7. Plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr

Malmö stad
1 (2)
Stadsområdesförvaltning Norr
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-01-09
Vår referens
Susanne Nordqvist
Sekreterare
[email protected]
Plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr
SOFN-2014-499
Sammanfattning
Enligt lagen om extraordinär händelse är det kommunens skyldighet, att minst en gång per
mandatperiod, anta en plan för kommunens krisledning. I Malmö stad utarbetar respektive förvaltning en plan för krisledning för sin verksamhet.
Förslag till beslut
Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta
att anta plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr.
Beslutsunderlag
•
•
Plan för krisledning SoF Norr 22 december 2014
G- Plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr- tjänsteskrivelse
Beslutsplanering
Stadsområdesnämnd Norr 2015-01-29
Ärendet
Enligt lagen om extraordinär händelse är det kommunens skyldighet, att minst en gång per
mandatperiod, anta en plan för kommunens krisledning. I Malmö stad utarbetar respektive förvaltning en plan för krisledning för sin verksamhet. Planen för krisledning används för att hantera olika krislägen i förvaltningens verksamheter och den beskriver organisation, aktivering,
uppgifter samt bemanning. En kris som drabbar Stadsområdesförvaltning Norr ska, så långt som
möjligt, hanteras av förvaltningen.
SIGNERAD
2015-01-15
I de fall en kris inte kan hanteras av den egna krisledningsorganisationen i förvaltningen på ett
tillfredsställande sätt, aktiveras den centrala krisledningen i Malmö stad. Förvaltningens krisledningsgrupp utgörs av förvaltningens ledningsgrupp under ledning av stadsområdesdirektören.
Dessutom ingår beredskapssamordnare och sekreterare. Förvaltningen har även till sitt förfogande en krisstödsgrupp som ansvarar för psykiskt och socialt omhändertagande. Ordförande i
krisstödsorganisationen är avdelningschefen för områdesutveckling.
I särskild bilageförteckning till planen anges organisation, larmlistor, ledningslokal, checklistor
samt behörigheter i systemet Generalen. Bilageförteckningen är ett komplement till planen och
ska uppdateras regelbundet vid förändringar i verksamheten. Bilageförteckningen fastställs därför inte av stadsområdesnämnden.
2 (2)
Ansvariga
Carina Opasiak Avdelningschef
Britten Synnergren Förvaltningschef
Plan för krisledning
Stadsområdesförvaltning Norr
FÖRSLAG
Upprättad
Datum:
Version:
Ansvarig:
Förvaltning:
Enhet:
2014-12-22
2.0
Stadsområdesförvaltning Norr
Kommunikationsavdelningen
Innehållsförteckning
Plan för krisledning ............................................................................... 1
1. Krisledning i stadsområde Norr ...................................................... 3
2. Krisledningsorganisation och aktivering ....................................... 6
3. Aktivering av krisledningsorganisation .......................................... 8
4. Uppgifter och bemanning ................................................................. 9
5. Lokaler och utrustning ................................................................... 12
6. Dagbok ............................................................................................. 12
7. Avslut................................................................................................ 12
8. Utvärdering ...................................................................................... 12
9. Utbildning ......................................................................................... 12
10. Bilagor ............................................................................................ 13
2 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
TiB (Tjänsteman i beredskap)
040-34 99 00
1. Krisledning i stadsområde Norr
Vad är en kris?
En kris är en allvarlig händelse som utsätter en organisation för sådana påfrestningar att verksamheten inte kan bedrivas som vanligt. Vid en kris kan den
normala ledningsorganisationen behöva ersättas med en speciell krisledningsorganisation.
Det finns tre viktiga principer att ta hänsyn till när det gäller hanteringen av
kriser i samhället:
• Ansvarsprincipen – samma ansvar ska gälla i kris som i vardagen.
• Likhetsprincipen – samma organisation och lokalisering ska gälla i kris som i
vardagen.
• Närhetsprincipen – kriser ska hanteras så nära händelsen och berörda
människor som möjligt - på lägsta möjliga nivå i samhället.
Varför en krisledningsplan?
Krisledningsplanen är en i förväg överenskommen strategi för att kunna hantera
kriser – stora som små.
Syftet med denna krisledningsplan är att den verksamhet som förvaltningen
bedriver i normala fall också ska kunna bedrivas i ett krisläge. Med hjälp av denna
plan ska krisledningsarbetet komma igång snabbt och på ett ordnat sätt. Den ska
också lägga grunden för uthållighet vid ett utdraget krisläge.
När används krisledningsplanen?
Denna krisledningsplan kan användas vid olika krislägen i stadsområde Norr:
3 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
Den centrala krisledningsorganisationen och i vilka skeden som dess funktioner
är aktiva.
