1. No category

Behovsanalys
Beslutsunderlag för utveckling av
Region Kronobergs intranät och
service till externa intressenter
29 september 2015
Behovsanalys
2015-09-29
Innehållsförteckning
Om projektet.............................................................................................................. 3
Bilagor ................................................................................................................... 3
Om Webbrådgivaren................................................................................................... 4
Om denna rapport...................................................................................................... 4
Strategisk princip för intranät...................................................................................... 5
Starkt behov av förbättring ......................................................................................... 6
Behovsundersökning medarbetare .............................................................................. 7
Specifika medarbetargruppers behov....................................................................... 8
Behovsundersökning externa intressenter ................................................................... 9
Rekommendation: Struktur på intranätet................................................................... 11
Strategisk prioritering ........................................................................................... 11
Strukturförslag...................................................................................................... 11
Rekommendation: Toppbehov .................................................................................. 14
Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram ....................................................... 14
Sök person, funktion eller verksamhet ................................................................... 14
Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter ...................................... 15
Arbetstider, ledighet och frånvaro ......................................................................... 15
Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.) ..................................... 15
Utbildning och kompetensutveckling ..................................................................... 16
Support, manualer och beställning för IT, telefoni och vårdinformationssystem ....... 16
Rekommendation: Startsida ...................................................................................... 17
Rekommendation: Externa intressenter..................................................................... 19
2 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Om projektet
Förstudien startade i juni 2015 och har letts av Fredrik Wackå, Webbrådgivaren Sverige
AB.
Projektledare för Region Kronoberg har varit Johanna Mysjö och Hanna Lindmark. En
intern projektgrupp har varit djupt engagerad i stora delar av arbetet.
Andra medarbetare och representanter för externa intressenter har inkluderats i flera
steg under behovsanalysen, bland annat genom intervjuer och kvalitetssäkring.



881 medarbetare svarade på en enkät skapad för att få fram kvantitativa
behovsdata.
74 externa intressenter svarade på en delvis anpassad enkät i samma syfte.
Nästa 300 medarbetare uttryckte egna önskemål och idéer i enkäten.
Vi har använt många källor i arbetet: intervjuer, nuvarande webbinformation,
användningsstatistik, tidigare gjorde koncept och utredningar, benchmarking med andra
region- och landstingsintranät, våra egna jämförelsetal för intranät med mera.
Sammantaget vilar denna undersökning och dess rekommendationer på en mycket
stabil grund. De slutsatser som dras och de rekommendationer vi gör är byggda på fakta,
inte på åsikter.
Bilagor
ResultatPresentation.pptx
Genomgång av medarbetarnas resultat,
inklusive jämförelse mellan olika
undermålgrupper.
RankingKlassRegionKronoberg.xls
Gruppering och strategisk omprioritering
av medarbetarnas resultat.
Kommentarer.xls
Medarbetarnas fritextkommentarer.
Data.xlsx
Rådata, medarbetarnas undersökning.
ResultatExternaIntressenter.xls
Listning av resultaten för externa
intressenter.
KommentarerExternaIntressenter.xls
De externa intressenternas
fritextkommentarer.
StartRK.png
Mockup/skiss på startsidan för intranät.
3 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Om Webbrådgivaren
Vi arbetar med analys och förstudier för stora informationstunga sajter, framförallt me d
intranät, samt med att stärka innehållsarbetet – vilket inkluderar allt från
informationskvalitet till arbetsorganisation, navigationsstruktur och sökbarhet.
Tillsammans med specialister i bland annat Storbritannien, Irland, USA, Kanada, Holland,
Belgien och Norge ingår vi i nätverket Customer Carewords1 inom vilket vi arbetar med
metodutveckling. Vår kärna är att ta fram beslutsunderlag som direkt går att agera på. Vi
fokuserar på prioritering och det som skapar störst nytta för användaren.
Våra metoder har använts inom alla typer av företag och organisationer. Bara i
Sverige/Norden har vi arbetat med till exempel följande organisationer:












Region Halland
Region Skåne
Arla
IKEA
Tillväxtverket
Kriminalvården
Lantmännen
Mölnlycke Health Care
AstraZeneca
Preem
Malmö stad
Pfizer
Inom nätverket har vi också arbetat med Google, Atlas Copco, Rolls Royce, IBM,
Microsoft, Cisco, OECD, Schlumberger och många andra.
