Ladda ner - Livsmedelsakademin
Skånsk handbok för livsmedelsupphandling Godaexempel, exempel, smarta smarta metoder Goda metoder och ochnya nyavägar vägar – för förden denoffentliga offentligamåltiden måltiden En inspirationsskrift inspirationsskrift för beslutsfattare, upphandlare, En upphandlare,kostansvariga, kostansvariga och och leverantörer leverantörer Skånepilot: Upphandling Närproducerat Skånepilot: Upphandling Närproducerat LRF Skåne • Livsmedelsakademin • Region Skåne LRF Skåne Livsmedelsakademin 1 Region Skåne 1 Denna skrift är producerad inom ramen för Projekt Skånepilot: Upphandling Denna skrift är producerad inomNärproducerat ramen för Projektägare: LRF Skåne Projekt Skånepilot: Upphandling Närproducerat Författare: Gunnar Lyckhage Författare: Gunnar Lyckhage Projektet drivs av LRF Skåne, Livsmedelsakademin och Region Skåne Projektet drivs av LRF Skåne, Livsmedelsakademin, Region Skåne 2 2 Innehållsförteckning Förord 4 Från projektets intressenter Inledning 5 Skånepilot: Upphandling Närproducerat – detta vill vi uppnå Kort om upphandling 6 Svårt men inte omöjligt – och lättare med nya EU-direktiv Det här ska du tänka på Tips och råd till våra politiker och beslutsfattare, kommuner som lyckats och krav som går att ställa Alla arbetar mot samma mål 15 Smarta, kloka, innovativa metoder för bättre offentliga måltider Bättre kommunikation mellan kommun och företag 12 Klara politiska riktlinjer och handlingsprogram, så gjorde vi Om nya sätt att upphandla livsmedel 8 21 Att utveckla dialog och möten ger fler leverantörer Upphandla på kvalitet 24 Skånsk matglädje – byggd på kvalitet och fokus på gästerna Distribution och logistik 28 Underlätta logistik och administration för leverantörerna Vad gör en livsmedelscontroller? 31 Helsingborg höjer kvaliten och sparar miljoner Vägen framåt i Skåne 33 Sammanfattning och slutsatser Länkar & tips 35 När du vill veta mer 3 Förord Inspiration till den goda och hållbara offentliga måltiden I din hand har du en skrift som ska ge dig inspiration och tips på hur du lättare kan upphandla närproducerad mat, hur du kan vara med och skapa en hållbar offentlig måltidshantering och samtidigt bidra till måltidsglädje. Den svenska närproducerade maten bidrar även till att vi uppnår en hög djurvälfärd och minskar vår negativa miljöpåverkan, vilket innebär att vi också tar ansvar för vår miljö. Bra genomförda livsmedelsupphandlingar där det utrymme som finns för att använda kvalitetskriterier i EUs upphandlingsdirektiv utnyttjas optimalt, ger vinnare på snart sagt alla nivåer. Måltidsgästen får en ökad måltidsglädje. När mer mat lagas från grunden ökas kompetenserna hos personalen och det skapar arbetsglädje. Samhället gör vinster både i en ökad försäljning av svenska råvaror och av en mer hållbar hushållning. Livsmedelsföretag får tillgång till en idag ganska sluten marknad. Men för att vi skall nå dit krävs samarbete och förändring. Främst handlar det om att ha en politiskt förankrad måltidspolicy eller handlingsplan för måltiden. Smart och hållbar livsmedelsupphandling blir ett verktyg för att uppnå policyns mål och visioner – inte tvärtom. Politiker och beslutsfattare skall ges kunskap och förutsättningar för att kunna ställa krav, upprätta kloka politiska riktlinjer och handlingsprogram. För leverantörerna, både stora och små, är enklare logistik och administration exempel på viktiga frågor. För att allt detta ska fungera krävs en utvecklad dialog, ökade kompetenser och en bättre kommunikation mellan kommun och företag. Råden och verktygen i denna handbok är handfasta, enkla och inspirerande. Här kan du läsa om nya, innovativa metoder för att upphandla bättre offentliga måltider, om vilken nytta en livsmedelscontroller kan göra eller om hur upphandling på kvalitet ger skånsk måltidsglädje. Läs! Låt dig inspireras! Bli en del av en hållbar upphandling av offentliga måltider. LRF Skåne Livsmedelsakademin 4 Region Skåne Inledning – detta vill vi uppnå Skåne är den ledande och i särklass mest utvecklade livsmedelsregionen i Sverige. Här finns alla yttre förutsättningar för att den offentliga måltiden skall hålla hög klass, vara en källa till hälsa, glädje och livskvalitet. Här finns naturresurserna, produktionsresurserna, produktionskunskapen. I dag finns en stor medvetenhet hos medborgarna om vikten av bra mat och om hälsosamma råvaror till måltiden. Det skånska lantbruket har förmågan att leverera just detta. Och ambitionerna att ta vara på denna möjlighet växer allt mer, hos beslutsfattare, upphandlare och inte minst kostpersonal, vilket blivit väldigt tydligt för oss som arbetat med projektet Skånepilot: Upphandling Närodlat. Väl genomförda livsmedelsupphandlingar, med regional och närproducerad mat, har väldigt många vinnare. En måltid av god kvalitet skapar hälsa och välbefinnande för de barn, ungdomar, sjuka och gamla som får den serverad. Den bidrar dessutom till ett bättre regionalt näringsliv och en levande landsbygd, den gynnar miljön och djurens välfärd. Ett levande och produktivt lantbruk bidrar också till en bättre beredskap mot kriser av olika slag, som pandemier och andra medicinska hot, energikriser, politiska och ekonomiska kriser, etc. Vi vet också att vi i ett globalt perspektiv snart har en stor brist på både mat och odlingsbar mark, vilket gör det än viktigare med ett svenskt lantbruk. En engelsk studie visar att varje satsad krona på upphandling av lokalt/regionalt producerad mat genererar drygt tre gånger pengarna i den lokala/regionala ekonomin. En masteruppsats från Umeå i samarbete med Inköp Gävleborg visar att inköp av kött av bra kvalitet inte behöver bli dyrare än färdigrätter från ett centralkök, om det finns lokala produktionskök med kompetens att ta till vara och använda råvaran på rätt sätt. (bägge skrifterna, se länkar sid 35) Att upphandla lokalt producerad mat är en investering som ger mycket god återbäring, enligt den finska forskaren Leena Viitaharju. I dag består svenska offentliga måltider av drygt hälften importerade produkter (jämfört med drygt 20 procent i Finland), lika mycket som hos privata konsumenter. Bakom detta finns flera faktorer. En av dem är den komplicerade upphandlingslagstiftningen, som gör att en stor majoritet av landets kostchefer anser sig inte kunna köpa de varor man egentligen vill ha. En annan faktor är enkelheten i att göra stora upphandlingar, där en grossist kan leverera i stor sett allt man behöver. En tredje är att de stora grossisterna har ekonomiska och juridiska muskler som gör att de kan agera med tids- och resurskrävande överprövningar mot de offentliga upphandlarna, om de förlorar ett anbud. Men redan med dagens lagstiftning är det fullt möjligt att upphandla närproducerad svensk mat av hög kvalitet. De nya upphandlingsdirektiv som skall implementeras i svensk lag 2016, kommer att göra det ännu lättare. Syftet med denna handbok är att visa att det verkligen finns möjligheter att upphandla smart och effektivt, på ett sätt som inte bara gynnar måltidskonsumenten utan även den lokala ekonomin och näringslivet, miljön, det svenska lantbruket, djuren och, sett i ett längre perspektiv, våra barn och kommande generationer. Denna skånska handbok och inspirationsskrift riktar sig till alla som sysslar med offentlig mat; politiker, upphandlare, kostansvariga, producenter och leverantörer. Läs om nya smarta upphandlingsmetoder, om lokala distributionscentraler, om nya sätt att underlätta för leverantörer när det gäller logistik och administration, hur man kan upphandla utifrån kvalitet, om samarbeten och bättre dialog, om hur en livsmedelscontroller kan spara miljoner åt en kommun, och en rad andra goda exempel. Skåne har alla förutsättningar att utveckla den goda offentliga måltiden och att bli en nationell spjutspets i detta arbete. Vi hoppas att denna handbok och inspirationsskrift skall bidra till att nå detta mål. 5 Kort om offentlig livsmedelsupphandling Kort om offentlig livsmedelsupphandling Trots att offentlig upphandling ät komplicerad så har vi just nu ett guldläge för att få våra kommuner att köpa svenska är livsmedel. Opinionen på skolmat ochkommumat Trots atthögkvalitativa, offentlig upphandling komplicerad så harärvipositiv just nuoch ettkvaliteten guldläge för att få våra ner att köpa högkvalitativa, svenska livsmedel. Opinionen är positiv och kvaliteten på på äldreboenden debatteras och diskuteras i många olika medier, allt från debattsidorna på skolmat våra storaoch mat på äldreboenden debatteras och diskuteras i många olika medier, allt från debattsidorna på våra dagstidningar till TV-program. Flera stora kostchefsenkäter som Skolmatens Vänner och LRF gjort stora dagstidningar till ha TV-program. stora kostchefsenkäter Skolmatens Vänner och visar att kostchefer vill hög kvalitet,Flera mer svenskt, mer ekologiskt som och mer närproducerat i de of-LRF gjort visar att kostchefer vill ha hög kvalitet, mer svenskt, mer ekologiskt och mer närproducerat fentliga måltiderna, samtidigt som de ser Lagen om offentlig upphandling – LOU – som det största i de offentliga måltiderna, samtidigt som de seralltså Lagen offentlig LOU – som det hindret, inte den egna ekonomin. Det finns ettom stort intresseupphandling och sug efter–produkter som vi,största inte hindret, inte den egna ekonomin. Det finns alltså ett stort intresse och sug efter produkter som vi, minst i Skåne, kan tillgodose. De livsmedel som våra bönder producerar är fyllda av kvalitet. Vi har inte minst i Skåne, kan tillgodose. De livsmedel som våra lantbrukare producerar är fyllda av kvahög livsmedelssäkerhet, ett unikt djurskydd och ett jordbruk där miljön står i centrum. Detta ger livslitet. Vi har hög livsmedelssäkerhet, ett unikt djurskydd och ett jordbruk där miljön står i centrum. medel ger medlivsmedel hög kvalitet salmonella och bekämpningsmedelsrester och med en produktion somen Detta med– utan hög kvalitet – utan salmonella och bekämpningsmedelsrester och med ger en förhållandevis lågförhållandevis påverkan på vår Den höga är en produkt av branschens egna produktion som ger en lågmiljö. påverkan på vårkvaliteten miljö. Den höga kvaliteten är en produkt kvalitetsarbete men också en effekt av de också regler en someffekt den svenska lagstiftningen upp.lagstiftningen av branschens egna kvalitetsarbete men av de regler som den ställt svenska ställt upp. Denna handledning och inspirationsskrift fokuserar på kommunernas roll, men är naturligtvis lika Denna handledning inspirationsskrift på kommunernas men är naturligtvis lika giltig i landsting och och regioner. Det kommerfokuserar att bli väldigt tydligt när duroll, läser denna skrift att det giltig i landsting regioner. Det kommer tydligt dufår läser skrift att finns många bra,och kloka och smarta metoderatt förbli attväldigt upphandla så när att vi dendenna matkvalitet somdet finns bra, kloka ochdock smarta metoderen förvanföreställning att upphandla så vi får om denatt matkvalitet som vi vill vi villmånga ha! Tyvärr finns det fortfarande hosattmånga offentlig upphandha! Tyvärr finns det dock fortfarande en vanföreställning hos många om att offentlig upphandling ling bara handlar om lägsta pris och inte om kvalitet. Detta är fullständigt fel. Vad offentlig upphandbara handlarom omärlägsta pris och kvalitet. Detta är fullständigt fel. Vad offentlig upphandling ling handlar rätt kvalitet tillinte rättom pris. handlar om är rätt kvalitet till rätt pris. Att ställa miljö- och djurskyddskrav vid livsmedelsupphandling bör naturligtvis vara en självklarhet Att ställa miljö- och djurskyddskrav vid livsmedelsupphandling bör naturligtvis vara en självklarhet alla kommuner alltallt vanligare. Såväl EU-kommission, EU-parlamentet somsom den den ii alla kommuneroch ochdet detblir blirockså också vanligare. Såväl EU-kommission, EU-parlamentet svenska regeringen regeringen ser ser miljöanpassad miljöanpassad offentlig nånå hållbar svenska offentligupphandling upphandlingsom somett ettviktigt viktigtverktyg verktygför förattatt hållbar utveckling. utveckling. 