Ersättningspolicy

Ersättningspolicy
Fastställd
Ansvarig
2015-03-24
Personalchef
ersätter datum
Beslutsinstans
(2013-04-02)
Styrelsen
Innehåll
Ersättningspolicy.......................................................................................................................... 1
1 Inledning, bakgrund och syfte ............................................................................................... 1
2 Definitioner .......................................................................................................................... 2
3 Allmänt om ersättningar samt riskanalys............................................................................... 2
4 Fastställande av vilka anställda som ska anses utgöra Anställda vars arbetsuppgifter har en
väsentlig inverkan på Bankens riskprofil ....................................................................................... 3
5 Fast Ersättning...................................................................................................................... 3
6 Rörlig ersättning ................................................................................................................... 3
7
Uppskjuten ersättning .......................................................................................................... 5
8 Ersättning i samband med att en anställning upphör samt inlösen ......................................... 5
9 Offentliggörande av uppgifter om Ersättningar...................................................................... 5
10
Styrning, uppföljning och kontroll...................................................................................... 6
11
Allmänna bestämmelser ................................................................................................... 6
1
Inledning, bakgrund och syfte
Styrelsen i Sparbanken Syd (”Banken”) har i enlighet med Finansinspektionens föreskrifter om
ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär
portföljförvaltning, FFFS 2011:1, jämte ändringsföreskrift FFFS 2014:22, fastställt denna
ersättningspolicy.
Syftet med denna Policy är att ange grunderna och principerna för hur Ersättningar inom Banken ska
fastställas, hur Policyn ska tillämpas och följas upp samt hur Banken definierar vilka anställda som
ska vara Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil och för vilka
därför särskilda regler om Rörlig ersättning ska gälla. Vidare är syftet att denna Policy och dess
tillämpning ska främja en effektiv riskhantering och motverka överdrivet risktagande.
Denna Policy, som har utformats på grundval av gällande föreskrifter samt den riskanalys som finns
beskriven i bilaga 1, redogör för:
 Definitioner (avsnitt 2)
 Ersättningar inom Banken samt riskanalys (avsnitt 3)
 Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil
(avsnitt 4 samt bilaga 2)
 Fast Ersättning (avsnitt 5)
 Rörlig ersättning (avsnitt 6)
 Uppskjuten ersättning (avsnitt 7)
 Offentliggörande av uppgifter om Ersättningar (avsnitt 8)
 Styrning, uppföljning och kontroll (avsnitt 9 samt bilaga 4)
1 (6)

Allmänna bestämmelser (avsnitt 10)
Denna Policy omfattar Ersättningar till samtliga anställda i Banken. Beträffande Ersättning till VD i
Banken samt till honom/henne rapporterande chefer som också ingår i ledningen gäller utöver
denna Policy dessutom vid var tid tillämpliga och beslutade Riktlinjer för ersättning till Anställda i
den Verkställande ledningen samt Anställda med ansvar kontrollfunktioner, bilaga 3.
Begrepp, termer och uttryck med initial versal i denna Policy ska ha den betydelse som anges i
avsnitt 2 (Definitioner) nedan.
Policyn ska omprövas årligen och vid behov av styrelsen.
2
Definitioner
I denna Policy ska följande begrepp, termer och uttryck ha den betydelse som anges nedan.
Anställda i den Verkställande ledningen: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i p 1.1 i
bilaga 2, Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil.
Anställda med ansvar för kontrollfunktioner: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i p
1.3 i bilaga 2, Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil.
Ersättning: Det som Banken betalar ut direkt eller indirekt till en person inom ramen för en
anställning (kontant lön, andra kontanta ersättningar, pensionsavsättningar, avgångsvederlag och
bilförmåner, m.m.).
Kontrollfunktion: Bankens funktioner för riskkontroll samt regelefterlevnad (compliance) och
internrevision.
Rörlig ersättning: En på förhand till belopp eller omfattning inte fastställd, vanligtvis resultatbaserad,
del av Ersättningen. Som Rörlig ersättning räknas inte provisionsbaserad ersättning, dvs. ersättning
som utgår i förhållande till uppnådd försäljning eller andra uppnådda individuella mål och som är
utan koppling till sådana framtida riskåtaganden vilka kan komma att ändra Bankens resultat- eller
balansräkning.
Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil: Den Verkställande
ledningen och övriga anställda som Banken har identifierat enligt p 1 i bilaga 2, Anställda vars
arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil.
3
Allmänt om ersättningar samt riskanalys
Denna Policy baseras på insikten om att framgångsrik och långsiktig verksamhet grundar sig på att
Bankens värderingar stöds av samtliga anställda.
Bankens ersättningsfilosofi är att den totala Ersättningen ska vara konkurrenskraftig och
marknadsmässig samtidigt som den ska följa Bankens värdegrunder samt stödja mål och vision.
