6 Diarieföring/Registrering av handlingar
MJÖLBY KOMMUN ANTAGEN AV UTBILDNINGSNÄMNDEN 2014-04-28 DNR. UTB/2014:72 REVIDERAD 2015-04-24 Helena Kugelberg Palmqvist, Birgitta Hallin Innehåll 1 Inledning ................................................................................................................................................................................................................................3 2 Organisation/Verksamhetsbeskrivning .................................................................................................................................................................................3 3 Historik ...................................................................................................................................................................................................................................5 4 Allmänhetens sökvägar till utbildningsnämndens handlingar ............................................................................................................................................... 5 5 Arkivansvarig och arkivredogörare på förvaltningen ............................................................................................................................................................6 6 Diarieföring/Registrering av handlingar ................................................................................................................................................................................7 7 Sekretess ................................................................................................................................................................................................................................7 8 Postöppning ...........................................................................................................................................................................................................................8 9 Postlista..................................................................................................................................................................................................................................8 10 Gallring ..................................................................................................................................................................................................................................8 11 Digitala handlingar, IT-system, bild- och ljudupptagningar...................................................................................................................................................8 12 Förvaltningens IT-system.......................................................................................................................................................................................................9 13 Definition av begreppet ”Handling av tillfällig eller ringa betydelse” .................................................................................................................................12 14 Förklaringar samt förkortningar i utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan ..........................................................................................................16 15 Kolumnrubriker ...................................................................................................................................................................................................................17 16 Allmän administration ........................................................................................................................................................................................................18 17 Ekonomi ...............................................................................................................................................................................................................................27 18 Upphandling ........................................................................................................................................................................................................................33 19 Personaladministration .......................................................................................................................................................................................................36 20 Förskola, Pedagogisk omsorg ..............................................................................................................................................................................................47 21 Förskoleklass – Grundskola – Grundsärskola - Skolbarnomsorg.........................................................................................................................................50 22 Gymnasieskolan...................................................................................................................................................................................................................54 23 Vuxenutbildning ..................................................................................................................................................................................................................58 24 Resursenheten.....................................................................................................................................................................................................................61 25 Övriga skolrelaterade verksamheter - Skolskjutsar.............................................................................................................................................................63 1 26 Övriga skolrelaterade verksamheter - Skolbibliotek ...........................................................................................................................................................64 27 Övriga skolrelaterade verksamheter - Skolmåltid ...............................................................................................................................................................65 28 Antagning ............................................................................................................................................................................................................................66 2 1 Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i verksamheten och beskriver hur de hanteras. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar. Här finns också instruktioner för leveranser till kommunens centralarkiv. Den är också nämndens gallringsbeslut. Gallringsbeslutet reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som får gallras (förstöras). Dokumenthanteringsplanen ska ses som ett verktyg för dem som hanterar informationen i verksamheten och för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan behöver revideras kontinuerligt. Har du frågor/synpunkter eller tycker att något handlingsslag saknas eller borde tas bort kontaktar du förvaltningens sekreterare (0142-853 77). Det är sedan Utbildningsnämnden som fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg. 2 Organisation/Verksamhetsbeskrivning Utbildningsnämnden Utbildningsnämndens verksamhet är organisatoriskt indelad i förskolenheter för barn 1-5 år, tre enskilda förskolor, familjedaghem, grundskolenheter, gymnasium och vuxenutbildningen. Skolbarnomsorg för barn 6-12 år finns på alla grundskolor. Utbildningschefen Arbetet i ovan angivna organisation är underställt utbildningschefen. Är chef för utbildningsstrateger, IT-strateg, administrationschef, resursenhetschef, chef för gymnasieskolan och vuxenutbildningen samt grundskolerektorer och förskolechefer. Ingår i kommunens- och förvaltningens ledningsgrupp. Utbildningsstrateger Ingår i staben under utbildningschefen. Leder och genomför utvecklingsarbete/projekt och utredningar. Leder kvalitetsarbete, är sakkunnig, har omvärldsbevakning. Representerar förvaltningen i olika arbetsgrupper/styrgrupper. Ansvarar för att driva och samordna förvaltningens lokalfrågor. Kvalitetsuppföljning av lokalrelaterade avtal. Har fullt beslutsmandat i av förvaltningschefen delegerade frågor. Är ställföreträdande utbildningschef vid utbildningschefens frånvaro. Ingår i förvaltningens ledningsgrupp. IT-strateg Ingår i staben under utbildningschefen. Har övergripande ansvar för alla IT-relaterade frågor och projekt. Utgör beställarkompetens gentemot IT-avdelningen. Administrationschef Ingår i staben under utbildningschefen. Ansvarar för förvaltningens administration. Är chef för utbildningskontorets personal som består av ekonomer, ekonomiassistenter, administratör/registrator, barnomsorgsadministratörer, personaladministratör, skolskjutsplanerare, antagningskanslist och förvaltningssekreterare. Ingår i förvaltningens ledningsgrupp. Resursenhetschef Ingår i staben under utbildningschefen. Ansvarar för den kommunövergripande elevhälsan och modersmålsundervisningen. Är chef för resursenhetens personal som består av elevstödsteam, tal- och språkteam, kuratorsgrupp, skolhälsovård och modersmålslärare. Ingår i förvaltningens ledningsgrupp. Chef för gymnasieskolan och vuxenutbildningen Ingår i staben under utbildningschefen. Övergripande ansvarar för Mjölby gymnasium och vuxenutbildning. Är chef för rektorer på gymnasiet och vuxenutbildningen, logistiker, marknadsansvarig och servicetekniker. Ingår i förvaltningens ledningsgrupp. 3 Organisationsschema 4 3 Historik 1971 – 1994 1971 – 1994 1971 – 1994 1995 – 2002 1995 – 2006 1995 – 2006 2003 – 2006 2006 – 2012 2007 – 2012 2012 – Skolstyrelsen: grundskola, gymnasiet, särskolan (sedan 1991) och kommunala vuxenutbildningen Skolstyrelsen: grundskola, gymnasiet, särskolan (sedan 1991) och kommunala vuxenutbildningen Socialnämnden: barnomsorg Barnomsorgsnämnden: barnomsorg Skolnämnden: grundskola och grundsärskolan Utbildningsnämnden: gymnasiet, gymnasiesärskolan och kommunala vuxen utbildningen Förskolenämnden: barnomsorg Förskole- och skolnämnden: oktober 2006: barnomsorg, grundsärskolan och grundskola Arbetsmarknads- och utbildningsnämnden: gymnasiet, gymnasiesärskolan, kommunala vuxenutbildningen och arbetsmarknadsfrågor Utbildningsnämnden: augusti 2012: barnomsorg/förskola, grundskola, grundsärskolan, gymnasiet, gymnasiesärskolan och kommunala vuxenutbildningen. Arbetsmarknadsfrågorna år 2012 överförda till Kommunstyrelsen. 1 april 2014 överförs sex studie- och yrkesvägledare för elever i grund- och gymnasieskolan från kommunstyrelsens arbetsmarknadsenhet till utbildningsnämnden. 4 Allmänhetens sökvägar till utbildningsnämndens handlingar Utbildningsnämnden rekommenderar följande sökvägar till förvaltningens allmänna handlingar. 1. 2. 3. 4. Diarium I kommunens diarium LEX diarieförs offentliga allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen Här listas samtliga handlingsslag som finns i verksamheten med regler för bl a bevarande och gallring samt förvaring. Arkivförteckningen Här kan man söka serier med handlingar som omhändertagits för arkivering för äldre och avslutade arkiv. Nämndens protokoll Utbildningsnämndens protokoll finns tillgängliga på kommunens hemsida www.mjolby.se. Medborgarservice i stadshuset har ett exemplar av samtliga protokoll i pappersform. 5 5 Arkivansvarig och arkivredogörare på förvaltningen Utbildningsnämnden ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska nämnden även utse arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten. Utbildningsnämnden har följande arkivorganisation Arkivansvarig Utbildningschef, chef för administrativa enheten och chef för gymnasieskolan och vuxenutbildningen Verksamhetsområde Nämndens och utbildningsförvaltningens gemensamma diarium Rektorer och förskolechefer På respektive skol- och förskoleområde Resursenhetschef Övergripande ansvar för arkivvård på resursenheten Arkivredogörare Registrator Diarieadministration, förvaltningskontoret Administratörer Arkivvård inom sitt respektive ansvarsområde Strateger Arkivvård inom sitt respektive ansvarsområde Förvaltningssekreterare Samverkans- och nämndadministration Skolsköterskor, kuratorer, psykologer, socionom, talpedagoger och specialpedagoger Arkivvård inom sitt respektive ansvarsområde Som arkivansvarig ska man: 1. Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. 2. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar. 3. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten. 4. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper. 5. Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering. 6. Tillse att dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning upprättas. 7. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar. 8. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan. 9. Tillse att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker. 10 Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar. Som arkivredogörare ska man: 1. Ha kunskap om regler och rutiner som rör den egna nämndens hantering av allmänna handlingar. 2. Vårda nämndens handlingar och arkivlägga dessa enligt arkivmyndighetens anvisningar. 3. Biträda vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv. 4. Verkställa beslutad gallring. 5. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen och göra arkivansvarig uppmärksam på om planen behöver ändras. 6. Förbereda avlämning av handlingar till centralarkivet enligt centralarkivets anvisningar. 7. Samråda med nämndens arkivansvarige och arkivmyndigheten i frågor som rör hantering av allmänna handlingar. 6 6 Diarieföring/Registrering av handlingar I dokumenthanteringsplanen står det vilka handlingar som bör registreras i diariet. Är du osäker är det aldrig fel att diarieföra handlingar. Det är originalet som ska diarieföras. När en handling skickas iväg är det kopian som diarieförs. Enligt 5 kap 1 § offentlighets- och sekretesslagen är huvudregeln att varje myndighet har skyldighet att registrera allmänna handlingar så snart de kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registrering kan ske på två sätt: systematisk registrering eller diarieföring. Genom registrering kan förvaltningen få god ordning på allmänna handlingar som inkommit eller upprättats av förvaltningen. God ordning är en förutsättning för att tillförsäkra allmänheten och andra myndigheter den grundlagsstadgade rättigheten att ta del av allmänna handlingar. Registreringsskyldigheten gäller inte om: 1. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. T.ex. enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden med mera. 2. En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling. Då ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. 3. Handlingar som INTE omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att de utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur det kan gå tillväga: • Är det ett e-postmeddelande kan du vidarebefordra det direkt till diariet genom att maila till utbildningsförvaltningens funktionsbrevlåda. • Är det ett meddelande på din telefonsvarare eller SMS gör du en tjänsteanteckning som registreras i diariet. • Inkommer informationen via en webbtjänst i något av förvaltningens verksamhetssystem eller via social media tas det ut på papper och diarieförs. Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då Säkerhetsenheten, tel 850 00, för e-post, bloggar, röstmeddelanden och SMS. 7 Sekretess I offentlighets- och sekretesslagen (OSL)finns uppgifter om när sekretess gäller. 7 8 Postöppning Vid varje enskild enhet ska postöppning, ankomststämpling och registrering av handlingar som rör den egna verksamheten ske och följa de lagkrav som finns, samt de rutiner som tagits fram för postöppning och registrering inom Mjölby kommun. Post ska öppnas, datumstämplas och fördelas dagligen, även personadresserad post. Tjänstepost får inte ligga oöppnad. Vid postöppnarens ledighet eller sjukdom ska posten öppnas och fördelas av annan person. Fullmakt om postöppning ska finnas. Tänk på att även e-post och fax ska hanteras dagligen. 9 Postlista Det ska gå att fastställa varje dags inkomna allmänna handlingar och vara möjligt att återfinna dels dessa handlingar, dels alla de handlingar som tillhör ärendet. 10 Gallring Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Om du är osäker på vad som gäller för en viss handlingstyp kontaktar du förvaltningens registrator. Om handlingstypen inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska handlingarna bevaras till dess nämnden fattat ett gallringsbeslut. Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som IT-avdelningen ansvarar för utan det är respektive systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som också ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. 11 Digitala handlingar, IT-system, bild- och ljudupptagningar Enligt 2 kap 3 § tryckfrihetsförordningen omfattar begreppet handling • framställning i skrift • bild och foto • upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Det innebär att digitala handlingar, uppgifter i olika IT-system samt bild- och ljudupptagningar ska behandlas på samma sätt som andra skriftliga framställningar. Oavsett om en handling finns på papper eller enbart i digital form gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen om inte annat särskilt anges. Mjölby kommuns centralarkiv har i nuläget inte möjlighet att långtidsförvara digitala handlingar. Därför måste digitala uppgifter som ska bevaras tas ut på papper. 8 12 Förvaltningens IT-system Nedan finns de verksamhetssystem som för närvarande är i drift i verksamheten. Utbildningsförvaltningen säljer inga personuppgifter. Crystal report Används som rapportgenerator till Procapita Inga offentliga sökvägar till systemet. . Dexter För elevdokumentation, betyg, frånvaro och utvecklingssamtal på gymnasieskolan. Inga offentliga sökvägar till systemet. edWise Lärplattform för elever och lärare på grundskolan. Kommunikation mellan pedagoger, elever och vårdnadshavare. Inga offentliga sökvägar till systemet. Förhandling Kommunens gemensamma förhandlingssystem. Inga offentliga sökvägar till systemet. Infomentor För elevdokumentation, betyg, frånvaro och utvecklingssamtal på grundskolan. Inga offentliga sökvägar till systemet. IST Extens Elevregistrering på gymnasieskolan. Inga offentliga sökvägar till systemet. Itella Kommunens gamla gemensamma lönesystem (1997 – 2011) Inga offentliga sökvägar till systemet. It´s learning Lärplattform för gymnasieskolan. Kommunikation mellan pedagoger, elever och vårdnadshavare. Inga offentliga sökvägar till systemet. 9 LEX Kommunens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem. Kommunstyrelsens förvaltning är systemägare. Förvaltningens diarieföring samt nämndadministration hanteras i systemet. Inga offentliga sökvägar till systemet. Utbildningsnämndens protokoll finns tillgängliga på kommunens hemsida http://www.mjolby.se/10631.html Marshplus Kommunens gemensamma skade- och tillbudsrapporteringssystem. Här registreras alla tillbud och skador rörande fastigheter, brukare och anställda i kommunen. Inga offentliga sökvägar till systemet. Novaschem IT-system för schemaläggning Personec Kommunens gemensamma personal- och löneadministrativa system. Kommunstyrelsens förvaltningspersonalenhet ansvarar för bevarande och gallring. Informationen som förvaltningen hanterat i systemet är tidrapportering, semester, scheman och frånvaro. Inga offentliga sökvägar till systemet. PMO Journalsystem för skolhälsovården, kuratorer och psykologer. Inga offentliga sökvägar till systemet. Procapita Elevregistrering för förskolan, grundskolan och vuxenutbildningen. Inga offentliga sökvägar till systemet. Raindance Kommunens gemensamma ekonomisystem. Ekonomienheten som tillhör kommunstyrelsens förvaltnings ansvarar för systemet. Kultur- och fritidsförvaltningens ekonomiredovisning sker i Raindance. Den information som hanteras i systemet är t ex fakturor, bokföringsorder, internfakturering, fasta fördelningar, budget, internbudget, månadsrapporter, delårs- och årsbokslut. Leverantörsfakturorna skannas in i systemet och återfinns digitalt. Inga offentliga sökvägar till systemet. Time Care I systemet hanteras timanställd personal och vikariepooler. Inga offentliga sökvägar till systemet. 10 Wellnet Kommunens gemensamma friskvårdsportal. Inga offentliga sökvägar till systemet. WinLas Kommunens gemensamma system för LAS-hantering Inga offentliga sökvägar till systemet. Sociala medier ”Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll till exempel chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum” (SKL 2010-04-28). Den information som upprättas eller inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid inaktualitet (Gia). Observera att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i diariet och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och lämna den till registrator) Kommunens riktlinjer för inrättande av sociala medier - Varje förvaltning beslutar om i vilka sociala medier de ska agera och vem/vilka som ska representera förvaltningen. - Kommunen är skyldig att hålla en lista över vilka sociala medier eller andra elektroniska forum vi medverkar i. När en förvaltning väljer att finnas i sociala medier/elektroniska forum ska det meddelas till informatören på kommunledningskontoret. - När ett konto öppnas ska användarnamn och lösenord finnas tillgängliga för fler kollegor så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. - Var noga med säkerhetsinställningarna och använd starka lösenord. - När ett konto avslutas ska det förankras på samma sätt som när det öppnas. På kommunens hemsida finns en förteckning över samtliga godkända webbplatser för sociala medier, http://www.mjolby.se/16455.html 11 13 Definition av begreppet ”Handling av tillfällig eller ringa betydelse” Beslutat av KS § 105, 2014-04-14 I kommunens alla verksamheter förekommer handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det är information av kortvarig relevans och rutinmässig karaktär som kan gallras (förstöras) under förutsättning att gallringen inte medför att allmänhetens insyn åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Det kan också var handlingar som inte längre har betydelse efter det att informationen förts över till ett nytt filformat eller skrivits ut på papper. A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Handlingstyp Exempel Kommentar 1 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Förfrågningar om blanketter, mötestider och allmän information. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. 2 Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. - Kopior på nämndprotokoll Digital information som delas på hemsidan eller intranätet 3 Handlingar som har inkommit för kännedom. - Cirkulär, inbjudningar, reklam Verksamhetsberättelser från andra myndigheter. 4 Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde eller som är meningslösa eller obegripliga. 5 Register, liggare, listor och Spam och bifogade filer i e-postmeddelanden som inte kan öppnas (avsändaren ska om möjligt upplysas om detta och uppmanas att skicka ett dokument i ett standardformat). - andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla - Tillfälliga elektroniska spår som sparas för att underlätta internetanvändning och kommunikation s.k. cookie-filer Elektroniska spår som visar vilka hemsidor som besökts, d.v.s. loggar över internettrafiken, webbhistorik, surf-filter, brandväggsloggar och liknande 12 Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. Förutsatt att handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. samband inom arkivet. - - 6 Kopior av webbsidor som lagras i syfte att åstadkomma snabbare åtkomst, s.k. temporary internet files Händelseloggar i operativsystem Adress- och telefonregister, profiluppgifter på projektplatser, nätverk eller forum som uppdateras fortlöpande Handlingstyp Exempel Kommentar Handlingar som endast Inlämningskvitton och kvittensböcker Förutsatt att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. tillkommit för kontroll av postbefordran. Delgivningskvitton/bevis omfattas inte utan bör bevaras så länge de har rättslig betydelse. 7 Loggar för e-post, mobiltelefoni och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen, och att de inte heller Förteckning i mobiltelefon över inkommande och utgående samtal. behövs för återsökning av de handlingar, som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 8 Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts. Underlag för enkätsammanställningar Förutsätter att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 9 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier. Facebooksidor som kommunen använder sig av. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. Information av vikt skrivs ut på papper och diarieförs. 13 10 Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. SMS och sparade konversationer i snabbmeddelanden i tjänster som t ex MSN och Lync. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. För information av vikt görs tjänsteanteckning i ärendet. 11 Webbmöten och videokonferenser. Då mötet endast har spelats in för att kunna skriva anteckningar (minnesstöd) kan inspelningen gallras efter att anteckningarna upprättats. Förutsatt att innehållet är av tillfällig och ringa betydelse. Om informationen är av betydelse ska den tillföras ärendet. B. Handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse gnom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar 1 Handlingstyp Exempel Kommentar Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk E-post, digitala handlingar som lämnas in på USB-minnen eller liknande, om man skriver ut dem på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa informationsförlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går form om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. förlorade. 