Digital samverkan 1
Digital samverkan Fördjupningsdag vid Offentliga Rummet 2015 Jan Sjösten Magnus Lingström Per-Ola Niblaeus Odd Sivertzen 1 Agenda för fördjupningsdagen i Digital samverkan 10.00 Inledning Introduktion digital samverkan Introduktion till gruppövning 12.00 LUNCH 13.00 Gruppövning med redovisning 14.30 Exempel på digital samverkan 15.15 Summering av dagen 16.00 SLUT Sambruk 3 Dagens föreläsare representerar E-delegationens arbetsutskott för Digital samverkan Jan Sjösten är kommittésekreterare på Edelegationen och är en av de ansvariga för arbetsutskott digital samverkan. Jan har lång erfarenhet av myndighetsgemensam e-förvaltning med arkitektur-ansvar. Jan arbetar även som IT-strateg och IT-arkitekt på Skatteverket. Jan nås på [email protected]. Magnus Lingström arbetar som verksamhetsarkitekt på Transportstyrelsen och ingår i E-delegationens arbetsutskott för digital samverkan. Magnus har stor erfarenhet av utveckling av tjänstearkitekturer. Han nås på [email protected] Odd Sivertzen är kommittésekreterare på E-delegationen och arbetar som huvudprojektledare inom AU Digital samverkan. Odd har stor erfarenhet av att arbeta med organisationer i förändring både ur IT- och verksamhetsperspektiv, bl a från finanssektorn. Odd nås på [email protected] Per-Ola Niblaeus är managementkonsult och har lång erfarenhet av nationell eförvaltning. Det senaste året har Per-Ola varit projektledare för utvecklingen av Vägledning för digital samverkan inom E-delegationen. P-O nås på [email protected] Under eftermiddagen kommer även Claes-Olof Olsson från Sambruk att delta som gästföreläsare 4 Inledning • Vilka är här idag? • Vilka förväntningar finns på dagen? • Vilka utmaningar har ni på hemmaplan? Prata med dina närmaste grannar Var beredd att presentera gruppens svar 5 INTRODUKTION 6 Regeringen fastställde 2012 en strategi för en digitalt samverkande förvaltning 7 Målet är att nå en enklare, öppnare och effektivare förvaltning med hjälp av digitala tjänster Enklare Arbete Hälsa Öppnare Fritid Boende Enskilt Tjänster och information från en enskild organisation Familj Effektivare Utbildning Gemensamt Mina ärenden Mina fullmakter Mina meddelanden xx xx xx Näringslivet Gemensamma tjänster och information e-legitimation xx E-arkiv och ediarium Effektivare informationsförs. Tjänster och information från privata sektorn xx Förutsättningar för samverkan (vägledning, metod, standard, arkitektur) 8 Vägledande principer för digital samverkan har tagits fram och beslutats av E-delegationen GRUNDPRINCIPER G1 Utgå från medborgarnas livshändelser G2 G3 Låt digitala möten ske på användarnas villkor Upprätthåll rätt nivå på informationssäkerhet och integritet G4 G5 Delegera mandat och ansvar Låt behov och nytta vara styrande ARKITEKTURPRINCIPER Digitala möten D1 D2 Anpassa till olika gruppers och individers behov D3 Tillgängliggör och återanvänd information och tjänster enhetligt T3 Låt digitala kanaler vara det primära alternativet Öka medborgarnas insyn och möjligheter att påverka D5 D4 Öppna upp för externa innovatörer Återanvänd redan inlämnad information Tjänste- och processamverkan T1 Bestäm och tillämpa gemensamma begrepp, modeller och mönster T2 T4 Bygg tjänstebaserat T5 Hämta information vid källan Använd öppna standarder Säkerhet och juridik S1 Bedriv ett riskbaserat informationssäkerhetsarbete version 1.3 S3 S2 Skydda den personliga integriteten Beakta informationens skyddsvärde i hela kedjan S4 Analysera rättsliga förutsättningar 11 E-delegationens vägledningar ger tillsammans riktlinjer för att nå en digitalt samverkande förvaltning • • • • • • • • • • • • Principer för Digital samverkan Digital samverkan Nyttorealisering Metod för utveckling i samverkan Organisering av samverkan Effektiv it-försörjning Direktåtkomst Behovsdriven utveckling Webbutveckling Återanvändning av offentlig information (PSI) Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling m.m. 12 http://www.edelegationen.se/Publikationer/Vagledningar/ Graden av självständighet leder till olika förutsättningar för samverkan Självständiga myndigheter Mynd A Mynd B Samverkan mellan många aktörer Ett ledningsstyrt Sverige Mynd C Regering Dep Dep Mynd A Mynd A Optimering av egen verksamhet Samverkan Mynd C ”Ministerstyre” 16 Konceptet SAMVERKANSARKITEKTUR 18 Konceptet utgår från ett behov och tydliggör berörda aktörer och deras samverkan • Familj Vårdnad Samhälle Skola Aktör Hälsa • Aktör Åldrande Arbete Aktör Företag Digital samverkan • Processer Information Behov Aktör • Aktör Aktör Tjänster Aktör Aktör • • • Behov: Konceptet utgår från ett behov som kan utgå från livshändelse Aktörer: De intressenter som behöver samverka för att nå målen Driva samverkan: Innebär att etablera och utveckla den gemensamma styrningen mot det gemensamma målet Processer: De verksamhetsprocesser som behöver interagera Information: Information som ska utbytas Tjänster: De digitala tjänster som utgör bärare Kataloger: För återanvändning av redan utvecklade tjänster och informationsobjekt 19 Samverkansarkitekturen syftar till att beskriva hur aktörerna samverkar Livshändelser kan initiera behov av samverkan Livshändelser • Familj Samhälle Vårdnad Livssituation, livshändelse och agerande – Livssituation Hälsa Hälsa Skola kund agerar Arbete kund Åldrande Företag • Samverkansprocess Juridik Information Tjänst Informationssäkerhet – Process • Den digitala tjänst som levererar de informationsobjekt som överenskommits Juridik – • De informationsobjekt som ska utbytas eller levereras från en aktör till en annan Tjänst – • Består av de olika aktörernas samverkande processer och beskriver enbart det som behövs för att samverkan ska fungera Informationsutbyte – • I en livssituation som en medborgare befinner sig i (t ex Min hälsa) uppstår livshändelser, som kan leda till ett agerande, som startar en myndighetsinteraktion Juridiska aspekter påverkar hela samverkansarkitekturen och måste beaktas tidigt Informationssäkerhet – Krav på informationens riktighet, konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet 20 En livshändelse leder till ett agerande, som i sin tur kan initiera ett behov av samverkan Livssituation kund V-objekt V-objekt kundvärde V-objekt kundvärde Aktör A kundvärde V-objekt V-objekt Aktör B Samverkansprocess med kunden som aktör kundvärde Samverkande processer V-objekt Aktör C Kundvärde skapas i hela processen och i varje interaktion med kunden agerande 25 Aktörerna måste nå en gemensam förståelse av de begrepp som är relevanta för denna samverkan. Begrepps-/informationsmodell Aktör 2 Begreppsmodell, gemensam för samverkan Begrepps-/informationsmodell Aktör 1 Begrepps-/informationsmodell Aktör 3 Begrepps-/informationsmodell Aktör 4 Informationsutbytesobjekt/-modell 26 Tjänstebeskrivningen är indelad i tre delar som beskriver tjänsten plus en tjänsteinstansbeskrivning • • • Informations• utbytesobjekt • InformationsInformationsutbytesobjekt utbytesobjekt • Meddelanden • Sekvenser Beskrivning Verksamhetsnytta • • Profil Logiskt gränssnitt Teknikval Protokoll mm Tekniskt gränssnitt Instans • Verklig tjänst som kan anropas, hittas i katalog 28 Verksamhetsobjekten från processanalysen ligger till grund för informationsutbytesobjekten, som levereras via tjänster Gemensam begreppsmodell Relevanta informationsutbytesobjekt i i i Informationsobjektet/-en definieras i tjänstens logiska gränssnittet. 