Dagordning 1. Val av ordförande för stämman. 2. Val av sekreterare för stämman. 3. Val av två justeringsmän. 4. Styrelsens och revisorernas berättelser. 5. Ansvarsfrihet för styrelsen. 6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna. 7. Ersättning till styrelsen och revisorerna. 8. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 9. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter. 10. Val av revisorer och suppleant. 11. Fråga om val av valberedning. 12. Övriga frågor. 13. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt. 14. Mötet avslutas. Årsstämma Edsvägen med flera vägars Samfällighetsförening. Tid: 2015-08-01, klockan 10:00. Plats: Norrboda Bygdegård. Närvarande: ett 40-tal personer, inklusive styrelsen. §1. Till mötesordförande valdes Peeter Puide. §2. Till mötessekreterare valdes Karin Söderberg. §3. Till justerare valdes Bengt Sjöblom och Göte Jansson. §4. Styrelsens och revisorernas berättelser. Specifikation av de administrativa kostnaderna för verksamhetsåret 2014-07-01 – 2015-06-30 önskades av en medlem. Uppgifterna kommer att läggas ut på hemsidan. Verksamhetsberättelsen lästes upp och godkändes. Även revisionsberättelsen lästes upp, godkändes och lades till handlingarna. §5. Ansvarsfrihet till styrelsen. Felaktigeter påpekades av mötesordförande. Att dagordningen saknar punkt om mötet är korrekt utlyst. Styrelsens dagordning har framtagits från stadgarna vilka Lantmäteriet försett föreningen med vid föreningsbildningen (undertecknades kommentar). Medlemmarna har nåtts av kallelsen i korrekt tid samt att den anslogs på anslagstavlorna i Söderboda i rätt tid. Någon medlem ansåg att dokument inte fanns på hemsidan två veckor innan årsstämman. Styrelsen hade dock i kallelsen inte lovat att några dokument skulle finnas på hemsidan innan stämman utan enbart hos ordförande (undertecknades kommentar). Styrelsen beviljades slutligen ansvarsfrihet. §6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna. Tre motioner hade lags fram från styrelsen. Se bilagor. Motion gällande vem som ska stå för kostnader för byte av andelstal. Röstning skedde. 16 emot att kostnaden ska belasta enskild fastighetsägare och 12 för förslaget. Det beslutades att alla kostnader för ändring av andelstal till Lantmäteriet kommer att fördelas enligt andelstal. När ändringarna ska skickas in till Lantmäteriet bestämdes att ansvaret läggs på styrelsen vars uppgift är att lösningen blir så bra för föreningen som möjligt. Motion om plogning/sandning. Enhälligt beslutades av årsstämman att plogning/sandning skulle fortsätta. Ingen röstning genomfördes. Styrelsen ville passa på att informera om vikten av att vägarna plogas och sandas tillfredställande. Då föreningen innehar vintervägunderhåll skall detta skötas så att snöproblem/halkolyckor förebyggs i möjligaste mån. Föreningen har en försäkring som kan tillämpas vid eventuell olycka, vilket dock förutsätter att vintervägunderhållet sköts enligt ovan. 1 Styrelsen uppmärksammade medlemmarna om att byggnader, staket och dylikt vilka ligger närmare än 2 meter från vägbanan, inte ingår i föreningens eller entreprenörens försäkring om skador skulle uppstå vid exempelvis plogning. Motion om arvode. Styrelsen flaggade för avgång vid eventuell framtida extra årsstämma vid avslag. Tre alternativ diskuterades: Styrelse med arvode. Extern syssloman som sköter allt. Ny styrelse utan arvode. En medlem ville att det noterades att hen tyckte att föreningen ska läggas ned. Röstning utfördes enligt motion: 13 för nuvarande lösning med arvode. 