1. No category

Vägledning för avropsförfarandet förnyad
konkurrensutsättning
ARBETSPLATSER – KLIENTER OCH
SURFPLATTOR 2012
1(9)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1
INLEDNING ...................................................................................................................... 3
2
ALLMÄNT OM RAMAVTALET ARBETSPLATSER – KLIENTER OCH SURFPLATTOR 2012 .......... 3
3
AVROPSFÖRFARANDE...................................................................................................... 4
4
AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL...................................................................................... 5
4.1 GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OCH ADMINISTRATIVA KRAV ............................................................................... 5
4.2 SPECIFIKATION AV EFTERFRÅGADE FUNKTIONER OCH TJÄNSTER..................................................................... 5
4.2.1
Allmänt ...................................................................................................................................... 5
4.2.2
Avrop av typkonfiguration ......................................................................................................... 5
4.2.3
Avrop av TYPKONFIGURATION där behov finns att precisera/komplettera funktionskravEN ... 6
5
UTVÄRDERINGSKRITERIER ............................................................................................... 6
6
AVROP AV TILLBEHÖR...................................................................................................... 7
7
UTSKICK, UTVÄRDERING OCH AVSLUT .............................................................................. 7
7.1 UTSKICK AV AVROPSFÖRFRÅGAN ................................................................................................................. 7
7.2 AVROPSSVAR........................................................................................................................................... 7
7.3 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING ................................................................................................................... 7
7.3.1
Exempel på utvärdering ............................................................................................................. 7
7.4 TILLDELNING ........................................................................................................................................... 8
7.5 KONTRAKT .............................................................................................................................................. 9
7.6 AVBRYTANDE AV AVROP ........................................................................................................................... 9
2(9)
1 INLEDNING
SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) har genomfört en ramavtalsupphandling
avseende Arbetsplatser- klienter och surfplattor (upphandlingen benämns fortsättningsvis
Arbetsplatser 2012) för de avropsberättigade myndigheter som anges i ramavtalsbilaga 3,
Avropsberättigade parter. Av ramavtalet framgår för vilka geografiska regioner respektive
ramavtalsleverantörer antagits.
Syftet med ramavtalsupphandlingen är att tillgodose Myndighetens behov av
datorarbetsplatser med tillhörande tjänster. Med stöd av tecknade ramavtal kan
Myndigheten anskaffa denna utrustning genom enkelt avropa funktion.
Detta dokument innehåller en vägledning som tagits fram i syfte att underlätta för
Myndigheten och ramavtalsleverantörerna vid genomförande av avrop i form av förnyad
konkurrensutsättning.
2 ALLMÄNT OM RAMAVTALET ARBETSPLATSER –
KLIENTER OCH SURFPLATTOR 2012
Ramavtalen omfattar ett brett sortiment av datorarbetsplatser, surfplattor och lätta bärbara
datorer med tillbehör såsom bildskärmar, tangentbord, datormöss, dockningsstationer etc.
Med ett tillbehör avses en enhet som är avsedd att användas tillsammans med
huvudprodukt enligt det upphandlade sortimentet. Tillbehör kan endast avropas av den
leverantör som tilldelats kontrakt efter en förnyad konkurrensutsättning genomförts.
Produkterna har delats upp i fem delområden enligt nedan:





Stationära arbetsplatser
Bärbara arbetsplatser
Bildskärmar
Surfplattor
Lätta bärbara datorer
Ramavtalet omfattar även följande produktrelaterade tjänster:






Preparationstjänster före leverans
Installationstjänster på plats
Stöldmärkning
Återtagstjänster
Finansering (leasing)
Tilläggsgaranti
3(9)
3 AVROPSFÖRFARANDE
Anskaffning av produkter och produktrelaterade tjänster från detta ramavtal sker genom
avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning. Förfarandet innebär att Myndigheten,
inför ett avrop, gör en behovsanalys i syfte att utröna vilka funktioner och eventuella
tjänster som ska avropas.
Myndigheten bör också ta ställning till om avropet avser ett enskilt köp eller om avropet
ska resultera i successiva leveranser under en längre period. Förnyad konkurrensutsättning
där successiva leveranser önskas kan vara ändamålsenligt om Myndigheten känner till sina
funktionsbehov och tillhörande tjänster för en längre tid framöver.
Oavsett om avropet avser ett enskilt köp eller successiva leveranser ska avropet föregås av
en skriftlig avropsförfrågan som skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer som har
ramavtal inom aktuell region. Utvärderingskriterier vid avrop är endast pris.
Myndigheten skickar ut en skriftlig avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer
som har ramavtal inom aktuell region för att på nytt lämna avropssvar (anbud). Detta görs
för att avgöra vilken Ramavtalsleverantör som kan erbjuda det för Myndigheten lägsta
avropspriset utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan. Observera att priserna på de
varor och tjänster som erbjuds i den förnyade konkurrensutsättningen inte får överskrida
priserna i Ramavtalet.
