Manual Smart Kassa Kassaklient
2015-05-28 Hogia Smart Kassa – Klient Hogia Smart Kassa är ett modernt kassaprogram för PC som passar små och medelstora företag oavsett bransch. Det är enkelt, lättanvänt och logiskt uppbyggt. Vi är mycket stolta över den grafiska designen med rena och tydliga bilder som förenklar ditt dagliga kassaarbete. Du väljer själv om du vill arbeta med knapptryckning, mus, touchskärm eller streckkodsläsare – kombinera som du vill. Vi vill påstå att det är så enkelt att det är svårt att göra fel! Programmet är en internetlösning vilket innebär att den försäljning du registrerar i kassaprogrammet i butiken automatiskt förs över och lagras på en server hos Hogia. Vid avbrott mot Internet kan du fortsätta jobba i kassan som vanligt, informationen sparas lokalt och synkroniseras så fort uppkopplingen är tillbaka. 2015-05-28 Innehåll Hogia Smart Kassa – Klient............................................................................................................................ 1 Starta Kassan ............................................................................................................................................. 4 Versioner av Kassan .................................................................................................................................. 4 Logga in ..................................................................................................................................................... 6 Sökfunktionen ........................................................................................................................................... 7 Ikonerna på skärmen ................................................................................................................................ 9 Registrera växelkassa .............................................................................................................................. 10 Registrera försäljning och betalning ....................................................................................................... 11 Fritext på artikelrad ................................................................................................................................ 12 Pausa Kvitto ............................................................................................................................................ 14 Totalrabatt .............................................................................................................................................. 15 Kvittokopia .............................................................................................................................................. 16 Betala kontant......................................................................................................................................... 16 Betala med kontokort ............................................................................................................................. 16 Betala med presentkort .......................................................................................................................... 17 Betala med faktura ................................................................................................................................. 17 Betala med Tillgodokvitto ....................................................................................................................... 18 Registrera återköp .................................................................................................................................. 19 Byte eller retur och försäljning i samma transaktion ............................................................................. 20 Tillgodokvitto .......................................................................................................................................... 21 Administration ........................................................................................................................................ 22 Utför dagsavslut (nedtonad om inte transaktioner skett i kassan) ........................................................ 22 Testläge ................................................................................................................................................... 23 Betalterminalsinställningar ..................................................................................................................... 23 Administration/Kortläsare NETS ......................................................................................................... 