4. Meröppna bibliotek i Stadsområde Väster

Malmö stad
1 (3)
Stadsområdesförvaltning Väster
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-09-039
Vår referens
Linda Johansson
Planeringssekreterare
[email protected]
Meröppna bibliotek i Stadsområde Väster
SOFV-2015-839
Sammanfattning
De fyra folkbiblioteken i Stadsområde Väster är populära med 325 000 besökare årligen. En
projektgrupp, bestående av bibliotekarier anställda vid biblioteken i Väster, har under våren
2015 utrett alternativet att införa meröppet på samtliga folkbibliotek i stadsområdet. Att ett
bibliotek är meröppet innebär att besökare kan, med hjälp av ett digitalt inloggningssystem, använda biblioteket även när det är obemannat. Förslaget är att införa meröppet på det nybyggda
biblioteket i Limhamn initialt, följt av övriga bibliotek.
Förslag till beslut
Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta
att planera för meröppet på det nybyggda Limhamnsbiblioteket hösten 2016
att under 2016 utreda och kostnadsberäkna de anpassningar som behöver åtgärdas på de tre
övriga biblioteken; Bellevuegårds-, Bunkeflo- och Tygelsjöbiblioteket, samt
att efter utvärdering av meröppet på Limhamnsbiblioteket våren 2017 planera för införande av
meröppet på övriga bibliotek
Beslutsunderlag
•
•
G-Tjänsteskrivelse AU 150818 Meröppna bibliotek i Stadsområde Väster
Rapport meröppet
Beslutsplanering
Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2015-09-22
Stadsområdesnämnd Väster 2015-09-30
Ärendet
SIGNERAD
2015-09-03
I nuläget finns inget meröppet bibliotek i Malmö. I Skåne finns 17 meröppna bibliotek, varav det
första öppnade i Veberöd år 2009. Meröppna bibliotek i större städer är fortfarande unika i Sverige. Stadsområde Västers fyra folkbibliotek (Bellevuegårds-, Limhamns-, Bunkeflo- och Tygel-
2 (3)
sjöbiblioteket) är populära institutioner med 325 000 besökare under 2014. Antalet besökare har
sedan innevarande år ökat med mer än 20 000 besökare.
För att möta behovet av utökade öppettider, och för att nå nya ytterligare målgrupper, föreslår
stadsområdesförvaltningen att samtliga bibliotek i stadsområdet inför konceptet ”meröppna
bibliotek”. En projektgrupp, bestående av bibliotekarier anställda vid biblioteken i Väster, har
under våren 2015 utrett alternativet att införa meröppet på samtliga folkbibliotek i stadsområdet,
se bilaga ”Rapport meröppet”.
Skillnaden mellan ett meröppet bibliotek från gängse bibliotek är att besökarna vid det meröppna biblioteket har tillgång till lokalen och dess innehåll, även när biblioteket är obemannat.
Besökare servar sig själva med hjälp av datorer och utlåningsmaskiner, och passerar in och ut
genom lokalen med hjälp av exempelvis sitt lånekort. Under ordinarie öppettider är biblioteket
bemannat precis som vanligt.
Oavsett hur mycket meröppen tid, maskiner och självservice biblioteket erbjuder besökarna är
den mänskliga kontakten och bibliotekariekompetensen det som värderas högst i olika undersökningar. Därför måste meröppet ses som ett komplement.
Kostnader och anpassning
Kostnaderna för meröppet kan delas in i tre grupper:
•
•
•
kostnaderna för att anpassa lokalerna till meröppet,
engångskostnaden för systemet,
den årliga kostnaden för underhåll och support
Varje bibliotek av de fyra har olika behov av lokalanpassning. Det rör sig om kostnader för ytterdörrar som måste bytas, dörrar in till kontor som måste bli mer svårforcerade, personalingång
som måste byggas, nya utrymningsvägar, med mera. Förutom kostnader för lokalanpassning
kommer själva meröppetsystemet att kosta 100 000-120 000 kronor per bibliotek i ett inledningsskede. Därefter tillkommer en årlig kostnad för support och underhåll på ca 30 000 kronor
per bibliotek.
Teknik
De ut- och återlämningsmaskiner som biblioteken använder i dagsläget fyller inte tillfredsställande funktion för en meröppen verksamhet då de är alltför osäkra.
