Verksamhetsplan 2015-2017
2015 Verksamhetsplan ‒2017 Domstolsverkets kontinuerliga arbete med Sveriges Domstolars kompetensförsörjning intensifieras under 2015. I fokus står Sveriges Domstolars attraktionskraft som arbetsgivare. På arbetsmark nadsdagar får vi möjlighet att berätta om det unika med domaryrket och om karriärmöjligheter na inom Sveriges Domstolar. På bilden: Sveriges Domstolars närvaro på Juristmässan vid Örebro universitet. Monterdeltagare Pernilla Anderberg Lindberg och Carolin Roos. Foto: Helen Larsson Vision Sveriges Domstolars rättskipning är av hög kvalitet, med snabb handläggning och enhetlig rättstillämpning. Verksamheten har ett högt förtroende hos allmänheten. Mål 1 Sveriges Domstolars dömande verksamhet bedrivs professionellt. Mål och ärenden avgörs snabbt, med bibehållen hög kvalitet, och det finns få mål i balans. 2 De personer som kommer i kontakt med Sveriges Domstolar bemöts på ett professionellt sätt. Det råder en hög och enhetlig servicenivå. Kommunikationskanalerna är väl utvecklade och den information som lämnas är lättillgänglig, relevant och begriplig. 3 I Sveriges Domstolar finns ett högt säkerhetsmedvetande. Lokalerna är säkra och uppfattas som trygga. 4 Sveriges Domstolar har lätt att rekrytera och behålla kvalificerad personal. Personalens kompetens utvecklas kontinuerligt och deras kunskaper tas till vara. 5 Sveriges Domstolar har effektiva verksamhetsstöd. 6 Sveriges Domstolars yttre organisation skapar förut sättning för en funktionell verksamhet. 8 Sveriges Domstolar har tillräckliga ekonomiska resurser och en ändamålsenlig resursfördelning, som ger alla myndigheter inom Sveriges Domstolar rätt förutsättningar för att bedriva sitt arbete. 9 Domstolarna och Domstolsverket samverkar effektivt. Ansvars- och arbetsfördelningen mellan domstolarna och Domstolsverket utgår från domstolarnas självständighet och Domstolsverkets uppdrag. Producerad av Domstolsverket. Diarienummer 620-2014 7 Sveriges Domstolar arbetar kontinuerligt med utveckling av inre organisation. Administrationen är effektiv. Ledarskapet är väl utvecklat, personalen är engagerad i hela verksamheten och kommunikationen inom verksamheten är effektiv. Domstolsverket har för 2015 fastställt fyra områden som särskilt prio riteras vad gäller utvecklingsinsatser. Dessa områden är: utveckla den strategiska styrningen, attrahera och rekrytera, fortsätta digitaliseringen av målhanteringen och effektivisera administrationen. Samtliga områden präglas av att glappet mellan var vi inom Sveriges Domstolar befinner oss och var vi vill befinna oss är särskilt stort. Omslagsbilden På bilden: Domstolsverkets medarbetare samlade för kompetensutveckling. Foto: Tobias Liedholm GENERALDIREKTÖREN HAR ORDET Innehållsförteckning 1 Generaldirektören har ordet .................................................................. 6 2 Planeringsförutsättningar för Domstolsverket ............................................ 8 2.1 Om verksamhetsplanen ......................................................................... 8 2.2 Domstolsverket uppdrag och ansvarsområden ............................................. 9 2.3 Ansvar för intern styrning och kontroll ...................................................... 9 2.4 Strategisk inriktning 2010–2020 ............................................................. 10 2.5 Regleringsbrev för 2015 ...................................................................... 10 2.6 Finansiering ..................................................................................... 12 2.7 Måltillströmning ................................................................................ 12 3 Domstolsverkets verksamhet 2015–2017................................................. 14 3.1 Basuppdrag och tidsbegränsade utvecklingsinsatser .................................... 14 3.2 Domstolsverkets organisation och avdelningarnas ansvarsområden ................. 15 3.3 Tidsbegränsade utvecklingsinsatser ........................................................ 16 3.4 Övriga satsningar............................................................................... 24 4 Domstolsverkets organisation ............................................................... 27 DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 5 GENERALDIREKTÖREN HAR ORDET 1 Generaldirektören har ordet Under de senaste åren har Sveriges Domstolar levererat mycket goda resultat. Domstolarna har utvecklat sin effektivitet, och balanserna och överbalanserna är nu på historiskt låga nivåer. Detta är glädjande, och det innebär i slutändan att många som väntar på att få sin sak prövad i domstol i dag behöver vänta kortare tid på det än tidigare. Samtidigt har regeringen aviserat att de ekonomiska anslagen till Sveriges Domstolar kommer att minska från och med 2016. Med minskade resurser kommer Domstolsverket – som har regeringens uppdrag att fördela medel inom Sveriges Domstolar – att verka för att de besparingar som blir nödvändiga så långt möjligt inte drabbar kärnverksamheten, dömandet. De minskade anslagen kommer emellertid att innebära en stor och tuff utmaning för all verksamhet inom Sveriges Domstolar de närmaste åren. De negativa konsekvenserna kan bli påtagliga, såväl för domstolarna som för Domstolsverket. Vi vet av erfarenhet att det kräver oerhört stora resurser att komma i kapp när balanserna i domstolarna blivit för stora. I sammanhanget vill jag betona hur viktigt arbetet med fortsatt effektivisering och ökad samverkan är, för att vi tillsammans ska kunna möta de utmaningar vi står inför. Över tid har samarbetet och dialogen mellan domstolarna och Domstolsverket utvecklats allt mer. Under 2015 går vi in i en ny och angelägen fas, när det strategiska rådet formellt har bildats. Det strategiska rådet består av fyra domstolschefer som ska vara rådgivande till generaldirektören i Domstolsverkets övergripande verksamhetsplaneringsprocess. Rådet kommer att vara med tidigt i dialogen i strategiskt viktiga frågor som rör hela Sveriges Domstolar. Jag är övertygad om att detta kommer att bidra till ett ökat helhetsperspektiv i planeringsarbetet. Behovet av att utveckla dialog och samverkan är samtidigt mycket stort domstolarna emellan. Det är angeläget att domstolarna i betydligt större utsträckning samverkar mer med varandra. Det hand- 6 lar exempelvis om frågor som hur domstolarna använder de befintliga verksamhetsstöden – för att Sveriges Domstolar ska kunna arbeta likartat, effektivt och med hög kvalitet. Förväntan på ökad enhetlighet i arbetssätt är stor såväl inom Sveriges Domstolar som hos våra brukare och vår omvärld. Under 2014 arbetade Domstolsverket för första gången utifrån fyra områden som särskilt skulle prioriteras vad gäller utvecklingsinsatser. Samma områden gäller även under 2015 och de är: utveckla den strategiska styrningen, attrahera och rekrytera, fortsätta digitaliseringen av målhanteringen och effektivisera administrationen. Samtliga områden präglas av att glappet mellan var vi inom Sveriges Domstolar befinner oss och var vi vill befinna oss är särskilt stort. Bildandet av det strategiska rådet är ett viktigt exempel på arbete inom området att utveckla den strategiska styrningen. När det gäller effektiviseringen av administrationen är ett spännande och viktigt steg att vi under 2015 räknar med att ha en gemensam strategi för en effektiv administration i Sveriges Domstolar. Syftet är bland annat att tydliggöra vad domstolarna respektive Domstolsverket ska ansvara för när det gäller administrativa uppgifter, liksom hur vi kan utbyta erfarenheter med varandra, för att samordnat möta de ökade krav som ställs på statlig administrativ verksamhet. Inom området attrahera och rekrytera kommer vi under 2015 att ha ett särskilt fokus på att utveckla chefs- och ledarskapet inom Sveriges Domstolar, utifrån den chefspolicy som fastställdes under 2014. Jag ser också att för att vi ska komma framåt inom området attrahera och rekrytera är det angeläget att tydliggöra ansvarsfrågor mellan Domstolsverket, domstolarna och Domarnämnden. De rekryteringsproblem som beskrivs av många domstolar är frågor som Domstolsverket behöver sätta ytterligare fokus på. DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 GENERALDIREKTÖREN HAR ORDET Behovet av att digitalisera domstolarnas målhantering är stort utifrån flera perspektiv – det gäller domstolarnas egna behov av att ha effektiva verksamhetsstöd liksom lösningar som bidrar till att göra arbetsplatserna mer moderna. Det handlar också om att möta olika krav från vår omvärld – såväl från andra myndigheter som från brukare och allmänhet. Samtidigt har Domstolsverket att förhålla sig till rådande förutsättningar – vi kan inte tillgodose alla behov. Vi måste prioritera hårt, både vad gäller utvecklingsinsatser inom de fyra satsningsområdena och det vi definierar som vårt basuppdrag. Basuppdraget utgör merparten av allt det Domstolsverket arbetar med för att kontinuerligt kunna ge domstolarna stöd och service. Under 2015 kommer Domstolsverket att arbeta vidare utifrån målsättningen att vi – såväl i vårt löpande arbete som i våra utvecklingsinsatser – gör rätt saker och att vi gör det på ett sätt som ger så stor nytta som möjligt. Martin Holmgren GENERALDIREKTÖREN HAR ORDET Behovet av att digitalisera domstolarnas målhantering är stort utifrån flera perspektiv – det gäller domstolarnas egna behov av att ha effektiva verksamhetsstöd liksom lösningar som bidrar till att göra arbetsplatserna mer moderna. Det handlar också om att möta olika krav från vår omvärld – såväl från andra myndigheter som från brukare och allmänhet. Samtidigt har Domstolsverket att förhålla sig till rådande förutsättningar – vi kan inte tillgodose alla behov. Vi måste prioritera hårt, både vad gäller utvecklingsinsatser inom de fyra satsningsområdena och det vi definierar som vårt basuppdrag. Basuppdraget utgör merparten av allt det Domstolsverket arbetar med för att kontinuerligt kunna ge domstolarna stöd och service. DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 Under 2015 kommer Domstolsverket att arbeta vidare utifrån målsättningen att vi – såväl i vårt löpande arbete som i våra utvecklingsinsatser – gör rätt saker och att vi gör det på ett sätt som ger så stor nytta som möjligt. Martin Holmgren 7 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DOMSTOLSVERKET 2 Planeringsförutsättningar för Domstolsverket 2.1 Om verksamhetsplanen Verksamhetsplanen beskriver den verksamhet som Domstolsverket planerar för åren 2015–2017, med särskild inriktning på 2015. Syftet med verksamhetsplanen är att redovisa: de förutsättningar som varit styrande för Domstolsverkets planering, avdelningarnas huvudsakliga ansvarsområden, det vill säga deras löpande arbete – basuppdrag, de tidsbegränsade utvecklingsinsatser inom de fyra satsningsområden som Domstolsverket planerar att genomföra mot bakgrund av planeringsförutsättningarna. Ändringar i planeringen kan behöva göras om förutsättningarna ändras, exempelvis om Domstolsverket får nya uppdrag från regeringen eller om olika omvärldsfaktorer förändras. Domstolarna Domstolarna Inklusive hyres-Inklusive och arrendenämnderna, hyres- och arrendenämnderna, Rättshjälpsmyndigheten, Rättshjälpsmyndigheten, Rättshjälpsnämnden Rättshjälpsnämnden och Notarienämnden och Notarienämnden Domstolarna Domstolarna Domstolarna Domstolarna Inklusive hyres- och arrendenämnderna, Inklusive hyres- och arrendenämnderna, Rättshjälpsmyndigheten, Rättshjälpsnämnden Rättshjälpsmyndigheten, Rättshjälpsnämnden Inklusive hyres- och arrendenämnderna, och Notarienämnden och Notarienämnden Rättshjälpsmyndigheten, Inklusive hyres- ochRättshjälpsnämnden arrendenämnderna, och Notarienämnden Rättshjälpsmyndigheten, Rättshjälpsnämnden och Notarienämnden Tidsbegränsade Tidsbegränsade Strategisk Strategisk inriktning inriktning utvecklingsinsatser