24 2015-05-28 Administration/Kortläsare – BABS ...................................................................................................... 27 Synkroniseringsstatus ............................................................................................................................. 28 Kontrollenhetsinställningar..................................................................................................................... 29 Pausade kvitto......................................................................................................................................... 31 Databasunderhåll .................................................................................................................................... 31 Justera differens i kassan ........................................................................................................................ 33 Skriv ut x-rapport (nedtonad om inte dagskassa är registrerad) ............................................................ 34 Månadsrapport ....................................................................................................................................... 34 Skriv ut kvittojournal ............................................................................................................................... 34 Visa kvittojournal .................................................................................................................................... 35 Justera kassadifferens ............................................................................................................................. 36 Registrera växelkassa (nedtonad om den redan angetts) ...................................................................... 36 Kontantuttag ........................................................................................................................................... 37 Utloggning ............................................................................................................................................... 37 2015-05-28 Starta Kassan För att få arbeta med Kassan måste du ha en certifierad Kontrollenhet ansluten till datorn. Det första Kassan gör när du startar den är att söka efter detta. Om inte systemet finner en sådan får du nedanstående felmeddelande. Du kommer inte kunna gå vidare utan att ansluta en kontrollenhet. Versioner av Kassan Smart Kassa finns i två versioner (3.0 och 3.0X) baserat på era behov och lagkrav. Inkluderas din verksamhet i Kassalagen måste du ha en kassa som uppfyller vissa krav, bland annat måste du ha en s.k. Kontrollenhet kopplad till kassan. I vår standardversion av Smart Kassa, i dagsläget 3.0, är kontrollenhetskravet aktiverat och du kan därför inte använda din kassa till försäljning utan att ha en kontrollenhet ansluten. 2015-05-28 Är du undantagen från kravet finns Smart Kassa som en ”kontrollenhetsbefriad” version, i dagsläget 3.0X. För att få denna version behöver du kontakta Hogias Kassasupport som inaktiverar kontrollenhetskravet för din kassa. Hogia tar inget ansvar för att kontrollera riktigheten i önskemålet att få kontrollenhetskravet inaktiverat utan ansvaret faller helt på ansvarig i organisationen där kassan används. Du ser vilken version du har av Hogia Smart Kassa längst ner till höger i Kassafönstret. 2015-05-28 Logga in När du som anställd ska logga in måste den som är administratör av programmet ha lagt upp dig som användare/kassör. Du kommer till första fönstret där alla upplagda användare och företag finns presenterade som ikoner: Ikonerna visar Kassörens namn och vilket företag kassören hör till. I exemplet ovan hör alla till företaget Peters Testkassa. Klicka på önskad användare/kassör och du kommer in i kassaprogrammet. 2015-05-28 Här ser du de artiklar/artikelgrupper som lagts upp i administratörsprogrammet. Artikelgrupper i gult Artiklar i mörkt. Sökfunktionen 2015-05-28 I sökfönstret kan du söka på alla data som är angivna på artikeln. Artikelnummer, Benämning o s v . Anger du minst tre tecken i sökfältet ovan artikelfältet, begränsas artikelfältet till de artiklar som innehåller dessa tre tecken. Du kan även selektera/filtrera sökningen genom att kryssa i rutorna under sökfönstret. OM ingen ruta är ikryssad utförs sökningen på alla fält. Med ”Artikelnummer” ikryssad visas enbart de artikelnummer som passar. Sökningen är i fritext så alla artiklar som innehåller denna artikelnummerkombination visas. Anger du 124 så visas de artiklar som har ett artikelnummer som innehåller 124 oavsett hur många siffror och bokstäver som kommer före eller efter