Kulturnämnden har avsatt medel i investeringsbudgeten inför 2016 gällande RFID, som är ett
system baserat på chip i stället för streckkoder vid utlåning. Stadsbiblioteket har fått i uppdrag att
påbörja arbetet med upphandling av systemet. Stadsområdesförvaltningen inväntar planering för
implementeringsarbetet. RFID systemet kommer uppskattningsvis implementeras på samtliga
bibliotek i Malmö under 2016-2017.
Implementeringsprocessen
Förvaltningen rekommenderar därmed att planeringen för meröppet initialt införs på det nybyggda biblioteket i Limhamn hösten 2016. Parallellt bör en utredning och kostnadsberäkning
göras angående de anpassningar av lokaler, samt kostnader för uppgradering av tekniken för
3 (3)
utlåning och återlämning, som behöver åtgärdas på de tre övriga biblioteken (Bellevuegårds-,
Bunkeflo- och Tygelsjöbiblioteket). Efter en utvärdering av meröppet på Limhamnsbiblioteket
under våren 2017, rekommenderas att en planering för införande av meröppet på de övriga
biblioteken påbörjas.
Ansvariga
Siv Jensen Avdelningschef
Gisela Gréen Stadsområdesdirektör
Meröppet på biblioteken i Väster
Avdelningen för områdesutveckling
2015-04-17
Ida Bengmark
Emelie Lindberg
Johan Nilsson
Innehållsförteckning
Meröppet på biblioteken i Väster ................................................... 3
Bakgrund........................................................................................ 3
Vad är meröppet? ....................................................................... 3
Biblioteket ........................................................................................ 4
Förutsättningar ............................................................................... 4
Säkerhet......................................................................................... 5
Teknik och kostnader ..................................................................... 5
Besökarna ........................................................................................ 6
Tillgänglighet och delaktighet ......................................................... 6
Säkerhet......................................................................................... 6
Jämställdhet ................................................................................... 7
Personalen ....................................................................................... 7
Yrkesrollen ..................................................................................... 7
Arbetsmiljön ................................................................................... 8
Framtiden ....................................................................................... 8
Åtgärder för att kunna införa meröppet på respektive bibliotek 10
Gemensamt för alla biblioteken .................................................... 10
Bellevuegården ............................................................................ 10
Bunkeflostrand ............................................................................. 10
Limhamn ...................................................................................... 11
Tygelsjö........................................................................................ 11
Riskanalys ...................................................................................... 11
2 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
Meröppet på biblioteken i Väster
Bakgrund
Under våren 2015 har projektgruppen, bestående av bibliotekarier anställda vid
biblioteken i stadsområde Väster, jobbat med att sammanställa och utreda
möjligheter, hot, styrkor och svagheter inför ett eventuellt införande av
meröppet på biblioteken i Väster. Bakgrunden till undersökningen är ett förslag
från stadsområdets politiker. Rapporten behandlar de förutsättningar som
råder för Västers fyra bibliotek: Bellevuegården, Bunkeflostrand, Limhamn och
Tygelsjö.
Arbetsgången har varit att först inhämta information via redan utförda arbeten
och rapporter kring meröppet samt genom studiebesök. Därefter har fakta
sammanställts och analyser genomförts. En enkät har också skickats ut till fem
meröppna bibliotek runt om i Sverige.
Vad är meröppet?
Det som skiljer ett meröppet bibliotek från ett gängse bibliotek är att
besökarna vid det meröppna biblioteket har tillgång till lokalen och
samlingarna även när biblioteket är obemannat. De servar sig själva med hjälp
av datorer och utlåningsmaskiner, och passerar in och ut genom lokalen med
hjälp av exempelvis sitt lånekort. Under ”vanliga” öppettider är biblioteket
bemannat precis som vanligt. Sveriges första meröppna bibliotek öppnade i
Veberöd 2009, och har därefter fått flera efterföljare, speciellt på landsbygden.
Meröppna bibliotek i städer, framförallt i större städer är fortfarande ovanligt i
Sverige.
3 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
Biblioteket
Biblioteken är välbesökta och omtyckta; Västers bibliotek besöks årligen av ca
325 000 personer. Flera av dessa besöker biblioteket frekvent och visar ett stort
intresse och engagemang. För dessa personer skulle meröppet betyda en ökad
tillgänglighet till både lokalen, samlingarna och den teknik (datorer, kopiatorer)
som finns att tillgå där. Införandet av meröppet skulle också kunna locka nya
målgrupper, till exempel studenter och unga vuxna, till biblioteket.
