Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING HANDLÄGGARE TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-03-24 KS-2015/524.912 1 (4) Kommunstyrelsen Stenbacka, Patrick 08-535 302 88 [email protected] Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013 – svar på skrivelse från Huddinge kommuns revisorer Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Som svar på Huddinge kommuns revisorers skrivelse Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013 åberopas innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 24 mars 2015. Sammanfattning EY har på uppdrag av Huddinge kommuns revisorer granskat vilka åtgärder som kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har vidtagit under 2014 med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen 2013. Revisorerna lämnar tre rekommendationer som syftar till att stärka den interna kontrollen genom fortsatt värdegrundsarbete, arbete med och uppföljning av internkontrollplaner samt genomförande av stickprovskontroller. Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i stort med rekommendationerna och har vidtagit flera initiativ för att driva på värdegrundsarbetet, genom chefsforum för chefer inom kommunstyrelsens förvaltning, information på arbetsplatsträffar och för att utveckla arbetet kring styrelsens internkontrollplan. Inom kommunstyrelsens förvaltning har en arbetsgrupp bildats bestående av representanter från förvaltningens avdelningar för att utveckla och följa upp kommunstyrelsens internkontrollarbete. Målet är att utveckla internkontrollprocessen på alla nivåer inom förvaltningen så att internkontrollen blir levande i vardagen och att utveckla återrapporteringen till kommunstyrelsen. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge Kommunalvägen 28 08-535 300 00 08-535 301 70 [email protected] www.huddinge.se KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-03-24 KS-2015/524.912 2 (4) Beskrivning av ärendet EY har på uppdrag av Huddinge kommuns revisorer granskat vilka åtgärder som kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har vidtagit under 2014 med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen 2013. Granskningen visar att både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit en rad åtgärder för att komma till rätta med de identifierade bristerna. Befintliga riktlinjer, reglementen och policydokument har uppdaterats och nya har implementerats i syfte att förstärka den interna kontrollen. Ett värdegrundsarbete har inletts, initierat av kommunstyrelsens förvaltning. Värdegrundsarbetet omfattar hela den kommunala förvaltningen. Information om värdegrund och gällande riktlinjer ha lämnats till samtliga chefer och medarbetare vid bland annat arbetsplatsträffar och chefsmöten vid kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Enligt de förtroendevalda revisorerna har de åtgärder som vidtagits varit relevanta och skapat förutsättningar för att öka den interna kontrollen. De förtydliganden som gjorts i riktlinjer och policydokument bidrar på ett konkret sätt till att tydliggöra hur den interna kontrollen ska tillämpas i praktiken. Enligt revisorernas erfarenhet och bedömning är det ofta tillämpningen och uppföljningen som brister. Det är därför angeläget att det i riktlinjer och policyer framgår hur uppföljning och återraportering ska ske samt hur eventuella avvikelser ska rapporteras uppåt i organisationen. Kommunstyrelsen, natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden behöver enligt revisorerna vidare ta aktiv del i arbetet genom att följa upp och delta i utformningen av internkontrollplaner och värdegrund, som en integrerad del av det dagliga arbetet. De riktlinjer som har tagits fram och eventuellt tillkommande riktlinjer måste ha en tydlig koppling till arbetet med interna kontrollplaner och riskanalyser. Förvaltningens synpunkter Huddinge kommuns revisorer lämnar mot bakgrund av ovanstående ett antal rekommendationer, som i fortsatt text markeras i kursiv stil. Förvaltningens svar återfinns i den följande brödtexten. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiva i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-03-24 KS-2015/524.912 3 (4) Kommunstyrelsens förvaltning instämmer och har vidtagit flera initiativ för att driva på värdegrundsarbetet, genom chefsforum för chefer inom kommunstyrelsens förvaltning, information på arbetsplatsträffar och för att utveckla arbetet kring styrelsens internkontrollplan. Inom kommunstyrelsens förvaltning har en arbetsgrupp bildats bestående av representanter från förvaltningens avdelningar för att utveckla och följa upp kommunstyrelsens internkontrollarbete. Målet är att utveckla internkontrollprocessen på alla nivåer inom förvaltningen så att internkontrollen blir levande i vardagen och att utveckla återrapporteringen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör överväga att införa stickprovskontroller av upphandlingar för att säkerställa att befintliga riktlinjer efterlevs. Stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. I kommunens arbete med fortsatt utveckling av den interna kontrollen ingår att skapa bra strukturer för att olika former av efterkontroller. Kommunstyrelsens förvaltning ser också behovet av uppföljning av upphandlingar och avser att se över detta under innevarande år. Kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att de revisionsrekommendationer som lämnas behandlas och återrapporteras. Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i betydelsen av att säkerställa behandling och återrapportering av revisionsrekommendationer och avser att inom ramen för ovan nämnt utvecklingsarbete utveckla uppföljningen av förvaltningens revisionslista. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-03-24 KS-2015/524.912 4 (4) Bilaga Revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013. Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer HUDDINGE KOMMUN Revisorerna Till Revisionsskrivelse 2015-01-19 Kommunstyrelsen Natur- och byggnadsnämnden Tillsynsnämnden Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013. EY har på vårt uppdrag granskat vilka åtgärder kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit under 2014 med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen för 2013. Granskningen visar att både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit en rad åtgärder för att komma till rätta med de identifierade bristerna. Befintliga riktlinjer, reglementen och policydokument har uppdaterats och nya har implementerats i syfte att förstärka den interna kontrollen. Ett värdegrundsarbete har inletts, initierat av kommunstyrelsens förvaltning. Värdegrundsarbetet omfattar hela den kommunala förvaltningen. Information om värdegrund och gällande riktlinjer har lämnats till samtliga chefer och medarbetare vid bland annat arbetsplatsträffar och chefsmöten vid kommunstyrelseförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. En rutin för hur medarbetare eller annan kan använda för att slå larm om misstänkta oegentligheter har tagits fram under hösten 2014. Medarbetare inom Huddinge kommun kan larma genom att använda kommunens officiella brevlåda för inkommande post och e-post. De åtgärder som vidtagits är enligt vår bedömning relevanta och skapar förutsättningar för att öka den interna kontrollen. De förtydliganden som gjorts i riktlinjer och policydokument bidrar på ett konkret sätt till att tydliggöra hur den interna kontrollen ska tillämpas i praktiken. Enligt vår erfarenhet och bedömning är det ofta tillämpningen och uppföljningen som brister. Det är därför angeläget att det i riktlinjer och policys framgår hur uppföljning och återrapportering ska ske samt hur eventuella awikelser ska rapporteras uppåt i organisationen. Vi anser att det är lämpligt att efterkontroller sker genom stickprov. Kommunstyrelsen, natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden måste fortsatt ta aktiv del i arbetet genom att följa upp och delta i utformningen av internkontrollplaner och värdegrund. Detta är ett arbete som ständigt måste pågå och det är angeläget att det även i det fortsatta arbetet inte skapas en parallell process för intern kontroll utan att detta är en tydlig och integrerad del i det dagliga arbetet, vilket också är ledningens uttalade ambition. De riktlinjer som nu tagits fram och eventuellt tillkommande riktlinjer måste ha en tydlig koppling till arbetet med interna kontrollplaner och riskanalyser. Vi bedömer att detta samband alltid bör beaktas. Vi ger följande rekommendationer: .. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiva i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna. ,.. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör överväga att införa stickprovskontroller av upphandlingar för att säkerställa att befintliga riktlinjer efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. -. Kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att de revisionsrekommendationer som lämnas behandlas och återrapporteras. Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar senast den20mars erhålla svar på rapporten från kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden. För Huddinge kommuns revisorer 'i'~~d~ Kurt Karlsson För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium och ledamöter Revisionsrapport 2014 Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning i rev i si o ns be r ä t t e l se n Huddinge kommun 1 11111111 ' Building a better working world Innehåll 1 Sammanfattning ... ............. .. .. ......... .... ........... ......... ... ... ... ....... .. .. .. ......... ......... ....... ...... .. .. 2 2 Inledning .... ............ ........... ....... ... .......... ...... .................. ........... ......................... .............. 4 3 2.1 Bakgrund ... .... ....... .. ..... ... ,.......... .... ..... ... ..... ....................... .......... ..... ..... .... .... .. .... ... 4 2.2 Syfte och avgränsning ..... ................ ... .. .... ..... ........... .............. .. .. ........ ........... .. ...... .. 4 2.3 Revisionsfrågor ........... ........................... .... ....... .... .... .... .. ......... ...... .................... .... .. 4 2.4 Revisionskriterier .... ..... .... ... ...... .... ...... ... ......... ..... ......... ........ ...... .. ...... .. ........... .. ...... 4 2.5 Metod ... ........ ... ................... ...... ............. ........................................ .......... .. ........... ..... 4 Kommunstyrelsen ........... ...... ... ... ........ .. ............... .. .. .. ... ..... ..... ........... ... ......... .. ............. .. 5 3.1 Bakgrund .. ... .. ..... ............................... ... ..................... .. .... .......... ...... ....................... . 5 3.2 Vidtagna åtgärder ......................................... ...................................... .................. ... 