Vägledning Avrop från statligt ramavtal ekonomisystem
Vägledning Avrop från statligt ramavtal ekonomisystem ESV 2013:30 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som pdf-fil eller beställas från www.esv.se Datum: 2015-05-06 (uppdaterad, version 6) Dnr: 7.1–524/2013 ESV-nr: 2013:30 Copyright: ESV Rapportansvarig: Anderz Petersson FÖRORD Förord Syfte Syftet med denna vägledning är att underlätta arbetet för enskilda myndigheter när ni avropar från ramavtalet för ekonomisystem. Avsikten är också att bidra till att kvalitetssäkra avropen genom att förklara hur ramavtalet är uppbyggt och ska tillämpas. I bilaga 1 (sista sidan i denna vägledning) framgår vilka myndigheter som kan använda och avropa från det statliga ramavtalet för ekonomisystem. Målgrupp Denna vägledning riktar sig till de personer på myndigheterna som ansvarar för att införa av ett nytt ekonomisystem samt till de som är ansvariga för att planera och genomföra avrop från det statliga ramavtalet. Övriga ramavtal som förvaltas av ESV Förutom ramavtalet för ekonomisystem ansvarar ESV för statliga ramavtal inom närliggande områden: e-handelstjänst, personalsystem och BI-system (besluts- och budgetsystem). 3 INNEHÅLL Innehåll Förord .......................................................................................................................... 3 Syfte ..................................................................................................................................... 3 Målgrupp ............................................................................................................................... 3 Övriga ramavtal som förvaltas av ESV ................................................................................. 3 1 Vägledning för ekonomisystem ........................................................................... 6 1.1 ESV:s ramavtal för administrativa system ..................................................................... 6 1.1.1 Flera ramavtal kompletterar varandra .................................................................. 7 1.1.2 Ekonomisystem.................................................................................................... 7 1.1.3 Personalsystem ................................................................................................... 8 1.1.4 BI-system ............................................................................................................. 9 2 Statligt ramavtal för ekonomisystem ................................................................. 11 2.1 Vad innehåller ekonomisystemet? .............................................................................. 11 2.2 Ekonomisystemet är standardkonfigurerat .................................................................. 11 2.3 Takpriserna kan sänkas .............................................................................................. 12 2.4 Ert val av driftform ....................................................................................................... 12 2.5 Vad är minsta möjliga avrop?...................................................................................... 12 2.6 Optioner finns som val ................................................................................................ 13 3 Processen inför ert beslut om avrop ................................................................. 15 4 Förbered, analysera och besluta ........................................................................ 16 4.1 Analysera och beskriv ert nuläge ................................................................................ 16 4.2 Beskriv önskat nyläge och ta fram en förändringsplan................................................ 17 4.3 Dags för beslut om ert vägval ..................................................................................... 18 5 Avropa ekonomisystem ...................................................................................... 19 5.1 Inled samråd med Unit4 .............................................................................................. 19 5.2 Dokumentmallar som stöd i avropet............................................................................ 20 5.3 Utforma underlaget för avropet ................................................................................... 21 5.3.1 Välj mallar för er avropsförfrågan ....................................................................... 21 5.3.2 Att tänka på när ni sammanställer avropsförfrågan............................................ 21 5.3.3 Övriga specifikationer att ta hänsyn till............................................................... 22 5.3.4 Avropsavtalets giltighetstid ................................................................................ 22 5.3.5 Leverantörens anbud ......................................................................................... 23 5.3.6 Ange hur anbudet ska lämnas in........................................................................ 23 5.3.7 Ange krav på anbudens giltighetstid .................................................................. 23 5.3.8 Bestäm anbudstiden vid avrop ........................................................................... 23 5.4 Skicka avropsförfrågan ............................................................................................... 