6 6 Men livsmedel räknas ändå ofta som problematiska att upphandla, det kräver mycket arbete och planering och risken för överprövning räknas som stor. Mellan 2007 och 2010 begärdes överprövning i domstol på hälften av alla svenska livsmedelsupphandlingar. Siffran har sjunkit en hel del sedan dess men det är fortfarande vanligt från stora leverantörers sida och ställer till många problem för de upphandlande organisationerna. Sedan Sigtuna vann målet kring djurskyddskrav 2012 har dock inga överprövningar skett utifrån just dessa krav. I denna skrift kommer du att upptäcka en hel del smarta sätt att drastiskt minska risken för överprövning! Om direktupphandling Ett sätt som testats av små kommuner är att bryta ner upphandlingarna i många små delar och sedan direktupphandla, vilket är ett betydligt enklare förfarande än vanlig upphandling. Dock är det maximala beloppet för närvarande på 505.000 kr per år och upphandlande organisation/kommun. I EU:s nya upphandlingsdirektiv som skall gälla från 2016 har det tydliggjorts att delar av en kommun (exempelvis en förvaltning eller större skola) under vissa omständigheter kan räknas som en egen upphandlande myndighet, under förutsättning att den har en tydlig kontroll och styrning över sin egen budget. Detta skulle kunna medföra stora förändringar och att väldigt många fler livsmedelsupphandlingar skulle kunna genomföras som direktupphandlingar. Detta skulle också göra det betydligt lättare för små leverantörer att svara på anbud. Mer om de nya direktiven Direktiven innehåller dessutom intressanta skrivningar kring offentligt finansierade välfärdstjänster, de öppnar för att dessa skulle kunna läggas helt utanför LOU/upphandlingslagstiftningen och att det står varje medlemsland fritt att självt besluta om detta. Alla jurister är dock inte överens om att denna tolkning är den rätta och förmodligen kommer det att behövas förtydligande domar i EU-domstolen innan sakläget står helt klart. De nya direktiven öppnar också för ett ”helhetstänk” där övergripande målsättningar för samhällsutveckling, miljökrav, sociala och etiska krav ingår. Detta ökar möjligheterna att använda offentlig upphandling som ett viktigt verktyg för samhällsuteckling, exempelvis regional och lokal utveckling. Värt att veta Bland höghusen gror landsbygdsdrömmar Drygt var tredje boende i miljonprogram och liknande områden kan tänka sig att bo på landet och mer än var tionde vill flytta dit. Detta framkommer av Miklos årliga miljonprogramsundersökning som Jordbruksverket har varit delaktigt i. Jordbruksverket har tidigare uppmärksammat att personer från miljonprogramsområden kan vara en resurs för landsbygdskommuner i behov av inflyttare. Undersökningen genomfördes i december 2013 bland 1 021 boende i miljonprogram och liknande områden. Källa: Jordbruksverket 7 Det här skall du tänka på – tips och råd till våra politiker och beslutsfattare Det går naturligtvis inte att tala om i en handbok exakt hur livsmedelsupphandling skall genomföras på just din ort, det måste formas utifrån era lokala förutsättningar. Nedanstående tips är dock generella och kan användas överallt. • Ställ krav – låt kvalitén styra. Det behöver inte bli dyrare, vilket vi beskriver på sidorna 24-27. • Använd Miljöstyrningsrådets/KKV kriterier för livsmedel. • Skapa en tydlig kostpolicy som visar vad ni vill uppnå i livsmedelsupphandlingarna. • Dela upp upphandlingen i mindre varugrupper, premiera inte fullsortiment. • Samarbeta med andra kommuner – men slå inte ihop upphandlingarna så att de blir för stora. • Samordnad varudistribution, enklare logistik och administration underlättar för mindre leverantörer att delta i upphandlingar. Läs mer på sid. 28-30. • Om det finns lokala grossister som köper in svenskt/lokalt och som lämnar anbud så underlättar det för de lokala producenterna att vara med, då de inte behöver skriva anbuden själva. • Ta del av de nya metoder som beskrivs i denna skrift. Förhoppningsvis finner du en modell eller idé som passar just din kommun/organisation. • Ta vara på eldsjälarna! De stora framsteg som gjorts i svensk livsmedelsupphandling under de senaste åren beror oftast på någon eller några drivande personer, som vill åstadkomma förändring. Du möter några av dessa eldsjälar längre fram i handboken. • Uppföljning av avtal och kontroll av leveranser sparar stora pengar! Om verksamheten är tillräckligt stor, tillsätt en livsmedelscontroller. Läs mer om hur Helsingborg sparade miljoner på detta sätt, på sid. 31-32. 8 Exempel på kommuner och organisationer som har lyckats I dag finns väldigt många kommuner/organisationer som utifrån sina lokala förutsättningar på olika sätt har lyckats inom livsmedelsupphandling. Alla kan inte nämnas men här följer några exempel. • Växjö kommun har genomfört delade upphandlingar, man införde e-handel och distributionscentral för livsmedel. Årets upphandlingschef, David Braic, har varit starkt pådrivande. • Vadstena, Ödeshög och Ydre har tecknat 20 nya avtal med 9 leverantörer på bla nöt, fläsk, lamm, viltkött, kyckling, ägg, potatis, grönsaker och bär. • Hässleholms kommun har ökat andelen svenskt kött från 33 % till 86 % på två år. • Hörby tillsammans med fem andra kommuner tröttnade på vakuumförpackat kött och upphandlande färskt kött istället. Därmed ökar möjligheten att köpa närproducerat kött. • Klippans kommun, delad upphandling och väl utarbetade kravspecifikationer, accepterar inga ersättningsvaror. Även Klippan upphandlar färskt kött, ej vakuumförpackat. Anita Broddesson valdes härom året till Årets kostchef. • Halmstads kommun, delad upphandling och egen distributionscentral har ökat andelen svenskt kött från 30% till 79%. • Borlängemodellen 2.0 innebär att man har gjort det ännu lättare för små leverantörer att vara med, genom att både logistik och administration starkt har underlättas. 9 • Mariestad och Gullspång. Med hjälp av urvalsupphandling (och de kontakter man får genom Lokalproducerat i Väst) skaffar man lokala leverantörer på alla områden där det är möjligt, innan man gör den vanliga grossistupphandlingen. • Älmhults kommun. I stället för att upphandla själva köttet har kommunen valt att upphandla en lokal partner som ombesörjer inköp, slakt, förpackning och transport av det kött som sedan ska hamna på tallrikarna i kommunens kök på förskolor, skolor och äldreboenden. Partnern ser till att de delar som inte kostchefen vill köpa i stället säljs till restauranger etc. • Helsingborgs stad sparar åtskilliga miljoner per år genom det arbete som livsmedelscontrollern utför i samverkan med kostpersonalen. • I Kramfors har kostchefen Karin Lidén sett till att varje kök följer upp leveranserna och skriver avvikelserapporter så fort felleveranser inträffar. Leverantören har fått bekosta det merarbete som kontrollerna innebär, • Inköp Gävleborg har nu 18 lokala leverantörer i sina livsmedelsavtal och där har LRF och föreningen Hälsingelivs starkt bidragit till det goda resultatet genom stöd och uppmuntran till lokala leverantörer. • Ystads, Simrishamns och Tomelilla kommuner har med hjälp av samordnad varudistribution fått ner antalet transportfordon på vägarna med 70 %, vilket gett ekonomiska besparingar, ökad punktlighet och ökad trafiksäkerhet både på vägarna och på skolgårdarna. • I Dalarna har man under många år bedrivit ett konsekvent utbildnings- och organisationsarbete för både politiker, beställare, näringslivschefer, kostchefer, leverantörer etc. Syftet är att använda upphandling som verktyg för regional utveckling och man går nu vidare genom att bilda Upphandlingsdialog Dalarna, där man med en egen webb, digitala nyhetsbrev och en kanslifunktion ytterligare utvecklar arbetet. 10 Kvalitetskrav som går att ställa i upphandling Nedanstående kvalitetskrav premierar oftast lokala leverantörer. Exempel på djurskyddskrav från Miljöstyrningsrådet/KKV: • Information om ursprung på kött • Antibiotika ska endast användas efter ordination av veterinär • Produkterna ska vara helt fria från salmonella • Max 8 timmar transporttid till slakt av djuret • Vid slakt ska djuret vara helt bedövat innan avblodning sker • Inga grisar får svanskuperas • Nötkreatur ska haft tillgång till bete • Värphöns ska ha tillgång till värprede, sittpinne och sandbad Andra kvalitetskrav som används för att upphandla svensk mat: • Att brödet är bakat inom en viss tid före servering • Potatisen är skalad inom en viss tid före leverans • Äggen är värpta inom en viss tid före leverans • Att köttet inte är vakuumförpackat • Krav på sammansättning, näringsvärde, färskhet, färg, form, hållbarhet, utseende, smak och konsistens • Ekologisk mat kan i vissa fall innebära att maten är närproducerad • Snabb och effektiv service 11 Alla arbetar mot samma mål – klara politiska riktlinjer och handlingsprogram För både upphandlare och kostpersonal är det avgörande att det finns tydligt politiskt stöd för att upphandla med kvalitet. Livsmedelsverket konstaterar; De styrande dokumenten runt mat och måltider varierar i omfång och innehåll bland landets olika kommuner. Vissa tar upp övergripande visioner, medan andra går in på detaljerad beskrivning av ansvar, olika koster mm. Vilken typ av kostpolicy kommunerna än väljer är det viktigt att den vid behov kompletteras med riktlinjer eller liknande, samt följs upp och utvärderas regelbundet. Hos alla de upphandlingsorganisationer som lyckats bra med livsmedelsupphandling finns det en stark koppling till ett bra och tydligt uttalat stöd från politikerna. Tydligare politisk styrning, var det vanligaste önskemålet från både leverantörer, upphandlare och kostchefer i en stor intervjuundersökning i Dalarna. Politikerna måste sätta ner foten och bestämma sig för en väg. Det finns i dag massor av exempel på en bra livsmedelspolicy. Vi kan nämna Växjö, Region Skåne, Lidingö, Osby, Dalslandskommunerna inklusive Säffle, Ystad. Även handböcker av olika slag, för exempelvis personal i äldrevård finns. Goda exempel på sådana går att hitta hos Vårdalstiftelsen (se länkarna i slutet av denna skrift). En livsmedelspolicy innebär att kommunen konkretiserar vilken kvalitet den vill ha på de livsmedel som upphandlas till kommunen. En sådan policy ger mandat till tjänstemännen att ställa krav och ger också ett underlag för en tillräcklig kostbudget i kommunen. Det viktigaste i policyn är att man fastställer att kvaliteten på de livsmedel som upphandlas ska vara i nivå med de krav som finns i svensk djurskydds- och miljölagstiftning. Söderhamn satsade lokalt Ett gott exempel på hur man kan arbeta på ett genomtänkt sätt beskrivs av Kirsten Bjerknes, journalist på Söderhamnskuriren, på sajten helahälsingland.se under rubriken Hälsingland satsar på lokal mat. Artikeln är skriven 2011 och tilläggas bör att det, precis som på många andra håll, finns en kostchef som var väldigt drivande, i detta fall Sonia Persson i Söderhamn. Potatis, ägg, bröd, sylt och grönsaker från lokala matproducenter till kommunernas storkök kan snart bli verklighet. Kostcheferna i Hälsinglands kommuner har tillsammans med sina näringslivskontor tagit fram ett förslag som på sikt kan ge fler jobb på landsbygden – och bättre mat till barn och gamla. I dag ska kommunstyrelsen i Söderhamn ta ställning till förslaget. – Men ska förslaget få genomslag krävs det att alla kommuner i Hälsingland hoppar på tåget, säger fårbonden Bengt Lindberg i Söderala. Lokala livsmedel och korta transporter har länge varit ett önskemål bland politikerna. Nu finns ett färdigt förslag om hur Hälsinglands kommuner ska kunna handla potatis, mjölk, köttfärs, grönsaker och bröd från lokala livsmedelsproducenter. Man vill att odlare och uppfödare samverkar om lager och transporter. Fördelarna är bättre mat, kortare transporter och en levande landsbyggd med flera jobb och öppna landskap. 