Västers bibliotek är alla de enda kulturinstitutionerna i respektive område, och
folkbiblioteken är ett av få ställen i samhället som är öppet för alla, utan krav
på att prestera eller att konsumera.
Förutsättningar
De lokalmässiga förutsättningarna för meröppet varierar på respektive
bibliotek. På några ställen är lokalen i stort sedd redo för installation av ett
meröppetsystem, på andra håll krävs ganska stora satsningar på exempelvis
ytter- och innerdörrar, utrymningsvägar och belysning innan meröppet kan bli
aktuellt. Även om det rör sig om engångskostnader kan dessa bli förhållandevis
stora. En lista på dessa förutsättningar presenteras sist i denna rapport.
En del förutsättningar är av sådan karaktär att biblioteken eller stadsområde
Väster inte själva ”äger” frågan. Ett exempel är Malmö stads digitala miljö, där
exempelvis nätverksuppkopplingen med jämna mellanrum tappas. Detta är
något som, om det sker utanför öppettid, stör den meröppna verksamheten.
Här krävs alltså en tydlig kommunikation med andra förvaltningar inom
Malmö stad för att säkerställa den stabila uppkoppling meröppetsystemen
kräver. Även frågor kring support av Malmö stads interna system behöver
säkerställas.
De ut- och återlämningsmaskiner biblioteken idag använder håller inte måttet
för en meröppen verksamhet; de är alldeles för osäkra och det räcker med att
en besökare gör fel för att det ska bli totalstopp i maskinerna. Nya ut- och
återlämningsmaskiner finns i 2015 års investeringsbudget. Det pågår också en
utredning kring en övergång till RFID – ett system baserat på chip i stället för
streckkoder vid utlåning – i Malmö, och många meröppna bibliotek nämner
RFID som en förutsättning för att verksamheten skall fungera så problemfritt
som möjligt för besökarna. Inte heller här äger Stadsområde Väster frågan.
Övergång till RFID kräver att alla bibliotek i Malmö gör det tillsammans,
samtidigt.
Att en samordning mellan olika förvaltningar inom Malmö stad krävs är med
andra ord tydligt. Eftersom Väster är först ut i Malmö med att diskutera frågan
om meröppet, är det viktigt att allt utförs med största noggrannhet så att det
blir lätt för nästa stadsområde som vill meröppna biblioteken.
För Limhamns del råder särskilda förhållanden. Eftersom biblioteket ska
byggas upp från grunden är det viktigt att systemet för meröppet redan från
början integreras i lokalen. Framförallt påverkar detta utformning och
installation av passersystem, larm, utrymningsvägar, personalutrymmen och
belysning. Detta sparar både tid och pengar till skillnad från om systemet
4 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
integreras i ett senare skede, i en redan befintlig byggnad. Således gäller det att
tillvarata de möjligheter som ett nybygge innebär, att i inledningsskedet skapa
förutsättningar för ett meröppet bibliotek i stadsområdet.
Säkerhet
Bibliotekens geografiska omgivning kan påverka förutsättningarna för
meröppet. De geografiska områdena i vilka Västers bibliotek finns skiljer sig
mycket åt. Tygelsjö och Bunkeflostrand ligger i mindre samhällen, Limhamn
ligger som en ”småstad i staden”, i ständig kontakt med storstaden men ändå
på sina egna villkor och Bellevuegården ligger där miljonprogram och
villakvarter möts.
I de mindre orterna finns ofta en social kontroll och en stor omsorg och
stolthet över orten. Detta är en av anledningarna till att de flesta av Sveriges
meröppna bibliotek finns på landsbygden och på mindre orter.
I mer stadsnära områden rör sig flera människor och den sociala kontrollen är
mindre. Storstadens bekymmer finns inpå knuten – bara under det senaste
halvåret har området kring Bellevuegården drabbats av både skottlossning och
rån. Droger finns i bibliotekets närhet och att dessa bekymmer inte flyttar in i
bibliotekets lokaler om de blir tillgängliga genom meröppet går inte att
säkerställa. Bellevuegårdsbiblioteket har dessutom flera gånger drabbats av
både stölder och inbrott. Även under öppettid sker stölder, både av stora saker
som ex datorskärmar och mindre saker som glödlampor. Stöldsäkring av både
stort och smått behövs därför.