23 5.5 Frågor och dokumentation under tiden för samråd ..................................................... 24 5.6 Öppna inkommet anbud .............................................................................................. 24 5.7 Prövning av anbudet ................................................................................................... 24 5.8 Myndighetens beslut ................................................................................................... 24 5.9 När ni tecknar avropsavtal .......................................................................................... 24 4 INNEHÅLL 6 Leverans och införande ...................................................................................... 26 6.1 Att införa systemet ...................................................................................................... 26 6.2 Säkerställ er leverans ................................................................................................. 26 6.3 Informera och utbilda .................................................................................................. 27 Bilaga 1 ..................................................................................................................... 28 Myndigheter berättigade att avropa från ramavtalet för Ekonomisystem ............................ 28 5 VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM 1 Vägledning för ekonomisystem Vägledningens inledande avsnitt behandlar översiktligt Ekonomistyrningsverkets (ESV) ramavtalsområden. Övriga avsnitt behandlar mer detaljerat ramavtalet för ekonomisystem och ger stöd i avropsprocessen. När myndigheten avropar ett ekonomisystem är det nödvändigt att samtidigt se över myndighetens övriga administrativa system. Om myndigheten bedömer att det kommer bli aktuellt att upphandla flera system så måste de fungera tillsammans – något som ESV tagit hänsyn till vid upphandlingen inom området administrativa system, nedan följer en kort genomgång av ESV:s ramavtal för administrativa system ESV ger stöd med exempelvis erfarenhetsutbyten och användargrupper samt information och rådgivning kring avtalen. Kontakta oss gärna via [email protected] i specifika frågeställningar. 1.1 ESV:s ramavtal för administrativa system ESV har upphandlat statliga ramavtal för ekonomisystem, personalsystem, BI– system1samt e-handelstjänst. I bilden nedan framgår systemens beröringspunkter. 1 6 Med BI-system avses i detta sammanhang ett beslutsstöds- och budgetverktyg. VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM En av ESV:s roller inom statsförvaltningen är att tillhandahålla ändamålsenliga administrativa system och tillhörande stöd. Vår utgångspunkt är att staten inte själv ska utveckla och förvalta de administrativa systemen utan ESV ska samordnat upphandla lämpligt systemstöd. Det övergripande effektmålet för systemen är att lösningarna ska ha hög kvalitet, utgå från myndigheternas behov samt att avtalen ska innehålla fördelaktiga villkor. Det ska dessutom vara enkelt att genomföra avrop och hantera avtalen över tid. Tillvägagångssättet ska också följa reglerna för offentlig upphandling. 1.1.1 Flera ramavtal kompletterar varandra ESV arbete med ramavtal görs med syfte att åstadkomma en användbar helhet på det administrativa området, där ramavtalen kompletterar varandra. För mer information om e-handelstjänst, se vidare ESV:s webbplats. Nedan följer en översiktlig genomgång av ramavtalen för övriga administrativa system. 1.1.2 Ekonomisystem Upphandlingen av ekonomisystem resulterade i två ramavtal. I juni 2014 lämnade KMD Sverige HB ramavtalet på grund av verksamhetsförändringar. Efter att ramavtalet omförhandlats har ESV, med början den 8 juli 2014, fortsatt ett ramavtal med Unit4 AB. Ramavtalet är avropbart fram till den 12 november 2015. Ramavtalet omfattar ett ekonomisystem inklusive tillhörande tjänster. Förutsättningarna är utformade så att myndigheten ska ha möjlighet att själv svara för driften (egen drift) av systemet eller avropa ett ekonomisystem inklusive driftservice. Ekonomisystemet ger stöd för följande processer: − hantering av kundfaktura, − inbetalningar inklusive e-fakturor, − hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar, − hantering av moms och skatter, − redovisning av anläggningstillgångar, − beredskapsvarulager och lån, − hantering av lager, − hantering av tid och projekt, − övrig löpande redovisning, − bokslut och periodbokslut, − budgetering, analys och rapportering. 7 VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM Ekonomisystemet kan integreras med myndighetens personalsystem, system för beslutsstöd, budget, projektstyrning och e-handelstjänster. Ekonomisystemet leverereras i sitt grundutförande med så kallad standardkonfigurering. I avropet kan myndigheten inom ramen för ramavtalets bestämmelser anpassa standardkonfigureringen till myndighetens specifika förutsättningar. Respektive myndighet svarar i sådant fall för eventuella kostnader för anpassningar av standardkonfigureringen. Ett avropsavtal gäller längst till och med det år som infaller 8 år efter det att ramavtalet inte längre kan avropas. Det innebär att myndigheten kan utnyttja ett avropsavtal fram till 2023-11-12. 