12 – Vi börjar inte från noll. Det finns lokala företag som producerar mat, men andelen kan bli mycket större. Och vi hoppas förstås att de befintliga företagen expanderar och att nya startas, säger Sonia Persson, som är kostchef i Söderhamn och projektledare för det här matprojektet. Rapporten hette ”Livsmedelsupphandling med miljöprofil och stimulans av lokalt näringsliv” och deltagare i arbetet var kostchefer i Hälsinglands alla kommuner, Inköp Gävleborg, kommunekolog, länsstyrelsen samt näringslivsenheter i landskapet. Det politiska beslutet blev att; • Från och med 2012 och framåt ska ökningen vara minst fem lokala producenter per upphandling. • Fokus ska ligga på mjölk, ägg, färskt bröd, köttfärs, potatis, rotfrukter, chark och sylt. • 2015 ska 15 procent av livsmedlen vara ekologiska. • Påbörja arbetet med gemensamma lager och transporter för matproducenterna. I en annons riktad till lokala producenter gick Söderhamn ut med följande tänkvärda text; Ny livsmedelsupphandling, nya möjligheter! Närproducerad och ekologisk mat föder sunda kroppar. Och skapar tillväxt! Nu finns det nya möjligheter för dig som lokal producent att leverera råvaror till våra kök i Söderhamns kommun. Ett nytt dokument för framtida livsmedelsupphandlingar kan föra mycket gott med sig. Kom och lyssna på vår informations- och inspirationskväll. Det kan betyda mer för dig än du tror, både som företagare och medborgare. Redan 2013 hade Söderhamn uppnått följande resultat; Av de totala livsmedelsinköpen inom förskola och skola var den ekologiska andelen 25 %. Den ekologiska andelen av de totala livsmedelsinköpen, inklusive äldreomsorgen, var 13 % 2013. De varugrupper som dominerar det ekologiska sortimentet är mejeriprodukter och MSC märkt fisk. Övriga volymvaror är morötter och vitkål, bananer, totalt används för närvarande ett 30- tal olika ekologiska produkter. Produkter ur det lokala sortimentet domineras av potatis, kött- och chark, färskt mjukt bröd samt ägg. *** Söderhamn är samtidigt en del av Inköp Gävleborg, som upphandlar för nio kommuner i Gävleborgs län samt Älvkarleby kommun. Huvudkontoret ligger i Söderhamn och i hela Inköp Gävleborg har man satsat hårt på att få fler lokala leverantörer. Man tog hjälp av LRF och den ideella föreningen Hälsingelivs. Dessa lade ner ett stort jobb på att både uppmuntra lokala företag och att hjälpa dem att forma anbuden på ett korrekt sätt. Det resulterade i att antalet lokala leverantörer steg kraftigt, man har nu 18 lokala leverantörer. Värt att veta Landsbygdsnätverket genomförde hösten 2013 en kartläggning bland landets kostchefer och inköpsansvariga i kommuner och landsting. Resultatet visar att faktorer som bidrar till lyckade livsmedelsinköp är att det finns en väl förankrad kostpolicy med konkret handlingsplan, genomarbetade kravspecifikationer och att det bedrivs ett kontinuerligt kvalitetsarbete. 13 Dalarna – arbetar med upphandling som verktyg för regional utveckling Dalarna – arbetar med upphandling som verktyg för regional utveckling ”Dalarna är unikt för att man lyckats skapa ett brett, långsiktigt, ”Dalarna unikt för engagemang att man lyckatsi arbetet skapa ettmed brett, tålmodigtäroch äkta attlångsiktigt, använda tålmodigt och äkta engagemang i arbetet med att använda upphandling som verktyg för regional utveckling” upphandling som verktyg för regional utveckling” I Dalarna finns ett konsekvent arbete, där man i Länsstyrelsens regi har arbetat ända sedan 2004 med finnsstärka ett konsekvent arbete, där man på i Länsstyrelsens har arbetat ändaServiceprojekt sedan 2004 med2007 attI Dalarna stötta och mindre entreprenörer landsbygden.regi Under Dalarnas att stötta och stärka mindre entreprenörer på landsbygden. Under det senare projektet, Dalarnas Servi- på – 2009, var arbetet fokuserat på att utveckla och förbättra inköps- och distributionssystemen ceprojekt 2007 – 2009, var arbetet fokuserat på att utveckla förbättra inköpsoch distributionssys-i lälandsbygden med inriktning på landsbygdshandeln och deoch småskaliga livsmedelsproducenterna net. Frånpå2010 finns ettmed uttalat fokus på på landsbygdshandeln upphandling som och ett verktyg för regional utveckling och en temen landsbygden inriktning de småskaliga livsmedelsproducenbred arbetsgrupp skapades för detta syfte. Arbetsgruppen har ingen formell ”makt”, skall arbeta terna i länet. Från 2010 finns ett uttalat fokus på upphandling som ett verktyg för regionalden utveckling oegennyttigt för det gemensamma att stärka det regionala näringslivet. Sammansättningen och en bred arbetsgrupp skapades försyftet detta syfte. Arbetsgruppen har ingen formell ”makt”, den skall har varierat något, för ser den ut som följer: AB, Coompanion Dalararbeta oegennyttigt för ögonblicket det gemensamma syftet att stärka detBergslagsgruppen regionala näringslivet. Sammansättningen na, Företagarna Dalarna, Landstinget Dalarna, Lantbrukarnas Riksförbund, Länsstyrelsen Dalarna, har varierat något, för ögonblicket ser den ut som följer: Bergslagsgruppen AB, Coompanion Dalarna, Mellansvenska Handelskammaren, On Line Förlag AB Riksförbund, (extern expert), Region Dalarna, Företagarna Dalarna, Landstinget Dalarna, Lantbrukarnas Länsstyrelsen Dalarna,UpphandMellings-Center (upphandlar för sex kommuner i Dalarna). lansvenska Handelskammaren, On Line Förlag AB (extern expert), Region Dalarna, UpphandlingsCenter (upphandlar för sex kommuner i Dalarna). I arbetsgruppens regi har ett omfattande arbete genomförts, framför allt avseende kompetensutveckling, anbudsutbildningar (kompletterat med genomförts, en konsultcheck föralltattavsende få extern hjälp att vara med I arbetsgruppens regi har ett omfattande arbete framför kompetensutveckling, i en upphandling), en stor mängd dialogseminarier, undersökningar och utvecklingsprojekt. Från anbudsutbildningar (kompletterat med en konsultcheck för att få extern hjälp att vara med i en uppmars 2015 tar man ytterligare ett steg genom skapandet av Upphandlingsdialog Dalarna, som med handling), en stor mängd dialogseminarier, undersökningar och utvecklingsprojekt. Från hösten 2014 hjälp av en webbplats, digitala nyhetsbrev och en kanslifunktion skall komplettera den pågående tar man ytterligare ett steg genom skapandet av Upphandlingsdialog Dalarna, som med hjälp av en verksamheten och utveckla dialogen mellan upphandlare och leverantörer. Initiativet har väckt stor webbplats, digitala nyhetsbrev och en kanslifunktion skall komplettera den pågående verksamheten. uppmärksamhet och över 100 personer kom till det första mötet. Upphandlingsdialog Dalarna Dalarna skall forum som utifrån regionala behov och förutsättningar Upphandlingsdialog skallvara vara”ett ”ett forum som utifrån regionala behov och förutsättningar förmedlar kunskap, ger information om goda exempel och ger metodstöd vid upphandling, främst till förmedlar kunskap, ger information om goda exempel och ger metodstöd vid upphandling, främst mindre företag men även till upphandlande myndigheter. En stödfunktion som ska innebära ett stöd förett till mindre företag men även till upphandlande myndigheter. En stödfunktion som ska innebära regional utveckling, för ett starkare lokalt näringsliv och i förlängningen en levande landsbygd.” stöd för regional utveckling, för ett starkare lokalt näringsliv och i förlängningen en levande landsbygd.” OFFENTLIG UPPHANDLING Offentlig upphandling och regional utveckling – problem, möjligheter och nya vägar Ett verktyg för regional utveckling socialt företagande renare miljö hälsosammare mat Röster från Dalarna – en intervjuundersökning Ökade upphandlingsmöjligheter i Dalarna för mindre företag Borlängemodellen 2.0 Coompanion • Företagarna • Lantbrukarnas Riksförbund Landstinget Dalarna • Länsstyrelsen Dalarna • Region Dalarna SmåKom • Svenskt Näringsliv • UpphandlingsCenter Rapport 31/5 2013 1 10 1 14 Om nya smarta sätt att upphandla livsmedel Om nya smarta sätt att upphandla livsmedel Nedanstående inledningstext är hämtad från den rapport som Landsbygdsnätverket tagit fram utifrån Nedanstående inledningstext är hämtad från den rapport som Landsbygdsnätverket tagit fram utide sex regionala dialogmöten man haft runt om i Sverige under 2013 kring kvaliten på de offentliga från de sex regionala dialogmöten man haft runt om i Sverige under 2013 kring kvaliten på de ofmåltiderna. Titeln på rapporten är Högre kvalitet på livsmedeln i offentliga kök. Texten ger en väldigt fentliga måltiderna. Titeln på rapporten är Högre kvalitet på livsmedel i offentliga kök. Texten ger en bra bild,bra ochbild, bitvisoch ganska mot hur det fungerar av varför behöver heltutveckla nya väldigt bitviskritisk ganska kritisk mot hur deti dag, fungerar i dag,viav varförutveckla vi behöver metoder inköp för av livsmedel till de offentliga köken. Intressanta exempel påexempel nyskapande metoder helt nya för metoder inköp av livsmedel till de offentliga köken. Intressanta på nyskapande följer efterföljer de nedanstående citaten. citaten. metoder efter de nedanstående Vissa omom hela nyttan av LOU – att–man använder de of-de Vissa [deltagare [deltagarei idialogmötena] dialogmötena]ifrågasätter ifrågasätteröppet öppet hela nyttan av LOU att man använder offentliga medlen så effektivt möjligt – ”äts det faktum atttvingas man tvingas fentliga medlen på på ett ett så effektivt sätt sätt som som möjligt – ”äts upp”upp” av detavfaktum att man tillföratillså föra så stora resurser till själva upphandlingsprocessen. ”Med annonsering, anbudstid, utvärdering, stora resurser till själva upphandlingsprocessen. ”Med annonsering, anbudstid, utvärdering, tilldeltilldelningsbeslut och nästan alltid en överprövning påsåposten så riskerar detavtalet gamlaatt avningsbeslut och nästan alltid en överprövning som ett som brev ett på brev posten riskerar det gamla talet ut attinnan löpa det ut innan nyaOch är klart. Och hur För gör att vi då? För att det man hela en så digör man löpa nya ärdet klart. hur gör vi då? försöka lösaförsöka det helalösa så gör en direktupphandling, vilket är otillåtet.” rektupphandling, vilket är otillåtet.” Vissa mötesdeltagare funderar också på om det alltid är rätt att in i minsta detalj anpassa sig till en Vissa mötesdeltagare funderar också på om det alltid är rätt att in i minsta detalj anpassa sig till en lagstiftning som man egentligen inte älskar och som dessutom kan tolkas på så många olika sätt. Att lagstiftning som man egentligen inte älskar som dessutom tolkas på på så ett många olikagår sätt.påAtt rätta sig efter minsta kommatecken i lagen och innebär kanske attkan man agerar sätt som konrätta sig efter minsta kommatecken i lagen att manlivsmedel agerar påavetthög sättkvalitet? som går på konflikt med det övergripande uppdraget – attinnebär köpa inkanske och servera flikt med det övergripande uppdraget – att köpa in och servera livsmedel av hög kvalitet? ”Vad är målet med det vi gör? Bra måltider på tallriken eller krumbukter kring LOU? Vi måste våga ”Vad är målet det vi gör? Bra måltider krumbukter Vi måste våga kritisera LOUmed i större utsträckning. Det ärpå entallriken komplexeller process, men vikring måsteLOU? bli bättre på den.” ”Alla villLOU ha bra mat, utsträckning. men det finnsDet svårigheter – läs LOU.” Kanske enpå positiv kritisera i större är en komplex process, men vifördröjer måste bliman bättre den.”utveckling genom att ”spela med i spelet”? Kanske är det rebeller och eldsjälar vi behöver ute i de offentliga ”Alla vill ha bra mat, men det finns svårigheter – läs LOU.” Kanske fördröjer man en positiv utveckverksamheterna? Svaret är naturligtvis att det behövs många olika kompetenser och angreppssätt för ling genom att ”spela med i spelet”? Kanske är det rebeller och eldsjälar vi behöver ute i de offentliga att genomföra framgångsrika livsmedelsupphandlingar, men frågorna ovan visar lite på hur diskusverksamheterna? Svaret är naturligtvis att det behövs många olika kompetenser och angreppssätt för sionerna utvecklades i de olika dialogmötena runt om men i landet. att genomföra framgångsrika livsmedelsupphandlingar, frågorna ovan visar lite på hur diskussionerna utvecklades i de olika dialogmötena runt om i landet. Som ett skämt sammanfattade en mötesdeltagare diskussionen på följande sätt: ”Det enklaste sättet att komma runt problematiken med LOU är ju att kommunen skaffar sig en egen gård och produSom skämt en mötesdeltagare diskussionen på följande sätt: ”Det enklaste sättet att cerarett allt mansammanfattade behöver.” komma runt problematiken med LOU är ju att kommunen skaffar sig en egen gård och producerar allt man Ävenbehöver.” den sammanfattning som Landsbygdsnätverket gjort, av insikter från dialogmötena ger en väldigt bra bild av de senaste årens diskussioner kring de offentliga måltiderna; Även den sammanfattning som Landsbygdsnätverket gjort, av insikter från dialogmötena ger en väldigt bra bild av de senaste årens diskussioner kring de offentliga måltiderna; 15 11 Tio insikter från dialogmötena 1. Livsmedelskvalitet är ett mångfacetterat begrepp och de egenskaper som man sätter fokus på runt om i landet är bland annat ”lagat från grunden”, rena råvaror, tillagningskök, ekologisk mat, näringsinnehåll, begränsat svinn, svenskt/närproducerat ursprung, djurskydd, antibiotikaanvändning, rättvisemärkning och smak. 2. Kvalitet handlar inte bara om livsmedlen utan även om måltidsupplevelsen. Därför är det viktigt att satsa på personalens utbildning, kompetens och engagemang, men även på den fysiska miljön. Tänk restaurang istället för bespisning! 