5 3.2.1 Upphandling .............. .. ...... .. .. ............................ ......... ........... ........ .. ........ ..... .... 5 3.2.2 Hantering av exploaterings- och fritidsfastig heter ................. ............... .. ............ 5 3.2.3 Arbete med värdegrundsfrågor .................... ... .......................... ... .... ....... ..... . 6 Efterlevnad, uppföljning och återrapportering till nämnd .. ........................... ........ ...... 8 3.3 3.4 Rutiner för att identifiera och omhänderta misstankar eller uppgifter om oegentligheter .. ..... ........ ....... ... .. .. ... ... .... .... ............................. ..... ... .. ................ ....... ............ 8 3.4.1 4 Vår bedömning .. ............. .. .............. .... ............ ..... .... .................... ... ..... ...... ...... 9 Samhällsbyggnadsnämnden ...... .... ......... ........ ........ .. ......................... .. .. ..... .................. .. 9 4.1 Bakgrund .... .. ..... ... .. ..... ............................. .. .................. .. .. ...... .. ........ ... .................. .. 9 4.2 Vidtagna åtgärder ................................................ ..................................... ............... 9 4.2.1 Upphandling .................................. ...... ..... ......................... .... ................... .. .. .. 1O 4.2.2 Hantering av gårdsarrenden ........ .......... ......... ... .. .. .. .... .. ................................. 11 4.2.3 Hantering av exploateringsfastigheter samt bebyggda JOrd- och skogsbruksfastigheter ................... .. .................. ............ .. .. ..... .......... .... .. .. .... ............ .... 11 4.2.4 Hantering av bygglov ............................................................................. .. .. ..... 12 4.2.5 Ytterligare åtgärder som vidtagits för att stärka den interna kontrollen ........... 12 4 .3 Efterlevnad , uppföljning och återrapportering till nämnd .... ................. ........... ..... .. 13 4.4 Rutiner för att identifiera och omhänderta misstankar eller uppgifter om oegentligheter .... ........ ..... ................. .. .... .. ... .... ........ ..... ... .................... ........... .. .... ..... .... .... 16 4.5 Vår bedömning .. .. ............................................. .... ............ ...... .............. .... ........... .. 16 5 Korta svar på revisionsfrågorna .............. ........... ........................ ........................ .. ......... 17 6 Källförteckning .. ....... ......... .... .. .. ... .... .... .. ........ ......................................... .................... 19 1 Sammanfattning EY har på uppdrag av revisorerna i Huddinge kommun granskat de åtgärder som kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen för 2013. De identifierade bristerna medförde risk för förtroendeskada. Vår granskning visar att både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit en rad åtgärder för att komma till rätta med de identifierade bristerna. Riktlinjer, reglementen och policydokument har uppdaterats och nya har implementerats i syfte att förstärka den interna kontrollen . Kommunstyrelsen har initierat ett värdegrundsarbete som omfattar dels den egna förvaltningen men även miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Information om värdegrund och gällande riktlinjer har lämnats vid arbetsplatsträffar, introduktioner för chefer och medarbetare, chefsmöten samt vid alla ledningsgruppsmöten. Detta ska säkerställa att alla medarbetare får informationen. Uppföljning och återrapportering av de riktlinjer, reglementen och policydokument som finns sker på mer eller mindre detaljerad nivå inom ramen för den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen. Kommunstyrelsen har vid ett tillfälle under våren 2014 beslutat om förstärkt intern kontroll. Utöver detta har kommunstyrelsen löpande fått information om hur arbetet fortlöper. Samhällsbyggnadsnämnden har vid flera tillfällen under året följt upp och fått information om hur arbetet med förstärkt intern kontroll samt organisationsöversyn fortlöper. Arbetet har dokumenterats i olika tjänsteskrivelser. Vid överföring av verksamhet ingår information om gällande policys som en del av konsekvensbeskrivningen som ska göras av avlämnande och tillkommande chef för verksamheten . Förslag på en rutin för tillvägagångssätt för medarbetare eller annan som vill slå larm om misstänkta oegentligheter har tagits fram under hösten 2014 och innebär att medarbetare inom Huddinge kommun ska kunna larma genom att använda kommunens officiella brevlåda för inkommande post och e-post. De inkomna tipsen registreras av registrator vid kommunstyrelsens kansli, som i samråd med någon eller flera av följande befattningshavare; kommundirektör, personaldirektör, kommunjurist, säkerhetschef och controller eller motsvarande avgör, vem som ska utses till handläggare för ärendet. De åtgärder som har vidtagits är enligt vår bedömning relevanta och skapar förutsättningar för att öka den interna kontrollen. De förtydliganden som gjorts i riktlinjer och policydokument bidrar till att på ett konkret sätt tydliggöra hur den interna kontrollen ska tillämpas i praktiken . Enligt vår erfarenhet och bedömning är det ofta tillämpningen och uppföljningen som brister. Det är därför angeläget att det i riktlinjer och policys framgår hur uppföljning och återrapportering ska ske samt hur eventuella avvikelser ska eskaleras i organisationen. Det är enligt vår bedömning lämpligt att efterkontroller sker genom stickprov. Kommunstyrelsen måste ta en aktiv del i arbetet genom att följa upp och delta i utformningen av internkontrollplaner och värdegrund . Detta är ett arbete som ständigt måste pågå och det är angeläget att det även i det fortsatta arbetet inte skapas en parallell process för intern kontroll utan att detta är en tydlig och integrerad del i det dagliga arbetet, vilket också är ledningens uttalade ambition . De riktlinjer som nu tagits fram och eventuellt tillkommande riktlinjer måste ha en tydlig koppling till arbetet med interna kontrollplaner och riskanalyser. Vi bedömer att detta samband alltid bör beaktas. 2 Samhällsbyggnadsnämndens åtgärder med anledning av revisionens rekommendationer har bedrivits genom egna initiativ men också som ett gemensamt arbete med kommunstyrelsens förvaltning. stora delar av arbetet har fokuserats på att skapa en administrativ struktur samt göra återrapportering och uppföljning av intern kontroll till en del av den ordinarie planeringsoch uppföljningsprocessen . Det har tidigare saknats verktyg och kunskap för att göra rätt. Genom att utbilda och informera medarbetarna ska detta åtgärdas. Det revisionsregister som har skapats ger struktur åt uppföljningsarbetet och ger nämnden en tydlig bild av hur arbetet fortlöper. Nämnden har även beslutat att införa stickprovskontroller för att säkerställa efterlevnad av riktlinjer. Detta gäller bland annat hantering av bygglov vilket vi anser bidrar till att säkerställa att riktlinjerna tillämpas i praktiken. Vi rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden att införa stickprovskontroller även av upphandlingar för att på samma sätt säkerställa att de riktlinjer som finns efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. Nämnden får kontinuerlig återrapportering av arbetet med värdegrund, revisionsåtgärder samt åtgärder vidtagna gällande exploaterings- och jordbruksfastigheter. Det är enligt vår bedömning angeläget att nämnden tar aktiv del i det arbete som bedrivs för att skapa ett enhetligt arbetssätt med gemensamma värderingar och en tillräcklig intern kontroll. Vår granskning föranleder följande rekommendationer: ~ Kommunstyrelsen , tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiva i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna . ~ Kommunstyrelsen , tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör överväga att införa stickprovskontroller av upphandlingar för att säkerställa att befintliga riktlinjer efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. ~ Kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att de revisionsrekommendationer som lämnas behandlas och återrapporteras. 3 2 2.1 Inledning Bakgrund l revisionsberättelsen för 2013 riktade revisorerna anmärkning mot kommunstyrelsen samt allvarlig anmärkning mot samhällsbyggnadsnämnden. Anledningen till anmärkningarna var brister i styrning, ledning och intern kontroll samt i uppsikten över verksamheten . Bristerna medförde risk för förtroendeskada. l två sammanfattande rapporter konstaterade revisionen att flera av de rekommendationer som lämnats i revisionsrapporter under året inte åtgärdats. Rekommendationerna omfattade områden såsom upphandling, hantering av exploateringsoch fritidsfastigheter, fastighetstilldelning och gårdsarrenden. 2.2 Syfte och avgränsning Granskningens syfte har varit att följa upp hur och i vilken omfattning samhällsbyggnadsnämnden samt kommunstyrelsen vidtagit åtgärder inom de områden där brister identifierades och som resulterade i anmärkning i revisionsberättelsen 2013. 2.3 Revisionsfrågor Granskningen har besvarat följande revisionsfrågor: .,. Vilka åtgärder har samhällsbyggnadsnämnden respektive kommunstyrelsen vidtagit med anledning av de rekommendationer som lämnats under 2013? .,. Hur har uppföljningen av åtgärderna dokumenterats och återrapporterats till nämnd/styrelse? .,. Hur säkerställer nämnd respektive styrelse att de riktlinjer och policydokument som finns inom granskade områden följs i alla delar av organisationen? .,. Hur säkerställs att information om riktlinjer och policydokument förs över vid personalomsättning samt flytt av verksamhet? .,. .,. 2.4 Hur säkerställs att alla medarbetare omfattas av det påbörjade värdegrundsarbetet? Hur säkerställer nämnden att misstankar/uppgifter om eventuella oegentligheter omhändertas och att adekvata åtgärder vidtas? Vilka kanaler finns för medborgare samt kommunens medarbetare att lämna uppgifter om oegentligheter? Revisionskriterier Granskningen har utförts mot bakgrund av lagar samt kommunens egna styrdokument 2.5 Metod Granskningen baseras på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med tillförordnad samhällsbyggnadsdirektör, kvalitetssamordnare vid miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, samhällsbyggnadsnämndens presidium, kommundirektör samt kommunstyrelsens ordförande. Utöver vår interna kvalitetssäkring har de intervjuade givits möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet för att säkerställa att rapporten bygger på korrekta fakta. Vi har fått in synpunkter från samtliga intervjuade förutom kommunstyrelsens- och samhällsbyggnadsnämndens presidier. 