2014 - Uppvidinge kommun
(:i:~ Uppvidinge ~ Kallelse/underrättelse 2015-01-23 KOMMUN Sammanträde med: Socialnämnden Datum: 2015-02-05 Tid: 13:00 Plats: Socialförvaltningen, Lenhavda Ärende 1. Upprop Bilaga 2. V al av justerare 3. Godkännande av dagordning l)nr. 2015-000009 4. Enskilt ärende. Särskilt förordnad vårdnadshavare l)nr. 2015-000025 5. Ansökan om tillstånd att servera alkoholdrycker, serveringstillstånd enligt 8 kap 2 § alkohollagen (2010:1622) l)nr. 2015-000020 6. Verksamhetsberättelse för Smedsgård 2014. Särskilt boende enligt Lagen om valfrihet LOV l)nr. 2015-000019 ./. 7. Verksamhetsberättelse för Lilla Rut hemtjänst i form av serviceinsatser i ordinärt boende enligt Lagen om valfrihet, LOV l)nr. 2015-000031 ./. 8. Socialförvaltningens ledningsgrupp presenterar sig för socialnämnden l)nr. 2015-000026 9. Information från individ- och familjeomsorgen l)nr. 2015-000003 10. Taxa för färdtjänst och avgift vid arbetsresor inom Uppvidinge kommun l)nr. 2015-000027 ./. f:i:'l Uppvidinge ~ KOMMUN Kallelse/underrättelse 2015-01-23 Ärende 11. Hyressättning ombyggda lägenheten Olofsgården, taxor och avgifter Dnr. 2014-000142 Bilaga ./. 12. Rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS 2014 Dnr. 2014-000012 ./. 13. Riktlinje för avgift vid förlorat SIS-kort och/eller koder samt avgift vid kortframställan till andra förvaltningar Dnr. 2014-000214 ./. 14. Revidering av dokumenthanteringsplan Dnr. 2015-000013 ./. 15. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse avseende 2014 Dnr. 2015-000034 ./. 16. Information från hälso- och sjukvårdsavdelningen Dnr. 2015-000002 17. Information från vård- och omsorgsavdelningen Dnr. 2015-000004 18. Val av kontaktpolitiker inom äldreomsorgen och omsorgen om personer med funktionsnedsättning för mandatperioden 2015-2018 Dnr. 2015-000033 ./. 19. Ledamöter i kommunala pensionärsrådet (KPR) för mandatperioden 2015-2018 Dnr. 2014-000207 ./. 20. Ledamöter och ersättare för socialnämndens arbetsutskott ./. 2015-2018 Dnr. 2015-000023 21. Medverkan Familjefrid Kronoberg Dnr. 2015-000030 ./. 22. Riktlinje för intern kontroll inom socialförvaltningens verksamhetsområde Dnr. 2015-000032 ./. (:i:'l Uppvidinge ~ Kallelse/underrättelse 2015-01-23 KOMMUN Ärende 23. Rapport intern kontroll handlingsplan 2014 Dnr. 2013-000189 24. Möte med styrelsen för Tychofonden 2014 Dnr. 2014-000124 25. Meddelanden till socialnämnden Dnr. 2015-000006 26. Delegeringsbeslut Dnr. 2015-000005 27. Övriga frågor Dnr. 2015-000007 Thomas Lindberg ordförande Helena Karlsson sekreterare Bilaga ./. ./. Uppvidinge ivlM UN 2015-01-18 Tjänsteskrivelse Verksamhetsberättelse Smedsgård Sammanfattning Smedsgård bedriver särskilt boende enligt Lagen om valfrihet (LoV). Verksamhetsberättelsen beskriver verksamheten för kalenderåret 2014. Beslutsunderlag Verksamhetsberättelse Smedsgård Förslag till beslut Socialnämnden beslutar godkänna verksamhetsberättelsen för Smedsgård för 2014 Susanne Winsth Socialchef www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se UPPVIDINGE KOMMUN SOCIALNÄMNDEN 2015 -01- 14 Smedssård storsatan 4'l 360 'lS Alstermo Verksamhetsberättelse för Smedsgård 2014. Inledning. Ar 2014 är nu historia och det är dags att summera året i en verksamhetsberättelse. Smedsgård driver vård och omsorg i särskiltboende enligt LOV avtal med Uppvidinge kommun. Aret i siffror vad det gäller beläggning ser ut som följer. 2014 Nivå 1 jan Feb mars april maj uni juli aug s ep okt nov dec. Nivå 2 7 7 7 7 7 7 8 7 6 6 8 8 Nivå 3 3 3 3 1 1 2 2 3 3 3 4 4 Nivå5 Nivå4 8 9 9 9 9 9 9 10 9 9 7 6 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 Totalt antal 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 22 22 23 21 21 22 23 24 22 22 24 24 22,5 ( Vi har under året haft en mycket god beläggning där vi har en genomsnittlig beläggning på 22,5 boende. Man kan också se en viss förskjutning i vårdtyngd i slutet av året där någon mer än innan är placerad i nivå 4 och 5. Siffrorna avser slutet på varje månad. Det kan variera under månaden också. Vi har under året haft 6 dödsfall och en som flyttat ut till eget boende igen. Nyinflyttade under året har varit 7 personer. Händelser under året. Under 2014 har generationsskifte genomförts i företaget. Bo och Karin Jansson har lämnat över till Ida Jansson och Sam Jonsson. l samband med detta bytte också företaget namn och heter nu mera Smedsgård i Alstermo AB. En förstärkning i personalbemanningen har gjorts i köket. Bemanningen har ökats upp till 1,5 åa och köket är nu bemannat alla dagar 8-17. Under våren gjordes en större investering då hissen i huset byttes ut. Vidare har också vissa mindre måleriarbeten utförts för att fräscha upp miljön. Nya kylfläktar har installerats för att även sommartid kunna erhålla ett behagligt inomhusklimat l september var det val i Sverige och så också på Smedsgård. Det var första gången som det även på Smedsgård öppnades vallokal och alla hade möjlighet att rösta. Två medarbetare har under året uppmärksammats för sina 25 år som anställda i verksamheten. Personal/ Arbetsmiljö Smedsgård har idag en grundbemanning på 12,85 åa. l detta ingår inte dagverksamhet, ssk/chef, administration. Ej heller tid för städ av allmänna utrymme som sköts utöver detta. Antal anställda, tillsvidare eller med längre vikariat uppgår till 20 personer och här utöver finns mellan 5-6 timanställda som tas in vid behov. Ingen tillsvidareanställd har under året avslutat sin anställning. Bemanningen i köket har från den 1/12-14 ökats upp till 1,5 åa. l början av året genomfördes en mindre justering av schemat för att få en tydligare spridning så att alla jobbar med alla. Att få fasta "par" som alltid arbetar tillsammans gav upphov till vissa samarbetssvårigheter. Medarbetarsamtal har hållits vid två tillfällen under året, vår och höst. Arbetsplatsträffar är regelbundet återkommande ca var 4:de vecka. Här har också inbjudna gäster deltagit och pratat om olika ämnen så som ex nutritionsproblem hos äldre. Inför semestern och inför jul har personalen bjudits på sommarbuffe respektive julbord. Sommaren avlöpte väl sedd ur i bemanningssynpunkt En planerad ökning av grundbemanningen gjordes under semesterperioden, då erfarenhet säger att det ofta uppstår situationer som ger personalbrist under semestern. l början av sommaren 2014 drabbades Smedsgård av magsjuka vilket avlöpte väl då en planerad överbemanning redan fanns. Hösten har ur bemanningssynpunkt varit en tuff period. Vi har haft en tydlig ökning av framför allt långtidssjukskrivningar under sista delen av året. Tyvärr har tre av våra medarbetare drabbats av fysisk ohälsa som kräver långa sjukskrivningar. Detta har gjort att de limanställda har fått jobba mycket. Problem med att lösa korttidsfrånvaro har uppstått. sjukskrivningstalet ökade under 2014 till 7,3% vilket är en markant ökning men som relateras till den höga andelen långtidssjukskrivna. Dessa sjukskrivningar kan inte ses som arbetsrelaterade. Nya timanställda har plockats in men det tar tid med introduktion. Någon av dessa har undersköterskakompetens men några har bara tidigare erfarenheter. Utbildningsnivån är fortsatt hög. Av tillsvidareanställda är det 100% som har adekvat utbildning av vikarier är det uppskattningsvis 4 av 6 med adekvat utbildning. l januari -14 hade vi besök av huvudskyddsombudet från Kommunal. Samtal om arbetsmiljön fördes och den senast gjorda skyddsronden gicks igenom. Det framkom inga synpunkter på arbets m iljöarbetet. Vidare har det under året genomförts skyddsrond, och riskbedömning på individnivå vad beträffar risk för belastningsskador hos medarbetare. Detta arbetet har vidareutvecklats efter att vi i mars månad hade en tillsyn från arbetsmiljöverket gällande. "Ergonomi i kvinnors arbetsmiljö, belastningsergonomisk riskbedömning" Vidare har arbetsmiljön varit en punkt på APT där tillbud har varit en återkommande punkt som har diskuterats. Under 2014 har vi under olika perioder haft 8 tillbud gällande hot och våld. Detta relateras till enskilda boende som ofta har en psykiatrisk diagnos. Brandingenjör från RÖK har under året gjort tillsyn av brandskyddsarbetet Vi har också under året genomfört brandskyddsrond. Det finns också ett brandtillbud registrerat. Kompetensutveckling Fyra av våra anställda har under april avslutat omvårdnadslyftet och har där med en adekvat utbildning och räknas nu som undersköterskor. Vidare har tre anställda under lite olika tidsperiod läst in omvårdnadsprogrammets 1350 poäng och även dessa tre är nu helt klara och där med undersköterskor. sjuksköterska har deltagit i yrkesträffar som hålls av kommunen. Där aktuella ämnen berörs och information om nyheter kan inhämtas. Annelie Kivioja har gått utbildning till skyddsombud och facklig företrädare. Vi har under året tagit emot två elever som går omvårdnadsprogrammet Omvårdnadspersonal har fått övergripande utbildning om ROAG. Fyra ur personalen har deltagit i utbildningen. "Att förebygga och bemöta ulagerande beteenden inom demensvården" Kurs anordnare Durswall institutet. sjuksköterska har deltagit i utbildning gällande läkemedel och äldre. Även utbildning i Visam, ett bedömningsinstrument för att uppnå vård på rätt vårdnivå. Kvalitetsarbete Kvalitetsarbete bedrivs fortlöpande genom det avvikelsesystem som finns i verksamhetssystemet Procapita och där varje enskild medarbetare registrerar det som avviker från beslutat bistånd eller behov utifrån genomförandeplanerna. Avvikelsen hanteras där efter av verksamhetschefen och åtgärder planeras för att förebygga framtida upprepning. Atgärder och hantering kommuniceras till berörda medarbetare och ibland förs de vidare för diskussion på APT. Tidpunkt för uppföljning registreras och den görs sen av verksamhetschefen. Det finns sen innan en utbredd vana hos medarbetarna att skriva avvikelser som gäller HSL. Vad det gäller avvikelser som går underSOLär vanan inte riktigt etablerad ännu. Därför är det ett område som vi jobbar med. Teammöte/Senior Alert Enhetschef/sjuksköterska, omvårdnadspersonal, biståndshandläggare och rehab har under året träffats ungefär en gång i månaden för att gå igenom de boende deras status och behov. Uppföljning av avvikelser i form av fallrapporter och där efter planering för att förebygga ytterligare fall görs också. l Senior Alert är 22 av 24 boende med och här görs fortlöpande riskbedömningar vad avser fall, nutrition, trycksår. Atgärder planeras utifrån risker. Vidare har Smedsgård deltagit i den punktprevalensmätning som gjordes i Senior alert i mars och i oktober månad. Träffarna upplevs av oss på Smedsgård som mycket värdefulla och kvalitets höjande för verksamheten Vidare registreras också dödsfall på Smedsgård i kvalitetsregistret Palliativregistret statistik från registret används för att följa upp kvaliteten på vården i livets slut. Redovisning av statistik från de olika registren planeras att redovisas i kommande Patientsäkerhetsberättelse som finns klar den 1/3-15 Framåtblick Vad 2015 har med sig är ett oskrivet blad. Vårt mål är att driva verksamheten framåt, där utveckling och kvalitet är honnörs ord. Vi är en liten verksamhet där alla medarbetare jobbar nära våra brukare och ser till deras bästa. Planering finns för interna utbildningar, så som HLR, Bandskyddsutbildning, Modern arbetsteknik m.m. Införande av cirkulationstvätt av arbetskläder ska ske under 2015 Ombyggnad av personalutrymme och förbättringar av omklädningsutrymme planeras. Andra prioriterade område att jobba med framöver är Vårdhygien, Kännedom och tillämpning av Lex Sarah, Vård i livets slut. Avvikelse registrering. Alstermo 150113 Ida Jansson verksamhetschef. Uppvidinge OM \JN 2015-01-18 Tjänsteskrivelse Verksamhetsberättelse Lilla Rut Sammanfattning Lilla Rut bedriver hemtjänst i form av serviceinsatser i ordinärt boende enligt Lagen om valfrihet (LoV). Verksamhetsberättelsen beskriver verksamheten för kalenderåret 2014. Beslutsunderlag Verksamhetsberättelse Lilla Rut Förslag till beslut Socialnämnden beslutar godkänna verksamhetsberättelsen för Lilla Rut för .2014. Susanne Winsth Socialchef www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se ~~~ ~U~PI~'\!ID!I,J!;r~ :<~OIVIMUI\1i ~~r: ' Ci/\l :\'/\i"-'1i'H )[!\J 1 l i Verksamhetsberättelse för Handelsbolaget Lilla IRvt 2013-2014 Lilla Ruts verksamhet med städ/trädgårdstjänster och hemtjänstinsatser i ordinärt boende enligt Lagen om Valfrihet startades upp i september 2013. Vid årsskiftet 2013/2014 hade förtaget ett tiotal kunder. Under verksamhetsåret 2014 har kundkretsen ökat och vid årsskiftet 2014/2015 hade företaget 76 kunder för städ och trädgårdstjänsterna samt 8 kunder som omfattas av LOV (lagen om valfrihet). För att kunna öka kundkretsen har företagetjobbat mycket med marknadsföring, bland annat genom att starta upp en hemsida, www.lillarut.se och koppla denna till sociala medier så som tillexempel Facebook Men även att vara kopplad till andra hemsidor som förmedlar olika tjänster så som tillexempel www.seniorval.se. Att sprida kunskap om Lagen om Valfrihet (LOV), är en viktig faktor i marknadsföringen. F ör att kunna nå de kunder som inte är så beresta i den digitala världen har Lilla Rut delat ut reklamblad i form av långa vykort, till boende i Lenhov da och Älghult Men vi har även upplevt att vårt goda rykte har varit en mycket stark marknadsföringsfaktor. Under våren deltog Lilla Rut i en träff för företag som driver LOV verksamhet i Kronobergs olika kommuner. Ett kunskapsutbyte som gav mycket och som förhoppningsvis kommer ske vid flera tillfållen under kommande år. Framtidsplaner Vi vill fortsätta med att marknadsföra vårt företag och framförallt möjligheten för kommunens invånare att få ta del av LOV avtalet. Vi kommer även att utöka vår personalstyrka med ytterligare en person från och med l januari 2015 som främst ska hjälpa till med lovkunde1na. Denisa Karlsson, Lenhovda 14-12-31 l Uppvidinge 2014-12-16 Socialnämnden Taxa färdtjänst och avgift vid arbetsresor inom Uppvidinge Kommun. Bakgrund I taxor och avgifter för vård och Omsorg står att om regionförbundet beslutar om ändring av avgiften för 2015 sker motsvarande förändring ske i Uppvidinge Kommun. Länstrafikens taxa för 2015 beslutades i Regionfullmäktige den 10/10-2014 och för färdtjänstens del innebär det ingen förändring för enkelbiljetten men för periodkorten en höjning på 20kr/månad. Beslutsunderlag Regionförbundets länstrafiktaxa för 2015 Socialförvaltningens taxa för periodkort och enkelresor vid arbetsresor 2014-12-16. Förslag till beslut Socialnämnden fastställer Regionförbundets länstrafiktaxa för 2015 och förslag till taxa för periodkort och enkelresor vid arbetsresor. Christer Christensson Adm. chef www. uppvidinge.se Uppvidinge ' 2014-12-16 Arbetsresor till eget arbete eller liknande För resor från en adress till eget arbete debiteras den enskilde en fast kostnad motsvarande Serviceresors taxa för periodkort motsvarande det antal zoner som resan omfattar enligt kommunens zonindelning Egenavgift 2015 Zoner l 2 3 4 5 6 7 Taxa periodkort Vuxen 7-19 år 600 kr 300 kr 760 kr 380 kr 840 kr 420 kr 960 kr 480 kr l 060 kr 530 kr 1180 kr 590 kr 1280 kr 640 kr Enkelresor l-20resor vuxen 7-19 år 30 kr 15,00 kr 38 kr 19,00 kr 42 kr 21,00 kr 48 kr 24,00 kr 53 kr 26,50 kr 59 kr 29,50 kr 64 kr 32,00 kr www.uppvidinge.se Serviceresor Kronoberg Färdtjänsttaxa från och med 1 januari 2015 Region Kronoberg (Aivesta, Lessebo, Tingsryd och Växjö) samt kommunerna Ljungby och Uppvidinge har beslutat om ny färdtjänsttaxa/egenavgift från 1 januari 2015. Åldersgrupp 7-19 år 1 Antal zoner Taxa vid beställning dag före avresa Taxa vid beställning samma dag som avresa 1 2 25 kr 30 kr 40 kr 45 kr 55 kr 65 kr 75 kr 30 kr 35 kr 50 kr 60 kr 70 kr 80 kr 95 kr Antal zoner Taxa vid beställning dag före avresa Taxa vid beställning samma dag som avresa 1 2 35 kr 50 kr 65 kr 75 kr 90 kr 105 kr 120 kr 45 kr 60 kr 75 kr 95 kr 115 kr 130 kr 155 kr 3 4 s 6 7 Åldersgrupp över 20 år 3 4 s 6 7 2 Periodkortskostnad för personer med färdtjänsttillstånd Åldersgrupp över 20 år Åldersgrupp 7 - 19 år 1 600 kr 300 kr 2 760 kr 380 kr 3 840 kr 420 kr 4 960 kr 480 kr s 1060 kr 530 kr 6 1180 kr 590 kr 7 1280 kr 640 kr Antal zoner 1 2 3 3 Bytet av åldersgrupp ske från den dag man fyller 7 år Bytet av åldersgrupp ske från den dag man fyller 20 år För de som behöver resa till arbete, studier eller dylikt finns, efter särskilt beslut enligt respektive kommuns rutiner, möjlighet att resa med period kort. Periodkortet gäller endast mellan angivna adresser och max 2 resor per dag. Fastställt av Regionfullmäktige (2014-10-10, § 41), Komml:lnfl:lllmäktige Lj1:1ngby (2012 09 25, § 95), Socialnämnden i Uppvidinge (2012 09 Oe, § 113). 2014-12-15 Socialnämnden Hyressättning ombyggda lägenheter Olofsgården Ärendet I oktober 2015 kommer första etappen av ombyggnation Olofsgården vara klar för inflyttning. F örslag på årshyra: Lägenhetsyta: Gemensamma ytor 20 kvm per lägenhet 1409,-/kvm 1373,-/kvm Högsta hyran blir 6280,-/månad för en lägenhet på 34 kvm. Mellangårdens hyror forändras också avseende gemensamma ytor till1373,- kvm. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta: • • Att ställa sig bakom förvaltningens förslag på hyra gällande de ombyggda lägenheterna på Olofsgården. Att hyran gäller från första inflyttningsdag. Cecilia Ekberg Ekonom/controller \2 ~ Uppvidinge KOMMUN Tjänsteskrivelse 2015-01-13 Socialnämnden Rapportering "ej verkställda beslut enligt SoL och LSS" kvarta14 2014 Dnr: Sammanfattning Socialnämnden har skyldighet att till IVO, inspektion för vård och omsorg, inrapportera gynnande beslut som inte verkställts inom 3 månader från'beslutsdatum. Detta innefattar också en skyldighet att rapportera avbrott i verkställigheten som inte verkställs på nytt inom 3 månader. Rapporteringsskyldigheten gäller Sol-beslut 16 kap. §6f samt LSS-beslut §9 och §28 f-g. Beslutsunderlag Kvartalsrapport 2015-01-13 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar godkänna informationen Christer Christensson Adm.chef Beslutet expedieras till: Kommunens revisorer Kommunfullmäktige Socialförvaltningen · Adm. avdelningen mspekt10nenlor var doch omsorg Kvartalsrapport Förvaltningsval och rapportörsuppgifter Uppgifter om rapportören Förnamn Efternamn Telefon E-postadress Christer Christensson 0474-47372 [email protected] Val av förvaltning och verksamhetsområden Förvaltning Uppvidinge so~ialnämnden Nämndens rapport Rapporteringen avser följande kvartal Val av år och kvartal Val av år och kvartal 2014 1/10-31/12 Finns gynnande beslut som inte verkställts inom 3 månader från beslutsdatum? ··-····- Sol ÄO, äldreomsorg Sol OF, omsorg om personer med funktionsnedsättning Sol IFO, individ- och familjeomsorg LSS OF, omsorg om personer med funktions nedsättning D D Ja Ja 0 0 Nej Nej D Ja 0 Nej U Ja J;.("l Nej Finns avbrott i verkställighet där biståndet inte åter verkställts inom 3 månader från datum för avbrott? Sol ÄO, äldreomsorg D Sol OF, omsorg om personer D med funktionsnedsättning Söl IFO, individ- och l l familjeomsorg D LSS OF, omsorger om personer med funktionsnedsättning Ja 1;.("1 Nej Ja !';/! f\Jej Ja 0 Ja r.7l Nej Nej Personuppgiftslagen 0 Jag har granskat ovanstående uppgifter och bekräftar att dessa är riktiga. Jag samtycker samtidigt till automatiserad behandling av lämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen (i 998:204 l. P ul. B!ankettid: 1421129837366 Sida 1 av 2 Datum: 2015-01·13 07:18:48 Blankettinformation Nummer Inskickat 1421129837366 2015-01-13 07:18:48 signering Datum Underskrift Namnförtydligande 2lankettid: 1421129837366 Sida2 av 2 Datum: 2015-01-13 07:18:48 l l [ q .__j Uppvidinge Framtagen av: Uppvidinge kommuns kortorganisation Godkänd och fastställd av: säkerhetsansvarig i RA-organisationen Socialförvaltningens ledningsgrupp Implementeras av: Av delningschefer Områdeschefer Riktlinje för avgift vid förlorat SIS-kort och/eller koder samt avgift vid kortframställan till andra förvaltningar Diarienummer 214/14 Version: 1.0 Sida l (l) Ersätter: Fastställd: 2015-02-05 Gäller from: 2015-02-20 Riktlinje för avgift vid förlorat SIS-kort och/eller koder samt avgift vid kortframställan till andra förvaltningar Av gift vid förlorat kort För nytt SIS-kort, inkluderar ev. behov av reservkort 350:-/kort Av gift vid förlorade koder För beställning av nya koder 250:-/pinkodskuvert Kort till andra förvaltningar A v gift vid kortframställning till andra förvaltningar 750:-/kort Uppvidinge 2014-11-27 Socialnämnden Riktlinje avgift vid förlorat SIS-kort och/eller koder samt avgift vid kortframställan till andra förvaltningar. Bakgrund Som en del av socialnämndens E-hälsosatning ingår att all personal inom förvaltningen ska ha kort för säker inloggning. Kort som inte fungerar, helt eller delvis, ersätts avgiftsfritt med ett nytt kort. Likaså ersätts kort som stulits kostnadsfritt. Polisanmälan krävs. I de fall den anställde förlorat sitt kort eller sina koder får den anställde betala en avgift för att få nytt kort eller nya koder. I yttersta undantagsfall, efter beslut av socialchef, kan socialförvaltningen framställa kort till andra förvaltningar mot avgift. Beslutsunderlag Riktlinje för avgift vid förlorat SIS-kort och/eller koder samt avgift för kort till andra förvaltningar i Uppvidinge Kommun. Förslag till beslut Socialnämnden fastställer förslaget Riktlinje för avgift vid förlorat SIS-kort och/eller koder samt avgift för kort till andra förvaltningar i Uppvidinge Kommun. Christer Christensson A dm. chef www.uppvidinge.se Uppvidinge KOM J\IU N 2015-01-08 Revidering av dokumenthanteringsplan Sammanfattning Dokumenthanteringsplanen antogs av socialnämnden 2012-05-03 § 58 och behöver nu revideras. De förändringar som är gjorda är markerade med röd text i dokumentet. Ekonomiska konsekvenser Inga. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Revidering av dokumenthanteringsplan" daterad 2014-01-08. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan. Förslag till beslut 1. Godkänna den reviderade dokumenthanteringsplanen. 