3. Det är viktigt att visa upp den offentliga maten för allmänheten samt arbeta med opinionsbildning. Merparten av kommuner och landsting serverar fantastisk mat – det är bara ingen som vet det! 4. En satsning på ökad livsmedels- och måltidskvalitet handlar också om regional utveckling, tillväxt och sysselsättning. Med den synen på upphandlingar och offentlig mat blir frågorna politiskt mycket intressanta. 5. Det är viktigt att lyfta fram de samhällsekonomiska vinsterna av offentlig mat med hög kvalitet – t ex vad gäller folkhälsan. Idag ses det mest som en kostnad, men netto kan kvalitetssatsningar vara en ”plusaffär” för samhället. Det krävs dock mer fakta och statistik för att bevisa sambanden. Man behöver också utvärdera olika satsningar och kunna peka på konkreta resultat – inte bara allmänt tyckande och tänkande. 6. Man saknar tydlig vägledning från lagar och regler i arbetet med livsmedelsupphandlingar. Miljöstyrningsrådets kriterier är uppskattade men hur tolkas LOU? Olika rättsfall ger inte alltid samma svar och risken är att de offentliga aktörerna agerar defensivt för att t ex undvika överprövningar. 7. Arbetet med livsmedelsupphandlingar kräver stora resurser i form av tid, energi, kunskap och kreativitet. Det är inte ovanligt att kommuner och landsting påbörjar arbetet med en upphandling mer än ett år i förväg. Kan till och med den samhällsekonomiska nyttan av LOU (effektiv användning av skattemedel) ”ätas upp” av de resurser som satsas på upphandlingsprocessen? 8. Att grossisterna så ofta levererar ersättningsvaror är ett problem och livsmedlens ursprung blir snudd på omöjliga att kontrollera. För att kunna råda bot på detta bör man ställa hårdare krav på grossisterna (t ex vitesförelägganden) men även se till att noga kontrollera och följa upp leveranserna. 9. En viktig framgångsfaktor är att det interna samarbetet fungerar bra – mellan politiker, inköpsfunktion, kost-/måltidsfunktion samt personal ute i de olika verksamheterna. Det är viktigt att man arbetar mot ett gemensamt mål. Inköpssamverkan mellan olika kommuner finns det dock en hel del kritik mot. 10. Det finns mycket att göra för att uppmuntra lokala livsmedelsproducenter att lämna anbud, t ex att dela upp upphandlingen i små delar, att acceptera leveranser endast till ett fåtal ställen och att anordna informationsträffar. Det viktigaste är dock ändå att kommunicera mycket med producenterna samt hjälpa dem att ställa om sitt arbetssätt till de nya kraven. Nya metoder Därmed slut på citaten från Landsbygdsnätverket och vi övergår till de nya metoder för att upphandla livsmedel till de offentliga måltiderna som dykt upp på senare tid (eller blivit synliga från en svensk horisont). De kan delas upp i två delar. 1. Upphandlingar som innebär att livsmedel kan upphandlas utan hänsyn till LOU. 2. Upphandlingar inom ramen för LOU. För upphandlare tillhör livsmedelsupphandling ett av de mest komplexa upphandlingsområdena och de små leverantörerna upplever det som mycket krångligt att delta. Kanske finner vi den gordiska knuten i någon av de partneringmodeller som växt fram på senare tid och som innebär att de små leverantörerna inte behöver svara på offentliga anbud utan gör affärerna med den upphandlande partnern. 16 Älmhult upphandlar en lokal partner! Den modellupphandlar som Älmhult tagit väckt en hel del uppmärksamhet. Den innebär att köttet inte Älmhult en fram lokalharpartner! upphandlas LOU, utan man harhar upphandlat partner som sköter inköpen. beskrivs Den modell enligt som Älmhult tagit fram väckt en en hellokal del uppmärksamhet. Den innebärSåatthär köttet inte modellen på kommunens hemsida, vilket vi fått lov att publicera; upphandlas enligt LOU, utan man har upphandlat en lokal partner som sköter inköpen. Så här beskrivs modellen på kommunens hemsida, vilket vi fått tillstånd att publicera; Mer närproducerat kött och större valfrihet till ett pris som inte är dyrare. Det är resultatet av en uppMer närproducerat köttkommun och större valfrihet till ettI pris som är dyrare. själva Det ärköttet resultatet av en handling som Älmhults just har genomfört. stället förinte att upphandla har komupphandling som Älmhults kommun just har genomfört. I stället för att upphandla själva köttet munen valt att upphandla en partner som ombesörjer inköp, slakt, förpackning och transport av dethar kommunen valtska atthamna upphandla en partner som ombesörjer slakt, förpackning och transport kött som sedan på tallrikarna i kommunens kök påinköp, förskolor, skolor och äldreboenden. av det kött som sedan ska hamna på tallrikarna i kommunens kök på förskolor, skolor och äldreboenden. Partnern som nu är upphandlad heter Christian Bauer och driver själv Skärshults gård i Pjätteryd. Han kommer i samråd med kostchefen att välja ut de djur och från de gårdar som önskas. Både köken Partnern som nu är upphandlad heter Christian Bauer och driver själv Skärshults gård i Pjätteryd. och matgästerna kommermed att ha möjlighet att att göra gårdarna ochdefår där möjlighet att seBåde hur Han kommer i samråd kostchefen välja besök ut de på djur och från gårdar som önskas. djuren och har det. Älmhults kommer kommun köper in ca ton besök kött (fläskoch nötkött), så det ganska köken matgästerna att haårligen möjlighet att21göra på gårdarna och får därärmöjlighet mycket råvara det här handlar om. att se hur djuren har det. Älmhults kommun köper årligen in ca 21 ton kött (fläsk- och nötkött), så det är ganska mycket råvara det här handlar om. Stor frihet att ställa krav Stor att ställa – Jagfrihet är väldigt nöjdkrav med den här modellen, säger Sofia Herbertson, kostchef i Älmhults kommun. Nu –kommer Jag är vi väldigt nöjdfölja medköttet den här Sofia Herbertson, i Älmhults kommun. att kunna frånmodellen, boden tillsäger bordet. Vi får stor frihet kostchef att både välja och ställa krav Nu kommer vi att kunna följa köttet från boden till bordet. Vi får stor frihet att både välja och ställa på det kött som vi ska tillaga och servera. Vi kommer till exempel att kräva att köttet både är närprokrav på och det kött som vi vilket ska tillaga och servera. ducerat hängmörat, ger bättre kvalitet. Vi kommer till exempel att kräva att köttet både är närproducerat och hängmörat, vilket ger bättre kvalitet. Sofia Herbertsson tycker också att det ger mervärde att kunna skriva på matsedeln från vilken gård Sofia Herbertsson tycker också att det ger mervärde att kunna skriva på matsedeln från vilken gård köttet kommer. – Det kommer att öka matupplevelsen för våra matgäster och samtidigt öka glädjen hos köttet kommer. – Det kommer att öka matupplevelsen för våra matgäster och samtidigt öka glädjen kockarna, sägersäger hon. hon. Positivt att ligga i framkant med ny modell. hos kockarna, Positivt att ligga i framkant med ny modell. 17 13 Johan Johansson är upphandlingssamordnare på Älmhults kommun. Även han anser att den här Johan Johansson är upphandlingssamordnare på Älmhults kommun. han anser att den här uppupphandlingsmodellen är bra. – Det är positivt när vi kan hitta Även nya vägar att upphandla. Den här handlingsmodellen är bra. Det ärinom positivt vi kan byggbranschen hitta nya vägar att upphandla. Den här prövats uppupphandlingsmodellen är–vanlig tillnär exempel men har inte tidigare när handlingsmodellen är vanlig inom tillavexempel byggbranschen menbåde har inte tidigare när det i vår det gäller kommunal upphandling kött. Att det här gynnar kvalitet ochprövats producenterna gäller kommunal upphandling av kött. Att det här gynnar både kvalitet och producenterna i vår närhet närhet utan att bli dyrare för kommunen ser jag som ett framgångskoncept, menar Johan Johansson. utan att bli dyrare för kommunen ser jag som ett framgångskoncept, menar Johan Johansson. Vid ett samtal berättar Johan att upphandlingen inte har överprövats. Han tror också att detta kan vara ensamtal bra modell förJohan många mindre kommuner. Vid ett berättar att upphandlingen inte har överprövats. Han tror också att detta kan vara en bra modell för många mindre kommuner. Nottinghamshire – närodlat i stor skala Nottinghamshire – närodlat i stor skala var 2012 i England tillsammans med projektledaren Upphandlingsansvariga tjänstemän i Västerås Upphandlingsansvariga tjänstemän var förfor en Life tid sedan i EnglandFACE tillsammans med proför Smaka på Västmanland för atti Västerås titta på Food Partnership, och Freedom jektledaren för Smaka på Västmanland för att titta på Food for Life Partnership, FACE och Freedom Foodkoncepten. De fann även kommuners och den lokala marknadens väl etablerade samarbete Foodkoncepten. De fann även kommuners och och den marknadensbidrar väl etablerade samarbete det när det gäller livsmedelsupphandlingar hur lokala man därigenom till utveckling av när skolornas undervisning om skolmaten uroch både och miljöperspektiv. Hösten 2014 kom treundervisdelegater från gäller livsmedelsupphandlingar hurhälsoman därigenom bidrar till utveckling av skolornas regionen, Nottinghamshire County Council, i Storbritannien på återbesök för att berätta om sitt ning om skolmaten ur både hälso- och miljöperspektiv. Hösten 2014 kom tre delegater från regionen, arbete. Där har Nottinghamshire Council ettför särskilt bolagom försitt ”Catering & har Facilities Nottinghamshire County Council, i County Storbritannien på skapat återbesök att berätta arbete. Där Management”. planeras matsedlar hela regionen och hålls & noggrann på vad bra lokala NottinghamshireHär County Council skapat ettför särskilt bolag för ”Catering Facilitieskoll Management”. leverantörer har att erbjuda. Målsättningen är att maten så långt som möjligt skall vara lokalt Här planeras matsedlar för hela regionen och hålls noggrann koll på vad bra lokala leverantörer har producerad och hålla hög kvalitet. Det så härlångt innebär att varje dag äter 45 000 barn i och Nottinghamshire att erbjuda. Målsättningen är att maten som möjligt skall vara lokalt producerad hålla hög skolmåltider som är tillagade från grunden till minst 75% av en variation av lokala ekologiska kvalitet. Det här innebär att varje dag äter 45 000 barn i Nottinghamshire skolmåltider som och är som tillingredienser. Alla kycklingar och ägg är Freedom Food eller frigående och bara fisk från hållbara lagade från grunden till minst 75% av en variation av lokala och ekologiska ingredienser. Alla kyckkällor serveras. Classic menu Autumn / Winter November 2014 - April 2015 All of the fish in our school meals has been sustainably sourced, which means using responsible methods for farming nature’s fish supplies to protect them for the future. This means