Krisledningsplan
Krisledningsplan Förskoleförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2015-02-27 1.0 K Stomberg, J Ränzlöw och M Holmqvist Förskoleförvaltningen Kommunikationsavdelning Innehållsförteckning 1. Krisledningsplan ............................................................................. 1 1. Krisledning inom förskoleförvaltningen .................................... 3 Vad är en kris? ...................................................................................................... 3 Varför en krisledningsplan? .................................................................................. 4 När används krisledningsplanen? ......................................................................... 4 2. Krisledningsplan.......................................................................... 5 Checklista vid händelse/kris.................................................................................. 5 Nivå 1 – Liten händelse som förskolan kan hantera själv ............................................. 5 Nivå 2 – Medelstor händelse där stabsavdelningarna stöttar ....................................... 5 Nivå 3 – Större händelse där förvaltningens krisledningsgrupp aktiveras .................... 6 Behov av kommuncentral samordning och stöd ................................................... 6 Nivå 4 – Kris med kommuncentralt stöd och samordning............................................. 7 Nivå 5 – Kris där Malmö stads krisledningsnämnd fattar politiska beslut ..................... 7 3. Förskoleförvaltningens krisledningsorganisation.................... 8 Förskoledirektör .................................................................................................... 8 Förvaltningens krisledningsgrupp ......................................................................... 8 Stödfunktioner ....................................................................................................... 9 Kommunikationsavdelning............................................................................................ 9 Ekonomiavdelningen .................................................................................................... 9 Kvalitets- och myndighetsavdelningen ....................................................................... 10 Lokaler och utrustning ......................................................................................... 10 Lokaler........................................................................................................................ 10 Dagbok ....................................................................................................................... 10 Utvärdering.......................................................................................................... 10 Utbildning ............................................................................................................ 10 Avslut .................................................................................................................. 11 4. Kriskommunikation ................................................................... 11 5. Krisstöd ...................................................................................... 11 6. Samordning med stadsområden och andra förvaltningar/myndigheter ............................................................ 12 Bilagor Bilaga 1 Förskoleförvaltningens krisledningsorganisation Bilaga 2 Checklista vid händelse/kris Bilaga 3 Kriskommunikationsplan Bilaga 4 Ledningslokal Bilaga 5 Kontaktuppgifter till samarbetspartners Bilaga 6 IT-system Generalen Bilaga 7 Dagboksblad 2 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan 1. Krisledning inom förskoleförvaltningen Kommuner och dess förvaltningar har en central roll vid hantering av kriser. En kris ska främst hanteras lokalt av de som är närmst berörda. När en kris inträffar ställs förmågan till ledning och samverkan på sin spets för att krisens effekter ska bli så lindrig som möjligt. Med all sannolikhet kommer ett flertal medarbetare i förskolan i Malmö stad någon gång vara tvungna att hantera händelser som är både svåra och oförutsägbara och som kan bestå av både oro, förtvivlan och sorg. En förskola är en plats där många små barn och personal vistas under många timmar varje dag. Höga krav ställs på säkerhet och krishanteringsförmåga hos varje förskoleenhet där den ska fungera väl och vara tydlig i en krissituation. Kommunfullmäktige har 2011-12-01 antagit en ”Plan för central krisledning” som säger att ”varje förvaltning ska upprätta en egen krisledningsplan för att kunna tillgodose effektiv krishantering. Förvaltningens krisledningsplan ska revideras i samband med varje mandatperiod, fastställas av respektive nämnd och vara förenlig med den centrala krisledningsplanen”. Enligt lagen om extraordinära händelser (2006:544) är det en kommuns skyldighet att minst en gång per mandatperiod anta en plan för kommunens krisledning. I Malmös centrala