det antingen de har nummer 1245555, 555124 eller 555124555. ”Artikelbenämning” visar istället vad som angetts i benämningsfältet på artikeln och som fritext utan sökordning. Det gör att samma sökkriterium ”124” visar alla artiklar som INNEHÅLLER dessa siffror i den ordningen, d v s ”Kalle Anka nummer 124”, ”de 12458 räknesätten” eller ”Ekplanka 124x1000”. Söker du en artikel som heter ”Batteri 2025” kan du söka på både ”bat” eller ”2025” för att artikeln ska föreslås. Det går givetvis även att söka på ”tteri” om du vill… Vid overksamhet eller om du trycker på uppåtpilen (längst upp till höger på artikelfältet) så återställs artikelfältet till normalt läge. Du kan kryssa i ena eller båda filtreringsrutorna för en mer avgränsad sökning. Notera att du även får med den artikelkategori som artikeln ligger under. Artikelfönstret visar enbart de första 150 artiklarna som passar intervallet. 2015-05-28 Ikonerna på skärmen Allra längst upp till höger finns tre viktiga ikoner: ” Touch på / Touch av” anger du om du ska använda touchskärm eller inte. OBS! Knappen är funktionsstyrd så om Touch är av står det ”Touch på” och tvärt om så är touch på om det står ”Touch av”… Låset använder du om du vill byta kassör, minimera kassan eller stänga av kassan. Frågetecknet är en hjälp för dig. Om du klickar på den så kommer du till vårt supportforum och kan ställa frågor, föreslå funktionalitet eller läsa vad andra frågat och föreslagit. Supportforument öppnas i din webbläsare och kräver därför koppling till internet. Pilen används för att gå upp en nivå om du gått in i en artikelgrupp. Lite till vänster hittar du ikonerna Betala, Retur, Administration och Direktköp. Betala klickar du på när du har lagt in de artiklar som ingår i försäljningen och kunden är redo att betala. Skall du slå en Retur trycker du först på denna knapp så får nästa artikel ett negativt saldo. Funktionen inaktiveras efter en inmatning så behöver du trycka in knappen igen annars blir nästa artikel du slår in blir en försäljning. Det går givetvis även att justera en artikelrad genom att markera den och där ange om det skall vara ett negativt antal. Under Administration hittar du val för att registrera växelkassa, öppna kassalådan, dagsavslut och andra rapporter. Direktköp Slutför din transaktion direkt. Betalsätt Kontant och på summan. 2015-05-28 Längst ned till vänster i bilden har du även ytterligare funktionalitet. Du kan trycka Avbryt för att avbryta det aktuella kvittot. Har du kvitton sparade aktiveras knappen Pausa kvitto och antalet pausade kvitton visas mellan parenteserna ( ) Registrera växelkassa När du börjar för dagen måste du börja med att registrera växelkassan. Klicka på Administration och Registrera växelkassa och du kommer till bilden nedan: Skriv in hur stor växelkassan är och godkänn genom att klicka på den gröna bocken. Om du startar en försäljning utan att ha registrerat en växelkassa kommer det upp en påminnelse. OBS! Du måste registrera en korrekt växelkassa när du börjar dagen för det sparas i rapporterna och kan orsaka problem om du har en diff i kassan när skatteverket kommer på besök. 2015-05-28 Registrera försäljning och betalning En orange ruta innehåller en grupp av artiklar. Varje grupp kan sedan innehålla flera undergrupper. Det är administratören som kan lägga upp grupper i samband med att artiklarna läggs in. Detta gör det lättare för dig som säljare att hitta rätt artikel. Alla schampon, balsam och hårborstar finns t ex under gruppen Hårvård. Har du tryckt på en orange ruta (genom att använda pekskärm eller genom att klicka med vänster musknapp) och sedan vill gå tillbaka till ursprungsläget klickar du på pilknappen uppe till höger på skärmen. Vid försäljning väljer du önskad artikel och klickar på den. Artikeln flyttas över till kvittolistan i det vänstra fältet. I exemplet ligger artiklarna med bruttopriser i artikelregistret. Du ser momsen först när du har valt artikeln. Momsen syns då längst ner i fältet till vänster. Markerar du en artikel i försäljningslistan till vänster får du möjlighet att skriva in om försäljningen gäller flera av samma vara, lägga in eventuella rabatter på artikeln eller ta bort artikeln om du skulle råka lägga in fel artikel. För att ändra antalet skriver du bara in det nya antalet. Godkänn dina ändringar genom att klicka på den gröna bocken. Klickar du istället på det röda krysset tar du bort varan från försäljningslistan. Avbryt tar bort den obetalda försäljning du registrerat. Du får en varning innan kvittot avbryts. 