2. Delegera till förvaltningschef att fortsättningsvis göra mindre revideringar i dokumenthanteringsplanen. Avrapportering sker till socialnämnden en gång per år. Socialförvaltningen Dokumenthanteringsplan Framtagen av: Förvaltningssekreterare och administrativ chef Godkänd och fastställd av: Socialnämnden Implementeras av: Administrativ chef Diarienummer 13/15 Sida 1 (51) Version: 3 Fastställd: 2015-02-05 Ersätter: 155/13 Gäller from: 2015-03-01 Socialnämndens dokumenthanteringsplan www.uppvidinge.se Innehållsförteckning Inledning 4 Bakgrund 4 Struktur 4 Offentlighetsprincipen och hantering av allmän handling 4 När och hur blir en handling ”allmän handling”? 4 Varför skall allmänna handlingar bevaras? 5 I vilka fall är det tillåtet att gallra allmän handling? 5 Redovisning och förvaring av allmänna handlingar 6 Postöppningsrutiner 6 Diarieföring 6 Dokumenthantering inom socialtjänsten samt kommunal hälso‐ och sjukvård 7 Diarieföring av enskilt ärende i vissa fall 7 Allmänt om personakter och dess hantering 8 Hantering av personakter enligt socialtjänstlagen 9 Gallring 9 Bevarande i individens intresse 9 Bevarande för forskningens behov 10 Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa Funktionshindrade 10 Gallring 10 Bevarande 10 Hantering av patientjournaler kommunal hälso‐ och sjukvård 10 Gallring och bevarande 11 Särskilda boendeformer med ramavtal 11 Dokumenthanteringsplan Socialnämnden 12 Dokumenthanteringsplan Administrativa enheten 14 Dokumenthanteringsplan Äldreomsorg 16 Dokumenthanteringsplan Insatser enligt lagen om stöd och service Till vissa funktionshindrade 19 Dokumenthanteringsplan Riksfärdtjänst och färdtjänst 22 Dokumenthanteringsplan Kommunal hälso‐ och sjukvård 23 Dokumenthanteringsplan Stödinsatser mot vuxna 26 Dokumenthanteringsplan Vård av missbrukare enligt LVM 29 Dokumenthanteringsplan Ekonomiskt bistånd 32 Dokumenthanteringsplan Familjehem, kontaktpersoner/‐familjer 35 Dokumenthanteringsplan Placerade barn 37 Dokumenthanteringsplan Insatser rörande barn och unga 40 Dokumenthanteringsplan Familjerätt 43 2 www.uppvidinge.se Dokumenthanteringsplan Tillståndsgivning och tillsyn enligt Alkohollagen Dokumenthanteringsplan Budget‐ och skuldrådgivning Dokumenthanteringsplan Övriga handlingar IFO 47 49 51 3 www.uppvidinge.se Inledning Bakgrund Enligt arkivreglemente för Uppvidinge kommun ska varje myndighet (nämnd) upprätta en dokumenthanteringsplan. Planen ska fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av nämnden och ska tillsammans med olika verksamhetssystem ge en heltäckande bild av vilken dokumentation som finns att tillgå inom nämndens verksamhetsområde. Struktur I dokumenthanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som förvaras på socialförvaltningen. Handlingar redovisas per avdelning. Offentlighetsprincipen och hantering av allmän handling Rätten att ta del av allmänna handlingar är sedan tillkomsten av tryckfrihetsförordningen (TF) 1766, den är grundlagsskyddad i Sverige. Dessa rättigheter utgör en viktig hörnsten i ett demokratiskt samhälle. Syftet med offentlighetsprincipen är att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Genom allmänhetens insyn kan missförhållande och felaktigheter i den offentliga verksamheten upptäckas. Samtidigt underlättas effektiviteten och rättssäkerheten i myndighetens verksamhet och myndighetsutövning mot enskilda. Goda dokumenthanteringsrutiner utgör en viktig del av myndighetens kvalitetssäkring av sin verksamhet. Genom tryckfrihetsförordningen har alla människor rätt ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och kommunala bolag, med undantag av handlingar som omfattas av sekretess. Sekretessen är i regel tidsbegränsad, vilket medför att de allra flesta handlingar och uppgifter med tiden blir offentliga. Insynsrätten omfattar även utländska medborgare och statslösa. När och hur blir en handling ”allmän handling”? En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, och har inkommit dit eller upprättats där. Med handling avses ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel”. Framställningssättet har ingen betydelse för om en handling är allmän i tryckfrihetsförordningens mening. Uppgifter eller framställningar i IT‐ baserade register, e‐post, kartor, fotografier, bildspel, ljudupptagningar, mikrofilm och CD‐ skivor kan till exempel vara allmän handling. En handling är inkommen till en myndighet så fort den anlänt med post, fax, eller på elektronisk väg. Den kan även komma myndigheten tillhanda utanför myndighetens egna lokaler. Handlingen behöver inte vara diarieförd för att vara allmän. Handlingen är upprättad när den är expedierad eller färdigställd vid 4 www.uppvidinge.se myndigheten. Diarier, journaler och register, där uppgifter förs in löpande , blir upprättade och därmed allmänna handlingar så fort man färdigställt dem för anteckning. Protokoll och till protokollet hörande handlingar blir allmänna handlingar när de justerats hos myndigheten. En handling har expedierats när den skickats iväg till en mottagare. Den kopia som myndigheten behåller utgör allmän handling. En handling som tillhör ett visst ärende blir allmän när nämnden har fattat beslut i ärendet och när protokollet har justerats. En handling som varken expedieras eller tillhör ett speciellt ärende blir allmän om den tas tillvara för arkivering, det vill säga bevaras hos myndigheten. Varför ska allmänna handlingar bevaras? Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: ‐ Rätten att ta del av allmänna handlingar (offentlighetsprincipen), behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov. Som huvudprincip gäller att allmänna handlingar ska bevaras om inget annat framgår av lag eller förordning eller beslut av arkivmyndighet. I Uppvidinge kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet. En allmän handling har oftast tillkommit och arkiverats för att fylla en viss funktion i förvaltningen. Efter det att denna förvaltningsuppgift inte längre är aktuell, kan ett långsiktigt forskningsintresse kvarstå. Detta intresse för handlingen som källmaterial för forskning, brukar i många fall växa med tiden. Därför ska en noggrann prövning ske mot ovan nämnda kriterier för bevarande, innan gallringsbeslut kan fattas. I vilka fall är det tillåtet att gallra allmän handling? Allmänna handlingar skall bevaras om inte annat beslutas genom lag och förordning eller beslut av kommunens arkivmyndighet. Bevarande är alltså huvudprincip och gallring undantag. Av arkivlagen framgår att gallring får ske under förutsättning att denna inte innebär en betydande inskränkning av rätten att ta del av allmän handling. Men bevarande av mängder med kopior och handlingar av tillfällig eller uppenbart ringa betydelse, kan i många fall göra det svårare att hitta väsentlig information i arkivet. Myndigheten bör därför fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. Med gallring avses förstöring av allmän handling. Detta ska alltid genomföras så att inte någon utanför myndigheten kan ta del av handlingens innehåll. Sekretessbelagda handlingar bör strimlas i dokumentförstörare eller brännas. 5 www.uppvidinge.se Gällande gallringsfrister måste respekteras. Gallring av till exempel en faktura upprättad 25 september 2002 med 10 års gallringsfrist, får tidigast gallras den 26 september 2012. Den mest rationella rutinen är att vid årets början gallra samtliga typer av allmänna handlingar vars gallringsfrist löpt ut under föregående år. Varje myndighet har ett självständigt ansvar för fastställande av gallringsrutiner. Detta ansvar gäller i första hand allmänna handlingar som tillhör dess kärnverksamhet. Dokumenthanteringsplanen ska antas av nämnden och planen ska sedan godkännas av kommunstyrelsen i dess egenskap av arkivmyndighet (kommunstyrelsen fattar beslut om gallring av till exempel ekonomi‐ och personaladministrativa handlingar, som finns på samtliga myndigheter). Redovisning och förvaring av allmänna handlingar Postöppningsrutiner För att registrering av allmänna handlingar ska kunna ske utan dröjsmål hos socialförvaltningen krävs tydliga och ändamålsenliga rutiner. Registreringsskyldigheten gäller oberoende av hur en viss handling inkommit eller expedierats. Elektronisk post och sådant som inkommit via fax eller vanlig postgång, skall omedelbart överlämnas till förvaltningssekreteraren för diarieföring. Elektronisk post som utgör allmän handling vid socialförvaltningen bör i största möjliga utsträckning dirigeras till socialförvaltningens officiella eller gemensamma e‐postadresser. Vid såväl planerad som oplanerad frånvaro ska tjänstemans e‐post omdirigeras till annan adress för handläggning och besvarande. All post som inte innehåller uppgifter om ankomstdatum, ska omedelbart ankomststämplas. För vidare information se ”Rutin för diarieföring, postlista och utlämnande av handling”. Diarieföring Myndigheter och kommunala bolag är skyldiga att diarieföra sina ärenden. Detta är ett krav som grundar sig på offentlighetsprincipen. Av diariet ska bland annat framgå vilka handlingar som kommit in, upprättats och expedierats. Även promemorior som tillför ärende sakupplysning av betydelse bör diarieföras, oavsett om de expedierats eller inte. På så sätt ges en samlad bild av handläggningsprocessen från initiering till beslut och expediering, och diariet kan fungera som ett effektivt stöd för kontroll och uppföljning av myndighetens verksamhet. Det är inte alla handlingar som behöver diarieföras. Om ingen sekretess råder och handlingarna kan hållas ordnade så att det utan svårigheter kan fastställas om en handling har kommit in till eller upprättats hos myndigheten, behöver ingen diarieföring ske. Exempel på sådana handlingar är till exempel verifikationer. All journalföring enligt patientdatalagen är undantagen från skyldigheten att diarieföra. Handlingar av uppenbart ringa och tillfällig betydelse behöver inte heller diarieföras såsom cirkulär, reklamblad, inbjudningar etc. Anbud får inte diarieföras förrän anbudsöppning skett och beslut fattats i upphandlingsärendet. 6 www.uppvidinge.se Gäller sekretess för viss uppgift i allmän handling måste den diarieföras. Detta får dock inte ske så att den sekretesskyddade uppgiften röjs. Följande uppgifter rörande en handling skall framgå av diariet: datum, då handlingen kommit in eller upprättats, avsändare eller mottagare av handlingen kortfattad ärendemening om vad handlingen rör, för ärendet unikt diarienummer Dokumenthantering inom socialtjänsten samt kommunal hälso‐ och sjukvård Diarieföring av enskilt ärende i vissa fall Handlingar som tillhör personakt inom socialnämnden och som svarar för verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade eller socialtjänstlagen behöver enligt 2 § offentlighets‐ och sekretessförordningen inte diarieföras. Undantag från skyldigheten att diarieföra gäller således endast om det finns en personakt i ärendet. Anmälan enligt 14 kap 1 § socialtjänstlagen sätts in i en ”pärm” i kronologisk ordning tillsammans med förhandsbedömning om anmälan inte leder till något ärende. Motsvarande undantag från kravet att diarieföring gäller vid förande av patientjournal enligt patientdatalagen. Exempel på handlingar som skall diarieföras oavsett om dessa tillhör en personakt/patientjournal eller inte är följande: individuella tillsynsärenden (Socialstyrelsen eller JO), anmälan om allvarligt missförhållande i omsorgerna enligt 14 kap. 2 § SoL eller 24 a § LSS, anmälan om allvarlig skada eller sjukdom enligt patientsäkerhetslagen 2010:659 begäran om utlämnade av allmän handling eller uppgift i allmän handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen En hänvisning om att ett ärende enligt ovan förekommer ska göras i den aktuella personakten/patientjournalen med uppgift om diarienummer. Utlämnande av vissa uppgifter eller handlingar dokumenteras så att det klart framgår vad som utlämnats och till vem. Detta kan till exempel ske genom att kopior av utlämnade uppgifter i handlingar och tjänsteanteckning/skriftligt beslut tillförs akten i ärendet om utlämnande av allmän handling. 7 www.uppvidinge.se Handlingarna i ett individuellt tillsynsärende som är självständigt från det grundläggande ärendet ska inte läggas i personakten utan i en akt för det diarieförda ärendet. Inkomna rapporter avseende exempelvis uppgifter om att någon underårig som gjort sig skyldig till mindre brott, att någon omhändertagits enligt lagen om omhändertagande av berusande (LOB), underrättelser om obetalda hyror eller elräkningar enligt hyreslagen respektive ellagens bestämmelser mm. Om sådana uppgifter inte föranleder någon åtgärd av socialnämnden ska ingen personakt läggas upp. I stället arkiveras dessa uppgifter i kronologisk ordning enligt reglerna om registrering i 5 kap. offentlighets‐ och sekretesslagen. Allmänt om personakter och dess hantering Enligt socialtjänstlagen 11 kap 5 § ska handläggning av ärenden som rör enskilda dokumenteras. Dokumentationen ska visa beslut och åtgärder som vidtagits i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Av 4 kap 6 § socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2006:5 framgår att ”alla uppgifter som kan vara av betydelse för handläggningen av ett ärende eller genomförandet av en insats bör utan oskäligt dröjsmål dokumenteras och föras till personakten”. Detta ska ske så att ”det enkelt och överskådligt går att följa och granska handläggningen av ett ärende och genomförandet av insats”. Enligt socialstyrelsens allmänna råd bör en akt upprättas över personer som är föremål för ärende inom socialtjänsten (så kallad personakt). Detta är även av betydelse för möjligheterna att på ett effektivt sätt utföra gallring baserad på dag för födelse. Undantag enligt 2 § offentlighets‐ och sekretessförordningen (2009:641) från kravet att diarieföra handlingar i individärenden inom socialnämnden gäller endast under förutsättning att handlingarna ingår i en personakt. Inom socialförvaltningen i Uppvidinge kommun upprättas normalt både en digital akt och en pappersakt i samma ärende. Dessa utgör i själva verket delar av en och samma akt. Är flera familjemedlemmar berörda av ett ärende, det vill säga föremål för utredning/insatser, får en gemensam akt läggas upp. Det kan till exempel röra sig om ett ärende om ekonomiskt bistånd som rör hela familjens uppehälle. Om en person i ett ärende rörande stödinsatser riktade mot barn (t ex enligt lagen om vård av underåriga, LVU) när han eller hon är myndig blir föremål för till exempel stödinsatser enligt lagen om vård av missbrukare (LVM), får inte dessa ärenden sammanföras i en gemensam akt. Däremot får LVU‐akten och LVM‐ akten akrivläggas tillsammans med avskiljande omslag och egna försättsblad. Varje akt ska förses med ett försättsblad med uppgifter om: klientens personnummer, namn och adress, 8 www.uppvidinge.se att den enskilde har god man eller förvaltare enligt 11 kap föräldrabalken att det finns ett beslut om sekretessmarkering eller kvarskrivning enligt 16 § folkbokföringslagen (1991:481) som avser den enskilde. Om en personakt avser ett barn, bör det dessutom framgå av försättsbladet: vem som är barnets vårdnadshavare, och om barnet har god man enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Namn på klient och personnummer samt vilket ärende det rör sig om ska framgå av aktomslag. Det ska även antecknas på personakten när sista anteckning i akten är gjord samt år för utgallring. Detta är viktigt för att underlätta framtida gallring. Hantering av personakter enligt socialtjänstlagen Gallring Handlingar i en personakt (digital‐ och pappersakt), som tillhör en sammanställning som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454), skall gallras fem år efter senaste anteckning gjordes i akten. De får dock inte gallras så länge uppgifter om samma personer finns i sammanställningen. Uppgifter i sådana sammanställningar skall gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört (12 kap 1 § SoL). Uppgifter i socialregistret skall gallras senast i samband med att personakten gallras eller avställs för bevarande i kommunarkivet. Den del av personakten som förs digitalt (i Procapita) och pappersakten ska gallras vid samma tillfälle och gallringen dokumenteras. Om en anmälan/förhandsbedömning tillförs en redan existerande personakt där samtliga ärenden och insatser är avslutade sedan tidigare förlängs gallringsfristen för redan befintliga handlingar i akten. Personakter som ska gallras efter fem år avskiljs från övriga akter redan i samband med avställning för arkivering. Dessa akter förvaras av förvaltningen i avvaktan på gällande gallringsfrist löpt ut. Gallringen ska göras årligen och den ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten före avställning för arkivering. Gallring av handlingar med kortare gallringsfrist än 5 år ska genomföras kontinuerligt utan hänsyn till när ärendet avslutas. Bevarande i individens intresse Av rättssäkerhetsskäl och för att vissa personer ska ha möjlighet att söka reda på sitt sociala ursprung skall enligt 12 kap 2 § socialtjänstlagen följande handlingar bevaras under obegränsad tid: 9 www.uppvidinge.se handlingar som har kommit in eller upprättats i samband med utredning av faderskap handlingar som har kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption handlingar som har kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet Personakter rörande placerade barn är det endast ärenden som resulterat i en placering som ska bevaras. Bevarande för forskningens behov Förutom handlingar i ovanstående ärenden skall även vissa handlingar av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Det gäller handlingar i ärenden för personer som är födda den 5, 15 och 25 i varje månad. Detta krav gäller endast under förutsättning att personen är föremål för ärende inom socialtjänsten. Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Gallring Bevarande och gallring av handlingar i en personakt regleras i 21c och 21d §§ i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Om anteckning och andra uppgifter i en personakt tillhör en sådan sammanställning som avses i lagen (2001:455) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall uppgifterna gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten vid arkivering. Bevarande För att vissa personer skall ha möjlighet att söka reda på sitt sociala ursprung skall handlingar som kommit in eller upprättas i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet bevaras (21d § LSS). Av hänsyn till forskningens behov skall även handlingar i ärenden för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad undantas för gallring. Hantering av patientjournaler kommunal hälso‐ och sjukvård Den medicinskt ansvariga sjuksköterskan ansvarar för att informationen om riktlinjerna för dokumenthantering kommer till verksamhetschefer, sjuksköterskor och övrig berörd personals kännedom. Den patientansvarige sjuksköterskan 10 www.uppvidinge.se ansvarar för att handlingar av tillfällig eller uppenbart ringa betydelse rensas ur patientjournalen när ärendet är avslutat. Gallring och bevarande Patientjournaler ska gallras tio år efter sista anteckning enligt patientdatalagen. För forskningens behov undantas dock patientjournaler för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad. Gallring ska göras årligen och den ska vara avslutad senast kalenderåret efter att gallringsskyldigheten inträdde. Journalerna arkiveras på socialförvaltningen. Särskilda boendeformer med ramavtal I avtal som skrivs med entreprenörer inom särskilda boendeformer enligt 5 kap. 5‐7 §§ socialtjänstlagen ska det vara infört i avtalet att entreprenören ska vårda och bevara patientjournaler och personakter i enlighet med Uppvidinge kommuns regler. Vid dödsfall eller avslutat vårdtillfälle ska patientjournalen/personakten överlämnas till Uppvidinge kommun. 11 www.uppvidinge.se Handlingar Beskrivning: Socialnämnden sammanträder 9 ggr per år. Arbetsutskottet ca 11 ggr per år. Nämnden och arbetsutskottet beslutar i ärenden som handläggare inte har delegering för. Till nämndsadministration hör aktiviteter som har med nämnden att göra. Nämndssekreteraren ansvarar för att kallelser sammanställs och skickas ut. Protokoll skrivs sedan och diarieförs samt beslutsexpedieras. Kommunala Pensionärsrådet tillhör socialnämnden och nämndssekreteraren har samma ansvar som för resterande socialnämnd. Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Ansökningar om föreningsbidrag Nämndssekreterare Diarieakt Blankett för kontroll av utanordningslistor Underlag ansökningar om föreningsbidrag Diarieförda handlingar Administrativ chef Systematiskt i pärm Nämndssekreterare Diarieakt Nämndssekreterare Diarieakt Diarier och register till diarie Nämndssekreterare Diarieakt Avtal Nämndssekreterare Diarieakt Verksamhetsområde Förvaltningsövergripande Process Socialnämnden Fakturaspecifikation tolkförmedling Ansvarig chef Systematiskt i pärm Delegeringsbeslut Nämndssekreterare Diarieakt Systematiskt i pärm Kallelse till socialnämndens och arbetsutskottets sammanträde Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Meddelanden till Socialnämnden Nämndssekreterare Diarieakt Närvarolista och underlag för arvode Nämndssekreterare och reseersättning för förtroendevalda Systematiskt i pärm Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Gallras efter 3 år Gallras Efter 3 år Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Gallras efter 10 år Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Gallras efter 3 år 12 Protokoll från Socialnämnden Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Protokoll från Socialnämndens Samrådsdokument från kontaktpolitiker Nämndssekreterare Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Diarieakt Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Kopia på protokolls paragraf förvaras i diarieakt. Kopior på protokoll får gallras vid valfri tidpunkt. Kopia på protokolls paragraf förvaras i 13 arbetsutskott Protokoll från Kommunala pensionärsrådet Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Remisser/remissvar Nämndssekreterare Diarieakt Styrdokument, rutiner och planer antagna av Socialnämnden Nämndssekreterare Diarieakt Verksamhetsberättelse/årsberättelse Nämndssekreterare Diarieakt Verksamhetsuppföljning Nämndssekreterare Diarieakt Voteringslista Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Protokoll/möteanteckningar från förvaltningens ledningsgrupp Nämndssekreterare Diarieakt Anmälan om allvarligt missförhållande, lex Sarah, inkl. rapport, utredning och anmälan till IVO Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Utvecklingsledare Diarieakt efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Gallras efter 1 år Bevaras efter 3 år till kommunarkivet Bevaras efter 3 år till kommunarkivet diarieakt. Kopior på protokoll får gallras vid valfri tidpunkt. Kopior på protokoll får gallras vid valfri tidpunkt. Till exempel budget, planer, policys, riktlinjer m.m. Gäller samtliga avdelningar och enheter Till exempel verksamhetsstatistik, kvalitetsuppföljningar Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 14 Avvikelser Vård och omsorg: Vård och omsorg: Procapita Gallras efter 3 år HSL har särskilda gallringsregler, se under Områdeschef IFO och adm: Systematiskt Kommunal hälso- och sjukvård. IFO och adm: Ansvarig i pärm chef 15 Verksamhetsområde Administration Process Beskrivning: Inom enheten ligger ansvar för systemförvaltning och framtagande av statistisk. Vidare har enheten ansvar för fakturering och taxor och avgifter. Handlingar Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Vid årsskifte skickas alla blanketter till CRA för förvaring Anställningsblankett för registrering Kortutgivare, CRA i PA-system Autogiroanmälan Avgiftshandläggare Systematiskt i pärm Gallras efter 3 år Procapita/arkiv Avgiftsbeslut Avgiftshandläggare Procapita/arkiv Bevakningslista Avgiftshandläggare Systematiskt i pärm Debiteringslista Avgiftshandläggare Systematiskt i pärm Debiteringsunderlag Avgiftshandläggare Systematiskt i pärm Ekonomisk redogörelse Avgiftshandläggare Procapita/arkiv Fakturaspecifikation leasingbilar Administrativ chef Systematiskt i pärm Körrapport leasingbilar Administrativ chef Systematiskt i pärm Loggbok Avgiftshandläggare Systematiskt i pärm Underlag till statistik Statistik Loggkontroller Statistikansvarig Administrativ chef Systemansvarig Systematiskt i pärm Diarieakt Systematiskt i pärm Papperskvittens SIS- och reservkort Kortutgivare, CRA Systematiskt i pärm Rutiner, Lathundar interna för verksamhet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Verksamhetsansvarig chef Digitalförvaring Gallras vid inaktualitet Gallras efter 5 år Gallras efter 2 år Gallras efter 5 år Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 5 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Bevaras Gallras efter 10 år Certifikatets giltighetstid + 10 år Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 16 Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 17 Verksamhetsområde Vård och omsorg Process Äldreomsorg Handlingar Beskrivning: Enligt socialtjänstlagen skall socialnämnden verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro samt att de äldre får goda bostäder och ger dem som behöver det stöd och hjälp i hemmet och annan lättåtkomlig service. Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Personakter inom äldreomsorg Biståndshandläggare och områdeschef Dokumentation och handläggning i Procapita samt Pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning, Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Ansökningar från enskild om bistånd eller service (inklusive bilagor) Beslut och utredning om bistånd/insats Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Överklagande med bilagor Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Beslut/domar i förvaltningsdomstol Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Ansökan och beslut om god man, kontaktperson, ledsagare Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Ansökningar till institutioner om vård Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista Uppgifter/Handlingar i personakten i beslutsfasen Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 18 Överenskommelser Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Korrespondens av betydelse i ärendet Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Fullmakter Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Handlingar/uppgifter i personakten som uppstår i verkställigheten Dokumentation chef Områdeschef Procapita samt Pappersakt Genomförandesplaner Områdeschef Procapita samt Pappersakt Levnadsberättelser Områdeschef Procapita samt Pappersakt Nivåinledning Områdeschef Procapita samt Pappersakt Daganteckningar om omvårdnaden Områdeschef Procapita samt Pappersakt Signeringslista för hemtjänsten Områdeschef Pappersakt Korrespondens av betydelse Områdeschef Procapita samt Pappersakt Kvitton, samrådsavtal, kassablad och redovisningar av enskilda brukares privata medel Områdeschef Pappersakt anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning, 3 år vid dödsfall Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Övriga handlingar förutom personakter (ej av ekonomisk och 19 administrativ karaktär) Avvikelserapport Områdeschef Procapita samt Pappersakt Gallras 3 år Nyckelkvittenser, enligt SoL Områdeschef Systematiskt i pärm Gallras 2 år efter avslutat ärende Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 20 Verksamhetsområde Vård och omsorg Process Insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Beskrivning: Socialnämnden skall verka för att personer med funktionshinder såväl fysiska som psykiska skall kunna delta i samhällslivet och i övrigt leva ett liv som andra, de skall ges möjlighet till meningsfull sysselsättning och ett boende anpassat till den enskildes behov. Utöver de insatser som personer med funktionshinder kan få med stöd av socialtjänstlagen innehåller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) bestämmelser om insatser för stöd och service till personer med utvecklingsstörning och personer med stora varaktiga psykiska eller fysiska funktionshinder som inte beror på normalt åldrande. Handlingar Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Personakter inom LSSverksamheten som upprättas i samband med insats rörande boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar utanför familjehemmet Personakter inom LSSverksamheten, övriga LSS-handläggare Dokumentation och handläggning i Procapita samt Pappersakt Bevaras Till kommunakrivet 5 år efter sista anteckning LSS-handläggare Dokumentation och handläggning i Procapita samt Pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning, Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Forskningsmaterial till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Daganteckningar LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Utredningar LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Beslut LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Uppgifter/Handlingar i personakten Ansökningar om insatser enl. LSS (med bilagor) Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 21 Överklagande, med bilagor LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Korrespondens av betydelse i ärendet LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Korrespondens av tillfällig betydelse/rutinmässig karaktär LSS-handläggare/ Områdeschef Procapita samt Pappersakt Ansökningar om god man/förvaltare LSS-handläggare/ Områdeschef Pappersakt Domar/beslut i förvaltningsdomstol LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Handlingar från Försäkringskassan LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Handlingar rörande stödfamiljer (ex korrespondens, klagomål, ekonomiska handlingar) Genomförandeplan LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Områdeschef Procapita samt Pappersakt Levnadsberättelse Områdeschef Procapita samt Pappersakt Utlåtande om vuxenrehabilitering LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Utlåtande från läkare, kurator och psykolog LSS-handläggare Procapita samt Pappersakt Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Biståndshandläggare Procapita samt Pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 20 Kvitton, samrådsavtal, kassablad och redovisningar av enskilda brukares privata medel Områdeschef Pappersakt Daganteckningar om omvårdnaden Områdeschef Procapita samt Pappersakt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Gallras 10 år efter sista anteckning, 3 år vid dödsfall Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 21 Verksamhetsområde Vård och omsorg Process Riskfärdtjänst och färdtjänst Beskrivning: Ansökan kommer in antingen via ansökningsblankett eller telefonsamtal.Bedömningen görs enligt Lag om färdtjänst (1997:736) 7 och 9 §§.. Riksfärdtjänst; Ansökan inkommer via en ansökningsblankett. Bedömningen görs enligt Lagen om riksfärdtjänst (1997:735) 1§ om det är svårt att gör en bedömning kan uppgifter tas in från andra myndigheter efter medgivande från den enskilde. Den enskilde får antingen ett bifall eller ett avslag. Brev skickas ut med besked om vilket. Handlingar Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Ansökan/färdtjänst och riksfärdtjänst Läkarintyg Biståndshandläggare Personakt Biståndshandläggare Personakt Utredning Biståndshandläggare Procapita/personakt Beslut Biståndshandläggare Procapita/personakt Återkallelser av tillstånd Biståndshandläggare Procapita/personakt Register/förteckningar över färdtjänstberättigade Biståndshandläggare Procapita/personakt Gallras 5 år efter inaktualitet Gallras 5 år efter inaktualitet Gallras 5 år efter inaktualitet Gallras 5 år efter inaktualitet Gallras efter 2 år Gallras efter 5 år Anmärkning 22 Verksamhetsområde Kommunal hälso- och sjukvård Process Handlingar Beskrivning: Till kommunens verksamhet hör enligt 18 § hälso- och sjukvårdslagen att erbjuda en god hälso- och sjukvård åt äldre och funktionshindrade personer som är i behov av service och omvårdnad. Denna sjukvård kan ges i hem för vård och boende, i vanligt boende och i samband med dagverksamhet. Ansvarig för den medicinska omvårdnaden är medicinskt ansvarig sjuksköterska. Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Medicinskt ansvarig sjuksköterska Dokumentation och handläggning i Cambio Cosmica och pappersjournal Patientjournal och samtliga handlingar däri gallras 10 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic/Pappersjournal Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Sårvårdsjournal Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic/ Pappersjournal Laboratorielista Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic /Pappersjournal Ordinationshandling Patientansvarig sjuksköterska Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic /Pappersjournal Cambio Cosmic /Pappersjournal Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic /Pappersjournal Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Patientjournaler inom den kommunala hälso- och sjukvården Uppgifter/Handlingar i journalen: Omvårdnadsdokumentation Remissvar, kopia Remiss Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Original inom sjukvården Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning 23 Röntgensvar Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic /Pappersjournal Medicinsk journal, kopia Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic /Pappersjournal Medicinsk epikris, kopia Patientansvarig sjuksköterska Cambio Cosmic /Pappersjournal Förbrukningsjournal narkotika Patientansvarig sjuksköterska Systematiskt i pärm Meddelade om inskrivning Patientansvarig sjuksköterska Patientansvarig sjuksköterska Patientansvarig sjuksköterska Linken Patientansvarig sjuksköterska Patientansvarig sjuksköterska Patientansvarig sjuksköterska Patientansvarig sjuksköterska Patientansvarig sjuksköterska Linken Arbetsterapeut BaB for windows/Pappersjournal Medicinskt ansvarig sjuksköterska Procapita Kallelse till samordnad vårdplanering Samordnad vårdplan/rehab Meddelande om utskrivning Signeringslista läkemedel av olika slag Signeringslista läkemedel vid behov Signeringslista rehabiliteringsinsatser Arbetsplaner, samordnade vårdplaner, underskriven vårdplan Övriga handlingar förutom patientjournaler Ansökan och beslut om bostadsanpassning (underlag för utredning) Avvikelserapport HSL Cambio Coscmic/Pappersjournal Procapita/Pappersjournal Pappersjournal Pappersjournal Pappersjournal Pappersjournal Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Original inom sjukvården Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Original inom sjukvården Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Original inom sjukvården Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning 24 Anmälan om allvarlig skada eller sjukdom Medicinskt ansvarig sjuksköterska Systematiskt i pärm Interna utredningar Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska Hälso och sjukvårdchef Systematiskt i pärm Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år Systematiskt i pärm Gallras 10 år Systematiskt i pärm Gallras 3 år Papper Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska Områdeschef Systematiskt i pärm Gallras 2 år efter avslutat ärende Bevaras Diarieakt Bevaras Systematiskt i pärm Gallras efter 1 år Delegering Besiktning av hjälpmedel/sjukvårdsmaterial Nyckelkvittenser enligt HSL Inspektionsmeddelande Lex Maria anmälan Utkvittering av avliden Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå journalen Trycksaker som inte haft någon betydelse i journalen Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 10 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 25 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Stödinsatser mot vuxna, allmänt Handlingar Beskrivning: Här redovisas de handlingar som allmänt kan förekomma i en personakt inom verksamheten. Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Personakt stödinsatser riktade mot vuxna Socialsekreterare Procapita och pappersakt Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Gallras efter 5 år Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Aktualiseringar som inte gett upphov Socialsekreterare till ärende Systematiskt i pärm Anmälningar som tillhör eller ger upphov till ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ansökningar med eventuella bilagor Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Utredningar i enskilt ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslut i enskilt ärende om insats Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslutsunderlag Socialsekreterare Procapita och pappersakt Överklaganden, med bilagor Socialsekreterare Procapita och pappersakt Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år 26 efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Beslut /domar i förvaltningsdomstol Socialsekreterare Procapita och pappersakt Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m Behandlingskort, servicekort Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex.behandlingsplaner, vårdplaner, arbetsplaner Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Ansökningar till institutioner om vård Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras vid inaktualitet Socialsekreterare Procapita och pappersakt Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner (utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande Överenskommelser Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras efter 2 år Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Korrespondens av betydelse i ärendet Socialsekreterare Procapita och pappersakt Korrespondens av tillfällig betydelse/rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Registerkontroller som endast haft Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 27 tillfällig betydelse Fullmakter Socialsekreterare Procapita och pappersakt Avtal om handhavande av annans medel Socialsekreterare Procapita och pappersakt Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Underrrättelser från kronofogdemyndigheten om avhysning Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Droganalyser Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Original hos fastighetsbolag Om det inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 28 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Vård av missbrukare enligt LVM Beskrivning: Socialtjänsten handlägger ärenden enligt lagen om vård av missbrukare. Enligt denna lag har myndigheter som i sin verksamhet Regelbundet kommer i kontakt med missbrukare anmälningsplikt. Socialnämnden inleder en utredning när den genom anmälan fått kännedom om att det kan finnas skäl att bereda någon tvångsvård. Beslut om omedelbart omhändertagande i brådskande fall, eller beslut av socialnämnden underställs förvaltningsrätten. Handlingar Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning LVM ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor Anmälningar från polis etc. Socialsekreterare Procapita och pappersakt Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslut i enskilt ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslutsunderlag Socialsekreterare Procapita och pappersakt Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt (LVM) Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Uppgifter/Handlingar i akten: Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 29 Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Dokumentation av planering, t.ex. behandlingsplaner Socialsekreterare Procapita och pappersakt Korrespondens av betydelse i ärendet Socialsekreterare Procapita och pappersakt Korrespondens av tillfällig betydelse/rutinmässig karaktär Droganalyser Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Yttrande till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Socialsekreterare Procapita och pappersakt Yttrande i vapenärenden Socialsekreterare Procapita och pappersakt Begäran om handräckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Efterlysningar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Yttrande till andra myndigheter: Yttrande i körkortsärenden Handlingar inkomna från andra myndigheter Meddelande om förundersökning Förundersökningsprotokoll Meddelanden om att åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Förvaras i eget omslag i personakten Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras/bevaras enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 30 Handlingar rörande rättshjälp Domar Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 31 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Ekonomiskt bistånd Handlingar Beskrivning: Den som enligt socialtjänstlagen inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sett har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning och för sin livsföring i övrigt. Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Personakter för försörjning Och Personakter för livsföring i övrigt Socialsekreterare Pappersakt och procapita Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Utredningar i enskilt ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslut i enskilt ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslutsunderlag Socialsekreterare Procapita och pappersakt Överklagande, med bilagor Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Uppgifter/Handlingar i personakten: Ansökningar från enskild om bistånd Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 32 Beslut/domar i förvaltningsdomstol Socialsekreterare Procapita och pappersakt Återkravhandlingar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Dokumentation av överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner Bilagor till ansökan som underlag för beräkning, t ex uppgifter för arbetsresor, kopior av hyresavi, hemförsäkring, lönespec, inbetalningar till akassa/fackföreningsavgift Läkarintyg Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Redovisning av skulder Socialsekreterare Procapita och pappersakt Redovisning av barns tillgångar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Meddelande från elbolag, kronofogdemyndighet, m.fl. (hyresskulder, uppsägning avhysning etc.) Kallelser (till möte med handläggare m.fl.) Korrespondens av betydelse i ärendet Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Korrespondens av tillfällig betydelse/rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 2 år Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 33 Registerkontroller som endast haft tillfällig betydelse Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 34 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Familjehem, kontaktpersoner/familjer Handlingar Beskrivning: Familjehem kallas den familj som tar emot ett eller flera barn i sitt hem på uppdrag av socialnämnden. Kontaktpersoner/-familjer utses av socialnämnden med uppgift att hjälpa enskild och dess närmaste i enskilda angelägenheter. Kontaktpersonens/-familjens lämplighet bedöms efter en utredning. De ekonomiska handlingarna rörande familjehemmet skall gallras efter 10 år. För bevaring eller gallring gäller 12 kap. 1-2 §§ socialtjänstlagen Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Personakt för familjehem Socialsekreterare Procapita och pappersakt Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Uppgifter/Handlingar i akten Ansökan om att bli familjehem Socialsekreterare Procapita och pappersakt Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Utredning familjehem, kontaktfamilj/-person Socialsekreterare Procapita och pappersakt Intervjuunderlag från familjehemmet Socialsekreterare Papper Beslut om vård/medgivande Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslut om placering Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras efter gjord sammanfattning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 35 Avtal om ersättning efter vårdnadsöverflytt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Avtal, t.ex. med kontaktpersoner Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ansvarsförbindelser Socialsekreterare Procapita och pappersakt Anmälan mot familjehem, utredning och beslut Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ekonomiska uppgifter om familjehemsersättning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 10 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 36 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Placerade barn Beskrivning: Det är socialtjänstens skyldighet att utreda om barn och ungdomar behöver insatser från socialtjänsten. En utredning skall genast inledas med anledning av ansökan av enskild eller anmälan av till exempel myndighet. I svåra fall då till exempel en förälder motsätter sig en placering som Socialtjänsten ansöka hos Förvaltningsrätten om vård utanför det egna hemmet med stöd av lagen om vård av unga (LVU) För bevaring eller gallring gäller 12 kap. 2 §§ socialtjänstlagen Handlingar Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Personakter för placerade barn Socialsekreterare Procapita och pappersakt Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med placerade barn skall bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Uppgifter/Handlingar i personakten: Anmälningar från skola, polis etc. Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Socialsekreterare Socialsekreterare Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Bevaras Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Om de lett till placering Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Socialsekreterare Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Bevaras Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras när barnet fyllt 18 år Ärendeblad, journalblad Utredningar om lämpligt familjehem, kontaktfamilj/-person för barnet Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Beslut Beslutsunderlag för placering Överklagande Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Avtal med föräldrar Avtal med familjehem, kontaktfamilj/person Avtal om förordnade av vårdnadshavare i annan kommun och försörjningsansvar 37 Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt), med bilagor Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Korrespondens av betydelse i ärendet Korrespondens av tillfällig/rutinmässig karaktär Anmälningar från polis, skola etc. Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) med bilagor Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Yttrande enligt lagen om unga lagöverträdare (LUL) Domar Ansvarförbindelser Meddelanden från institution om utskrivning Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Socialsekreterare Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Gallras vid inaktualitet Bevaras Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Socialsekreterare Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Bevaras Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Bevaras Bevaras Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 38 Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 39 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Insatser rörande barn och unga Handlingar Beskrivning: Socialtjänsten skall verka för att barn och ungdomar växer upp under trygga och goda förhållanden. Det är socialtjänstens skyldighet att utreda om barn och ungdomar behöver insatser från socialtjänsten. För bevaring eller gallring gäller 12 kap. 1-2 §§ socialtjänstlagen Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Personakter rörande insatser barn och ungdomar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Personakten och Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år samtliga efter sista anteckning handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Gallras efter 5 år Aktualiseringar som inte gett upphov Socialsekreterare till ärende Systematiskt i pärm Anmälningar som hör till eller ger upphov till ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ansökningar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Utredningar i enskilt ärende Socialsekreterare Procapita och pappersakt Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Beslut i enskilt ärende om insats Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Beslutsunderlag Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Anmärkning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 40 Överklaganden Socialsekreterare Procapita och pappersakt Kallelser till möte med handläggare m.m. Korrespondens av betydelse i ärendet Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Korrespondens av tillfällig/rutinmässig karaktär Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Socialsekreterare Procapita och pappersakt Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Socialsekreterare Procapita och pappersakt Yttrande enligt lagen om unga lagöverträdare (LUL) Socialsekreterare Procapita och pappersakt Domar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 41 Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 42 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Familjerätt Handlingar Beskrivning: Familjerätten handlägger ärenden som ålagts socialnämnden enligt socialtjänstlagen, föräldrabalken, namnlagen, ärvdabalken och begravningslagen. Det är ärenden som rör faderskaps- och föräldraskapsutredning, adoptioner, vårdnad, boende och umgänge samt dödsboanmälningar och ekonomiskt bistånd till begravningskostnader. Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Adoptionsutredningar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Ansökningar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Utredningar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Beslut Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Handlingar rörande barnets ursprung Korrespondens av betydelse i ärendet Protokollsutdrag Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Uppföljningsrapporter Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Avtal om vårdnad, boende och umgänge Socialsekreterare Procapita och pappersakt Avtal Socialsekreterare Procapita och pappersakt Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning 43 Pappersakt Gallras 5 år Administrativ handläggare Administrativ handläggare Socialsekreterare Pappersakt Gallras 5 år Pappersakt Gallras 5 år Procapita och pappersakt Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Ärendeblad, journalblad Socialsekreterare Procapita och pappersakt Dödsboanmälan Socialsekreterare Procapita och pappersakt Faderskapsutredningar Anmälan om faderskap Socialsekreterare Socialsekreterare/ administrativ handläggare Socialsekreterare/ administrativ handläggare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Gallras 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning Bevaras Bevaras Procapita och pappersakt Bevaras Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Procapita och pappersakt Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning I fall när faderskaps presumtion gäller Socialsekreterare Procapita och pappersakt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Samtliga ärenden gallras efter 5 år Samtliga ärenden gallras efter 5 år Dödsboanmälning (inges till tingsrätten) Dödsboanmälan Journalblad Ekonomiskt bistånd till begravningar Erkännande av faderskap Ärendeblad, journalblad Protokollsutdrag Domstolshandlingar Stämningar DNA-analyser Korrespondens av betydelse Faderskapsutredningar, ej fullföljda (föranmälda) Faderskapsutredningar vid biträde åt annan kommun Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Originalhandlingar från utredning skickas till uppdragsgivande kommun, här endast kopior 44 Faderskapsutredningar, underrättelser om inom äktenskapet i utlandet födda barn Förfrågningar från Tingsrätten där upplysningar lämnas Förfrågningar från Tingsrätten där upplysningar inte lämnas Namnärenden (på begäran av tingsrätten) Ansökan från tingsrätten Pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Utredningar Socialsekreterare Procapita och pappersakt Tidiga samtal (hjälp med vårdnad, boende, umgänge) Tingsrättsamtal (hjälp med vård, umgänge och boende, redovisningsskyldighet till Tingrätten) Utredningar om vårdnad, boende och umgänge (på uppdrag av Tingsrätten) Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Socialsekreterare Procapita och pappersakt Äktenskapsdispenser Socialsekreterare Procapita och pappersakt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse etc. har färdigställts Gallras när faderskapet registerats av Skatteverket Gallras efter 2 år Gallras efter 6 månader Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 1 år Gallras efter 3 år Gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5,15, 25 undantas från gallring för forskning Gallras efter 3 år Undantag födda 5,15,25 till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 45 Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 46 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Beskrivning: Enligt alkohollagen (2010:1622) har kommunen ansvaret för att utreda och besluta om tillstånd för alkolholservering. Verksamheten består i att med stöd av alkohollagen besluta i ärenden om serveringstillstånd och att utöva tillsyn av hur beviljade tillstånd efterlevs. Serveringstillstånd kan meddelas till allmänheten eller slutna sällskap och tillstånden kan avse servering året runt eller årligen under en viss tidsperiod. Handlingar Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmälan om ändrade ägarförhållande Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Anmälan om utsedda serveringsansvariga personer Ansökan om stadigvarande serveringstillstånd Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Diarieakt och Systematiskt i pärm Ansökan om tillfälligt serveringstillstånd Beslut i ärende om stadigvarande serveringstillstånd Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Beslut om tillfälligt serveringstillstånd Beslut i ärende om varning och sanktioner Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Domar Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Egentillsynsprogram Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Minneanteckningar /PM från Polisen Nämndssekreterare Diarieakt eller systematiskt i pärm Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Gallras vid inaktualitet Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Gallras efter 5 år Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Gallras efter 5 år Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Gallras vid inaktualitet Gallras efter 2 år Nämndssekreterare Anmärkning När tillståndet har gått ut När verksamheten har upphört Handlingar som tillföres tillsynsutredning, se under tillsynutredning 47 Restaurangrapporter Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Gallras efter 10 år Gallras efter 5 år Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Tillsynrapporter Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Tjänstskrivelse/förslag till beslut i ärende om stadigvarande tillstånd, tillsynsärende rörande återkallelser, varning och sanktioner av serveringstillstånd Tillståndsbevis stadigvarande tillstånd Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd, yttrande från andra myndigheter, ekonomiska räkenskaper och kontrakt Underlag för beslut om tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten och till slutna sällskap. Ärenden där sökande återtagit ansökan Överklagande Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Gallras efter 5 år Nämndssekreterare Systematiskt i pärm Nämndssekreterare Diarieakt och Systematiskt i pärm Gallras efter 5 år Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Sparas i ärenden som lett till villkor, varning eller återkallelse Bevara Efter 3 år till kommunarkivet Bevara Efter 3 år till kommunarkivet 48 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Budget- och skuld och konsumentrådgivning Handlingar Beskrivning: Budgetrådgivningen bistår med avgiftsfri information om hushållsekonomi, uppläggning av hushållsbudget och kalkyler, råd om hushållets krediter och lån samt information om skuldsaneringslagen med råd och anvisningar i aktuella fall. Enligt skuldsaneringslagen ska kommunen inom ramen för socialtjänsten lämna råd och anvisningar till skuldsatta personer. Dokumentationen samlas i personakter, akterna ska hållas skilda från socialtjänstens övriga personakter. Förvaras i värdeskåp hos budget- och skuldrådgivare. Ansvarig Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Ärenden rörande budgetrådgivning Ärendeblad/Journalblad Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsument Budgetoch skuldrådgivning Boss och pappersakt Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 3 år Konsument Budgetoch skuldrådgivning Boss och pappersakt Gallras efter 5 år Konsument Budgetoch skuldrådgivning Boss och pappersakt Gallras efter 5 år Konsument Budgetoch skuldrådgivning Papper Gallras efter 1 år Minneanteckningar Skuldöversikter och kalkyler Förslag till hushållsbudget Underlag från långivare Korrespondens av betydelse i ärendet Överenskommelser med fordringsägare Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen, (handlingar som ovan) Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsaneringslagen (handlar som ovan samt nedanstående) Kopior av ansökan till och beslut från Kronofogdemyndigheten samt tingsrättsbeslut Bokningslistor Boss och pappersakt Boss och pappersakt Boss och pappersakt Boss och pappersakt Boss och pappersakt Boss och pappersakt Boss och pappersakt Boss och pappersakt Anmärkning 49 Omprövning Boss och pappersakt Gallras efter 5 år Konsument Skuld- och Boss och pappersakt budgetrådgivare Gallras efter 1 år Konsument Budgetoch skuldrådgivning Konsumentrådgivning Reklamationsärenden, enskilda konsumenter 50 Verksamhetsområde Individ och familjeomsorg Process Övriga handlingar Handlingar Beskrivning: Ansvarig Anmälningar enligt 14 kap SoL Gruppledare som inte tillhör ärenden och inte ger upphov till ärende (polisrapporter, ”LOB:ar”, meddelanden om avhysning, hyresskuld m.m.) Förekomstförfrågan från Gruppledare kriminalvården, polisen, överförmyndare, annan kommun etc. Dom/underrättelse från domstol som Gruppledare ej medför någon åtgärd Registrering/Förvaring Bevara/Gallra Anmärkning Systematiskt i pärm Gallras efter 2 år Om det angår eller föranleder ärende, till personakten Systematiskt i pärm Gallras efter 2 år Systematiskt i pärm Gallras efter 1 år 51 Uppvidinge KOMMUN 2014-02-18 Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 Sammanfattning Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen 2014, ger en övergripande information om hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet bedrivits under året. Bakgrund Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) ska vårdgivaren senast den l mars vruje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det ska framgå l. hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, 2. vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten, och 3. vilka resultat som har uppnåtts. Så länge det går att utläsa de uppgifter som anges i Patientsäkerhetslagen och i SOSFS 2011:9 finns det inget hinder för en vårdgivare att upprätta sin kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse i ett och samrna dokument. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen ska hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den. Beslutsunderlag Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 Förslag till beslut Nämnden föreslås godkänna informationen Beslutsexpediering Marie Bennesved Utvecklingsledare Lena Bodin Medicinskt ansvarig sjuksköterska www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Uppvidinge Datum 2015-01-22 Sida l (26) Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 Socialförvaltningen Socialfön,altningen Box 43, 36073 Lenhavda Besök: storgalan 29 Tfn: 0474-47 000 www.uppvidinge.se Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 5 Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet 6 struktur för uppföljning/utvärdering 7 Riskanalys 7 Uppföljning genom egenkontroll 7 Utredning av avvikelser 8 Hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbete har bedrivits 11 Samverkan för att förebygga vårdskador och missförhållande 19 Kompetens 24 Övergripande mål och strategier for kommande år 24 2 Sammanfattning Den l mars vatje år ska vårdgivaren upprätta en patientsäkerhetsberättelse enligt 3 kap l O § patientsäkerhetslagen (PSL). Enligt fårfattningen om ledningssystem (SOSFS 2011 :9) bör verksamheten upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse. Dessa två berättelser kan skrivas i ett och samma dokument, vilket socialnämnden i år har valt att göra. Kvalitetsregister Regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har gjort en överenskommelse om "Sammanhållen vård och omsorg om de mest sjuka äldre". Överenskommelsen pågick till och med 30 september 2014. Totalt beräknas satsningen under mandatperioden till4,3 miljarder kronor. Senior Alert Att arbeta för att förebygga fall, undernäring, trycksår och dålig munhälsa är viktigt. Målet var att 90 %av personer över 65år i särskilt boende skulle få en riskbedömning utförd och åtgärder mot eventuella problem, minst en gång/år eller vid behov. I Uppvidinge blev resultatet 91 %. Under året har 219 undersökningar gjorts av äldre personers munhälsa, varav 214 med det vetenskapliga instrumentet ROAG, (Revised Oral Assessment Guide). Vård i livets slut God kvalitet i vård och omsorg den sista tiden i livet och ett värdigt slut utgör ett av de nationella målen för vård och omsorg. Att registrera den vård som ges i livets slut i Svenska Palliativregistret gör det möjligt att jobba på ett strukturerat sätt får att fårbättra vården. Målet att registrera minst 70 % av hemsjukvårdspatienterna som avlidit i kommunen uppfylldes. Resultat 85%, en ökning med 4%. Ett annat mål var att utifrån 4 indikatorer, fårbättra vården med 5 %. Resultatet blev 6,8%. Mer om de 4 indikatorerna under kapitlet "Hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits". BPSD - Beteendemässiga Psykiska Symtom vid Demens 90 % av alla personer med demenssjukdom får någon gång problem med beteendemässiga och psykiska symptom vid demens, BPSD. Ett personcentrerat förhållningssätt innebär att i vmje enskilt fall åtgärda orsakerna eller de utlösande faktorerna till symptomen. 26st bedömningar gjordes av personer med demenssjukdom, enligt speciellt framtagen metodik. Fallprevention Enligt Socialstyrelsen faller var tredje person som är 65 år eller äldre och bor i eget boende, minst en gång per år. I särskilda boenden får äldre är frekvensen den dubbla, och även på sjukhus inträffar många fallolyckor. Ungefår l Oprocent av fallolyckorna resulterar enligt svensk statistik i en allvarlig skada och 1-2 procent i en höftfraktur. I Uppvidinge kommun fortsätter trenden med fler äldre som faller. Det totala antalet fall ökar från 742st till 824st. Lårbensfrakturer under 2014 har minskat till3stjämfört med 2013, då det var 4st som drabbades. Antal små frakturer har minskat från 6st till 5st. Läkemedelsavvikelser Totalt antalläkemedelsavvikelser är 2014,237 st. Det är en ökning i jämförelse med 2013, då vi hade 174 st. Övriga avvikelser inom vård och omsorg Kommunikation, medicintekniska produkter ej utfårda ordinationer från distriktsrehab, sociala avvikelser, trygghetslarm är ytterligare avvikelser som rapporteras regelbundet. 3 Kommunikation externt kan innebära att en vårdplanering/hemgång från sjukhuset inte har fungerat på ett patientsäkert sätt. En social avvikelse kan var en beviljad insats som inte är utförd. Klagomål och synpunkter Under året har 23st klagomål/synpunkter kommit in. Av dessa är det 6st som har gett positiv kritik till förvaltningen. Lex Sarah och Lex Maria Under 2014 har 3st rapporter om missförhållande inkommit. Ingen av dessa har bedömts som allvarliga och har därfår inte anmälts till NO. Ytterligare en rapport om missfårhållande har inkommit gällande HVB hemmet Duvan. Denna har anmälts till NO som allvarligt missförhållande. Under 2014 har en anmälan enligt Lex Maria gjorts. Vårdhygien Att hålla en hög kvalite på vårdhygienen är viktigt får att skydda sina vårdtagare från vårdrelaterade infektioner och på så sätt lägga en bit i pusslet för en bra livskvalite. En viktig tillgång är Vårdhygien på CLV, som kostnadsfritt ger råd och stöd vid utbrott av infektioner, hygienkunskap och att ge synpunkter vid ombyggnationer. 