna. Dessa stilar finns i alla länder, i alla fall i de bolag och i de länder vi jobbat, men i lite olika grad. Det finns chefer som jobbar med detaljerade befallningar, de som sitter med uppföljning av nyckeltal i eviga telefonkonferenser och de som försöker involvera medarbetarna i viktiga beslut. Dessa ledarskapsstilar finns i en salig blandning i Kina, Japan, Brasilien, USA , Tyskland, Sverige och så vidare, även om det förvisso är övervikt åt det auktoritära ordergivandet i de mer hierarkiska asiatiska kulturerna medan vi i Sverige sedan länge tränats i att kritiskt ifrågasätta påståenden. Men det är fortfarande inte speciellt svårt att hitta ledare i Sverige som bygger sitt ledarskap på ett liknande fundament som är normalt i Kina. Det är förvånansvärt många ledare i väst som fortfarande verkar anse att deras uppgift är att pressa, bedöma, kritisera, jaga eller manipulera sina medarbetare till ett bättre resultat. Otaliga är de möten där någon nervöst ska presentera ett förslag till lösning för att möta en storm av ifrågasättanden och påpekande om fel från chefen. Det intressanta är att anledningen till beteendet är att öka sannolikheten för ett lyckat resultat och utveckling. Om denna ”tuffa” attityd vore logisk skulle det innebära att just den typen av ledarskap är nödvändig för att skapa rörelse, men antagligen är det så att chefen helt enkelt inte ser något annat val än att trava på i det konventionella spåret. Vi har sett att ledarskapet i de mellanstora och stora bolag vi jobbat med i stora drag består av två dominerande skolor: den auktoritära och den målstyrda. Först och främst ska det sägas att båda dessa system genom åren har varit framgångsrika. Den granskning man behöver göra är hur väl systemen är lämpade för den utmaning vi står inför idag. Analysen är inte enkel då många ledare som arbetar med de traditionella metoderna tycker sig se dagliga bevis för att det fungerar och att deras medarbetare visar upp ett beteende att de behöver denna typ av styrning. Den som jobbar på ett mer auktoritärt sätt kan säkert intyga hur lite ambitiösa, proaktiva, motiverade, kreativa och 18 Läget idag företagsamma deras medarbetare är om de släpper på trycket. Likaså kan de som litar på konceptet att sätta mål, följa upp och pressa på vittna om hur lite fokus, aktivitet, ansvar och driv deras medarbetare visar upp om inte de har tydliga mål satta och om inte uppföljningen är hård. Frågan är hur deras medarbetare har blivit sådana. Är beteendet rotat i deras natur eller ett resultat av den påverkan själva systemet utövat? Låt oss ge en bild av vad vi i Core Of Development har sett, när vi på olika ställen i världen konfronteras med frågan hur en ledare ska arbeta för att på bästa sätt accelerera utvecklingen i sin enhet. Vi är säkra på att flertalet kommer dela vår uppfattning att det är hög tid att utveckla ett modernt ledarskap som ger ett alternativ till det som är utbrett idag. Ett ledarskap som fokuserar på sammanhang och lösningar, och som erbjuder ett sätt att agera som kan förfinas genom att personen i fråga tränar upp sina färdigheter och sedan använder det i det dagliga arbetet. Med andra ord ett arbetssätt som erbjuder ett metodiskt stöd som i sin tur medför en möjlighet till förbättring för alla ledare, oavsett på vilken erfarenhets- eller talangnivå de startar. Den auktoritäre ledaren Naturligtvis är det så att om man ser tillbaka på det förra seklets första sextio eller sjuttio år var den auktoritäre ledaren den mest framgångsrike. Det var ett top-downkoncept där chefen skulle kunna verksamheten bäst, och den som var mest kompetent i sitt operationella arbete blev befordrad till en ledarroll. Informationen var samlad i toppen och på grundval av den kunde ledningen fatta rätt beslut, som sedan kommunicerades ut till var och en. När medarbetaren var färdig med sin uppgift vände han sig till sin chef för att få ytterligare instruktioner, allt för att bibehålla kvaliteten i den lösning som ledningen bestämt var den bästa. Syftet var att säkerställa att underkvalificerad personal genom begränsade och repetitiva arbetsmoment, specialisering och övervakning använde ledningens kunskap till allt effektivare produktion. Logiken i det resonemanget byggde på 19 Läget idag att chefen var den som visste mest och bäst. Under industrialiseringens början var det antagligen också så. Genom historien har den auktoritäre ledaren varit inriktad på att ge befäl och begära lydnad, och detta arbets- och synsätt har haft en stor påverkan på hur vi ser på ledarskap. Modellen har klara militäriska inslag, bland annat används den engelska termen officer fortfarande i det amerikanska CEO – Chief Executive Officer, och Chain of Command beskriver befäls- eller informationsordningen. När modellen i början av förra seklet etablerades, kännetecknades marknaden av en stor efterfrågan och en för liten tillgång. Obalansen var till producenternas fördel och resulterade i säljarens makt att bestämma över vilka produkter som erbjöds vem och med vilka villkor. Eftersom tillgången inte kunde möta efterfrågan blev det stora fokusområdet att optimera sin verksamhet utifrån de interna prioriteringarna. Att optimera massproduktion och helst av standardprodukter var viktigare än anpassning till kunden. Produktionstakt och flöden var alltså mycket viktigare frågor än att förstå kundens behov, och utvecklingen av nya produkter skedde med ett tydligt inifrån-utperspektiv. Dessutom var anpassningar till kundens eventuella önskemål svåra att hantera med den produktionsfilosofi som gällde. Gedigen erfarenhet av de olika momenten och processerna var viktig, och värdesattes också högt i beslutsprocessen givet att personen i fråga hade rätt position i hierarkin. Det var även grunden till befordran i företaget, eftersom tanken var att då förändringstakten var låg behövde ledaren verkligen kunna arbetet som skulle utföras för att kunna instruera på bästa sätt. I dagens föränderliga verklighet har detta i normalfallet en tvivelaktig förankring, och att arbeta efter konceptet att endast följa instruktioner bedöms i allmänhet inte vara tillräckligt för att hantera nya utmaningar eller få till nödvändig utveckling för att möta nya krav på marknaden. 20 Läget idag Den auktoritäre ledaren – fördelar En av de eftersträvade fördelarna i en hierarkisk struktur är att det skapas klarhet i vem som har auktoritet att ge order och allokera resurser. Kommunikationen följer en klar linje, och det är lätt för de underställda att veta vem som ger svar på de frågor som ständigt dyker upp eller vem som ger direktiv till nästa steg. I denna kvalitetssäkring ingår att de kompetenta cheferna använder sin överlägsna överblick till att styra det dagliga arbetet för medarbetarna i den funktion de ansvarar för. Ledarskapet är enkelt att lära sig och behöver faktiskt inte någon speciell träning eller förståelse kring ledarskapsteorier. Arbetssättet inbjuder inte heller till att ledaren hamnar i förklaringar, diskussioner och andra svårhanterliga situationer som kräver takt, känsla och erfarenhet. Dessutom innebär synsättet att ju farligare arbetsuppgift eller situation, desto större fördelar medför en strikt hållning där en enda person ger tydliga order och kontrollerar. Det är svårt att inte hålla med om följdriktigheten och värdet i påståendet att i akuta krissituationer är det mest effektiva att någon ger tydliga direktiv vad alla ska göra. Det är sällan det passar att investera tid i att resonera eller försöka hitta goda gemensamma lösningar när huset står i lågor. Då är det bråttom att handla, och det snabbaste sättet att få till rörelse är att en person fattar beslut. En annan fördel är att om man organiserar arbetet i funktioner kan man med föreskrifter, repetitivt utförande och standards som använder kompetensen hos några få utnyttja detta till att instruera andra, ett slags kunskapens Scale of Economy. Ideologin har också varit fokuserad på effektivisering av produktionen, specialisering och kostnadsbesparingar på produkter. Tack vare den här sortens ledarskap kan kunder i dag köpa komplicerade produkter till mycket låga priser, så självklart har det auktoritära arbetssättets dominans ramat in en framgångsrik epok i industrialismens historia. Om den gamla tidens auktoritäre ledare dessutom var en rättvis och hederlig man eller kvinna, åtnjöt respekt och var 21 Läget idag trovärdig, så var resultatet självklart bättre än om personen hade rakt motsatta kännetecken. Den faderliga framtoningen förstärktes förr ofta av att det ansågs vara viktigt att företaget och ledningen brydde sig om sina anställda. Konkurrensen och prispressen var inte alls lika hård som idag, och det kunde innebära att de som inte klarade takten fick andra enklare och lättare uppgifter. Många företag tog ansvar för sina medarbetare även utanför arbetet, och långt tillbaka hade de stora bolagen egna skolor och till och med sjukhus. De erbjöd en fast och trygg anställning och lockade med ett i princip livslångt kontrakt med företaget. Det finns många exempel på bruksorter där man fortfarande pratar om bruksandan och där lokala företag spelade en stark och viktig roll. De hade en lika lokal marknad och såg ett värde i att ta sitt ansvar på orten. Det existerade få koncept under den tidiga industrins framväxt som kunde möta de utmaningar de framväxande stora organisationerna medförde. Det militärinspirerade konceptet var ett kraftfullt sätt för ledningen att koordinera allt större organisationer med en allt större och mer komplicerad verksamhet. Ett allmänt synsätt som kan sägas präglade dåtidens arbete i stort, både det som utfördes på golvet och vid skrivbord. Arbetarna var underutbildade i förhållande till det arbete de skulle utföra, och de fick ta plats i ett produktionsmaskineri i avsaknad av automationsutrustning och robotar. Det var samma slags ledarskap bland dem som bland ingenjörerna som satt vid långa, raka rader av ritbord och konstruerade sin lilla del av ett större arbete med överingenjören patrullerande bakom ryggarna. Fördelarna måste rimligtvis ha varit större än nackdelarna under de dryga hundra år som detta ledarskap dominerade. Efter en god produktivitetsutveckling under de första årtiondena har denna modell börjat spela ut sin roll som motor i värdeskapandet. Det är vår absoluta övertygelse att efter år av ökande nytta har effektivitetsförbättringen avstannat, och nu ger detta arbetssätt inga större fördelar utan är idag till och med kontraproduktiv, se grafen på nästa sida.. 22 Läget idag Den auktoritäre ledaren – nackdelar Dessa ledarskapsmetoder har alltså designats för en nästan sekelgammal och helt annan sorts tillvaro än idag. En tillvaro där den största utmaningen var att få arbetarna att utföra de saker som ledarna beslutat var de riktiga. Det var mer en efterfrågan på lydnad och lojalitet än självständighet och kreativitet. Ledare gavs i och med sin maktposition auktoritet att ta beslut, och de hade en förväntan på sig att veta bäst. Det var antagligen inte alldeles trovärdigt ens på den tiden, men att på 2000-talet fortfarande agera efter den dogmen verkar direkt absurt. Även om ledaren skulle kunna vara den som är begåvad med mest kunskap, erfarenhet och intelligens, är det ändå inte i närheten av den sammanlagda komplementära kapaciteten hos en grupp medarbetare. Med andra ord, de beslut som tas i den auktoritära andan är – tvärtemot grundtanken i den modellen – inte alls bästa möjliga. Detta måste anses vara en uppenbar nackdel, eftersom just ledarens förmåga att ta rätt beslut rättfärdigar en mängd destruktiva beteenden i ledarrollen. Dessutom leder denna top-downbeslutsprocess till att den normale underställde inte har någon förståelse för varför beslut tas, vilket leder till att denne har mycket svårt att själv korrigera om något inte går som det var tänkt. Ledaren blir snabbt en flaskhals i sina försök att detaljstyra verksamheterna och den egentliga 23 Läget idag utvecklingshastigheten blir låg. Men den mest påtagliga avigsidan med den auktoritära detaljstyrningen är att acceptansen för att verkligen utföra det som beslutats blir minimal. Dels för att, som tidigare nämnts, medarbetarna inte har tillräcklig förståelse i och med att de bara fått ett enstaka kort direktiv. Dels för att de helt enkelt inte vill, eftersom de inte känner att de blivit tillräckligt respekterade eller involverade. Beslut kan tas snabbt, men det kan ge en förrädisk känsla av hastighet då det ibland är en evig kamp för många detaljstyrande ledare att få medarbetarna att göra som de är tillsagda. Den grundläggande idén är nu som då att förmågan till snabba beslut och en tydlig befälsordning ska göra verksamheten effektiv. I och med att mycket av den tidiga verksamheten fanns i lättövervakade fabriker, kunde ledningen kontrollera att rätt saker gjordes på rätt sätt. I bolag som idag inte är i behov av att få till någon märkbar förändring eller inte känner av den globala konkurrensen, kan det fungera hjälpligt med att förmedla procedurer och kunskap. Man kan på så sätt fortfarande profitera på den erfarenhet som upparbetats, allt enligt den auktoritära grundtanken. Det är förstås fortfarande möjligt att leda människor på detta gamla beprövade sätt. Är produktionen möjlig att dela upp i enklare repetitiva moment och om personalen inte har några större krav på att vara involverad, verkar det fungera acceptabelt. Tyvärr för detta synsätt finns det färre och färre verksamheter som uppfyller de här villkoren, och i vår del av världen är sådana bolag redan idag är mycket sällsynta. Det är snarare så att det blir allt tydligare att rörelsen är på väg i motsatt riktning. Det finns ett stort antal medarbetarundersökningar som visar att många känner att deras kunskap och erfarenheter inte utnyttjas i deras arbeten. De vill vara med och bidra mer än vad som är fallet idag, de vill göra skillnad och prestera bra. De efterfrågar ett ledarskap som utvecklar och förstärker deras möjligheter att ta initiativ och ansvar. Om dessa ambitioner inte tas till vara av arbetsgivaren, så är det rimligt att anta att kraften i rekylerna kommer att bli större och större. 24 Läget idag De mest uppenbara nackdelarna hos den auktoritära modellen härleds alltså från den människosyn som ligger till grund för valet att jobba med den. Det är svårt att värja sig emot att den verkar vara inriktad på att hantera medarbetare som saknar kompetens, driv, ambition, ansvarstagande, kreativitet, etc. Här ligger dissonansen i detta föråldrade system, för vem vill bli sedd eller behandlad som en person som saknar dessa positiva egenskaper? Låt oss för ett ögonblick anta att människor i grunden inte alls saknar alla dessa egenskaper utan ser sig själva som helt eller delvis det motsatta, givet att det sammanhang de finns i tillåter och stimulerar det. Vilken sorglig effekt skulle då inte ett auktoritärt ledarskap ha på de personer som är kompetenta, drivande, ansvarstagande, kreativa och fulla med ambition och som befinner sig i en verksamhet som utgår ifrån att de är precis tvärtom. De fattar antagligen snabbt hur läget är, anpassar sig till rådande system och beter sig som systemet förväntar sig. All ambition och kreativitet lägger de i stället antingen utanför arbetet i olika initiativ och projekt, eller för att på olika sofistikerade sätt lura systemet. Vi har hört de mest fantastiska historier om hur uppfinningsrikt arbetarna i fabrikerna utnyttjade sina egna förbättringar av arbetsprocesserna för att finta bort tidsstudiemännen och få till ett lätt ackord. Om den kraften i stället kunde ha stimulerats till att användas i företagets verksamhet och till att effektivisera produktionen, skulle produktivitetstillväxten varit helt unik. De stora nackdelarna förstärks av att samhällsutvecklingen påverkar särskilt de nya generationerna till att allt mindre acceptera auktoriteter och den här sortens ledarskap. Ungdomar av idag kommer garanterat vara svårare att få in detta system än de som klev in genom företagets portar för femtio år sedan. På senare år har det i många bolag växt fram en hybrid mellan den auktoritära och den målstyrande ledaren. Där sitter ofta stabspersonal i centrala enheter i lite större bolag och försöker hålla ihop utvecklingsarbetet med en struktur av nyckeltal. Synar man dessa nyckeltal, som kan uppgå till tjogtals, finner man 25 Läget idag att de som anses var de centralt ansvariga för processen i själva verket noggrant och detaljerat försöker instruera om det man vill att organisationen ska göra. Dessa instruktioner eller order är knapphändigt förklädda till ett slags aktivitetsmål, vilka i sin form egentligen är en mer noggrann uppbackning till att uppnå det mer övergripande målet. Ett exempel skulle kunna vara ett säljmål avseende en tillväxt i ett nytt segment, som understöds med ett antal nyckeltal inriktatde mot handlingar såsom antal besök gjorda hos nya kunder, antal offerter gjorda eller antal säljare som genomgått speciella utbildningar. Dessa detaljmål sätts säkert i en vilja att stötta organisationen att nå de övergripande målen, men kan i många fall tyvärr leda till motsatsen. I själva verket upplever många medarbetare sådana fokuserade mål som ytterst irriterande och manipulerande, ett sätt att ge en förtäckt order snarare än ett stöd. Ofta blir effekten att medarbetarna fokuserar på att endast lyda och utföra de aktiviteter som efterfrågas, med den följden att de bara ser en liten koppling till vad det ska leda till. Det är även sannolikt att den mesta energin går åt till att formulera om redan tidigare bestämda, eller till och med genomförda, aktiviteter och beslut så att de är mer i linje med vad som förväntas eller begärs. Det finns trots allt ofta en bonus som lockar dem som snällt lyder och ser till att rapportera in i ett format, så att det ser ut som att man möter det som efterfrågas. Summering Den auktoritära ledarstilen •• kräver ingen ledarutbildning, men erfarenhet •• har varit den oftast förekommande ledarstilen •• visar tydligt vem som vet bäst, bestämmer och har ansvaret •• har obefintlig eller låg nivå på information till medarbetarna •• har inget fokus på medarbetarens engagemang •• fostrar medarbetare till att passa in i systemet •• är ett minst 150 år gammalt koncept byggt på lydnad. 26 Läget idag Den målstyrande ledaren Den ansats som tog över under senare hälften av 1900-talet var att leda företagets produktion och utvecklingsprocess genom målstyrning. Den outnyttjade potentialen i alla miljoner medarbetare som i princip kopplat bort sin kreativitet och ambition under arbetstiden var enorm, och bolagen såg ett behov av att minska den direkta styrningen. Den kunskap som fanns på olika nivåer i organisationerna skulle användas genom att ledarskapet backade från privilegiet att bestämma de direkta aktiviteterna som skulle utföras. Man hade insett att det reaktiva synsättet att ge order, invänta genomförandet och sedan ge nästa order hade skapat många flaskhalsar bland ledarna i bolaget. Lösningen blev att ersätta order med ett krav på ett förväntat resultat, ett ramverk som den som skulle uppnå målet hade att förhålla sig till. Målen gjorde prioriteringen enkel och tydlig, vilket bidrog till att skapa fokus kring de viktigaste frågorna. Idag är det, med rätta, helt otänkbart att inte ha koll på sina nyckeltal vare sig de är cash-flow, marginalutveckling, kvalitetsbristkostnader, omsättningshastighet, lager eller dylikt. Mål används i bemärkelsen önskad nivå eller tillstånd, och tanken är att de ska sättas tillräckligt högt för att stimulera till en förbättring av verksamheten. Systemet har ett stort fokus på ledningens rätt att definiera vad som ska uppnås, men lämnar förvånansvärt stor frihet i hur lösningen kan se ut för att nå de uppsatta målen. Det står utan tvivel att målstyrning ger resultat och fokuseringen ger driv mot att nå målen. Frågan är om det inte finns mer att hämta, speciellt i de fall där lösningen eller det som ska utföras inte är känd, svår att hitta eller odefinierad. De som sätter målen saknar ofta själva trovärdiga lösningsförslag på de problem som de underställda upplever hindrar dem från att nå de spänstiga målen. De medarbetare som dristar sig att be om råd hur de konkret ska göra för att uppnå tillsynes orealistiska mål, kan få svar som: ”Det är du som har betalt för att lösa dina frågor, inte jag!” eller ”Så länge du levererar det som förväntas, så får du göra som du vill.” 27 Läget idag Denna frihet att själv bestämma hur målen ska nås, en sorts minivariant av entreprenörskap, skapar givetvis ett stort driv och en hög energi hos de medarbetarna som har möjlighet att påverka hur de når det som fordras. Den skapar samhörighet i den funktionella gruppen, och i och med den tydliga riktningen och mätbarheten blir tävlingseffekten mot andra enheter en stark sporre och energikälla. Motivationen att vinna ska bidra till att leverera allt bättre resultat även för bolaget. Den målstyrande ledaren – fördelar Den viktigaste effekten av målstyrning, även kallad Management by Objectives, är att bolagets mål garanteras vara i linje med alla medarbetares fokus. Kraften ligger i att alla stimuleras att dra åt samma håll. Dessutom är idén att modellen ska leda till att medarbetarna i organisationen får en tydlig fostran i att fokusera på att leverera resultat. Viljan att anstränga sig hårdare för att bidra till att nå de önskade målen förstärks genom att man mäter förbättringarna kopplade till de mål som är satta. Det ska in sin tur leda till att medarbetarna tar fram dedikerade aktivitetsplaner, och dessa blir sedan föremål för en intensiv uppföljning. Ledarna ansvarar för att ta fram målen och mätetalen, och de ska också tillgodose att medarbetarna har de resurser de behöver i arbetet att nå dem. Detta skapar en distinkt klarhet av vad som är viktigt i bolaget, vilket borgar för att medarbetarna kommer vara effektivare i sina prioriteringar. Dessutom är ledningens möjligheter att ha uppsikt över de olika grupperingarnas framsteg och eventuella avvikelser synnerligen goda. Eftersom alla mål förväntas vara mätbara, kan man ha kontroll genom frekventa uppföljningar. Det är ett effektivt sätt att fokusera insatserna mot det som anses viktigt och därmed få alla att förstå vad som ska prioriteras. Det finns också ytterligare kraft att hämta ur organisationen genom att grupper uppmuntras till att tävla i hur de presterar. Jämförande av resultat, rankinglistor, priser för bästa prestation och andra tävlingar används till att skapa motivation och attityd 28 Läget idag för att vara beredd att arbeta hårdare. En sund rivalitet mellan grupperna gör att de anstränger sig mer, och viljan att vinna driver fram en prestationsförbättring i alla grupper som deltar i racet. Det är ingen tvekan om vem eller vilka som är ansvariga för resultatet, och detta gör att inget lämnas åt slumpen för att nå den egna gruppens nedbrutna mål och därmed uppfylla sitt bidrag till bolagens mål. Moral, motivation och delaktighet ökar i hela organisationen, då alla har en frihet att involvera sig i arbetet att uppnå de krav som ställs. Det är tryggt att få veta vad som krävs och det är tillfredsställande att se att man har lyckats uppnå det som förväntas. Grupper svetsas samman, och det uppstår mindre friktion inom varje grupp i och med att man mäter medlemmarnas gemensamma bemödanden att nå resultat. En annan viktig beståndsdel är motivationsstöd i form av någon sorts belöning när målen är uppnådda. I vissa system är tanken att detta ska ske så nära i tiden som möjligt för att förstärka viljan att upprepa ansträngningen. Belöningar av olika slag kan byggas in i bonussystem eller motsvarande för att säkerställa att motivationen alltid är riktad i linje med bolagets intresse. Under uppföljningarna har ledaren möjlighet att ge positiv och negativ feedback kopplad till uppfyllnadsgraden. En del kan vara nödvändigt beröm och en annan del kan vara inriktad på vassa frågor som till exempel varför nyckeltal inte uppnåtts. Detta är ett effektivt sätt att få ännu mer fokus på mål som inte uppnåtts, ingen vill stå med skammen att inte leverera. Analysen av dessa avvikelser leder till att krav och förväntningar på de ansvariga ökar och uppföljningen intensifieras. I vissa fall är det ofrånkomligt att chefer ökar trycket på sina medarbetare för att få dem att öka prestationen. Vill man få något gjort sätter man upp det som mål, och därefter ökar man pressen genom att ledaren intensivt följer upp hur utvecklingen ser ut. Tilltron är stor till dekretet ”Det som mäts, blir gjort!” Har medarbetaren dessutom en lösning eller en uppskattning av vad som är 29 Läget idag möjligt, så bör dennes syn utmanas och ifrågasättas. Allt för att stimulera medarbetaren att anstränga sig lite till. En följd av att styrmodellen med mål ledde till stora förbättringar var att produktiviteten ökade avsevärt då sättet att fokusera så hårt på nyckeltal skapade en tydlig insikt om vad som var viktigt. Stora initiativ sattes framgångsrikt in för att förändra den reaktiva detaljstyrningen, och med program som lyfte fram till exempel ”Kunden i fokus” eller ”Kunden betalar din lön”, sökte bolagen vägar att förbättra förståelsen och ansvarstagandet hos medarbetarna. Under slutet av 1900-talet drev dessutom många bolag i västvärlden tidsbaserade förbättringsprogram, där syftet var att – med mycket ambitiösa krav på sänkta genomloppstider – stimulera och involvera medarbetarna långt ner i organisationen att aktivt delta i effektiviseringsarbetet. Under de första åren blev också utvecklingen fenomenal, medarbetarna kände att de själva fick finna vägar för hur de skulle nå målen. Deras egen expertis och energi kunde användas till att hitta och skapa värden för verksamheten, och detta gav dem samtidigt en känsla av att vara involverade och delaktiga. Den målstyrande ledaren – nackdelar Det är få bolag av idag som tillåter sig att arbeta med ett koncept med mål som bara består av två eller tre nyckeltal, och som kan profitera på modellen fullt ut utan att begränsa friheten för medarbetarna i hur lösningen ser ut för att nå dem. De flesta har svårt att medge en sådan frihetsgrad, och de har framför allt svårt att avstå från att sätta upp en detaljerad kontrollapparat. Via Balanced Scorecards till frekventa rapportkrav, upplevs det uppenbarligen som nödvändigt att leta efter instrument som styr medarbetarnas aktiviteter i rätt riktning. ”Förtroende är bra, men kontroll är bättre” är en slogan som vunnit mark i stora delar av både privat och offentlig verksamhet. Det är inte bara en slogan, utan den följs också i det dagliga ledarskapet. I verkligheten har de stora förbättringseffekterna sedan länge avtagit, och idag återkommer ofta samma mål gång efter gång, 30 Läget idag år efter år. Det är inte vare sig synligt, tydligt eller logiskt vilka mål som stimulerat till vilka aktiviteter. Genom att kravmaskineriet har förtvivlat svårt att hitta nyckeltal som driver dagens viktigaste konkurrensfördelar som tvärfunktionellt samarbete, kreativitet, kultur eller kundnärhet, lever i många fall arbetssättet vidare i brist på alternativ. Idag är det inte många som tror att sätta höga och utmanande mål kan säkerställa att människor hittar lösningar för sina utmaningar. Se nedan vårt enkla försök att beskriva tesen. I detta arbetssätt körs i princip alla funktioner eller team som självständiga enheter för att kunna skapa mätbarhet. En naturlig följd blir då fokus på resultat och vilja att prestera, men andra värden som inte kan mätas som samverkan, stöd eller nytta för helheten blir sannolikt inte speciellt högprioriterade. Mål som är tydliga och viktiga som vinst, kassaflöde eller tillväxt är självfallet kraftfulla drivkrafter, men tilliten att endast en sådan styrning med ett fåtal mål ska vara tillräcklig saknas så gott som alltid. Ledningens bedömning är antagligen att friheten och ansvaret att själva välja rätt aktiviteter är alldeles för stor för att medarbetarna ska kunna hantera den korrekt. Eller också har historien bittert visat dem på så många tillfällen då medarbetare har överutnyttjat friheten till sin egen fördel utan tanke på helhetens bästa. Lösningen blir ofta att det övergripande målet backas upp med nya mål som begränsar självständigheten. Begränsningar 31 Läget idag av antal anställda, stopp för kostnader för resande, krav på marginaler, sparkrav eller säljmål per produkttyp etc. följs av ett batteri av parametrar som ska rama in uppdraget. Tanken är att i bästa fall förebygga, i sämsta fall kontrollera, att inga suboptimeringar eller misstag görs så att helheten får lida. Mål och budgetar har, i detta synsätt, också en tendens att uppfattas vara en ersättning för sanningen. Målen sätts på ovissa grunder, men därefter behandlas de som referensen som all rörelse ska bedömas emot. De kan vara fel satta, baserade på oriktiga antaganden, men det är ändå mot dem som allt mäts. I det sammanhanget kan man inte låta bli att fundera över hur många mål som har satts på detta svajiga sätt och som människor försöker nå. När målen senare visar sig vara orealistiska eller omöjliga, kan vi utgå ifrån att de inte har någon som helst effekt. Årtionden av intensivt arbete med att utveckla likartade instrument för att bättre säkerställa att människor kan målstyras till rätt handlingar, har eskalerat användandet av mätningar. När det blir tydligt att de satta målen inte leder till den förbättring, aktivitet eller beteende som efterfrågas, blir lösningen ofta att införa fler typer av målsättningar. Mål kan vara konstruerade i flera nivåer. För att öka motivationen kan det till exempel ge en tvåhundraprocentig bonus att prestera över målets lägsta nivå, och kanske en trehundraprocentig att prestera över nästa nivå. Man försöker lösa det uppkomna problemet med att använda mer av samma verktyg som orsakat det. Antalet mål fullständigt exploderar idag i bolagens fruktlösa strävan att avstyra alla möjliga avarter av initiativ för att skönmåla rörelsen mot målen, eller till och med utnyttja systemet för egen vinning. Dessvärre ger också det stora antalet mål alltför vaga och tolkningsbara riktlinjer för företagets medarbetare. Då stora mängder fokusområden ska nås, alla med sina detaljerade nyckeltal, blir fokuseffekten