utvecklingsinsatser Basuppdrag Basuppdrag Verksamhetsplan Verksamhetsplan Tidsbegränsade Tidsbegränsade Strategisk Strategisk inriktning inriktning utvecklingsinsatser Tidsbegränsade utvecklingsinsatser Tidsbegränsade Verksamhetsplan Verksamhetsplan Strategisk inriktning utvecklingsinsatser Strategisk inriktning utvecklingsinsatser Verksamhetsplan Basuppdrag Basuppdrag Basuppdrag Basuppdrag Verksamhetsplan Regeringen Regeringen Planeringsförutsättningar Planeringsförutsättningar Myndighetsförordning Myndighetsförordning Instruktion Instruktion Regleringsbrevet Regleringsbrevet OmvärldsanalysOmvärldsanalys Riskanalys Riskanalys Nulägesanalys Nulägesanalys Regeringen Regeringen Myndighetsförordning Regeringen Myndighetsförordning Instruktion Instruktion Regeringen Myndighetsförordning Regleringsbrevet Regleringsbrevet Instruktion Myndighetsförordning Regleringsbrevet Instruktion Regleringsbrevet 8 Planeringsförutsättningar Planeringsförutsättningar Omvärldsanalys Omvärldsanalys Planeringsförutsättningar Riskanalys Riskanalys Planeringsförutsättningar Omvärldsanalys Nulägesanalys Nulägesanalys Riskanalys Omvärldsanalys Nulägesanalys Riskanalys Nulägesanalys DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DOMSTOLSVERKET 2.2 Domstolsverkets uppdrag och ansvarsområden Enligt Domstolsverkets instruktion (SFS 2007:1073) har Domstolsverket ett övergripande uppdrag som består i att ge administrativt stöd och service till Sveriges Domstolar. Domstolsverket ska enligt instruktionen: i administrativt hänseende leda och samordna verksamheten för att skapa förutsättningar för en rättssäker verksamhet och se till att den bedrivs effektivt, åstadkomma en ändamålsenlig resursfördelning, vara en drivande och stödjande kraft i utvecklings- och kvalitetsarbete, arbeta för god tillgänglighet och information när det gäller verksamheten arbeta för god samverkan inom Sveriges Domstolar och med andra berörda myndigheter. Enligt Myndighetsförordningen (SFS 2007:515) ska myndighetens ledning inför regeringen ansvara för verksamheten och se till att denna bedrivs effektivt, enligt gällande rätt och enligt de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen. Vidare ansvarar ledningen för att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt, samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Av regleringsbrevet framgår bland annat regeringens mål- och resultatkrav på verksamheten och hur stora anslag som tilldelas. Den strategiska inriktningen, som Domstolsverket tagit fram i nära samarbete med domstolarna, gäller över perioden 2010–2020 och är en viktig plattform för Domstolsverkets planering. Domstolsverket gör årligen en omvärldsanalys och en nulägesanalys. I dessa analyseras utvecklingen inom olika områden i samhället och internt inom Sveriges Domstolar. Analyserna ligger sedan till grund för vilka områden som Domstolsverkets ledning bedömer att verksamheten ska satsa särskilt på under planeringsperioden. Allt detta styr Domstolsverkets verksamhet vad gäller såväl basuppdrag som tidsbegränsade insatser. Basuppdraget i form av det löpande arbetet omfattar den största delen av Domstolsverkets verksamhet. Verksamheten omfattar också ett antal tidsbegränsade utvecklingsinsatser, vilka presenteras mer utförligt i denna verksamhetsplan. Illustrationen visar de huvudsakliga faktorer som påverkar verksamhetens inriktning. 2.3 Ansvar för intern styrning och kontroll Domstolsverkets ledning ska säkerställa att den interna styrningen och kontrollen fungerar på ett betryggande sätt med beaktande av kraven i myndighetsförordningen. Enligt instruktionen för Domstolsverket är ledningen ytterst ansvarig för den interna styrningen och kontrollen inom Sveriges Domstolar 1. Enligt instruktionerna för myndigheterna i Sveriges Domstolar är respektive myndighetschef skyldig att vid myndigheten genomföra den interna styrning och kontroll som Domstolsverket ansvarar för. Domstolsverkets ledning ska i årsredovisningen lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen är betryggande eller inte. För detta krävs systematisk och regelbunden uppföljning. Den interna styrningen och kontrollen är en ständigt pågående process för att leda verksamheten på ett riskmedvetet sätt. Processen ska alltså vara integrerad med såväl verksamhetsplaneringsprocessen som med uppföljningen av verksamheten. Sveriges Domstolar är samlingsnamnet för domstolarnas verksamhet. Sveriges Domstolar omfattar de allmänna domstolarna, de allmänna förvaltningsdomstolarna, hyres- och arrendenämnderna, Rättshjälpsmyndigheten, Rättshjälpsnämnden, Notarienämnden och Domstolsverket. 1 DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 9 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DOMSTOLSVERKET 2.4 Strategisk inriktning 2010–2020 Det huvudsakliga syftet med den strategiska inriktningen är att skapa ett tydligt och praktiskt planeringsverktyg för Domstolsverkets arbete, som är väl förankrat inom hela Sveriges Domstolar. Den strategiska inriktningen innehåller en övergripande vision (se sidan 4) om att Sveriges Domstolars rättskipning är av hög kvalitet, sker med snabb handläggning och enhetlig rättstillämpning samt att verksamheten har ett högt förtroende hos allmänheten. Utifrån visionen finns nio mål formulerade. Till varje mål hör ett antal strategier för hur Domstolsverket ska arbeta för att bidra till att målen uppfylls. 2.5 Regleringsbrev för 2015 Regleringsbrevet för Sveriges Domstolar innehåller det övergripande målet att verksamheten vid Sveriges Domstolar ska bedrivas med hög kvalitet och vara effektiv. Övriga regleringsbrev reglerar bland annat migrationsdomstolarna, trängselskatt och internationell civil krishantering. Målen enligt regleringsbrevet för Sveriges Domstolar delas in i: • dömande verksamhet, • beslutande och rättsvårdande verksamhet, • internationella uppdrag. Utöver dessa mål finns också övriga återrapporteringskrav. I regleringsbrevet får Domstolsverket även särskilda uppdrag. Nedan redovisas mål, återrapporteringskrav och vissa pågående uppdrag utifrån regleringsbrevet för 2015. 2.5.1 • • • • • • 10 Mål i den dömande verksamheten Av brottmålen, exklusive förtursmål, ska 75 procent ta högst fem månader att avgöra i tingsrätt respektive hovrätt. Av tvistemålen, exklusive gemensam ansökan om äktenskapsskillnad, ska 75 procent ta högst sju månader att avgöra i tingsrätt respektive fem månader i hovrätt. Av målen i förvaltnings- och kammarrätterna, exklusive förturs- och migrationsmål, ska 75 procent ta högst sex månader att avgöra i respektive instans. Av migrationsmålen ska 90 procent ta högst fyra månader att avgöra i migrationsdomstol. Av avlägsnandemålen avseende ensamkommande barn ska dock 90 procent ta högst två månader att avgöra. Av verkställighetsmålen ska 90 procent ta högst en månad att avgöra. Av migrationsmålen vid Migrationsöverdomstolen ska 90 procent ta högst två månader att avgöra. De sammanlagda överbalanserna vid domstolarna ska minska. Tings- och hovrätter, förvaltnings- och kammarrätter samt Högsta domstolen och Högsta förvaltningsdomstolen ska för varje år, i samråd med Domstolsverket, själva sätta sina verksamhetsmål i enlighet med den mallstruktur för verksamhetsmål som Domstolsverket fastställer. 2.5.2 Återrapporteringskrav i den dömande verksamheten Domstolsverket ska särskilt redovisa handläggningstider i mål där personer under 21 år står åtalade samt vilka åtgärder som har vidtagits för att korta handläggningstiderna i dessa mål. 2.5.3 Mål i den beslutande och rättsvårdande verksamheten Av ärendena vid hyres- och arrendenämnderna, exklusive ärenden om avstående av besittningsskydd för bostad och lokal samt ärenden om lokalmedling, ska 75 procent ta högst fyra månader att avgöra. Hyres- och arrendenämnderna, ska för varje år i samråd med Domstolsverket, själva sätta sina verksamhetsmål i enlighet med den mallstruktur för verksamhetsmål som Domstolsverket fastställer. 2.5.4 Mål avseende internationella uppdrag Domstolsverket ska initiera och samordna Sveriges Domstolars internationella verksamhet. Domstolsverket ska kunna bidra till internationell civil krishantering och utvecklingssamarbete. Domstolsverket får dessutom delta i internationell samverkan. Domstolsverket ska utifrån ett rättskedjeperspektiv samverka med Kriminalvården, Polismyndigheten och Åklagarmyndigheten kring internationell civil krishantering och utvecklingssamarbete. Samverkan ska också ske i enlighet med regeringsbeslut 2013-09-12 om myndighetssamverkan för internationell fredsfrämjande verksamhet (UF2013/52812/UD/SP). De finansiella villkoren för Domstolsverkets bidrag till internationell civil krishantering specificeras i regleringsbrev under utgiftsområde 7. DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DOMSTOLSVERKET 2.5.5 Återrapporteringskrav avseende internationella uppdrag Domstolsverket ska redovisa: • omfattningen av och kostnaderna för sitt bidrag till internationell civil krishantering och kortfattat analysera vilka resultat deltagandet lett till i olika insatser, • vidtagna åtgärder för att säkerställa att all personal som myndigheten skickar till internationella civila krishanteringsinsatser ska vara utbildad i resolution 1325 och ha kunskap om kvinnors och mäns behov och roller i konflikt- och postkonfliktsituationer i enlighet med regeringsbeslutet UF2014/56358/UD/SP. 2.5.6 Övriga återrapporteringskrav Domstolsverket ska särskilt redovisa: • åtgärder som vidtagits för att öka allmänhetens förtroende för domstolarna, inklusive åtgärder som vidtagits för att säkerställa att parter, målsäganden och vittnen får ett bra bemötande och relevant information, • åtgärder som vidtagits för att förbättra ordningen i domstol och öka skyddet och säkerheten för de anställda i domstolen, för parter och andra som deltar i en rättegång samt för övriga personer som besöker domstolarna i enlighet med slutsatserna i myndighetens rapporter ”Ordning i domstol” och ”Säkerheten i domstol för målsägande och vittnen”, • en beskrivning av vilka konsekvenser de höjda ansökningsavgifterna i allmän domstol från och med den 1 juli 2014 har fått avseende avgiftsintäkter samt mål- och ärendetillströmning. 2.5.7 Uppdrag Nya uppdrag 1. Domstolsverket ska redovisa en plan för hur myndigheten avser utveckla arbetet med jämställdhetsintegrering i syfte att verksamheten inom Sveriges Domstolar ska bidra till att nå de jämställdhetspolitiska målen (prop.2012/13:1 utg.omr. 13, bet. 2012/13:AU1, rskr. 2012/13:123). I det arbetet ska domstolarna och hyres- och arrendenämnderna DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 delta. Planen ska innehålla identifierade utvecklingsbehov, mål och aktiviteter som myndigheten avser att vidta, samt genomföras under 2016–2018. Vidare ska planen beskriva på vilket sätt jämställdhet kan integreras och bli en del av Sveriges Domstolars ordinarie verksamhet, exempelvis i styrprocesser. Planen ska slutredovisas till Regeringskansliet senast den 2 november 2015. Redovisning av åtgärder och resultat utifrån planen ska ske i årsredovisningen för 2016–2018. Domstolsverket ska även lämna en delredovisning den 22 februari 2018 till Regeringskansliet där resultatet av genomfört arbete för 2015–2017 beskrivs och analyseras. Vissa pågående uppdrag 1. Domstolsverket har tillsammans med Brottsoffermyndigheten regeringens uppdrag att gemensamt verka för att vittnesstödsverksamhet bedrivs vid samtliga tingsrätter och hovrätter (Ju2006/5404/KRIM). Myndigheterna har också i uppdrag att senast den 30 november 2015 lämna förslag till en långsiktigt hållbar organisation för och finansiering av vittnesstödsverksamheten (Ju2014/3767/KRIM). 