as well as providing your child with fabulous fish dishes, we are doing our bit to help marine conservation. Do you know where your school dinner comes from? Doncaster Fresh seasonal vegetables, grown locally where possible and distributed by Country Fresh Foods in Sheffield. £2.10 Retford Chicken - Freedom Food accredited from Lincolnshire. Worksop Mansfield Our menus are clearly labelled with a number of potential allergens which could affect your child so you can be sure your child’s school meal is safe for them, as well as being tasty, healthy and great value. The symbols to look out for are: ONLY Outdoor reared pork from local farms in North Nottinghamshire. Wild venison from UK including Sherwood Forest. Lamb from the Peak District. Food allergy labelling Try a fabulous fish dish plus pudding We use organic eggs from Harrogate. Molluscs (e.g. clams, mussels, whelks, oysters, snails, squid) Celery (and celeriac) Cereals containing gluten Mustard Crustaceans, (e.g. prawns, crabs, lobster, crayfish) Nuts Eggs Peanuts Fish Sesame Lupin (lupin flowers and their seeds) Soybeans Milk Sulphur dioxide (a food additive and preservative) 2 From September 2014 every child in reception, year 1 and year 2 in state-funded schools will receive free school meals. We use organic milk and yoghurts from Yeo Valley in Somerset. Newark Eastwood NOTTINGHAM The meat used in our dinners is from an award winning local butchers – Maloney’s (www.quality-butchers.co.uk). Their meat comes from animals that are born and reared outdoors, and allowed to graze freely in the fields and parks in and around the county. Shop locations Our school dinners are packed with fresh and tasty ingredients which meet many strictly regulated food assurance schemes. Please note that occasionally accompaniments pictured may differ from the menu as a result of seasonality or deliveries. Medical dietary requirements are catered for. Please visit our website (details below) for more information. facebook.com/nottinghamshire @NottsCC Crunchy tuna pasta Turkey - Freedom Food accredited from South Nottinghamshire. In Nottinghamshire we are actively trying to reduce our carbon footprint and are proud to be going local with our school dinners, to cut down on our food miles. If you are interested in trying school meals, simply contact the main office at your child’s school. If you encounter any problems with your child’s school dinners, please let us know by email [email protected] or call 0300 500 80 80. Beef - grazed on the banks of the River Trent by Holme Farm in Rampton. MSC- C- 50678 W nottinghamshire.gov.uk/ schooldinners E [email protected] T 0300 500 80 80 PO Box 9320 Nottingham NG15 5BL Till höger på bilden presenteras varifrån olika sorters grönsaker och kött, samt ägg, mjölk och youghurt kommer ifrån i regionen. 14 18 D&P/7.14/E&R/7233 Our school dinners As you will see from the menu overleaf, Friday dinners focus on fish, including our new dish, crunchy tuna pasta. Made with sustainably sourced tuna steak, the new meal has been given the seal of approval from our expert taste testers - schoolchildren. lingar och ägg är Freedom Food eller frigående och bara fisk från hållbara källor serveras. För inköpoch ochlogistik logistikskall skall fungera Nottinghamshire County Council’s upphandlare uppFör att att inköp fungera harhar Nottinghamshire County Council’s upphandlare upphandhandlat en storskalig ”hubfunktion”, en partnerfunktion som sköter inköp och distribution/ lat en storskalig ”hubfunktion”, en partnerfunktion som sköter både inköpbåde och distribution/logistik för logistik för hela regionen och som drivs av Menigos systerföretag i Storbritannien, Brakes. Inköpen hela regionen och som drivs av Menigos systerföretag i Storbritannien, Brakes. Inköpen sker på order sker på order & avFacilities ”Catering & Facilities Management”, som själva sköteroch både dialogen och med förhandav ”Catering Management”, som själva sköter både dialogen förhandlingarna de lingarna med de lokala leverantörerna. Brakes lägger på en procentsats för att handha själva inköpen lokala leverantörerna. Brakes lägger på en procentsats för att handha själva inköpen och logistiken/ och logistiken/ frakterna. Nottinghamshire County Council har nått stora framgångar med den här frakterna. Nottinghamshire County Council har nått stora framgångar med den här arbetsmetoden och arbetsmetoden och har även vunnit pris i det stora engelska skolmatsprojektet ”Food for life”. Unhar även vunnit prissamtidigt i det storaatt engelska skolmatsprojektet ”Food for life”. Undersökningar visar sam-på dersökningar visar varje satsat pund på lokalt upphandlad mat genererar ett värde tidigt 3attpund varjei satsat pund på lokalt upphandlad mat genererar ett värde på drygt 3 pund i den lokala drygt den lokala ekonomin. ekonomin. I Hvidovre äts maten upp! I Hvidovre äts maten upp! På sjukhuset i Hvidovre i Danmark, som tidigare mest arbetat med halvfabrikat, lades mathanteringPå över sjukhuset Hvidovre i Danmarksom har hela mathanteringen lagts över av på hög en lokal ”stjärnkock” som en på eni lokal ”stjärnkock” skapde en omfattande meny klass, där varje serverad skapat en omfattande meny av hög klass, varje serverad baseras på en beställning en portion baserades på en beställning från där en specifik patient.portion Den omfattande menyn gjordesfrån tillgängspecifik patient.per Den omfattande menyn är tillgänglig 18 timmar dygn. reducerades Denna modell har innebulig 18 timmar dygn. Modellen innebar att det mycket högaper svinnet nästan till noll, rit att det höga nu starkt har reducerats till noll, vilket i sin tur inneburit att trots den I vilket fickmycket till följd att svinnet trots den förhöjdanästan matkvaliteten och servicen så sjönk kostnaderna! starkt förhöjda markvaliten så har dag har stjärnkocken slutatoch ochservicen konceptet harkostnaderna modifierats sjunkit! något. ** * * ** II exemplen innebärdet detattattman man upphandlar en partner tar hand om affärerna, eller målexemplen ovan ovan innebär upphandlar en partner somsom tar hand om affärerna, eller måltidstidsservicen, åt kommuner/regioner/sjukhus. Inköpen av livsmedel sköts av respektive partner servicen, åt kommuner/regioner/sjukhus. Inköpen av livsmedel sköts av respektive partner och görs och görs därmed inte utifrån Däremot kan inköp eller måltidsproduktion ske exempelvis utifrån exempelvis därmed inte utifrån LOU.LOU. Däremot kan inköp eller måltidsproduktion ske utifrån en ge- en genomtänkt kommunal livsmedelspolicy och/eller direkt utifrån kostchefens önskemål. nomtänkt kommunal livsmedelspolicy och/eller direkt utifrån kostchefens önskemål. 19 15 Upphandling av en partner är inte på något vis nytt, däremot har det inte tidigare gjorts i livsmedelsupphandling. Men om man jämför med exempelvis parkförvaltning, så är det ju ganska självklart att om ett upphandlat företag sköter den, så tar de själva hand om inköp av jord, grus, sten och all annan material som behövs i verksamheten. Upphandling inom LOU Ytterligare en variant, som kommer att bli allt vanligare, är att lokala grossister köper in mat från lokala leverantörer, men själva står för anbuden till offentlig sektor. Exempel på sådana är Grönsakshallen Sorunda, som finns i bland annat Dalarna, och Bondens skafferi i Skåne. Anbuden sker utifrån LOU men det är inte de små leverantörerna utan de lokala grossisterna som ombesörjer detta, vilket naturligtvis gör det mycket lättare för lokala leverantörer att delta. Att endera göra det mycket lättare att svara på anbud, eller att andra än de små leverantörerna sköter detta kommer att betyda mycket för att få med fler små leverantörer. Mariestad och Gullspång Med hjälp av urvalsupphandling, ett av de upphandlingsförfaranden som kan användas utifrån LOU, (och de producentkontakter man får genom ”Lokalproducerat i Väst”) skaffar man lokala leverantörer på alla de områden där det är möjligt, innan man genomför den vanliga grossistupphandlingen. Att upphandla logistiken helt separerat från upphandlingen av livsmedlen är ytterligare en modell, som bland annat Trollhättans kommun har prövat. För de stora grossisterna kommer detta sammantaget att innebära att man behöver ompröva sin roll i den offentliga livsmedelsupphandlingen för att i stället bli en viktig partner, som kanske inte längre levererar alla livsmedel men som som i stället tar ett ökat ansvar när det gäller logistik och kanske (som i det engelska exemplet) även inköpshantering. Vadstena, Ödeshög och Ydre – små kommuner med stora mål I Vadstena, Ödeshög och Ydre kommuner kommer barn och äldre att serveras mat som är lagad av lokalt producerade råvaror. Kostcheferna Anna Lundstedt i Vadstena, Espen Rognstad i Ödeshög och Lovisa Andersson i Ydre har under en längre tid byggt upp kontakter med lokala producenter,. De har haft hjälp av Christina E Nordström vid det regionala projektet Rätt & Slätt, som ska stötta länets livsmedelsföretag och underlätta etablering av nya. – Dialog och mer kunskap om lantbrukarens förutsättningar, liksom leverantörens kunskap om kommunernas behov, är en viktig pusselbit för att få ihop leveranserna, säger hon i ett pressmeddelande från 2013. Leverantörerna kommer också att besöka skolorna för att informera om hur råvarorna produceras och erbjuda studiebesök på gårdarna. De tre kommunerna i Östergötland har tecknat 20 nya avtal med 9 lokala livsmedelsproducenter som till sommaren ska börja leverera råvaror. De direktupphandlade varorna utgörs av nöt- fläsk- lamm- och viltkött samt kyckling, ägg, potatis, morötter, grönsaker och bär. Direktupphandling är ett enklare sätt att upphandla då det gäller belopp under (just nu) ca 505 000 kronor per år och upphandlande myndighet. Mer om direktupphandling hittar du i det tidigare kapitlet ”Kort om offentlig upphandling”. 20 Bättre kommunikation mellan kommun och företag Att utveckla dialogen mellan kommun och företag innebär inte bara att man utvecklar kunskapen om varandra, i praktiken innebär dialogen också ett stöd åt de lokala producenterna. Ofta tror dessa att det är väldigt svårt att bli leverantör åt offentlig sektor. Man kanske inte ens är säker på att man är välkommen. Erfarenheter runt om i Sverige visar att detta är en ganska hög tröskel att ta sig över. Därför har många kommuner upplevt att när man börjat bryta ner sina livsmedelsupphandlingar i mindre delar, för att öppna upp för små och lokala leverantörer, så får man ändå få eller inga anbud från dem. Processen innan man får med de lokala leverantörerna pågår ofta under flera år, innan resultaten visar sig. Men när man bestämt sig för att man vill ha lokala leverantörer och formar sina upphandlingar utifrån detta så finns det många möjligheter att utveckla dialogen med de lokala företagen. Här följer några exempel. Höganäs – dialog för mer lokal mat vid livsmedelsupphandling I Höganäs kommun började man hösten 2013 förbereda nästa upphandling av livsmedel. Anbudsförfrågan skulle publiceras i april 2014 men genom att i god tid anordna möten med lokala odlare och köttdjursuppfödare hoppades kommunen att fler företag ska lämna anbud. – Vi har arbetat fram en ny måltidsstrategi i kommunen, berättade då kostchef Ann-Louise Luttrén och nu vill vi välja råvaror efter säsong, laga mera från grunden och ändra våra menyer efter tillgången av råvaror på marknaden. Den 10 december 2013 höll Ann-Louise Luttrén, tillsammans med kommunens upphandlingsansvarige Joergen Borgström, det andra förberedande dialogmötet inför nästa livsmedelsupphandling. Den här kvällen hade sju företagare tagit sig till datorsalen på Bruksgatan för att diskutera vad kommunen är intresserade av att handla upp men även för att få en genomgång av inköpssystemet Kommers, där man kan hitta kommunens aktuella upphandlingar. Bitte Persson i Larsviken stannade hemma den gången, men hade varit på det inledande mötet i oktober. Hon har sedan själv lyckats registrera sig i Kommers och får nu fortlöpande mail om aktuella upphandlingar i Örkelljunga, Ängelholm och Höganäs. – Den stora utmaningen blir sedan att svara på anbudsförfrågan, menar Bitte Persson. Hon funderar dessutom på hur transporterna ska kunna organiseras så att de inte blir alltför många för den enskilde producenten. Värdet att, som lokal odlare få leverera till traktens olika verksamheter råder det däremot inget tvivel om. – Vi levererade tidigare till ett privat vårdhem här i närheten, och det är lika roligt att höra att de gamla tycker om vår potatis som kockarna på Sofiero slottsrestaurang, säger Bitte. 