4 3 3.1 Kommunstyrelsen Bakgrund Under 2013 identifierades ett antal brister i den interna kontrollen kopplade till hanteringen av exploaterings- och fritidsfastigheter, fastighetstilldelning och upphandling. De identifierade bristerna föranledde en anmärkning i revisionsberättelsen för 2013 avseende bristande styrning, ledning och intern kontroll samt bristande uppsikt över samhällsbyggnadsnämndens verksamhet och förtroendeskada. 3.2 Vidtagna åtgärder Kommunstyrelsens förvaltning har under året tagit initiativ till en rad åtgärder med anledning av de identifierade bristerna. 3.2.1 Upphandling Inom upphandlingsområdet har ett reviderat reglemente för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420) beslutats av kommunstyrelsen den 26 maj 20014. l syfte att förtydliga roller och ansvar i upphandlingsprocessen har definitionen av upphandlande myndighet ändrats från Huddinge kommun till respektive nämnd. Förändringen innebär en samstämmighet mellan reglemente och det faktum att varje nämnd ytterst ansvarar för sin verksamhet. Nämndövergripande upphandlingar får endast genomföras av upphandlingsenheten vid kommunstyrelsens förvaltning. Nämndspecifika ramavtal samt andra nämndspecifika avtal hanteras av respektive nämnd. Upphandlingssamordnarens roll har förtydligats. Den nya rollen innebär: behovsidentifiering, kravställande vid upphandling i samverkan med förvaltningarna och uppföljning. En del i förtydligandet är att stärka förankringen av upphandlingsfrågorna i verksamheten och samtidigt tydliggöra behovet av att kravställandet är förankrat i de upphandlingar som sker. Vissa förvaltningar har valt att organisatoriskt placera samordnaren hos upphandlingsenheten vid kommunstyrelsens förvaltning. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen finansierar en upphandlare med placering vid upphandlingsenheten som enbart arbetar med miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens upphandlingar. Upphandlingsenheten har rekryterat en hållbarhetsstrateg som har till uppgift att bevaka hållbarhets- och miljöfrågor i upphandlingar. Utöver detta har två inköps- och upphandlingssamordnare rekryterats. Reglementet har även förtydligats med två nya begrepp; förvaltarskap och ägarskap. Med förvaltarskap avses bland annat ett åtagande att till avtalsägaren initiera frågan om förlängning av avtal samt att hantera avtalsfrågor i förhållande till leverantören. Med ägarskapet följer ett åtagande att ansvara för avtalet och dess tillämpning samt samverka med både förvaltaren och leverantören. Ägarskapet inkluderar även att ta ställning till förlängning av avtal samt uppföljning av avtal. 3.2.2 Hantering av exploaterings- och fritidsfastigheter Med anledning av de brister i intern kontroll kopplat till uthyrning av exploaterings- och fritidsfastigheter som identifierades i granskningar under hösten 2013 presenterade kommunstyrelsens förvaltning ett åtgärdsprogram omfattande 1O punkter. Atgärdsprogrammet syftade till att skapa tydliga regler och rutiner kring uthyrningen av hus samt säkerställa god intern kontroll i processen. Vissa åtgärder genomfördes omedelbart och vissa har genomförts under 2014. De 1O åtgärder som presenterades var: 5 1) Samtliga hyresavtal med fel hyra sägs upp. 2) En skattejurist kopplas in för hjälp med hantering av eventuell förmånsbeskattning. Alla relevanta uppgifter kommer att lämnas till skatteverket. 3) Samtliga hus som kommunen hyr ut gås igenom och beslut fattas om de ska säljas eller behållas. Endast hus som är av strategisk betydelse ska behållas. 4) Inga nya uthyrningar sker i nuläget. 5) Inga nya renoveringar sker i nuläget. 6) Extern fastighetsförvaltare utses omgående för befintliga hus för att hantera akuta åtgärder. Förvaltaren kommer också sköta kontakterna med hyresgästerna. 7) Ett arkivsystem upprättas för handlingar rörande respektive hus. 8) Tydligare riktlinjer mot jäv tas fram. 9) Uppdrag ges om ytterligare revisioner inom närliggande verksamhetsområden. 1O) Ett program som rör kultur- och värdegrundsfrågor tas fram. l kommunstyrelsens delårsrapport 2 år 2014 har uppföljning av åtgärdsprogrammet skett. Den visar att omförhandlingen av hyror slutfördes i oktober 2014. De nya hyrorna, som resulterade i en ökning om ca 15 procent, har kommunicerats. En extern konsult från Struktor AB tog över hyresaviseringen och kontakten med hyresgästerna. Struktor skötte även omförhandlingen av hyror. Innan detta skedde infördes stopp för nya hyresgäster och renoveringar. Inga nya hyresgäster har tillkommit eller renoveringar har genomförts sedan 10-punktsprogrammet beslutades. Endast normalt underhåll genomförs och sköts då av extern fastighetsförvaltare. Uppföljning och återrapportering sker regelbundet. En fråga som identifierades i samband med granskningen av exploateringsfastigheterna var hyresnivåerna. Eftersom de bedömdes vara lägre än marknadsmässig hyra föranledde det förmånsbeskattning för de hyresgäster som har en anställning inom Huddinge kommun. En skattejurist har anlitats för att räkna fram nya nivåer på förmåner i samband med att de nya hyrorna blivit klara. Förmånsbeskattning kommer att ske efter att beräkningsgrunder tagits fram. Utskick till hyresgästerna kommer att ske med uppmaning om att de ska meddela skatteverket förmånen. Kommunstyrelsens förvaltning håller på att arbeta fram ett förslag över vilka fastigheter som ska behållas i kommunens ägo. Det är planeringsdirektören som fått uppdraget som dock har visat sig vara mer komplext än förväntat. En av svårigheterna som har identifierats är att flera av hyresgästerna har besittningsskydd. En diskussion har förts med Huge Fastigheter AB om att de ska bidra med lägenheter när kommunen behöver sälja eller riva fastigheter. Om detta genomförs krävs att Huges ägardirektiv uppdateras. Diskussioner förs även om att Hu ge ska ta över förvaltningen av de fastigheter som finns i kommunens ägo. Muntlig avrapportering till kommunstyrelsen av ärendena har skett. Tydligare riktlinjer mot jäv har tagits fram, dessa beslutades av kommunfullmäktige den 9 juni 2014. Syftet med jävsbestämmelserna är att klargöra när en förtroendevald eller anställd ska anses ha ett sådant intresse att dennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka ärendets utgång. Både den som beslutar i ett ärende och den som bereder ärendet omfattas av reglerna. l de uppdaterade riktlinjerna beskrivs olika former av jäv, vilka åtgärder som ska vidtas vid svårbedömda fall, åtgärder vid misstanke om jäv samt konsekvenser av jäv. 3.2.3 Arbete med värdegrundsfrågor l den sista av de tio punkterna anges att ett program som rör kultur- och värdegrundsfrågor ska tas fram. Kommunstyrelsen har tagit fram ett ramverk för värdestyrning och en ny etisk kod beslutades av kommunfullmäktige i september 2014. Den etiska koden består av fem 6 punkter som behandlar bemötande, hur anställda ska förhålla sig till lagar och regler samt jäv och andra intressekonflikter, yttrandefrihet och demokrati samt att offentliga medel ska användas på ett ansvarsfullt sätt. Till varje punkt finns en kort förklarande text som beskriver vad som avses. Ramverket omfattar hela organisationen. Arbetet med en ny värdegrund inom kommunstyrelsens förvaltning har delvis skett med upphandlagde konsulter som genomfört workshopar med samtliga medarbetare vid förvaltningen för att beskriva nuläget gällande värdegrund. Ledningsgruppen vid kommunstyrelsens förvaltning inledde därefter arbetet med att ta fram ett skriftligt förslag till värdegrund. Förslaget presenterades för alla förvaltningens chefer under november. Genomgång med alla förvaltningens medarbetare kommer att ske under första kvartalet 2015 vid arbetsplatsträffar. För att säkerställa att information delges alla medarbetare på ett enhetligt sätt har en handledning tagits fram. Där framgår vilka dokument som ska gås igenom vid arbetsplatsträffarna: ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Ramverk för värdestyrning Etisk kod Riktlinjer för representation, uppvaktning och gåvor Riktlinjer mot mutor Riktlinjer mot jäv Riktlinjer avseende bisysslor Förbud mot rekrytering av anhörig Rapporteringsvägar vid oegentligheter Värdegrunden ska vara helt införd under 2015. Introduktionschecklistor för nya medarbetare och chefer har tagits fram för att säkerställa att alla nyanställda och medarbetare i nya roller får information om gällande riktlinjer och policys. Obligatoriska chefsutbildningar om värdegrund och etiska frågeställningar har genomförts. Även riktlinjer för representation samt gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren har reviderats. Den reviderade versionen fastställdes av kommunfullmäktige den 1O februari 2014. Tillämpningsanvisningar har tagits fram av kommunstyrelsens förvaltning för att vägleda kommunens anställda och förtroendevalda och säkerställa ett gemensamt förhållningssätt avseende representation. Även skatteverkets regler framgår av riktlinjerna. Utöver detta kommer en utbildning gällande hantering av fakturor att hållas. Fokus för utbildningen är tvåhandsprincipen . Kommunstyrelsens förvaltning har utbildats under december 2014, följt av övriga förvaltningar under 2015. En förmånsportal har upphandlats och implementerats. Förmånsportalen syftar till att säkerställa full efterlevnad avseende skatteverkets regler när det gäller att erbjuda förmåner. Ett arbetsgivarvarumärke har tagits fram under 2014 med utgångspunkt i det geografiska varumärket för Huddinge kommun. Syftet med ett arbetsgivarvarumärke är att formulera och förtydliga vad Huddinge kommun som arbetsgivare står för och erbjuder. Ett informationsärende om strategisk plattform för arbetsgivarvarumärke kommer under januari/februari 2015 att presenteras för KSAU. Fortsatt arbete med förstärkning och anpassning av kommunikation internt och externt baserat på den plattformen samt parallell anpassning av arbetsgivarerbjudandet Anpassad kommunikation avser bland annat nytt intranät, platsannonser, mässmaterial med mera. Ett förslag till ny personalpolicy som presenteras under 2015 kommer att integrera delar av arbetsgivarvarumärket samt utveckla synen och förväntningarna på medarbetarskap och ledarskap. Kommunstyrelsens förvaltning har även för avsikt att utveckla internkontrollarbetet med avsikt att fler stickprovskontroller ska genomföras i kommunens olika verksamheter. 7 3.3 Efterlevnad, uppföljning och återrapportering till nämnd De åtgärder som vidtagits för att säkerställa efterlevnad av riktlinjer och policydokument inom berörda områden sker genom att informera medarbetarna vid arbetsplatsträffar, vid nyanställning samt när nya chefer tillsätts. För att tydliggöra vad informationen ska omfatta har handledningar och checklistor tagits fram . Vid flytt av verksamhet ska åtgärder för att säkerställa att kunskap om gällande riktlinjer och policydokument förs över ingå som en del av konsekvensbeskrivningen, som ska göras av avlämnande och tillkommande chef. Alla medarbetare har bjudits in till förvaltningens värdegrundsseminarier för att vara med och tillsammans ta fram en nulägesanalys. Nulägesanalysen följdes upp på KSF-dagen för alla medarbetare, där återkoppling skedde. För att säkerställa att alla medarbetare omfattas av det pågående värdegrundsarbetet har närvarolistor funnits vid de olika tillfällena . Medarbetare som inte har haft möjlighet att delta har erbjudits extra föreläsningar vid andra tillfällen . Aterrapportering samt förslag till åtgärder presenterades och fastställdes av kommunstyrelsen den 17 februari 2014. 