För att göra det meröppna biblioteket och miljön runt det till en plats där
människor känner sig trygga och säkra kan exempelvis mer yttre belysning, en
dialog med polisen och eventuellt samarbete med vaktbolag bli nödvändiga.
Eftersom ingen personal finns på plats under meröppet, kan det vara en extra
säkerhet för besökarna om det finns övervakningskameror på biblioteken.
Länsstyrelsen kan utfärda tillåtelse till att kameraövervaka meröppna bibliotek,
då de under meröppen tid inte räknas som allmän plats. Kameraövervakning av
lokalen skulle stärka känslan av trygghet hos både besökare och personal.
Stadsområdets stora och växande befolkningsgrupp och närheten till Malmös
innerstad motiverar detta.
Teknik och kostnader
Kostnaderna för meröppet kan delas in i tre grupper: engångskostnaden för
systemet, den årliga kostnaden för underhåll och support, och slutligen
kostnaderna för att anpassa lokalerna till meröppet.
Två leverantörer av meröppetsystem har kommit in med offerter. Kostnaden
för systemet kommer att röra sig i spannet 100 000 – 140 000kr/bibliotek.
Detta innefattar till exempel inpasserdator, högtalare, system för automatisk
påslagning av lås, larm, datorer och belysning samt installation av dessa.
De årliga kostnaderna för support och underhåll landar på runt 30 000 kr/år
och bibliotek.
Den tredje gruppen av kostnader är förvisso engångskostnader, men samtidigt
desto större. Till den här gruppen räknas externa kostnader för installation, t ex
5 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
för elektriker och larmtekniker, men framför allt förberedande åtgärder som att
anpassa belysning och larm, byta ut ytterdörrar för att systemet skall fungera,
byta ut innerdörrar personalutrymmen och anpassning av utrymningsvägar.
Ett aber i sammanhanget är att de större fasta kostnader som meröppet
innebär. Nästan årligen drabbas bibliotekens redan knappa budgetar av
sparbeting, vilket påverkar verksamheten. Meröppet innebär fasta kostnader
för underhåll och support, något som måste betalas även när kassan är skral.
Risken finns då, att biblioteken i spartider tvingas dra ner ännu mer på
exempelvis inköp av medier och programverksamhet, vilket leder till en
försämrad biblioteksservice för besökarna.
Besökarna
Under 2014 besökte närmre 325 000 personer de fyra biblioteken i
stadsområde Väster, en ökning med mer än 20 000 från året innan.
Tillgänglighet och delaktighet
Många besökare är kunniga och väldigt intresserade av sitt bibliotek. På flera
meröppna bibliotek har man dessutom noterat ett ökat samspel mellan
besökarna; man är mer benägen att hjälpa andra vid exempelvis
utlåningsmaskinen. Detta är en stor vinst med ett meröppet bibliotek – att
biblioteket på riktigt kan få bli den mötesplats det allt oftare benämns som. I
det meröppna biblioteket kan både enskilda personer och grupper få större
möjligheter att mötas och interagera med varandra. Mer självgående besökare
ger dessutom under bemannad öppettid bibliotekarierna mer tid att ägna sig åt
att svara på referensfrågor och förmedla litteratur.
I rapporten Olika syn på saken: Folkbiblioteket bland användare, icke-användare och
personal, utgiven av Svensk Biblioteksförening 2011, kan följande citat läsas:
"Det allra viktigaste för användarna är personalen och det bemötande man får när man
använder biblioteket [---]. I topp hamnar kunnig personal, följt av personalens bemötande
och en upplevelse av att vara välkommen till biblioteket." Detta är oerhört viktigt att
hela tiden ha i åtanke när biblioteksverksamhet bedrivs. Oavsett hur mycket
meröppen tid, maskiner och självservice biblioteket erbjuder användarna är den
mänskliga kontakten och bibliotekariekompetensen det som värderas högst.
Bibliotekens publika datorer används väldigt mycket och naturligtvis behöver
dessa vara tillgängliga även under meröppet. I dagsläget bokas flertalet av dessa
datorer via en lista i lånedisken, vilket inte fungerar under meröppet. Här finns
två alternativ: att ta bort bokningskravet under meröppettid eller att installera
ett digitalt bokningssystem, vilket vore att föredra för att undvika att samma
personer använder datorerna under hela den meröppna tiden. Detta medför
dock ytterligare en fast kostnad.