Krisläge 1: Kris som berörd
förvaltning kan hantera själv
Krisläge 2: Störning
Krisläge 3: Allvarlig händelse
Krisläge 4: Extraordinär händelse
Kris som i hög utsträckning kan
hanteras inom ramen för stadsområde
Norrs krisledningsorganisation, men
som kan kräva stöd och/eller
samordning på central nivå.
Kris som i hög utsträckning kan
hanteras inom ramen för stadsområde
Norrs krisledningsorganisation, men
som kan kräva stöd och/eller
samordning på central nivå.
Kris som inte kan hanteras inom ramen
för stadsområde Norrs
krisledningsorganisation på ett
tillfredsställande sätt. En allvarlig
händelse kräver stöd och/eller samordning på central nivå.
Kris som drabbar många människor
och stora delar av samhället, avviker
från det normala, innebär en allvarlig
störning eller en övervägande risk för
en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, samt kräver skyndsamma
insatser av kommunen. En extraordinär
händelse kan inte hanteras inom
stadsområde Norrs krisorganisation
och kräver därför stöd och /eller
samordning på central nivå.
4 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
Malmö stads övergripande mål för krishantering
Malmö stads övergripande mål för krishantering är att:
• Minska konsekvenserna av inträffad händelse för dem som vistas i Malmö stad.
• Säkerställa driften av den kommunala verksamheten och förhindra eller
begränsa skador på människor, miljö och egendom.
• Upprätthålla förtroendet för den kommunala verksamheten.
• Vid behov medverka i samordning och koordinering med andra aktörer.
• Ge alla medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att
fatta egna beslut genom att sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information.
När stadsområdets krisledningsorganisation aktiveras ska tydliga mål formuleras
för vad organisationen ska åstadkomma i just den situationen.
5 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
2. Krisledningsorganisation och aktivering
Krisledningsorganisation
Politisk nivå
Stadsområdesnämnd
Krisstöd
Förvaltningsnivå
Stadsområdesdirektör
Information och
kommunikation
Strategisk
ledning
Operativ
ledning
Ledningsgrupp
Områdesutveckling
Vård och Omsorg
Support
Individ och familj
På förvaltningsnivå är det stadsområdesdirektören som leder och fattar beslut i
frågor av övergripande och strategisk karaktär såväl i krisläge som i normalläge.
Till sin hjälp har stadsområdesdirektören förvaltningens ledningsgrupp. I krisläge
ingår beredskapssamordnare och nämndssekreterare (adjungeras) i
ledningsgruppen.
Beroende av krisens art och omfattning kan stadsområdesdirektören välja att
endast nyttja delar av ledningsgruppen eller komplettera ledningsgruppen med
övrig personal.
Stadsområdesnämnd Norr fattar, vid såväl krisläge som normalläge, övergripande
och strategiska beslut om budget, mål och inriktning för verksamheter inom
nämndens ansvarsområde.
I ett krisläge ska kontinuerlig information om händelseutvecklingen ges till
stadsområdesnämnd. Stadsområdesdirektören ansvarar för att detta sker.
Stödfunktioner
Två stödfunktioner på kansliet är kopplade till krisledningsgruppen. Dessa
funktioner ska stödja stadsområdesdirektören och ledningsgruppen i
krisledningsarbetet:
• Information/kommunikationsfunktion
• Supportfunktion
Beroende på krisens karaktär kan stödfunktionernas bemanning variera.
Stödfunktionerna bemannas av funktionsansvarig efter samråd med ledningsgruppen.
6 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
Politiska beslut i kris
Den av stadsområdesnämnden antagna delegationsordningen gäller såväl i
normalläge som i krisläge. Ordföranden eller i dennes frånvaro vice ordföranden
kan fatta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan
avvaktas.
Vid en extraordinär händelse kan kommunstyrelsens ordförande eller vice
ordförande aktivera Malmö stads krisledningsnämnd, som då tar över
beslutanderätten i frågor som rör händelsen. Stadsområdesförvaltning Norrs
krisledningsorganisation fungerar då som utförare.
Krisstöd
Krisstöd är en separat ledningsfunktion i förvaltningen som ansvarar för ledning
och samordning av krisstöd. En särskild plan för krisstöd presenteras i bilaga.
Krisstöd i stadsområde Norr aktiveras av tjänsteman i beredskap (TiB) 040-34 99 00
eller av avdelningschef för områdesutveckling efter samråd med förvaltningsledningen. Vid
aktivering av krisstöd ska alltid krisledningsorganisation aktiveras. När
krisstödsorganisation är aktiverad kan den efter samråd med stadsområdesdirektör
vid behov nyttja support och information/kommunikationsfunktionen.