Om denna rapport
Rapportens syfte är att sammanfatta och illustrera slutsatser av behovsdatan. Den
fullständiga redovisningen av resultat finns i bifogade dokument, inte här.
Rapporten redovisar först det viktigaste kring medarbetarnas behov och sedan de
externa intressenternas. Därefter dras och diskuteras slutsatser.
1
www.cus tomerca rewords.com
4 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Strategisk princip för intranät
Ett intranät är en plats för självbetjäning. Genom att se och möta behoven skapar vi
nytta för medarbetarna.
Begreppet ”självbetjäning” är centralt och ska tolkas i sin ursprungliga, generella form.
Det handlar inte uteslutande om att fylla i ett formulär eller använda en applikation.
Även nyheterna är självbetjäning i ordets egentliga betydelse – att användaren själv gör
en betydande del av arbetet. Vi frågar alltså inte vår chef vad som händer i
organisationen; vi läser det själv. Vi ringer inte HR och undrar hur många semesterdagar
vi får spara; vi letar reda på siffran själv.
Det medarbetaren vet bättre än någon annan är vad hon behöver. Den insikten måste
en intranätutveckling grundas på. Det är däremot djupt orättvist att be medarbetaren
önska sig en lösning på behovet. Om någon tycker att intranätet är svårt att hitta på
önskar de sig ”en bättre sökmotor”. Men problemet kan mycket väl vara dåligt skrivet
innehåll eller felaktigt konstruerade menyer.
Även vilka lösningar som krävs måste betraktas i ett större perspektiv. Allt för ofta
fokuserar intranätredaktioner på lösningarnas beståndsdelar. De lägger ut i nformation.
Någon skapar ett verktyg. Andra startar ett diskussionsforum.
Men allt detta ska vara underordnat behovet. Ingen vill ”ha information” för
informationens egen skull. Dess värde uppstår när den har skapat önskad effekt, inte när
den har publicerats.
Vi ska alltså se behovet och därefter avgöra vilka beståndsdelar som krävs. Ett ofta högt
prioriterat behov är ”Lön”, vilket är ett utmärkt exempel. Det är ett behov som kräver
information kring utbetalningsdagar, lönesättningsprinciper, utvecklingssamtal, etc. Det
kräver också teknisk funktionalitet (inloggning, koppling till HR-system) för att den
enskilde ska se till exempel sin senaste lönespecifikation. Det är också rimligt att det
finns möjlighet att ställa frågor kring lön och då krävs stöd för kommunikation.
Beståndsdelarna går inte att skilja från helheten. Det är inte beståndsdelarna
medarbetaren vill ha.
Slutsatsen är denna:



Intranätets yttersta strategi är att erbjuda den nytta som medarbetarna
behöver.
Behoven och inte lösningarna ska vara i fokus för både användning av och
organisationen kring intranätet.
Framgång definieras som att önskade effekter uppstår – inte att informationen
och lösningarna finns där.
Konkret betyder detta att medarbetaren ska hitta allt hon behöver kring ”Lön” på ett
ställe. Någon ska vara ansvarig för att detta ställe löpande utvecklas. Region Kronoberg
ska följa upp vad medarbetare behöver – och hur de lyckas. Framgång är att allt fler
hittar det de behöver allt snabbare.
5 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Starkt behov av förbättring
Undersökningen och analysen av den är framförallt framåtsyftande. Resultaten handlar
om vad som måste göras bra, utan att nödvändigtvis bedöma hur det redan görs (även
om det finns många matnyttiga fritextkommentarer kring detta).
Dock: För att göra en nollmätning av hur informationsstödet och servicen upplevs idag,
fick medarbetarna som en frivillig del av enkäten också svara på en attitydundersökning
samt en Ja/Nej-fråga kring om de brukar kunna hitta eller göra det de vill.
Nöjdhetsnivån med nuvarande stöd är 19 %, vilket är mycket lågt. Av de 54 intranät vi
mätt på samma sätt är Region Kronobergs det näst sämsta. Dessa 19 % är i praktiken ett
nyckeltal möjligt att följa upp efter en förändring.
Om vi tar hänsyn till dels hur negativt olika aspekter upplevs, dels hur stor skillnaden
mellan den positiva och den negativa upplevelsen av aspekten är, kan vi dra slutsatsen
att Region Kronoberg i sitt utvecklingsprojekt ska säkerställa en betydande förbättring
för följande upplevda svårigheter.
