Förfrågningsunderlag omsorgstjänster 2015-01-30 med
HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Förfrågningsunderlag omsorgstjänster 2015-01-30 med bilagor Innehåll Förfrågningsunderlag 2015-01-30 Bilaga 1a B3A Karta Områdesindelning Bilaga 1b B3B Karta Områdesindelning Bilaga 2 Hemvårdsförvaltningens värdegrund Bilaga 3 Lokala värdighetsgarantier Bilaga 4 Riktlinjer för bäddpaket Bilaga 5 Riktlinjer för trygghetslarm Bilaga 6 Riktlinjer för kontaktmanaskap Bilaga 7 Riktlinjer för social dokumentation Bilaga 8 Rutin för informationsöverföring dubbelbemanning Bilaga 9 Riktlinjer för teamträff i Halmstads kommun Bilaga 10 Vak-i livets-slut Bilaga 11a Rutiner för HSL-beslut rehabpersonal Bilaga 11b Rutiner för HSL-beslut leg sjuksköterska Bilaga 12 Ersättning för 2015 Halmstads kommun, Hemvårdsförvaltningen • Box 271, 301 07 Halmstad • Besöksadress: Södra vägen 5 • Tel 035-13 70 00 • Fax 035-13 03 48 Organisationsnr: 212000-1215 • Bankgiro 991-2171 • Postgiro 11300-1 E-post: [email protected] • www.halmstad.se Förfrågningsunderlag Upphandlarversion 2015-01-30 Upphandlande organisation Upphandling Halmstads kommun Fritt val avseende omsorgsinsatser och delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsinsatser inom hemtjänsten i ordinärt boende och i servicelägenheter i Halmstads kommun enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) 10/9 Anette Johansson Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten innehåller sekretessbelagd information Texten kommer att ingå i avtalet Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten ingår i kvalificeringen Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag 1 Allmän orientering 1.1 Bakgrund Ni inbjuds härmed att lämna anbud för utförandet av omsorgs- och serviceinsatser samt delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsinsatser inom hemtjänsten i ordinärt boende i Halmstads kommun. Halmstads kommun har det yttersta ansvaret för att de som bor och vistas i kommunen får den hjälp och det stöd de behöver. Omsorgs- och serviceinsatser samt delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsinsatser i hemtjänsten är ett sådant stöd. Mer information om Halmstad finns på www.halmstad.se. 1.2 Valfrihetssystem Hemvårdsnämnden i Halmstad har beslutat att tillämpa valfrihet när det gäller omsorgs- och serviceinsatser i hemtjänsten. Det innebär att intresserade leverantörer har möjlighet att löpande lämna anbud om att bedriva omsorgs- och serviceinsatser i kommunen. Utgångspunkten för det fria valet är: ● valfrihet för den enskilde ● möjlighet att byta leverantör ● en ökad fokusering på kvalitet ● ökade möjligheter till profilering av tjänsterna ● en konkurrensutsättning ger förutsättningar för en effektivisering av verksamheten. Som framgår ovan är huvudsyftet med fritt val att ge möjlighet för den enskilde att välja vem som ska utföra insatsen. Valet är en möjlighet och inget tvång. I de fall den enskilde inte vill eller kan välja blir det den kommunala hemtjänsten som utför hjälpen. Förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor beskriver de tjänster som ingår i valfrihetssystemet samt de krav som ansökande leverantörer måste uppfylla. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 1 av 25 Refnr.: 10/9 Alla leverantörer som den upphandlande myndigheten tecknar avtal med skall beskriva sitt företag och sin verksamhet enligt en särskilt mall. Beskrivningarna sammanställs i en valkatalog. Den enskilde väljer vem som ska utföra insatserna utifrån katalogen. Är den enskilde inte nöjd med sitt val av leverantör kan byte ske. 1.3 Omfattning Fritt val omfattar bedrivande av hemtjänst i form av omsorgs- och serviceinsatser samt delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsinsatser för personer som bor i ordinärt boende. Rätten till omsorgs- och serviceinsatser är ett myndighetsbeslut enligt socialtjänstlagen och fattas av hemvårdsförvaltningens biståndshandläggare. Omsorgsinsatser utförs alla dagar mellan kl. 07.00-23.00. Serviceinsatser utförs vardagar mellan kl. 07.00-19.00. 1.4 Upphandlande myndighet Halmstads kommun (orgnr 212000-1215) 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt Lagen om Valfrihetssystem, SFS 2008:962. För att bli godkänd som leverantör av omsorgsinsatser krävs att leverantören uppfyller de villkor samt tar del av den information som Halmstads kommun anser att leverantören behöver för att fullfölja uppdraget. Halmstads kommun tecknar avtal med samtliga leverantörer som uppfyller ställda krav och villkor. Halmstads kommun ersätter ej leverantörer för upprättande av anbud. 2.2 Helt eller delat anbud Halmstads kommun är indelad i 11 geografiska verksamhetsområden, vilka motsvarar kommunens hemtjänstområden. Leverantören kan lämna anbud på ett eller flera områden. Kod Namn A - Söndrum B - Karl XI C - Västersol Akvarellen D - Gamletull Holm E - Getinge Haverdal F Oskarström G Nyatorp-Gustavsfält H Snöstorp-Vallås I Simlångsdalen J Nyhem K Linehed-Eldsberga Karta över Halmstads kommun (se bilaga 1a och 1b). Anbudsgivaren kan inte välja att vara verksam i delar av ett område. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 2 av 25 Refnr.: 10/9 Ange vilka geografiska verksamhetsområden som ni erbjuder tjänster inom: (Fritextsvar) 2.3 Tilläggstjänster Leverantören har möjlighet att, utanför ramen för de uppdrag och biståndsbeslut som Kommunen svarar för, erbjuda tilläggstjänster, men då efter överenskommelse direkt med den enskilde. I de fall leverantören erbjuder tilläggstjänster skall dessa anges i anbudet. Redovisa de tilläggstjänster som erbjuds (Fritextsvar) 2.4 Reservationer Anbud får inte innehålla reservationer utan alla krav måste accepteras i sin helhet. 2.5 Anbudets form Halmstads kommun använder elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign. Det är kostnadsfritt för anbudsgivaren och kräver enbart en registrering på www.tendsign.com. Vid svårigheter att arbeta i systemet finns support: [email protected] alternativt telefon 0771-440 200. Observera att det företag som registrerats som anbudsgivare skall vara samma företag som tecknar eventuellt avtal. Ombud kan alltså inte lämna anbud. Fritextsvar skall lämnas direkt i förfrågningsunderlaget. Hänvisning till bilagor där det inte särskilt efterfrågas accepteras inte. Svar som enbart finns i bilagor medför att anbudet inte utvärderas. Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer inte att utvärderas. Anbudet skall vara på svenska. Uppfylls kraven på anbudets form? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.6 Frågor om upphandlingen Förfrågningsunderlaget har framställts för att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som Halmstads kommun ställer på uppdraget och på den leverantör som skall utföra uppdraget. Det är angeläget att anbudsgivaren kontaktar kommunen om något är oklart. Detta sker via tendsign.com, funktionen "frågor och svar". Halmstads kommun kommer att publicera eventuella förtydliganden. Anbudsgivare underrättas om dessa via systemet. 2.7 Inlämnande av anbud Anbud skall lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Anbud tas ej emot på annat sätt. 2.8 Dag för anbudsinlämning Det finns ingen fastställd dag för inlämnande av anbud utan anbud kan lämnas löpande. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 3 av 25 Refnr.: 10/9 2.9 Förtydliganden och kompletteringar av anbud Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. 2.10 Prövning av anbudsgivare och anbud Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav som måste uppfyllas, s.k. obligatoriska krav (skall-krav). Uppfylls inte dessa krav både avseende anbudsgivare och anbud kan inte anbudet prövas. Leverantören kommer att kallas till ett möte för avstämning av kraven och av leverantörens förståelse av uppdraget. Deltagande på detta möte är obligatoriskt för att kunna bli godkänd. 2.11 Ersättning för utförd tjänst Kommunen ersätter leverantören för utförd tjänst enligt Avtalsvillkoren punkt 6.7. 2.12 Sekretess Inkomna anbud är som regel allmän handling. Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon del i anbudet anses omfattas av sekretess. Detta görs på avsedd plats i punkt 4.4 nedan. Anbudsgivaren skall i sådana fall motivera på vilka grunder specifik del anses omfattas av sekretess. Angivande av specifik del och motivering skall vara så tydlig att kommunen med motiveringen som underlag kan fatta beslut. Ifall detta inte är tillräckligt tydligt beskrivit för vår bedömning kan anbudet komma lämnas ut i sin helhet. I de fall som anbudsgivaren ej anger något kommer kommunen att tolka det som att anbudsgivaren inte anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess. Observera att ett angivande av att delar av anbudet skall omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Kommunen kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av huruvida en specifik uppgift omfattas av sekretess. 2.13 Tilldelningsbesked Beslut kommer att meddelas inom tre månader efter ett komplett inkommet anbud. Om och när sökande godkänts bifogas avtal för underskrift med beslutshandlingen. Under semesterperioden juli-augusti samt vid storhelger så som jul och påsk kan handläggningstiden vara upp till fyra månader. Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Halmstads kommun och leverantören undertecknat särskilt upprättat skriftligt kontrakt. Om sökande inte har godkänts och anser sig felaktigt behandlad har denne möjlighet att överklaga beslutet, genom att skriftligen inom tre veckor till Förvaltningsdomstolen i Göteborg ansöka om rättelse med begäran om vilken ändring som yrkas. 3 Kravspecifikation 3.1 Skyldighet att ta emot uppdrag - kapacitetstak Anbudsgivaren kan begränsa sitt åtagande genom att ange ett så kallat kapacitetstak. Kapacitetstaket avser alla områden som anbudsgivaren bedriver verksamhet i och anges i form av antal timmar per månad. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 4 av 25 Refnr.: 10/9 Ange kapacitetstak i maximalt antal timmar som kan utföras under en månad: (Fritextsvar) 4 Leverantörskontroll 4.1 Registreringar mm Anbudsgivaren skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet, om företaget är registrerat i annat land. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, skall även detta företag uppfylla dessa krav. Kommunen samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera att lämnade uppgifter är korrekta. Utländsk anbudsgivare skall på begäran kunna visa motsvarande dokumentation. Uppfylls kravet på registrering? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.2 Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas. Kommunen kommer att begära in uppgifter om anbudsgivaren från kreditupplysningsföretag. Anbudsgivare skall ha minst rating 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. I fall lägre rating visas, skall anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Samma kvalificeringskrav tillämpas för nystartade företag och utländska anbudsgivare. Uppfylls kravet på ekonomisk ställning? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Eventuell beskrivning: (Fritextsvar) 4.3 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall inneha och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Detta skall framgå av anbudet som skall innehålla en kortfattad beskrivning om anbudsgivaren. Anbudsgivaren skall ha rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Beskrivning av hur detta krav tillgodoses skall beskrivas i anbudet. Anbudsgivaren skall utförligt beskriva sina rutiner för personaladministration, tidsredovisning och fakturering. Verksamhetschefen skall ha för uppdraget relevant högskoleutbildning samt erfarenhet (minst 2 år) av likvärdig verksamhet. Detta skall styrkas med till anbudet bifogade kundreferenser (2 st) med kontaktperson, telefonnummer och e-post samt en kort beskrivning av det genomförda uppdraget. Kortfattad beskrivning av leverantören: (Fritextsvar) Beskrivning av rutiner för kvalitetsäkring: (Fritextsvar) Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 5 av 25 Refnr.: 10/9 Beskrivning av ledningens och personalens kompetens: (Fritextsvar) Beskrivning av rutiner för administration: (Fritextsvar) Uppfylls kravet på verksamhetschef? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Referens 1 med kontaktperson, telefonnummer, e-post samt en kort beskrivning av uppdraget (interna referenser från kommunen där så finns kan ersätta angiven referens): (Fritextsvar) Referens 2 med kontaktperson, telefonnummer, e-post samt en kort beskrivning av uppdraget (interna referenser från kommunen där så finns kan ersätta angiven referens): (Fritextsvar) Anser kommunen att leverantören uppfyller kvalificeringskraven? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.4 Försäkringar Leverantören skall ha försäkringar enligt Avtalsvillkoren punkt 6.15. Av försäkringsgivaren undertecknat intyg skall bifogas anbudet. Intyg skall bifogas som visar att kravet uppfylls: (Bifogat dokument) 4.5 Företags- och kontaktuppgifter Fyll i följande uppgifter: Företagets namn och organisationsnummer: (Fritextsvar) Kontaktperson för anbudet med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Kontaktperson för avtalet med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Kontaktperson för avrop med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Avtalstecknare med namn, titel och postadress: (Fritextsvar) 4.6 Elektroniska fakturor Kommunens målsättning är att all fakturering skall ske elektroniskt och kommunen önskar att fakturering sker enligt Svefaktura eller Fulltextstandard. Om elektronisk faktura inte kan skickas skall pappersfaktura skickas till Addici, Luleå för scanning: Halmstad kommun, Hemvårdsförvaltningen c/o Addici A82 971 74 Luleå Fakturan skall specificeras enligt Kommunens anvisningar. För det fall leverantören använder pappersfaktura kan kommunen under avtalstiden anmoda leverantören att gå över till elektronisk faktura. Leverantören är skyldig att inom tre Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 6 av 25 Refnr.: 10/9 månader från anmodan endast använda sig av elektroniska fakturor. Leverantören kan registrera fakturor gratis på www.fakturaportalen.se. Vilket alternativ för elektroniska fakturor erbjuds? Svefaktura, Fulltextfaktura eller Fakturaportalen? (Fritextsvar) 5 Utvärdering 5.1 Grund för tilldelning av kontrakt Avtal kommer att tecknas med alla leverantörer som uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag med tillhörande avtalsvillkor och bilagor. 