3.4 Rutiner för att identifiera och omhänderta misstankar eller uppgifter om oegentligheter Kommunstyrelsens förvaltning arbetar på flera sätt med att motverka oegentligheter och korruption . En del i detta arbete är de nya riktlinjer som fullmäktige antagit för representation, bisysslor, motverkande av mutor och jäv samt etisk kod för kommunens anställda . Möjligheten att införa en visselblåsarfunktion har diskuterats. Under våren lämnade den statliga utredningen sitt betänkande "Visselblåsare - stärkt skydd för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden", SOU 2014:31. l utredningen presenteras tre förslag : ~ ~ ~ En ny arbetsrättslig lag om stärkt skydd för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet. En ny regel i arbetsmiljölagen ( 1977: 1160) som innebär en skyldighet för alla arbetsgivare att- i den utsträckning verksamheten kräver det - antingen se till att det finns rutiner för interna larm om allvarliga missförhållanden eller vidta andra åtgärder som underlättar sådana larm. Regler till skydd för identiteten på de arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden. Förslag på en rutin för hantering av larm om oegentligheter har tagits fram under hösten 2014 och innebär att medarbetare inom Huddinge kommun ska kunna larma genom att använda kommunens officiella brevlåda för inkommande post, Huddinge kommun, 141 85 Huddinge, och e-post . De inkomna tipsen registreras av registrator vid kommunstyrelsens kansli, som i samråd med någon eller flera av följande befattningshavare: kommundirektör, personaldirektör, kommunjurist, säkerhetschef och controller eller motsvarande avgör vem som ska utses till handläggare för ärendet. Med denna rutin säkerställs att alla inkomna larm genom kommunens officiella brevlådor handläggs. Beroende på ärendets art väljs handläggningsform och vidtagen åtgärd. Det är viktigt att informera om att de medarbetare som larmar med dagens lagstiftning inte kan garanteras anonymitet. Om personuppgifter förekommer i inkomna meddelanden ska dess sekretess prövas i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Rutinen godkändes av kommunstyrelsen i samband med delår 2. 8 3.4. 1 Vår bedömning Kommunstyrelsen har vidtagit en rad olika åtgärder i syfte att stärka den interna kontrollen samt utveckla värdegrundsarbetet Detta har till stora delar skett genom att uppdatera och förtydliga befintliga riktlinjer och policydokument men även genom att fastställa nya. Stora delar av det arbete som bedrivits inom kommunen har initierats och drivits av kommunstyrelsens förvaltning. De åtgärder som har vidtagits är enligt vår bedömning relevanta och bidrar till att öka den interna kontrollen . De förtydliganden som gjorts i riktlinjer och policydokument bidrar till att på ett konkret sätt tydliggöra hur den interna kontrollen ska stärkas och utvecklas. Enligt vår erfarenhet och bedömning är det ofta tillämpningen och uppföljningen som brister. Det är därför angeläget att det i riktlinjer och policys framgår hur uppföljning och återrapportering ska ske samt hur eventuella avvikelser ska föras vidare i organisationen. Det är enligt vår bedömning lämpligt att efterkontroller sker genom stickprov. Gällande intern kontroll men framförallt inom områden kopplade till värdegrund och oegentligheter kan det vara svårt att kontrollera att riktlinjerna efterlevs eftersom det till stora delar handlar om bedömningar och attityder. En viktig åtgärd är därför att skapa en organisationskultur där det finns en vilja att göra rätt och där det ständigt pågår en dialog kring vilket agerande som är önskvärt. Det ska vara enkelt att hitta riktlinjer och policydokument Den etiska kod som har tagits fram är en viktig del i arbetet att skapa en önskvärd organisationskultur. Men den måste, för att få fullt genomslag, regelbundet kommuniceras och vara väl förankrad i så väl den politiska som tjänstemannaledningen. Det är en stor decentraliserad organisation med verksamhet inom många olika områden vilket ställer stora krav på kommunikation och förankring . Kommunstyrelsen måste ta en aktiv del i arbetet genom att följa upp och delta i utformningen av internkontrollplaner och värdegrund . Detta är ett arbete som ständigt måste pågå och det är angeläget att det även i det fortsatta arbetet inte skapas en parallell process för intern kontroll utan att detta är en tydlig och integrerad del i det dagliga arbetet, vilket också är ledningens uttalade ambition . De riktlinjer som nu tagits fram och eventuellt tillkommande riktlinjer måste ha en tydlig koppling till arbetet med interna kontrollplaner och riskanalyser. Vi bedömer att detta samband alltid bör beaktas. Det är angeläget att det råder samsyn inom nämnderna och att arbetet med intern kontroll och en värdegrund som stödjer detta är prioriterat. Den utmaning som fortfarande kvarstår är att hålla arbetet vid liv och få det att fungera i praktiken. 4 4.1 Samhällsbyggnadsnämnden Bakgrund Under 2013 identifierades ett antal brister i den interna kontrollen kopplade till hanteringen av exploaterings- och fritidsfastigheter, fastighetstilldelning och upphandling. Det föranledde en allvarlig anmärkning i revisionsberättelsen för 2013 för bristande styrning , ledning och intern kontroll samt förtroendeskada . 4.2 Vidtagna åtgärder Samhällsbyggnadsnämnden har arbetat aktivt med att vidta åtgärder med anledning av de brister som identifierades under 2013. De åtgärder som vidtagits har i stor utsträckning implementerats som en del i de ordinarie processerna och den ordinarie uppföljningen. 9 Arbetet har varit tidskrävande vilket förvaltningen bedömt varit nödvändigt för att förankra arbetet i hela organisationen. Att skapa en tydlig struktur kring verksamhetsplanen och den interna kontrollplanen har varit angeläget. Processerna kring framtagandet och uppföljningen av dessa dokument har setts över. Detta har medfört att andra processer/rutiner kopplat till diarier, posthantering och arkiv också setts över då de brister som identifierats haft en tydlig koppling till dessa närliggande processer. Förvaltningens arbete har fokuserat på att tillämpa gällande riktlinjer, vilket borde ha gjorts tidigare, samt skapa en systematik i arbetet. Rekommendationer från revisionsrapporter har förts in i ett revisionsregister. Revisionsregistret gör det enklare att följa hur arbetet med att åtgärda rekommendationerna fortlöper och det ger möjlighet att på ett systematiskt sätt följa upp arbetet och bevaka att utestående åtgärder omhändertas. Det har varit viktigt att hitta ett arbetssätt som inte är personberoende. En processinventering har genomförts på en övergripande nivå och ett processregister har upprättats. Processerna har specificerats och gåtts igenom med processägare. Avsikten är att hela verksamheten systematiskt ska gås igenom varje år för att säkerställa att de riktlinjer som finns efterlevs. Information om det arbete som pågår har lämnats och följts upp på arbetsplatsträffar. Det finns ett förvaltningsspecifikt förslag om en ny anvisning kring intern kontroll, som bland annat tar upp vilket ansvar som åligger olika funktioner. Anvisningen omfattar rutiner för stickprov och ekonomisk uppföljning. Det har, enligt de intervjuade, tidigare funnits för lite sammanhållande kitt inom förvaltningen. Varje avdelning har blivit en "egen förvaltning" med egna rutiner för intern kontroll. Arbete med att förstärka och utveckla gemensamma funktioner i syfte att erhålla en bättre intern kontroll pågår. Förvaltningen har identifierat bristande ledning och styrning som en orsak till den bristande interna kontrollen. Enligt förvaltningens analys och bedömning har medarbetarna i stor utsträckning velat göra rätt men inte haft rätt verktyg. Detta förklaras delvis av att det är flera olika verksamheter som över tid förts samman och där strukturen inte anpassats till organisationens storlek. Det har, enligt de intervjuade, inte funnits någon administrativ rutin eller tradition hos förvaltningen . Fokus för värdegrundsarbetet som bedrivs är att det ska vara "lätt att göra rätt". Medarbetarna ska förstå hur och varför saker ska göras på ett visst sätt. De intervjuade upplever att insikten om vikten av rutiner och dokumentation har ökat. 4.2. 1 Upphandling De granskningar som revisionen genomfört under 2013 identifierade brister kopplade till förvaltningens hantering av upphandling. En åtgärd som vidtagits med anledning av revisionens rekommendationer är att upphandlingssamordnare utsetts. Rollen har förtydligats och preciserats i en arbetsbeskrivning som fastställts av nämnd. Upphandlingsfrågor ges större utrymme i ledningsgruppen, genom att upphandling är en stående punkt på agendan vid ledningsgruppsmöten. Regelbundna uppföljningar och analyser görs av bland annat avtalstroheten. Delegationsordningarna har setts över. Processen för att identifiera upphandlingsbehov ska formaliseras. Dialogen med upphandlingsenheten vid kommunstyrelsens förvaltning stärks genom att de genomför alla upphandlingar för vilka miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen inte utvecklat särskilda rutiner. Medel har förts över från nämnden till upphandlingsenheten för att de ska kunna bistå miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen med stöd och hjälp. l större utsträckning än 10 tidigare regleras och beskrivs olika funktioners roller och ansvar i arbetsordning eller morsvarande. Delegationsordningar har uppdaterats i samråd med kommunstyrelsens förvaltning. Bland annat har ett avsnitt tillkommit om hur delegationen ska tillämpas. En samordnad upphandlingsplan har upprättats och används som arbetsverktyg för behovsplanering och tidsprioritering. Ytterligare samordning har skett genom månatliga forum för upphandling , Upphandlingssamordnaren vid miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har en viktig roll för att undvika otillåtna direktupphandlingar och medverka vid upphandling av större, långsiktiga ramavtal. Samordnaren samverkar med upphandlingsenheten och informerar den egna förvaltningen om gällande ramavtal och regler för upphandling. Upphandlingssamordnaren har till uppgift att kontrollera att förvaltningen följer upphandlingsplanen. Samtliga attestanter och granskare har fått en utbildning i inköpssystemet Proceedo. 