30 Återanvändning – Säkerställ att kunskap och erfarenheter överförs till strukturkapital, återanvänd redan utvecklade tjänster via kataloger Återanvändning och erfarenhetsöverföring • Ju mer utvecklat strukturkapital, desto lättare blir det att utveckla samverkanskomponenterna • Ju mer samlad kompetens och grad av erfarenhetsåtervinning, desto effektivare blir drift och förvaltning av samverkans tjänster och informationsutbyte • Kataloger för tjänster och informationsobjekt är viktiga verktyg för att möjliggöra återanvändning och bygga strukturkapital • I Sverige finns bl a en nationell tjänstekatalog för i första hand bastjänster från olika myndigheter för att tillhandahålla grundläggande information • Andra tjänstekataloger finns inom olika sektorer, t ex vården 32 DRIVA SAMVERKAN 35 Samverkansgruppens styrning delas in sex delområden Aktör Aktör Mål och syfte Aktör Överenskommelser Finansiering Aktör Roller och ansvar Styrande förutsättningar Aktör Aktör Livscykelperspektiv Aktör Aktör 37 Överenskommelser måste tydliggöras • Samverkansidén – en avsiktsförklaring – – – – • besvarar frågan varför en samverkan behövs skissar på en tänkbar lösning redovisar möjliga nyttor tydliggör styrande förutsättningar Samverkansöverenskommelsen – bindande avtal – Tydliggör hur samverkan ska styras – Beskriver regelverk och ansvarsfördelning – Tydliggör var nyttan realiseras • Utvecklingsöverenskommelse – Preciserar vad som ska utvecklas – Ansvarsfördelning vid utveckling – Kostnadsfördelning vid utveckling • Drift- och förvaltningsöverenskommelse – Tydliggör ansvarsfördelning – Tydliggör kostnadsfördelning • Informationsutbytesöverenskommelse – Tydliggör informationsutbyte – Servicenivåer mm 38 Utveckling av samverkan fokuserar på ett utvecklingsinitiativ, inom ramen för en större utvecklingsinsats Utvecklingsinsats Utvecklingsinitiativ Fånga behov Fånga behov Analysera förutsättningar Fånga behov Analysera förutsättningar Analysera förutsättningar Analysera verksamhet Analyserainformationsutbyte verksamhet Specificera Analysera verksamhet Specificera informationsutbyte Specificera informationsutbyte Realisera tjänst/förändring Realisera tjänst/förändring Följ upp tjänst/förändring Realisera tjänst/förändring Följ upp tjänst/förändring Följ upp tjänst/förändring Se även Metod för utveckling i samverkan, som fokuserar på den översta nivån, utvecklingsinsats 40 Förvalta digital samverkan innebär att säkerställa värdet av de tjänster som tillhandahålls Förvalta digital samverkan Det som har utvecklats i samverkan måste förvaltas, så att målen kan fortsätta att uppfyllas i takt med förändrade behov och krav. Viktigt att följa upp • Hantering av förändringar och risker – • Samverkansprocessen och dess ingående delar – • Både producenter och konsumenter måste se till att informationen hanteras på det sätt som informationssäkerhetskraven anger Tjänsternas leverans och kvalitetskrav – • Tydliggör ansvarsfördelning och se till att de olika delarna har tydliga mål Informationssäkerheten – • Etablera forum och rutiner för att hantera förändringar och risker Uppfyller tjänsterna de servicenivåer som ställs Nyttorealisering – Realiseras nyttan enligt plan? 41 Tjänsternas leverans och kvalitetskrav • • • Tjänsterna realiserar samverkan. Förändringar kan få stora konsekvenser speciellt på komplexa beroenden Tjänsteorienteringen gör dock att beroendena mellan aktörerna minskar En tjänst kan tillhandahållas i flera parallella versioner, vilket innebär att anpassningstakten kan koordineras utifrån interna beroenden och förutsättningar. • Förändringar av en tjänst hanteras av aktören själv, vilket gör tjänsten verktygs- och metodoberoende. • Tjänsteproducenten bestämmer hur driften ska ske Tjänst 6 Tjänst 1 Tjänst 2 Tjänst 3 Tjänst 8 Tjänst 5 Tjänst 4 Tjänst 9 Nyttjas av Aktör A Aktör C Aktör B Aktör D 43 ÖVNING 45 Samverkansidé – ett sätt att komma igång Samverkansidén är den första överenskommelsen mellan deltagande aktörer som planerar att starta en samverkan. Den kan jämföras med en affärsidé eller avsiktsförklaring. Här definieras syfte med samverkan, förutsättningar och avgränsningar tydliggörs och en initial lösningsidé formuleras. 