2. Med stöd av Brottsförebyggande rådet ska Domstolsverket i samverkan med Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten och Kriminalvården samordna och utveckla prognos- och analysarbetet för att förbättra myndigheternas möjligheter att bedöma sin framtida verksamhetsvolym. Brottsförebyggande rådets bidrag ska syfta till att analysmetoden genomgående håller hög kvalitet. Utgångspunkten är att prognosmodellen ska ge en gemensam och rättvisande bild av flödet i alla brottmålsprocessens centrala delar. Myndigheterna ska lämna en gemensam årlig rapport i samband med budgetunderlaget. Rapporten ska innehålla en analys av tidigare lämnade prognoser i förhållande till det faktiska utfallet. 3. Domstolsverket har tillsammans med Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten, Kriminalvården, Brottsförebyggande rådet, Kustbevakningen, Tullverket och Skatteverket i uppdrag att fortsätta arbetet med att samordna informationsförsörjningen i brottmålsprocessen och därigenom utveckla verksamheterna i rättsväsendet. 11 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DOMSTOLSVERKET 2.6 Finansiering Sveriges Domstolars ekonomi är mycket ansträngd. I det budgetunderlag som skickades in till regeringen i mars 2014 gjordes bedömningen att Sveriges Domstolar klarar 2015 utan tillskott, men att behov av ramökning finns från 2016 med 267 mnkr. I budgetpropositionen minskar regeringen anslagsnivån för Sveriges Domstolar med cirka 150 mnkr från 2016 samtidigt som pris- och löneomräkningen blir lägre, totalt blir minskningen 180 mnkr. Det råder visserligen en viss ovisshet kring de ekonomiska förutsättningarna framöver, men den nyligen beslutade statsbudgeten innehåller samma anslagsnivåer för Sveriges Domstolar som regeringens budgetproposition gjorde. Redan för 2015 finns behov av att minska kostnaderna för att klara anslagsnivåerna de kommande åren. Till följd av minskade anslagsnivåer kommer ytterligare besparingar att krävas från 2016. Löneomräkningstalet för år 2014 var relativt högt, 3,9 procent, vilket beror på de relativt höga löneökningarna för tjänstemän inom industrin år 2012. Löneomräkningstalet för 2015 och 2016 har minskats med 25 procent för samtliga statliga anslagsfinansierade verksamheter och uppgår till en procent för 2015. I budgetpropositionen nämner regeringen att om Straffprocessutredningens (SOU 2013:17) förslag genomförs kommer det att innebära effektiviseringar för Sveriges Domstolar. Det är i nuläget oklart när reformen kan genomföras och hur stora effektiviseringar reformen kan ge. Domstolsverket har startat ett arbete med att analysera hur det förändrade ekonomiska läget ska hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Utgångspunkten är att kärnverksamheten ska påverkas i så liten utsträckning som möjligt. Det är ännu för tidigt att säga vilka konsekvenserna blir för Sveriges Domstolar, men med minskade anslagsnivåer och låga löneomräkningstal finns en stor risk för en negativ påverkan på verksamheten. 2.7 Måltillströmning Måltillströmningen sammantaget till Sveriges Domstolar har under 2014 fortsatt minska svagt jämfört med föregående år, knappt 3 000 mål eller en procent. Måltillströmningen är den lägsta sedan 2010, men förändringarna har varit små de senaste fem åren. Vid tingsrätterna har brottmålen fortsatt minska i antal. Under 2014 sjönk även inflödet av tvistemål. Vid förvaltningsrätterna minskar antalet skatte- och bidragsmål efter några års uppgång. Antalet socialförsäkringsmål ökar dock efter de senaste årens kraftiga nedgång. Ökningen härrör sig dock till en hög, tillfällig tillströmning av enskild måltyp till förvaltningsrätten i Stockholm. Migrationsmålen har ökat svagt, dock har de mest arbetskrävande asylmålen minskat i takt med hög bifallsfrekvens vid Migrationsverkets prövningar. Antalet inkomna brottmål har minskat för varje år sedan det antalsmässiga toppåret 2010. Det är dock framför allt bötesmålen som har minskat, medan övriga brottmålstyper legat antalsmässigt stabila. Polisen bedömer att utflödet av ärenden redovisade till åklagare kommer fortsätta minska de närmaste fyra åren. Åklagarmyndigheten bedömer att utflödet av brottsmisstankar med åtalsbeslut kommer vara i princip oförändrat, mycket på grund av ett prognostiserat högt antal brottsmisstankar rörande bedrägerier. I linje med detta bedömer Domstolsverket att antalet inkomna brottmål kommer vara oförändrat de närmaste åren jämfört med 2014. Det finns dock en stor osäkerhet rörande denna prognos. Den nyligen genomförda omorganisation- 12 en av Polisen och eventuella konsekvenser av Straffprocessutredningens förslag, bidrar till osäkerhet kring utvecklingen de närmaste åren. Måltillströmningen av de dispositiva tvistemålen styrs delvis av konjunkturutvecklingen. Samtidigt finns en viss osäkerhet om de ansökningsavgifter som höjdes vid halvårsskiftet 2014 samt tilläggsavgifterna för mål som överlämnas till tingsrätt kommer påverka måltillströmningen. Vissa tecken på minskning av målinflödet syntes under hösten 2014, men det är för tidigt att dra några säkra slutsatser kring den fortsatta utvecklingen. Sammantaget bedöms dock tvistemålen öka svagt de närmaste åren i takt med ett fortsatt ökat inflöde av framför allt familjemål. Även målen vid mark- och miljödomstolarna prognostiseras fortsätta följa rådande trend med svagt ökande antal PBL- och miljömål. Vid förvaltningsrätterna har den totala måltillströmningen de senaste åren varit relativt konstant, trots stora förändringar i målinflödet för enskilda målkategorier. Antalet inkomna socialförsäkringsmål har fluktuerat mycket beroende på lag- och regeländringar, balansavarbetning vid Försäkringskassan och tillfällig ökning av mål rörande sjuklön. Exkluderas de mål som i stort antal inkommit 2014 vid Förvaltningsrätten i Stockholm rörande ”lagen om ersättning för kostnader till följd av vård i ett annat land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet”, har antalet inkomna socialförsäkringsmål nått nya lägsta nivåer under 2014. Försäkringskassan bedömer att antalet omprövningar de närmaste DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DOMSTOLSVERKET åren kommer vara i paritet med 2014, vilket skulle innebära en relativt oförändrad måltillströmning till förvaltningsrätterna. Skattemålen har minskat under ett antal år, med avbrott för ökning enskilda år till följd av tillfälligt hög måltillströmning för vissa enskilda måltyper. Antalet skattemål bedöms nu ha nått en nivå som kommer råda de närmaste åren, inte minst då Skatteverket ämnar fortsätta sin strategi med fokus på färre, men större utredningar. Antalet inkomna bidragsmål har haft en stigande trend under större delen av 2000-talet. Måltillströmningen styrs delvis av konjunkturläget och dess effekter på arbetslösheten. Utifrån att vissa grupper på arbetsmarknaden får allt svårare att bryta perioder av lång arbetslöshet och bidragsberoende bedöms måltillströmningen öka de närmaste åren. Antalet asylsökande till Sverige är på de högsta nivåerna sedan 1990-talet och bedöms öka ytterligare under 2015. Trots detta har måltillströmningen av asylmål snarare vikit eftersom bifallsfrekvensen är hög. Antalet asylmål bedöms öka något under 2015, men med potential att öka mycket kraftigt på sikt. Osäkerheten kring migrationsmålens utveckling är dock mycket stor och kan snabbt förändras till följd av politiska händelser i omvärlden. Sammantaget bedöms måltillströmningen vara relativt stabil de närmaste åren vid de allmänna DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 domstolarna och allmänna förvaltningsdomstolarna, exkluderat asylmålen vid migrationsdomstolarna där en markant ökning med stor sannolikhet lär ske men oklart när. För en fördjupad redogörelse kring den prognostiserade målutvecklingen de närmaste åren hänvisas till Domstolsverkets intranät och till rapporten ”Prognoser för måltillströmning 2015– 2018” som publiceras i samband med färdigställandet av budgetunderlaget. Även om prognosen pekar på en modest målförändring de närmaste åren måste det understrykas att det finns ett mått av stor osäkerhet kring målutvecklingen. Till detta ska läggas att komplexiteten i målen också har en mycket stor betydelse. Just ökad komplexitet lyfts fram av ett flertal domstolar som en försvårande omständighet under de senaste åren, bland annat vad avser brott- och skattemål. Ett ökat inflöde av mål, framför allt med ökad komplexitet, leder till ökad arbetsbelastning för Sveriges Domstolar. Om inte Sveriges Domstolar kompenseras finns det en risk för längre handläggningstider och ökade balanser. Kvaliteten kan i värsta fall bli lidande. Målutvecklingen kan även påverka organisation, arbetsformer, kompetensutveckling och övriga resurser. Prognoserna för underrätterna avseende målförändringen förväntas slå igenom för överrätterna, om inget exceptionellt inträffar, då kan en justering ske. 13 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 3 Domstolsverkets verksamhet 2015–2017 3.1 Basuppdrag och tidsbegränsade utvecklingsinsatser Varje avdelning och enhet på Domstolsverket har i grunden ett basuppdrag. Dessa framgår av arbetsordningen. Med basuppdrag avses löpande eller återkommande arbetsuppgifter som ofta bedrivs i form av olika arbetsprocesser. Utöver basuppdraget finns också ett varierande utrymme för tidsbegränsade utvecklingsinsatser. Dessa kan bland annat utgöras av: • regeringsuppdrag eller utvecklingsinsatser som måste göras på grund av nya lagkrav, • särskilda tidsbegränsade utvecklingsinsatser inom olika områden som valts ut av avdelning och ledning, ofta i form av projekt, • del av basuppdrag som under en period lyfts till tidsbegränsad utvecklingsinsats för att sedan lyftas tillbaka i basuppdraget. Huvuddelen av de medel som Domstolsverket förfogar över används för basuppdrag – Domstolsverkets löpande verksamhet – som måste genomföras. Det innebär att utrymmet för särskilda områdessatsningar – Domstolsverkets tidsbegränsade utvecklingsinsatser – är begränsat. I början av varje planeringsperiod är dessutom redan en del av utrymmet uppbokat genom regeringsuppdrag eller motsvarande samt av redan pågående uppdrag. Myndigheterna inom staten åläggs varje år ett ef- Regeringsuppdrag m.m., redan pågående uppdrag samt tidigare valda utvecklingsinsatser fektiviseringskrav genom ett produktivitetsavdrag som innebär att myndigheterna inte får full kostnadstäckning för löneökningar. Det innebär att ständiga förbättringar och effektiviseringar ska ske, samt ständig prövning av om vissa basuppdrag ska fortsätta utföras eller inte. Prioritering inom de återstående resurserna sker genom en modell som utgår ifrån omvärlds- och riskanalyser och som sedan leder till att målen i den strategiska inriktningen bryts ned i olika områdessatsningar. Dessa kan ha bäring på flera mål. Områdena kännetecknas av att det finns ett tydligt gap mellan var organisationen är i dag (nuläge) och var organisationen bör vara (önskat läge). Generaldirektören har för 2015 fastställt att de särskilda satsningsområdena ska vara desamma som under 2014 nämligen: • Utveckla den strategiska styrningen. • Attrahera och rekrytera. • Fortsätta digitalisera målhanteringen. • Fortsätta effektivisera administrationen. Utöver dessa fyra områden sker även vissa övriga tidsbegränsade utvecklingsinsatser. Dessa kan vara regeringsuppdrag eller insatser som måste genomföras på grund av till exempel lagkrav eller tekniska krav. Resurser till tidsbegränsade utvecklingsinsatser När en utvecklingsinsats är klar kan den lyftas ner i basuppdraget (förvaltning) Del av basuppdrag kan lyftas till en tidsbegränsad utvecklingsinsats 14 Resurser till basuppdrag ska vara föremål för ständig utveckling (särskilt effektivisering och uppdragsfördelning DV/domstolarna) DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 3.2 Domstolsverkets organisation och avdelningarnas ansvarsområden Insynsrådet Insynsrådets uppgift är att utöva insyn i verksamheten och ge generaldirektören råd. Rådet består av högst tio ledamöter. Generaldirektören är ordförande i rådet och ska hålla rådet informerat om