4.2.2 Hantering av gårdsarrenden Under sommaren 2013 påbörjades rekrytering av ny avdelningschef till naturvårdsavdelningen som ett led i arbetet med att förändra ledningsorganisationen. En konsult anlitades som tillförordnad chef och nämnden gav förvaltningen i uppdrag att göra en översyn av naturvårdsavdelningens organisation. Förvaltningen har under 2014 arbetat med att ta fram rutiner för arrenden och arrendegårdar på naturmark samt arrenden inom jordoch skogsbruksmark. Ett förslag till rutinbeskrivning och ny planeringsprocess har presenterats. Genom särskilda förhandlingar under 2014 med gårdsarrendatorerna har de föreslagna riktlinjerna implementeras i omförhandlade, förtydligade arrendeavtal eller tilläggsavtal till befintliga avtal. De förtydliganden som gjorts avser bland annat arrendeavgifternas beräkning och årliga justering. Inom avdelningen pågår även arbete med att se över och vidareutveckla den interna kontrollen. 4.2.3 Hantering av exploateringsfastigheter samt bebyggda jord- och skogsbruksfastigheter Förvaltningen av exploateringsfastigheter samt bostäder inom jord- och skogsbruksfastigheter har tillfälligt lagts ut på en extern förvaltare som även hanterar hyresaviseringen. Registret över fastigheterna har uppdaterats. Utredning av organisationen och riktlinjer för förvaltningen håller på att tas fram. Arbetet bedrivs gemensamt av kommunstyrelsens kontor och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. En utredning av vilka strategiska förvaltningsobjekt kommunen fortsatt ska äga pågår. Förvaltningen har tagit fram nya regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastig heter, vilka godkänts av nämnden den 20 februari 2014. Besluten hemställdes kommunstyrelsen för beslut i mars 2014. Treåriga underhållsplaner har upprättats för exploateringsfastigheter. Underhållsplanerna redovisar de åtgärder som är direkt nödvändiga utifrån hyresvärdens ansvar och med hänsyn till större skador eller risk för sanitär olägenhet. Omförhandlingar av hyrorna har skett eftersom den utredning som gjorts visar att hyrorna legat ca 20 procent under bedömda bruksvärdeshyror. Inga nyupplåtelser sker. En ekonomisk besiktning har genomförts med hjälp av opartisk syneman för att åstadkomma investerings- och underhållsplaner för arrendegårdarna. För övriga byggnader på jordbruksfastigheter finns ännu inga underhållsplaner. Aterrapportering till nämnden sker dels vid separata tillfällen under året men också som en del i den ordinarie rapporteringsprocessen. 11 4.2.4 Hantering av bygglov Under 2014 har åtgärder vidtagits för att förbättra ledning och styrning inom bygglovsprocessen. Ett förändringsarbete har inletts i syfte att tydliggöra roller och ansvar, frigöra tid för handläggning genom att bland annat minska antalet interna möten, styra besök av medborgare till öppet-hus kvällar, utveckla teamkänslan och flytta till mer ändamålsenliga lokaler. Det LEAN-arbete som inleddes redan 201 O fortsätter. Bygglovsavdelningens medarbetare har i likhet med förvaltningens övriga medarbetare deltagit i utbildningar om etik och moral. En kompetensförsörjningsplan har upprättats och intermittenta anställningsavtal tillämpas för att ytterligare stärka kompetensen. De strategiska ärendena och ärenden med stor omgivningspåverkan hanteras i ledningsgruppen på ett mer strukturerat sätt än tidigare genom att bygglovsavdelningen till varje möte presenterar en sammanställning över de strategiska ärenden som finns . För att minska risken för felaktig hantering av ärenden har stickprovskontroller införts sedan december 2013. De genomförs den sista veckan varje kalendermånad och omfattar 1O slumpvis utvalda ärenden som genomgår en fördjupad kontroll. Kontrollen genomförs av avdelningschefen enligt en fastställd checklista. Resultatet av genomförda kontroller delges förvaltningschefen skriftligen samt nämnden muntligen . Personalen har under året erhållit utbildning i nya plan- och bygglagen. För att minska risken för jäv vid hantering av bygglovsärenden har en ny rutin införts. Vid ärenden där jäv kan tänkas föreligga kommer en konsult utanför avdelningen att anlitas för att handlägga ärendet. Förvaltningschefen ska ges skriftlig information i varje ärende och beslut i ärendet fattas av samhällsbyggnadsnämnden . Nya riktlinjer har fastställts av nämnden och rutinbeskrivningar finns framtagna . 4.2.5 Ytterligare åtgärder som vidtagits för att stärka den interna kontrollen Verksamhetsplaneringen har utvecklats genom att mål- och resultatstyrningen förtydligats med mätbara delmåL Detta arbetssätt kommer att utvecklas ytterligare under 2015 och processen kommer att integreras med internkontrollarbetet Dokumentation av bedömningar, prioritering, ansvarig och uppföljning ska förbättras. Beslut har fattats om en ny ekonomiorganisation som kommer att medföra effektiviseringar och kvalitetshöjningar i verksamheten . All hantering av kund- och leverantörsfakturor inom förvaltningen kommer att hanteras av den centrala ekonomifunktionen. Detta ökar möjligheterna till en enhetlig hantering. Det finns en förväntan att ledtiderna i de olika processerna ska minska och att organisationen ska bli effektivare. Detta kommer till uttryck inte minst i de politiska beslut som fattas. Att verksamheten tillförs tillräckliga resurser anser de intervjuade vara en viktig parameter för att kunna göra rätt, medarbetarna måste hinna göra rätt. En annan fråga som har diskuterats är hur mycket tid det får ta att göra rätt? Frågeställningen är kopplad till hur arbetet organiseras. De intervjuade betonar att det administrativa arbetet inte får bli så betungande att det inte genomförs. Förvaltningen ser över möjligheterna att underlätta genom att exempelvis utveckla e-tjänster. Parallellt med värdegrundsarbetet pågår en övergripande översyn av organisationen och gränsdragningen mellan kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Arbetet initierades av kommunstyrelsens förvaltning i syfte att effektivisera planprocesserna vilket innebär att det framförallt är mark- och exploateringsverksamheten som berörs. Ett förslag är att föra tillbaka verksamheten till kommunstyrelsens förvaltning med anledning av att otydligheter kring organisationen var en av bristerna som identifierades under förra året. l remissvaret ansåg 12 samhällsbyggnadsnämnden att även delar av den strategiska planeringen skulle föras över för att få en mer effektiv organisation. Kommunfullmäktige har beslutat att mark- och exploateringsavdelningen, planavdelning och gatu- och trafikavdelningen förs över till kommunstyrelsens förvaltning från den 1 april 2015. Internt inom förvaltningen pågår en översyn av vilka avdelningar som ska finnas kvar och hur utformning av stödfunktioner ska ske. Bland annat genomförs en organisationsöversyn av naturvårdsavdelningen där samordning med övriga delar av förvaltningen samt tydliggörande av roller och ansvar ingår. Tidigare har stora delar av det administrativa stödet funnits inom varje avdelning/verksamhet. Detta har enligt de intervjuade medfört att det varit svårt att få en robust struktur. Det har till exempel varit svårt att hantera det administrativa arbetet under semestrarna. Att bygga en annan struktur för stödfunktionerna har därför bedömts vara nödvändigt. Arbetet är även viktigt i perspektivet attraktiv arbetsgivare och för varumärket Huddinge kommun. De intervjuade poängterar att det är angeläget att involvera medarbetarna i processen eftersom resultatet är beroende av de individer som finns. En ekonomiassistent har anställts för att förstärka ekonomifunktionen och som framgått finns en upphandlingssamordnare som ansvarar för de direktupphandlingar som genomförs. Rekrytering av en controller som följer upp investeringsprojekten pågår. Anställningen kommer att vara inom kommunstyrelsens förvaltning eftersom de stora investeringsprojekten förs över dit. En ny chef för naturvårdsavdelningen har rekryterats. Ledarskapet har varit i fokus och förvaltningens chefer har deltagit i ett ledarskapsutvecklingsprogram som bland annat berört hur man som chef ska våga ta ansvar i en förändringsprocess. l november antogs det kommungemensamma ramverket för värderingsstyrning. Innan utgången av februari 2015 ska en genomgång och diskussion kring värdegrund och riktlinjer ha skett på alla arbetsplatsträffar. Det är processen och de diskussioner som uppstår som förvaltningen anser vara viktig. Nämnden har inte varit involverad i detaljerna kring utformningen av värdegrunden men har löpande fått information om hur arbetet fortskrider från tillförordnad förvaltningschef. Den övergripande inriktningen för värdegrunden, som bygger på de fyra kärnvärdena i kommunen, beslutades av nämnden i maj och förvaltningen har utifrån den inriktningen tagit fram en värdegrund för de egna verksamheterna som processats fram i samråd med personal från avdelningar inom förvaltningen . Arbetet leds av personalchefen. 4.3 Efterlevnad, uppföljning och återrapportering till nämnd Aterrapportering till nämnden ska i så stor utsträckning som möjligt ske inom ramen för den ordinarie uppföljningen och avrapporteringen av delårs- och årsbokslut. l samband med varje nämndssammanträde finns en punkt där förvaltningschefen informerar. Rapporteringen omfattar information om omstrukturering, processuppföljning och de konkreta åtgärder som vidtas. Detta har införts i år. Den 30 januari 2014 lämnas ett tjänsteutlåtande asveende uppföljning av revisionsåtgärder samt verksamhetsutveckling till nämnden. l sin analys konstaterar förvaltningsledningen att det finns olika kulturer mellan och inom avdelningar. Fokus har varit att leverera verksamhet men detta har inte alltid skett på korrekt sätt. Vissa enheter har haft en negativ inställning till struktur och administration. Detta har uppfattats som tidsödande och kontrollerande. Ett skifte behövs där administrativ ordning och dokumentation premieras samt där det finns administrativ kompetens tillgänglig för alla delar av organisationen. Den omorganisation som tidigare genomförts har inte fått önskad effekt och stabsgruppen har haft svårt att nå en samsyn kring förändringsarbetet. l sina slutsatser konstateras att MSB behöver bli en förvaltning, att gensamma riktlinjer, rutiner och arbetssätt behöver tas fram, att det administrativa stödet behöver förstärkas och internkontrollarbetet måste förbättras. Aterrapportering av vidtagna åtgärder sker vid nämndens sammanträden under året. 13 Vid nämndssammanträdet den 30 januari uppdaterades internkontrollplanen för 2014 i linje med revisionsåtgärderna. Dessa redovisas som ett separat avsnitt i internkontrollplanen och anger vilka åtgärder nämnden avser vidta under planeringsperioden utifrån rekommendationer från revisionen. Den 20 februari 2014 besvarar nämnden revisionsrapporten "Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter". Där konstateras att nämnden instämmer