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Dåliga sökresultat
Förvirrande menyer och länkar
Tar lång tid att göra saker
Gammal information
Svår layout / svårläst
Tråkig, inte attraktiv design
Svårt att kontakta en person
Ofullständig information
Omöjligt att bedöma, betygsätta eller rekommendera
sidor
Svårt att ge synpunkter eller bidra till innehållet
Vilseledande, inte uppriktig information
Felaktig information
Svåra texter, mycket fackuttryck
Ett annat nyckeltal ur undersökningen är de 54 % som upplever att de brukar kunna
göra eller hitta det de vill. Även denna mätning har vi jämförelsesiffror för och Region
Kronoberg hamnar på plats 11 av 14. Vi ser att många intranät placerar sig kring 70-75 %
på denna fråga – vilket alltså är fullt möjligt att sträva efter och även att följa upp vid ett
senare tillfälle.
6 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Behovsundersökning medarbetare
Genom den inventering som gjordes samlade vi ihop nästan 400 potentiella behov (eller
ledtrådar till behov). Projektgruppen bearbetade denna lista och gjorde en bedömning
av vilka som var relevanta att fråga om. Därefter fick medarbetarna en möjlighet att i en
enkät prioritera 65 behov eller uppgifter de behöver utföra. Genom
omröstningstekniken i enkäten kan vi tydligt skilja behoven från varandra – och
framförallt tydligt se vilka de viktigaste behoven är.
Gul färg visar de uppgifter som fick flest röster, cirka 25 % av alla poäng, grön färg visar
upp till 50 % av poängen och blå färg upp till 75 % av poängen. Antalet poäng visas i
högerkolumnen. (En fullständig resultatlista finns i bilagorna.)
Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram
1169
Sök person, funktion eller verksamhet
991
Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter
650
Arbetstider, ledighet och frånvaro
633
Utbildning och kompetensutveckling
521
Support, manualer och beställning för IT, telefoni och
vårdinformationssystem
499
Lön och ersättning
435
Journalhantering
378
Möten och resor (boka bil, lokal, distansmöten, etc.)
363
Nyheter för hela regionen
343
Allvarlig händelse: kris och beredskap
324
Friskvård och förmåner
323
Analyssortiment, provtagningsanvisningar
280
Informationsmaterial, grafisk profil, mallar, etc.
247
Smittskydd och vårdhygien
242
Förbättringsarbete (metoder, verktyg)
241
Läkemedel
239
Ledning, styrning och uppföljning
232
Avvikelsehantering
226
Kvalitet och verksamhetsutveckling
217
Patientsäkerhetsarbete
207
Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.)
184
Använda 1177 Vårdguiden
178
Arbetsmiljö (ergonomi, företagshälsovård, etc.)
176
Rekrytering och introduktion (anställningspaket, etc.)
166
Samverkan (APT, medarbetarsamtal, fackligt, etc.)
163
Forskning och utvecklingsprojekt
155
Lediga jobb
155
De 12 första behoven – definierat som saker intranätet kan hjälpa medarbetarna att
göra eller hitta – fick alltså 50 procent av rösterna.
De återstående 53 uppgifterna fick samma andel röster.
7 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Detta visar att behoven hos Region Kronobergs medarbetare är konkret definierade och
dessutom mycket tydligt prioriterade.
Det är dessa uppgifter som kommande versioner av intranätet måste lösa på bästa
tänkbara sätt. Intranätet kan vara mycket väl utvecklat också för andra uppgifter men
det måste åtminstone leverera snabb och praktisk nytta för dessa allra mest betonade
behov.
Specifika medarbetargruppers behov
Genom undersökningen kan vi också skilja på olika grupper ur flera olika perspektiv –
vilken organisatorisk del medarbetaren tillhör, medarbetarens yrkeskategori samt om
hon är chef eller inte.
De olika gruppernas kompletta resultatlistor finns som sagt i det bifogade materialet.
Här lyfter vi fram de punkter där en enskild grupp på ett avgörande sätt skiljer sig från
totalresultaten. ”Avgörande” definieras som att gruppen har ett Topp 50 %-behov som
inte syns i ovanstående totala Topp 75 %-redovisning.