2014 inträffade 4 utbrott med magsjuka. Synpunkter har även i år inhämtats i samband med orobyggnationen av Olofsgården i Åseda. Dokumentation Dokumentation för hälso- och sjukvård sker i Cambio Cosmic är under utveckling hela tiden. Länsövergripande grupper träffas regelbundet för att fårbättra dokumentationen. Under 2014 har sjuksköterskorna i hemsjukvården påbötjat arbetet med att skriva vårdplaner i Cambio Cosmic. Detta kommer att fortsätta 2015. Hemsjukvården har också helt gått över till att sicriva in sina uppdrag i "tidboken" som är en digital almanacka. Detta gör det lättare att samarbeta över områdesgränserna. Inkontinens 2014 har två sjuksköterskor haft ett speciellt uppdrag inom inkontinens. Uppdraget är att delta i länsövergripande träffar, ha sypunkter vid upphandlingar m.m. I länet pågår ett arbete med att uppdatera vårdprogrammet för urininkontinens. Detta ska vara klart 2015. Övergripande mål och strategier 2015-01-01 träder Patientlagen, (2014:821) i kraft. Lagen syftar till att inom hälso- och sjukvårdsverksamhet stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) kommer att finnas kvar, men mycket av innehållet är flyttat till patientlagen. Hälso- och sjukvården skall bedrivas så att den uppfyller kraven på en god vård. Detta innebär att den skall vara av särskilt god kvalitet med en god hygienisk standard och tillgodose patientens behov av trygghet i vården och behandlingen, vara lätt tillgänglig, bygga på respekt får patientens självbestämmande och integritet, främja goda kontakter mellan patient och hälso- och sjukvårdspersonal, tillgodose patientens behov av kontinuitet och säkerhet i vården 4 I Socialtjänstlagen, SoL, (200 l :453) l kap l§ står att verksamheten ska byggas på respekt för människors självbestämmanderätt och integritet. I 3 kap 3 § står att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförandet av uppgifterna ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (2009:596) I lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS (1993:387) står att verksamheten ska vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter. Verksamheten skall vara grundad på respekt for den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. För verksamheten skall det finnas den personal som behövs for att ett gott stöd och en god service och omvårdnad skall kunna ges. Lag (2005:125) Uppvidinge kommuns gemensamma värdegrund En gemensam värdegrund för kommunen är framtagen och beslutad i kommunfullmäktige 2013. Det finns tre ledord som ska genomsyra kommunens verksamheter och dessa är tolerans, kreativitet och mod. Värdegrund inom äldreomsorgen 2011 infördes en värdegrund i socialtjänstlagen (5 kap 4§) som innebär att socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. För att arbeta utifrån detta har fyra omvårdnadspersonal genomgått utbildning under 2013, med stöd av stimulansmedel, till att bli kommunens värdegrundsombud. De har under 2014 arbetat med att implementera värdegrunden inom äldreomsorgen. De har bland annat tillsammans med områdeschefer haft diskussioner i blandade grupper där omvårdnadspersonal, sjuksköterskor och personal från rehab samt biståndshandläggare har deltagit. Lokala värdighetsgarantier inom äldreomsorgen Socialnämnden har beslutat om tre lokala värdighetsgarantier som ska gälla inom äldreomsorgen i kommunen. En värdighetsgaranti är något utöver det som den enskilde har rätt till enligt socialtjänstlagen. De lokala värdighetsgarantier som gäller är: • Alla personer inom äldreomsorgen med insatser enlig SoL (socialtjänstlagen) har en utsedd kontaktman • Då ett planerat besök inom äldreomsorgen blir forsenat med 30 minuter eller mer, blir den enskilde kontaktad • Personal som arbetar inom äldreomsorgen bär en textad namnskylt synligt Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Ledningssystem enligt (SOSFS 2011 :9) omfattar de verksamheter som bedrivs utifrån socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade i Uppvidinge kommun. (inom socialnämndens ansvarsområde.) 5 Syfte Ledningssystemets syfte är att det ska användas får att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och fårbättra verksamheten. Systematiskt förbättringsarbete Det systematiska förbättringsarbetet består av - Riskanalyser - Egenkontroll - Utredning av avvikelser -Förbättrande åtgärder -Förbättring av processer och rutiner Att arbeta systematiskt med riskanalyser, egenkontroller, verksamhetens resultat, utredning av klagomål och synpunkter mm ligger till grund får det systematiska kvalitetsarbetet. Socialnämnden ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra kvalitet i verksamheten. Systemet ska vara lättillgängligt får medarbetarna och ett stöd i det dagliga arbetet samt motivera till att utveckla verksamhetens kvalitet. Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet För att kvalitetsarbetet ska bedrivas systematiskt ska det finnas en angiven fårdelning av ansvar och befogenheter. I socialnämndens delegationsordning finns överordnade beslut som rör delegation. All personal har ett ansvar för att känna till och aktivt arbeta utifrån kommunens gemensamma värdegrund och socialnämndens uppsatta mål. All personal har ett eget ansvar får att utföra sitt arbete med god kvalitet. I varje möte med den enskilde och medborgare synliggörs och avgörs kvaliteten. Socialnämnden ansvarar får att det finns ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. I ledningssystemet anges hur uppgifterna som ingår i det arbetet är fårdelade i verksamheterna. Ansvaret för arbetsuppgifter utifrån ledningssystemet följer den befintliga fårdelningen av ansvar och befogenheter inom organisationen. Grunden för den fårdelningen är att ansvar och befogenheter får kvalitet, ekonomi, personal och arbetsmiljö hålls samman. Ansvaret får att arbeta enligt ledningssystemet ingår i chefsansvaret men alla medarbetare ska vara delaktiga i kvalitetsarbetet och på enhetsnivå ska arbetsplatsträffarna vara ett forum för kvalitetsfrågor. Patientsäkerhetsarbetet leds av medicinskt ansvarig sjuksköterska. Socialchef ansvarar får att avsikten med kvalitetsutvecklingen omsätts i praktisk handling. Socialchef har också verksamhetsansvaret enligt HSL. Avdelningschef/områdeschef är ansvarig får kvalitetsuppfåljning, kvalitetsutveckling, att involvera medarbetare i kvalitetsarbetet samt att ge information om resultatet till medarbetare inom sitt verksamhetsområde. Ansvaret får att bedriva systematiskt kvalitetsarbete fårutsätter även befogenheter får att vidta åtgärder. Samtliga chefer har till uppgift att arbeta med de kvalitetsfrågor som finns inom respektive ansvarsnivå. 6 stödresurser i det systematiska kvalitetsarbetet är bland andra ekonom, socialförvaltningens utvecklingsledare och administrativa enhet. Utförare enligt LOV (lagen om valfrihet) är ansvariga för kvalitetsuppfåljning, kvalitetsutveckling, att involvera medarbetare i kvalitetsarbetet samt att ge information om resultatet till sina medarbetare inom sitt verksamhetsområde. Utfårare enligt LOV är ansvariga för att informera socialnämnden i Uppvidinge kommun om det systematiska kvalitetsarbetet. De har ansvar får att ett kvalitetsledningssystem finns för sin verksamhet enligt förfrågningsunderlaget struktur för uppföljning/utvärdering På grundval av resultaten från riskanalys, egenkontroll och utredning av synpunkter och klagomål samt avvikelser ska de åtgärder vidtas som krävs får att säkra verksamhetens kvalitet. Detta kan innebära att processerna och rutinerna omarbetas. Regelbunden uppföljning ska genomföras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra kvaliteten. Händelsen som kommer verksamheten till känna ska utredas/analyseras. Beroende på vad verksamheten kommer fram till i sin utredning/analys ska det ske någon form av åtgärd får att slutligen följas upp inom rimlig tid. Vad som är rimligt är beroende på händelse och åtgärd. Viktigt är dock att det sker någon form av dokumentation som sedan kan vara underlag till den årliga kvalitetsrappotien. Riskanalys Riskanalyser innebär att arbeta förebyggande. Analyser ska göras får att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter och beslut. Riskanalys innebär att sannolikheten får att en händelse ska inträffa uppskattas samt att en bedömning görs av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Riskanalyser ska genomföras fortlöpande. Det bör ske innan fårändringar av en verksamhet eller infår förändringar av personalens sammansättning och innan nya arbetssätt eller metoder bötjar användas. En matris får risk- och händelseanalys har tagits fram och används vid avvikelser och riskanalyser, för att bedöma hur stor sannorlikheten är att en händelse ska inträffa och hur allvarliga konsekvenserna skulle kunna bli. En riskanalys har bland annat gjmis inför den omorganisation av nattbemanning som genomfördes under hösten. Utvärdering kommer att ske under våren 2015. Uppföljning genom egenkontroll Egenkontroll innebär en systematisk uppfåljning och utvärdering av den egna verksamhetens resultat. Det innebär också att kontrollera att verksamheten bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Egenkontroller ska ske i den frekvens och omfattning som krävs får att den som bedriver verksamheten ska kunna säkra kvaliteten. Det har skett b la genom jämfårelse av verksamhetens resultat med: -Nationella och regionala kvalitetsregister ex Senior Alert och Palliativregistret - Öppnajämfårelser - nuvarande resultat i fårhållande till tidigare resultat. - Loggkontroller 7 -Interna/externa kontroller av medicintekniska produkter. - Kontroll av avvikelsehantering Socialnämnden får återkommande information från respektive avdelning genom tertialrapporter och verksamhetsberättelser. Öppna jämförelser I öppna jämförelser mäts hur kommunen ligger till jämfört med alla andra kommuner i Sverige. Det finns öppna jämförelser för samtliga avdelningar inom socialförvaltningen. Någon rapport från SKL "öppna jämförelser" när det gäller äldre, har ännu inte presenterats för 2014. Loggkontroller Loggkontroller i dokumentationssystem, utfors av loggadministratör varje månad enligt gällande rutin. Loggen kontrolleras av närmaste chef och signeras om inga anmärkningar har hittats. Om avvikelser upptäcks vidtas åtgärder enligt särskild rutin som görs känd får all personal i samband med att personen får sin behörighet. Loggkontrollerna arkiveras hos loggadministratören enligt dokumenthanteringsplanen. Under 2014 har inga anmärkningar rapporterats Kontroll av avvikelsehantering Under våren reviderades rutinen får avvikelsehantering och ett förbättrat arbetssätt med händelseanalys påbö1jades. Kontroll på l Ost slumpmässigt utvalda avvikelser inom vård och omsorg samt hälso- och sjukvården har genomforts efter sommaren. Det som kan ses vid kontrollen är att arbetet med händelseanalyser är påbörjat, att analysteam har kommit igång på vissa områden men att ett fmisatt ihärdigt arbete behöver ske. Under 2015 planeras får 2st kontroller på avvikelsehanteringen inom samtliga avdelningar inom förvaltningen. Egenkontroll av reservrutin för uppkoppling i Gambio Cosmic Om kommunens nätverk skulle ligga nere, finns möjlighet att komma åt Cambio Cosmic via en s.k. RSA-dosa och ettmobilt nätverk på 3st datorer i kommunen. Denna reservrutin kontrolleras varje månad av sjuksköterska i hemsjukvården. sjuksköterskorna ska turas om att göra kontrollen. Meddelande om att kontrollen är gjord, skickas till administratör. Interna/externa kontroller av medicintekniska produkter Externa kontroller av utrustning får att kontrollera blodsockernivå hos diabetiker görs 4 gånger per år. Vid avvikelser finns möjlighet att omkontrollera den/de apparater som visat avvikande värden. Utvärdering: Dessa kontroller är utförda och godkända värden är noterade. Utredning av avvikelser Rapporteringsskyldighet All personal inom socialförvaltningen som upptäcker en händelse eller omständighet där den enskilde skadats eller varit utsatt får risk får skada, är skyldiga att rapportera det inträffade. Likaså om en risk får missfårhållande upptäcks eller har skett, är personal skyldig att rapportera detta. 8 Avvikelser Att en avvikelse inträffar är alltid något negativt men som en del i det systematiska förbättringsarbetet är en rapport något positivt. Genom upptäckten av en avvikelse säkerställs dels att den kan åtgärdas dels att verksamheten får en möjlighet att se över sin styrning och därigenom kan förhindra att liknande avvikelser återupprepas. Det leder till en lärande organisation. Händelser som kommer verksamheten till känna ska utredas/analyseras. Beroende på vad verksamheten kommer fram till i sin utredning/analys ska det ske någon form av åtgärd får att slutligen följas upp inom rimlig tid. Vad som är rimligt är beroende på händelse och åtgärd. Vikten är dock att det sker någon form av dokumentation. Denna kan sedan vara ett underlag till den årliga kvalitetsrapporten. Klagomål och synpunkter Verksamheten ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter enligt den rutin som finns. Klagomål och synpunkter kan komma från: -Vård- och omsorgstagare och deras närstående -Personal -Verksamheter som bedrivs enligt SoL, LSS och HSL - Myndigheter, föreningar och andra organisationer och intressenter Med klagomål avses att någon klagar på att verksamheten inte uppnår kvalitet. Med synpunkt avses övrigt som framför allt berör verksamhetens kvalitet som t.ex. förslag på förbättringar. Utredningen av inkomna klagomål och synpunkter ska ta ställning till om det förekommit någon avvikelse, att verksamheten inte når upp till de krav och mål som gäller enligt lagar och föreskrifter Rapportering Rapportering av avvikelser görs av samtliga avdelningar inom socialförvaltningen. Rappmien lämnas till ansvarig chef eller gruppledare. Vid allvarliga händelser som rör patientsäkerhet, sker rapportering även till MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska). Missförhållande eller risk för missförhållande rappmieras på avsedd blankett. Händelsebeskrivning Rapporten ska innehålla bakgrundsuppgifter t.ex. namn på person, tid och plats. Därutöver ska rappmien beskriva händelsefårloppet så att en händelseanalys kan ge svar på: • vad har hänt • vilka omedelbara åtgärder som har vidtagits • konsekvens • trolig orsak till händelsen • möjlig åtgärd för att förhindra upprepning. Information Vid en avvikelse, tillfrågas den enskilde om det finns önskemål om kontakt med närstående. I dessa fall informeras närstående om händelsen, tänkbar orsak och vad verksamheten vidtagit för åtgärder får att händelsen inte ska inträffa igen. Om en vårdskada inträffat ska vårdgivaren, enligt patientsäkerhetslagen (201 0:659), snarast informera patienten om att: 9 l. det inträffat en händelse som har medfort en vårdskada. 2. vilka åtgärder som vårdgivaren avser att vidta för att en liknande händelse inte ska inträffa igen 3. möjligheten att anmäla klagomål till Inspektionen för vård och omsorg enligt 7 kap. l O §, 4. möjligheten att begära ersättning enligt patientskadelagen (1996:799) eller från läkemedelsfdrsäkringen, samt 5. patientnämndernas verksamhet. Informationen ska lämnas till en närstående till patienten, om patienten begär det eller inte själv kan ta del av informationen. Uppgift om den information som har lämnats ska antecknas i patientjournalen. Händelseanalys Ansvarig områdeschef/gruppledare som tar emot avvikelsen ska genomföra en händelseanalys som dokumenteras i avvikelsesystemet Analysen och dokumentationens omfattning avgörs av avvikelsens art. Analysen kan ske i tvärprofessionell grupp. I händelseanalysen ska åtgärder tas fram som ska förhindra upprepning. Dessa åtgärder ska vidtas så snart som möjligt. Ansvarig chef/gruppledare beslutar om när åtgärder ska vara genomförda. Ett samarbete mellan olika yrkeskategorier krävs ofta för att nå önskat resultat. Åtgärder ska dokumenteras i avvikelsesystemet Respektive yrkeskategori ansvarar för att åtgärderna blir utförda. Uppföljning och avslutning. Det är ansvarig chef/gruppledare som ansvarar for att en gemensam uppföljning görs när den ska vara gjord och att den därefter avslutas. För uppföljning av enskilda åtgärder, ansvarar respektive yrkeskategori. Uppföljningen dokumenteras i avvikelsen. Lex Sarah Om det under eller vid avslutad utredning visar att avvikelsen är att betrakta som ett missförhållande eller risk för missförhållande ska avvikelsen snarast lämnas vidare till av nämnden utsedd utredare, för utredning enligt Lex Sarah (SOSFS 2011 :5). Om det bedöms som ett allvarligt missförhållande eller risk får ett allvarligt missförhållande ska anmälan ske till Inspektionen får vård och omsorg (IVO) Utredning av rapport om missförhällande på HVB hemmet Duvan, har kommunstyrelsen bett socialnämnden ansvara för. Lex Maria Medicinskt ansvarig sjuksköterska bedömer om en händelse inom hälso- och sjukvården är sådan att det föreligger anmälningsskyldighet till IVO. Ingen person blir anmäld dit utan enbart händelsen. Syftet med utredningen ska vara att så långt som möjligt klarlägga händelseförloppet och vilka faktorer som påverkat det, samt ge underlag får beslut om åtgärder som ska ha till ändamål att hindra att liknande händelser inträffar på nytt, eller att begränsa effekterna av sådana händelser om de inte helt går att förhindra. Om vårdskadan eller risken för vårdskadan är allvarlig ska medicinskt ansvarig sjuksköterska snarast anmäla den till IVO, Lex Maria (SOSFS 2005:28). 10 IVO säkerställer IVO (Inspektionen får vård och omsorg) är tillsynsmyndighet får socialfårvaltningen. De har bland annat som uppgift att säkerställa att anmälda händelser, som har medfort eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada eller missförhållande, har utretts i nödvändig omfattning samt att vårdgivaren/socialnämnden har vidtagit de åtgärder som krävs får att uppnå hög kvalitet och patientsäkerhet Anmälan till Läkemedelsverket och leverantörer av medicinteknisk utrustning Medicinskt ansvarig sjuksköterska bedömer om händelsen är sådan att det föreligger anmälningsskyldighet till Läkemedelsverket, (SOSFS 2008:1). Medicinteknisk utrustning med kvalitetsbrister som beror på tillverkningen ska anmälas. Tillverkaren ska informeras. Produkten sparas alltid tills utredningen är helt avklarad. Vid handhavandefel ska anmälan inte göras till Läkemedelsverket, däremot kan annan anmälan vara aktue11. statistik Varje verksamhet kan själva ta ut statistik över avvikelser i Procapita. De bör då redovisas på personalmöten. Medicinskt ansvarig sjuksköterska gör sammanställningar som redovisas till Socialnämnd. Den årliga sammanställningen ingår i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen. Hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits Kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits utifrån målen i patientsäkerhetsberättelsen 2013, samt utifrån de rutiner får avvikelsehantering och klagomål/synpunktshantering som är beslutade i kommunen. Riskbedömningar får de äldre i kommunen när det gäller risk för trycksår, undernäring, fall och dålig munhälsa görs kontinuerligt med stöd av kvalitetsregister Senior Alert, Svenska Palliativregistret och BPSD-registret. Kvalitetsarbetet har också bedrivits utifrån verksamhetsplanen för socialförvaltningen 2014 samt den interna kontrollen. Förbättrad avvikelsehantering För att få en bättre hantering av avvikelser har det under året genomforts en utbildning i riskoch händelseanalys för områdeschefer och gruppledare inom samtliga avdelningar. Detta har inom vård- och omsorg lett till att varje område idag har ett analysteam som arbetar med avvikelser och händelseanalyser görs. Teamet identifierar orsaker och åtgärder görs för att fårhindra en upprepning Analysteamet består av områdeschef och gruppledare/sjuksköterska. Övriga funktioner bjuds in efter behov. Uppföljning ska göras av varje avvikelse. För att göra det tydligare för enskilda att framföra klagomål/synpunkter har en ny folder "Tyck till" med blankett tagits fram. Foldern/blanketten finns tillgänglig i våra lokaler och på kommunens hemsida. Den lämnas även av biståndshandläggare vid nybesök och vid uppfåljningsbesök. Avvikelser i läkemedelshantering Totalt antalläkemedelsavvikelser är 237st. Det är en ökning vid jämfårelse med 2013, då vi hade 174 st 11 Läkemedelsavvikelser 2013-2014 120 100 80 ~ ·c .... 2 60 a; ~ 40 20 o Orsak Den vanligaste avvikelsen för läkemedel är att dosen uteblir. Orsaken som anges är att man glömmer, är ouppmärksam eller att man inte vet vad orsaken är. Analysteamens uppgift är att analysera vmje händelse för att komma fram till vad orsaken är och vad som kan göras för att inte avvikelsen ska upprepas. Detta har påbörjats under 2014, men är inte riktigt igång på alla områden än. Åtgärder/konsekvens för patienten har vid 6 tillfållen (20 13 =4st) lett till en extra provtagning, Varken detta år eller förra har misstaget lett till extra besök/hembesök av läkare. Vid 19 tillfållen har telefonkontakt tagits med läkare (12st 2013). De mål som formulerades 2014 uppfylldes delvis. • Revidering av rutinen får avvikelser gjordes i samband med att områdeschefer och gruppledare fick utbildning i händelseanalys. • Ett mer strukturerat sätt att dokumentera avvikelser infördes med att personalen skulle ange hur man såg på risken för upprepning och allvarlighetsgrad. Detta visade sig inte vara ett bra sätt. Under slutet av året ändrades rutinen så att omvårdnadspersonalen rapporterar och analysteamet risk- och konsekvensvärderar. • sjuksköterskorna hade genomgång av läkemedelsrutinerna med all personal på våren innan sommarvikarierna bötjade 2013. År 2014 blev ett år där sommarvikariei· blev anställda sent av olika orsaker, och fårberedelserna hanns inte med som önskat. Detta gjorde att delegeringarna till personalen inte kunde samordnas på bästa sätt. Ett förbättringsområde 2015. Narkotikastölder Inga narkotikastölder har inträffat under 2014 Övriga avvikelser inom vård- och omsorg under 2014 Kommunikation, internt och externt lO Medicintekniska produkter 4 Rehab 3 Sociala avvikelser 80 12 Trygghetslarm Övrig hälso-och sjukvård 17 10 Antalet sociala avvikelser har ökat under året. Det mönster som kan utläsas är att ett område är mer representerat än övriga. Det gäller framfår allt insatser som inte har blivit utförda i rätt tid eller inte alls. Det pågår ett aktivt arbete med att bemanna och organisera efter behov, för att insatser ska bli utförda. Ett aktivt arbete med avvikelsehantering har skett under året och det kan även ses som ett positivt resultat på detta, att fler avvikelser rapporteras. Avvikelser inom individ- och familjeomsorg Avvikelser som gäller hälso- och sjukvård redovisas ovan. 14 stycken andra avvikelser har rapporterats inom barn och familj under 2014. Det har ökat under året vilket är mycket positivt, eftersom det visar att man arbetar mer aktivt med avvikelsehantering. Det mönster som kan ses i sammanställningen är att den höga arbetsbelastningen har varit en bidragande orsak. Åtgärder är vidtagna för att minska arbetsbelastningen och uppföljning kommer att ske fortlöpande. På de övriga enheterna inom IFO har två rappmier registrerats. Klagomål och synpunkter Under året har 23st klagomål/synpunkter kommit in. Av dessa är det 6st som har gett positiv kritik till förvaltningen. Övriga klagomål/synpunkter har handlat bland annat om bemötande, städning eller att man varit missnöjd med den hjälp man har fått. Antalet klagomål/synpunkter har fårdubblats mot föregående år och detta ses mycket positivt från förvaltningen. Att ta emot och arbeta med klagomål/synpunkter ger möjligheter att förbättra kvaliteten i verksamheterna och kan vara ett sätt att forhindra mer allvarliga händelser. Lex Sarah och Lex Maria Under 2014 har 3st rapporter om missforhållande inkommit inom socialförvaltningen och har utretts enligt gällande rutin. Ingen av dessa har bedömts som allvarliga och har därför inte anmälts till IVO. Ytterligare en rapport om missförhållande har inkommit gällande HVB hemmet Duvan. Denna har anmälts till IVO som allvarligt missförhållande. Under 2014 har en anmälan enligt Lex Maria gjorts. Bättre liv för sjuka äldre Sedan 20 l O har staten och SKL (Sveriges kommuner och landsting) träffat överenskommelser får de mest sjuka äldre. Målet för nationella satsningen har avsett åren 2011-2014. Målen i handlingsplanen får Kronobergs län 2014 har varit god vård i livets slutskede, preventivt arbetssätt, god vård vid demenssjukdom, god läkemedelsbehandling får sjuka äldre samt sammanhållen vård och omsorg. I detta ingår de tre kvalitetsregister som används i kommunen, Svenska Palliativregistret, Senior Alert och BPSD-registret. Svenska Palliativregistret, Vård i livets slut För att kontrollera kvaliteten på den palliativa vård som bedrivs i kommunen, registreras olika indikatorer i vården hos alla personer som avlidit i kommunen och som fått vård av hemsjukvården i Svenska Palliativregistret Socialstyrelsen har angett fyra indikatorer som bra mått på god vård i livets slut. Indikatorerna är brytpunktssamtal, ordination på injektion för lindring av ångest, smärtskattning, dokumenterad munhälsa. 