2015-05-28 Fritext på artikelrad Vill du lägga till en förklarande text till en artikel kan du göra detta genom att markera artikeln. I ”Kommentar” fältet kan du sedan skriva in en text som kommer med på kvittot, direkt under berörd artikel. Antal tecken bestäms av din kvittoskrivare men max 50 är standard, om fler tecken anges, radbryter systemet och fortsätter på nästa rad. Det finns ingen begränsning på antal rader. 2015-05-28 Öppen artikel Om en artikel är märkt som öppen i artikelregistret kommer du direkt till prisrutan när du väljer den aktuella artikeln i kassaregistret. Här kan du lägga till text efter namnet och justera priset innan du godkänner artikeln och går vidare. 2015-05-28 Pausa Kvitto Här ser du de kvitton du har på paus. Markera en rad för att ”plocka upp” kvittot igen. Funktion finns även för att makulera alla pausade kvitton, t ex vid dagsavslut genom att klicka på knappen längst ned. Makulerade kvitton registreras på kassarapporterna. 2015-05-28 Totalrabatt Vill du ge en totalrabatt markerar du det lilla %-tecknet längst ned till vänster med texten ”Lägg totalrabatt”. En ruta kommer upp och du slår in rabattsatsen som skall dras från totalsumman. Samma rabattsats dras från varje rad. Vill du ändra rabattsatsen på en enskild rad är det bara att markera den och ange en rabatt i kronor eller procent. När du har registrerat in alla varorna klickar du på Betala (den gröna bocken) upptill i fönstret. Du kommer då vidare till fönstret nedan: De olika typerna av betalning kommer att beskrivas på följande sidor. 2015-05-28 Kvittokopia Sätter du en bock i rutan efter Skriv ut kopia kommer en kopia på kvittot/fakturan att skrivas ut. OBS! Funktionen fungerar enbart om rutan kryssas i innan betalning har skett. Det är enligt lag förbjudet att ta ut extra kopior. Betala kontant Klicka på Kontant. Lämnar kunden jämna pengar godkänner du bara beloppet som visas genom att klicka på den gröna bocken. Betalar kunden med ett högre belopp skriver du in det högre beloppet istället för varans pris och klickar på den gröna bocken. I fönstret ser du nu hur mycket kunden har betalat och vad han/hon ska ha tillbaka. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Kontant eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. Betala med kontokort Klicka på Kontokort. Du godkänner beloppet genom att klicka på den gröna bocken. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Kontant eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. 2015-05-28 Betala med presentkort Klicka på Presentkort. Du godkänner beloppet genom att klicka på den gröna bocken. Godkänn presentkortsbeloppet genom att klicka på den gröna bocken eller genom att trycka Enter. Du ser då att ursprungsbeloppet har minskat med det belopp du registrerade. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Kontant eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. Betala med faktura Klicka på Faktura. Du godkänner beloppet genom att klicka på den gröna bocken. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Faktura eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. OBS! Om du har fakturaintegration aktiverad (Kräver att du har Smart fakturering och aktiverar integrationen i administrationen) så får du i detta läge välja kund. Skriv in den kund du söker och tryck på ”Sök”. Du kan söka på Kundnummer, Organisationsnummer, Organisationsnamn eller e-mail. Sökningen tittar på innehåll så om du söker på ”Grävare” får du upp Carl Grävare och skottare nedan. 2015-05-28 Du kan även ange en text som läggs i Fakturakommentarsfältet på fakturan. Har du en redan angiven fakturakommentar kommer den att skrivas över. Fältet tar tre rader där varje rad tar ca 42 tecken inklusive blanktecken. När du väljer mottagare aktiveras knappen ”spara fakturaunderlag”. Väljer du det stängs försäljningen, ett fakturaunderlag skrivs ut på din skrivare och fakturaunderlaget läggs upp i Smart fakturering för vidare bearbetning och slutförande. OBS! det går inte att använda faktura som delbetalning om du har integrationen på. Betala med Tillgodokvitto Klicka på Tillgodokvitto Du godkänner beloppet genom att klicka på den gröna bocken. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Faktura eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. 