Säkerhet
Platser som är öppna för alla förutsätter att var och en som besöker platsen är
medvetna om och förstår de outtalade regler som gäller just där, och som är en
förutsättning för att verksamheten skall kunna bedrivas. Under öppettid finns
bibliotekarierna i biblioteket för att upprätthålla både dessa outtalade regler och
de uttalade regler som gäller för respektive bibliotek. Detta gör att
verksamheten och samspelet mellan besökarna för det mesta fungerar, och att
6 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
olika grupper kan vistas i lokalen samtidigt utan att störas (allt för mycket) av
varandra.
Under meröppen tid finns ingen ordningshållande personal på plats, utan
ansvaret för att samspelet besökarna emellan fungerar hamnar på just
besökarna. Detta har på meröppna bibliotek då och då lett till
meningsskiljaktigheter och konflikter mellan besökare.
Installation av övervakningskameror i bibliotekslokalen utgör ytterligare en
trygghetsskapande åtgärd.
Jämställdhet
Tätt knuten till säkerhetsfrågan är jämställdhetsfrågan och allas möjligheter att
använda det meröppna biblioteket. Alla – män, kvinnor, gamla, unga – ska
känna sig trygga i biblioteket under meröppettid. Det fysiska rummet behöver
anpassas efter detta, med till exempel låga hyllor, placering av dessa samt god
belysning både ute och inne. Ett meröppet bibliotek kräver att lokalen är
överblickbar för låntagaren och att denne ska kunna vistas där utan att känna
obehag.
Personalen
Vid de fyra biblioteken i Väster arbetar i nuläget ca 20 personer, varav de flesta
är bibliotekarier.
Yrkesrollen
Meröppet betyder inte att det blir mindre arbete för bibliotekspersonalen, eller
att biblioteket går att driva med mindre personal. Snarare har det visat sig att
meröppet genererar mer arbete, och framförallt är det de tunga och
okvalificerade arbetsuppgifterna med bokhantering som ökar (till exempel
bokuppsättning, tömning av återlämningsmaskiner, hantering av reserverade
böcker, städning av hyllor osv). Detta är också de arbetsuppgifter som kan leda
tillförslitningsskador. Bibliotekarier på flera meröppna bibliotek vittnar om
ovanstående, det vill säga att det blir mer tid till städning och bokhantering,
och mindre tid till att driva verksamheten framåt, arbeta med samlingarna och
till att planera och genomföra programverksamhet.
Det meröppna biblioteket fungerar bara om det råder en tydlig ordning på
hyllorna och bibliotekarierna måste vara närvarande i sin frånvaro för att
kommunicera med besökarna utifrån skyltar, tydlighet och information. Utifrån
Västerbibliotekens höga besökssiffror finns det anledning att känna viss oro
inför att dessa fysiskt monotona arbetsuppgifter kan komma att bli
överväldigande och dessutom stjäla tid från det mer kvalitativa
bibliotekariearbetet. Meröppna bibliotek kan även attrahera besökare från
andra stadsområden, vilket ytterligare kan öka mängden bokhantering.
Meröppet medför även arbete med saker som under öppettider kommuniceras
över disk, men som på de flesta meröppna bibliotek möter bibliotekarierna i
form av en stor mängd lappar och anteckningar kring önskemål, klagomål,
problem och idéer. Detta ökar risken för missförstånd och fel och genererar
merarbete för personalen.
7 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
Bibliotekarier besitter en kompetens som inte återfinns någon annanstans i
samhället. Kompetensen rör dels det rent bibliotekariska; att kunna välja ut och
hitta litteratur, att jobba läsfrämjande och litteraturförmedlande och att
strategiskt bygga en boksamling, men den rör också kunskapen om att
systematiskt kunna organisera och återfinna information, både i fysiska böcker
och digitalt. Detta är kompetenser som medborgarna även framledes kommer
att behöva i allt högre utsträckning.
Omstrukturering av arbetsscheman kommer med all sannolikhet att bli
nödvändig, framförallt under den tidigare delen av dagen då till exempel
dagstidningarna bör finnas tillgängliga och lokalen i övrigt ska ställas i ordning.
Arbetsmiljön
Bibliotek är en plats dit allmänheten äger tillträde och dit alla är välkomna.