mycket, mycket tveksam. Backas detta upp med utsedda ägare eller drivers av alla de olika målen, lurar ett veritabelt kaos runt hörnet. Sannolikheten är stor att de flesta 32 Läget idag medarbetare helt resolut checkar ut, jobbar på som vanligt och försöker sedan i efterhand presentera det som i alla fall skulle ha gjorts, i en så fördelaktig form som möjligt. Diskussioner förs då om hur man på enklast sätt ska nå målen genom att till exempel kreativt ändra på rapportvägar, allokeringsregler, tolkningar, benämningar och mycket annat, i stället för vilka aktivitetsplaner man behöver identifiera och genomföra för att få till den nödvändiga utvecklingen. Idag har ett större bolag eller koncern ofta hundratals olika nyckeltal som ska vägleda organisationen i sina steg framåt. Fokus på allt betyder egentligen fokus på ingenting alls. Den enorma apparat som behövs för att rapportera och följa upp alla dessa olika nyckeltal leder till att hela företaget riktar sina blickar bakåt, eftersom redovisning av nyckeltal visar på det som redan har hänt. Det blir svårare att se hur man ska påverka framtiden genom att ägna ännu mer uppmärksamhet åt att följa upp fler mål. Visserligen hjälper nyckeltal till att få fokus på viktiga utmaningar eller nödvändiga förändringar, men när det handlar om att få till utvecklingsprocesser i hög takt eller hitta gemensamma lösningar med hög acceptans räcker det inte. Själva fokuseringen på de outnyttjade potentialerna i verksamheten gav i början god utdelning, ungefär som om du aldrig hoppat höjd och blir ombedd att hoppa femtio centimeter, sedan sextio och därefter sjuttio centimeter. Det kräver ingen större omfattning på förberedelser eller träning, utan själva kravet öppnar upp möjligheten att hoppa. Detta kravställande fungerar ypperligt om du har något att bryta ner och fördela din egen målsättning till, eller om lösningen till att uppnå det uppställda målet inte är särdeles komplicerad eller alltför beroende av andra aktörer utanför din funktion. Problemen uppstår när det saknas lösningar för att uppnå de nya kraven, ett svar på hur vi ska göra något på ett nytt sätt. Som i exemplet med höjdhoppningen: om du har lyckats nå en nivå där du hoppat 215 centimeter, blir det inte enklare att hoppa 220 centimeter bara för att någon kräver det. I stället måste det antagligen till en ny typ av träning, 33 Läget idag teknik, diet eller liknande. Fokus och energi måste koncentreras till att utveckla en lösning för hur du ska klara av att hoppa fem centimeter högre. Eftersom lösningen i grunden inte ändrar sig om det är fyra, fem eller sex centimeter som måste övervinnas, så är ett synsätt att målen inte behöver var speciellt detaljerade. Huvudsaken är att det erbjuds en kraftfull och robust process för att proaktivt ta fram lösningsförslag, annars talar egentligen mycket för att det som inte gick att uppnå igår inte heller kommer uppnås idag eller imorgon. Många bolag och enheter har nått nivån där målen tenderar att komma tillbaka år efter år utan att de uppnås. Mål som att bli nummer ett på marknaden, tvåsiffriga vinstmål, kvalitetsmål och lönsam tillväxt, de förblir bara mål. Kraven upprepas i nästa strategi eller budget utan att medarbetarna erbjuds ett bättre stöd. Stöd de behöver för att kunna ta fram lösningar till att övervinna de hinder som hindrade dem från att nå målen året före. En bieffekt är att de olika avdelningarnas eller enheternas självständighet och den svaga interna samordningen av processer, investeringar, kundbesök, IT -system, licenser, teknologi och mycket annat i många bolag har skapat en vildvuxen och kostsam flora av parallella lösningar. I en del bolag har avdelningar blivit resultatenheter och följaktligen tagit beslut för att optimera lösningarna för sina unika behov. Dessa växande kostnader skyldes under de första årtiondena av produktivitetsförbättringen, men de blev alltmer synliga när förbättringstakten avtog. En naturlig reaktion var då att försöka centralisera det som bör vara gemensamt, och vägen för många blev att standardisera processer. Man skulle ta fram den bästa lösningen i en arbetsprocess och rulla ut den till alla enheter, där tyvärr ofta intresset att anamma någon annans facit var, minst sagt, ljummet. Den största negativa effekten är dock risken för suboptimering. Den har alltid varit tydlig men ökade radikalt efter 1990-talet, då bland annat allt fler bolag började organisera sig i matriser. Mål och nyckeltal skapar ett entydigt fokus för de olika funktionerna. Det är i allmänhet ganska enkelt att hitta 34 Läget idag mål som styr och till och med förenar medarbetarna inom ett team, men det nästan omöjligt att hitta mätbara mål för alla de olika gränssnitt som dagens organisationer består av. Dessutom är det ingen överdrift att en stor del av målen är oförenliga med varandra. En funktion driver mot en optimering av sin verksamhet för att uppnå sina satta mål och nästa funktion i den interna värdekedjan gör likadant, fast givetvis inriktat på sina specifika och något motsägelsefulla mål. Då många i den egna funktionsgruppen har likartad bakgrund, synsätt och prioriteringar, är risken stor att deras gemensamma leverans är, utifrån deras eget perspektiv, av högsta klass, men orsakar onödiga problem hos nästa i kedjan. Ibland sker det utan vetskap eller vilja, men ibland väljer gruppen att säkerställa att de uppnår sina mål, även om det negativt påverkar någon annan eller helheten. Resultatet blir mycket ofta en silomentalitet, som tyvärr orsakar bolagen enorma kostnader. Till det kommer att det är få medarbetare som inser värdet av att anstränga sig utöver de satta budgetmålen. Målen är enligt systemet satta för att nås och prioriteringarna fokuserade på att nå det som krävs. Den tveksamma belöningen för att göra mer än förväntat är sannolikt att målet för nästa år höjs ännu mer, och att medarbetaren ändå bara får ut maxbonusen som han eller hon sedan länge redan uppnått. Följden blir också ännu större tryck på nästa års krav på förbättring av prestationen, utöver de normala standardkraven på fem till femton procents ökning från år till år. En sådan extraökning av nästa års krav är något som de allra flesta upplever som helt orealistiskt och inte gärna vill bidra till. I stället är det logiska att man, om till exempel årets säljmål uppnåtts redan i oktober, i princip gör allt för att flytta över försäljningen till nästa år. Inte sällan genom att erbjuda kunderna en lockande rabatt … Självklart finns det ett stort behov av både instruktioner och nyckeltal, men kanske från ett helt annat perspektiv. Även om det har skett en del utveckling under de sista femtio åren är mycket i grunden likartat: Ledaren ska ta beslut, bedöma andra, 35 Läget idag avgöra diskussioner, pusha medarbetare att prestera och skydda sina anställda. Synsättet är tydligt, du som är ledare befinner dig på en högre nivå än de du är satt att leda. Summering Den målstyrande ledaren •• ställer resultatkrav, men lämnar öppet hur kraven ska nås •• har under de senaste decennierna format ledarstilen •• utmanar, efterfrågar och följer upp •• följer lagen ”det som mäts blir gjort ” •• vill stimulera medarbetarens engagemang •• uppmuntrar till intern tävling •• vill att höga mål ska stimulera till nytänkande och utveckling. Strategiarbetet idag Strategiarbete i betydelsen hela processen från att skapa en bild av hur bolaget ska vara framgångsrikt i framtiden till att aktiviteter på individuell nivå har identifieras och genomförts, medför stora utmaningar. Värdet av att ha en idé om hur bolaget ska hantera förändringar i omvärlden för att skapa fördelar är stort. En del av vad som skulle kunna kallas strategi består av ledningsbeslut, och en annan del bygger på att medarbetarna börjar göra saker på ett nytt sätt. Den första delen har de flesta bolagen goda möjligheter att lösa, då de ofta har både kunnande och resurser för att analysera och ta rätt beslut. Däremot verkar frågan hur få alla att förändra sitt sätt att arbeta vara oprioriterad. I de konventionella tankegångarna beskrivs de strategiska idéerna ofta i mission-, vision- och values-beskrivningar. Ibland sker detta utan att det finns ett tydligt, metodiskt och stabilt stöd för hur arbetet ska drivas för att uppnå det önskade tillståndet. Detta önskade tillstånd brukar beskrivas i hårda termer – siffror – där begrepp som lönsamhet, tillväxt, marknadsledare, kvalitet och andra mätbara parametrar tar lejonparten av utrymmet. Men det finns också mjuka begrepp som passion, integritet, 36 Läget idag nyfikenhet och ansvarstagande i många bolags beskrivningar av det tillstånd som de ser som viktigt för framgång och överlevnad. De här begreppen ingår antagligen i beskrivningarna därför att de är viktiga egenskaper, och för tillfället inte på en tillräckligt hög nivå för att man ska nå dit man vill. Initiativet riktar sig mot att uttrycka eller beskriva den kultur som är den önskade. Detta ger givetvis en tydligare målbild, som är mer guidande än den endimensionella varianten som bara är ett batteri av siffror. Den stora frågan är: Om ett team eller någon av dess medarbetare till exempel inte har tillräckligt mycket passion, hur gör ledaren då för att ändra på detta? Om bolagen inte kan erbjuda ledare ett metodiskt arbetssätt för att utveckla sitt team eller en individ i den riktningen, så får man anta att dessa önskade tillstånd är så gott som verkningslösa som riktlinjer. Det är värdefulla egenskaper som beskrivs i sådana dokument, men om de inte kan backas upp med en lösning för hur de ska uppnås så återstår bara de traditionella verktygen. Du kan alltså välja mellan att tala om hur du vill att medarbetarna ska vara, och hoppas på att de därefter självständigt och självinstruerande transformeras upp till den önskade nivån, eller sätta ett mätbart mål på det du vill ska förbättras och därefter regelbundet bedöma hur dina medarbetare tar sig. Tyvärr visar det sig alltför ofta att detta inte är i närheten av att vara tillräcklig hjälp, utan ledaren får föra en tröstlöst kamp med trubbiga vapen utan att ha en lösning på hur han eller hon ska agera för att stimulera sina medarbetare att röra sig åt de önskade hållet. Andra koncept av det strategiska arbetet är byggda på att säkerställa en tydlig formulering av vad bolaget vill uppnå. Där beskriver ledningen hela processen från varför och vad som måste uppnås, till vilka mål som ska vara ledstjärnor. Medarbetarna ska därigenom övertygas om nödvändigheten i att fokusera hårdare på rätt saker. De flesta bolag verkar sedan sätta sin tilltro till att tiden och upprepningar av budskapet gör att en förändring långsamt får fotfäste. Efter några år hoppas bolaget att alla har förstått meddelandet och att det börjar bli 37 Läget idag naturligt att värderingarna följs. Förmodligen fungerar också den ständiga påminnelsen och diskussionen kring innehållet så att den allmänna acceptansen sakteliga förbättras. Ytterligare andra satsar på att skapa en strategisk planeringsstruktur, som i en process ska säkerställa att den som står för bolagets strategi kan nå ut till alla i organisationen. Ofta följs ett strukturellt flerstegsprogram av typen: 1. Visualisera strategin. 2. Sätt mätetal på önskade resultat. 3. Rapportera framsteg. 4. Ta beslut i linje med strategin. 5. Identifiera strategiska projekt. 6. Samordna strategiska projekt. 7. Kontrollera strategiska projekt. 8. Kommunicera strategin. 9. Anpassa individuella roller. 10. Belöna framsteg. Det är intressant att ingen av dessa tillvägagångssätt lägger någon större vikt på frågan hur man får medarbetare att förstå hur de ska bidra till genomförandet av strategin. Om den frågan nämns är det bara i förbigående, vilket visar att dessa approacher utgår ifrån att det går att planera fram en framgångsrik förändring. Det blir särskilt tänkvärt om meningen – eller syftet – med en strategi är att den ska ge stöd till alla medarbetare att kunna förstå hur de ska bidra till bolagets framtida utveckling. Summering Strategiarbete i dag •• beskriver sina mål genom mission, vision och values •• underskattar helt arbetet för att få till faktiskt resultat •• erbjuder ingen lösning hur aktivt nå det som önskas •• bygger på att kommunicera, förklara och övertyga •• ger trots allt en guide om hur det bör vara •• har efter lång tid viss effekt genom ständig påminnelse och bearbetning. 38 Läget idag Koncept och program som erbjuds till stöd En framgångsrik ikon inom managementteorier menade att ”Skills can be trained, values not.” Den tesen växte dock fram under en helt annan tidsålder än dagens, och ägde kanske sin riktighet under den perioden. Men med all respekt för en sådan guru, tillåter vi oss påstå att detta är fullständigt fel. Hela vårt skolsystem, hur vi uppfostrar våra barn, demokratiarbetet i vårt samhälle och inte minst allt hårt arbete i många företag visar på en sak: om inte vi säkerställer ett trovärdigt sätt att stimulera en önskad förändring av värderingarna, eller kulturen, då sköter någon annan det åt oss. Värderingar kan självklart påverkas av vårt arbetssätt, eller med andra ord av vårt beteende. Om du arbetar i ett företag där du inte förväntas bidra med idéer eller om du upplever att ingen lyssnar, så växer ett slags kultur fram. Finns du i ett sammanhang där du ska tävla mot och jämföras med dina arbetskamrater eller om du följs upp på halvt orealistiska mål satta av någon utan större insikt i ditt arbete, växer ett annat slags kultur fram. Frågan är vilket ledarskap som behövs för att stötta medarbetarna till att till exempel bli mer passionerade eller samarbetsvilliga. Hur ska du agera så att den logiska följden är att dina medarbetare blir mer av det som står i dessa värderingsönskelistor? För en sak står klar, det vore en fantastisk konkurrensfördel om vi i vår enhet kunde vara såsom det beskrivs. En annan approach som förunderligt nog fortfarande verkar attrahera en del ledare är att inspirera med höga och till synes orealistiska mål. Kärnan i detta angreppssätt är att insikten om hur mycket bättre man kan bli är alldeles för dålig. Lösningen är okomplicerad: lär er ställa banbrytande höga mål för att väcka organisationen, gör människor tydligt ansvariga och var oresonlig i uppföljning och resultatfokusering. Varför inte kalla till gemensamma möten där alla får stå upp och ta emot lovord om de levererat enligt krav eller skämmas om de inte har levererat det som förväntats? Samarbete mellan enheter och medarbetare är tänkt att lösas genom tydliga krav på det stöd som behövs 39 Läget idag eller begäran om en leverans, och därefter begärs en kvittens att mottagaren accepterat kravet. Ibland införs ett internt leverantör-kundförhållande för att skapa större fokus på samarbete. Kundavdelningen ställer krav till den levererande avdelningen, och det skapas ett artificiellt förhållande med mätningar av till exempel kundtillfredsställelse, nyckeltal som ska uppfyllas eller straffkostnader för orsakade problem. Det betyder att kravställandet kommer från en enhet som har en – ibland mycket – begränsad förståelse för de utmaningar som leverantören står inför. Det finns dessutom en risk att samarbetet inte mår speciellt bra av att kommunikationen sker genom krav i flera led. I andra fall har försöken att involvera människor lett till strategiska målstyrningsprogram. Där ser sig ledningsgruppen kallad att förklara hur resonemanget hänger ihop. Förklaringen skapar en tråd från den stora världen ner till ett eller några få fokusområden, som sedan fungerar som ledstjärna för varje arbetsgrupps förbättringsarbete. Det handlar om att förklara för och övertyga medarbetarna att svara ja på frågan om det som föreslås är rätt. Därefter ber ledningen medarbetarna hjälpa dem genom att få till förbättringar i de valda fokusområdena. För att ytterligare skapa tydlighet sätts ett mätbart mål, som så gott som uteslutande blir av typen ”öka hundra miljoner i intäkter”, ”öka fem procent marknadsandel”, ”minska kvalitetskostnaden med tjugo procent” och så vidare. Dessa mål är säkert viktiga att nå, men det var de antagligen även innan strategin bestämdes. De olika enheterna eller grupperna har sedan en tydlig mötesstruktur där de bestämmer vilka aktiviteter de kan bidra med för att nå det uppsatta målet. En sådan process förbättrar givetvis förståelsen för vad som är viktigt i organisationen, även om sannolikheten är stor att det som kommer ut är de vanliga, redan inplanerade, aktiviteterna för att arbeta med kostnader, marknadsandelar eller kvalitet. Detta arbetssätt sätter sedan sin tillit till att skapa mätbara mål på det som ska förbättras och en stram uppföljning. Med den strukturen som bas står tilliten till självorganisation, där man, förvånande nog, utgår från att 40 Läget idag genomförandet löser sig av sig självt. Då dessutom mycket i den målstyrda förbättringsprocessen i realiteten är alltför fördefinierat, finns det risk för att strategin inte leder till något som inte hade varit på agendan ändå. Många ledare har en känsla av att de konventionella ledarstilarna inte alltid räcker till, men de tycker sig inte ha några alternativ. De är på jakt efter att hitta ett annat sätt att leda människor på. Möjligen har de redan läst ett antal böcker om traditionell ledarskapsteori, men känt att dessa inte alltid inriktat sig mot att ge konkreta koncept hur det praktiska dagliga ledarskapet ska drivas. Berättelser om berömda chefer, entreprenörer och politiska ledare vars ledarskap mer handlat om att kunna se framtida förändringar, genomföra stora organisationsförändringar eller ha mod till att göra helt nytt. De flesta av oss har helt andra utmaningar än vad den – ofta amerikanska – litteraturen koncentrerat sig på. Den brukar ha fokus på stora förändringsprocesser för amerikanska bolag, politiska processer, entreprenörskap, hur öppna nya marknader etc., men den typen av arbetsuppgifter är det endast några få som har på sitt bord. Eftersom det verkar vara svårt att hitta trovärdiga alternativ, kan man förmoda att många ledare med åren finner sig tillrätta i de existerande arbetssätten och efter ett tag avtar också ifrågasättandet av det som inte fungerar tillfredsställande. Givetvis är det intressant och inspirerande att läsa om lysande personer som Nelson Mandela, Jack Welsh och Moder Teresa eller om bolag som Google, Apple och Procter & Gamble. Problemet är att hitta vad du konkret kan ta med dig till dina och din organisations utmaningar, och frågan blir hur du praktiskt ska omsätta det du har lärt av deras imponerande gärningar. Ett annat stöd för att utveckla ledarskap är de där listorna med egenskaper som bedöms vara grunden för att bli den optimala ledaren. Det är egenskaper som ärlighet, integritet, mod, uthållighet, karisma och trovärdighet, som självfallet är fantastiskt fördelaktiga inte bara för ledare utan för de flesta. Svårigheten ligger inte i att analysera och beskriva dessa egenskaper, utan 41 Läget idag hur man kan förvärva och utveckla dem. Uppmaningar att vara modig, rättvis, eller involverande hjälper inte alltid för att skapa en förändring hos de som får dem. Det är nog så att det är få förunnat att ha alla dessa egenskaper och då kvarstår, som vanligt, frågan: Hur ska jag som ledare arbeta för att utveckla dessa sidor? Om det inte finns några tydliga lösningar på hur jag ska agera som ledare och samtidigt träna mig själv, så blir det en mödosam väg att försöka bryta mina egna mönster och vanor. För många chefer erbjuder konceptet med situationsanpassat ledarskap en approach som är tänkt att vara mer flexibel och ge en möjlighet att anpassa ledarskapet till olika personligheter och situationer. Det är en inte alldeles lätt balansgång att anpassa sitt agerande efter vilken situation medarbetare – enskilda eller i grupp – befinner sig i vid just det tillfället eller, ännu mer utmanande, att analysera vilken personlighetstyp medarbetaren egentligen är. Tanken är att ledaren ska, efter hur situationen är, hitta ett tillvägagångsätt som möter de behov som uppstått. Dessvärre skiljer sig inte sällan förutsättningar och behov mellan de olika bedömande ledarna och de bedömda medarbetarna. Konsekvensen kan bli att medarbetarna inte känner igen sig i ledarens analys och val av approach. Det är till exempel få människor som ser sig själva som inkompetenta, ovilliga eller i behov av stark styrning, och detta får normalt till följd att polariseringen förstärks. Ledaren kan situationsanpassa och välja mellan roller som kopplas till ledarskapsstilar enligt bland annat följande kategorier: Direktiv – denna roll bygger på mikromanagement med instruktioner, kontroll, hot eller belöning. Modellen uppges passa bäst i krissituationer eller i risksituationer. Den upplevs inte fungera så bra om medarbetarna har alldeles för hög eller låg kompetens, eller om det finns ett behov av att få till utveckling. Vision – ger en tydlig långsiktig riktning vart företaget vill nå. Ledaren övertygar medarbetarna, är rättvis och korrigerar med fast hand. Riktning och standards behövs och ledaren har en stark integritet. Anses mer tveksam om medarbetarna har för 42 Läget idag låg kompetens, behöver tydliga riktlinjer och ledaren inte är tillräckligt trovärdig och karismatisk. Harmoni – är inriktad på att skapa goda relationer i gruppen, bland annat genom att undvika konflikter, få medarbetarna motiverade och se till att de trivs ihop. Rollen förutsätts fungera bäst i kombination med andra ledarskapsstilar, och när arbetsuppgifterna är enkla men kvaliteten på utförandet är viktigt. Passar sämre när utförandet eller prestationen inte är så viktigt, och i krissituationer. Demokrati – söker konsensus och commitment i gruppen. Uppmuntrar gruppen att ge input till beslut. Fungera bäst när gruppen redan kan samarbeta, är kompetent och situationen är stabil. Anses passa dåligt när gruppen måste koordineras, i krissituationer och när kompetensen i gruppen är för låg. Förebild – visar vägen med det egna högkvalitativa arbetet. Ledaren gör mycket själv och förväntar sig ett lika stort eget driv och lika god kvalitet av sina medarbetare. Föreslås när medarbetarna är specialister, kompetenta och engagerade. Tveksamt om det behövs utveckling, samarbete och koordinering med andra. Coach – fokuserar på att mer långsiktigt utveckla sina medarbetare. Stöttar, hjälper och erbjuder utmaningar för att öka medarbetarens förmågor. Rekommenderas när kompetens behöver utvecklas och när medarbetarna är motiverade och vill utvecklas. Har begränsningar när ledarens eget kunnande är för lågt, och kan leda till att lågpresterande medarbetare får för många chanser. Det är förvisso nödvändigt att förstå att människor är olika, men det borde vara förvirrande att utsättas för en chef som byter skepnad beroende på hans eller hennes bedömning av olika situationer. På måndag gäller demokrati, på tisdag direktiv och sedan på onsdag är det den demokratiska modellen igen, innan det är dags för lite vision på torsdagen … Det är nog inte fel att förutspå ett visst kaos, eller kanske till och med uppgivenhet bland medarbetarna. 43 Läget idag Till alla ledares försvar kan man göra en kort inventering av hur mycket praktisk ledarskapsträning deras utbildningar innehåller. I de större universitets- och högskoleprogrammen ingår nästan ingen träning, och de modeller som där erbjuds ger eventuellt en möjlighet till analys av vad som ska uppnås men aldrig hur du som ledare praktiskt ska hantera din grupp. Det är faktiskt fascinerande att topputbildningar för ekonomer, ingenjörer och jurister i princip helt undviker det absolut största arbetsområdet som en stor del studenterna kommer ha som huvudsysselsättning under större delen av sina karriärer. I den mån det ingår ledarskap i dessa kostsamma utbildningar verkar den uteslutande inrikta sig på perspektiv som ledningssystem, styrning, siffror och formler. Den tid för träning och erfarenhetssamlande som är nödvändig för en ledare för att bli trygg i nya arbetssätt, är tydligen inte tillräckligt högprioriterad på universiteten, högskolorna eller businesskolorna. Den del av utbildningen som handlar om detaljer, siffror och dylikt har haft den mätbarhet och tydlighet som behövs för att erövra merparten av resurserna och uppmärksamheten. Den del som berör helheter, sammanhang, relationer eller den praktiska delen av att vara ledare, har kanske inte haft ett tillräckligt språkbruk eller lobby för att få till en balans i uppmärksamhet mellan de båda perspektiven. Om resonemanget är att utbildning i att vara ledare får var och en själv tillgodose sig genom ”learning by doing”, eller genom att på eget bevåg plöja igenom ett antal MBA-relaterade böcker, så är det logiskt att de gamla modellerna biter sig fast i arbetslivet. I brist på alternativ kvarstår för de allra flesta att förhålla sig till de förhållningssätt som deras chefer haft, och efter bästa förmåga välja en väg som förhoppningsvis kommer att fungera. Detta skulle också vara en förklaring till varför, trots att vetenskap, sunt förnuft och erfarenhet visar på bristerna, de föråldrade ledarskapsbeteendena fortfarande dröjer sig kvar i arbetslivet. Henry Mintzberg, en stor guru på området, har in sin bok Managers Not MBAs (Berrett-Koehler Publishers, 2004) gjort processen kort 44 Läget idag med de förhärskande idéerna inom topputbildningar. Han pekar bland annat på att övertron på analyser och tekniker ger oerfarna ledare en vriden uppfattning om vad ledarskap är. De tar till sig ett arbetssätt utifrån ett batteri av analysmodeller för att använda sig av formler för olika situationer. Detta leder till en avhumaniserande effekt, inte bara för ledare utan för hela organisationen. De här förklaringsmodellerna försöker hantera ledarskapet med analyser av personlighetstyper, mognadsgrad på grupper, köpbeteenden, Change Management-steg och en mängd fyrfältsdiagram. Med dessa förenklade beskrivningar ska sedan en ledare anpassa sitt ledarskap för att styra verksamheten. Det är tyvärr inte tillräckligt att veta att du till exempel behöver säkerställa acceptans i organisationen för en förändring. Utmaningen kommer av hur du konkret ska göra. Det existerar alldeles säkert en mängd möjliga tolkningar av hur man löser en sådan utmaning, som att skicka ut ett mejl, informera på ett stormöte, delegera uppgiften till nästa nivå ledare, bygga in det i nästa målsättningsprocess eller involvera medarbetarna i hur de tänker sig bidra till att förändringen blir framgångsrik. Det är inte alltför svårt att se att dessa olika lösningsansatser har olika förutsättningar att bli lyckosamma. Summering Koncept och program som erbjuds till stöd: •• Många varianter byggda på att förmedla fördefinierade aktiviteter. •• Fokus är på att få medarbetaren att utföra, inte att delta i utvecklingen. •• Tilltron är stor på att processer och strukturer skapar rätt beteende. •• Olika varianter på att ställa krav eller sätta mål dominerar. •• Obefintligt stöd i hur praktiskt agera som ledare. •• Situationsanpassad ledarstil bygger på rätt analys av situation och person. 45 Läget idag Summering av läget Vår analys är säkert inte alldeles rättvis, och vi hävdar inte heller att detta är hela sanningen. Men vi har tillräckligt ofta upplevt bevis för analysens riktighet, och det med ett sådant eftertryck att vi gärna vill dela med oss av den. Vi kanske behöver balansera bilden något. Det är rimligt att anta att hundratals år av forskning av militären landat i en modell som fungerar för det den är till för. Det inser vi förstås. Hundratusentals ledare har uträttat häpnadsväckande saker och nått goda resultat med de arbetssätt som vi här framför en hel del kritik emot. Det vore förmätet av några konsulter att mena att alla de dugliga, ärliga och hårt arbetande människor som driver alla dessa mer eller mindre fantastiska bolag inte ska kunna vara både nöjda och stolta över sina bidrag. För att koppla ihop analysen kan vi använda vår enkla bild. Sett över längre tid har det auktoritära ledarskapet haft en växande framgång, för att sedan få en effekt som planade ut. Vi kan konstatera att därefter blev dess påverkan snarare en begränsande än en värdeskapande faktor. Efter att detta tillkortakommande blivit tydligt för många inom näringslivet, har det målstyrande ledarskapet gjort en liknande resa. Här är det dock så att suboptimeringen är den stora negativa kraften som gör att verkningsgraden avtar, och idag står vi inför utmaningen att initiera nästa koncept. 46 Läget idag Poängen är att det borde finnas en enklare, mer respektfull, energiskapande och resultatskapande väg än de konventionella system vi försökt beskriva tidigare i boken. Alla ledare förtjänar bättre verktyg än de som togs fram för helt andra situationer och för helt andra syften än dagens. Verktygen för en verkstadsarbetare har under samma tidsperiod utvecklats från slägga och skiftnyckel till avancerade CNC-maskiner. Ingenjörernas räknesticka och ritbord har ersatts med sofistikerade beräkningsmodeller och CAD/CAM-program. Säljarens block och penna bytts ut mot allehanda marknadsundersökningar och CRM-system, men ledarna förväntas använda samma verktyg som för flera decennier sedan. Eftersom valet av ledarskap då ansågs vara personligt och de flesta på sin höjd hade någon dags träning i att vara ledare, så får vi anta att det inte har varit något större fokus på att ta tag i denna fråga. En annan intressant iakttagelse är att det verkar vara tydliga och naturliga skiljelinjer i ledarskapsapproach mellan olika hierarkiska nivåer i många bolag. Det finns få ledningsgrupper som inte försöker arbeta enligt att lyssna på olika perspektiv, involvera alla i besluten och söka gemensamma lösningar. När sedan mellancheferna ska aktiveras, byts systemet till att byggas på förklaringar, övertalning och mätetal. I det sista steget, då medarbetarna ska tas med, återstår bara direktiv och krav på utförandet av det som ska vara nytt. Alltså: högt upp – lösningsorienterat, mellannivån – målstyrt och längst ner – auktoritärt. Motivation och engagemang följer, föga överraskande, samma mönster. Glödande intresse för besluten i ledningen, svalt i mellanchefsleden och iskallt på golvet … Vi ser det som att de två huvudspåren visserligen har varit framgångsrika under olika faser, men att de inte längre bidrar med det som en ledare idag behöver. De utmaningar de står inför är av en helt annan dignitet än de som var centrala för årtionden sedan. Att framgångsrikt hantera dessa utmaningar är avgörande för att bolagen ska kunna överleva. 