7 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
3. Aktivering av krisledningsorganisation
Bedömning av och beslut om huruvida en krissituation (ej extraordinär händelse)
kräver särskild krisledning görs av följande befattningshavare:
• stadsområdesdirektör eller
• ställföreträdande stadsområdesdirektör
Upptrappning av en kris
Stadsområdesdirektören fattar beslut om tre olika beredskapsnivåer:
• Telefonberedskap hos särskilda nyckelfunktioner.
• Extrainsatta ledningsgruppsmöten med externa parter.
• Beslut om aktivering av krisledningsorganisation.
Extraordinär händelse
Kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande beslutar när en händelse ska
betraktas som extraordinär. Vid en sådan händelse kan stadsområdets krisorganisation få en begäran om att aktiveras och fungerar då som utförarorganisation.
Inlarmning
Krisledningsorganisationen kallas in efter stadsområdesdirektörens direktiv enligt
särskilda larmlistor som finns på sydkris.malmo.se. Beredskapssamordnaren
ansvarar för att larmlistorna är uppdaterade.
•
•
•
Inlarmning av ledningsgruppen sker genom telefonkedja eller via tjänsteman i
beredskap (TiB), tfn 040-34 99 00.
Informations/kommunikationsfunktionen larmas in samtidigt som
krisledningsgruppen.
Supportfunktionen larmas in av funktionsansvarig efter beslut i ledningsgruppen eller efter beslut av stadsområdesdirektören.
Larmning 040-34 99 00
Tjänsteman i beredskap (TiB) är kontaktvägen in till Malmö stads centrala
krisledningsorganisation. Genom TiB kan förvaltningarna begära stöd i form av
krishantering. TiB har till uppgift att aktivera Malmö stads krisledningsorganisation vid behov. TiB kan hjälpa stadsområdesförvaltningen med att kalla in
ledningsgrupp, information/kommunikationsfunktionen och krisstöd. TiB ska
alltid informeras vid aktivering av krisledningsorganisation. Funktionen är
bemannad dygnet runt.
8 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
4. Uppgifter och bemanning
Stadsområdesdirektör
Vid frånvaro utser stadsområdesdirektören en ställföreträdande stadsområdesdirektör ur ledningsgruppen.
Ansvar och uppgifter
Stadsområdesdirektören har det övergripande ansvaret för förvaltningens
krisledning. Nedan anges några viktiga strategiska uppgifter i och efter ett krisläge:
• Beslut om att aktivera krisledning.
• Informera stadsdirektör och tjänsteman i beredskap (TiB 040-34 99 00).
• Initiera inlarmning av ledningsgrupp och informationsfunktion.
• Informera nämndens ordförande, föredra lägesbild.
• Beslut om att avsluta krisledningsorganisationen.
Detaljerade checklistor presenteras i bilaga 3.1, checklistor.
Krisledningsgrupp
Ledningsgruppen leds av stadsområdesdirektör eller av ställföreträdande
stadsområdesdirektör.
Utöver denne ingår följande befattningar:
• Avdelningschef individ och familjeomsorg
• Avdelningschef områdesutveckling
• Avdelningschef vård och omsorg
• HR-chef
• ekonomichef
• kommunikationschef
• kommunikationsstrateg
• beredskapssamordnare
• nämndssekreterare adjungeras
Vid semester eller vid annan längre frånvaro ska medlemmarna i ledningsgruppen
utse en ersättare. Det är respektive medlems ansvar att informera sin ställföreträdare om stadsområdets krisledningsplan, avdelningarnas krisledningsrutiner och
meddela beredskapssamordnaren om vem som är dess ställföreträdare.
Ansvar och uppgifter
Ledningsgruppen utgör stadsområdesdirektörens stöd i den strategiska ledningen
av krisledningsorganisationen.
9 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
Nedan anges några viktiga strategiska uppgifter i ett krisläge:
• Skapa lägesbild – Nuläge; vad har hänt hittills?
• Fastställa mål för krisledningen.
• Leda och fördela arbetet inom krisledningsorganisationen.
• Kritiskt analysera tänkbara händelseutvecklingar, nu idag, imorgon, nästa vecka.
• Utse funktionsansvariga för supportfunktionen som i sin tur efter samråd med
ledningsgruppen larmar befattningar.
• Tänka strategiskt och agera proaktivt gällande information/kommunikation.
• Ta fram rapport med lägesbild till stadsområdesnämnd Norr.
• Besluta om budget för händelsen (inom ram för budget).
• Samverka med andra aktörer i krisen.
• Föra dagbok/logg i kommunens dagbokssystem och publicera från
huvuddagbok till kommundagbok.
Detaljerad checklista presenteras i bilaga 3.2, checklistor.