21 Inköp Gävleborg kontrakt med hälsingekommuner Inköp Gävleborg––20 20lokala lokalaproducenter producenterfick fick kontrakt med hälsingekommuner företrädare för 20 lokala matföretag hos inköpsorganisationen Inköp GävII mitten mitten av avjanuari januarisamlades 2014 samlades företrädare för 20 lokala matföretag hos inköpsorganisationen leborg Gävleborg för att skriva Detkontrakt. var slutetDet på en där små företagdär givits Inköp förkontrakt. att skriva varupphandlingsprocess slutet på en upphandlingsprocess småbättre företag givits bättre att svara på anbudsförfrågan men även fått hjälp och handledning under hela möjlighet attmöjlighet svara på anbudsförfrågan men även fått hjälp och handledning under hela anbudsprocesanbudsprocessen. sen. De sex hälsingekommunerna hälsingekommunernaSöderhamn, Söderhamn,Bollnäs, Bollnäs, Nordanstig, Hudiksvall, Ovanåker och Ljusdal De sex Nordanstig, Hudiksvall, Ovanåker och Ljusdal ararbetade redan 2012 fram ett viljeinriktningsdokument när det gäller framtida livsmedelsupphandbetade redan 2012 fram ett viljeinriktningsdokument när det gäller framtida livsmedelsupphandlingar. lingar. Bland annat vill man öka andelen lokala leverantörer med fem företag vid varje upphandling. Bland annat vill man öka andelen lokala leverantörer med fem företag vid varje upphandling. DessutDessutom ger man i uppdrag åt både kostchefer och näringslivskontor att ha tätare och kontinuerlig om ger man i uppdrag åt både kostchefer och näringslivskontor att tätare och kontinuerlig kontakt med kontakt med marknaden för att bättre kunna förstå livsmedelsföretagandets villkor. marknaden för att bättre kunna förstå livsmedelsföretagandets villkor. Vid den nyss avslutade upphandlingen hade kommunen därför delat upp anbudsförfrågan i geograVid den nyss avslutade hade kommunen därför delatför uppsmåanbudsförfrågan i geografiska leveranszoner menupphandlingen också anpassat vissa delar av underlaget och mikroföretag. Detta fiska leveranszoner men anpassat vissalokala delar av underlaget för små - och Detta räckte dock inte först förockså att locka traktens livsmedelsproducenter att mikroföretag. svara på anbudsförfråräckteNär dock inte först för att locka traktens lokala livsmedelsproducenter att svara anbudsförfrågan. gan. upphandlingen överklagades skapades emellertid ett tidsutrymme sompå LRF Gävleborg och den företagsstödjande organisationen Hälsingelivs använde för att först mobilisera företagen När upphandlingen överklagades skapades emellertid ett tidsutrymme som LRF Gävleborg och denoch sedan handleda dem under hela anbudsprocessen. företagsstödjande organisationen Hälsingelivs använde för att mobilisera företagen och handleda dem under hela anbudsprocessen. Peter Olsson på Karlslunds Fisk och Rökeri hade aldrig tidigare haft en tanke på att delta i kommunernas livsmedelsupphandling. inför den senaste gick han på delta informationsmöte Peter Olsson på Karlslunds Fisk Men och Rökeri hade aldrig upphandlingen tidigare haft en tanke på att i kommuneroch fick sedan personlig hjälp med resten av LRF:s ordförande i Söderhamn, Sven-Ulrich Ohlsson. nas livsmedelsupphandling. Men inför den senaste upphandlingen gick han på informationsmöte och sedan fick han personlig hjälp med resten av LRF:s ordförande i Söderhamn, Sven-Ulrich Ohlsson. – Han kom hem till mig och gick igenom ansökan och sedan var det i princip bara för mig att sätta pris och vilka fisksorter och kvantiteter jag kan leverera. Lokala leverantörer – dags att skriva kontrakt med Inköp Gävleborg. Lokala leverantörer – dags att skriva kontrakt med Inköp Gävleborg. 22 18 Maria Tillman på familjeföretaget Tillmans Chark i Bollnäs har också haft stor hjälp av den handledning hon fick vid upphandlingen. Tack vare det har företaget lämnat anbud på en rad produkter; falukorv, pölsa och blodpudding bland annat. Och hon är försiktigt positiv till vad ett kontrakt kan innebära. – Det är ju alltid bra att ha en återkommande relation till en kund och offentlig sektor har ju också bra framförhållning vilket är en fördel. Det är inte omöjligt att vi behöver nyanställa, menar hon. Linköping testade närproducerat före upphandling I Linköpings kommun finns flera lokala matproducenter och kostcheferna i kommunen upptäckte en punkt i livsmedelsavtalet som gjorde att de vågade prova deras produkter. – Det stod i avtalet att vi har rätt att testa produkter från andra leverantörer under avtalets giltighetstid, så vi bestämde oss för att göra det berättar Eva-Lott Blixt, kostekonom i Linköpings kommun. Det man gjorde var att arrangera en speciell temavecka med mat lagad på närproducerade råvaror. Och det blev jubel både i köken och bland gästerna. Inför den nyss avslutade upphandlingen har kommunen delat upp upphandlingen i flera kategorier och dessutom i geografiska zoner. – Vi har nu skrivit kontrakt med två lokala köttproducenter, berättar Eva-Lott Blixt och kommer att kunna servera fläskgrytbitar, nötfärs och chark från lokala företag i våra verksamheter. Och vi kan konstatera att byte av leverantör inte medfört högre priser för köttet. Ännu fler sätt att föra dialogen framåt Att besöka tänkta leverantörer är ett sätt att verkligen visa sitt intresse, men också att se hur produktionen fungerar, att djuren har det bra etc. Att ta med skolbarn till leverantörer har också fungerat mycket bra. Man kan även bjuda in leverantörer till besök i de offentliga köken, för att se hur produktionen fungerar där och att utbyta tankar och idéer med kostpersonalen. Ömsesidiga möten utvecklar förståelsen och insikten i varandras villkor samtidigt som man lär känna varandra. Man kan också skapa särskilda arrangemang, med exempelvis speed-dating, temaveckor, utställningar, där lokala producenter kan visa sina produkter och skapa kontakter både med allmänheten och med de offentliga köken. Christer Strömbeck på Strömbecks gårdsslakteri är en utmärkt representant för de lokala leverantörer som sätter en ära i att leverera hög kvalitet och där den offentliga upphandlingen blivit ett utmärkt komplement i verksamheten eftersom de offentliga köken inte använder samma delar av djuren som restaurangerna. Han har nu avtal med flera skånska kommuner och har fått utöka personalstyrkan. Dock vill han inte leverera via en distributionscentral, eftersom han då inte kan garantera kvalitén på produkterna, när de väl har nått fram till köken. I stället sköter han alla leveranser i egen regi. 23 Upphandla på kvalitet – skånsk matglädje med fokus på gästerna Att undersöka den offentliga måltiden i Skåne innebär att stöta på matglädje, stolthet, kunskap, engagemang och erfarenhet i stora mängder. Kostchefer och kostpersonal har en mycket stor del i hur den offentliga måltiden i Skåne har utvecklats under de senaste åren och denna vilja till utveckling har haft en väldigt stor betydelse. Vi har träffat några av dem, men vet också att det runt om i Skåne finns många fler som är engagerade i arbetet. Anita Broddesson är sedan 25 år kostchef i Klippan. De första tio åren var lite motiga men sedan har det mestadelsvarit väldigt roligt, berättar Anita. Grunden i arbetet är att sätta gästen i centrum och att ha respekt för skattebetalarnas pengar. Det finns tre nödvändiga parametrar för att skapa bra offentliga måltider, menar Anita. • Bästa tänkbara råvaror • Kunnig och engagerad personal • Moderna och ändamålsenliga kök. När personalen är med kan man göra underverk, betonar Anita, och har man dessutom ett stort förtroende, inte minst politiskt, så är det verkligen roligt att jobba. – Jag hoppas att inom några år få skolan att se maten som en tillgång och ett pedagogiskt verktyg och inte i bara som en kostnad. Jag vill tro och hoppas att Skolverket inom några år kommer att ställa krav på kommunerna att lektionsplanera måltiderna. Först då kommer skolan att se måltiden som den resurs den är! Just nu arbetar vi med en ny upphandling av livsmedel. För att vi skall lägga ribban rätt så pågår arbetet med att få ett politiskt beslut avseende vår viljeinriktning. Nu har även miljöfrågan kommit in på ett tydligare sätt. Vi köper mat för ca 13 miljoner kronor per år i Klippan och vi vill använda oss av genomtänkta livsmedel som även tar klimathänsyn och etiska hänsyn. Vi vill också minska svinnet, bl a genom att använda pedagogiken i skolan. Detta är allas ansvar! Bra mat behöver inte vara dyr, i dagsläget är livsmedelskostnaden per grundskoleportion 10:31. Jag har höga ambitioner inför den nya upphandlingen. Jag vill komma ner till ca 800-900 produkter och att alla varor väljs utifrån kriterierna kvalitet, miljö, etik och ekonomi. Köttet ska vara färskt och ej vakuumförpackat och kunna levereras 5 dagar i veckan. Jag vill även öka inköpen av färska fågelprodukter. All fisk skall vara MSE-märkt och i helfiléer, inga sammansatta produkter får förekomma! Jag vill också öka andelen frukt och säsongsgrönsaker, potatis och rotfrukter. För att få rätt produkter blindmarkerar vi, smakar och testar av med hjälp av en panel för att bedöma smak, doft och utseende. Förutom kvalitetskrav kommer vi att välja livsmedel som har låg miljöpåverkan sett ur ett globalt perspektiv. Intressant är att utifrån dessa kriterier har svensk livsmedelsproduktion ett stort försprång! Viktningen i anbudet är; Kvalitet 35 %, Sortiment 20 %, Service 15 %, Miljö 15 % och Pris 15%. Upphandling är arbetskrävande men inte omöjligt, det gäller att sätta mål och att spänna bågen. 24 I Hörby är Eva Bramsvik-Håkansson kostchef. Uppvuxen på landet fick hon tidigt lära sig att laga mat och hjälpa till. Med en farmor som var fantastisk på mat så skapades ett genuint intresse för råvaror och matproduktion. Men hon ser också matproduktionen ur ett samhällsekonomiskt perspektiv, den skall skapa jobb, vilket gjort att Eva även har engagerat sig politiskt, i Ystad. – Jag menar att kravet på 100 % ekologiskt är kontraproduktivt, eftersom det slår ut svenskt lantbruk. Det var för att stödja det lokala lantbruket som jag motionerade om att införa gemensam varudistribution i Ystad och nu finns den där. – I Hörby har vi 25% ekologiskt, för att inte sätta näringen i obalans. Vi är noga med att dela upp varugrupperna i upphandling och när det gäller kött har vi hittat leverantörer som föder upp själva, Strömbecks gårdsslakteri och Fridhills kyckling. Vi vill ha ett klimatsmart tänk kring måltiden, mera färskt kött men mindre mängd totalt. Pedagogiken är viktig, vi måste få eleverna att acceptera klimatsmart och därför har vi ett matråd på Eva Bramsvik-Håkansson, kostchef och Harriet Malmgren-Svensson, biträdande kostchef varje skola, med en elev från varje klass. Vi väljer ut maträtter för en termin och matråden klassar dem i godkända, tveksamma eller inte godkända. De sista tar vi bort och de tveksamma försöker vi förändra, tillsammans med eleverna, som provsmakar, besöker köket och praktiserar i köket. På en högstadieskola har vi arbetat med skolluncherna som lektion. Man måste sitta 20-25 minuter och resultatet har blivit att man äter mer och att det är lugnt i matsalen. Dessutom får vi mindre svinn. Här krävs en aktiv rektor och aktiv pedagogik, samtidigt som lärarna får en ny möjlighet att skapa relationer med barnen. Eva har även engagerat sig i mat för äldre. I Projekt Hörby gjordes en radikal omläggning av matrutinerna, kombinerat med stora utbildningsinsatser för både köks- och vårdpersonal och anhöriga. Utvärderingen