47 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare Utmaningar för dagens och morgondagens ledare Oavsett om den bild som beskrivits i den första delen av boken är trovärdig eller inte, så kvarstår den viktiga frågan: Vad är det som framtiden bär med sig? De senaste hundra årens förändrade marknadssituation har format utvecklingen av ledarskapet till att vara riktad mot de specifika frågor som varit mest aktuella. Det är av största värde att de utmaningar företagen står inför kan mötas på ett sätt som är framgångsrikt. De traditionella ledarskapskoncepten är, enligt det vi iakttagit, designade för att hantera utmaningar som var de mest framträdande under den tidsepok de konstruerades och är inte längre tillräckligt effektiva. Förändringar i vår omvärld har lyft fram nya frågor, och de som kan lösa dem på ett bra och snabbt sätt kan skapa sig en konkurrensfördel på sin marknad. Dessa frågor, eller utvecklingsområden, är några av de viktigaste arbetsuppgifterna som ledare av idag har att hantera, och kommer sannolikt finnas på deras bord under ett antal år framöver. Ledarens uppgift är inte bara att hitta den bästa lösningen, utan det allra mest avgörande är att få den genomförd i praktiken. Vad hjälper intressanta och högklassiga lösningar som Blue Ocean Strategy, omorganisationer, gemensamma processer, Best Practice-program eller Lean Production om du inte har ett robust och praktiskt sätt att få de önskade förbättringarna att genomföras på individuell nivå. I vårt arbete har vi haft ynnesten att arbeta med olika företag i många olika länder. Mycket skiljer sig givetvis mellan alla dessa företags olika marknader och organisationer, men många frågor är samtidigt förbluffande likartade. Vid närmare eftertanke är det kanske inte så förvånande, då marknaderna och trenderna blir alltmer globala. 49 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare Vi ser att de flesta bolagens ledare står inför många nya frågor som behöver lösas så fort som möjligt. Några av de största och viktigaste utmaningarna är Best Practice, mervärde, tvärfunktionellt samarbete, Operation Excellence och kultur som konkurrensfördel. Best Practice Idag försöker många företag motverka den mångfald och självständighet som är resultatet av den decentralisering som målstyrningen inneburit. Eftersom de från ledningen önskade att målen var tydligt fastlagda men sättet att nå dem var upp till varje enhet, växte en mängd parallella lösningar och beslut fram. Vanligen innebar det att de enskilda besluten var gynnsamma för den som tog dem, men som helhet betraktat var det inte optimalt. Dels innebar det givetvis högre kostnader att ta fram och tillhandahålla olika lösningar för samma behov i olika delar av ett och samma bolag. Dels tillkom kostnader för den icke utnyttjade effektiviteten genom att inte använda den bästa möjliga lösningen i alla delar av verksamheten. Därutöver blev det omöjligt att lära av varandra för att sprida kunskap och smarta lösningar, vilket är basen i allehanda ständiga förbättringskoncept. För att motverka de negativa effekterna söker idag nästan alla bolag olika vägar för att se till att Best Practice fungerar i verkligheten, det vill säga att få medarbetare att de facto återanvända befintliga goda lösningar från övriga ställen i företaget. Bolagen kan göra stora vinster om de lyckas skapa och få igenom dessa gemensamma lösningar. Det finns en stor förbättringspotential om det effektivaste sättet att ta fram en produkt eller service kunde identifieras och göras tillgänglig för alla inom organisationen. Inköp kan synkroniseras och volymer kan slås ihop, så att stora kostnadsbesparingar och kvalitetsförbättringar kan ske. Detta tillsammans med en organisations disciplin att använda sig av de lösningar som tas fram, är fundamenten till en ökande köpkraft för bolaget. Det här har också länge varit ett starkt fokus i många företag. Svårigheterna är inte att hitta ett 50 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare bra, eller tillräckligt bra, val av produkt eller process, utan att få alla medarbetare att vilja använda det som tagits fram. Ibland har de egna lösningar som hanterar samma situation, process eller produkt som den gemensamma standarden ska hantera. Detta faktum försvårar normalt genomförandet avsevärt och Not Invented Here är en mycket dyr lyx att unna sig. Därutöver saknas ofta den lokala förståelsen för det möjliga fulla värdet av standarden i fråga, vilket leder till att dessa snabbt avfärdas som för dyra, krångliga, tunga och med tveksam nytta för kunderna. Det är enkelt att förstå svårigheten i att hitta nyckeltal för att stimulera och säkerställa samarbete eller utbyte av erfarenheter och framgångsrika lösningar. Det har trots allt försökts om och om igen, utan någon större framgång. I stället fungerar, inte speciellt anmärkningsvärt, utbytet av idéer och beredskapen att utnyttja andras lösningar bäst om man har en god och respektfull relation mellan parterna. För om relationen mellan individer eller grupper liknar den man har mellan goda kollegor eller vänner, är det snarare naturligt att ge och ta stöd. Skapar företagen forum där friktion, konflikt, klander och aggressivitet ersätts med respektfullt arbete, lyhördhet och sökande efter gemensamma lösningar, är det naturligt att alla inser att det är en stor fördel att låna goda lösningar av varandra. Best Practice är inte en teknisk fråga, en gigantisk databas eller processbeskrivningar, utan en fråga om inställning, interaktion, öppenhet och tillit. Det är en företagskultur där medarbetarna ser chansen att lära från andra som ett stöd till deras eget arbete att driva sin utvecklingsprocess. Hur ska du som ledare bygga en allmän beredskap i din organisation för att skapa och ta till era gemensamma lösningar? Centrala initiativ Resultatfokuseringen gav enheterna stora friheter att vidta de åtgärder de fann nödvändiga, och lika stora friheter att skapa lösningar för det unika behov som varje enhet ansåg sig ha. Konsekvensen blev en mängd parallella lösningar som var ämnade att lösa likartade problem, och i med den bristfälliga 51 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare koordinationen mellan dem utnyttjades resurserna i företaget mycket dåligt. Många företag utvecklar och driver centrala lösningar för att koordinera sina komplexa organisationer. Dessa lösningar eller processer designas av olika expertgrupper, som gör sitt yttersta för att hitta en optimal lösning för alla enheter i företaget. En sådan lösning har inte alltid arbetats fram med tillräcklig stor insikt i de olikheter som finns i villkoren för de olika delarna av organisationen. Det är i stort sett omöjligt för en arbetsgrupp att ha kunskap om de unika förutsättningar som råder i alla de olika länderna, regionerna, avdelningarna eller produktgrupperna. Inte sällan upplever de centrala arbetsgrupperna att medarbetare och ledare ute i bolaget inte är öppna och att de inte vill genomföra dessa initiativ. Ute i organisationen har alla fått information om det som ska genomföras, men trots det ser inget ut att hända i det operationella arbetet. Ingen därute opponerar sig eller uttrycker en vägran att utföra det som kommer centralt ifrån, utan allt ser ut att fortsätta som tidigare. Det är dessvärre stor sannolikhet att detta blir fallet i de allra flesta försök, då medarbetarna kort och gott kommer att vänta ut initiativen. Dels för att de inte ser syftet eller förstår vad det ska leda till, dels för att de inte vet hur de i detalj ska göra för att använda lösningarna till att skapa nytta för sin verksamhet. Många dyrbara investeringar når därmed aldrig sin fulla potential, utan kan på ett diffust sätt gå under. För att förbättra möjligheterna för att skapa acceptans och en högkvalitativ lösning har många initiativ sökt vägen att tillsätta arbetsgrupper med representanter från de delarna som berörs av den tänkta lösningen. Med hjälp av de skilda synsätten som därmed blir säkerställda blir ofta kvaliteten bättre, men acceptansen i till exempel en fabrik med hundratals operatörer är inte garanterad bara för att en eller två kollegor deltagit i arbetet. De personer som deltagit i en sådan arbetsgrupp är i regel positiva till resultatet, mycket beroende på att de har en, i förhållande till sina arbetskamrater, överlägsen förståelse i frågan och dessutom 52 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare varit genuint involverade i arbetet med lösningen. Det är rimligtvis så att om en person själv ger sitt bidrag till en lösning får den personen automatiskt en hög nivå av både förståelse och acceptans. Även om det vore en stor fördel att var och en var involverade i alla frågor för att säkerställa genomförandet, verkar det praktiskt besvärligt i de allra flesta organisationer. Särskilt de som har fler anställda än vad som får plats i ett normalstort konferensrum, måste hitta en annan väg. En väg som är pragmatisk och effektiv, och som ger organisationen en stabilitet och trygghet så att genomförda beslut också utförs. Hur skall centrala initiativ drivas för att garantera bästa möjliga resultat? Mervärde De flesta bolag i vår del av världen tvingas söka innovativa vägar för att undvika direkt prisjämförelse i kampen mot lågkostnadskonkurrenter. I marknadssituationer där produkterna eller servicen anses vara lika blir priset givetvis helt avgörande, vilket ger företag med lägst kostnad för produktion och säljarbete stora fördelar. I dagens marknader har den allmänna nivån avseende kvalitet och prestanda blivit så pass hög att även tidigare lågkvalitetsleverantörer börjar kunna erbjuda tillräckligt bra produkter, som är mycket konkurrenskraftiga för stora delar av kunderna. Om inte du kan hitta innovativa sätt att ge kunderna ett sådant mervärde att jämförelsen blir ogörlig, är utsikterna mörka om dina konkurrenter har en kostnadsfördel. I dag har många bolag fortfarande en tydlig Product- eller Service out-kultur. I de flesta fall är det ett stort fokus på att förbättra prestanda, minska vikt och utöka varianter, eller varför inte nå snabbare svarstider, smartare finansiering, högre servicenivåer etc. för att skapa konkurrensfördelar och ligga före konkurrenterna. Det mervärde som är avgörande för att ge en unik marknadsposition kan givetvis utgöras av teknologiska försprång, kvalitet, unika produkter eller sammansatta lösningar, men även support, kompetens, enkelhet eller trygghet kan vara 53 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare värden som kunden är beredd att betala ett högre pris för. De tidsfönster som öppnas för bolagen att utnyttja sina eventuella mervärdesfördelar blir mindre och mindre då, framför allt tekniska, försprång snabbt kopieras av konkurrenter. Det finns allt mindre tid för att penetrera marknaden innan någon medtävlare hunnit ta fram en likartad produkt. I det sammanhanget är det påtagligt att en utvecklingshastighet som det ledarskap som bygger på order eller nyckeltal erbjuder, inte räcker för att hinna få medarbetarna att förändra sina arbetssätt och prioriteringar under den korta tid som fördelen finns på marknaden. Det tar helt enkelt för lång tid att få organisationen att utnyttja situationen och utveckla affären i de tidsfönster där man är unik, om arbetssättet endast bygger på den sedvanliga tron på att använda press och krav. Förklaringen är enkel, ett starkt fokus på att kräva ett specifikt resultat ger inget eller otillräckligt stöd till medarbetarna att hitta de nya lösningar som behövs för att hantera de nya möjligheterna. Det må vara att några personer eller enheter hittar tillräckligt bra lösningar för att nå sina respektive mål och att just de lösningarna genomförs i en tillräckligt snabb förändringsprocess, men det måste betecknas som frukten av enskilda aktörers individuella insatser snarare än att det i alla enheter funnits ett stabilt, förutsägbart och systematisk arbetssätt som säkerställt framgång. I takt med den tuffare konkurrensen blir också frågorna och problemen för enheterna ute i organisationen allt mer utmanande, och det blir svårare och svårare att finna lösningar. Ofta är det dessutom ett existerande och inrotat arbets- och tankesätt som behöver förändras, vilket i sig kräver en omfattande insats. Det är stor skillnad på att till exempel som teknisk säljare sälja produkter med hjälp av tekniskt kunnande och faktablad där prestandan är det avgörande argumentet, mot att som säljare ha ett starkt internt nätverk och djupt förstå sin egen applikation och kundens produktionsprocess för att kunna erbjuda mer sammansatta lösningar för optimering av kundens produktionskapacitet. 54 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare Dessutom blir resultatet av en sådan förändring att organisationen måste ändra sitt sätt att interagera. En vanlig situation är att inte ens det större bolaget har resurser och finansiella medel för att kunna bygga upp spetskompetens för en industris särskilda krav eller för en unik specialapplikation i alla de olika geografiska enheterna. Bolaget måste i stället bygga upp regionala hubbar med ansvar att backa upp flera länder eller regioner. Jämför man samarbetskravet för en sådan global organisation som ska kunna hantera gränssnitt och förstå helheter, med en organisation som valt att arbeta med stort fabriksfokus där synsättet kan vara att säljkåren köper produkterna från fabriken och återförsäljer den vidare i sin region, så är det inget understatement att det är världar mellan vad dessa olika tillvägagångssätt kräver av sina medarbetare. Hur ska du utveckla dina medarbetares förmåga att leverera mervärde till era kunder? Tvärfunktionellt samarbete Nästan alla bolag är uppdelade i funktioner, avdelningar eller andra grupperingar. Det ger ett starkt fokus och en vilja att optimera resultatet för den egna gruppen. Men kunder och andra intressenter är veritabelt likgiltiga för vilken avdelning som skötte sin uppgift bäst eller vem som förorsakade det som blev fel. Resultatet mäts alltid på hela bolagets åtagande och inte – som mätstrukturerna indikerar – på graden av uppfyllnad av varje nyckeltal. Många nyckeltal bidrar till och med starkt till att motverka ett framgångsrikt samarbete. Vissa enheters måluppfyllnad innebär att andra enheter får mycket svårare att nå sina mål, till exempel kan en kraftig prishöjning i någon del av eftermarknadsaffären innebära att nyförsäljningen av produkten försvåras. Ett annat exempel är att inköp byter ut en komponent för att sänka kostnaden med någon procent, men orsakar samtidigt stora merkostnader för produktionen. Många ledare försöker ständigt se till att olika kostnader fördelas på andra enheter, och 55 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare det är inte sällan som ansträngningarna att boka intäkterna på sin egen enhet rör sig i gränslandet för vad som är tillåtet. Det är dock inte alltid en medvetenhet i de handlingar som leder till dessa värdeförluster i övergången mellan enheter. Tvärfunktionellt samarbete blir delikat då varje grupps betraktelsesätt är uppbyggt av diskussioner med de egna gruppmedlemmarna, som sannolikt har en likartad utbildning, erfarenhet, logik, och uppfattning. De har svårt att frigöra sig från sitt synsätt och förstå andra gruppers villkor och utmaningar. Detta skapar effektivt silos, som leder till olika sätt att prioritera och utföra sina uppgifter, vilket i sin tur mynnar ut i en hel del friktion och oenigheter i organisationen. Ibland har sådana tidigare konflikthärdar inflammerat dessa gränssnitt så illa att arbetssituationen mellan grupper i princip blir ohållbar. Eftersom organisationen, strukturerna och målstyrningen ger dessa oönskade och destruktiva effekter, kommer inte detta att kunna lösas med hjälp av en struktur som till exempel ett regelverk för att klargöra hur gränssnittsproblem ska hanteras eller sätta sofistikerade mål för att öka det interna samarbetet. Utmaningen är att bygga ett arbetssätt, eller en kultur, som neutraliserar den ofrivilliga värdeförlusten i alla de gränssnitt som den interna värdekedjan av resultatenheter orsakar. Vi kan utgå ifrån att mycket av det resultatorienterade sättet att arbeta kommer finnas kvar under överskådlig framtid, och det är också antagligen så att de negativa yttringarna inte kan lösas genom att förfina eller öka antalet målsättningar. Däremot skulle goda relationer, förståelse av varandras situationer, gemensamma lösningar eller parametrar som är av en helt annan art än de vanliga styrmedlen, vara effektiva för att hitta kloka avväganden mellan nödvändig koll på siffrorna och sunt förnuft. Många medarbetare som fostrats i de konventionella systemen behöver ett trovärdigt nytt sätt att arbeta och interagera. Vi kan gissa att det krävs pålitliga koncept och uthållighet för att få till en förändring i denna kulturella fråga, som idag orsakar miljardkostnader i alla organisationer. 56 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare Hur leder du dina medarbetare för att göra tvärfunktionellt samarbete till er konkurrensfördel? Operational Excellence Det råder ingen brist på utomordentliga verktyg för att på ett tekniskt plan förbättra kvaliteten på verksamheten. Den japanska pedagogiken har erövrat stora delar av tänkandet kring optimeringen av framför allt produktionen. Terminologin är fylld av japanska ord som Kaizen, Gemba och Muda-MuriMura och det finns hundratals effektiva arbetsverktyg färdiga att användas. Det som eftersträvas är en kultur präglad av ett fokus på att minimera förluster, alltså ta bort inte värdeskapande arbete. I produktionsmiljöer har detta varit fokus under ett antal år, men först på senare år försöker företagen på ett systematiskt sätt överföra grundtankarna till tjänstemannasidan. Dessa program bygger på att ett väl fungerande lagarbete är på plats, och med det som grund ska de olika metoderna hjälpa medarbetarna att identifiera och eliminera förluster i verksamheten. En kultur präglad av ständiga förbättringar, kvalitetsfokus och involverande av alla medarbetares bidrag skall växa fram, principer ska vara vägledande, men vägen dit är planerad att gå via de olika verktygen som ska visa värdet av att arbeta på detta strukturerade sätt. I ett japanskt arbetslag påverkas bilden av ett väl fungerande lagarbete av den kultur och hierarki som finns i landet och i de inhemska företagen. Den bilden har alltså varit utgångspunkten, och fungerar inte alltid när japanskinspirerade program ska implementeras i andra länder och kulturer. Vi kan utgå ifrån att det ställs helt andra krav än i Japan när en svensk organisation helhjärtat ska sluta upp bakom det förändrade arbetssätt som dessa ständiga förbättringsprogram innebär. Mången god japansk Lean-guru har nog varit förvånad över att de svenska arbetarna ifrågasätter i stället för att lyda och utföra det som experterna instruerar dem att göra. Verktygen, som Six Sigma, 4Q, eller 5S är effektiva och strukturerade, men oavsett hur 57 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare strukturerade de är bygger det på att operatörerna tar dem till sig. Data ska loggas, avvikelser rapporteras, disciplin i processerna hållas och så vidare. Alla dessa grunduppgifter som ska utföras och som är själva motorn till förbättringsarbetet. Om ett sådant förbättringsprogram initieras utan att medarbetarna förstår att det inte är ännu ett sätt att ta bort kostnader i form av att sparka operatör blir deras medverkan obefintlig. Om alla i stället har en god förståelse för vad det ska leda till och att det är en väg till att förbättra arbetsvillkoren och säkra arbetsplatserna, får programmet fäste. Vår erfarenhet är att om medarbetarna i stället deltar i arbetet med att besluta den strategiska inriktningen, blir det en naturlig och ofrånkomlig logik att se över hur de själva ska kunna förbättra dagens verksamhet för att hänga med i morgondagens krav. Det blir då snarare en pull-effekt för de program som innehåller verktygen de behöver för att analysera och utveckla sina arbetssätt och processer. Hur förbereder du din organisation så att förbättringsprogram blir framgångsrika? Kultur som konkurrensfördel De flesta bolag arbetar på en starkt konkurrensutsatt marknad. För att skapa en fördel har dessa bolag i alla tider sökt något unikt som inte konkurrenterna kan leverera. Det har varit, och är möjligen fortfarande så, stort fokus på produkters eller servicens prestanda och pris. I takt med att underleverantörer konsolideras till stora aktörer och outsourcingvågen gjort att det inte längre är enkelt att finna fördelar genom att köpa in bättre och billigare, så blir pris och prestanda hos de olika konkurrerande produkterna eller servicen alltmer lika. Banbrytande teknologiska innovationer ger möjligtvis en temporär fördel som företaget måste utnyttja skickligt och framför allt snabbt. Produkter, säljkoncept och mycket annat som krävt stora resurser att ta fram, blir snabbt kopierade av en konkurrent som inte behöver ta alla kostnader för den forskning och utveckling som det innovativa bolaget har. 58 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare Det blir idag allt tydligare att i en marknad där produkterna eller servicen i realiteten är lika eller jämförbara, blir företagskulturen totalt avgörande. Vissa bolag har fantastiska egenskaper inbäddade i sin genetiska kod medan andra tyvärr inte har så lovande läge. Ett bolag har en kultur besjälad av kundnytta, ett annat av att våga hålla uppe priset, ett tredje har fått kvalitetsmedvetenheten som ett signum och ytterligare andra är innovativa eller engagerade. Oavsett vilket är kulturen utan tvivel ett kraftfullt sätt att ta sig ur jämförbarhetens träsk och skapa något som är väldigt svårt att bara kopiera. Det stora och utmanade arbetet är att påverka människorna i en riktning som bygger den kultur man vill ha. En kultur i bemärkelsen värde- och normsystem, vilka utvecklar gemensamma uppfattningar om vad som är rätt och fel beteende och sätt att vara. En existerande kultur finns alltid och är frukten av lång tids påverkan. Om målet är att skapa eller odla en specifik kultur, så är det helt avgörande att det finns en trovärdig lösning på hur detta praktiskt ska gå till. Det är högst troligt att ett försök att beordra, beskriva eller kontrollera fram en önskad förändring kommer vara helt verkningslöst. Motorn i förändringen är alltid ett förändrat sätt att interagera med de människor som organisationen består av. Om målet är att alla ska vara skickliga på att samarbeta, måste ett arbetssätt utvecklas som resulterar i förbättrad förmåga och vilja att arbeta över organisationsgränser. Om målet är att alla ska förstå marknadskraven, måste ett arbetssätt utvecklas som resulterar i kundnärhet och nya kundlösningar. Detta kommer kräva träning, uthållighet och vilja för att uppnås. Den gamla kulturen kommer garanterat vara tungt förankrad i attityder, processer och, framför allt, i ledarskapet. Det nya sättet att arbeta behöver successivt mala ner de gamla vanorna innan det går att tala om en verklig förändring. Om inte bolaget har, och genomför, en rationell plan för hur det ska påverka sina medarbetare till att anamma de kännetecken som den önskade kulturen innebär, blir det en papperstiger. Det vore 59 Utmaningar för dagens och morgondagens ledare olyckligt om så blir fallet, då en enastående kultur är den absolut största konkurrensfördel ett bolag kan ha. Hur säkerställer du att din organisation odlar den kultur som ni strävar efter? Summering Utmaningar för dagens och morgondagens ledare: •• Stort behov av att utveckla förhållningsättet till att möta dagens svårigheter. •• Många utmaningar är omöjliga att lösa i enbart en funktion. •• Gemensam uppgift är att stimulera människor att förstå och vilja ta del. •• Avancerade organisationsformer kräver mer koordination och självständighet. •• Direktiv och målstyrning har stora svårigheter i tvärfunktionella processer. COD – ett alternativt arbetssätt COD – ett alternativt arbetssätt Det finns alltså ett tydligt gap mellan de krav och utmaningar som ledare och företag står inför och de traditionella ledarskapsstilarna. Även om de traditionella stilarna fortfarande används av de flesta ledare, beror det mindre på ideologisk övertygelse och mer på att det saknas ett trovärdigt bättre alternativ. Ett alternativ som är tillräckligt robust, förutsägbart och effektivt att det skulle kunna tjäna som en gemensam standard för att accelerera utvecklingen i bolagen. För hur ska vi kunna få till det lärande och de gemensamma lösningar som är grunden i utvecklingen om vi inte säkerställer en likartad ledarstil i hela bolaget? Teori och bakgrund Vi i Core Of Development bygger vårt koncept på ett fåtal modeller, som även ligger till grund för vårt specifika förslag. Dessa enkla och logiska modeller beskriver sunt förnuft, och vi är övertygade om att du inte kommer ha några svårigheter att se relevansen i dem. Bilderna eller förklaringsmodellerna visar också hur de verktyg vi erbjuder dig har designats och varför. Det arbetssätt vi kommer att föreslå består delvis av praktiska arbetsverktyg, som används för att utnyttja synsättet som teorin bildar. Intentionen är givetvis att du med våra verktyg ska kunna använda dessa förklaringsmodeller till en fördel i ert utvecklingsarbete. Vi använder fem teoretiska perspektiv i den följande bakgrundsbeskrivningen. Ett perspektiv beskriver i korthet på vilka grundvalar de olika ledarsystemen har byggts. Det andra tydliggör hur människors olika perspektiv kan bli en komplementär och positiv kraft. Det 61 COD – ett alternativt arbetssätt tredje visar hur centrala de olösta frågorna, det som vi beskriver som gapen, är för att skapa energi i utvecklingsprocesser. Slutligen har vi två enkla formler som visar den mest kraftfulla vägen för att skapa commitment. Tre ledarskapsskolor: order – mål – lösning I början av boken redogjorde vi för våra erfarenheter kring de traditionella ledarfilosofierna. Om man analyserar vad som ligger bakom dessa och hur det är tänkt att de ska fungera, blir det väldigt klart i vilket sammanhang de olika skolorna har konstruerats. Auktoritära skolan Kännetecken: •• Chefen bestämmer vad du ska utföra och hur. •• Strukturen är hierarkisk. •• Bygger på top-down och order. •• Alla frågor går till chefen. •• Låg nivå på information ute i organisationen. •• Bygger på belöning av lydnad/uppfyllelse och bestraffning av olydnad/dåligt genomförande. •• Är reaktiv för att säkra kvalitet från okunniga medarbetare. •• Medarbetaren utför bara det som är beordrat. •• Premierar erfarenhet. •• Ledare befordras utifrån deras operationella expertis, då de ska veta bäst. •• Passar i repetitiv standardverksamhet med låga krav på initiativförmåga hos medarbetaren. 62 COD – ett alternativt arbetssätt •• Fördelar arbetet i små delar utan helhet. •• Beslut fattas snabbt av chefen utan att blanda in medarbetarna. Detta baseras på en människosyn som i stora drag innebär att människor •• av naturen är lata •• saknar eget driv och ambition •• vill inte ta ansvar •• tar inga initiativ •• vill veta vad de har att göra och inget mer •• inte är så intelligenta som de högre utbildade chefer. Detta fungerade i stort sett väl under tidigt 1900-tal fram till något decennium efter det senaste världskriget. Då blev det uppenbart att de negativa sidorna började väga över, och det blev en stor samsyn att de outnyttjade resurserna i organisationerna behövde frigöras. Resultatorienterade skolan Kännetecken: •• Chefen bestämmer vad du ska uppnå, men inte hur du gör det. •• Det skapas ledningsteam av representanter från olika funktioner i bolaget. •• Avdelningar och grupper är resultatansvariga. •• Ordergivning ersätts av målsättning och nyckeltal. •• Marknaden kräver mer autonom förståelse och kundanpassning. •• Övertyga, övertala, roll-out och förklara är vägar till att få rörelse. •• Målen skapar samsyn om riktningen inom gruppen. •• Bygger silos med suboptimering och konflikter i prioriteringar. 