krisledningsplan fastställs det att det inte räcker med en central plan för att säkerställa driften av den kommunala verksamheten vid en allvarlig händelse utan det krävs även på förvaltningsnivå. Vad är en kris? En kris är en ofta en oväntad händelse och inträffar många gånger utan förvarning. Det kan handla om både fysiska kriser och/eller förtroendekriser. För att kunna hantera och möta en kris handlar det om att förbereda sig på att hantera det oväntade. Grundprinciper i krishantering Det finns tre viktiga principer att ta hänsyn till när det gäller hanteringen av kriser i samhället: Ansvarsprincipen - samma ansvar ska gälla i kris som i vardag Likhetsprincipen - så långt det är möjligt ska samma organisation och lokalisering gälla i kris som i vardag. Krishanteringen ska ha likartade rutiner för Malmö stads förskolor. Närhetsprincipen - kriser ska hanteras så nära händelsen och berörda människor som möjligt. Det innebär att varje förskoleenhet ska vara rustad att kunna hantera smärre incidenter och mindre krishantering. 3 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan Varför en krisledningsplan? Krisledningsplanen är en i förväg överenskommen strategi för att kunna hantera kriser och händelser – små som stora. Syftet med en krisledningsplan är att hantera kriser som kan påverka vår verksamhet. Med stöd och hjälp av denna plan ska krisledningsarbetet kunna komma igång snabbt och vara tydligt för den som ska agera. Planeringen ska säkerställa att organisationen är bemannad med nyckelpersoner och att det finns tydliga rutiner och att tekniken fungerar vid kris. Fokus ligger på ledning, kommunikation och krisstöd. När organisationen ställs inför en kris är det viktigt att alla fokuserar sina insatser mot samma mål. I krisledningsplanen finns endast funktioner namngivna. Namn och telefonnummer för krisledningsorganisationen redovisas i bilaga. När används krisledningsplanen? Krisledningsplanen används vid olika krislägen inom förskoleförvaltningen. I ett försök att tydliggöra ett antal händelser/kriser har fem nivåer tagits fram som tydligt visar vem som är ansvarig, vem som kommunicerar och vilka stödfunktioner som kan behövas. Det finns inga exakta definitioner på en kris och vilken nivå den ska sorteras in under utan varje enskild händelse måste avgöras från tillfälle till tillfälle. Incidenten kan dessutom förflytta sig över tid mellan de olika nivåerna. Förskoleförvaltningens nivåer: Nivå 1 Nivå 2 Liten händelse som förskolan kan hantera. Nivå 3 Medelstor händelse där stabsavdelningarna stöttar Större händelse där förvaltningens krisledningsgrupp aktiveras Kommunövergripande nivåer: Nivå 4 Nivå 5 Kris med kommuncentralt stöd och samordning Kris där Malmö stads krisledningsnämnd fattar politiska beslut. Ovanstående fem definierade krislägen redovisas i följande text. 4 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan 2. Krisledningsplan Checklista vid händelse/kris När en händelse/kris inträffar måste berörd medarbetare/förskolechef veta vad som ska göras och av vem. Instruktionerna ska vara så tydliga och enkla att det inte råder något tvivel om vilka som ska kontaktas och vilket stöd de kan få. Med hjälp av nedanstående bild ska det vara tydligt för medarbetare inom förskoleförvaltningen vad som gäller och vem som är ansvarig i samband med kris (checklistan finns som en bilaga) Nivå 1 – Liten händelse som förskolan kan hantera själv En händelse i krisläge 1 är en mindre kris som förskoleenheten möter och som förskolechefen kan hantera själv med hjälp av medarbetarna. Rutiner för dessa situationer ska finnas på varje förskolenhet. Krisstöd kan i undantagsfall bli aktuellt. Ansvarig: Förskolechef Informerar för kännedom: Utbildningschef Nivå 2 – Medelstor händelse där stabsavdelningarna stöttar En händelse i nivå 2 är en medelstor kris som kan innebära att ett eller flera barn/medarbetare har påverkats på något sätt men större delen av förskolans medarbetare kan arbeta som vanligt. Krisstöd till enstaka medarbetare kan vara aktuellt. Media kan vara intresserade och ett mindre antal föräldrar kan beröras av händelsen och vilja ha information. Det kan finnas behov av intern information samt samarbete gentemot andra förvaltningar. 5 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan Ansvarig: Utbildningschef Informationsgång: Förskolechef informerar utbildningschef som kontaktar förskolornas krisgrupp och eventuella stödfunktioner Information för kännedom: Utbildningschef kontaktar förskoledirektör och kommunikationschef. Dessa beslutar sedan vem som vid behov informerar stadskontorets Tjänsteman i beredskap (TiB) och Kommunikatör i beredskap (KiB). Vid både nivå 1 och 2 ska ansvariga skaffa sig en överblick över situationen och ta fram fakta kring vad som har hänt och när det hänt samt hur det har hänt. Vem är informerad och vem bör bli informerad? Vem gör vad och vem säger vad? Nivå 3 – Större händelse där förvaltningens krisledningsgrupp aktiveras En händelse i nivå 3 är en större kris