visade att matsvinnet minskade, de boende bibehöll sin vikt samtidigt som de blev piggare och mer nöjda. Och trots att man nu lagt till desserter till måltiderna, samt närings- och proteinberikade maten, så blev nettokostnaden densamma som tidigare, tack vare det minskade svinnet. – Jag skulle också gärna se en gemensam livsmedelsstrategi i Region Skåne, för fler gröna jobb och bra offentliga måltider. Kanske blir Ystad först med en livsmedelsstrategi, avslutar Eva. 25 I Ängelholm är Jennie Andersson måltidschef sedan ett drygt år tillbaka, vilket innebär att hon nu basar över 41 kök inom skola och äldreomsorg. Och måltidschef är en bättre benämning än kostchef, måltiden är en helhetsupplevelse, inte bara ett näringsintag. – Då jag blev chef över ett stort skolkök i Halmstad för ett antal år sedan upptäckte jag att maten till stor del bestod av uppvärmda halvfabrikat och det var förfärligt vad den innehöll. Antingen sluta tjänsten eller göra stora förändringar. Det blev det senare, förändringsarbetet spred sig i kommunen och Jennie blev i stället kommunens måltidsinspiratör, med uppgift att inspirera köken att laga mat från grunden och förbättra miljön i matsalarna. För några år sedan valdes hon till Årets kostprofil av tidningen Restaurangvärlden. Ängelholm har fantastiska förutsättningar, med tillagningskök på samtliga skolor, även den minsta skolan där det lagas 70 portioner. Inget kök lagar mer än 1000 portioner per dag. – Jag vill skapa en restaurangkänsla i stället för matsalar. Matråd knutna till alla kök och stor frihet för kockarna att skapa egna rätter. Många små kök ger bättre förutsättningar för personalen att påverka maten, att vara engagerade och kreativa. – Vi lägger mycket arbete på att dela våra upphandlingar så att vi får bästa möjliga råvaror, ofta genom lokala grossister, det gäller både rotfrukter, grönsaker, frukt efter säsong och kött. Och vår duktiga upphandlingsjurist, Christina Nilsson, ser till att vi gör det på rätt sätt. Vi har lyckats bra och har nu färskt skånskt kött, färsk svensk kyckling och potatis odlad i Halmstad på vårt avtal. – Vi arbetar också med förändringar i våra restauranger så att det finns varma porslinstallrikar, något fint på borden, som tända ljus, svarta kantiner för att grönsakerna skall synas bra. Vi hänger också menytavlor utanför restaurangerna, byter mycket utrustning i köken, som ugnarna, sätter in stekbord etc. Det skall finnas tillagningskök överallt, har man mottagningskök hamnar mycket mat i soporna. Att maten är näringsberäknad är bra på papperet, men det gäller att den hamnar i magen också! Jag känner att vi kommit rätt långt, inte minst tack vare att vi lyckats bra med råvarorna, så att kockarna och personalen får rätt förutsättningar. Att skapa rätt förutsättningar för medarbetarna att kunna göra ett bra jobb är själva grunden i mitt uppdrag! Under 2015 skall vi renovera fem kök och två helt nya skolor skall byggas, där jag fick möjlighet att ställa krav på både restaurang och kök. En väldigt viktig del är att jag har ett bra politiskt stöd och vi har kunnat omorganisera oss genom att anställa tre områdeschefer, med personal- och budgetansvar. De har ganska olika bakgrund och kompletterar varandra på ett väldigt bra sätt. Det innebär att jag kan lägga mer fokus på utvecklingsarbetet. I Ängelholms välgjorda och genomarbetade ”Kostpolicy, med målsättningen att bli den bästa måltidskommunen”, avslutar Jennie så här. ”Som måltidschef i Ängelholms kommun är min målsättning att skapa matglädje för våra matgäster och våra medarbetare. Tänk att de varje dag lagar mat till över 6000 gäster från 1 års ålder till strax över 100. Denna policy medverkar till att barn och äldre får bra mat varje dag. Ett större fokus på bra mat varje dag kan leda till bättre folkhälsa i framtiden. Tänk att få vara med och påverka folkhälsan, det är en mycket ansvarsfull och ärofylld uppgift!” 26 Ann-Louise Luttrén är sedan 2012 kostchef i Höganäs kommun, med ansvar för all mat som serveras inom skola och äldreomsorg. I artiklar presenteras hon ofta som kostchefen som älskar mat och hon säger själv att hon är passionerat intresserad av mat och alltid har jobbat med mat på ett eller annat sätt. Hemma har hon dock konkurrens eftersom även maken och de två sönerna älskar att laga mat. Kommunens broschyr till medborgarna, som presenterar hur man arbetar med maten, heter mycket riktigt MATGLÄDJE och på förstasidan kan vi läsa; Vi inom Höganäs kommuns kostavdelning står för god, vällagad, smakrik, säker, vacker mat som tillagas och serveras av engagerad och kunnig personal. Strax därunder säger Ann-Louise och biträdande kostchefen Helene Persson; Personalen är vår största tillgång och det är roligt att jobba tillsammans. Vi vill överträffa gästens förväntningar när det gäller bra service och god mat. För att ytterligare visa ambitionerna så innehåller broschyren en gratisbiljett till Dagens lunch, Du är välkommen att äta i matsalen eller på förskolan där ditt barn äter... Vi har drygt 25.000 invånare och 25 kommunala kök, därav 13 tillagningskök (samtliga grundsko- lor, fyra förskolor samt de två i äldreomsogen), berättar Ann-Louise. Mitt grundläggande bekym är egentligen att jag skulle vilja kunna köpa vad jag vill, utan att behöva fundera över LOU. Vi dis- kuterar en stund kring nya modeller för matinköp, bl a Älmhultsmodellen, som Ann-Louise tycker verkar intressant. - Egentligen skulle jag vilja träffa fler kostchefer för att få inspiration och nya idéer. Kanske borde vi bilda ett nätverk för att träffas! Men vi har även diskussioner inom kostavdelningen, med sammanlagt 58 medarbetare, om hur vi vill utveckla arbetet och vilken kvalitet vi vill ha. Och vi har börjat bjuda in till samtal och träffar med lokala odlare, för att lära oss vilka förutsättningar de behöver. Där har vi än så länge inte nått ända fram. Vi har också en kommunal måltidsstrategi, som vi tagit fram tillsammans med utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen och personalavdelningens personal. Och det gjordes en extern granskning av kostavdelningens arbete, utifrån strategin, och den gav ett mycket bra resultat, både inom skolan (där matsalspersonalen fick det allra högsta betyget) och bland äldre (där de generellt är mycket nöjda, maten både smakar bra och ser god ut). Det rimmar bra med den grundläggande kvalitetsmålsättningen; Vi vill att måltiden ska vara en positiv upplevelse ur ett helhetsperspektiv, det vill säga mat, dryck och miljö. 27 Distribution och logistik – underlätta för leverantörerna Sedan Borlänge kommun startade en distributionscentral för livsmedel 1999 har allt fler kommuner i Sverige valt att satsa på detta koncept. Huvudsyftet är att göra det lättare att få fler leverantörer i livsmedelsupphandlingar och då även mindre leverantörer som inte har resurser att distribuera livsmedlen till alla de olika kommunala enheterna, som förskolor, skolor, äldreboenden etc. På köpet får man även andra fördelar, bland annat miljömässiga. I Skåne finns i dag flera sådana lösningar. Vi har träffat Christina ”Tina” Persson, projektledare för den gemensamma distributionscentralen för Ystad, Simrishamn och Tomelilla och Mattias Johansson, som är den upphandlare som genomför livsmedelsupphandlingarna. De berättar att det politiska beslutet togs 2011 och i januari 2012 startade planeringen i projektet, utifrån att politikerna ville satsa på mer närproducerat och en bättre miljö. I mitten av 2013 var både upphandlingen av distributionscentralen och själva livsmedelsupphandlingen genomförd och avtal tecknades med åtta leverantörer. Som mål för den samordnade varudistributionen fanns sex punkter; • Minskad miljöbelastning (minskade CO2 utsläpp) • Kostnadsbesparingar • Utveckla lokala näringslivet (innebär att småskaliga/lokala leverantörer får chans att vara med och att konkurrensen ökar med fler aktörer, när distributionen tas bort från uppdraget) Projektledare Christina ”Tina” Persson och upphandlare Mattias Johansson. 28 • Elektronisk handel (ger kostnadsbesparingar, ökad ramavtalstrohet, bättre inköpsstatistik och automatisk pris- och kvantitetskontroll) • Högre servicegrad (fasta leveranstider, sparar mycket tid i köken) • Höjd trafiksäkerhet (färre fordon i omlopp) En speciell detalj för just denna distributionscentral är att man själva har tagit hand om ruttoptimeringen, alltså planeringen av distributionsvägarna, för att ha full koll på distributionskostnaderna. Resultatet har blivit att 75 % av den tidigare mängden transporter har försvunnit och att kostnadskalkylerna har hållit exakt, eftersom det är distributionscentralen som räknar fram vad distributören skall fakturera. Målet att i den första upphandlingen få med en lokal leverantör uppfylldes med råge, då det blev fyra lokala leverantörer. Målen uppfylldes både när det gäller livsmedelskvalitet, näringslivsfrämjande, trafiksäkerhet och rationellare arbete i köken. En inköpsanalytiker har anställts i oktober 2014 och ett strategiskt inköpsanalyssystem håller på att upphandlas. Syftet med upphandlingen är att tillgodose kommunens behov av ett IT-stöd för strategisk inköpsstyrning som kan möjliggöra djupgående analyser av inköp kopplade mot gällande avtal i kommunen. Inköpsanalys är processen då en organisations fakturauppgifter samlas in bearbetas, klassificeras och analyseras med avsikt att minska inköpskostnader, effektivisera upphandlingar, förbättra kvaliteten på anbudsförfrågningar och avtalslojaliteten. Genom denna information och styrning kan kommunen hitta betydande besparingsmöjligheter. Ny Inköps- upphandlingsavdelning är bildad på Ledning o Utveckling i Ystads kommun from årsskiftet med upphandlings, inköps och juridiska kompetenser. Framöver får vi ett ökat fokus på leverantörerna, eftersom uppbyggnadsfasen för distributionscentralen är passerad. Bland annat blir det mer marknadskommunikation och mer fokus på säsongsprodukter. Just nu är alltså fem av tio livsmedelsleverantörer lokala och trots ökade kvalitetskrav i upphandlingarna har man sett att priser och rabattsatser överlag är betydligt fördelaktigare än tidigare. Borlängemodellen 2.0 – ökade upphandlingsmöjligheter i Dalarna för mindre företag – en verktygslåda Borlänge kommun var först i Sverige med att skapa en kommunal distributionscentral för livsmedel, år 1999. Erfarenheterna från detta, i kombination med den löpande dialog som förts med leverantörer över tid, var bakgrunden till att man under 2013 ville vidareutveckla distributionscentralen, för att ytterligare förenkla logistiken för små leverantörer. I en stor intervjuundersökning år 2012, Offentlig upphandling och regional utveckling – problem, möjligheter och nya vägar, framkom tydligt att många små leverantörer menade att de är ”bra på produktion, men dåliga på logistik och administration”. Därför genomfördes projektet ”Ökade upphandlingsmöjligheter i Dalarna för mindre företag”. Förslaget väcktes av Pia Sundell, (då upphandlare i Borlänge kommun, numera UpphandlingsCenter, där Borlänge ingår) I projektet ingick dels att testa hur logistiken kan utvecklas, när det gäller inleveranser och kundpackning för varje enskild enhet i kommunen, dessutom ingick att undersöka och testa hur man med 29 hjälp av ny teknik kan underlätta även de administrativa bördorna kring ordrar och fakturor. Därmed ville man i Borlänge ytterligare utjämna oddsen i upphandlingarna, så att fokus kan riktas mot bra livsmedel i stället för logistiska och administrativa problem. Projektet blev framgångsrikt och för de leverantörer som så önskar kan den offentliga livsmedelsupphandlingen nu erbjuda bra lösningar även för inleveranser, kundpackning samt order- och fakturahantering. 