2 Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagrings-format eller annan databärare för bevarande. Facebooksidor och bloggar. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Dokumentation (ögonblicksbilder) av social media, hemsidor, projektplatser och liknande bör göras. Beslut om i vilken omfattning och i vilka intervaller dokumentation ska göras beslutas i respektive myndighets dokumenthanteringsplan. 14 3 Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. Inkomna svar via e-post som senare även inkommer signerade med vanlig post. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4 Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande som tillfört ärendet sakuppgift. 5 Felaktiga uppgifter i digitala register vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. 6 Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium. 7 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier som tillfört ärende sakuppgift. SMS, MMS Under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet. Meddelanden som inte tillför ärendet sakuppgift kan gallras efter det att meddelandet lästs eller avlyssnats. Under förutsättning att rättning har skett. Arkivexemplar av digitala handlingar och mikrofilm som har ersatts av nya exemplar. Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, samt digitala upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. Under förutsättning att innehållet tillförts handlingarna i ärendet. Kommentarer och inlägg på sociala medier av stötande eller kränkande karaktär tas omedelbart bort av ansvarig tjänsteman. 15 14 Förklaringar samt förkortningar i utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Ordförklaring Ajourhålls Uppgifterna uppdateras löpande Autencitet äkthet, ursprunglighet; äkthetsprägel skapas t ex genom namnteckningar, elektroniska signaturer, stämplar eller andra former av bestyrkande. Databärare fysiskt underlag för handlingar/uppgifter. Gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter o allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar eller uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför: - informationsförlust - förlust av möjliga informationssammanställningar - förlust av sökmöjligheter, eller - förslut av möjligheten att fastställa informationens autencitet. Medium medel och metoder för överföring och lagring av information. UTB Respektive enhet Utbildningsnämnden Här menas utbildningsförvaltningens olika enheter: o Förskolor o Skolor o Resursenheten o Utbildningskontoret 16 15 Kolumnrubriker Handlingstyp Handlingstyp är, som ordet säger, den typ av handling som avses. Bevaras/gallras Bevaras innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till centralarkivet. Om handlingen ska gallras anges den tid som skall förflyta innan handlingarna får gallras, den så kallade gallringsfristen. System/Sortering System är det verksamhetssystem som handlingstypen eventuellt är knuten till. Sortering innebär det sätt som handlingarna sorteras på t.ex. alfabetisk-, datum, födelsenummer. Anges om handlingen inte är knuten till något verksamhetssystem. Förvaring Avser den plats där handlingen förvaras innan den gallras eller skickas till Centralarkivet. Exempelvis i förvaltningens/enhetens närarkiv eller hos handläggare. Till Centralarkivet Centralarkivet är kommunens slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen ”Till Centralarkiv” avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen. Sekretess Här anges den paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som man hänvisar till vid eventuell sekretess. Kommentar Här kan kommentarer och förklaringar till övriga kolumner skrivas in till exempel motiv till gallring. När gallringsfristen ”vid inaktualitet” anges ska kolumnen innehålla en definition av när inaktualitet inträder. 17 16 UTBILDNINGSNÄMNDEN HANDLINGSTYP BEVARA/ GALLRA – Allmän SYSTEM/ SORTERING administration FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Centralarkivet _ Nej KOMMENTAR Arkivering Arkivbeskrivning /beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Bevaras Dokumenthanteringsplaner Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Leverensreversal Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Ja 2 år efter inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej T ex leasing av kopiatorer, städ. Om alla avtal diarieförs ingår även dessa i Diarieförda handlingar Diarier Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Inlåst i brandsäkert arkiv Diarieförda handlingar Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Ja Diarieplaner Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Närakiv på enheten Nej Nej Gallras efter 2 år Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Nej Nej Årslistor Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Två rapporter från LEX som skrivs ut årligen. En i diarienummerordning och en i diarieplanordning Ärendeblad Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Rapport från LEX som skrivs ut då ärendet avslutats. Lex Upprättas enl arkivlagen § 6 samt OSL 4:2 Kvitto över handlingar levererade till Centralarkivet Avtal Avtal Avtal, rutinmässiga Ingår i Diarieförda handlingar. Se även upphandling Kan innehålla sekretess enligt OSL Diarieföring (registrering) mm Kopior av handlingar som förvaras i diarium eller i annat system Postlistor/Delgivning 18 Inlåst i brandsäkert arkiv Kan innehålla sekretess enligt OSL Förvaras tillsammans med respektive årsomgång av de diarieförda handlingarna 1.1.26 Integrerade i diariesystemet HANDLINGSTYP BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS KOMMENTAR Försäkringar Försäkringshandlingar - Försäkringar hanteras av tekniska kontoret. Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Försäkringar gällande anställda – se personaladministration Interna verksamhetsmöten Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o d verksamhetsmöten Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Protokoll från facklig samverkan Bevaras - Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten Se Personaladministration Inköp Gallras vid inaktualitet Digitalt/Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Domar Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Fullmakt Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Föreläggande Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Beställningar T ex läromedel Juridik Kallelse till förhandlingar Korrespondens Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Tjänsteanteckningar Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Stämningsansökan Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Underlag för framställt krav Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Yttrande Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Korrespondens, rutinmässig 19 Nej Korrespondens som ej tillför sakuppgifter och som är av en tillfällig eller ringa betydelse Nej Minnesanteckningar som ej tillför sakuppgifter och som är av en tillfällig eller ringa betydelse HANDLINGSTYP Yttrande från motpart Rådgivning BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Bevaras Lex Förvaltningen TILL CENTRAL ARKIVET Efter 2 år Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Nej SEKRETESS KOMMENTAR Nej Frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens och förslag till exempel avtalsförslag Kommunikation – webb, marknadsföring, information Affischer Bevaras Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Broschyrer Bevaras Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Fotografier, filmer, video och dyl. Författningssamlingar Bevaras Gallras efter 5 år Efter 1 år Nej Förvaltningen Nej Nej Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Närarkiv på enheten Pärm Informationsskrifter Bevaras Nyhetsbrev /veckobrev och dyl. Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Pressmeddelanden Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Ett exemplar av egenproducerade till centralarkivet Ett exemplar av egenproducerade till centralarkivet Ett urval som dokumenterar den egna verksamheten. Om framtagna för t ex intern information el utbildning, gallras vid inaktualitet Ett exemplar av egenproducerade till centralarkivet Sociala medier (där myndigheten är aktiv) - Bloggar (på egna och externa webbplatser) Gallras vid inaktualitet Nej Nej - Facebook Gallras vid inaktualitet Nej Nej Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Arkivexemplar av egenproducerade Tidningar, egenupprättade Bevaras Korrespondens Anonyma skrivelser Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras. Övriga se Instruktioner: gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Korrespondens (ej diarieförd), av vikt för verksamheten Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Ja Kan registreras som handling. Kan innehålla sekretess enligt OSL 20 BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år OSL 18:3 Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år OSL 18:3 Dokumentation av mål Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Dokumentation av mål, strategier samt utvärdering av arbetet Enkäter, sammanställningar/ rapporter Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Ett exempel av enkäten bevaras tillsammans med sammanställningen HANDLINGSTYP Korrespondens, rutinmässig Krisberedskap och säkerhetsarbete Krisberedskapsplaner, beredskapsplaner Protokoll från skyddsrond och brandsyn Risk- och sårbarhetsanalyser KOMMENTAR Cirkulär, kursinbjudningar m.m. Instruktioner: gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Kan innehålla sekretess Kan innehålla sekretess Kvalitetsarbete, planering, uppföljning och utvärdering Enkäter, svar och andra underlag Gallras efter 1 år Pärm Närarkiv på enheten Nej - Interkontroll, rapporter Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Verksamhetsberättelser, årsrapporter Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Verksamhetsplaner Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Uppföljningsrapporter Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Utvärderingar Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Kvalitetsdokument, processbeskrivningar od Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Miljöcertifiering/diplomering, dokumentation av Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Både egna och andras Ex delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse Nämndadministration Arvodesunderlag, förtroendevalda Personalavd 21 - Original skickas till personalavdel-ningen. Förrättningsrapporter,inkomst-uppgifter, reseräkningar o d. Baseras på underlag från de förtroendevalda HANDLINGSTYP BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS KOMMENTAR Beslutsunderlag Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej De handlingar som skickas till de förtroendevalda inför beslut. Bevaras tillsammans med övriga handlingar i resp ärende Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda delegationsbeslut Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Enheterna skickar varje månad in sina delegationsbeslut till registrator på förvaltningen Delegationsordning Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Gallras efter 2 år Pärm Förvaltningen Nej Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Nej Bevaras Pärm Förvaltningen Efter 2 år Nej Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Närvarolistor Protokoll från nämnd/styrelse och utskott Protokollsbilagor Voteringslistor Sekretessbevis/tystnadspliktsFörsäkringar Bevaras Pärm Förvaltningen Efter 2 år Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Nej Bevaras Pärm Förvaltningen Efter 2 år Nej Gallras vid inaktualitet Digitalt/Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Närarkiv på enheten Nej Nej Förvaltningen Nej Nej Förvaltningen Nej Nej De som används som register eller innehållsförteckning till protokollen bevaras Uppgifterna överförs till protokollet Förvaras i kronologisk ordning på arkivbeständigt papper i brandsäkert arkiv Protokollsanteckningar, skriftliga reservationer, mm. Ingår i protokollet, dvs original sparas tillsammans med protokoll. Kopia i ärendeakt. Uppgifterna överförs i sin helhet till protokollet, dvs röstningsresultat och namn. Personuppgifter Adresslistor Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Gallras vid inaktualitet Pärm Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombud Gallras vid inaktualitet Pärm Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Gallras vid inaktualitet Pärm Anhörigregister Ej aktuellt om