verksamheten. Generaldirektör Generaldirektören styr, leder och organiserar Domstolsverket i syfte att genomföra verkets uppdrag och uppnå de av regeringen fastställda verksamhetsmålen. Generaldirektören är ytterst ansvarig för att verksamheten bedrivs effektivt och målinriktat. Personalansvarsnämnden Personalansvarsnämnden fattar beslut i personalansvarsärenden. Personalansvarsnämndens uppgifter framgår i huvudsak av 7 § förordningen (2007:1073) med instruktion för Domstolsverket och 25 § myndighetsförordningen (2007:515). Generaldirektören är ordförande i personalansvarsnämnden. Notarienämnden Domstolsverket utför administrativa och handläggande uppgifter åt Notarienämnden som är en självständig myndighet. GD-stab GD-staben ansvarar för att utifrån ett helhetsperspektiv biträda generaldirektören i ledningen och uppföljningen av Domstolsverkets verksamhet. Staben ansvarar för att identifiera, driva och följa upp strategiska frågor för Domstolsverket som helhet och för övergripande samordning inom Domstolsverket. GD-stab ansvarar också för den IT-strategiska styrningen inom Sveriges Domsstolar. I övergripande strategiska frågor ansvarar staben för samverkan inom Sveriges Domstolar, för samverkan med andra myndigheter och för samordning av dialoger med regeringskansliet. Chefen för GDstaben är även Domstolsverkets planeringsdirektör. Avdelningen för domstolsutveckling Avdelningen för domstolsutveckling ansvarar för att driva och stödja domstolarnas arbete med att utveckla kärnverksamheten, det vill säga mål- och ärendehanteringen. Avdelningen ansvarar även för att samordna Domstolsverkets utvecklingsinsatser när det gäller domstolarnas administrativa verksamhet och kärnverksamhet genom den så kallade domstolsutvecklingsgruppen, samt bistå med verksamhetskunskap och metodstöd vid utvecklingsin- DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 satser som faller inom andra avdelningars ansvarsområden. Avdelningen ansvarar även för Domstolsverkets arbete med Rättsväsendets informationsförsörjning. Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen ansvarar för finansieringsfrågor avseende Sveriges Domstolar samt resursfördelningen inom verksamheten. Avdelningen ansvarar för ekonomistyrningen inom Sveriges Domstolar i vilken ingår uppföljning, analys och prognostisering av Sveriges Domstolars ekonomi och verksamhet. Avdelningen ansvarar också för redovisning, ekonomi- och löneadministration inom Sveriges Domstolar. I avdelningens ansvar ingår att ta fram årsredovisning och budgetunderlag till regeringen. Avdelningen för HR och kommunikation Avdelningen för HR och kommunikation ansvarar för att driva övergripande arbetsgivar- och kommunikationsfrågor inom Sveriges Domstolar, och att biträda och stödja chefer och övriga medarbetare inom Sveriges Domstolar i strategiska och operativa arbetsgivar- och kommunikationsfrågor. Avdelningen ansvarar även för att skapa förutsättningar för ett tydligt ledarskap och medarbetarskap. Förutom enheternas sakområden ansvarar avdelningen även för förstärkningsstyrkans kansli. Avdelningen för kompetensutveckling och internationella relationer Avdelningen för kompetensutveckling och internationella relationer ansvarar för kompetensutvecklingsfrågor, innefattande att identifiera och att samla in behovet av kompetensutveckling, internationell biståndsfinansierad verksamhet samt initiering och samordning av Sveriges Domstolars internationella verksamhet. Chefen för avdelningen är även rektor för Domstolsakademin. Rektor leder Domstolsakademins verksamhet när det gäller kompetensutveckling. I förhållande till generaldirektören och Domstolsverket i övrigt ansvarar rektor självständigt för vilka utbildningar avseende den dömande verksamheten som, inom ramen för av generaldirektören tilldelad budget, ska erbjudas domstolarna och nämnderna och för innehållet i dessa utbildningar. Till Domstolsakademin finns knutet ett särskilt råd. Rådets ledamöter består av domstolschefer och vissa ytterligare externa ledamöter. 15 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 Avdelningen för säkerhet och service Avdelningen för säkerhet och service ansvarar för frågor om lokalförsörjning, teknik, upphandling, säkerhet samt miljöåtgärder och energieffektiviseringsåtgärder. Chefen för avdelningen är även Domstolsverkets säkerhetschef. Säkerhetschefen leder säkerhetsarbetet inom Domstolsverket. I rollen ingår också att ha en rådgivande roll i säkerhetsfrågor inom Sveriges Domstolar och att samordna säkerhetsfrågor mot andra myndigheter och aktörer. IT-avdelningen IT-avdelningen ansvarar för drift, utveckling och förvaltning av Sveriges Domstolars gemensamma system och infrastruktur. IT-avdelningen ansvarar vidare för utförandet av Sveriges Domstolars ITtjänster. Internrevisionen Internrevisionen ansvarar för intern revision inom Domstolsverkets verksamhetsområde i enlighet med internrevisionsförordningen (2006:1228) och de riktlinjer för internrevisionen vid Domstolsverket som generaldirektören fastställt. 3.3 Tidsbegränsade utvecklingsinsatser 3.3.1 Utveckla den strategiska styrningen Utvecklingen av den strategiska styrningen är en fortsättning på den verksamhetsöversyn som Domstolsverket genomförde 2012–2013. Styrningen ska säkerställa att Domstolsverket möter domstolarnas och medborgarnas behov. En viktig del i detta arbete är att utveckla dialogen med domstolarna i strategiska frågor. Dialogen är efterfrågad både av domstolarna och Domstolsverket. Syftet är att öka samsyn och helhetsagerande inom områden där det krävs gemensamma åtgärder, för att öka kvaliteten och effektiviteten inom Sveriges Domstolars verksamhet. Området tar framför allt sikte på mål 7, 8 och 9 i den strategiska inriktningen. Målen omfattar bland annat effektiv kommunikation, ändamålsenlig resursfördelning och samverkan. Utveckling av dialogen med det strategiska rådet I september 2014 beslutade Domstolsverkets generaldirektör att ett strategiskt råd bestående av fyra domstolschefer skulle bildas från och med den 1 januari 2015. Fyra domstolschefer har utsetts att ingå i det strategiska rådet genom ett förfarande som samtliga domstolschefer kommit överens om. Rådet kommer ha en rådgivande funktion till generaldirektören i den övergripande verksamhetsplaneringsprocessen. För 2015 har ett antal mötestillfällen för dialogen mellan generaldirektören och strategiska rådet planerats in. Domstolsverkets dialog med strategiska rådet ska leda till en utveckling av Domstolsverkets prioriteringar och val av satsningsområden och tidsbegränsade utvecklingsinsatser. Dialogen ska också öka samsynen och helhetsagerandet inom Sveriges Domstolar. Under 2015 ska den närmare processen för dialogen mellan Domstolsverkets generaldirektör och strategiska rådet utvecklas. Frågor om vilka arbets- 16 former som ska gälla och vilka närmare frågor som ska bli föremål för diskussion mellan generaldirektören och rådet kommer att diskuteras med rådet under året. Även frågan om hur övriga domstolschefer och Sveriges Domstolar i stort ska informeras om de frågor som Domstolsverket tar upp med strategiska rådet kommer tas om hand i utvecklingsarbetet. Översyn av domstolschefsgrupperna Under 2015 kommer Domstolsverket att i samråd med domstolarna genomföra en översyn av domstolschefsgrupperna. Domstolschefsgrupperna har funnits sedan 2006 och har från att ha varit ett forum för Domstolsverkets diskussioner med domstolscheferna i lönebildningsfrågor kommit att omfatta centrala verksamhetsfrågor inom Domstolsverkets hela verksamhetsområde. Önskemål om en översyn av domstolschefsgrupperna framfördes av domstolarna vid Chefsdagarna 2013 och behovet av en översyn har också inför bildandet av det strategiska rådet accentuerats. Ett syfte med översynen är att utvärdera om nuvarande sammansättning av grupperna är den mest effektiva eller om andra sammansättningar av grupperna vore bättre för utvecklingen av dialogen och samverkan mellan domstolarna och Domstolsverket. Ett annat syfte är att i samband med bildandet av strategiska rådet se över vilka frågor som i fortsättningen från Domstolsverkets sida bör tas upp i domstolschefsgrupperna. Målet med översynen är att ytterligare utveckla formerna och innehållet i dialogen och samverkan mellan domstolarna och Domstolsverket. DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 Utforma gemensamt ramverk och styrande principer för Sveriges Domstolars arbete med verksamhetsutveckling Sveriges Domstolar har behov av att utveckla mer moderna verksamhetsstöd för både kärnverksamheten och administrationen. Vidare finns ett behov av att få till stånd elektronisk kommunikation med fler myndigheter och en utveckling av digitala tjänster. Mot bakgrund av dessa kommande utvecklingsarbeten behöver bland annat roll- och ansvarsfördelningen mellan Domstolsverket och domstolarna ytterligare tydliggöras. Därutöver finns behov av att skapa en gemensam målbild för det framtida verksamhetsutvecklingsarbetet och en samsyn kring hur arbetet bör bedrivas. Under 2015 kommer Domstolsverket, tillsammans med domstolarna, att utforma ett gemensamt ramverk och styrande principer för Sveriges Domstolars arbete med verksamhetsutveckling. Syftet är att stärka Sveriges Domstolars gemensamma förmåga att möta de krav som medborgare och omvärld ställer på att verksamheten ska bedrivas med hög kvalitet, vara effektiv samt inge ett högt förtroende. Målet är att öka effektiviteten i kommande utvecklingsarbeten. Definiera och utveckla Domstolsverkets kommunikationssystem Domstolsverket har de senaste åren genomgått en verksamhetsöversyn, som bland annat resulterat i en omorganisation och en rad arbeten för att utveckla nya modeller, processer och forum för att styra och leda verksamheten. En aspekt av den övergripande styrmodellen är Domstolsverkets kommunikationssystem, det vill säga hur kommunikationskanaler och forum samverkar i en helhet på olika nivåer för olika aktörer, för att stödja och möjliggöra de olika processer som verksamheten drivs genom. Den utveckling som har skett av de bakomliggande verksamhetsprocesserna föranleder även en utveckling av kommunikationssystemet. Under första halvåret 2015 ska Domstolsverkets kommunikationssystem kartläggas för att identifiera behov av informationsspridning och kommunikation som i dag inte tillgodoses optimalt, ge förslag på nya kanaler, ta fram nya rutiner och förtydliga kommunikationsansvar med mera. Beskrivningen av kommunikationssystemet blir i sig ett verktyg för framför allt ledning och chefer samt för enheterna för kommunikationsstruktur och kommunikationsstöd, att systematiskt och på rätt sätt – i rätt tid, i rätt kanal, till rätt målgrupp – kommunicera det som behöver kommuniceras för att verksamhetens mål ska nås. DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 Framtagning av beställar-utförarmodell Behov kvarstår av att tydliggöra relationerna i organisationen mellan beställare och utförare vad gäller verksamhetsstödjande IT-tjänster. Under 2014 har arbete med att ta fram direktiv för ett projekt om en beställar- och utförarmodell genomförts och i början av 2015 kommer projektarbetet påbörjas. Arbetet syftar till att ta fram en modell som beskriver ledningsprocess, roller, ansvar och fora. Modellen ska omfatta beställning av verksamhetsstödjande IT-tjänster och ska samverka med Domstolsverkets former för verksamhetsutveckling och andra modeller som till exempel projektstyrningsmodellen. Etablering av arkitekturledning Syftet med att etablera arkitekturledning är att möta behovet av att ha en helhetssyn över verksamhetens behov samt de tjänster och verksamhetsstöd som erbjuds, ställt i relation till de visioner, verksamhetsmål och strategiska inriktningar som finns inom Sveriges Domstolar samt till förväntningar hos Sveriges Domstolars intressenter. Arkitekturledningen säkerställer förmågan att skapa en tydlig koppling mellan verksamhetens strategiska visioner samt verksamhetsbehov och olika former av lösningar, vilka kan vara manuella såväl som automatiserade lösningar för verksamheten. För att skapa förutsättningar för denna helhetssyn krävs etablering av ett gemensamt förhållningssätt samt en funktion som får ansvaret att leda den samlade arkitekturen på strategisk nivå. Viktiga motivatorer för en arkitekturledning är Domstolsverkets värdegrundsord, helhetssyn, samt Domstolsverkets förhållningssätt att verksamhetsstöden ska utvecklas utifrån ett verksamhetsdrivet perspektiv och inte från ett teknikstyrt perspektiv. Under 2015 kommer Domstolsverket att etablera arbetsformer för arkitekturledningen såsom mötesfrekvens, mötesagenda samt definiera och beskriva vilka arkitekturella modeller, metoder och styrande principer som ska tas fram samt hur rapporteringsvägarna ska se ut. Utveckling av processen för intern styrning och kontroll Under året kommer den interna styrningen och kontrollen att fortsätta utvecklas. Med intern styrning och kontroll menas den process som syftar till att Sveriges Domstolar med rimlig säkerhet fullgör kraven på verksamheten. Under 2014 har arbete pågått med att ta fram styrdokument. Dessa kommer att införas under året och omfattar föreskrift samt handledning och rekommendationer för genomförande av intern styrning och kontroll. Till styrdokumenten kommer det också att finnas 17 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 stödmaterial som bland annat omfattar metodstöd för riskhantering och mall för självutvärdering. 