Villkoren i ramavtalet får inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och
inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får
dock villkoren preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina
villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett
enskilt kontrakt. Även andra krav som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet kan
anges, t.ex. specifikt miljökrav.
Om Ramavtalsleverantör inte kan leverera det som efterfrågas enligt avropsförfrågan ska
anledningen till det meddelas Myndigheten.
Rätten att motta avropsförfrågningar kan inte delegeras av Ramavtalsleverantören till
underleverantör eller annan Ramavtalsleverantör.
Kontrakt tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det lägsta avropspriset utifrån de
villkor som angetts i avropsförfrågan.
Myndigheten ska underrätta samtliga Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar
samtidigt om tilldelningsbeslutet samt om skälen för beslutet.
Avropet avslutas och regleras genom att ett skriftligt Kontrakt upprättas och undertecknas
av Ramavtalsleverantören och Myndigheten.
4(9)
4 AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL
4.1
GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OCH ADMINISTRATIVA KRAV
Avropsförfrågan bör innehålla grundläggande uppgifter och administrativa krav för
avropsförfarandet. Minst följande bör anges:





Sista dag att lämna avropssvar
Avropssvarets giltighetstid
Myndighetens kontaktperson för avropet
Information om hur ev. frågor besvaras
Önskad leveranstidpunkt samt leveransadress
För att underlätta för Myndigheten har SKI tagit fram en mall för Avropsförfrågan, se
bilaga 1, i vilken Ramavtalsleverantörerna också direkt kan fylla i sina svar.
4.2
SPECIFIKATION AV EFTERFRÅGADE FUNKTIONER OCH TJÄNSTER
4.2.1 ALLMÄNT
Av Avropsförfrågan ska framgå om avropet avser köp eller leasing av produkter.
Myndigheten anger därefter vilka typkonfigurationer (med uppgift om antal enheter) och
eventuella produktrelaterade tjänster som avropet omfattar.
Det är i normalfallet inte tillåtet att ange ett specifikt fabrikat för det som efterfrågas.
Avropsförfrågan ska därför endast innehålla önskade funktionskrav på hårdvaran. Om det
finns behov av att produkterna ska vara kompatibla med befintligt IT-system kan
Myndigheten däremot ange detta som en förutsättning i avropsförfrågan. Detta kan göras i
Avropsstödet under rubriken Beskrivning av Myndighetens tekniska förutsättningar, fliken
Kundens förutsättningar.
4.2.2 AVROP AV TYPKONFIGURATION
Med begreppet typkonfiguration avses en sammanställning av krav/funktioner som
tillsammans utgör en efterfrågad enhet. Typkonfigurationen ska kunna avropas som en
enhet. I sådant fall är den angivna miniminivån för varje funktion grund för
typkonfigurationen. De produkter som offereras av leverantörerna ska i sådant fall minst
uppfylla den angivna miniminivån. Leverantörerna kan offerera de av SKI godkända
produkterna eller andra produkter som motsvarar de funktioner som ingår i
typkonfigurationen. I de fall andra produkter offereras måste Myndigheten kontrollera att
miniminivån för respektive funktion uppfylls. De produkter som godkänts av SKI återfinns
under respektive leverantörs ramavtal
http://www.sklkommentus.se/inkopscentral/ramavtal/it-varor-och-tillhorandetjanster/arbetsplatser-klienter-och-surfplattor/
Samtliga typkonfigurationer utom en finns i flera utföranden, 1A – 1C, vilket innebär en
enkel, mellan eller mer avancerad typkonfiguration.
5(9)
Samtliga de i typkonfigurationen ingående produkter som har prissatts ska även kunna
avropas separat, t.ex. för typkonfiguration 1A kan ”Tangentbord/Mus: Fullstort svenskt
numeriskt tangentbord” avropas.
Myndigheten anger vilken typkonfiguration som önskas inom respektive område.
Myndigheten anger vidare antalet enheter samt om avropet även omfattar någon av de
tillhörande tjänster som omfattas av ramavtalet. Priserna på de varor och tjänster som
erbjuds i den förnyade konkurrensutsättningen får inte överskrida priserna i ramavtalet.
4.2.3 AVROP AV TYPKONFIGURATION DÄR BEHOV FINNS ATT
PRECISERA/KOMPLETTERA FUNKTIONSKRAVEN
För det fall Myndighetens behov inte överensstämmer med funktionskraven i en viss
typkonfiguration får angivna funktionskrav preciseras och kompletteras. Helt nya
funktionskrav får inte ställas. Myndigheten kan däremot välja bort ett visst funktionskrav,
t.ex. Mobilt bredband: integrerad 3G (eller 4G) modem i typkonfiguration 4A.