63 COD – ett alternativt arbetssätt •• Oklokt av medarbetare att överprestera, så att nästa krav baseras på en ännu högre nivå än innan. •• Man hittar kreativa sätt att nå målen utan att tänka på helheten. •• Semireaktivitet. Detta baseras på en människosyn som i stora drag innebär att människor •• drivs av egen vinning •• har god kännedom och bra idéer, men inom sitt område •• behöver riktning och ramar •• behöver utmanas och få högre tryck på sig för att leverera •• skall stimuleras med högre och högre mål för att inte slappna av •• bör tävla och jämföras för att lockas till ytterligare ansträngningar. Som vi tidigare beskrivit ser denna skola ut att ha nått sina gränser. Effekten av att öka trycket och jaga avtar, och mål som inte nås kommer tillbaka om och om igen. Vänder vi på resonemanget och börjar med hur vi människor skulle vilja bli sedda, blir det tydligt att vi behöver designa ett nytt sätt att arbeta. Lösningsorienterade skolan I tusentals möten har vi frågat ledare och medarbetare från en mängd olika kulturer: ”Hur skulle du vilja bli sedd av din chef ?”, ”Hurdan är du egentligen?” Oavsett land och position i företaget svarar de som nedan. Den människosyn som i stora drag passar in på mig är att människor •• vill göra sitt bästa •• är ansvarfulla och villiga att bidra till företagets utveckling •• har ambitioner 64 COD – ett alternativt arbetssätt •• •• •• •• •• är duktiga och är kreativa vill verka i framgångsrika team har självdriv och vill agera självständigt är nyfikna och vill lära nytt är kompetenta och vill lyckas med sina uppgifter. Det arbetssätt som bäst skulle matcha en sådan människosyn erbjuder helt nya möjligheter. Självfallet menar de flesta att de inte alltid klarar av att leva upp till dessa fina beskrivningar, men likafullt skulle ett arbetssätt som stimulerade dem att vara och bete sig mer som i beskrivningen ovan vara ett fantastiskt stöd. Ett sådant arbetssätt skulle kunna bygga på att •• chefen bestämmer hur arbetsprocessen ser ut, men inte vad resultatet blir •• man skapar gemensamma beslut som ersätter order eller bara mål •• man involverar medarbetarna att analysera, samverka och finna lösningar för att utveckla sin egen verksamhet •• man skapar tvärfunktionella arbetsgrupper för att stötta synkroniserade initiativ •• information är helt transparent och öppen •• frågor går till dem det berör •• det är lika viktigt med acceptans som kvalitet på beslut •• proaktivitet genom att identifiera gaps och därmed etablera aktivitetsplaner för att stänga dem. En viktig iakttagelse är att både den Auktoritära och den Resultatorienterade skolan ser ut att påverka och forma de människor som arbetar i dessa system, så att de tränas i att vara och bete sig såsom systemet förväntar sig. Om en person med de egenskaper som beskrivs i den Lösningsorienterade skolan börjar arbeta i något av de två andra systemen, så har den sannolikt två vägar att gå. Antingen slutar personen i fråga och försöker hitta något företag som delar hans eller hennes synsätt, eller också får personen anpassa sig och bli sådan som systemet är 65 COD – ett alternativt arbetssätt byggt för. Tyvärr är tiden det tar för människor att gå den senare vägen oändligt mycket kortare än att vinna tillbaka dem till det ursprungliga. Det tar fem minuter att behandla en medarbetare så pass respektlöst att han eller hon inte vill ta ansvar, enbart göra sitt, inte komma med initiativ, bara göra något extra om han eller hon får extra belöning, stämpla ut och duscha innan stämpelklockan slår över till rätt minut och så vidare, som ett litet försök att behålla sin värdighet. Att därefter stimulera den medarbetaren att förändra sitt förhållningssätt till att vara nyfiken, självständig eller kreativ i sitt arbete kommer kräva tid, tålamod, mod och högklassigt ledarskap. Det är – efter resonemanget tidigare i boken – föga förvånande att vårt koncept är inriktat på att erbjuda alternativ för att stimulera och driva ett arbete i den Lösningsorienterade skolans anda. Vi är säkra på att om företagen strävar efter en kultur som kännetecknas av till exempel proaktivitet, passion, engagemang, ansvar och samverkan, så måste man välja ett ledarsystem som säkerställer att medarbetarna konkret påverkas, eller kanske snarare stimuleras, och behandlas i linje med vad företaget vill ska hända. Eftersom synen på människorna i företaget hos de Auktoritära och Resultatorienterade skolorna verkar generera och skapa just den kultur som den är avsedd för, återstår ingen annan väg än att ta den ledarskapsfilosofi som bygger på samma grund. Även om inte alla medarbetare från början är som i beskriviningen ovan, måste ledarens beslut vara att arbeta vidare i det synsätt som valts. För att ha någon möjlighet att röra bolaget mot den önskade kulturen bör alla erbjudas möjlighet och tid att förändra sin inställning. Sannolikt kommer några snabbt uppskatta det nya arbetssättet, några kommer uttrycka att de vill att det gamla fortsätter, och många kommer avvakta utan att ta någon större ställning. Vårt förslag är att ta konsekvenserna av ovanstående resonemang och bygga ett arbetssätt som tillåter att alla medarbetare, med snabba eller långsamma steg, alltmer kan passa in i den människosyn som den Lösningsorienterade skolan bygger på. 66 COD – ett alternativt arbetssätt Summering Tre ledarskapsskolor: order – mål – lösning. Varje ledarskapsstil •• bygger på en grundsyn på medarbetaren •• påverkar medarbetarna att passa in i systemet. Ledarskapet skapar en kultur som överensstämmer med grundsynen på medarbetaren och som ligger till grund för dess arbetssätt. Ett lösningsorienterat arbetssätt är inte inriktat på åsikter eller tyckande, utan på förslag till lösningar. Utvecklingen går med tiden från reaktiv, via semi-reaktiv till proaktiv. Rummet Vi är alla unika och har unika uppfattningar. Symboliskt kan vi använda bilden av ett rum för att beskriva den rätta lösningen, eller kanske sanningen. Något som egentligen inte finns. Vi ritar rummet uppifrån med fyra fönster – ett på varje sida – men ingen dörr, symboliserande att ingen kan se alla möjliga perspektiv i frågan. Utanför rummet står vid varje fönster en person och tittar in i rummet. Vad personen ifråga ser bygger på dennes helt individuella prägling som utbildning, erfarenhet, personlighet, historia, ansvar, ålder, kön, intressen och påverkan från tusentals andra parametrar. Självklart ger detta att ingen kommer att se exakt vad den andre ser. Inne i rummet, symboliserande olika möjliga dellösningar, står några föremål. I mitten ett matbord, i övre vänstra hörnet en säng, i övre högra hörnet ett pentry, i undre vänstra hörnet en soffa och slutligen i undre högra hörnet en dator. Om personen A utanför rummets vänstra fönster tittar in så är dennes syn: i 67 COD – ett alternativt arbetssätt mitten står ett matbord, till vänster ett pentry och till höger en dator. Om denne A skulle ha ett möte med personen B brukar intressanta saker hända. A säger att ”beträffande den här frågan ser jag att i mitten står ett matbord, till vänster ett pentry …” ”Stopp!”, blir ofta B:s reaktion. I vissa bolag säger man: ”Nu delar jag inte din uppfattning”, eller ”Där har du fel”, eller ”Nu måste jag få kommentera, du ser ju fel.” B ser från sin synvinkel, i detta fall rummets undre fönster, inte alls samma föremål som A. B säger antagligen att ”i mitten står ett matbord, till höger ett pentry, inte till vänster, och till vänster står en säng.” Reaktion från A blir garanterat att rada upp argument varför dennes syn är den rätta, bara för att möta en liknande kanonad från B. Naturligt då B också har tusentals parametrar som präglat hans eller hennes syn, fast olika de som påverkat personen A. Du har säkert varit i den här sortens möte ett antal gånger. Två personer hamnar på kollisionskurs, upprepar i princip samma argument, ger sig inte en tum och stjäl andra mötesdeltagares tid och framför allt deras energi. Nästan ingenting kan vara ett så effektivt energidränage som ett två timmars möte med ett sådan envig. Därutöver kommer A och B gå ur mötet avsevärt längre ifrån varandra än innan. Detta skapar en effektiv polarisering mellan kombattanterna. Man kan fråga sig, vem har då rätt? Det är inte svårt att se att antingen har alla rätt utifrån sitt perspektiv, eller också har ingen helt rätt. Det mest beklagliga är nog att all tid, intresse och kraft satsades på de föremål som står i hörnen, alltså där de inte är synliga från vissa perspektiv. Sannolikheten att det kommer bli en kraftfull rörelse i en lösning som alla inte ser måste betecknas som låg, ändå investeras kanske 95 procent i att tvista om saker som vi inte kommer kunna enas om. Gruppens olika perspektiv blir då snarare ett hinder än en komplementär kraft för att skapa bästa möjliga lösning. Risken är överhängande att vid nästa möte bjuds bara personer in som har ”rätt kompetens”. En omskrivning av att invitera personer med så lika perspektiv som möjligt, för att på så sätt minimera risken för stridigheter. 68 COD – ett alternativt arbetssätt Det syftet brukar uppnås, men frågan är hur optimal en lösning blir med en sådan begränsad syn. Med risk för att trampa någon på tårna kan vi påstå att alltför många expertgruppers lösningar ofta tas emot med uppgivna huvudskakningar från de som inte varit involverade i gruppernas arbete. Ett alternativt sätt att arbeta med den uråldriga sanningen att vi har alla olika synsätt, är att koncentrera oss på vad vi ser gemensamt. Fördelarna blir att eftersom alla ser det centrala, i bilden symboliserat av bordet i mitten, blir implementeringen snabbare. Då acceptansen är minst lika viktig som kvaliteten på en lösning, är det en garanterat snabbare väg fram än att någon ledare enväldigt för fram sitt ”fönster” eller att något perspektiv vinner efter en animerad diskussion. Mänsklig utveckling ser ut att ske i platåer, olika små trappsteg tar oss fram mot ett lite suddigt slutmål. Om alla enas om ”matbordet” och genomför de aktiviteter som behövs för att röra den frågan framåt, kan alla också delta i arbetet att lösa nästa fråga. Allas kompetens och komplementära synsätt används för att skapa bästa möjliga acceptans och kvalitet på varje steg uppför utvecklingstrappan. Detta skiljer sig från det tidigare beskrivna beteendet, där det i bästa fall blir förslagsgivarens eget ansvar att lösa alla problem på vägen för att få sitt förslag framgångsrikt genomförd. Summering Rummet: •• Alla människors unika förflutna präglar deras perspektiv. •• Alla har rätt utifrån sin egen synvinkel. •• Det är mycket svårt att veta vad man inte förstår. •• Om polarisering undviks blir det tydligt att vi är komplementära. •• Fokusera på det som alla är överens om och få igång arbetet för att utföra det. •• Med tiden och med gemensamma steg ökar benägenheten att ta till sig andras syn. 69 COD – ett alternativt arbetssätt Tratten En viktig beståndsdel i att förstå hur vi kan stötta människor till att medverka till vår gemensamma utveckling är att undersöka vad det är som skapar en vilja att bidra. Trattmodellen är ett enkelt sätt att förklara den process som ligger bakom ett beslut att ta ett förändringssteg. Modellen beskriver hur människor, utifrån sin förståelse, normalt följer en tankekedja fram till ett beslut att vidta en åtgärd. Utgångspunkten är att om vi hade haft en tillräcklig insikt om det som behöver göras från början, hade vi redan gjort det … Vår syn på vad som är viktigt att göra bygger på den förståelse vi har av omvärlden. För att vi ska kunna se något vi inte såg innan, måste den bild som existerar störas. Starkast påverkas vi av att själva få ta del av de nya fakta som bygger det aktuella sammanhanget. Det är omöjligt att förhålla sig till något om man inte vet hur situationen egentligen är. En ny bakgrund som består av nya fakta, och inte åsikter, leder normalt till att en bearbetningsprocess startar. Vi bearbetar intuitivt dessa nya fakta för att se vad de innebär för oss själva eller de som är oss nära. Slutsatserna kommer i de allra flesta fallen indikera att vår nuvarande beredskap för det nya är på alldeles för låg nivå. Det blir tydligt när vi jämför vår nuvarande förmåga och ser att vi inte är förberedda på det som kommer. I och för sig inte konstigt, då denna bakgrundsbild inte varit synlig för oss innan. Den här disharmonin brukar vi beskriva som ett gap, en olöst fråga eller en saknad lösning för ett problem. Det är ofta obekvämt eller obehagligt att vara i detta tillstånd att se ett viktigt problem men inte ha en lösning för det. Många av oss har säkert 70 COD – ett alternativt arbetssätt vaknat i väldig tidig gryning, väckta av vårt undermedvetnas försök att hitta ett första steg. Finner man ingen tråd att börja nysta i, så är det lika bra att gå upp och sätta på kaffet. Det är en stark drift hos oss att försöka stänga det gap som öppnat sig. Ett gap som uppstår genom att nya fakta blivit synliga och att konsekvenserna visat att det är nödvändigt att förändra sig. Det nyuppkomna kravet på en förändring behöver hanteras genom att skapa en idé om vad som ska göras och hur det ska gå till. En sådan riktning kallas vision, strategi eller lösning, lite beroende på hur stor frågan är. Lösningsförslagen är ännu inte konkreta, tydliga eller handfasta nog för att kunna utföras, utan är en mental och allmän bild av hur vägen och målet skulle kunna gestalta sig. Det är därför naturligt att denna viktiga, men diffusa, målbild behöver brytas ner i olika steg. Det mest angelägna i detta prioriteringsarbete är att definiera vad som är viktigast att börja med, ett fokusområde. Fokuseringen är nödvändig för att kunna kraftsamla och få igång utvecklingsprocessen. Vissa andra områden behöver parkeras och kommer att hanteras när de logiskt passar in i processen. I arbetet med fokusområdet identifieras mer i detalj de aktiviteter som bedöms vara de bästa möjliga för att skapa en framgångsrik förändring. När denna båge är spänd, brukar de involverade vilja ha kontroll på att åtgärderna som beslutats leder till det som förväntas. I det här sammanhanget fungerar mål och mätetal som stöd för att leverera bevis att det går som önskat eller att visa på svårigheter som behöver lösas. Mätningar syftar till att hålla koll på att processen leder dit det är tänkt att den ska. Efter att ha följt tankegången genom tratten, öppnar sig ett antal nya alternativa aktiviteter för varje individ. Dessa alternativ blir bidrag till att stänga gapet och ta förändringsprocessen framåt i det nya sammanhanget, som vi genom vår bakgrundsanalys identifierat. Gapet blir, som bilden visar, en central del för att skapa beslutsamhet och driv i utvecklingsprocessen. 71 COD – ett alternativt arbetssätt Detta är en mänsklig process som alltid har funnits, och för det mesta utnyttjas den mycket dåligt för att accelerera utvecklingen. I den auktoritära skolan är det endast chefen som ska analysera fakta och bakgrund, dra slutsatser, söka efter lösningar, bestämma en väg, välja fokusområde, sätta mål och till och med välja ut varje medarbetares bidrag. Även om sannolikheten är relativt stor att hela processen är någorlunda riktig, blir effekten på medarbetarnivå avvaktande. Den målstyrningsorienterade skolan går inte fullt så långt. Chefen är där ersatt av ledningsgruppen, som samlas för att lägga fast strategin. De diskuterar och samverkar för att analysera fakta och bakgrund, dra slutsatser, söka efter lösningar, bestämma en väg, välja fokusområde och sätta mål. Men de avstår från att definiera varje medarbetares bidrag. Detta ger medarbetaren möjlighet att vara involverad i valet av aktiviteter, och leder till ett större engagemang och ägandeskap. I den lösningsorienterade skolan blir arbetsmetodiken annorlunda. Alla bjuds in till att delta i varje steg, men givetvis måste arbetssättet säkerställa att gemensamma bilder skapas inför nästa steg. Speciellt kraftfullt är det om alla medarbetare utsätts för den utmaning och svårighet det innebär att se gapet, men inte få någon lösning serverad för sig. Det är fascinerande hur stor skillnad det är i respekt för ett beslut när en grupp är involverad i att skapa en lösning, jämfört med när den bara blir inbjuden till ett möte för att få lösningen presenterad. Normalt sett skiljer sig arbetssättet med att förhålla sig till en strategisk tankegång, i de olika hierarkiska nivåerna i ett bolag. Det är intressant att se att i ledningsgruppen försöker man använda ett arbetssätt som är nära besläktat med det lösningsorienterade. Ingen dikterar eller kräver, utan det är naturligt att lyssna på alla och söka ett gemensamt beslut som alla kan stå bakom. I nästa steg ska detta förmedlas ut i organisationen. I stället för att fortsätta med en liknande metodik förenklas processen till en strategisk beskrivning och målsättningar, slående lika den målstyrningsorienterade skolan. Steget ut till 72 COD – ett alternativt arbetssätt medarbetarna blir tyvärr ytterligare ett steg åt det föråldrade synsättet som den auktoritära skolan står för. Hela processen har kokats ner till nya instruktioner eller tillsägelser. Det är också kristallklart att nivån på engagemang, commitment och ägandeskap följer metodiken. Toppen brinner för det som ska göras, mellancheferna har en mer ljummen inställning och på golvet är ointresset stort. Då innehållet i strategin är detsamma i alla nivåer av bolaget, måste själva metodiken vara helt avgörande för att skapa energi i utvecklingsprocessen. Summering Tratten: •• Nya fakta och därpå byggande slutsatser skapar gap, olösta frågor. •• Ju högre upp i tratten människor involveras, desto mer engagemang. •• Människor eftersträvar lösningar för att stänga de gap de ser. •• Energi och engagemang skapas när människor involveras i ett gap. •• Lösningen genomförs genom att koncentrera sig på steg för steg. Nyckeln är acceptans Otaliga är de projekt, program eller planer som inte har levererat det fulla värde som de rätteligen kunde ha gett. Trots högkvalitativt arbete och utmärkt fackkompetens i expertgruppen, kunde de förslag som arbetats fram inte alls, eller bara till en del, omsättas i verkligheten. I dessa fall är det inte något synbart som är feltänkt i det som föreslås, utan det har helt enkelt inte tagits emot väl ute i organisationen. Det är ofta så att flera månaders intensivt utredande har utmynnat i ett väl underbyggt förslag, som efter tio minuters presentation för en grupp kan röna ödet att bli helt ifrågasatt. Detta är säkerligen inte speciellt rättvist, men det förekommer om och om igen. Det är tveklöst så att ett förslags möjlighet att 73 COD – ett alternativt arbetssätt nå det som tänkts inte bara avgörs av dess kvalitet. Det är minst lika viktigt att arbeta med den andra viktiga faktorn i ekvationen: acceptansen för förslaget. Logiken är att om mottagaren är öppen, intresserad och välvilligt inställd, så kommer han eller hon ta till sig förslaget på ett helt annat sätt. Det räcker alltså inte att ha en bra lösning, utan processen behöver också säkerställa att den som ska ta emot förslaget vill att det ska bli bra. Arbetslivet har i allmänhet en osund tilltro till att hög kvalitet på en lösning ger ett lika bra resultat. Nyckeln till att få ett bra resultat ligger inte där, utan snarare i hur få medarbetare att vilja utföra det lösningen innebär. De delförslag som människor har allra lättast att acceptera är alltid deras egna, vilket understryker vikten av att designa en process som involverar medarbetare att bidra till lösningarna. Det är till och med så att om man kan se till att acceptansen är god, så blir resultatet bättre även om inte lösningen är i absolut toppklass. Det är bättre att ha ett team som vill genomföra en inte fullt så högkvalitativ lösning, än att ha en topplösning som medarbetarna i teamet saknar vilja och engagemang att få till stånd. Om mänsklig utveckling går steg för steg, så är det viktigast att få igång en rörelse. Kvaliteten på de förslag som kommer fram kommer att förbättras allteftersom processen växer till. Summering Acceptansen är nyckeln: •• Acceptansen är lika viktig som kvaliteten för att genomföra idéer. •• Arbetslivet är normalt bara fokuserad på att hitta högsta kvalitet på lösningen. •• Människor har alltid lättast att acceptera sina egna idéer. •• Involvera medarbetarna i beslutsfattandet, så säkerställs både acceptans och kvalitet på lösningen. 74 COD – ett alternativt arbetssätt Formel för arbetssättet I de traditionella arbetssätten är synsättet på ledaren att han eller hon ska vara den som vet bäst. Antingen genom att ta beslut på egen hand, eller vara den som summerar gruppdiskussionen och fastlägger vad som ska göras. Det är vanligt att aktörer präglade av detta arbetssätt förbereder ett övertygande resonemang, som leder fram till att det egna förslaget blir lösning. Kommunikationen eller interaktionen sker normalt under ett möte där lösningen ska utarbetas eller redovisas. Ett sätt att beskriva tankegången hos en ledare förankrad i den auktoritära skolan, ser ut som följer: Ledaren klargör att delförslag 1 ska genomföras. Efter att den genomförts beskrivs delförslag 2, och så vidare. Gruppen och dess medlemmar får förklarat steg för steg vad som behöver utföras, utan att ha någon större förståelse för varför eller vart det ska leda. Med en ledare i den målstyrningsorienterade skolan blir mötet lite annorlunda. Ledarens uppgift är att förbereda en förklaring som mynnar ut i ett batteri av förslag till aktiviteter. Ledaren upplyser om vilka resultat som det är angeläget att uppnå, och lyfter därefter fram sina delförslag 1,2,3 …, som är de allra viktigaste att få till. Är ledaren av den moderna typen, följer sedan en retorisk fråga om någon har något att lägga till eller invända, vilket ingen har. Den lösningsorienterade ledare gör tvärtom. Först får gruppen frågan vad de ser är allra viktigast att få att hända. Kanske inte individuellt, men gemensamt, kommer de lyfta fram 1, 2 och 3. I och med att de har gett sin syn, är de öppna och nyfikna för vad det finns för ytterligare möjligheter att lösa frågan. Om ledaren lägger till 4 och 5 kommer det att uppskattas som stöd eller mervärde. Ibland kan denna överblick hjälpa 75 COD – ett alternativt arbetssätt någon i gruppen att se något, i vår bild förslag nummer 6. Något som kanske inte ens ledaren själv såg från början. Denna enkla formel räcker för att förstå kärnan i ett lösningsorienterade ledarskap. Involvera först dina medarbetare i att själva svara på de viktigaste frågorna, så blir det tydligt vad de inte ser. Det är i dessa luckor du kan ge input för att öka kvaliteten. Genom att konsekvent arbeta med det förhållningssättet hjälper ledaren sig själv att inse hur otroligt kraftfull en väl fungerande grupp är. Den kollektiva intelligens som finns i alla grupper kan med denna formel och COD :s metodik bli till en motor i alla ansträngningar att finna lösningar. Lyssnar ledaren – och alla andra deltagare – in gruppens förslag utan diskussion, så ser både ledare och grupp vad som är gemensamt. Om det saknas någon viktig input, kan ledaren ge den när gruppen är klar. Erfarenheten säger oss dock att det inte alltid kommer vara nödvändigt. Summering Formel för arbetssättet: •• Man kan aldrig förlora sina egna lösningsförslag genom att fråga andra. •• Om människor först får ge sina lösningar, öppnar de sedan upp för andras förslag. •• Genom att fråga först blir antalet egna förslag färre, mer fokuserade och mer värdeskapande. •• De komplementära förslagen till en lösning är alltid mer värdefulla än en persons förslag. Ett nytt sätt att leda Som vi tidigare beskrivit har en genomsnittlig ledare god kunskap om hur det är att agera i både det hierarkiska och det resultatdrivande sättet att arbeta. Ett arbetssätt som bygger på instruktioner och order har begränsningar, speciellt i samband med små möjligheter till övervakning och kontroll. Det är en stor skillnad på korrigeringsmöjligheter om arbetet till exempel 76 COD – ett alternativt arbetssätt utförs på en begränsad yta i en fabrik eller om alla medarbetare åker omkring i varsin servicebil. Målsättningar skapar förståelse för vad som är viktigt eller vad som ska förändras, men bidrar inte alltid till att hitta lösningar till de utmaningar målen innebär. Det blir för svårt att se vad som behöver förändras för att nå de högre satta målen. De flesta företag och ledare har en genuin önskan att involvera medarbetarna mer i företagets utvecklingsprocess, men saknar uppenbarligen kunskapen om hur det ska gå till. Innebörden av full involvering är inte enbart att alla får information om vad som händer, att de accepterar att de är ”med på tåget”, eller att de får svara ja på frågan om de är med på att nå det ledningen föreslagit. Om det som eftersträvas är en nivå där medarbetarna själva driver viktiga frågor måste en systematisk approach erbjudas, inte ett lapptäcke av modeller eller komponenter. Vad som krävs är ett arbetssätt som kan hantera alla situationer som uppkommer i ett ledarskap, mer ett mindset än en verktygslåda. I varje företag är ledarna nyckeln till hur snabbt förändringen eller utvecklingen går, de bildar den ryggrad som bär företagets verksamhet och kultur. Inte i den meningen att de gör allt, utan att de har rollerna att stödja och utveckla medarbetarna och deras förmågor. Många förändringar innehåller organisationsförändringar, som sannolikt är tänkta att förenkla möjligheterna att ändra arbetssättet, men ingen tror att de automatiskt ska få människorna i organisationen att förändra sitt sätt att handla. Vår syn på ledarskap är att det bör vara gemensamt, förutsägbart och systematiskt. Det bygger på att skapa accepterade överenskommelser som ersätter funktionen av order eller mål. Arbetssättet är byggt på att ställa frågor, men har också delar där ett mer stramt och robust beteende är nödvändigt. Det är ingen ideologi, religion eller, för den delen, hjärntvätt, utan det har endast ett syfte: att hjälpa ledaren i sitt viktiga arbete. Det går att sträcka sig så långt att den allra viktigaste processen att standardisera i ett företag är ledarskapet. Det kan inte vara så att själva motorn i utvecklingsmaskineriet ska vara 77 COD – ett alternativt arbetssätt något som var och en själv bestämmer utifrån individuella och oklara premisser. Det är ologiskt att företagen försöker standardisera mängder av arbetsprocesser, men samtidigt inte tar sig an den arbetsprocess som ska säkerställa att alla andra standards respekteras och följs. Det går att träna upp förmågan hos var och en att leda människor. Några har lättare för att axla en ledarroll medan andra har svårare, men alla kan förbättra sin förmåga genom att lära sig genomföra de grundläggande arbetsmomenten med hög kvalitet. Ett ledarskapskoncept ska vara uppbyggt som ett system i stället för ett potpurri av modeller eller element som ”Det svåra samtalet”, ”Konfliktlösning”, ”Att sätta mål”, ”Kommunikativt ledarskap” etc. Vi strävar efter ett generellt arbetssätt som hanterar alla aspekter av att leda team, projekt eller tvärfunktionellt arbete. Det ska fungera i såväl operationella som strategiska frågor och aktivt bidra till en förändring i kulturen. Som i all annan förändring är det nödvändigt med frekvent och koncentrerad träning i utförandet av de moment som ska läras in. Endast så byggs – i det här fallet för ledarna – den trygghet och det självförtroende de behöver för att kunna göra detta i det dagliga arbetet. Fördelarna med att arbeta på ett mer utvecklingsorienterad och involverande sätt är att •• säkerställa att tid och resurser riktas mot de viktigaste utvecklingsområdena. Det är tydligt att det är svårt att få tid över från det dagliga kortsiktiga arbetet. Det kan vara en stor risk att de operationella uppgifterna tar all uppmärksamhet och kraft, så att det inte finns vare sig fokus eller tid för utveckling. •• skapa en grogrund för att lära från varandra. Även om alla arbetslag har unika omständigheter, så är det sannolikt att de kommer att arbeta med likartade utmaningar och hitta komplementära idéer och lösningar – värdet av att vilja lära från varandra kan inte nog betonas. 78 COD – ett alternativt arbetssätt •• tidigt kunna identifiera behov av extra stöd genom att proaktivt följa arbetet med att hitta lösningar på de viktigaste frågorna. Genomförande av planerna är motorn i en utvecklingsprocess. Genom att belysa planerna, i stället för att se bakåt på resultatet, kan hinder och svårigheter tidigt bli synliga. •• engagemang och ansvarstagande för förbättringsarbetet ökar. När medarbetarna bjuds in för att hitta lösningar på de utmaningar som finns, skapas en stark drivkraft och ett ägandeskap. Att själv förstå bakgrunden till nödvändiga förändringar och identifiera egna bidrag ger mer drivkraft än att bli ombedd att utföra det. •• skapa en känsla av sammanhang i organisationen. Medarbetarna känner en trygghet när bakgrundsförståelse, riktning, mål, fokus områden och aktiviteter är logiskt ihopkopplade. Trovärdighet och energi till utvecklingsprocessen byggs när alla ser hur bolaget skall möta utmaningarna på ett framgångsrikt sätt. Det är allmänt vedertaget att en stark framgångsfaktor är att skapa äkta engagemang i alla delar av organisationen. En kultur i världsklass är en hett eftertraktad konkurrensfördel, en fördel som är mycket svår för konkurrenterna att kopiera. Många bolag beskriver vilken önskad kultur de eftersträvar, men de har inte alltid en robust lösning för hur de ska utveckla den till det de vill. En kulturförändring innebär också alltid ett annat sätt att arbeta. Ett ledarskap som genuint involverar medarbetarna i genomförandet av strategin kommer ha en kraftfull påverkan på synen av ”vad som är det rätta sättet att göra saker på” – det är så den nya kulturen växer fram. Det innebär att ledarskapet kommer vara garanten för denna utveckling. COD :s strategiapproach bygger på ett uppgraderat arbetssätt hos ledarna och hos alla medarbetare. Ska bolagen nå dit de siktar, betyder det att de behöver förädla sitt sätt att 79 COD – ett alternativt arbetssätt hålla möten, bygga strategier och riktning, samtala med medarbetare, besluta om aktiviteter och uppföljning, skapa samsyn med omkringliggande team eller avdelningar, genomföra fattade beslut och så vidare. Summering Ett nytt sätt att leda: •• Ledarskap är bolagets viktigaste process. •• Ett gemensamt arbetssätt för alla ledare skapar trygghet, driv och stöd för tvärfunktionella processer i organisationen. •• Ett systematiskt arbetssätt förändrar aktivt kulturen i organisationen. •• Förståelse och delaktighet ger commitment. -möte En viktig del, om inte den viktigaste, av en ledares arbete sker i möten. För många består dagen av möten som avlöser varandra från morgon till sen kväll, för andra är det någon gång per dag. Ibland uttrycker olika medarbetare ett visst motstånd mot att delta i möten, och vid närmare granskning vänder de sig mot att dessa alltid är ineffektiva och inte ger något. En grundpelare i det arbetssätt vi föreslår är att hantera möten på ett sätt så att de är effektiva, värdeskapande och kulturbyggande. Ett möte i COD -metodiken följer en handfast struktur för att säkerställa att det blir mer av en standard i bolaget. Strukturen skapar trygghet genom att mötet blir förutsägbart, och det påverkar både ledare och grupp så att de förstår värdet av olika perspektiv. Mötet är arenan för att skapa en gemensam syn och för att ta gemensamma beslut där både förståelse och delaktighet är säkrade. Kraften i och effekterna av att arbeta med COD -metodiken i mötet är givetvis endast möjlig att se för den som själv genomför och utför den. På samma sätt är träning och egen upplevelse det optimala för att förstå hur COD -mötet fungerar och hur det påverkar både ledare och mötesdeltagare. I det följande avsnittet COD 80 COD – ett alternativt arbetssätt får beskrivningarna av hur metodiken är tänkt att fungera, vara en början på ett sådant lärande. Den tidigare beskrivna teorin förklarar varför mötesförloppet är designat som följer: COD -mötet är fokuserat på att finna lösningar på viktiga frågor. Frågor som vi kan beteckna som gap, enligt den trattmodell vi beskrivit tidigare. 