6 Avtalsvillkor 6.1 Allmän orientering Efter avslutad upphandling kommer avtal med nedanstående innehåll att skapas. Samtliga avtalsvillkor skall godkännas av anbudsgivaren. Accepteras samtliga avtalsvillkor? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.1.1 Omfattning Leverantören skall, för kommunens räkning, utföra omsorgs- och serviceinsatser samt delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsinsatser inom hemtjänsten i ordinärt boende i enlighet med detta avtal och förfrågningsunderlag. Insatserna som skall utföras föregås av ett biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen (SoL). Omsorgsinsatser samt delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsinsatser utförs alla dagar mellan kl. 07.00-23.00. Serviceinsatser utförs på vardagar mellan kl. 07.00-19.00. I undantagsfall och efter särskild överenskommelse med hemvårdsförvaltningen, kan biståndsbedömda insatser utföras på kundens begäran utanför angivet tidsintervall, detta skall dokumenteras i genomförandeplanen. Omsorgsinsatser omfattar personlig omvårdnad samt delegerade och/eller instruerade hälso-och sjukvårdsinsatser i ordinärt boende inom Halmstad kommun. Personlig omvårdnad kan bestå av hjälp i matsituationer, hygien, förflyttning, insatser för att bryta isolering och för att den enskilde skall känna trygghet och säkerhet i det egna hemmet. Även vård i livets slut omfattas av insatserna. Serviceinsatser kan bestå av städning, tvätt/klädvård, inköp, apoteksärenden, fönsterputs och leverans av bäddpaket. Delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser är insatser som delegerats och/eller instruerats från kommunens arbetsterapeut, sjukgymnast eller sjuksköterska förutom sjukvårds-insatser ingår även vak (p. 6.4.15.) och såld vård (p. 6.4.16.) inom ramen för omsorgsinsatser. Uppdragets volym är beroende på kundval. Kundval innebär att den enskilde själv får välja vem som skall utföra hemtjänsten. Den enskilde kan välja mellan de leverantörer som godkänts av kommunen. Hur många kunder varje leverantör får beror på hur många personer som väljer leverantören. Kommunen kan inte garantera några kunder. 6.1.2 Ansvar Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 7 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören ansvarar för de insatser som denne utför. 6.1.3 Avgränsningar Nedanstående tjänster omfattas inte av valfrihetssystemet utan kommer även i fortsättningen att utföras i kommunens regi: 1. Hälso- och sjukvård samt rehabilitering (delegering/anvisning av vissa uppgifter kommer att göras av Kommunens legitimerade personal - sjuksköterskor, sjukgymnaster och arbetsterapeuter - till Leverantörens personal) 2. Nattverksamheten kvarstår i kommunal regi och nattinsatser utförs av kommunens nattpatrull från klockan 23.00 - 07.00 samtliga dagar i veckan 3. Svara på och åtgärda trygghetslarm. 4. Förebyggande insatser som utförs av Kommunens fritidsledare, demensteam, anhörigombud och frivilligsamordnare. 5. Fri avlösning i hemmet. 6.1.4 Leverantörens möjlighet att erbjuda tilläggstjänster Leverantören har rätt att erbjuda tilläggstjänster utanför ramen för insatser av beviljad omfattning och beviljat innehåll. Detta sker genom överenskommelse mellan den enskilde och Leverantören utan Kommunens inblandning. Eventuella sådana tilläggstjänster bekostas helt av den enskilde. 6.1.5 Tid utanför ordinarie insatstid Insatser mellan 23.00 - 07.00 svarar kommunens personal för. Dock finns möjlighet att separat avtala med Kommunen om utökad tid för Leverantören i enskilt ärende för att till exempel ha nattvak hos den enskilde som Leverantören redan arbetar hos. Kontinuiteten för den enskilde bör eftersträvas. 6.1.6 Styrdokument Leverantörens verksamhet skall utgå från: * Kommunallagen. * Socialtjänstlagen. * Hälso- och sjukvårdslagen. * Kommunens aktuella planeringsdirektiv, övergripande mål för omsorg och stöd, vision och värdegrund (bilaga 2). * Hemvårdsnämndens prioriterade mål och aktuell verksamhetsplan. * Hemvårdsnämndens värdighetsgarantier (bilaga 3). * Ledningssystem för kvalitet, hemvårdsnämnden i Halmstads kommun. * Riktlinjer från medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) för Halmstads kommun samt ”Nationell handbok för hälso- och sjukvård” skall följas (se MAS-handboken www.halmstad.se). 6.1.7 Kvalitetsledning Leverantören skall svara för att det finns fungerande rutiner för intern kvalitetskontroll, uppföljning och utvärdering. Leverantören skall tillämpa SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Syftet med ledningssystem är att säkerställa kvalitet och säkerhet för den enskilde. Ledningssystemet skall bland annat innehålla rutiner för systematisk synpunktshantering (åsikten), rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för att upptäcka, förebygga och förhindra övergrepp och brister i vården/omsorgen. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 8 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören skall ha en beredskaps- och handlingsplan för särskilda händelser. Verksamheten skall utföras med den personalstyrka som krävs för uppgiften. Schemaläggning för personalen skall bygga på fasta anställningar och inte på vikarier (verksamheten får dock anlita vikarier när behov finns) personal kontinuitet ses som viktigt för verksamheten. 6.1.8 Verksamhetens mål Leverantören skall följa Halmstads kommuns mål och riktlinjer. De politiska mål som finns för äldreomsorgen gäller också i kundvalen. Målen ses över kontinuerligt och kan komma att ändras över tid. Leverantören har att följa eventuella ändringar och tillägg i målen. Se kommunens planeringsdirektiv och Hemvårdsförvaltningens verksamhetsplan (www.halmstad.se). 6.1.9 Medicinskt ansvarig sjuksköterska Halmstads kommuns MAS har det medicinska ledningsansvaret enligt 18 § i hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) § 24 och SOSFS 1997:1 socialstyrelsens allmänna råd om medicinskt ansvarig sjuksköterska i kommunernas hälso- och sjukvård. Leverantören är skyldig att se till att MAS kan utföra sitt uppdrag. MAS skall hållas underrättad om sådant som faller inom MAS ansvarsområde. MAS skall ges tillträde till verksamheten. MAS kan kräva fortbildning av personal om det krävs för att upprätthålla den medicinska säkerheten. Delegeringsförfarandet skall ske enligt riktlinjer fastställda av MAS i Halmstads kommun. MAS riktlinjer och regelverk skall följas (se MAS-handboken www.halmstad.se). 6.1.10 Synpunkter och klagomål Leverantören skall ge den enskilde skriftlig information om vart man vänder sig med synpunkter och klagomål på verksamheten. Information skall innehålla: * * * * Beskrivning av hur Leverantören tar emot och hanterar synpunkter och klagomål. Information om att det går att vända sig till Halmstads kommun. Information om att det går att vända sig till inspektion för vård och omsorg (IVO). Information om att det går att vända sig till Patientnämnden Region Halland. Leverantören skall ha skriftliga rutiner för klagomålshantering. Det krävs även att Leverantören systematiskt arbetar med de synpunkter och klagomål som kommer in från enskilda och deras anhöriga. Den enskilde och dennes företrädare skall alltid veta till vem man vänder sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter på Leverantörens verksamhet. Såväl statistik över inlämnade klagomål och enskilda klagomål skall redovisas för kommunen vid tillsyn eller på begäran. 6.1.11 Anmälan av missförhållanden enligt socialtjänstlagen 14 kap. 2 § Var och en som är verksam och ger insatser enligt socialtjänstlagen och får kännedom om ett allvarligt missförhållande som rör den enskilde skall omgående informera kommunen om detta. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 9 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören ska följa hemvårdsnämndens riktlinjer för avvikelsehantering och de riktlinjer som följer av 14 kap 2 § Socialtjänstlagen (lex Sarah). Dessa finns att tillgå i hemvårdsnämndens ledningssystem. Gällande rutiner finns i MAS-handboken på kommunens hemsida. Leverantören har ansvar för att all personal har kunskap om denna rutin. 6.1.12 Anmälningsskyldighet – Lokal avvikelsehantering – Lex Maria Leverantören skall se till att personalen har ingående kunskaper om anmälningsskyldighet enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) 3 kap samt 6 kap, samt SOSFS 2013:3 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria samt riktlinjer för avvikelse anmälan i MAS handboken. Leverantören skall rapporter till MAS om en enskild i samband med hälso- och sjukvård utsätts för risk eller drabbas av skada eller sjukdom. MAS har anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. 6.1.13 Myndighetsutövning Hemvårdsförvaltningens biståndshandläggare utreder och fattar beslut om omsorgsinsatser enligt SoL 4 kap 1 §. 6.2 Avtalsperiod Avtalet gäller från och med parternas undertecknande och tills vidare, med en ömsesidig uppsägningstid på tre månader. 6.3 Avtalshandlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de sinsemellan i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. 2. 3. 4. Tillägg till och ändringar i avtalet Avtalet med tillhörande bilagor Halmstads kommuns förfrågningsunderlag inkl förtydliganden och kompletteringar Leverantörens anbud inkl förtydliganden och kompletteringar 6.4 Tjänstens innehåll Förutom det som anges i punkt 6.1.1. Omfattning ingår nedanstående i tjänstens omfattning och innehåll. 6.4.1 Bäddpaket För enskilda som inte vill använda egna sängkläder tillhandahåller Kommunen bäddpaket (hyra av sängkläder) som en beviljad insats. Leverantören skall efter den enskildes behov återlämna använda bäddpaket och beställa nya (görs per telefon via receptionen på Karl XI:s servicehus) samt hämta beställda bäddpaket på Karl Xl:s servicehus eller efter överenskommelse med kommunen på ett av kommunens utlämningsställen, se bilaga 4 för närmare villkor. 6.4.2 Trygghetslarm Trygghetslarm besvaras och åtgärdas av kommunens personal enligt bilaga 5. Detsamma gäller för installation, service och återlämning av larmutrustning. Leverantörens planering av insatser måste finnas tillgänglig. För att larmoperatörerna ska kunna få information om Leverantörens besöksplanering hos den enskilde skall Leverantören förse Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 10 av 25 Refnr.: 10/9 trygghetslarm-centralen med aktuella telefonnummer till den planerade personalen som ska vara tillgängliga att svara på samtal mellan 07.00-23.00 alla dagar. 6.4.3 Kontaktmannaskap För att säkra den enskildes och anhörigs/legal företrädares rätt till inflytande och information skall varje enskild med beviljade insatser ha en utsedd kontaktperson hos Leverantören som skall följa Halmstads kommuns riktlinjer kring kontaktmannaskap (bilaga 6). Den enskilde har rätt att byta kontaktperson om den inte är nöjd. 6.4.4 Genomförandeplan En genomförandeplan skall upprättas av kontaktpersonen tillsammans med den enskilde/närstående/legal företrädare inom 14 dagar från det att insatsen påbörjats. Genomförandeplanen skall utgå från beslutet/beställningen och beskriva hur och när insatsen skall genomföras. Genomförandeplanen följs upp av kontaktpersonen tillsammans med den enskilde/närstående/legal företrädare vid varaktiga förändringar och två gånger per år (bilaga 7). 6.4.5 Dokumentation och förvaring av handlingar Leverantören skall svara för att dokumentation sker i enlighet med gällande lagar, förordningar och Socialstyrelsens SOSFS 2014:5 föreskrifter och allmänna råd. Se MAS-handboken. Hemdok är en pärm där information (dokumentation) mellan olika aktörer (internt och externt) förvaras tills de bifogas i sociala akten eller hälso- och sjukvårdsjournalen. Kontrollistor för hälso- och sjukvården förvaras i Hemdok-pärmen. Handlingar som rör enskilda skall förvaras på ett sådant sätt att endast den person som har legitim anledning att ta del av handlingarna för att fullgöra sina arbetsuppgifter kan få tillgång till dem. Leverantören skall svara för att all dokumentation sker i enlighet med gällande lagar, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Dokumentationen skall föras i kommunens dokumentationssystem, se vidare under punkt 6.10.1. Leverantören skall se till så att samtliga handlingar och arbetsmaterial som gäller den enskilde överlämnas till kommunen när insatsen i ett enskilt ärende upphör. Vid byte av leverantör skall samtliga handlingar av betydelse överlämnas till den nye leverantören om den enskilde begär det. 6.4.6 Hälso- och sjukvård för hemtjänst/delegerad hemsjukvård Enligt hälso- och sjukvårdslagen ansvarar Kommunen för hälso- och sjuk-vårdsinsatser upp till och med legitimerad personal (sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast). Kommunen står för de sjuksköterske- och rehabiliteringsinsatser som inte kan delegeras. Leverantören ansvarar för delegerade och instruerade uppgifter. Region Halland ansvarar för att läkare finns tillgänglig. 6.4.7 Dubbelbemanning Då Leverantören anser att det krävs dubbelbemanning på grund av en ökad fysisk vårdtyngd kontaktar de Kommunens sjukgymnast och arbetsterapeut som gör en bedömning av behovet (se bilaga 8). 6.4.8 Rehabilitering Leverantörens personal skall tillgodose den enskildes behov av rehabilitering efter instruktion/handledning/delegering av legitimerad sjukgymnast och arbetsterapeut. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 11 av 25 Refnr.: 10/9 6.4.9 Teamarbete Leverantören skall i samverkan med Kommunen utföra teamträffar enligt Kommunens riktlinjer (bilaga 9). Leverantören ersätts ej för teamträffar. Teamträffar sker minst en gång i månaden. Tid för teamträffar varierar utifrån kundunderlag, från 30 till 60 minuter. 