1.1.3 Personalsystem ESV har upphandlat ett statligt ramavtal för personalsystem, det vill säga ett löneoch personaladministrativt system. Vi har tecknat avtal med Evry HR Solutions AB som erbjuder personalsystemet Primula. Varje myndighet har möjlighet att avropa Primula med eller utan driftservice. Personalsystemet stödjer de grundläggande förutsättningarna som finns för myndigheter inom det upphandlade området i form av lagar och förordningar, centrala och lokala avtal samt redovisnings- och integrationskrav. Systemet innehåller också analys- och stödfunktioner för verksamhetsprocesser inom lön- och personaladministration. Personalsystemet kan ni integrera med följande system: Ekonomisystem System för beslutsstöd Bemanningssystem Tid- och schemasystem Kompetenssystem Reseadministrativt system Rekryteringssystem System för kurs- och utbildningshantering System för sjukhantering System för förmånshantering 8 VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM Personalsystem – processamband Ramavtalet tecknades i december 2013 och gäller i 36 månader. ESV har möjlighet att förlänga ramavtalet i ytterligare 24 månader med 12 månader i taget. Avropsavtalen kan vara giltiga som längst 8 år efter att ramavtalet har upphört. Under förutsättning att ramavtalets förlängningsoptioner utnyttjas innebär det att avropsavtal maximalt kan nyttjas under 13 år. 1.1.4 BI-system Ramavtalen omfattar ett komplett åtagande kring beslutsstödsystem (så kallade BIsystem) som består av rapport- och analysverktyg samt budgetverktyg. Leverantörerna kan erbjuda olika produkter och verktyg för de olika delarna, antingen genom egna produkter eller genom samarbete med underleverantörer. Rapport- och analysverktyget och budgetverktyget hanteras som skilda produkter och det ska för de avropande myndigheterna vara möjligt att göra avrop i separata beställningar. BI-systemet är integrerat med ett datalager. Standardkonfigureringen omfattar färdiga integrationer för huvuddelen av de ekonomisystem och personalsystem som används av myndigheter. Vidare omfattar ramavtalen de tillhörande tjänsterna underhåll, support, utbildning och konsulttjänster till BI-systemet. Den avropande myndigheten sköter själv driften av BI-systemet i egen miljö. Ramavtalen omfattar också krav kring lösning för gemensamt servicecenter inom den statliga administrationen, det vill säga en så kallad servicebyrålicens. 9 VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM Ramavtalen tecknades i juli 2014 och gäller i 24 månader. ESV har möjlighet att förlänga ramavtalet i ytterligare maximalt 24 månader. Myndigheten ska kunna förlänga avropsavtalet att gälla längst till och med det år som infaller 4 år efter det att ramavtalet inte längre kan avropas. Under förutsättning att avtalets förlängningsoptioner används innebär det att avropsavtal maximalt kan nyttjas under 8 år. 10 STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM 2 Statligt ramavtal för ekonomisystem ESV har sedan 2014-07-08 ett ramavtal för ekonomisystem med Unit4 AB. Nuvarande version av ekonomisystemet heter Milestone 4. De villkor som återfinns i ramavtalet utgör tillsammans med de förutsättningar som är specifika för respektive myndighet, underlag för den avropsförfrågan som ni skickar till Unit4. 2.1 Vad innehåller ekonomisystemet? Ekonomisystemen kan hantera och stödja följande processer för ekonomiadministration: − hantering av kundfaktura, − inbetalningar inklusive e-fakturor, − hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar, − hantering av moms och skatter, − redovisning av anläggningstillgångar, − beredskapsvarulager och lån, − hantering av lager, − hantering av tid och projekt, − övrig löpande redovisning, − bokslut och periodbokslut, − budgetering, − analys och rapportering. 2.2 Ekonomisystemet är standardkonfigurerat Ekonomisystemet ska vara standardkonfigurerat enligt de förutsättningar och krav som framgår i ramavtalet. Unit4 ska leverera en komplett fungerande uppsättning som med mindre modifieringar ska kunna fungera i en myndighet. Generellt innebär det att ekonomisystemet innehåller en ekonomimodellstandard med bland annat en standardkontoplan och motpartskoder. Det är också förberett för att hantera exempelvis anslagsavräkning och interaktion med andra försystem som personalsystem, beslutsstöd och budget samt projekt och tidrapporteringssystem. Standardkonfigureringen innehåller även ett antal fördefinierade och valbara rapporter. Mer specifikt innebär standardkonfigurationen att Unit4 levererar: 11 STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM − en uppsättning av ekonomisystemets arbetsflöden och användargränssnitt enligt övergripande ställda krav − de parametersättningar och övriga förberedelser som är nödvändiga för att göra ekonomisystemet klart för användning inom myndigheten − en uppsättning av en fungerande ekonomimodell med objektplan, kontoplan och standardrapporter − samband och integrationer mellan eventuella komponenter i ekonomisystemet som ska ge en fungerande helhet − förberedelser för att möjliggöra inläggning av grunduppgifter om användare och behörigheter − en anpassning till befintliga och framtida regelverk för myndigheten − en dokumentation för användare och systemadministratörer av ekonomisystemet − integrationer till Hermes, banker samt bankgiro och plusgiro Myndigheten kan välja att anpassa standardkonfigureringen till sina egna förutsättningar. Det gör ni då i form av en option. 