13 Under 2014 hade kommunen två mål. Det fårsta var att registrera minst 70% av personer som fick palliativ vård i kommunen, i Svenska Palliativa registret. Målet uppnåddes med 84,6% Det andra målet var att fårbättra de fyra indikatorerna får god vård i livets slut, med minst 5 %. Målet uppnåddes och resultatet blev 6,8 %. Tre av fyra indikatorer förbättrades. • Brytpunktssamtal Rapporten redovisar andelen inrappmierade, av sjukvården väntade dödsfall där den avlidne i livets slutskede fått ett informerande läkarsamtal, ett s.k. brytpunktssamtaL Endast personer med bibehållen förmåga att uttrycka sin vilja och delta i beslut om den medicinska vårdens innehåll fram till veckor eller mindre innan dödsfallet är medtagna. 48,9% av patienter fick ett brytpunktssamtaL Här försämrades resultatet med 5,3 8 % jämfö1i med 2013. • Injektion mot ångest Förekomst av ångest ökar i takt med att grundsjukdomen fortskrider. 25-88% drabbas i livets slutskede av svår ångest och förvirring (terminal oro) som obehandlad orsakar nedsättning av personens livskvalitet, skapar oro hos närstående samt frustration hos vårdpersonal. Ångest kan lindras genom behandling med läkemedel som, p.g.a. patientens ofta nedsatta allmäntillstånd i livets slutskede och svårigheter att ta tabletter, bör ges i injektionsform. 84,3% hade ordination på lugnande injektion vid behov. En förbättring med 2,8 %. • Smärtskattning Att upptäcka och behandla smä1ia hos personer i livets slutskede samt utvärdera effekten av given smä1ilindring är viktiga delar av den palliativa vården. Olika validerade smärtskattningsinstrument har tagits fram. Trots att man vet att smärtskattningar leder till fårbättrad smärtlindring har det varit svårt att införa dessa systematiskt i det traditionella vårdarbetet. Här redovisas andelen inrapporterade, av sjukvården väntade dödsfall där NRS (Numerische rating s cale), Abbey Pain Scale eller annat validerat instrument använts för smärtskattning den sista levnadsveckan. 44% smärtskattades. En förbättring med 18,7%. • Munhälsa Människor i livets slutskede har hög risk att få problem med sin munhälsa och detta kan leda till olika symtom som t.ex. fårändrad smakupplevelse, smä1ia eller svårigheter att tala och svälja. Nedsatt ork hos den svå1i sjuke kan innebära att den egna munvården blir eftersatt. Det är därfår viktigt att vårdpersonalen regelbundet inspekterar munstatus för att tidigt kunna upptäcka problem och åtgärda/behandla dessa samt dokumenterar resultatet av bedömningen. 86% fick sin munhälsa bedömd. En förbättring med 11,3 %. Det är dessa fyra indikationer som ingår i de l O % förbättring som är målet får 2015 I Uppvidinge kommun finns en tvärprofessionell grupp som jobbar med att fårbättra den palliativa vården. Under 2014 tog gruppen fram ett utbildningsmaterial som grundade sig på det Nationella vårdprogrammet för palliativ vård 2012-2014. All omvårdnadspersonal fick utbildning i materialet av hemsjukvårdens sjuksköterskor/distriktssköterskor. Senior Alert Att kunna arbeta får att förebygga fall, undernäring, trycksår och ohälsa i munnen är viktigt. Olika professioner inom vård och omsorg arbetar dagligen med dessa områden, och de har en stark koppling till varandra. Till exempel: en undernärd person har lättare att falla, att få en höftfraktur och löper större risk att utveckla ett trycksår. Alla personer som är 65 år och äldre 14 och vistas på särskilt boende, erbjuds en riskbedömning genom evidensbaserade mätningsoch bedömningsinstrument • • • • Downton Fall Risk Index (D FRI) bedömer fallrisk Modifierad Norton scalevisar risk för att utveckla trycksår. MNA (Mini Nutritional Assessment) bedömer risk får undernäring. ROAG (Revised Oral Assessment Guide) bedömer risk för ohälsa i munnen Under mätperioden okt 2013- sep 2014 gjordes riskbedömningar på 126 personer. Det motsvarar 91%.Ytterligare 55 stycken riskbedömningar med åtgärder gjordes i ordinärt boende. I februari 2014 anordnades Alert-dagen i Växjö. Där presenterades det systematiska utvecklingsarbete som gjort skillnad och höjt livskvaliteten för äldre Kronobergare i enlighet med länets handlingsplan "Bättre liv för sjuka äldre". Tredje priset gick till Storgården i Älghult, Uppvidinge Kommun. Juryns motivering löd: "För att minska fallen i Alghult för äldre i ordinärt boende jobbar man med regelbunden balansträning och utomhuspromenader för de äldre. Vidare ser man området ur flera olika dimensioner och jobbar med förbättringar av såväl utom- som inomhusmiljö, l!iälpmedel och underhåll av dessa. För att tillgodose sociala behov erbjuds träning och promenader såväl enskild som i grupp. Satsningen bedöms enkelt kunna spridas till andra arbetsplatser och kommuner" En presentation av utvecklingsarbetet finns på länken: https://www.youtube.com/watch?v=POrGDQK6nOY Fall och fallolyckor Antalet personer som fallit har ökat från 747 till 824st. Ökningen är delvis beroende på att två personer står för 13 %av alla fall i kommunen. Gör man en mätning av "trenden" d.v.s. att man inte räknar de 5 personer som faller mest och de 5 som faller minst och järnfår 20132014, så är ökningen 41st fall. Fall/Falltillbud 2103-2014 350 , - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 300 ~-----------------~==~---- 250 ~ 200 "2äi ~ 150 100 50 o 15 Orsak och konsekvens av fall Orsaken till fallen är ofta att man sätter sig vid sidan om stolen eller att man glömmer ta med sig rollatorn. En person med en demenssjukdom kan ha svårt att bedöma avstånd till en stol eller sin säng. Det är viktigt att man skyddar dessa personer från att skada sig trots att de faller ofta. Åtgärder som förhindrar skada, beslutas om på teammöten som hålls regelbundet. Även om antalet fall har ökat rejält under året, så har frakturerna minskat. Antalet lårbensfrakturer har minskat från 4st till 3st. 2012 låg den siffran på 6st. Små frakturer har minskat från 6st till 5st. 26 personer fick uppsöka sjukhus/blev inlagda på sjukhus jämfört med 18 fölTa året. 23 personer har behövt sy en sårskadajärnfort med 19st 2013. Nutrition Ett gott näringstillstånd är en fårutsättning får att undvika sjukdom och återvinna hälsa. Alla har rätt att få en adekvat, till individen och dennes (sjukdoms-) tillstånd anpassad näringstillförseL l januari 2015 ger Socialstyrelsen ut en ny författning, Förebyggande av och behandling vid undernäring (SOSFS 2014: l 0), som ska säkerställa att vårdgivaren har tillräckliga rutiner för att förebygga, upptäcka och behandla undernäring. Datainsamling görs regelbundet med hjälp av kvalitetsregistret, Senior Ale1i för att identifiera patienter som är undernärda eller har risk får undernäring. Utifrån de riskbedömningar som har gjmis under året, gällande personer med BMI <22 har antalet minskat från 41 till39 stycken. Även antalet med viktminskning med> 5% har minskat vilket tyder på att arbete med att förebygga undernäring har gett ett visst resultat. Måltidsfördelning För personer med nedsatt aptit är det viktigt att maten fördelas på flera måltider under dygnet, till exempel i tre huvudmål och två till tre mellanmål. Fördelning över dagen har betydelse får energi- och näringsintaget Tiden mellan den sista måltiden på kvällen och nästa dags fårsta måltid- nattfastan - bör inte överstiga 11 timmar. Måltidsfördelningen måste individanpassas så att fler mellanmål kan ges vid behov. Det bör finnas möjlighet till sena nattmål eller tidiga morgonmål. Den som önskar eller behöver äta vid någon udda tid bör få denna möjlighet. I en mätning som utfårdes under hösten 2012, på ett boende, visade resultatet att nattfastan får vissa vårdtagare var för lång. Sedan dess har en ny kostpolicy tagits fram. För att kunna veta hur det ligger till i kommunen, behöver vi göra en ny mätning 2015. Denna planeras v 11 och ev uppföljning i höst. Munhälsa Personer som bor i särskilt boende ska årligen erbjudas en bedömning sin munhälsa. Bedömningen utförs av munhälsoombud i samband med riskbedömning i Senior alert. Folktandvården har under 2013 och 2014 utbildat några av omvårdnadspersonalen till munhälsoombud på varje särskilt boende i att använda bedömningsinstrumentet ROAG för att upptäcka ohälsa i munnen. Se även utbildning om munhälsa. Bedömningarna har ökat från 37st till 323st under mätperioden 2013-09-30-2014-09 30. Trycksår Trycksår är vanliga, kostar mycket att åtgärda och orsakar stort lidande får patienter. Trycksår kan fårebyggas. En stor hjälp i detta är ett vårdpreventivt arbetssätt. För att upptäcka risk för trycksår, görs en mätning enligt Nmionskalan, där man kan få 7-28poäng, och där risken för trycksår ökar om resultatet blir 20p eller mindre. Antidecubitusmadrass ordineras av sjuksköterskor med Nortonskalans poäng som underlag. 16 Totalt under 2014 finns 19 personer registrerade Senior Alert med trycksår. Såren klassificeras i 4 kategorier där grad: l är den minst allvarliga. Under 2014 har ingen person haft sår med grad:4. Grad:l=llst, Grad:2=3, Grad:3=5st. Under hösten genomfördes en utbildning på 3 timmar i sårbehandling för samtliga sjuksköterskor i kommunen. PPM-mätning En punktprevalensmätning (PPM) är en mätning som visar hur det ser ut just den veckan. Mätningen v. l l och v.37 som görs i Senior Alert samtidigt i alla kommuner i Sverige som använder registret, visar antal fall och trycksår. V.ll Antal personer som hade trycksår, Sverige: 9,4 %, Uppvidinge 8% Antal personer som fallit någon gång under de senaste 2 veckorna Sverige: 7,8 % Uppvidinge: 9 % V.37 Antal personer som hade trycksår Sverige:8,9 %, Uppvidinge: 5 % Antal personer som fallit någon gång under de senaste 2 veckorna Sverige: 7,5 % Uppvidinge: 16% Team-möten I team-möten träffas en tvärprofessionell grupp regelbundet i vmje område. Gruppen består av sjuksköterskor/distriktssköterskor, arbetsterapeut, sjukgymnast, omvårdnadspersonal, områdeschef. På mötet kommer man fram till vilka åtgärder som är lämpliga utifrån riskbedömningen i Senior Alert. Gruppen gör även utvärderingar. Alla falltillbud/fallolyckor diskuteras på teammötet får att se om något ytterligare kan göras får att förebygga ett nytt fall. BPSD-register BPSD drabbar någon gång ca 90 % av alla som lever med en demenssjukdom. Dessa symtom kan exempelvis vara aggressivitet, oro, apati, hallucinationer eller sömnstörningar och de orsakar ett stort lidande framfårallt för personen med demenssjukdomen, men även får närstående och personal. BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens) är ett kvalitetsregister som har införts under 2014. Genom att dokumentera på ett strukturerat sätt, kan man komma fram till det bästa sättet att bemöta en person med BPSD-symtom. Olika åtgärdsfårslag tas fram och uppföljning planeras. Syftet är att minska BPSD-symtom, lidandet som detta innebär och på så sätt öka livskvaliteten för personen med demenssjukdom. 26st bedömningar gjordes av personer med demenssjukdom, enligt speciellt framtagen metodilc Under 2014 har ca 80 omvårdnadspersonal, sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster fått utbildning under en dag via Durevalls-institutet, i hur man kan förebygga och bemöta utåtagerande beteende bland annat hos personer med demenssjukdom. Under hösten har demenssjuksköterskan gått utbildning i att använda BPSD-registret och är nu certifierad utbildare. Det innebär att kommunen har möjlighet att själv utbilda personal i kvalitetssäkringssystemet men också möjlighet att utbilda personal i annan kommun. 17 Utifrån författningen (SOFS 2012:12) gällande bemanning på boende får personer med demenssjukdom har en organisationsöversyn skett under året och den tidigare nattpatrullen ingår nu i en gemensam nattorganisation. Utvärdering ska ske under våren 2015 för att se att kraven i författningen uppfylls och att organisation är rätt i fårhållande till den. Dokumentation Att alla patienter ska ha en vårdplan är författningsstyrt Det optimala är att hälso-och sjukvårdens vårdplaner ska ligga i Cambio Cosmic. Att skriva in vårdplaner i systemet har påbörjats under 2014 och kommer att utvecklas under 2015. Under 2014 har beslutsstödet VI SAM införts i hemsjukvården. Beslutsstödet är ett verktyg för sjuksköterskan inom kommunal vård och omsorg som ska användas när den enskildes hälsotillstånd hastigt försämrats. Checklistan ger stöd för att avgöra var den fortsatta vården bäst ska ske. Syftet är att bedömningen ska bli strukturerad, patienten ska få vård på optimal vårdnivå och informationsöverföringen till nästa vårdgivare säkras. BBIC (Barns behov i centrum) är ett dokumentationssystem som används inom individ- och familjeomsorgens avdelning, efter avtal om BBIC-licens med Socialstyrelsen. Syftet med BBIC är att stärka barnperspektivet och delaktigheten för barn, unga och deras familjer. Systemet ska också skapa enhetlighet över landet samt fårbättra och bibehålla kvaliteten i den sociala barn- och ungdomsvården Under hösten statiades workshop inom förvaltningens IFO-avdelning för att få till en bättre samsyn kring dokumentation enligt BBIC. Dessa kommer att fortsätta även under 2015. Det är två i personalgruppen som har fått ytterligare utbildning i BBIC eftersom det under våren 2015 är Uppvidinges tur att ansvara för att utbilda ny personal i länet, i BBIC. Delegeringar Delegering ska ses som en möjlighet att låta en arbetsuppgift utföras av någon annan än den formellt kompetente. Det ska huvudsakligen ske då det ur ett helhetsperspektiv bättre svarar mot patientens behov. Det kan t.ex. handla om att få insulin och frukost så det passar ihop i tid. Delegering kan bara göras om det kan ske med bibehållande av god och säker vård. En arbetsuppgift bör inte delegeras om den utförs sällan eller om den legitimerade personen behöver utföra den för att bibehålla sin egen kompetens. Delegering får inte göras slentrianmässigt eller på grund av tidsbrist eller vara ett sätt får arbetsledaren att slippa anställa personal med rätt kompetens. Det är sjuksköterskan, arbetsterapeuten eller sjukgymnasten som beslutar om en delegering ska ske. Ingen kan tvingas att ta emot en delegering. För utbildning inför en delegering finns ett utbildningsmaterial med olika kunskapstest framtaget, for att få hög kvalitet på utbildningen. Distrikstrehab Under året har de sjuksköterskor och omvårdnadspersonal som inte haft grundutbildning i modern arbetsteknik, fått detta av arbetsterapeut och sjukgymnast. En repetition får de som redan har genomgått grundutbildningen har varit ett önskemål, men dessa resurser har inte funnits under 2014. 18 Hanteringen av hjälpmedel har inte ändrats under 2014, och sker manuellt via blanketter och listor. Detta har fungerat väl, men ett datoriserat system vore välkommet. Diskussioner har pågått under året om vilket system som skulle vara lämpligt. Distriktsrehab är delaktiga på teammöten som genomfårs regelbundet på varje område i kommunen. En person i distriktsrehab representerar kommunen i länsgruppen får Senior ale1i. Psykiatri Mål får den psykiatriska verksamheten finns framtaget. Ett boende får personer med psykiska funktionsnedsättningar och där personal finns tillgänglig i närheten skapar ökad trygghet. Det har skett en ökning under året av antalet inläggningar på psykiatrisk klinik som talar för att diskussioner behövs kring detta. Sysselsättningen inom psykiatriverksamheten har utvecklats under året. Det har bland annat skett genom att ha öppet på Träffen i Åseda samtliga vardagar. Våffelcafe ochLoppisär aktiviteter som har varit uppskattade hos både brukare och kommuninvånare. Träffpunkten i Alstermo har haft öppet två halvdagar/vecka. Samverkan sker mellan olika verksamhetsområden, bland annat mellan psykiatriverksamheten och kommunambassadörerna. En informationskväll om psykisk (o )hälsa hölls under våren där brukare informerade och berättade om sina egna erfarenheter kring psykiatrins verksamheter. Psykiatrins verksamhet har ökat med antalet brukare och beslutade timmar för boendestöd. 2014 hade 46 personer beslut om totalt 493 timmar/månad. 2011 var samma siffra 30 personer och totalt 21 Otimmar/månad. Det ses också en ökning av antalet beslut om sysselsättning och där fler beslut handlar om individuell sysselsättning. Samverkan för att förebygga vårdskador och missförhållande Samverkansavtal Socialnämnden samverkar med andra vårdgivare. Samverkan regleras i olika avtal och överenskommelser. • Hemsjukvård i Kronobergs län, överenskommelse mellan kommunerna och landstinget i K.ronobergs län, 2012-02-24 • Avtal mellan länets kommuner och landstinget Kronoberg gällande in- och utskrivning av patienter i sluten vård i Kronobergs län, 2012-2014 • Samverkansöverenskommelse mellan Landstinget och kommunernas social- och skolförvaltningar i Kronobergs län gällande personer med psykisk funktionsnedsättning och psykisk ohälsa 2014-2016 • Rutin får samordnad individuell plan (SIP) gemensamt mellan Landstinget Kronoberg och länets kommuner. är några av dessa. Rutiner finns och ska vara kända i förvaltningen för att detta samarbete ska ske på ett säke1i sätt får den enskilde. 19 Samverkan Samarbete i LUTA-gruppen (Lessebo, Uppvidinge, Tingsryd och Alvesta kommun) har skett bland annat genom gemensamma utbildningar i risk och händelseanalys samt utbildning i de nya dokumentationsföreskrifterna (SOSFS 2014:5) som börjar gälla from l januari 2015. Samverkan finns mellan kommunens P AS (patientansvarig sjuksköterska), demenssköterska, landstingets äldrepsykiatri och primärvård. Under hösten har ett dokument/rutin "Samverkan vid demenssjukdom 2014-09-17" tagits fram för att tydliggöra ansvaret då flera aktörer är involverade i vården kring personer med demenssjukdom. Familjecentralen är en mötesplats där landstingets mödravård, barnhälsovård och ungdomsmottagning tillsammans med kommunens öppna forskola och socialtjänst finns samlad. Samverkan sker kontinuerligt mellan socialtjänst och bland annat Familjefrid, Kvinnojouren och Frivården. Simlan är också en mycket viktig samarbetspartner. Övriga samarbetspartners är Framtid Kronoberg och Uppjobb. PRIO- Plan för riktade insatser inom området psykisk ohälsa Regeringen och SKL har genom en överenskommelse enats om stöd till riktade insatser for att förbättra vården och omsorgen för barn och unga med psykisk ohälsa och for personer med mer omfattande eller komplicerad psykiatrisk problematik. Långsiktiga mål som är framtagna i SKL:s handlingsplan är: • En god psykisk hälsa och goda skolresultat • Att uppnå goda levandsvillkor inom viktiga livsområden for personer med allvarlig psykisk sjukdom och funktionsnedsättning. Mål for samverkan i Kronobergs län är: • att tillgodose den enskildes behov av hälso- och sjukvård, rehabilitering/habilitering, vård och omsorg samt olika former av stöd genom att stärka det lokala samarbetet och skapa en sammanhållen vårdprocess • att tillgodose barnets/ungdomens behov av socialt och pedagogiskt stöd • att genom samverkan och i dialog uppnå en helhetssyn på individens behov och resurser • att samverkan alltid utgår från ett individperspektiv och att det sker med den enskildes eller dennes företrädares delaktighet och samtycke • att inkludera brukarorganisationerna i det systematiska kvalitetsarbetet Bättre liv för sjuka äldre 2014 En handlingsplan for kommunerna i länet är framtagen i enlighet med SKL:s särskilda satsningar. Målgruppen for handlingsplanen är personer 65år och äldre, som har omfattande nedsättningar i sitt funktionstillstånd till följd av åldrande, skada eller sjukdom. Aktuella målområden är: • God vård i livets slut • Preventivt arbetsätt • God vård vid demenssjukdom • Sammanhållen vård och omsorg • God läkemedelsbehandling 20 I de två sistnämna målen har landsting och kommuner haft gemensamma mål och resultaten har räknats samman. Sammanhållen vård och omsorg har inneburit att försöka minska undvikbar sluten vård, samt onödiga återinläggningar inom 30 dagar. Här klarades målet får onödiga återinläggningar, men inte målet minska undvikbar slutenvård. God läkemedelsbehandling innebär att i länet göra 1400 fårdjupade läkemedelsgenomgångar i ordinärt boende, samt att under 4 av 6 månader, minska olämpliga läkemedel, läkemedel mot psykos samt användning av antiinflammatoriska läkemedel. Samtliga mål uppfylldes. Nödvändig tandvård Den uppsökande verksamheten består i att patienten erbjuds en munhälsobedömning av tandvårdspersonal, individuell instruktion om hur den dagliga munhygienen ska utföras samt vid behov kontakt med tandläkare för att få nödvändig tandvård utfård. Vård- och omsorgspersonal erbjuds utbildning samt information om betydelsen av den dagliga förebyggande vården får den enskildes mun- och tandhälsa samt individuell handledning när en den enskilde på grund av sjukdom eller funktionshinder inte själv kan sköta sin munhygien. I Uppvidinge kommun hade 182 personer intyg om nödvändig tandvård, vilket är samma antal som 2013. Av dessa har 100st tackatja till en munhälsobedömning i hemmet, (55%), en minskning med 17 personer. Utbildning om munhälsa Under 2014 har 114 omvårdnadspersonal i kommunen fått utbildning i munhäls a. Motsvarande siffra för 2013 var 78 Denna satsning på nyckelpersoner/munvårdsombud görs får att vårdpersonalen själva ska klara att riskbedöma munhälsan med stöd av instrumentet ROAG i det nationella kvalitetsregistret Senior Alert. Magsjuka (Vinterkräksjuka) Att drabbas av magsjuka är mera besvärligt för en person som redan innan är skör. Det är av stor vikt att utbrottet uppmärksammas snabbt och att isoleringsåtgärder görs så snart man har konstaterat att det är magsjuka och inte ett enstaka fall av "dålig mage". Det har varit 4 utbrott av magsjuka (vinterkräksjuka) under 2014. 