6.4.10 Verksamhetschef Leverantören skall ha en verksamhetschef enligt 29 § hälso- och sjukvårdslagen och SOSFS allmänna råd verksamhetschef inom hälso- och sjukvård 2007:8. Verksamhetschefen skall ha för uppdraget relevant högskoleutbildning samt erfarenhet (minst 2 år) av likvärdig verksamhet. 6.4.11 Samordnad vårdplanering - SVP Kommunen arbetar i ett planeringsteam (PROV) som består av kommunens leg. personal och biståndshandläggare. Dessa deltar på samordnad vårdplanering på länssjukhuset i Halmstad. I vårdplaneringen används ett IT-system, Meddix. Leverantören skall vara ansluten till Meddix och ha kunskap i hanteringen. Kommunen ansvarar för utbildning och administration av systemet. Leverantören kan vid behov kallas till att delta på SVP inom Region Halland. Riktlinjer för samordnad vårdplanering i Halland skall följas (se MAS-handboken www.halmstad.se). 6.4.12 Kostnadsansvar för utskrivningsklar patient Leverantören skall ansvara för att en enskild som vårdats på sjukhus ska kunna återvända hem. Förutsättningen är att läkaren på sjukhuset har bedömt den enskilde som utskrivningsklar samt att det finns en upprättad och justerad vårdplan om återgång till ordinärt boende. Fullföljs inte detta åtagande skall Leverantören ersätta Kommunen för de kostnader som betalats till landstinget enligt betalningsansvarslagen. 6.4.13 Vård i livets slut Den enskilde ska ha möjlighet att bo kvar hemma under livets slutskede. Leverantören ska kunna erbjuda kvalificerad omvårdnad och värdigt omhändertagande. Tillräckliga resurser skall finnas för att skapa ro och trygghet. Vid dödsfall ska Leverantören upprätthålla rutiner så att stor respekt visas såväl den avlidne som närstående. 6.4.14 Vak Vak beviljas av sjuksköterska efter medicinsk bedömning. Leverantören ansvarar för att bemanna ett ordinerat vak under tiden kl. 07.00-23.00 enligt kommunen riktlinjer för vak (bilaga 10). 6.4.15 Delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsuppgifter Leverantören ansvarar för att utföra delegerade/instruerade hälso- och sjukvårdsuppgifter på uppdrag av legitimerad personal (se bilaga 11a och 11b). 6.4.16 Läkemedel Den enskilde svarar för kostnader för sina individuellt förskrivna läkemedel. Kommunsjuksköterskan ansvarar för generella läkemedel och akutförråd enligt särskild förteckning. 6.4.17 Material Hemvårdsförvaltningens personal ansvarar för förskrivning av medicintekniska hjälpmedel på individnivå. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 12 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören skall ansvara, ha kostnadsansvar samt svara för regelbunden kontroll och service av hjälpmedel, utöver de som förskrivs av Hemvårdsförvaltningens personal. Kommunen tillhandahåller och bekostar inkontinenshjälpmedel och sjukvårdsmaterial som är förskrivna och ordinerade av kommunsjuksköterska enligt särskild förteckning. Leverantören skall tillhandahålla och bekosta utrustning som krävs för att upprätthålla god hygien och förhindra smitta enligt SOSFS 2007:19 Basal hygien inom hälso- och sjukvården m.m. 6.4.18 Kvalitetsregister Leverantören skall arbeta med de kvalitetsregister som kommunen anger. Som del av kvalitetsarbetet används Svenska Palliativa Registret, Senior Alert och BPSD. Samverkan skall ske mellan Leverantörens personal och legitimerad personal för bedömning och åtgärder enligt kvalitetsregistren. 6.4.19 Tandvård Enligt tandvårdslagen (SFS 1985:125) § 8a har vissa personer rätt till kostnadsfri munvårds-bedömning av landstinget. Enligt avtal med Region Halland, utfärdar kommunsjuksköterskan erbjudande om kostnadsfri munvårdsbedömning samt intyg om rätt till nödvändig tandvård enligt hälso- och sjukvårdens högkostnadsskydd. Kommunen ansvarar för att Region Halland får detta. Leverantörens personal skall hjälpa till i samband med kostnadsfri munvårdsbedömning samt delta i den fortbildning som Region Halland ger. Leverantören står för personalkostnad i samband med fortbildningen. Tvingande tid ska hållas, därutöver ska tiderna i möjligaste mån anpassas efter den enskildes behov. 6.4.20 Akuta Behov Leverantören ansvarar för att akuta behov hos den enskilde, som oundgängligen måste tillgodoses, omedelbart åtgärdas. Biståndshandläggaren skall informeras skyndsamt. Ersättning för tid vid akut händelse kan ges efter bedömning och beslut av biståndshandläggaren. Blir förändringen varaktig, meddelar biståndshandläggare nytt beslut och uppdrag. Överskrids uppdragstiden hos en enskild akut eller en kortare period som ej kan justeras under månaden, ska biståndshandläggaren meddelas för ställningstagande om eventuell tilläggstid. 6.4.21 Förändring av behov Smärre förändringar i tidsåtgång beroende på ett tillfälligt förändrat behov ersätt inte, då det anses rymmas inom den beviljade tiden. Om den enskildes behov förändras i sådan grad att biståndsbeslutet kan behöva omprövas skall Leverantören omgående kontakta biståndshandläggaren för ny bedömning. Förändringar av den enskildes behov skall framgå av Leverantörens dokumentation. Om den enskilde är frånvarande, inlagd på sjukhuset eller har avlidit meddelas biståndshandläggaren skyndsamt. Leverantören skall omedelbart meddela biståndshandläggaren om den enskilde inte längre har behov av eller önskar beviljad insats. Leverantören skall omedelbart meddela biståndshandläggaren om den enskilde vistas på annan ort än inom Halmstad kommun. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 13 av 25 Refnr.: 10/9 6.4.22 Överenskomna tider Överenskomna tider ska hållas. Om personal blir försenad ska den enskilde meddelas senast en halvtimme före utsatt tid. 6.4.23 Tvingande tider Tvingande tid kan beslutas av sjuksköterska och biståndshandläggare för att undvika problem i den enskildes hälsotillstånd t.ex. mediciner som måste ges vid ett givet tillfälle på dygnet. 6.4.24 Tolk Leverantören svarar vid behov och efter överenskommelse med biståndshandläggare för att tolk rekvireras via Kommunens tolkförmedling. Kostnaderna för tolk ersätts av Kommunen. 6.4.25 Hantering av kontanta medel Huvudregeln skall vara att Leverantören inte ska hantera den enskildes privata medel. I de fall Leverantören hanterar kontanta medel skall säkra skriftliga rutiner finnas. Leverantörens rutiner skall godkännas av kommunen innan de används. 6.4.26 Informationsöverföring och teknisk utrustning Leverantören skall vara tillgänglig för att ta emot uppdrag samt för informationsöverföring som skall göras i kommunens verksamhetssystem. Leverantören skall följa kommunens riktlinjer och rutiner för information mellan berörda funktioner och Leverantören. Datorer Leverantören skall ha tillgång till egen datormiljö inklusive datorer, e-post och internetuppkoppling och tillhörande mjukvaror. Halmstads kommun svarar för tillgång till aktuella verksamhetssystem med uppkoppling via VPN (virtual private network). Leverantören skall använda ett uppdaterat och aktuellt virusskydd på datorerna. Leverantörens datorer skall använda ett operativsystem (OS) som supporteras av dess OS-leverantör (t.ex. Microsoft) och som kontinuerligt hålls uppdaterat med de säkerhetsuppdateringar som OS-leverantören tillhandahåller. Tidsregistreringssystem Hemvårdsförvaltningen använder mobil tid- och insatsrapportering via mobilbaserad systemlösning. Utföraren av insatser hos kund registrerar besöket och utförda insatser via mobil enhet (smartphone). * Utföraren ska om hemvårdsförvaltningen så kräver använda sig av aktuell systemlösning (f.n. TES Mobil). * Hemvårdsförvaltningen tillhandahåller applikationen som installeras av utföraren enligt tillhandahållen instruktion. * Utföraren står för inköp av den mobila enheten samt abonnemangs- och trafikkostnader för tal och data. * Applikationen installeras på en så kallad smartphone med operativsystemet Android, f.n. lägst av version 4.x. Mobilen ska vara utrustad med NFC-teknik (Near Field Communication) för att klara av närvaroregistrering på plats med hjälp av RFID-etikett uppklistrad hos kunden. Mobilen ska ha ett abonnemang som medger datatrafik för att kunna kommunicera via internet då data från ett registrerat besök skickas till systemets server. * Utföraren ska använda systemlösningen utifrån instruktioner som upprätthålls och tillhandahålls av hemvårdsförvaltningen. * Hemvårdsförvaltningen tillhandahåller gällande kravlista och rekommendationer för mobila Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 14 av 25 Refnr.: 10/9 enheter. Inköp av nya mobila enheter ska ske i enlighet med ställda krav. * Hemvårdsförvaltningen ska i god tid informera utföraren om tekniska krav på mobila enheter ändras i sådan omfattning att enheten behöver bytas ut. SITHS-kort För en del IT-tjänster (exempelvis Senior Alert) kommer säker inloggning att tillämpas via tvåfaktorsinloggning. Leverantören skall använda säkerhetskonceptet SITHS-kort (ID-kort med e-legitimation) i kombination med nationella HSA-katalogen (hälso- och sjukvårdens adressregister) för de system och tjänster som kommer att kräva den typen av identifiering och inloggning. En övergång till säker inloggning i tjänster och system sker successivt. Halmstads kommun erbjuder leverantören att utfärda SITHS-kort för dess personal. Utföraren skall säkerställa att gällande regelverk och rutiner som kommunen tillhandahåller för SITHS-kort och HSA-katalog följs av leverantören och kortinnehavaren, exempelvis skall utfärdat kort endast användas av kortinnehavaren samt återlämnas och avregistreras då kortinnehavaren inte längre har ett uppdrag eller anställning hos leverantören. När avtalet med kommunen avslutas skall SITHS-kort och kortläsare återlämnas senast dagen efter att avtalet upphört. Om leverantören på egen hand utfärdar SITHS-kort till anställda kan dessa kort användas i stället för kort utfärdade via kommunen. Kommunen erbjuder initialt leverantören upp till fyra kort utan kostnad samt två kortläsare. Om leverantören behöver fler kort bekostas dessa av leverantören, för närvarande (revidering årligen) är kostnaden 440 kr/kort och då gäller det personliga kortet i 5 år varefter nytt kort måste utfärdas och bekostas av leverantören. För användning av SITHS-kort krävs att leverantören installerar en programvara (NetID) på de datorer som kort och kortläsare kopplas till. Denna programvara tillhandahåller kommunen tillsammans med instruktioner för installation. 6.4.27 Nyckelhantering och Phoniro personallås Leverantören förbinder sig att: * ha säkra rutiner för eventuell hantering av den enskildes nycklar. * ha tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. * omedelbart anmäla förlust av nycklar, svara för ev. merkostnader som uppstår i samband med nyckelförlust som förorsakats av Leverantörens personal. * hos de som har Phoniro personallås och som inte kan öppna själva använda, av Kommunen tillhandahållen programvara till mobiltelefon för att öppna. Leverantören tillhandahåller själv lämplig mobiltelefon. Kommunen svarar för eventuell utbildning (max 4 timmar) i hanteringen av Phoniro personallås. Personalens medverkan skall bekostas av Leverantören. 6.4.28 Medverkan i krisberedskap Leverantören skall i händelse av fredstida kris/extraordinär händelse eller krig/höjd beredskap ha förberedda rutiner och dokumenterade riktlinjer/planer/checklistor etc. för hur de skall hantera situationen och kunna utföra sitt uppdrag även under dessa tillfällen. Leverantören skall vid behov/förfrågan från Kommunen biträda vid upprättande av kommunal krisberedskapsplan för äldreomsorgen samt medverka i andra krisberedskapsförberedelser för verksamheten. I händelse av fredstida kris/extraordinär händelse eller krig/höjd beredskap skall Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 15 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören vid behov samordna sin verksamhet med den kommunala äldreomsorgen. 6.5 Leverantörens personalansvar Leverantören skall inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivaransvaret. Leverantören har som arbetsgivare ansvar att följa gällande lagar, avtal och föreskrifter. I de fall Leverantören har anställd personal skall svensk arbetsrättslig lagstiftning följas. Om Leverantören inte har tecknat kollektivavtal skall arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare skall kunna uppvisas. Ägare/delägare/verksamhetschef för enskilt företag, som är antaget enligt valfrihetssystemet kan samtidigt inte vara bemanningspersonal/vikarie/anställd inom verksamheter på hemvårdsförvaltningen som befinner sig i en konkurrenssituation. Leverantören har ansvar för att all personal har kunskap om rutinerna enligt punkt 6.1.9 och 6.1.10. Leverantören skall som arbetsgivare arbeta aktivt med frågor kring hot och våld och skall ersätta anställd för förlorad inkomst från anställningen, skäliga kostnader och sjukfrånvaro understigande åtta dagar på grund av hot eller våld i tjänsten. Leverantören skall i dessa fall också bekosta kostnad för läkarbesök, medicin etcetera. Leverantören skall ha system för rapportering av incidenter kring hot och våld samt kunna redovisa dessa för Kommunen på uppmaning. 6.5.1 Arbetsmiljöansvar Leverantören ansvarar för arbetsmiljön enligt gällande lagstiftning. Leverantören skall ha och kontinuerligt utveckla metoder för att upprätthålla en god arbetsmiljö. Samtliga arbetsskador och tillbud skall dokumenteras på ett sådant sätt att erfarenheter kan återföras till verksamheten. 6.5.2 Bemötande Personalen skall arbeta utifrån hemvårdsförvaltningens värdegrunden: Tillit, respekt och ödmjukt bemötande (se bilaga 2). Personalen skall arbeta utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt, för att stärka den enskildes självständighet, förmåga och hälsa. Personalen skall i det dagliga arbetet: * Identifiera det som den enskilde kan göra * Uppmuntra och tillåta den enskilde att göra det självständigt * Utföra den del av aktiviteten som den enskilde inte kan 6.5.3 Personalförändringar Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal som Kommunen anser saknar erforderlig kompetens eller som av andra skäl bedöms olämplig för hela eller delar av uppdraget. Åtgärden skall föregås av överläggningar mellan parterna. Byte av personal berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. 