2.3 Takpriserna kan sänkas Priserna i ramavtalet är angivna som så kallade takpriser och framgår av prislistan2 i ramavtalet. Priserna kan användas av avropande myndighet för att kalkylera de högsta kostnaderna för ett avrop men notera att Unit4 också har möjlighet att justera priserna till nivåer under takpriserna. 2.4 Ert val av driftform Ni kan välja att avropa system för egen drift alternativt system som inkluderar driftservice. Det finns även en option som gör det möjligt att byta driftform efter en tid. 2.5 Vad är minsta möjliga avrop? I minsta möjliga avrop ingår följande delar: − licenser för antalet användare per kategori - lättanvändare med begränsad funktionalitet och fullanvändare med full funktionalitet − leverans, installation och validering − standardkonfigurering 12 STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM 2.6 Optioner finns som val Utöver standardkonfigurationen kan myndigheten välja till en eller flera optioner som alla är takprissatta i ramavtalet. Optionerna kan ni använda under avropsavtalets hela giltighetsperiod och ni har möjlighet, men inte skyldighet, att inkludera dem i ert avrop. En option kan ingå som en del av den initiala leveransen men kan också utgöra en framtida option i avropsavtalet. Eftersom den möjliga avtalstiden med förlängningar sträcker sig över lång tid är det viktigt att redan i avropet tänka igenom vilka optioner som kan komma att behövas under avtalstiden. Ange ifall det finns särskilda förutsättningar för en option. En myndighet som exempelvis avropar integration med ett annat system kan ange att integrationen ska vara en option i avropsavtalet men kan enbart tas i anspråk först om och när myndigheten lämnar meddelade om detta till leverantören. Bland optionerna finns möjligheter att avropa integrationer mot personalsystem, e-handelstjänst, BI-system och projekt- och tidrapporteringssystem. Även utökad support och underhåll finns som optioner. I tillämpliga fall går det även att avropa nivåer på driftsservicens tillgänglighet. Dessutom finns det optioner för utbildning och övrigt stöd samt konsulttimmar för anpassnings- och utvecklingsarbete. Optioner för myndighetsspecifika anpassningar kan omfatta en eller flera av följande uppgifter, men inte något utöver detta: − integration med andra system eller tjänster inom myndigheten eller med system eller tjänster utanför myndigheten, utöver de integrationer som är specificerade som optioner och prissatta i ramavtalet − migrering av befintlig data och information hos myndigheten − integration med befintliga kataloger eller register över användare som myndigheten har och kan använda − eventuella anpassningar av arbetsflöden och roller − anpassning till myndighetens IT-infrastruktur − anpassning av standardkonfigurationen − anpassning av tillgänglighet för ekonomisystem vid driftservice − konsulttjänster för att genomföra anpassning till myndighetens förutsättningar 13 STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM Myndighetsspecifika anpassningar ska inte vara sådana uppgifter som redan ingår i avropet såsom standardkonfigurering. Eventuella underhållskostnader och support för myndighetsspecifika anpassningar ska ingå i priset oavsett vald driftform. Tänk på att uppgifter som specificeras som myndighetsspecifik anpassning måste vara knutet till det avropade ekonomisystemet. 14 PROCESSEN INFÖR ERT BESLUT OM AVROP 3 Processen inför ert beslut om avrop Att införskaffa ett nytt ekonomisystem innebär många moment att gå igenom. I avsnitt 4-6 beskriver vi dessa med tillhörande processer. Bilden nedan visar schematiskt arbetsgången med hänvisning till respektive huvudavsnitt. De olika delmomenten redogör vi för i efterföljande texter och underrubriker. Översikt över processer inför, vid och efter avrop 15 FÖRBERED, ANALYSERA OCH BESLUTA 4 Förbered, analysera och besluta Som avropande myndighet måste ni för att genomföra avropet ha tillgång till kompetens inom upphandlingsområdet. Myndigheten måste vara väl förberedd inför avropet och noggrant ha fördjupat sig i de ramavtal som avropet gäller. En viktig del av förberedelserna är att göra en analys av nuläge, beskriva önskat nyläge och en tänkt förändringsplan. 4.1 Analysera och beskriv ert nuläge Hur ser er systemkarta och avtalssituation ut? Ni bör skapa en översiktlig och aktuell bild över era systemstöd med tillhörande avtal. − Vilka system har ni? Vilka av dem är integrerade med dagens ekonomisystem? − När går era avtal ut? Vilka uppsägningstider och villkor finns i avtalen? − Vad är syftet med systemen och vilka av era verksamheter och aktiviteter stöttar de? − Vilken information finns i systemen? Vad ska ni arkivera, bevara eller gallra? − Driftar ni nuvarande system i egen regi eller som driftservice? Vad kostar driften? − Vilka resurser, interna och externa, behöver ni för systemförvaltning, användarstöd och för er ekonomiadministration? Vilken är den uppskattade resurskostnaden? Tipsruta Det är viktigt att ert personal- och ekonomisystem kan användas tillsammans på ett effektivt sätt Se över era verksamhetsprocesser, krav och interna rutiner Ni bör skapa en bild av myndighetens verksamhet och era eventuella behov av förändringar i systemnära processer och rutiner. − Saknar ni funktioner i det nuvarande systemet? Ställer verksamheten nya krav? − Finns det behov som styrs av externa krav, till exempel avtalsförändringar? − Har ni interna krav och/eller behov som ni behöver tillgodose? − Har myndigheten rutiner och processer som ni behöver effektivisera eller förändra? 