Organisatoriska enheter
Medicinskt servicecentrum
Medicinteknisk utrustning och service
Regional utveckling
Fakturahantering
Folkhälsoarbete
Regionservice
Fastighetsservice, lokalvård och vaktmästeri
Yrkeskategorier
Teknik och service
Fastighetsservice, lokalvård och vaktmästeri
Medicinteknisk utrustning och service
Inköp och upphandling
Undersköterska/Skötare
Personlig säkerhet (arbetsskador, hot/våld)
Läkare, tandläkare m fl
Jourschema
Medicinsk sekreterare
Patientavgifter, taxor och ersättning
Administrativ personal
Aktuella projekt i organisationen
Fakturahantering
Reflektion
Det vi ser här är att människor prioriterar det de arbetar med, vilket är både rimligt och
förväntat. Det är ju precis det vi velat definiera och bekräfta. Det blir ännu tydligare i
gruppernas resultatlistor i sin helhet. Ett exempel är Journalhantering som visserligen
finns med ganska högt upp i flera yrkeskategorier, men som är det allra vikti gaste
behovet för medicinska sekreterare.
8 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Användningen av denna insikt, och i praktiken dessa resultatlistor, är uppenbar. Det ska
användas för strukturval och/eller segmentering – vilket vi återkommer till i
slutsatserna.
Behovsundersökning externa intressenter
Region Kronoberg har ett ansvar för att ge service även till människor som inte är
anställda i regionen. Det gäller privata vårdgivare som har avtal med regionen,
medicinskt ansvariga sjuksköterskor i regionens kommuner, samarbetspartners i andra
regioner/landsting och så vidare.
Utgångspunkten var det underlag som projektgruppen bearbetade för medarbetarna. Ur
detta gjordes ett urval, där till exempel sådant som handlar om själva anställningen togs
bort.
Resultaten presenteras inte på samma ingående sätt som för medarbetarna. 74
representanter för de externa intressenterna svarade vilket är en för liten grupp för att
kunna dra långtgående slutsatser.
Följande är den kompletta resultatlistan (antal poäng i högerkolumnen).
Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram
156
Sök person, funktion eller verksamhet
86
Utbildning och kompetensutveckling
71
Smittskydd och vårdhygien
59
Journalhantering
54
Analyssortiment, provtagningsanvisningar
53
Patientsäkerhetsarbete
49
Väntetider till behandling, undersökning, etc.
48
Erfarenhetsutbyte och diskussion
47
Läkemedel
41
Support, manualer för IT och vårdinformationssystem
40
Använda 1177 Vårdguiden
36
Hälso- och sjukvårdsnyheter från Region Kronoberg
36
Folkhälsoarbete
34
Vård av personer från andra län och länder
33
9 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Forskning och utvecklingsprojekt
31
Samarbete och projekt med Region Kronoberg (dela dokument, etc.)
28
Allvarlig händelse: kris och beredskap
25
Aktuella projekt inom Region Kronoberg
24
Driftsinformation (IT/telefoni, medicinsk utrustning, etc.)
24
Medicinteknisk utrustning och service
23
Patientavgifter, taxor och ersättning
18
Patienträttigheter (vårdgaranti, fritt vårdsökande, etc.)
17
Trycksaker, informationsmaterial
15
Försäkringsmedicin
14
Förbättringsförslag, avvikelsehantering
13
Kontakta medicinskt ansvariga på Region Kronoberg
11
Platsinformation (kartor, parkering, reception, matsedel, etc.)
8
Upphandlingar, bli leverantör till Region Kronoberg
5
Sjukresor
3
Transporter (lab-turer, medicin, hjälpmedel, patienter, etc.)
3
Hjälpmedel för patienter
2
Klassificering och koder
2
Fakturafrågor
1
Även om svaren inte har samma statistiska trovärdighet som för medarbetarna, kan
några logiska mönster läsas ut.
För det första delar gruppen sina toppuppgifter med medarbetarna. Ett bra sätt att
snabbt hitta rätt medicinska riktlinjer kommer att hjälpa båda grupperna. Ett bra sätt att
få kontaktuppgifter kommer att hjälpa båda grupperna, och så vidare.
För det andra finns det ett mindre antal behov som rankas högre av de externa
intressenterna. Det som verkligen står ut är väntetider samt möjligheten att diskutera
och dela erfarenheter.
