Protokoll _regionstyrelsen_150128
Bilaga § 3 Kortversion Nationellt vårdprogram för palliativ vård 2012–2014 Version 1, april 2012 Regionalt cancercentrum Stockholm Gotland [email protected] Kortversion Nationellt vårdprogram för palliativ vård 2012-2014 ISBN: 978-91-85947-34-8 Stockholm, april 2012 2 Innehållsförteckning 1. BAKGRUND ...........................................................................5 2. PALLIATIV VÅRD ...................................................................7 3. ETIK ....................................................................................9 4. ÖVERGÅNG TILL PALLIATIV VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE........... 11 5. SAMTAL I LIVETS SLUTSKEDE............................................... 13 5.1 Livsuppehållande behandling ........................................... 15 6. TILLGÅNG TILL VÅRD- OCH OMSORGSPERSONAL.................... 16 7. STRUKTURERAT ARBETSSÄTT ............................................... 17 8. KVALITETSUPPFÖLJNING ...................................................... 18 9. VÅRDÅTGÄRDER I LIVETS SLUTSKEDE ................................... 19 9.1 Välbefinnande ............................................................... 19 9.2 Hudvård och trycksår ..................................................... 19 9.3 Munhälsa ...................................................................... 20 9.4 Elimination – urin och avföring ........................................ 20 9.5 Vätska och näring .......................................................... 20 10. SYMTOMLINDRING .............................................................. 21 10.1 Lindring vid andnöd ...................................................... 21 10.2 Lindring av rosslande andning ....................................... 21 10.3 Lindring vid förvirring ................................................... 22 10.4 Lindring av illamående .................................................. 23 10.5 Lindring av smärta ....................................................... 23 10.6 Lindring av ångest........................................................ 25 11. NÄRSTÅENDESTÖD .............................................................. 26 12. EFTERLEVANDESAMTAL........................................................ 27 13. DIAGNOSSPECIFIKA ÅTGÄRDER VID SYMTOMLINDRING I LIVETS SLUTSKEDE ............................................................. 28 13.1 Demenssjukdomar ....................................................... 28 13.2 Hjärtsjukdom............................................................... 28 13.3 Kroniskt obstruktiv lungsjukdom (KOL) ........................... 29 13.4 Motorneuronsjukdomar ................................................. 29 13.5 Stroke ........................................................................ 29 13.6 Tumörsjukdomar.......................................................... 30 14. DEFINITION AV OLIKA BEGREPP ENLIGT SOCIALSTYRELSEN .... 31 15. CHECKLISTA VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE ............................... 33 3 16. VID BEHOVSORDINATIONER FÖR ALLA PATIENTER I LIVETS SLUTSKEDE OAVSETT DIAGNOS............................................ 34 17. MUNVÅRD .......................................................................... 35 18. ORDLISTA .......................................................................... 36 4 Det första Nationella vårdprogrammet för palliativ vård i Sverige är nu publicerat. Vårdprogrammet beskriver palliativ vård oberoende av diagnos, ålder, etnicitet, bakgrund eller andra faktorer. Kortversionen som du håller i din hand, är ett komplement avsett att vara till hjälp i det dagliga palliativa arbetet. Den har fokus på allmän palliativ vård i livets slutskede, d.v.s. den vård som ska kunna ges av all vårdpersonal inklusive läkare inom såväl hemsjukvård, kommunala boendeformer och på sjukhus till alla patienter oavsett diagnos. Man kan uttrycka det som ”av alla, för alla, överallt”. I det fullständiga dokumentet, som finns på www.cancercentrum.se, kan du läsa mer. Vårdprogrammet som beskriver kunskapsområdet skapar tillsammans med Svenska Palliativregistret (ett kvalitetsregister där alla dödsfall bör registreras) förutsättningar för en förbättrad vård i livets slutskede. Människor som vårdas i livets slutskede finns inom i stort sett all öppen som sluten sjukvård samt inom den kommunala vården. I ett flertal parlamentariska utredningar, t.ex. Prioriteringsutredningen1, Slutbetänkandet ”Döden angår oss alla, Värdig vård vid livets slut” 2 samt i En nationell cancerstrategi3, konstateras att vården i livets slutskede är ett område där det finns brister och stora regionala skillnader. Bristerna gäller framför allt medicinska insatser, bemötan de, information och stöd till närstående. Varje år avlider cirka 1 % av Sveriges befolkning (90–93 000 personer) och de allra flesta av dessa har nytta av den palliativa vårdens innehåll. Visionen är att alla människor med sina unika behov, ska tillförsäkras en värdig och välfungerande vård vid livets slut. Palliativ vård i livets slutskede av god kvalitet ska kunna bedrivas såväl vid palliativa verk samheter som brett inom hela sjukvårdssystemet och den kommunala omsorgen. Mycket kunskap och erfarenhet har under de senaste åren samlats hos dem som huvudsakligen arbetar med döende människor. En utmaning har varit att från denna erfarenhetsmässiga och evidensbaserade kun 1 Vårdens svåra val, Slutbetänkande av Prioriteringsutredningen, SOU 1995:5 Döden angår oss alla, Värdig vård vid livets slut, Slutbetänkande från Kommittén om vård i livets slutskede, SOU 2001:6 3 En nationell cancerstrategi för framtiden, Betänkande av Utredningen En nationell cancerstrategi, SOU 2009:11 2 5 PALLIATIV VÅRD 1. BAKGRUND skap ta fram ett vårdprogram som kommer patienten/vårdtagaren till del, oavsett om vården sker på sjukhus, i hemsjukvården eller inom kommunala boendeformer. PALLIATIV VÅRD Då livet går mot sitt slut finns behov av ett strukturerat arbetssätt för att tillförsäkra kvalitet i det medicinska och omvårdnadsmässiga omhändertagandet. Arbetssättet förutsätter ett gemensamt språk, gemensam värdegrund och vision, en definition av den palliativa vård processen, en definition av ett konkret vårdinnehåll, mätbara mål och ett utifrån uppnådda resultat initierat förbättringsarbete. 6 2. PALLIATIV VÅRD Palliativ vård bygger på ett palliativt förhållningssätt som kännetecknas av en helhetssyn på människan samt en strävan att stödja individen till att kunna leva med värdighet och med största möjliga välbefinnande till livets slut, oavsett ålder och diagnos. Palliativ vård syftar till att förebygga och lindra lidande genom tidig upptäckt, noggrann analys och behandling av fysiska, psykiska, sociala och existentiella problem. Livets slutskede innebär att döden är oundviklig inom en överskådlig framtid. Det huvudsakliga målet med vården ändras från att vara livsförlängande till att vara lindrande och stödjande. Arbete i team med olika yrkesgrupper är utmärkande för palliativ vård. Tillgång till sjuksköterske- och läkarkompetens dygnet runt är en förutsättning för att kunna bedriva god palliativ vård i livets slutskede. När patientens behov så kräver, ska specialiserad palliativ kompetens finnas att tillgå, i första hand för konsultation och vid behov för remittering. När en patient med palliativ vård ska överföras till en annan vårdenhet är det av största vikt att förmedla information i form av en sammanfattning av tidigare och aktuell sjukhistoria, fortsatta läkemedelsordinationer, eventuell överkänslighet, vilka medicinska och omvårdnadsmässiga insatser som är aktuella och vad man kan förvänta sig inom den närmaste framtiden. Det är svårt att exakt förutsäga hur lång tid en svårt sjuk människa har kvar att leva. Istället för en precis definition får vi istället ofta tänka i termer av "att döden är oundviklig inom en överskådlig framtid", vilket innebär att det bara finns en kort tid kvar i livet, kanske några timmar, dagar, veckor eller månader. Svårt sjuka och närstående som har insikt om situationen har mycket större möjligheter att planera för och ta vara på den sista tiden i livet. 4 Palliativ vård enligt Världshälsoorganisationen (WHO), 2002 7 PALLIATIV VÅRD Syftet med palliativ vård och behandling i livets slutskede är inte att förlänga livet, utan att hjälpa personen att uppnå bästa möjliga livs kvalitet genom att främja välbefinnande och att ge god symtomlind ring4. Den palliativa vårdens värdegrund kan sammanfattas i fyra ledord: närhet, helhet, kunskap och empati. PALLIATIV VÅRD Vissa sjukdomar är redan vid diagnostillfället inte möjliga att bota. Detta gäller nästan alltid vid spridd tumörsjukdom men även vid många andra kroniska sjukdomar. Det är ibland svårt att avgöra när en sjukdom som inte går att bota, t.ex. diabetes, kroniskt obstruktiv lungsjukdom (KOL), hjärtsvikt eller s.k. ”multisjuka” (personer som har flera sjukdomar), går över till palliativ vård i livets slutskede. Det är av yttersta vikt att läkaren i samråd med andra yrkesgrupper försöker bedöma när detta skede av sjukdomen inträder. Den s.k. brytpunkten till palliativ vård i livets slutskede innebär att målet med vården förändras från att vara livsförlängande till att vara lindrande. Oftast är symtomen, t.ex. smärta och oro, under den sista tiden i människors liv mycket likartade, då döende människors behov till stora delar inte beror på vilken sjukdom man har. Brytpunkt till palliativ vård i livets slutskede Död Livets slutskede Kronisk sjukdom Sorg Figur 1. Övergång mellan kronisk sjukdom och den del som vårdprogrammet avser att belysa. 8 3. ETIK Den traditionella etiska plattformen för prioriteringar inom hälso- och sjukvården består av tre principer: x människovärdesprincipen x behovs- och solidaritetsprincipen x kostnadseffektivitetsprincipen Dessa fyra är: x godhetsprincipen – att göra gott x icke skadaprincipen – att inte skada x rättviseprincipen – att vara rättvis x autonomiprincipen – självbestämmande En etisk konflikt kan uppstå om olika principer ställs mot varandra, exempelvis vårdarens vilja att behandla (godhetsprincipen) och indi videns rätt att avstå (autonomiprincipen). Ytterligare exempel på en etisk konflikt är möjligheten för patienten till kortare livsförlängning med t.ex. cytostatikabehandling av långt framskriden lungcancer (godhetsprincipen), men detta till priset av ev. kraftfulla biverkningar och bundenhet till sjukhusvård (icke skadaprincipen). För att innehållet i ett beslut ska anses vara etiskt välgrundat och kunna genomsyra den fortsatta vården – så att den gagnar individen bäst – är det viktigt att hela vårdteamet är delaktigt i den etiska diskussionen och att olika etiska aspekter genomlysts på ett strukturerat sätt. Två frågor, som kompletteras med Hälso- och sjukvårdslagens5 lag stadgade rätt att avstå behandling, kan hjälpa oss i denna svåra kliniska vardag för att se vilka åtgärder som gagnar individen. Det är ”Vad kan vi göra?” (maximal insats) och ”Vad bör vi göra av det vi kan göra?” 5 Hälso- och sjukvårdslagen jämte vissa tillhörande författningar.SFS 1982:763. Stockholm: Statens nämnd för utgivande av förvaltningsrättsliga publikationer. Liber distribution. 9 PALLIATIV VÅRD Ytterligare fyra etiska principer kan utgöra en vägledning för vårdpersonal i kontakten med patienten vid svåra vägval. PALLIATIV VÅRD (optimal insats). Det är aldrig tillåtet att utföra ingrepp, åtgärder eller handlingar med mening att orsaka en människas död. 10 4. ÖVERGÅNG TILL PALLIATIV VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE Enligt Hälso- och sjukvårdslagen6 ska respekt visas för patientens självbestämmande och integritet och vården ska så långt det är möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten. Vid vården av en svårt sjuk person kan nedanstående situationer och kriterier vara tillfällen då det kan röra sig om övergång till palliativ vård i livets slutskede. Man bör då diskutera inriktningen på vården med den sjuke och de närstående. x under den senaste tiden har fått svårare att klara av aktiviteter i det dagliga livet (ADL), t.ex. är mestadels sängliggande. x kommer från särskilt boende till akutsjukhuset på grund av försämring som inte är möjlig att behandla. x har en avancerad kognitiv funktionsnedsättning, d.v.s säga mental nedsättning som man kan få vid t.ex. demenssjukdom. x eller närstående önskar att livsförlängande behandling avbryts eller inte inleds. När det finns: x behandlingsbegränsning, exempelvis ”Ej hjärt-lungräddning” (”Ej HLR”). x olika uppfattningar om att påbörja eller avbryta livsförlängande behandling. x oklarheter kring målet med vården. x otillfredsställande symtomlindring. x diskussioner kring nutritionsstöd, t.ex. perkutan endoskopisk gastrostomi (PEG). 6 Hälso- och sjukvårdslagen jämte vissa tillhörande författningar. SFS 1982:763, Stockholm: Statens nämnd för utgivande av förvaltningsrättsliga publikationer. Liber distribution. 11 PALLIATIV VÅRD När den redan svårt sjuke: Palliativ vård i livets slutskede bör också övervägas vid följande situa tioner, när man uteslutit att det inte finns något sjukdomstillstånd som man kan behandla. Personen: x är sängbunden. x sover större delen av dygnet. x inte kan svälja mediciner. PALLIATIV VÅRD x bara kan dricka små klunkar vatten. 12 För att på bästa sätt kunna respektera individens autonomi och integritet då man möter personer med livshotande sjukdom, måste man känna till personens föreställningar, förhoppningar, farhågor och hans eller hennes egna ställningstaganden. Den sjuke bör få så mycket kunskap om sin sjukdom som han eller hon behöver och önskar, för att ta ställning till erbjudna behandlingar och vårdåtgärder. Vid tidpunkten för övergången till palliativ vård i livets slutskede bör personen redan vara på det klara med att livsuppehållande behandling inte längre är aktuell utan att fokus i vården ligger på livskvalitet och symtomlindring. Om så inte är fallet måste ett s.k. brytpunktssamtal genomföras. Man behöver inte tveka att berätta om obehagliga eller ”svåra” besked, men göra det på ett tydligt och medkännande sätt och i den sjukes egen takt utifrån vad han eller hon vill veta. Om patienten så önskar, bör man involvera de närstående i samtalen och låta dem beskriva sina föreställningar, förhoppningar och far hågor. Inte sällan kan man upptäcka olika missförstånd och rätta till dem. Om patienten p.g.a. kognitiv svikt (t.ex. demens) inte kan till godogöra sig information, hålls brytpunktssamtalet med närstående i stället. Frågan om hur lång tid som återstår är vanlig och viktig både för den sjuke själv och för de närstående. Även om tidsprognosen är mycket osäker kan det i livets slutskede vara viktigt att förmedla vilken stor leksordning det rör sig om (timmar, dagar eller veckor). Detta kan möjliggöra en diskussion i familjen om vad tiden ska användas till – ett sista besök hemma/i stugan, viktiga personliga möten eller beslut i ekonomiska frågor. I de flesta fall behöver personen och/eller de närstående också få möjlighet till uppföljande samtal med någon annan teammedlem, t.ex. kurator eller sjuksköterska. Samtalen bör dokumenteras noga så att de som ansvarar för vården och omsorgen känner till vad som är överenskommet. 13 PALLIATIV VÅRD 5. SAMTAL I LIVETS SLUTSKEDE Förslag till struktur vid informerande samtal: x Förbered samtalet noga, kontrollera medicinska fakta, beslut om deltagare, avsätt tid, boka lokal, stäng av sökare och telefon. x Vad vet/uppfattar/tror/befarar patienten om sin sjukdom eller situation? x Hur mycket vill patienten veta? x Förvarna om du har oväntade och svåra besked att lämna. x Informera på inkännande och tydligt sätt. Pausera ofta och kontrollera att patienten förstått. PALLIATIV VÅRD x Var beredd på och stöd olika känsloyttringar. x Planera gemensamt för fortsatt behandling och information. Använd gärna rådgivare, men var noga med kontinuiteten med patienten. Senast i samband med att brytpunktssamtalet genomförs bör arbetsteamet även göra följande: x fråga var patienten/vårdtagaren vill vårdas. x informera om och vid behov förmedla kontakt med samhällets övriga tillgängliga stödinsatser. x informera om patientens/vårdtagarens rätt att tacka nej till föreslagna vårdåtgärder. x informera om närståendepenning, information finns på http://www.forsakringskassan.se/sjukvard/narstaendepenning x etablera tydliga kontaktvägar; t.ex. vilka närstående ska kontaktas vid försämring och/eller ökat hjälpbehov och deras aktuella telefonnummer, men också hur de närstående kan komma i kontakt med vårdpersonalen. x informera närstående om möjligheten till samtalsstöd och del tagande i omvårdnaden av patienten/vårdtagaren. x revidera läkemedelslistan och ordinera vid behovsläkemedel i injektionsform (se kapitel 16). x avsluta omvårdnadsåtgärder, medicinska undersökningar och provtagningar som inte längre gagnar patienten/vårdtagaren. x initiera rutin för bedömning av symtom och munhälsa. 14 Vid palliativ vård i livets slutskede förändras vårdens mål så att direkt livsuppehållande åtgärder inte är aktuella. Detta inkluderar naturligtvis även hjärt-lungräddning, även om just denna åtgärd inte särskilt har specificerats. Beslut om ”Ej HLR” ska grundas på medicinsk bedöm ning och fattas av leg. läkare som ansvarar för vården av patienten. I de fall läkaren bedömer att hjärt-lungräddning inte har potential att rädda patientens liv, d.v.s. i praktiken vid palliativ vård i livets slut skede – eller i de fall patienten själv har framfört att hjärt-lungrädd ning inte ska genomföras – ska läkaren dokumentera sitt beslut om ordinationen ”Ej HLR” så att all vårdpersonal som ansvarar för vården av patienten, har omedelbar tillgång till informationen. Som stöd vid dessa situationer och beslut skall man följa Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:77. Där stadgas att verksamhetschefen ska ansvara för att det för en patient med ett livshotande tillstånd ska utses en leg. läkare som fast vårdkontakt. Detta ska göras så snart som möjligt efter det att en behandlande läkare har konstaterat tillståndet. Den fasta vårdkontakten ska ansvara för planeringen av patientens vård. Vid planeringen ska den fasta vårdkontakten: x fastställa målen för vården. x fastställa delmålen för de olika behandlingar och åtgärder som ingår i vården. x ta ställning till hur patientens behov av hälso- och sjukvård ska tillgodoses. Denna planering ska i möjligaste mån ske i samråd med patienten. 7 Livsuppehållande behandling, SOSFS 2011:7 (M). Socialstyrelsens författningssamling. Edita Västra Aros, Västerås, 2011. 15 PALLIATIV VÅRD 5.1 Livsuppehållande behandling 6. TILLGÅNG TILL VÅRD- OCH VÅRDKVALITET OMSORGSPERSONAL Tillgång till sjuksköterske- och läkarkompetens dygnet runt är en förutsättning för att kunna bedriva god palliativ vård i livets slutskede. När patientens behov överstiger den lokala kompetensen bör speciali serad palliativ kompetens finnas att tillgå både för konsultation och vid behov remittering. När en palliativ patient överförs till en annan vårdenhet är det viktigt att förmedla vilken information som getts till vem, vårdens aktuella inriktning samt en sammanfattning av relevant tidigare och aktuell sjukhistoria, ev. fortsatta ordinationer, över känslighet samt relevanta statusfynd, vilka medicinska och omvård nadsmässiga insatser som är aktuella just nu och vad man kan förvänta sig inom den närmaste framtiden. En aktuell läkemedelslista inkl. vid behovsordinationer mot andnöd, rosslingar, förvirring, illamående, smärta och ångest i injektionsform är av största betydelse. 16 7. STRUKTURERAT ARBETSSÄTT I den palliativa vården är det viktigt att man arbetar förebyggande. Det innebär att försöka ligga steget före och förstå vad som är vanligt förekommande problem, situationer och symtom. x Liverpool Care Pathway (LCP) är en standardvårdplan för döende patienter under de sista dygnen/veckan i livet. Du kan läsa mer på http://www.lcp.nu/pages/404.asp?menuID=27. Du kan även kontakta LCP koordinationscentum Stockholms Sjukhem [email protected] x The Edmonton Assessment Scale (ESAS) är en metod för intensi tetsskattning av tio vanliga symtom. x Med en visuell analog skala (VAS) eller numeric rating scale (NRS) kan man mäta smärtintensitet. Om patienten/vårdtagaren har svårt att uttrycka sig muntligt, t.ex. vid demenssjukdom, kan man använda Abbey Pain Scale eller Doloplus 2. x ”De sex S:n” är en modell som kan fungera som hjälp för att för verkliga en god palliativ vård genom ett strukturerat arbetssätt. Syftet är att främja en personcentrerad vård där den enskilde patientens behov, värderingar och livsstil är centrala utgångs punkter vid planering, genomförande och utvärdering av vården. ”S:n” står för: ¾ Självbild ¾ Självbestämmande ¾ Sociala relationer ¾ Symtom ¾ Sammanhang ¾ Strategier Du kan läsa mer på http://www.esh.se/forskning/enheten-foer forskning-i-palliativ-vaard.html 17 VÅRDKVALITET I ett strukturerat arbetssätt ingår regelbunden bedömning, uppfölj ning, dokumentation och överrapportering. Hjälpmedel för att kvalitetssäkra vården i livets slutskede kan vara att arbeta med standardvårdplaner, skattningsinstrument för olika symtom (t.ex. smärta, munhälsa, trycksår) och checklistor. Nedan beskrivs kortfattat några exempel. 8. KVALITETSUPPFÖLJNING Svenska Palliativregistret är ett nationellt kvalitetsregister med syfte att vara ett hjälpmedel i arbetet med en förbättrad palliativ vård. Målet är att alla dödsfall oavsett dödsorsak och dödsplats ska registreras. Via registrets hemsida får deltagande enheter ett hjälpmedel för att följa den egna verksamhetens kvalitet av den givna vården i livets slutskede. Vårdenheterna kan se om man lever upp till den vårdkvalitet som be skrivs i Nationella vårdprogrammet för palliativ vård. Viktiga områ den för det kontinuerliga förbättringsarbetet kan identifieras. VÅRDKVALITET Mer information finns att hämta på registrets hemsida http://www.palliativ.se/mainfrm.aspx 18 9. VÅRDÅTGÄRDER I LIVETS SLUTSKEDE Att främja välbefinnande och att ge god symtomlindring är de absolut viktigaste uppgifterna för vårdpersonalen vid vård av svårt sjuka och döende människor. Den sjukes fysiska, psykiska, sociala och existen tiella behov ska tillgodoses. Den döende människan förlorar successivt sina förmågor till aktiviteter i dagligt liv och behöver, oberoende av diagnos, hjälp med omvårdnaden. Det är viktigt att den sjuke får behålla sin värdighet, känna meningsfullhet och får hjälp att leva så optimalt det går, livet ut. Det blir betydelsefullt att endast genomföra de åtgärder som gagnar den svårt sjuke och att avstå från insatser som inte bidrar till välbefinnandet. Prioriterat blir symtomlindring samt åtgärder i relation till munvård, tryckutsatta hudområden och elimina tion. Dessutom är det av vikt att skapa en så lugn och trygg miljö som möjligt, oavsett var den svårt sjuke vårdas. Närstående behöver ses och stöttas oavsett om vården sker i hemmet, på sjukhus eller inom andra vårdformer. För att säkerställa bästa möj liga omvårdnad i livets slutskede krävs närhet och närvaro. 9.2 Hudvård och trycksår Det är betydelsefullt för den svårt sjuke att han/hon är ren, doftar som vanligt och känner sig så fräsch som möjligt. Använd gärna personens egen tvål, parfym och rakkräm. Målsättningen är att den svårt sjuke ska ligga bekvämt i en ren säng. Vänd ofta på kuddar och använd gärna stillsam beröring. Att smörja händer och fötter och ge mjuk massage kan minska oro och öka välbefinnandet. Lägesändringar i relation till symtom och för att förebygga trycksår är viktiga, men under livets sista timmar och om personen ligger lugnt och behagligt undviker man ofta vändschema. Små lägesförändringar (30 graders sidoläge) och olika sorters madrasser kan användas i tryckförebygg ande syfte. 19 SYMTOMLINDRING 9.1 Välbefinnande 9.3 Munhälsa Att vara fräsch i munnen är mycket betydelsefullt för livskvalitet och välbefinnande. Att fukta munnen regelbundet är ett sätt att motverka den muntorrhet som är vanligt förekommande i livets slutskede. Närmare tips om hur munvård kan genomföras finns i kapitel 17. SYMTOMLINDRING 9.4 Elimination – urin och avföring Problem med inkontinens och/eller svårigheter att tömma blåsan (urinretention) är vanligt de sista dagarna i livet. Vid oro och förvirring bör urinretention uteslutas som orsak. Hos svårt sjuka med urininkon tinens kan en kvarliggande kateter vara en lösning. I annat fall handlar det om att hålla personen ren, torr och luktfri. Återigen gäller regeln om den sjukes värdighet och högsta möjliga välbefinnande. Omvårdnad i relation till tarmfunktionen de sista dagarna i livet hand lar om att åtgärda nytillkomna problem. Även förstoppning kan vara orsak till oro och förvirring. Detsamma gäller vid avföringsinkonti nens, som kan vara ett symtom på hårda avföringsklumpar (fekalom). Mjuk undersökning av buken och ändtarmen är ofta tillräcklig för att bedöma om den svårt sjuke är förstoppad. 9.5 Vätska och näring Människor i livets slutskede har mycket begränsad ork, vilar/slumrar en stor del av dagen, orkar knappt ur sängen eller att delta i ett längre samtal. Detta är naturliga steg i döendeprocessen då kroppens organ system successivt sviktar. Många slutar också efter hand att äta och dricker allt mindre. Frågan om att ge eller avstå vätska och näring i livets slut väcker ofta frågor och känslor, framförallt hos närstående, ibland också inom olika personalgrupper. Grundprincipen vid palliativ vård i livets slutskede är att droppbehandling med vätska eller näring inte gagnar patienten och därför ska avbrytas eller inte inledas i detta skede. Aktiv munvård är ett bättre alternativ. 20 Att ge en god symtomlindring är en av de absolut viktigaste upp gifterna för vårdpersonalen vid vård av svårt sjuka och döende människor. Genom att förebygga, tidigt upptäcka och behandla problem av olika karaktär, t.ex. olika symtom, ges både den sjuke och de närstående möjlighet till så god livskvalitet och välbefinnande som möjligt under den sjukes sista tid i livet. Studier har visat att symtom som smärta, andnöd, förvirring, illamående och ångest förekommer i ungefär samma omfattning, oavsett vilken diagnos patienten har. För att upptäcka eventuella symtom är det av största vikt att varje vård enhet har en rutin för hur patienterna ska tillfrågas om vad som besvärar dem och i vilken grad. Patienter med nedsatt mental förmåga bör bedömas med hjälp av observationsinstrument, t.ex. Abbey Pain Scale. I första hand ska man alltid eftersträva en orsaksinriktad behandling och om det inte är möjligt, kan man övergå till symtomlindrande behandling. Förslag på läkemedel finns i kapitel 16. 10.1 Lindring vid andnöd För att lindra andnöd ges opioid oralt eller parenteralt. Morfin är förstahandsval. Doseringen beräknas utifrån eventuell pågående opioidbehandling (kan behöva ökas 20–30 %). Om patienten inte redan behandlas med morfin eller någon annan opioid titreras en lindrande dos fram, förslagsvis i små steg från 5 mg per os eller 2,5 mg sc. Om behandlingsförsök med morfin och icke farmakologiska åtgärder (t.ex. lägesändringar eller förändrad andningsteknik) inte lyckas erbjuda lindring, bör en bensodiazepin prövas. Syrgasbehandling bör förbehållas patienter med påvisad hypoxi (=syrebrist d.v.s. syrgassaturation < 90 % i vila) och som får en dokumenterad lindring av åtgärden. 10.2 Lindring av rosslande andning Mot slutet av livet när krafterna avtar alltmer, när den svårt sjuke inte är i stånd att svälja, hosta upp slem och inte själv kan vända sig, kan en rosslande andning förekomma – ett symtom som inte plågar patienten men kan upplevas som obehagligt av närstående. Ofta är patienten inte vid medvetande när den rosslande andningen uppkommer. 21 SYMTOMLINDRING 10. SYMTOMLINDRING Behandling av rosslande andning kan vara farmakologisk, men omvårdnadsåtgärder som lägesändring i sängen inkl. en kortare stunds framstupa sidoläge och varsam munvård där munhålan torkas ren från slem och munslemhinnan fuktas, kan också lindra. Den antikolinerga substansen glykopyrron (t.ex. Robinul) kan ibland lindra, men också ha biverkningar som torra slemhinnor i mun och ögon samt risk för urinretention. Alternativet skopolamin är sämre på grund av större risk för förvirring/hallucinationer och är därför inte ett förstahandsval. SYMTOMLINDRING 10.3 Lindring vid förvirring En förvirrad patient är oförmögen att fatta beslut kring viktiga aspek ter på det återstående livet och på vård och behandling. Förvirringen gör också att det blir svårt att kommunicera. Det finns tre olika typer av förvirring. En patient med hyperaktiv för virring är agiterad, rastlös eller motoriskt orolig, medan en patient med hypoaktiv förvirring är motoriskt långsam eller stilla, tillbakadragen, trött och slö. Ibland förekommer båda parallellt (blandad typ). Mänsk lig närvaro, lugnt samtal, musik och försiktig beröring är viktiga omvårdnadsåtgärder för att lindra förvirringen. Närståendes röster är viktiga eftersom det välkända ofta inger trygghet. Taktil massage kan prövas. Haloperidol (t.ex. Haldol) är förstahandsvalet om läkemedelsbehand ling behöver tillgripas och kan doseras per oralt 0,5–2 mg, 1–2 gånger per dygn. Det ges ofta subkutant i samma dos och kan blandas med flera vanliga läkemedel (t.ex. opioid och midazolam) för kontinuerlig infusion via pump. Det är ovanligt att doser över 10 mg används utan konsultation av psykiatrisk expertis. Vid hyperaktiv eller blandad typ av förvirring kan midazolam behövas som komplement till ett neuroleptikum, ofta som kontinuerlig infu sion subkutant via pump. Initial dos om patienten inte tidigare stått på bensodiazepin kan vara 10–15 mg/24h. Midazolam har kort halveringstid och är därför lättstyrt. Vid motorisk oro i livets slutskede kan urinretention vara en behand lingsbar anledning. Har vårdenheten tillgång till en s.k. bladderscan (ultraljudsapparat för att mäta urinmängd i blåsan) kan denna orsak enkelt belysas. Annars bör provtappning med kateter övervägas. Vid blåsfyllnad på 3–4 dl eller mer kan en kvarliggande kateter (KAD) ha god effekt. 22 10.4 Lindring av illamående Vid ospecifikt illamående av oklart ursprung kan behandlingen inledas med en dopaminreceptorantagonist där haloperidol (t.ex. Haldol) 1–2,5 mg/dygn är ett alternativ. Andra förslag är metoklopramid (t.ex. Primperan). En kombination av metoklopramid och haloperidol rekommenderas som nästa steg. 10.5 Lindring av smärta God smärtlindring i livets slutskede kräver att man uppmärksammar såväl det fysiska lidandet som den psykiska smärtan, social problema tik och separation samt existentiella och andliga dimensioner av lidandet. Validerade smärtskattningsinstrument hjälper till att upptäcka om en person har smärta oavsett orsak eller underliggande sjukdom. Val av skattningsinstrument kan variera beroende på verksamhet och patient/ vårdtagare. Den visuella analoga skalan (VAS) är mest känd men ofta används en motsvarande elvagradig NRS-skala från 0 till 10 (numeric rating scale). För kognitivt sviktande patienter kan ”Abbey Pain Scale” eller Doloplus 2 vara ett alternativ. Såväl diagnostik som behandling av smärta ska baseras på den under liggande smärtmekanismen. En noggrann smärtanalys bör därför alltid göras. Det är angeläget att svårt sjuka patienter får veta att smärta kan lindras, men det går aldrig att lova total smärtfrihet. 23 SYMTOMLINDRING Illamående vid långt framskriden sjukdom och hos patienter i livets slutskede kräver ofta läkemedelsbehandling. Omvårdnadsåtgärder som undvikande av starka dofter (t.ex. matos) och hastiga lägesför ändringar är också viktiga. Om orsaken till illamåendet inte kan identi fieras bör behandlingen av illamåendet vara symtomatiskt. Oftast är det i detta skede av sjukdomen aktuellt att ge dessa läkemedel sub kutant. Områden att beakta vid smärtanalysen är: x intensitet: vila, rörelse, smärtgenombrott. x tidsperspektiv: variation över dygnet, akut, nytillkommen, kronisk, smärtgenombrott. x utlösande faktorer: kända, okända, påverkbara. x lokalisation. x orsak: relation till aktuell sjukdom, cancerrelaterad, samtidig inflammation. SYMTOMLINDRING x smärtstatus: smärtutbredning, sensibilitet, rodnad, svullnad, värmeökning, palpationsömhet. x smärtmekanism: nociceptiv, neuropatisk. x psykologisk påverkan: oro, ångest, stress, missbruk. x påverkan på livskvalitet: funktion, vardagliga aktiviteter. x behandling: grundbehandling, behandling vid behov, hjälper/hjälper inte. x biverkningar. Nedanstående text rör behandling med opioider. För behandling med paracetamol, NSAID och för läkemedel med specifik effekt mot neuropatisk smärta hänvisas till Läkemedelsverkets rekommendation ”Smärtlindring i livets slutskede”8. Morfin är förstahandsalternativ bland mer potenta opioider. Morfin: x har effekt inom 30–45 minuter efter intag av kortverkande tablett och har maximal effekt inom en till två timmar. Effekten kvarstår cirka fyra timmar. x i spruta är två till tre gånger mera potent än i tablett. Effekt efter subkutan administration ses inom 15–25 minuter. x är olämpligt vid nedsatt njurfunktion p.g.a. ackumulering av aktiva morfinmetaboliter. 8 Smärtlindring i livets slutskede: Ny rekommendation 2010. Läkemedelsverket. 24 Peroral behandling med kortverkande morfin inleds med 5–10 mg var fjärde till var sjätte timme – den lägre dosen till äldre patienter som inte tidigare står på opioid. Extrados, att tas vid behov, bör vara 1/6–1/10 av den totala dygnsdosen. Dostitrering sker med stöd av antalet extra doser som givits det senaste dygnet, så att den totala mängden extra givet morfin fördelas på var och en av de ordinarie doserna. När till fredsställande smärtlindring uppnåtts görs en övergång till depå preparat. Dessa preparat ges vanligen var tolfte timme. Den första depåtabletten ges två timmar efter den senast givna kortverkande tabletten. Därefter ges kortverkande enbart som extrados. Titrering med depåpreparat direkt går också bra. Startdoser är 10–40 mg långverkande morfin per dygn – den lägre dosen till äldre patienter som inte tidigare står på en opioid. Under titreringen används kortverkande morfin som extrados på sätt som beskrivits ovan. Val av opioid styrs av aktuell smärtmekanism, njurfunktion, biverk ningar och tänkt administrationssätt. Dosökningar med 30–50 % är vanliga i behandlingens titreringsfas. Opioider har ingen maxdos utan doseringen styrs av den smärtstillande effekten och biverkningarna. Behovet av extradoser styr eventuell ökning av underhållsdos. Vid cancerrelaterad smärta rekommenderas i första hand peroral behand ling. Vid stabil smärtsituation där fortsatt oral administrering inte är möjlig kan byte till fentanylplåster eller subkutan pump övervägas. 10.6 Lindring av ångest Den bästa behandlingen av en persons oro är att vårdgivaren ger den sjuke tid att prata om sin oro. Ett aktivt lyssnande kombinerat med raka, klara besked om situationen löser oftast många bekymmer. Sömnsvårigheter kan vara ett tecken på att den sjuke har nattliga smärtor eller andra symtom som behöver behandlas på ett effektivare sätt, men också på att det kan finnas ouppklarade funderingar som kan behöva belysas i en empatisk dialog. Om farmakologisk behand ling behövs kan man i första hand prova med sedativa till natten, för slagsvis zopiklon eller zolpidem. Om oron stegras eller övergår i ångest bör anxiolytika ordineras dagtid. Förstahandspreparat är oxazepam. 25 SYMTOMLINDRING Vid nedsatt njurfunktion är andra starka opioider som fentanyl, meta don eller ketobemidon att föredra. Nedjusterade doser hydromorfon och oxikodon kan också användas. SYMTOMLINDRING 11. NÄRSTÅENDESTÖD Närstående kan ha olika behov av stöd som dessutom kan variera under den sjukes vårdtid. Stödet innefattar både emotionellt stöd i form av samtal och att de närstående är informerade om vad som händer samt information om vårdalternativ, närståendepenning och annat praktiskt stöd som kan behövas under patientens sjukdomstid. Barn har också rätt till anpassad information liksom ärliga svar på sina frågor. Från den 1 januari 2010 gäller en ny lagstiftning9 som innebär att hälso- och sjukvården och dess personal ”….särskilt ska beakta ett barns behov av information, råd och stöd om barnets föräldrar eller annan vuxen som barnet varaktigt bor tillsammans med …… har en allvarlig fysisk sjukdom ….. eller om barnets förälder eller någon annan vuxen som barnet varaktigt bor tillsammans med oväntat avlider”. Barn behöver hjälp att förstå vad som händer genom balanserad information om sjukdomen, dess orsak, prognos, vård och behandling och hur föräldern och familjen kommer att påverkas av sjukdomen. De behöver få höra om hur människor i deras situation kan tänka och reagera och till vem de kan vända sig om de har ytterligare frågor eller tankar. 9 Hälso- och sjukvårdslagen, tillägg, SFS 2009:979 26 12. EFTERLEVANDESAMTAL Det är viktigt att vården har en rutin för uppföljning där de närstående kontaktas efter dödsfallet för att kunna identifiera de personer som har behov av fortsatt stöd från sjukvården. Det är ett tillfälle att få ge synpunkter och avsluta relationen till personalen. Detta behov är öm sesidigt och därför är efterlevandesamtal också viktigt för dem som vårdat patienten. Det är också viktigt att man klargör vem som har ansvaret för efterlevandesamtalet. x att få berätta om sjukdomen och hur det var före, under och efter dödsfallet. x att få reda ut eventuella oklarheter kring diagnos, sjukdom, behandling och vård. x att få möjlighet att beskriva sina känslor, berätta om eventuellt oavslutade situationer, skuldkänslor och annat. Den eller de personer som är ansvariga för samtalet kan bedöma om det behövs ytterligare stöd i sorgeprocessen för någon eller några bland de närstående, kontakt med läkare, kurator eller sorgegrupp etc. 27 SYMTOMLINDRING Efterlevandesamtalet bör erbjudas några veckor till någon eller några månader efter dödsfallet. Vad som tas upp under ett efterlevande samtal avgörs givetvis individuellt, men följande saker kan vara viktiga: 13. DIAGNOSSPECIFIKA ÅTGÄRDER VID SYMTOMLINDRING I LIVETS SLUTSKEDE SYMTOMLINDRING 13.1 Demenssjukdomar Demens är ett samlingsnamn för en rad symtom som orsakas av hjärnskador. Det kan yttra sig på olika sätt beroende på vilka delar av hjärnan som drabbats. Vanligen försämras minnet och förmågan att planera och genomföra vardagliga sysslor. Språk, tidsuppfattning och orienteringsförmåga är andra kognitiva förmågor som påverkas nega tivt. Det är viktigt att vårdpersonalen har kompetens och erfarenhet av att vårda personer med demenssjukdom samt känner patienten, då en tolkning av uttryck är det kommunikationsmedel som oftast är tillgängligt. I livets slutskede vid demenssjukdom är smärta, lunginflammation orsakat av aspiration, ångest och andnöd vanligt. För bedömning av smärta hos personer med demenssjukdom som har svårt att uttrycka sig verbalt, är Abbey Pain Scale ett validerat instrument. Instrumentet bygger på vårdpersonalens bedömning av patientens röst- och ansikts uttryck samt förändringar i patientens kroppsspråk, beteende och t.ex. kroppstemperatur, puls eller blodtryck. 13.2 Hjärtsjukdom Patienter som får implanterad defibrillator (ICD) med eller utan CRTfunktion bör redan vid implantationen informeras om att ICDfunktionen kan komma att stängas av i livets slutskede för att undvika obehagliga elchocker. Vid akut behov av inaktiverad defibrillatorfunk tion kan en kraftig magnet läggas över ICD-dosan. Samtidig pace makerfunktion inaktiveras inte av denna åtgärd, vilket kan vara av vikt för patienten att känna till. Generellt har patienter med svår hjärtsvikt uttalade symtom och behandling mot smärta, ångest och andnöd är starkt berättigad men glöms ofta bort. Smärtor och andnöd kan dämpas med opioid och ångest lindras med bensodiazepin. 28 13.3 Kroniskt obstruktiv lungsjukdom (KOL) I slutskedet av KOL orkar inte den svårt sjuke upprätthålla adekvat egenandning, respiratorisk insufficiens inträder med låga syrehalter och stigande koldioxidnivåer. KOL-patienten blir alltmer somnolent och hamnar så småningom i en kolsyrenarkos. Vägen dit kan dock vara påfrestande och full av ångest, besvärande slem, ökad andfåddhet samt smärta. Morfin i låg dos kan dämpa den fysiska smärtan men även ha effekt på andnöden. Bensodiazepin i låg dos kan lindra ångesten. Om patienten har hypoxi med saturation (mättnad) <90 % kan syrgas lindra andnöden, men observera att kontroll av artärblod gaser inte längre är nödvändigt i livets slutskede. Patienter med motorneuronsjukdomar är i livets slutskede oftast uttalat förlamade i såväl armar som ben och har uttalade muskel atrofier. Ofta finns tal- och sväljningssvårigheter, delvis beroende på svaghet i mun- och svalgmuskulatur, men även som en del av and ningsproblemet. Det kan finnas risk för aspiration och därmed utveck ling av lunginflammation. Patienterna har en uttalad andningspåver kan. Ofta är patienten tydligt påverkad av koldioxidretentionen och är trött och glider in i ett komatöst tillstånd. Problem kan finnas med smärtor, oro och ångest och slemproduktion. I dessa fall kan lindring ske med opioider, sedativa och antikolinergika. 13.5 Stroke Stroke orsakar varierande grad av sänkt medvetande och ofta begrän sad förmåga till kommunikation med omgivningen, vilket kräver särskild observans. Tecken på smärta hos patienter med kommunika tionsstörning eller medvetandesänkning kan vara ökat sympatikus påslag, som kan yttra sig i form av puls- och blodtrycksstegring, ökad andningsfrekvens, ökat tårflöde eller vidgade pupiller. Uttalat rosslig andning kan uppträda tidigt i döendefasen hos patienter med svälj svårigheter. Framstupa sidoläge under en stund och antikolinergika kan minska rossligheten. 29 SYMTOMLINDRING 13.4 Motorneuronsjukdomar 13.6 Tumörsjukdomar SYMTOMLINDRING Vårdteamet runt patienten ser döendet i cancer som ofta förutsägbart och väntat, där döendet kännetecknas av en successiv funktionsförlust (fysiskt och psykiskt) samt ökande trötthet med ofta kakexi (viktned gång, aptitlöshet och ibland illamående). Som vid andra progressiva sjukdomar är denna kakexi i livets slutskede inte möjlig att påverka med näringsdropp eller kortison. Vissa cancerpatienter följer dock inte detta mönster utan avlider i akuta komplikationer till tumörsjukdomen eller dess behandling. Döden för dessa patienter beskrivs i efterhand ofta som väntad, men inte väntad just då. 30 14. DEFINITION AV OLIKA BEGREPP ENLIGT SOCIALSTYRELSEN Palliativ vård Hälso- och sjukvård i syfte att lindra lidande och främja livskvaliteten för patienter med progressiv, obotlig sjukdom eller skada och som innebär beaktande av fysiska, psykiska, sociala och existentiella behov samt organiserat stöd till närstående. Palliativ vård bygger på ett palliativt förhållningssätt som kännetecknas av en helhetssyn på människan samt en strävan att stödja individen så att han/hon kan leva med värdighet och med största möjliga välbefin nande till livets slut, oavsett ålder och diagnos. Den palliativ vården ser döendet som en normal process och syftar till att hjälpa patienten att uppnå bästa möjliga livskvalitet vid livets slut och varken påskynda eller uppskjuta döden. Palliativ vård syftar till att förebygga och lindra lidande genom tidig upptäckt, noggrann analys och behandling av fysiska, psykiska, sociala och existentiella problem och samarbete i multiprofessionella team. Palliativt förhållningssätt Förhållningssätt som kännetecknas av helhetssyn på människan genom att stödja individen att leva med värdighet och med största möjliga välbefinnande till livets slut. Det palliativa förhållningssättet innebär att en professionell bedöm ning av patientens tillstånd, behov och önskemål görs utifrån en fysisk, psykisk, social och existentiell dimension. Förhållningssättet medför att tänkbara insatser föregås av en avvägning av för- och nackdelar för patientens välbefinnande. ______________________________________________________ 31 VÄGLEDNING För att få ett gemensamt språk när vi pratar om palliativ vård har Socialstyrelsen tillsammans med vårdpersonal, beskrivit vad som menas med t.ex. palliativ vård. Nedan finns några av dessa. Den kursiverade texten är vårdprogramgruppens kommentarer. Du kan läsa om flera begrepp i Nationellt vårdprogram för palliativ vård eller på Socialstyrelsens hemsida, http://app.socialstyrelsen.se/termbank/ Allmän palliativ vård Palliativ vård som ges till patienter vars behov kan tillgodoses av personal med grundläggande kunskap och kompetens i palliativ vård. Specialiserad palliativ vård Palliativ vård som ges till patienter med komplexa symtom eller vars livssituation medför särskilda behov, och som utförs av ett multi professionellt team med särskild kunskap och kompetens i palliativ vård. VÄGLEDNING Palliativ vård i livets slutskede Palliativ vård som ges under patientens sista tid i livet när målet med vården är att lindra lidande och främja livskvalitet. Livets slutskede innebär att döden är oundviklig inom en överskådlig framtid och det huvudsakliga målet med vården ändras från att vara livsför längande till att vara lindrande. Vid övergången till palliativ vård i livets slutskede genomförs brytpunktssamtal. Brytpunkt till palliativ vård i livets slutskede Övergång till palliativ vård i livets slutskede när det huvudsakliga målet med vården ändras från att vara livsförlängande till att vara lindrande. ______________________________________________________ Brytpunktssamtal vid övergång till palliativ vård i livets slutskede Samtal mellan ansvarig läkare eller tjänstgörande läkare och patient om ställningstagandet att övergå till vård i livets slutskede, där innehållet i den fortsatta vården diskuteras utifrån patientens tillstånd, behov och önskemål. 32 15. CHECKLISTA VÅRD I LIVETS SLUTSKEDE x Läkaren genomför en medicinsk bedömning av den sjuke och slår fast att det handlar om palliativ vård i livets slutskede. x Läkaren genomför ett s.k. brytpunktssamtal med den sjuke och närstående. x Tydlig dokumentation i journalen av brytpunktsbedömning och brytpunktssamtal. x Läkaren ordinerar subkutana vidbehovsläkemedel mot andnöd, rosslingar, förvirring, illamående, smärta och ångest. x Läkaren formulerar en behandlingsstrategi, d.v.s. hur man ska hantera ytterligare försämring i den sjukes allmäntillstånd och vilka undersökningar och provtagningar (om några alls) som eventuellt fortfarande är aktuella och förankrar detta i teamet samt med patient/närstående. I denna behandlingsstrategi tas också ställning till om och i så fall när sjukhusvård eventuellt är aktuell samt att hjärt-lungräddning inte är indicerad (”Ej HLR”). x Teamet efterhör var den sjuke helst vill vårdas i livets slutskede och vilka hjälpmedel och stödjande vårdinsatser som krävs. x Närstående informeras om närståendepenning. x Teamet gör upprepade symtomskattningar av smärta och andra symtom. x Teamet avslutar omvårdnadsåtgärder som i denna del av livet inte gagnar patienten t.ex. temptagning, puls och blodtryck, vätskelista, vägning. x Teamet vidtar åtgärder såsom bedömning av munhälsa och trycksårsprofylax. x Teamet uppmärksammar den sjukes behov av psykiskt, socialt och existentiellt stöd. x Läkaren bestämmer i samråd med teamet vem som kan fastställa det väntade dödsfallet och vem som skriver dödsbevis. x Ytterligare specifika önskemål gällande omhändertagandet av den döde efterhörs och dokumenteras. 33 VÄGLEDNING x Läkaren sätter ut alla läkemedel (inklusive dropp och sondnäring) som inte har symtomlindrande nytta för patienten i denna del av livet. 16. VID BEHOVSORDINATIONER FÖR ALLA PATIENTER I LIVETS SLUTSKEDE OAVSETT DIAGNOS VÄGLEDNING x Mot smärta till patienter som inte sedan tidigare får opioid: Morfin 10 mg/ml 2,5–5 mg (0,25–0,5 ml) sc vb. Justera dosen efter ålder, låg dos till äldre patienter på grund av sämre njurfunktion. x Mot smärta till patienter med stående opioidmedicinering: ge 1/6 av den parenterala dygnsdosen Morfin sc vb. Observera att olika opiater inte är dosekvivalenta och att 10 mg Morfin per os mot svarar cirka 2–5 mg sc/iv (beroende av individens förstapassage effekt). x Mot andnöd: i första hand morfin och i andra hand midazolam (t.ex. Dormicum), doserade enligt ovan. Furosemid (t.ex. Furix) 10 mg/ml 20–40 mg (2–4 ml) iv/sc kan ges vid hjärtsviktsorsakad andnöd. x Mot förvirring: i första hand haloperidol (t.ex. Haldol) per oralt/sc 0,5–2 mg, 1–2 gånger per dygn. x Mot illamående: haloperidol (t.ex. Haldol) 5 mg/ml 1–2,5 mg (0,2–0,5 ml) sc vb. x Mot rosslighet: glykopyrron (t.ex. Robinul) 0,2 mg/ml 0,2 mg (1 ml) sc vb eller Morfin-Scopolamin 10+0,4 mg/ml 0,5–1 ml sc vb. x Mot ångest: midazolam (t.ex. Dormicum) 5 mg/ml 2,5 mg (0,5 ml) sc vb. 34 17. MUNVÅRD x Kontinuerlig inspektion av munhålan och god munvård är viktigt när personerna är så sjuka att de inte orkar be om hjälp eller beskriva sina problem. x Berätta för personen vad du ska göra, även om han/hon är medvetslös. x Inspektera munhålan, med ficklampa och spatel. Titta efter om det finns skador på tänder eller protes, om det finns sår, rodnader och beläggningar på slemhinnor eller tunga. x Borsta ev. tänderna 1–2 ggr/dygn med mjuk tandborste. Tag ut och rengör proteser om den svårt sjuke har sådana. Tänk på att protesen kan behöva tas ut om den sitter dåligt i munhålan. Munsköljning är olämpligt om personens medvetande är sänkt. x Torka ur hela munhålan (inkl. tänder, tunga, gom, munbotten och kindernas insida) med plastpinnar med fastsatt skumgummitork. Ibland biter dock personen ihop munnen och då rengörs försiktigt det som är möjligt (det viktigaste är att fukta slemhinnorna). x Smörj munhålan med fuktbevarande gel eller spraya med vatten och matolja blandat i en pumpflaska. Munhålan bör fuktas minst två gånger i timmen. x Smörj läppar med vaselin, cerat eller liknande. x Droppa lite vatten i mungipan med hjälp av ett sugrör eller en spruta. Ge det personen föredrar, t.ex. vatten, krossad is eller, om han/hon fortfarande kan svälja, små bitar av frukt. x Vid tecken på munsmärta kan lokalt smärtstillande medel prövas, t.ex. Xylocain viskös. 35 VÄGLEDNING Munvård, när den svårt sjuke inte längre orkar borsta tänderna eller har sänkt medvetande, kan göras på följande sätt: 18. ORDLISTA Aspiration1 Inandning av främmande material. Autonomi1 Självständighet, oberoende, ett viktigt begrepp i ett flertal vetenskaper. VÄGLEDNING Bensodiazepiner1 Läkemedelsgrupp som har fått stor användning vid behandling av ångest och sömnstörningar. Defibrillator: Återställer en extremt snabb och oregelbunden hjärtfrekvens till normal rytm, genom att avge en elektrisk chock till hjärtat. En defibrillator kan vara en implanterad medicinsk apparat eller extern medicinsk utrustning. Delirium1 Annat namn på förvirring eller konfusion. Dostitrering2 Identifiering av en optimal underhållsdos av ett läkemedel för fort gående behandling. Denna optimala dos ska ge adekvat effekt med en acceptabel förekomst av biverkningar. Elimination1 Sammanfattande benämning på de olika processer som leder till att en substans försvinner från kroppen, i regel från blodet. Emotionell1 Som har att göra med känslor. Empati1 Inlevelseförmåga, förmåga att kunna leva sig in i en annan människas känsloläge och behov. Etik Etik är läran om moral, d.v.s. läran om vad som är rätt och fel. Etik är den systematiska reflektionen över mänskliga värderingar och hand lingar samt motiven över dessa. Evidens3. Något som bedöms tyda på att ett visst förhållande gäller. I termen evidensbaserad sjukvård är evidens det sammanvägda resultatet av systematiskt insamlade och kvalitetsgranskade vetenskapliga observa tioner, vilka ska uppfylla bestämda krav på tillförlitlighet så att de sammantaget kan anses utgöra ”bästa tillgängliga bevis” i en viss fråga. 36 Existentiell1 Som rör eller är avgörande för människans tillvaro. Feedback1 Återkoppling. Hypoxi1 Syrebrist. Hälsotillstånd4 Tillstånd av fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande vid ett visst tillfälle. Inkontinens1 Oförmåga att hålla urin eller avföring. Insufficiens1 Kakexi4 Progressiv förlust av muskulatur och annan kroppsvävnad beroende på en kombination av undernäring och metabola processer som medför nedbrytning av kroppsvävnad orsakade av underliggande sjukdom. Skiljer sig från "ren svält" d.v.s. brist på energi och närings ämnen, eller negativ energibalans av annan orsak som går att åtgärda med tillförsel av energi och näringsämnen. Kognition1 De tankefunktioner med vilkas hjälp information och kunskap hanteras. Konsultation4 Vårdkontakt där patienten bedöms av hälso- och sjukvårdspersonal från annat medicinskt verksamhetsområde och där vårdansvaret kvarstår hos remitterande hälso- och sjukvårdspersonal. Kriterium1 Avgörande kännetecken med vars hjälp man kan avgöra att ett visst villkor är uppfyllt. Kronisk1 Stadigvarande, ihållande, långsamt fortlöpande eller obotlig. Kvalitetsregister5 Innehåller individbaserade uppgifter om problem, insatta åtgärder och resultat inom hälso- och sjukvård och omsorg. Ett Nationellt Kvali tetsregister kvalitetsgranskas och är certifierat av den Nationella Styrgruppen för kvalitetsregister. Svenska Palliativregistret är ett nationellt kvalitetsregister. 37 VÄGLEDNING Nedsatt funktion i ett organ. Muskelatrofier1 Förtvining av en muskel. Neuroleptika2 Ett läkemedel som hämmar nervsystemet. Används huvudsakligen vid behandling av psykoser men även andra psykiska sjukdomar och till stånd samt inom smärtbehandling. Nutrition4 Kan betyda både näring och näringstillförsel. VÄGLEDNING Närstående4 Person som den enskilde anser sig ha en nära relation till. Opioider1 Samlingsbenämning på substanser som utövar sina verkningar via opioidreceptorer på nervceller, huvudsakligen i centrala nervsystemet. Termen avser sådana opiumalkaloider (opiater) som har smärtlind rande effekter samt syntetiska och kroppsegna substanser med liknande verkningar. Även substanser med antagonistisk verkan har kommit att räknas in. Ordination4 Beslut av behörig hälso- och sjukvårdspersonal som är avsett att påverka en patients hälsotillstånd genom en hälso- och sjukvårds åtgärd. Peroralt1 Intag genom munnen. PEG (perkutan endoskopisk gastrostomi)4 Kort sond genom bukväggen till magsäcken som används för näringstillförsel direkt till mag-tarmkanalen. Remiss4 Handling som utgör beställning av tjänst eller begäran om övertagande av vårdansvar för en patient. Respiratorisk insufficiens1 Nedsatt funktion i ett organ, här lungkapaciteten. Subkutan1 Medicinsk term: belägen i underhuden. Särskilt boende4 Individuellt behovsprövat boende som ges med stöd av Socialtjänst lagen (SoL) eller Lagen om stöd och service (LSS) till vissa funktions hindrade. Transdermal1 Som passerar genom huden (ofta läkemedel). 38 Urinretention1 Oförmåga att tömma urinblåsan helt. Validitet1 Den utsträckning i vilken ett mätinstrument mäter det som man avser att mäta. Vårdprogram4 Riktlinjer för hälso- och sjukvård för en viss grupp av patienter. Vårdprogram kan vara lokala, regionala och nationella. Värdegrund1 De grundläggande värderingar som formar en individs normer och handlingar. Källor: 1. www.ne.se 2. www.fass.se 3. www.sbu.se 4. www.socialstyrelsen.se 5. www.kvalitetsregister.se 39 VÄGLEDNING Vårdplan4 Dokumentation som beskriver planerade insatser/åtgärder inom vård och omsorg för en enskild patient. En standardiserad vårdplan kan användas av berörd hälso- och sjukvårdpersonal för upprättande av individuella vårdplaner. Den standardiserade vårdplanen ger stöd för kunskapsbaserat arbete, för planering av aktiviteter och resurser och för en effektiv processorienterad dokumentation som underlättar registrering och datainsamling för uppföljning. REGIONALA CANCERCENTRUM I SAMVERKAN Ansvarigt regionalt cancercentrum: Stockholm Gotland Information: [email protected] 40 Bilaga § 7 Bilaga § 8:1 2014-10-16 BOLAGSORDNING § 1 Firma Bolagets firma är Länsgården Fastigheter Aktiebolag. § 2 Säte Styrelsen skall ha sitt säte i Örebro. § 3 Verksamhetsföremål Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvärva, utveckla, uppföra, avyttra och förvalta fast egendom, ävensom bedriva därmed förenlig verksamhet inom Örebro län. Bolaget får ej driva verksamhet eller vidtaga åtgärder som inte är förenligt med kommunal kompetens. § 4 Ändamål med bolagets verksamhet Bolaget har till syfte med sin verksamhet att med iakttagande av kommunal lokaliserings-, likställighets- och självkostnadsprincip tillgodose ett allmänt intresse för Region Örebro län och dess medborgare av ändamålsenliga lokaler för vård, omsorg, boende, utbildning samt liknande verksamhet inom Örebro län. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla bolagets aktieägare. § 5 Regionfullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget skall bereda regionfullmäktige i Region Örebro län möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Former för detta kan preciseras i Regionfullmäktige. § 6 Aktiekapital Aktiekapitalet skall vara lägst tvåmillionerfemhundratusen (2 500 000) kronor och högst 10 miljoner (10 000 000) kronor. § 7 Antal aktier Antalet aktier skall vara lägst 250 och högst 1000. § 8 Styrelse Styrelsen skall bestå av lägst fem (5) och högst nio (9) ledamöter samt två suppleanter. Styrelsen utses av regionfullmäktige i Region Örebro län för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till Regionfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till Regionfullmäktige. § 9 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en auktoriserad revisor. För revisorn får av bolagsstämman en auktoriserad revisor utses som suppleant. Revisorns och revisorssuppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. § 10 Lekmannarevisorer För samma mandatperiod som gäller för bolagets styrelseledamöter skall regionfullmäktige i Region Örebro län utse en lekmannarevisor med lika många suppleanter. § 11 Kallelse till bolagsstämman Skriftlig kallelse till bolagsstämman skall ske genom brev tidigast fyra och senast två veckor före stämman. § 12 Ärenden på årsstämma På årsstämman skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Godkännande av dagordning; 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelse, och lekmannarevisorernas granskningsrapport; 8. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkning samt resultaträkning och balansräkning. b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen; c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 11. Anteckning om regionfullmäktiges val av styrelseledamöter och styrelsesuppleanter, lekmannarevisorer med suppleanter, då sådant val har förrättats; 12. Annat ärende som ankommer på årsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 13. Fastställande av ägardirektiv och andra för bolaget styrande dokument. § 13 Räkenskapsår Bolagets räkenskapsår skall vara kalenderår. § 14 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Styrelsens bemyndigande får endast avse två personer i förening. § 15 Inspektionsrätt Regionstyrelsen i Region Örebro län äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. § 17 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av regionfullmäktige i Region Örebro län. ------------------------------------------------------------------------------------------------------ Denna bolagsordning har godkänts av regionfullmäktige vid sammanträdet den X och fastställts vid bolagsstämma den X. Bilaga § 8:2 2014-10-16 Ägardirektiv för Länsgården Fastigheter AB För den verksamhet som bedrivs i Länsgården Fastigheter AB, nedan kallat Bolaget, gäller nedan-stående ägardirektiv antagna av regionfullmäktige den x juni 20xx samt fastställda av bolagsstämmorna i Region Örebro läns förvaltnings AB den x juni 20xx och Länsgården Fastigheter AB den x december 20xx. 1. Bolagets förhållande till organisationen i Region Örebro län Regionfullmäktige har det yttersta ansvaret för Bolaget och fastställer bolagsordning som antas på bolagsstämman. Regionfullmäktige utfärdar också ägardirektiv, som fastställs på bolagsstämmor i Region Örebro läns förvaltnings AB och Länsgården Fastigheter AB. Bolaget ägs av Region Örebro län via moderbolaget Region Örebro läns förvaltnings AB. Bolaget är en del av Region Örebro läns verksamhet. Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Bolagets verksamhet och förhållande till Region Örebro län regleras, utöver av lag, genom a) b) c) d) gällande bolagsordning ägardirektiv fastställda av bolagsstämma förekommande avtal mellan Region Örebro län och Bolaget av Regionfullmäktige antagna planer, program och policys som genom särskilt beslut överlämnas som ägardirektiv att tillämpas i Bolaget. Region Örebro läns förvaltnings AB har Region Örebro läns uppdrag att svara för övergripande sam-ordning genom att äga och förvalta aktier i Länsgården Fastigheter AB, Länsteatern i Örebro AB och Länsmusiken i Örebro AB. Genom detta samordnade ägaransvar och tydliga ägarroll för de majoritetsägda bolagen kan resurserna inom bolagskoncernen utnyttjas på ett optimalt sätt. Härigenom kan verksamheterna i bolagen utvecklas till nytta för Region Örebro län och medborgarna. 2. Bolagets verksamhet och syfte Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvärva, utveckla, uppföra, avyttra och förvalta fast egendom, ävensom bedriva därmed förenlig verksamhet inom Örebro län. Bolaget har till syfte med sin verksamhet att tillgodose ett allmänt intresse för Region Örebro län och dess medborgare av ändamålsenliga lokaler för vård, omsorg, boende, utbildning samt liknande verksamhet inom Örebro län. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. 3. Underställningsplikt Bolaget skall bereda Regionfullmäktige tillfälle att ta ställning till frågor såvitt avser a) större investeringar eller förvärv som överstiger 500 prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring b) större avyttringar som överstiger 250 prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring c) åtgärder som innebär ny inriktning eller verksamhet d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Förslag i ovanstående frågor där Regionfullmäktige skall beredas tillfälle att ta ställning innan beslut fattas, skall beredas och samordnas av Region Örebro läns förvaltnings AB. 4. Region Örebro läns insyn och information Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av Regionsstyrelsen. Regionstyrelsen utövar Region Örebro läns ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i Regionstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i Region Örebro län även förtydligats med en särskild bolagspolicy. Region Örebro län har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget skall lämna Regionstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Bolaget erinras om att Regionstyrelsen enligt 6 kap. 1 § kommunallagen ska fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bolaget skall hålla Region Örebro läns förvaltnings AB löpande informerad om sin verksamhet samt om åtgärder av större vikt. Det åligger Bolaget att till Region Örebro läns förvaltnings AB snarast överlämna a) b) c) d) protokoll från bolagsstämma bolagets delårsrapporter och årsredovisning revisionsberättelse och granskningsrapport övriga handlingar av vikt för Region Örebro läns förvaltnings AB och Regionstyrelsen. I övrigt skall information lämnas när styrelsen för Region Örebro läns förvaltnings AB så önskar eller när Bolagets styrelse finner det nödvändigt. 5. Ekonomi Ekonomiskt resultat och avkastningskrav Bolagets verksamhet skall bedrivas på affärsmässiga grunder med beaktande av kommunala principer. Bolaget skall sträva efter ett ekonomiskt resultat som ger utrymme för långsiktig konsolidering och årlig avkastning i form av koncernbidrag eller aktieutdelning till Region Örebro läns förvaltnings AB. Avkastningskravet på Bolaget skall, i samråd med dess styrelse, årligen prövas och fastställas av styrelsen för Region Örebro läns förvaltnings AB med utgångspunkt från Bolagets konsolideringsbehov. Planering och uppföljning En översiktlig budget för nästkommande år skall tillsammans med en ekonomisk plan för de därpå följande två åren redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med de riktlinjer och den tidsplan som detta årligen fastställer. Bolaget skall upprätta årsredovisning, delårsrapporter med årsprognoser, vilka skall redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med de riktlinjer och den tidsplan som anvisas. Bolagets utveckling skall också redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i samband muntliga överläggningar enligt årligen fastställd tidsplan eller när Region Örebro läns förvaltnings AB i övrigt önskar det. Bolagets styrelse skall årligen i särskild skrivelse, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna ändamålet och ramarna med densamma. Uttalandet skall vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för Regionstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 § kommunallagen. Finanspolicy och samordnad finansförvaltning Bolaget finansförvaltning skall följa de övergripande riktlinjerna i Region Örebro läns finanspolicy. Bolaget skall samordna sin likviditetshantering i Region Örebro läns koncernkontosystem. Bolaget skall vidare samordna all eventuell medelsplacering och upplåning med Region Örebro läns motsvarande verksamhet. 6. Bolagsstämmor Bolaget skall till bolagsstämma kalla det av Region Örebro läns förvaltnings AB utsedda ombudet och dennes ersättare. Kallelsen skall åtföljas av handlingar till de ärenden som skall behandlas på stämman. Kallelse till bolagsstämma skall även tillställas Region Örebro läns förvaltnings AB. Suppleant inträder i tjänstgöring i den ordning som gäller för ersättares tjänstgöring i Region Örebro läns styrelse och nämnder. Närvarande suppleant som inte ersätter ledamot har att iaktta motsvarande tystnads- och lojalitetsplikt som gäller för ledamot. Ombud till bolagsstämma utses av Region Örebro läns förvaltnings AB. Instruktion till ombudet kan utfärdas av Region Örebro läns förvaltnings AB. På begäran av stämmoombud skall Bolagets styrelse kalla till extra bolagsstämma. 7. Bolagets ledning Styrelse Regionfullmäktige utser sju ledamöter och två suppleanter i styrelsen. Bland de valda ledamöterna utser Regionfullmäktige ordförande och vice ordförande. Regionfullmäktiges beslut om valet skall anmälas på bolagsstämma. Styrelsen skall utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete. Suppleants inträde Ersättningar Bolagsstämman beslutar om arvoden och regler för förlorad arbetsinkomst och reseersättning till styrelsen och lekmannarevisorerna. Verkställande direktör Styrelsen utser, efter samråd med verkställande direktören i Region Örebro läns förvaltnings AB, Bolagets verkställande direktör och ev vice verkställande direktör och skall upprätta skriftlig instruktion för dem. 8. Revision Bolagsstämman utser en auktoriserad revisor med en auktoriserad revisorssuppleant på förslag av regionfullmäktige. Därutöver skall regionfullmäktige utse en lekmannarevisor och en suppleant för denne. Regionfullmäktiges beslut om valet skall anmälas på bolagsstämma. Lekmannarevisorn skall granska om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lek-mannarevisorns granskningsrapport skall redovisas för bolagsstämman och även fogas till den revisionsberättelse som lämnas till regionfullmäktige. Bilaga § 9:1 2014- 10-16 Länsteatern i Örebro AB Org nr: 556692-9187 Bolagsordning § 1 Firma Bolagets firma är Länsteatern i Örebro AB. § 2 Säte Styrelsen skall ha sitt säte i Örebro, Örebro län. § 3 Verksamhetsföremål Bolaget har till föremål för sin verksamhet att ge teaterföreställningar och utveckla teaterverksamheten i Örebro kommun och i Örebro län. Bolaget får ej driva verksamhet eller vidtaga åtgärder som inte är förenligt med kommunal kompetens. § 4 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att med iakttagande av kommunal lokalisering, likställighets- och självkostnadsprincip erbjuda invånare i Örebro kommun och i Örebro län professionell teater av hög konstnärlig kvalitet samt vara en resurs inom kommunen och länet för såväl professionella teateraktörer och amatörteater som för skolan i dess olika former. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla bolagets aktieägare. § 5 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget skall bereda regionfullmäktige i Region Örebro län möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. Former för detta kan preciseras i regionfullmäktige. § 6 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst 1 miljoner kronor och högst 4 miljoner kronor. § 7 Antal aktier I bolaget skall finnas lägst 1 000 aktier och högst 4 000 aktier. § 8 Styrelse Styrelsen skall bestå av nio ledamöter och fem suppleanter. Regionfullmäktige i Region Örebro län utser sju ledamöter i styrelsen med tre suppleanter. Kommunfullmäktige i Örebro utser två ledamöter i styrelsen med två suppleanter. Styrelseuppdragen gäller för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till fullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till fullmäktige. Sidan 1 av 3 § 9 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en auktoriserad revisor. För revisorn får av bolagsstämman en auktoriserad revisorssuppleant utses. Revisorns och revisorssuppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. § 10 Lekmannarevisor Regionfullmäktige i Region Örebro län och kommunfullmäktige i Örebro utser vardera en lekmannarevisor och en suppleant för samma mandatperiod som gäller för bolagets styrelseledamöter. § 11 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. § 12 Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling: 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Godkännande av dagordning; 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelse och lekmannarevisorernas granskningsrapport; 8. Frågor från regionfullmäktiges ledamöter; 9. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkning. b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 10. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 11. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 12. Anteckning om regionfullmäktiges och Örebro kommunfullmäktiges val av styrelseledamöter och styrelsesuppleanter, lekmannarevisorer med suppleanter, då sådant val har förrättats; 13. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 14. Fastställande av ägardirektiv och andra för bolaget styrande dokument. Sidan 2 av 3 § 13 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. § 14 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. § 15 Inspektionsrätt Regionstyrelsen i Region Örebro län och kommunstyrelsen i Örebro äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. § 16 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av regionfullmäktige i Region Örebro län. -----------------------------------------------------------------------------------------------------Denna bolagsordning har godkänts av regionfullmäktige vid sammanträdet den x april 20xx och fastställts vid bolagsstämma den x juni 20xx. Sidan 3 av 3 Bilaga § 9:2 2014-10-16 Ägardirektiv för Länsteatern i Örebro AB För den verksamhet som bedrivs i Länsteatern i Örebro AB, nedan kallat Bolaget, gäller nedan-stående ägardirektiv antagna av Regionfullmäktige den x juni 20xx samt fastställda av bolagsstämmorna i Region Örebro läns förvaltnings AB den xx juni 20xx och Länsteatern i Örebro AB den xx juni 20xx. 1. Bolagets förhållande till organisationen i Region Örebro län Regionfullmäktige har det yttersta ansvaret för Bolaget och fastställer bolagsordning som antas på bolagsstämman. Regionfullmäktige utfärdar också ägardirektiv, som fastställs på bolagsstämmor i Region Örebro läns förvaltnings AB och Länsteatern i Örebro AB. Bolaget ägs av Region Örebro län via moderbolaget Region Örebro läns förvaltnings AB, som äger 91 procent av aktierna i Bolaget. Örebro kommun äger genom Örebro Rådhus AB resterande del av aktierna. Bolaget är en del av Region Örebro läns verksamhet. Bolaget skall i sin verksamhet beakta detta. Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Bolagets verksamhet och förhållande till Region Örebro län regleras, utöver av lag, genom a) b) c) d) gällande bolagsordning ägardirektiv fastställda av bolagsstämma förekommande avtal mellan Region Örebro län och Bolaget av Regionfullmäktige antagna planer, program och policys som genom särskilt beslut överlämnas som ägardirektiv att tillämpas i Bolaget. Region Örebro läns förvaltnings AB har Region Örebro läns uppdrag att svara för övergripande sam-ordning genom att äga och förvalta aktier i Länsgården Fastigheter AB, Länsteatern i Örebro AB och Länsmusiken i Örebro AB. Genom detta samordnade ägaransvar och tydliga ägarroll för de majoritetsägda bolagen kan resurserna inom bolagskoncernen utnyttjas på ett optimalt sätt. Härigenom kan verksamheterna i bolagen utvecklas till nytta för Region Örebro län och medborgarna. www.orebroll.se Post Box 1613, 701 16 Örebro Besök Eklundavägen 2, Örebro Telefon 019-602 70 00 Telefax 019-602 70 08 1 (5) 2. Bolagets verksamhet och syfte Bolaget har enligt bolagsordningen till föremål för sin verksamhet att ge teaterföreställningar och utveckla teaterverksamhet i Örebro kommun och i Örebro län. Bolaget har till syfte för sin verksamhet att erbjuda invånare i Örebro kommun och Örebro län professionell teater av hög konstnärlig kvalitet samt vara en resurs inom kommunen och länet för såväl professionella teateraktörer och amatörteater som för skolan i dess olika former. Teaterverksamheten skall till övervägande del produceras av en egen fast ensemble. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Bolaget skall i frågor som rör verksamhetsinriktningen löpande samverka med länsteaterrådet. Bolaget bör härvid utarbeta förslag till teaterpolitiskt program för beredning i rådet. Ett sådant teaterpolitiskt program skall behandlas i Region Örebro läns förvaltnings AB innan det fastställs av Bolagets styrelse. 3. Underställningsplikt Bolaget skall bereda Regionfullmäktige tillfälle att ta ställning till frågor såvitt avser a) större investeringar eller förvärv som överstiger 25 prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring b) större avyttringar som överstiger 25 prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring c) åtgärder som innebär ny inriktning eller verksamhet d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Förslag i ovanstående frågor där Regionfullmäktige skall beredas tillfälle att ta ställning innan beslut fattas, skall beredas och samordnas av Region Örebro läns förvaltnings AB. 4. Region Örebro läns insyn och information Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av Regionstyrelsen. Regionstyrelsen utövar Region Örebro läns ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i Regionstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i Region Örebro län även förtydligats med en särskild bolagspolicy. 2 (5) Region Örebro län har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget skall lämna Regionstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Bolaget erinras om att Regionstyrelsen enligt 6 kap. 1 § kommunallagen ska fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bolaget skall hålla Region Örebro läns förvaltnings AB löpande informerad om sin verksamhet samt om åtgärder av större vikt. Det åligger Bolaget att till Region Örebro läns förvaltnings AB snarast överlämna a) b) c) d) protokoll från bolagsstämma bolagets delårsrapporter och årsredovisning revisionsberättelse och granskningsrapport övriga handlingar av vikt för Region Örebro läns förvaltnings AB och Regionstyrelsen. I övrigt skall information lämnas när styrelsen för Örebro läns förvaltnings AB så önskar eller när Bolagets styrelse finner det nödvändigt. 5. Ekonomi Ekonomiskt resultat och avkastningskrav Bolagets verksamhet skall bedrivas på affärsmässiga grunder med beaktande av kommunala principer. Bolaget skall sträva efter ett ekonomiskt resultat som ger utrymme för långsiktig konsolidering. Planering och uppföljning En översiktlig budget för nästkommande år skall tillsammans med en ekonomisk plan för de därpå följande två åren redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med de riktlinjer och den tidsplan som detta årligen fastställer. Bolaget skall upprätta årsredovisning, delårsrapporter med årsprognoser, vilka skall redovisas till Region Örebro läns förvaltnings AB i enlighet med de riktlinjer och den tidsplan som anvisas. Bolagets utveckling skall också redovisas i samband muntliga överläggningar enligt årligen fastställd tidsplan eller när Region Örebro läns förvaltnings AB i övrigt önskar det. 3 (5) Bolagets styrelse skall årligen i särskild skrivelse, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet skall vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för Regionstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 § kommunallagen. Finanspolicy och samordnad finansförvaltning Bolaget finansförvaltning skall följa de övergripande riktlinjerna i Region Örebro läns finanspolicy. Bolaget skall samordna sin likviditetshantering i Region Örebro läns koncernkontosystem. Bolaget skall vidare samordna all eventuell medelsplacering och upplåning med Region Örebro läns motsvarande verksamhet. All eventuell upplåning skall ske med ett borgensbeslut från Region Örebro län som säkerhet. 6. Bolagsstämmor Bolaget skall till bolagsstämma kalla det av Region Örebro läns förvaltnings AB utsedda ombudet och dennes ersättare samt av Örebro kommun utsett ombud och dennes ersättare. Kallelsen skall åtföljas av handlingar till de ärenden som skall behandlas på stämman. Kallelse till bolagsstämma skall även tillställas Region Örebro läns förvaltnings AB och Örebro kommun. Ombud till bolagsstämma utses av Region Örebro läns förvaltnings AB. Instruktion till ombudet kan utfärdas av Region Örebro läns förvaltnings AB. På begäran av stämmoombud skall Bolagets styrelse kalla till extra bolagsstämma. 7. Bolagets ledning Styrelse Bolagets styrelse utses av Regionfullmäktige och kommunfullmäktige i Örebro kommun. Härvid utser Regionfullmäktige sju ledamöter och tre suppleanter medan kommunfullmäktige utser två ledamöter och två suppleanter. Styrelsen utser ordförande och vice ordförande efter förslag från Region Örebro län. Regionfullmäktiges och kommunfullmäktiges beslut om valet skall anmälas på bolagsstämma. Styrelsen skall utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete. 4 (5) Suppleants inträde Suppleant inträder i tjänstgöring i den ordning som gäller för ersättares tjänstgöring i nämnderna hos Region Örebro län respektive kommunen. Suppleant får endast tjänstgöra i stället för ledamot som utsetts av samma delägare. Närvarande suppleant som inte ersätter ledamot har att iaktta motsvarande tystnads- och lojalitetsplikt som gäller för ledamot. Ersättningar Bolagsstämman beslutar om arvoden och regler för förlorad arbetsinkomst och reseersättning till styrelsen och lekmannarevisorerna. Verkställande direktör Styrelsen utser, efter samråd med verkställande direktören i Region Örebro läns förvaltnings AB, Bolagets verkställande direktör och ev vice verkställande direktör och skall upprätta skriftlig instruktion för dem. 8. Revision Bolagsstämman utser en auktoriserad revisor med en auktoriserad revisorssuppleant enligt aktie-bolagslagens bestämmelser. Därutöver skall Regionfullmäktige och kommunfullmäktige i Örebro utse vardera en lekmanna-revisor och en suppleant. Regionfullmäktiges och kommunfullmäktiges beslut om valet skall anmälas på bolagsstämma. Lekmannarevisorerna skall granska om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorernas granskningsrapport skall redovisas för bolagsstämman och även fogas till den revisionsberättelse som lämnas till Regionfullmäktige. 5 (5) Bilaga § 13 1 Politisk viljeinriktning för vård och omsorg vid demenssjukdom i Uppsala-Örebroregionen, baserad på Socialstyrelsens Nationella Utvärdering 2014 Antagen av Samverkansnämnden 2014-12-04 2 Rekommendationer och beslut i sammanfattning Samverkansnämnden rekommenderar att landstingen ska: Följa Socialstyrelsens kunskapsstöd för vård och omsorg vid demenssjukdom som omfattar nationella riktlinjer samt nationell utvärdering. Fortsätta att utveckla ett personcentrerat och teambaserat arbetssätt tillsammans med kommunerna för vård och omsorg av personer med demenssjukdom. Öka personalens kunskap om tidiga tecken på demenssjukdom även inom verksamheter som inte primärt arbetar med målgruppen, som t.ex. akutverksamheter Skapa förutsättningar för att primärvården får tillräckliga förutsättningar, både i form av kunskap och resurser, för att arbeta med tidig upptäckt, utredning och behandling av personer med demenssjukdom. Se över förskrivning av demensläkemedel och vid behov vidta åtgärder för att öka andelen personer som får tillgång till läkemedel Följa upp täckningsgraden i relevanta kvalitetsregister och vid låg täckningsgrad vidta åtgärder Samverkansnämnden beslutar att regionala utvecklingsgruppen för nationella riktlinjer ska: Följa upp givna uppdrag i den politiska viljeinriktningen och rapportera till samverkansnämnden årligen. Inom ramen för det utvecklingsarbete som pågår inom regionala utvecklingsgruppen för nationella riktlinjer använda indikatorer för att följa upp vård och omsorg vid demenssjukdom. Samverkansnämnden beslutar att regionala utbildningsrådet ska: Utreda möjligheten till att skapa längre utbildning och annan kompetensutveckling inom demensområdet i regionen efter det att de statliga satsningarna har upphört. 3 Syfte med den politiska viljeinriktningen – jämlik vård Den politiska viljeinriktningen är ett för regionen förtydligande av Socialstyrelsens rekommendationer i den nationella utvärderingen av vård och omsorg vid demenssjukdom och utgör Samverkansnämndens rekommendationer till landstingen. Den har som syfte att bidra till en mer jämlik vård inom regionen, vidare vara stöd för styrning och ledning av hälso- och sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. De enskilda landstingen förväntas ta in rekommendationen i budget- och planeringsprocesserna. Den politiska viljeinriktningen har utformats med utgångspunkt från Socialstyrelsens utvärdering av vård och omsorg vid demenssjukdom. Utvärderingen har baserats på indikatorerna i Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom. Riktlinjerna som publicerades 2010 har fått ett stort genomslag, både inom landstingen och inom kommunerna Det har tagits fram vårdprogram eller andra riktlinjer och omfattande utbildningssatsningar har genomförts. Begreppet personcentrerad omvårdnad har fått ett stort genomslag i verksamheter som arbetar med personer med demenssjukdom. I utvärderingen lyfts även ett antal förbättringsområden som berörs närmare nedan. Inledning Det finns ungefär 160 000 personer med demenssjukdom i Sverige. Risken att insjukna i demenssjukdom ökar med stigande ålder. Åtta procent av alla som är 65 år eller äldre och nästan hälften av alla som är 90 år eller äldre har en demenssjukdom. Varje år insjuknar drygt 25 000 personer i en demenssjukdom och ungefär lika många med demenssjukdom dör. Det finns inget som tyder på att risken att insjukna i demenssjukdom har ökat under senare år. Det går som regel inte att bota en demenssjukdom, utan hälso- och sjukvårdens och socialtjänstens åtgärder inriktas på att lindra symtom och att på olika sätt kompensera för de funktions nedsättningar som personer drabbas av. Syftet är att underlätta vardagen och ge så god livskvalitet som möjligt under sjukdomens olika skeden. Utvärderingen visar på att det brister – både när det gäller utredning, behandling och de omvårdnads- och omsorgsinsatser som ges. Skillnader i landet är stora, till exempel när det gäller vilka utredningsmetoder som används och i vilken utsträckning läkemedel förskrivs. Mål och rekommendationer Fler personer med demenssjukdom bör utredas med kortare vänte- och utredningstider Det är svårt att få en bild av hur stor andel av de som insjuknar i en demenssjukdom som utreds av hälso- och sjukvården. De uppgifter som finns registrerade i SveDem tyder på att det finns stora skillnader mellan landstingen, och att det sannolikt finns en relativt stor grupp personer som inte utreds – varken inom primärvården eller inom specialistvården. Variationen är även stor inom regionen och andelen som utreds behöver öka. 4 Att vänta på resultatet från en demensutredning innebär ofta en stor påfrestning – både för den enskilde och för de anhöriga eller närstående. Utvärderingen visar att det finns stora skillnader mellan landstingen när det gäller både väntetider och utredningstider. Det behövs mer kunskap och bättre förutsättningar inom primärvården Utvärderingen visar att mindre än hälften av de personer som utreds inom primärvården genomgår en fullständig basal demensutredning, i enlighet med de rekommendationer som ges i de nationella riktlinjerna. Bättre kunskap om och rutiner för uppföljning I ett tidigt skede av sjukdomen sker uppföljningen oftast i primärvården. I dagsläget saknas det uppgifter om hur många personer som följs upp där, och vilka delar som ingår i uppföljningen. Intervjuer med primärvårdsläkare tyder dock på att det finns brister i uppföljningen. Eftersom en person med demenssjukdom ofta behöver insatser från både landsting och kommun är det angeläget att uppföljningen sker i samverkan mellan huvudmännen Fortsatt utveckling av ett personcentrerat teambaserat arbetssätt och samordningsfunktioner Antalet demensteam har ökat sedan 2008, vilket åtminstone delvis kan förväntas vara ett resultat av det stimulansbidrag som har delats ut inom äldreområdet. Socialstyrelsen menar att det är angeläget att landstingen och kommunerna fortsätter att arbeta i multiprofessionella team, även efter att de statliga stimulansmedlen har upphört. Utbildningsinsatserna har ökat – men det behövs återkommande utbildning Resultat från Socialstyrelsens enkätundersökning Äldre guiden visar att mer än 80 procent av omsorgspersonalen vid särskilda boenden har en adekvat utbildning. I Socialstyrelsens enkätundersökning till ett urval demensboenden svarade nästan hälften av boendena att minst en person i personalgruppen hade genomgått en längre påbyggnadsutbildning med inriktning mot demens. Socialstyrelsen menar att det är positivt att personalens kunskap tycks ha ökat. Det är dock viktigt att möjligheten till längre utbildning och annan kompetensutveckling finns kvar även efter det att de statliga satsningarna har upphört. Mer jämlik läkemedelsförskrivning Andelen personer som behandlas med demensläkemedel varierar mellan landstingen och i vissa delar är förskrivningen nästan dubbelt så stor. Sannolikheten att behandlas med demensläkemedel är mindre bland personer med lägre utbildning eller som är födda utanför Norden. Uppföljning I de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom från år 2010 ingår 14 indikatorer. Endast sex av indikatorerna bedöms vara uppföljningsbara med de datakällor som finns tillgängliga i dagsläget. Två av de uppföljningsbara indikatorerna baseras på uppgifter från läkemedelsregistret, medan underlag till resterande fyra samlas in via enkäter. Åtta av 5 indikatorerna är så kallade utvecklingsindikatorer, det vill säga indikatorer som inte är möjliga att kontinuerligt följa upp med de uppföljningssystem som finns tillgängliga i dagsläget. Indikatorer som är uppföljningsbara med dagens datakällor: Behandling med demensläkemedel Behandling med antipsykosmedel i särskild boende Fastställda riktlinjer och rutiner för genomförande av läkemedelsgenomgång med fokus på uppföljning av behandling med antipsykosmedel hos personer med demenssjukdom Riktlinjer och rutiner som beskriver hur man identifierar och följer upp personer med demenssjukdom som riskerar att fall. Riktlinjer och rutiner som beskriver hur man identifierar och följer upp personer med demenssjukdom som riskerar att utveckla eller som redan har utvecklat trycksår Riktlinjer och rutiner som beskriver hur man identifierar och följer upp personer med demenssjukdom som riskerar att utveckla undernäring eller som redan är undernärda. Samverkansnämnden förväntar sig att: Respektive landsting ger berörda verksamheter i uppdrag att följa upp sina resultat utifrån indikatorerna i de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom De nationella riktlinjernas indikatorer används för att följa upp demensvården inom ramen för det utvecklingsarbete som pågår inom regionala utvecklingsgruppen för nationella riktlinjer. Givna uppdrag i den politiska viljeinriktningen följs upp av regionala utvecklingsgruppen för nationella riktlinjer. Sammanfattning ekonomiska och organisatoriska konsekvenser landstingen i U/Ö regionen För att vård och insatser vid demenssjukdom ska kunna förbättras och ojämnlikheter minskas krävs det bättre samverkan mellan huvudmännen för att öka andelen personer som får genomgå demensutredning. Dessutom behöver uppföljningen av personer med demens förbättras och ske i samverkan landstingen och kommunerna. Primärvårdens förutsättningar behöver förstärkas både i form av kunskap och resurser för att arbeta med utredning och behandling. Slutligen finns det ett fortsatt behov av teambaserat arbetssätt och återkommande utbildning. Kostnadsökningarna kommer att drabba landstingen olika, beroende på i vilken grad respektive landstings organisation idag korresponderar med riktlinjerna. Bilaga § 14 Diarienummer 14OLL2579 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallrings beslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län 1. Inledning................................................................................................................................. 2 2. Personalakter .......................................................................................................................... 3 3. Anställning och rekrytering.................................................................................................... 3 4. Bemanning och personaluppföljning ..................................................................................... 5 5. Personalvård och kompetensutveckling ................................................................................. 6 6. Löneadministration................................................................................................................. 7 7. Arbetsmiljö och arbetsskador ................................................................................................. 8 8. Rehabilitering ......................................................................................................................... 9 9. Facklig samverkan och förhandling ..................................................................................... 11 10. Avslut av anställning .......................................................................................................... 11 11. Pension ............................................................................................................................... 12 12. Policy- och styrdokument................................................................................................... 13 13. Personalstrategisk samordning ........................................................................................... 13 13.1. Arbetsrätt och avtal ..................................................................................................... 13 13.2. Kompetens- och ledarförsörjning ................................................................................ 13 13.3. Uppföljning ................................................................................................................. 14 Sidan 1 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län 1. Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för Region Örebro läns personaladministrativa handlingar. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och ska arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling ska bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av Regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Diarieföring/registrering och sekretessbedömning För att kunna garantera offentlighetsprincipen ska myndigheters allmänna handlingar diarieföras eller på annat sätt hållas ordnade så det går att fastställa om de inkommit eller upprättats. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid diarieföras, i enlighet med Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). I denna plan finns vägledning för vilka handlingar som ska diarieföras samt vilken paragraf som kan vara tillämplig vid sekretessbedömning. En handling kan innehålla sekretessomfattade uppgifter även om ingen paragraf anges. Ett ställningstagande gällande sekretess ska göras vid varje enskilt tillfälle. Offentlighets- och sekretesslagen omnämns i planen som OSL. Sidan 2 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län 2. Personalakter Handling Personalakt Diarieförs Pensionsakt Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Personalakt följer med anställd till ny förvaltning. Bevaras Levereras till Regionarkivet för slutarkivering 2 år efter anställnings upphörande. Pensionsakt levereras till Regionarkivet för slutarkivering efter pension. 3. Anställning och rekrytering Handling Annons, tillsättning av tjänst Diarieförs Anställningsavtal, tillsvidareanställning Ja Anställningsavtal, vikariat, timanställningar med mera Anställningsavtal, underlag för Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Avisering om utbetalt belopp Bevaras/Gallras Anmärkning 2 år Gallras först 2 år efter avslutad rekryteringsprocess på grund av rätt att överklaga enligt diskrimineringslagen (2008:567). Bevaras Inklusive eventuell bilaga. Bevaras Se anmärkning Bevaras 2 år 10 år Ingår i personalakt, notering görs i diariet. Inklusive eventuell bilaga. Även förordnanden. Ingår i personalakt. Blankett för registrering i lönesystem. Bevaras i personalakt om chefs underskrift saknas på anställnings avtal. Kan i övriga fall gallras efter 2 år. Ingår i personalakt samt lönesystem. Gallras först 2 år efter avslutad rekryteringsprocess på grund av rätt att överklaga enligt diskrimineringslagen (2008:567). Ingår i lönesystem, förvaras annars systematiskt på respektive klinik/ avdelning. Avser utbetalning från arbetsförmedlingen. Bokföringsunderlag. Sidan 3 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Bekräftelse på lönebidrag Besked om att anställningsansökan har mottagits Besked om att sökande inte har fått anställning Diarieförs 2 år Bidrag från Arbetsförmedlingen, Ja, vid beslut och beslutsunderlag (inklusive sekretess handlingsplan) Feriejobb, erbjudande om Fullmakt för postöppning Företrädesrätt, handlingar rörande Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Ja Individuella avtal Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Gallras 2 år efter avslutad rekryteringsprocess på grund av rätt att överklaga enligt diskrimineringslagen (2008:567). Ingår i lönesystem, förvaras annars systematiskt på respektive klinik/ avdelning. Nya beslut samt omprövning av beslut. Ingår i personalakt, notering görs i diariet. För sekretessbedömning se OSL (2009:400) 28 kap. 11 § Förvaras systematiskt på respektive klinik/avdelning. Besked och varsel om att tidsbegränsad anställning upphör, anmälan om anspråk på företrädesrätt, överenskommelse om att avstå företrädesrätt. Ingår i personalakt, notering görs i diariet Avtal rörande lön, distansarbete, pensioner med mera. Ingår i personalakt. Intresseanmälning/spontan ansökning Introduktionsprogram för nyanställda Inrättande av tjänst/befattning, beslut Ja om Konsulter och andra uppdragstagare, Ja avtal med Konverteringsregeln, begäran rörande Vid inaktualitet Kvittens för nycklar och passerkort, behörighet till IT-system med mera 2 år Bevaras Bevaras Ingår i personalakt. Ingår i diarieförda handlingar. Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. Bevaras Begäran om att inte omfattas av, samt begäran om att åter omfattas av konverteringsregeln (enligt 5 § LAS). Ingår i personalakt. 2 år efter aktualitet. Sidan 4 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Omplacering, handlingar rörande Diarieförs Se anmärkning Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i personalakt. Personalförändring Vid inaktualitet PuL, samtycke och återtagande av samtycke Referenstagning Bevaras Rekryteringstest Vid inaktualitet Ja Sekretessförbindelse Bevaras Bevaras Omplaceringsutredning enligt 7 § LAS ingår i diarieförda handlingar. För sekretessbedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 2 § Blankett för personalbehov/ tillsättningsprövning. För behandling av personuppgifter samt för utlägg på webbplats. Utlåtanden från referenser och rekryteringskonsulter. För den som anställs likväl för den som inte anställs. Notering görs i diariet. Förvaras systematiskt på respektive klinik/ avdelning. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 5a § Försäkran och påminnelse om tystnadsplikt. Ingår i personalakt. Om personal akt inte finns (studenter, konsulter och dylikt) förvaras de systematiskt på respektive klinik/ avdelning. Utdrag ur misstanke- och belastningsregister Vid inaktualitet 4. Bemanning och personaluppföljning Handling Avgiftsbefrielseförsäkring, arbetsgivarens underlag för Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Vid beslut från försäkringskassan om sjukersättning. Jourjournal (eller motsvarande) 3 år Personalförteckning/ namnlista över samtliga anställda Personalstatistik (årsvis) Bevaras Semesterplanering Vid inaktualitet Bevaras Kopia ingår i personalakt, original till försäkringskassan. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Jmf Avsnitt 5. Jourlistor Möjlighet till sammanställning bevaras i lönesystem. Exempelvis personalekonomiska sammanställningar. Semesterlistor och -avstämningar. Sidan 5 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Övertidsjournal Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning 3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Ingår i lönesystem. 5. Personalvård och kompetensutveckling Handling Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg från Förmåner, beslut om Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i personalakt. Ja Bevaras Till exempel om friskvårdsbidrag. Ingår i diarieförda handlingar. AGS-KL, TFA-KL, TGL-KL. Försäkringar, avtal om Ja Bevaras Förundersökning av brott, förfrågan om uppgifter inkommen från exempelvis polisen Kompetensutvecklingsplaner Ja Bevaras Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. Ingår i personalakt, notering görs i diariet. För sekretessbedömning se OSL (2009:400) 11 kap. 2 § På avdelningsnivå. Jmf Medarbetarsamtal nedan. Lönesättning, förhandlingsunderlag Medarbetarsamtal, handlingar rörande Vid inaktualitet Vid inaktualitet Medarbetarenkät, sammanställning/rapport Bevaras Skriftlig varning Ja Bevaras Individuella utvecklingsplaner, dokumenterade överenskommelser och övriga anteckningar. Till exempel NMI Nöjd medarbetar-index. Svar och underlag kan gallras vid inaktualitet. Kopia ingår i personalakt, notering görs i diariet. Original till den anställde och facklig organisation. För sekretessbedömning se OSL 11 kap. 2 § Terminalglasögon, beslut/rekvisition Tjänstebil 10 år 10 år Utbildningsförmån Utbildningsportalen Bevaras Bevaras Försäkringshandlingar, parkerings tillstånd, registreringsbevis med mera. Ingår i personalakt. Kurskatalog/sammanställning av utbildningar i egen regi bevaras genom utskrift en gång per år. Sidan 6 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län 6. Löneadministration Handling Arbetstidsschema Arvoden (konsulter med flera) Ersättningar Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning 2 år Ingår i lönesystem. Se anmärkning 2 år om utbetalning skett via lönesystem, annars 10 år. Se anmärkning Flextidssammanställning Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Jourlista, jourredovisning (jourersättning, jourkompräkning) Intermittent anställda, handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön Kodförteckning Kontrolluppgift, årsvis Ledighet med lön för fackligt uppdrag Ledighetsansökan, kortare än 6 månader Ledighetsansökan, barn-, studie- och tjänstledighet över 6 månader Läkarintyg 2 år 2 år Lönekort Bevaras Lönelista/grundlista 2 år Ingår i lönesystem. Till exempel bilersättningar (inklusive körjournal om grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton. 2 år om utbetalning skett via lönesystem, annars 10 år. Ingår i lönesystem. Inkommer vid exempelvis rehabilitering och VAB. Jmf Avsnitt 4. Jourjournal. Bevaras Bevaras Bevaras 2 år Till exempel löneartskataloger. 2 år Ingår i lönesystem. Bevaras Ingår i lönesystem. 2 år Förvaras hos chef – separat register förs enligt centrala diariets instruktion. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Avser äldre material (årskort, matrikelkort, personalkort). Bevaras Ingår i lönesystem. Jmf. Systematiskt förda uppgifter… nedan Lönespecifikationer. Ingår i lönesystem. Sidan 7 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Löneunderlag Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning Se anmärkning Till exempel ob-listor, löneavdrag (exempelvis kost), timrapporter, uppdragstillägg, försäkran för sjuklön, sjuk/friskanmälningar. 2 år om utbetalt via lönesystem, annars 10 år. Får dock gallras vid inaktualitet om uppgifterna framgår av lönelistor eller protokoll. Retroaktiv lön, ansökan om eller sammanställningar över beräkning 2 år Signallista/rättelselista Vid inaktualitet Skatter Systematiskt förda uppgifter om anställds tjänstgöring och lön Tidredovisning/tidssammanställning Tjänstgöringsschema Utmätning i lön, beslut om 10 år Bevaras Ingår i lönesystem. Uppgifter som visar avvikelser i samband med löneberäkningar. Jämkningsbeslut med mera. Ingår i lönesystem. 2 år 2 år 10 år Ingår i lönesystem. Ingår i lönesystem. Original hos kronofogden. 7. Arbetsmiljö och arbetsskador Handling Arbetsmiljöbokslut/hälsobokslut Diarieförs Ja Arbetsmiljöutredning, generell Ja, vid sekretess Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Exempelvis resultat av friskvårdssatsningar, årlig sammanställning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Bevaras Till exempel teamutveckling, kartläggning av sociala och psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö. Ingår i diarieförda handlingar. Arbetsmiljöutredning, individuell Ja, vid sekretess Bevaras För sekretessbedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Ingår i personalakt, notering görs i diariet. För sekretessbedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Sidan 8 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Arbetsskador och tillbud, anmälan om Diarieförs Se anmärkning Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i personalakt. Ingår även i avvikelsesystem. Anmälan om arbetsskador ska diarieföras. Arbetsskador och tillbud, årssammanställning Protokoll/minnesanteckning arbetsmiljö Risk för ohälsa/kemikalieexponering, personalregister Bevaras Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Bevaras Bevaras Bevaras För sekretessbedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 3 § Sammanställning ingår i arbetsmiljöbokslut. Från till exempel skyddsrond, arbetsmiljörond. Personalregister fört i syfte att underlätta utredningar om sjukdomssamband, exempelvis över exponering för cancer framkallande och mutagena ämnen. Exempelvis organisation och tidplan för arbetsmiljöarbete, riskbedömning av arbetsmiljö, handlingsplaner. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Årlig sammanställning ingår i arbetsmiljöbokslut. 8. Rehabilitering Handlingar inom den personalsociala verksamheten skyddas ofta av sekretess (OSL 39 kap. 1-3 §). Ärenden som genererar sådana handlingar är till exempel rehabiliteringsutredningar, omplacerings ärenden, disciplinärenden och arbetsskadeärenden. Allmänna sekretessreglerade handlingar ska diarieföras. Beslut i denna typ av ärenden är det i regel ingen sekretess på. Handling Diarieförs Arbetsanpassning, dokumentation av Ja, vid behov och eventuella åtgärder sekretess Arbetsförmågebedömning, underlag för Ja, vid sekretess Arbetsträning, dokumentation av Ja, vid sekretess Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Bevaras Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Bevaras Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Sidan 9 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Behandlingskontrakt (vid missbruksproblematik) Diarieförs Ja, vid sekretess Försäkringskassans anteckning från avstämnings-/uppföljningsmöten Ja, vid sekretess Försäkringskassans beslut Ja Läkarintyg Omreglering av anställningsvillkor Rehabiliteringsplan Rehabiliteringsutredning, handlingar rörande Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1 § Bevaras Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Bevaras Avseende rehabiliteringsersättning, sjukpenning samt sjukersättning. 2 år Ja, vid sekretess Ja, vid sekretess Ja, vid sekretess Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i personalakt, notering görs i diariet. För sekretessbedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Uppgifter som styrker diagnos och arbetsoförmåga skrivs in i rehabiliteringsplan. Förvaras hos chef – separat register förs enligt centrala diariets instruktion. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Besked till anställd enligt AB § 12 att anställningsvillkoren ska omregleras på grund av den anställdes rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1-2 § Handlingsplan för rehabilitering samt för återgång i arbete. Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1 § Utredningar med eventuella underlag Ingår i personalakt, notering görs i diariet vid sekretess. För sekretess bedömning se OSL (2009:400) 39 kap. 1 § Sidan 10 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar och dokumentation Diarieförs Se anmärkning Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift, till exempel anteckning om att rehabiliterings behov inte finns samt underlag för genomgång av rehabiliterings processen. Behöver inte diarieföras, förutsatt att det rensas ut när ärendet avslutas. 9. Facklig samverkan och förhandling Handling Facklig förtroendeman, anmälan och avanmälan Facklig tid, rapport och sammanställning Förhandlingsprotokoll och kollektivavtal Diarieförs Ja Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. 2 år Ja Protokoll/minnesanteckning från APT eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Bevaras 2 år Avser protokoll/minnesanteckning från samverkan på förvaltnings nivå och verksamhetsområde (lokal samverkan) samt från förhandling enligt MBL. Ingår i diarieförda handlingar. Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. 10. Avslut av anställning Handling Arbetsgivarintyg Diarieförs Avgångsvederlag, beslut om Ja Bouppteckningsintyg, för kännedom från KPA Dödsfall – arbetsgivarintyg för dödsanmälan Dödsfall – försäkran från anhörig, registerutdrag från Skatteverket Grupplivutbetalning, ansökan om Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Original till den anställde. Möjlighet till sammanställning bevaras i lönesystem. Bevaras Ingår i personalakt, notering görs i diariet. Bevaras Ingår i pensionsakt. Bevaras Bevaras Original till KPA, kopia ingår i pensionsakt. Ingår i pensionsakt. Bevaras Sidan 11 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling LAS-varsel, handlingar rörande Tjänstgöringsbetyg/-intyg Uppsägning, arbetsgivarens Diarieförs Ja Ja Uppsägning, egen Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Gällande uppsägning och avsked. Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. För personanknutet varsel ingår kopia av underrättelse samt besked i personalakt. Ingår i personalakt. Ingår i personalakt, notering görs i diariet. Ingår i personalakt. 11. Pension Handling Kontoutdrag på utbetalda pensioner Pensionsansökan Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning 10 år Bevaras hos KPA. Bevaras Även särskild ålderspension (garantipension). Inklusive bilagor, godkännande, beslut och överenskommelser. Pensionsavgång, besked om Pensionsbrev med bilagor Pensionslösningar, avtal om särskilda Pensionsregister Pension, förhandsberäkning Pensionsunderlag SPV 9 Premie rapporterad till Pensionsvalet Återkrav av pensioner Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år 10 år Ingår i pensionsakt. För anställda som fyllt 67 år. Ingår i pensionsakt. Ingår i pensionsakt. Bevaras hos KPA. Ingår i lönesystem. Sidan 12 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län 12. Policy- och styrdokument Handling Handböcker Policys och riktlinjer inom personalområdet Diarieförs Ja Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Personalhandboken och separata handböcker för exempelvis arbetsmiljö. Bevaras Personalhandboken bevaras genom utskrift en gång per år. Till exempel lönepolicy, jämställdhets- och mångfaldsplan, krishanteringsplan, policy för hantering av missbruk. Ingår i diarieförda handlingar. 13. Personalstrategisk samordning 13.1. Arbetsrätt och avtal Handling Dom Fullmakt Lokal tvisteförhandling, handlingar rörande Stämningsansökan Tvisteprotokoll Diarieförs Ja Ja Ja Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Ingår i diarieförda handlingar. Ingår i diarieförda handlingar. Ingår i diarieförda handlingar. Ja Ja Bevaras Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. Ingår i diarieförda handlingar. 13.2. Kompetens- och ledarförsörjning Handling Befattnings- och arbetsutvärderingssystem Identifiera nya ledare, arbete med att Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Lönekartläggning. Se anmärkning Ledarskapsutbildningar (inklusive introduktion för nyanställda chefer och utvecklingsprogram för ledningsgrupper) Bevaras Praktikplatser Bevaras Program för ledarförsörjning Rekrytering Bevaras Dokumentation av innehåll och utformning bevaras. Eventuell personrelaterad information gallras vid inaktualitet. Dokumentation av verksamhetens idé, upplägg och arbetsformer bevaras. För övrig dokumentation se dokumenthanteringsplan för Allmänna administrativa handlingar. Dokumentation av programmets innehåll och utformning bevaras. Se Avsnitt 3. Anställning och rekrytering Sidan 13 av 14 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för personaladministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Traineeprogram Diarieförs Bevaras/Gallras Anmärkning Se anmärkning Dokumentation av programmets innehåll och utformning bevaras. Diarieförs Ja Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Sammanställning/rapport samt dokumentation av valt verktyg bevaras. Svar och underlag kan gallras vid inaktualitet. Bevaras Inklusive analys av utfall av löneöversyn. 13.3. Uppföljning Handling Medarbetar- och ledarenkät Lönestatistik Personalstatistik (personalnyckeltal) Personaluppföljning (analys av nyckeltal) Bevaras Bevaras Ingår i delårsbokslut. Ingår i delårsbokslut. Exempelvis avseende intern och extern rekrytering, mångfald/ etnicitet, timanställningar, vikariat, sjukfrånvaro. Ingår i delårsbokslut. Sidan 14 av 14 Bilaga § 15 Diarienummer 15RS69 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns upphandlingshandlingar Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för Region Örebro läns upphandlingshandlingar Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för Region Örebro läns upphandlingshandlingar. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvalt ning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 1 av 4 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut upphandlingshandlingar för Region Örebro läns Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Giltig t.o.m - Direktupphandling Handling Beställning av upphandlingsuppdrag Fråga till Skatteverket Svar från Skatteverket Kreditupplysning Antagen offert Direktupphandlingsformulär Beställning Annan korrespondens av betydelse Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Upphandling Handling Fullmakt samordnad upphandling Beställning av upphandlingsuppdrag Annons Annonsbekräftelse Anbudsinbjudan (selektiv eller urvalsupphandling) Beslut om vilka som får inkomma med anbud (selektiv eller urvalsupphandling) Meddelande till ej utvalda, respektive utvalda anbudsgivare (selektiv eller urvalsupphandling) Förfrågningsunderlag Bilaga till förfrågningsunderlaget Kompletterande förfrågningsunderlag Begäran om utlämning av anbudsunderlag Svar på begäran om utlämning av anbudsun derlag Avböjande att delta i upphandling Frågor och svar kring förfrågningsunderlag Protokoll från anbudsöppning Fråga till Skatteverket Svar från Skatteverket Kreditupplysning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Sidan 2 av 4 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut upphandlingshandlingar för Region Örebro läns Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Giltig t.o.m - Handling Frågor och svar föranledda av anbudssvar Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Antaget/antagna anbud Bilaga till anbud Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Se anmärkning Ej antaget anbud 5 år Inkommet anbud, avbrutna upphandlingar 5 år Anmärkning Bilagor i form av exempel från medicinskteknisk utrustning, modeller, ritningar och planer kan gallras vid inaktualitet, om de är beskrivna i dokumentationen. Om handlingarna finns digitalt kan eventuella papperskopior gallras vid inaktualitet. Om handlingarna finns digitalt kan eventuella papperskopior gallras vid inaktualitet. Upphandlingsrapport inklusive utvärdering Tilldelningsbeslut eller beslut om avbrytande av upphandling Tillkännagivande av/ meddelande om tilldel nings-beslut eller underrättelse om avbruten upphandling Inkomna frågor kring tilldelningsbeslut Svar på frågor kring tilldelningsbeslut Annonsering om tilldelning av avtal Rapport om avslutad upphandling över trös kelvärden till EG-kommissionen Annan korrespondens av betydelse Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Överprövning Handling Underrättelse om överprövning Föreläggande om överprövning Yttrande (inkl. eventuella bilagor) Dom Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Sidan 3 av 4 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut upphandlingshandlingar för Region Örebro läns Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Giltig t.o.m - Avtal Handling Avtal (inkl. bilagor) påskrivet av leverantör Avtal (inkl. bilagor) påskrivet av båda parter Förlängning av avtal påskrivet av leverantör Förlängning av avtal påskrivet av båda parter Tillägg eller ändring av avtal påskrivet av leve rantör Tillägg eller ändring av avtal påskrivet av båda parter Begäran om prisjustering Besked om prisjustering Begäran om överlåtelse av avtal Besked om överlåtelse av avtal Handlingar som annars behövs för bevisvärde Tvist Skadestånd Hävning Bevras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Sidan 4 av 4 Bilaga § 16 Diarienummer 15RS70 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns fastighetshandlingar Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för Region Örebro läns fastighetshandlingar 1. Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för Region Örebro läns fastighetshandlingar. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 1 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01.28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns fastighetshandlingar 2. Fastighetshandlingar Handling Arbetsexemplar och kännedomsexemplar av handlingar och ritningar Avtal Bevaras/gallras Vid inaktualitet Kommentar Se kommentar Driftavtal och avtal med privatpersoner, till exempel hyresavtal kan gallras 2 år efter avtalets utgång. Besiktningsprotokoll från slutbesiktning Bevaras och garantibesiktning Bygglov Driftsinstruktioner Bevaras Vid inaktualitet Fastighetsakt/fastighetshandlingar Bevaras • • Avtal och servitut Beskrivning av fastigheten/området • Kartor • Kommunala förköpsrätten • Kvitto och köpeskilling • Köpebrev • Köpekontrakt • Lagfart • Pantbrev, ej utnyttjade • Värderingsintyg • Äldre handlingar rörande fastigheten • Övriga handlingar Fastighetsdeklaration (årlig), fastighetstaxering och taxeringsmeddelande Övriga avtal bevaras. Diarieförs Återkommande besiktningar, till exempel gällande hissar, ventilation och brandsyn kan gallras när ny besiktning genomförts. Diarieförs Bevaras så länge de behövs för driften av objektet. Handlingar gällande Region Örebro läns fastigheter förvaras hos fastigheter i en akt per fastighet. I samband med försäljning av fastighet bör vissa handlingar av betydelse för köparen överlämnas till denne. De överlämnade handlingarna bör dock bevaras hos Region Örebro län i form av kopior. 5 år Efter ny fastighetstaxering. Handlingar gällande avregistrerade och sålda fastigheter kan gallras vid inaktualitet. Sidan 2 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01.28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns fastighetshandlingar Handling Fastighetsregister/fastighetssystem Incit Försäkringsbevis – allriskförsäkring Förteckning över Region Örebro läns fastighetsbestånd Geotekniska undersökningar Projekthandlingar: Bevaras/gallras Bevaras Kommentar Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Handlingar från projekt, nybyggnationer, ombyggnationer och dylikt. • Beställning, Bevaras uppdragshandlingar, projektdirektiv, entreprenadkontrakt, antagna anbud och förfrågningsunderlag, med tillhörande handlingar. • Dokumentation över projektet, foton, filmer och dylikt. Bevaras • Icke-antagna anbud 5 år • Protokoll från projektmöten, byggmöten, planeringsgrupper, funktionsgrupper och dylikt. Bevaras • Rumsfunktionsprogram (RFP), avdelningsfunktionsprogram (AFP) 2 år • Slutrapport, delrapport, utvärderingar. • Utlåtanden inhämtade från myndighet (till exempel arbetsmiljö, strålning) • Utredningar och förstudier, som Bevaras ligger till grund för projektet Minnesanteckningar av kortsiktig betydelse kan gallras vid inaktualitet. Bevaras Bevaras Sidan 3 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01.28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns fastighetshandlingar Handling Pålningsprotokoll Sprängjournal Bevaras/gallras Bevaras Bevaras Kommentar 3. Ritningar När en fastighet rivs eller säljs ska Region Örebro län för framtiden bevara ritningsmaterialet från fastigheten. Hantering av ritningar Till och med 1996 Ritningar levererades till landstinget som pappersritningar eller translarer, de förvaras i fastigheters arkiv. Merparten av dessa är mikrofilmade och mikrofilmen är sedan skannad. De skannade ritningarna lagras på server. 1996-2003 De flesta ritningar upprättades digitalt och levererades till landstinget digitalt via nätet eller på CDskiva. De digitala ritningarna lagras på server, CD-skivorna förvaras i fastigheters arkiv. 2004-tills vidare Från och med 2004 levereras alla ritningar som digitala ritningsfiler på CD-skiva, skivorna förvaras i fastigheters arkiv. En kopia av filen lagras på server. Handling Förfrågningsunderlag och KF (kompletterande förfrågningsunderlag) Bygghandling Relationshandling Ritningar som i huvudsak utvisar icke utförda projekt och prisbelönade och inköpta förslag vid arkitekttävlingar Bevaras/gallras Bevaras Kommentar Bevaras Bevaras Bevaras Sidan 4 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01.28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns fastighetshandlingar 4. Parkverksamhet Handling Besiktning av lekplats Förteckning, kartor och ritningar över parker och grönytor Planer och utredningar Planteringar, handlingar rörande Skötselplaner Trädinventering Bevaras/gallras Bevaras Bevaras Kommentar Bevaras Vid inaktualitet 2 år Bevaras 5. Konstverksamhet Handling Avtal Bevaras/gallras Bevaras BUS (Bildkonst Upphovsrätt i Sverige)-rapportering Bevaras Checklista för byggnadsanknuten konst samt skissförslag Fotografier av konstverk Bevaras Bevaras Godkännande från konstnär att förändra konstverk Konstregister Bevaras Polis/stöldanmälningar Riktlinjer Bevaras Bevaras Bevaras Kommentar Till exempel avtal om köp av tjänst, avtal för skissuppdrag, avtal för byggnadsanknuten konst, depositionsavtal/ lån till utställning (kommuner eller privata vårdgivare), överlåtelseavtal m.m. Diarieförs. Årligen rapporteras bildanvändning till BUS. Avtal för återgivning av samling på Internet m.m. bevaras och diarieförs. Checklista för byggnadsanknuten konst samt skissförslag bevaras och diarieförs. Fotografierna läggs in i digitalt konstregister. Diarieförs Digitalt register över all regionägd konst med information om konstnär, titel, registreringsnummer, teknik, format, inköpspris, inköpsplats, placering, inventeringsdatum, inskannat fotografi m.m. Diarieförs Till exempel gällande 1% regeln och hantering av regionägd konst vid huvudmannaskapsförändringar. Diarieförs. Sidan 5 av 5 Bilaga § 17 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringplan/ gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län 1. Inledning................................................................................................................................. 2 Bevarande och gallring....................................................................................................... 2 2. Fullmäktige, styrelser och nämnder ....................................................................................... 3 Representation .................................................................................................................... 3 3. Protokoll och anteckningar från verksamheten ...................................................................... 4 4. Diarieföring ............................................................................................................................ 5 5. Styrande och redovisande dokument...................................................................................... 6 6. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse .......................................................................... 8 7. Information/kommunikation .................................................................................................. 9 8. Projekthandlingar ................................................................................................................. 10 9. IT .......................................................................................................................................... 10 10. Administration personuppgiftslagen (PuL) ........................................................................ 11 11. Arkivering .......................................................................................................................... 11 Sidan 1 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län 1. Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 2 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - 2. Fullmäktige, styrelser och nämnder Handling Arvodesbestämmelse Arvodesunderlag, förtroendevalda Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i diarieförda handlingar 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar och dylikt Avsägelse och nominering, förtroendevalda Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Delegationsbeslut Bevaras Delegationsförteckning/originallista över anmälda Bevaras Ingår i diarieförda handlingar delegationsbeslut Delegationsordning Bevaras Ljud- och bildupptagning (bandinspelning, Bevaras ljudfil, fil från webbsändningar) från fullmäktigesammanträde Föredragningslista (dagordning, kallelse) Bevaras Föredragnings PM Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Förtroendemannaregister Bevaras Justeringsanslag Vid inaktualitet Tillkännagivandet av justeringen antecknas även på protokollet Kungörelse, fullmäktigesammanträde Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Motion, medborgarförslag och interpellation Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Närvarolista Bevaras Ingår i protokoll Protokoll från fullmäktige, styrelser, nämnder och Bevaras utskott Protokoll eller mötesanteckning från politiska Bevaras arbetsgrupper Protokoll eller mötesanteckning från kommittéer, Bevaras råd, referensgrupper, styrgrupper och dylikt Protokoll eller mötesanteckning från Bevaras samarbetsorgan och samrådsgrupper Protokollsbilaga Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Protokollsutdrag Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Ingår i protokoll Voteringslista Bevaras Ingår i protokoll Yrkande och reservation Bevaras Representation Gåvor till Region Örebro län Representationslista Bevaras Bevaras Till exempel 25- års gåvor och regionstyrelsens middag för kulturpristagare och stipendiater Sidan 3 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Tackbrev och dylik ordförandekorrespondens Handlingar rörande vänorter Bevaras Bevaras Giltigt t.o.m. - Anmäls till regionstyrelsen, i protokoll 3. Protokoll och anteckningar från verksamheten Handling Föredragningslista (dagordning, kallelse) Protokoll/minnesanteckning från styrgrupp Protokoll/minnesanteckning från ledningsgrupp på förvaltnings- och områdesnivå Protokoll/minnesanteckning från ledningsgrupp i verksamhet Protokoll/minnesanteckning från samverkansgrupper Protokoll/minnesanteckning från förhandling enligt Medbestämmandelagen (MBL) Protokoll/minnesanteckning arbetsmiljö Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Protokoll/minnesanteckning från APT eller motsvarande på arbetsplatsnivå 2 år Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Protokoll/mötesanteckning/minnesanteckning från Vid inaktualitet avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och dylika interna verksamhetsmöten Från till exempel skyddsrond, arbetsmiljörond. Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten Sidan 4 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - 4. Diarieföring Handling Diarier Diarieförda handlingar Diarieplan Fullmakt för postöppning Information i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande Korrespondens (e-post, fax och papperspost) Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Se anmärkning Uppgifter som tillför sakuppgift i ärende ska dokumenteras i en tjänsteanteckning och diarieföras. När detta gjorts kan informationen i röstbrevlådan gallras. Se anmärkning Information av tillfällig och ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. All korrespondens av vikt för verksamheten ska diarieföras oavsett media. För korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär, se avsnitt 6. Register till diarier Postlista Tjänsteanteckning Bevaras Vid inaktualitet Se anmärkning Integrerad i diariesystemet Tjänsteanteckning som tillför sakuppgift bevaras och diarieförs i ärendet. Anteckning som ej tillför sakuppgift och är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Sidan 5 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - 5. Styrande och redovisande dokument Handling Avtal Avtal, rutinmässiga Avvikelsehantering Bevaras/Gallras Bevaras 2 år efter inaktualitet Anmärkning Ingår i diarieförda handlingar Till exempel leasing av kopiator och kaffeautomat. Bevaras Om alla avtal diarieförs bevaras även dessa i diarieförda handlingar. All dokumentation omkring en avvikelse bevaras i ärendehanteringssystemet. Äldre avvikelser/tillbudsrapporter i pappersform bevaras. Certifiering, diplomering och utmärkelser Enkät, kartläggning, kundundersökning etc, sammanställning/rapport Fotografier, filmer och ljudupptagningar som dokumenterar den egna verksamheten Fullmakt Handböcker, instruktioner och rutinbeskrivningar Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Se anmärkning Intern kontroll Bevaras Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Se anmärkning Svar och underlag kan gallras vid inaktualitet. Externa besvarade enkäter ska diarieföras. Se även avsnitt 6, handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Handböcker, instruktioner och rutinbeskrivningar, framtagna för den egna verksamheten bevaras. Handböcker, instruktioner och rutinbeskrivningar av kortsiktig betydelse kan gallras vid inaktualitet. Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och åtgärdsplaner. Program, deltagarlistor, eventuellt unikt studiematerial samt kopior av eventuella kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk- eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet. Sidan 6 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Kvalitetsarbete Bevaras Ledningssystem Bevaras Organisationsscheman/beskrivningar Policys och planer Remiss, remissvar och yttrande Bevaras Bevaras Bevaras Slutrapport/-dokumentation från projekt och utredning Statistik som innehåller unik information om verksamheten Styrdokument Bevaras Synpunkter, klagomål och förslag Se anmärkning Giltigt t.o.m. - Till exempel kvalitetsdokument, processbeskrivning, kvalitetssäkringssystem, kvalitetsutmärkelser – underlag, rapporter, upplägg, information. Handlingar som dokumenterar verksamhetens ledningssystem, det vill säga mål, organisation, rutiner, metoder och processer som säkerställer kvalitén och patientsäkerhetsarbetet. Bevaras årligen Ingår i diarieförda handlingar Ingår i diarieförda handlingar, avser ej vårdremisser. Ingår i diarieförda handlingar Bevaras Bevaras Om styrdokument skapas i Platina Dokument bevaras de digitalt där och arkivexemplar behöver ej skrivas ut på papper. Sammanställningar, rapporter och statistik bevaras Synpunkter, klagomål och förslag som har lett till åtgärder eller förändringar bevaras Utvärdering Bevaras Uppföljningsrapport Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan Bevaras Bevaras Bevaras Synpunkter, klagomål och förslag av rutinarmad allmän karaktär kan gallras vid inaktualitet Utvärderingar av kortsiktig betydelse kan gallras vid inaktualitet. Ingår i diarieförda handlingar Ingår i diarieförda handlingar Ingår i diarieförda handlingar Sidan 7 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - 6. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Handling Handlingar som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd Inkomna eller expedierade (utskickade) handlingar av tillfällig betydelse eller rutinartad karaktär Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga Inlämningskvitton, kvittensböcker och liknande Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Kopior och dubbletter Se anmärkning Mottagnings- och delgivningsbevis Vid inaktualitet Register, liggare och andra tillfälliga förteckningar Vid inaktualitet Underlag för intern planering och verksamhetsredovisning Vid inaktualitet Övriga handlingar av kortvarig eller ringa betydelse Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Gallras under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar med samma innehåll. Gallras under förutsättning att ingen anteckning har tillförts. Avser register och liggare som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet. Kan gallras efter att sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att handlingarna ej i övrigt har någon betydelse för verksamheten. Sidan 8 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - 7. Information/kommunikation Handling Artikel, egenproducerad Fotosamlingar/bildarkiv, digitala och analoga Grafiskt program/grafisk profil Nyhetsbrev och cirkulär, egenproducerade Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande gällande Region Örebro län. Pressmeddelande Sociala medier Bevaras Tidning, egenproducerad Bevaras Trycksaker, egenproducerade Bevaras Webbplats, extern och intern Se anmärkning Bevaras Se anmärkning Ett arkivexemplar av alla egenproducerade nyhetsbrev och cirkulär bevaras. Se särskild dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för sociala medier och webb inom Region Örebro län. Ett arkivexemplar av alla egenproducerade tidningar bevaras Ett arkivexemplar av alla egenproducerade trycksaker bevaras. Till exempel affischer, annonser, broschyrer, böcker och informationsskrifter. Se särskild dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för sociala medier och webb inom Region Örebro län. Sidan 9 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - 8. Projekthandlingar Handling Förstudie Korrespondens Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser med mera av långsiktig betydelse Rutinartad korrespondens kan gallras vid inaktualitet. Projektavtal Projekthandlingar Idébeskrivning Projektdirektiv Projektplan Uppföljningsrapport Slutrapport Protokoll Bevaras Bevaras Uppdragshandlingar Idébeskrivning Uppdragsdirektiv Slutrapport Uppföljning av mål Bevaras Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Protokoll från styrgrupp bevaras samt andra protokoll som dokumenterar avgöranden, överenskommelser med mera. Bevaras 9. IT Handling Elektroniska spår från internetuppkoppling Källkoder till egna system Systembeskrivning, handböcker och manualer Systemdokumentation Bevaras/Gallras Anmärkning 3 månader Bevaras Bevaras Bevaras Avser dokumentation för förståelse av systemet, hur det har använts och dess innehåll. Sidan 10 av 11 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - 10. Administration personuppgiftslagen (PuL) Handling Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Personuppgiftsbiträde, avtal och instruktioner Registerförteckningar Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Registerutdrag, begäran om samt svar Bevaras Riktlinjer för hantering av personuppgifter Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Ingår i diarieförda handlingar, de registerutdrag som ej ingår i diarieförda handlingar kan gallras efter 1 år Ingår i diarieförda handlingar 11. Arkivering Handling Arkivförteckning Arkivbeskrivning/beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut/ bevarande och gallringsplan Gallringsbevis/gallringsprotokoll Regionarkivets sökregister Leveransreversal Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Uppdateras löpande. Bevaras Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten Sidan 11 av 11 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa handlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för ekonomi administrativa handlingar inom Region Örebro län Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 1 av 4 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa handlingar inom Region Örebro län Handlingar som bevaras Handling Bokslut under året - delårsrapport - periodrapport Budget Dagbok/grundbokföring Ekonomisk statistik Huvudbok Kontoplan samt ansvarsenhetsförteckning Verifikationer fram till 1951, papper Årsredovisning - förvaltningsberättelse - resultaträkning - balansräkning - finansieringsanalys - sammanställd redovisning inkl bilagor: - nämndernas, - förvaltningarnas verksamhetsberättelser - sifferbilaga bokslutsbilaga utgående balans inkl. specifikationer Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ska diarieföras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ska diarieföras. Avser slutlig version av landstingets budget fastställd av fullmäktige. Ska diarieföras Verifikationer efter 1951 gallras. Se nästa avsnitt. Årsredovisningen med bilagor ska diarieföras Diarieförs ej Sidan 2 av 4 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa handlingar inom Region Örebro län Handlingar som kan gallras Handling Aktiebrev Anläggningsreskontra Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Förvaras i kassaskåp under ägandetiden Exkl det utdrag som ingår i 10 år bokslutsbilagorna till årsbokslutet Asylblankett, för registrering MVC, BVC 1 år Attest- och utanordningsbehörigheter 10 år Avgiftsbefrielse, begäran om 10 år Avser patienträkning Avstämning av balanskonton 2 år Avtal som utgör räkenskapsinformation 10 år Om hänvisning till avtalet görs i verifikation Behörighetslista för ekonomisystem 10 år Avser behörigheter i olika delsystem Betalningsförslag/betalning av leverantörsfakturor Vid inaktualitet (datalistor) Betalningspåminnelse, kundfaktura 6 mån, se anm. Efter avslutat ärende. Tjänsten och handlingar administreras av externt företag. Betalningspåminnelse, leverantörsfaktura Bilaga som utgör del av verifikation Budgetuppföljning Debiteringsunderlag Fastighetsreskontra Vid inaktualitet 10 år 2 år 2 år 10 år Frikort från sjukvården, kopia Följesedel/packsedel 1 år Vid inaktualitet/ Kan gallras efter avstämning mot 10 år, se anm. fakturan om fakturan är specificerad med följesedelns uppgifter och inte utgör en samlingsfaktura. Utgör följesedeln underlag till fakturan kan den gallras efter 10 år. 3 år 2 år, se anm. Kan gallras 2 år efter återredovisning av kassa 6 mån, se anm. Efter avslutat ärende. Tjänsten och handlingar administreras av externt företag. Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år 2 år 2 år 2 år, se anm. Undantag: Klarmarkeringslistor från anläggnings- och fastighetsreskontra utgör verifikation och får gallras först efter 10 år Förskott, kvittens vid resor och kurser Handkassa, förbindelseintyg och överlåtelse av Inkassoärende, kundfaktura Inkassoärende, leverantörsfaktura Inköpsrekvisition/beställningsblankett Inteckning, dödad Integrationslista Intrastatblankett, inklusive underlag Klarmarkeringslista Exkl det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna till årsbokslutet Sidan 3 av 4 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för ekonomiadministrativa handlingar inom Region Örebro län Handling Kontoutdrag Kundreskontra Leverantörsbetalning Leverantörsreskontra Likviditetsplanering, prognos Loggar Momsredovisning Skattedeklaration, inklusive underlag Verifikationer - bokföringsorder - kundfaktura - intern faktura - leverantörsfaktura - makulering och värdereglering av patient/kundfaktura - makulering av leverantörs faktura - kassaredovisning, inkl underlag - utanordning/kvitto - importfiler avseende bokföringstransaktion från försystem Bevaras/Gallras Anmärkning 2 år, se anm. Avser kontoutdrag som inte utgör del av verifikation, vilka får gallras först efter 10 år 10 år, se anm. Kan gallras 10 år efter sista åtgärd. Exkl det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna till årsbokslutet. 10 år 10 år, se anm. Kan gallras 10 år efter sista åtgärd. Exkl det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna till årsbokslutet. 2 år Se anm. Se särskilt beslut rörande logguppgifter 10 år 6 år Avser underlag för upprättande av skattedeklaration 10 år, se anm. Verifikationer på papper från 1952 och framåt kan gallras efter 10 år. Verifikationer avseende leverantörsfakturor i pappersform som skannats får gallras efter 3 år enligt beslut från Skatteverket. Skannade verifikationer samt EDI-fakturor i systemet får gallras efter 10 år. Följande verifikationer kan vara nödvändiga att bevara längre än 10 år: Verifikationer rörande åtkomst (äganderätts-) handlingar och handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom, verifikationer rörande investeringsutgifter (byggnads verksamhet, teknisk utrustning) med löpande garantitid, eller donationshandlingar. Verifikationer från EU-projekt: Verifikationer avseende strukturfonder får gallras tidigast 10 år efter programtidens slut. Verifikationer avseende sektorsfonder (övriga fonder) får gallras tidigast 5 år efter att projektet fått sin sista utbetalning. Värdepostbok 10 år Sidan 4 av 4 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringplan/ gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 1. Inledning................................................................................................................................. 3 1.1 Bevarande och gallring..................................................................................................... 3 2. Patientjournal ......................................................................................................................... 4 3. Patientjournalhandlingar – allmän del.................................................................................... 6 4. Primärvårdens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska dokumentation .......................................................................................................................... 20 4.1. Vårdcentralerna ............................................................................................................. 20 4.2. Asyl- och invandrarhälsan............................................................................................. 21 4.3. Barnhälsovården ............................................................................................................ 21 4.4. Mödrahälsovården ......................................................................................................... 22 4.5. Ungdomsmottagningen Knuffen ................................................................................... 22 4.6. Vårdcentralernas jourmottagning .................................................................................. 22 4.7. Sjukvårdsrådgivningen .................................................................................................. 22 5. Habiliteringens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska dokumentation .......................................................................................................................... 23 5.1 Centrum för hjälpmedel ................................................................................................. 23 5.2 Tolkcentralen.................................................................................................................. 23 5.3 Barn- och ungdomshabilitering/Vuxenhabilitering........................................................ 24 6. Psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar ................................................ 25 6.1 Psykiatrins patientjournal ............................................................................................... 25 6.2 Psykologiska tester och skattningar ............................................................................... 25 6.3 Psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar .......................................... 26 7. Specialistsjukvårdens klinikspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska dokumentation .......................................................................................................................... 33 7.1 ANIVA- kliniks inklusive Smärtsektionens klinikspecifika patientjournalhandlingar.. 33 7.2 Arbets- och miljömedicinsk kliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar .............. 35 7.3 Infektionskliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar............................................ 36 7.4 Kvinnoklinik/BB:s klinikspecifika patientjournalhandlingar ........................................ 37 7. 5 Lungkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar .................................................. 38 7.6 Neurokliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar .................................................. 39 7.7 Onkolog/Gynonkologkliniks klinikspecifika patientjournal-handlingar ....................... 41 7.8 Smittskyddsenhet ........................................................................................................... 42 Sidan 1 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.9 Ögonkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar ................................................... 44 7.10 Öron, näsa, hals – kliniks (inklusive Logopedi och foniatri) klinikspecifika patientjournalhandlingar....................................................................................................... 46 8. Medicinsk service................................................................................................................. 47 8.1 Röntgen .......................................................................................................................... 47 8.2 Fysiologi ......................................................................................................................... 47 8.3 Laboratoriemedicin ........................................................................................................ 48 8.3.1 Kvalitetsledningssystem .......................................................................................... 48 8.3.2 Medarbetare............................................................................................................. 48 8.3.3 Utrustning ................................................................................................................ 48 8.3.4 Material .................................................................................................................. 49 8.3.5 Uppgifter i IT-system .............................................................................................. 49 8.3.6 Ekonomi, Diarie, Övrigt .......................................................................................... 49 8.3.7 Klinisk kemi ............................................................................................................ 49 8.3.8 Mikrobiologi............................................................................................................ 50 8.3.9 Patologi.................................................................................................................... 50 8.3.10 Transfusionsmedicin ............................................................................................. 51 8.3.11 Sterilcentralen........................................................................................................ 52 9. Läkemedelshantering ........................................................................................................... 56 10. Loggning av åtkomst i datasystem för patient ................................................................... 56 11. Vårdadministrativa handlingar ........................................................................................... 57 11.1 Avvikelser och anmälningar i vården........................................................................... 57 11.2 Övriga vårdadministrativa handlingar.......................................................................... 58 Sidan 2 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 1. Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. 1.1 Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Bevarande av patientjournaler En patientjournal är aktuell mycket länge och brukar i allmänhet tillskrivas flera syften. Patientjournalen ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård och fyller med detta ett patientsäkerhetsmässigt syfte. Patientjournalen är också ett stöd och ett nödvändigt arbetsverktyg för den som arbetar i vården. Den används i juridiska frågor, för skadereglering och för tillsyn och kontroll. Patientjournalen är också en viktig källa för patienten själv att söka information i. Den bör finnas kvar under patientens livstid och därefter för framtiden till forskningens förfogande. Mot denna bakgrund utgår detta gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan från grundregeln att patientjournaler ska bevaras. Vissa patientjournaler/patientjournalhandlingar som bedömts ha ett mycket begränsat värde för verksamheten och för framtida forskning kan gallras efter 10 år. Dessa undantag uttrycks tydligt i avsnitten nedan. Avsnitt 1 och 2 består av inledning och övergripande beslut. I avsnitt 3 listas patientjournalhandlingar som är gemensamma för flera av landstingets verksamheter. Avsnitt 4-7 innehåller verksamhetsspecifika handlingar, avsnitt 8 handlingar gällande medicinsk service och avsnitt 9-11 vårdadministrativa handlingar. Sidan 3 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 2. Patientjournal Handling Patientjournal IT-system/IT-baserade journal- och vårddokumentationssystem Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Patientjournal ska som grundregel bevaras i sin helhet. En upprättad eller inkommen patientjournalhandling ska bevaras, handlingar som är att betrakta som arbetsmaterial och underlag kan rensas. Se anmärkning Innehållet i journal- och vårddokumentationssystem ska tas omhand och arkiveras i enlighet med gällande gallringsbeslut och Landstingsarkivets krav för långtidslagring. Patientjournal/patientjournalhandling papper, som Se anmärkning mikrofilmats Patientjournal på mikrofilm Bevaras Patientjournal/patientjournalhandling papper, som Se anmärkning skannats Vid avveckling av system kontakta Landstingsarkivet. Pappersjournalen/pappershandlingen kan gallras efter mikrofilmning under förutsättning att filmens läsbarhet kontrollerats. Framställs och bevaras i tre exemplar. Pappersjournalen/pappershandlingen kan gallras efter skanning under följande förutsättningar. 1. Det skannade dokumentet ska vara likalydande med originalet och dess läsbarhet ska vara kontrollerad. Utarbetade rutiner för detta ska finnas. 2. Om pappersoriginalet är i färg måste skanning ske i färg om färgen i dokumentet på något sätt är betydelsebärande. 3. Det skannade dokumentet ska vara framställt i eller vara möjligt att överföra till format godkänt för långtidsarkivering enligt Riksarkivets Sidan 4 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Restjournal/tilläggsjournal till elektronisk patientjournal, papper Utlåtande/svar och dokumentation förd vid remissinstans/laboratorium, där uppgift tillförts och bevaras i patientjournal Bevaras/Gallras Anmärkning författningssamling RA-FS 2009:2 Regionarkivet kontaktas för vidare anvisningar. Bevaras För restjournal/tilläggsjournal som skannas se anmärkning för patientjournal/patientjournalhandling papper, som skannats. Se anmärkning Den dokumentation som laboratoriet förfogar över (efter att svar/utlåtande förts till patientjournal) är ej av karaktären patientjournalhandling. Beroende på dokumentationens art tillämpas olika gallringsfrister, se avsnitt 8. Vid avveckling av IT-system ska Regionarkivet kontaktas för utredning gällande bevarande och gallring. Sidan 5 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 3. Patientjournalhandlingar – allmän del I detta avsnitt upptas patientjournalhandlingar och annan medicinsk dokumentation som är gemensam för/förekommer hos flera av landstingets verksamheter. Handlingar specifika för någon verksamhet återfinns i efterföljande avsnitt. Handling A Abort, ansökan till och beslut från Socialstyrelsen Abortjournal ADL-status/bedömning Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Akupunkturjournal Akutjournal Allergitest/provokation (testprotokoll, testschema och frågeformulär) Allergivaccinationsprotokoll Bevaras Bevaras Bevaras Ambulansjournal Analysbeställning Analyssvar/analysvärde/analysprotokoll Anamnes Anestesibedömning Anestesijournal Anhörigintervju Anhöriglista Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Ankomstsamtal, anteckningar från Anmälan/rapportering av tillfällig betydelse Bevaras Vid inaktualitet Anmälan/rapportering av varaktig betydelse Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal ADL: Allmän daglig livsföring Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Hyposensibilisering Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Patientens närstående, Anhöriguppgift Ingår i patientjournal Avser till exempel anmälan till behandling. Se även Rapport till kvalitetsregister. Ingår i patientjournal Avser till exempel anmälning till cancerregister, anmälning enligt smittskyddslagen, anmälning enligt socialtjänstlagen och anmälan av i sjukvården inträffat självmord. Se även Rapport till kvalitetsregister. Sidan 6 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Anmälan till slutenvård Ansökan, skriven av läkare för patientens räkning Ansökan av tillfällig betydelse Anvisning angående medicinsk behandling/fritagande från ansvar AP-lista/kurva ApoDos-lista, papper Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Vid inaktualitet Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Förskrivning för dosexpedition/Dosrecept Arbetsmaterial och underlag Arbetsterapijournal/ Arbetsterapianteckning Artroskopiprotokoll/formulär Audiogram Audionomjournal Avdelningsanteckning Avliden patient – blankett B Batchlapp/Dokumentation rörande batchnummer Begäran om insats enligt LSS Begäran om journalkopior Vid inaktualitet Bevaras Begäran om intyg/utlåtande Begäran om polishandräckning Behandlingsplan/utredningsplan Behandlingsprotokoll Behandlingsschema Beslut om behandling – aktuellt vårdtillfälle Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Beslutsdokument om tvångsåtgärder enligt lagstiftning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 3 år Bevaras Bevaras, se anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Checklistor Kopia i journal I de fall samtliga handlingar som begärts ut också lämnas ut läggs originalbegäran i patientjournalen. I de fall hel/del av journal inte lämnas ut med hänsyn till sekretess diarieförs ärendet och kopia av begäran läggs i patientjournalen (originalet i diarieakten). Det ska i patientjournalen även dokumenteras vad som lämnats ut, till vem och när. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal. Beslut om livräddande insatser för svårt sjuka patienter. Ingår i patientjournal Se vidare under avsnitt 6 Psykiatrins Sidan 7 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Beslut/beslutsmeddelande Beslut om vårdinsats/behandling Beställning av tillfällig betydelse Bild/fotografi Bevaras/Gallras Anmärkning patientjournalhandlingar Bevaras Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Underrättelse om beslut Från till exempel Försäkringskassan, domstol, Migrationsverket eller angående insatser enligt LSS. Bevaras Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Se anmärkning Ingår i patientjournal Bilder och fotografier av betydelse för patientjournalens syfte och innehåll ska bevaras samt bilder av intresse för forskning. Bilder som är att betrakta som arbetsmaterial kan gallras vid inaktualitet. Detta avser både fotografier (papper), digitala bilder, diabilder och rörliga bilder såsom videofilmer och digitala filmer. Biobank, samtycke, ej givet samtycke m.m. Bevaras Biometri Blodgasbestämning Blodgruppskontroll/BAS-test Bevaras Bevaras Se anmärkning Blodgruppering/blodjournal/ blodgruppssvar Blodtransfusion, uppgift om Bevaras I äldre journaler, främst inom psykiatrin fotades ofta patienten vid inskrivning. Om sådana foton finns i journal ska de bevaras. Dokumentation efter muntliga och skriftliga samtycken samt anmälan om att prov inte får sparas, ”nej talonger”. Även villkor i samband med samtycken samt återkallande av samtycken ska bevaras. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Senaste dokumentation bevaras, övriga kan gallras vid inaktualitet. Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Sidan 8 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Blodtryckslista/blodtryckskort/ blodtrycksmätning Blodtrycksmätning hemma Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Blod- och plasmalistor Blåsträningslista Blödningsschema Brev eller meddelande till/från/angående patient Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet C Canceranmälan Checklistor, till grund för behandling, bedömning, Bevaras beslut och diagnos och/eller som är av betydelse för uppföljning. Checklistor, övriga Vid inaktualitet Kan gallras när notering gjorts i journal. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Korrespondens av tillfällig betydelse och Korrespondens av varaktig betydelse. Se Anmälning/rapportering av varaktig betydelse. Ingår i patientjournal Coronarangiografi (ballongsprängning), undersökning CVK-journal Cystometrikurva/flödesmätning Cytogenetisk utredning och bild Cytologiutlåtande, positivt och negativt Cytostatikakort D Daganteckning DEXA-mätning (bentäthetsundersökning) Diabeteslista/diabetesjournal Dialyskort/dialyslista Diarréklocka Dietjournal/kostlista Diktat Bevaras Kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att väsentlig information antecknats i patientjournalen. Avser checklistor av tillfällig betydelse. Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Se anmärkning DNA-analys Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Kan gallras efter inskrivning i patientjournal och signering. Ingår i patientjournal Sidan 9 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Duplexundersökning Dödsbevis/Dödsorsaksintyg E EEG – utlåtande/svar och kurva EKG - utlåtande/svar och kurva EKO – utlåtande/svar och kurva Elektrofores Elevhälsovårdsjournal Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Duplexundersökning arm och artärduplexundersökning. Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras EMG - utlåtande/svar och kurva ENG/VNG – utlåtande/svar och kurva Enzymschema Endoskopiutlåtande Epikris/slutanteckning F Fish-analys, utlåtande Fotografi Fotvård, ansökning och beslut Fotvårdsjournal/anteckning Bevaras Bevaras Bevaras Frågeformulär, egenbedömning, enkät, självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc., till grund för behandling, bedömning, beslut och diagnos och/eller som behövs för uppföljning av vårdprocessen Frågeformulär, egenbedömning, enkät, självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc., övriga Fullmakt/godkännande/medgivande/samtycke Bevaras Funktionsbedömning/funktionsmätning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 10 år Vid inaktualitet Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Skolhälsovårdsjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Utlåtande definitivt/slutligt Ingår i patientjournal Se Utlåtande definitivt/slutligt Se Bild/fotografi Ingår i patientjournal Gäller journal på papper, digitaliserad journal bevaras. Ingår i patientjournal Avser frågeformulär av tillfällig betydelse och frågeformulär där resultat överförts till journal. Ingår i patientjournal Till exempel för att rekvirera journalkopior. Ingår i patientjournal Alternativ benämning: funktionsanalys, funktionsmätning. Funktionsbedömning av tillfällig betydelse där resultatet överförts till journal kan gallras vid inaktualitet. Sidan 10 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Födelsemeddelande, medicinskt Förbrukningsjournal narkotika (individuell) Förfrågning, till exempel från Försäkringskassan Förteckning, angående utlåning och kopiering av journal G Gastroskopiberättelse Glaucomöversikt Glucosbelastningskurva God man/förmyndare/förvaltare, förordnande av Graviditetstest, positivt resultat Graviditetstest, negativt resultat Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet, se anm. Gravidogram H Habiliteringsplan Hembesöksrapport Hemgång mot avrådan Hemsjukvård, ansökning och beslut om Heparinschema Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras om patientjournal upprättats. Kan gallras i de fall patientjournal ej upprättats. Ingår i patientjournal HIV-test, positivt HIV-test, negativt Bevaras Vid inaktualitet, se anm. Hjälpmedel, avtal om lån Hjälpmedelsordination Hälsodeklaration Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Hälsoprofiljournal I Implantatsdokumentation Infusions-/injektionslistor Intyg/utlåtande, utfärdade Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Utskrivning på egen risk Ingår i patientjournal Se Läkemedelsjournal/ läkemedelslista Ingår i patientjournal Bevaras om patientjournal upprättats. Kan gallras i de fall patientjournal ej upprättats. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Hälsodeklaration vars uppgifter i sin helhet matats in i datajournal kan gallras vid inaktualitet. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Den som utfärdar intyg ska anteckna detta i journalen samt spara en kopia Sidan 11 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Bevaras/Gallras Anmärkning i journalen Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Isotopundersökning IVA-journal J Journalbeställning/journalrekvisition Journal förd av andra yrkeskategorier än läkare Journal förd av läkare Bevaras Journalkopia, inrekvirerad från annan vårdgivare Bevaras än Region Örebro län Journalkopia, inrekvirerad från annan verksamhet Vid inaktualitet inom Region Örebro län Se Begäran om journalkopia Se respektive journaltyp Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Journalkopior, inkomna som remissvar Journal eller enstaka blad, som inte kan härröras till patient Journalöversikt K Kallelse och rutinskrivelse till patient Bevaras 10 år Vid gallring/rensning av journalkopior bör det dokumenteras i journalen vilka kopior som slängts. Detta på grund av eventuell framtida spårning av journalkopior vid ärende om journalförstöring. Ingår i patientjournal Om identifikation är omöjlig. Bevaras Ingår i patientjournal Komplikationsregistrering/komplikationskort Kontaktuppgifter för patient/anhörig Kontroll bukdukar, instrument m.m. vid operation. Kontrollista, överlämnade läkemedel Korrespondens av tillfällig betydelse Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Korrespondens av varaktig betydelse Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Se Korrespondens av tillfällig betydelse Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Till exempel korrespondens med patient gällande tidbokning o dyl. eller korrespondens med person som inte är patient på aktuell klinik/verksamhet och som endast innebär enklare information eller hänvisning av personen. Ingår i patientjournal eller diarieförs beroende på innehåll. Avser både e post och brev i pappersform. Korrespondens till/från/angående patient av betydelse för vård och behandling ska bevaras i eller Sidan 12 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Bevaras/Gallras Anmärkning överföras till patientjournal. Kostregistrering Kuratorsjournal Kurva, övervakning Kvalitetsregister, underlag för registrering i digitala nationella kvalitetsregister Körkortsärende, handlingar gällande L Lab- och behandlingsöversikt IVA Laborationssvar/laborationsutlåtande/ laborationslista/kumulativ svarslista Bevaras Bevaras Bevaras Laborationssvar, preliminära Vid inaktualitet Licensmotivering, oregistrerat läkemedel/ej godkänt preparat Bevaras Lista, temperatur och behandling Lista, undersökning Ljudupptagning Bevaras Bevaras Bevaras Logopedjournal Läkarintyg/utlåtande Läkemedelsanalys Läkemedelsbiverkan/läkemedelsskada, uppgift/anmälan om Läkemedelsjournal/läkemedelslista Bevaras Läkemedelsprövning, sjukvårdens exemplar Bevaras Korrespondens med patient som ej har betydelse för vården, till exempel klagomål ska diarieföras. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Rapport till kvalitetsregister Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Detta avser laborationssvar i patientjournal, för utföraren/laboratoriets exemplar se avsnitt 8 Medicinsk service. Om preliminärsvaret avviker från det definitiva bevaras båda. Kopia i patientjournal Alternativ benämning: Dispensansökan, oregistrerat läkemedel. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ljudupptagningar av betydelse för patientjournalens syfte och innehåll ska bevaras samt upptagningar av intresse för forskning. Ingår i patientjournal Se Intyg/utlåtande, utfärdade. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Alternativ benämning: läkemedelskort, medicinlista. Ingår i patientjournal Sidan 13 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Läkemedel, handlingar rörande M Meddelande från annan klinik, vårdcentral eller sjukhus om erhållen tid Meddelande till/från kommun eller annan vårdenhet till primärvård och/eller sjukvård Medicinlista Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Medicinskt underlag för sjukintyg Medgivande från patient Bevaras Mikrofilmade patientjournaler, notering om utlämnad kopia Miktionslista Miljöutredning Mina vårdkontakter Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Se anmärkning Ingår i patientjournal Se Läkemedelsjournal/ läkemedelslista Ingår i patientjournal Se Fullmakt/godkännande/ medgivande/samtycke Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal. Till exempel vid tbc-fall. Information som är av vikt för vård och behandling av patienten ska dokumenteras i patientens journal. Ärenden som klagomål o dylikt ska diarieföras. Minnesanteckning från teamkonferens, teamplanering, vårdplaneringsmöte och liknande Missbildningsrapport, sjukvårdens kopia MMT-test (Memory Mental Test) Mobila intensivvårdsgruppen, kontaktblankett Mottagningsanteckning N Narkoskonsultation Narkoskurva Neonatalvårdskurva Neurologstatus Neurologisk övervakning Nutritionsjournal O Obduktionsprotokoll Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Övrig information kan gallras vid inaktualitet. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Tester, resultat av Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Se Kurva, övervakning Se Kurva, övervakning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Sidan 14 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Observationsblad/observationsprotokoll Operationsanmälan Operationsberättelse/Operationsjournal Operation, planering inför Omvårdnadsanamnes Omvårdnadsepikris Omvårdnadsjournal Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Omvårdnadsmeddelande Omvårdnadsplan Omvårdnadsstatus/omvårdnadsåtgärd Ordination av läkemedel Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ordinations- och behandlingslista Organpunktion Ortopedkort Ortostatiskt prov Osteometriprotokoll P Pacemakerkort/kontroll av pacemaker PAD PAL-förteckning Partogram Patient/anhöriginformation Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Patologutlåtande PEF-kurva (lungfunktionsmätning) Perioperativ journal Permission, begäran om och beslut Personefterlysning PICC-line PK-lista Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: rapportblad, vårdförlopp. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Vid akut ordination av läkemedel förekommer att original skickas med patient. Ordinationen ska då dokumenteras i journal. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Checklistor Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Information som givits till patient eller anhörig, om behandling, ingreppets art och dess följder och risker. Se Utlåtande, definitivt/slutligt Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Kopia ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 15 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Poliklinikkort Postoperativ journal, postoperativa ordinationer och postoperativ information Preliminär epikris och behandlingsmeddelande från läkare Preventivmedelsjournal/preventivmedelskort Protokoll för långtidsregistrering av EKG Porth á Cath-journal PVK-dokumentation R Rapportblad/Rapport patient Rapporter Rapport till kvalitetsregister Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Receptorbestämning Receptbeställning Bevaras Vid inaktualitet Rehabilitering, ansökning samt bedömning om Rehabiliteringsjournal Rehabiliteringsplan Rekvisition av journalhandling/ begäran om journalhandling Remiss och remissvar Bevaras Bevaras Bevaras Remiss, avförd 3 år Remissbekräftelse RID-översikt Riskbedömning Rondanteckning Ryggformulär Rådgivnings- och planeringsblad (RP) Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Avser underlag för registrering i nationella kvalitetsregister. Ingår i patientjournal Patient önskar receptförnyelse utan läkarbesök. Inaktuell då läkare skrivit recept. Alternativ benämning: Receptskrivningsblankett Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Begäran om intyg/ journalkopior/utlåtande Ingår i patientjournal Observera att journalkopior som inkommit som remissvar är en del av remissvaret och ska bevaras. Kan gallras om patientjournal ej upprättats och patienten ej kommit till vårdinrättning. Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Telefonrådgivning För Vårdcentralernas jourmottagning se avsnitt 4.6 Sidan 16 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Rädda hjärnan Rättsintyg Röntgenbild och annan bilddiagnostik Röntgenutlåtande/svar Röntgenutlåtande/svar, preliminärt Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Blankett för rädda hjärnan - larm. Bevaras Ingår i patientjournal Se avsnitt 8 Medicinsk service Bevaras Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Om preliminärutlåtandet avviker från det slutliga bevaras båda i journalen. S Samtycke från patient Sekretessförfrågan/blankett Sjukgymnastikjournal/Sjukgymnastikanteckning Sjukhusfysikerjournal Skadeanmälan Släktöversikt Smittskydd, anmälning enligt smittskyddslagen och smittskyddsförordningen Smittspårningshandlingar gällande smittspårningspliktiga, icke kroniska sjukdomar Smittspårningshandlingar gällande smittspårningspliktiga, kroniska sjukdomar Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 3 år Bevaras Se Fullmakt/godkännande/ medgivande/samtycke Se Fullmakt/godkännande/ medgivande/samtycke Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Exempel på icke kroniska, smittspårningspliktiga sjukdomar är klamydia, gonorré och syfilis. Smittspårningshandlingar ska hållas åtskilda från patientjournalen. Exempel på kroniska, smittspårningspliktiga sjukdomar är HIV. Bevaras Bevaras Smittspårningshandlingar ska hållas åtskilda från patientjournalen. Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Smärtgubbe Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Remiss och remissvar Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Smärtjournal/Smärtteckning Bevaras Sondmatningsschema Spirometriundersökning, dokumentation av Specialistvårdsremiss/betalningsförbindelse Status Steriliseringslagen § 5, bekräftelse om erhållen information Sternalpunktion Sterilitetsundersökning Bevaras Bevaras Sidan 17 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Stomijournal Svar, preliminärt Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Om preliminärsvaret avviker från det definitiva bevaras båda i journalen. Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Svar, definitivt Sårjournal/sårvårdsjournal T Telefonrådgivning, om behandling anses påbörjad Bevaras Telefonrådgivning, då behandling ej anses Vid inaktualitet påbörjad Temperaturkurva/Temperaturlista Test, resultat av Bevaras Bevaras Tillväxtdiagram Transfusionsjournal Transfusionslista Transplantationsdokumentation Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Traumajournal Tryckavlastande madrass, bedömning av behov Träningsprogram, aktiveringsschema o dyl. Tumörjournal U Undersökning, dokumentation av Bevaras Uppföljning, dokumentation av Uppgift om utlåning och kopiering av journal Utlåtande, definitivt/slutligt Utlåtande, preliminärt Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Utredning Utredningsplan Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Avser dokumentation av samtal som inte lett till att vård eller behandling påbörjats. Alternativ benämning: Telefonrådgivningslistor Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Underlag till test kan gallras vid inaktualitet. Se även Psykologtester, avsnitt 6.2. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Transplantationsprotokoll Ingår i patientjournal Se Checklistor, övriga. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Undersökningsprotokoll, Undersökningsblad Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Om preliminärutlåtandet avviker från det definitiva bevaras båda i journalen. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 18 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Utskrivningsmeddelande Utskrivningsplanering Utskrivning på egen risk Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal. Alternativ benämning: Hem på egen risk, Hemgång mot avrådan V/W Vaccinationsblad/kort VAS-journal Venesektion, protokoll Videojournal, register Videoupptagning/Videofilm Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Finns som kort- och dataregister. Se Bilder/fotografier Alternativ benämning: Videojournal Ingår i patientjournal Se Omvårdnadsjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Underlag och förberedelser för vårdplanering kan gallras vid inaktualitet. Se Checklistor Se Checklistor Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Ögonundersökningskurva Bevaras Överflyttningshandling/överföringshandling Överkänslighetsmarkering Översiktsblad Övervakningsjournal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Se även avsnitt 7.9 Ögon Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Övervakningskurva, Övervakningslista, Övervakningsblad Virologutlåtande Vårdförlopp Vårdintyg Vårdplan/vårdplanering Vändschema Vätskelista Vätske- och elektrolytbalanslista Y Yttrande Ö Ögonbottenfoto/Ögonbottenskiss Bevaras Bevaras Bevaras Sidan 19 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 4. Primärvårdens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska dokumentation I detta avsnitt upptas primärvårdens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar. Avsnittet innefattar vårdcentralerna, Asyl- och invandrarhälsan, Barnhälsovården, Mödrahälsovården, Ungdomsmottagningen Knuffen, samt Vårdcentralernas jourmottagning. Patientjournalhandlingar som förekommer inom flera av landstingets verksamheter återfinns i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del. Om en verksamhet inte finns med i detta avsnitt, hänvisas enbart till avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del. Verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med ska bevaras. 4.1. Vårdcentralerna Handling Barnhälsovårdsjournal Distriktssköterskejournal Godkännande att överlåta BVC-journal till skolsköterska Kallelse till gynekologisk cellprovtagning Mödrahälsovårdsjournal Patientförteckning etc., som dokumenterar förflyttningar av journaler mellan BVC och skola Preventivmedelsjournal/Preventivmedelskort Rekvisition till laboratorier av provtagningsmaterial och remisser Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Se anmärkning Journal/journalkort på papper kan gallras efter 10 år. Digital journal bevaras. Bevaras Ingår i patientjournal. Se anmärkning Efter patientbesök skickas kallelsen till patologen. Äldre kallelser som under tid samlats vid enstaka vårdcentraler kan gallras efter 3 år. Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Ingår i patientjournal. Kan gallras när det begärda inkommit. Sidan 20 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 4.2. Asyl- och invandrarhälsan Handling Anmälan anhöriginvandring, anmälan av privatperson Anmälan från Migrationsverket, information om nyanlända asylsökande Anmälan från vårdcentral, personinformation Anmälan om hälsoundersökning för skolbarn i Örebro kommun Anmälan till utredningsteam Anmälningsblankett för nymottagen, anmälan från kommun Arbetsblad – vaccinationsanamnes och ordination Lista från Migrationsverket över inflyttade, månadsvis Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Se anmärkning Originalet diarieförs, kopia kan gallras vid inaktualitet. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Uppgifter relevanta för vården förs in i patientjournal Vid inaktualitet 10 år Kan gallras vid inaktualitet om uppgifterna förs in i patientjournal. Vid inaktualitet 4.3. Barnhälsovården Handling Barnhälsovårdens psykologjournal BHV-system Film, egenproducerad Inbjudningar till träffar och utbildningar inom Barnhälsovårdsenheten Konferenshandlingar, egenproducerade Utlåningsblankett/lista för film och böcker Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras System för registrering av statistikuppgifter för BVC. Bevaras Diarieförs Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Diarieförs Utlåning framförallt till BVC eller personal inom enheten. Sidan 21 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 4.4. Mödrahälsovården Handling Handledning/utbildningsprogram Inbjudningar till träffar och utbildningar inom Mödrahälsovårdsenheten Utlåningsblankett/lista för film Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Diarieförs Vid inaktualitet Vid inaktualitet Utlåning framförallt till barnmorskor 4.5. Ungdomsmottagningen Knuffen Handling Ungdomsmottagningsjournal Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras 4.6. Vårdcentralernas jourmottagning Handling Bevaras/Gallras Anmärkning RPR-lappar (registrering, planering, remiss), Bevaras Används när datasystem ligger nere. RP-lappar (registrering, planering) Läkaranteckningar förs över i datajournal men sköterskors anteckningar finns endast på dessa blad. 4.7. Sjukvårdsrådgivningen Handling Anteckning från anonymt samtal Bandinspelning från telefonsamtal Bevaras/Gallras Anmärkning 10 år 10 år Anteckningar relevanta för vården förs in i patientjournal. Sidan 22 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 5. Habiliteringens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska dokumentation I detta avsnitt upptas habiliteringens verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar. Patientjournalhandlingar som förekommer inom flera av landstingets verksamheter återfinns i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del. Om en verksamhet inte finns med i detta avsnitt, hänvisas enbart till avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del. Verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med i denna plan ska bevaras. 5.1 Centrum för hjälpmedel Handling Anmälan av förskrivare Avtal om hjälpmedel Enkät till brukare av hjälpmedel Enkät till förskrivare av hjälpmedel Hjälpmedelsjournal Hjälpmedelsremiss Information till förskrivare Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Bevaras Diarieförs Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Diarieförs 5.2 Tolkcentralen Handling Avtal om tolkservice Tolkbeställning Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Diarieförs 10 år Sidan 23 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 5.3 Barn- och ungdomshabilitering/Vuxenhabilitering Handling Enkät till brukare Habiliteringsprogram för diagnosgrupper Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras Diarieförs Revideras löpande, men äldre versioner bevaras. Sidan 24 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 6. Psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar I detta avsnitt upptas psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar. Patientjournalhandlingar som förekommer inom flera av landstingets verksamheter återfinns i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del. Verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med i denna plan ska bevaras. 6.1 Psykiatrins patientjournal Handling Barn- och mödrahälsovårdens psykologjournal Barn- och ungdomspsykiatrisk journal Gemensam journal Psykologjournal Psykoterapigruppens journal Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 6.2 Psykologiska tester och skattningar Handling Frågeformulär, egenbedömning, enkät, självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc., till grund för behandlingar, bedömningar, beslut och diagnoser och/eller som behövs för uppföljning av vårdprocessen Frågeformulär, egenbedömning, enkät, självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc., övriga Psykologtest, resultat av Bevaras/Gallras Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Avser skattningar och frågeformulär av tillfällig betydelse, där resultat överförts till journal. Bevaras Psykologtest, underlag Vid inaktualitet Ingår i patientjournal Om översikt över genomgångna tester finns bör denna bevaras. Kan gallras när underlaget förlorat sin betydelse i verksamheten eller vid arkivering av patientjournal. Sidan 25 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 6.3 Psykiatrins verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar Handling Aggressionsrapportblad Alcometerlista Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Lista över patienter som blåser alcometer. AMPS - bedömningsformulär Anamnes jourmottagning Anmälan angående tvångsvård/stödperson Anmälan enligt vapenlagen Ansökan enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård, LPT eller lagen om rättspsykiatrisk vård, LRV Ansökan om behandling och/eller konsultationssamtal Bevaras Bevaras Bevaras Basdokumentation BAS-undersökning, (Body awareness scale) Begäran om polishandräckning, enligt LPT eller LRV Behandlingsnotering fysioterapi Bevaras Behandlingsöverenskommelse Beskrivning av patient Beslut om kroppsvisitering och ytlig kroppsbesiktning, signeringslista Beslutsjournal LPT/LRV Bevaras Bevaras Bevaras Delgivningskvitto Bevaras DOA Bevaras Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård Ingår i patientjournal Anmälan sänds till Socialstyrelsen när en person i psykiatrisk vård anses olämplig att inneha skjutvapen, kopia i journal. Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård Ingår i patientjournal. Ansökan från kommun till Beroendecentrum. Ingår i patientjournal Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård Ingår i patientjournal Närvarologg på fysioterapin Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Signeringslista över kroppsvisiteringar; datum, tid och signatur. Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård Till exempel gällande misstänkt trafiknykterhetsbrott Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Sidan 26 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Dokumentation vid avstämningsmöte med Försäkringskassan Dom, polisrapport, förundersökning Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Droganamnes – alkohol, narkotika, Bevaras tabletter ECT-behandling, journal och Bevaras handlingar gällande Exempel på handlingar: • Anamnes och statusmall inför ECT-behandling • Anestesijournal, i samband med ECT-behandling • Blankett för behandlingsstart • Blankett för dokumentation av behandlingar • ECT-remiss • Operations anmälan ECT Egenbedömning - journal Försättsblad traumamottagning Bevaras Förutsättningar för vistelse utanför Bevaras avdelning Handlingsplan Bevaras ”Hur ser Din vardag ut?” Individrapport Information från kriminalvården Bevaras Ingår i patientjournal. Till exempel gällande psykiatrisk tvångsvård/rättspsykiatrisk vård. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal. Allmänna uppgifter om patienten, motsvarar anamnes. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård Ingår i patientjournal. Sidan 27 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Intressechecklista Intyg från rättsmedicinsk undersökning, efter anmälan om misstänkt misshandel Intyg, lista över utfärdade Bevaras/Gallras Anmärkning Information om begångna brott och påföljder. Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Jourmottagningsjournal Kartläggning av aktivitetsmönster Bevaras Kontrakt angående videoinspelning Kontrakt för patient Bevaras Krisplan ”Kvalitetsstjärnan” Bevaras Bevaras Levnadshistoria och nuvarande problem Ljusterapi, utvärdering Läkarbedömning jourmottagning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Sammanställning över utfärdade intyg. Ingår i patientjournal Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Personlig överenskommelse Till exempel gällande behandling, medicinering, avgiftning, dagvård och permission. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Flera dokument, blir en bunt/år. Görs i dataprogram, men dras ut på papper. Utifrån svaren i ett frågehäfte görs en stjärna som under tre år läggs på varandra. Följande dokument kan rensas efter läkarbesöket i samband med Kvalitetsstjärnan: Brukartillfredsställelse, Anhörigdel försättsdel, UKU-överföring från formuläret (man/kvinna) samt UKUskattningsformuläret (man/kvinna). Övriga dokument ingår i journalen och bevaras. Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Levnadsberättelse Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal. Blankett som fylls i och skickas med Sidan 28 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Läkarintyg från Rättsmedicinalverket, ”P7:a” Läkarintyg, enligt lagen om vård av missbrukare LVM Matdagbok Matschema Meddelande till berörd kommun – önskemål om kontaktperson Bevaras/Gallras Anmärkning patient. Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras Sammanfattas i patientjournal. Meddelande till Patientnämnden om tvångsvårdens upphörande och stödpersons fortsatta uppdrag ”Min mening” Narkotikaanalyser, urinprov Nedtrappningsschema Neuropsykiatrisk utredning Observation under tillnyktring OCAIR-s Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Protokoll, utdrag ur eller kopior av Bevaras Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård, handlingar gällande Exempel på handlingar: • Anmälan angående tvångsvård/stödperson – sänds till Patientnämnden, kopia i journal. • Ansökan enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård eller rättspsykiatrisk vård • Begäran om polishandräckning • Beslutsjournal Bevaras Ingår i patientjournal Önskemål om kontaktperson enligt SoL, när rätten till stödperson via landstingets Patientnämnd upphör. Sänds till berörd kommun, kopia till Patientnämnden. Kopia i journal. Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal. Till exempel från kommun. Ingår i patientjournal Enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård LPT och lagen om rättspsykiatrisk vård LRV. Sidan 29 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Bevaras/Gallras Anmärkning • Dom • Individrapport – gällande särskilda tvångsåtgärder. Sänds till Socialstyrelsen, kopia i journal. • Meddelande till Patientnämnden om tvångsvårdens upphörande och stödpersonens fortsatta uppdrag • Protokoll från polismyndighet, beslut om ingripande • Samordnad vårdplan • Underrättelse om beslut • Vårdintyg Psykosocial planering, tillsammans Bevaras Ingår i patientjournal med patienten Alternativ benämning: Socialt nätverk, sociala problem Psykoterapi i grupp Bevaras Ingår i patientjournal PÖK-rapport/SPÖK-rapport Bevaras Ingår i patientjournal Personlig övervakning/Särskild personlig övervakning. Övervakning på avdelning, vem som har ansvar för övervakningen och under vilken tid. PÖK, signaturlista Bevaras Ingår i patientjournal Rehabiliteringsplan Bevaras Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal Rehabutredning Bevaras Ingår i patientjournal QLS-100 Resursinventering Riskbedömning Rollchecklista Bevaras Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal Till exempel riskbedömning och restriktioner för patient med suicidrisk (suicide intention scale). Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Sidan 30 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling rTMS – behandlingsprotokoll och patientdata Rättspsykiatriskt utlåtande Sammanfattning av psykologutredning, terapisamtal o dyl. Samordnad vårdplan, enligt LPT/LRV Sjukhusmeddelande, enligt förordningen om belastningsregistret Social anamnes Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Social utredning Somatisk status Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatriskt vård Ingår i patientjournal Stämningsdagbok Sömndagbok Teamutredning Teckning Bevaras Bevaras Tidiga varningstecken Bevaras Transportkort Underlag för bedömning/ Underlag för utredning Bevaras Bevaras Underrättelse om beslut, enligt LPT/LRV. Uppföljning av medicinering Bevaras Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Hälsokontroll Kontroll av somatisk status vid första besöket. Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Se Skattningar, självsvarsinstrument, frågeformulär etc. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Avser teckningar ritade av patient inom behandling. Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Vårdkontrakt Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Kan till exempel vara utredningar, brev och rapporter från andra myndigheter och kopior från andra myndigheter, till exempel socialtjänst och skola. Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatriskt vård Ingår i patientjournal Kan till exempel vara biverkansformulär och effektmätning. Sidan 31 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Utdrag ur Belastningsregistret Utlåtande Utredningsrapport Utslussningsagenda Veckoplanering/Veckoschema Visitationsrapport Vårdintyg, enligt LPT/LRV Vårdplan/vårdplanering Vårdrapport Åtgärdsplan Ärendegång, anteckningar om Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Till exempel psykologutlåtande, barnpsykiatriskt utlåtande, rättspsykiatriskt utlåtande. Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Översiktsdokument för planering av patientens utslussning/utskrivning. Vid inaktualitet Veckoschema för patienten, planering av veckans aktiviteter. Bevaras Ingår i patientjournal Se Psykiatrisk tvångsvård/Rättspsykiatrisk vård Bevaras Ingår i patientjournal Görs på avdelning eller tillsammans med kommun. Även handlingen ”Skriv förslag till din egen vårdplan” förekommer. Underlag och förberedelser för vårdplanering kan gallras vid inaktualitet. Bevaras Ingår i patientjournal Journalanteckning av mobila teamet Rättspsyk, gällande patienter som bor i eget boende, men som hör till Rättspsyk. Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Sidan 32 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7. Specialistsjukvårdens klinikspecifika patientjournalhandlingar och övriga medicinska dokumentation I detta avsnitt upptas patientjournalhandlingar specifika för vissa av klinikerna/verksamheterna inom specialistsjukvården. Patientjournalhandlingar som förekommer inom flera av landstingets verksamheter återfinns i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del. Om en klinik/verksamhet inte finns med i detta avsnitt, hänvisas enbart till avsnitt 3 Patientjournalhandlingar – allmän del. Klinik/verksamhetsspecifika patientjournalhandlingar som ej finns med i denna plan ska bevaras. 7.1 ANIVA- kliniks inklusive Smärtsektionens klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling SMÄRTSEKTIONEN Beredskapsplan Bolusutvärdering hanterbart/ej hanterbart Dermatomgubbe framsida/baksida Hanterbarhet/ Smärtans hanterbarhet Inledningssamtal, anteckningar från Innehållsförteckning/måluppfyllelseblankett Nedtrappningsschema/upptrappningsschema, medicinering Ordinations- och avläsningslista för Gemstar PCA-pump ml/mg Plan för smärtgenombrott Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Bevaras Lämnas till avdelning då Smärtsektionens personal har telefonberedskap för patient under kvällar och helger. Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Alternativ benämning: Vid plötsligt smärtgenombrott Sidan 33 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Smärtremiss Smärtteckning Registreringsunderlag till EDA-/IT-kateter TENS elektrodplaceringsschema/TENS dokumentation av Utvärdering av extradoser vid smärtgenombrott Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Blanketter finns för smärtteckning kropp, smärtteckning arm/hand, ben, huvud, mun/tunga, kvinna genitalier och man genitalier. Bevaras Ifylles vid inläggning/borttag av epidural- eller intratekalkateter i statistik/eventuellt forskningssyfte avseende infektion. Förvaras separat. Bevaras Ingår i patientjournal Blankett finns för man, kvinna och huvud. Bevaras Ingår i patientjournal Sidan 34 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.2 Arbets- och miljömedicinsk kliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling Exponeringsutredningar, inklusive fotografier i svartvitt/färg Frågeformulär • FOR1001 Nuv o tid anställning • FOR1002 Lösningsmedel • FOR1003 Sovvanor • FOR1005 Miljökänslighet med kallelsen • FOR1006 Miljökänslighet 6 mån • FOR1007 Påminnelse enkät miljökänslighet • FOR10 KST protokoll • FOR1012 Vibrationssymptom • FOR1013 Vibrationsexponering • FOR1014 KST-screening protokoll 2 • FOR1016 Vibrationsskadeundersökning • FOR1017 Vibrationsutredning sammanställning Journalkopior från privata vårdgivare och företagshälsovård Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Från yrkeshygieniker, ergonom och psykolog. Bevaras Bevaras Sidan 35 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.3 Infektionskliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling Försättsblad hepatit C Kurvblad Tropikundersökning, remiss och svar. Översikt HIV-behandling Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Innehåller laborationsdata. Bevaras Ingår i patientjournal Infektionsklinikens egna, innehåller medicin- och laborationsdata. Bevaras Remiss till infektionsklinikens tropiklab, svaret ska bevaras både hos beställaren och hos Infektionskliniken. Bevaras Ingår i patientjournal Översikt gällande patientens laborationsdata och medicinering. Sidan 36 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.4 Kvinnoklinik/BB:s klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling Abort, ansökan till och beslut från Socialstyrelsen Ansökan om sterilisering Bekräftelse på erhållen information CTG-kurva Fertilitetsenhetens information till eventuellt barn Fertilitetsenhetens patientjournal Förlossningsjournal/FV1 och FV2 MHV-journal 1, 2, 3, 4 Partogram PKU-svar Ultraljudsbild Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Inklusive medicinsk utredning och psykosocialutredning (kuratorsutredning). Ansökan sänds till Socialstyrelsen och en kopia bevaras i patientens journal. Bevaras Ingår i patientjournal Sänds till Socialstyrelsen om patienten är under 25 år. Bevaras Ingår i patientjournal Avseende sterilisering. Se anmärkning Normal CTG-kurva gallras vid inaktualitet. Onormal bevaras. Avser både graviditets- och förlossningsövervakning. Bevaras Mapp med information om donator till eventuellt barn. Måste enligt lag bevaras i minst 70 år. Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Tas på mottagning eller avdelning, kan gallras om inte läkare önskar annat. Sidan 37 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.5 Lungkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling Akutjournal, lungklinikens egen Dränagekontroll, vårdanvisning/rutin Frågeformulär vid utredning av sömnapné Gammaglobulinjournal Histamintest/provokation Sömnregistrering Testprotokoll, aridol Xolair – behandlingsprotokoll Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 38 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.6 Neurokliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling Skattningsschema vid Parkinsons sjukdom Släkttavla Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal NEUROFYS Aktigrafiutlåtande EEG-utlåtande Korrespondens gällande patient som ej har journal på Neurofys MSLT-utlåtande Neurografi- och EMG-utlåtande Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Polysomnografiutlåtande Remiss till neurofys Bevaras Bevaras SAS-utlåtande Symptomkarta Bevaras Bevaras Termotest Bevaras Tolkning av sömnutredning från andra vårdgivare Vibrationströskelmätning Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Skannas, pappershandling gallras. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Skannas, pappershandling gallras. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Skannas, pappershandling gallras. Ingår i patientjournal Skannas, pappershandling gallras. Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Skannas, pappershandling gallras. ARBETSTERAPI NEUROKLINIK Följande handlingar bevaras: • ADL-taxonomi • Alberts test • ALS/MNS – funktionsbedömningsskala • Appraxistatus – ideatorisk och idemotorisk • BTT – baking tray task • Barthels ADL-index • Catherine Bergego Scale • Handstatus Bevaras Ingår i patientjournal Sidan 39 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Bevaras/Gallras Anmärkning • Klocktest • Letter cancellation • Line bisection • MMT-test • Mnestiska processer 1 • NKSU – protokoll för neurobeteende vid kognitiv statusundersökning • NorSDSA – beräkningsblankett • Novantrone/Tysabri – testprotokoll • RBMT-test – testprotokoll • Screeningtest afasi • Sunaas köksobservation – kaffekokning, pulversoppa • Test, skriva namn, personnummer, en mening och räkning Sidan 40 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.7 Onkolog/Gynonkologkliniks klinikspecifika patientjournal handlingar Handling Brachy-terapi, handlingar gällande Cytostatika, handlingar gällande PM Infusionsbehandling Strålbehandling, handlingar gällande Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 41 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.8 Smittskyddsenhet Handling Nyhetsbrev från Smittskyddsenheten. Bevaras/Gallras Anmärkning ”Allehanda smitta”. Bevaras Ett arkivexemplar bevaras av varje nummer. Diarieförda handlingar Kliniska anmälningar/fallärenden, handlingar tillhörande Bevaras Bevaras Alla handlingar tillhörande ett ärende hanteras digitalt i Sminet. Handlingar som inkommer i pappersform till Smittskyddsenheten kan skannas och tillföras ärendet i Sminet. Pappershandlingen kan gallras efter skanning under följande förutsättningar: 1. Det skannade dokumentet ska vara likalydande med originalet och dess läsbarhet ska vara kontrollerad. Utarbetade rutiner för detta ska finnas. 2. Om pappersoriginalet är i färg måste skanning ske i färg om färgen i dokumentet på något sätt är betydelsebärande. 3. Det skannade dokumentet ska vara framställt i eller vara möjligt att överföra till format godkänt för långtidsarkivering enligt Riksarkivets författningssamling RA FS 2009:2 Sidan 42 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Paragrafärenden, handlingar tillhörande Bevaras Alla handlingar tillhörande ett ärende hanteras digitalt i Sminet. Handlingar som inkommer i pappersform till Smittskyddsenheten kan skannas och tillföras ärendet i Sminet. Pappershandlingen kan gallras efter skanning under följande förutsättningar: 1. Det skannade dokumentet ska vara likalydande med originalet och dess läsbarhet ska vara kontrollerad. Utarbetade rutiner för detta ska finnas. 2. Om pappersoriginalet är i färg måste skanning ske i färg om färgen i dokumentet på något sätt är betydelsebärande. 3. Det skannade dokumentet ska vara framställt i eller vara möjligt att överföra till format godkänt för långtidsarkivering enligt Riksarkivets författningssamling RA FS 2009:2 Sidan 43 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.9 Ögonkliniks klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling Autorefraktor, litet kvitto Bagolini Binokulärt synfält Diabetesscreening Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Fluoresceinangiografi Formulär för användning av tung silikonolja Färgsinne Förundersökning inför ögonoperation Glasögonrecept Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Goldmann Hornhinnebankens handlingar: Beredningsdokument Provsvar, donatorer Transplantationsjournal/donationsjournal Humphrey Kataraktregister Bevaras Bevaras Lee-screen Lucentis Makularegister Bevaras Bevaras - Motilitet NIKE Normograf OCT Orbscan Pachymetri Postoperativt optisk status Priquest PSR Prisma covertest Ringperimetri Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Se anmärkning Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal. Bevaras i dataprogram screening eller i pappersform. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Original hos patient, ska ej finnas i patientjournal. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Digitalt kvalitetsregister. Rapport gallras efter registrering. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Digitalt kvalitetsregister Rapport till kvalitetsregister kan gallras vid inaktualitet. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Dokumenteras i journal. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 44 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Score sheeet Svenska cornearegistret Bevaras Se anmärkning Synfältsschablon Teo-studien (formulär F) Ultraljudsbild Vertometersvar (smala remsor) Videokeratografi Visodyne Visusprövning enligt ETDRS Ögonbottenfoto Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Digitalt kvalitetsregister. Rapport gallras efter registrering. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Dokumenteras i journal. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 45 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 7.10 Öron, näsa, hals – kliniks (inklusive Logopedi och foniatri) klinikspecifika patientjournalhandlingar Handling Analysschema yrselundersökning Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Sammanfattning av yrselundersökning skrivs in i patientjournal. Audiogramremiss Vid inaktualitet Balansutredning, testresultat Bevaras Ingår i patientjournal Testresultat på papper kan gallras, finns i datasystem. Dagboksblad vid pH-mätning Vid inaktualitet Dikteras/skrivs in i patientjournal. Frågeformulär vid allergiutredning Vid inaktualitet Sammanställs i patientjournal. Se också Frågeformulär i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar - allmän del. Frågeformulär yrsel Bevaras Sammanställs i patientjournal. Se också Frågeformulär i avsnitt 3 Patientjournalhandlingar - allmän del. Lambåkontrollschema Bevaras Ingår i patientjournal Mätning av näspassage, sammanfattning Bevaras Ingår i patientjournal Operationsprogram Käkkirurgiska Vid inaktualitet Förberedelse inför operation hos kliniken käkirurgiska kliniken, original där. pH-mätning, resultat av pH-mätning i Bevaras Resultat på papper kan gallras, matstrupen sammanställs i patientjournal samt finns i datasystem Polygram. pH-mätning sondläge Bevaras Resultat på papper kan gallras, sammanfattas i journal samt finns i datasystem Polygram. Rhinomanometrikurva och Se anmärkning Sammanfattning bevaras, övrigt kan Rhinometrikurva gallras vid inaktualitet. Test/testblankett, logoped Se anmärkning Testresultat bevaras, skrivs in i patientjournal. Testblanketter/underlag kan gallras vid inaktualitet. Tryckmätning av matstrupen, resultat Bevaras Resultat på papper kan gallras, informationen finns i datasystem. Sidan 46 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 8. Medicinsk service 8.1 Röntgen Handling Röntgenbild och annan bilddiagnostik Bevaras/Gallras Anmärkning 10 år, se anm. Lungröntgenbilder bevaras. Röntgenutlåtande Bevaras Utlåtanden/svar i samband med röntgen finns i RoS/IMX och bevaras där. 8.2 Fysiologi Handling Remiss Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Beskriver patientens behov av undersökning inklusive diagnos och frågeställning. Bevarat på mikrofilm 1966-1994, äldre digitalt system 1994-2000, PAFpatientsystem 2000 Remissvar Bevaras Avser fysiologens exemplar. Beskriver vilken bedömning som gjorts av patientens undersökning. Bevarat på mikrofilm 1966-1994, äldre digitalt system 1994-2000, PAFpatientsystem 2000 Avser fysiologens exemplar. Ultraljudsbilder 10 år Sidan 47 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 8.3 Laboratoriemedicin 8.3.1 – 8.3.10 är Laboratoriemedicinska klinikens dokument 31 990 R1. 8.3.1 Kvalitetsledningssystem Handling Kvalitetshandbok och tillhörande underdokument Rapport interna och externa revisioner Inställning/verifiering av internkontroller (Mikrobiologi) Avvikelser och reklamationer Minnesanteckningar möten Protokoll MBL-förhandling Resultat av interna kontroller Resultat av externa kontroller Validering/verifiering resultat metod/instrument Metodbeskrivning/instrumentbeskrivning instruktion Information till kund Bevaras/Gallras Anmärkning 10 år 4 år 4 år För TM 10 år 4 år Bevaras Bevaras 4 år 4 år 10 år För TM 10 år 10 år Efter metod/instrument tagits ur bruk Diarieförs Efter metod/instrument tagits ur bruk 10 år 8.3.2 Medarbetare Handling Delegering Signaturlistor Behörighetsbevis Behörighet i datasystem Bevaras/Gallras Anmärkning Slutdatum + 4 år Bevaras Slutdatum + 4 år Bevaras Inaktiveras vid anställningens slut 8.3.3 Utrustning Handling Handhavandebeskrivningar, manualer Kalibrering, service, loggblad Funktionskontroll, underhållsschema Uppgifter i inventarieregister UPQ Autoklaver Bevaras/Gallras 10 år 10 år 2 år 10 år 4 år Anmärkning Efter avslutad användning Efter avslutad användning Efter avslutad användning Sidan 48 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 8.3.4 Material Handling Certifikat Bruksanvisning för kit Leveransprotokoll/batch-, lotnummerregistrering Uppgift i leverantörsförteckning Bevaras/Gallras Anmärkning 4 år 4 år 10 år 10 år 8.3.5 Uppgifter i IT-system Handling Valideringsprotokoll Prosang, Givare-/Komponent /Patientregister Mikro96 Bevaras/Gallras Anmärkning 4 år Efter systemet tagits ur bruk. Bevaras Minst 15 år TIME ArkivHP (mikrobiologisvar före 1999) Flexlab 15 år Bevaras Minst 15 år Sympathy Bevaras Patientens journal anses som originallagring. Innehåller enbart rådata till Mikro96. Selektion enligt H02-4b6. Patientens journal anses som originallagring. 8.3.6 Ekonomi, Diarie, Övrigt Handling Faktura/debiteringsunderlag Underlag för debiteringssättningar Diarieförda handlingar (protokoll, avtal mm) Svar från hänvisningslaboratorium Kliniska prövningar, laboratoriets instruktion Bevaras/Gallras Anmärkning Arkiveras centralt 2 år Bevaras 4 år 15 år efter avslutad prövning För TM bevaras Resultat i labdatabas 15 år. 8.3.7 Klinisk kemi Handling Remiss, omkörningslistor Bevaras/Gallras Anmärkning 10 veckor Sidan 49 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Provsvar, papper Bevaras/Gallras Anmärkning 2 år Journalhandling originaldokumentation 8.3.8 Mikrobiologi Handling Remiss, papper Rådata papper bakteriologi Rådata och svarsrapport miljöanalyser (word) Rådata och svarsrapport medicintekniska produkter (word) Rådata papper serologi/immunologi Mediajämförelser, hållbarhetstester Arbetslista Produktionsprotokoll/Mediakontroll Bokföringsprotokoll och steriliseringsprotokoll autoklaver och mediaberedare Processparametrar sterilisering (utskrift) Svarsrapport från labdatasystem (papper) Kontroll RO och MQ-vattten Logglistor utodling av prov Bevaras/Gallras Anmärkning 1 månad 4 år 1 år om överföring till labdatasystem sker. 5 år 15 år 4 år RIBA minst 10 år ASTA minst 25 år Så länge mediet är i bruk. 1 vecka 4 år 1 år Journalhandling. Svaret distribueras med post och arkiveras av beställaren. 4 år 4 år 8.3.9 Patologi Handling Remiss Bevaras/Gallras Anmärkning 3 år Sidan 50 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Transportsedel avliden 1 år Blankett som medföljer den avlidne till bårhuset, med uppgift om identitet, dödsdatum, plats samt läkare som fastställt att döden inträtt. Finns också uppgifter om ev. obduktion ska utföras och till vilken begravningsbyrå patienten har utlämnats. Sorteras i bårhusnummer, numret fås vid ankomst till bårhuset. 8.3.10 Transfusionsmedicin Handling SEROLOGI Remiss Blodgruppsserologiska undersökningar Remiss Blodgruppsserologisk utredning Remiss Blodgruppserologisk utredning inkl brev-/analyssvar Remiss transfusionskomplikation/konsultation Remiss BAS-test/blodbeställningssedel Protokoll BAS-test, MG-test Originalprotokoll med resultatanteckning Reagenskontroller Antigram från använda testpaneler Lista bestrålade komponenter GIVARE Givarjournal inkl registerkort med hälsodeklaration, komplikationer i samband med tappning, resultat av bekräftade tester Registerkort med hälsodeklaration, ej godkänd givare Hälsodeklaration, förkortad (hälsoformulär) Signeringslista för tappning av givare Provsvar sållningstest KOMPONENTER Komponentkontroller, sammanställning Plasmaprotokoll Bevaras/Gallras Anmärkning 1 år 10 år 10 år Bevaras Bevaras Utan resultatanteckning Med resultatanteckning Negativt fynd Positivt fynd Gallras när patientens ålder > 100 år Gallras när patientens ålder > 100 år 1 år 1 år 10 år 2 år Bevaras 3 mån 30 år efter sista tappning 10 år 30 år 15 år Bevaras Prosang 15 år 1 år Efter försäljning Sidan 51 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Leverans- och mottagningsprotokoll Fraktsedel plasmaleverans Uppgift om frisläppning/förändring av blodkomponent Återkallelse av blodkomponent Odlingssvar trombocyter Rapport om slutlig användning av blodkomponent Köpta/sålda blodkomponenter Kvittenslista avhämtade blodkomponenter Lista provtagning för referensvärden och forskning STAMCELLSVERKSAMHET Skördeprotokoll; tillvaratagande, omhändertagande, återinfusion Svarsrapport laboratorietester Ordinationer PATIENTVERKSAMHET Behandlingsprotokoll Ordinationsblad Tappningsjournal autologgivare Körprotokoll Trcgivare ÖVRIGT Årlig rapport om blodverksamhet Tillstånd för blodverksamhet Miljökontroller Lista städning av lokaler, läkemedelsförråd, akutväska Besökslistor Bevaras/Gallras 10 år 1 år Bevaras Anmärkning Ej dataregistrerat Efter försäljning Prosang 30 år 1 år Bevaras Rådata bevaras på Mikrobiologi. Prosang 1 år 1 år 1 år Bevaras i Prosang Gäller Lindesberg och Karlskoga För debitering 30 år 30 år 30 år Bevaras Bevaras 2 år 2 år 15 år Bevaras 15 år 2 år Diarieförs 2 år 8.3.11 Sterilcentralen 8.3.11 är Laboratoriemedicinska klinikens dokument S3-2. Handling Kvalitetsmanual Signerade pappersoriginal, giltig version Filer, giltig version Pappersoriginal, version som utgått Filer, version som utgått Bevaras/Gallras Anmärkning Giltighetstid Giltighetstid 3 år 1 år Därefter bränning till CD. Sidan 52 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Certifieringsrevision Underleverantörsbedömning, extern uppdragsgivare Internrevision Bevaras/Gallras Tills vidare Tills vidare Anmärkning Revisionsrapport Bedömningsrapport 3 år Revisionsrapport S2-5p1 Detaljrapport S2-5p2 Checklista S2-5p3 Minnesanteckningar: Arbetsplatsträff Kvalitetsgruppens möten Verksamhetsgenomgång Avtal PERSONAL Introduktion checklista S6-1p1 Sekretess S6-1p4 Signaturlista S6-1b2 Kompetensbevis S6-1p3 Utbildningsbevis S6-1p2 Checklista vid avslut S6-1p4 INFORMATION TILL KUND Via hemsida E-post förfrågningar Brev KUNDER/PRODUKTER Kunduppgift ny kund S5-3pl Ny produkt/låneinstrument S5-3p2 Checklista för ank/utlev låneinstrument Frisläppningsdokument extern uppdragsgivare INKÖP/LAGERHÅLLNING Leverantörsgranskning S5-2p1 Beställningsorder/underlag 3 år Original diarieförs Anställningstid + 3 år Anställningstid + 3 år Tills vidare Anställningstid + 3 år Anställningstid + 3 år 3 år Tills vidare 3 år 3 år Till införande i T-DOC 3 år 3 år 3 år 3 år Till leverans/fakturakontroll Beställningsunderlag Till leverans/fakturakontroll Loggblad batchnummer S9L-3p och S9L 3 år 3p2 Så länge instrumenten Produktkataloger (instrument) är aktuella AVVIKELSER Sidan 53 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Rapport avvikande händelse USÖ Snabbrapport F-hus S4-1p2 och S4-1p4 Snabbrapport O-hus S4-1p3 Tillfällig avvikelse S4-1p5 Loggblad orent gods S4-1p6, S4-1p7 Loggblad blött gods S4-1p8 Returlista S9D-1p1 UTRUSTNING Underlag inventarieförteckning S8-1p1 Loggblad allmänt S8-1p2: Svets Ultraljudsbad Skrivare/kopiator/fax Diskdesinfektioner Felanmälan S8-1l3 Loggblad diskmedel S8-2p1 Körjournal formalin S8-7p1 + processparametrar Loggblad kontroll/rengöring/BI S8-7p2 Valideringsdokument UPQ pärm/CD-skiva Processparametrar ånga + BD-test Servicerapporter Resultat restmängd Resultat mikrobiologisk kontroll ROvatten Resultat Miljökontroll yta/luft Resultat Biologiska indikatorer IT Dokumentation vid versionsbyte Dataavvikelse Bevaras/Gallras 3 år Till ledningens genomgång Till ledningens genomgång 3 år Till ledningens genomgång Till ledningens genomgång 3 år Anmärkning Till införande i inv. förteckning 3 år 3 år Till ledningens genomgång 3 år Till ledningens genomgång 3 år efter ur bruktagande 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år Systemets brukstid 3 år Sidan 54 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Handling Processdata steriliserings- och diskprocess Bevaras/Gallras 3 år Anmärkning Sidan 55 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 9. Läkemedelshantering Handling Behörighetslista beställning av läkemedel Blandningstabeller, generella Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration) Instruktioner för läkemedelshantering Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras Kvalitetsgranskning, enligt Socialstyrelsens Bevaras rekommendationer Läkemedelssortiment, lista Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd Råd från apoteket Signeringslista, administrerat läkemedel Synonymlista/utbyteslista Återrapport från apotek, förskrivning av läkemedel Diarieförs Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen. Diarieförs Protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år Vid inaktualitet 10 år 10. Loggning av åtkomst i datasystem för patient Handling Granskningslogg för vårdsystem Bevaras/Gallras Anmärkning 10 år Sidan 56 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 11. Vårdadministrativa handlingar 11.1 Avvikelser och anmälningar i vården Handling Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Maria Avvikelserapportering Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), beslut som rör den egna vårdgivaren. Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient-/förtroendenämnd och/eller mellan vårdgivare och patient Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags beslut som rör den egna vårdgivaren Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Diarieförs Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Diarieförs Egna journalkopior kan gallras vid inaktualitet. Diarieförs Diarieförs Egna journalkopior kan gallras vid inaktualitet. Diarieförs Egna journalkopior kan gallras vid inaktualitet. Sidan 57 av 58 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län 11.2 Övriga vårdadministrativa handlingar Handling Ankomstbok/ankomstregistrering Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Blanketter, egenproducerade Diagnosregister, elektroniska och manuella Förvaring av patientens värdesaker, dokumentation över Bevaras/Gallras Anmärkning 3 år 10 år Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallande delegeringsbeslut. Bevaras 1 exemplar (icke ifylld) av varje sort bevaras. Bevaras 1 år Hälsovalet, blankett för val av vårdcentral Vid inaktualitet In- och utskrivningsliggare, manuella Ledningssystem Bevaras Bevaras Mötesanteckningar/minnesanteckningar från klinikmöte/avdelningsmöte/ enhetsmöte/teammöte/ arbetsplatsträff o dyl. Patientregister/liggare, manuella Se anmärkning Signaturförtydligandelista (handstilsprov) Tidbok och daglista/liggare Bevaras Se anmärkning Alternativ benämning: Tillvaratagna värdesaker Gallringsfristen avser 1 år efter återlämnandet. Avser gallring av pappershandling. Informationen som förs in i systemet Open Liston bevaras. Om sådana förekommer Handlingar som dokumenterar vårdgivarens ledningssystem, det vill säga mål, organisation, rutiner, metoder och vårdprocesser som säkerställer kvalitén och patientsäkerhetsarbetet. Se dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för allmänna administrativa handlingar i Region Örebro län. Bevaras om de förekommer. Manuella register, till exempel hålkort, som på grund av omsortering eller annat skäl ej längre fungerar som sökverktyg kan gallras. Identifierar signatur och journalförare. 3 år Sidan 58 av 58 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län 1. Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 1 av 7 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län 2. Akter och handlingar Handling Forskningsakt/projektakt Skrift- och rapportserier Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Anmärkning Sorteras på avslutsår-dossié diarienummer. I akten förvaras forskningshandlingar vilka hanteras utifrån instruktioner som framgår av planen. De handlingar som ska bevaras ska diarieföras. Om gallringsbart material (se enskilda handlingstypers gallringsfrister) är omfattande kan det förvaras separat för att underlätta gallring. Sorteras i kronologisk ordning. Ett arkivexemplar bevaras och verksamheten avgör om publikationen ska bevaras på centralt kansli eller på lokal enhet. I de fall endast ett exemplar återstår och det finns behov av ett exemplar i referensbibliotek ska arkivexemplaret kopieras och kopian finnas i referensbiblioteket. Arkivexemplaret bevaras i närarkiv och när referensexemplaret är slitet kan en ny kopia göras. 3. Administration, planering och ekonomi – ingår i forsknings-/projektakt De handlingar som ska bevaras ska diarieföras. Handling Ansökan om medel Bevaras/Gallras Bevaras Avtal/kontrakt/överenskommelse Beslut om medel Bevaras Bevaras Anmärkning Bevaras i projektakten och i de fall ansökan tagits upp i forskningskommittén bevaras den även där. Bevaras i projektakten och i de fall beslut tagits i forskningskommittén bevaras det även där. Sidan 2 av 7 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län Beslut om tillstånd Bevaras Bortfallsredovisning Bevaras Budget Dagbok Bevaras Bevaras Ekonomisk redovisning Enkätformulär/studieprotokoll Bevaras Bevaras Handlingar i ärenden som inte beviljats medel Instruktion för inmatning av primärmaterial 2 år Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse Korrespondens av vikt Gallras vid inaktualitet Bevaras Manual till enkätformulär/studieprotokoll Metodbeskrivning/-anvisning Bevaras Bevaras Projektplan/forskningsplan/projekt beskrivning Protokoll/mötesanteckningar Tillståndsansökan Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Etiska kommittén (verksam fram till år 2002), datainspektionen, pul registret m.m. Bevaras i projektakten och i de fall forskningskommittén/ nämnden deltagit i processen bevaras de även där. Redovisning över bortfall av potentiella försökspersoner. Exempelvis forsknings-, projekt-, laboratorie-, etisk eller behandlingsdagbok. Ett exemplar av icke ifyllt formulär bevaras Exempelvis inmatning i statistikprogram. Benämns inom viss forskningsverksamhet som kodnyckel. Av bagatellartad och rutinmässig karaktär som inte har ett egenvärde. Exempelvis med finansiärer och uppdragsgivare. Separat beskrivning som inte ingår i projektplan. Från styrgrupp eller referensgrupper. Etiska kommittén (verksam fram till år 2002), datainspektionen, pul registret m.m. Även tillhörande bilagor. Bevaras i projektakten och i de fall forskningskommittén/ nämnden deltagit i processen bevaras de även där. Sidan 3 av 7 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län 4. Primärmaterial – ingår i forsknings-/projektakt Med aktualitet menas att planerad publicering av resultat från materialet är avslutad och ekonomisk redovisning har skett. Vad gäller studier om hälsoförhållanden där slutresultatet ej publiceras och ekonomisk redovisning ej krävs menas med aktualitet att sammanställning skett och undersökningen är avslutad. Handlingar skall undantas från gallring när de bedöms ha ett: • Fortsatt inomvetenskapligt värde – handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat genom försök, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas. • Värde för annat forskningsområde – register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet. • Vetenskapshistoriskt värde – handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling. • Kulturhistoriskt värde – handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt perspektiv. • Personhistoriskt värde – handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet. • Stort allmänt intresse – handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare spridning. Handling Bakgrundsdata Digitala system/program/filer Enkät/formulär Journalutdrag Kodlista Bevaras/Gallras Anmärkning Gallras 10 år Om patienter. efter aktualitet Exempelvis statistikprogram som SPSS eller andra program där data samlats i bland annat databaser och kan användas för sammanställningar. En särskild utredning måste göras efter utredning om elektroniskt arkiv. Respektive systemägare ansvarar för att systemet anpassas till långsiktigt digitalt bevarande. Gallras 10 år Ifyllda. efter aktualitet Gallras 10 år efter aktualitet Bevaras För exempelvis patientidentifikation. Kan kallas olika (bland annat kodnyckel) inom olika verksamheter. Sidan 4 av 7 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län Ljud- och bildupptagning Gallras 10 år efter aktualitet Läkemedelsprövning Mät- och testresultat Patientinformation Gallras 10 år efter aktualitet Gallras 10 år efter aktualitet Patientjournaler Patientsamtycke Primärmaterial expedierad till externt forskningsprojekt Protokoll från undersökningar/försök Transkribering av ljudupptagning Gallras 10 år efter aktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras 10 år efter aktualitet Gallras 10 år efter aktualitet Upptagning i form av undersökningsmaterial. För läkemedelsprövningar gäller särskilda regler enligt läkemedelsverkets föreskrifter. Exempelvis labprover. Information till deltagare i studien/forskningen om tillvägagångssätt. Tillhör annat arkiv. Bevaras enligt beslut i plan för patientjournalhandlingar. Samtycke till att delta som försöksperson. För att i detta fall uppfylla kriteriet ”vid inaktualitet” ska avtal med extern part, gällande lag samt regler uppsatta av exempelvis Läkemedelsverket beaktas. Används insamlat data till forskning inom Region Örebro län omfattas de även av gallringsbeslut enligt denna dokumenthanteringsplan. Upptagning i form av undersökningsmaterial. Sidan 5 av 7 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län 5. Bearbetningsmaterial – ingår i forsknings-/projektakt Är i de flesta fall inte allmänna handlingar och rensas därför vid inaktualitet eller när projektet är avlutat. Om arbetsmaterial och minnesanteckningar arkiveras med akten blir dessa per automatik allmänna och ska hanteras som sådana. Handling Datafiler som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data Korrektur Minnesanteckning som inte tillför ny information Tillfälliga beräkningar Tillfälliga sammanställningar Utkast Bevaras/Gallras Anmärkning Rensas Rensas Rensas Rensas Rensas Rensas 6. Redovisningsmaterial – ingår i forsknings-/projektakt Om slutprodukt för forskning som utförts inom Region Örebro län blivit upprättad hos en annan myndighet, inkommit till Region Örebro län och därmed blivit en allmän handling inom Region Örebro län ska dessa hanteras som övrigt redovisningsmaterial. De handlingar som ska bevaras ska diarieföras. Handling Abstract Artiklar Delrapport Information/trycksaker Konferensrapport Posters Bevaras/Gallras Anmärkning Bevaras Bevaras Artiklar som publicerats elektroniskt skrivs ut och bevaras på papper. Bevaras Bevaras Ett arkivexemplar bevaras. Bevaras Bevaras Sidan 6 av 7 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för forskningsverksamhet inom Region Örebro län Publikationer Bevaras Slutrapport Statistiksammanställningar Bevaras Bevaras Ett arkivexemplar bevaras. I de fall endast ett arkivexemplar återstår och det finns behov av ett exemplar i referensbibliotek ska arkivexemplaret kopieras och kopian finnas i referensbiblioteket. Arkivexemplaret bevaras i närarkiv och när referensexemplaret är slitet kan en ny kopia göras. I regel opublicerad data. Finns exempelvis inom Samhällsmedicin men också på andra ställen. Sidan 7 av 7 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för Region Örebro läns samförvaltade donationsstiftelser Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för Region Örebro läns samförvaltade donationsstiftelser Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för Region Örebro läns samförvaltade donationsstiftelser. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Handling Anmälning till stiftelseregistret Ansökan till Kammarkollegiet om permutation, Kammarkollegiets beslut och överklagande till domstol av Kammarkollegiets beslut Beslut om bidrag Bidragsansökan inklusive bilagor och beslut Bevaras/Gallras Vid inaktualitet Bevaras Anmärkning Bevaras Bevaras Räkenskapshandlingar Stiftelseförordnande eller motsvarande (donationsurkund, gåvobrev, testamente) Årsredovisning inklusive revisionsberättelse 7 år Bevaras Diarieförs Beviljade och ej beviljade. Diarieförs Enligt bokföringslagen Diarieförs Bevaras Diarieförs Diarieförs Sidan 1 av 1 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Bevarande av kvalitetsregister inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Bevarande av kvalitetsregister Av 7 kap. 10 § patientdatalagen följer att personuppgifter i nationella och regionala kvalitets register ska gallras när uppgifterna inte längre behövs för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra vårdens kvalitet. Från detta kan undantag göras genom beslut från arkiv myndigheten i Region Örebro län. Beslut Nationella och regionala kvalitetsregister där Region Örebro län är huvudman ska bevaras, eftersom registren är av stor betydelse för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål. Sidan 1 av 1 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Gallringsbeslut för handlingar i ärendehanteringssystemet Platina Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Gallringsbeslut för handlingar i ärendehanteringssystemet Platina Handlingar i ärendehanteringssystemet Platina Pappershandlingar, inkommande eller upprättade Pappershandlingar som överförts till annat medium (skannats) får gallras efter genomförda kontroller av läsbarhet och lagringsformat, under förutsättning att det inte möter hinder i lagstiftning eller motsvarande, att skanningen inte medfört informationsförluster samt att de inskannade handlingarna bevaras i ett av regionarkivet föreskrivet format. Undantag från gallring: • Avtal och kontrakt som undertecknats (avtalslagen och lagen om offentlig upphand ling) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Anbudsöppningsprotokoll Kontrakt enligt lagen om valfrihetssystem Fullmakter Rättegångsfullmakter Testamenten Ansökan om fastighetsbildning Överlåtelse av fast egendom (köpe- och äganderättshandlingar, behörighetshandlingar) Hyresavtal Uppsägning av hyresavtal Ärenden rörande motioner, interpellationer och frågor Medborgarförslag Initiativ till folkomröstning Protokoll från fullmäktige, styrelse, nämnder, förhandlingar och samverkan Revisionsberättelser Årsredovisningar Begäran om registerutdrag enligt personuppgiftslagen Handlingar som annars behövs för att styrka ett legalt förhållande Handlingar som annars behövs för bevisvärde Kartor, ritningar och andra handlingar som pga. format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte kan skannas Sidan 1 av 2 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Gallringsbeslut för handlingar i ärendehanteringssystemet Platina Elektroniska handlingar, inkomna eller upprättade i ej arkivbeständigt format Elektroniska handlingar som konverterats från ett filformat till ett annat kan gallras efter kon troll och läsbarhet och lagringsformat, under förutsättning att konverteringen inte medfört informationsförluster samt att konverteringen skett till ett av regionarkivet föreskrivet filfor mat. Sidan 2 av 2 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för revisionshandlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för revisionshandlingar inom Region Örebro län Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 1 av 2 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för revisionshandlingar inom Region Örebro län Revision Handling God revisionsed Granskningsmaterial, fördjupad granskning och årlig granskning Granskningsplaner för bolag och stiftelser som regionen styr över Mötesanteckningar om överenskommelser Protokoll från överenskommelser Reglementen för den kommunanala revisionen Revisionsberättelser Revisionsredogörelser till fullmäktige Revisionsplaner Revisionsrapporter och slutrapporter Bevaras/Gallras Anmärkning Vid inaktualitet Handling som SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) ger ut vart fjärde år 10 år Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Upphandling av revision Bevaras Utredningar, övriga granskningar/ revisionsskrivningar inklusive slutdokument Bevaras All rapportering till fullmäktige respektive styrelse, nämnder, beredningar och bolag Förfrågningsunderlag, anbud/offerter, öppningsprotokoll, beslut, svar och avtal/kontrakt med mera Sidan 2 av 2 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr.o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för tandvårdshandlingar inom Region Örebro län Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 1 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar inom Region Örebro län Patientjournaler inom tandvården och övrig medicinsk dokumentation Handling Anmälningar/rapporteringar till andra myndigheter/motsvarande Avvikelserapportering Begäran om journalkopior Bevaras/Gallras Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Begäran om journalhandlingar vid privat vårdgivares övertagande av barnpatient Behandling/-utredningsplaner och terapiplaner Beslut från försäkringsbolag och LÖF (landstingets ömsesidiga försäkringsbolag) Daganteckningar Delegering av medicinska arbetsuppgifter och ansvarsfördelning Bevaras Ingår i diarieförda handlingar I de fall samtliga handlingar som begärts ut också lämnas ut läggs originalbegäran i patientjournalen. I de fall hel/del av journal inte lämnas ut med hänsyn till sekretess ska ärendet diarieföras och kopia av begäran läggs i patientjournalen (originalet i diarieakten). Det ska i patientjournalen även dokumenteras vad som lämnats ut, till vem och när. Ingår i patientjournal Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras 10 år Diabilder Bevaras Epikriser Frisktandvårdsavtal Förhandsbedömningar och beslut från regionens tandvårdsenhet Försäkringskassans efterhandskontroller och omprövningar av ersättningsbeslut Garantisedlar Hälsodeklarationer Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), beslut som rör egna vårdgivaren Information given till och medgivande från patient/anhörig Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut Diabilder av betydelse för patientjournalernas innehåll och syften ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal 3 år Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i diarieförda handlingar. Egna journalkopior gallras vid inaktualitet Information som givits till patient eller anhörig om behandling, ingreppets art, Sidan 2 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar inom Region Örebro län Handling Bevaras/Gallras IT-system,/IT-baserade journal- och vårddokumentationssystem Bevaras Intyg Bevaras Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare utanför Region Örebro län Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare inom Region Örebro län Korrespondens Bevaras Anmärkning dess följder och risker ska antecknas i patientjournalen Innehållet i journal- och vårddokumentationssystem ska tas omhand och arkiveras i enlighet med gällande gallringsbeslut och regionsarkivets krav för långtidslagring Vid avveckling av system kontakta regionsarkivet Ingår i patientjournal. Den som utfärdar intyg ska anteckna det i journalen samt spara en kopia av intyget i journalen Ingår i patientjournal Vid inaktualitet Se anmärkning All korrespondens av vikt för verksamheten ska diarieföras eller ingå i patientjournal oavsett media Korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär kan gallras vid inaktualitet Komplikationsregistrering Kostanamneser Licensmotiveringar, oregistrerat läkemedel Läkarintyg Läkemedelsbiverkningar, uppgifter om Läkemedelslistor Läkemedel, hantering av Medicinska listor och laboratorielistor Modellfoton av tandtekniska studiemodeller och arbetsmodeller Bevaras Efter behandlings periodens slut Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Se anmärkning Bevaras Bevaras Korrespondens med patient som ej har betydelse för vården, till exempel klagomål ska diarieföras Ingår i patientjournal Dock först efter relevant information överförts till journalen Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Se dokumenthanteringsplan för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation inom Region Örebro län Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 3 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar inom Region Örebro län Handling Munhälsobedömningar/journaler Observationskurvor Operationsberättelser Patientjournal Patientjournal som inte går att härleda till en patient Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Patalogisk anatomisk diagnos, PAD-utlåtande Register över avslutade patienter Bevaras/Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 10 år Bevaras Bevaras Remisser, avförda 3 år Remiss och remissvar Röntgenbilder och röntgenutlåtanden Svar gällande patient Svar från annan vårdgivare som överförts genom fullständig avskrift Tandteknisk dokumentation: tandläkarens anvisning och tandtekniska laboratoriets förklaring Tester med resultat Tidböcker/tidbokningar Utlåtanden gällande patient Utredningar Vårdintyg Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Anmärkning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Får gallras endast om identifikation är omöjlig Ingår i diarieförda handlingar Ingår i patientjournal Om dessa finns i datajournalsystem kan utskriften gallras Kan gallras om patientjournal ej upprättats och patient ej kommit till vårdinrättning Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Bevaras Ingår i patientjournal Bevaras 3 år Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sidan 4 av 5 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för tandvårdshandlingar inom Region Örebro län Tandvårdsenheten Formulär angående erbjudande om munhälsobedömning Formulär om vårdrapport barn- och ungdomstandvård Förhandsbedömning inom regionens tandvårdsstöd Läkarintyg för regionens tandvårdsstöd Övertagande av vårdansvar för barn och ungdomar inom tandvården 5 år 5 år 5 år 5 år Efter att barnet fyllt 20 år Sidan 5 av 5 Diarienummer 15RS20 Utgåva 1.0 Rubrik Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och social medier inom Region Örebro län Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Dokumentägare Anna Ekström Fastställd 2015-01-28 Fastställd av Regionstyrelsen Giltig fr o.m 2015-01-28 Giltig t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut för webbplatser och sociala medier inom Region Örebro län Inledning Denna plan är det gemensamma gallringsbeslutet och den gemensamma dokumenthanteringsplanen för forskningsverksamhetens handlingar i Region Örebro län. Myndigheters handlingar är i regel allmänna handlingar (Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3§) och skall arkiveras enligt Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Allmänna handlingar får gallras (förstöras), men man måste alltid beakta rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning och forskningens behov. Bevarande och gallring Att en handling skall bevaras innebär att den sparas för all framtid. Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Gallring av allmän handling kräver beslut av regionstyrelsen, vilket sker genom att dokumenthanteringsplan/ gallringsbeslut fastställs. Gallringsfrist anger hur lång tid som får förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre fyller något behov för verksamheten. Sidan 1 av 4 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och social medier inom Region Örebro län Webbplatser Handling Bevara/gallra Anmärkning Region Örebro läns externa webbplats Se anmärkning Sidorna ska bevaras med hjälp av ögonblicksbild vid samma tidpunkt två gånger/år (förslagsvis en gång på hösten och en gång på våren) eller vid större förändringar av utseendet på webbplatsen. En ögonblicksbild innebär att en statisk kopia skapas av webbplatsen som visar hur den såg ut vid tillfället. Objektägare för Region Örebro län externa webbplats ansvarar för att arkivering (enligt ovanstående) av webbplatsen sker. Observera! Internt producerad information som skapats i syfte att läggas ut på webben (nyhetsbrev, pressmeddelanden etc) ska arkiveras av respektive ansvarig verksamhet på annat sätt, t ex på papper. Information som publiceras på webbplatsen anses inte arkiverad i samband med att ögonblicksbild av webbplatsen arkiveras två gånger/år. Region Örebro läns intranät Se anmärkning Handlingar på webben där det finns ett original någon annanstans hos verksamheten, t ex rapporter, platsannonser, protokoll, årsredovisningar med mera kan gallras (raderas) från webbplatsen vid inaktualitet under förutsättning att originalet arkiveras på annat sätt. Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Sidorna ska bevaras med hjälp av ögonblicksbild vid samma tidpunkt två gånger/år (förslagsvis en gång på hösten och en gång på våren) eller vid större förändringar av utseendet på webbplatsen. En ögonblicksbild innebär att en statisk kopia skapas av webbplatsen som visar hur den såg ut vid tillfället. Objektägare för Region Örebro läns intranät ansvarar för att arkivering (enligt ovanstående) av webbplatsen sker. Observera! Internt producerad information som skapats i syfte att läggas ut på webben (nyhetsbrev, pressmeddelanden etc) ska arkiveras av respektive ansvarig verksamhet på annat sätt, t ex på papper. Information som publiceras på webbplatsen anses inte arkiverad i samband med att ögonblicksbild av webbplatsen arkiveras två gånger/år. Handlingar på webben där det finns ett original någon annanstans hos verksamheten, t ex rapporter, platsannonser, 2 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och social medier inom Region Örebro län Andra webbplatser där Se anmärkning verksamhet/förvaltning inom Region Örebro län ansvarar för innehållet protokoll, årsredovisningar med mera kan gallras (raderas) från webbplatsen vid inaktualitet under förutsättning att originalet arkiveras på annat sätt. Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Sidorna ska bevaras med hjälp av ögonblicksbild vid samma tidpunkt två gånger/år (förslagsvis en gång på hösten och en gång på våren) eller vid större förändringar av utseendet på webbplatsen. En ögonblicksbild innebär att en statisk kopia skapas av webbplatsen som visar hur den såg ut vid tillfället. Den verksamhet som ansvarar för webbplatsen (utanför domänen orebroll.se) ansvarar för att arkivering (enligt ovanstående) av webbplatsen sker. Observera! Internt producerad information som skapats i syfte att läggas ut på webben (nyhetsbrev, pressmeddelanden etc) ska arkiveras av respektive ansvarig verksamhet på annat sätt, t ex på papper. Information som publiceras på webbplatsen anses inte arkiverad i samband med att ögonblicksbild av webbplatsen arkiveras två gånger/år. Handlingar på webben där det finns ett original någon annanstans hos verksamheten, t ex rapporter, platsannonser, protokoll, årsredovisningar med mera kan gallras (raderas) från webbplatsen vid inaktualitet under förutsättning att originalet arkiveras på annat sätt. Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Sociala medier Handling Bevara/gallra Sidor på sociala medier där Se anmärkning verksamhet/förvaltning inom Region Örebro län ansvarar för innehållet Anmärkning Sidorna ska bevaras med hjälp av skärmdump på första sidan. Det ska göras två gånger/år (förslagsvis en gång på våren och en gång på hösten) eller vid större förändringar av utseendet på det sociala mediet. Inlägg och kommentarer som innehåller sekretessbelagda uppgifter Kontakta Regionarkivet för råd gällande format. Inlägget/kommentaren ska omgående tas ut och diarieföras. Därefter ska informationen gallras från det sociala mediet. Gäller till exempel klagomål. Bevaras 3 Utgåva 1.0 Rubrik Giltig fr.o.m. 2015-01-28 Omfattar område/verksamhet/enhet Region Örebro län Giltigt t.o.m. - Dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut för webbplatser och social medier inom Region Örebro län Handling Inlägg och kommentarer vars innehåll på något sätt strider mot gällande lagstiftning Bevara/gallra Bevaras Inlägg och kommentarer vars innehåll på något sätt strider mot beslutade riktlinjer eller direktiv Inlägg och kommentarer som myndigheten bedömer vara av särskilt intresse Inlägg och kommentarer som myndigheten bedömer vara av ringa eller tillfällig betydelse Gallras omedelbart Inlägg och kommentarer som föranleder åtgärd Kontaktuppgifter, Region Örebro län Länkar till andra sociala medier eller webbplatser/ sidor Multimediaupptagningar (upprättade av Region Örebro län) som myndigheten bedömer vara av särskilt intresse Multimediaupptagningar (upprättade av Region Örebro län) som myndigheten bedömer vara av tillfällig eller ringa betydelse Bevaras Bevaras Gallras vid inaktualitet Anmärkning Inlägget/kommentaren ska omgående tas ut och diarieföras och därefter avpubliceras från det sociala mediet. De uppgifter som här avses är exempelvis: - uppvigling - hot - hets mot folkgrupp - barnpornografibrott - olaga våldsskildring - upphovsrättsintrång Se även Region Örebro läns riktlinjer för användning av sociala medier. Inlägget/kommentaren ska gallras omedelbart. De uppgifter som här avses är exempelvis: - obscena ord - kommersiella budskap eller reklam Inlägget/kommentaren ska tas ut och diarieföras. Inläggen/kommentarerna kan sedan gallras från det sociala mediet. Inlägget/kommentaren kan gallras vid inaktualitet. Exempelvis: - kommentarer och inlägg som inte berör Region Örebro läns verksamhet - kommentarer och inlägg som endast är för kännedom - kommentarer och inlägg av enklare karaktär Inlägget/kommentaren ska tas ut och diarieföras. Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Bevaras Avser exempelvis inlägg på Youtube med flera. Kontakta Regionarkivet för rådgivning gällande format. Gallras vid inaktualitet Avser exempelvis inlägg på Youtube med flera. 4 Bilaga § 19 LANDSTINGSFULLMÄKTIGES HANDLINGAR Diarienummer 14OLL4856 Yttrande över motion från Alf Rosberg (M) om Barn- och ungdomspsykiatriskt stöd till den nya familjecentralen som planeras i Karlskoga Alf Rosberg (M) har i en motion till Örebro läns landsting den 15 september 2014 tagit upp att barn och ungas psykiska hälsa (eller ohälsa) vuxit i aktualitet. Ohälsan är svår att hantera för barnet, föräldrar, skola och socialtjänst och behovet av professionellt stöd ökar. Rosberg tar upp att de tidsfönster när dessa barn är mottagliga för att ta emot stöd ofta är mycket små och att närhet och tillgänglighet är viktiga förutsättningar. Rosberg ställer nuvarande modell kontaktsamtal och nyanmälan på BUP mot detta och föreslår därför Landstingsfullmäktige besluta: - att ge Landstingsstyrelsen i uppdrag att utreda förutsättningarna för att åter bygga upp en barn- och ungdomspsykiatrisk kompetens i Karlskoga och med den som utgångspunkt förstärka den nya familjecentralen med denna kompetens. Regionstyrelsen framför med anledning av motionen följande: En familjecentral består vanligen av att mödrahälsovård, barnhälsovård, öppen förskola och socialtjänst som samverkar för att tidigt arbeta förebyggande och främja barns hälsa och utveckling. Familjecentralen en bra bas för att nå ut till alla barn och föräldrar genom att mödra- och barnhälsovårdens generella program till blivande föräldrar och småbarnsfamiljer. I den huvudsakliga målgruppen som är blivande föräldrar och barn i åldern 0–5 år med föräldrar nås de allra flesta. Utöver samarbetet mellan de i familjecentralen ingående verksamheterna har många familjecentraler också formaliserat samarbete med verksamheter som inte är samlokaliserade med familjecentralen. Detta samarbete varierar stort och kan vara allt från informationsutbyte till att ha gemensamma gruppverksamheter. I en kartläggning av familjecentraler som socialstyrelsen gjort angav många familjecentraler att man även hade ett formaliserat samarbete med en eller flera av Barn- och ungdomspsykiatri (BUP), Familjerätt, Familjerådgivning, Ungdomsmottagning eller Skolhälsovård utöver de samlokaliserade verksamheterna. I det positionspapper om barns och ungas psykiska hälsa som antagits av Sveriges Kommuner och Landsting uttrycks förbundets syn på hur man kan agera i dessa frågor som ett stöd till medlemmarna i deras arbete. Med sina 16 ställningstaganden tar positionspappret ett helhetsperspektiv kring psykisk hälsa. När barn och unga har en psykisk ohälsa så finns det fler olika aktörer. Inom ramen för satsningen kring psykisk hälsa barn och unga så har SKL även tagit fram en tydlig manual för hur kommuner och landsting kan arbeta för att tydliggöra uppdrag för olika aktörer på skilda nivåer inom området. Här hamnar familjecentralen främst på den generella nivån med sina hälsofrämjande insatser LANDSTINGSFULLMÄKTIGES HANDLINGAR 13OLL5843 som är riktade till alla barn och unga i en viss åldersgrupp. Nästa nivå är första linjen som är insatser vid ett indikerat problem som personen själv eller någon annan (t ex närstående) söker hjälp för, eller som på annat sätt blivit uppenbart. Första linjen har flera uppdrag; att identifiera personer i behov av insatser, att bedöma lämplig insatsnivå, att behandla vid lindriga/enkla tillstånd där specialistnivån inte behövs. För att tidigt kunna möta behovet av stöd vid psykisk ohälsa så finns idag i Örebro läns landsting ett utbyggt stöd på alla nivåer och från det lilla barnet till den unge vuxne. I primärvården har Barnhälsovården (generell nivå) som finns för de minsta barnen fått förstärkning med psykologtjänster och den nystartade Samtalsmottagningen (första linjen) ger stöd från 6 – 14 års ålder. Inom ramen för Samtals-mottagningen finns ett utvecklat samarbete med BUP. Barn- och ungdomspsykiatrin är specialistnivån när det gäller insatser vid psykisk ohälsa hos barn och unga. Det strukturerade system för bedömning av behov som BUP använder vid en nyanmälan skapar förutsättningar för en patientsäker och jämlik vård. Tonåringen eller föräldern som söker kontakt får då en direktkontakt med en av BUP:s behandlare som genomför intervjun. Söker man som tonåring är regeln att intervjun genomförs vid ett personligt möte. Med intervjun som underlag görs en bedömning om det finns behov av att gå vidare med ett besök på den öppenvårdsmottagning som utifrån geografisk tillhörighet eller problematikens komplexitet blir aktuell. Det finns tre barnpsykiatriska mottagningar i Örebro, två av dem är lokaliserade i Medborgarhuset i Örebro, Länsmottagningen och Örebromottagningen. Utrednings- och behandlingsenheten finns vid Olaus Petri vårdcentral. Under besöket påbörjas en fördjupad bedömning och bedöms det efter dessa två tillfällen att det finns behov av hjälp och stöd från BUP kallas man för vidare insatser, diagnostisering och behandling och då upprättas även en individuell vårdplan. BUP:s länsmottagning arbetar mot 10 kommuner, alla med olika skolområden, rektorsområden och elevhälsoteam. Att göra BUP direkt tillgänglig i alla dessa instanser är en omöjlighet men det är ändå kring detta som BUP ofta får kritik. Man tror att man inte ska kunna få tillgång till samverkan trots att BUP i realiteten samverkar i väldigt många ärenden och det fungerar väl. T ex finns idag SIP (samordnad individuell plan) som ett tydligt redskap i samverkan mellan hälsooch sjukvården och socialtjänsten där BUP utifrån barnet/ ungdomens bästa även öppnat upp för att skolan är en part kring SIP. I landstingsfullmäktige verksamhetsplan med budget för 2011 fick Nämnden för psykiatri, habilitering och hjälpmedel i uppdrag att utvärdera effekterna av de organisationsförändringarna inom BUP. Uppdraget redovisades i en rapport där det framgår att många aktörer gärna ser BUP som en tillgänglig resurs i det dagliga arbetet, men att de förväntningarna är inte realistiska ur BUP:s perspektiv. Positiva effekter av organisationsförändringen: LANDSTINGSFULLMÄKTIGES HANDLINGAR 13OLL5843 - Bättre förutsättningar för likvärdig vård utifrån evidens oberoende var i länet man är bosatt. - Inga geografiska begränsningar när det gäller möjligheten att få tillgång till den specialistkompetens/subspecialicering som bäst kan svara upp mot barnet/ungdomens aktuella behov. - Större tillgång till olika typer av gruppverksamheter eftersom förutsättning för riktade gruppverksamheter är ett tillräckligt underlag att rekrytera deltagare ifrån för att det ska vara möjligt att erbjuda det. Idag kan BUP följande gruppverksamhet oavsett var i länet barnet/ungdomen är bosatt: COPE riktad till föräldrar till barn 3 – 12 år med misstänkt autismspektrumstörning Förstärkt KOMET för föräldrar till barn 3 – 11 år där mer individuella insatser krävs än vad som erbjuds i COPE. Tonårs-KOMET för föräldrar till tonåringar som ofta hamnar i konflikt med sina barn STRATEGI för föräldrar till barn med ADHD STRATEGI-junior för barn med ADHD i två olika åldersintervall Cool Kids för barn med ångest (och deras föräldrar) ålder 7 – 12 år. DBT-färdighetsträning för tonåringar med emotionell instabilitet och deras föräldrar. Organisationsförändringens negativa effekt är att det blir en större tidsåtgång för besök och längre avstånd skapar behov av längre ledighet från arbetet för medföljande förälder/föräldrar (någon som ofta är önskvärt från vårdgivarens sida). Örebro läns landsting har en organisation och en arbetsmodell för stöd till barn och unga med psykisk ohälsa som i hög grad är i enlighet med SKL:s modell. Det är inte aktuellt att frångå detta och utreda en annan modell för familjecentralen i Karlskoga. Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta - a t t avslå motionen Örebro den 28 januari 2015 Marie-Louise Forsberg Fransson Ordförande Rickard Simonsson Regiondirektör Bilaga § 21 Bilaga § 20 Bilaga § 22 Örebro läns landstin Från: Skickat: Kopia: Ämne: Bifogade filer: Sveriges Kommuner och Landsting <[email protected]> den 14 november 2014 14:26 Diarium-Arkiv SKL; Vestin U{rika; Lampinen Dungir Johanna Information från Sveriges Kommuner och Landsting SKL 2014-07 Assisterad befruktning.pdf; 2014-07 WEBB - Assisterad befruktning.pdf Uppföljningsflaggas Flagga: Följ upp Har meddelandeflagga ~ ~ ÖREBRO LÄ[~S LANDSTING ~~ Z~~~$ _~1_ Centrala diariet Till Sveriges landsting och regioner, ~ • ~ >: `~►' 2 ~ ~~ ~ ~-~ ~~.~ Idag den 14 november 2014 har stYreken för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) beslutat ~ att i skrivelse till landstingen och regionerna rekommendera dem att följa och tillämpa rekommendationen om enhetlighet i landstingens och regionernas erbjudande av offentligt finansierad befruktning. Harni frågor om rekommendationens innehåll kontakta Ulrika Vestin, SKL tfn: 08-452 77 33, e-post: ulrika.vestinC«~skl.se. Bifogar ett dokument med underskrift och ett utan underskrift anpassat för veebben. Vänliga hälsningar Johanna Lampinen Dungir Johanna Campingin Dungir Handläggare Avdelningen för administration Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan 20 118 82 Stockholm +46 8 452 72 64 www.ski.se -gir +s~ö~EB~a ~äNS t~►NOSTtnt~ .~ Sveri es g Kommuner ~ °1s 1 centrala diariet och ~andsting Avdelningen för vård och omsorg Sektionen för hälso- ach sjukvård Ulrika Vestin ~tEDDELANDE FRÅN STYRELSEN NRi za~4-~ ~ -~~ Värt dnr 1417994 Landstingsstyrelserna/regionstyrelserna Rekomr~endat~on om enhetlighet i handstingens och av offent~ig ~ finansierad re~ tonernas erb'udande 1 assisterad b~fuktnin Dnr 12/0877 Förbundsstyrelsens beslut Styrelsen fär Sveriges Kommuner och Lar~.dsting (SKL) har vid s~anträde den 14 november 2~14 beslutat att i skrivelse till landstingen och regionerna rekommendera dem att följa och t~llårr~pa rekommendationen om enhetlighet ~ landstingens och regionernas erbjudande av offentligt fnansierad befruktning Bakgrund På uppdrag av SKLs sju,l~vårdsdelegation inledde Sveriges Kommuner och Landsting 2~12 ett arbete med en utvidgad karlläggning av området assisterad bef~ctning. [Jppdraget resulterade i rapporten ~4ssisteradbeft~uktning kartläggning och lanstingens erbjudanden novembeY 2012. Rapporteni sin dur ledde till att sjukvårdsde~egationen gav SI~Ls na~~onella Vävnadsråd ~ uppdrag a~ undersäka vidare kring vissa frågestä.~iningar. Vävnadsrådets rapport, ~4ssist~erad befruktning, Uppföljningsra~por~ meddefinitioner och ui~ecklingsområden maj Z~~~4, skickades ut på remiss under sommaren 2014. Resultatet av det tidigare arbetet tillsa~nn~.ans med sy~pun~terna frun re~nisinstanserna ligger ti~~ grund för rekommendationen. De rel~ommendationer sore föreslås liggeriI~nje ined de förslag som rexn~i~erades till landsbingen och regionerna. Ett förtydligande ti~iägg har ~orts, enligt önskemål från remissinstanset-na, kring hanteringen av abefi-uktade frysta ägg. Samtliga landsting och regioner sorg ~nkonnmi~ med svar (2~ stycken} ~ positiva till en har~nanisering. Rekorn~nendation om enhetlighet i landstingens och regionernas erbjudande av offentligt fnans~erad assisterad befruktning redovisasibilaga 1. Sveriges Kommer och Landsting { 1 '~i Anders I~riape Ordförande Sveriges Kommuner och Landsting Post 118 82 Stockholm, Besök; Hornsgatan 20 Tfna växel 08-452 70 00, Fax: 08-4 2 70 50 [email protected], Orgnr: 222000-4315, www.slcf.se - SuerigQS Komn+u~n~r ach La~dstin~ REKOMMENDATION vårt dnr: ~ 20877 Bilaga 1 2014-11-14 Avdelningen för vård och omsorg Sektionen för hälso- och sjukvård Ulrika Vestin Landstingsstyrelserna samt regionstyrelserna i.Halland, Gotland, Skåne och Västra Götaland Rekommendation om enhetlighet i landstingens och regionernas erbjudande av offentligt finansierad assisterad befruktning Syfte med rekommendation Syftet med denna rekommendation är att åstadkomma en kunskapsbaserad och jämlik vård. Detta genom att fa enhetlighet i landstingens och regionernas erbjudande till de patienter som genomgår behandling inom det offentliga åtagandet för assisterad befruktning. Rekommendationen definierar vissa centrala begrepp, anger vissa grundläggande kriterier för genomförande, anger övre åldersgränser samt antalet behandlingar som ska ingåi det offentliga åtagandet. Följande rekommenderas landstingen Nedan följer de definitioner, kriterier inför genomförande, vårdavgifter för patienter, övre åldersgränser och antal behandlingar som rekommendationen innehåller. Definitioner • Start av assisterad befruktning med ägguttag definieras som start av läkemedelsbehandling med follikelstimulerande hormoner • Start av behandling med återförande av frysbevarade befruktade och delade ägg (embryon) definieras som upptining av embryon oavsett om de kan återföras • Start av behandling med återförande av frysbevarade obefruktade ägg definieras som upptining av ägg för befruktning Sveriges Kommuner och Landsting Post: 118 82 Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel 08-452 70 00, Fax: 08-452 70 50 Org nr: 222000-0315, [email protected], www.skl.se ~ S~er~ges IC~mmra~er och Landsting 2014-11-14 Vårt dnr: ~ 2~os77 Kriterier inför genomförande • Landstingsfinansierad assisterad befruktning erbjuds till par utan gemensamma eller adopterade barn. • Vårdgarantin är tillämplig för offentligt finansierad assisterad befruktning. Det innebär att utredningsfasen av ofrivilligt barnlösa skapåbörjas inom 3 månader från första kontakt. Om en behandling är beroende av t.ex. donation av ägg eller spermier startar vårdgarantins tidsgränser när dessa finns på plats. Vårdavgift för patienten Vårdavgift för patienten i samband med assisterad befruktning fastställs av landstingen i enlighet med § 26 och § 26a i Hälso- och sjukvårdslagen. Övre åldersgränser När det gäller övre åldersgräns för genomförande av behandling är rekommendationen uppdelad i två delar. Den första delen avser den behandlade kvinnan där följande gäller: • IVF-behandling1 • Intrauterin insemination2 (med partnerns eller donators spermier dvs AIH -, respektive AID') • Behandling med äggdonation • fertilitetsbevarande åtgärder4 ska startas innan kvinnans 40 års dag, eventuella kvarstående frysta embryon kan återföras till fram till den behandlade kvinnans 45 års dag. Den andra delen avser make/maka, registrerade partnern eller sambons ålder när den behandlade kvinnan genomför: • IVF-behandling • Intrauterin insemination (med partnerns eller donatorns spermier dvs AIH respektive AID) att den ska startas innan make/maka, registrerade partnerns eller sambons 56 års dag. • Samma ålder gäller även vid fertilitetsbevarande åtgärder för män 1 In vitro-fertilisering (IVF) eller provrörsbefruktning är en fertilitetsmetod där kvinnans ägg befruktas av mannens spermier utanför kvinnans kropp (in vitro), istället för i äggledarna. som efter samlag eller insemination 2 Injektion av spermier i livmoder via en kateter 3 AIH=Artificial insemination husband, AID= artificial insemination donor 4 Med fertilitetsbevarande åtgärder avses framför allt frysning av spermier, samt hormonstimulering; äggutplockning och frysning av ägg i samband med behandling som kan ge framtida fertilitetsnedsättning (kemoterapi; strålning). Även frysning av äggstocks- och testikelvävnad avses. 2 (5) ~ Sveriges Kommuner ach Lands~in~ 2014-11-14 Vårt dnr: ~ 2~os77 Antal behandlingar • Tre IVF-behandlingar med ägguttag kan genomföras om det är medicinskt motiverat. Om ägguttag leder till att alla ägg fryses obefruktade, bör motsvarande behandling med upptining ochbefruktning av dessa ägg erbjudas. • Sex behandlingar med intrauterin insemination (spermiedonation, AID), alternativt kan en kombination av AID och IVF med donerade spermier IVF-D erbjudas • Om IVF-behandling resulterariembryon av god kvalitet kan dessa frysförvaras. • Iförsta hand ska samtliga frysförvarade embryon återföras innan ny behandling med follikelstimulerande hormoner påbörjas Området utvecklas — medicinskt och juridiskt Assisterad befruktning är ett område där de medicinska möjligheterna hela tiden utvecklas, vilket väcker många etiska och juridiska frågor. Den 19 juni 2013 beslutade regeringen att tillsätta en statlig utrednings vars uppdrag är att utreda utökade möjligheter till behandling av ofrivilligt barnlösa. Utredningen presenteradeijuni 2014 ett delbetänkande som föreslår att det blir möjligt för ensamstående att genomgå assisterad befruktning. Senast den 24 juni 2015 ska utredningen presentera sina övriga uppdrag som bl.a. innebär att ta ställning till om surrogatmoderskap ska tillåtas i Sverige samt ta ställning till embryodonation. Förtydligande Assisterad befruktning - definition ISocialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2009:32) definieras assisterad befruktning som åtgärd som syftar till att på medicinsk väg befrukta ägg med spermier i eller utanför en kvinnas kropp.Iföreskrifterna (kap 4) anges också under vilka förutsättningar som assisterad befruktning far genomföras. Utredning och behandling - en process Lesbiska eller heterosexuella par som har svårt att is barn kan söka hjälp hos sjukvården för utredning av ofrivillig barnlöshet. Om paret försökt bli med barn under ett års tid utan att det blivit någon graviditet kan de fa hjälp med utredning och behandling i hälso- och sjukvården. Om det är känt att det Vinns medicinska orsaker till barnlösheten behöver paret inte vänta i ett år för utredning. Utredningen görs på en gynekologisk mottagning, en kvinnoklinik på ett sjukhus eller en privat fertilitetsklinik. Utredningen kring assisterad befruktning ska omfatta en undersökning 5 Utökade möjligheter till behandling av ofrivillig barnlöshet dir 2013:70 3 (5) ~ Sveriges Kommuner ash Landsting ~ 2014-11-14 Vårt dnr: ~ 20877 för att bedöma om paret har rimliga möjligheter att få barn på naturlig väg och om de har medicinska förutsättningar för att bli gravida.6 Efter utredningen avgörs individuellt för varje par vilken behandling sjukvården erbjuder, och beror på vilken eller vilka orsaker som hittats till barnlösheten. Assisterad befruktning är en av dessa åtgärder. Särskild prövning vid donerade könsceller- kan överprövas av Socialstyrelsen ISocialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2009:32 Kap 4, 11§) framgår att om könsceller kommer från tredje part ska läkaren genomföra en särskild prövning.I bestämmelserna framgår att vid assisterad befruktning med donerade ägg eller spermier bör maken, registrerade partnern eller sambon vid genomförandet inte vara äldre än att han eller hon bedöms fullt ut kunna ta sitt föräldraansvar under ett barns hela uppväxt. Den särskilda prövningen ska ta hänsyn till parets medicinska, psykologiska och sociala förhållanden. Vidare framgår det att assisterad befruktning i dessa fall endast får utföras, om det kan antas att det blivande barnet kommer att växa upp under goda förhållanden. Det framgår också i föreskriften (SOSFS 2009:32 kap 4 13 §) att om assisterad befruktning inte medges med anledning av den särskilda prövningen ska läkaren informera om skälen för detta. Läkaren ska också informera om möjligheten att begära att Socialstyrelsen prövar frågan. Rekommendationen anger ingen undre åldersgräns Det har framförts önskemål om att även införa en undre åldersgräns för att genomgå offentligt finansierad behandling för assisterad befruktning. SKL anser att det är angeläget att tydliggöra att den inledande undersökningen innebär en bedömning av om paret har rimliga möjligheter att fa barn på naturlig väg och om de har de medicinska förutsättningarna att bli gravida. När det gäller åldersgränser vid adoption framgår i 4 kap. 1 § i föräldrabalken att den som vill adoptera som huvudregel ska ha fyllt 25 år. Den som fyllt 18 kanivissa fall fa adoptera om det gäller eget barn, makes barn eller makes adoptivbarn eller om det annars finns synnerliga skäl. FNs konvention om barnets rättigheter ger isin tur stöd för att vid familjebildning rekommenderas att båda personerna är överl8 år. Där framgår vidare att familjeplanering är viktig för att förebygga både oönskade och tidiga graviditeter och för att skydda unga kvinnors hälsa. SKLs rekommendation anger ingen undre åldersgräns för genomförande av assisterad befruktning. 6 Socialstyrelsen föreskrift SOSFS 2009:32 kap 4, 5 § 4 (5} ~Vet'IgeS Kom~mur~er och Landsting 2014-11-14 Vårt dnr: ~ Z~os~7 Nuvarande familjekonstellation Rekommendationen anger att landstingsfinansierad assisterad befruktning bör erbjudas till par utan gemensamma eller adopterade barn. Om familjekonstellationen ändras görs en ny bedömning utifrån den nya situationen. Som ett alternativ har diskuterats att antalet försök ska vara personliga. SKL anser att det inte är ett lämpligt alternativ av flera skäl. Dels att det skulle missgynna så väl kvinnan själv som en ny partner. Ett annat skäl mot en sådan lösning är att det med dagens journalhantering inte är möjligt för landstingen att följa upp om individernai en annan familjekonstellation har genomgått assisterad befruktning. Även om detta framöver skulle bli tekniskt görligt kommer möjligheten att spärra sina journaluppgifter med all sannolikhet att vara kvar vilket leder till att vården inte heller framöver kommer ha möjlighet att kontrollera individernas uppgifter. Patientlag Patientlagen träder i kraft 1 januari 2015. Syftet med lagen är att stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. Detta genom att enpatient bl.a. ska få möjlighet att i eller utanför det egna landstinget fritt välja utförare av offentligt finansierad öppen vård, under vissa förutsättningar. Lagen innebär att landstinget inte kan prioritera sina egna invånare framför patienter som är bosatt i andra landsting, eller tvärtom. Grundregeln är att det är de medicinska behoven som ska ligga till grund för prioriteringar, inte från vilket landsting patienten kommer. Formulerat ihälso- och sjukvårdslagen 4§ framgår att: "Landstinget ska erbjuda öppen vårdåt dem som omfattas av ett annat landstings ansvarfös hälso- och sjukvård. Dessapatienter omfattas inte av landstingets vå~dga~anti.Iövrigt ska vården gespå samma villkor som de som gällesfös de egna invånarna. Ompatienten omfattas av ett annat landstings ansvarfös hällo- och sjukvårdenligt 3 ~ svajar' det landstingetfös kostnadernafös vårdsojapatienten ges medstöd av anda stycket. Detta gälles dock inte om det landstinget ställes kravpå ~en~issfös vården och dessa ~emiss~egle~ inteföljs. " När börjar rekommendationen gälla? Rekommendationerna föreslås träda i kraft så snart den formellt är beslutad i varje enskilt landsting.Ide fall när landstingens nuvarande erbjudande skiljer sig från rekommendationens är det upp till varje landsting att därtill även besluta om lämpliga övergångsrutiner. Uppföljning av rekommendationen Rekommendationen bör följas upp av SKL 12 månader efter styrelsens beslut. Dels för att kartlägga ~öljsamheten och tillämpningen i landstingen men också för att följa upp de ekonomiska konsekvenserna samt tillgången på donerade ägg och spermier. 5 (5)
© Copyright 2024