Ersättningarna ska utformas så att de uppmuntrar anställda att nå uppställda individuella mål och de
ska bestämmas utan hänsyn till kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning,
funktionshinder eller sexuell läggning. Vidare ska de utformas med syfte att säkerställa Bankens
tillgång till anställda med den kompetens som behövs till anpassade kostnader så att de får för
Banken avsedda effekter.
För att Banken ska kunna identifiera, mäta, styra, internt rapportera och ha kontroll över de risker
som dess verksamhet är förknippad med ska Ersättningar inom Banken utformas så att de är
2 (6)
förenliga med och främjar en effektiv riskhantering och motverkar överdrivet risktagande.
Ersättningar till enskilda anställda får inte motverka Bankens långsiktiga intressen.
Banken bedriver bank- och finansieringsverksamhet riktad till både privat- och företagskunder.
Verksamheten innefattar utlåning, inlåning, finansiell handel och andra kapitalmarknadstjänster och
försäkring. Ett sunt risktagande ingår som en del i Bankens långsiktiga strategi. Konkurrenskraftiga
ersättningssystem är en viktig del i arbetet att attrahera, behålla och motivera den bästa
kompetensen i Bankens verksamhetsområde. Det är mot bakgrund av dessa omständigheter som
denna Policy beslutats.
Denna policy grundar sig på en av styrelsen genomförd riskanalys som redovisas i Bilaga 1.
4
Fastställande av vilka anställda som ska anses utgöra Anställda vars
arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil
Banken har, med utgångspunkt från genomförd riskanalys, bedömt vilka av Bankens anställda som
skall utgöra Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil och som
därigenom omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende. Därvid beaktas bland annat
följande omständigheter:
- i vilken mån det i verksamheten ingår att genomföra affärer för Bankens egen räkning;
- i vilken mån det i verksamheten ingår att ta fram produkter som innefattar oklara eller
svårkvantifierade risker som i icke oväsentlig grad kan inverka på risknivån i Banken;
- verksamhetens art, omfattning och komplexitet.
Utifrån en kartläggning av de risker som Bankens verksamhet är förknippad med och vilka anställda
som påverkar eller kan påverka dessa risker i icke oväsentlig grad har styrelsen i Banken gjort
bedömningen att anställda som närmare anges i bilaga 2 ska anses utgöra Anställda vars
arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. Ansvarig chef ska göra den slutliga
och närmare avgränsningen och bedömningen på individnivå av om en viss anställd omfattas eller
inte av definitionen av Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil.
5
Fast Ersättning
Som framgår ovan är Bankens ersättningsfilosofi att den totala Ersättningen ska vara
konkurrenskraftig och marknadsmässig samtidigt som den ska följa Bankens värdegrunder samt
stödja mål och vision. Vidare ska Ersättningarna utformas med syfte att säkerställa Bankens tillgång
till anställda med den kompetens som behövs till anpassade kostnader så att de får för Banken
avsedda effekter.
Som anges nedan är den fasta delen av lönen den primära delen av Ersättningen. Ersättningen på
individnivå ska fastställas med hänsyn till den anställdes arbetsuppgifter, vad och hur medarbetaren
presterar samt gällande marknadsförhållanden.
6
Rörlig ersättning
Rörliga ersättningar ska vara kopplade till relevanta, förutbestämda och mätbara kriterier,
utformade med syfte att främja Bankens långsiktiga värdeskapande och således med hänsyn tagen
3 (6)
till hur dessa ersättningar kan påverka Bankens resultat på lång sikt. Med mätbara avses att det ska
vara möjligt att i efterhand utvärdera i vilken grad kriterierna har uppfyllts.
Bankens totala Rörliga ersättningar avseende ett visst räkenskapsår ska bestämmas så att de inte
äventyrar Bankens förmåga att sammantaget redovisa positivt resultat över en konjunkturcykel. Den
totala Rörliga ersättningen får inte bli så stor att den begränsar Bankens förmåga att stärka sin
kapitalbas. Ett beslut om att anställda i Banken skall erhålla Rörlig ersättning skall grunda sig på en
bedömning av riskjusterade vinstmått, varvid särskilt följande faktorer skall beaktas:
- Nuvarande risker
- Framtida risker
- Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet
Om Ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och den
rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära
Ersättningen medan den Rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med.
Den Rörliga ersättningen skall således kunna bestämmas till noll.
Rörlig ersättning kan endast beslutas av styrelsen.
Rörlig ersättning i Banken utgörs i form av resultatandelar. Syftet med resultatandelar är att stödja
och motivera medarbetare till att uppnå mål, beslutade av styrelsen.
Rörlig ersättning i form av resultatandelar ska vara kopplade till i förhand bestämda och beslutade
mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas av styrelsen liksom metoder för
bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandelarna ska även innehålla en högsta nivå.
Kriterierna för Rörliga ersättningar ska bestämmas så att de bortfaller helt om totalresultatet
understiger en nivå som styrelsen definierat.
Med anledning av Bankens ringa storlek och resultatandelssystemets utformning med mycket liten
påverkan på balansräkningen bedömer styrelsen det som lämpligast att samma principer för
resultatandelar gäller för all personal, inklusive Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig
inverkan på Bankens riskprofil.