6.5.4 Kompetensutveckling Leverantören ansvarar för att personalen har adekvat utbildning och erhåller kontinuerlig fortbildning. Med adekvat utbildning avses minst gymnasial vårdutbildning eller likvärdig Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 16 av 25 Refnr.: 10/9 utbildning. Detta gäller inte timvikarier. Dock finns krav på att den totala personalstyrkan (timvikarier medräknade) ska bestå av minst 70 % adekvat utbildad personal. Personalen skall behärska det svenska språket i tal och skrift för att kunna kommunicera med den enskilde/närstående/legal företrädare samt förstå instruktioner kopplade till verksamheten. Det innebär även tillräckliga språkkunskaper för att fullgöra dokumentationsskyldighet. Leverantören ansvarar för att all personal får kontinuerlig kompetensutveckling utifrån verksamhetens behov sett ur ett kundperspektiv. Ansvarig chef för verksamheten skall ha sådan kompetens och kunskap inom området, att denne kan fungera som handledare för personalen. Detta gäller oavsett om extern handledning erbjuds medarbetarna. Närmaste arbetsledare skall kunna fungera som handledare i vardagen och komplettera eventuell extern handledning. 6.5.5 Tystnadsplikt Leverantören skall se till att all personal undertecknar förbindelse om tystnadsplikt i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen 15 kapitlet 1 § socialtjänstlagen. Leverantören är skyldig att informera alla berörda om offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser och se till att tystnadsplikten efterlevs. 6.5.6 Meddelarfrihet Personal som är anställd i verksamheten skall beträffande verksamhet som omfattas av avtalet ha i huvudsak samma meddelarfrihet som råder för motsvarande offentligt anställd personal. Denna meddelarfrihet skall dock ej omfatta uppgifter som avser affärsförhållande, eller som allmänt sett kan rubba konkurrensförhållande för Leverantören. Vidare råder det ej meddelarfrihet för uppgifter om enskildas personliga och privata ekonomiska förhållanden eller för uppgifter som rör säkerhet. Personer i ledande ställning i företaget, såsom styrelseledamot eller verkställande direktör, omfattas ej av den här angivna meddelarfriheten. Det åligger Leverantören att informera berörd personal om den meddelarfrihet som skall råda i verksamheten. 6.5.7 Anställning av anhörig Leverantören får inte anställa en person som är anhörig till den enskilde för att utföra dennes beviljade insatser, utan Hemvårdsförvaltningen godkännande. Detta sker efter särskild prövning och endast i undantagsfall. Prövningen görs av förvaltningens myndighetschef. Definitionen av en anhöriganställning är när en person som är anställd av Leverantören och som lever i hushållsgemenskap med den anhörige, och/eller en person som anställts på begäran av den enskilde. Den anställde är endast anställd för att utför insatser hos den anhörige. Alla anhöriganställningar skall meddelas till Kommunen. 6.5.8 Verifiering av personal Leverantörens personal skall på ett tydligt sätt verifiera vilket företag den kommer ifrån. Det skall ske genom uppvisande av namnskylt och tjänsteintyg/legitimation. Leverantörens personal bör dessutom använda kläder med firmanamn. Leverantören är skyldig att dagligen föra närvaroförteckning (personalliggare) över den personal som vistas på arbetsplatsen. Den dagliga närvaroförteckningen ska sparas i två år Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 17 av 25 Refnr.: 10/9 och hållas tillgänglig för eventuell granskning av Skatteverket. 6.6 Geografiskt område och kapacitetstak Leverantören kan ansöka om att ändra sitt uppdrag maximalt fyra gånger per år avseende geografiskt område och/eller kapacitetskrav. Leverantören skall meddela kommunen när 90 % av eventuellt angivet kapacitetstak är uppnått. Vid utökning träder förändringen i kraft vid första månadsskiftet efter att avtalad förändring undertecknats enligt punkt 6.16 i detta avtal. Minskning av kapacitetstaket kan endast ske då ett uppdrag upphör eller då Leverantören inte har uppnått sitt kapacitetstak. 6.6.1 Skyldighet att ta emot uppdrag Leverantören är skyldig att anta, bibehålla och utföra de uppdrag inom det geografiska området och på de tider inom det eventuella kapacitetstak som angetts. Om en enskildes insatser utökas tidsmässigt är Leverantören skyldig att utföra dessa även om det innebär att kapacitetstaket överskrids. Detta gäller under förutsättning att den enskilde inte själv väljer att byta Leverantör. 6.6.2 Verkställighet Vid ett nytt uppdrag skall Leverantören starta insatserna inom 48 timmar, om inte annan tid är överenskommen, från det att biståndshandläggarna har kontaktat Leverantören. Vid akuta uppdrag skall insatserna kunna starta omgående efter bedömning och beslut av biståndshandläggaren. Leverantören svara för eventuella verifierade merkostnader som kommunen får på grund av att leverantören inte klarat sitt åtagande. Leverantören är skyldig att utföra uppdraget i 14 dagar efter att den enskilde aviserat byte av leverantör. 6.7 Ersättning Kundvalsmodellen medför att de ekonomiska resurserna för utförandet följer den enskilde till den Leverantör som valts. Leverantören ersätts per beslutad och beställd timme. Denna ersättning skall utöver den tid som personalen är i den enskildes hem, också täcka för tider för förflyttning, planering, utbildning, dokumentation, samverkan med andra aktörer etc. Ersättning utgår enligt bilaga 12. Startersättning utgår vid varje nytt ärende och ersätts med två timmar. Detta för att Leverantören skall ges möjlighet att utse en kontaktman och upprätta en första genomförandeplan tillsammans med den enskilde. Ersättningen utgår även vid ärende då den enskilde byter leverantör. Byte av leverantör skall ske inom 14 dagar efter det att den enskilde lämnat önskemål. Om bytet, på grund av specifika skäl, sker innan perioden är slut, ersätts den första leverantören till och med dag 14. Leverantören får inte kräva eller acceptera betalning utöver värdet för de tjänster biståndet avser. 6.7.1 Avbeställning av planerad insats Då den enskilde avbeställer sin insats två (2) kalenderdagar eller mer i förväg ersätts inte Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 18 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören. 6.7.2 Ej avbeställd planerad insats Vid den enskildes akuta sjukhusvistelse, korttidsvistelse eller dödsfall ersätts Leverantören enligt planerade insatser under två (2) kalenderdagar. Avböjer den enskilde sig insatsen mindre än två (2) kalenderdagar i förväg så ersätts Leverantören motsvarande de planerade insatser under två (2) kalenderdagar. 6.7.3 Prisjustering Kommunen fattar beslut om ersättningens storlek i december varje år. Den nya ersättningen gäller från den 1 april året efter. 6.8 Fakturering Ersättning utbetalas månadsvis i efterskott mot utförd och godkänd prestation enligt avtalets pris. Faktura skall märkas med beställarens referenskod. Märkningen skall vara tydlig och ligga i ett separat fält märkt "er referens" eller motsvarande. Om ingen anmärkning föreligger mot fakturan, erläggs betalning inom 30 dagar, räknat från fakturans ankomstdag. Faktureringsavgift eller motsvarande får inte debiteras kommunen. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt svensk lag på fakturerat ostridigt belopp. Faktureringsunderlag för ersättning utifrån beställda timmar skickas till Leverantören. Leverantören kontrollerar underlaget. Alla avvikelser skall meddelas till kommunen för eventuell korrigering. Avvikelser skall vara inkomma inom tre månader för att korrigering skall kunna göras. 6.8.1 Bestridande av faktura Om kommunen helt eller till någon del inte anser sig betalningsskyldig enligt fakturan får Kommunen innehålla det omstridda beloppet. Om parterna endast är oense om en viss del av det fakturerade beloppet skall Kommunen betala det ostridiga beloppet inom den ovan angivna tiden. Bestridande av faktura skall ske inom femton dagar från fakturans ankomstdag till Kommunen. 6.8.2 Betalningsmottagare/factoringbolag Fakturering enligt detta avtal får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från kommunen. 6.8.3 Slutavräkning Slutavräkning skall ske vid avtalets upphörande. Leverantören skall inom tre månader efter det att uppdraget slutförts till Kommunen översända faktura som upptar återstående fordringar avseende uppdraget. 6.9 Implementering av avtalet Inför avtalsstart skall Leverantören och Kommunen träffas för att gå igenom uppdraget. Mötet kommer att ske i Halmstad. Implementeringen av avtalet kommer att ske successivt. 6.10 Information Kommunen skall fortlöpande informera Leverantören om förhållanden i sin verksamhet som är av betydelse för Leverantören. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 19 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören skall fortlöpande informera Kommunen om förhållanden i sin verksamhet som är av betydelse för Kommunen. Om Leverantören avser att ändra sitt kapacitetstak, det geografiska området förändras, om Leverantören byter ägare eller ombildas i ny företagsform skall Leverantören meddela kommunen. Om Leverantörens kapacitetstak eller det geografiska området minskas behåller ändå Leverantören alla befintliga kunder. Kommunen kallar till följande obligatoriska möten: * Minst en gång per år kallas Leverantören till informations- och dialogmöte (gemensamt för samtliga leverantörer). * En gång per år kallas Leverantören till ett individuellt möte för uppföljning och genomgång av avtal Vid behov inbjuder Kommunen till enskilda möten med respektive leverantör. Informationsutbyte mellan Kommunen och Leverantören är viktig och skall ske fortlöpande, gällande sociala frågor samt hälso- och sjukvårdsfrågor. Vid behov bjuds leverantörerna in till särskilda tema- och/eller informationsdagar. 6.10.1 IT-vårdinformationssystem Halmstads kommun har som del av den kommunala strategin antagit mål som överensstämmer med den nationella IT-strategin, E-hälsa. Meddix är ett webbaserat IT-stöd för samordnad vårdplanering som skall användas av samtliga enheter inom Region Halland och kommunerna i Halland samt av privata leverantörer. Leverantören skall använda detta system och följa de arbetsrutiner som finns i Halmstads kommun (se MAS handboken, www.halmstad.se). För ovan nämnda system skall Leverantören ha tillgång till en PC och en internetförbindelse av god kvalitet. 6.11 Marknadsföring Marknadsföringen skall stämma överens med god marknadsföringssed och även i övrigt vara tillbörlig mot kunder och övriga leverantörer. Vid marknadsföringen skall Leverantören lämna sådan information som är av särskild betydelse ur den enskildes synpunkt. All marknadsföring skall utformas och presenteras så att det tydligt framgår att det är fråga om marknadsföring. Det skall också tydligt framgå vem som ansvarar för marknadsföringen. 6.12 Gåvor och andra förmåner Otillåtna förmåner Leverantören får inte lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån för utövningen av uppdraget avseende myndighetsutövning. Gåvor – Otillbörlig belöning Gåvor till Leverantören/personal i form av pengar eller gåvor med realiserbart ekonomiskt värde är alltid otillbörliga. Till gåvor utan egentligt ekonomiskt värde kan räknas föremål utan ett realiserbart värde, t.ex. tårtor, frukt, blommor och choklad, och kan endast tas emot under det att gåvans art och omständigheterna vid dess överlämnande inte kan ge anledning till antagande eller misstanke om särbehandling av den enskilde. Affärer mellan den enskilde och personal ska inte äga rum med tanke på den enskildes beroendeställning. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 20 av 25 Refnr.: 10/9 6.13 Uppföljning och insyn Kommunen följer upp verksamheten regelbundet. Uppföljningen sker på såväl individnivå som övergripande nivå. I ett kundval har både Kommunen och Leverantören (kommunens utförarorganisation och externa leverantörer) ett kvalitetsansvar. Hemvårdsnämndens mål och riktlinjer avseende kvalitetsarbete gäller även för de externa leverantörerna. Uppföljning av den enskildes insatser görs av respektive biståndshandläggare Kommunen genomför kvalitetsuppföljning. Leverantören skall vara kommunen behjälplig vid uppföljningen. Minst en gång per år kontrollerar kommunen att avtalen är uppfyllda. Leverantören skall utan ersättning lämna de uppgifter som efterfrågas av Statistiska Centralbyrån, andra statliga myndigheter, Sveriges Kommuner och Landsting och Socialstyrelsen för arbetet med kvalitetsindikatorer som t.ex. Öppna jämförelser och Äldreguiden. Uppgifterna skall lämnas till kommunen. Leverantören skall på kommunens anfordran, lämna specificerade uppgifter som grund för statistik, ansökan för statsbidrag, måluppfyllelse eller för annat ändamål i den omfattning som kan anses skäligt. Denna skyldighet gäller emellertid inte uppgifter som kan karaktäriseras som affärshemligheter. 6.13.1 Uppföljning Kommunen, hemvårdsnämnden, är huvudman för verksamheten. I 3 kap 19 § kommunallagen (1991:900) regleras Kommunens ansvar för kontroll av att Leverantören fullföljer sina åtaganden. Leverantören skall förbinda sig att samarbeta med beställaren så att tillsynsuppgiften kan fullgöras och full insyn ges i verksamheten. Kommunen äger rätt att kontrollera och följa upp verksamheten. Kommunen skall ha tillträde till de lokaler där verksamheten bedrivs samt få tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som Kommunen anser vara erforderliga. Uppföljningsmöten skall hållas minst två gånger per år mellan parterna avseende driften av verksamheten. Leverantören skall kalla till dessa möten. Dock har Kommunen rätt att, om man så önskar, kalla till uppföljningsmöten. Uppföljningsmöten skall protokollföras av Kommunen och justeras av Leverantören. Kommunen har rätt att genomföra såväl brukarundersökningar som kvalitetsuppföljningar bland annat i form av aktiv uppföljning genom besök i Leverantörens verksamhet samt att få tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som Kommunen anser vara erforderliga. Kommunen och Leverantören skall gemensamt genomföra uppföljningsenkäter och/eller -intervjuer i verksamheten. Sådana enkäter/intervjuer genomförs på Kommunens initiativ och med den frekvens som kommunen bestämmer. Leverantören skall skriftligen och muntligen redovisa till Kommunens kontaktperson kvartalsvis och på begäran av Kommunen: - specificerade uppgifter som grund för statistik m.m. Vid behov skall information lämnas om verksamheten av Leverantören på hemvårdsnämndens sammanträden. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål, efter det att Kommunen framställt begäran om detta, till Kommunen lämna sådan information som avses i 3 kap 19 a § kommunallagen. Informationen skall göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten sköts. Sådan begäran skall i normalfallet vara skriftlig. Informationen skall lämnas i skriftlig form om inte annat avtalas. Kommunen accepterar vissa inskränkningar i insynen för allmänheten när det gäller det som kan klassas som affärshemligheter. Det är Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 21 av 25 Refnr.: 10/9 dock hemvårdsnämnden som har tolkningsföreträde avseende vad som kan klassas som affärshemligheter. 6.13.2 Kommunens rätt att granska Leverantörens räkenskaper Leverantören är skyldig att om Kommunen så begär låta Kommunen själv eller genom ombud genomföra granskning av Leverantörens bokföring och annat räkenskapsmateriel. Leverantören förbinder sig att medverka till Kommunens granskning bland annat genom att lämna ut relevanta handlingar och ställa personal till förfogande för frågor. Leverantören skall om Kommunen så begär låta Kommunen själv eller genom utsett ombud utföra oanmälda kvalitetsrevisioner hos Leverantören under avtalstiden. Leverantören förbinder sig att medverka till sådana revisioner genom att bland annat lämna ut relevanta handlingar, bereda Kommunen tillträde till lokaler och ställa personal till förfogande för frågor. Leverantören skall årligen senast fyra månader efter avslutat verksamhetsår lämna verksamhetsberättelse med bokslut och balansräkning för företaget som helhet. 6.14 Underleverantörer Under förutsättning att kommunen i förhand givit sitt skriftliga godkännande får Leverantören anlita underleverantör för att genomföra delar av uppdraget. Kommunen skall i varje enskilt fall och i alla led godkänna eventuella underleverantörer. Dessa underleverantörer omfattas av samma krav och villkor som Leverantören. Om underleverantör anlitas svarar Leverantören alltid gentemot Kommunen för underleverantören som för Leverantörens egen del enligt detta avtal. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan underleverantör som Kommunen anser saknar erforderlig kompetens, som anses vara jävig eller av andra skäl bedöms olämplig för uppdraget. Åtgärden skall alltid föregås av överläggning mellan parterna. Byte av underleverantör berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. 6.15 Försäkringar Leverantören ansvarar för att hålla sin egendom, personal och verksamhet försäkrad på erforderligt sätt. Leverantören förbinder sig att teckna och vidmakthålla nedanstående försäkringar under hela avtalstiden. Bevis på att nedan nämnda försäkringar har tecknats, skall överlämnas till Kommunen senast fyra (4) veckor före driftsstart. Bevis om att förnyad försäkring finns skall överlämnas till Kommunen senast en (1) vecka före det att försäkringen går ut. Om Leverantören brister i någon av ovanstående förutsättningar, har Kommunen rätt att antingen teckna sådan försäkring på Leverantörens bekostnad eller att häva avtalet i dess helhet. Försäkringsskyddet skall uppfylla följande minimikrav: * Ansvarsförsäkring Ansvarsförsäkring med försäkringsbelopp minst 10 Mkr per skada och 20 Mkr per år. * Utvidgat skydd för omhändertagen egendom inklusive nyckelförlust Försäkringsbelopp minst 2 Mkr per skada och 4 Mkr per år. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 22 av 25 Refnr.: 10/9 * Förmögenhetsbrottsförsäkring Förmögenhetsbrottsförsäkring med försäkringsbelopp om minst 1 Mkr per skada och 2 Mkr per år. 6.15.1 Patientförsäkring Kommunen tecknar och vidmakthåller patientförsäkring för hälso- och sjukvård. 6.16 Omförhandlingar/ändringar och tillägg Parterna är införstådda med att villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet avtalet avser kan komma att ändras till följd av ny lagstiftning, nya bidragsformer, nya målsättningar antagna av kommunfullmäktige, socialnämnden eller andra förändringar av de förutsättningar som ligger till grund för avtalet. Ändring av avtalet kan således exempelvis påkallas av hemvårdsnämnden om inriktningen på verksamheten av denna eller andra orsaker måste ändras. Ändringar och tillägg till detta avtal skall, för att vara giltiga, vara skriftliga och daterade samt undertecknas av för respektive part behörig person samt tydligt anges såsom ändringar i eller tillägg till detta avtal. 6.17 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan kommunens skriftliga godkännande. 6.18 Garanti Leverantören garanterar att: * samtliga skallkrav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. * Leverantören innehar gällande försäkringar i enlighet med detta avtal. 6.19 Vite Leverantören förbinder sig att omedelbart rätta fel och brister i sin verksamhet. Kommunen har rätt till vite om Leverantören inte rättar till fel och brister omedelbart, det vill säga senast två (2) veckor från att fel eller brister uppmärksammats. Fel och brister är exempelvis då Leverantören inte uppfyller krav enligt detta avtal. Vite skall utgå med belopp motsvarande, vid var tid gällande, ett prisbasbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring per påbörjad vecka som rättelse inte har skett. Utöver vite skall Leverantören ersätta kommunen för alla kommunens verifierade merkostnader för fel och brister. 6.20 Förtida uppsägning av avtal Anser part att den andra parten inte tillfredsställande fullgör sina åtaganden enligt avtalet skall den missnöjde parten skriftligen meddela den andra parten detta med angivande av på vilket/vilka sätt part anser att den andra parten inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt avtalet. Den andra parten skall då snarast, dock senast inom två (2) veckor från att sådant meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden får den missnöjde parten omedelbart säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning av avtalet skall för att vara giltig ske i skriftligt meddelande till den andra parten. 6.21 Hävning Part får häva avtalet med omedelbar verkan om motparten i väsentligt hänseende brutit mot avtalet. Hävning av avtalet skall för att vara giltig ske i skriftligt meddelande till andra parten. Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed hävningsgrund föreligger bland annat om Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 23 av 25 Refnr.: 10/9 Leverantören saknar fungerande rutiner och system för kvalitetssäkring eller om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranleder erforderlig rättelse. Utöver vad som anges ovan får Kommunen alltid omedelbart häva avtalet om Leverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal, eller om denne försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal. 6.22 Skadestånd Utöver vite skall Leverantören ansvara för skada som denne genom bristande fackmannamässighet, åsidosättande av sedvanlig omsorg eller annan vårdslöshet förorsakar kommunen eller tredje man vid genomförande av uppdraget. Har kommunen hävt avtalet äger kommunen rätt till skadestånd motsvarande samtliga kommunens kostnader för att avveckla avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och övrig skada och anskaffande av ny leverantör. Har Leverantören sagt upp eller hävt avtalet på grund av att kommunen i väsentligt hänseende brutit mot avtalet har Leverantören rätt till skadestånd för liden skada högst uppgående till det negativa kontraktsintresset. Krav på skadestånd skall ha meddelats kommunen inom ett (1) år från att avtalet upphört att gälla annars får Leverantören inte längre göra gällande några krav på skadestånd hänförligt till avtalet. 6.23 Skadeståndsskyldighet gentemot tredje man Leverantören svarar i förhållande till Kommunen för skadestånd, som Kommunen på grund av vållande hos Leverantören eller personal som denne svarar för kan komma att förpliktigas utge till tredje man. 6.24 Force Majeure Om en avtalsparts fullgörande av avtalsförpliktelse enligt detta avtal hindras, försvåras eller försenas till följd av omständigheter som ligger utanför partens kontroll befrias parten från skyldighet eller prestation enligt avtalet så länge det krävs med hänsyn till omständigheterna. Omständigheter som befriar part från fullgörande av åtagande enligt detta avtal skall bland annat vara krig eller krigsfara, uppror eller upplopp, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, terrorism, exceptionella väderleksförhållanden, naturkatastrofer, arbetsmarknadskonflikt där part inte själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt samt ändrade anslag eller direktiv från statsmakterna. Om så är fallet är parten inte skyldig att utge skadestånd eller vite enligt detta avtal. För att vara befriad från påföljd åligger det den part vars fullgörande hindras att snarast skriftligen meddela den andra parten om hindret. Förhindrad part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av hindret samt återuppta fullgörandet av åtagande(n) som förhindrats så snart detta praktiskt kan ske. Då förhindret pågått i mer än trettio (30) dagar äger den part vars åtagande(n) inte varit förhindrade rätt att omedelbart skriftligen säga upp avtalet helt eller till de delar vars fullgörande varit förhindrade med iakttagande av en (1) månads uppsägningstid. 6.25 Avtalets upphörande, överlämning Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 24 av 25 Refnr.: 10/9 Vid eventuellt upphörande av verksamheten i Leverantörens regi eller då den enskilde byter till ny leverantör, flyttar eller avlider skall samtliga handlingar omgående och utan kostnad överlämnas till kommunen. Handlingarna skall vara sorterade, rensade och endast innehålla händelser av vikt. Leverantören skall medverka till att övergång till ny leverantör sker utan olägenheter för kommunen och de enskilda. På egen begäran Om Leverantören önskar att upphöra med sin verksamhet skall kommunen meddelas tre månader innan verksamheten upphör. 6.26 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande frågor skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Utskrivet: 2015-01-30 10:46 Sida 25 av 25 Refnr.: 10/9 HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Bilaga 3 HEMVÅRDSNÄMNDENS VÄRDEGRUND Vi i hemvården skapar … tillit genom ett professionellt förhållningssätt med respekt för allas lika värde och med ett ödmjukt bemötande i det dagliga arbetet. (HN 2008/0227) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Lokala värdighetsgarantier inom äldreomsorgen i Halmstad kommun. Gäller från 2013-11-01 och ersätter gällande serviceåtagande. För hemtjänsten: Vi lovar att - - - - Om den person du söker inte är på plats, ska du få information om när den går att nå, alternativt att du kan lämna ett meddelande och bli uppringd senast nästkommande vardag. Du erbjuds en kontaktman och tillsammans upprättar ni en genomförandeplan. Genomförandeplanen påbörjas så snart som möjligt efter att insatsen startat och ska vara upprättad inom 14 dagar. Genomförandeplanen följs upp tillsammans med kontaktman vid behov och minst 2 gånger/år. Du erbjuds ett uppföljningssamtal med biståndshandläggare inom 2 månader efter att insatsen startat. I samtalet följs beslutet upp, om du har en genomförandeplan, om du har inflytande och känner dig delaktig, samt om du är nöjd. Du bestämmer om din anhörig/närstående/god man ska vara med dig när genomförandeplanen skrivs samt vid uppföljningssamtal. Du blir kontaktad av personal om de inte kan komma på avtalad tid, +/- 30 min. Personalen som kommer till dig presenterar sig och visar fotolegitimation. När du fått beviljat biståndsbeslut med omsorgsinsats och valt utförare för din hemtjänst skall insatserna påbörjas inom 2 dagar. Du som har trygghetslarm får hjälp vid akuta larm så snart som möjligt, senast inom 30 minuter och för övriga larm senast inom 60 minuter. HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN VERKSAMHET För äldreboende: Vi lovar att - - - - Om den person du söker inte är på plats, ska du få information om när den går att nå, alternativt att du kan lämna meddelande och bli uppringd senast nästkommande vardag. Du erbjuds en kontaktman och tillsammans upprättar ni en genomförandeplan. Genomförandeplanen påbörjas så snart som möjligt efter att insatsen startat och ska vara upprättad inom 14 dagar. Genomförandeplanen följs upp tillsammans med kontaktman vid behov och minst 2 gånger/år. Du erbjuds ett uppföljningssamtal med biståndshandläggare inom 2 månader efter att du flyttat in på äldreboendet. I samtalet följs beslutet upp, om du har en genomförandeplan, om du har inflytande och känner dig delaktig, samt om du är nöjd. Du bestämmer om din anhörig/närstående/god man ska vara med dig när genomförandeplanen skrivs samt vid uppföljningssamtal. Du får träffa din kontaktman vid t.ex. ett hembesök innan du flyttar in på ett äldreboende. Du får veta vem som är patientansvarig sjuksköterska när du flyttar in på ett äldreboende. HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Bäddpaket Framtagen av: Ann-Kristin Karlsson Gäller from: 2014-04-01 Gemensam med Regionen: Godkänd av: Anette Johansson och Lisbet Svensson Gäller tom: 2015-12-31 ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: ☒ Ja ☐ Nej Styrning Gäller intraprenad: och ☐ Ja ☒ Nej ledning Bakgrund Kund som genom beslut blivit beviljad bäddpaket kan hyra bäddpaket som består av påslakan, underlakan, örngott och badlakan. Avgift för bäddpaketet inkluderas i maxtaxan. Ansvar/Omfattning För enskilda som inte vill använda egna sängkläder tillhandahåller Kommunen bäddpaket (hyra av sängkläder) som en beviljad insats. Leverantören skall efter den enskildes behov återlämna använda bäddpaket och beställa nya (görs per telefon