16 FÖRBERED, ANALYSERA OCH BESLUTA Tipsruta Se till att ni har tillgång till personer med kunskap om era interna redovisningskrav och om er ekonomimodell Vilka alternativ finns? Förutom avrop från ramavtalet finns följande alternativ: − utvärdera möjligheten att behålla befintligt avtal. − genomföra en annonserad upphandling. − anlita Statens servicecenter för ekonomiadministrativa tjänster. − Ta del av innehållet i ESV:s ramavtal med Unit4 för att få en uppfattning av vad som erbjuds. − Analysera nuläget och bedöm myndighetens systemstöd och behov av förändring till exempel ny funktionalitet i en översiktlig inventering. Det kan finnas behov som styrs av externa krav, detta kan gälla krav på ny typ av rapportering eller nya redovisningsprinciper som kräver anpassningar etcetera. Analysera även behov styrt av interna krav, till exempel ledningens och andra ansvarigas nya krav på analys och uppföljning. − Analysera och bedöm myndighetens behov av utveckling av systemstödet under de kommande år som myndigheten har för avsikt att utnyttja systemet. 4.2 Beskriv önskat nyläge och ta fram en förändringsplan När ni sett över er nuvarande situation är det dags att beskriva nyläget och planera förändringen. Jämför behovsinventeringen med ramavtalets systemlösningar inklusive optioner och gör en bedömning om de egna behoven i huvudsak täcks in av de lösningar som ramavtalet erbjuder. − Beskriv myndighetens framtida verksamhet? Kommer ni att genomföra förändringar? Ser ni några nya behov? Försvinner eller tillkommer någon verksamhet? − Hur ser ert framtida resursbehov ut, kopplat till verksamhet, systemstöd och förvaltning? Väntar ni er till exempel pensionsavgångar, hurdan är er kompetenssituation? Får ni nya ekonomiska ramar och har ni rekryteringsmöjligheter? − Vilken information i era nuvarande system ska migreras? Vad behöver ni arkivera, bevara, gallra respektive slänga? Hur ska det arkiveras? − Hur ser myndighetens framtida system- och IT-strategi ut? Kommer ni att välja att ha egna driftlösningar eller att köpa tjänster för drift? − Vilket stöd kommer ni att behöva i samband med ett avrop? Upphandlingsstöd, verksamhetsstöd eller annat? Behöver ni använda ESV:s ramavtal för oberoende konsulter? 17 FÖRBERED, ANALYSERA OCH BESLUTA − Kontakta Unit4 och begär information av den funktionalitet som ingår i ramavtalet. Ställ konkreta frågor om hur leverantören kan uppfylla myndighetens behov. − Gör även en bedömning av om Statens servicecenter kan ha ett erbjudande som kan uppfylla de krav som den egna myndigheten har. Som stöd i arbetet finns ESV:s rapport Metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten3. − Utvärdera kostnaden för respektive valmöjlighet. 4.3 Dags för beslut om ert vägval Ni bör nu ha tillräckligt med underlag för att ta beslut om ert vägval: − Att göra avrop från ramavtalet. − Att anlita till exempel Statens servicecenter. − Att genomföra en egen upphandling. − Att, om möjligt, behålla ert eget avtal. Om analysen visar att avrop av ramavtalet för ekonomisystem är rätt väg att gå, bör ni utforma ett beslutsunderlag utifrån analysen och därefter besluta att myndigheten ska påbörja en avropsprocess. 3 ESV 2011:3, se även http://www.esv.se/Verktyg--stod/Publikationer/2013/Jamforelse-av-egenregiverksamhetenmed-kop-av-tjanster-fran-Statens-servicecenter/ 18 AVROPA EKONOMISYSTEM 5 Avropa ekonomisystem Ni har nu analyserat ert nuläge, tagit fram ett nyläge och valt att ni vill göra ett avrop från ESV:s ramavtal. I nedanstående avsnitt beskriver vi hur ett avrop går till och detaljer som det kan vara bra att tänka på när ni avropar. Det är viktigt att ni har tillgång till kompetens inom upphandlingsområdet. Avrop får göras under ramavtalsperioden, det vill säga som längst fram till november 2015. De tjänster och optioner som inkluderats i avropsavtalet kan sedan utnyttjas under avropsavtalets hela giltighetstid. 5.1 Inled samråd med Unit4 När ni avropar ska ni genomföra ett samråd med leverantören. Det innebär att det finns utrymme för dialog innan ni tecknar avropsavtalet. Först kontaktar ni Unit4 skriftligen och informerar om att ni tänker använda ramavtalet. Gå igenom vilka behov av optioner som ni har och beräkna antalet licenser (användare). Dessa behov ger underlag för de krav ni ställer och för era formuleringar och val i avropsförfrågan. Avropet måste ske enligt de villkor som ramavtalet anger och det är inte tillåtet att tillföra nya krav. Däremot får ni komplettera och precisera villkoren, till exempel för optioner och anpassningar samt förutsättningar för dessa. Därefter skickar ni er avropsförfrågan som i detta läge kan vara preliminär på så sätt att leverantörens anbudssvar kan utgöra beslutsunderlag för er om ni vill gå vidare med avropet. När ni har mottagit anbudet finns alltjämt utrymme för er att skriftligt samråda med leverantören. Unit4 kan även komplettera sitt anbud. Samrådsprocessen avslutas när ni fattar beslut om att acceptera anbudet och teckna avropsavtal. Det är också möjligt för er att göra kompletterande avrop under ramavtalets giltighet fram till 12 nov 2015. 