Detta innebär att medvetenheten om och risken för hot och våld är påtaglig i
en bibliotekaries vardag, och detta är över lag ett av de största
arbetsmiljöproblemen i bibliotekariearbetet. Det finns en oro att problemen
med hot och våld skall öka om personer fritt kan ta sig in och ut ur biblioteket
med hjälp av lånekort.
Ett bekymmer är hanteringen av dagskassor i en lokal där det fortfarande finns
besökare. I dagsläget hanteras inga kassor under öppettid, utan de räknas och
transporteras till och från kassalådan när biblioteket är stängt. Under meröppet
skulle personalen behöva hantera dagskassan i närvaro av besökare, vilket är en
säkerhetsrisk. En annan säkerhetsrisk är avsaknaden av personalingångar på
både Tygelsjö, Bunkeflostrand och Bellevuegården.
Bibliotekarier på meröppna bibliotek vittnar om att besökarna har svårt att
skilja på meröppen och bemannad tid, och detta är något som måste
kommuniceras tydligt. Den fysiska lokalen och samlingarna är viktiga
arbetsredskap för bibliotekarierna och det kan bli problem med att ostört
kunna röra sig i biblioteket under meröppen tid. Detta problem handlar främst
om biblioteket har meröppen tid på morgonen, när hyllor behöver städas eller
gallras, reserverade böcker ska hanteras eller när större omflyttningar av böcker
eller möbler behöver göras. Det kan för en användare vara svårt att förstå när
bibliotekarien är tillgänglig eller ej, vilket kan innebära att bibliotekarien får
besvara frågor och hjälpa till med ärenden under meröppettid. Detta kan skapa
en stress för personalen. Denna oförståelse för skillnaden mellan meröppen
och bemannad tid kan också öka risken för hot och våld. Att biblioteken
(förutom Limhamnsbiblioteket) saknar personalingångar är en annan sida av
samma mynt, eftersom bibliotekarierna då behöver passera både lokalen och
den låsta ytterdörren för att kunna lämna arbetsplatsen.
Det är de så kallade inre arbetsuppgifterna som driver verksamheten framåt.
Utan bokinköp, planering av program och övrig inre verksamhet blir
biblioteket ett statiskt bokrum i stället för en rörlig verksamhet som utvecklas i
takt med samhället i övrigt.
Framtiden
Det finns en oro att meröppet kommer att innebära neddragningar av
personalen på biblioteken. Så har fallet varit i Danmark, men i Sverige har man
på många håll blivit från politikers håll försäkrat personalen om att meröppet
8 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
inte ska påverka personaltätheten. Trots detta kvarstår oron över detta. Denna
oro, att tjänster skall dras in eller pensionsavgångar inte tillsättas, finns också
hos personalen på biblioteken i Väster.
Redan nu finns det få ”luckor” i bibliotekariens arbetsdag, med dels yttre tjänst
i lånedisken, det inre arbetet och programverksamhet. När någon är sjuk är det
svårt att pussla ihop dagarna och biblioteken skulle snarare behöva åtminstone
någon ytterligare tjänst för att få ett schema som fungerar på lång sikt. Mindre
tid till de inre arbetsuppgifterna med exempelvis urval, planering av
samlingarna, planering och genomförande av program och verksamhetsutveckling, betyder på sikt att servicen på biblioteket blir sämre och att det blir
svårare för besökarna att hitta den information de söker och att det finns färre
programpunkter för besökarna att delta i.
Bibliotekarierna i Väster önskar med andra ord en försäkran om att meröppet
inte kommer att påverka beslut kring nya tjänster och kring tillsättandet vid
exempelvis pensionsavgångar.
9 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
Åtgärder för att kunna införa meröppet på respektive
bibliotek
Gemensamt för alla biblioteken












System för meröppet, kostnad ca 100 000 – 110 000 kr/bibliotek.
RFID – utlåningssystem baserat på chip i stället för streckkoder. Detta är
under utredning och ett centralt beslut för hela Malmö fattas våren 2015.