Myndigheten ansvarar för kontroll av att offererade produkter uppfyller ställda
funktionskrav samt eventuella andra ställda krav. Ramavtalsleverantören bör i sitt
avropssvar bilägga produktblad eller annan teknisk specifikation, certifikat, intyg etc.
avseende produkten så att produkten kan kontrolleras mot ställda krav i avropsförfrågan.
Produkter som avviker från i ramavtalsupphandlingen definierad typkonfiguration ska
kunna avropas till högst samma pris som den produkt som offererats i
ramavtalsupphandlingen och ska minst uppfylla de tekniska och andra krav som ställts i
avropsförfrågan.
Priset för produkter som är nya på marknaden får överstiga ursprungligt takpris för
motsvarande produkt med högst tio (10) procent.
Om inget annat överenskommits mellan Ramavtalsleverantören och myndigheten ska
leverans ske inom tio (10) dagar från dagen för UM/UE:s beställning. Leveranstiden kan
ändras om preciseringar har gjorts.
5 UTVÄRDERINGSKRITERIER
Utvärderingskriterium vid avrop är endast pris. Utifrån de villkor som angetts i
avropsförfrågan antas därmed den ramavtalsleverantör som kan erbjuda det för
Myndigheten lägsta avropspriset. Priserna på de varor och tjänster som erbjuds i den
förnyade konkurrensutsättningen får inte överskrida priserna i ramavtalet. Som framgått
ovan får dock priset för produkter som är nya på marknaden överstiga ursprungligt takpris
för motsvarande produkt med högst tio (10) procent.
6(9)
6 AVROP AV TILLBEHÖR
Avrop av tillbehör sker från den Ramavtalsleverantör som vunnit den förnyade
konkurrensutsättningen för respektive avrop. Tillbehör kan endast avropas i samband
med den förnyade konkurrensutsättningen och produkterna ska specificeras i det Kontrakt
som upprättas mellan Myndigheten och Ramavtalsleverantören. Avrop av tillbehör sker till
de priser som framgår av Ramavtalsleverantörens bruttoprislista med avdrag för offererad
rabatt.
7 UTSKICK, UTVÄRDERING OCH AVSLUT
7.1 UTSKICK AV AVROPSFÖRFRÅGAN
Avropsförfrågan skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom
aktuell region. Avropsförfrågan ska vara skriftlig och sändas via e-post till angivna epostadresser som återfinns i bilaga Sändlista Avrop. Även avropssvaren ska vara skriftliga
och komplett ifyllda.
Tidsfristen för att avge avropssvar ska vara skälig i förhållande till ställda villkor. En
rekommendation är minst 5-7 arbetsdagar dock bör denna tid utökas om avropet är
omfattande. Tänk på att Ramavtalsleverantören måste få tid att ställa samman allt som
avropet omfattar samt stämma av med ansvariga hos sig. Avropssvar inkomna efter
angiven tidsfrist beaktas inte.
För det fall SKI:s mall för Avropsförfrågan används ska Ramavtalsleverantören svara i
utpekade formulär i mallen.
7.2 AVROPSSVAR
Ramavtalsleverantörerna ska lämna svar vid varje Avropsförfrågan. Om produkten/tjänsten
inte kan erbjudas vid avropstillfället ska orsak till detta meddelas Myndigheten.
Avropssvaren ska sändas brevledes1 och inkomma till Myndighetens adress angiven i
Avropsförfrågan innan tidsfristen löpt ut. Avropssvaren ska vara skriftliga och innehållet i
dem ska vara hemligt fram tills dess beslut fattats om val av Ramavtalsleverantör.
Öppning av avropssvaren får ske först efter att tidsfristen löpt ut. Inkomna avropssvar ska
registreras i ett öppningsprotokoll.
7.3 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING
Myndigheten ska först pröva om avropssvaren uppfyller samtliga obligatoriska krav som
ställts i Avropsförfrågan. Därefter går kvarvarande avropssvar vidare till utvärderingen.
Den ramavtalsleverantör antas som kan erbjuda det för Myndigheten lägsta priset.
7.3.1 EXEMPEL PÅ UTVÄRDERING
Exempel 1. Avrop av produkter enligt typkonfiguration 2 B
1
En förutsättning för att ställa krav på elektroniska anbud är att Myndigheten har ett elektroniskt system som
bl.a. säkerställer att anbudssekretessen bevaras.
7(9)
Myndigheten vill köpa 20 bärbara arbetsplatser enligt typkonfiguration 2 B med
skärmstorlek 15-16,9. Operativsystem ska vara Windows 72.
Samtliga enheter ska stöldmärkas.
Det avropssvar antas som offererar efterfrågade produkter och tjänster till lägst anbudspris
och uppfyller minst miniminivån för varje ingående funktion i typkonfigurationen (dvs.
totalpris för samtliga 20 arbetsplatser inkl. stöldmärkning av dessa).