2015-05-28 Registrera återköp OBS! Enligt lag får en försäljning och en retur inte registreras på ett och samma kvitto, vilket medför att du inte får sälja och returnera varor och tjänster i en och samma transaktion. I Smart kassa kan du göra detta i samma vy men systemet skapar istället två kvitton vilket gör att din retur och försäljning hanteras separat. När en kund vill ångra ett köp gör du så här: Tryck på knappen Retur och välj den vara som kunden lämnar tillbaka. Varan hamnar i listen på vänster sida med antal minus 1 och negativt belopp. Vill du ändra antal eller pris klickar du på varan i fältet till vänster. Ändra det du vill och klicka på den gröna bocken står det -1 i antal och priset är ett negativt belopp. När du är klar, tryck på Betala. Smart föreslår som standard kontant men det går att ändra betalsätt genom att klicka på det röda krysset vis summan så tas den bort och du kan välja ett eller flera betalsätt. På skärmen ser du vad kunden ska ha tillbaka. Två kvitton skrivs ut, ett för kassan och ett för kunden. OBS! Har du fakturaintegrationen på och väljer retur på betalsätt faktura, skapas ett vanligt returkvitto samt en kreditfaktura i Smart fakturering. 2015-05-28 Byte eller retur och försäljning i samma transaktion Om du bara vill byta ut en vara eller om kunden lämnar tillbaka en vara och köper en annan går det att göra i Smart kassa, men systemet delar upp detta på två transaktioner och två kvitton. En retur och en försäljning. T. ex. om du tar tillbaka en vara och säljer en annan. Vi tar som exempel att kunden köpt Smart Kassa i 12 månader för ett pris men kommer på att man givetvis vill använda sig av den Smarta integrationen mot Smart bokföring och därför vill ha detta. Just nu har butiken ett bra pris på detta och gör för att det skall bli rätt en retur på den första tjänsten och säljer det förmånliga paketet. Du trycker på Betala och kommer då först till returen. Två returkvitton skrivs ut, ett till kunden och ett till butikens administration. Smart har förinställt att returen alltid går som kontant för att förenkla hanteringen. Den summan läggs sedan på försäljningen som ”Betalning från retur” vilket gör att säljaren inte behöver hantera detta. När du kommer till betalningen behöver du bara hantera ev. differens beroende på om returen och försäljningen går jämnt ut eller om kunden skall betala eller få tillbaka. 2015-05-28 Ange hur differensen skall betalas och tryck Betala (knappen aktiveras först när alla belopp har ett betalsätt). Smart skriver nu ut försäljningskvittot. Tillgodokvitto Vid en retur kan du välja att lämna ett tillgodokvitto på returbeloppet. Ange summan på betalalternativet Tillgodokvitto. Du får frågan om returen skall skrivas ut som ett tillgodokvitto, tryck Ja så skrivs detta ut. Tillgodokvittot skrivs även det ut i dubbla exemplar så både kunden och kassan får varsitt exemplar. 2015-05-28 Administration Under Administration kommer du åt nedanstående funktioner: Utför dagsavslut (nedtonad om inte transaktioner skett i kassan) Dagsavslut ger en Z-rapport. Z-rapporten gör en summering av dagens transaktioner och nollställer kassan. Utskriften är underlag till bokföringen och summan går att föra över till andra program som SIE4-fil. Om du har integration mot bokföringen påkopplad får du frågan om du vill stämma av kassan innan du skickar den. Svarar du nej skapas direkt en bokföringsorder i Smart bokföring på de saldon som är registrerade i kassan. Svarar du ja kommer du till funktionen Kassaavstämning och kan kontrollera och ev justera dina saldon. Du kan även ange en kort förklaring till ev justeringar. När du är klar skapas bokföringsorder som läggs upp i Smart bokföring. OBS! Rapporten kan bara skrivas ut en gång därefter nollställs värdena och du måste registrera växelkassan på nytt. 2015-05-28 Testläge Testläge innebär att du kan testa alla funktioner utan att det bokförs. Det registreras dock i z- och xrapporterna som utskrivna testkvitton och med summa. Slår du på testläge syns det i ”kvittoskärmen” (på vänstra sidan) och det skrivs ut tydligt på varje kvitto. Betalterminalsinställningar Smart Kassa kan kopplas till två leverantörer, NETS eller BABS. Här ställer du in vilken terminal du vill arbeta mot och gör inställningarna. 2015-05-28 De flesta funktionerna som du finner här arbetar enbart mot din kassakopplade betalterminal och en del av dem behövs enbart vid installationen. Du börjar med att välja betalterminal. Klicka på ”Välj Betalterminal” och sedan om det är en BABS eller NETS terminal. När du valt terminal kan du gå in och konfigurera den. Administration/Kortläsare NETS NETS inställningar ser ut så här: 2015-05-28 Betalterminalsinställningar Standardinställningarna för en NETS-terminal är: COM-Port: Kontrollera i din Enhetshanterare vilken port terminalen är ansluten till. IP-Adress Host: 91.102.24.142 eller (193.214.20.211). Använd alltid 91.102.24.142 i första hand! Aktiverad: När du gjort inställningarna, kryssa i rutan och starta om Kassan så kommer Kassan att söka efter och arbeta emot terminalen. Använd OperatörsID: Om flera organisationer med varsitt