Relästyrd belysning
Teknisk support från ex Malmö stad och Stadsbibliotekets
systemavdelning
Nya och säkrare ut- och återlämningsmaskiner
Nya och större återlämningslådor till återlämningsmaskinerna
SIP2-licenser för att bibliotekssystemet Sierra ska kunna kommunicera
med meröppetsystemet, kostnad ca 10 000 kronor per bibliotek
System där låntagare själva kan boka de publika datorerna med hjälp av
lånekort
Tillstånd för kameraövervakning
Möjligheter att låsa in och stöldsäkra ex datorer (i disken och publika,
kassaapparater, telefon, iPads mm)
Hitta ett system för att hantera betalning för utskrift och kopiering under
meröppettid
Möjlighet till närvaro av väktare kring stängning under den inledande
perioden
Bellevuegården







Ny ytterdörr med elslutsbleck
Nya utrymningsvägar med elstyrda lås
Säkrare dörrar in till personalutrymme och sagorum, för att förhindra
inbrott och stöld där
Nya dörrar till toaletterna, för att slippa nyckelhantering till dessa
Ökad belysning utvändigt
Personalingång
Larm i två zoner (arbetsrum och publik del)
Bunkeflostrand







Personalingång
Lokalen delas i nuläget med andra verksamheter, kan bli problematiskt
Entren har två dörrar, vilka behöver larmas
Ökad belysning utvändigt
Nya utrymningsvägar
Galler och/eller lås för fönstren
Utlåningsmaskin
10 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster
Limhamn





Planering av meröppet i samband med bygget av det nya biblioteket, t ex
vid val av entrédörrar, dörrar till personalutrymmen och utrymningsvägar
Larm i två zoner (arbetsrum och publik del)
Bra belysning runt biblioteket
Vagnar eller hyllor för återlämnade böcker
Eventuellt ett bokinkast
Tygelsjö









Dialog och avtal med skolan för att få kontroll och befogenheter över de
dörrar som leder in till biblioteket
Säkrare, låsbara dörrar in till personalutrymmen, för att förhindra inbrott
och stöld där
Se över tillgängligheten för rullstolsburna, vilka idag enbart kan nå
bibliotekets övervåning via hiss. Kan den involveras i meröppetsystemet
och i så fall hur?
Tillgång till vaktmästare, då skolans vaktmästare inte finns tillgänglig
under exempelvis sommarlovet
Säkrare besöksräknare
Tydligare utrymningsplan med skyltar osv
Ökad belysning utomhus
Personalingång
Larm i två zoner (arbetsrum och publik del)
Riskanalys
Här följer en lista på de risker projektgruppen identifierat under arbetets gång.











Stora kostnader för att meröppetanpassa lokalerna
Malmö stads digitala miljö, där stadsområde Väster själva har litet
inflytande över publika datorer, uppkoppling mm och behöver ett system
för support
De ålderdomliga och osäkra återlämningsmaskiner biblioteken har idag
Bibliotekens geografiska omgivning med storstaden och dess problem och
brottslighet inpå knuten
Upprepade stölder av allt från teknik till glödlampor
Dålig belysning av miljöerna kring biblioteken
Ökade fasta kostnader för biblioteken kan göra att sparkrav kan drabba
biblioteken och dess verksamhet ännu hårdare än vad de redan gör, vilket
leder till sämre service
Avsaknad av ett bokningssystem för de publika datorerna
Avsaknad av ordningshållande personal under meröppettid
Mer arbete med fysiskt tunga arbetsuppgifter kring bokhantering, mindre
tid till att utveckla och driva verksamheten framåt
Större risk för missförstånd och fel samt merarbete när besökare och
personal inte kan kommunicera över disk utan snarare via lappar
11 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster








Ökad risk för hot och våld, dels besökare emellan men också när
bibliotekspersonalen rör sig i lokalen under meröppettid
Hantering av dagskassor i en lokal där besökare finns
Bristen på personalingångar så att personal tryggt kan anlända och lämna
biblioteket vid arbetsdagens början och slut
Svårare för personalen att ostört arbeta i och med lokalen
Ökning av ärenden till kravavdelningen gällande exempelvis påstått
återlämnade böcker
Svårighet för besökarna att skilja meröppen tid från bemannad öppettid
Meröppets påverkan på personaltätheten – att tjänster vid ex pensionsavgångar inte kommer att tillsättas
Liten samlad erfarenhet och kunskap kring meröppet i storstäder.
12 │ Avdelningen för områdesutveckling │ Meröppet på biblioteken i Väster