Exempel 2. Avrop av produkter där behov finns att precisera/komplettera
typkonfigurationens funktionskrav
Myndigheten vill leasa 90 lätta datorer enligt typkonfiguration 5 A, med skärmstorlek 1316,9 tum. Till skillnad från de funktionskrav som listats i kravspecifikationen för denna
typkonfiguration vill Myndigheten att datorn max ska väga 1,2 kg, samt att
operativsystemet ska vara Windows 8. Myndigheten anger dessa preciseringar av
funktionskraven i avropsförfrågan genom att skriva max 1,2 kg i rutan för preciseringen.
Observera att andra funktioner som listats i kravspecifikationen för aktuell
typkonfiguration kan falla bort/förändras om något av de ursprungliga kraven preciseras.
När avropssvaren kommit in kontrollerar Myndigheten att offererade produkter uppfyller
ställda funktions och eventuella andra ställda krav.
Leasingperioden ska vara 36 månader och leasingavgiften erläggs månadsvis. Den
månatliga leasingavgiften för de 90 datorerna konkurrensutsätts i samband med avropet
och det avropssvar antas som offererar efterfrågade produkter till lägst anbudspris (dvs.
den månatliga leasingavgiften för de 90 datorerna). För mer information gällande villkor
för leasing se ramavtalet avsnitt 12.
Exempel 3. Avrop av produkter där behov finns att precisera/komplettera
typkonfigurationens funktionskrav
Myndigheten vill köpa 150 surfplattor enligt typkonfiguration 4 B. Till skillnad från de
funktionskrav som listats i kravspecifikationen för denna typkonfiguration vill
Myndigheten att surfplattan ska ha en skärmupplösning om minst 1920x1080 samt att
operativsystem ska vara Windows 8. Myndigheten anger dessa preciseringar av
funktionskraven i avropsförfrågan. När avropssvaren kommit in kontrollerar Myndigheten
att offererade produkter uppfyller ställda funktions- och eventuella andra ställda krav.
Myndigheten avropar även tilläggsgaranti för surfplattor avseende år 2 och 3.
Det avropssvar antas som offererar efterfrågade produkter och tilläggsgaranti till lägst
anbudspris (dvs. totalpris för samtliga 150 arbetsplatser inkl. garanti för år 2 och 3).
7.4 TILLDELNING
2
Observera att extern docka/port/portreplikator specifikt byggd för offererad dator ingår i priset för denna
typkonfiguration. Om Myndigheten inte vill att extern docka/port/portreplikator inkluderas i avropet måste
detta framgå av avropsförfrågan.
8(9)
Det avropssvar som uppfyllt samtliga ska-krav och som lämnat det lägsta anbudspriset
tilldelas Kontraktet. Myndigheten ska underrätta samtliga Ramavtalsleverantörer som
lämnat avropssvar om tilldelningsbeslutet samt om skälen för beslutet. Detta görs enklast
via de e-postadresser som finns i bilaga Sändlista Avrop och som är desamma som
Avropsförfrågan skickats till.
Observera att reglerna om avtalsspärr som huvudregel inte gäller vid förnyad
konkurrensutsättning. För att undvika att Kontraktet riskerar att ogiltigförklaras
rekommenderas dock att en frivillig avtalsspärr iakttas i enlighet med bestämmelserna i 16
kap. 17 § LOU. Detta innebär att det måste ha gått minst tio kalenderdagar räknat från
dagen efter att tilldelningsbeslut skickats innan Kontrakt kan tecknas. För det fall
avtalsspärr tillämpas ska i underrättelsen om tilldelningsbeslut även anges den period
under vilken avtal inte får ingås.
Avropet avslutas genom att ett skriftligt Kontrakt upprättas. Kontraktet reglerar avropet
och tecknas mellan Ramavtalsleverantören och Myndigheten. Villkor för ersättning och
fakturering kan preciseras av Myndigheten i Kontraktet.
7.5 KONTRAKT
Kontrakt kan avse ett enskilt köp eller successiva leveranser under en längre period.
Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Kontrakt som ingåtts under
Ramavtalets giltighetstid. Kontrakt bör inte ingås för längre tidsperiod än sex månader
efter det att Ramavtalets giltighetstid har upphört.
I kontraktet bör även tidsangivelsen för kontraktets längd anges.
7.6 AVBRYTANDE AV AVROP
Om Myndigheten beslutar att avbryta avropsförfarandet ska samtliga
Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar skriftligen meddelas om beslutet samt om
skälen för detta.
För avbrytande av avrop krävs, enligt gällande praxis, sakliga skäl. Myndigheten ansvarar
för att sakliga skäl föreligger och bör dokumentera detta i beslutet till leverantörerna.
9(9)