avtal vill använda samma terminal, har NETS ettantal terminaler för detta. Du ska då ange ett antal OperatörsID här och sedan koppla dessa i Kassan på varje separat kassör. VI hänvisar till leverantörens instruktioner för vidare info. 2015-05-28 Balansförfrågan Makulera senaste Transaktionen Visa Offline-transaktioner Skicka offline-transaktioner Insättning Skriv ut X-Rapport Skriv ut Z-Rapport Utför dagsavslut Återanslut terminal 2015-05-28 Administration/Kortläsare – BABS Under “Betalterminalsinställningar” kan du ställa in de inställningar som kassan ska använda när den kommunicerar med din kassakopplade BABS-terminal. Du kan här välja vilken IP-adress terminalen finns på samt om terminalen är aktiv för stunden. ”Utför betalterminalsdagsavslut” Med denna funktion utförs ett dagsavslut i terminalen och en sammanställning av gjorda transaktioner skrivs ut. OBS dagsavslutet måste genomföras som minst var tredje dag annars kommer inte nya transaktioner tillåtas. ”Skriv ut terminalkonfiguration” Med denna funktion kan du skriva ut nuvarande inställningar hos terminalen. Detta kan vara intressant om du funderar över vilka inställningar som används. Detta kan också användas för felsökning. ”Skriv ut nuvarande betalterminalsdagsavslut” Denna funktion motsvarar kassans X-rapport. Du får en utskrift i form av en sammanställning av de transaktioner som gjorts sedan förra avslutet. ”Skriv ut transaktionslog totalt datum” Med denna funktion kan du skriva ut en sammanställning av alla transaktioner i ett givet datumintervall. ”Skriv ut transaktionslog detaljerad datum” Med denna funktion kan du skriva ut alla transaktioner som gjorts i ett givet datumintervall. Transaktionerna visas detaljerat. ”Skriv ut transaktionslog totalt nummer” Med denna funktion skriver du ut en sammanställning av de senaste transaktionerna. Ange ett tal i rutan för att bestämma hur många transaktioner som ska visas. ”Skriv ut transaktionslog detaljerad nummer” Med denna funktion skriver du ut de senaste transaktionerna. Ange ett tal i rutan för att bestämma hur många transaktioner som ska visas. ”Skriv ut ej skickade transaktioner” Denna funktion skriver ut alla transaktioner som ännu inte skickats till banken. ”Testa anslutningen mot terminalen” Denna funktion testar om kassan kan kommunicera med terminalen med nuvarande inställningar. 2015-05-28 ”Testa anslutningen mot banken” Denna funktion testar anslutningen mot terminalens host (bankens server). ”Makulera senaste transaktionen” Denna funktion makulerar den senast gjorda transaktionen. OBS. Denna funktion måste finnas för en BABS-terminal men kan inte jämföras med en retur. Använd kassans vanliga arbetssätt för att göra en retur. En makulering tar enbart bort transaktionen i betalterminalen och inte i kassasystemet. Hittar inte systemet betalterminalen får du detta felmeddelande. Testa i så fall att starta om den alternativt att koppla loss kablarna och starta om switchen. Synkroniseringsstatus Eftersom klienten och den Administrativa delen enbart synkroniseras när Kassan är i gång håller systemet koll på synkroniseringen. Är kvittoaktiviteterna inte synkroniserade stämmer inte dina rapporter. Genom att gå in här kan du se om systemet är synkroniserat innan rapporter tas ut. Systemet varnar även om du försöker stänga av Kassan innan alla kvitton är synkroniserade. 2015-05-28 Kontrollenhetsinställningar Vi har nu tagit fram en funktion i kassan för att snabba upp starten och förenkla installation av ytterligare enheter. Detta görs genom att systemet söker efter enheten första gången du startar kassan. Går du in under Administration – Kontrollenhetsinställningar så ser du vilken enhet du har ansluten till kassadatorn. 2015-05-28 I rutan syns de inställningar som systemet själv har tagit fram. Är du osäker på dessa så låt dem stå som de gör, systemet vet oftast bäst. Du kan även gå in och bestämma modellen på den kontrollenhet du har ansluten för att maximera funktionaliteten. När du är klar och vill använda de inställningar du gjort, kryssar du i rutan ”Aktiverad” för att spara och använda dem. Du kan när som helst ta bort bocken varvid systemet återigen kommer att söka och identifiera ansluten kontrollbox automatiskt. 