PUL-ombud finns Nej Aktuellt om PUL-ombud finns 22 BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING Gallras vid inaktualitet Pärm Bevaras Lex Gallras vid avslutad placering Pärm Gallras vid inaktualitet Pärm Inrättande av personuppgiftsombud Bevaras Lex Instruktioner från nämnden/styrelsen angående behandling av personuppgifter Bevaras Lex Personuppgiftsbiträde, avtal med Bevaras Personuppgiftsbiträde, instruktion för Bevaras HANDLINGSTYP Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande av personuppgiftsombud Godkännande fotografering Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse Registerförteckningar Gallras 1 år Pärm Samtycke enligt PUL, handlingar rörande Gallras Se kommentar Papper/Pärm Manualer/lathundar Förvaltningen Nej Nej Förvaltningen Efter 2 år Nej Närarkiv på enheten Nej Nej Förvaltningen Nej Nej Förvaltningen Efter 2 år Nej Förvaltningen Efter 2 år Nej Gallras vid avslutad skolgång eller när skydd upphör Bevaras Lex/Diariepärm Gallras vid inaktualitet Pärm Ingår i protokoll eller delegationsbeslut Ingår i protokoll och/eller diarieförda handlingar Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Nej - Förvaltningen Efter 2 år Nej Förvaltningen Nej Nej Närarkiv på enheten Nej Finns ej för närvarande Finns ej för närvarande T ex ang säkerhet Finns ej för närvarande Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Gallras när nytt samtycke lämnats in eller 2 år efter avslutad skolgång Digitalt/Pärm Bevaras KOMMENTAR Ingår i ”Anmälan av personuppgiftsombud” Gallras vid inaktualitet Registerutdrag, begäran om samt svar Handlingsprogram/plan SEKRETESS - Pärm Policy-/styrdokument Handböcker TILL CENTRAL ARKIVET - Bevaras Skyddad identitet gäller ansökan , placering, klasslistor etc (elev) FÖRVARING Enligt OSL Närarkiv på enheten inlåst Nej Ja Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Om framtagna för den egna verksamheten Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Likabehandlingsplan, skolplan m.m. Närarkiv på enheten Nej Nej 23 BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Organisationsscheman/ beskrivningar Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Policydokument Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Riktlinjer/regler Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt Nej Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - HANDLINGSTYP Rutinbeskrivningar KOMMENTAR T ex Miljöpolicy Postöppning Fullmakter (motsvarande) Fullmakter/medgivanden för öppnande av personadresserad post Projekt Avtal Ansökan och beslut om projektmedel Behovsanalyser Budget Bevaras Lex/Diariepärm Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Korrespondens, rutinmässig Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Minnesanteckningar Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier Korrespondens Protokoll med dagordning och deltagarlista Projektdirektiv 24 T ex samarbetsavtal Se Projektorganisation Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser mm av långsiktig betydelse Jfr Protkoll Från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper ev delprojekt etc Se Uppdragshandlingar HANDLINGSTYP Projektplaner BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Projektorganisation TILL CENTRAL ARKIVET 1 år efter avslutat projekt 1 år efter avslutat projekt SEKRETESS KOMMENTAR Nej Tex projektets sammansättning, projektledare, deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar) Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutat projekt - Revisionsrapporter Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Svar på revisionsrapporter Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Remisser egna och inkomna Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Remissvar/yttranden Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Skade- och tillbudsanmälan (elev) Bevaras Lisa Närarkiv på enheten Efter 3 år Nej Anmäls till arbetsmiljöverket Skade- och tillbudsrapport, elever (elev) Bevaras Lisa Närarkiv på enheten Efter 3 år Nej Sammanställning skickat till UTB Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej T.ex. statistik folkbokförda placerade barn Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Klagomål, synpunkter och förslag Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Klagomål, synpunkter och förslag av rutinartad allmän karaktär Gallras 2 år Lex/Pärm Närarkiv på enheten Nej Slutrapporter Uppdragshandlingar Utvärderingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc Revision Remisser Skador och tillbud Statistik Statistik som innehåller unik information om verksamheten Statistik, övrigt Bevaras Synpunktshantering Ja Nej 25 Kan innehålla sekretess enligt OSL BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Bevaras Lex Förvaltningen TILL CENTRAL ARKIVET Efter 2 år Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Kursintyg, kopior Bevaras Personakt Personalavdelningen Nej Nej Program Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter ? år Nej Studiematerial, unikt Bevaras Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Bevaras Lex Närarkiv på enheten Nej HANDLINGSTYP Sammanställningar, rapporter och statistik Utbildning i egen regi (kurser, seminarier) Deltagarlista Övriga handlingar Utlämnande av handlingar Avslag på begäran om utlämnande av handling Begäran som bifalls Gallras vid inaktualitet Nej SEKRETESS Nej Nej Nej Om de inte ingår i ekonomisk- eller personalredovisning Nej Nej Utredningar Tvisteärenden, elever Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Ja Utredningar och studier Bevaras Diarie/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Utredning av omständigheter kring anmäld kränkning Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Förvaltningen 2 år efter avslutad skolgång 26 KOMMENTAR Kan innehålla sekretess enligt OSL 17 UTBILDNINGSNÄMNDEN - Ekonomi HANDLINGSTYP X X X Attest Attesteringsbevis Bidrag och fondmedel Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Fondmedelsansökningar och rekvisition Budget Budgetunderlag, anvisningar, ramberäkningar, checklistor BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET Gallras 10 år efter attesträtten upphört Papper Förvaltning Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Gallras vid inaktualitet Papper SEKRETESS KOMMENTAR Kopia till ekonomiavdelningen Nej Skickas från ekonomiavdelningen X Budget, förslag till kommunfullmäktige Bevaras Raindance LEX Förvaltning 3 år Budget läses in i Raindance Beslut i nämnd vidare till KF X Detaljbudget Bevaras Raindance LEX Förvaltning 3 år Läses in i RD Beslut i nämnd/styrelse X Taxor/avgifter, - förslag till KF - beslut i KFN Bevaras LEX Förvaltning 3 år Ingår i protokoll X Verksamhetsplan (inkl. aktiviteter och åtaganden) Bevaras LEX Förvaltning 3 år Gallras 10 år Papper Förvaltning 1 år I pärm eller skannas in i Raindance. Gallras vid inaktualitet om inskannat i Raindance. Bokslut och uppföljning Bokslutsprognoser/ Delårsbokslut Bevaras LEX Förvaltning 3 år Rapporteras till nämnd/styrelse X Centrala anvisningar och tidsplan Gallras vid inaktualitet Papper Respektive handläggare Nej X Kontoavstämningar, underlag till balanskonton Gallras efter 10 år Pärm årsvis Förvaltning Nej X X Bokföringsorder Bokföringsorder, underlag 27 Avstämningar lämnas till ekonomiavd. (delårs/årsbokslut). Underlag som inte lämnas till ekonomiavd förvaras på förvaltningen HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET 3 år SEKRETESS X Årsrapport (förvaltningsbokslut) Bevaras Raindance/LEX Förvaltning X Handlingstyp Bevaras/ gallras System/ Sortering Förvaring Till Centralarkivet X Årsredovisning, underlag till texterna (nämndernas) Bevaras Raindance/LEX Förvaltning 3 år Bevara Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Ansökan om anslutningsresor Gallras 1 år efter avslutad skolgång Pärm Förvaltningen Nej Nej Ansökan om inackorderingstillägg Gallras 1 år efter avslutad skolgång Pärm Förvaltningen Nej Nej Ansökan om utbyte av busskort Gallras 1 år efter avslutad skolgång Pärm Förvaltningen Nej Nej Avtal om interkommunal ersättning Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Fakturor rörande interkommunal ersättning (från annan kommun) Gallras efter 10 år Raindance Förvaltningen Nej Nej Fakturor rörande interkommunal ersättning (från Mjölby kommun till annan)) Bevaras Pärm Förvaltningen Efter 3 år Nej Förteckning över elever som är folkbokförda i Mjölby kommun men studerar i annan kommun Bevaras IST/Procapita Förvaltningen Förteckning över elev som studerar i Mjölby kommun men är folkbokförd i annan kommun Gallras efter 2 år Pärm Förvaltningen Nej Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 4 år Nej Ekonomi/elevärenden vid skolgång hos annan huvudman Ansökan om skolgång i annan kommun Samverkansavtal 28 KOMMENTAR Ingår i diarieförda handlingar samt kommunens årsredovisning Sekretess Kommentar Ingår i diarieförda handlingar samt kommunens årsredovisning Gäller HVB-placeringar, grundsär, gysär och IV Nej Östsamavtal Gallras efter 2 år Pärm Förvaltningen TILL CENTRAL ARKIVET Nej Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Raindance/datafil Future/papper BRP Ekonomiavd. TK Lundbybadet Nej Nej 2 år - Autogiro avslutade medgivanden Gallras 2 år efter sista debitering Raindance/papper Future BRP/digitalt+ papper Förvaltning/EK TK Lundbybadet Nej - Internfakturor Gallras efter 10 år Raindance Endast digitalt Nej - Kundfakturor Gallras efter 10 år Raindance/datafil Ekonomiavd. Nej Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Future BRP TK, Lundbybadet Nej Nej Gallras efter 10 år Raindance/datafil Ekonomiavd. Nej Gallras efter 3 år Raindance/papper Future BRP/digitalt+ papper Ekonomiavd TK Lundbybadet 2 år Raindance/Papper Future BRP Förvaltning TK Lundbybadet Nej HANDLINGSTYP Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Fakturahantering Autogirofakturajournal till BG Kundfakturor - journal från verksamhetssystem BEVARAS/ GALLRAS Gallras efter 10 år X SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING SEKRETESS Nej Ekonomiavd ansvarar för gallring Endast digitalt - Olika försystem: Raindance: Excel: KSF- Arkiv Procapita: Utbildningsförvaltn, barnomsorg Omsorgsförvaltn, äldreomsorg Kultur & Fritid, kulturskola - Bokföringsunderlag till kundfakturor Kundfakturor – debiteringsunderlag (bokningar) Gallras efter 3 år X Kundfakturor - följesedlar bilagor Gallras efter 10 år Raindance/Papper Future BRP Förvaltning TK Lundbybadet 1 år 1 år 2 år - X Kundfakturor - månatlig avstämning (avräkningskonton - BRP) Gallras efter 2 år Raindance/Papper Future BRP Förvaltning TK KoF fvk Nej - 29 KOMMENTAR Digitalt i BRP Bokföringsunderlag till kundfakturor KundinbetalningarManuella/OCR/Autogiro Gallras efter 10 år Raindance/Papper Future BRP/datafil Ekonomiavd. TK Lundbybadet TILL CENTRAL ARKIVET 1 år 1 år 2 år Kundfakturor - rättelser Gallras efter 10 år Raindance/Papper Future BRP Ekonomiavd. TK Lundbybadet Kundreskontra- restlängd Gallras efter 10 år Raindance/Papper Future BRP/Papper X Leverantörsfakturor via ekonomiportalen Gallras efter 10 år X Leverantörsfakturor, manuella X HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING SEKRETESS KOMMENTAR - Ingår i Kassaverifikationer och bokföringsfiler till KSF-Ekonomiavd 1 år 1 år 2 år - Pärmen ”Rättelse kundfakturor- manuella verifikationer” med original beslutattest Ekonomiavd. TK Lundbybadet 1 år 1 år 2 år - KSF-Ekonomiavdelningen Tekniska kontoret- VA avfall Kultur & Fritid, Lundbybadet Raindance Endast digitalt Nej - Ek avd ansvarar för gallringen (Skannade fakturor finns på papper hos skanningleverantör) Gallras efter 10 år Raindance Förvaltning 1 år - Inkluderar även utanordningar från förvaltningen Leverantörsfakturor, underlag till skannade (t ex följesedlar, kvitton) Gallras efter 10 år Raindance Förvaltning 1 år - I pärm eller skannas in i Raindance Gallras vid inaktualitet om inskannat i Raindance Återbetalningar kund - journal Gallras efter 10 år Gallras efter 3 år Gallras efter 10 år Raindance Future BRP/papper Ekonomiavd. TK Lundbybadet 1 år - Ingår i Kassaverifikationer på ekonomiavd samt bokföringsfiler från Tekniska kontoret- VA avfal Kravhantering Betalningspåminnelse -journal Gallras 2 år efter avslut Förvaltning Nej X Betalningspåminnelse Gallras efter 10 år X Inkassokrav Gallras efter 10 år Inkassokrav - journal Gallras 2 år efter avslut Raindance/Papper Future BRP Raindance Future BRP Raindance Future BRP Raindance/Papper Future BRP X Nej OSL 15:3 Förvaltning Nej Endast digitalt Förvaltning Nej Endast digitalt Ekonomiavd Nej 30 OSL 15:3 BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING Räntefakturor - journal Gallras 2 år efter avslut Raindance/Papper Ekonomiavd Handlingstyp Bevaras/ gallras System/ Sortering Ekonomiavd X Avbetalningsplan Gallras 2 år efter avslut Raindance/Papper Future BRP InkassoNet