via receptionen på Karl XI:s servicehus) samt hämta beställda bäddpaket på Karl Xl:s servicehus eller efter överenskommelse med kommunen på ett av kommunens utlämningsställen. Kontakt Karl XI:s servicehus Reception: 035-13 78 90 Källegatan 3, 302 43 HALMSTAD 1 (1) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Riktlinjer för trygghetslarm Framtagen av: Jan Granquist Godkänd av: Lisbet Svensson Gäller from: 2013 Gäller tom: Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: Styrning ☒ Ja ☐ Nej och Gäller intraprenad: ledning ☒ Ja ☐ Nej Riktlinjer för trygghetslarm Om trygghetslarm För att det ska räknas som ett larm så ska insatsen inte kunna planeras och den ska vara av brådskande natur. När man har ett trygghetslarm så hjälper vi alltid till med akutlarm. För att man ska kunna få hjälp med omvårdnads- och servicelarm så krävs det att kunden är beviljad omvårdnadsinsatser enligt socialtjänstlagen eller LSS/LASS. När någon larmar men det finns planerade insatser av omvårdnadspersonal inom inställelsetiden så räknas det inte som ett larm utan det blir en del av den planerade insatsen. Detta gäller både för insatser beviljade enligt socialtjänstlagen eller LSS/LASS. Akutlarm (30 minuter) Det är larm som bedöms vara akuta men som ändå inte är så akuta så att det kräver omedelbar kontakt med SOS, åtminstone inte i första skedet. Larmet ska åtgärdas snarast möjligt men max inom 30 minuter (inställelsetiden). Exempel på akuta larm är fallarm, tysta larm och misstanke om allvarliga sjukdomstillstånd. Om kunden behöver komma i kontakt med SOS direkt så hjälper vi naturligtvis till med det också. Omvårdnadslarm (60 minuter) Omvårdnadslarm är insatser som i normala fall utförs av hemtjänst, boendestöd och dylikt enligt socialtjänstlagen eller personlig assistans enligt LSS/LASS men där insatsen inte kan vänta tills ordinarie personal kommer. Larmet ska åtgärdas snarast möjligt men max inom 60 minuter (inställelsetiden). Exempel på omvårdnadslarm är toalettbesök, förflyttningar, byte av inkontinenshjälpmedel och andra omvårdnadsinsatser. Servicelarm (ingen inställelsetid) Detta är per definition inte ett larm men larmoperatören bedömer ändå att vi kan hjälpa till med det i mån av tid. Det kan vara att få hjälp med ett glas vatten, dra för en gardin osv. Ansvar/Omfattning Jan Granquist HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Kontaktmannaskap inom äldreomsorgen Framtagen av: Anna Bernulf Jansson Inspektör Godkänd av: Lisbet Svensson Gäller from: 2014-01-08 Gäller tom: Tills vidare Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: Styrning ☒ Ja ☐ Nej och Gäller intraprenad: ledning ☒ Ja ☐ Nej Kontaktmannaskap inom äldreomsorgen Alla kunder inom hemvårdsnämndens försorg erbjuds en egen kontaktman som har huvudansvaret att öka kundens möjligheter att ta tillvara sina intressen och önskemål samt individualiserad vård och omsorg. Kontaktmannen inom äldreomsorgen är en utsedd person ur omvårdnadspersonalen som har ett ökat ansvar för någon/några kunder så länge kund bor på enheten alternativt har hemtjänst. Kontaktmannen utses av ansvarig chef i aktuellt arbetslag. För att säkerställa att beviljade insatser utförs skall det vara två omsorgspersonal som har kontaktmannaskapet för en kund. En huvudansvarig samt en vice som träder in vid frånvaro av ordinarie. Med kontaktman avses den i arbetsgruppen som har till uppgift att särskilt bevaka kundens rätt till vård, service och omsorg. Kontaktmannen ska vara den sammanhållande länken i omsorgsarbetet. För närstående är kontaktmannaskapet av betydelse genom att de får en namngiven person som de kan vända sig till vid frågor som rör den enskilde. Kontaktmannen har huvudansvaret för omvårdnadens genomförande, uppföljning och utvärdering samt för kontakter med närstående/god man. Det är därför viktigt att kunden och dess närstående får tydlig information om vem som är kontaktman då detta skapar kontinuitet och trygghet. Ansvar/Omfattning Ansvarig chef för boende/hemtjänst Har ett övergripande ansvar för att den enskilde får den hjälp som är beviljad, planerad och överenskommen. Ansvarar för att utse personer till kontaktmannauppdrag inom en vecka från det datum som uppdraget inkommit till verksamheten Ansvarar för att introduktionen av en ny kund och dess välkomstsamtal sker inom en rimlig tid och på ett kvalitativt bra sätt Ansvarar för att alla kunder (som önskar) har en genomförandeplan Ansvarar för att implementera riktlinjer och rutiner för kontaktmannaskap i hela arbetslaget/personalgruppen samt att dessa hålls levande Att kontaktmannen följer riktlinjer och rutiner inom ramen för sitt uppdrag Ansvarar för att tillgodose kontaktmannen det denne behöver i form av kunskap och tid för att kunna fullfölja sitt kontaktmannauppdrag på ett tillfredsställande sätt för alla inblandade parter Att eventuella förändringar av behovet hos kund påtalas och förs vidare till ansvarig biståndshandläggare 1 (3) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN I uppdraget som kontaktman igår Ansvar att planera, organisera och utföra omsorgsarbetet tillsammans med kunden utifrån dennes hjälpbehov Ansvar för välkomstsamtal Lära känna den enskilde och vara lyhörd för kundens önskemål och behov av service, omvårdnad, social gemenskap och aktivering Huvudansvar för kundens genomförandeplan och att informationen i den är aktuell och korrekt Upprätta en genomförandeplan i samråd med den enskilde senast 14 dagar efter inflyttning/påbörjad hemtjänst i enlighet med riktlinjer för social dokumentation Ansvar för uppföljning av genomförandeplanen minst var 6:e månad eller vid behov Ansvar för att Hemdok upprättas och att den hålls aktuell Informera/rapportera och dokumentera förändringar i vårdtagarens hälsa eller individuella behov till ansvarig chef, planerare/samordnare, legitimerad personal, biståndshandläggare och berörda arbetslag (dag- och nattpersonal) Ha regelbunden och god kontakt med den enskilde Ha regelbunden kontakt med närstående och god man i den utsträckning kund önskar och behov föreligger Bakgrund I Socialtjänstlagen och Hälso- och sjukvårdslagen talas om grundläggande principer och värden: Självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Genom att organisera arbetet med ett väl fungerande kontaktmannaskap ökar möjligheten att i vardagen förverkliga dessa värden och principer. För att det ska fungera måste alla i organisationen känna till vad rollen innebär, vilket ansvar och befogenhet kontaktmannen har. Genom sin samlade kunskap om kunden har kontakmannen en central och viktig roll i teamarbetet. Hemvårdsförvaltningens värdegrund ska genomsyra kontaktmannaskapet. Respekt för kundens behov och integritet Ödmjukt bemötande där kundens resurser tas tillvara Tillit uppnås i relation mellan kund och kontaktman Den enskildes självbestämmande och inflytande ska stärkas. Genom goda samarbetsrelationer utförs en individuell omsorg och service. Därför har hemvårdsförvaltningen kontaktmannaskap. Referensdokument Handläggnings och genomförandeprocessen samt dokumentation, hantering av akter och personuppgifter styrs av bestämmelser i gällande lagstiftning samt föreskrifter och allmänna råd: Styrande lagar Socialtjänstlagen (2001:453), 2 (3) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Förvaltningslagen (1986:223) och Patientjournallagen (1985:562) samt Offentlighet- och sekretesslagen (1980:100) Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5 Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Stockholm: Socialstyrelsen. SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2012:3 Nationell värdegrund för äldreomsorgen Övrigt Riktlinjer för social dokumentation, Hemvårdsförvaltningen, Halmstads kommun Värdighetsgarantier inom äldreomsorgen, Halmstads kommun samt en handbok, Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten (Socialstyrelsen, 2006) för att underlätta tillämpningen av regelverket. Från januari 2011 infördes en bestämmelse i socialtjänstlagen om en nationell värdegrund för äldreomsorgen (SoL 5 kap 4§) och ytterligare en bestämmelse som ger den äldre personen ökade möjligheter till inflytande vid genomförandet av insatserna (5 kap 5§ SoL). Ovanstående innebär att omsorgen ska trygga att den äldre får leva ett värdigt liv och kunna påverka sin vardag. Hjälpen ska inriktas på att stödja så att den äldre kan fortsätta göra det han/hon kan. Insatserna som utförs ska vara av god kvalité och den äldre ska få ett gott bemötande. Kontaktmannaskapet i äldreomsorgen skall inte förväxlas med den lagstiftade funktion avseende kontaktperson som enskilda och familjer kan få med stöd av socialtjänstlagen. 3 (3) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Riktlinjer för social dokumentation Framtagen av: Anna Bernulf Jansson Inspektör Godkänd av: Lisbet Svensson Gäller from: 2014-01-08 Gäller tom: Tills vidare Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: Styrning ☒ Ja ☐ Nej och Gäller intraprenad: ledning ☒ Ja ☐ Nej Riktlinjer för social dokumentation Dessa riktlinjer anger Hemvårdsförvaltningens anvisningar för individuell planering, dokumentation och uppföljning vid genomförandet av insatser enligt socialtjänstlagen (2001:453). Riktlinjerna gäller för: Äldreboenden, Servicehus, korttidsboenden, hemtjänst och dagverksamhet och avser både egen-regin och privata vårdgivare som har avtal med Hemvårdsnämnden i Halmstads kommun. Syfte och mål med riktlinjerna Riktlinjerna syftar till att vägleda personalen och skapa en samsyn kring vilka arbetssätt som ska gälla för individuell planering, dokumentation och uppföljning av genomförandet av insatser inom äldreomsorgen i Halmstads kommun. Målet med den sociala dokumentationen är att säkra kvalitén i det dagliga arbetet kring den enskilde och att tydliggöra ansvarsfördelningen. Den sociala dokumentationen och genomförandeplanerna ska utformas så att den enskilde får en så bra service, säker omsorg och vård utifrån biståndsbeslut och sina individuella behov så att de känner trygghet med Halmstads kommun äldreomsorg. All personal ska vara insatt i varför och hur dokumentationen sker. Genom planen tydliggörs för den enskilde och för personalen vad som ska göras, vem som ska göra vad, när och hur. Vi dokumenterar för: Skyldighet enligt lag Möjliggöra den enskildes rätt till insyn, delaktighet och inflytande Rättsäkerhet för alla parter Underlag för planering, genomförande och uppföljning av hjälp- och stödinsatser, omprövning Information mellan medarbetare underlättas Upprätthålla kontinuitet när exempelvis vikarier träder in Utveckla och säkerställa kvalitet Möjliggöra insyn från inspektör samt olika tillsynsmyndigheter och aktörer Riktlinjerna ska säkerställa den enskildes rättssäkerhet genom att: alla kunder ges delaktighet och inflytande i planering och genomförande av insatser, alla kunder erbjuds en individuell planering, alla kunder har en genomförandeplan som beskriver hur insatserna ska genomföras, alla kunder har en genomförandeakt och att journalanteckningar förs kontinuerligt för att kunna följa hur situationen utvecklas för den enskilde samt att genomförandet av insatserna följs upp kontinuerligt 1 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskilde, vara tydlig samt innehålla tillräcklig, väsentlig och korrekt information (SOSFS 2006:5). Nedan ges en beskrivning av vad detta innebär mer konkret: Respektfull – ta hänsyn till den enskildes integritet och inte innehålla ovidkommande omdömen, nedsättande eller kränkande uppgifter eller formuleringar Korrekt – uppgifterna ska bygga på ett korrekt underlag och det ska framgå vem som har lämnat uppgifterna. Det ska även framgå vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt vem som gjort en viss bedömning Tillräcklig - så att den säkerställer den enskildes rättsäkerhet och möjlighet till insyn samt ger en relevant information för att utföra och följa upp insatser Väsentlig – endast innehålla uppgifter av betydelse för det fortsatta arbetet som visar hur situationen för den enskilde utvecklar sig Tydlig – alla anteckningar ska vara sakliga, väl strukturerade, tydligt formulerade, föras löpande, vara daterade samt signerade. GENOMFÖRANDEPLAN Genomförandeplanen ska upprättas inom två veckor från det att ärendet påbörja och ligga till grund för den dagliga planeringen. Nedan följer en uppräkning av vad som bör framgå: Den enskildes personuppgifter Vilka personer som deltog i den individuella planeringen (namn, titel eller relation) Den enskildes inflytande över planeringen Datum då genomförandeplanen upprättades (sker automatiskt i Magna Cura) Vilken eller vilka insatser som ingår Vilka mål som gäller för insatserna eller delar av dem När insatsen/insatserna ska genomföras Hur insatsen/insatserna ska genomföras När genomförandeplanen ska följas upp, max 6 månader framåt i tiden Hur genomförandeplanen ska följas upp HSL-insatser; ordinerade av leg personal eller Egenvård ska finnas med Sip-Samordnad individuell plan- ska finnas med om en sådan är skriven Leg personal bör, om möjligt, vara med vid upprättandet av genomförandeplanen när insatserna innefattar både SoL och HSL och delegerade insatser Genomförandeplanens betydelse för den enskilde Tydliggör den enskildes behov och önskemål kring hur insatsen ska genomföras och stärker kontinuiteten i insatserna Säkerställer den enskildes rättssäkerhet, att han eller hon får sina behov och önskemål tillgodosedda Möjliggör för den enskilde att bli delaktig i att planera och skapa en struktur i sin vardag Tydliggör den enskildes behov av vardagsrehabilitering och socialt innehåll i dagen Synliggör ett helhetsperspektiv kring den enskildes situation Möjliggör uppföljning och justering av beviljade insatser 2 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Genomförandeplanens betydelse för personalen Säkerställer arbetsmetoder och tydliggör förhållningssätt Möjliggör att arbeta långsiktigt och med framförhållning Stärker rättssäkerheten för personalen Stärker yrkesrollen och utvecklar personalens kompetens och lärande Underlättar samordning mellan personal och att stärka kontinuiteten i insatserna