i revisorernas synpunkter och kommer att följa upp samt utvärdera effekterna av åtgärderna enligt förvaltningens åtgärdsplan från den g december 2013. Arbetet kommer att återrapporteras löpande till nämnden. Svaret omfattar revisionens fyra granskningar avseende 2013. l sitt svar hänvisar nämnden även till den redogörelse som lämnats till revisionen den g december 2013. Uppföljning av pågående verksamhetsutveckling samt identifierade åtgärder i revisioner riktade till samhällsbyggnadsnämnden återrapporteras till nämnden den27mars 2014. Tjänsteskrivelsen är uppdelad i två delar där en del beskriver arbetet med att förbättra och utveckla nämndens verksamhet och en del som är en lägesrapport över vidtagna åtgärder med anledning av revisionens rekommendationer. Gällande rekommendation avseende bygglovsprocessen från juni 2011 konstaterar nämnden att bygglovsavdelningen arbetar med intermittenta avtal (ett anställningsförhållande som påbörjas varje gång ett arbete utförs) för att säkerställa kompetens och balans mellan behov och resurser. Uppföljning av övriga identifierade förbättringsområden sker inom ramen för den ordinarie rapporteringen . Revisionsskrivelsen betraktas därmed som besvarad. Gällande de rekommendationer som framförts avseende intern kontroll redogör nämnden för sitt arbete utifrån de rekommendationer som lämnats. Under kommande arbete med verksamhetsplanen kommer riskhanteringen att fokuseras till en strategisk nivå. Framtagandet av verksamhetsplanen ska involvera samtliga medarbetare på förvaltningen och därmed även bidra till ökad förståelse för intern kontroll. Kommunfullmäktige har antagit en uppdatering av riktlinjer avseende skydd mot oegentligheter. Riktlinjerna tillämpas inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Som precisering av riktlinjerna föreslår förvaltningen att praktiska rutiner läggs fast inom förvaltningens verksamhetsområde. Dessa tillämpas från och med februari 2014. Dessutom genomförs interna utbildningar med praktiska övningar kring att motverka mutor, bisysslor, jäv och andra intressekonflikter. Aktiviteterna som genomförs är en del av förvaltningens internkontrollarbete. De uppdaterade riktlinjer för bisysslor som antagits av kommunfullmäktige bedömer samhällsbyggnadsnämnden vara tillräckligt omfattande. Som extra insats kommer samtliga anställda att utbildas i gällande riktlinjer. Information om att riktlinjer för bisysslor finns kommer att föras in som en stående punkt vid information till nyanställda. Årlig återrapportering till nämnden om inventering och eventuella avvikelser kring bisysslor kommer att ske. Gällande nämndens åtgärder med anledning av rekommendationer kopplade till granskning av vägunderhåll samt dag- och spillvatten kommer dessa att hanteras inom ramen för den ordinarie uppföljningen. Avseende rekommendationer rörande granskning av effektiviseringsvinster med e-tjänster har förvaltningen i sitt svar från augusti 2012 ställt sig bakom revisionens rekommendationer. Det arbete som har genomförts med anledning av revisionsrapporten har i huvudsak drivits av kommunstyrelsens förvaltning . l vissa delar har medarbetare vid miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen deltagit i arbetsgrupper där kommunstyrelsens förvaltning varit sammankallande och i andra delar har förvaltningen drivit arbetet lokalt. Ett förslag till ny e-strategi har tagits fram som bland annat beskriver övergripande mål och styrande principer för verksamhetsutveckling med IT-stöd. strategin kompletteras med en kommungemensam 14 årlig handlingsplan . Modeller för att mäta e-tjänsternas yttre och inre effektivitet har tagits fram. Under 2013 fick samhällsbyggnadsnämnden ett riktat uppdrag "Effektiv samhällsbyggnadsprocess". Förvaltningen har låtit göra en djupgående processkartläggning i tre nivåer som omfattar både den övergripande processen, delprocesser och aktiviteter. l den uppdaterade processbeskrivningen tydliggörs ansvaret. Uppdraget slutfördes i januari 2014. Inom ramen för uppdraget har även mallen för projekt PM uppdaterats och en särskild rutin för överlämnande handläggare emellan har införts. Revisionsskrivelserna bedöms därmed vara besvarade. l delårsrapport 1 för samhällsbyggnadsnämnden per 31 mars 2014 som behandlas av nämnden den 24 april 2014 återraporteras arbetet med intern kontroll. Uppföljningen omfattar nio identifierade riskområden varav två har en tydlig koppling till den anmärkning som lämnades i revisionsberättelsen . Vid sammanträdet i april lämnar nämnden även ett svar på den remiss rörande värdegrund som kommunstyrelsen tagit fram. l sitt remissvar konstaterar nämnden att en gemensam etisk kod behövs som komplement till ramverket som består av varumärke, kärnvärden och värdegrund vars syften är att visa hur organisationens mål och vision ska uppnås. En etisk kod tydliggör vilka förväntningar organisationen har på sina medarbetare men även vilka krav andra intressenter kan ställa. Nämnden framhåller att det är positivt att implementeringen av koden lämnas åt nämnden att själva besluta om eftersom detta bör ske utifrån en individuell bedömning. Vid sammanträdet den 24 april lämnas information om förvaltningens arbete med exploaterings- och jordbruksfastigheter samt regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av dessa. Beslut fattas om plan för det fortsatta arbetet med kultur och värdegrund. Vid sammanträdet den 24 april beslutar samhällsbyggnadsnämnden överlämna förvaltningens yttrande över anmärkningen i revisionsberättelsen till kommunfullmäktige . l yttrandet redogör förvaltningen för det arbete som bedrivits baserat på de granskningar som revisionen genomfört kopplat till upphandling, hantering av gårdsarrenden, hantering av exploaterings- och fritidsfastigheter samt hantering av bygglov. Det poängteras att förvaltningens verksamhet spänner över flera vitt skilda verksamheter som är mer eller mindre reglerade. Detta har påverkat den interna organisationskultur som har funnits . En ny förvaltningsdirektör har tillsatts på konsultbasis för att få ett samlat grepp om utvecklingen och genomföra de nödvändiga förändringarna i förvaltningen. Dessutom anlitades en extern konsult för att genomföra en nulägesanalys av den kultur och värdegrund som finns inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Detta skedde under januari och februari 2014. Vid samhällsbyggnadsnämndens sammanträde den 25 september 20141ämnas information om förhandlingsdialog med gårdsarrendatorerna. Vid sammanträdet behandlas även delårsrapport 2 där arbetet med intern kontroll följs upp. Vid samhällsbyggnadsnämndens sammanträde den 23 oktober 2014 lämnas information om revisionsåtgärder och verksamhetsutveckling. Nämnden informeras även om arbetet med verksamhetsplan och internkontroll samt revisionsåtgärder inför 2015. De riktlinjer och reglementen som gäller för kommunens verksamhet följs upp på en mer eller mindre detaljerad nivå i samband med kommunens ordinarie planerings och uppföljningsprocess. Nämnden upprättar inga separata handlingsplaner för de enskilda styrdokumenten, om inte så föreskrivs av reglementen eller krävs av andra anledningar. Denna uppföljning görs som en del av de delårsrapporter och verksamhetsrapporter som ledningsgruppen bereder, där 15 en återkommande riskbedömning kring måluppfyllelse av basuppdrag genomförs. Eventuella avvikelser eller större förändringar rapporteras till nämnden, exempelvis som en informationsinsats kring ett styrdokument Vid större omflyttningar av personal eller verksamhet genomförs en riskanalys tillsammans med de fackliga organisationerna. Systematiken följer Huddinge kommuns samverkansavtaL Vid mindre omflyttningar görs en riskanalys och överlämning inom linjen. Detta sker oftast vid ett eller flera överlämningsmöten. Nämnden har antagit ett handlingsprogram för att arbeta vidare med frågan och för att säkerställa att alla medarbetare tar del av samt följer de riktlinjer som finns . Det är angeläget att arbetet fortlöper enligt handlingsprogrammet för att säkerställa en fullgod verksamhet. Målet för arbetet är att värdegrundsfrågorna ska bli en självklar del av förvaltningens arbetsätt Det ska vara tydligt vilket arbetssätt som är önskvärt och vilka konsekvenserna blir om den gemensamma värdegrunden inte följs . Förvaltningens nya värdegrund kommer att implementeras vid arbetsplatsträffar i alla avdelningar senast i februari 2015 samtidigt som nya regler, rutiner och ramverk för värdestyrning för hela kommunen förankras. 4.4 Rutiner för att identifiera och omhänderta misstankar eller uppgifter om oegentligheter Tips om oegentligheter framförs till närmaste chef och om denne befaras omfattas av oegentligheter eller inte vidtar nödvändiga åtgärder är avsikten att informationen ska framföras till chefens chef. Alternativa vägar är att kontakta förvaltningens personalfunktion eller någon av de fackliga organisationerna som lyfter frågan i samverkansgruppen . Även möjligheten att vända sig till kommunens revisorer ser förvaltningen som ett alternativ för medarbetarna att lämna uppgifter om misstänkta oegentligheter. De intervjuade betonar vikten av att ha en öppen kultur där medarbetarna vågar erkänna att de har gjort fel och där organisationen är öppen för nya arbetssätt. Samhällsbyggnadsnämnden har svarat på en remiss från kommunstyrelsen med anledning av en motion i kommunfullmäktige om införande av en Whistler blower-funktion i kommunen . l sitt yttrande hänvisar nämnden till den lagstiftning i som är på gång och ger förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet med att förbereda utformningen av lämpliga rutiner för interna larm, mm. 4.5 Vår bedömning Samhällsbyggnadsnämnden har vidtagit en rad åtgärder med anledning av den allvarliga anmärkning som lämnades i revisionsberättelsen för 2013. Arbetet har delvis bedrivits gemensamt med kommunstyrelsens förvaltning . Stora delar av arbetet har fokuserats på att skapa en administrativ struktur samt göra återrapportering och uppföljning av intern kontroll till en del av den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen. Det har tidigare saknats verktyg och kunskap för att göra rätt. Genom att utbilda och informera medarbetarna ska detta åtgärdas. Det revisionsregister som har skapats ger struktur åt uppföljningsarbetet och det ger nämnden en tydlig bild av hur arbetet fortlöper. Nämnden har även beslutat att införa stickprovskontroller för att säkerställa efterlevnad av riktlinjer. Detta gäller bland annat hantering av bygglov vilket vi anser bidrar till att säkerställa att riktlinjerna tillämpas i praktiken. Vi rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden att införa stickprovskontroller även för upphandlingar för att på samma sätt säkerställa att de riktlinjer som finns efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. 