Alfabetiskt/ kronolog X Avstängningshot Gallras 2 år efter avslut X Fordringslista-original Fordringslista- kopior HANDLINGSTYP X X X FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET Nej SEKRETESS KOMMENTAR OSL 15:3 KSF-Ekonomiavdelning Till Centralarkivet Sekretess Kommentar Förvaltning Nej OSL 15:3 Procapita /Papper Future Förvaltning Nej OSL 15:3 Gallras 10 år Raindance/Papper Förvaltning 1 år Gallras 2 år Future/Papper BRP/Papper TK Lundbybadet Nej Nej OSL 15:3 Utbildningsförvaltningen- barnomsorg Tekniska kontoret- VA Originalbeslut från samtliga förvaltningar till ekonomiavd, pärmen Manuella verifikationer. OSL 15:3 Avskrivning kundfordran Gallras 10 år Raindanceportalen Förvaltning Nej Kopia avskrivningar kundfordran Gallras 2 år TK Lundbybadet Nej Avslutade kravärenden Gallras 2 år efter avslut Future/Papper BRP/Papper InkassoNet Kronologiskt Ärende IKD Papper Närarkiv ekavd Nej Nej OSL 15:3 KSF-Ekonomiavd Avslutade skuldsaneringsärenden Gallras 5 år efter avslut InkassoInkassoNet Alfabetiskt Papper Närarkiv ekavd Nej OSL 15:3 KSF-Ekonomiavd Handkassa Sammanställning aktuella Gallras efter 10 år Papper Förvaltning Nej Redovisas vid delårs- och årsbokslut Gallras efter 10 år Papper Förvaltning Nej Blankett Utanordning/avslut registreras i RD 10 år efter avslut – utbetalning av handkassa – avslutad 31 OSL 15:3 Beslut bokföringsorder RDportalen Beslut pärmen Manuella verifikationer Kassahantering På ekonomiavdelningen sammanfattas detta under kassaverifikationer Insättningskvitto Loomis - original - kopia Dackeskolan och Lundbybadet förvarar original som gallras efter 10 år. Övriga lämnar original tillsammans med veckorapport till ekonomiavd. som ansvarar för gallring. Gallras vid inaktualitet Papper Gallras efter 2 år Papper X Kontantförsäljning, kvitton X Kontokortsslippar - original - kopia Gallras efter 2 år Kontoutdrag Gallras efter 10 år X X Veckorapporter/insatta pengar, periodrapport (Z2) - original - kopior Kodplaner Kodplan (förvaltningsnivå) Ekonomiavd Resp. enhet Nej Respektive enhet Förvaltning Kvittorullar/utslagskvitton Nej Papper Ekonomiavd Förvaltning Dackeskolan och Lundbybadet förvarar original som gallras efter 10 år. Övriga lämnar original tillsammans med veckorapport till ekonomiavd. som ansvarar för gallring Papper Lundbybadet 2 år Från bank Gallras efter 2 år (kopia) Raindance Papper Gallras vid inaktualitet Digitalt/Papper Ekonomiavd. Förvaltning Nej Förvaltning Nej 32 Dackeskolan och Lundbybadet förvarar original som gallras efter 10 år. Övriga lämnar original tillsammans med veckorapport till ekonomiavd. som ansvarar för gallring. Gallras när den är lämnad till ekonomiavd. Ekonomiavd. ansvarar för kommunens kodplan som är inläst i Raindance. 18 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Upphandling Genom samverkansavtal sköts de flesta av kommunens upphandlingar via Inköpssamverkan i Motala. De samverkande kommunerna är Motala, Vadstena, Mjölby, Boxholm, Ödeshög och Ydre. Gemensam upphandling via Inköpssamverkan: Vid gemensam upphandling där mer än en kommun deltar arkiveras samtliga upphandlings-handlingar i Motala kommun. Till samverkande kommunerna sänds underlag och beslutsprotokoll till berörda personer. Beslutsprotokollet /delegationsprotokollet med underlag - skrivs under. - kopia skickas till Inköpssamverkan. - originalet arkiveras i samverkande kommun (i detta fall Mjölby kommun). Upphandlingsunderlag - originalen finns hos Inköpssamverkan. Endast kopior skickas till samverkande kommun. Dessa kan gallras så snart beslut fattats. Egen upphandling för Mjölby kommun via Inköpssamverkan Vid användande av Inköpssamverkan för upphandling som enbart gäller Mjölby kommun översänds alla handlingar som berör upphandlingen till Mjölby kommun. Beslutsprotokollet /delegationsprotokoll med underlag - skrivs under - kopia skickas till Inköpssamverkan - originalet arkiveras i Mjölby kommun Upphandlingsunderlag - är originalhandlingar och arkiveras i Mjölby kommun enligt nedan. 33 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Upphandling HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIV SEKRETESS KOMMENTAR Nej Samma gallring som vid ”egen upphandling” De kopior som skickas till förvaltningen gallras vid inaktualitet Gemensam upphandling via inköpssamverkan Upphandlingsunderlag Beslut Inköpssamverkan Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Meddelande till utvalda anbudsgivare Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Nej Meddelande till ej utvalda anbudsgivare Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Anbud/offerter, ej antagna Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Anbudsöppningsprotokoll Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Broschyrer, som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgift Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Broschyrer, som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgift Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Broschyrer, som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgift Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Korresondens under anbudstiden Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag, anbudsinbjudan Utvärderingsprotokoll/sammanst ällning över inkomna anbudsansökningar Anbudsprövning och utvärdering Anbud/offerter, antagna 34 Nej Rutinmässiga frågor, kompletteringar och förtydliganden angående förfrågningsunderlag HANDLINGSTYP BEVARA/ GALLRA SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Förvaltningen Beslut och avtalstecknande Annons efter avslutad upphandling Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Avtal/kontrakt Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Beslutsunderlag Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Tilldelningsbeslut Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Delegationsprotokoll med underlag Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Överprövnings- och överklagandeärenden Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Förvaltningen Avbruten upphandling Inkomna anbud Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Korrespondens, rutinmässig Gallras efter 5 år Pärm Förvaltningen Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Upprättelse om avbruten upphandling 35 SEKRETESS KOMMENTAR 19 UTBILDNINGSNÄMNDEN HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS - Personaladministration SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTAL ARKIVET SEKRETESS KLK Nej - KOMMENTAR Anställning och rekrytering Annonser Anställningsavtal Ansökan om anställning, förteckning över sökande av tjänst X X Gallras 3 år Bevaras Personalakt Närarkiv Personalavd Se p-akt - Gallras 3 år Pärm KLK Nej - Förvaras med ansökningshandlingarna (Ej utbildningsförvaltningen) Förvaras med ansökningshandlingarna (samt kopia på vem som fick tjänsten) och gallras 3 år efter att tjänsten tillsatts. Ansökningshandlingar, - erhållen tjänst Bevaras Personalakt - ej erhållen tjänst Gallras 3 år Systematiskt, årsvis och förvaltningsvis Besked om att ansökan om anställning mottagits Gallras vid inaktualitet KLK Nej - Inaktualitet inträffar då rekrytering är avslutad Besked om att att sökande ej erhållit sökt tjänst Gallras vid inaktualitet KLK Nej - Inaktualitet inträffar då rekrytering är avslutad Inrättande av tjänst/befattning, beslut om Bevaras Respektive diariesystem Förvaltning Intresseanmälningar (spontanansökningar) Gallras efter 3 månader Pärm KLK Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Bevaras Respektive diariesystem Förvaltning Rekryteringstest - erhållen tjänst Efter tillsättning gallras - ej erhållen tjänst Efter tillsättning gallras Anställning, företrädesrätt Anmälan om anspråk på företrädesrätt till återanställning Bevaras Bevaras Anmälan och överenskommelse att avstå konvertering Närarkiv Personalavd Se p-akt Nej Pga möjligheten att överklaga enl § 23 i lag om förbud mot diskriminering Nej - Alla förvaltningar skickar till KLK - Personalavd Nej - Personalakt Närarkiv Personalavd 5 år - Här finns både att du har rätt, att du gör anspråk Personalakt Win LAS Närarkiv Personalavd Se p-akt - WinLAQS genom en anteckning 36 HANDLINGSTYP Arbetsmiljö och arbetsskador Arbetsskador Årssammanställningar arbetsskador BEVARAS/ GALLRAS Bevaras Bevaras SYSTEM/ SORTERING Pärm Personalakt FÖRVARING TILL CENTAL ARKIVET Närarkiv Personalavd Se p-akt SEKRETESS Kopior. Original till Försäkringskassan Ligger i protokoll från Central samverkan. Ska tas upp där varje år Alla förvaltningar ska ta upp det i central samverkan på förvaltning. Finns då i protokoll på förvaltning LEX 5 år X Tillbud - anmälan om Bevaras Pärm Förvaltning - X Anmälan om kränkande särbehandling och mobbning Bevaras Respektive diarie Förvaltningen OSL 39:1 X Delegering av arbetsmiljöuppgifter - delegeringsavtal Nämnd till förvaltningschef - returnering X Delegering av arbetsmiljöuppgifter - delegeringsavtal Förvaltningschef till enhetschef - returnering KOMMENTAR Anmälan görs enligt våra riktlinjer och ska förvaras under sekretess Bevaras Respektive diarie Förvaltning Kopia ska förvaras i personalakt Bevaras Respektive diarie Förvaltning Kopia ska förvaras i personalakt - Bevaras Respektive diarie Kopia ska förvaras i personalakt Förvaltning Bevaras Respektive diarie Förvaltning Handlingsplan och riktlinjer mot kränkningar Bevaras LEX KLK Kopia ska förvaras i personalakt X Läkarundersökningar, register enligt arbetsmiljölagen Gallras 10 år Pärm Förvaltning X Protokoll ang arbetsmiljöronder, skyddsronder mm Gallras vid inaktualitet Pärm Förvaltning - Sparas så länge det finns åtgärder kvar att göra X Riskbedömningar av arbetsmiljön Gallras vid inkl handlingsplan inaktualitet Pärm Förvaltning - Sparas så länge det finns åtgärder kvar att göra 5 år 37 - HANDLINGSTYP Avslut av anställning Arbetsgivarintyg inkl underlag BEVARAS/ GALLRAS Gallras efter 3 månader SYSTEM/ SORTERING Dator FÖRVARING Personalavd TILL CENTAL ARKIVET SEKRETESS Nej - KOMMENTAR Finns att hämta enkelt i personec, men varje intyg sparas i 3 månader i en mapp i G Avgång/entledigande/egen uppsägning - anmälan om Bevaras Personalakt - beslut om Bevaras Personalakt Avgångsvederlag, beslut om Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd Uppsägningshandlingar innan varsel till facken där avslut av anställning sker i samförstånd med den enskilde medarbetaren Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd Dödsfall Bevaras Personalakt Tidsbegränsad anställning, besked om att anställning upphör Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - Betyg Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - Sparas i den mån chefer skickar det till akten Tjänstgöringsintyg Gallars direkt - Skickas direkt till den som begär Uppsägning, avsked av anställd. Utdelning av varning - besked till den anställde Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - Klistrat kuvert Varsel till facket Bevaras - övervägande om uppsägning pga personliga skäl - övervägande om avsked -övervägande om varning - övriga handlingar i varje ärende Personalakt Närarkiv personalavd - Klistrat kuvert Återtagande av övervägande av : Uppsägning Avsked Varning Till facket Personalakt Närarkiv personalavd - Klistrat kuvert Bevaras Närarkiv personalavd Närarkiv personalavd Se p-akt Se p-akt 38 Hela akten - Avses inte uppsägningshandlingar utan alla handlingar som finns innan man kommer överens - Avslutat personalärende läggs i sin helhet i personalakten HANDLINGSTYP X BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTAL ARKIVET SEKRETESS KOMMENTAR Varsel till den enskilde - övervägande om uppsägning pga personliga skäl - övervägande om avsked -övervägande om varning - övriga handlingar Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - Sparas i igenklistrade kuvert Återtagande av övervägande av Uppsägning Avsked Varning Till den enskilde Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - Sparas i igenklistrade kuvert - Uppsägningshandlingar som resulterar i avslut Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - - Uppsägningshandlingar som ej resulterar i avslut Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - Uppsägning pga av arbetsbrist Bevaras Personalakt Närarkiv personalavd - Själva MBL §11 förhandlingen om ekonomisk arbetsbrist kopieras till akten Varsel till Arbetsförmedlingen om uppsägning Bevaras Respektive diarie Förvaltning - Ej personknutet enbart vid arbetsbrist mer än 5 personer. Varje förvaltning äger sina uppsägningar Bemanning och personaluppföljning Jourjournal Gallras 3 år Personec Digitalt Matrikelkort Bevaras Personalakt Närarkiv personalenheten Personalakter Bevaras Personnummer Närarkiv personalenheten Personalförteckningar (sökregister) Bevaras Personec Nej 39 Avgång, pension eller dödsfall - Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön - Flyttas till centralarkiv pga platsbrist annars skulle alt vara på personalavdelningen - Namnlistor över samtliga anställda (årets ackumulerade namlista, personalbudgetens förteckning över anställda el motsvarande) Uttag årligen på arkivbeständigt medium. Finns inte idag rutin kommer att skapas HANDLINGSTYP Övertidsjournal Facklig samverkan, förhandling Facklig förtroendeman -anmälan om - avanmälan - register över samtliga BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Gallras 3år Lönesystemet Digitalt Gallras 3 år Pärm Repro TILL CENTAL ARKIVET Nej SEKRETESS KOMMENTAR - Enl Arbetsmiljöverkets föreskrifter Nej - Repro just nu X Förhandlingsframställan enligt MBL Bevaras LEX Respektive diarie KLK Förvaltning 5 år - Central övergripande förhandlingar sparas i LEX annat som berör respektive förvaltning sparas inom förvaltningen X Förhandlingsprotokoll Bevaras LEX Respektive diarie KLK Respektive förvalting 5år - Central övergripande förhandlingar sparas i LEX annat som berör respektive förvaltning sparas inom förvaltningen X Kallelse till MBL-förhandling Bevaras LEX Respektive diarie KLK Förvaltning 5 år - Central övergripande förhandlingar sparas i LEX annat som berör respektive förvaltning sparas inom förvaltningen X Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan) Bevaras LEX Respektive diarie KLK Förvaltning 5 år - Från central samverkan i LEX annat i respektive förvaltning X Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) förutom individärende Bevaras LEX Respektive diarie KLK Förvaltning - Central övergripande förhandlingar sparas i LEX annat som berör respektive förvaltning sparas inom förvaltningen X Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) individärende Bevaras Respektive diarie Personalakt Förvaltning Personalavd - Resultatet av MBL §11 som enbart berör den enskilde ska förvaras i personakt X Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar el motsvarande på arbetsplatsnivå Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Avgiftsbefrielseförsäkring, arbetsgivarens underlag (vid långvarig sjukfrånvaro) Gallras vid inaktualitet (när ärendet är avslutat) Efter 2 år Nej 40 - Original hos AFA. Arbetstagarens anmälan till avtalsgruppsförsäkring vid sjukskrivning mer än 90 dagar omfattas inte och behöver därför inte bevaras. HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Avtal, försäkringar Bevaras Papper Personalavd Dödsfall - Arbetsgivarintyg för dödsanmälan Bevaras Personalakt Personalavd - Bouppteckningsintyg för kännedom från KPA Bevaras Personalakt - Försäkran från anhörig rörande avliden arbetstagare Bevaras Personalakt - Registerutdrag från Skatteverket – uppgift om avliden arbetstagare Bevaras Personalakt Introduktion av nya medarbetare Introduktionsplan TILL CENTAL ARKIVET Se personakt KOMMENTAR Om handlingarna kommer in så sparas det i akten Gallras efter inaktualitet X Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till ITsystem mm Gallras Pärm Närarkiv på enheten X Sekretessförbindelse, påminnelse om tystnadsplikt Bevaras Personalakt Närarkiv på enheten Bevaras Personalakt Pärm Personalavd. Se P-akt Kompetensutveckling Behörighetsgivande utbildning bevis/intyg på Bevaras Personalakt Personalavd Se personakt Fritidsstudier Bevaras Personalakt Personalavd Se personakt Utdrag ur polisens belastningsregister - fast anställda - timanställd SEKRETESS 41 Nej Nej Alla förvaltningar skickar till personalavd. HANDLINGSTYP X Utbildningar - program - deltagarlista - unikt studiemateriel - övrig dokumentation BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING Bevaras Bevaras Bevaras Gallras vid inaktualitet Lex/Diariepärm Lex/Diariepärm Lex/Diariepärm FÖRVARING TILL CENTAL ARKIVET SEKRETESS KOMMENTAR I egen regi. Även t ex studieresor, arbetsrotation mm Närarkiv på enheten Efter 2 år Om där inte ingår handlingar som hör till den ekonomiska redovisningen Nej X Kompetensutvecklingsplaner Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten X Kursinbjudningar Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Resestipendier Bevaras Personalakt Personalavd X Utvecklingsplaner, individuella Gallras när anställningen upphör Pärm Närarkiv på enheten Nej X Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Gallras när anställningen upphör Pärm Närarkiv på enheten Nej X Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Gallras 3 år Pärm ordnas Personalavd 1 år - Om utbetalning skett via lönesystemet, annars gallras efter 10 år Ersättningar - bilersättning (inkl körjournal) - reseersättning - traktamenten - sjukvårdskvitton Gallras 10 år Pärm Personalavd 1 år - Om utbetalning skett via lönesystemet, annars gallras efter 10 år Flextidssammanställningar Gallras 2 år Personec P Digitalt Nej - Gamla sammanställningar i centralarkivet i pärmar Friskanmälningar Gallras 3 år Pärm Personalavd 1 år - Förvaras med sjukanmälan Jourlistor, jourredovisning Gallras 3 år Förvaltning Nej - Löneadministration Arvoden (konsulter mfl) underlag för lön Tjänstgöringsrapporter politiker? X 42 Finns det generella? Annars ska det sparas i respektive diarie Nej Se personakt HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTAL ARKIVET Nej SEKRETESS KOMMENTAR Kontrolluppgifter Gallras 5 år Personec P Digitalt Nej Ledighet för fackligt uppdrag Gallras 2 år Pärm Personalavd Nej Nej Gäller fast facklig tid. Enstaka dagar läggs i Personec Ledighetsansökan, kortare än 6 månader Gallras 2 år Personec P Digitalt Nej Nej Förvaltningarna kan ha ledighetsansökningar i pappersform vilka ska gallras efter attestering i Personec-P Ledighetsansökningar: barn-, studie-, och tjänstledigheter över 6 månader Bevaras Personalakt Personalavd Se personakt Nej Förvaltningarna skickar det till personalakten Läkarintyg (som styrker rätt till sjukskrivning) Gallras 2 år Pärm Personalavd 1 år OSL 39:1 Jfr Rehabilitering, spec arbetsskada Visas upp av arbetstagaren (lämnas inte in till arbetsgivaren) Löne- och närvarorapporter Gallras 2 år Nej - Är det tjänstgöringsrapporter ska det sparas på respektive enhet om enheten skriver in i personec-P annars ska det till peronalavdelningen Löneavdrag - kost - lunchkuponger - privata telefonsamtal Gallras 10 år Pärm Personalavd 1 år - 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Lönelistor Gallras 5 år Lönespecifikationer Gallras 5 år Personec P Digitalt Nej - Personec P Digitalt Nej - Löneunderlag - semester-/timlistor - ob-listor - timrapporter Gallras 2 år Pärm Personalavd 1 år - Skatter (jämkningar mm) Gallras 10 år Pärm Personalavd 1 år - Tjänstgöringsrapporter - förtroendevalda Gallras 2 år Pärm Personalavd 1 år - Uppdragstillägg Gallras 5 år Personec P Digitalt Nej - 43 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Underlag för beräkning av lön Tillägg lön Utmätning av lön, beslut om Förfrågningar om utmätning Gallras 10 år Pärm Personalavd TILL CENTAL ARKIVET 1 år Vård av barn (VAB), sjuk/friskanmälan Gallras 2 år Pärm Personalavd 1 år Återbetalda löneskulder Gallras 2 år Pärm Personalavd HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS Lönebildning Befattningsbeskrivningar generella SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING 1 år SEKRETESS KOMMENTAR OSL 39:2 - BAS Se arbetsvärdering Befattningsbeskrivningar individuella Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Nej I den mån det finns Lönestatistik Gallras vid inakatualitet Personec P Digitalt Nej Nej Bevaras enbart om det ligger till grund för annat dokument som ska bevaras Löneöversynsprotokoll Bevaras Lex Klk Efter 5 år Nej Bevaras tillsammans med underlag för/ förhandlingsunderlag Omställning på egen begäran Begäran om omplaceringsutredning enl LAS 7:2 Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt OSL 39:2 Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Nej Gallras vid pensionsavgång Pärm Personalavd Nej Nej Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Nej Försäkringskassan skickar beslutet till arbetstagaren som lämnar kopia till arbetsgivaren Omreglering av Bevaras anställningsvillkor vid partiell eller hel sjukersättning tills vidare - Besked om - Försäkrningskassans beslut - underrättelse till arbetstagarorganisationen Personalakt Personalavd Se p-akt Nej Försäkringskassan skickar beslutet till arbetstagaren som lämnar kopia till arbetsgivaren Besked om omplacering jämte arbetstagarens svar Pension AFA-beslut Avgångsskyldighet vid hel sjukersättning - Besked om - Försäkringskassans beslut 44 Bevaras Personalakt Personalavd TILL CENTAL ARKIVET Se p-akt Pensionsansökan, särskild Bevaras ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Personalakt Personalavd Se p-akt Pensionslösningar, avtal om särskilda Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Pensionsunderlag, pensionstidsunderlag/ aktualiseringar Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Pension, förhandsberäkningar Gallras vid pensionsavgång Personalakt Personalavd Se p-akt Signallistor/rättelselistor Gallras efter 2 år Pärm Personalavd Efter 1 år Särskild avtalsapension Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Personalvård Företagshälsovård, avtal om Efter 5 år HANDLINGSTYP Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Bevaras Lex KLK Företagshälsovård, sammanställning av åtgärder Gallras efter 3 år Pärm Personalavd Nej Förmåner, beslut om enskilda Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Förmåner beslut generella för kommunen Bevaras Lex KLK Efter 5 år Minnesgåva, lista över vilka som erhållit Bevaras Lex KLK Efter 5 år Terminalglasögon, beslut/rekvisition enskilda anställd Gallras efter 10 år Personalakt Personalavd Nej Bevaras Personalakt vid avslut av rehabilitering Personalavd Se p-akt Rehabilitering Utredning av rehabiliteringsbehov 45 SEKRETESS KOMMENTAR Ex. Terminalglasögon OSL 39:1 Pågående ärende förvaras på resp förvaltning. Vid avslut av rehabilitering läggs alla rehabiliteringshandlingar i kuvert och märks med medarbetarens namn, person-nummer, avslut av rehabilitering och sekretess. Skickas till personalkonsult för registrering innan det förvaras i igenklistrat kuvert i personalakten. Plan för återgång i arbete Bevaras (innehållande mötesanteckningar, arbetsanpassningar avslut mm) Personalakt vid avslut av rehabilitering Personalavd TILL CENTAL ARKIVET Se p-akt Utlåtanden från företagshälsovården Bevaras Personalakt vid avslut av rehabilitering Personalavd Arbetsförmågebedömning Bevaras Personalakt vid avslut av rehabilitering Arbetsträning, dokumentation Bevaras Styrdokument, policy Alla policydokument, riktlinjer, program Bevaras HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING SEKRETESS KOMMENTAR OSL 39:1 Samma som ovan Se p-akt OSL 39:1 Samma som ovan Personalavd Se p-akt OSL 39:1 Samma som ovan Personalakt vid avslut av rehabilitering Personalavd Se p-akt OSL 39:1 Samma som ovan Lex KLK Efter 5 år Nej Alla dokument som politiker tar beslut om i KS eller KF Sammanställning per handläggare Särskild anställningsform Avisering om utbetalt belopp Gallras 2 år Pärm Personalavd Nej Nej Anställningsbeslut Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Nej Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt Nej Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan Bevaras Personalakt Personalavd Se p-akt OSL 28:11 Rekvisitation av bidrag till Arbetsförmedlingen Gallras 2 år Webben AF har system Personalavd Se p-akt Nej 46 20 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Förskola, Pedagogisk omsorg BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Allmänna uppgifter till förskolan Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Anmälan – behov av barnomsorg Gallras vid inaktualitet Procapita Procapita Nej Nej Anmälan enligt socialtjänstlagen Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Inlåst Efter 2 år OSL 26:6 Ansökan och beslut om barnomsorg på obekväm arbetstid Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Diarie/Papper Närarkiv på resursenheten Efter 2 år Ja HANDLINGSTYP Bevaras Ansökan och beslut om reducerad avgift. Bevaras Lex/Procapita Förvaltningen Efter 2 år Nej Ansökan/utredning och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg. Bevara Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet. Bevara Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Gallras vid inaktualitet Procapita Nej Nej Bevara Diariepärm Närarkiv på enheten 3 år efter placering Nej Vid inaktualitet Pärm Förvaltningen Nej Nej Enskild förskola/barnomsorg, tillsyn Bevaras Lex Efter 2 år Nej Fotokatalog Bevaras Efter 1 år Nej Beslut om utökad tid Delad vårdnad/ Gemensam vårdnad Hälsotillstånd m.m. Beslut tas av resursenhetschef Ansökan och beslut om placering av särskilda skäl Barnens schema KOMMENTAR Närarkiv på enheten Förvaltningen Närarkiv på enheten 47 Enligt skollagen 8 kap 7,9,14§§ Kan innehålla sekretess enligt OSL 23:1 Hanteras av