2015-05-28 Pausade kvitto Här kan du hämta upp sparade kvitton. Varje kvitto ges ett ID när det sparas och listas här med ID-nummer, kassörens namn och försäljningssumma. För att hämta kvittot markerar du kvittot och trycker på Aktivera kvittot. Sedan är det bara att gå tillbaka till försäljningen och ändra kvittot eller slutföra köpet. Vill du ta bort ett kvitto får du aktivera det och sedan ta bort det i kassabilden på vanligt sätt. Du kan inte köra en dagsrapport/Z-rapport eller x-rapport med kvitton pausade utan måste antingen slutföra dem på vanligt sätt eller makulera dem med knappen. Försöker du köra en av dessa rapporter får du frågan om du vill avbryta befintliga kvitton. Svarar du Ja makuleras alla kvitton som ligger pausade. Makulerade kvitton loggas och rapporteras på x- och z-rapporterna samt i kontrollboxen och kvittojournalen. Databasunderhåll För att hålla din databas i topptrim rekommenderar vi att du kör denna funktion med jämna mellanrum. Hur ofta beror naturligtvis på hur många transaktioner som du har men minst en gång i månaden är rekommenderat men gärna så ofta du kan. Funktionen går in och ”ordnar” alla register i lättast sökbara väg vilket gör att dina sökningar och Kassans arbete mot dessa register går snabbare. 2015-05-28 När du trycker på knappen kommer denna ruta fram. Tryck på den gröna bocken för att sätta igång. Under indexeringen står det i rutan att den jobbar och när rutan stängs ned är din databas indexerad. 2015-05-28 Justera differens i kassan Upptäcker du en diff. i kassan kan du innan du slår ut dagsavslutet göra en justering. Tänk på att du bara kan göra EN differensjustering. Du kan under dagen ändra den men justeringen ligger kvar tills dagrapport körs och då utförs även justeringen. Första kolumnen visar vad som slagit in på respektive betalslag, andra kolumnen kan du mata in det du har fysiskt och tredje kolumnen visar ev. diffar. Justeringarna går emot de konton du registrerat för respektive betalslag. Den totala differensen konteras mot ett OBS-konto som du angett i Smarts administrativa del under InställningarRedovisning. 2015-05-28 Skriv ut x-rapport (nedtonad om inte dagskassa är registrerad) En x-rapport kan du skriva ut flera gånger. Denna är nästan identisk med z-rapporten / dagsrapporten förutom att ingen nollställning sker. Här visas också en summering av de transaktioner som gjorts. Månadsrapport Här kan du ta ut en rapport baserad på månad. Skriv ut kvittojournal Kvittojournalen innehåller alla kvitton, z-dagrapporter och x-dagrapporter som du gjort i kassan under valt datumintervall. Alla transaktioner skrivs ut i ett komprimerat format i kronologisk ordning. Om du kryssar i ”Visa artikelprisförändringar” så visas även alla prisförändringar du gjort på dina artiklar. 2015-05-28 Visa kvittojournal Visa kvittojournal innehåller samma information som när du väljer att skriva ut kvittojournal men informationen visas på skärmen istället. Kvittojournalen innehåller alla kvitton, z-dagrapporter och xdagrapporter som du gjort i kassan under valt datumintervall. Alla transaktioner listas i kronologisk ordning. Om du kryssar i ”Visa artikelprisförändringar” så visas även alla prisförändringar du gjort på dina artiklar. 2015-05-28 Justera kassadifferens Innan du avslutar dagen kan det vara bra att kontrollera kassan. I Vyn visas de betalsätt du registrerat och de belopp som registrerats. Du kan ändra de faktiska värdena varpå en ev. differens uppstår om det skiljer sig från de registrerade värdena. Förhoppningsvis kommer summeringen längst ned att vara noll, annars kommer differensen att registreras på dina rapporter och summan läggas på kontot avsett för kassadifferenser. När du är klar är det bara att klicka på den gröna bocken så sparas differensen. OBS! Differensen sparas först ned när du tar ut en dagsrapport, tar du t ex ut en X-rapport är differensen inte med. Du kan om du vill öppna funktionen för att justera kassadifferens igen och se och ändra beloppen. Registrera växelkassa (nedtonad om den redan angetts) När du börjar dagen måste du ange de pengar du har i kassalådan som växelkassa. Du kan inte ange 0 så om du inte har någon måste du ange en krona. Försöker du göra en transaktion i kassan utan att ha registrerat en växelkassa får du upp rutan för att ange växelkassa tills du anger en. När du angett växelkassa kan du sedan arbeta vidare. 2015-05-28 Kontantuttag Vid behov kan du göra ett kontantuttag. Ange summa samt en förklarande text. Text måste anges för att få godkänna transaktionen. Flera transaktioner kan slås in men genomförs och syns först på dagsavslutet. Utloggning För att logga ut, klickar du på det lilla hänglåset högst upp till höger. avsluta kassaapplikationen. Välj sedan ”Stäng av” för att OBS! Om du har osynkade kvitton, kvittodata som inte skickats upp till Servern, kommer kassan att varna innan stängning. Avbryt då och gå till knappen ”Synkroniseringsstatus” och kontrollera när allt är klart. När det står att inga kvitton är osynkroniserade går det bra att stänga ned. 2015-05-28
© Copyright 2024