10 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Rekommendation: Struktur på intranätet
Vi har arbetat med ett stort antal intranätstrukturer och genomfört tester med tusentals
användare. Slutsatsen är att det finns en grundstruktur som fungerar i alla
organisationer. Människor är människor, överallt.
Enskilda rubriker/navigationsetiketter kan naturligtvis skilja sig åt beroende på vad som
är inarbetat i den enskilda organisationen, men principen för gruppering är en stark
rekommendation från oss. Samtidigt vill vi påpeka att ingen struktur någonsin ska
lanseras utan att testas – nedanstående förslag bör alltså användas som underlag för
strukturtester.
Vi noterar att denna föreslagna struktur har stora likheter (om än inte total
samstämmighet) med den idé er samarbetspartner Funka presenterat, vilket ytterligare
understryker att Region Kronoberg verkligen ska undvika att uppfinna hjulet på denna
punkt.
Strategisk prioritering
Projektgruppen gjorde vid sin genomgång av resultaten en omprioritering av ett
begränsat antal behov. Tanken är att dessa av olika skäl bör behandlas som högre
prioriterade än medarbetarnas röster visar.
Dessa behov ingår i strukturen nedan och de är:




Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.) – Hög prioritet
Använda 1177 Vårdguiden – Medelhög prioritet
Dela erfarenheter, diskutera – Medelhög prioritet
Platsinformation (kartor, parkering, reception, matsedel, etc.) – Medelhög
prioritet
Strukturförslag
Min anställning
Innehåller det som handlar om den enskildes rättigheter och skyldigheter utifrån själva
anställningen. Allt HR/personalrelaterat är givet i denna kategori.
Ur behovsanalysen gjorde projektgruppen bedömningen att följande behov ska vara
med i Min anställning. Observera att den inbördes ordningen dem emellan är
betydelsefull. Det som flest rankar högt, ska också rent strukturellt ligga överst i menyn.
Arbetstider, ledighet och frånvaro
633
Utbildning och kompetensutveckling
521
Lön och ersättning
435
Friskvård och förmåner
323
Arbetsmiljö (ergonomi, företagshälsovård, etc.)
176
Rekrytering och introduktion (anställningspaket, etc.)
166
Lediga jobb
155
Personlig säkerhet (arbetsskador, hot och våld, etc.)
122
11 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Stöd och service
Innehåll och tjänster som potentiellt kan vara intressant för alla inom Region Kronoberg,
oavsett deras yrke och befattning. Det är alltså generellt stöd som samlas här.
Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.)
184
Support, manualer och beställning för IT, telefoni och
vårdinformationssystem
499
Möten och resor (boka bil, lokal, distansmöten, etc.)
363
Platsinformation (kartor, parkering, reception, matsedel, etc.)
113
Informationsmaterial, grafisk profil, mallar, etc.
247
Fastighetsservice, lokalvård och vaktmästeri
146
Restaurang, fika och catering
131
Inköp och upphandling
116
Fakturahantering
87
Stöd för att kommunicera (media, internt, etc.)
85
Kort och nycklar
73
Transporter (lab-turer, medicin, hjälpmedel, patienter, etc.)
67
Förråds- och förbrukningsmaterial
61
Tolk
51
Miljö (sortering, energibesparing, kemikalier, etc.)
41
Diarium och diarieföring
23
Kärnverksamhet, exempel Hälso- och sjukvårdsarbete
Detta är den tredje bärande kategorin. Där Min anställning rör relationen
arbetstagare/arbetsgivare och Stöd och service riktar sig till alla medarbetare, är detta
kategorin som stödjer människor i deras yrken/verksamheter.
Regionens helt dominerande kärnverksamhet är hälso- och sjukvård och därför är det
nödvändigt att starta med denna. Men principen kan användas för även andra
verksamheter: Regionalt utvecklingsarbete, Leverera teknisk service, Trafikplanering och
så vidare.
Detta är med andra ord en del av strukturen som med fördel kan segmenteras så att
varje medarbetare först ser den del som är relevant. Sedan bör övriga delar vara möjliga
att nå.
Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram
1169
Journalhantering
378
Använda 1177 Vårdguiden
178
Analyssortiment, provtagningsanvisningar
280
Smittskydd och vårdhygien
242
Läkemedel
239
12 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Patientsäkerhetsarbete
207
Patienträttigheter (vårdgaranti, fritt vårdsökande, etc.)
