Ersättningspolicy
Ersättningspolicy Fastställd Ansvarig 2015-03-24 Personalchef ersätter datum Beslutsinstans (2013-04-02) Styrelsen Innehåll Ersättningspolicy.......................................................................................................................... 1 1 Inledning, bakgrund och syfte ............................................................................................... 1 2 Definitioner .......................................................................................................................... 2 3 Allmänt om ersättningar samt riskanalys............................................................................... 2 4 Fastställande av vilka anställda som ska anses utgöra Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil ....................................................................................... 3 5 Fast Ersättning...................................................................................................................... 3 6 Rörlig ersättning ................................................................................................................... 3 7 Uppskjuten ersättning .......................................................................................................... 5 8 Ersättning i samband med att en anställning upphör samt inlösen ......................................... 5 9 Offentliggörande av uppgifter om Ersättningar...................................................................... 5 10 Styrning, uppföljning och kontroll...................................................................................... 6 11 Allmänna bestämmelser ................................................................................................... 6 1 Inledning, bakgrund och syfte Styrelsen i Sparbanken Syd (”Banken”) har i enlighet med Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1, jämte ändringsföreskrift FFFS 2014:22, fastställt denna ersättningspolicy. Syftet med denna Policy är att ange grunderna och principerna för hur Ersättningar inom Banken ska fastställas, hur Policyn ska tillämpas och följas upp samt hur Banken definierar vilka anställda som ska vara Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil och för vilka därför särskilda regler om Rörlig ersättning ska gälla. Vidare är syftet att denna Policy och dess tillämpning ska främja en effektiv riskhantering och motverka överdrivet risktagande. Denna Policy, som har utformats på grundval av gällande föreskrifter samt den riskanalys som finns beskriven i bilaga 1, redogör för: Definitioner (avsnitt 2) Ersättningar inom Banken samt riskanalys (avsnitt 3) Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil (avsnitt 4 samt bilaga 2) Fast Ersättning (avsnitt 5) Rörlig ersättning (avsnitt 6) Uppskjuten ersättning (avsnitt 7) Offentliggörande av uppgifter om Ersättningar (avsnitt 8) Styrning, uppföljning och kontroll (avsnitt 9 samt bilaga 4) 1 (6) Allmänna bestämmelser (avsnitt 10) Denna Policy omfattar Ersättningar till samtliga anställda i Banken. Beträffande Ersättning till VD i Banken samt till honom/henne rapporterande chefer som också ingår i ledningen gäller utöver denna Policy dessutom vid var tid tillämpliga och beslutade Riktlinjer för ersättning till Anställda i den Verkställande ledningen samt Anställda med ansvar kontrollfunktioner, bilaga 3. Begrepp, termer och uttryck med initial versal i denna Policy ska ha den betydelse som anges i avsnitt 2 (Definitioner) nedan. Policyn ska omprövas årligen och vid behov av styrelsen. 2 Definitioner I denna Policy ska följande begrepp, termer och uttryck ha den betydelse som anges nedan. Anställda i den Verkställande ledningen: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i p 1.1 i bilaga 2, Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i p 1.3 i bilaga 2, Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. Ersättning: Det som Banken betalar ut direkt eller indirekt till en person inom ramen för en anställning (kontant lön, andra kontanta ersättningar, pensionsavsättningar, avgångsvederlag och bilförmåner, m.m.). Kontrollfunktion: Bankens funktioner för riskkontroll samt regelefterlevnad (compliance) och internrevision. Rörlig ersättning: En på förhand till belopp eller omfattning inte fastställd, vanligtvis resultatbaserad, del av Ersättningen. Som Rörlig ersättning räknas inte provisionsbaserad ersättning, dvs. ersättning som utgår i förhållande till uppnådd försäljning eller andra uppnådda individuella mål och som är utan koppling till sådana framtida riskåtaganden vilka kan komma att ändra Bankens resultat- eller balansräkning. Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil: Den Verkställande ledningen och övriga anställda som Banken har identifierat enligt p 1 i bilaga 2, Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. 