1. Logistik Sedan starten 1999 har distributionscentralen i Borlänge haft som uppgift att leverera livsmedel till de olika beställande enheterna i Borlänge kommun. Den nya verktygslådan erbjuder två ytterligare möjligheter, för de leverantörer som önskar det. • Distributionscentralen tar hand om inleveranserna från leverantören till distributionscentralen. Genom att distributionscentralen drivs av ett regionalt frakt/logistikföretag (Maserfrakt) så kan rationella fraktrutter upprättas, med anpassade och miljövänliga fordon. • Distributionscentralen tar hand om/samordnar all kundpackning, för vidare distribution till kommunens enheter. 2. Administration • Med hjälp av den nya portallösningen kopplad till Borlänge kommuns e-handelssystem* kan även små leverantörer erbjudas en betydligt mer rationell och effektiv hantering av order och faktura. Förutsättningen för detta är tillgång till e-post och internet, inga övriga programvaror behövs. Leverantören har två knapptryckningar att genomföra, den första är ”Acceptera order” och den andra är ”Skapa faktura”. E-handelssystemet producerar både order och faktura och leverantören kan ta ut en kopia av fakturan till sin bokföring Detta innebär inte att leverantörer måste använda portallösningen. Har man redan ett fungerande administrativt system så samordnas detta på bästa sätt med kommunens e-handelssystem, i dialog med e-handelsansvarig. * Detta går att göra hos alla upphandlande organisationer som har ett e-handelssystem. 30 Vad gör en livsmedelscontroller? Helsingborg höjer kvaliten och sparar miljoner Helsingborgs kommun hör till de kommuner som satsat stort på att utveckla den offentliga upphandlingen. – Vårt mandat har blivit tydligare och vi har fått betydligt mer resurser och uppdrag. När jag kom till Helsingborg för tre år sedan så blev jag person nummer sex i organisationen. Nu har vi femton tjänster, varav fjorton är besatta, så det är en snabb utveckling. Av dessa sysslar två med fastigheter och teknik, men det är ändå så att tekniska sidan gör vissa upphandlingar själva. Vi har bland annat tillsatt en tjänst som livsmedelscontroller, där vi har en väldigt duktig person som sysslar med kontroll och uppföljning. Bara den tjänsten har sparat mer pengar åt kommunen än vad hela upphandlingsavdelningen kostar! Det handlar alltså om åtskilliga miljoner kronor per år, berättar inköpschefen Henrik Karlsson. – Det handlar egentligen om att upphandlingen börjar ta ansvar för hela affären, inte bara inköp utan även uppföljning och löpande kontroll av att allt fungerar som det är tänkt, förklarar livsmedelscontroller Connie Jönsson och upphandlingsjurist Anders Vedin. Numera ”äger” vi de stadsövergripande upphandlingarna och det slår igenom starkt på livsmedelssidan. Vi använder Hantera livs, som är det nya verksamhetssystemet för upphandling och uppföljning av livsmedelsavtal som ersätter det tidigare Basera, där vi läser in sortimentsfil och prislista och i slutet statistik från leverantörerna. Vi accepterar inte ersättningsprodukter som inte uppfyller våra krav, till exempel på djurskydd, och vi följer upp prissättningen. Connie Jönsson, livsmedelscontroller och Anders Vedin, upphandlingsjurist 31 Men man skall ha klart för sig att livsmedelsupphandling och uppföljning är ett jättejobb som engagerar hela organisationen, det handlar inte om en person utan hela kostorganisationen arbetar med detta. Och livsmedelscontrollern måste vara ute mycket och träffa alla involverade, inspirera, ge råd, utbilda, så att vi hela vägen får den kvalitet vi vill ha och till rätt pris. Därför arbetar vi också mycket med våra leverantörer, liksom med att utbilda kostpersonalen. Och som sagt, med rätt sätt att upphandla och med ett bra sätt att följa upp affärerna så finns det mycket mer pengar att spara än vad vi har vetat tidigare. Det gäller också att genomföra upphandlingarna i god tid – för att få rätt produkter. Livsmedelscontrollern är också länken mellan Måltidsservice och kostpersonalen å ena sidan och upphandlaren å den andra sidan. Upphandlingarna påverkas ju dessutom av exempelvis hur stor andel tillagningskök vi har och inte bara produkterna utan även förpackningarna skall vara rätt. Det finns också politiska målsättningar som påverkar hur och vad vi upphandlar. Exempelvis, 2015 skall 40 procent av våra livsmedel vara ekologiska eller närproducerade (vilket ungefär betyder Skåne). Vi behöver hitta metoder för att mäta och kontrollera detta. Miljöstyrningsrådets djurskyddskriterier har också inneburit att vi i stort sett enbart köper svenskt fläskkött medan det är mera blandat när det gäller nötkött. *** En generell slutsats att dra av Helsingborgs sätt att arbeta med uppföljning på livsmedelssidan är att det kräver ett genomtänkt arbetssätt och en avsevärd arbetsinsats men att det handlar om oerhört mycket pengar att spara för de svenska kommunerna, landstingen och regionerna! 32 Vägen framåt i Skåne – sammanfattning och slutsatser Det finns en stark vilja bland både politiker och tjänstemän i Region Skåne och i många skånska kommuner att förändra processen vid livsmedelsupphandling för att göra det möjligt för fler företag att lägga anbud och att samtidigt få en högre kvalitet på den offentliga måltiden. När både allmänheten, politiker, upphandlare, kostchefer och kostpersonal är engagerade så är chansen till framgång mycket stor Många av Sveriges kommuner, landsting och regioner har visat sin politiska viljeinriktning i policydokument som ska fungera vägledande vid livsmedelsupphandling. Däremot saknas många gånger ett efterföljande handlingsprogram som rent konkret visar vägen framåt. Utvecklingen av den lokala livsmedelsproduktionen som en del i den lokala näringslivsutvecklingen har heller inte alltid uppmärksammats av kommunernas näringslivschefer. Men det är uppenbart att utvecklingen, inte minst i Skåne, har tagit stora steg framåt de senaste åren. Den avgörande nyckeln för fortsatt framgång är att få med de små och lokala leverantörerna. Några exempel på hur man kan underlätta för lokala leverantörer är följande punkter. • Allt flera kommuner har infört samordnad varudistribution, för att underlätta för mindre leverantörer att delta i upphandlingar. • När det finns lokala grossister som köper in svenskt/lokalt och som lämnar anbud så underlättar det för de lokala producenterna att vara med, då de inte behöver skriva anbuden själva. • I stället för att upphandla själva köttet har Älmhults kommun valt att upphandla en partner som ombesörjer inköp, slakt, förpackning och transport av det kött som sedan ska hamna på tallrikarna i kommunens kök på förskolor, skolor och äldreboenden. Det innebär att inköpen inte behöver göras enligt LOU och de små leverantörerna slipper hela det krångliga anbudsförfarandet. • Att ta hjälp av branschorganisationer och ideella organisationer för att coacha lokala leverantörer har varit mycket framgångsrikt, bl a i Gävleborg. • När kommunen har egna tillagningskök är det lättare att på ett kostnadseffektiv sätt använda livsmedel av hög kvalitet från lokala leverantörer. • Uppföljning av avtal och kontroll av leveranser sparar stora pengar! Det gynnar också lokala leverantörer, som inte använder sig av utbytesprodukter och prisjusteringar. • Tack vare att gränsen för direktupphandlingar har höjts till kust nu 505.000 kr kan fler upphandlingar göras med detta enklare förfarande. • Att besöka tänkta leverantörer är ett sätt att visa sitt intresse och att se hur produktionen fungerar, att djuren har det bra etc. Att ta med skolbarn till leverantörer har också fungerat mycket bra. Man kan även bjuda in leverantörer till besök i de offentliga köken, för att se hur produktionen fungerar där och att utbyta tankar och idéer med kostpersonalen. Ömsesidiga möten utvecklar förståelsen och insikten i varandras villkor samtidigt som man lär känna varandra. • Att skapa särskilda arrangemang, med exempelvis speed-dating, temaveckor, utställningar, där lokala producenter kan visa sina produkter och skapa kontakter både med allmänheten och med de offentliga köken. Vi vet att varje satsad krona på upphandling av lokalt/regionalt producerad mat genererar drygt tre gånger pengarna i den lokala/regionala ekonomin. Därför blir den lokalt upphandlade maten inte bara en kostnad utan även en investering i det lokala näringslivet. 33 I slutrapporten från Skånepilot: Upphandling Närproducerat finns ett antal övergripande slutsatser och rekommendationer: a. Politik måste bli till planer för handling. Politiska policyer kring måltider, livsmedel och upphandling är bra. Men för att komma till målet behövs också klara direktiv och handlingsprogram. Ett lysande exempel på detta är Köbenhavns Madhus där man i detalj beskrivit och tydliggjort vägen framåt. b. Lista på leverantörer. För att kunna handla med nya företag behöver kommunerna veta vem de är och var de finns. Både de kommunala näringslivskontoren och landsbygdsföretagens egna organisationer har här ett ansvar för att de dokumenteras och blir sökbara. c. Mera utbildning/kompetensutveckling. Både företag och kommunala tjänstemän behöver mera kunskap om varandra för att en fruktbar dialog ska kunna starta. Dessutom behövs kompetenshöjande insatser för företagare som aldrig lämnat anbud tidigare och känner sig osäkra inför den juridiska processen. Kommunens tjänstemän måste också få bättre verktyg för att kunna förenkla processen vid livsmedelsupphandling och skriva enklare förfrågningsunderlag. d. Aktivera näringslivscheferna. Kommunala näringslivschefer, näringslivets organisationer och Näringsliv Skåne är viktiga aktörer för att bygga och utveckla regionens näringsliv. De måste gemensamt börja arbeta för att fler företag får möjlighet att delta i upphandlingar. Detta stimulerar och stärker näringslivet i Skåne och möjliggör nya och innovativa arbetssätt. Ett närmare samarbete mellan LRF och kommunerna måste också till, inte minst för att synliggöra landsbygdsföretagen och deras verksamheter. e. Ge stöd åt och professionalisera företagen. För att fler företagare ska kunna medverka i upphandlingar av livsmedel behöver de mera kunskap om själva processen. Många landsbygdsföretagare måste också börja se sig själva som delar av en marknad och bli mera inriktade på dess behov och önskemål. Offentlig sektor börjar bli alltmer intresserade av att göra affärer med lokala odlare och uppfödare men för att en affär ska ske behöver bägge parter vara lika angelägna att den ska komma till stånd. f. Bilda nationella nätverk med andra. I Dalarna, Gävleborg och andra delar av landet arbetar man sedan många år intensivt och målmedvetet med upphandling som en del av det regionala utvecklingsarbetet. Bjud in, lär av dem och skapa samarbeten för lärande, stöd och erfarenhetsutbyte. 34 Länkar & tips – När du vill veta mer LRF – Lantbrukarnas Riksförbund – offentliga måltider http://www.lrf.se/Medlem/LRFs-arbete-for-hallbar-tillvaxt1/Ny-svensk-mat-med-livsmedelsstrategin-/Upphandling/ Bonde på köpet http://bondepakopet.se/ Bonden i skolan http://bondeniskolan.se/ KKV – Konkurrensverket (tillsyn över offentlig upphandling och upphandlingsstöd*) http://kkv.se/t/SectionStartPage____6605.aspx Livsmedelsverket – Måltider i vård, skola, omsorg http://www.slv.se/sv/grupp1/Mat-och-naring/Maltider-i-vard-skola-omsorg/ Miljöstyrningsrådet http://www.msr.se/sv/ Upphandlingsdialog Dalarna http://www.upphandlingsdialogdalarna.se Vårdalstiftelsen – handböcker för måltider http://www.vardalinstitutet.se/sv/node/3013 The Benefits of Procuring School Meals through the Food for Life Partnership Ekonomisk rapport kring lokal ekonomi, beställd av Food for Life Partnership. http://www.neweconomics.org/publications/entry/the-benefits-of-procuring-school-meals-throughthe-food-for-life-partnershi Eget matlagningsansvar vid ett särskilt boende för äldre: en jämförelse av kundernas intag av energi och makronutrienter vid byte från extern matleverantör till personalens egna matlagningsansvar över middagarna. Masteruppsats av Evelina, Persson 2013, Umeå Universitet. http://www.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2%3A624089&dswid=1619 * Från och med september 2015 skall upphandlingsstödet bli en egen myndighet. 35 LRF Skåne 36
© Copyright 2024