148
Vård av personer från andra län och länder
142
Medicinteknisk utrustning och service
139
Patientavgifter, taxor och ersättning
132
Jourschema
124
Väntetider till behandling, undersökning, etc.
111
Beläggningsöversikt
89
Hjälpmedel för patienter
60
Sjukresor
49
Patientkost
28
Försäkringsmedicin
14
Aktuellt
I en stor organisation med många olika verksamheter – och särskilt där fokus så tydligt
måste ligga på de lokala nyheterna – kan en startsida inte ensamt bära hela
presentationen av det aktuella innehållet. Därför bör Region Kronoberg överväga en
”nyhetssajt” för den som klickar på Aktuellt.
Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter
650
Nyheter för hela regionen
343
Kalender (regionen, min verksamhet)
113
Omvärldsbevakning (myndigheter, universitet, etc.)
70
Sagt om regionen i media
60
Utveckling och ledning
Som gruppering är denna sannolikt logisk. Här fanns dock hos projektgruppen en stor
osäkerhet kring rubriken, och vi håller med om den. I grupperingen finns ju mycket av
det innehåll som traditionellt borde hamna i en ”Om regionen”-kategori – men det finns
också mycket som snarare handlar om planering, förbättring och utveckling.
I ljuset av denna svårighet är vår rekommendation att testa det med användarna. Är de
andra kategorierna tillräckligt tydliga kan denna bli indirekt tydlig ändå. Fungerar den
inte kan ett alternativ vara att dela upp kategorin i två olika:


Om Region Kronoberg: Ledning/styrning, Aktuella projekt, Vision och så vidare.
Utveckling, planering och förbättring: Verksamhetsutveckling, FoU och så vidare.
Allvarlig händelse: kris och beredskap
324
Dela erfarenheter, diskutera
128
Förbättringsarbete (metoder, verktyg)
241
Ledning, styrning och uppföljning
232
Avvikelsehantering
226
13 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Kvalitet och verksamhetsutveckling
217
Samverkan (APT, medarbetarsamtal, fackligt, etc.)
163
Forskning och utvecklingsprojekt
155
Aktuella projekt i organisationen
142
Bibliotek
111
Ledningsgrupper (dagordning, protokoll, etc.)
109
Samarbete och projekt (dela dokument, etc.)
92
Vision och värdegrund
87
Folkhälsoarbete
80
Tystnadsplikt, sekretess och personuppgifter
58
Demokrati och politisk process
51
Få juridiskt stöd
25
Rekommendation: Toppbehov
Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram
Ur ett strikt intranätperspektiv är detta behov relativt enkelt att lösa. Det finns en
naturlig informationsstruktur- och arkitektur.
Strukturen är rimligen de medicinska specialiteterna som vårdpersonal är väl förtrogna
med. Arkitekturen (det vill säga vad som möter användaren i en enskild riktlinje) är
också uppenbar – det mest relevanta i en akut situation ska vara överst.
Svårigheten här är nästan alltid att riktlinjerna i sig inte finns alls, att de finns i många
liknande men ändå olika versioner eller att de inte finns tillgängliga för alla. Om Region
Kronoberg vill skapa en god service på denna punkt – denna allra viktiga punkt – måste
arbetet därmed börja med att ta fram gemensamma riktlinjer.
Sök person, funktion eller verksamhet
Detta är det största generella behovet. Det gäller alla organisationer och alla
medarbetare.
Kraven på en översiktlig nivå måste vara dessa:



En datakälla. Alla basala uppgifter ska hämtas från den eller de auktoritativa
källorna. Det fungerar inte att växeln har ett eget system för anknytningar, och
så vidare.
Gedigen hantering av felstavningar och andra potentiella fel i inmatningen från
den som söker.
Stark organisationsprofil. Det är vanligt att medarbetare inte söker en person
(”Kalle Svensson”) utan en funktion (”vem byter glödlampor i hus X”) eller
position (”servicechef sjukhuset i Växjö”). Detta måste Sök person hantera.
14 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Därutöver kan medarbetare ges möjlighet att beskriva sig själva, lägga till bild och så
vidare. För ett intranät som utvecklas i tydlig social riktning blir det också naturligt att
Sök person allt mer blir en profilsida för medarbetarens aktiviteter.
Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter
”News I can use”. Så kan egentligen detta behov sammanfattas. Ju närmare en
medarbetare ett nyhetsflöde ligger, desto mer relevant är det – vilket också syns i denna
undersökning.
Igen är detta en begränsad utmaning ur ett intranätperspektiv. Antingen vet intranätet
genom inloggning vem medarbetaren är och vilka flöden den ska ha, eller så får
medarbetaren själv välja flöden.
Det viktiga beslutet är på vilken nivå intranätet ska öppna upp för lokala flöden.
För ett sjukhus? För en klinik? En avdelning?
En utgångspunkt i er diskussion bör vara att inte finfördela allt för mycket inledningsvis.
Varje flöde/avsändare ska ha en ansvarig och denna måste förstå intranätet tillräckligt
väl för att inte till exempel återpublicera en regiongemensam nyhet för en enskild
avdelning, och så vidare.
Om Region Kronoberg mäktar med denna ”governance” är en möjlig slutsats att
medarbetaren har två skilda flöden.


Lokalt flöde: Utgångspunkten är avdelningen men klinik och sjukhus distribueras
i samma flöde till de avdelningar som berörs.
Gemensamt flöde: Nyheter för hela regionen.
Arbetstider, ledighet och frånvaro
Traditionellt intranätinnehåll där utmaningen är innehållets kvalitet. Fokus måste vara
att ge instruktioner för hur medarbetaren ska agera i stället för att informera om vad
som gäller. Lag- och avtalstexter är endast referens och bakgrund, till exempel.
Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.)
Detta behov stöter vanligen på två större svårigheter.
För det första att driftsinformationen når bredare än dem det berör. Att ett system
ligger nere bör egentligen bara framgå för dem som använder systemet. Att en toalett är
avstängd bör bara visas för dem som jobbar i det huset. Exakt hur långt Region
Kronoberg klarar att segmentera detta beror på vilken information om användaren som
intranätet får genom inloggningen.
För det andra är kvaliteten på innehållet inte sällan undermålig. Huruvida detta är sant i
Region Kronoberg vet vi inte. Men det är helt avgörande att de som publicerar
driftsinformation är noggranna med att beskriva problemet, vem det berör, vad som
görs, prognos och så vidare.
15 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Utbildning och kompetensutveckling
Utmaningen med detta behov är ganska lik utmaningen med de medicinska riktlinjerna.
Det är nämligen inte särskilt komplext att bygga ett intranät som leder fram till relevanta
utbildningar baserat på olika sökvägar: ämne, målgrupp, plats, etc.
Det kan däremot vara desto mer komplext att sammanställa materialet. Vilka kurser ska
vara med? Vem har underlag för dem?
Med tanke på det stora intresse detta möter bör Region Kronoberg inleda ett arbete för
att besvara frågor som dessa, och innan det gett resultat är det svårt att specificera
intranätets stöd på denna punkt.
Ambitionen måste dock vara att ge medarbetarna en så samlad översikt som möjligt.
Support, manualer och beställning för IT, telefoni och
vårdinformationssystem
Vi kan låna sista meningen ovanför rubriken: Ambitionen måste vara att ge
medarbetarna en så samlad översikt som möjligt. Det ska kort sagt för medarbetaren
vara fullständigt osynligt om IT hanteras på ett sätt, telefon på ett annat och VIS på
ytterligare ett.
Ingången, principerna för att hitta, var felanmälan görs och så vidare ska upplevas som
sammanhållet (oavsett om det är det i processerna bakom).
16 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Rekommendation: Startsida
Följande är en skiss – den är alltså varken designad eller nödvändigtvis fullständig. Dess
syfte är att illustrera det intryck medarbetarna bör få.
Det första som vi vill trycka på är att hålla nyhetsytan begränsad. Nyheterna är viktiga,
men inte det enda viktiga. Och likt andra behov är det rimligt att de som vill ha mer gör
ett extra klick.
Det andra är att ni verkligen ska fokusera på att ge intranätet en prägel av att vara nära
den enskilda medarbetaren. Detta får genomslag i det lokala nyhets- och
meddelandeflödet, naturligtvis, men vi rekommenderar också en ytterligare yta som är
anpassad efter medarbetaren. I exemplet nedan exemplifieras det med Vårdavdelning 1.
Det kan lika gärna vara IT-avdelningen eller Grimslövs folkhögskola – en plats där
information kan förmedlas utan att den behöver passa nyhets- eller
meddelandeformatet, utan att det puttas ned av ett nytt meddelande.