3 Allmänt om ersättningar samt riskanalys Denna Policy baseras på insikten om att framgångsrik och långsiktig verksamhet grundar sig på att Bankens värderingar stöds av samtliga anställda. Bankens ersättningsfilosofi är att den totala Ersättningen ska vara konkurrenskraftig och marknadsmässig samtidigt som den ska följa Bankens värdegrunder samt stödja mål och vision. Ersättningarna ska utformas så att de uppmuntrar anställda att nå uppställda individuella mål och de ska bestämmas utan hänsyn till kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder eller sexuell läggning. Vidare ska de utformas med syfte att säkerställa Bankens tillgång till anställda med den kompetens som behövs till anpassade kostnader så att de får för Banken avsedda effekter. För att Banken ska kunna identifiera, mäta, styra, internt rapportera och ha kontroll över de risker som dess verksamhet är förknippad med ska Ersättningar inom Banken utformas så att de är 2 (6) förenliga med och främjar en effektiv riskhantering och motverkar överdrivet risktagande. Ersättningar till enskilda anställda får inte motverka Bankens långsiktiga intressen. Banken bedriver bank- och finansieringsverksamhet riktad till både privat- och företagskunder. Verksamheten innefattar utlåning, inlåning, finansiell handel och andra kapitalmarknadstjänster och försäkring. Ett sunt risktagande ingår som en del i Bankens långsiktiga strategi. Konkurrenskraftiga ersättningssystem är en viktig del i arbetet att attrahera, behålla och motivera den bästa kompetensen i Bankens verksamhetsområde. Det är mot bakgrund av dessa omständigheter som denna Policy beslutats. Denna policy grundar sig på en av styrelsen genomförd riskanalys som redovisas i Bilaga 1. 4 Fastställande av vilka anställda som ska anses utgöra Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil Banken har, med utgångspunkt från genomförd riskanalys, bedömt vilka av Bankens anställda som skall utgöra Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil och som därigenom omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende. Därvid beaktas bland annat följande omständigheter: - i vilken mån det i verksamheten ingår att genomföra affärer för Bankens egen räkning; - i vilken mån det i verksamheten ingår att ta fram produkter som innefattar oklara eller svårkvantifierade risker som i icke oväsentlig grad kan inverka på risknivån i Banken; - verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Utifrån en kartläggning av de risker som Bankens verksamhet är förknippad med och vilka anställda som påverkar eller kan påverka dessa risker i icke oväsentlig grad har styrelsen i Banken gjort bedömningen att anställda som närmare anges i bilaga 2 ska anses utgöra Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. Ansvarig chef ska göra den slutliga och närmare avgränsningen och bedömningen på individnivå av om en viss anställd omfattas eller inte av definitionen av Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. 5 Fast Ersättning Som framgår ovan är Bankens ersättningsfilosofi att den totala Ersättningen ska vara konkurrenskraftig och marknadsmässig samtidigt som den ska följa Bankens värdegrunder samt stödja mål och vision. Vidare ska Ersättningarna utformas med syfte att säkerställa Bankens tillgång till anställda med den kompetens som behövs till anpassade kostnader så att de får för Banken avsedda effekter. Som anges nedan är den fasta delen av lönen den primära delen av Ersättningen. Ersättningen på individnivå ska fastställas med hänsyn till den anställdes arbetsuppgifter, vad och hur medarbetaren presterar samt gällande marknadsförhållanden. 6 Rörlig ersättning Rörliga ersättningar ska vara kopplade till relevanta, förutbestämda och mätbara kriterier, utformade med syfte att främja Bankens långsiktiga värdeskapande och således med hänsyn tagen 3 (6) till hur dessa ersättningar kan påverka Bankens resultat på lång sikt. Med mätbara avses att det ska vara möjligt att i efterhand utvärdera i vilken grad kriterierna har uppfyllts. Bankens totala Rörliga ersättningar avseende ett visst räkenskapsår ska bestämmas så att de inte äventyrar Bankens förmåga att sammantaget redovisa positivt resultat över en konjunkturcykel. Den totala Rörliga ersättningen får inte bli så stor att den begränsar Bankens förmåga att stärka sin kapitalbas. Ett beslut om att anställda i Banken skall erhålla Rörlig ersättning skall grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått, varvid särskilt följande faktorer skall beaktas: - Nuvarande risker - Framtida risker - Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet Om Ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och den rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära Ersättningen medan den Rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den Rörliga ersättningen skall således kunna bestämmas till noll. Rörlig ersättning kan endast beslutas av styrelsen. Rörlig ersättning i Banken utgörs i form av resultatandelar. Syftet med resultatandelar är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå mål, beslutade av styrelsen. Rörlig ersättning i form av resultatandelar ska vara kopplade till i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas av styrelsen liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandelarna ska även innehålla en högsta nivå. Kriterierna för Rörliga ersättningar ska bestämmas så att de bortfaller helt om totalresultatet understiger en nivå som styrelsen definierat. Med anledning av Bankens ringa storlek och resultatandelssystemets utformning med mycket liten påverkan på balansräkningen bedömer styrelsen det som lämpligast att samma principer för resultatandelar gäller för all personal, inklusive Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. 