3.3.2 Attrahera och rekrytera Området ”attrahera och rekrytera” omfattar kompetensförsörjning inom Sveriges Domstolar och har framför allt bäring mot mål 4 i den strategiska inriktningen. Förmågan att rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare är helt avgörande för Sveriges Domstolars möjligheter att uppnå verksamhetsmålen samt att bibehålla och utveckla god kvalitet i verksamheten. Brist på personal med rätt kompetens kan bland annat leda till ökade målbalanser och sämre rättssäkerhet, vilket i sin tur kan bidra till en urholkning av förtroendet för Sveriges Domstolar. Sveriges Domstolars arbetsgivarerbjudande och rekrytering av ordinarie domare Sveriges Domstolar har definierat sitt arbetsgivarerbjudande, och därmed tydliggjort vilka centrala budskap som ska användas för att Sveriges Domstolar ska bli tydligare som arbetsgivare i förhållande till nuvarande och potentiella medarbetare. Under 2015 kommer Domstolsverket att ta fram en plan för hur arbetsgivarerbjudandet ska kommuniceras internt i Sveriges Domstolar och till omvärlden. I detta arbete kommer frågan om rekrytering av ordinarie domare att prioriteras. Möjligheten att adjungera i överrätterna har starkt begränsats efter det beslut om jäv för vissa yrkesgrupper som Högsta domstolen meddelade 2014. Domstolsverket avser att, tillsammans med företrädare för domstolarna och Domarnämnden, söka finna lösningar på hur bedömningsunderlagen för sökande till domaranställningar, med annan bakgrund än domarutbildning, kan utvecklas och förbättras. Genomförande av handlingsplan för chefspolicy Under 2014 har Sveriges Domstolar arbetat fram en gemensam chefspolicy som anger vilket chefoch ledarskap som ska utövas inom Sveriges Domstolar. Chefskapet beskrivs som tre samverkande delar – ledarskap, verksamhetsansvar och arbetsgivaransvar. Under 2015 kommer verktyg för analyser, vägledning för effektiva introduktioner av chefer, så kallat aktivt chefstillträde, samt stödmaterial för medarbetarsamtal med chefer tas fram. Målet för 2015 är att cheferna i Sveriges Domstolar ska känna till och förstå innebörden av chefspolicyn. Nytt chef- och ledarskapsprogram Under hösten 2014 antogs Sveriges Domstolars 18 chefspolicy. Domstolsverket kommer med chefspolicyn som bas att utveckla ett nytt chef- och ledarskapsutvecklingsprogram. Syftet med det är att Domstolsverket ska erbjuda generell kompetensutveckling för chefer med mål att utveckla och möjliggöra det chef- och ledarskap som beskrivs i chefspolicyn. Reformerad notarieantagningsprocess Den nuvarande processen för antagning av notarier bygger i huvudsak på en manuell hantering av uppgifter som de sökande lämnar till Domstolsverket. Denna process stöds inte av modern teknik. Under 2014 har Domstolsverket inlett ett arbete för att åstadkomma en mer modern och effektiv antagningsprocess. Exempel på förbättringar för den sökande är elektronisk ingivning av ansökningshandlingar och förtydligande av regelverket för antagning. Arbetet fortsätter under 2015. Översyn av domstolssekreterarutbildningen I utvecklingen av en modern beredningsorganisation har domstolssekreterarna/domstolshandläggarna en viktig roll och behöver kunna erbjudas kvalitetssäkrade utvecklingsmöjligheter. I september 2011 lanserades en ny domstolssekreterarutbildning. Utvecklingsarbetet har därefter fortsatt. Nu finns det kurser för samtliga domstolsslag och utbildningen omfattar mer än 70 lärarledda kurstillfällen och 15 e-utbildningar. I syfte att säkerställa att domstolssekreterarutbildningen håller en fortsatt hög kvalitet och utvecklas kontinuerligt kommer det under 2015 att göras en mer ingående översyn av samtliga kurser för domstolssekreterare. Efter översynen kommer utbildningen att utvecklas vidare. Domardagen 2015 Domardagen kommer att anordnas hösten 2015. Domardagen utgör en del av satsningen att lyfta fram Sveriges Domstolar som en attraktiv arbetsplats. Domardagen ska även bidra till att stärka domarnas yrkesprofession och domarrollen. Under domardagen får alla ordinarie domare möjlighet att förstärka sina nätverk, utbyta erfarenheter kring angelägna ämnen samt lyssna till föredrag inom aktuella områden. Utveckling av internationell expertbas Sveriges Domstolar deltar i internationellt utvecklingssamarbete och internationell civil krishantering, som initieras och samordnas av Domstolsverket. För att möta behovet av personal i verksamheten inrättades 2010 en särskild expertbas med kvalitets- och kompetenssäkrade experter från olika DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 personalkategorier inom Sveriges Domstolar. Efterfrågan på personal från Sveriges Domstolar i olika internationella insatser fortsätter att öka. Domstolsverket har därför behov av att nyrekrytera personal till expertbasen, men också av att se över vissa rutiner. Under våren 2014 genomförde Domstolsverket en informationsinsats i flera överrätter för att informera om den internationella verksamheten. Domstolsverket annonserade också efter nya sökande till expertbasen, vilket resulterade i att cirka 80 personer anmälde intresse. På grund av resursbrist har dock rekryteringarna därefter inte kunnat slutföras. Rekryteringarna till expertbasen samt översynen av rutinerna förväntas leda till att det framöver blir lättare och går snabbare att engagera experter till den internationella verksamheten. Ledarskap och medarbetarskap inom Domstolsverket I syfte att förbättra Domstolsverkets möjligheter att attrahera, rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare arbetar organisationen kontinuerligt med frågor kring hur vi samarbetar och samverkar på arbetsplatsen. En viktig del i detta arbete är att stärka att Domstolsverkets kultur präglas av organisationens värdegrund; lyhördhet, återkoppling, arbetsglädje och helhetssyn. Detta är ett kontinuerligt arbete som under 2015 kommer att handla om att fortsätta att reflektera och att diskutera hur vi agerar som individer i syfte att bidra till den kultur Domstolsverket vill ha. Detta kommer att ske såväl för hela organisationen som för respektive avdelning och/eller enhet. En annan viktig del är att säkra att Domstolsverkets ledarskap och medarbetarskap bidrar till att organisationen är en attraktiv arbetsgivare. 3.3.3 Fortsätta digitalisera målhanteringen En fortsatt digitalisering av målhanteringen handlar om att säkra Sveriges Domstolars behov av effektiva verksamhetsstöd. Framför allt avses här mål 5 i den strategiska inriktningen. Utvecklingsinsatserna inom området syftar till att säkerställa att verksamheten utnyttjar de möjligheter till effektivisering, förenkling och kvalitetsförbättring som ny teknik ger. Utveckling av verksamhetsstödet Vera Nya versioner av Vera under 2015 Domstolsverket planerar att under 2015 kunna driftsätta två nya versioner av Sveriges Domstolars verksamhetsstöd för målhantering, Vera. Utvecklingen av Vera kommer under året huvudsakligen att avse förändringar av Veras arkitektur genom att DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 det så kallade modulariseringsarbetet 2 fortsätter. Dessa förändringar är en förutsättning för att det ska vara möjligt att vidareutveckla Vera funktionellt i den omfattning som krävs framöver. Därutöver kommer även vissa angelägna förändringar av funktionaliteten att genomföras. Den första driftsättningen sker i maj och kommer bland annat att innehålla förbättrade funktioner vid utlämnande av allmän handling och för hantering av sekretess. I slutet av 2015 är ytterligare en driftsättning planerad. Det är ännu inte fastlagt vad denna release kommer att innehålla utöver inplanerade modulariseringsåtgärder. Modularisering av Vera Vera har med tiden utvecklats till ett komplext system som ska tillgodose såväl krav från domstolsverksamheten som gemensamma krav från RIF-projektet. Veras systemarkitektur är i nuläget en begränsande faktor för fortsatt utveckling av funktioner med den effektivitet som krävs. Under 2015 kommer de insatser som tidigare påbörjats för att förbättra förutsättningarna för effektivare systemutveckling i Veras systemarkitektur att fortsätta. Syftet är att genomföra ytterligare åtgärder som minskar interna beroenden i systemet och förtydligar de arkitekturprinciper som kommer att gälla för framtida systemutveckling. Arbetet inriktas på att skapa verksamhetstjänster som ska stödja det framtida behovet av funktionalitet och öka flexibiliteten genom att göra det möjligt att komplettera dagens Vera med nya moduler som antingen utvecklas eller köps in. Nya versioner under 2016–2017 När det gäller kommande versioner av Vera under 2016 och 2017 pågår nu ett omfattande analysarbete för att kunna fastställa en utvecklingsplan. Målsättningen är att kunna skapa förutsättningar för ett verksamhetsstöd som håller för framtiden och som effektivt kan förändras utifrån de nya krav som ställs. Samtidigt finns starka behov av att utveckla Vera funktionellt för att möta Domstolsdatalagens krav liksom kommande RIF-utveckling (se avsnitten nedan). Anpassning till Domstolsdatalagens krav Under 2013 lämnades ett förslag om en domstolsdatalag som ska reglera behandlingen av personuppgifter inom Sveriges Domstolar (DS 2013:10). Modularisering innebär uppdelning av ett program i självständiga moduler. Modularisering minskar programmets komplexitet, vilket gör att det blir enklare att förstå, enklare att dokumentera, enklare att programmera och enklare att underhålla. 