Vilken nivå ytan ska användas på (kliniken eller avdelningen, eller motsv.) bör bli en
diskussion med berörda chefer och publicister. Finns ingen information för en
medarbetare, försvinner ytan.
En tredje punkt är att göra intranätets startsida relevant för det dagliga arbetet. Igen är
det så att illustrationen handlar om hälso- och sjukvården (de medicinska riktlinjerna)
men för andra typer av arbetsuppgifter kan motsvarande behov börja lösas redan på
startsidan.
Avslutningsvis har vi inte ritat in något omfattande stöd för sociala aktiviteter.
Efterfrågan var inte särskilt stor. Samtidigt gjorde projektgruppen bedömningen att
”Dela erfarenheter, diskutera” skulle ges relativt hög prioritet. Om detta blir ett mål i
utvecklingsprojektet bör givetvis dessa aktiviteter synas på användarens startsida. I
skissen finns en nedtonad lösning där forum/arbetsrum placeras i kategorin Aktuellt och
nya händelser notifieras. En något mer utbyggd lösning skulle vara att inkludera sociala
aktiviteter i Aktuellt-flödet på startsidan.
Skiss: Nästa sida
17 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
18 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |
Behovsanalys
2015-09-29
Rekommendation: Externa intressenter
Region Kronoberg ska i samband med intranätutvecklingen också skapa en bra service
för externa intressenter.
Utgångspunkten måste vara behoven och som framgår ovan finns det en påfallande stor
samstämmighet mellan medarbetarnas behov och de externa intressenternas. Det är
alltså rimligt att tänka sig de externa intressenternas webbplats som ett urval från
intranätet med en delvis anpassad prioritering.
Just detta med en delvis anpassad prioritering talar dock emot tanken att ge de externa
målgrupperna tillgång till intranätet i rent teknisk mening. Självklart ska inget innehåll
publiceras två gånger på två ställen – allt som är exakt det samma ska hämtas från
samma datakälla som intranätet – men ur användbarhetssynpunkt är det rimligt att
regionen skapar en separat webbplats för externa intressenter.
Detta är ju också en mycket vanlig lösning i form av vårdgivarwebbar och motsvarande.
Ett ytterligare argument för en separat webb är att det i vissa avseenden inte är samma
information. Exemplet Utbildning och kompetensutveckling är sannolikt ett sådant.
Rutiner för anmälan till kurser och vem som godkänner en anmälan är förstås inte de
samma för en kommunal MAS som för en anställd medarbetare. Om det är samma
webbplats måste sidan som beskriver anmälan finnas i två versioner som visas beroende
på vem som loggar in. Att redaktionellt hantera en sådan webbplats blir mycket mer
komplext eftersom publicisten måste byta profiler och hela tiden vara noggrann med
”vilken vy ser jag just nu?”.
Region Kronoberg har dessutom inte fullständig kontroll över vem de externa
intressenterna är. Det är alltså inte möjligt att kräva inloggning. Därmed försvinner
möjligheten att baserat på vem någon är anpassa innehållet, och sammantaget pekar
detta på behovet av två sajter (tre med den vanliga externa webbplatsen inräknad).
Vad som ska prioriteras framgår av behovslistan tidigare i denna rapport.
Strukturellt innebär det att Min anställning försvinner men Utbildning och
kompetensutveckling måste finnas kvar och lyftas fram.
Hälso- och sjukvårdsarbete, Stöd och service, Utveckling och ledning samt Aktuellt finns
kvar som grupperingar, men kan behöva formuleras om.
Ett förslag till struktur är följande (även här gäller att strukturen måste testas):





Medicinska riktlinjer (kan separeras från Hälso- och sjukvårdsarbete eftersom
denna sajt till sitt omfång är betydligt mindre)
Hälso- och sjukvårdsarbete
Kompetens och utveckling
Stöd och service
Aktuellt
Därutöver bör en mycket framträdande del av startsidan ha fasta genvägar till de
tjänster/ämnen som oftast används av externa intressenter. Det handlar om exempel vis
laboratoriemedicin/analyser, rättspsykiatri och väntetider.
19 (19)
| Webbrådgivaren Sverige AB | Diakongatan 32, 216 23 Malmö | 040-13 42 00 | [email protected] | www.wpr.se |