18 personal och 31 äldre har insjuknat. Under året har förberedelser gjorts får att hantera personalkläder som cirkulationstvätt med tvätt på tvätteri. Detta kommer att infåras 2015 för all personal som arbetar i direkt omvårdnad inom vård- och omsorg och hemsjukvården. Clostridium Cifticile I början på 2014, fick man in en besvärlig variant av bakterien Clostridium Difficile på sjukhuset. Bakterien sprids bl.a. med hjälp av sporer. Kommunerna fick uppmaningen om att vara uppmärksamma på patienter inom särskilt boende som visade symtom på diane och som nyligen behandlats med antibiotika. Vårdhygien tog fram nya städrutiner, som även gäller kommunerna, med klordukar får att få bukt med spridningen. MRSA En person, infekterad med MRSA, en multiresistent bakterie, upptäcktes i kommunen. Ett stort arbete med smittspårning påbö1jades, får att komma fram till om det fanns någon som bar på smittan utan att veta om det. Sammanlagt analyserades prover från 486st personer. Resultatet blev att man hittade tre personer med MRSA, två vårdtagare och en personal. De som har en infektion med MRSA, sköts av smittskyddsläkare på sjukhuset, med ytterligare provtagningar samt råd och förhållningsinstruktioner. 21 Läkemedel Enligt socialstyrelsens senaste utgåva av SOSFS 2000:1 som kom ut 2012, finns tydliga anvisningar om skyldigheten att genomföra enkel- respektive fördjupad läkemedelsgenomgång regelbundet eller vid behov. Sammanlagt är 79st fördjupade läkemedelsgångar genomförda. Samordnad vårdplanering- SVPL Vid samordnad vårdplanering överfårs ansvaret för vård och omsorg från en vårdgivare till en annan. Den samordnade vårdplaneringen är ett av de viktigaste stegen i vårdkedjan får patienten i den gemensamma vård- och rehabiliteringsprocessen. Vårdplaneringen ska resultera i en samordnad vårdplan som beskriver vilka insatser slutenvård, primärvård och kommun ska ge patienten i anslutning till utskrivningen. Avvikelser från avtal och överenskommelser rapporteras via avvikelsesystemet, Synergi. Under 2014 skickades 24 avvikelser tilllandstinget Kronoberg. Vi mottog 4 st. SIP (Samordnad individuell plan) När en person har behov av insatser både från socialtjänsten och hälso- och sjukvården ska kommunen tillsammans med landstinget upprätta en samordnad individuell plan (SIP). Den ska beskriva de insatserlåtgärder som den enskilde har behov av från både hälso- och sjukvård och socialtjänst Syftet med en samordnad individuell plan är: • ökat inflytande och delaktighet för den enskilde • förbättrad samordning • att ge en helhetsbild av den enskildes situation får både den enskilde, närstående och berörda vård- och omsorgsgivare. Planen skall vara aktuell och följas upp kontinuerligt En samordnad individuell plan ska upprättas om någon inom landstingets hälso- och sjukvård eller kommunal vård och omsorg uppmärksammar att en persons vård och/eller omsorgssituation sviktar eller kan samordnas bättre. Behovet av en plan kan också påkallas av den enskilde själv eller närstående. För vissa personer ska landstinget och kommunen utgå från att det finns ett behov av en samordnad individuell plan. Det gäller personer med omfattande behov t.ex. - personer med en kombination av psykisk sjukdom och missbruksproblem - personer med allvarliga psykiska sjukdomar och funktionsnedsättning - barn och ungdomar med omfattande psykosociala behov - personer med demenssjukdom - multisjuka äldre med risk för återinläggning på sjukhus Under året har antalet SIP ökat. Det finns idag inget system får att registrera antalet SIP, så någon exakt siffra kan vi inte redovisa. Våld i nära relationer Det finns ett samverkansavtal mellan landstinget och länets kommuner när det gäller våld i nära relationer. Under året har flertalet personal inom IFO fått utbildning i FREDA. Det är en standardiserad bedömningsmetod i tre delar som är avsedda att användas inom socialtjänstens och andra verksamheters arbete med personer som utsatts får våld i nära relationer. Det sker alltid ett ställningstagande, innan bedömningsinstrumentet används i ett ärende. 22 Bedömningsmetoderna utgörs av FREDA-kortfrågor som är ett formulär som ger professionella inom exempelvis socialtjänsten eller hälso- och sjukvården stöd för att fråga om våld. Vidare finns FREDA-beskrivning som ger en närmare beskrivning av karaktären och omfattningen av det våld som en person varit utsatt för, såväl psykiskt som fysiskt och sexuellt. slutligen ingår FREDA-farlighetsbedömning som avser att ge en bild av risken för fortsatt våld och dödligt våld. e-Hälsa Staten och Sveriges Kommuner och Landsting, (SKL), stöder kommuner, regioner och privata utförare med stimulansbidrag får att utveckla bl.a. e-Hälsa. Under 2014 har 5 grupper med medlemmar från vatje kommun, arbetat med olika uppdrag. Grupperna har nu avvecklats. • Under året har kommunen anslutit sig som konsument till Nationell patientöversikt (NPÖ) • Stmtat uppbyggandet av en egen kmtorganisation för att kunna ge ut säkra kort till all personal som hanterar känsliga uppgifter inom Socialförvaltningen. • Köpt in datorer som är lätta att ha med sig och som även kan användas till dokumentationssystemet, Pro Capita. I första steget ska biståndshandläggarna använda datorerna får att dokumentera sin bedömning och sitt beslut i dokumentationsstödet ÄBIC. • Bytt ut samtliga analoga trygghetslarm till digitala. Ytterligare mål får Kronobergs län 2014 finns att läsa på SKL:s hemsida under e-hälsa/Hälso'och sjukvård/Strategi och organisation. Läkarmedverkan Avtal är sicrivet mellan Landstingets vårdcentraler i Åse da och i Lenhov da och Socialförvaltningen i Uppvidinge kommun angående läkarinsatser i hemsjukvård. Avtal finns även med Vårdcentralen Sensia Specialistläkargruppen i Åseda, och Hälsocentralen Falken i Alstermo. Avtalen omfattar läkarinsatser i hemsjukvård mellan 8-17, vardagar. Under jourtid kontaktas jourläkarmottagningen i Växjö, alt akutmottagningen Centrallasarettet i Växjö. Samverkan med patienter enskilda och närstående Patienter och deras närstående, ska när det är möjligt • • • • medverka vid upprättande av vårdplaner och genomförandeplaner infmmeras vid utredning av vårdskador och missförhållande få information om var man kan vända sig med synpunkter och klagomål få information om patientnämnden Anhörigstöd Enligt 5 kap. 10 §socialtjänstlagen ska socialnämnden erbjuda stöd för att underlätta får personer (anhörig) som vårdar en närstående som är äldre, långvarigt sjuk eller har en funktionsnedsättning. Socialförvaltningen har en utsedd anhörigsamordnare som arbetar med stöd till anhöriga. I september genomfårdes en uppskattad mässa för anhörigstöd, där flera olika organisationer presenterade sig och några berättade om sina erfarenheter. Anhörigas Riksförbund har fattat beslut om att utse 2015 till Anhörigår, vilket kommer att uppmärksammas. Samverkan med medborgare i övrigt Enskilda och grupper, t.ex. brukarorganisationer, personal och fackliga organisationer ska ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. 23 Kompetens Omvårdnadslyft Under 2012-2014 har ca 45 personer genomfört omvårdnadslyftet Även personal från Smedsgård har deltagit i utbildningen. Det är en nationell satsning som har utgått från Socialstyrelsens krav på kompetens hos personal som arbetar i socialtjänstens omsorg om äldre (SOSFS 2011: 12). stimulansmedel har beviljats för att kunna genomföra kompetenshöjningen. Övergripande mål och strategier för kommande år Socialförvaltningen har i sin verksamhetsplan får hela förvaltningen planerat områden som man kommer attjobba med under 2015. Den finns på socialförvaltningens intranät. Re hab Mål2015 • Hantera hjälpmedel via datasystem, SESAM • Medverkan i team för trygg hemgång/hemtagningsteam e-Hälsa Mål2015: • Uppvidinge kommun kommer att jobba efter de mål som fastställs i länet • Ta fram tekniska möjligheter att skapa e-tjänster. • Färdigställa organisation för egen utgivning av säkra kort. Detta innebär att man både blir fotograferad och kan hämta sitt kort på Socialförvaltningen i stället för att åka till Växjö. • Skapa möjlighet för all personal inom socialförvaltningen är använda säker inloggning. (Säkra kort för alla som ska hantera känsliga uppgifter) • Ta fram riktlinjer och tekniska möjligheter att skapa e-hemtjänster. Nutrition. Mål2015: • Följa kommunens kostpolicy där det bl.a. står att ingen vårdtagare ska ha en ofrivillig nattfasta som är längre än 11 timmar. • Göra mätning av nattfastan på SÄBO v. 11 och v.37 får att säkerställa att vi följer kostpolicyn. • Uppdatera befintlig nutritionsrutin så att den följer: Förebyggande av och behandling vid undernäring (SOSFS 2014:10) Dokumentation Mål2015: • Alla patienter ska ha en vårdplan i Cambio Cosmic. • Utvärdera beslutsstödet VISAM. • ÄBIC ska införas. Ett dokumentationssystem för biståndshandläggare och personal inom äldreomsorgen. • Återkommande workshops får individ- och familjeomsorgen kring BBIC. 24 Samverkan Mål2015. • • Påbö1ja ett utökat samarbete mellan olika professioner i kommunen, s.k. hemtagningsteam, så att en person som kommer från sjukhuset på ett tryggare sätt kan komma direkt hem istället för att komma till tillfällig plats först. Utbilda två personal till att bli utbildare i SIP. De kommer sedan att ha uppdraget att utbilda personal inom hela socialförvaltningen och öka kunskapen om och användningen av SIP. Senior Alert Mål2015 • • • • Riskbedömning och lämpliga fårebyggande åtgärder, samt uppföljning i Senior Alert ska göras för 90 % av hemsjukvårdspatienter i särskilt boende. Riskbedömning och lämpliga förebyggande åtgärder, samt uppföljning i Senior Alert ska göras får 70 % av hemsjukvårdspatienter i ordinä1t boende. Att bedömning av munhälsa enligt Revised Oral Assessment Guide (ROAG) görs på samtliga som riskbedöms i Senior alett. Utfå ra PPM mätningar vecka 11 och vecka 3 7 gällande fall och trycksår Vård i livets slut Mål2015: • Att täckningsgraden för registrering av dödsfall i Svenska Palliativregistret är att minst 70 procent av dödsfallen i kommunen. • Att förbättra vård och omsorg i livets slutskede med i genomsnitt minst l Oprocent får fyra indikatorer: brytpunktsamtal, smärtskattning, munhälsa och ordination av injektionsmedel mot ångest. BPSD-registret Mål2015: • • • Fmtsätta införandet av ett standardiserat arbetssätt vid BPSD-symptom och registrera i BPSD-registret. Utbilda fler personal i verksamheterna som kan använda BPSD-registret som ett arbetsredskap. Demens ABC för samtlig personal Barn och familj Mål2015 • Minska antalet placeringar av barn och unga genom att stödja umgänget och vårdnadshavaren samt noga fålja upp aktuella ärenden PRIO Mål2015: • • Utöka möjligheterna att gå vidare i eget arbete genom att infåra medarbetarsamtal för samtliga deltagare i öppenvårdens sysselsättning Starta en lokal brukarorganisation får personer med psykisk ohälsa. 25 Kompetens Mål2015 • Uppfylla Irraven gällande bemanning efter behov på särskilt boende, utifrån den fölfattning som troligen kommer att beslutas under 2015. • Uppfylla de kompetenskrav som gäller får att utföra vissa uppgifter i socialtjänstens barn- och ungdomsvård (SOSFS 2014:7) Avvikelser Mål2015: • stickkontroller får att kontrollera att rutinen för avvikelser följs. • Fortsätta utvecklingen av analysteam i alla områden. Här ska allvarlighetsgrad och konsekvens får den enskilde bedömas. Uppföljning ska göras. • sjuksköterskorna har genomgång av läkemedelsrutinerna med all personal på våren innan sommarvikarierna börjar. Personalen får då möjlighet att fräscha upp sina kunskaper och får också tillfälle att reflektera tillsammans med sjuksköterska. • Vara ute i god tid och planera introduktion får semestervikarierna får att få bra kvalitet i utbildningen som ligger till grund får delgeringarna. 26 Uppvidinge KOM UN 2015-01-23 V al av kontaktpolitiker inom äldreomsorgen och omsorgen om personer med funktionsnedsättning för mandatperioden 2015-2018 Sammanfattning Socialnämnden ska utse kontaktpolitiker för mandatperioden 2015-2018. Förslag lämnas vid sammanträdet. Beslutsexpediering Samtliga valda www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se (C( Uppvidinge O ivi fvlll N 2015-01-23 Ledamöter och ersättare till kommunala pensionärsrådet (KPR) 2015-2018 Sammanfattning Pensionärsorganisationerna har kommit in med förslag på följande ledamöter och ersättare: Ordinarie Ersättare Lenhovda-Herråkra SPF Ingrid Gustafsson Videgatan 7 360 73 Lenhavda Ann-Margret Gustafsson Åmatorp 360 73 Lenhavda Älghult-Alstermo SPF Lars Wähämäki Åsedavägen 11 360 76 Älghult Roland Cronholm Älghult Prästgård 360 76 Älghult Åseda-Nottebäck SPF Ej inkommit 2015-01-23. PRO Lenhovda Maj-Britt Palmqvist Rösvägen3 360 73 Lenhavda Sven Åke Gustavsson Vallgatan 14 360 73 Lenhavda PRO Nottebäck Anders Jolin Solvägen8 360 71 Norrhult LisbethJohansson Kinnekullevägen 13 360 71 Norrhult PROÅseda Berit Gustavsson Norra vägen 6 364 30 Åseda Britt-Marie Holmberg Hasselvägen 35 36430 Åseda www.uppvidinge.se PRO Älghult Åke Axelsson Lenhavdavägen 12 360 76 Älghult Hjalmar Carlsson Backgatan 8 360 75 Alstermo Uppvidinge samorganisation Åke Axelsson Lenhavdavägen 12 360 76 Älghult Ulla-Stina N ordh Södervägen 8 E 360 76 Älghult Kommunstyrelsen Ej :inkommit 2015-01-23 Socialnämnden Thomas Lindberg Lars-Erik Hammarström Förslag till beslut l. Utse ledamöter och ersättare enligt ovanstående förslag för mandatperioden 2015-2018. 2. Utse Thomas Lindberg till ordförande i Kommunala Pensionärsrådet för mandatperioden 2015-2018. Beslutsexpediering Samtliga valda www. uppvidinge.se Uppvidinge OMlvfUN 2015-01-19 V al av ledamöter och ersättare till socialnämndens arbetsutskott 2015-2018 Sammanfattning Socialnämnden ska utse ledamöter och ersättare till socialnämndens arbetsutskott för mandatperioden 2015-2018. Förslag lämnas vid sammanträdet. Beslutsexpediering Samtliga valda www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Uppvidinge KU M h! U N 2015-01-13 Beslut om medverkan Familjefrid Kronoberg 2015-2017 Sammanfattning Familjefrid Kronoberg startade som ett utvecklingsprojekt 2009-2010, permanentades 2011 och finansieras därefter gemensamt av länets åtta kommuner och Region Kronoberg. Inom verksamheten finns även den länsgemensamma resursen GLIMTEN som är gruppverksamhet riktad till barn som lever/har levt i missbruksmiljöer. Verksamheten har utökats med 1,0 årsarbetare, vilken finansieras gemensamt av samverkansparterna. Den utökade kostnaden för Uppvidinge Kommuns socialnämnd motsvarar 19 798 kronor. Ekonomiska konsekvenser 180 849 kronor per år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse beslut om medverkan Familjefrid Kronoberg 2015-2017 Bilaga Avtal Familjefrid Kronoberg 2015-2017 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar ingå i avtal Familjefrid Kronoberg 2015-2017 och ger socialchef i uppdrag att underteckna avtal Beslutsexpediering Socialchef Susanne Winsth www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Avtal Familjefrid Kronoberg 2015-2017 §1 Avtalsparter Följande avtal tecknas mellan Region Kronoberg, Alvesta, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Tingsryd, Uppvidinge, Älmhult och Växjö kommuner. §2 Bakgrund Våld i nära relationer förekommer i hela samhället, bland alla etniska grupper, både i heterosexuella - och samkönade relationer. Förutom att det påverkar de direkt drabbade och involverade så får våldet följder även för anhöriga, arbetslivet och hela samhället. Familjefrid Kronoberg startade som ett utvecklingsprojekt 2009-2010, permanentades 2011 och finansieras därefter gemensamt av länets åtta kommuner och Landstinget Kronoberg. Inom verksamheten finns även den länsgemensamma resursen GLIMTEN som är gruppverksamhet riktad till barn som lever/har levt i missbruksmiljöer. En förutsättning för verksamheten är att bemötandet och hjälpen är likvärdig oavsett var i länet man bor. Verksamheten utgår från erfarenhet och evidens samt följer utvecklingen på områdena våld och utsatthet. Postadress Familjefrid Kronoberg Box 1222 351 12 Växjö E-post [email protected] Hemsida www.vaxjo.se/familjefrid Besöksadress Sandgärdsgatan 24 Växjö Telefon 0470-796047 §3 Målgrupp • • • • §4 Barn och unga som utsatts/upplevt våld i nära relationer, från 4 år. Personer som utsatts för våld i nära relationer. Personer som utsatt någon närstående för våld. Barn och unga som lever/har levt i missbruksmiljöer. Verksamhetens uppdrag • Individuellt stöd- samtalsstöd och krisbearbetning för vuxna och barn som upplevtlutsatts för våld samt behandling för våldsutövare. • Grupp- erbjuda gruppverksamhet för våldsutsatta kvinnor, mammor och barn, grupper för våldutövande män samt gruppverksamhet för barn som lever/levt i missbruksmiljöer. • Organisation- arbeta aktivt för att stärka barnperspektivet Familjefrid ska utgöra ett stöd för myndigheter, ideella organisationer och personal i länets kommuner och Region Kronoberg i frågor som rör våldsproblematik, barns situation i missbruksmiljöer inkl. utbildning, information och nätverkande för berörda aktörer. Samarbetet ska utvecklas med kommunerna, Region Kronoberg samt polisen i frågor som rör våra gemensamma målgrupper. Fortlöpande bedriva systematiskt kvalitetsarbete och utveckling av verksamheten. Postadress Familjefrid Kronoberg Box 1222 351 12 Växjö E-post [email protected] Hemsida www.vaxjo.se/familjefrid Besöksadress Sandgärdsgatan 24 Växjö Telefon 0470-79 60 47 ~~;:~ FaT~iiJ~~frtJ KRONOBERG För att kunna genomföra ovanstående punkter används bland annat följande metoder inom verksamheten: -BOJEN, ett grupp program som riktas mot mamma/barn, -GLIMTEN som är ett grupp program för barn och unga i missbruksmiljöer (6-18 år), -TRAPPAN, en samtalsmetod för att möta barn och unga som upplevt våld, - ATV Ickevåldsgrupper för män som utövat våld i nära relationer. Stödjande/stärkande samtal med utsatta där syftet är att ge förståelse och kunskap om utsattheten, krisbearbetning och hjälp vidare i processen till självbestämmande, eget livsutrymme och att återta kontrollen över sitt liv, både i grupp och individuellt. §5 Avtalsperiod Avtalet avser perioden 2015-01-01-2017-12-31. §6 Organisation Familjefrid Kronoberg är en länsgemensam resurs med sin bas placerad i Växjö samt med möjlighet att vid behov ta enskilda samtal ute i länets övriga kommuner där lokaler tillhandahålls för samtalen. Verksamheten är organiserad under förvaltningen Arbete och välfärd i Växjö kommun. Postadress Familjefrid Kronoberg Box 1222 351 12 Växjö E-post [email protected] Hemsida www.vaxjo.se/familjefrid Besöksadress Sandgärdsgatan 24 Växjö Telefon 0470-79 60 47 §7 Medarbetare Region Kronoberg finansierar en behandlartjänst på 100 % och tillhandahåller ärendehandledning för personalen. Kommunerna och till viss del regionen finansierar fem heltidstjänster med behandlare och enhetschef/samordnare, lokaler samt övriga kostnader (se ekonomisk redovisning). §8 Fördelning av kommunernas insats Bruttokostnad 2015 (3837000 kr enligt tidigare nivå (lönenivå 2014) samt utökning 1,0 tjänst) Fördelning av kostnader per kommun, kr Kommun Region Region Alvesta Lessebo Ljungby Markaryd Tingsryd Uppvidinge Växjö Älmhult 590 000 19 280 8 059 27 277 9 515 12 156 9 288 85 822 15 759 10,30% 4,31% 14,57% 5,08% 6,50% 4,96% 45,86% 8,42% 187 156 100,00% 334 441 139 946 473 088 164 948 211 055 161 051 1 489 074 273 397 54 000 41 097 17 178 58 143 20 282 25 911 19 798 270 000 33 591 3 837 000 540 000 54 000 375 538 157124 531 231 185 229 236 966 180 849 1 759 074 306 989 4 377 000 *Utökningen av 1,0 tjänst finansieras enligt följande: 50 % av Växjö kommun 1O % av Region Kronoberg (115 av 50 % tjänst) 40 % av övriga kommuner Postadress Familjefrid Kronoberg Box 1222 35112 Växjö E-post [email protected] Hemsida www.vaxjo.se/familjefrid Besöksadress Sandgärdsgatan 24 Växjö Telefon 0470-79 60 47 ~~;:~ F~~iiJ:~f;iJ KRONOBERG §9 Verksamhetsstyrning Arbetet på Familjefrid leds av en enhetschef med ansvar för budget, personal och arbetsmiljö. Utöver detta uppdrag fungerar enhetschefen som en stödfunktion för länet i utvecklingsfrågor som rör våld i nära relationer samt som bollplank i vissa ärenden. Till stöd i verksamhetsfrågor finns en styrgrupp med representanter från kommuner och Region Kronoberg i länet. Enhetschefen och styrgruppen träffas 4 gånger per år och vid behov kan gruppen sammankallas utöver detta. Det övergripande ansvaret för verksamheten finns i länets Ledningsgrupp för samordning av hälso- och sjukvårdsfrågor och socialtjänst. Enhetschefen har ansvar för att information om verksamheten lämnas till såväl styrgrupp som ledningsgrupp. §1 O Årlig uppföljning Enhetschefen ansvarar för att vid årets slut lämna in en skriftlig årsredovisning och ett bokslut till styrgruppen samt ledningsgruppen för Samordning av hälso- och sjukvårdsfrågor och socialtjänst. Ledningsgruppen informerar samtliga kommuner och Region Kronoberg. Budget för nästkommande verksamhetsår antas av styrgruppen årligen i maj månad. En handlingsplan för nästkommande år antas av styrgruppen årligen i december månad. Postadress Familjefrid Kronoberg Box 1222 351 12 Växjö E-post [email protected] Hemsida www.va)\jo.se/familjefrid Besöksadress Sandgärdsgatan 24 Växjö Telefon 0470-79 60 47 §11 Verksamhetsplan En verksamhetsplan ska tas fram som löper parallellt med avtalet innehållande mål för verksamheten, förtydligande av uppdraget, ansvar och innehåll. §12 Ändringar och tillägg till avtalet Ändringar och tillägg till avtalet kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för vardera parten. §13 Uppsägning Avtalet kan inte sägas upp av någondera parten under avtalstiden. Uppsägning ska göras skriftligen minst sex månader innan avtalet löper ut. §14 Tvist Tvist ska avgöras genom förhandlingar mellan parterna. Om parterna inte kan komma överens kan tvisten avgöras i svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Postadress Familjefrid Kronoberg Box 1222 351 12 Växjö E-post [email protected] Hemsida www.vaxjo.se/familjefrid Besöksadress Sandgärdsgatan 24 Växjö Telefon 0470-79 60 47 ~~;:~ aT~N UTVÄG FRÅN VÅLD F: 'milj~~!s! För Region Kronoberg Per-Remik Nilsson För Växjö kommun Per Sandberg För Uppvidinge kommun Susanne Winsth För Tingsryds kommun Katarina Carlzon För Alvesta kommun Gunilla Kaij Beheden För Älmhults kommun Kulla Persson Kraft För Lessebo kommun Per Blmgren För Markaryds kommun Johan Rutgersmark För Ljungby kommun Jonas Jönsson Postadress E-post Hemsida Besöksadress Telefon Familjefrid Kronoberg Box 1222 351 12 Växjö [email protected] www.vaxjo.se/familjefrid Sandgärdsgatan 24 VlLxjö 0470-79 60 47 Uppvidinge O :Vi !