2 19 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 Lagen föreslås bli en ramlag som ska fyllas ut med en domstolsdataförordning och myndighetsföreskrifter. Av grundlagen följer att bestämmelser om personuppgiftsbehandling senast 2016 ska finnas i lag och inte i förordning. Nuvarande reglering för domstolarna finns i förordning och Domstolsverket räknar därför med att domstolsdatalagen kommer träda i kraft den 1 januari 2016. Domstolsdatalagen kommer att ställa nya krav på domstolarnas verksamhetsstöd Vera, främst inom områdena säkerhet, intern åtkomst, sökning och direktåtkomst. Ett omfattande arbete har redan inletts och kommer under 2015 att intensifieras för att lagens krav ska kunna genomföras i praktiken. Arbetet med anpassningen av Vera innebär att klargöra de nya förutsättningarna som domstolsdatalagen medför och att beskriva domstolarnas behov, men också att identifiera lösningar som följer lagens krav. Nya föreskrifter inom en rad olika områden kommer tas fram liksom tydligare instruktioner och utbildning till domstolarnas personal. Domstolsverket kommer även fortsätta dialogen med Justitiedepartementet om lagens och domstolsdataförordningens närmare utformning. Stöd för att hantera digitala handlingar Inom Sveriges Domstolar hanteras allt mer information digitalt. Det finns ett behov av att kunna ta emot, arbeta med, tillgängliggöra samt skicka digital information. Detta kräver relevant stöd för en effektiv hantering av digitala handlingar. Domstolsverket har under 2014 genomfört ett uppdrag avseende ett effektivare utlämnande av allmänna handlingar som resulterat i ny funktionalitet i Vera. Domstolsverket har även under året haft kontakt med flera stora myndigheter som ofta förekommer som aktörer i Sveriges Domstolar för att få fram deras behov och önskemål kring ett utökat digitalt informationsutbyte. Under 2015 kommer en första del i ett uppdrag, vars mål är att identifiera och dokumentera domstolarnas behov kring hantering av elektroniska handlingar, att presenteras. I detta första steg utförs en behovsinsamling från de allmänna förvaltningsdomstolarna. Längre fram ska behoven analyseras för att kunna ge förslag på olika lösningar på tekniska stöd samt övriga stöd för domstolarnas verksamhet som kan leda till en effektivare informationshantering och en minskning av antalet utskrifter samt av manuell pappershantering. Lösningarna ska också bidra till moderna arbetsplatser och modern verksamhet som ger Sveriges Domstolars brukare god service och bättre bemötande. 20 Handlingar i den dömande verksamheten För närvarande drivs flera uppdrag på Domstolsverket som på olika sätt berör hanteringen av elektroniska handlingar. Dessa uppdrag har starka beroenden gentemot varandra och vissa grundläggande förutsättningar måste därför vara fastställda. En utgångspunkt för arbetet med att ta fram stöd för att hantera digitala handlingar är att det är system och inte papper som framöver ska vara primär informationsbärare. Följderna av ett sådant paradigmskifte måste därför beskrivas när det gäller handlingar och den övergripande synen på hur de ska hanteras. Därtill behöver en gemensam begreppsapparat utvecklas så att de uppdrag som bedrivs parallellt levererar kompatibla lösningar. Strategi för bevarande av elektroniska handlingar I enlighet med föreskrift från Riksarkivet (RA-FS 2009:1) ska myndigheter upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Domstolsverket ska upprätta en sådan strategi som ska omfatta samtliga elektroniska handlingar som myndigheten ansvarar för. Strategin ska säkerställa att de elektroniska handlingarna bevaras och hålls tillgängliga och läsbara både i dag och i framtiden. Målsättningen är att det ska finnas en strategi framtagen under 2015. Gallringsutredningen Under 2015 kommer utredningar om gallring av elektroniska handlingar och elektroniskt bevarande att genomföras. Kommande lagstiftning ställer krav på att det införs nya gallringsföreskrifter för elektroniska handlingar. Såväl nuvarande som kommande lagstiftning ställer även krav på ett system för elektroniskt bevarande. I syfte att ta fram förslag till nya gallringsföreskrifter, att införa ett system för elektroniskt bevarande och en digitaliserad målhantering behöver gällande gallringsföreskrifter utredas och gallringsutredningar genomföras. En utredning syftar till att belysa behov av förändringar. Arbetet ska ge underlag till förslag till föreskrifter och utgöra underlag för att kunna införa ett system för elektroniskt bevarande. E-arkiv Under 2015 kommer parallellt med gallringsutredningen påbörjas en behovsanalys av kommande earkiv. Behovsanalysen kommer sedan att utgöra underlag för upphandling och realisering. Själva systemstödet kommer successivt att införas i verksamheten med början i målhanteringsprocessen. Nyttan med e-arkiv är att skapa förutsättningar för en helt digital hantering av handlingar. DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 Fjärråtkomst till Vera Inom ramen för fortsatt digitalisering av målhantering pågår aktiviteten fjärråtkomst till Vera. Fjärråtkomst till Vera är en aktivitet för att effektivisera målhanteringen genom att göra det möjligt att använda Vera utanför domstolarnas lokaler. Den skapar förutsättningar för att genomföra förhandlingar utanför domstolens lokaler. Fjärråtkomsten bidrar även till domstolarnas attraktivitet som arbetsgivare genom att underlätta för personal i de fall de behöver arbeta från en annan plats. Under första kvartalet 2015 kommer Domstolsverket ta fram stödet som initialt riktar sig till chefer inom domstolarna. Under 2015 kommer frågan om nödvändiga åtkomstbegränsningar till information i Vera att utredas och utvecklas inför att fjärråtkomsten ska kunna erbjudas fler medarbetare inom Sveriges domstolar. Allmänhetens PC Sedan Allmänhetens PC stängdes ned i oktober 2014 kommer Domstolsverket under 2015 att utreda hur en lämplig lösning för hur allmänhetens åtkomst till information i Vera ska se ut. Datainspektionen har konstaterat att åtkomsten till information varit alltför vidsträckt för allmänheten och det kommer att vara ett omfattande arbete att ur integritetssynpunkt fastställa för att sedan utveckla en lämplig åtkomst. Kommunikationsnät för telefoni och data Den digitala målhantering som införs påverkar arbetssätt och rutiner. Tekniken som används måste därför vara ändamålsenlig. Den måste även vara flexibel för att klara framtida förändringar. Som ett led i utvecklingen av den digitala målhanteringen installeras därför trådlösa nätverk för data samt nät för trådlös kontorstelefoni på domstolarna. Installationerna ger således möjlighet till fortsatt effektivisering. Arbetet påbörjades 2013 och kommer att fortgå under 2015. Rättsväsendets informationsförsörjning (RIF) Domstolsverket deltar i det myndighetsgemensamma arbetet som bedrivs inom ramen för Rättsväsendets informationsförsörjning (RIF), ett arbete som styrs och hålls samman av Justitiedepartementet. I arbetet deltar, utöver Domstolsverket, Åklagarmyndigheten, Kriminalvården, Brottsförebyggande rådet, Polisen, Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten, Tullverket och Kustbevakningen. Arbetet som bedrivs etappvis syftar till att utveckla ett elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheterna i brottmålsprocessen till stöd för den operativa verksamheten. Det digitaliserade utbytet syftar även till ett förbättrat statistikuttag DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 när det gäller brottsligheten liksom bättre förutsättningar för uppföljning av verksamheten. Genom en överenskommelse i RIF-rådet3 i juni 2013 bestämdes att en ny rapportering av brottmålsavgörande, som möjliggör en utfasning av Polisens RI-system, skulle skjutas på framtiden. I stället för att som planerat genomföras inom ramen för den första etappen av arbetet, kommer den nya rapporteringen att vara på plats tidigast i slutet av den andra etappen av arbetet. Domstolsverket har dock fortsatt arbetet med att anpassa tingsrättsfunktionaliteten i brottmål till RIFstandarden. Domstolsverket driftsatte i maj 2014 en ny version av Vera med stöd för att elektroniskt ta emot och bearbeta strukturerad information i åtal från Åklagarmyndigheten. Den nya versionen innebär att tingsrätterna kan återvinna information om brott till att skapa domslut i brottmål. Driftsättningen har överlag gått bra och Vera fungerar i stort som avsett även om det finns en del mindre saker som behöver åtgärdas eller förbättras. Användningen av den nya versionen har bland annat pekat på behovet av att se över hur Åklagarmyndigheten definierar och skickar brottsmisstankar till tingsrätten i omfattande åtal, till exempel i ekobrottmål. Det samarbete som under 2014 har inletts mellan Domstolsverket, Åklagarmyndigheten och Ekobrottsmyndigheten för att se över denna och andra näraliggande frågor om hur åtal ska beskrivas och hanteras, kommer att fortsätta under 2015. Domstolsverket kommer genom särskilda insatser att följa upp domstolarnas erfarenheter av att arbeta i det nya stödet och hur stödet har fungerat. Uppföljningen sker i syfte att få underlag för att erbjuda domstolarna eventuella åtgärder som kan stödja dem i det nya arbetssättet för att effektivt kunna utnyttja det nya stödet. RIF-arbetets andra etapp Regeringen beslutade redan hösten 2012 att RIFmyndigheterna skulle fortsätta arbetet med att samordna informationsförsörjningen i brottmålsprocessen i en andra etapp av arbetet. Sedan överenskommelsen i RIF-rådet i juni 2013 bedrivs nu det myndighetsgemensamma arbetet enbart inom ramen för etapp 2. När etapp 2 inleddes var dess huvudsakliga syfte att ytterligare förbättra kvaliteten i det utbyte som redan utvecklats. Det var framför allt fråga om att säkerställa spårbarheten av enskilda brott i hanteringen genom rättskedjan. Denna möjlighet är av grundläggande betydelse för den fortsatta utveckFör arbetet har inrättats ett särskilt råd, Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning, där verkschefer från samtliga deltagande myndigheter ingår. 3 21 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 lingen av informationsutbytet i brottmålsprocessen. Syftet kvarstår, men etapp 2 innebär framför allt att hovrätterna, på samma sätt som tingsrätterna, kommer att ingå i det strukturerade informationsutbytet. En integrering mellan instanserna kommer att genomföras, och domstolarna kommer att rapportera sina brottmålsavgöranden till övriga myndigheter. Därmed kommer Polisens RI-system att kunna fasas ut. Under 2015 kommer Domstolsverket tillsammans med övriga RIF-myndigheter att planera det arbete som ska vidtas för att nå syftet med etapp 2. Med hänsyn till att Polisen beslutade att avveckla utredningsstödet Pust/Siebel och återgick till sina tidigare system som inte var RIF-anpassade, har arbetet kommit att dra ut på tiden. Själva genomförandet beräknas därför starta under senare delen av 2015, men den preliminära planeringen att etappen ska vara genomförd tidigast i mitten av 2018 kvarstår. Utifrån dessa tidsramar talar mycket för att etappen kommer att ha en begränsad omfattning och hållas väl avgränsad. Men med hänsyn till den omorganisation som Polisen för närvarande genomgår är Polisens utvecklingsplaner mycket ovissa, när det gäller annan utveckling än sådan som är kopplad till just omorganisationen. Parallellt med arbetet i etapp 2 kommer även förstudier att bedrivas för att utreda kommande utvecklingsområden och därmed innehållet i de etapper som följer. Det rör områden som digital bevisning och kunskapshöjande återkoppling till brottsutredande myndigheter. Domstolsverket kommer att delta även i dessa förstudier tillsammans med övriga RIF-myndigheter. Framtagande av nämndemannastöd Framtagande av ett nämndemannastöd syftar till att effektivisera hanteringen av nämndemän på domstolarna. Genom ett verksamhetsstöd ska den i dag manuella hanteringen av nämndemännens tjänstgöring minska. Under hösten 2014 har Domstolsverket utrett hur ett stöd som förenklar hanteringen av nämndemännens tjänstgöring, genom funktioner för registrering, planering, schemaläggning, hantera information och kallelse av nämndemän samt uppföljning av användandet av nämndemän, effektivast kan tas fram. Baserat på utredningen fattar Domstolsverkets ledning beslut när och hur ett genomförande kan ske under 2015. I det längre perspektivet kommer nämndemannastödet även kunna användas för underlag vid ersättning till nämndemän. till den dömande verksamheten. Införandet hade som syfte att reformera förhandlingsprocessen samt att genom ny teknik effektivisera verksamheten och öka rättssäkerheten. Tekniken utvecklas i en allt snabbare takt. Just nu sker en strukturomvandling vad gäller bild- och ljudhantering. Den befintliga analoga tekniken ersätts med ett digitalt gränssnitt och med nya bildformat som har allt högre upplösning, HD (High Definition). Utredningsmaterial som presenteras i förhandlingar utgör i allt större omfattning HD-inspelat material, vilket gör att ett utbyte av teknik pågår för att möta detta behov. Även videokonferenstekniken utvecklas och medför i allt högre grad att bilder kan hålla HD-kvalitet. Utvecklingen av nya produkter och nya standarder har gjort att livslängden på tekniken är förhållandevis kort. Uppgraderingar och utbyte måste genomföras allt oftare och har en tendens att bli mer omfattande än tidigare. Antalet förhandlingssalar är i dag cirka 650 stycken och ett omfattande utbyte av teknik pågår. Arbetet sker successivt för att inte störa verksamheten i allt för stor utsträckning. Utbyte och uppgradering beräknas pågå under den kommande femårsperioden. Videokonferens används frekvent i samband med förhandlingar och användningen fortsätter att öka. Efterfrågan av fler videokonferensutrustningar är mycket stor från de flesta domstolarna. För att öka tillgången och underlätta planeringen av förhandlingar, installeras ytterligare videokonferenssystem. Under åren 2014–2020 är planen att installera cirka 60 videokonferenssystem årligen. Vid nybyggnationer och omfattande ombyggnationer samt vid uppgradering av den äldre analoga tekniken, installeras nya videokonferenssystem i samtliga förhandlingssalar. Genom digitaliseringsarbetet och utökningen av antalet videokonferenssystem tillgodoses både de nya teknikkraven samt det ökade behovet av dessa system. 