1. Beskriv, på till exempel ett blädderblock, med hjälp av bilder och nyckelord bakgrunden till det problem/den fråga som ska hanteras. Gruppen kan med fördel vara i U-sittning. Använd fakta för att klargöra läget som har lett till att frågan är olöst eller saknar en bra lösning. I denna bakgrund bör de försök som redan prövats nämnas, för att undvika att de kommer upp som förslag. Använd som mötesledare 10 till 15 minuter till att berätta bakgrunden och var beredd att svara på frågor från mötesdeltagarna för att de ska förstå sammanhanget. 2. Formulera frågan så att den bjuder in alla till att bidra. Börja frågan med hur, eller möjligtvis med vad. Undvik ja- och nej-frågor, frågor om åsikter, frågor innehållande ”vilka”, ”vilken”, ”varför”. Var noggrann med formuleringen då gruppen kommer att besvara frågan som den står skriven. Skriv slutligen frågan högst upp på ett nytt blädderblockspapper och läs upp den kort. 3. Be var och en skriva ner sina lösningsförslag individuellt, utan att någon tillåts svara rätt ut. På så sätt säkerställs alla perspektiv och alla får tid på sig att formulera ett eller flera lösningsförslag. Låt gruppen få tre till fem minuter till att skriva. 4. Styr upp mötet genom att arbeta på ett förutsägbart och disciplinerat sätt. Börja med att be en person nämna ett 81 COD – ett alternativt arbetssätt förslag på ett kort och koncist sätt. Skriv upp det som sägs och var helt neutral, vilket innebär att inte besvara, tveka, ifrågasätta eller på annat sätt visa vad du tycker om förslaget. Blir svaret för långt, be personen att tala om vad du ska skriva. Tacka för inputen och gå moteller medsols till nästa. Om personen har fler än ett förslag förklarar du att du kommer igen i nästa runda. 5. Gå runt gruppen tills alla förslag finns på blädderblockspapperet. Läs kort igenom alla punkter, för att kontrollera att allt är korrekt förstått. 6. Vid beslutsmöten: prioritera ner till vilka en eller två förslag som ska tas tag i först. Urvalet sker antingen genom en vanlig diskussion eller genom att rösta där varje person väljer topp tre förslag. Om behovet finns att reda ut mer detaljerade förslag till nästa möte, kan ni utse mindre arbetsgrupper om två eller tre personer. Ibland kan ledaren själv välja en punkt till nästa möte, och ge en förklaring till varför. I mötet är ledaren ansvarig för hur det hela genomförs. Det är viktigt att i samlingsfasen, steg 1 till 5, hålla i strukturen och disciplinen. Speciellt viktigt är det att stoppa alla diskussioner eller konfrontationer under varven av förslagssamlande. Ledaren skyddar alltid den som för tillfället är i tur och ber bestämt de andra, med kanske avvikande syn, att vänta tills de har ordet. Belöningen blir ett möte där alla deltagare måste lyssna på alla, vilket bevisar att vi är komplementära och har olika perspektiv som i sin tur leder till flera olika idéer. Atmosfären kännetecknas av respekt och lugn, då reglerna ser till att alla kommer till tals och konfrontationer undviks. Ledaren kommer att få nya idéer och förslag, som ökar möjligheterna att finna aktiviteter som kan stänga det gap som var ursprunget till mötet. I realiteten kommer med största sannolikhet de idéer som ledaren själv hade redan innan mötet täckas av de olika mötesdeltagarnas förslag. Teorimodellen med ?1–6 ger en förklaring på hur mekanismen 82 COD – ett alternativt arbetssätt fungerar. Utöver dessa fördelar är, genom arbetsprocessen, gruppens acceptans och förståelse definitivt säkerställd. COD -mötet är designat för att garantera ett effektivt och involverande möte, som skapar de nödvändiga förutsättningarna för riktigt engagemang i utvecklingsarbetet. Arbetssättet är enkelt och kraftfullt, och det finns en mängd olika applikationer av det. Genom att klargöra bakgrundsfakta, ställa öppna frågor, låta mötesdeltagarna skriva ner sina förslag, hålla dig neutral och så vidare är det ganska enkelt att genomföra mötet som en process. Den största utmaningen ligger däremot i hur du kan använda dig av det i ditt dagliga arbete, och att få det till en naturlig del som ersätter de arbetssätt som du använde innan. Det finns olika varianter av möten för att ge dig möjligheter till att anpassa och effektivisera användandet av metodiken, men alla bygger på samma grundläggande mindset. Ibland är det en fördel att hålla ett regelrätt möte i ett konferensrum eller liknande. Då fungerar ett blädderblock utmärkt, vi kan kalla den för en klassisk variant. Whiteboard har den nackdelen att dokumentation inte är bestående, men det går att lösa genom att ta foto på det skrivna innan det blir utsuddat. I mindre grupper om tre till fyra personer fungerar arbetssättet bäst runt ett bord med ett vanligt A4 som dokumentation. I mer sammansatta frågor är det att föredra att använda metodiken i ett COD-möte i Matris. Där kombineras fler perspektiv av samma fråga i ett multipelt format, se exemplet nedan. En person svarar först individuellt på alla frågor innan man lyssnar på vars och ens resultat i smågrupper. COD -matris – Fråga: Min syn: Andras syn: Vad har hänt historiskt? Positiva initiativ? Negativa initiativ? Möjliga risker? Ditt eget förslag 83 COD – ett alternativt arbetssätt Det stora flertalet situationer är antagligen helt verbala möten där det visserligen är svårt att skriva, men där reglerna följs så gott det går. Dessa varianter ökar antal situationer där ledaren kan använda arbetssättet och därmed skapa samverkan i stället för friktion. Det är avgörande för att finna möjligheter att frekvent använda arbetssättet för att säkerställa och underlätta beteendeförändringen, som är nyckeln till den önskade kulturförändringen. COD -mötet kan med fördel användas i alla de gränssnitt som finns. Speciellt de strama reglerna för mötet neutraliserar möjliga infekterade historier mellan avdelningarna och tvingar alla parter att lyssna på de olika perspektiven. Det innebär också att bara koncentrera sig på att finna lösningar för de uppstådda problemen, inte grotta ner sig i vems fel det var eller i tidigare dåligt beteende. Självklart kan arbetssättet också användas med leverantörer och kunder. Även i detta fall blir det fokus på att definiera gap och rikta in arbetet på att finna lösningar för att stänga dem. Summering COD -möte: •• Ge alltid en bakgrund och formulera en fråga med Hur? eller möjligen Vad? •• Säkerställ allas perspektiv genom att ge tid för att skriva förslag. •• Sammanställ genom att ta vars och ens bidrag, ett åt gången, flera varv. •• Bedöm eller kommentera inga förslag under samlandet. •• Avsluta med att gemensamt prioritera en eller två punkter för att bestämma konkreta aktiviteter för att ta dem framåt. -coachning Beslut tagna i grupp innebär tyvärr sällan att det är säkert att genomförandet av det som bestämts kommer att ske. Trots alla bemödanden är det troligt att de olika mötesdeltagarna har en lätt avvikande bild av vad som exakt bestämdes och framför allt COD 84 COD – ett alternativt arbetssätt hur nästa steg ska gå till. Det är då en ynnest för en ledare att det finns möjlighet att sitta ner med var och en. Ibland med alla i teamet, ibland är det mer naturligt att sitta ner med de nyckelpersoner som är viktigast för att det som beslutats också genomförs. I ett COD -möte är målet att, på olika sätt, enas om det förslag som uppfattas som mest lovande för att ta ett steg av lösningen framåt. I och med att mötet involverat alla, frågat alla, utnyttjat allas kompetens och skapat förståelse och acceptans hos alla, så är det självklart att de involverade medarbetarna vill ge sitt bidrag till arbetet. Om det inte sker beror det inte på illvilja eller lathet, utan på att de saknar en tydlig, kvalitativ och genomarbetat plan för hur de ska gå till väga. COD -coachning är ett anpassat individuellt COD -möte, menat att bygga vidare på mötets resultat för att planera aktiviteter för varje medarbetare. Teamet kan bara röra sig om de personer som ingår vet vad de ska göra i nästa steg. COD -coachning är byggd på samma synsätt som COD -mötet, där bilder, icke-värdering, öppna frågor, lyssnande och sökande av nya synvinklar är hörnstenarna i ditt samtal/din coachning med dina nyckelpersoner. Utmaningen är att stötta honom eller henne till att själv se hur hans eller hennes egna kortsiktiga steg kan bidra till de mer långsiktiga ambitionerna. All utveckling är beroende av olika individers bidrag, som bör vara kopplade till den gemensamma riktningen och dess prioriterade fokusområden. COD -coachning är din möjlighet att säkerställa att dina medarbetare har tydliga bilder av hur de vill bidra till er enhets utveckling eller ge sitt bidrag, för att genomföra det som beslutats. Det är ett tillfälle att säkerställa att dina nyckelpersoner 85 COD – ett alternativt arbetssätt vet hur de ska genomföra de gemensamma beslut ni tar i gruppen. I de alla flesta fallen behövs det en mer detaljerad plan för varje individ, för att ledaren ska känna sig trygg i att det kommer röra sig både snabbt framåt och med god kvalitet. I de andra ledarskapsfilosofierna blir lösningen i detta sammanhang att titta bakåt och fokusera på uppföljning. I COD -arbetssättet blir i stället koncentrationen på att proaktivt arbeta igenom individens aktivitetsplan. Logiken är enkel, det är bättre investerad tid att stödja dina medarbetare att ha goda planer än att lägga lika mycket tid, om inte mer, på att följa upp det de redan borde ha gjort. COD -mötet är fokuserat på att finna lösningar på viktiga frågor. Frågor som vi kan beteckna som gap, enligt den Trattmodell vi beskrivit tidigare. Modellen på föregående sida är mer ett stöd än en kronologisk process som ska utföras steg för steg. Under mötet är ledarens uppgift att, genom att ställa öppna frågor, erbjuda nya perspektiv för den som blir coachad. Syftet är att, på ett strukturerat sätt, hjälpa medarbetaren att själv bestämma sitt nästa steg i frågan som behandlas. På samma sätt som i COD-mötet förhåller sig coachen neutral. Det innebär att vara återhållsam från att ge lösningar eller åsikter, och att inte styra samtalet mot en riktning som ledaren förutbestämt. Detta är den största utmaningen i att föra samtalet enligt COD-metodiken. Metodiskt använder coachen i stort sett bara frågor, öppna frågor som ”hur”, ”vad”, ”berätta hur du ser på …”, ”förklara hur du kom fram till detta” eller ”… om du ser på detta ifrån ett annat perspektiv?” Än en gång ger ?1–6-modellen en beskrivning av coachsamtalet. Medarbetaren, eller den som coachas, berättar alltid sin syn först och behöver den förbättras så använder sig coachen fortfarande av öppna frågor. Ett exempel: i stället för att påstå att en av medarbetarens idéer är för dyra att genomföra, kan coachen fråga hur en kostnadsanalys av förslaget ser ut. På samma sätt som tid för att skriva är viktigt under COD mötet, är det en central del av COD -coachning. Coachen och 86 COD – ett alternativt arbetssätt den som coachas sitter med fördel bredvid varandra och dokumenterar på samma papper eller i samma bok. Genom att den som coachas skriver sina svar på frågorna eller ritar förklaringar på sammanhang, får coachen tid att reflektera och fundera kring nästa fråga. Dessutom uppstår en dokumentation av coachningssamtalet som är värdefull i slutet på mötet och inför uppföljningsmötet. Målet för coachningen är att den coachade själv kommer fram till de två till tre viktigaste konkreta arbetsuppgifterna för att komma igång med sitt bidrag av det gemensamma utvecklingsprojektet. Dessa arbetsuppgifter bör skalas ner till att bli ett arbetspaket på en timme per fjorton dagar. Samtidigt klargörs ett tidsfönster för att utföra dem: hur de ska utföras, vem som kan stötta och färdigdatum skrivs in i dokumentationen. Ledaren har under samtalet säkerligen en stor mängd tips eller förslag, och har mycket att bidra med om tipsen eller förslagen blir på en effektiv nivå. Vi rekommenderar att trots att han eller hon har många idéer, ger coachen högst två till tre förslag under hela samtalet. Det innebär att det är störst sannolikhet att identifiera de mest verkningsfulla förslagen om ledaren väntar tills slutet på samtalet. På så sätt säkras medarbetarens förståelse, acceptans och ägandeskap för att det som bestäms också ska utföras. Det vi beskrivit ovan är hur ett individuellt samtal säkerställer att det gemensamma beslutet blir genomfört. För andra tillfällen handlar coachningen om att lösa problem på vägen och vid ytterligare andra tillfällen är det lämpligt med en kort och effektiv uppföljning. Sättet att föra ett samtal enligt CODcoachning kan du givetvis använda i andra situationer där du ser att dina medarbetare behöver stöd i att förstå och utveckla sin roll. Metodiken ger dig möjligheten att anpassa ditt stöd till dina nyckelpersoner, inför deras olika utmaningar, under feedback samtal, i planeringssteg, i förberedelse av delegering etc. Erfarenhet och övning är nödvändigt för att utveckla ledarens förmåga till detta individuella stöd. Ett stöd som blir ett värdefullt bidrag till dina medarbetares utveckling, men 87 COD – ett alternativt arbetssätt framför allt är det en trygghet för dig att veta att dina medarbetare har genomarbetade och realistiska planer för sina bidrag. Summering COD -coachning: •• Coachen ställer öppna frågor för att stimulera till byte av perspektiv. •• Coachning tryggar genomförandet av gemensamma beslut. •• Ger stöd till att förbättra det individuella bidraget. •• Coachen lyssnar först på medarbetarens syn för att se vilken information eller insikt som saknas. •• Ägandeskapet av idéer och aktiviteter är medarbetarens. -infrastruktur COD -metodikens möten och uppföljande samtal leder till förståelse, engagemang, commitment och tydliga planer av hög kvalitet, ändå är det en mycket skör process för att få det att bli en naturlig del av arbetet. Det operativa trycket och det kortsiktiga och viktiga dagliga arbetet har en enorm förmåga att ta hela vår uppmärksamhet och våra resurser. Många har säkert upplevt hur utvecklingsinitiativ startas upp för att sedan bara rinna ut i sanden. Detta gäller även om medarbetarna verkade vara intresserade, och ambitiösa planer dragits upp. Rekylen för sådana misslyckanden är relativt stark. Vid nästa försök till initiativ kommer det vara tydligt att trovärdigheten fått sig en riktig törn bland både ledare och medarbetare. Det är klart att många är skeptiska till att engagera sig när det ändå nästan alltid dör ut. Ett av de få, om inte det enda sättet, att hålla emot denna starka gravitation av telefonsamtal, mejl, leveransproblem, kundbesök, maskinhaverier etc. som drar oss tillbaka till det dagliga arbetet, är att reservera tid och resurser. Det låter kanske naturligt att göra så, men de är mycket få företag som har haft insikt, mod och kraft för att blockera kalendrarna för långsiktigt arbete, helst för ett helt år i förväg. Om inte det görs blir alla dessa proaktiva, kloka och värdefulla ansatser offer för allt som COD 88 COD – ett alternativt arbetssätt blir bråttom. Mycket av det som är bråttom och pressande idag, var sannolikt det som organisationen skulle ha förberett inför med utvecklingsinitiativ som senare självdog.. Det är skillnad på att ha framförhållning och förbereda sig för en förändring, och att kunder eller ägare jagar organisationen med blåslampa för att få till samma förändring. Detta jagande sätter stort tryck på hela organisationen och det finns ingen tid eller ork för att jobba med något som inte är alldeles akut, det blir en ond cirkel. Enligt de vi möter i vårt arbete är det väldigt många som befinner sig i den här cirkeln. Lösningen blir att aktivt ändra befintliga forum och planera in tid för hela utvecklingsprocessen ända fram tills målet nåtts. I de flesta bolag existerar det regelbundna ”klockor” eller fasta, inplanerade möten för sälj, finansiellt resultat, kvalitetsfrågor, projektuppföljning, beläggning, bemanning och så vidare. Men det finns bara undantagsvis något motsvarande för att garantera det arbete som är mer långsiktigt. COD -infrastruktur omfattar de två viktigaste förutsättningarna för ett framgångsrikt utvecklingsarbete. Även om organisationen är motiverad och arbetar i COD -andan, kommer det vara mycket svårt att omsätta ambitionerna i verklighet utan en robust och genomtänkt infrastruktur. Vi ser att det är nödvändigt att arbeta med de här två förutsättningarna för att det som startats också ska leva vidare. Emotionell infrastruktur Den ena förutsättningen, emotionell infrastruktur, skapar det positiva arbetsklimat som är nödvändigt för att uppnå goda resultat. Det skulle också kunna beskrivas som lagkänsla, atmosfär eller kultur. Människor behöver känna respekt, tillit, samhörighet och öppenhet för att fullt ut kunna delta i utvecklingsarbetet. Det är sannolikt något som varje team måste arbeta med att få till, och genom COD :s arbetssätt skapas de bästa möjliga förutsättningarna för en god laganda. En god laganda och en atmosfär av omtanke växer över tid när både ledarens och medarbetarnas beteende påverkar kulturen. COD -möten och 89 COD – ett alternativt arbetssätt COD -coachning är formade för att bygga en sådan positiv kultur. De är helt enkelt verktyg för de ledare som ser ett behov att aktivt påverka sina medarbetare till att vara en del av en mer fördelaktig kultur. Andra bidrag till att få kulturen att gro är till exempel att ge möjligheter till att ha roligt, jobba med teambuilding, fira framgångar och organisera aktiviteter utanför jobbet. Det är inte alltid så att ledaren själv behöver planera alla dessa events, utan han eller hon kan med fördel släppa det till någon eller några i gruppen. Det kan ofta hjälpa till för att få tid och fokus till att driva dessa viktiga initiativ. Vår enhet: Lågt Högt respekt och tillit roligt och energifyllt positiv kritik mer än negativ öppenhet för nytt delar med sig och lär av andra lagkänsla och samarbete vilja att vinna sätter laget framför jaget Ett effektivt sätt att få en överblick över nivån på den känslomässiga delen av infrastrukturen är att göra en enkel enkät för enheten och sedan analysera den i samma enhet. Då får alla – inklusive ledaren – en bild av hur läget uppfattas, men framför allt kommer diskussionerna om varför man i enheten har värderat som man gjort bidra till att visa hur viktiga dessa frågor är. Perspektiven i tabellen ovan ger några förslag på vad som kan ingå i denna form av infrastruktur. Alla fyller i enkäten var för sig och sitter sedan i smågrupper för att lyssna på var och 90 COD – ett alternativt arbetssätt en. Välj ut två perspektiv som är under kontroll och två som bör förbättras. Summering Emotionell infrastruktur: •• Ledaren behöver aktivt arbeta med att få en tillåtande, stöttande, vänlig och samarbetsvillig atmosfär. •• En god teamkänsla är basen för att kunna lyfta och hantera svårigheter. • COD -möte och COD -coachning bidrar till att bygga en stark emotionell infrastruktur. •• Alla presterar bättre i en trygg och positiv miljö. Intellektuell infrastruktur Den andra förutsättningen, intellektuell infrastruktur, innebär att skapa utrymme och trovärdighet för genomförandet. Medarbetarna har behov av att ha en tydlig bild av vad som ska uppnås, hur det ska gå till, hur det ska följas upp, hur det ska visualiseras och hur man ska få tid och resurser för att utveckla sitt arbete. Tydliga visioner, regelbundna möten, Visual Management, uppföljningsstrukturer, riktlinjer och manualer, stödsystem, utbildningsinsatser med mera skapar själva arenan för utvecklingsarbete. Detta är en absolut nödvändighet då det är orealistiskt att verksamheten kommer att utvecklas, så att det operationella och kortsiktiga arbetet avtar och man finner tid över till det långsiktiga arbetet. Många har en tilltro till att det kortsiktiga jagandet kommer att avta, och då kan satsningen på det långsiktiga starta. Tyvärr visar verkligheten att detta ytterst sällan blir fallet. En sådan utvecklingsarena behöver vara separerad ifrån det operationella. I de fall då både kort- och långsiktiga frågor ska hanteras i samma forum är risken överhängande att de brännande akuta frågorna kommer att ta över. Det är avgörande att regelbundet planera in tidsfönster för reflektion, kreativitet och proaktivitet. Ledaren behöver borga för att enheten har en plan 91 COD – ett alternativt arbetssätt för att accelerera sin utveckling. Planen kan innehålla mötestider för att skapa lösningar, sätt att visualisera processen, regelbunden COD -coachning med nyckelpersoner, uppföljningsmöten, stödmaterial för COD -möten och regelbundna kick-offer för olika grupper. För att uppskatta enhetens nuläge av infrastruktur kan man, på samma sätt som med känslomässiga delen, arbeta med en enkel enkät. Vår enhet: Lågt Högt möten i COD -anda tydlig och lokalt anpassad vision fastlagd årsplan för strategiarbete valda fokusområden beslutade aktivitetsplaner uppföljning av aktiviteter schemalagd tid för utveckling visualisering och dokumentation Först individuellt och sedan tillsammans för att utvärdera den gemensamma synen på hur långt enheten hunnit med den intellektuella infrastrukturen, se tabellens exempel. Förslag till infrastruktur Givetvis ska en sådan plan vara anpassad till det egna bolagets unika situation. Bolagets storlek, verksamhet, organisation, och mycket annat styr hur upplägget kan se ut. Det exakta upplägget bör vara en diskussion för ledningsgruppen, som också har att ta ett gemensamt beslut i frågan. De följande förslagen behandlar de mest bärande delarna i en intellektuell infrastruktur. 92 COD – ett alternativt arbetssätt Fastlägg schemalagd tid för utvecklings- och/eller förbättringsarbete Inför årlig strategi-workshop med alla. Det praktiska får avgöra hur, men i mindre enheter är rekommendationen att investera i ett tvådagarsseminarium, gärna med middag, utanför arbetsplatsen. Där skapas en samsyn kring omvärlden och marknadens nya krav, och analysarbetet sker i tvärfunktionella grupperingar. Gap identifieras och en grov inriktning förankras. Varje kvartal har avdelningen ett halvdagsmöte för att i detalj besluta hur deras egna val av fokusområden och aktivitetsplaner ska vara. Ibland väljer de att behålla ett fokus under flera kvartal och ibland väljer de nya. Entimmesmöte var fjortonde dag för alla arbetsgrupper. Tid ska avsättas för att ha ett regelbundet möte för utvecklingsarbete. Under mötet sker avstämning av individuella aktiviteter och lösningar tas fram till att utnyttja nya möjligheter eller övervinna problem. Tvärfunktionella ledarmöten Planera regelmässiga tvärfunktionella ledarmöten för att säkerställa utbyte och diskussioner kring gemensamma frågor. Mötena bör ske två gånger per år och vara två till tre timmar med innehåll 93 COD – ett alternativt arbetssätt som input, uppgradering, visa på goda exempel, ytterligare information, förbereda kommande frågor och aktiviteter runt processen. Integrera COD :s strategiska utveckling i existerande Business Review-möten eller motsvarande För att skapa fokus på strategins genomförande följs de viktigaste delarna av den upp med samma koncept som de ordinära mätetalen och detta bör ske tillsammans med cheferna för enheterna. Tillsammans med ordinära omkostnader, omsatt kapital, marginal etc. följs de åtgärder upp som ska utveckla strategin. Viktiga områden för att genomföra strategin kan vara samarbete, kompetens, engagemang, Best Practice eller helhetslösningar. Förändra innehållet i några av de redan existerande mötena Förändra innehållet i till exempel några av de redan existerande ledningsgruppsmötena till att följa COD-metodik. Det är självklart viktigt att ha möten för att utvärdera, följa upp, informera och presentera löpande verksamhet, men dessa möten ger normalt inte utrymme att tillsammans lösa viktiga frågor eller ta gemensamma beslut genom att utnyttja all kompetens i gruppen. De är ofta hållna med en detaljerad agenda fokuserad på redovisning av i förväg framtaget material. För att skapa ett mer proaktivt innehåll kan till exempel vart fjärde möte göras om med en CODagenda, förslagsvis ett tre till fyra timmars möte i fyra delar: Första fjärdedelen: Information. Deltagarna har endast tre till fem minuter för att ultrakort presentera de tre till fem viktigaste informationspunkterna som föredragande anser resten av gruppen behöver veta från sitt område. Finns det upprättade planer redovisas bara avvikelser från den. Den fullständiga och detaljerade presentationen bifogas i fil/utskrift. Andra fjärdedelen: Beslut. Förbered bakgrund till och genomför två till tre COD -möten för att ta fram lösningar till de viktigaste mer kortsiktiga frågorna som behöver involvera hela gruppen. Slutför genom att diskutera eller prioritera vilka lösningar som tas som beslut. 94 COD – ett alternativt arbetssätt Tredje fjärdedelen: Strategi. Identifiera och sänd i förväg ut information om vilka långsiktiga strategiska frågor som ska behandlas under mötet. Klargör bakgrund och använd diskussioner eller någon av COD :s mötesapplikationer för att enas om hur gå vidare. Fjärde fjärdedelen: Individuellt stöd. Erbjud en eller två deltagare per möte att använda gruppen för att få input till en avdelningsspecifik fråga. Tjugo minuter tidsfönster per fråga. Välj visualiseringsalternativ för riktningen, fokusområden, mätetal, resultat, etc. Utforma dokumentationen för hur din organisations viktigaste information ska se ut. Det väsentliga är att finna former för att visa vad som bestämts och att dokumentera vad som gjorts. Syftet bör vara att göra den publik och transparent, lyfta fram framsteg och förebilder, påminna och förstärka, höja intresset och skapa ett hälsosamt tryck för att fullfölja de aktiviteter som beslutats. Summering Intellektuell infrastruktur: •• Intellektuell infrastruktur skapar stommen till hur hantera genomförandet av strategin. •• Regelbundna möten för alla grupper för strategiska aktiviteter, bör inte vara frivilliga. •• Gemensam mötesplan för alla grupper med kick-off samt kvartalsvisa översyner och arbetsmöten var fjortonde dag som enbart är inriktade på hur strategin ska genomföras. •• Inriktningen är att ersätta befintliga möten som inte skapar värde. •• Effektivisera informationspresentationer för att få tid att lösa frågor när teamet träffas. •• Välj ett gemensamt format att dokumentera lokala strategier och planer. 