19 AVROPA EKONOMISYSTEM Bilden nedan illustrerar hur processen för avropet går till, fram till att avtalet är tecknat. Avropsprocessen 5.2 Dokumentmallar som stöd i avropet ESV har tagit fram mallar för avropsförfrågan och avropsavtal som bygger på ramavtalsbilagorna 8 och 9. Mallarna är anpassade för att avropa ekonomisystem med egen drift respektive driftservice. Dessutom finns det mallar för respektive prislista till avropsförfrågan. Följande dokument finns på ESV:s webb, avsedda att använda vid avropsförfrågan och avtalstecknandet: − − − − − − − − − − − − − − 4 20 Avropsförfrågan, Ekonomisystem med driftservice Avropsavtal Ekonomisystem med driftservice4 Prislista till avropsförfrågan Ekonomisystem med driftservice Avropsförfrågan Ekonomisystem med egen drift Avropsavtal Ekonomisystem med egen drift Prislista till avropsförfrågan Ekonomisystem med egen drift Avropsavtalsbilaga 1 Tekniska och funktionella specifikationer Avropsavtalsbilaga 2 Krav på driftservice Avropsavtalsbilaga 3 Krav på underhåll och support vid egen drift Avropsavtalsbilaga 4 Krav på utbildning Avropsavtalsbilaga 5 Projektplan Avropsavtalsbilaga 6 Avropande myndighets säkerhetsanvisningar Avropsavtalsbilaga 7 Prislista (detta är samma prislista som nämns ovan) Avropsavtalsbilaga 8 Parternas kontaktpersoner samt myndighetens faktureringsuppgifter Avropsavtalet tas fram efter avrop. Dokumentet behöver inte distribueras med avropsförfrågan. AVROPA EKONOMISYSTEM Bilagorna till avropsavtalet innehåller villkor som ska finnas med i avropsavtalet och ibland ytterligare uppgifter som ingår i avropet. Vissa av bilagorna ska ni komplettera när avropsavtalet är klart. 5.3 Utforma underlaget för avropet 5.3.1 Välj mallar för er avropsförfrågan Välj mallar för avropet i enlighet med den önskade driftformen. Ni ska åtminstone använda följande dokument i er avropsförfrågan: 1. Mallen för Avropsförfrågan som visar vad som ingår i avropet och som ska ingå i leverantörens anbud. Använd mallen så här: – Fyll i fält med hakparenteser, blå text. – Ta bort stycken i texten som inte ska ingå i avropet. – Radera kommentartexter (kursiverat) i det slutliga dokumentet. – Klargör vad som ska leverereras direkt och vad som är optioner för beställning vid en senare tidpunkt. 2. Avropsavtalsbilaga 1, tekniska och funktionella specifikationer av myndighetens miljö och behov. Den använder ni när det är nödvändigt att närmare beskriva myndighetens tekniska miljö eller andra särskilda förutsättningar så att leverantören kan ta fram sitt bästa anbud anpassat till era rådande förutsättningar. 3. Prislista till avropsförfrågan, där anger ni vilka produkter och tjänster som ska ingå i prisberäkningen. Alla produkter och tjänster som är kända vid avropstidpunkten ska ingå men notera att det är möjligt att göra kompletterande avrop så länge som ramavtalet är giltigt. Prislistan har en numrering som stämmer överens med numreringen i ramavtalsbilaga 5, Priser. Se vidare avsnitt 5.3.3 för övriga specifikationer att ta hänsyn till. 5.3.2 Att tänka på när ni sammanställer avropsförfrågan Samtliga uppgifter som behövs för avropsförfrågan måste vara klarlagda när avrop görs. Det gäller volymsuppgifter, val av driftform, optioner och andra val som behöver ni ska göra. Som vi tidigare påpekat bör ni ange optioner vid avropstillfället, för att sedan kunna använda dem under avropsavtalets hela giltighetsperiod. De volymer, till exempel antal licenser och uppskattat antal konsulttimmar, som ni avropar och de val och optioner som ingår i avropet specificerar ni i avropsförfrågan och i prislistan för avropsförfrågan. 21 AVROPA EKONOMISYSTEM Kontrollera att alla uppgifter om volymer, optioner och annan information som krävs för avrop är klarlagda. Kom ihåg att även i avropet ska principerna i lagen om offentlig upphandling gälla. Ställ krav på anpassningar som ligger inom ramen för ramavtalets möjligheter och som är proportionella. Agera transparent – ni ska kunna beskriva och motivera ert agerande i upphandlingssituationen både i nuläget och i efterhand. 5.3.3 Övriga specifikationer att ta hänsyn till Myndigheten ska i avropet − ange leveranstid för ekonomisystemet inklusive tidpunkt för eventuella delleveranser och övriga efterfrågade tjänster − begära projektplan enligt avropsavtalsbilaga 5 − specificera eventuella säkerhetsanvisningar enligt avropsavtalsbilaga 6. Alla prispåverkande faktorer för hela perioden som avropsavtalet gäller, inklusive optioner, ska så långt möjligt finnas med i avropsförfrågan. I det fall leveransen består av flera delleveranser, fastställer ni den avtalade leveransdagen för respektive delleverans. För vissa optioner där den exakta omfattningen inte går att fastställa på förhand, till exempel tillkommande licenser eller omfattning av konsulttjänster med mera, ska ni presentera en väl underbyggd bedömning i avropsförfrågan. 5.3.4 Avropsavtalets giltighetstid Avropsavtal får tecknas så länge ramavtalet är giltigt och får vara giltigt även efter att ramavtalstiden har gått ut. Den sammanlagda tiden för avropsavtalets giltighetstid, inklusive förlängningar, är högst åtta år räknat från tidpunkten efter det att ramavtalet inte längre kan avropas. Myndigheten kan inom denna ram själv välja giltighetstid. Förlängningar gör ni ett år i taget. Myndigheten ska senast tre månader innan avropsavtalet utgång ange om avtalet ska förlängas. Om leverantören vill avsluta avropsavtalet har leverantören ett års uppsägningstid. Avropsavtalet får sägas upp av leverantören tidigast så att det upphör åtta år efter att avropsavtalet tecknats, myndigheten har alltså rätt till åtta års avropsavtal. Avrop och besked om förlängning och eventuell uppsägning ska ni göra skriftligt. 