3.3.4 Fortsätta effektivisera administrationen En fortsatt effektivisering av administrationen syftar till att ge ett starkt och tydligt stöd till kärnverksamheten i Sveriges Domstolar. Detta inkluderar även en effektiv ansvarsfördelning mellan Domstolsverket och domstolarna. Området har främst koppling till mål 7 och mål 9 i den strategiska inriktningen. Målen omfattar bland annat effektiv administration och samverkan. Byte av teknik i rättssal Behovet av teknik i rättssal är sedan införandet av reformen ”En modernare rättegång” starkt kopplat 22 DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 Framtagande och genomförande av strategi för effektivisering av administrationen Domstolsverket påbörjade i mars 2014 projektet ”Strategi för effektiv administration”. Syftet med projektet är att ta fram en strategi för en effektivisering av administrationen inom Sveriges Domstolar. Strategin ska leda till att effektiviteten och kvaliteten i den administrativa verksamheten inom Sveriges Domstolar ökar och dessutom bidra till en tydligare ansvarsfördelning mellan Domstolsverket och domstolarna beträffande olika administrativa uppgifter. Projektet har genomförts i nära samarbete med en referensgrupp från domstolarna. Projektets delrapport utgjorde underlag för det fortsatta arbetet som lett fram till ett förslag till strategi för effektiv administration inom Sveriges Domstolar. Strategin innehåller styrande principer som ska vara vägledande i arbetet med att utveckla och förbättra de administrativa processerna och i arbetet med att hitta nya lösningar för hur och på vilken nivå administrativa arbetsuppgifter ska utföras. Strategin har presenterats för domstolschefsgrupperna och ska presenteras för alla kanslichefer/administrativa direktörer/chefsadministratörer under våren. Vid detta möte ska också förslag till handlingsplaner och prioriteringar diskuteras. Vidareutveckling av systemet för kostnader i mål, KIM Under 2014 har ett utvecklingsarbete bedrivits med målsättningen att ta fram ett nytt, modernt och ändamålsenligt stöd för betalningar i den dömande verksamheten. Resultatet har blivit ett helt nytt verksamhetsstöd som driftsattes vid årsskiftet 2014/15. Det nya systemet för kostnader i mål, KIM, har skapats i ett mer användarvänligt gränssnitt och är konstruerat i syfte att uppnå så gemensamma arbetssätt som möjligt för samtliga domstolar. Under inledningen av 2015 kommer arbetet med det nya KIM att fortsätta. Detta arbete kommer till stor del handla om att ta om hand eventuella utvecklingsönskemål och felrättningar som kan uppkomma under pilotdriften och när systemet driftsätts till samtliga domstolar. Under projektets gång har även nedprioriteringar fått göras av vissa utvecklingsbehov för att klara driftssättningen i tid. Även dessa kommer att tas om hand i det fortsatta arbetet. Rättshjälpsmyndighetens verksamhetsstöd Under 2014 har arbetet med att se över Rättshjälpsmyndighetens verksamhetsstöd Räven inletts. Nödvändiga förändringar i systemet är gjorda till följd av den nya version av ekonomisystemet som tas i drift våren 2015. I detta arbete har värdefulla erfarenheter dragits och tillsammans med de kun- DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 skaper som plattformsbytet av systemet för kostnader i mål, KIM, gett finns förutsättningar att påbörja ett förstudie- och utvecklingsarbete kring Räven under 2015. Betalning av ansökningsavgifter via webben Under 2014 har ett utvecklingsprojekt påbörjats för att realisera ett verksamhetsstöd som möjliggör betalning av ansökningsavgifter via webbplatsen domstol.se. Huvudsyftet med verksamhetsstödet är att tillhandahålla en modernare betalningslösning för medborgarna. Under 2015 fortsätter utvecklingsinsatserna. Verksamhetsstödet kommer även att effektivisera den löpande administrationen av ansökningsavgifter vid domstolarna genom att matchningsproblemen mellan ansökan och betalning minskar. Därtill kan domstolarnas användning av kassaboken på sikt fasas ut. Även hanteringen vid Domstolsverket kommer att effektiviseras och kostnader för avgifter kommer att minska. Samordning av telefonifrågor Det finns i dag fem värddomstolar med telefonister som i samverkan svarar, informerar och kopplar samtal för ett större antal domstolar. Ett fåtal domstolar har egna telefonister. Servicenivån är inte enhetlig. Telefonisterna har en potential att hantera vissa administrativa uppgifter åt domstolarna, men det är i dag oklart vad som är juridiskt möjligt och vad som är mest effektivt att hantera. Det finns således ett behov av samordning. Arbete med en behovsinventering inom detta område kommer därför att inledas under 2015. Inom Sveriges Domstolar pågår ett införande av en ny centraliserad teknisk telefoniplattform. Arbetet beräknas vara klart under 2015/2016. Syftet med projektet är att etablera en enhetlig teknisk lösning. Detta leder till förbättrad tillgänglighet och ökade möjligheter till samverkan och effektivisering. Användning av Lync externt En fortsatt utveckling av Lync (chat-, video- och kommunikationsverktyg) för Sveriges Domstolar kommer att ske under 2015. Det finns bland annat ett stort behov av att kunna använda Lync för chatt, videkonferens och delning av skrivbord med myndigheter, leverantörer och andra parter utanför Sveriges Domstolar. Denna möjlighet kommer att införas i samband med uppgradering till Lync 2013. Implementering av ny redovisningsplan och ny budgetmodell I takt med en mer omfattande verksamhet och större organisatoriska enheter har den redovisningsplan 23 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 som hittills använts inom Sveriges Domstolar vuxit i omfattning, vilket har medfört att den blivit svåröverskådlig. Under 2014 har därför en ny redovisningsplan tagits fram. Målet med den nya redovisningsplanen är att den ska vara ändamålsenlig, tydlig och överskådlig samt att den ska ge goda förutsättningar för en rättvisande redovisning. Den ska också ge tillräcklig ekonomisk information för styrning, uppföljning och kontroll. Den nya redovisningsplanen föranleder också en ny budgeteringsmodell. I samband med arbetet med den nya budgeteringsmodellen utvecklas ett nytt IT-verktyg för budgetering. Under våren 2015 planeras en ny version av ekonomisystemet Agresso att driftsättas. Sveriges Domstolar kan på så sätt dra nytta av den vidarutveckling av ekonomisystemet som leverantören genomfört. Den nya versionen av Agresso kommer också att underlätta införandet av den nya redovisningsplanen och budgeteringsmodellen. 3.4 Övriga satsningar Utöver de tidsbegränsade utvecklingsinsatserna inom de fyra satsningsområdena sker även vissa övriga tidsbegränsade utvecklingsinsatser. Dessa kan vara regeringsuppdrag eller insatser som måste genomföras på grund av till exempel lagkrav eller tekniska krav. Nedan redogörs för de övriga satsningar som Domstolsverket planerar för under 2015–2017. 3.4.1 Omhändertagande av Riksrevisionens granskning av förvaltningsrätterna Under 2014 granskade Riksrevisionen sex förvaltningsrätters hantering av överklagade beslut om sjukpenning, sjuk- och aktivitetsersättning och ekonomiskt bistånd. Resultatet av granskningen redovisas i rapporten ”Att överklaga till förvaltningsrätten – handläggningstider och information till enskilda” (RiR 2014:6). Riksrevisionen anser att förvaltningsrätterna behöver ha ett tydligare medborgarperspektiv i sin verksamhet genom att utveckla informationen till klagande och minska handläggningstiderna. Riksrevisionen har i sin rapport lämnat följande rekommendationer till Domstolsverket: • I samverkan med förvaltningsrätterna utveckla informationen i processen och se över den allmänna informationen. • Initiera åtgärder för att uppnå ökad enhetlighet i kommunicering i målen. • Utveckla målhanteringssystemet i Vera. • Stödja förvaltningsrätterna i utvecklingen av effektivare processer. Domstolsverket och förvaltningsrätterna har enats om att ta om hand rekommendationerna genom att arbeta med tre spår: • Lagmansforum för diskussioner om den inre organiseringen av förvaltningsrätterna. • Domarseminarier i materiell rätt och i processrätt. • Utveckling av förvaltningsrätternas webbinformation om handläggningstider med mera. Domstolsverkets och förvaltningsrätternas gemensamma arbete med att ta hand om Riksrevisionens 24 rekommendationer kommer att ge förvaltningsrätterna möjlighet att ta del av varandras erfarenheter. Enligt planeringen kommer arbetet att avslutas i september 2015. 3.4.2 Domstolarnas användning av tolk- och översättarresurser Statskontoret har ett regeringsuppdrag att överväga och föreslå åtgärder som syftar till att domstolarna bättre kan utnyttja befintliga tolk- och översättarresurser. Domstolsverket är samrådsmyndighet i uppdraget. Eftersom frågan är mycket viktig för domstolarna har Domstolsverket tagit aktiv del i arbetet under 2014 och kommer fortsätta med det även nästa år. Uppdraget ska vara slutfört under våren 2015. 3.4.3 Bemötande och domskrivningsfrågor Domstolsverket har aktivt verkat för att säkerställa att Sveriges Domstolar bedriver ett systematiskt och effektivt arbete kring bemötande- och domskrivningsfrågor. Under 2015 kommer Domstolsverket bland annat att lansera en ny, gemensam handlingsplan för Sveriges Domstolars fortsatta arbete med bemötande- och domskrivningsfrågor. Syftet med planen är att på ett enkelt sätt beskriva hur arbetet med de här frågorna kan bedrivas. Domstolsverket ska fortsätta stödja domstolarna i arbetet med bemötande- och domskrivningsfrågor. 3.4.4 Implementering av regeringens strategi för funktionshinderpolitiken 2011–2016 Domstolsverket har i uppdrag att stärka kompetensen bland Sveriges Domstolars personal kring förutsättningar och behov hos personer med funktionsnedsättning. Uppdraget har två delmål. Det ena delmålet är att all personal inom Sveriges Domstolar ska stärka sin kompetens kring förutsättningar och behov hos personer med funktionsnedsättning. Det andra delmålet är att förutsättningar och behov hos personer med funktionsnedsättning ska inkluderas i redan befintliga chefsutbildningar och kurser i bemötande. Under 2015 kommer insatserna intensifieras för DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 att samtliga anställda i Sveriges Domstolar ska genomgå e-utbildningen ”Domstolen är till för alla”. Domstolsverket kommer dessutom att arbeta in perspektivet i adekvata chefsutbildningar. sekvenserna av förslagen. Uppdraget ska redovisas till regeringen den 30 november 2015. 