95 COD – ett alternativt arbetssätt COD -enkät för analys av utvecklingen Eftersom den önskade strategins framsteg är beroende på hur organisationen lyckas med att utveckla ledarskap, strategi och kultur, är det av stort värde att se hur dessa parametrar förändras. Svårigheten med att alltid söka efter mätbara mål i de tre perspektiven leder i andra sammanhang till besynnerliga, nästan konstgjorda, mätetal. Dessa tenderar till att effektivt missleda fokus ifrån det egentliga målet. Om ett bolags strategi kräver en större kundförståelse hos konstruktionsavdelningen, så kan det ibland omformas till ett mål där till exempel varje konstruktör ska träffa kund minst sex gånger under en månad. Det i sig ger ingen garanti att den önskade förståelsen för kundens nuvarande och framtida krav kommer uppnås. En annan väg är att varje medarbetare får möjlighet att ge sin syn på hur bolaget valt att genomföra strategin. Det är inte ett sätt att mäta och jämföra, utan att se om de grundpelare som strategin bygger på har fått fotfäste i organisationen. Det är inte heller en medarbetarenkät med påståenden som ”Jag trivs bra i mitt arbete”, ”Min chef visar uppskattning för mitt arbete” eller ”Jag får den kompetensutveckling jag behöver”. En sådan undersökning har säkert sitt värde, men är alldeles för allmän för att analysera en strategisk utveckling. COD -enkäten är ett specialiserat stöd för att stimulera och utvärdera den önskade utvecklingen i organisationen. Den har störst kraft om den utförs regelbundet, förslagsvis var sjätte eller tolfte månad, och börjar så tidigt som möjligt i processen. På så sätt erhålls ett startvärde som gör det lättare att stötta de olika grupperna till att se sin egen utveckling. Enkäten är onlinebaserad och bör inte innehålla mer än cirka tjugofem påståenden som varje medarbetare ger sin syn på. I COD -enkäten berör en tredjedel ledarskapet, en tredjedel den lokala anpassningen av strategin och en tredjedel den förändring av kulturen som eftersträvas. Självklart blir detta inga absoluta sanningar, utan mer en grogrund för ytterligare diskussioner och aktiviteter för att adressera de uppkomna gapen i enkäten. Frågorna är direkt 96 COD – ett alternativt arbetssätt kopplade till de metodiska arbetssätt och insikter som är motorn i utvecklingen. Därigenom skapas en tydlig och återkommande synlighet över vilka effekter som eftersträvas och vilka arbetssätt organisationen valt för att driva arbetet lösningsorienterat. Eftersom varje grupp tar gemensamma beslut, är den valda arbetsprocessen den del som är allra viktigast att belysa. Enkäten är byggd på påståenden som varje individ bedömer riktigheten i. Skalan kan vara från ett till sju eller ett till tio där det lägsta innebär ”Jag delar inte alls uppfattningen” och det högsta ”Jag delar fullt uppfattningen”. Påståendena är riktade mot det som bedöms vara förutsättningarna för att hålla hög fart i utvecklingen. Påståendena kan handla om: Arbetet med COD :s olika arbetssätt. Genomförande av planerade möte. Anpassning till en lokal strategi. Arbetet med de strategiska aktiviteterna. Förståelse av de strategiska valen. Samarbete över ”Silo-gränser”. Syn på kulturell förändring. COD -enkäten blir ett effektivt och enkelt sätt att hålla fokus på och skapa en insikt om de viktigaste förutsättningarna för att accelerera den valda strategin. Resultatet följs alltid upp med en kortare workshop, där resultatet redovisas. Alla får i ett COD -möte ge sitt bidrag till hur de punkter som bedöms vara viktigast ska kunna förbättras. Enkäten ger också ledningen en överblick över vilka delar i organisationen som behöver extra stöd. I de bolag där vi genomför COD -enkäter är korrelationen mellan god utveckling av positiva svar och förbättring av till exempel vinst i princip total. De enheter som uppvisar bäst operationell förbättring är också de som skattar sig själv högst avseende hela den strategiska processen. Det är även logiskt då de valda områdena för aktiviteterna är tänkta att säkerställa att resultaten blir de önskade. Om medarbetarna ser att de valda metoderna eller förhållningsätten får fäste i organisationen så kommer de, givet att 97 COD – ett alternativt arbetssätt de är väl genomtänkta, bidra till att genomföra strategin och därmed uppnå de finansiella målen. Summering COD -enkät för analys av utvecklingen: •• Regelmässig utvärdering av utvecklingsprocessen skapar fokus och möjligheter till extra insatser. •• Enkäten skapar trovärdighet och känsla av långsiktighet i organisationen •• Enkäten ger ett mått på hur den önskade utvecklingen går framåt. •• Enkäten mäter eller uppskattar de bärande idéerna i den strategiska utvecklingen. Meningen med en strategi är att den ska genomföras COD handlar om att öka utvecklingshastigheten hos ditt team. Arbetssätten vi beskrivit i de tidigare avsnitten är gjorda för proaktivitet. Det verkliga värdet av dem är när de kopplas samman med enhetens strategiska riktning. Alla organisationer arbetar fram en strategi för hur de tänker sig bli alltmer framgångsrika i sin verksamhet. Det finns en mängd termer i ämnet som kan var förvirrande, så vi använder strategi som beskrivning för bolagets utvecklingsprocess. I många bolag sätter ledningen själva visionen och fokusområdena, i en mångårig övertygelse om att en sann ledare tar ut riktningen genom att visa medarbetarna en ljus framtid. I andra finns strategin bara i ägarens eget huvud och är inte tänkt att vara allmängods. Oavsett pedagogik, det yttersta syftet med en strategi måste vara att stimulera varje medarbetare att göra något som den inte gör för tillfället. Det är otroligt klargörande för den ansvariga ledningen att fundera över vad som är den önskade rörelsen på individnivå. Vad skulle vara önskvärt att varje medarbetare gjorde lite annorlunda imorgon? Egentligen strävar hela strategiarbetet till att vara ett stöd för varje individ att se sin egen framtida roll. På så sätt möjliggörs, eller underlättas, den 98 COD – ett alternativt arbetssätt förändring som strategin innebär. Hela bakgrundsförklaringen, och den därpå logiskt valda riktningen, är den grund på vilken varje individ kan se hur han eller hon kan bidra på ett nytt sätt. Majoriteten av organisationerna använder sig av strategier som en motor för att utveckla sin affärsverksamhet. Det är ett arbete som syftar till att ge medarbetarna i verksamheten en riktlinje och ett stöd till egna slutsatser för sin grupps och sina egna bidrag. Många kompetenta ledare lägger idag mycket energi på att finna bra sätt att förklara och övertyga medarbetare om att strategin är rätt vald. Naturligtvis är själva logiken och valen i strategin viktig, men en av de största utmaningarna handlar om att få personalen att vara självdriven och ta ansvar och initiativ till den önskade förändringen eller utvecklingen. Ofta väljer ledningen att rikta in beskrivningar och formuleringar som sedan används i allehanda informationsaktiviteter mot de delar av strategin som är allra viktigast, de där medarbetarna har en aktiv roll. En stor del av de strategiska beståndsdelarna är ämnen som ledningsgruppen själv har både makt och möjlighet att bestämma över, som maskininvesteringar, produktutvecklingsprojekt, öppna nya filialer och andra beslut som inte involverar medarbetarna. Den kvarstående andra delen är den typ av förändring som man bedömer är beroende på medarbetarnas acceptans och aktiva medverkan. I många strategier blir alltså denna del av strategin den centrala i det man vill kommunicera. För att följa hela logiken i strategiprocessen bör den säkerställa att den önskade förändringen är förståelig och accepterad av alla medarbetare. Det innebär att ledningen bör ha klart för sig vad de vill att processen ska leda till för förändring på individnivå. Vad förväntar sig bolaget att en säljare, konstruktör, projektledare, operatör eller controller ska göra annorlunda i framtiden till följd av den strategiska processen? Normalt sett är det inte stora avancerade förbättringar som önskas, utan mer jordnära praktiska önskemål som eftersträvas. Det vore helt tillräckligt för att öka sannolikheten att nå strategin om säljaren satsade tid på att utforma och genomföra dedikerade planer för att äntligen 99 COD – ett alternativt arbetssätt bearbeta nya kunder eller nya marknader. Det kan i andra fall vara att konstruktörerna alltid skulle utnyttja bolagets befintliga kunskap innan de konstruerade nytt, eller att operatören med ett starkt egeninitiativ bidrog med sin energi och kunskap i det förbättringsprogram som företaget arbetade med. Vi har frågat många ledningsgrupper om vad de ser att deras konstruktörer, inköpare, säljare, projektledare, operatörer och underhållspersonal skulle behöva göra annorlunda som följd av strategin, men tyvärr är det är mycket sällsynt att de kan ge oss ett rakt svar. Lika viktigt som innehållet i strategin är själva formatet på strategibeskrivningen, då den på ett pedagogiskt sätt ska underlätta för medarbetarna att förstå sin framtida roll. Beskrivningen bör hålla ihop logiskt och smalna av resonemanget mot den verklighet som den enskilde medarbetaren befinner sig i. Beklagligt nog ger många av de strategibeskrivningar vi ser i näringslivet inte alls detta stöd. Tvärtom ger de i vissa fall ingen reell styrning alls då bara siffror för omsättning, marknadsandelar och kostnader inte betyder något på individuell nivå. Etter värre blir det med den fullkomliga överinformation som en kopia på chefens egna Eisenhowerdiagram innebär. Där samsas satsningar på främmande länder med leveranssäkerhet, produktlanseringar, mål för säkerheten, förbättringsprogram, fokus på segment, besparingskrav och mycket annat som alldeles säkert är relevant för chefen själv, men inte är speciellt klargörande för medarbetarna ute i organisationen. För en genomsnittlig enhet i Sverige kommer inte satsningar för att penetrera oljeindustrin i Brasilien eller lanseringen av en servicekampanj i ett systerbolag i Kina innebära några aktiviteter alls. I COD -metodiken ligger inte fokus på att skapa riktning i bolaget genom att tala om vad som ska göras, utan på att klargöra hur medarbetarna ska arbeta för att säkerställa en högklassig och gemensam lösning. De verktyg för möten, coachning och infrastruktur vi visat är de processer som ska garantera ett sådant resultat. Det innebär att mycket av den överdefinition som präglar strategiarbetet idag inte skulle vara nödvändig. Med 100 COD – ett alternativt arbetssätt andra ord, det är till och med kontraproduktivt att för detaljerat tala om vad som ska göras. Det är enligt vår teori att förklara för långt ner i tratten. Vi kan nog utgå från att de allra flesta strategier är byggda kring en bra lösning, vad som bör göras är ganska tydligt. Då blir alltid den stora frågan: hur ska bolaget ska få den implementerad? Grunden till att medarbetarna ska se och förstå hur deras egna små vardagliga förändringar bidrar till att bolaget rör sig i rätt riktning, är fortfarande strategin. Om tankegången är korrekt borde det starkt påverka hur den strategiska storyn bör presenteras. Den borde vara helt inriktad på att ge trovärdighet till riktningen, och underlätta för medarbetarna att själva dra de nödvändiga slutsatserna. Summering Meningen med en strategi är att den ska genomföras: •• Ställ en kontrollfråga till ledningen om vilken som är den önskade förändringen i dagligt arbete per yrkesgrupp. •• Beskrivningen av strategin bör vara enkel och koncentrerad till dem det berör. •• Strategins mål är en bild av framtidens önskade tillstånd och behöver inte försvaras i diskussioner om hur det inte är idag. •• Det bör finnas en god balans mellan beskrivningar om varför och fokusområden, och olösta frågor. Strategiprocessen med COD Det är troligt att många företag har väl underbyggda och kloka strategiska inriktningar. I följande förslag är fokus alltså inte på vad strategin innehåller, utan mer på förpackning och arbetsprocess. Som tidigare nämnts är vår erfarenhet att det är otillräckligt att endast ha en vision 101 COD – ett alternativt arbetssätt för alla, presentera den i Powerpointformat på ett stormöte och till sist välja ut något som ledningen vill få gjort. I realiteten behöver alla generella visioner översättas till varje lokalt teams unika situation. I övrigt ger Powerpointpresentationernas rubriker otroliga utrymmen för tolkningar i de olika teamen, och behöver kompletteras med en mer beskrivande förklaring av tankegången i det strategiska resonemanget. Vårt förslag bygger på att organisationen är tränad i de olika COD -arbetssätten, men kan även om så inte är fallet ge ett alternativ till de konventionella angreppssätten. Den stora utmaningen är att hitta en god balans mellan det som behöver berättas eller beskrivas och det som ska skapas av dem som ska genomföra strategin i fråga. Det som är avgörande är att få alla medarbetare att befinna sig i det som vi beskriver som gapet. Det innebär att konfronteras med de olösta frågor som är centrala i strategin. En grundläggande del i strategiprocessen är att göra om konsekvensanalys, beslut om fokusområde och aktivitetsplaner på varje nivå där det är av värde att ha en egen riktning. Det skiljer sig från många vanliga upplägg, där processen går ut på att alla medarbetare har att förhålla sig till ett resonemang och ett fokus. Anledningen till det är antagligen att det finns en önskan om att alla ska dra åt samma håll. I COD -metodiken är tanken att det inte hjälper att ha ett sådant gemensamt fokus om inte alla grupper startar upp aktiviteter för att få det att hända. Vi har sett exempel på fokusområden som varit tydliga och stimulerande för någon avdelning, medan andra på ett konstgjort sätt får hitta på något som passar. Kostnadsreducering skulle till exempel på inköpsavdelningen antagligen leda till en intensiv jakt på nya leverantörer, medan det på forskningsavdelningen skulle kunna mynna ut i ett förslag att minska användandet av kopiepapper. Med en kvalitetssäkrad metodik för att en grupp medarbetare gemensamt ska hitta sin bästa lösning, minskar behovet av att tala om för alla vad strategin betyder. Om det finns en grov översikt av marknadskrav, teknologitrender, finansiella fakta och dylikt, och ibland även några viktiga förslag till möjliga fokusområden, 102 COD – ett alternativt arbetssätt så kan strategiprocessen se ut på ett annorlunda sätt. Den metodik som vi ser som en garanti för att ledningen ska kunna släppa beslutsprivilegiet i processen är – än en gång – att var och en först skriver sina förslag. Därefter delas de in i smågrupper om tre eller fyra personer. Alla ger sin syn i turordning och tar sedan fram det gemensamma. Om det är det fler grupper, presenteras alla olika gruppers syn enligt samma metodik och en gemensam prioritering tas fram. Den blir riktning för enheten. Arbetsgången säkerställer att det som beslutats är det bästa som medarbetarna ser, åtminstone för tillfället. Dessutom kommer det som valts att vara något som är viktigt och realistiskt för dem och, inte minst, acceptansen är säkrad. Summering Strategiprocessen med COD : •• En övergripande riktning är en input bland flera till den lokala anpassningen. •• Enheten ges utrymme att själva definiera sina viktigaste områden för att bidra till utvecklingen. •• Ledaren säkerställer att alla deltar i den metodiska arbetsgången. •• Varje nivå sätter sin egen anpassade strategi. Strategiskt resonemang i prosa Ersätt eller komplettera de Powerpointpresentationer som finns med en textbeskrivning över situationen och de nya fakta som kommer att påverka marknaden, ett övergripande resonemang om vilka konsekvenser det kan medföra, en bild av var bolaget vill befinna sig och en analys av var bolaget befinner sig idag med de hinder för utveckling som motverkar att organisationen rör sig åt det önskade hållet. Det är ytterligare ett perspektiv att använda trattmodellen. Syftet är att underlätta analysen av vilka gap den lokala enheten har. Den strategiska inputen bygger på en enkel beskrivning av den valda riktningen. Även de Powerpointpresentationer som 103 COD – ett alternativt arbetssätt kompletterar kan vara uppbyggda på samma sätt, se bifogat formulär. 104 COD – ett alternativt arbetssätt Ett exempel på en fiktiv strategisk story: Bakgrund: Vår marknad förväntas gå igenom en förändring under kommande år. Det finns flera megatrender såsom minskning av tillgänglig arbetskraft, den ökande urbaniseringen, BNP- tillväxten, ökande antal äldre att försörja, etc. Detta driver behovet av att få till högre produktivitet, kvalitet och säkerhet i verksamheten i de olika branscherna. Kortare och kortare produktlivscykler leder till högre krav på att leverera teknologi som är state-ofthe-art, mervärde och att utveckla konsulttjänster. Kunderna fokuserar mer på sin egen verksamhet och förväntar sig att deras leverantör ska ge råd och stödja dem för att de ska få ut maximal effekt av sin investering. Konkurrenterna blir samtidigt tuffare och tuffare, och nya företag är på väg in från både mogna och nya marknader. Konkurrenternas beredskap och kompetens att kopiera produktinnovationer har redan ökat trycket på oss att lansera våra innovationer på ett snabbt och effektivt sätt. Kartan av konkurrenter kommer att förändras och kampen ser ut att leda till fortsatt utslagning av aktörer. Vinnarna kommer att vara de företag som förstår vad den föränderliga marknaden bäst behöver, som ger ett verkligt kundvärde och som snabbast kan anpassa sina egen verksamhet till de förändrade behoven. Riktning: Vår framgång beror på hur väl vi kan möta dessa ökande krav. Våra produkter är av hög kvalitet och vi kan ta ut höga priser, vilket tydligt placerar oss i den delen av marknaden som riktar in sig på att öka servicenivån och utveckla individuella lösningar för enskilda kunder. Det är viktigt att vi kan skapa en bra och nödvändig vinst under de tidsfönster då våra produkter ligger före konkurrenternas. En lösning är att ha ett mycket effektivt arbetsflöde för att snabba upp våra produktlanseringar. Detta kräver ett smidigt samarbete mellan alla aktörer i vår interna värdekedja. Det är beroende av en ypperlig tvärfunktionell samverkan där alla delar måste bidra genom att tidigt identifiera 105 COD – ett alternativt arbetssätt nya behov, uppnå en snabbare utveckling av produkter och förbereda produktionsanpassning, men även logistiska förberedelser, säljträning, marknadsföringsinitiativ, etc. Vårt mål är att se resultatet av alla våra ansträngningar i en stabil och förbättrad marginal, för att vara rustade för de investeringar som blir avgörande framöver. Nuläge: Vi ses idag med rätta som ett företag med hög kvalitet på våra produkter och har börjat komma ifatt marknadsledaren i avseende på innovation. Vi kan vara stolta över vårt anseende och vår kompetens i våra nischer. Effektiviteten i våra produktlanseringar har, från en relativt låg nivå, förbättrats genom åren och dessutom lanserar vi idag många fler högkvalitativa produkter än för några år sedan. Vi har också på ett tydligt sätt klarlagt de viktigaste kriterierna för de produkter vi vill fokusera extra hårt på. Ändå är vi ännu inte på den nivå där vi kan lita på att alla våra produkter når marknaden på ett förutsägbart och fruktbart sätt. Efter stora investeringar och förbättringsprojekt är vår produktionsapparat i bra skick, även om vi fortfarande arbetar hårt med att hitta rotorsakerna till våra olika förluster som påverkar vår produktivitet negativt. Proaktivitet och kommunikation mellan enheterna är avgörande för att få ett effektivt flöde, och vi har inte alltid kunnat hantera det på bästa sätt. Hinder: Det är en ständig kamp för att investera tillräckligt med tid och ansträngning för att förberedas för nya produkter och andra strategiska initiativ. Daglig verksamhet är viktig, men det verkar ibland ta alldeles för mycket av vår uppmärksamhet, vilket gör det svårt för oss att arbeta proaktivt. Vi ser ofta att fattade beslut eller aktiviteter inte genomförs som planerat. Ett ytterligare hinder för att accelerera utvecklingen ligger i att vi är utspridda på många orter, vilket gör samarbetet mer utmanande. Alla enheter har, som vår medarbetarenkät visar, inte heller lyckats nå den nivå av engagemang som krävs. Tvärfunktionellt lärande 106 COD – ett alternativt arbetssätt och utbyte av Best Practice är ett annat område där vi kanske inte har nått det vi strävar efter. Den här beskrivningen kan sedan användas som strategisk bakgrund parallellt till alla grupper. Det finns normalt inget större värde att föra in delstrategier, då slutmålet är att den funktionella gruppen själva ska välja sitt fokusområde och identifiera de aktivitetsplaner till bestående av små individuella bidrag. Ett sätt att bearbeta texten är: •• Dela in enheten eller teamet i mindre grupper om fyra till fem personer. •• Läs texten individuellt och ta ut de två eller tre viktigaste punkterna per enhet. •• Fortfarande individuellt, skriv ner de två viktigaste tvivlen/svårigheterna till att dessa punkter ska gå att genomföra. •• Arbeta med COD -metodiken, låt var och en läsa upp sina punkter och tvivel. Efter att ha lyssnat på alla i den lilla gruppen: bestäm en gemensam syn på båda. •• Använd därefter alla i den lilla gruppen i ett nytt COD -möte till att finna lösningar hur tvivlen ska mötas eller svårigheterna ska övervinnas. •• Presentera varje smågrupps resultat inför helgruppen och bestäm enhetens fokusområde och varje grupps första aktiviteter. Genom att provocera fram tvivel blir också gapen tydliga. Noterbart är att tvivlen naturligtvis inte uppstår bara för att någon frågar efter dem. Om inte arbetsprocessen tar upp dem, så kommer de dyka upp runt kaffemaskinen. Tyvärr blir den diskussionen inte alltid så konstruktiv, utan den kan lätt bli ganska negativ. En sådan lokal anpassning av strategin bör, på ett praktiskt sätt, ske på varje nivå i bolaget för att säkerställa att gruppen arbetar med något de ser som viktigt. Det blir alltså inte en process där alla ska arbeta med samma fokusområde, utan 107 COD – ett alternativt arbetssätt analysen görs bäst av de som ingår i gruppen. Riktningen blir ändå likartad då storyn tar alla genom tratten på ett balanserat och strukturerat sätt. Summering Strategiskt resonemang i prosa: •• Skriven text lämnar mindre utrymme för individuella och olika tolkningar. •• Initiera diskussioner kring svårigheter att lösa de strategiska utmaningarna, inte ifrågasättanden om de är de riktigt utvalda. •• Bättre att ta diskussionen transparent i gruppen än att låta den komma efteråt runt kaffemaskinen. •• Med en strategisk text kan varje individ involveras djupare än att bara lyssna till en presentation. Lokala aktivitetsplaner är motorn Strävan i hela strategiprocessen är att stimulera alla medarbetare att genomföra konkreta aktiviteter för att bidra till rörelsen framåt. Utveckling kan inte säkras om man inte arbetar igenom hela anpassningen av strategin ända fram till definierade, tidsatta, accepterade, konkreta och realistiska arbetspaket. Arbetspaket som inte innebär större åtagande än att det är rimligt att det också kommer att genomföras. En uppgift motsvarande en timmes arbetsinnehåll per två veckor är en möjlig omfattning. Som alla vet, är de flesta mycket upptagna av det dagliga operationella arbetet. Därför bör mer omfattande idéer eller lösningsförslag helt enkelt delas upp i mindre steg, så att det blir en tillräckligt liten storlek på uppgiften. När gruppen valt fokusområde är spelplanen för utvecklingsarbetet iordningställd. Det enskilda teamet har bestämt vart de vill, de har arbetat fram fokusområden och de första aktiviteterna enligt det vi tidigare redogjort för. Detta har gjorts med COD-arbetssättet och medarbetarna börjar se hur de kan bidra till att öka hastigheten i sin enhets utveckling. All sann utveckling startar när individerna i gruppen börjar agera i enlighet med den 108 COD – ett alternativt arbetssätt guide som den gemensamma riktningen innebär. Den stimulerar också till ett nytt beteende och till att det initieras nya aktiviteter. För både ledarens och medarbetarens skull är det viktigt att få en väl genomarbetad och balanserad bild av vad som ska göras och hur. COD-coachning är tänkt att vara ett stöd till att förstärka kvaliteten på utförandet av de valda aktiviteterna genom att detaljerat klargöra hur vars och ens plan för att lyckas med sin uppgift ska se ut. Det är dessutom ett utmärkt sätt för ledaren att känna trygghet i att den gemensamma riktningen har blivit översatt till individuella ambitioner och tydliga aktiviteter. Bakgrunden för coachningen blir det gemensamma strategibeslut och dess aktivitetsplaner som gruppen bestämt. I sammanhanget är det på sin plats med en påminnelse om vikten av att finna ett enkelt men effektivt sätt att dokumentera de olika aktiviteterna. Den stora utmaningen är att hålla liv och energi i arbetet över tid. Vi kan utgå ifrån att majoriteten kommer vara engagerade och disciplinerade i början av en sådan process. Ledaren har en central roll i att balansera mellan övertygelsen att människor behöver ges förtroende och den krassa verkligheten att ibland måste de påminnas om vad som är beslutat. Det kanske till och med är nödvändigt att påpeka mer än en gång att det som skulle vara gjort till den överenskomna tidpunkten också ska vara klart då. Självklart är tonen därvidlag väldigt viktig, så att det i möjligaste mån ändå ses som ett stöd att hålla sig till det gruppen bestämt och inte som någon pekpinne från ovan. En stående möjlighet att hantera sådana situationer är att, än en gång, använda sig av öppna frågor för att klargöra vilken lösning personen ifråga själv föreslår. Sammanfattningsvis blir den fulla kraften i utvecklingsarbetet tydlig när den gemensamma riktningen är framtagen med COD -metodik och sedan används som grund för dina COD coachningsamtal med nyckelpersoner. Där tydliggörs deras olika bidrag till implementeringen. I de gemensamma mötena ligger fokus på att lyssna på de olika perspektiven och utnyttja gruppens samlade kunskap för att finna din enhets bästa väg 109 COD – ett alternativt arbetssätt framåt. Även om alla medarbetare är överens om resultatet, är det osäkert om alla har förstått samma sak och hur de personligen ska ta del i arbetet. Det finns ett tydligt behov att bearbeta den gemensamma riktningen för sig själv, klargöra sin egen tolkning av den och se sitt bidrag. Detta är normalt inte lätt att göra ensam, men en skicklig coach kan genom välformulerade frågor öppna upp komplementära perspektiv, identifiera realistiska steg, och guida medarbetaren att finna sina egna svar. I sammanhanget är det viktigt att nämna att en ledare sannolikt har två aktivitetsplaner som han eller hon är delaktig i. Dels den plan som är i den grupp som han eller hon är medlem av men inte driver, dels i den grupp där rollen är att vara ledare för gruppen. Det kan vara som medlem i en ledningsgrupp, men också till exempel som ledaren för produktionsavdelningen. Samordningen mellan olika planer sker genom att ledaren som individ deltar i båda gruppernas strategibeslut. Summering Lokala aktivitetsplaner är motorn: •• Stort fokus från ledningen på att ge proaktivt stöd till att utföra planerna. •• Viktigt att utveckla en självklarhet att genomföra det som planeras. •• Dela upp aktiviteter i små steg. •• Hitta en enkelt och effektivt sätt att dokumentera aktivitetsplaner. Hantera gränssnitten i en COD -process Alla organisationer drabbas i viss mån av suboptimering och silotänkande. Det innebär att enheter optimerar sina egna beslut baserat på vad som kommer att hjälpa dem att nå goda resultat. Mätetal vägleder koncernen, företaget, funktionerna, avdelningarna och teamen till att fokusera på deras respektive viktigaste frågor. Detta leder oundvikligen till att arbetet koncentreras till att möta det egna teamets specifika mål, med risken att samtidigt försumma det som är gemensamt bäst för verksamheten. 110 COD – ett alternativt arbetssätt I alla utvecklingsprocesser har dessutom olika team olika hastighet. Några team rör sig snabbt och tidigt, medan andra sitter fast i gamla vanor. När ett team rör sig framåt, kommer de ganska snart stöta emot ett antal gränssnitt till andra grupper. Det blir tydligt att för att fortsätta utvecklingen behöver de och omkringliggande grupper förbättra relationen och skapa samsyn i viktiga frågor. I verkligheten är många mätetalsdrivna initiativ främst ämnade för teamets interna fokus och ansvarområde. Det är inte sällan som detta kan orsaka en viss suboptimering, ofta på grund av delvis motsägelsefulla mål, känsla av konkurrens och tävling, avsaknad av förståelse för de andras bakgrund, missförstånd och ibland även brist på samarbetsvilja. Detta kan i värsta fall påverka hastigheten på teamets utveckling negativt, så det är en stor fördel om det går att neutralisera dessa oönskade effekter av den nödvändiga uppföljningen av mätetal och mål. Mycket skulle vinnas på att det fanns ett sätt att förena dessa olika och möjligen motstridiga mål och synsätt till en gemensam väg. Varje team som är delvis beroende av olika gränssnitt för nå dit de vill, blir sannolikt också ansvarigt för att initiera hur dessa gränssnitt ska förbättras. Även om det finns skillnader i arbetssätt och kultur så behöver dessa överbryggas. Andra team behöver bjudas in till gemensamma möten där de kan arbeta med COD metodik för att dela och förstå andras bakgrund, samt för att arbeta med viktiga frågor. Det är en känslig process som bör bygga på tillit, respekt, öppenhet och faktabaserade diskussioner. I alla bolag existerar en mängd överlämnanden och därmed gränssnitt, det finns inom varje avdelning eller funktion och med globala processer och program. Det är viktigt att det tas initiativ till klargörande möten, även i de fall där den andra parten ser sig vara kravställare i verksamhetens flöde. Genom att anpassa COD -mötet kan en enkel guide skapas för att hantera sådana möten så att en gemensam inriktning kan hittas. Ibland kan det vara klokt att be någon neutral hålla i gränssnittmötet. 111 COD – ett alternativt arbetssätt Ett exempel på en fiktiv strategisk story Situationen är att två avdelningar, A och B, upprepade gånger hamnat på kollisionskurs. De har ofta haft möten där skuldfrågan för de dåliga prestationerna varit det stora ämnet. Avdelningarna har delvis motstridiga mål, vilket bidrar till att deras prioriteringar uppfattas negativt av den andra avdelningen. Ledaren för avdelning A har under ett par möten med ledaren för B diskuterat frågan och de har enats om att ha en lunchtill lunchworkshop över två dagar med de sexton personer som båda avdelningarna består av. Agendan för ett gränssnittsmöte kan se ut som följer: Arbetsgång Metodik Introduktion: gå runt bordet, kort intro från alla, förklara syftet med dagen. Sitt blandat i U -sittning. Vid behov, gå igenom teorimodellen ”Rummet”. Analysera historien fram till idag med exempelvis frågor som: •• Vad har hänt – avdelningarnas gemensamma historia. •• Tidigare positiva samarbetsinitiativ. •• Tidigare negativa samarbetsinitiativ. •• Vilka risker för framtida friktion. 112 COD -möte med matris, se nedan. Skriv först individuellt, sedan i avdelnings-blandade smågrupper om 4 . Summera vad som är gemensamt genom att arbeta enligt COD möte A4 . Presentera för alla i plenum. COD – ett alternativt arbetssätt Skapa gap genom att klargöra varje avdelnings syn: 1) COD fråga till A respektive B : Vad uppskattar ni mest hos den andra avdelningen? COD -möte i klassisk tappning. Sitt blandat i plenum, avdelning A medarbetare bidrar inte när avdelning B samlar sina punkter och vice versa. 2) COD fråga till A respektive B: Vad är ni mest orolig inte ska fungera hos den andra avdelningen? Byt blädderblocksblad så att A får det B samlat och vice versa. Gå igenom alla punkter på blädderblocksbladet. Gruppen kategoriserar alla punkter i: •• Grönt: missförstånd, vi kan visa på fakta att det är under kontroll. •• Gult: under arbete, vi har en plan men är inte igenom ännu. •• Rött: svårt att förstå/acceptera, vi behöver med fakta. Avdelningarna arbetar i separata rum, för att tillåta diskussioner och reaktioner. Respektera den andra avdelningens syn. Presentation från varje avdelning: COD -möte, klassiskt eller verbalt. Gå igenom punkt för punkt, gröna först, följt av gula och röda. Sitt blandat i plenum. Efter varje färgs genomgång, be den andra avdelningen om tips och råd för att förbättra lösningarna. 113 COD – ett alternativt arbetssätt Tillbaka till den egna avdelningen: Prioritera vad som blir viktigast. Bestäm planer och konkreta aktiviteter. Avdelningarna arbetar i separata rum, för att tillåta diskussioner och reaktioner. Valfritt COD -möte eller diskussion. Dokumentera ansvariga och deadlines. Fastlägg hur uppföljning ska ske. Presentation av varje avdelnings prioriteringar och planer. Valfri metodik. Bestäm detta gemensamma forums nästa uppföljningstillfälle. På kvällen mellan dag 1 och 2, gemensam middag med blandad sittning. Andra viktiga utmaningar för ett bolags gränssnitt är hur man kan påskynda lösningen av tvärfunktionella frågor. Några sådana frågor är för svåra att lösa för en enda avdelning, några frågor kan bedömas vara för känsliga, och några är ämnen som varit på dagordningen utan framgång under lång tid. Gemensamt är att det går för sakta. Tvärfunktionella seminarier är ett sätt att koncentrera sig på att hitta gemensamma lösningar och syftar till att snabbt och effektivt köra igång utvecklingsplaner. I dessa tvärfunktionella seminarier, som rekommenderas att spänna över två dagar, uppmanas de inblandade parterna att vara en del av att analysera, bestämma riktningen, vara med i skapandet av aktivitetsplaner och besluta om konkreta steg, allt enligt COD -metodiken. Det är ett mycket effektivare sätt att samla och samordna dessa insatser under ett enda tillfälle, jämfört med ett 114 COD – ett alternativt arbetssätt antal kortare möten utsträckta över tiden och med svårigheter att hinna komma till beslut om åtgärder. På ett sätt är också ett kund- eller leverantörsmöte ett gränssnittmöte. Naturligtvis finns det behov av anpassningar, men huvudstrukturen kan fungera som en ram. Egentligen skiljer sig inte mekanismen i ett internt möte från ett externt sådant. Alla vill bli respekterade och lyssnade på, och om det går att identifiera gemensamma gap så vill alla att de ska kunna stängas. Det måste vara varje säljares dröm att kunden är villig att resonera om vilka framtida gap den ser blir viktigast att lösa. Det bidrar också till ett stort värde för kunden, då den äntligen får en leverantör som lyssnar på vad kunden anser kommer behövas, i stället för att försöka sälja något som redan finns. Summering Hantera gränssnitten i en COD -process: •• Bjud in andra team för att klargöra hur man gemensamt ska utveckla en lösning. •• Kraftsamla tvärfunktionella initiativ med att arbeta fram lösningar i tvärfunktionella seminarier. •• Förståelse för andra teams förutsättningar bidrar starkt till ett mer moget förhållningssätt. Hålla liv i utvecklingsprocessen Alla utvecklingsprocesser kräver stort engagemang och hårt arbete för att stödja medarbetarna i att förflytta sig ur gamla vanor och invanda sätt att göra och tänka. Troligen kommer energinivån i organisationen att gå upp och ner över tid. Det är ledaren som ansvarar för att den övergripande utvecklingsprocessen hålls vid liv, och en viktig aspekt är att återvitalisera den när det är nödvändigt. Det behövs en bra balans mellan att skapa självständigt drivna aktiviteter och etablera en respektfull, men tydlig, uppföljning av genomförandet. Det är inte troligt att alla planer kommer genomföras, att alla ambitioner kommer 115 COD – ett alternativt arbetssätt leva kvar eller ens att alla de planerade mötena i infrastrukturen kommer att hållas. Det är däremot troligt att ledaren i vissa situationer behöver insistera på att det som planerats också ska utföras, och det är givetvis en balansgång mellan att lita på att medarbetarna tar sitt ansvar och att inse att det är nödvändigt att vara lite mer brysk. Innan utvecklingsarbetet har blivit en naturlig del av kulturen, kan arbetsuppgifterna uppfattas som extra belastning vid sidan av det riktiga arbetet. För att hålla engagemanget uppe söker människor näring som olika typer av spännande input och den sortens energi som kommer av att fira framgångar. Men mest av allt vill de se sina beslutade aktiviteter genomförda. Genom att ha en tydlig, förutsägbar och publik plan för att fullfölja sina initiativ, skapas trovärdighet i utvecklingsprocessen. Syftena för avstämningspunkterna i en sådan plan kan vara att • stämma av er aktivitetsplan och justera vid behov • lyfta fram framgångshistorier och fira dem • samla positiv feedback och formulera negativ till frågor som ännu inte är lösta • öka sammanhållningen genom möjligheter till att nätverka • undvika känslan av intern konkurrens genom att låta grupperna dela med sig • erbjuda ett forum för att föra in nya perspektiv som från till exempel kunder, leverantörer, R & D, benchmarking, teknologi eller marknad • planera benchmarkingbesök för olika delar av teamet, för att få en yttre input till de frågor de arbetar med. Medarbetarna vill se att deras utvecklingstakt ökar och att de bygger sig starkare och starkare för att möta den framtida konkurrensen. Känslan av att planera och hantera sin egen förändring skapar trygghet och bidrar sannolikt till att öppna upp till att ta sig an nya saker, snarare än att agera avvisande eller tveksamt. 116 COD – ett alternativt arbetssätt Alla medarbetare är viktiga, men i mångt och mycket är gruppens ledare den allra viktigaste personen. Det är en stor utmaning för alla ledare att ha den kunskap, beslutsamhet och förmåga att lära sig allt nytt som behövs för att vara en stark processägare. Ledaren driver hela sin organisations utveckling, och det är också viktigt att uppgradera ledaren själv. Utvecklingsprocessen är dynamisk och svårförutsägbar, och vi måste leva med att mycket behöver startas upp utan att veta hur stegen på vägen kommer se ut. Det är omöjligt att känna till alla framtida frågor som vi måste hitta svar på för att nå våra mål. De frågor som måste lösas först är dock normalt sett tydliga för de flesta. I och med att gruppen finner lösningar på dessa frågor kommer de nyvunna kunskaperna och insikterna ge tydlighet i nästa steg. COD -processen är uppbyggd för att erbjuda en organisation trygghet och tillit i arbetet med en sådan utvecklingsprocess, även om det är omöjligt att förutse allt. Trygghet skapas genom att involvera medarbetarna i analyser, utformning av lösningar och i beslutsfattandet. Det finns otaliga exempel där ledare drivit för många frågor själv, vilket ofta lagt en alltför tung börda på deras axlar. Många har alltför sent upptäckt sig själva vara företagets sanna flaskhalsar, en insikt som säkerligen förvärras när de blir varse vad det kostat dem i personlig ansträngning. Detta är med säkerhet varken bra för organisationen eller för ledaren själv. Ledningsgruppens kvalitet är en förutsättning för att accelerera ett bolags utveckling och en garanti för medarbetarnas eget välbefinnande. Medlemmarna i en ledningsgrupp behöver själva äga och driva sin enhets bidrag, samtidigt som de agerar för helhetens bästa. Grundvalen för en högpresterande ledning är till exempel regelmässiga möten med hög kvalitet, god atmosfär, klar delegering, ärlighet och rätt personer på rätt plats. Företagsledaren är ansvarig för att identifiera och utveckla nyckelpersonerna i ledningsgrupperna, och behöver sannolikt investera både tid och trovärdighet att få en väl fungerande ledningsgrupp som ett nav i utvecklingsprocessen. I den gruppen 117 COD – ett alternativt arbetssätt är tillit, öppenhet, gemensamt ansvar och högt till tak absoluta krav för att den ska kunna vara ett sådant nav. Summering Hålla liv i utvecklingsprocessen: •• Prioritera tidigt att skapa en sammansvetsad ledningsgrupp. •• Planera för att återstarta utvecklingsprocessen redan från början. •• Undersök vilken yttre input skulle kunna ge energi och insikter. •• Var alltid fokuserad på att fira framgångar. Bygga en kultur Tidigare påstod vi att den mest värdefulla affärsfördelen som finns är en överlägsen företagskultur. Den är grunden för allt värdeskapande, den är omöjlig att kopiera, den attraherar de allra bästa talangerna, den gör att medarbetarna på ett självständigt sätt agerar i bolagets riktning och mycket mer. Det är dessvärre inte tillräckligt att endast prata om kulturen eller att beskriva hur den ska vara för att människorna i organisationen ska börja leva enligt den. Om kulturen ska utvecklas åt det håll som bolaget anser vara nödvändigt för att vara framgångsrikt, så behöver det finnas handfasta lösningar för hur detta aktivt ska ske. I varje företag finns det alltid en, eller till och med flera, kulturer med både för- och nackdelar. Kultur kan bland annat beskrivas som ”ett gemensamt synsätt som styr tolkningen av vilka beteenden som är lämpliga i olika avseenden.” Den avgörande frågan är om den formas av 1) en slumpartad påverkan av olika personer eller händelser 2) ledningens riktlinjer, normer och policys 3) en medveten träning av arbetssätt för att skapa de insikter som eftersträvas. Om det första alternativet gäller så är det inte mycket som kan åtgärdas, utan man får hoppas att det blir bra. Skulle det andra alternativet vara giltigt, så avgörs framgången av ledningens förmåga att definiera önskat tillstånd och kommunicera de olika 118 COD – ett alternativt arbetssätt processer som ska visa på de önskade kärnvärdena. Däremot, om det sista alternativet är det mest trovärdiga, så växer den eftersträvade kulturen fram som ett resultat av en daglig konkret påverkan och en gemensam förståelse för vilket synsätt arbetet bygger på. Avgörande för ett önskat resultat blir då en hög kvalitet på arbetssätten och ett frekvent användande av dem. Den positiva förändringen kommer sig inte av att tiden i sig har effekt, utan givetvis av hur många gånger arbetssättet används. I utvecklingsprogram med COD -metodiken har vi sett att insikterna gradvis förändras. Ledare som genomgår en grundträning, mellan fem och sju dagar, ger ofta feedbacken att de verkligen förstått hur viktigt det är att lyssna på riktigt. När de använder arbetssättet i det dagliga arbetet, blir det snabbt tydligt att det är ett mycket mer effektivt mötesformat än de annars långtråkiga eller konfrontativa mötena. De ser det som speciellt värdefullt att gruppen alltid ger goda och viktiga förslag, utöver dem de själva hade. Efter en tid, naturligtvis olika för olika personligheter, blir det uppenbart att genomförandet och kvaliteten för det som ska göras ökar om gruppen involveras att ta beslut. Då detta blir en energiinjektion för gruppens utveckling och attityder, så ser de flesta snabbt att arbetssättet är byggt för att driva utvecklingen av en strategi. Den lyckosamma implementeringen av strategin skapar självförtroende och trygghet i 119 COD – ett alternativt arbetssätt organisationen. De ledare vi mött har berättat att efter ett halvår till år börjar de få feedback utifrån. Återkopplingar om en förändrad kultur med beskrivningar från kollegor eller kunder om allt från att attityden känns så positiv och annorlunda, att det är osedvanligt lätt att få hjälp, att det växer fram nya sätt att göra affärer till att det finns en fantastisk förmåga bland personal att hantera kritik etc. Utvecklingen är logisk. Medarbetare som har en ledare som börjar arbeta på ett sådant involverande sätt är i många fall inte alldeles lättflörtade. Mycket har hänt innan som präglat attityder och uppfattningar, och det kommer behövas en tid för att bevisa trovärdighet i det nya. Eftersom arbetssätten är inriktade på att garantera till exempel respekt, disciplin, allas lika värde, att bli hörd, se andras perspektiv, delaktighet och helhetsförståelse blir också det en kontinuerlig påverkan i dessa riktningar. När dessutom den polarisering tas bort som konfrontationen inneburit i andra sorters möten, blir atmosfären mer tillåtande och till och med nyfiken. Efter några möten i COD -anda brukar medarbetarna sitta i arbetsgrupperna och nicka instämmande när någon annan ger sitt förslag eller analys. När medarbetaren är med och tar beslut kring sin verksamhet tilltar ansvarskänsla och driv. Detta förstärks ytterligare när han eller hon förstått de förändringar enheten står inför, och utifrån den förståelsen varit delaktig i en strategisk utvecklingsprocess som mynnat ut i en arbetsgrupp som regelbundet jobbar med att genomföra det som gruppen prioriterat. För att äga utvecklingen av kulturen behöver alla ihärdigt påverkas och tränas i att bygga ”det gemensamma synsätt som styr tolkningen av vilka beteenden som är lämpliga i olika avseenden.” I arbetet med att aktivt forma ett stöd till att bygga en önskad kultur, går det inte att bortse ifrån hur viktiga den yttersta ledningen är. Självklart är alla viktiga i sådan process, men ledarrollen har ett avgörande inflytande. Och bland ledarna har ledningsgruppen ett mycket stort ansvar att, framför allt i början av 120 COD – ett alternativt arbetssätt processen, vara förebilder i det som vill uppnås. I de fall där ledningsgruppen eller motsvarande gruppering ger ett homogent intryck av att stå bakom förändringsprocessen, blir hastigheten mångfalt högre än om några eller någon av ledningsgruppsmedlemmarna uppträder på ett kontraproduktivt sätt, som gör att medarbetarna misstänker att det är nog inte på riktigt. Summering Bygga en kultur: •• Kulturförändringen är ett resultat av förändrade arbetssätt. •• Ledningsgruppens homogena uppträdande är centralt för att hålla hög fart. •• En unik och god affärskultur är en stark konkurrensfördel. •• Om inte ledaren arbetar med frågan, gör någon annan det. 121 COD-arbetssätt i verkligheten COD-arbetssätt i verkligheten För att ett alternativ till de traditionella arbetssätten ska bli trovärdigt, bör det vara systematisk och heltäckande. Och för att vara ett riktigt alternativ måste ledarskapet ge kunskap till att hantera alla uppgifter som en ledare har. Det blir inte stabilt och kraftfullt om det endast går att arbeta på ett visst sätt och om förutsättningarna måste vara de rätta. I en uppgift som är passande, till exempel att arbeta lösningsorienterat under en kick-off, går det bra. Är uppgiften att rätta till beteenden eller arbetskvalitet, kan många tro att ett arbetssätt med mer direktiv eller bestraffning är nödvändigt. Det är viktigt att förstå att den metodik vi redogjort för inte är rigid och manualbaserad. Verktygen vi beskrivit skapar en atmosfär och kultur där det underliggande synsättet alltid finns. Det finns ändå situationer där en ledare behöver agera utan att det är full consensus. Ett exempel är när medarbetare inte håller sig till den överenskommelsen man gjort. Av olika skäl kommer det uppstå situationer där enskilda individer inte utför det som bestämts eller inte håller sig till de riktlinjer som gemensamt beslutats. Då ledaren är den som ytterst ansvarar för att dessa gemensamma beslut också implementeras kan det, efter ett par påminnelser, vara nödvändigt med mer barska tag. Utifrån sett kan det likna ett auktoritärt ledarskap, men skillnaden är att den auktoritäre ledaren agerar på sitt egna beslut, medan den lösningsorienterade ledaren agerar utifrån gruppens gemensamma beslut. En annan situation som kräver att ledaren går in och ser till att processen går framåt är när det inte inom rimlig tid går att enas om nästa steg. Givetvis återgår då ansvaret till ledaren att fatta det beslut som tar enheten vidare. Arbetssättet är långtifrån den nidbild av den consensussjuka som några målar upp. 123 COD-arbetssätt i verkligheten Alla behöver inte alltid hålla med om allt. Ingen människa vi träffat på vill eller förväntar sig vara iblandad i varje beslut, utan vill normalt vara involverade på riktigt i frågor som berör dem själva. I många bolag är det ett faktum att beslut ofta fattas långt ifrån den egna enheten. Det är orealistiskt att kunna påverka dem och det är slöseri med energi att gnälla över dem. Vårt förslag är att behandla dem som fakta, högst upp i tratten. Det är ofta ett stöd till det egna teamet om det i ett COD -möte tillfrågas vad som skulle kunna vara en logisk bakgrund till ett sådant beslut. I COD -metodiken lägger gruppen endast energi på saker de kan påverka själva, inte på vad andra borde göra. Slutmålet med vårt förslag är ett förhållningssätt som vi beskrivit tidigare i boken och som i en mängd situationer stimulerar till ett annat sätt att agera än tidigare. En beskrivning av alla de steg och händelser som i verkliga livet lett till framgångar är inte görlig. Det vore också förmätet att påstå att framgångarna endast och allena varit beroende av att ledarna arbetat med COD -verktyg. Däremot har större bolag kunnat jämföra likartade verksamheter, och sett att alla de enheter som bäst anammat arbetssättet har en mätbart högre utvecklingstakt och ett bättre resultat än de som jobbar vidare i det gamla. En heltäckande realitetskontroll låter sig nog endast göras om man själv prövar och håller i över en viss tid. Vi har samlat några verklighetsnära beskrivningar från ledare vi arbetat med om hur arbetssättet används i det verkliga arbetslivet. Det är inte så att dessa vill eller kan förklara en utvecklingsprocess för en hel enhet, utan mer hur de använt det de lärt sig i olika situationer. Det är vardagliga situationer i både stort och smått, men vi hoppas att det kan vara ett stöd i att förstå hur COD -metodiken kan användas i vardagen. 124 COD-arbetssätt i verkligheten Nedskärningar med COD -metodik Många branscher upplevde situationen under åren 2008 till 2009 som katastrofal. I det multinationella bolag i Sydeuropa som just den här ledaren arbetade, fanns det tidigt 2009 tecken på att marknaden skulle gå i stå. När den negativa trenden blev tydligare bestämde ledaren sig för att leva upp till den grundtanke som hela tiden präglat hans och hans ledningsgrupps devis: öppenhet, transparens och involvera medarbetarna i viktiga beslut. I mars blev hela gruppen på 75 personer inbjuden till ett stormöte där all fakta och trender när det gällde orderbeläggning och kostnader redovisades. Ingen skönmålning eller skrämselpropaganda tilläts, utan rena fakta presenterades. Självklart ledde det till en nedstämd och orolig stämning i mötet, men alla medarbetare delades snabbt upp i blandade grupper om sju till åtta personer. Alla tio grupper ombads att besvara frågan: ”Vad betyder detta för oss?” med COD -mötesteknik (de använde ett annat namn, då metodiknamnet alltid är kundens eget brand). Efter någon halvtimme av intensivt arbete presenterade alla grupper sin gemensamma analys på blädderblockspapper och papprena tejpades upp på scenen. Samsynen var uppenbar, det kommer att vara nödvändigt med kostnadsbesparingar, vilket i realiteten betyder uppsägningar. I grupper bestående av de funktionella grupperna fortsatte arbetet med nästa fråga på samma sätt: ”Hur ska vi lösa detta på bästa sätt?” Då alla var väl bekanta med motsvarande COD mötet, skedde dessa möten utan att ledaren själv behövde vara moderator på vartenda möte. Slutresultatet blev att analysen pekade på att åtta till tio personer måste sägas upp, men det gick aldrig så långt. De flesta som var i farozonen insåg det och började agera omgående. Totalt var det sex medarbetare som under en tid redan funderat på att studera vidare och som bestämde sig för att ta steget. Tre andra inledde omgående, med stöd av ansvariga i enheten, att leta andra jobb och lyckades också med det, tack vare att de var mycket tidigare ute än många andra runt omkring. 125 COD-arbetssätt i verkligheten Strax innan jul hölls den årliga julfesten där de nio som lämnat också var med. Stämningen var god med speciellt fokus på de som lämnat, de önskades tillbaka om chansen fanns och viljan skulle uppstå. I grannavdelningen, som kördes på ett auktoritärt sätt, var processen en annan. Ingenting av vad som hände på marknaden fick yppas, då det fanns anledning att tro att folk skulle bli oroliga och prestera sämre. Ledningen fortsatte att försäkra nervösa medarbetare att det såg okej ut, men oron hos dem blev ändå större och större ju mer beläggningen avtog. Kulmen nåddes när alla kallades till stormöte i mitten på oktober, och listan med de som skulle sägas upp presenterades. Det är inte svårt att gissa hur besvärligt det var för de som fick gå att hinna hitta alternativ, och hur stämningen var på deras julfest … Förbättringsarbete i fientlig miljö Fabriken i Tyskland var inte den modernaste och produktionsflödet var inte optimalt. Atmosfären i produktionsenheterna var, milt sagt, lite lätt aggressiv. Det var många erfarna och luttrade yrkesarbetare som tidigt bestämt sig för att göra precis det som var beordrat, men inget mer. Det var också en stark rörelse bland företagets anställda att i förhandlingar kräva en garanti för att inga arbetsplatser skulle försvinna. Det fanns varken från ledare eller medarbetarhåll någon vana, kanske inte ens intresse, att samarbeta eller utvecklas. Produkterna som producerades var ganska stora och dyra, och beläggningen var mycket upp och ner. Ibland var det lite för lite att göra och ibland var det helt överfullt. Det var dock tydligt att den stora flaskhalsen i fabriken var måleriet. Utanför måleriet stockade sig de omålade produkterna, och ofta blev verksamheten däromkring nästan lamslagen. Givetvis ledde detta till intensiva ordväxlingar mellan arbetslagen, och ofta hängde smockan i luften. Alla försök att få de tio männen i måleriet att ändra sitt arbetssätt föll på hälleberget. Det gick så långt att målerimäster sa upp sig och lämnade fabriken. 126 COD-arbetssätt i verkligheten Produktionschefen, vi kan kalla honom Lothar, hade varit på COD -träning tidigare den månaden, och fick nu ta över som interimschef. Han ringde oss och undrade om han kunde använda sig av det vi tränat, för de hade under åratal försökt allt annat utan framgång. Vi diskuterade över telefon och vårt förslag var att han skulle gå till gruppen, samla dem och ställa frågan i ett COD -möte: ”Hur skulle ni kunna måla fler produkter per dag?” Han lät lätt ifrågasättande när han undrade om vi trodde att de verkligen skulle delta och svara på frågan, men bestämde sig i alla fall för att hålla ett sådant möte och vi gick igenom vilken bakgrund till frågan han skulle visa på. Mötet skulle vara på en torsdag och han ringde, som avtalat, upp på kvällen. Han berättade då att det inte hade varit någon speciellt trevlig tillställning. Bakgrund och fråga hade gått bra, men när han skulle samla upp lösningsförslagen, så kom det bara åsikter om vad alla andra skulle göra bättre. Ingenting, tyckte gruppen, kunde göras annorlunda av dem själva. Lothar var lite arg och besviken, men efter ett kort diskussion anammade han tveksamt vår rekommendation att hålla mötet en gång till. Onsdag veckan efter ringde Lothar igen. Hoppfullt frågade vi hur mötet gick, men redan hans röstläge indikerade att det inte heller detta hade varit någon braksuccé. Det hade gått exakt som förra gången, bara en massa om hur dåliga de andra var. Han var ännu argare än gången innan, och kanske lite förödmjukad. Nu hade han bestämt att hårdhandskarna skulle på och inga fångar skulle tas. Vi frågade om de prövat det tidigare och om det hade hjälpt. När han lugnat ner sig lite blev svaret att de prövat det många gånger och att det hittills aldrig haft någon effekt. Mot slutet av ett längre telefonsamtal frågade Lothar: ”Okej, vad har ni för förslag på vad jag ska göra?” Tyvärr blev han inte överlycklig över vårt förslag, som var detsamma som gången innan. I slutet på samtalet bestämde han att han, mot bättre vetande som han utryckte det, skulle hålla mötet en tredje gång och lovade att ringa för att berätta hur det gått. Några dagar senare ringde han och det lät bättre. Han beskrev att först hade gruppen 127 COD-arbetssätt i verkligheten frågat honom vad han gjorde där en gång till. Sedan hade det börjat precis som tidigaren, bara påståenden från tre medarbetare om hur dåliga de andra avdelningarna var. Men den fjärde medarbetaren hade svarat att ”jag skulle kunna börja lite senare på dagarna, eftersom jag då kan gå direkt till fotbollsträningen klockan 19.” Nästa sa att han gärna ville börja tidigare så att han kunde hämta barnen från skolan vid tre. Efter det första svaret på själva frågan sprutade det förslag på hur man skulle utveckla förberedelserna, i vilken ordning detaljerna skulle målas, hur man kunde hjälpa varandra med olika detaljer för att inte behöva byta munstycke så ofta, och mycket mer. Möten fortsatte med samma metodik och andra frågor, men förblev konstruktiva och disciplinerade. Två månader senare ringde Lothar igen och skrockade: ”Nu står hela målerilaget och sjunger kaxigt utanför sin målarbox ’Wo sind die Busse?’ (’var är alla bussar?’) för det existerar ingen väntetid längre för att få dem målade.” Operatörer och investeringar Den internationella verkstadskoncernen hade många producerande enheter. De flesta av dem som överlevt den interna kampen fanns i låglöneländer, men en enhet i Sverige med produktion av enkla och okomplicerade produkter lyckades år efter år hävda sig mycket bra. Hemligheten eller nyckeln var en enastående kultur och både engagerade ledare och medarbetare. När företagsledare eller andra bolags ledningsgrupper kom på studiebesök, var det alltid operatörer från golvet som höll i presentationer, svarade på frågor och guidade runt. Cheferna dök på sin höjd upp i summeringsdiskussionen. Genom år av kontinuerlig träning kännetecknades atmosfären i bolaget av goda relationer, respekt och sammanhållning. Dessa kännetecken innebar också att effektivitet och innovationstakt var av hög klass. Det var naturligt för organisationen att ständigt vara intresserad av att ha den bästa tillgängliga teknologin och utrustningen. Endast på det 128 COD-arbetssätt i verkligheten sättet kunde en så pass enkel produkt vara lönsam i det svenska kostnadsläget. På en av våra affärsresor stötte vi på en av operatörerna, som vi kan kalla Markus. Vi hade träffat honom på ett par träningar och han jobbade på golvet i ett arbetslag kring en av stationerna i verkstaden. Vi såg honom i vimlet på flygplatsen i Wien, stannade och snackade med honom ett tag. Efter en stund frågade vi om han var på semester, och då berättade han att han, tillsammans med sin arbetsgrupp, hade varit på en två dagars affärsresa i syfte att analysera vilken utrustning som bäst skulle klara de växande volymerna de såg komma. Nyfikna frågade vi hur det hängde ihop med arbetsuppgifterna som Markus och hans arbetslag på tre kollegor normalt sett hade. I deras enhet skulle de investera i nya maskiner för att klara av växande volymer och krav på kvalitet. När det var dags att börja undersöka vilka alternativ som fanns, bestämde ledningen sig för att involvera de operativa medarbetarna i verkstaden. Genom ett antal COD -möten med de medarbetare som arbetade vid den stationen där investeringarna var aktuella, hade de medverkat till att ta fram en specifikation för vad den nya utrustningen skulle uppfylla. De undersökte marknaden och bestämde vilka leverantörer som såg ut att vara de mest lovande. Ytterligare COD -möten med alla medarbetare genomfördes där alla var involverade att ta fram en frågekatalog, som skulle vara ett underlag för de leverantörssamtal och besök som skulle följa. Till slut valdes ett par medarbetare som skulle få uppdraget att besöka dessa leverantörer i Sydtyskland, Österrike och Norditalien. De utvalda blev Markus och hans lag, och de var nu klara med dessa besök. Vi undrade hur besluten gått till och han svarade att de gjort det mesta i grupperna, men ett par gånger hade de bett inköp om tips och hjälp. Ännu mer intresserade var vi av hur ett sådant stort investeringsbeslut kunde fattas på detta ovanliga sätt. Till slut frågade vi om det var tänkt att de skulle bestämma vad som skulle köpas. Markus skrattade gott och förklarade att självfallet var det inte planerat att de i arbetslaget skulle fatta beslutet 129 COD-arbetssätt i verkligheten själva. Tanken var att efter hans arbetslag hade kommit hem skulle de sammanställa det de kommit fram till och presentera sitt arbete. Syftet var att ge en rekommendation med beslutsunderlag för ledningsgruppen, som sedan hade ansvaret att ta det slutgiltiga beslutet. När han hade berättat detta var han tvungen att springa iväg till sitt flyg, men han hann nämna att det hade varit väldigt lärorikt och han var glad över att arbeta i ett sådant bolag. Det var inte svårt att gissa hur väl mottagna dessa maskiner skulle bli när de väl levererats, och likaså gissar vi att de var uppe i produktion på kortast möjlig tid. Anpassningar till verkligheten Att tillägna sig ett nytt sätt att leda är naturligtvis en resa som bygger på egna erfarenheter, reflektioner och insikter. Den effektivaste vägen att utforska hur väl den, av oss, föreslagna arbetsmetodiken fungerar är att pröva den själv. Det är mycket få personer av dem vi möter som inte håller med om logiken i arbetssättet. Trots det är det avgörande att förstå att träning och åter träning är nödvändigt för att bli trygg i det praktiska förhållningssättet. Det är mindre en fråga om att vi alla behöver en mognadstid för att ta till oss nya ting, än att antalet situationer eller tillfällen när det nya sättet utövas behöver bli så många att det blir en fostran i att bete sig på det önskade sättet. Detta gäller såväl för ledarna som för medarbetarna. Om en person en gång om året blir involverad på det sätt vi har beskrivit, kommer resultatet att bli en viss påverkan och förändring. Om samma person under varje vecka till exempel själv får ta del av transparenta fakta, delta i beslutsmöte, utforma aktivitetsplaner och se arbetsmetodiken som naturlig, så blir påverkan givetvis starkare och hastigheten i förändringen ökar. Vårt synsätt är att en arbetsmetodik av det slag som vi redogör för i den här boken, ska vara inriktad på att ge ett praktiskt stöd. Det enda riktiga värdet är att ledaren ser det som en hjälp till att genomföra de uppgifter som en ledare har, både när det gäller 130 COD-arbetssätt i verkligheten det dagliga operationella och det mer strategiskt utvecklande. Vi hoppas innerligt att det inte uppfattas som en dogmatisk approach där koncept, modeller och manualer är allenasaliggörande och inte får förvanskas eller ändras. Vi har genom åren sett alltför många förslag gällande ledarskap, där tilltron är mycket stor till att strukturen står över den enskildes förmåga att anpassa sina lärdomar till sin unika situation och sina speciella talanger och färdigheter. Självklart är det klokt att varje individ testar och analyserar hur konceptet är tänkt, men därefter fordras en egen syn på hur på bästa sätt utnyttja de möjligheter som det nya sättet har öppnat upp för. Förhoppningsvis är grundbultarna i COD -metodiken så väl förankrade i sunt förnuft, realism och trovärdighet att de fortlever på egna meriter, snarare än som en dogm eller troslära. Balans i COD -användandet I det verkliga arbetslivet sker också användandet av denna arbetsmetod av praktiska skäl på olika sätt. Alla möten kan föras i linje med arbetsmetodiken, men det blir inte alltid pragmatiskt. En del möten fortsätter att vara uppföljning, information eller presentationer, men med samma mindset närvarande. Ett uppföljningsmöte kan börja med att lyfta fram positiva steg, för att sedan beröra vilka planer är satta för nästa steg, och först därefter uppföljning av siffor för att kolla att de planerade stegen verkar förbättra de punkter som behöver förbättras. Vanliga informationsmöten kan avslutas med att alla, kanske i smågrupper, kort utbyter vad de tar med sig från den presenterade informationen. Att alltid involvera medarbetarna i småfrågor genom att använda COD -mötets metodik blir för många alltför tungrott och repetitivt. De ledare som vi tränat och som arbetar enligt metodiken investerar i stället tiden som står till förfogande i att arbeta med de viktigaste frågor som berör den grupp som deltar i mötet. Det är en allmän guide för alla ledare att inse att den fråga som berör någon grupps prestation, förbättring eller utveckling bör ställas till dem själva. Om det är ett problem 131 COD-arbetssätt