Genomförandeplanens betydelse för verksamheten Tydliggör planering av verksamheten. Tydliggör kommunens/enhetens kvalitetsarbete Möjliggör uppföljning och tillsyn av verksamheten Uppföljning av genomförandeplanen Genomförandeplanen ska följas upp vid behov och dock senast efter 6 månader. En ny genomförandeplan ska upprättas. Föregående plan sparas i personakten. Om det skett förändringar som kräver en uppföljning av beslutet eller beslut om en ny insats ska biståndshandläggaren kontaktas Information om att en ny genomförandeplan upprättats ska dokumenteras i journalanteckningarna samt informeras till övrig personal DOKUMENTATION OM GENOMFÖRANDET AV INSATSEN Genomförandet av ett beslut om en insats ska dokumenteras fortlöpande i form av journalanteckningar. Dokumentationen ska visa hur situationen för den enskilde utvecklas, både i positiv och negativ riktning, avvikelser i relation till det som planerats och anledningen till avvikelsen. Vidare ska beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse för den enskilde och genomförandet av insatsen dokumenteras. Anvisningar gällande journalföring; social dokumentation Alla anteckningar i journalen ska vara daterade (år, mån, dag) samt föras kontinuerligt i kronologisk ordning. Det ska även tydligt framgå vem (namn och titel) som iakttagit händelsen, vilka åtgärder som vidtagits och vad resultatet blev. De sakförhållanden eller bedömningar som legat till grund för åtgärden bör också dokumenteras. Dokumentationen ska vara strukturerad på ett enkelt, tydligt och överskådligt sätt. Det ska vara lätt att hitta sökt information och tydligt var olika uppgifter ska antecknas. Det innebär att strukturen och rutinerna för vad som ska dokumenteras måste vara kända och förankrade i personalgruppen. Vad som ska dokumenteras i journalen beror på vilken insats det gäller och omständigheter i det enskilda fallet. Upprättandet av genomförandeplanen Vilka som deltog samt datum för uppföljning Om den enskilde deltagit i den individuella planeringen. Om den enskilde av någon anledning inte deltagit ska orsaken till det anges På vilket sätt den enskilde utövat inflytande över det praktiska genomförandet av insatsen. Hur vet vi att vi utför insatsen utifrån kundens önskemål? 3 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Information kring insatserna När insatsen eller olika delar av insatsen har påbörjats Om det inträffat omständigheter som medfört att insatsen inte har kunnat genomföras som planerat (brukar även benämnas som avvikelser från genomförandeplanen) Vad som har kommit fram av betydelse vid kontakter med den enskilde eller andra som har lämnat uppgifter i samband med genomförandet Vad som har uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen När insatsen avslutats eller ändrats och av vilka skäl Information kring den enskilde Händelser av betydelse för den enskilde Om den enskildes situation eller behov har förändrats Om systematiska bedömningsinstrument har använts och i så fall vilka Om nämnden/handläggaren har kontaktats med anledning av att den enskildes behov har förändrats Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig Information kring genomförandeplanen När genomförandeplanen följts upp och reviderats Om den enskilde nekat till upprättandet av en genomförandeplan och i så fall den enskildes behov av insatser och hur de ska genomföras. En arbetsplan för personalen måste i så fall upprättas för att säkerställa att insatserna blir genomförda Information i samband med hantering av handlingar, anmälningar eller klagomål Om den som genomför insatsen har gjort en avvikese rapportering enligt lex Sarah Om klagomål har förts fram mot genomförandet av en beslutad insats och i så fall vilka eventuella åtgärder som vidtagits När en handling kommit in eller upprättats Om den enskilde berörs av ett ärende som gäller utlämnande av en handling eller en uppgift ur en handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen Löpande arbetsanteckningar Löpande arbetsanteckningar ersätter inte personakt och journal. Det är anteckningar som ska ses som arbetsmaterial och ska förstöras när anteckningarna inte längre är aktuella, exempelvis information mellan personal av praktiska skäl – möten, scheman, dubbelbemanning etc. Avser anteckning specifik person ska dennes namn endast skrivas med initialer. Rensas och förstörs kontinuerligt. Det som är av vikt ska överföras till journalen. Det är därför viktigt att det finns säkra rutiner för granskning av anteckningarna innan de förstörs så att uppgifter som ska tillföras journalen inte går förlorade. Dagboksanteckningar Avser anteckningar utöver den löpande sociala dokumentationen (som utgår från genomförandeplanen) och som finns i den enskildes hem och som syftar till att underlätta kommunikationen mellan närstående och personal. Dessa anteckningar är den enskildes egendom och samtycke krävs från den enskilde. Levnadsbeskrivning En levnadsbeskrivning är en form av dokumentation som kan erbjudas den enskilde att skriva själv eller med hjälp av någon närstående. Personer med minnesstörning kan oftast själva inte 4 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN återge vanor, vardagsliv och andra erfarenheter från sitt liv. Syftet är att underlätta för personal att se den enskilde som en individ bakom funktionsnedsättning och/eller sjukdomar, för att kunna ge en så bra individuell vård och omsorg som möjligt. ANSVARSFÖRDELNING Nämnden Övergripande ansvar för att genomförandet av insatser dokumenteras och följs upp Förvaltningsledning Fastställer riktlinjerna för planering, dokumentation och uppföljning av genomförandet av insatser enligt socialtjänstlagen inom äldreomsorgen i Halmstads kommun Övergripande ansvar för att riktlinjerna följs Ansvarar för att ge de förutsättningar som behövs för god dokumentation: att enheterna har resurser och tillgängliga redskap för att dokumentera Måluppfyllelse och verksamhetsuppföljning Uppföljning av beslut och beställning Äldreomsorgschef Övergripande ansvar för att riktlinjerna omsätts i skriftliga rutiner på varje enhet Övergripande ansvar för att dokumentationen följs upp på enhetsnivå Chefer inom boende och hemtjänst Ansvarar för att ge de förutsättningar som behövs för god dokumentation att omsätta riktlinjerna i rutiner, att personalen har tillräcklig kunskap för att dokumentera, att personalen följer de riktlinjer och rutiner som gäller, tydliggöra att dokumentationen är en viktig del i arbetet samt att avsätta tid för dokumentation Övergripande ansvar för att alla enskilda har en genomförandeplan Ansvarar för rutiner som säkerställer att den enskildes delaktig i planeringen följs, Att insatserna är individuellt utformade och utgår från en helhetssyn Mottager och bekräftar/kvitterar uppdraget, inleder journalföringen samt upprättar en genomförandeakt, ser till att den förvaras enligt bestämmelser, avslutar och slutligen överför genomförandeakten till personakten Övergripande ansvar för att dokumentationen utförs och följs upp på individnivå Ansvarar för att följa upp/granska dokumentationens kvalitet på enhetsnivå Ansvarar för att återkoppla till personalen om brister i dokumentationen Ansvarar för att förbättringsåtgärder vidtas Ansvarar för kontroll av personalens behörighet/loggar Kontaktman Se vidare under Riktlinje för kontaktmannaskap 5 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Omvårdnadspersonal Ansvarar för att läsa dokumentationen för att på så sätt hålla sig informerad om de enskildas situation och aktuella behov Ansvarar för att dokumentera i journalanteckningarna om iakttagelser/händelser av vikt som berör insatserna, den enskildes behov eller situation samt avvikelser från genomförandeplanen. Vidare att dokumentera vilken/vilka åtgärder som vidtogs samt vad som hände sedan/vad resultatet blev Informera kundens kontaktman om den enskildes behov och/eller situation förändrats. Rapportera missförhållande enligt riktlinjer för lex Sarah och avvikelsehantering Legitimerad personal Bör, om möjligt, vara med vid upprättandet av genomförandeplanen när insatserna innefattar både SoL och HSL och delegerade insatser Ansvarar för att utföraren får det underlag gällande beslut om ordinerade och delegerade HSL- insatser och dess mål, i den omfattning som är nödvändigt för att insatserna ska kunna bli utförda utifrån kundens behov och önskemål Dokumentationsombuden Introducera ny personal om gällande riktlinjer och rutiner för dokumentation. Handleda och vara ett stöd för övrig personal i dokumentation. Delta i genomförandet av kvalitetsuppföljningar av dokumentationen. Vara behjälplig med att sammanställa resultat, informera övrig personal om de brister som framkommit i kvalitetsuppföljningarna och ta fram förslag på förbättringsåtgärder Biståndshandläggare Ansvarar för att utföraren får det underlag gällande beslut om insatser och dess mål i den omfattning som är nödvändigt för att insatserna ska kunna bli utförda utifrån kundens behov och önskemål Ansvarar för kontinuerlig uppföljning av att de beslut som biståndshandläggaren fattat gällande kunden och att de insatserna blir utförda utifrån kundens behov och önskemål Erbjuda kund ett uppföljningssamtal inom 2 månader efter att insatsen startat. I samtalet följs beslut upp, om kund har en genomförandeplan, kundens inflytande och delaktighet och om kund känner sig nöj med insatserna Ansvarar för att personakten sammanställs efter avslutat ärende och att akten arkiveras enligt gällande riktlinjer för arkivering UPPFÖLJNING AV DOKUMENTATION Uppföljning är en viktig del i en kvalitetsstyrd verksamhet och kan påvisa vad som uppnåtts i relation till uppsatta mål samt syfta till att förbättra verksamheten. Genom uppföljning och utvärdering får verksamheten och nämnden reda på vilka områden som behöver utvecklas eller förbättras. Uppföljningen ska följa verksamhetens plan för egen-och internkontroll. Biståndshandläggaren har ett ansvar att genom uppföljning säkerställa att kund får de insatser det kund fått beslut på samt att de insatserna fyller kundens behov. Inspektören ansvarar för kvalitetsinspektioner som kan ske både under dag- och nattpass. 6 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN SEKRETESS Utlämnande av journalhandling internt Den som skickar en journalhandling via fax eller e-post internt ska begära bekräftelse på att handlingen kommit fram Enstaka personanummer får skickas via e-post om inga känsliga uppgifter finns med Om känsliga uppgifter bifogas via e-post krävs att meddelandet krypteras eller på annat sätt säkras upp, exempelvis med siths-kort Den som arbetar inom hemvårdsförvaltningen får ta del av dokumenterade uppgifter endast om han eller hon deltar i omsorgsarbetet gällande aktuell kund. Journalen får aldrig läsas av ren nyfikenhet. Utlämnande av journalhandling till annan vårdgivare Vid utlämnande av kopierade handlingar till annan vårdgivare ska kunden ha gett sitt medgivande Det ska dokumenteras i journalen vilka handlingar som utlämnats, tidpunkt/datum, till vem och ändamålet Om kund ej givits sitt medgivande ska detta framgå av dokumentationen Utlämnande av journalhandling till närstående Kopierade handlingar får lämnas ut, alternativt att närstående läser handlingar på plats, om den enskilde gett sitt samtycke till detta Om det inte går att säkerställa ett tydligt samtycke av kund ska ansvarig chef göra en menprövning för att bedöma om handlingarna kan lämnas ut eller ej. En menprövning innebär att det inte får finnas risk för att den enskilde skulle kunna skadas eller lida på grund av informationen Det ska dokumenteras i journalen vilka handlingar som utlämnats, tidpunkt/datum, till vem och ändamålet Telefonsamtal Alla telefonsamtal som berör omsorgen gällande enskild kund ska dokumenteras avseende information, tidpunkt/datum samt med vem man talat med Kontroll av behörighet/loggar För att kontrollera att ingen personal utnyttjar sina behörigheter till journalen på ett felaktigt sätt Kontroll utförs slumpmässigt av ansvarig chef enligt rutin Att missbruka sin behörighet kan leda till arbetsrättslig påföljd Rättelse av felaktig anteckning i journal Rättelse av en felaktig journalanteckning görs i journalen av den som dokumenterat fel, eller av den som upptäcker felet Uppgifter i en journalhandling får aldrig utplånas Vid rättelse av felaktig anteckning ska den ursprungliga anteckningen vara synlig – men överstruken Det ska framgå av rättelsen när den skett, vem som har gjort rättelsen och varför 7 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN AVSLUT AV ÄRENDE När ärendet avslutas ska en slutanteckning göras i journalanteckningarna där även skälet till att ärendet avslutas ska anges (SOSFS 2006:5). Dokumentationen rensas på kopior, arbetsanteckningar och interna meddelanden innan den förs över till personaakten hos biståndshandläggaren. Biståndshandläggaren ansvarar för att akten arkiveras enligt riktlinjer för arkivering. BAKGRUND Enligt socialtjänstlagen ska genomförandet av beslutade biståndsinsatser dokumenteras. Dokumentationsskyldigheten gäller alla individuellt behovsprövade stöd, vård- och behandlingsinsatser (11 kap. 5 § SoL). Biståndshandläggaren ansvarar för att utreda behovet och fatta beslut om uppdrag/insatser samt att utföraren får information om beviljade insatser och tillräcklig information om den enskilde. Därefter ansvarar utföraren för att planera hur beviljade insatser ska genomföras och att dokumentera detta. Dokumentationen ska utvisa åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Riktlinjerna utgår från grundläggande principer i socialtjänstlagen om den enskildes självbestämmande, delaktighet och att den enskildes egna resurser ska tas tillvara. De följer Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2006:5) och anger hur de praktiskt ska tillämpas inom äldreomsorgen i Halmstads kommun. Riktlinjerna ligger också till grund för ett samordnat och enhetligt dokumentationssystem och ska tillämpas på samtliga enheter inom äldreomsorgen i Halmstads kommun och ska ingå som en del i verksamheternas, egenregi såsom privat vårdgivares, ledningssystem och kvalitetsarbete. Riktlinjerna utgår från den nationella värdegrunden för äldreomsorgen Referensdokument Skyldigheten att dokumentera regleras i den lagstiftning som styr äldreomsorgen. Handläggnings och genomförandeprocessen samt dokumentation, hantering av akter och personuppgifter styrs av bestämmelser i gällande lagstiftning samt föreskrifter och allmänna råd: Styrande lagar Socialtjänstlagen (2001:453), Förvaltningslagen (1986:223) och Patientjournallagen (1985:562) samt Offentlighet- och sekretesslagen (1980:100) Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5 Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatserenligt SoL, LVU, LVM och LSS. Stockholm: Socialstyrelsen. SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2012:3 Nationell värdegrund för äldreomsorgen 8 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten (Socialstyrelsen, 2006) för att underlätta tillämpningen av regelverket. Övrigt Riktlinjer för avvikelsehantering, Hemvårdsförvaltningen, Halmstads kommun Riktlinjer lex Sarah, Hemvårdsförvaltningen, Halmstads kommun Riktlinjer för kontaktmannaskap i äldreomsorgen, Halmstads kommun Från januari 2011 infördes en bestämmelse i socialtjänstlagen om en nationell värdegrund för äldreomsorgen (SoL 5 kap 4§) och ytterligare en bestämmelse som ger den äldre personen ökade möjligheter till inflytande vid genomförandet av insatserna (5 kap 5§ SoL). Ovanstående innebär att omsorgen ska trygga att den äldre får leva ett värdigt liv och kunna påverka sin vardag. Hjälpen ska inriktas på att stödja så att den äldre kan fortsätta göra det han/hon kan. Insatserna som utförs ska vara av god kvalité och den äldre ska få ett gott bemötande. 