16 Det pågår en organisationsöversyn som ännu inte resulterat i några beslut. Utgången av denna bör följas upp av revisorerna. Nämnden får kontinuerlig återrapportering av arbetet med värdegrund, revisionsåtgärder samt åtgärder vidtagna gällande exploaterings- och jordbruksfastigheter. Det är enligt vår bedömning angeläget att nämnden tar aktiv del i det arbete som bedrivs för att skapa ett enhetligt arbetssätt med gemensamma värderingar och en tillräcklig intern kontroll. 5 Korta svar på revisionsfrågorna .,. Vilka åtgärder har samhällsbyggnadsnämnden respektive kommunstyrelsen vidtagit med anledning av de rekommendationer som lämnats under 2013? Ett antal olika åtgärder har vidtagits med anledning av de rekommendationer som lämnades. Vissa åtgärder, i första hand kopplat till exploateringsfastigheter, genomfördes redan under 2013. Riktlinjer och policydokument har uppdaterats främst i syfte att stärka och förtydliga den interna kontrollen . Ett kommungemensamt ramverk för värderingsstyrning har tagits fram och kommer att implementeras under början av 2015. .. Hur har uppföljningen av åtgärderna dokumenterats och återrapporterats till nämnd/styrelse? Vid samhällbyggnadsnämndens sammanträden finns en punkt där förvaltningsdirektören informerar. Rapporteringen omfattar information om omstrukturering, processuppföljning och de konkreta åtgärder som vidtas. Utöver detta har nämnden vid ett flertal tillfällen tagit del av eller fattat beslut i ärenden som uppkommit med anledning av lämnade rekommendationer. Fokus i arbetet har varit att göra uppföljningen till en del av den ordinarie processen dvs att uppföljning sker viddelår-och årbokslut. Kommunstyrelsen har i februari 2014 fattat beslut i ett ärende kring förstärkt intern kontroll. Ärendet omfattade reviderade och nya riktlinjer. Under året har kommunstyrelsen löpande fått information om hur arbetet med värdegrund och intern kontroll fortlöpt. .. Hur säkerställer nämnd respektive styrelse att de riktlinjer och policydokument som finns inom granskade områden följs i alla delar av organisationen? Nämnd och styrelses rutiner för att säkerställa att de riktlinjer och policydokument som finns efterlevs, sker framför allt genom att informera vid arbetsplatsträffar, chefsmöten , ledningsgrupper och i samband med nyanställning. l vissa fall sker kontroller genom stickprovsgranskningar. Detta förekommer exempelvis vid hantering av bygglov. Vi bedömer att kontroll av efterlevnad genom stickprov kan utökas ytterligare till att omfatta även upphandlingar . .,. Hur säkerställs att information om riktlinjer och policydokument förs över vid personalomsättning samt flytt av verksamhet? Vid överföring av verksamhet ingår information om gällande policys som en del av konsekvensbeskrivningen som ska göras av avlämnande och tillkommande chef för verksamheten . .,. Hur säkerställs att alla medarbetare omfattas av det påbörjade värdegrundsarbetet? Kommunstyrelsens förvaltning har gjort en tidplan för arbetet. Alla medarbetare har bjudits in till förvaltningens värdegrundsseminarier för att tillsammans vara med att ta fram en nulägesanalys, som följdes upp på KSF-dagen där återkoppling skedde. Deltagande säkerställs genom koll av närvarolistor samt erbjudande om extra föreläsning för de medarbetare som missat dessa tillfällen. 17 Samhällsbyggnadsnämnden har antagit ett handlingsprogram för att arbeta vidare med frågan. Förvaltningens nya värdegrund kommer att implementeras vid arbetsplatsträffar i alla avdelningar senast i februari 2015 samtidigt som nya regler, rutiner och ramverk för värdestyrning för hela kommunen förankras. ~ Hur säkerställer nämnden att misstankar/uppgifter om eventuella oegentligheter omhändertas och att adekvata åtgärder vidtas? Vilka kanaler finns för medborgare samt kommunens medarbetare att lämna uppgifter om oegentligheter? Förslag på en rutin för hantering av larm har tagits fram under hösten 2014 och innebär att medarbetare inom Huddinge kommun ska kunna larma genom att använda kommunens officiella brevlåda för inkommande post, Huddinge kommun, 141 85 Huddinge, och e-post ·::... --~. J :1 1 '- -~. De inkomna tipsen registreras av registrator vid kommunstyrelsens kansli, som i samråd med någon eller flera av följande befattningshavare; kommundirektör, personaldirektör, kommunjurist, säkerhetschef och controller eller motsvarande avgör vem som ska utses till handläggare för ärendet. Granskningen föranleder följande rekommendationer: .,.. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiva i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna. ~ Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör överväga att införa stickprovskontroller av upphandlingar för att säkerställa att befintliga riktlinjer efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov . .,. Kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att de revisionsrekommendationer som lämnas behandlas och återrapporteras. stockhalm den 19 januari 2015 ,.....,..__,~~~iL R1 ecka Hansson --- uktoriserad revisor 18 6 Källförteckning Tjänsteutlåtande- Revidering av samhällsbyggnadsnämndens delegation av beslutanderätten, SB-2014/70.111 Tjänsteutlåtande- Remiss: Whistleblower-funktion i kommunen- motion väckt av Marica Lindblad (MP), Olof Olsson (MP), Birgitta Ljung (MP) och Marianne Broman (MP) -yttrande till kommunstyrelsen, SB 2014/544.119, MN 2014-857 Tjänsteutlåtande- Organisationsöversyn av Naturvårdsavdelningen, SB-2014/121.111 Tjänsteutlåtande- Kommunstyrelsens förvaltnings åtgärder för förstärkt intern kontroll, KS2014/143.118 Tjänsteutlåtande- Remissvar Utvärdering av organisation för exploateringsverksamhet och ledning av samhällsbyggnadsprojekt, KS-2+14/190.11 och SB 2014/910.111 Tjänsteutlåtande- Remiss: Värdegrund för Huddinge kommun, MN 2014-387 Tjänsteutlåtande- Revisionsberättelse för 2013- förklaring till kommunfullmäktige, SB2014/313.119 Tjänsteutlåtande - Revisionsrapport: Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter, SB-2014/116.912 Tjänsteutlåtande- Revidering av reglemente för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420), KS-2014/245.112 Sammanträdesprotokoll- samhällsbyggnadsnämnden, torsdagen den 25 september 2014 § 3 och§ 5 PM- Uppföljning av pågående verksamhetsutveckling på miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen samt identifierade åtgärder i revisioner riktade till samhällsbyggnadsnämnden, SB-2014/27. 912 PM - Rutin för interna larm om allvarliga missförhållanden (visselblåsning), kommunens ledningsgrupp, 2014-10-29 PM- Kultur och värdegrundsarbete inom MSB- en process för analys, utvärdering, genomförande och uppföljning, SB-2014/25.118, MN 2014-17 Handledning - Handeldning för APT-bilder- Nya regler, rutiner och värdestyrning i Huddinge kommun, 2014-10-29 Tillämpningsanvisningar-Tillämpningsanvisningar till riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren, kommunens ledningsgrupp, 2014-09-22 HKF 991 O- Riktlinjer för representation samt riktlinjer för gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren, antagen av kommunfullmäktige 2014-02-1 O, § 11, Huddinge kommuns författningssamling HKF 9420- Reglemente för Huddinge kommuns upphandling, antagen av kommunfullmäktige fastställd av kommunfullmäktige 2013-06-11 § 22 HKF 9940- Riktlinjer för att motverka jäv, beslutade av kommunfullmäktige 2014-06-09 § 27 HKF 9930- Riktlinjer för bisysslor, fastställda av kommunfullmäktige 2013-04-15 § 20 Delårsrapport per mars 2014 för samhällsbyggnadsnämnden Delårsrapport per augusti 2014 för Huddinge kommun Plan för intern kontroll 2014 för samhällsbyggandsnämnden. Etisk kod för anställda i Huddinge kommun 19 Pröva frågan om lämplig upphandlande myndighet. Formerna för lämplig upphandlande myndighet bereds av KSF som kommer att föreslå att varje nämnd är en egen upphandlande myndighet. 2013 dnr 2013/601.912 (Upphandling) 2. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: Översyn bör göras av delegationsordningar. Delegationsordning 2.1. är uppdaterad Förslag till revidering av delegation av beslutanderätt i samhällsbyggnadsnämnden är framtaget i ett första koncept som är under remiss inom förvaltningen. Förslaget bygger på HKF 9420 beslutad 2013-06-1 l och pågående samråd med KSF. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Upphandling) 3. REVISORERNAS REKOMMENDATION : Identifiera behov genom en upphandlingsplan. 3.1. Upphandlingsplan är upprättad inom förvaltningen som del av budgetarbetet. Planen är kompletterad med prioriterade ramavtals- och entreprenadupphandlingar för att innehålla förvaltningens samtliga planerade upphandlingar. Ny (för 2015) kommer att antas i samband med novembernämnden. 20 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Upphandling) 4. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Upphandlingssamordnare utses. 4.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Upphandlingssamordnare inom förvaltningen är utsedd 2013-10. Förvaltningen har upphandlingssamord nare under året och den nuvarande är tillsatt sedan sommaren 2014. Förvaltningen har även gjort en budget justering och överfort driftspengar till KFSs upphandlingsenhet för att säkerställa andra behov och kompetenser inom upphandlingsområdet för förvaltningen. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Upphandling) 5. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Förtydliga och precisera rollern som upphandlingssamordnare. 5.1. NÅMNDENS ATGÄRDER: Upphandlingssamordnarens arbetsbeskrivning är under upprättande. Dialog med KSF fors inklusive synkronisering med ny upphandlingshandbok innan slutgiltigt förslag. Upphandlingssamord narens arbetsbeskrivning är upprättad och foredragen för nämnden dnr SB2014175.119 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Upphandling) 6. REVISORERNAS REKOMM ENDATION : Förbättrat tillträde i ledningsgrupper fur upphandling. 6.1. NAMNDENS ÅTGÄRDER: Upphandling är införd som stående punkt i dagordningen for förvaltningens ledningsgruppsmöten. En stående punkt på ledningsgruppens möten och avtalstrohet mm följs upp i varje delårsrapport.. Arbete med upphandlingsplan 2015 pågår och kommer upp för beslut på november nämnden. 21 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Upphandling) 7. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Analyser och uppföljningar för att undvika otillåtna direktupphandlingar 7. I. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Klart Samordnad upphandlingsplan inom förvaltningen är upprättad. Upphandlingssamordnare är utsedd och arbetsbeskrivning under upprättande. Dagordning för ledningsgruppsmöten inom MSB är kompletterad med Upphandling där utdrag ur LIS stäms av för varje avdelning betr. ev. förekomst av direktupphandling. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Upphandling) - Utöver dessa åtgärder har förvaltningen med både intern och extern hjälp under hösten ordnat utbildning i LOU, lagen om offentlig upphandling. Detta kommer också att ordnas vid fler tillfallen framöver. För att lösa förvaltningens frågor har MSB från 2014 en egen upphandlare. Vidare kommer Viktor Anseus och MSB:s egenjurist Stefan Törnqvist ha en utbildning om "LOU samt Direktupphand ting" för hela förvaltningen vid två tillfallen i slutet av november 2014. Marianne ska kontakta andra förvaltningar för att få information om hur de arbetar. 22 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hantering av gårdsarrenden) l. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Checklista bör upprättas för process vid rekrytering av arrendator. 1.1. NÄMNDENS ATGÄRDER: Rutinbeskrivning inklusive krav på dokumentation vid rekrytering och byte av arrendator är under framtagande. Den innehåller dels checklista att tillämpa vid rekrytering av arrendator och rutiner för besiktning i samband med byte av arrendator, dels principer för arrendeavgifter. Även ansvarsfördelningen mellan kommunen och arrendatorer tydliggörs. Förvaltningen delar revisorernas slutsatser och kommer framgent arbeta fram rutiner för hanteringen av arrenden i enlighet med detta. Kunskapsinhämtning har gjorts för att se hur andra kommuner med liknande samhällsstruktur som Huddinge arbetar med gårdar och jordbruk och vilka checklistor för byte av arrendator som finns. Uppdrag har getts till ramavtalsupphandlad fastighetsrättslig konsult om underlag för omförhandling av arrendeavtal bl.a. med avseende på arrendeavgifterna. Uppdrag har getts till syneman om ekonomisk besiktning av alla arrendegårdar för att få underlag dels för avtalens slutliga utformning, dels för långsiktiga investerings- och underhållsplaner för gårdarna. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hantering av gårdsarrenden) 2. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Dokumenterade bedömningar för val av arrendator bör finnas. 2.1. NÄMNDENsATGÄRDER OCH TIDPLAN: Krav på dokumentation se punkt 1.1 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hantering av gårdsarrenden) 3. REVISORERNAS REKOMMMENDATION: Principer för beräkning av arrendeavgifter bör upprättas 3.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER OCH TIDPLAN: Krav på dokumentation se punkt 1.1 Förvaltningen delar revisorernas slutsatser och har tagit fram förslag till rutiner för hanteringen av arrenden i enlighet med detta. Förvaltningen delar revisorernas slutsatser och har gett ramavtalsupphandlad fastighetsrättskonsult i uppdrag att omarbeta avtalen och särskilt föreslå en ny arrendeavgiftsberäkn ingsmodell. 23 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hantering av gårdsarrenden) 4. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Dokumentation och nämndbeslut bör finnas om ev. väsentliga kostnader som kan komma att belasta kommunen utöver vad som framgår av avtal 4.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Fördjupat uppdrag om granskning har givits till EY beträffande kostnader för arrendegårdarna under den senaste 5-årsperioden och kostnadsfördelningen mellan kommunen och arrendatorerna. Rekommendationerna från granskningen inarbetas i en transparent planerings- och uppföljningsprocess med rullande treårsplaner och årlig plan/budget per arrendegård samt resp. parts åtaganden. Redovisning föreslås ske inom ramen för den ordinarie budgetprocessen. En första redovisning, inom ramen för anvisade medel2014, för SBN februari 2014. Planerings- och uppföljningsprocessen implementeras fullt ut från och med Mål och budgetarbetet 2015, vilket påbörjas februari 2014. Ev. väsentliga kostnader utöver avtal som bedöms belasta kommunen underställs därutöver nämnden för beslut. Uppdrag har givits till syneman förordnad av Länsstyrelsen att genomföra ekonomisk besiktning för samtliga arrendegårdars byggnader och mark. Sådan besiktning bedöms krävas för att på ett objektivt framtaget underlag kunna ta fram sådana fleråriga investerings- och underhållsplaner som revisorerna efterfrågat . De ekonomiska besiktningarna har påbörjats i oktober 2014. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.9 12 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter 5. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Besiktning vid ev. byte av arrendator ska ske och dokumenteras 5. 1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER OCH TIDPLAN: Krav på dokumentation se punkt 1.1 Förvaltningen delar revisorernas slutsatser och kommer framgent arbeta fram rutiner för hanteringen av arrenden i enlighet med detta. De ekonomiska besiktningar under löpande arrende som nu görs kommer att vara en objektiv och transparent grund för att genomföra ordinarie syn vid kommande arrendatorsbyten. ) 24 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) l. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: Register bör upprättas avseende förvärv, avyttring, upplåtelse, förvaltning, underhåll etc. l. l. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Extern resurs för förvaltning anlitad 2013-10. Förvaltningsarbetet innefattar även inventering och sammanställning av underlag tör rekommenderade registeruppgifter. Översyn av register har genomförts och arbetet pågår med att kvalitetssäkra uppgifterna. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) 2. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Olämpligt att endast en person handlägger exploateringsfastigheter. 2.1. NÄMNDENS ÅTGARDER: Tillfällig organisationsförändring för handläggning vidtagen 201310: Extern resurs för förvaltning är anlitad, dock sker hyresavisering via KSF. Organisationsöversyn pågår. Rättslig utredning avseende handläggning av exploateringsfastigheter har genomförts hösten 2013 inom kommunen. Polisanmälan har gjorts. Förvaltningsuppdrag et ligger tillfälligt på extern förvaltare. Kommunstyrelsens förvaltning har i uppdrag att utreda och föreslå organisation. Inriktningsbeslut för förvaltningsuppdrag beräknas till november 2014. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) 3. REVISORERNAS REKOMMENDATION: Brister i efterlevnad, förankring och styrande funktion av regler för verksamheten 3.1. NÄMNDENs ÅTGÄRDER: Översyn av tydlighet i regelverk och rutiner pågår. Åtgärdas inom ramen för organisationsöversyn Nya rutiner är framtagna. 25 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter 4. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: Årsvis upprättad underhållsplan bör kompletteras med flerårsplan 4.1. NÄMNDENS ATGÄRDER: struktur för flerårig underhållsplan objektsvis är under upprättande genom extern förvaltningsresurs. Parallellt har förslag om ev. strategiska förändringar av innehav av fastigheter lämnats till KSF från MSB 2013-11-27. Aterstående innehav efter beslut av KSF uppdateras därefter avseende underhållsbehovet Fullständig underhållsplan avvaktar beslut om vilka objekt kommunen ska fortsätta förvalta respektive försälja. 5. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: Policy avseende analyser och anpassningar av hyresnivåer bör finnas 5.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Förslag till uppdaterade riktlinjer för hyresnivåer tas fram som underlag till KSF för värdering av om policy bör tas fram. Se även 6.1 nedan. Riktlinj er ilir hyresnivåer är framtagna. SBN har den 20 februari 2014 godkänt dessa och överlämnat dem till KS. 6. REVISORERNAS REKOMMENDA T! ON ER: Hyresnivåer ses över i relation till regler. 6.1. NAMNDENS ÅTGÄRDER: Översyn av regelverk och rutiner avseende hyresnivåer pågår där även förslag till uppdaterade riktlinjer för hyresnivåer ingår. Jfr punkt 3 .l. Hyresanalys genom NA!Svefa 2013-11-13 har delredovisats inför EY rapport 2013-11-13. Förhandling med hyresgästföreningen och vissa enskilda hyresgäster har genomförts. Nya hyror faktureras. 7. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: Besittningsskydd bör begränsas. 7.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Inga nya avtal tecknas tills vidare. Omförhandling påkallad med hyresgästföreningen 2013-12-12. Se även punkt 3.1 betr. översyn av regelverk och rutiner. Inga nyupplåtelser görs i avvaktan på beslut om förvaltning enligt ovan. ) Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601 .912 (Hanteringen av exp loateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) l 26 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) 8. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: Dokumentation bör finnas får tilldelning, beslut och hyresnivå 8.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Se pkt 3.1 och punkt 5.1 beträffande fårbättrande åtgärder Tilldelning sker ej i avvaktan på inriktningsbeslut får förvaltning. Framtagna regler och rutiner reglera villkor får upplåtelse, hyressättning inkl. dokumentation mm. Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av exploateringsfastighe ter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter ) 9. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: En kultur- och värdegrundsanalys bör genomfåras 9.1. NÄMNDENS ÅTGARDER: Ett program som rör kultur- och värdegrundsfrågor tas fram i samarbete med KSF i enlighet med kommunens åtgärdsprogram från november 2013, punkt lO som redovisas på kommunens externa hemsida Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av bygglov) l. REVISORERNAS REKOMMENDATIONER: stickprovskontroller av bygglovärenden alternativt med jämna mellanrum samla in samtliga ärenden beslutade under en viss period 1.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: stickprovskontroller påbörjas december 20 13 Förvaltningen arbetar i linje med det beslut som togs på nämnden (20 14-0424) (dnr 2014/387.118), Beslut om plan får det fortsatta arbetet med kultur och värdegrund mm) synpunkter som årligen kommer fram i medarbetarundersökn ingen och resultatet av den diskuteras på alla avdelningars arbetsplatsträffar (APT). A vdelningama sätter ihop handlingsplaner i linje med resultat av undersökningen och diskussionerna på APT som ligger till grund får årets arbete. Pågår och återrapporteras månatligen till nämnden Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av bygglov) l. Riktlinjer får hantering av bygglovärenden vid misstänktjäv 1.1. NÄMNDENS ÅTGÄRDER: Förslag till rutin upprättad att ärenden med jävsproblematik ska handläggas av extern konsult. Beslut i sådana ärenden ska fattas av SBN. Förslag kringjäv och bygglovhantering har antagits av nämnden januari 2014, dnr 20 14/26. 912.Ledning sgruppen har även tagit beslut (2014-10l O) i kring principer får hantering av fårtroendeskadlig bisyssla. 27 Revisionsåtgärder 2013 dnr 2013/601.912 (Hanteringen av bygglov) Utöver förslag till förbättringsåtgärder i granskningen av skydd mot oegentligheter har risken för jäv identifierats. Förslag kringjäv och bygglovhantering har antagits av nämnden januari 2014, dnr 2014/26.912 28
© Copyright 2024