i verkligheten att till exempel motivation och ansvarskänsla i en produktionsenhet är för låg, så ställs frågan till den enheten direkt: ”Hur ska jag som ledare arbeta för att motivation och ansvarskänsla ska öka i er grupp?” Om säljenheten ser ut att investera alltför lite tid i att förbereda sig för nya produktlanseringar, så samlar ledaren den enheten, berättar bakgrunden till frågan och ställer den: ”Hur ska vi säkerställa att vi är tillräckligt förbereda när produkterna lanseras?” Om R&D-avdelningen inte utvecklar produkter som marknaden efterfrågar, så kan det vara värdefullt att fråga: ”Hur ska vi förbättra vår förmåga att nå toppkvalitet på vår marknadsinput?” Sammanfattningsvis vill vi ge rekommendationen att alltid ställa frågan direkt till den som frågan handlar om. Det kommer öppna upp fascinerande möjligheter att lösa frågor då fokus blir på att finna lösningar. Metodiken skapar ett stöd till alla deltagare att vara konstruktiva, och punkter som annars skulle uppfattas som negativ kritik får formen av rekommendationer eller råd. I dessa sammanhang är det viktigt att komma ihåg att om man ställer en fråga så måste man vara beredd att lyssna till svaren. Hur ge input? Även om inte regelrätta möten genomförs blir ofta ledarens förhållningssätt influerat av teorin och den praktiska erfarenheten. Vanan att först fråga om medarbetarens eller kollegans syn på situationen, ger en obetalbar information om var eventuella luckor i bakgrundsförståelsen finns. I dessa luckor är det också allra viktigast att ytterligare kunskap fylls på, så att de beslut som ska tas får bästa möjliga underlag. Om exempelvis frågan ställs till en projektledare vilka som är de viktigaste frågorna han eller hon behöver ha koll på för att projektet ska bli lyckat, blir det tydligt hur prioriteringarna är och var riskerna finns. Svaret kanske blir ett dominerande antal frågor kring den tekniska lösningen, men ingenting kring kostnader och marknadskrav. Kompletterande frågor i dessa två ämnen från ledaren 132 COD-arbetssätt i verkligheten blir garanterat ett värdefullt stöd för projektledaren att rikta sin uppmärksamhet mot, för att kunna svara på frågor som: ”Hur har ni planerat att balansera den tekniska utvecklingen med de givna kostnadsramarna?” Eller: ”Hur har ni säkerställt att marknadskraven blir ledstjärnor för er projektgrupp?” Effekten av hur, i detta fall, dessa två frågor bidrar till att skapa en förståelse är säkerligen högre än om ledaren försöker berätta allt som är viktigt. Det är mycket svårt, om inte omöjligt, att veta vad någon annan förstår och inte förstår om den personen bara får en förklaring eller presentation att förhålla sig till. Ingen vet vad de inte vet. Att då be personen beskriva sin syn motverkar risken för överinformation i ivern att berätta allt, och därmed få låg påverkan på de element som är allra viktigast. Genom beskrivningen blir den andra personens prioriteringar synliga, och därmed också de element som nedprioriterats eller helt missats. Antagligen har en ledare också komplementär information och egna insikter, som skulle kunna leda till en stor mängd tips och förslag. Det är sällan praktiskt möjligt att omsätta ett dussintal tips, utan ju mer fokuserat ett förslag är desto kraftfullare effekt får det. Att fokusera på ett par förslag skapar alltså mer värde, även om det skulle finnas många fler att ge. De flesta ledare behöver därför träna upp sitt tålamod och lära sig att hålla sina tips och förslag för själva en stund. Träffsäkerheten och kraften i den input som sedan ges blir mest värdefull om den bara täcker det som är viktigast och det som saknas. Vid nästa möte eller samtal öppnas ju en ny möjlighet för att ge stöd. Ersätta, inte lägga till Något som ofta orsakar en del tveksamhet kring arbetssättet är att mångas kalendrar är fullspäckade med möten, några är till och med dubbel- och trippelbokade. I den miljön mottages inte alltid en inbjudan till ytterligare ett möte med förväntansfull iver. Det är snarare så att kollegorna kan vara trötta på möten, som de anser stjäl värdefull tid från deras riktiga jobb. Eftersom 133 COD-arbetssätt i verkligheten det finns så många möten som skulle kunna betecknas som ineffektiva, värdelösa och tråkiga, rekommenderar vi att rikta in sig på att ersätta befintliga möten och främst de som passar in på den ovanstående beskrivningen, men även de som fungerar godtagbart. Det är fullkomligt rimligt att kunna ersätta ett av fyra vanliga ledningsgruppsmöten med ett mer strategiskt möte av till exempel COD -karaktär. Likaså att ta ett projektstartmöte och göra om arbetsflödet till att gå från en presentation i monologform till ett möte drivet av viktiga frågor för att skapa en samsyn kring scope, risker, teknik etc. Vid var tredje eller fjärde avdelningsmöte kan den sedvanliga informationen, som sannolikt läses upp från projektdukens Powerpoint eller Excel, ersättas med interaktivt arbete kring en eller två viktiga frågor med COD metodik. På så sätt blir förändringsprocessen inte en extra börda, ännu en uppgift att lägga till de andra, utan ett nytt sätt att lösa de frågor som en ledare kanske hade att hantera själv. Nu vänds samma fråga till gruppen för att få kvalitet och acceptans. Denna tanke att ersätta i stället för att lägga till nya forum gäller även de COD -coachningsamtal som är viktiga möjligheter för ledaren. I dem kan han eller hon få trygghet i att medarbetarnas bidrag går i linje med det som är den gemensamma riktningen. Det erbjuds ständigt chanser att genomföra individuella samtal med sina medarbetare. Nyckeln blir att föra dem, som ändå ska föras, med en annan metodik. Genom att vara medveten och påminna sig själv kan ledaren hantera dessa samtal, så att de mer drivs av öppna frågor än tips eller direktiv. Agera i kris Akuta krissituationer är ett ofta förekommande läge där det anses vara nödvändigt att arbeta med direktiv. Det är löjeväckande att börja fråga människor om lösningsförslag när huset brinner, då behövs det en stark ledare som snabbt tar befälet och dikterar vad som behöver göras. Vi delar uppfattningen att det är tvunget att så fort som möjligt få klarhet och tydliga uppgifter. Däremot är det inte nödvändigt att tvingas tillbaka i den 134 COD-arbetssätt i verkligheten hierarkiska ledarstilen. De allra flesta krissituationer kommer inte som en blixt från en klar himmel, utan ofta har det varit mer och mer påtagligt under en viss tid eller funnits en stor sannolikhet att situationen kan inträffa. De faktiska direktiven under aktiviteterna för att lösa krisen kommer även i det lösningsorienterade arbetssättet se ut som i den auktoritära modellen, skillnaden är det som föregår den akuta situationen. Att vara proaktiv är att förbereda sig innan något inträffar. Då klargörs gemensamt bakgrund och lösningar, varav en är hur ledningen ska hanteras i det akuta läget. Med en samsyn kring hur situationen ska lösas blir direktiven en konfirmation snarare än ett befäl att utföra en uppgift. En berömd studie om ledarskapet i amerikanska armén under kriget i Vietnam visade att även om det aktiva ordergivandet i själva striden såg ut att vara lika hos olika ledarskapsstilar, så påverkades liv och död av hur den militära insatsen under olika uppdrag med fallskärmssoldater på fiendens territorium förbereddes. En ledarfilosofi drev förberedelse och utförande enligt befälsordning, det innebar att officeren samlade alla soldater, beordrade lystring och beskrev vad som skulle göra i korta militära termer. Vanligtvis avrundades genomgången med ett ”Frågor på det!” I den motsatta ledarfilosofin bestod genomgången av att officeren delade med sig av all information som han hade. Därefter ställde han frågor till soldaterna för att skapa samsyn om var farorna fanns, uppdragets mål, viktiga rörelser, var helikoptern skulle komma och så vidare. Genom att processa informationen fick alla soldater en förståelse för hur det hängde ihop och kunde förbereda sig tillsammans inför svårigheterna. Dessutom upprepades alltid vikten av att ta med alla hem. Under själva stridsinsatsen visade båda koncepten samma strikta befäl och lydnad som är drill inom militären. Överlevnadsgraden, hur många som inte stupade under de mycket farliga uppdragen, visade på stora skillnader. Den genomsnittliga överlevnadschansen hos de plutoner som var involverade under förberedelserna var nästan dubbelt så hög mot den auktoritära stilens soldater. 135 COD-arbetssätt i verkligheten och mätetal Vi har kanske i den här boken raljerat över mål och mätetal på ett orättfärdigt sätt. Kanhända är det förvånade att det är vår syn att de faktiskt behövs och är viktiga, men – som vanligt – på ett lite annat sätt än det som är dominerande idag. Ett sätt är att använda mätetal för att kontrollera eller bevisa att de åtgärder som gruppen bestämt ger det utfall som planerats. Gruppen, eller ibland ledaren, väljer de mätetal som de ser är det tänkta resultatet och som klart visar att de rör sig åt rätt håll. I stället för att använda mål för att stimulera eller locka till en önskad rörelse, stöttar mätetalen på det här sättet en objektivitet som är hälsosam och nödvändig. Alla vill se att de åtgärder de varit med att besluta om också biter. Att mätningarna av gruppens resultat visar att det rör sig åt rätt håll. Mätetal blir alltså en del av uppföljningen och kan tas fram genom att använda COD metodiken. Det är inte tvunget att ta fram detta med alla i en grupp, utan om det fungerar praktiskt blir det enklare om ledaren föreslår ett par centrala mätetal för att behålla överblicken över utvecklingsprocessen. Mål är givetvis också absolut nödvändiga för att ha en överblick över vad som behöver uppnås. Budgetar är oumbärliga för att få ett finansiellt ramverk på plats, och för att indikera hur mycket utrymme som finns, hur mycket intäkter som behövs etc. De olika teamen kan förhålla sig till dessa siffror genom att hantera dem som fakta i trattmodellen. Top-downsatta mål och orättfärdiga budgetar behöver inte diskuteras då de sannolikt ändå inte kan ändras. Fokus blir i stället på att involvera teamet i att arbeta med lösningarna för att hantera konsekvenserna av dem. Det blir mer frigörande att diskutera hur man ska göra det bästa av läget och börja identifiera möjliga åtgärder för att möta målen eller hålla sig inom den givna budgeten. Så i stället för att tillåta en symfoni av ifrågasättanden och klagan som bara skapar frustration och stjäl energi, föreslår vi COD -möten med frågor kring vad skulle kunna vara en logisk bakgrund till besluten och COD 136 COD-arbetssätt i verkligheten bästa sätt att förbättra möjligheterna för teamet att nå de mål som finns. Bortom räckvidd Många ledare har givetvis alltid haft tankar i paritet med det lösningsorienterade konceptet. Deras kunskaper och färdigheter i att utveckla och leda sin egen ledningsgrupp är helt i linje med de teorier vi arbetat med tidigare. Majoritet av de vi arbetar med har inte heller några större problem med att få till ett bra resultat i sin egen grupp, även om de inte har tillgång till de COD -verktyg vi visat på här. Frågetecknet är inte beträffande den egna gruppens verksamhet, utan hur de ska kunna vara säkra på att det som fungerar i den grupp de själva leder förs vidare till nästa nivå. Det är tyvärr så att även om en ledare utvecklar ett gediget, involverande och fungerande sätt att arbeta med sin grupp, finns det inga garantier för att det arbetssättet kommer att föras vidare. Det finns en risk att några av ledningsgruppens medlemmar inte ser nödvändigheten i att jobba på samma sätt som deras chef gjorde, trots att de själva genuint uppskattat det. Med det som bakgrund är det alltid förbundet med en träning i alla ledarskapsnivåer, för att få den önskade spridningen att nå den stora massan i en organisation. På det sättet kan också ett lokalt strategiarbete kvalitetssäkras, genom att arbetssättet är en standard. Det innebär att varje grupp väljer frågor att arbeta med som ligger dem nära och som anses viktiga. Allra störst värde blir det om träningen verkligen ger en robust trygghet i att leda på ett gemensamt och standardiserat sätt. En ledare når ensam bara de åtta till tio personer som är genomsnittet i ett normalt företag, och det är nödvändigt att etablera en någorlunda förutsägbar process för att säkerställa att alla medarbetare påverkas och involveras på ett likartat sätt i alla delar av bolaget. En sådan process skulle kunna vara ett ledarutbildningsprogram som innefattar en bearbetning av bolagets strategiska riktning. Träningen inriktas då på att etablera ett 137 COD-arbetssätt i verkligheten standardiserat arbetssätt som ökar tydligheten och transparensen för att ledarskapet ska vara likartat. Arbeta med kunder och leverantörer COD -metodiken är också tänkt att användas i kontakten med kunder och leverantörer. Den erbjuder en unik möjlighet att skapa samsyn om viktiga utvecklingssteg tillsammans med externa parter. Det vanliga är att hålla sig till de konventionella arbetssätten: Leverantörer ska, grovt sett, stimuleras till en förbättrad leverans med lägre priser genom att direkta krav på åtgärder ställs eller att målnivåer kommuniceras som sedan har att uppnås. I arbetet mot kunder handlar det ofta om att övertyga dem om att den egna produkten eller servicen är det bästa valet. Det kommer alltid finnas kunder och marknader där någon part söker jämförbarhet för att kunna pressa priser och få till andra fördelar. Om alla konkurrenter har ett liknande arbetssätt och likartade produkter, blir det bara en prisfråga. Det finns alltid någon konkurrent som upplever sig ha en kostnadsfördel och gärna vill ha affärsdiskussionen dit. En väg att skapa sig en unik position är att öppna upp framtida gap med kunden. Den positionen kan man nå om kunden tillåter och deltar i ett COD -möte kring en fråga som ”Hur kan vi som leverantörer optimera vårt framtida erbjudande till er?” Genom att svara på frågan skapar kunden, tillsammans med den som ställer den, en delvis gemensam plan mot en framtida lösning. Det innebär att prisjämförelsen inte är möjlig, utan att en helt ny spelplan öppnar sig. De som framgångsrikt genomfört kundmöten på detta sätt berättar att atmosfären i mötet blir annorlunda. Det är sannolikt av lite lösare COD -karaktär, där det inte alltid är bekvämt att skriva och hålla alla förhållningsregler som normalt gäller i ett COD -möte. Dessutom svarar inte de egna deltagarna på frågan utan bara kundernas representanter. Resultatet blir inte en kravspecifikation av vad som behövs idag, utan en beskrivning av vad som är framtida utmaningar att lösa. Antagligen kommer vissa lösningar att redan finnas färdiga, men också många krav 138 COD-arbetssätt i verkligheten som det behövs utvecklingsinsatser för att möta. Det är efter ett sådant möte alltid naturligt att bestämma ett uppföljningsmöte där säljarna får komma tillbaka med de idéer och förslag de har för att stänga gapet för kunden. Återkopplingen från de tränade ledare vi pratat med är att genom att metodiskt arbeta igenom kundens lista av gaps vinner de nästan alltid ordern. Det är rationellt då kunden har haft chansen att internt enas kring framtida utmaningar, sitt gap, och att en leverantör äntligen har fullt ut lyssnat utan att komma med sina försök att övertyga och styra mot sina redan färdiga produkter eller tjänster. Arbetet med en leverantör kan följa samma struktur, men omvänt. Genom att bjuda in leverantören till ett möte där det egna bolagets situation och framtida gaps beskrivs kan frågan ställas: ”Hur skulle ni kunna vara ett stöd för oss i dessa frågor?” Det går alltid ut på att synliggöra gap för att skapa öppenhet för lösningsförslag. På samma sätt kan det vara mer effektivt att avstå från att kalla in en leverantör för att skälla ut denne och sätta press. Självklart kvarstår ett sådant alternativ, om bedömningen är att det hjälper, men annars går det att ställa frågan: ”Hur ska vi på bästa sätt samarbeta för att lösa problemet?” Manage my manager Det är uppenbart att en viktig del av en ledares möjligheter att lyckas i sitt uppdrag är möjligheten att hantera sin egen chef. I den bästa av världar är chefen stimulerande, stöttande, involverande och klargörande, men genom åren har vi förstått att det inte alltid är så. Dock har feedback från de som över hela världen deltagit i våra seminarier visat att det är fullt möjligt att skapa sig det stöd man behöver genom att använda COD metodiken i samarbetet med cheferna. Att se till att få det stöd som behövs i stället för att acceptera dåligt underbyggda krav, bristfällig klarhet i uppgifter eller en medioker bakgrund. Att slippa avsluta mötet där ett uppdrag fördelats av en lätt auktoritär chef med att på tänkbarast ödmjuka sätt svara: ”Ja, jag förstår …” 139 COD-arbetssätt i verkligheten En väg är att COD -coacha chefen för att få input till de mest nödvändiga förutsättningarna för att till exempel lyckas med uppdraget. Det blir också ett sätt att påverka chefens insikter och förväntningar, men kräver några smärre förändringar i arbetsflödet. Frågorna blir mer av typen: ”Hur skulle du beskriva bakgrunden till det du begär att jag ska leverera?”, ”Vad anser du är viktigast för mig och mitt team för att vi ska lyckas med uppgiften?”, ”Vilka kortsiktiga lösningsförslag rekommenderar du att vi ska undersöka?”, ”Vad ser du blir långsiktigt viktigast?”, ”Vad är det som du anser vi borde starta med?”, ” Vad ser du att du skulle kunna stötta oss med?” och så vidare. Det går bra att använda modellen från kapitlet med COD -coachning, men det kanske blir en mer konstruktiv dialog än ett rent frågande. Huvudsaken är att det gap som finns för att lösa uppgiften blir tydligt för båda parter. Det ligger faktiskt i bådas intresse att det som ska utföras blir förberett på bästa möjliga sätt. Det krävs säkerligen en smula fingertoppskänsla att ta sig an en chef så som beskrivs ovan, men alternativet att inte göra det är inte särskilt lovande. Ledningsgruppens roll För de allra flesta ledare är standarden på den egna ledningsgruppens gemensamma arbete avgörande för hur snabbt utvecklingen kan gå. Det är mycket krävande att ensam ansvara för att den går framåt. Ledningsgruppen är den bas på vilken hela organisationens samverkan och sammanhållning vilar. Detta eftersom den är den konstellation som ansvarar för att hålla helheten framför de olika särintressen som finns i de respektive funktionerna. Utan COD -metodiken tenderar många möten i dessa grupper till att få formen av en följd bilaterala möten mellan vd och någon funktionsansvarig. Dels är det slöseri med tid för de övriga att sitta och lyssna på den som för tillfället har en dialog med chefen, dels skapar det ingen helhet. Nyckeln ligger att söka multilaterala frågor där alla har ansvar att bidra till lösningen. COD -metodiken är väl anpassad för att skapa 140 COD-arbetssätt i verkligheten denna atmosfär av förtroende och respekt som är nödvändig för att skapa en motor i företagets utveckling. Ledaren är alltid ytterst ansvarig för både den emotionella och intellektuella infrastrukturen, och COD -ledaren tar denna uppgift mycket seriöst. Regelbundna off-sitemöten på två till tre dagar där den gemensamma riktningen läggs fast, ger ett ramverk för att diskutera och utveckla den teamsammanhållning som kommer vara nödvändig för att reda ut framtida motsättningar. Tillit och öppenhet mot varandra är den grundläggande förutsättningen för att få en högpresterande ledningsgrupp som tar helhetsansvaret i företaget. Givetvis blir det gemensamma arbetet med riktningen en bidragande kraft till att skapa denna tillit, men det är lika viktigt att få en öppenhet på det personliga planet. Att lära känna varandra utöver yrkesrollen, berätta om viktiga händelser, äta middag ihop, dela tankar och tvivel, kanske idrotta eller laga mat tillsammans eller något liknande, ger en större möjlighet att förstå och komma varandra närmare. Det blir en väg till att bygga en atmosfär av att prata om annat än arbetet. Denna tillit öppnar upp för en anda där det är riskfritt och till och med efterfrågat att lyfta frågor som skulle kunna uppfattas som sensibla. Genom COD -metodiken är det ingen risk att en sådan fråga orsakar någon förstärkt konflikt, då alla involveras i arbetet att hitta en lösning. Denna involvering är viktig för att skapa äkta commitment för det som gemensamt behöver göras. I en grupp där den egna funktionens agenda måste komma i andra hand, är detta centralt. Det behöver vara kristallklart att alla står för de gemensamma besluten och har en likartad förklaring ut i organisationen för hur det hänger ihop. Alla medlemmar har ett ömsesidigt ansvar för att det som beslutats också genomförs. Det gäller även om detta ger negativa följder för den egna funktionen eller, rättare sagt, speciellt då det uppstår sådana situationer att den egna funktionens agenda och mål kan komma att lida för att helheten ska fungera bättre. För det absoluta kravet för en ledningsgrupp är att alla medlemmar ser till helhetens bästa för företaget. Det är ofrånkomligt att det 141 COD-arbetssätt i verkligheten är företagets övergripande mål som är ledningsgruppens ledstjärnor, och gruppmedlemmen är sedan bron till den funktion som han eller hon representerar. COD -metodiken erbjuder ett omfattande stöd till att utveckla en sådan kultur i ledningsgruppen, men vi rekommenderar de ledare vi träffar att noga planera så att de personrelaterade kopplingarna får en chans att utvecklas. Ett konkret tips är att låta de olika gruppmedlemmarna planera och utföra ett COD -möte kring en viktig fråga utifrån deras funktion. Genom att till exempel ha ett rullande schema under de regelrätta ledningsgruppsmötena där en eller två ledare får tid att ta hjälp i av kollegorna, ”tvingas” alla till att bidra till lösningar på andra funktioners utmaningar. Detta ökar den tvärfunktionella förståelsen och acceptansen för de svårigheter alla kämpar med, vilket ytterligare stärker sammanhållningen och respekten för varandras uppgifter. Sammanfattning: Hur accelerera din enhets utveckling Sammanfattning: Hur accelerera din enhets utveckling? Innan du läser sammanfattningen är vår rekommendation att du tar en kvart och skriver ner hur du anser att hur du kan accelerera din enhet. I början av boken erbjöd vi ett trovärdigt arbetssätt för att accelerera din enhets utveckling. Den vilar på sunt förnuft och en logisk förklaringsmodell. Det viktigaste steget är att du gör klart för dig själv på vilken människosyn du vill bygga din enhet. De olika beståndsdelarna för att öka hastigheten med COD :s metodik har vi sammanfattat nedan. Teorimodellerna ger en förklaring till COD :s grundsyn. Den röda tråden är att ledarskapet är ryggraden i det operationella och det utvecklingsorienterade arbetet. Tillsammans med en strategi och en genomtänkt process att få den genomförd, kommer självfallet kulturen formas enligt den pedagogik ledarskapet och strategiprocessen står för. En grundförutsättning för att involvera din enhet på ett COD -sätt är att informationen kring enheten behöver vara transparent och faktabaserad. Denna typ av information var tidigare vikt åt de högre ledningsskikten, vilket är en delförklaring till varför insikterna tidigare skiljt sig så tydligt mellan nivåerna i hierarkin. 143 Sammanfattning: Hur accelerera din enhets utveckling COD -konceptet bygger på tre handfasta verktyg eller processer. En för möten, en för individuella samtal och en för att säkerställa att förutsättningarna finns för att beslut också genomförs. Dessa är tänkta att vara ett gemensamt och standardiserat sätt att vara ledare. Därför är en ledarträning eller utbildning, där dessa arbetsprocesser analyseras och tränas, en grundbult i utvecklingsprocessen. Där skapas förståelse och kompetens så att flera kan involveras och bidra, vilket är nyckeln till att accelerera utvecklingen. COD -mötet bygger på ett strukturerat och disciplinerat sätt att använda alla perspektiv för att i ett möte finna lösningar på frågor. Efter en beskrivning av bakgrunden ställs en öppen fråga till gruppen. Medlemmarna skriver sina svar individuellt, och efter några minuter samlar mötesledaren en efter en och neutralt allas lösningsförslag till en gemensam lista. Gruppen beslutar tillsammans vilket, eller vilka, förslag som är viktigast att börja med. Det sista steget är att fråga eller klargöra vem som vill arbeta med vilka uppgifter, och detta dokumenteras för nästa möte. Det finns olika varianter på samma arbetsflöde för att kunna passa in i olika situationer. COD -coachningen är de individuella uppföljningssamtal med medlemmar i den gruppen som beslutat sig för en lösning i ett COD -möte. Självfallet kan och bör detta sätt att föra ett samtal användas i alla möjliga individuella samtal. I princip är COD coachningen ett COD -möte med en person. Skillnaden blir bland annat att de olika perspektiven som kommer naturligt i mötet, får lösas med frågor från dessa olika perspektiv i coachningen. 144 Sammanfattning: Hur accelerera din enhets utveckling Frågor och tålamod är viktiga nycklar för att få värde i en COD -coachning. COD-infrastruktur är det stöd som behövs för att få beslut och lösningar genomförda fullt ut. En del är att klimatet i gruppen är positivt, stöttande och rakt och att sammanhållningen är god. En annan del är det mer strukturella, där en plan av regelbundna möten med olika karaktär för att följa upp den lösning man bestämt är den viktigaste. Dessutom kan förändringshastigheten öka genom att ändra befintliga möten och dokumentera vad som bestämts och de framsteg som gjorts. COD-enkäten är ett sätt att ha en överblick över hur de olika teamen utvecklas enligt den strategiska planen. När kunnandet om dessa arbetsprocesser är förankrad i organisationen, öppnar sig möjligheten att använda dessa verktyg till att hantera de frågor som är nödvändiga att lösa för att öka farten. Ett viktigt steg är att involvera den ledningsgrupp som tillsammans med dig ska leda arbetet i att identifiera vilka utmaningar som är kärnan i den strategiska planen. En fantastisk arena är att bjuda in alla medarbetarna i den strategiska utvecklingsprocessen. Med hjälp av COD :s arbetssätt finns nu möjligheten att göra om det strategiska resonemanget och val av fokus på lokal nivå. På så sätt ökar sannolikheten enormt att den lokala anpassningen blir både accepterad och av god kvalitet ända ner på aktivitetsnivå. En strategi är per definition proaktiv, och öppnar normalt upp ett intresse och engagemang hos medarbetaren som är ljusår ifrån det han eller hon upplever när dagens prestation ska 145 Sammanfattning: Hur accelerera din enhets utveckling ifråga- eller betygsättas. Nyckeln är att förbereda det strategiska resonemanget så att gapen kvarstår. I COD :s strategiprocess ligger fokus på att alla ska få möjligheten att förstå de bakomliggande fakta till bolagets övergripande strategi – transparenta fakta, bearbetning av dem i grupp och ifrågasättande av hur man får dem genomförda är viktiga och hälsosamma ingredienser i arbetet. Målet är att varje grupp gemensamt söker efter gruppens viktigaste gap och koncentrerar sig på vad de själva ska bidra med. Med COD -möten, COD -coachning och användandet av COD infrastruktur är en sådan process en stabil väg mot att få ägandeskap i grupperna kring de strategiska frågorna. Arbetsprocesserna eller, med andra ord, sättet att arbeta är i detta fall bolagets val, och till skillnad från många andra koncept litar bolaget på att kloka strategiska beslut tas. Den tilliten finns sannolikt inte om sättet att ta fram gruppens riktning är till exempel en eller två personers verk. På COD -sättet blir utvecklingsarbetet självdrivet av varje grupp. Eftersom alla ledare tränats i ett gemensamt arbetssätt blir det tvärfunktionella arbetet det stora förbättringsområdet. Frågor belyses från olika håll, deltagare från olika funktioner söker tillsammans lösningar på viktiga frågor, insyn i varandras svårigheter och beredskapen att sätta sig ner för att hantera konfliktsituationen i gränssnitten ger en unik utveckling i det tvärfunktionella värdeskapandet. Den allmänna grundinställningen blir att försöka hitta gemensamma lösningar i stället för att ställa krav på varandra. För att skapa fokus och mätbarhet är vår rekommendation att tidigt i processen genomföra en COD -enkät med frågor kring arbetssätt, strategi och kultur. Fördelen med att den görs tidigt är att det skapas ett nollvärde av förståelse och genomförandegrad. I och med att samma frågor varje halvår eller år upprepas i nästa enkät, kan uppfattningen av rörelsen mätas. Dessutom blir det en tydlig transparens av hur långt utvecklingsprocessen kommit och var det behövs mer stöd. 146 Sammanfattning: Hur accelerera din enhets utveckling När bolaget arbetar enligt metodiken och inriktar sina ansträngningar på att stänga de utvecklingsgap som ska leda mot målen, blir en naturlig följd en förändrad kultur. På samma sätt som ett auktoritärt och ett målstyrande ledarskap alstrat sina respektive tydliga kulturer, så kommer detta arbetssätt skapa en kultur som formats av dess principer. Om arbetssättet kännetecknas av respekt, tillit, öppenhet, ansvarskännande, disciplin och kreativitet så kommer kulturen bli sådan. Accelerationen av din enhets utveckling börjar från första steget. Alla initiativ kommer ha en effekt. Allt från att börja hålla möten på COD -vis eller att samtala med medarbetare med en inledande fråga, till att initiera hela COD -konceptets omfattning. Ju mer frekvent organisationen utsätts för påverkan, desto högre acceleration. Oavsett vilket du väljer blir den här boken bara ett komplement och stöd till det du redan påbörjat. Lycka till … 147 Vi vill tacka Kerstin Strand vår fantastiska redaktör som genom tålamod och envishet har hjälpt oss i processen att göra boken så bra som den blivit. Tack även till Christer Rispling för stöd till formgivning och grafik. Sist men inte minst vill vi tacka Hans, Daniel, Tanja, Peter, Dan, Jörgen, Harold, Per, Johan, Thomas, Pontus, Magnus, Björn, Henrik, Rickard, Stefan, Christian, Anton, P-O och Kettil för att ni har läst vårt alster och genom återkoppling hjälpt till att skärpa resultatet. Författarna
© Copyright 2024