4 (6)
7
Uppskjuten ersättning
Resultatandelssystemets utformning och nivå omfattas inte av regelverket kring uppskjuten
ersättning, då gränsen för rörlig ersättning/utbetalade belopp för närvarande aldrig kan överstiga
gällande gränsvärde om SEK 100 000.
8
Ersättning i samband med att en anställning upphör samt inlösen
Ersättning som utgår till en anställd i samband med att anställning upphör ska stå i relation till den
anställdes prestationer under anställningstiden och beräknas så att den inte belönar osunt
risktagande.
Ersättningspaket som ev. används i syfte att ersätta eller lösa in tidigare anställningskontrakt ska
överensstämma med denna ersättningspolicy.
9
Offentliggörande av uppgifter om Ersättningar
Banken skall årligen och i samband med årsredovisningens fastställande offentliggöra följande
information:
1. Information om hur ersättningspolicyn beslutats, den riskanalys som ligger till grund för hur
ersättningspolicyn utformats, och i tillämpliga fall även uppgifter om kompensationsutskottets
sammansättning och befogenheter, uppgifter om eventuella externa konsulter som anlitats för
framtagandet av ersättningspolicyn samt relevanta intressenters roll.
2. Information om sambandet mellan resultat och ersättning.
3. Information om hur ersättningssystemet utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för
resultatbedömning och riskjustering, för uppskjuten utbetalning och för när äganderätten till
uppskjuten ersättning övergår på den anställde,
4. Information om de resultatkriterier som ligger till grund för ersättning i form av aktier,
aktierelaterade instrument, finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar.
5. De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke
kontanta förmåner,
6. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på affärsområden eller motsvarande
resultatenheter,
7. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning,
andra anställda som kan påverka företagets risknivå och övriga anställda, enligt följande:
a. intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande
av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning,
b. uppskjuten ersättning med angivande hur stor del av ersättningen som de anställda inte
får förfoga över,
c. utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar,
d. avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar,
med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive
garanterade rörliga ersättning, samt
e. utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana
utfästelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget.
Uppgifterna ska offentliggöras på sparbankens hemsida på ett sätt som inte riskerar att avslöja
enskilda personers ekonomiska eller andra förhållanden.
5 (6)
10 Styrning, uppföljning och kontroll
Styrelsen har det övergripande ansvaret för ersättningsfrågor i Banken.
Styrelsen skall besluta om ersättning till dels Anställda i den Verkställande ledningen, dels Anställda
med ansvar för kontrollfunktioner.
Styrelsen skall besluta om åtgärder för att följa upp tillämpningen av denna ersättningspolicy.
Styrelsen skall utse ett ersättningsutskott, vars ledamöter skall beslutas av styrelsen dock med den
begränsningen att i kommittén inte får ingå anställd i den Verkställande ledningen.
Ersättningsutskottet skall bereda styrelsens beslut om ersättning samt åtgärder om uppföljning av
tillämpningen av ersättningspolicyn. Ersättningsutskottet ska tillskansa sig tillräcklig kunskap om och
erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma lämpligheten i de rörliga ersättningarna.
Närmare bestämmelser om ersättningsutskottet framgår av bilaga 6 till styrelsens arbetsordning,
Ersättningsutskott.
Styrelsen skall beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna
kapitalutvärderingsprocessen.
Denna Policy ska regelbundet ses över, så att den kan revideras och utvecklas i takt med
förändringar i Bankens situation.
Utöver den kontroll som skall göras av ersättningsutskottet enligt ovan skall efterlevnaden av denna
ersättningspolicy kontrolleras enligt följande.
Denna särskilda kontroll har styrelsen för närvarande och tills vidare uppdragit åt Bankens
compliance.
Kontrollen skall ske när det är lämpligt och i vart fall årligen. Compliance skall när det behövs
omgående rapportera resultatet av sin granskning till styrelsen och i vart fall årligen senast i
samband med att årsredovisningen fastställs.
Bankens internrevision ska tillse att kontroller genomförs enligt givna riktlinjer och kan även
genomföra egna kontroller.
11 Allmänna bestämmelser
Denna Policy är tillämplig jämte bestämmelser i kollektivavtal, tillämplig lag och andra regulatoriska
krav.
För det fall att och i den mån denna Policy är oförenlig med kollektivavtal, tvingande lag eller
föreskrifter, ska de senare äga företräde.
Banken ska informera samtliga anställda om vid var tid gällande ersättningspolicy.
Banken ska därutöver informera samtliga anställda om vilka kriterier som styr deras ersättning och
hur deras resultat bedöms. Detta ska ske genom att varje chef årligen i samband med lönesamtalet
eller på annat sätt informerar om dessa förhållanden för de personer som är underställd den chefen.
För den Verkställande ledningen och anställda med det övergripande ansvaret för någon av
företagets Kontrollfunktioner, skall informationen ske på motsvarande sätt.
6 (6)