3.4.5 För att alla nämndemän ska ha den kompetens som uppdraget som lekmannadomare kräver är det viktigt att säkerställa utbildningarnas kvalitet och enhetlighet. Domstolsverket har därför fått i uppdrag av regeringen att ta fram en introduktionsoch en repetitionsutbildning för nämndemän. Domstolsverket ska vid fullgörande av uppdraget samråda med domstolarna och Nämndemännens riksförbund. Utbildningsmaterial ska finnas tillgängligt för domstolarna så att utbildning kan anordnas i god tid före den 1 januari 2016, då de nämndemän som väljs under 2015 ska börja tjänstgöra. Domstolsverket ska redovisa uppdraget senast den 1 mars 2016. Förstudie för externa digitala kanaler Sveriges Domstolars externa webbplatser omfattar den gemensamma webbplatsen domstol.se, domstolarnas egna webbplatser och tillfälliga kampanjwebbplatser. Plattformen för dessa är nu tio år gammal. Den digitala utvecklingen med etableringen av smarta mobiler, surfplattor, sociala medier, effektiva sökmotorer och e-tjänster har skapat nya förväntningar på myndigheter. Externa målgrupper, till exempel allmänhet, brukare, journalister och arbetssökande, vill välja hur de kommunicerar med myndigheten och de utför sina ärenden digitalt i allt högre grad. Med den föråldrade teknik som webbplattformen har i dag finns inte förutsättningarna för att möta dessa nya behov och förväntningar. Även domstolarna ställer allt högre krav på att deras externa webbplatser fungerar på ett tillfredsställande sätt. I dag arbetar allt fler domstolar systematiskt med webbplatsen för att effektivisera kommunikationen med externa målgrupper, till exempel i samband med uppmärksammade mål, för att ta emot beställningar av allmänna handlingar och möta brukarnas informationsbehov. Förstudien ska resultera i en kartläggning av vilka effekter Sveriges Domstolar vill uppnå med hjälp av webbkommunikation. Den ska klargöra vilken funktion och roll webbplatserna ska ha i kommunikationen med å ena sidan den breda allmänheten och blivande brukare (personer som funderar på att exempelvis lämna in en stämningsansökan, ansöka om äktenskapsskillnad eller överklaga ett myndighetsbeslut), och å andra sidan parter, målsäganden och vittnen, som domstolarna även kommunicerar med i andra kanaler. En annan viktig utgångspunkt är att möta jobbsökande och potentiella medarbetares behov av information på webben. Förstudien ska också undersöka särskilt hur webbkommunikationen kan effektivisera domstolarnas administration i olika avseenden, och ge förslag på digitala funktioner, tjänster och innehåll. 3.4.6 Utveckla vittnesstödsverksamheten Regeringen har 2014 gett Domstolsverket och Brottsoffermyndigheten i uppdrag att ta fram förslag till en långsiktigt hållbar organisation för och finansiering av vittnesstödsverksamheten. I uppdraget ingår också att överväga hur rekryteringsunderlaget för vittnesstödsverksamheten kan breddas samt att beräkna och redovisa de ekonomiska kon- DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 3.4.7 3.4.8 Översyn och uppdatering av nämndemannautbildningen Resultatstrategi för internationell civil krishantering Under 2014 beslutade regeringen en resultatstrategi för internationell civil krishantering. Strategin ska styra användningen av biståndsmedel för Sveriges deltagande i internationella civila krishanteringsinsatser samt svenska myndigheters påverkansarbete inom området. En jämförelse mellan vad strategin föreskriver och hur Domstolsverket arbetar med dessa frågor visar att arbetet i allt väsentligt redan står i överensstämmelse med strategin. Strategin föreskriver dock bland annat att all personal som svenska myndigheter skickar till dylika internationella insatser ska vara utbildad i och ha kunskap om kvinnors och mäns behov och roller i konflikt- och postkonfliktsituationer. För att säkerställa att så är fallet finns ett behov av att under 2015 se över rutinerna för utsändande av experter till internationella civila krishanteringsinsatser. 3.4.9 Rättsinformationssystemet Tillgången till grundläggande rättsinformation, för såväl aktörer i offentlig förvaltning som för enskilda, är viktig för demokratin. Syftet med Sveriges offentliga rättsinformationssystem är att på ett enhetligt och lättillgängligt sätt tillhandahålla sådan information via internet. I linje med regeringens digitala agenda ska informationen bygga på öppna data och vara tillgänglig för vidareutnyttjande. I systemet, som omfattar rättskällor från cirka 100 myndigheter, ingår bland annat: • lagar och förordningar (SFS), • olika typer av förarbeten, • domstolars vägledande avgöranden, • myndigheters föreskrifter. 25 DOMSTOLSVERKETS VERKSAMHET 2015–2017 Systemet, som nås via webbplatsen lagrummet.se, består också av rättsdatalagret och en tjänst för myndigheter som saknar verktygsstöd för publicering av de egna föreskrifterna. Domstolsverket är samordningsmyndighet för rättsinformationssystemet, vilket bland annat innebär ett ansvar för att samordna gemensamma frågor och på olika sätt stötta ingående myndigheter i deras arbete med att göra sina rättskällor tillgängliga enligt fastslagen teknisk standard, samt utveckla och förvalta de tekniska lösningarna. Under 2015 ska lagrummet.se, som lanserades i ny version i slutet av 2014, integreras med rättsdatalagret, vilket gör det möjligt att söka i alla rättsdatalagrets rättskällor samtidigt och att länka mellan relaterade dokument. Successivt under de kommande åren kommer allt fler myndigheters rättskällor att plockas in i rättsdatalagret, men inledningsvis är det SFS:er, domstolars vägledande avgöranden och ett fåtal andra myndigheters rättskällor som tillgängliggörs på det sättet. 3.4.10 Lokalförändringar Lokalerna inom Sveriges Domstolar genomgår stora förändringar med omstrukturering, koncentration och alltmer skärpta krav på yteffektivisering. Eftersatt underhåll, krav på tillgänglighet och krav på god arbetsmiljö samt säkerhetsfrågor är faktorer som föranleder lokalförändringar. Bland annat införande och uppdatering av säkerhets- och teknikinstallationer bidrar till ett utvidgat behov av ny-, om- och tillbyggnader. Målen tenderar att bli allt längre och med allt fler tilltalade. Detta genererar brist på förhandlingsyta och skapar behov av större salar, säkerhetssalar samt salar med förhöjd säkerhet. Till detta kan fogas säkerhetshöjande åtgärder i entréer, publika ytor och i salar. Externa brukares behov bör även tillgodoses så långt det är möjligt. För den kommande perioden kan det konstateras att stora lokalförändringsbehov föreligger inom två stora block, i Stockholmsområdet och Skåneområdet. För att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler har det i budgetunderlaget för åren 2015–2017, och även på längre sikt, angetts vilka domstolar som är aktuella för större om- och tillbyggnad samt för nybyggnation. 3.4.11 Patent- och marknadsdomstolsreformen En reform som syftar till att få till stånd en mer effektiv hantering av immaterialrättsliga, marknads- 26 föringsrättsliga och konkurrensrättsliga mål planeras att genomföras. Samtliga mål inom dessa områden föreslås hanteras av en nyinrättad Patent- och marknadsdomstol vid Stockholms tingsrätt respektive vid en nyinrättad Patent- och marknadsöverdomstol vid Svea hovrätt. Den nuvarande Marknadsdomstolen och Patent- och besvärsrätten kommer som en konsekvens av förslaget att avvecklas. Avsikten är att den nya domstolsordningen ska träda i kraft under hösten 2016. Domstolsverket kommer att få ett uppdrag att genomföra förändringen enligt denna reform. 3.4.12 Avidentifieringsprodukt Det behövs ett förbättrat stöd för att kunna avidentifiera känslig data, exempelvis personuppgifter och sekretess, i test- och utbildningsmiljöerna. Om inte stödet anskaffas kan det försvåra tester av nya releaser av till exempel Vera. Det kommer innebära längre ledtider för att skapa test- och utvecklingsmiljöer med icke känsliga uppgifter. Om ett egenutvecklat system eller en extern produkt ska användas håller på att utredas. 3.4.13 Versionsoberoende av internet explorer För närvarande är Vera hårt knutet till version 6 av internet explorer (IE). Det innebär att koden i Vera är bunden till denna version. Version 10 av IE är nu införd. Denna version fungerar dock på samma sätt som version 6. Att införa nya versioner medför alltid ett stort anpassningsarbete i Vera med tillhörande testverksamhet som följd på grund av befintlig kod. Microsoft har aviserat att man i fortsättningen kommer att uppdatera IE i allt högre takt av bland annat säkerhetsskäl. De nya versionerna kommer inte att fungera som version 6 gjort. I syfte att göra Vera helt versionsoberoende krävs en extraordinär samlad utvecklingsinsats för att bygga bort inneboende beroenden. 3.4.14 Prognoser för måltillströmningen Domstolsverket arbetar kontinuerligt med prognoser rörande den framtida måltillströmningen. Arbetet sker i många fall i samarbete med andra myndigheter, däribland övriga aktörer i rättskedjan vad avser brottmål, Försäkringskassan vad avser socialförsäkringsmål och Migrationsverket vad avser migrationsmål. Prognoser för den framtida måltillströmningen är en viktig parameter för uppskattning av resursbehovet de närmaste åren vid allmän domstol och allmän förvaltningsdomstol. DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 OMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 DOMSTOLSVERKET – VERKSAMHETSPLAN 2015-2017 27 Rättsenheten Enheten för löneadministration Arbetsgivarenheten Förhandlingsenheten Intern HR Enheten för kommunikationsstruktur Enheten för kommunikationsstöd Förstärkningsstyrkans kansli Avdelningen för HR och kommunikation2 3 Säkerhetsgrupp Upphandlingsenheten Teknikenheten Lokalenheten Avdelningen för säkerhet och service Enheten för IT-samordning Enheten för systemdesign och test Enheten för systemkonstruktion Enheten för IT-center Enheten för datacenter IT-avdelningen Notarienämnden Avdelningschefen är även rektor för Domstolsakademin. Domstolsakademin har i förhållande till generaldirektören och Domstolsverket självständigt ansvar för vilka juridiska utbildningar som ska erbjudas domstolarna och innehållet i dessa. Enheten för lärande Domstolsakademin3 Avdelningen för kompetensutveckling och internationella relationer Personalansvarsnämnden Domstolsverkets organisation För att stärka kund-, utvecklings- och helhetsperspektivet i Domstolsverket inrättas en domstolsutvecklingsgrupp (DU-grupp). DU-gruppen blir en arbetsform som bildar en matris genom Domstolsverket. 2 På avdelningen finns även notarienämndens kansli. 1 Enheten för ekonomistyrning Enheten för produktutveckling Enheten för produktförvaltning Enheten för analys och finansiering Enheten för verksamhetsutveckling Enheten för ekonomiadministration Ekonomiavdelningen Avdelningen för domstolsutveckling Enheten för IT-strategisk styrning Internrevisionen 4 Planeringsenheten GD-stab Generaldirektör 4 Insynsrådet Domstolsverkets organisation DOMSTOLSVERKETS ORGANISATION Domstolsverkets organisation Domstolarna DU-grupp1 27 Samtliga domstolschefer träffades tillsammans med företrädare för Domstolsverket vid 2014 års Chefsdagar. Syftet var att identifiera områden och åtgärder som såväl skapar ökat engagemang och arbetsglädje för domaren som bidrar till ökad effektivitet och kvalitet i målhanteringen. Inom området attrahera och rekrytera kommer Sveriges Dom stolar även fortsättningsvis att ha ett särskilt fokus på att utveckla chefs- och ledarska pet, utifrån den chefspolicy som fastställdes under 2014. Foto: Tobias Liedholm Domstolsverket Postadress: 551 81 Jönköping • Besöksadress: Kyrkogatan 34 • Telefon: 036-15 53 00 E-post: [email protected] • www.domstol.se
© Copyright 2024