personalen på avdelningen Kopia på beslut skickas till UTB 1 ex till centralarkivet BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Fotograferinggodkännande Gallras efter avslutad placering Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg etc. Gallras efter avslutad placering Procapita Dator/Papper Närarkiv på enheten Nej Nej Förteckning över förskolor m. fl. Bevara Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Handlingar och beslut i förtursärenden etc. Bevara Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Handlingsplan särskilda insatser Bevaras Diarie/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter avslutad placering Ja Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskild verksamhet Bevara Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Inkomstuppgifter Gallras Procapita Nej Nej IUP Bevaras Diariepärm Efter 2 år Ja HANDLINGSTYP Kontaktuppgifter vårdnadshavare Kölistor Medicinering som egenvård inom förskola Närvarolistor förskola Pedagogisk omsorg handlingar Placeringserbjudande Svarsblankett gällande erbjudande 3-5 år allmän förskola KOMMENTAR Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna. Kan innehålla sekretess enligt OSL 23:1 Tillsynsprotokoll, årsberättelse etc. Närarkiv på enheten Kan innehålla sekretess enligt OSL 23:1 Återfinns på avdelningarna Gallras vid avslutad placering/skolgång Dator/Pärm Gallras Procapita Gallras vid inaktualitet Pärm Gallras efter 2 år Bevaras Närarkiv på enheten Nej Nej Nej Nej Närarkiv på enheten Nej Nej Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Diarie/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Gallras vid inaktualitet Procapita Förvaltningen Nej Nej Gallras efter 1 år Procapita Förvaltningen Nej Nej 48 Återfinns på avdelningarna Vid anställning av dagbarnvårdare BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Gallras efter 2 år Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Tillfällig placering Gallras vid inaktualitet Procapita Förvaltningen Nej Nej Uppsägning förskoleplats Från vårdnadshavare Gallras vid inaktualitet Procapita Förvaltningen Nej Nej Gallras vid avslutad placering Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Diariepärm Närarkiv på enheten Efter avslutad placering Ja HANDLINGSTYP Tidrapport dagbarnvårdare Utvecklingssamtal Åtgärdsprogram 49 KOMMENTAR Pedagogisk omsorg. Underlag omkostnadsersättning Underlag för debitering Kan innehålla sekretess enligt OSL 23:1 21 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Förskoleklass – Grundskola – Grundsärskola - Skolbarnomsorg HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Anhörigblankett, elever Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Ja Kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 23 § 2. Bevaras Elevmapp/ papper Närarkiv på enheten 2 år efter avslutad skolgång Ja Kap 14 1 § SoL Kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 26 § 6. Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Elevmappen/ Papper Närarkiv på enheten 2 år efter avslutad skolgång Ja Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter varje termin Nej Pärm Närarkiv på enheten Vid läsårsslut efter ev. korrigering Nej Gäller endast betyg i åk 9 Närarkiv på enheten Nej Nej Ej standardprov Anmälan enligt socialtjänstlagen Avtal/överenskommelse om tex datoranvändning Beslut Rektors beslut över enskild elev (med ev. ansökan) Betygskatalog och underlag Betygskopia/ Samlat betygsdokument Bevaras Diagnostiska prov, elevlösningar Gallras vid inaktualitet Diagnostiska prov, sammanställningar Bevara Pärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Elevens val, inlämnad blankett Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Elev närvaro – och frånvarouppgift Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Elevfrånvaro (sammanställning) Eller avslutad skolgång Infomentor/ Edwise/Papper Närarkiv på enheten Nej Nej Närarkiv på enheten 2 år efter avslutad skolgång Elevhistorik (elevmapp) Bevaras Digitalt/ Procapita 50 Ja KOMMENTAR Då eleven slutat skolan T ex särskild undervisning, byte av skola, uppskjuten skolstart m.m. Följer eleven Kan innehålla sekretess enligt OSL. Uppgifter om elevs studieplan, tillval, ev. studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor ect). Kan innehålla sekretess enligt OSL HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS Elevmatrikel Gallras vid inaktualitet Elevtester som ligger till grund för betygssättning - provresultat Gallras efter 1 år Elevtester som ligger till grund för betygssättning - resultatsammanställning Bevaras Fotokatalog Bevaras SYSTEM/ SORTERING Pärm FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Närarkiv på enheten Nej Nej Nej Nej Närarkiv på enheten Arkiveras tillsammans med betygskatalog Pärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Fotografering – godkännande Gallras vid avslutad skolgång Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej F-varning Gallras 1 år efter avslutad skolgång Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Grupplistor/kurslistor Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Handlingar av rutin-karaktär rörande elever Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Elevmappen/ Pärm Närarkiv på enheten inlåst 2 år efter avslutad skolgång Ja Individuellt val Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej In- och utflyttningsanmälan Gallras efter registrering Digitalt/Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Procapita Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Bevaras Novaschem/ Självservice/ Pärm Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Individuella utvecklingsplaner (IUP) Klasslistor, original Klass/lärar scheman Kulturella aktiviteter KOMMENTAR 51 1 ex till centralarkivet T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Akten rensas och skrivs ut på papper vid arkivering Kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 23 § 2. Varje skola tar ut på arkivbeständigt papper och skickar till förvaltningen för arkivering. BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Ledighetsansökan från elev Gallras då eleven slutat skolan Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Läromedel – egenproducerat Bevaras Närarkiv Efter 1 år Nej Läromedelsförteckning Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Meddelande och information av tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Nationella provsvar -svenska och -svenska för invandrare (sfi) Bevaras Arkiv-kartong Närarkiv på enheten inlåst Efter 2 år Nej Nationella provsvar - sammanställning och betyg för svenska och sfi Bevaras Arkiv-kartong Närarkiv på enheten inlåst Efter 2 år Nej Gallras efter 5 år Arkiv-kartong Närarkiv på enheten inlåst Nej Nej Bevaras Lex/diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Schema för lokaler Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Skriftlig bedömning Bevaras Pärm/Infomentor/ Edwise Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Skriftliga tester och prov, elevlösningar Gallras Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Gallras vid avslutad skolgång Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Diariepärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutad skolgång Nej HANDLINGSTYP Nationella provsvar - övriga ämnen Polisanmälningar, elev Prao – placering Sommarskola/anmälan Språkval Studieomdömen 52 KOMMENTAR T ex kompendier, foton, diabilder, video- och multimediapresentationer som ersätter lärobok Ex. tillfällig befrielse från idrott Gäller från 2010, dessförinnan bevaras. Även oanvända prov, sammanställningar etc.gallras. I fall där ett icke godkänt betyg sätts i ett avslutat ämne. Gäller särskolan HANDLINGSTYP Uppgifter utvecklingssamtal Utredning om behov av särskilt stöd Valblanketter individuella Åtgärdsprogram BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Gallras vid avslutad skolgång Edwise/ Infomentor Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Elevmapp/ Papper Närarkiv på enheten 2 år efter avslutad skolgång Ja Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Närarkiv på enheten 2 år efter avslutad skolgång Ja Gallras efter påbörjad utbildning Bevaras Elevmapp/ Papper 53 KOMMENTAR Skollagen 3 kap 8 § Kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 23 § 2. Studieval och inriktning Tas ut på papper vid arkivering Kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 23 § 2. 22 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Gymnasieskolan TILL CENTRAL ARKIVET HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Anhörigblankett, elever och personal Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Elevakten Närarkiv på enheten 1 år efter avslutad skolgång Ja Anmälan till prövning Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Avtal APL-platser Gallras vid inaktualitet Papper/Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Gallras efter avslutad skolgång Papper/Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Beslut Rektors beslut om enskild elev (med ev. ansökan) Bevaras Elevakten Närarkiv på enheten 2 år efter avslutad skolgång Ja Betygskatalog och underlag Bevaras Dexter Pärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Betygskatalog –utdrag ur Bevaras Dexter Pärm Närarkiv på enheten Efter 2år Nej Examensbevis/slutbetyg/ studiebevis/samlat betygsdokument Kopia Bevaras IST-Extens Pärm Närarkiv på enheten Vid läsårsslut efter ev. korrigeringar Nej Busskortslistor Gallras efter 3 år Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej CSN-rapporter Gallras efter 3 år Dexter Närarkiv på enheten Nej Nej Diagnostiska prov, elevlösningar Gallras vid inaktualitet Papper Närarkiv på enheten Nej Nej Elevens val, inlämnad blankett Gallras vid inaktualitet Dexter Närarkiv på enheten Nej Nej Elevhälsa - protokoll Bevaras Pärm Närarkiv på enheten 4 år efter sista notering Anmälan enligt socialtjänstlagen Avtal/överenskommelse om tex datoranvändning 54 SEKRETESS KOMMENTAR Personal även i självservice SoL 26 kap 6 § När prövningen är genomförd T ex anpassad skolgång, programbyte, särskild undervisningsgrupp ect. Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. § 2 HANDLINGSTYP Elevhistorik (elevakt) Elevtester som ligger till grund för betygssättning - provresultat Elevtester som ligger till grund för betygssättning - resultatsammanställning Fotokatalog BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING Bevaras Extens Gallras efter 1 år Pärm Bevaras Pärm Bevaras FÖRVARING Närarkiv på enheten TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Nej Nej Nej Nej Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Närarkiv på enheten Fotografering – godkännande Gallras vid avslutad skolgång Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej F-varning Gallras 1 år efter avslutad skolgång Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Grupplistor/kurslistor Gallras vid inaktualitet Extens /Dexter Närarkiv på enheten Nej Nej Gymnasiearbete kopia Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Handlingar av rutin-karaktär rörande elever Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Handlingar rörande utbytesstipendiater Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Klasslistor, original Bevaras Extens Närarkiv på enheten 55 Efter 1 år Nej KOMMENTAR Sekretessbelagd information diarieförs, men den fysiska handlingen förvaras i elevakten Kan innehålla: Uppgifter om elevs studieplan, tillval, ev. studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor ect). Underlag för bedömning av mottagande i gymnasiesärskolan Utredningar Omdömen Underlag från tidigare utbildningssamordnare Arkiveras tillsammans med betygskatalog 1 ex till centralarkivet Originalet behålls av författaren. T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Med förändringar noterade. Varje skola tar ut på arkivbeständigt papper och skickar till UTB för arkivering. TILL CENTRAL ARKIVET BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING Gallras vid inaktualitet Novaschem/ Självservice/Pärm Närarkiv på enheten Bevaras Extens Närarkiv på enheten Förvaltningen Kursutvärderingar Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Ledighetsansökan från elev Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Lokala studieplaner och ändringar Bevaras Extens Närarkiv på enheten Läromedel – egenproducerat Bevaras Läromedelsförteckning Bevaras HANDLINGSTYP Klass/lärar scheman Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter FÖRVARING Nej SEKRETESS Nej Nej Efter 1 år Nej Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 1 år Nej Bevaras Papper/Arkivkartonger Närarkiv på enheten inlåst Efter 2 år Nej Bevaras Papper/Arkivkartong Närarkiv på enheten inlåst Efter 2 år Nej Gallras efter 5 år Papper/Arkivkartong Närarkiv på enheten inlåst Nej Nej Omprövning av betyg, beslut och handlingar Bevaras Extens Närarkiv på enheten Polisanmälningar, elev Bevaras Elevakten Närarkiv på enheten 1 år efter avslutad skolgång Ja Prövningsliggare Bevara Pärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Resultat av prövning med anteckningar om givet betyg Bevaras Extens Närarkiv på enheten Nationella provsvar - sammanställning och betyg för svenska och sfi Nationella provsvar - övriga ämnen 56 Då eleven slutat skolan Nej Närarkiv på enheten Nationella provsvar -svenska och -svenska för invandrare (sfi) KOMMENTAR Nej T ex kompendier, foton, diabilder, video- och multimediapresentationer som ersätter lärobok Gäller från 2010, dessförinnan bevaras. Även oanvända prov, sammanställningar etc.gallras. Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. §2 Förvaras tillsammans med betygskatalogen eller individuella betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyg. TILL CENTRAL ARKIVET BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Gallras vid inaktualitet Dexter Närarkiv på enheten Nej Nej Skriftliga omdömen/intyg Bevaras Pärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Skriftliga tester och prov, elevlösningar Gallras Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Sommarskola/anmälan Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Språkval Gallras vid inaktualitet Dexter Närarkiv på enheten Nej Nej Dexter Närarkiv på enheten Nej Närarkiv på enheten 1 år efter avslutad skolgång HANDLINGSTYP Schema för lokaler Uppgifter utvecklingssamtal Underlag för bedömning av mottagning i gymnasiesärskolan Utredning av behov av särskilt stöd Valblanketter individuella Åtgärdsprogram Gallras vid avslutad skolgång Bevaras Elevakt Bevaras Elevakten Gallras efter påbörjad utbildning Dexter Bevaras Elevakten Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten 57 1 år efter avslutad skolgång Nej 1 år efter avslutad skolgång SEKRETESS KOMMENTAR Omdöme/intyg ges istället för slutbetyg Då eleven slutat skolan Nej Ja Ja Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. Skollagen 3 kap 8 § Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. §2 Nej Ja Studieval och inriktning Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. §2 23 UTBILDNINGSNÄMNDEN - Vuxenutbildning FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Närarkiv på enheten ?? ?? BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING Anmälan enligt socialtjänstlagen Bevaras Diariepärm Anmälan till Kammarkollegiet Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Anmälningar till prövning Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Nej Nej HANDLINGSTYP Ansökningshandlingar Ansökan med bilagor till YH-myndigheten samt myndighetens beslut Ansökningar, kursbyten Ansökningar, studieavbrott, flyttning etc. Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning för elev Betygsdokument, samlat. Gäller person eller sak i fara under praktiktid Gallras efter avslutad utbildning Pärm Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Gallras Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Gallras Pärm Nej Nej Gallras efter avslutad utbildning Pärm Nej Nej Bevaras KOMMENTAR Procapita Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Efter 1 år Närarkiv på enheten Betygskataloger Bevaras Procapita Betygskopior av slutbetyg Bevaras Pärm Efter 1 år Närarkiv på enheten 58 Efter 1 år Nej Nej Nej Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själv bestämma vilka kurser eller delkurser som ska ingå i dokumentet. FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Ja Gallras vid inaktualitet Procapita, It´s learning Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Procapita Närarkiv på enheten Gallras Procapita Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex/Diariepärm Närarkiv på enheten Efter 2 år Nej Individuella studieplaner Gallras då eleven slutat skolan Dator/Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Intyg, kopior. Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser. Bevaras Pärm Närarkiv på enheten 1 år efter avslutad kurs Nej Gallras efter varje termin Pärm Närarkiv på enheten Nej Nej Bevaras Lex Förvaltningen Efter 2 år Nej Gallras läsårsvis Pärm Närarkiv på enheten Nej Bevaras Arkivkartong Närarkiv på enheten Årsvis Nej Gallras efter 5 år Arkivkartong Närarkiv på enheten Nej Nej Gallras Procapita Närarkiv på enheten Nej Nej HANDLINGSTYP Disciplinära åtgärder Elevfrånvaro Elevhistorik (elevmapp). Uppgifter om elevs studieplan, tillval genomförda kurser och, studieavbrott. Grupplistor, kurs Handlingar rörande lokala, individuella kurser . Ledighetsansökningar Läsårsdata Nationella prov: - beställning Nationella prov - provsvar svenska, sfi - sammanställning o betyg Nationella prov - provsvar övriga ämnen - sammanställning o betyg Schema lärare BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING Bevaras 59 Ja KOMMENTAR Handlingar rörande avstängning/förvisning av elev, varning etc. Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. § 5 Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. § 5 Nej Gäller från 2010, dessförinnan bevaras. BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING Scheman och verksamhetsbeskrivning Bevaras Hemsidan Skriftliga tester och prov, elevlösningar Gallras Pärm Specialarbeten/Examensarbeten Bevaras Pärm/Dator Utbildningsbevis/ Examensbevis/Europass Bevaras Pärm HANDLINGSTYP Yttrande om studier i annan kommun Överenskommelse om studiegång. Särskild överenskommelse för enskild elev. FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS KOMMENTAR Nej Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Nej Nej Nej Originalet har eleven, kopia bevaras av skolan Efter 1 år Nej Gäller YH-utbildning Nej Nej Efter 1 år Närarkiv på enheten Gallras efter antagning Pärm Bevaras Procapita Närarkiv på enheten 60 Ja Kan innehålla sekretess enligt OSL 23 kap. § 5 24 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Resursenheten HANDLINGSTYP Anmälningar, kränkande behandling/diskriminering Anmälan och beslut om modersmålsundervisning Barnhälsovårdsjournaler Barnomsorg på obekväm arbetstid - ansökan - beslut Handlingar som rör skolkurators verksamhet Logopedutredningar, kopia Målbeskrivning, riktlinjer och verksamhetsplan Psykologiska undersökningar/skolpsykolo gjournaler med underlag som t ex testmaterial Skolhälsovårdsjournaler BEVARAS/ GALLRAS Bevaras Gallras vid inaktualitet dock senast när eleven avslutat sin skolgång SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIV Pärm Närarkiv på Resursenheten Efter 2 år Närarkiv på enheten Nej Pärm Hängmapp Närarkiv på enheten Se kommentar Bevaras Lex /Diariepärm UTB Efter 2 år Bevaras PMO Närarkiv på enheten Efter avslutad skolgång Gallras vid inaktualitet Arkiv/ Pärm Närarkiv på enheten Nej Bevaras Diarie Lex Bevaras PMO Datajournalsystem/Papper Utbildningsförvaltningen Efter 2 år Närarkiv på Resursenheten Efter avslutad skolgång Kommunens server Närarkiv enheten 61 Efter avslutad skolgång KOMMENTAR Skolan skickar omgående in anmälan till resursenhetschef. Rutin bör finnas att resurs skickar lista med elevnamn, lärare samt vilken tid för införande i Procapita på skolan Nej Pärm Bevaras Bevaras SEKRETESS OSL SFS 2009:400 25 kap. 1§ Till landstingsarkivet efter åk 3 Exempel kuratorkort, korrespondens med elever och föräldrar/vårdnadshavare Nej Finns i elevens journal på enheten Dokumentet beskriver elevhälsans medicinska insats OSL SFS 2009:400 25 kap. 1§ I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg Vaccinationstillstånd. Se även Bevara eller Gallra 6 BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIV Särskoleinskrivningar Bevaras Lex/Diariepärm UTB Efter 2 år Uppföljning av interkommunala elever Bevaras Arkiv/ Hängmapp Närarkiv på Resursenheten Efter 2 år HANDLINGSTYP Övriga utrednings/kartläggnings dokumentation avseende enskild elev Bevaras Arkiv/ Pärm Närarkiv på enheten 62 Efter 3 år SEKRETESS KOMMENTAR T.ex. pedagogiska, sensmotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa, pedagogisk kartläggning för nyanlända barn 25 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Övriga skolrelaterade verksamheter - Skolskjutsar HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRALA RKIVET SEKRETESS Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Bevaras Papper/Pärm Förvaltningen Efter 3 år Nej Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Bevaras Papper/Pärm Efter 3 år Nej Ansökan och beslut om skolskjuts Gallras efter 2 år Papper/Pärm Förvaltningen Nej Nej Gallras efter att avtal upphört Papper/Pärm Förvaltningen Buss-/skolkort, handlingar rörande Gallras efter 2 år Papper/digitalt Förvaltningen Nej Nej Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Gallras efter 2 år Papper/Pärm Förvaltningen Nej Nej För skolskjuts-verksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Gallras vid inaktualitet Papper/Pärm Förvaltningen Avtal (kopia) Förvaltningen Nej Nej Skolskjutsregister Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Om ansökan ej gäller vid växelvis boende eller om ärendet överklagats, se ovan Nej Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Nej Ingår i kommunens gemensamma ekonomisystem och bör hanteras enligt de principer som redovisas i Bevara och gallra nr 1. Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning Skolskjutsreglemente KOMMENTAR Bevaras Papper/Digitalt Förvaltningen Efter 3 år Gallras 3 år efter senaste anteckning Digitalt Förvaltningen Nej Papper/Pärm Förvaltningen Efter 3 år Papper/Pärm Förvaltningen Nej Bevaras Gallras vid inaktualitet Nej T.ex. med uppgift om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Kan gallras under förutsättning att statistik bevaras. Nej Kan återfinnas bland handlingar till protokollen. Nej 63 Med undantag av räkenskapsinformation 26 UTBILDNINGSNÄMNDEN – Övriga skolrelaterade verksamheter - Skolbibliotek HANDLINGSTYP BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING Närarkiv på enheten Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort Gallras Beståndregister Bevaras Digitalt? Handlingsplan Bevaras Papper/Pärm Informationsbroschyrer, egenupprättade Bevaras Närarkiv på enheten Register över låntagare Gallras vid inaktualitet Närarkiv på enheten Statistik Bevaras Digitalt Digitalt Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten TILL CENTRAL ARKIV SEKRETESS Nej Nej Efter 3 år Nej Efter 3 år Nej Efter 3 år Nej Nej Efter 3 år KOMMENTAR Ingår i skolans allmänna avtal Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor. Ingår i årsredovisningen Ja 40 kap. 3§ Offentlighets och sekretesslagen (SFS 2009:400) Nej Låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Ingår i årsredovisningen Årsredovisning Bevaras Papper/Pärm Närarkiv på enheten 64 Efter 3 år Nej Innehåller statistik, informationsbroschyrer, handlingar rörande samverkan och projekt 27 UTBILDNINGSNÄMNDEN - Övriga skolrelaterade verksamheter - Skolmåltid HANDLINGSTYP Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om riskklassificering, inspektionsrapporter Dagsportioner, statistik Distributionslistor Kontroll av efterlevnad livsmedelslagstiftningen Matsedlar Näringsberäkningar Prislista livsmedel Prover, friskintyg, elever och personal Recept Temperaturkontroll – mat BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIV Bevaras Diarie/Papper Förvaltningen Efter 2 år Gallras vid inaktualitet Papper/Pärm Närarkiv på enheten Nej Gallras vid inaktualitet Bevaras Papper Mätman Diarie/Papper Närarkiv på enheten Nej Nej Nej Nej Nej Närarkiv på enheten Gallras vid inaktualitet Digitalt/Papper Närarkiv på enheten Papper Gallras efter 2 år Papper Mätman-system endast Dackeskolan Diarieförd handling Nej Digitalt Gallras efter 2 år Nej Närarkiv på enheten Gallras vid inaktualitet Papper Nej Efter 2 år Digitalt/Papper Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten Närarkiv på enheten 65 KOMMENTARER Nej Närarkiv på enheten Gallras Gallras efter 1år Nej SEKRETESS Nej Nej Nej Nej Nej Nej Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Nya intyg skrivs vid varje terminsstart och ersätter då gamla. 28 UTBILDNINGSNÄMNDEN - Antagning BEVARAS/ GALLRAS SYSTEM/ SORTERING FÖRVARING TILL CENTRAL ARKIVET SEKRETESS Antagningsstatistik Bevaras Digitalt/Pärm Närarkiv Efter 1 år Nej Antagningslistor Bevaras Digitalt/Pärm Närarkiv Efter 1 år Nej Protokoll med beslut om antagning Tidsplan och instruktioner Yttrande/beslut över skolgång i annan kommun Bevaras Diarie/Papper Närarkiv Efter 2 år Nej Nej Nej Nej HANDLINGSTYP Överklagande, handlingar rörande Gallras efter 1 år Gallras vid inaktualitet Pärm Närarkiv Nej Bevaras Diarie/Pärm Närarkiv Efter 2 år 66 KOMMENTAR Uppgifter som ger en sammanfattning av antagningen. T.ex. antal antagna per utbildning och behörighet Efter avslutad skolgång. Underlag/kontroll för interkommunal ersättning (Görs till skolväsendets överklagandenämnd)
© Copyright 2024