där förvaltningens krisledningsgrupp aktiveras. En händelse vid nivå 3 är tillfällen då både barn och medarbetare påverkas. Behovet av intern information och samarbete med andra förvaltningar är stort. Medias intresse är sannolikt omfattande. Vårdnadshavare och övriga Malmöbor har många frågor. Beroende på händelse kan den central krisledningen aktiveras. Ansvarig: Förskoledirektör Informationsgång: Förskolechef informerar utbildningschef som kontaktar krisledningsgruppen. Krisledningsgruppen tar sedan kontakt med förskolornas krisgrupp och stödfunktioner Information för kännedom: Krisledningsgruppen tar kontakt med stadskontorets Tjänsteman i beredskap (TiB) och Kommunikatör i beredskap (KiB). Behov av kommuncentral samordning och stöd På nivå 4 och 5 kopplas Malmö stads krisledningsorganisation in och den centrala krisledningsplanen aktiveras. Det är förskoledirektören eller av förskoledirektören utsedd person som avgör om förvaltningen behöver kommuncentralt stöd och samordning i en kris som rör förskoleförvaltningen. Vid dessa tillfällen kontaktas Tjänsteman i beredskap (TiB) inom Malmö stads krisledning som kan nås dygnet runt året om. TiB:en kan också anlitas vid behov av konsultation och stöd vid bedömning av läge. Tjänsteman i beredskap nås på telefon dygnet runt året om, se bilaga för telefonnummer. När en kris berör flera förvaltningar eller andra verksamheter samtidigt hamnar ansvaret för stöd och samordning på kommunledningsnivå. Verksamhetsansvaret förflyttas därmed inte utan förskoleförvaltningen har kvar ordinarie uppdrag att bedriva förskoleverksamhet. 6 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan Nivå 4 – Kris med kommuncentralt stöd och samordning Ansvarig: Förskoledirektör Kommunicerar med: Tjänsteman i beredskap (TiB)/central krisledning Nivå 5 – Kris där Malmö stads krisledningsnämnd fattar politiska beslut Ansvarig: Förskoledirektör Kommunicerar med: Central krisledning 7 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan 3. Förskoleförvaltningens krisledningsorganisation Förskoleförvaltningens centrala stödfunktioner eller avdelningar har i krisen liknande ansvar som under ordinarie verksamhet. Förskoledirektör I ett krisläge har förskoledirektören det övergripande ansvaret för förvaltningens krisledning. Nedan anges några viktiga strategiska uppgifter i och efter ett krisläge: Beslut om att aktivera och larma in personal till förvaltningens krisledningsgrupp Informera och föredra lägesbild för förskolenämndens presidium Beslut om att avsluta krisledningsorganisationen Förvaltningens krisledningsgrupp Förvaltningens krisledningsgrupp utgör förskoledirektörens stöd i den strategiska ledningen av krisledningsorganisationen. Sammansättningen anpassas utifrån nivå på händelse/kris. Men när den väl aktiveras ingår följande funktioner alltid Förskoledirektör Kommunikationschef Berörd utbildningschef Nedan anges några uppgifter i krisläge: Fastställa uppdrag och mål för krisledning Utse kontaktperson med TiB och/eller till central krisledning Godkänna rapportering till förskolenämndens presidium Ta fram en lägesbild i samråd med berörda verksamheter och ta fram förslag på handlingsvägar Besluta om ansvarig för dokumentation Enas snabbt om underlag för intern/extern kommunikation (detta har hänt - detta gör vi nu) för vidare bearbetning hos kommunikationsenheten 8 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan Stödfunktioner Krisledningsgruppen kan förstärkas med ytterligare stödfunktioner beroende på inträffad händelse och omfattning. Stödfunktionerna består av förvaltningens avdelningar. Dessa har i krisen samma ansvar som under normal verksamhet. Nedan visas exempel på uppgifter som ingår: Kommunikationsavdelning Kommunikationsenheten Omvärldsbevaka (traditionell media och sociala medier) Formulera interna och externa budskap Publicera information på malmo.se, Komin och Malmö stads centrala konton på sociala medier. Skicka ut pressmeddelanden och förbereda ev. presskonferenser. Ta emot och koordinera samtal från medierna Ge stöd/coacha talesperson Ge stöd till verksamhetschefer för intern information och information till vårdnadshavare Upprätta kontakt med centrala pressenheten eller Kommunikatör i beredskap (KiB) Informera internt om krisledningsorganisationens uppdrag och aktiviteter Föra dagbok/logg Kansli- och nämndsenheten Hantera nämndsadministration Utföra allmän administration, såsom att upprätta kontaktlistor Dokumentering av krisen i centrala krisledningsgruppens dagbokssystem samt föra en dagbok/logg för enheten Efter krisledningens avslut tillse att krisens dokumentation och handlingar redovisas i enlighet med arkiveringsbestämmelser Ekonomiavdelningen Ekonomienheten Hantera in- och utbetalningar Efter avslutad kris handha redovisning av krisens ekonomi Föra dagbok/logg Enheten för fysisk miljö och lokalförsörjningsenheten Tillhandhålla ritningar då det finns Kontaktperson för IT- och telefonrelaterade frågor Information säkerhetsfrågor Ombesörja