22 AVROPA EKONOMISYSTEM 5.3.5 Leverantörens anbud Unit4 har möjlighet att lämna lägre priser än de som avtalats i ramavtalet. Prissättning av myndighetsspecifika anpassningar sker genom att Unit4 i sitt anbud anger antal timmar till bestämt timpris. Under avropsavtalets giltighetstid gäller endast sådana prisjusteringar som framgår av olika tilläggsavtal. Dessa publicerar ESV på vår webbplats. 5.3.6 Ange hur anbudet ska lämnas in I avropsförfrågan ska ni beskriva på vilket sätt leverantören utformar anbudet, till exempel fysiskt eller elektroniskt, och vart leverantören lämnar anbudet. 5.3.7 Ange krav på anbudens giltighetstid Den tid som ett anbud ska vara bindande påverkas av hur omfattande arbetet är för att kontrollera att kraven är uppfyllda och för att genomföra utvärderingen. Ta hänsyn till de interna tidsbehov som ni har för att hantera anbudssvaret. Även om ramavtalet inte längre innebär att en förnyad konkurrensutsättning äger rum så behöver myndigheten sannolikt ett antal månader för att bedöma anbudet. Ange hur lång anbudens giltighetstid ska vara i avropsförfrågan under avsnitt 4, Krav på anbud, Anbuds giltighetstid. 5.3.8 Bestäm anbudstiden vid avrop Anbudstiden vid ett avrop på ramavtalet bör enligt ESV:s uppfattning inte vara kortare än 30 kalenderdagar. När ni fastställer anbudstidens längd bör ni alltid ta hänsyn till förhållandena i det specifika fallet. Detta kan innebära att om ni till exempel efterfrågar mer komplexa myndighetsspecifika anpassningar, kan det vara lämpligt att använda en längre anbudstid. Ange sista anbudsdag på första sidan i avropsförfrågan. 5.4 Skicka avropsförfrågan Samtliga dokument som utgör avropsförfrågan skickar ni till Unit4. Dokumenten är avropsförfrågan och prislista för avropsförfrågan. Vid behov bifogas dessutom avropsavtalets bilagor 1 och 6. Avropsförfrågan skickas med e-post till ramavtalsleverantörens kontaktperson, som finns angivna på ESV:s webbplats alternativt till den person som Unit4 utsett som er kontaktperson. 23 AVROPA EKONOMISYSTEM 5.5 Frågor och dokumentation under tiden för samråd Ange tydligt hur ni hanterar frågor från leverantören så att det inte uppstår oklarheter om detta. Ni har möjlighet att begära komplettering av anbudet under tiden för samråd. Dialogen inom samrådet ska ni skriftligen dokumentera. Förhandling är inte tillåtet. 5.6 Öppna inkommet anbud När anbudstiden har löpt ut öppnar myndigheten inkommet anbud och genomför en prövning och utvärdering. Ni ska öppna anbudet i närvaro av två personer och dokumentera det. Därefter utvärderar ni anbudet. Ett öppnings- och utvärderingsprotokoll ska ni också skriva. 5.7 Prövning av anbudet Prövning av anbud sker i två steg: 1. Inledningsvis genomför ni en granskning/kontroll av att anbudet lämnats i enlighet med er avropsförfrågan. 2. I steg 2 prövar ni att anbudet uppfyller de krav som ställs på ekonomisystemet enligt er avropsförfrågan. Vid prövningen av anbudet kan ni kontrollera Unit4s lämnade uppgifter. Ett anbud som inte uppfyller villkoren i avropsförfrågan eller i ramavtalet ska ni inte acceptera. Om anbudet innehåller felaktiga uppgifter kan det vara grund till att förkasta anbudet. Prövningen genomför ni med utgångspunkt från ramavtalets villkor och de redovisningar som Unit4 lämnat i sitt anbud. Anbudet kan kompletteras på myndighetens begäran. 5.8 Myndighetens beslut Om er prövning av anbudet visar att alla krav är uppfyllda fattar ni beslut om att anta detta, varefter ni informerar Unit4 om ert beslut. Överenskommelsen mellan myndigheten och Unit4 formaliseras genom slutande av ett avropsavtal. 5.9 När ni tecknar avropsavtal Använd den relevanta mallen för ert avropsavtal som underlag för att upprätta ett avropsavtal I avtalet finns utrymme att föra över information från avropsförfrågan och komplettera med uppgifter från leverantörens anbud. Följ instruktionerna i mallen för 24 AVROPA EKONOMISYSTEM avropsavtal för att färdigställa avtalet. Några viktiga områden är kommenterade nedan. − I avropsavtalet anges avtalets omfattning, det vill säga vad som är avropat inklusive alla optioner. − I avropsavtalet finns en hänvisning till avropsavtalsbilaga 7, Priser. I denna bilaga anges avtalade priser för det avropade ekonomisystemet med samtliga tillhörande tjänster och optioner, baserat på anbudets villkor Bilagan är i xlsformat och utformad så att den första fliken utgör en priskorg för avropets prisutvärdering. Den andra fliken ”Priser” är sammanställd för att kunna skrivas ut och utgöra avtalsbilaga. − I avropsavtalet anges överenskomna leveranstider, d.v.s. Avtalad leveransdag. Följande bilagor kan ni tillföra avropsavtalet: − Avropsavtalsbilaga 1 anger myndighetens tekniska och funktionella specifikationer, bakgrundsbeskrivning eller andra särskilda förutsättningar − Avropsavtalsbilaga 2 och 3 anger villkoren för driftservice respektive underhåll och support vid egen drift − Avropsavtalsbilaga 4 anger krav på utbildning − Avropsavtalsbilaga 5, Projektplan: Leverantören ska utifrån uppgifterna i avropsförfrågan i sitt anbud redovisa en projektplan för avtalat avrop, som dokumenterar hur de avser att genomföra leveransen. Redovisningen ska lämnas i form av en skriftlig schematisk plan baserad på de krav som avropsförfrågan anger. Planen ska utformas så att den kan användas som utgångspunkt vid genomförande av avtalat avrop. Projektplanen ska successivt uppdateras för att dokumentera ömsesidigt överenskomna förändringar inom givna ramar. Projektplanen ska ingå i avropsavtalet som bilaga 5 − Avropsavtalsbilaga 6, Avropande myndighets säkerhetsanvisningar: Denna avropsavtalsbilaga ska formuleras utifrån de förutsättningar som har angivits av myndigheten i avropsförfrågan. − Avropsavtalsbilaga 7, Priser: Denna bilaga är obligatorisk och ska alltid ingå i avropsavtal − Avropsavtalsbilaga 8, Parternas kontaktpersoner samt myndighetens faktureringsuppgifter: I denna bilaga förtecknas avtalets kontaktpersoner, myndighetens kontaktperson för migrering av data samt myndighetens faktureringsuppgifter 25 LEVERANS OCH INFÖRANDE 6 Leverans och införande När avropsavtalet är undertecknat kommer leverantören att leverera systemet och myndigheten inför systemet i sin organisation. Figuren nedan visar processen för att införa ekonomisystemet. Leverans och införandeprocessen Den verkliga leveransdagen är den dag myndigheten har genomfört leveransprovet och godkänt leveransen. 6.1 Att införa systemet Leverantören ansvarar för att införa systemet. De delar som ska installeras hos myndigheten ska leverantören installera i myndighetens lokaler. Leverantören och myndigheten ska komma överens om en tidplan och den ska leverantören dokumentera i den projektplan som är avropsavtalets bilaga 5. När installationen är klar ska leverantören genomföra en validering för att försäkra sig om att alla krav är uppfyllda. Valideringen ska så långt som möjligt likna den normala användningen av systemet hos myndigheten. 6.2 Säkerställ er leverans För att säkerställa att den tjänst ni kommit överens om verkligen också levereras, är det av största vikt att ni fullt ut först genomför leveransprov och sedan provdrift i 26 LEVERANS OCH INFÖRANDE enlighet med avropsavtalets beskrivning. Erfarenheten visar att eventuella misstag i detta skede oftast är mycket svåra eller omöjliga att rätta till i efterhand. Leveransprov och provdrift behöver ni planera noggrant och genomföra på det sätt som avropsavtalet anger. Se till att leveransprova realistiska händelser, med så många roller och funktioner som möjligt. Prova också integrationerna med andra system. Tipsruta Godkänn inte leveransen förrän den är verifierad genom leveransprovet. Observera att det är myndigheten och inte ramavtalsleverantören som ansvarar för att planera och genomföra leveransprov. I avropsavtalet anger ni den avtalade leveransdagen. Om den verkliga leveransdagen infaller senare än den avtalade leveransdagen föreligger det leveransförsening. Avropsavtalet anger de konsekvenser som det kan leda till. När leveransgodkännandet är klart ska ni genomföra provdrift. Leverantören kan fakturera systemleverans och underhållskostnader när provdriften är godkänd. Alternativt kan leverantören, om ni har kommit överens om detta, fakturera 70 procent efter leveransgodkännande och 30 procent efter provdrift. En förutsättning för att leverantören ska kunna fakturera på det viset är att de visar en bankgaranti som säkerhet för det belopp myndigheten ska betala. De måste också, i anbudet eller under avropet, be om att använda det här betalningsalternativet. Tipsruta Provdriften pågår i 90 dagar. Tre dagar efter det godkänns leveransen med automatik, om inga anmälda fel kvarstår. Tänk alltså på att löpande anmäla och klassificera de fel som uppstår. Använd projektledaren hos ramavtalsleverantören om ni får problem under projektfasen. Vänd er till ramavtalsleverantörens support efter leveransgodkännandet. 6.3 Informera och utbilda När det nya systemet är på plats behöver myndigheten informera och utbilda berörd personal. Ni kan avropa utbildning på ramavtalet. Ta med kommande utbildning som optioner för behov som kan uppstå senare under avtalsperioden. Se också till att ha er systemförvaltning på plats. 27 BILAGA 1 Bilaga 1 Myndigheter berättigade att avropa från ramavtalet för Ekonomisystem Statliga myndigheter och andra statliga organisationer enligt nedan äger rätt att använda sig av det statliga ramavtalet för Ekonomisystem. Statliga myndigheter Samtliga myndigheter under regeringen Staten närstående myndigheter Riksdagens Ombudsmän Riksdagsförvaltningen Riksrevisionen Sveriges Riksbank Förvaltning skild från staten Chalmers tekniska högskola stiftelse Hjälpmedelsinstitutet Riksteatern Stiftelsen Nordiska Museet Stiftelsen Norrlandsfonden Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna Stiftelsen för Internationalisering av högre utbildning och forskning Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning Stiftelsen Högskolan i Jönköping Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet Svenska Filminstitutet Sveriges Civilförsvarsförbund Statliga bolag Radiotjänst i Kiruna AB 28 ESV gör Sverige rikare – Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. – Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 104 30 Stockholm www.esv.se
© Copyright 2024