\i U N 2015-01-23 RIKTLINJER FÖR INTERN KONTROLL INOM SOCIALNÄMNDENs ANSVARSOMRÅDE Sammanfattning Riktlinjerna är en instruktion av socialnämndens och socialförvaltningens organisation och ansvarsfördelning för den interna kontrollen. Socialnämnden är ytterst ansvarig för intern kontroll inom sitt ansvarsområde. Handlingsplan ska överlämnas till kommunstyrelsen, senast den 31 januari varje år. Granskningsrapport ska överlämnas till kommunstyrelsen, senast den 31 januari varje år. Bakgrund Kommunfullmäktige har ersatt Reglemente för intern kontroll och fattat beslut om Regler och anvisningar för Intern kontroll, 2014-11-25. Justeringar i reglerna berör datum för handlingsplan. Utifrån kommunfullmäktiges beslut om Definitioner för styrdokument fattar socialnämnden riktlinjer. Beslutsunderlag Förslag till Riktlinjer för intern kontroll inom socialnämndens ansvarsområde, inklusive Bilaga 1 och 2. Regler för Intern kontroll, beslutade av kommunfullmäktige Förslag till beslut Socialnämnden godkänner och ställer sig bakom Riktlinjer för intern kontroll. Beslutsexpediering Kommunstyrelsen Socialchef Susanne Winsth www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Uppvidinge Riktlin j e för Intern kontroll inom socialnämndens verksamhetsområde Framtagen av: Socialchef Godkänd och fastställd av: Socialnämnden Diarienummer Implementeras av: Närmast överordnad chef Fastställd: 2015-02-05 Sida X (X) Version: 2 Ersätter: Regler och anvisningar för Intern kontroll inom socialförvaltnin en Gäller from: 2015-03-01 Underlaget för utformning av socialnämndens riktlinjer för intern kontroll utgörs av Regler för intern kontroll, fastställt och beslutat av kommunstyrelsen 2014-11-11 och kommunfullmäktige 2014-11-25. Reglerna innehåller syfte, organisation och ansvarsfördelning av intern kontroll samt uppföljning av intern kontroll. Enligt kommunallagen ansvarar nämnd för att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detta kännetecknas även av att socialnämnden har kunskap och engagemang. Socialnämndens plan för internkontroll gällande kvalitet är en del av nämndens hela internkontrolL Det är av vikt att förvaltningen har en god kontrollmilj ö, att det finns en tydlig ansvarsfördelning, att kunskap om den interna kontrollens syfte och funktion är känd i verksamheterna. Socialnämnden är ytterst ansvarig för intern kontroll inom sitt ansvarsområde. Tillämpningen innebär att socialnämndens utformning av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta, så kallad rimlig grad av säkerhet. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte enbart ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Socialnämnden ansvarar för att intern kontroll utformas enligt målet med ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner. Organisation inom socialnämndens ansvarsområde, se även bilaga 1 Socialnämnden: I januari fattas beslut om resultat av granskningsrapport, för vidare beslut till kommunstyrelsen senast den 31 januari. I september behandlar de politiska grupperna, vilka riskbedömningar förvaltningen ska genomföra. Senast i december fattar socialnämnden beslut om handlingsplan för nästkommande år. Socialförvaltningens ledningsgrupp: Delger nämnden uppföljning av det interna kontrollarbetet i tertialrapporterna från respektive avdelning. Genomför, i september, riskbedömning av kommunstyrelsens kontrollmåL Riskbedömning görs med hjälp av den så kallade VOR-matrisen. Genomför, i december, granskning för utformning av granskningsrapport till socialnämnden. Bilaga 1 redogör för ansvarsfördelning Bilaga 2 redogör års hjul för det interna kontrollarbetet VOR-matrisen: (Väsentlighet och risk) Riskbedömning görs utifrån en sannolikhet- och konsekvensanalys med bedömning för osannolikt, mindre sannolikt, möjligt samt sannolikt. Konsekvensanalysen görs genom bedömning av om konsekvensen är allvarlig, kännbar, lindrig eller försumbar. Resultat av riskbedömningen ger underlag för väsentlighet och risk enligt nedanstående poängsystem: Inget agerande krävs: 1-4 poäng Uppmärksamhet krävs: 3-8 poäng Åtgärder krävs: 9-16 poäng Granskningsrapporterna ska innehålla genomförda riskbedömningar samt resultat, beskriva vilka brister som finns, planerade åtgärder/handlingsplan samt resultat av åtgärder. Granskningsområdena ska dokumenteras och redovisas enligt ansvars- och befogenhetsfördelningen. Uppföljning och redovisning genomförs i tertialrapporter samt redovisning av granskningsrapport Bilaga 1 Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Socialnämnd Förvaltningschef Verksamhetsansvarig Övriga anställda Leda arbetet med att åstadkomma och Att övergripande regler Fastställa reglemente upprätthålla en god och organistion för Ytterst ansvariga för intern kontroll, Samtliga chefer på olika Har skyldighet att intern kontroll nämndens interna upprättas och kontroll, inom sitt tillsammans med förvaltningens nivåer ska följa antagna regler och anvisningar för följa antagna regler och anvisningar i sin uppdateras ansvarsområde ledningsgrupp. intern kontroll arbetsutövning Upprätta organisation för den interna Tillse att regler, Informera övriga anställda Rapportera brister om reglernas och anvisningarnas innerbörd till närmast överordnad chef Utvärdera kommunens kontrollen. Ska innehålla samlade system för anvisningar, risk- och väsentlighetsana lys, intern kontroll, samt dokumenterad ansvars- handlingsplan och besluta om eventuella och befogenhetsfördelning granskningsrapport tas fram inom samt dokumenterade nämndens rutinbeskrivningar verksamhetsområde förbättringar. Görs i Besluta om ansvarsfrihet samband med för nämnder och styrelser årsredovisning Fastställa ! kommunövergripande kontrollmål för Att god kontrollmiljö samtliga nämnder och Fastställa planering och uppnås och bibehålls Verka för att de anställda arbetar mot uppsatta mål och att de arbetsmetoder styrelser, senast i rapportering av HUR som används bidrar till en introduktions- augusti intern kontroll ska gå till verksamhetsområde god intern kontroll program inom nämndens Tar del av och följer Bedriva intern kontroll Hur brister av den av eget interna kontrollen ska Omgående rapportera verksamhetsområde, väsentliga brister i den l rapporteras, dvs. de på samma sätt som för brister verksamheten nämnder och styrelser upptäcker interna kontrollen till nämnden Ansvara för att kunskap om intern Hur nyanställda utbildas kontroll görs känd för i vad intern kontroll är nyanställda Rapportera brister till närmast överordnad chef l l Bila ul FÖRVALTNINGEN Januari Augusti December Uppvidinge KOM hi U N 2015-01-14 Rapport, socialnämnden internkontrollplan 2014 Sammanfattning Socialnämnden har 2014 beslutat om handlingsplan för intemkontrollplan. I denna rapport redovisas resultatet av respektive beslutad åtgärd. 1. Nivåbedömningar särskilt boende Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång och uppdatering av underlaget för nivåindelningar. Hemljänstbeslut i särskilt boende. Resultat Totalt kontrollerades 25 nivåbedömningar. Av dessa var det nio stycken som skilde sig åt vid kontroll. Sex hade en högre nivå i Procapita än vad som framkom vid kontrollen. Tre hade en lägre nivå Fortsatta arbete Socialstyrelsen har stärkt kraven på hemljänstbeslut i särskilt boende. Under hösten 2014 har detta arbete påbörjats och beräknas vara klart senast 150228. Hemljänstbesluten ligger sedan till grund för nivåbedömningama. 2. Löneutbetalningar Beslutad åtgärd/kontrollmoment Utformning av rutin/system för kontroll Resultat Rutin är utformad och delgiven verksamhetsansvariga Fortsatta arbete Varje år ska respektive verksamhetsansvarig redogöra för att kontroll gjorts varje månad under året. www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se 3. sjuksköterskor med förskrivningsrätt Beslutad åtgärd/kontrollmoment 50% av sjuksköterskorna ska ha förskrivningsrätt Resultat 2014-12-31 har 50% av sjuksköterskorna förskrivningsrätt Fortsatta arbete Ingår i det löpande arbetet att ansvara för att 50% har förskrivningsrätt 4. Orosanmälningar för barn och ungdomar(upp till21 år) Beslutad åtgärd/kontrollmoment Vid avsaknad av rutiner/checklista för stöd i beslut om att inleda eller inte inleda utredning kan felaktig bedömning göras. Stickprov 10 anmälningar som inkom under 2014. Resultat Rutin för inkommen anmälan samt förhandsbedömning har tagits fram. stickkontroller har inte genomförts. Fortsatta arbete Ingår i Intern kontroll för 2015. 5. Introduktionsprogram för nyanställda Beslutad åtgärd/kontrollmoment Vid bristande eller avsaknad av introduktionsprogram för nyanställda ges de nyanställda inte rätt förutsättningar vid nyanställning. Resultat Förvaltningens ledningsgrupp har beslutat och antagit revidering och utformning av checklista för introduktion av nyanställda inom Socialförvaltningen. Denna ersätter inte den kommunövergripande introduktionsplan och checklista, utan är ett komplement för nyanställda inom socialförvaltningen. Fortsatta arbete Ingår i Internkontrollplan för 2015 för samtliga avdelningar. Utformning ligger till grund för anställningens funktion. Dessa ska ingå i den kommunövergripande och socialförvaltningens övergripande. www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport socialnämndens internkontroll plan 2014 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner redovisningen och översänder handlingama till kommunstyrelsen för beslut. Beslutsexpediering Kommunstyrelsen Socialchef Susanne Winsth www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Uppvidinge Olvi U N 2014-12-22 Tychofonden 2014 Sammanfattning Protokoll har inkommit från styrelsen för Tycho Karlssons donationsfond. De har beslutat att bevilja ansökningar enligt bifogat underlag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Tychofonden 2014" daterad 2014-12-22 Protokoll från möte med styrelsen för Tychofonden Förslag till beslut Godkänna fondkommittens beslut. Beslutsexpediering Lovisa Jonsson, redovisningsassistent Socialförvaltningen Möte med styrelsen för Tycho - fonden Närvarande: Ingrid Hugosson-ordförande Wivi Johansson SPF Nils-Göran Karlsson PRO Annica Tränk, områdeschef Olafsgården Ingrid Hugosson hälsar alla välkomna och forklarar mötet öppnat Åseda 2014-12-05 U!'P\flDI:,I i\Oi\fli'.!lUN SOC 1/\U\ll<rvii'JUI~ f\J 11 Onr: ,,., Ansökningar Datum 2014-10-15 2014-10-15 2014-11-05 2014-11-06 2014-11-12 2014-11-12 2014-11-12 2014-11-12 2014-11-27 2014-12-05 Sökande Ändamål Sökt belopp Beviljat belopp Anhöriggruppen Träffar 12 000 10 000 12 000 10 000 Besöksgruppen Träffar, resa Åseda Folkets Bioarrangemang 12 000 12 000 hus PRO/SPF Subventioner 80 000 80 000 Hälsans hus studieresa . 10 000 10 000 Åseda SPF Friluftsdag i 5 000 5 000 Åseda SPF Folkets Park l 000 ÅsedaPRO Buss, julfest l 000 Lenhavda ÅsedaPRO Orkester, 5 000 5 000 nyårsfest Olafsgården Blommor, fint 5 000 5 000 tilljul Teaterresa 10 000 10 000 SPF/PRO Totalt 152 000 148 000 Till sist sekreteraren skickar protokoll till ordförande för justering innan det sänds vidare till nämnden. Vivi och Nils-Göran informerar SPF och PRO om vad som framkommit på mötet. Ordföranden tackar för det goda kaffet och för visat intresse och förklarar mötet avslutat. Annica Tränk sekreterare Möte i Tychofonden 2014-12-05 Datum Sökande Ändamål Sökt belopp Beviljat belopp 2014-10-15 Anhöriggruppen Träffar 12 000 10 000 2014-10-15 Besöksgruppen Träffar, resa 12 000 10 000 2014-11-05 Aseda Folkets Hus Bioarrangemang 12 000 12 000 2014-11-06 PRO/SPF Subventioner Hälsans Hus 80 000 80 000 2014-11-12 Aseda SPF studieresa 10 000 10 000 2014-11-12 Aseda SPF Friluftsdag i Folkets Park 5 000 5 000 2014-11-121 Aseda PRO Buss, julfest Lenhavda 1 000 1 000 2014-11-121 Aseda PRO Orkester nyårsfest 5 000 2014-11-27 Olafsgården Blommor, fint till jul 5 000 5 000 2014-12-05 SPF/PRO Teaterresa . 10 000 10 000 Totalt 152 000 148 000 -'-- '• 5 000 Kommentar l .·Till Tychofonden ( \ För pensionärerna i Åseda söker SPF och PRO ett bidrag till teaterresa sommaren 2015. Det är ett lokalt teaterprojekt i kommunen om Länsmans bravader som ska spelas i Hembygdsgården i Lenhavda med premiär den 27 juni. Vi söker bidrag till bussresa och måltid på Kosta Hotell med 10 000 kr Biljett får deltagarna betala. Med förhoppning att bidraget beviljas tackar vi och föreslår att bidraget betalas ut tillÅseda SPF-avd Bankgiro 610-7585 ( Åseda 141203 Aseda i oktober 2014 Till Tycho och Ernst kommitteen Tackför tidigare bidrag! Under året har vi för det mesta bara haft en anhöriggrupp, som består av ett 20-tal personer. R , Vi träffas en gång/månad och oftast brukar vi ha någon underhållare. I år blev resan till Torbiörn i Å.lghult och maten intogs på Villa Fröjdekulla i Alsterbro. Vi hoppas att kunna ha några träffar även nästa år, därför ansöker vi om 12.000 kr. (( Keile Magnusson gm Siv-Britt Zaar ()_ "(} r-;)07~(/yuJI r<-a~v<- Att betalas till Röda Korsets kassör Susanne Andersson Skeda 36070Aseda Kontonr: 8169-5 974213668-3 Aseda i oktober 2014 Till Tycho och Ernst kommitteen Tackför tidigare bidrag! Aseda besöksgrupp består av ett 20-tal deltagare för tillfället. Tror att Tycho-kommitteen vet att vi deltager i olika aktiviteter på Olojsgården, i vissa fall.foljer vi med på sjukresor och gör hembesök hos de som så önskar. · Vi träffas regelbundet sista måndagen i varje månad och försöker hålla oss uppdaterade med vad som händer i samhället, så olika aktörer brukar besöka oss vid dessa tillfällen. Det är extra roligt att kunna erbjuda en resa i maj-juni. l år besökte vi Kosta Boda där vi åt smörgås med kaffe, sedan lunch och guidning på Korrö för att slutligen besöka Dädesjö där Johan Lindstrand underhöll oss. Tycho-pengarna gjorde detta möjligt. Tack! Det är också trevligt att kunna avsluta året lite festligt med lite julmat. Hoppas vi kan göra något trevligt under 2015 också. Ansöker om 12.000 kronor til/2015-års utflykter Besöksgruppen i Aseda (;')/~ ;]u:!ZJ l-ut--c- Siv-Britt Zaar Frivilligarbetare 1 Ansökan om bidrag o Folkets HusAseda Tycho Carlssons Minnesfond c/o Ingrid Hugosson Till: Tycho Ca rissons minnesfond Åseda Folkets Hus vill fortsätta med att kunna ge äldre/pensionärer i Åseda möjlighet att besöka våra arrangemang med bio. Vi vill uppföra några föreställningar som är för äldre/pensionärer på annan tid än kvällstid. Under 2014 har två sådana föreställningar visats. "Hästmannen- sista striden och Optimisterna" kostnaderna för dessa visningar uppgår till 5690 kr. l övrigt har pensionärsrabatt för övriga filmer kostat 5350 kr. Vi önskar att kunna fortsätta med dessa rabatter för pensionärer då det är ett sätt för äldre att komma ut och träffas på orten tillsammans med andra. Vi ansöker härmed om bidrag från Er fond för att kunna fortsätta med denna verksamhet under 2015. Vi beräknar att kostnaden för Folkets Hus för denna verksamhet uppgår till ca 12000 kr. Se kopia på besök under 2014, tid 2014-01-12 - 2014-10-24. Vi hoppas på en förlängning av bidrag för att fullfölja verksamheten under 2015. Med hälsning ~r g Ordf. o FOLKETS HUS ASEDA FOLKBIOGRAFEN RABATTER TILL PENSIONÄRER, 20 kr per biljett. l 2014 Datum Filmtitel Antal 2014-01-12 2014-01-18 2014-01-25 2014-01-30 2014-02-01 2014-02-07 2014-02-09 2014-02-14 2014-02-15 2014-02-16 2014-02-18 2014-02-20 2014-02-21 2014-02-26 2014-03-02 2014-03-09 2014-03-12 2014-03-16 15.00 2014-03-16 19.00 2014-04-06 16.00 2014-04-11 19.00 2014-04-13 19.00 2014-05-25 19.00 2014-08-03 17.00 2014-08-22 20.00 2014-08-27 20.00 2014-08-29 20.00 2014-08-31 20.00 2014-09-03 19.00 2014-09-06 16.00 2014-09-14 19.00 2014-09-21 ' 16.00 2014-09-21 19.00 2014-09-24 19.00 2014-10-24 19.00 Hundraåringen som försvann Bamse och tjuvstaden Hästmannen -sista striden Hästmannen-sista striden Frost (Sv. Tal) Mandela Mandela Hallåhallå Emil och Ida i Lönneberga Hundraåringen som försvann Hallåhallå Lega- Filmen American Hustie American Hustle Tillbaka till Bromma Återträffen Återträffen Herr Peabody och Sherman Tommy Optimisterna Och Piccadylly Circus ligger inte i Kumla Och- Piccadyl!yCircus ligger lAte i !?u::n~a Grace of Monaco Pettson & Findus - Roligheter Turist Turist Medicinen Medicinen Medicinen Krakel Spektakel The Salvatian Amazonia Min så kallade pappa Min så kallade pappa Muren 35 1 38 27 l l 1 2 1 23 9 l l 4 1 15 12 1 3 10 l 3 8 1 3 10 2 9 8 1 1 2 16 8 1 36 74 101 102 103 104 106 107 130 139 140 141 145 146 161 173 174 177 187 188 191 199 200 203 213 215 224 232 233 234 236 252 260 261 Kronor 700 20 760 540 20 20 20 40 20 460 180 20 20 80 20 300 370 20 60 200 20 60 160 20 60 200 40 180 160 20 20 40 320 160 20 720 1480 2020 Filmhyra: 4585:2040 2060 2080 2120 2140 2600 2780 2800 2820 2900 2920 3220 3590 3610 3670 3870 Filmhyra: 789:3890 3950 4110 4130 4190 4390 4430 4610 4770 4790 4810 4850 5170 5330 5350 Frakt: 160:- 4745:- Frakt: 160:- 945:- rcommru1 ledningsf6rv~JtnL1gen Till Tychofonden Ansökan om bidrag till Hälsans hus Det är angeläget att pensionärerna får behålla de subventionerade avgifterna till bad och gym i Hälsans Hus, Det är också viktigt att Hälsans Hus utnyttjas så mycket som möjligt till förmån för pensionärernas hälsa och välbefinnande. PRO och SPF har i samråd beslutat att ansöka om ett bidrag för hela året med 80 000 kronor. Bidraget betalas ut till: Hälsans Hus i Uppvidinge AB Bankgiro 5515-1864 Eller: Danske bank 1913 080125487 Vi tackar på förhand och även för tidigare bidrag. Åseda 141106 För pensionärerna i Åseda Wivi Johansson l Ansökan om Tychobidrag till resa hösten 2015 SPF-Seniorerna Åseda-Nottebäck ansöker om ett bidrag till en studieresa i september 2015. Vi planerar att besöka GFAB i Alstermo, äta lunch i Målerås, besöka Hönöström och dricka kaffe i Älghults hembygdsgård. Vi ansöker om ett bidrag på kr. 10.000:- Bidraget kan betalas till: Åseda SPF:s bankgiro 610-7585 Vi tackar på förhand med förhoppningen att bidraget beviljas. Åseda 12 november 2014 l (\ Med vänlig hälsning· tl~~~ chw!t:~ Marie a Andersson ordförande ( Ansökan om Tychobidrag till friluftsdag i Folkets park hösten 2015 SPF-Seniorema Åseda-Nottebäck ansöker om ett bidrag till en friluftsdag i augusti 2015. Vi planerar att genomföra en friluftsdag i Ås eda Folkets park hösten 2015, för SPF-SENIORERNA ÅSEDA-NOTTEBÄCK, med olika aktiviteter, samt lunch, kaffe och underhållning av "Nöjesteamet" från Fliseryd. Vi ansöker öm ett bidrag på kr. 5.000:Bidraget kan betalas till: Åseda SPF:s bankgiro 610-7585 Vi tackar på förhand med förhoppningen att bidraget beviljas. Ås eda 12 november 2014 Med vänlig hälsning . aaw~ Clnot~ Mari ca Andersson ordförande Till Tykofondens styrelse. 2014-11-12 Äseda PRO är inbjudna till julfest i Lenhavda och ordnar med buss dit. Vi ansöker om ett bidrag på 1000 kr för bussresa n/ som kostar 2500 kr. Vi ska även i år ordna en nyårsfest för alla PRO:are i kommunen. Vi har bokat en orkester från Blekinge/ som kostar 5000 kr och vi ansöker om ett bidrag på den summan. ( \' Vi vill också tacka för de bidrag vi fått tidigare i år. Äseda PRO Styrelsen/Eima Jonsson Ordf. ( Till Tychofonden Ansökan om bidrag till blommor Olofsgården ansöker om bidrag på 5 OOOkr förblommor till borden i matsalen på vår Nobelfest och extra finttilljuL Passar på att tacka för bidragen som vi fått tidigare från fonden. Betalas in på 7731-6419-52111 Uppvidinge Kommun Åseda 2014-11-27 ( Områdeschef Annica Tränk ( lnsdat Transtext IB 20140626 20140820 20140703 20140703 20140703 20140703 20140703 20140703 20140703 20140703 20140703 20140826 20140826 20140901 20140905 20140905 20140825 20140707 Åseda Nottebäck SPF Ingrid Hugosson Tycho bidr. Olofsgården ÅSEDA PRO ELSIE EDBERG Aktivitetsklubben Bruket ÅSEDA PRO ELSIE EDBERG Åseda Nottebäck SPF BRUNNSKYRKANS FÖRSAMLING ÅSEDA PRO ELSIE EDBERG ÅSEDA PRO ELSIE EDBERG Dagverksamheten Olofsgården CENTRALKONDITORIET Lessebo PRO s Sånggrupp Old Singer Utdelning Blomstermakarna i Åseda AB KF GÖTA Rådhuset i Åseda AB SPF, återbet Tycho UB Belopp -32 466,24 1500,00 900,00 6 000,00 4 700,00 ' 8 000,00 3 000,00 8 000,00 10 000,00 15 000,00 10 000,00 6 000,00 2 820,00 4 000,00 -225 000,00 216,00 2 984,42 1044,66 -900,00 -174: 201,16 (
© Copyright 2024