förtäring till de som tjänstgör i krisledningsgruppen Stötta vid framtagning av reservledningsplatser före kris och stöd vid eventuell omlokalisering vid kris Föra dagbok/logg 9 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan HR-avdelningen Organisera och registrera tjänstgörande personal vid behov I samråd med berörda verksamheter samordna samtal för medarbetare/chefer verksamma i krisen Upprätta tjänstgöringsregler under krisen Föra dagbok/logg Kvalitets- och myndighetsavdelningen Upplysning om hur förskolans IT-system kan underlätta i krisledning genom barnlistor och kontaktuppgifter med vårdnadshavare Efter krisledningens avslut medverka vid analys och utvärdering av krisledningsarbetet Föra dagbok/logg Lokaler och utrustning Lokaler Ordinarie ledningslokal och reservledningsplats för krisledning redovisas i bilaga. Dagbok Varje krisledningssituation ska dokumenteras. Detta sker genom att föra dagbok där tidpunkt, beslut och aktiviteter dokumenteras. För detta finns ett IT-baserat dagbokssystem, Generalen, som nås via adressen sydkris.malmo.se. För att få åtkomst till systemet måste respektive användare ha ett användar-id och lösenord, se bilaga. Om Generalen av något skäl inte kan användas ska skriftlig dagbok föras. Mall för dagbok finns i bilaga. Utvärdering När krisledningsorganisationen varit aktiv ska organisationens sätt att hantera händelsen utvärderas. Detta underlag utgör grund för revidering av krisledningsplanen. Denna krisledningsplan ska revideras varje mandatperiod. Planen ska också revideras vid större organisatoriska eller andra förändringar som kan påverka planens innehåll. Därefter ska planen fastställas i förskolenämnden. Beredskapssamordnaren är ansvarig för utvärdering samt uppdatering. Utbildning Beredskapssamordnaren ansvarar för att erforderliga utbildningar erbjuds till förskolechefer, krisledningsgrupp och berörda stödfunktioner. I förvaltningens gemensamma utbildningskatalog ska utbildning gällande krisledningsplan och krisstöd ingå. 10 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan Avslut I samband med att krisledningsorganisationen avslutas ska medarbetare och chefer som varit drabbade/ varit en del i krisen och de som tjänstgjort erbjudas avlastande samtal. Krisstödgruppen ansvarar för denna uppgift. 4. Kriskommunikation En snabb, korrekt och tydlig kommunikation kan vara helt avgörande för hur väl förvaltningen klarar en händelse/kris. Kriskommunikationen är därför en av de första funktioner som måste komma igång. Förutom att både den interna och externa kommunikationen är viktig, så har den också betydelse för hur vår hantering av situationen uppfattas av utomstående. Dessutom - har vi en tydlig plan för hur vi ska kommunicera vid en speciell händelse/kris kan vi också förhindra att den utvecklas och blir ännu större. Målet är att kommunikationen vid en händelse/kris ska: Sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information. Upprätthålla eller stärka förtroendet för vår verksamhet. Ge medarbetare, medborgare och andra aktörer en snabb och korrekt bild av händelsen/krisen och hur vi hanterar den. Ge medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att fatta egna beslut. Långsiktigt stärka omvärldens bild av förskoleförvaltningen och Malmö stad som organisation. Hur förskoleförvaltningen ska arbeta med kommunikation vid kris finns vidare beskrivet i den kriskommunikationsplan som ligger som bilaga till detta dokument. Ansvarig: Kommunikationschef 5. Krisstöd Det är viktigt att ta hand om personer som hamnat i kris genom att lyssna, trösta och lugna. Med ett krisstöd har förskoleförvaltningen möjlighet att i ett akut läge sätta in åtgärder med hjälp av förskoleförvaltningens psykologenhet gentemot berörda medarbetare. I det absolut första akuta läget ska förskoleförvaltningens krisstöd även initialt kunna möta barn och vårdnadshavare som kan vara i behov av krisstöd. I det skedet handlar det inte om behandling, utan om att lyssna in och ge vårdnadshavare en tydlig hänvisning kring var man kan få vidare hjälp och stöd inom den allmänna sjukvården. För både medarbetare och chefer utgör även företagshälsovården en möjlig resurs att anlita. 11 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan En uppföljning bör planeras in en tid efter den inträffade incidenten på berörd arbetsplats med medarbetare och berörda chefer. Ansvarig: Psykologenhetens enhetschef 6. Samordning med stadsområden och andra förvaltningar/myndigheter När en kris berör flera verksamheter eller flera delar av staden ska förskoleförvaltningen samverka med berörda stadsområden, detta då förvaltningen har verksamheter i hela staden. Det kan bli aktuellt att delta i stadsområdenas krisledning om händelsen berör förskoleförvaltningens verksamhet. Detta kan även gälla samverkan med andra förvaltningar och myndigheter. Första uppgiften vid en samverkan är att fastställa roller och ansvar mellan berörda förvaltningar. 12 │ Förskoleförvaltningen │ Krisledningsplan
© Copyright 2024