Informations/kommunikationsfunktion
Kommunikationsfunktionen leds av kommunikationstrateg eller av
ledningsgruppen utsedd funktionsansvarig.
För att garantera uthålligheten i förvaltningens krisledningsorganisation vid
krisläge 2 och 3 behövs ersättare. Supportfunktionen ansvarar för att utarbeta
schema genom kontakt med stadskontorets kommunikationsavdelning.
Ansvar och uppgifter
Kommunikationsfunktionen är en stödfunktion till stadsområdesdirektör och
ledningsgrupp. Kommunikationsstrateg ingår i ledningsgruppen. Funktionen ska
ge följande stöd:
• Informera internt om krisledningsorganisationens uppdrag och aktiviteter.
• Stöd till avdelningscheferna för intern information.
• Publicera information på Komin.
• Medie- och omvärldsanalyser.
• Publicera information på malmo.se.
• Förbereda presskonferenser – pressunderlag m.m.
• Pressmeddelanden.
• Ta emot och koordinera samtal från medierna.
• Stöd till medborgarkontor i dess roll som informationscenter för medborgare –
att besöka eller ringa!
Detaljerad checklista presenteras i bilaga 3.8, checklistor.
10 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
Supportfunktion
Supportfunktionen leds av funktionsansvarig utsedd ur krisledningsgruppen.
Exempel på befattningar som kan ingå i funktionen är:
• HR-konsult
• ekonom
• IT-strateg
• nämndsassistent
• förvaltningscontroller
• vaktmästare
Beroende av händelsens art och omfattning kan funktionen behöva kompletteras
med ytterligare kompetenser/resurser.
Ansvar och uppgifter
Detta är en stödfunktion till stadsområdesdirektör och ledningsgrupp.
Funktionen ska ge följande stöd:
• Frigöra och iordningsställa möteslokaler för krisledningsorganisationen.
• Utarbeta schema för och bemanna krisledningsorganisationen.
• Kalla in och registrera tjänstgörande personal.
• Organisera telefonservice i inledningsskedet – besvara inkommande
telefonsamtal från allmänheten.
• Ordna dryck, fika, mat till inkallad personal.
• Ge teknisk support.
• Se till att ordinarie verksamhet kan skötas så friktionsfritt som möjligt.
• Anpassa sändlistor för krisens information.
• Kalla till avlastande samtal för personal som tjänstgjort.
• Föra dagbok/logg i kommunens dagbokssystem.
Detaljerad checklista presenteras i bilaga 3.9, checklistor.
11 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
5. Lokaler och utrustning
Ordinarie ledningslokal för krisledningen är Stora Nygatan 1, plan 3, rum 335.
Lokaler och utrustning presenteras i bilaga 2, checklistor.
6. Dagbok
Varje krisledningssituation ska dokumenteras. Dagbok ska föras där tidpunkt,
beslut och aktiviteter dokumenteras. Dagbokssystem Generalen som nås via
adressen sydkris.malmo.se ska användas. Respektive användare har ett användar-id
och lösen. I bilaga redovisas vilka befattningar som har åtkomst till kommunens
dagbokssystem. Om Generalen av något skäl inte kan användas ska skriftlig dagbok
föras. Mall för dagbok finns i bilaga 3.6, checklistor.
Redaktör är ansvarig för att granska och publicera från huvuddagbok till
kommundagbok.
Stadskontorets avdelning för trygghet och säkerhet ansvarar för utbildning i
kommunens dagbokssystem.
7. Avslut
Beslut om att avsluta krisledningsorganisation vid extraordinär händelse fattas på
kommuncentral nivå.
Beslut om att avsluta krisledningsorganisation i övriga situationer fattas av stadsområdesdirektören eller dennes ställföreträdare.
8. Utvärdering
När en krisledningsorganisation varit aktiverad ska organisationens sätt att hantera
händelsen utvärderas. Utvärderingen utgör ett underlag för revidering av krisledningsplanen.
Denna krisledningsplan ska i början av varje ny mandatperiod gås igenom för
eventuell revidering. Även vid större organisatoriska eller andra förändringar som
kan påverka planens innehåll skall planen genomgås.
Exempel på utvärdering presenteras i bilaga.
9. Utbildning
Beredskapssamordnaren ansvarar för att utbilda ledningsgrupp, informations/
kommunikationsfunktion och supportfunktion i krisledning och ansvarar för att
krisledningsövningar genomförs.
12 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
10. Bilagor
Bilaga 1
Larmlistor
Bilaga 2
Ledningslokal
Bilaga 3
Checklistor
Bilaga 4
Behörighet i Generalen
Bilaga 5
Krisstödsplan
Bilaga 6
Självutvärdering
13 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning