2015-06-25
Projekt Ny ekonomi 2016
Instruktioner samt tidplan för hantering av kapital under
2015
Regelverk gällande kapital (t.o.m. 2015) .............................................................. 2
Hantering av kapital på avslutade verksamheter ................................................... 3
Mål: ................................................................................................................... 3
Institutionernas uppgift och tidplan: ................................................................. 3
Sektion Ekonomis uppgift och tidplan: ............................................................. 3
Hantering av kapital på verksamhetsgren 00 ........................................................ 4
Mål: ................................................................................................................... 4
Sektion Ekonomis uppgift och tidplan: ............................................................. 4
Hantering av kapital på verksamhet 10 och 30 som skapats t.o.m. 2014 ska
hanteras under 2015 .............................................................................................. 5
Mål: ................................................................................................................... 5
Intuitionens uppgift och tidplan: ....................................................................... 5
Regler och annat att tänka på: ........................................................................... 5
Hur beräkna samt bokföra fördelningen av kapital på v-gren 10 och 30 .............. 6
Mål: ................................................................................................................... 6
Regler och annat att tänka på: ........................................................................... 6
Beräkning .......................................................................................................... 6
Bokföring .......................................................................................................... 6
Hantering av kapital på aktivitet -99996 .............................................................. 7
Mål: ................................................................................................................... 7
Institutionernas uppgift och tidplan: ................................................................. 7
Regler och annat att tänka på: ........................................................................... 7
Hantering av kapital som skapas på verksamhetsgren 10 och 30 i helårsbokslutet
2015-12-31. ........................................................................................................... 8
Mål: ................................................................................................................... 8
Institutionernas uppgift och tidplan: ................................................................. 8
Regler och annat att tänka på: ........................................................................... 8
Bilagor .................................................................................................................. 9
1. Detaljerad beräkningsinstruktion, kapitalfördelning ................................. 9
2. Beräkningsmall ......................................................................................... 9
2. Bokföringsmall ......................................................................................... 9
2
Regelverk gällande kapital (t.o.m. 2015)

Grundregler kapitalflyttning/korrigering av bokföring är de samma t.o.m.
2015-12-31. Samma regler som gäller löpande i verksamheten gäller även
vid de kapitalflyttningar som blir till följd av de olika delarna i detta
dokument. Nedan finns några viktiga punkter att komma ihåg inför
kapitalhanteringen. För detaljerade regler hänvisar vi till EA-Handboken
kapitel 6.2.2.
o
o
o
Korrigering av bokföring på gamla räkenskapsår ska undvikas och i
första hand göras i resultaträkningen.
Vid kapitalflytt ska prefektbeslut finnas som underlag till detta.
Kapitalflytt får endast göras mellan tillåtna verksamhetsgrenar (vgren) och med tillåtet konto.
Från v-gren
Till v-gren
Konto
11
11
207100
21, 24,35,36
21, 24, 35, 36
207100
54
54
207100
55, 56
55,56
207100
58
58
207100
91
91
207100
10
11, 54, 58
207200
30
21, 24, 35, 36,
55, 56
207200
3
Hantering av kapital på avslutade verksamheter
Mål:

Om det finns kapital på verksamhetsgrenar som man inte bedriver
verksamhet på kan detta behöva hanteras enligt särskilda anvisningar, och
med hjälp av sektion ekonomi.
Institutionernas uppgift och tidplan:

Juni-december 2015:
Utreda om det finns kapital på avslutade
v-grenar.
o Kontakta avdelningen Inbetalningar och
redovisning på sektion Ekonomi
o Sektion Ekonomi behöver underlag som
visar:
 Hur kapitalet har uppkommit
 Hur verksamheten ser ut på v-grenen
framöver
 Sammanställning och kontering över
hur man vill flytta sitt kapital
Sektion Ekonomis uppgift och tidplan:

Juni-december 2015:
Granska inkomna underlag
o Godkänna/avslå underlag och återkoppla
till institutionen
o Bokföra godkända underlag
4
Hantering av kapital på verksamhetsgren 00
Mål:

Kapital på v-gren 00 som totalt för Lunds universitet är noll kommer att
hanteras så att detta inte översätts till Raindance.
Sektion Ekonomis uppgift och tidplan:

Juni-december 2015:
.
Utreda samt hantera kapital på v-gren 00.
o Hur har det uppkommit
o Hur matchas det mot varandra
o Hur bokar vi det i Orfi för att inte få med
saldot på v-gren 00 med till Raindance
5
Hantering av kapital på verksamhet 10 och 30 som
skapats t.o.m. 2014 ska hanteras under 2015
Mål:


Kapital på v-gren 10 och 30 måste innan årets slut vara fördelat till
kärnverksamhetens verksamhetsgrenar.
Samtliga saldo på kapitalkonto v-gren 10 och 30 måste vara noll.
Intuitionens uppgift och tidplan:

Juni-december 2015:
Bokföra fördelningen i huvudboken i Orfi.
o V-gren 10 fördelad till 11, 54, 58
o V-gren 30 fördelad till 21, 24, 35, 36, 55,
56
Regler och annat att tänka på:


Samma regler som tidigare gäller för kapitalflyttning mellan
verksamhetsgrenar, fördelningen görs till de v-grenar från där kapitalet
uppkommit.
Vid samfinansierad verksamhet måste detta tas hänsyn till vid fördelning
av över åren skapat kapital på v-gren 30. Se instruktion,
http://www.ekonomiwebben.lu.se/sites/ekonomiwebben.lu.se/files/rutiner_
for_avstamning_och_analys_av_stodverksamhet.pdf
6
Hur beräkna samt bokföra fördelningen av kapital på vgren 10 och 30
Mål:


Nollställning av verksamhetsgrenarna 10 och 30.
Korrekt fördelning av myndighetskapital, inom utbildning och forskning.
Regler och annat att tänka på:

Fördelning ska beräknas utifrån hur kapitalet skapats på vg 10 och 30. Från
2009 och t.o.m. 2014.
Fördelningen kan om verksamheten varit jämn över perioden göras för alla
åren tillsammans.
Fördelningen kan behöva räknas årsvis om verksamheten över åren
förändrats mycket mellan verksamhetsgrenarna.

Hänsyn måste i fördelningen tas till om det något eller några år redan
fördelat kapital helt eller delvis, eller om det för 2014 budgeterat
samfinansiering av tidigare års kapital.

Kapitalet ska fördelas proportionerligt efter hur det uppkommit, det vill
säga så som pålägg bokförts.

Fördelningen ska göras från aktiviteter med kapitalsaldo på
verksamhetsgren 10 och 30.
Institutionen beslutar om var i kärnverksamheten man vill bokföra
fördelningen av kapitalet utifrån hur man fr.o.m. 2016 vill följa upp det.
Fördelningen kan göras till valfri aktivitet inklusive till aktivitet -99975,
99976 eller 99996.

Fördelningen ska göras med konto 207200.
Beräkning
1.
2.
3.
4.
5.
Detaljerad beräkningsinstruktion, se bilaga 1.
Ta fram saldo för kapital på v-gren 10 och 30 per aktivitet.
Ta fram hur fördelningen varit per påläggskonto per v-gren och aktivitet
inom utbildning och forskning.
Beräkning; hur stor var verksamheten proportionellt mellan v-grenar inom
utbildning och forskning i %.
Beräkning; hur stor del av kapitalet motsvarar detta i kronor/v-gren
Dra ifrån ev. tidigare budgeterat eller fördelat kapital.
Bokföring

Bokföringsmall, se bilaga 2, flik 3
7
Hantering av kapital på aktivitet -99996
Mål:


Enligt tidigare instruktioner från 2010 skulle alla institutioner göra upp en
plan för hur saldo på aktivitet -99996 skulle hanteras och eventuella
underskott täckas.
De som idag har saldo kvar måste antingen hantera detta i Orfi eller
översätta aktiviteten till ny aktivitet i Raindance.
Institutionernas uppgift och tidplan:

Juni – december 2015
Hantera kapitalet enligt något av dessa alternativ:
o
o
o
Alt. 1 ombokning inom tillåtna
verksamhetsgrenar av kapitalet i Orfi
Alt. 2 översätta till ny aktivitet, på
verksamhetsgrenen i översättningsformuläret
Alt. 3 översätta till aktivitet 990099 i
översättningsformuläret
Regler och annat att tänka på:

Den som nollställt sina -99996 dvs. avslutat dem eller inte har något
kodsträngssaldo får inte upp dem i översättningsformuläret.
8
Hantering av kapital som skapas på verksamhetsgren 10
och 30 i helårsbokslutet 2015-12-31.
Mål:




Kapital som uppkommer i årsbokslut för 2015 på verksamhetsgren 10 och
30 måste fördelas enligt samma princip som övriga års kapital på v-g ren
10 och 30.
Bokföringen ska göras efter det att resultatbokföringen för 2015 skapats i
Orfi. Saldot som ska fördelas från vg 10 och 30 kommer då att finnas på
konto 209000, aktivitet -99975 och -99976.
Huvudboken i Orfi kommer att vara öppen för alla användare för denna
bokföring så snart resultatavräkningen gjorts för 2015, då det vanligtvis
brukar vara stängt för all bokföring. Datum för bokföringen kommer att
presenteras i tidplanen för helårs bokslut 2015.
Sektion Ekonomi kommer att posta samtliga av dessa buntar löpande under
förmiddagen och i sammarbete med fakulteterna löpande under dagen följa
upp att v-gren 10 och 30 per kostnadsställe, v-gren och aktivitet har saldo
= 0.
Institutionernas uppgift och tidplan:

2016-01-xx:
Sammanställa och fördela 2015 års kapital vg 10, 30
aktivitet -99975 + -99976
o V-gren 10 fördelas till 11, 54, 58
(de verksamhetsgrenar man haft
verksamhet på 2015)
o V-gren 30 fördelas till 21, 35, 55, 56
(de verksamhetsgrenar man haft
verksamhet på 2015)
Regler och annat att tänka på:




Samma detaljerade instruktion som användes för fördelningen av kapital
för tidigare år, se bilaga 1.
Samma detaljerade beräkningsmall som användes för fördelningen av
kapital för tidigare år, se bilaga 2, för stöd till beräkningen.
Bokföringen ska göras med konto 207200 i både debet och kredit.
Bokföringsmall för konteringen, se bilaga 2.
9
Bilagor
1. Detaljerad beräkningsinstruktion, kapitalfördelning
2. Beräkningsmall
2. Bokföringsmall