17 emot samma förslag. Det beslutades av årsstämman att inga arvoden skulle utgå till styrelsen. Styrelsen får därmed i uppdrag att kalla till eventuell extra årsstämma om styrelsen väljer att avgå. §7. Ersättning till styrelsen och revisorerna. Inget arvode till styrelsen redan beslutat. Röstning skedde beträffande arvode till revisorer. 12 för, 16 emot. Det beslutades av årsstämman att inga arvoden skulle utgå till revisorerna. §8. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. Debiteringslängderna för de tre vägarna visades vid entrén innan mötet för berörda medlemmar. Närvaro noterats på listorna, samt ändringar av ägarförhållanden med mera. Det genomfördes en genomgång av budgetförslaget. Pengar till framtida grusning har avsatts på samtliga vägar. Tanken är att en gruspott byggs upp och att en grusning inte behöver slå specifikt mot det år som grusningen sker. Kantskärning av Edsvägen ligger som förslag. Vintervägunderhåll på alla vägar är budgeterat. Budgeten godkändes av årsstämman efter att arvodet togs bort. §9. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter. Följande personer sitter valda för perioden 2014-07-01 – 2016-06-30. Inget val krävs. Nils Hellsing – ledamot vald t.o.m. 2016-06-30. Även omval som ordförande (1 år). Rosie Nieminen Norling – ledamot vald t.o.m. 2016-06-30. Omval: Karin Söderberg – ledamot (2 år). Stefan Söderquist – ledamot (2 år). Lars Johansson – suppleant (1 år). Nyval: Mikko Nieminen – ledamot (2 år). Katarina Jansson – suppleant (1 år). 2 Följande styrelse beslutades av årsstämman. §10. Val av revisorer och suppleant. Annika Puide föreslogs som revisor. Förslaget avböjdes av henne själv med motivering att hon inte ville på grund av nuvarande personer i styrelsen. Omval: Kenneth Sjölund – revisor (1 år). Ann-Charlotte Henriksson – revisor (1 år). Kerstin Söderberg – revisorssuppleant (1 år). Föreslagna revisorer samt suppleant godkändes av årsstämman då fru Puide tackat nej. §11. Fråga om val av valberedning. Föreningen står utan valberedning. Styrelsen har via hemsidan hemställt att intresserade hör av sig. Det beslutades av årsstämman att styrelsen sköter valberedningens uppgifter under konstituerande former. §12. Övriga frågor. Styrelsen tycker det är önskvärt att motioner lämnas in senast 30 april 2016. Förändring av andelstal delges styrelsen senast den 30 april 2016. Momsintyg begäras lämpligen senast den 31 augusti 2015. Upphandlingsförfarande. En medlem undrade hur tidigare upphandling av entreprenör av plogning/sandning gått till. Varför inte en specifik entreprenör i Söderboda blivit tillfrågad? Styrelsen berättade att två entreprenörer i Söderboda och två i Norrboda blivit tillfrågade. Däribland den berörda entreprenören som nämnts. Endast vår nuvarande entreprenör har tackat ja. Avtal för kommande vinter är inte färdigställt. Styrelsen kollar åter med entreprenör i Söderboda, som eventuellt ändrat ståndpunkt. Möteslokal. Fråga om varför vi är i Norrboda på årsstämman och inte i Söderboda dryftades. Styrelsen menade att föreningen är stor och Norrboda Bygdegård därmed lämplig om många medlemmar ämnar dyka upp. Teknik som ”kanon” finns också installerad. En medlem undrade vad plogning och sandning kostat. Kassören läste från berörd faktura. Andreas Aller tackades av efter att ha avgått från styrelsen efter att ha varit med sedan föreningsbildningen. §13. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt. Det bestämdes att protokollet ska anslås på Söderbodas två anslagstavlor efter justering. Dessutom att protokollet publiceras på föreningens hemsida edsvagen.se. 3 §14. Mötet avslutades av ordföranden. -----------------------------------Karin Söderberg, sekreterare ---------------------------------Bengt Sjöblom, justerare ---------------------------------Göte Jansson, justerare 4
© Copyright 2024