9 (9) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Dubbelbemanning Framtagen av: Åsa Rydberg Godkänd av: Lisbet Svensson Gäller from: 2013-09-02 Gäller tom: Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: Styrning ☒ Ja ☐ Nej och Gäller intraprenad: ledning ☒ Ja ☐ Nej Tillvägagångssätt Uppdraget innebär att rehabpersonalen har mandat att bedöma ev. dubbelbemanning hos kunder som bor i ordinärt boende eller på servicehus. Rehabpersonal beslutar om dubbelbemanning: - Då den fysiska vårdtyngden kräver mer än en omsorgspersonal. - Då kunden ordineras personlyft (avser taklyft, mobil hjullyft eller stålyft) Avgränsningar: Rehabpersonalen har inte mandat att besluta om dubbelbemanning på grund av andra orsaker än ovan nämnda. En dubbelbemanning kan bedömas av kommurehabs personal redan på länssjukhuset i samband med en vårdplanering av PROV. Då detta är gjort ska den områdesansvariga rehabpersonalen informeras så att de kan planera in ett hembesök för uppföljning i nära anslutning till kundens hemgång. Då en dubbelbemanning ska avslutas Utförarorganisationen ska skyndsamt meddela kommunrehabs personal om de inte längre behöver utföra en dubbelbemannad insats hos kunden. Rehabpersonalen kommer i sin tur att kontakta ansvarig biståndshandläggare för en omregistering i Magna Cura. Dubbelbemanning ska registreras i ärendebilden i Magna Cura. Denna registrering ligger till grund för resursfördelningen till utföraren. Påbörjad och avslutad dubbelbemanning ska dokumenteras i kundens HSL - journal. Bakgrund Från och med 2008-09-01 är det arbetsterapeut och/eller sjukgymnast på kommunrehab som bedömer om kunder som bor i ordinärt boende eller på servicehus ska få dubbelbemannat sina omsorgsinsatser. Syftet med uppdraget är att kommunrehabs personal i ett tidigt skede ska få information av omsorgspersonal kring ett förflyttningsproblem. Rehabpersonalen ska bedöma om kunden förflyttas med en optimal förflyttningsteknik, om han har rätt hjälpmedel, samt om förflyttningen ska utföras med hjälp av en eller två personer. HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Ansvar/Omfattning Då Kommunrehab får ett uppdrag att bedöma om en ev. dubbelbemanning har de tre arbetsdagar på sig att planera in hembesöket (besöket ska ske så skyndsamt som möjligt). Då kommunrehabs personal har bedömt att en dubbelbemanning är aktuell, kontaktas ansvarig biståndshandläggare för att göra registeringen i Magna Cura. Om hemtjänstpersonalen har varit tvungen att påbörja dubbelbemanning innan rehabpersonalen gjort sin bedömning kan man retroaktivt lägga in ett ”startdatum” i Magna Cura, dock ej längre än två veckor tillbaka i tiden. HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Teamträff i Halmstads kommun Framtagen av: Marita Everås Gunvi Jönsson Maria Sjödahl Godkänd av: Lisbet Svensson Gäller from: 2010-05-01 Gäller tom: Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: Styrning ☒ Ja ☐ Nej och Gäller intraprenad: ledning ☒ Ja ☐ Nej Tillvägagångssätt Teamet utser en mötesledare som lämpligen är en chef, eftersom det är han/hon som har ansvar för att teamarbetet är välfungerande. Teamträffen ska ha ett kundfokus och utgå från kunder och anhörigas behov. I ordinärt boende och på servicehus initieras teamträffen av legitimerad personal. I särskilt boende initieras mötet av enhetschefen. Teamträffen ska vara effektiv och begränsas till högst 30 minuter/vecka. Endast berörd personal ska delta på teamträffen. Planeringen på teamträffar ska utgå från kundens genomförandeplan. Bakgrund Allt arbete inom Hemvården ska utgå från kundens behov. För att uppnå en helhetssyn mellan olika professioners arbete är det viktigt att träffas för att samordna insatserna. Mötet för denna samordning kallas teamträff. Teamet ska formulera en målsättning (ett syfte) med mötet. HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Vak i livets slut Framtagen och godkänd av: Eva-Karin Stenberg Gäller from: 2014-11-24 Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller kommunal MAS regi: handbok ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: ☒ Ja ☐ Nej Gäller intraprenad: ☒ Ja ☐ Nej Syfte Mänsklig närvaro i livets absoluta slutskede vanligtvis sista dagen/ dagarna/ veckan. Att säkra upp överrapportering mellan de olika arbetspassen, yrkeskategorierna samt mellan kommunal regi och privata utförare. Privata utförare enligt LOV ansvarar för vak för sina patienter mellan 7-23. Kommunen ansvarar alltid för vak nattetid dvs 23-07. Ansvarsfördelning Närstående Närstående ansvarar i första hand för att vaka i livets slutskede. Kommunsköterska Kommunsköterska ansvarar för bedömningen för när vak i livets slut ska påbörjas. 1. Komma överens med närstående omfattningen av deras insats 2. När anhöriga inte kan vaka ordinerar kommunsköterskan ett vak. Närstående informeras om att behovet av vak omprövas varje dygn. Vid beslut om att vak inte behövs i livets slutskede skall detta dokumenteras. Förmedla behovet av vak till ansvarig enhets/områdeschef. Redogöra för chef behovet av kompetens. Förmedla beslutet enligt rutin till övriga kommunsköterskor. Att ge vaket rapport. Under varje arbetspass ansvarar kommunsköterskan för: att följa upp patientens tillstånd och bedöma vakets varaktighet/ behov. Dokumentera besluten. Under varje arbetspass på dygnet skall det finnas en omvårdnadsansvarig kommunsköterska för patienten. Vak skall rapportera till denna kommunsköterska och inte till samordnare. Direkt mobil nummer skall lämnas till vaket. Dokumentera beslut, åtgärder, kliniskt status i HSL journalen i plan ”Palliativ vård”. Dokumentera vid behov i Hemdok vid besök hos patienten. Omsorgspersonal Att prioritera vård i livets slut. Att genast kontakta kommunsköterska när ett behov av vak uppstår. 1 (2) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Ta emot rapport av omvårdnadsansvarig kommunsköterska i början av arbetspasset Ge rapport till omvårdnadsansvarig kommunsköterska i slutet av arbetspasset Ta kontakt med kommunsköterska vid behov Aldrig lämna patienten ensam utan avlösning, utan att ha kontaktat kommunsköterska Att dokumentera gjorda iakttagelser om patientens tillstånd minst en gång varje arbetspass. Ansvarig chef Att fördela personal till uppgiften Ansvarar för att personal med kompetens för uppgiften fördelas till patienten Att informera personal om riktlinjer, avtal och ansvar 2 (2) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☐ RIKTLINJE ☒ RUTIN Dokumentnamn HSL- beslut Rehabpersonal Framtagen av: Åsa Rydberg Godkänd av: Brita Andersson-Yli-Länttä Gäller from: 2013-09-02 Gäller tom: Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: ☒ Ja ☐ Nej Gäller intraprenad: ☒ Ja ☐ Nej Tillvägagångssätt Personal från Kommunrehab kommer att bedöma om HSL-insatsen hos kunden tar mer än 10 minuter att utföra. Om så är fallet kommer sjukgymnast eller arbetsterapeut att lägga in ett ärende i verksamhetssystemet (Magna Cura). Ärendet benämns 51: Rehabinsats. Då ärendet är registrerat tar ansvarig rehabpersonal ut det i pappersform och skickar det till aktuell hemtjänstpersonal för kännedom. Hemtjänstpersonalen ansvarar för att återkoppla till leg. personal om insatsen av olika anledningar inte går att genomföra. Då insatsen inte längre är aktuell avslutar ansvarig rehabpersonal ärendet i Magna Cura samt drar ut det i pappersform och skickar till utföraren för kännedom. Utöver att dokumentera i ärendebilden i Magna Cura ska leg. personal fortlöpande föra anteckningar kring HSL-insatsen i kundens HSL- journal. Bakgrund Från och med 2008 har leg. rehabpersonal mandat att resursfördela hälso- och sjukvårdsbeslut (HSL-beslut) som tar mer än 10 minuter att utföra. Det kan röra sig om gångträning, genomförande av träningsprogram samt träning i en ADL-aktivitet (såsom köksträning eller dusch) HSL- insatser som tar mindre än 10 minuter att utföra ska ingå i redan beviljade SoLinsatser. Syftet är att tydliggöra rehabpersonalens ordinerade/delegerade HSL-beslut så att utförarorganisationen får resursfördelad tid till att utföra HSL-beslut som tar mer än 10 minuter att utföra Ansvar/Omfattning HSL-beslut kan göras till de kunder som har beviljade omsorgsinsatser och som bor i ordinärt boende eller på servicehus. HSL-beslut innebär att rehabpersonalen ansvarar för att påbörja och avsluta ett ärende benämnt 51: Rehab-insats. HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☐ RIKTLINJE ☒ RUTIN Dokumentnamn HSL-beslut leg. sjuksköterska Framtagen av: Åsa Rydberg Godkänd av: Brita Andersson-Yli- Länttä Gäller from: 2013-09-02 Gäller tom: Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: ☒ Ja ☐ Nej Gäller intraprenad: ☒ Ja ☐ Nej Tillvägagångssätt Patientansvarig sjuksköterska kommer att bedöma om HSL-insatsen hos kunden tar mer än 10 minuter att utföra. Om så är fallet kommer sjuksköterskan att registrera ett ärende i verksamhetssystemet (Magna Cura). Ärendet benämns 52: sjuksköterskeinsats. Då ärendet är registrerat tar ansvarig sjuksköterska ut det i pappersform och skickar det till aktuell hemtjänstpersonal för kännedom. Hemtjänstpersonalen ansvarar för att återkoppla till sjuksköterskan om insatsen av olika anledningar inte går att genomföra. Då insatsen inte längre är aktuell avslutar ansvarig sjuksköterska ärendet i Magna Cura samt drar ut det i pappersform och skickar till utföraren för kännedom. Bakgrund Från och med 2008 har leg. sjuksköterska i hemsjukvården mandat att resursfördela hälsooch sjukvårdsbeslut (HSL-beslut) som tar mer än 10 minuter att utföra. Det kan röra sig om medicinska insatser eller läkemedelshantering. HSL- insatser som tar mindre än 10 minuter att utföra ska ingå i redan beviljade SoL-insatser. Om HSL-insatsen ska utföras som en solitär insats ska sjuksköterskan lägga ett generellt HSL-beslut motsvarande den tid som insatsen tar att utföra. Syftet är att tydliggöra sjuksköterskans delegerade HSL-beslut så att utförarorganisationen får resursfördelad tid till att utföra HSL-beslut som tar mer än 10 minuter att utföra. Ansvar/Omfattning HSL-beslut innebär att sjuksköterskan ansvarar för att påbörja och avsluta ett ärende benämnt 52: sjuksköterskeinsats. Utöver att dokumentera i ärendebilden i Magna Cura ska leg. personal fortlöpande föra anteckningar kring HSL-insatsen i brukarens HSL- journal. HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ☒ RIKTLINJE ☐ RUTIN Dokumentnamn Ersättning till Leverantörer av hemtjänst Framtagen av: Britt Wiklander Godkänd av: Gäller from: 2015-04-01 Gäller tom: 2016-03-31 Gemensam med Regionen: ☐ Ja ☒ Nej Anette Johansson/ Lisbet Svensson Gäller egen regi: Process hänv. ☒ Ja ☐ Nej Gäller privat regi: ☒ Ja ☐ Nej Styrning Gäller intraprenad: och ☐ Ja ☒ Nej ledning Tillvägagångssätt Kundvalsmodellen medför att de ekonomiska resurserna för utförandet följer den enskilde till den Leverantör som valts. Leverantören ersätts per beslutad och beställd timme. Denna ersättning skall utöver den tid som personalen är i den enskildes hem, också täcka för tider för förflyttning, planering, utbildning, dokumentation, samverkan med andra aktörer etc. Startersättning utgår vid varje nytt ärende och ersätts med två timmar. Detta för att Leverantören skall ges möjlighet att utse en kontaktman och upprätta en första genomförandeplan tillsammans med den enskilde. Ersättningen utgår även vid ärende då den enskilde byter leverantör. Byte av leverantör skall ske inom 14 dagar efter det att den enskilde lämnat önskemål. Om bytet, på grund av specifika skäl, sker innan perioden är slut, ersätts den första leverantören till och med dag 14. Leverantören får inte kräva eller acceptera betalning utöver värdet för de tjänster biståndet avser. Ersättning till Leverantörer av hemtjänst Hemvårdsnämnden beslutar att fastslå följande ersättningsnivåer till privata leverantörer av hemtjänstinsatser att gälla från den 1 april 2015. Ersättningen anges per timme. a) b) c) d) e) f) g) 2015 255 kr 261 kr 293 kr 380 kr 390 kr 437 kr 295 kr Service, tätort Service, tätort/landsbygd Service, landsbygd Omsorg, tätort Omsorg, tätort/landsbygd Omsorg, landsbygd Omsorg utförd av anhöriganställd 2014 (336 kr) (-) (366 kr) (387 kr) (-) (419 kr) (295 kr) I ovanstående ersättningsnivåer ingår momskompensation med 6 %. 1 (2) HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN Fastslå följande områdesindelning, se bilagd karta. Tätort: B, C, G och J Tätort/landsbygd: A, D, H och K Landsbygd: E, F och I 2 (2)
© Copyright 2025