4 (6) 7 Uppskjuten ersättning Resultatandelssystemets utformning och nivå omfattas inte av regelverket kring uppskjuten ersättning, då gränsen för rörlig ersättning/utbetalade belopp för närvarande aldrig kan överstiga gällande gränsvärde om SEK 100 000. 8 Ersättning i samband med att en anställning upphör samt inlösen Ersättning som utgår till en anställd i samband med att anställning upphör ska stå i relation till den anställdes prestationer under anställningstiden och beräknas så att den inte belönar osunt risktagande. Ersättningspaket som ev. används i syfte att ersätta eller lösa in tidigare anställningskontrakt ska överensstämma med denna ersättningspolicy. 9 Offentliggörande av uppgifter om Ersättningar Banken skall årligen och i samband med årsredovisningens fastställande offentliggöra följande information: 1. Information om hur ersättningspolicyn beslutats, den riskanalys som ligger till grund för hur ersättningspolicyn utformats, och i tillämpliga fall även uppgifter om kompensationsutskottets sammansättning och befogenheter, uppgifter om eventuella externa konsulter som anlitats för framtagandet av ersättningspolicyn samt relevanta intressenters roll. 2. Information om sambandet mellan resultat och ersättning. 3. Information om hur ersättningssystemet utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för resultatbedömning och riskjustering, för uppskjuten utbetalning och för när äganderätten till uppskjuten ersättning övergår på den anställde, 4. Information om de resultatkriterier som ligger till grund för ersättning i form av aktier, aktierelaterade instrument, finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar. 5. De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke kontanta förmåner, 6. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på affärsområden eller motsvarande resultatenheter, 7. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning, andra anställda som kan påverka företagets risknivå och övriga anställda, enligt följande: a. intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning, b. uppskjuten ersättning med angivande hur stor del av ersättningen som de anställda inte får förfoga över, c. utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar, d. avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar, med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive garanterade rörliga ersättning, samt e. utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana utfästelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget. Uppgifterna ska offentliggöras på sparbankens hemsida på ett sätt som inte riskerar att avslöja enskilda personers ekonomiska eller andra förhållanden. 5 (6) 10 Styrning, uppföljning och kontroll Styrelsen har det övergripande ansvaret för ersättningsfrågor i Banken. Styrelsen skall besluta om ersättning till dels Anställda i den Verkställande ledningen, dels Anställda med ansvar för kontrollfunktioner. Styrelsen skall besluta om åtgärder för att följa upp tillämpningen av denna ersättningspolicy. Styrelsen skall utse ett ersättningsutskott, vars ledamöter skall beslutas av styrelsen dock med den begränsningen att i kommittén inte får ingå anställd i den Verkställande ledningen. Ersättningsutskottet skall bereda styrelsens beslut om ersättning samt åtgärder om uppföljning av tillämpningen av ersättningspolicyn. Ersättningsutskottet ska tillskansa sig tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma lämpligheten i de rörliga ersättningarna. Närmare bestämmelser om ersättningsutskottet framgår av bilaga 6 till styrelsens arbetsordning, Ersättningsutskott. Styrelsen skall beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna kapitalutvärderingsprocessen. Denna Policy ska regelbundet ses över, så att den kan revideras och utvecklas i takt med förändringar i Bankens situation. Utöver den kontroll som skall göras av ersättningsutskottet enligt ovan skall efterlevnaden av denna ersättningspolicy kontrolleras enligt följande. Denna särskilda kontroll har styrelsen för närvarande och tills vidare uppdragit åt Bankens compliance. Kontrollen skall ske när det är lämpligt och i vart fall årligen. Compliance skall när det behövs omgående rapportera resultatet av sin granskning till styrelsen och i vart fall årligen senast i samband med att årsredovisningen fastställs. Bankens internrevision ska tillse att kontroller genomförs enligt givna riktlinjer och kan även genomföra egna kontroller. 11 Allmänna bestämmelser Denna Policy är tillämplig jämte bestämmelser i kollektivavtal, tillämplig lag och andra regulatoriska krav. För det fall att och i den mån denna Policy är oförenlig med kollektivavtal, tvingande lag eller föreskrifter, ska de senare äga företräde. Banken ska informera samtliga anställda om vid var tid gällande ersättningspolicy. Banken ska därutöver informera samtliga anställda om vilka kriterier som styr deras ersättning och hur deras resultat bedöms. Detta ska ske genom att varje chef årligen i samband med lönesamtalet eller på annat sätt informerar om dessa förhållanden för de personer som är underställd den chefen. För den Verkställande ledningen och anställda med det övergripande ansvaret för någon av företagets Kontrollfunktioner, skall informationen ske på motsvarande sätt. 6 (6)
© Copyright 2024