1. Syfte 2. Intressenter 3. Omfattning och avgränsningar 4. Givna förutsättningar 5. Lösningsidé 6. Förväntad nytta 7. Tidsramar 8. Initial finansiering 46 Genomgång av exempel ”P-ANMÄRKNING” 48 5 Utmaningar – Exempel på behov • Digitala betyg • Insamling av kommunal statistik • Ansökan om kommunala tillstånd vid start av restaurangföretag • Samordning av skolskjutsar • Beslutsunderlag för ekonomiskt bistånd 49 För varje behov finns en kortfattad beskrivning Behov Digitala betyg Insamling av kommunal statistik Ansökan om kommunala tillstånd vid start av företag Samordning av skolskjutsar Exempel där lösning redan finns Beslutsunderlag för ekonomiskt bistånd Beskrivning Idag finns skolor i både privat- och i offentlig regi. Betygsättning utgör en viktig del av lärarnas arbete och det är en form av myndighetsutövning. Betygen beslutas av den enskilde läraren. Dagens process är i stor utsträckning manuell. I Skolverkets förordning framgår att underskrift av betyg i betygskatalogen får ske med elektroniska signaturer. Den snabba tekniska utvecklingen innebär att betygsättningen successivt digitaliseras. Det finns flera möjliga nyttor med att digitalisera betygssättningen, t ex mindre risk för felaktigheter, snabbare process från beslut om betyg till tillgängliggörande samt snabbare ansökningsförfarande till nya utbildningar om betygen redan finns digitaliserade och slipper skickas som brev. En utmaning kommer att vara att betygen behöver hanteras över tid på ett rättssäkert och hållbart sätt. En stor mängd statistik från kommunerna samlas regelbundet in av statliga myndigheter. Flera olika myndigheter utgör mottagare. Uppgifterna utgör underlag för SCB:s årliga statistikredovisning om Sverige. Idag skickas en stor del av uppgifterna manuellt till berörd myndighet. Processen är för vissa uppgifter mycket resurskrävande och genomförs regelbundet. En digitaliserad insamling- och redovisningsprocess skulle kunna spara en stor mängd arbetstimmar samt minska risken för felaktigheter. Det kan också vara ett sätt att tillgängliggöra uppgifter för vidareutnyttjande (”Öppna data”). För många företag behövs kommunala tillstånd. T ex gäller det restaurangföretag. Idag måste företagaren ansöka om dessa hos kommunen, separat från övrig dialog med Bolagsverket och Skatteverket vid start av företag. Företagsportalen www.verksamt.se skulle kunna användas som gemensam ingång även för ansökan om kommunala tillstånd. Detta skulle underlätta för den enskilde företagaren och kan också innebära en enklare och snabbare process för kommunen. Även kommunen skulle kunna ha nytta av tjänster för att utnyttja myndighetsuppgifter om företag. De flesta kommuner har ett behov att tillhandahålla skolskjuts. Skolskjutsar över kommungränserna eller med anledning av specifika behov kan leda till svårigheter att hantera alla delar av skolskjutsen på ett bra och användarvänligt sätt. En digital process för hantering av allt som rör skolskjutsar inom kommunen skulle kunna göra hanteringen effektivare samt minska risken för fel i processen. Exempel på saker som måste hanteras är kontroll att du bor i kommunen, vilka barn som ingår i familjen, kontroll om funktionsnedsättning, hantering av barn som växelvis bor på olika platser, hantering av skjuts till Fritidsverksamhet, hantering av olika typer av skolskjuts, allmän linjetrafik lokaltåg, buss, tunnelbana spårvagn och båt, särskild skolskjuts med inhyrd buss, båt, bil eller eget fordon. Varje kommun har ansvar för beslut om ekonomiskt bistånd till sina invånare. Innan ett beslut kan tas behöver underlag samlas in från myndigheter och andra organisationer avseende inkomst, arbetssituation, studiestöd mm för den berörda personen. Det är ofta tidsödande att samla in informationen manuellt och det kan ta flera veckor att genomföra. Nyttan av en digitaliserad informationsinsamling är betydande och innebär dels att handläggaren får mer tid till klienterna dels att beslutsprocessen kan bli snabbare och mer korrekt. 50 Gruppövning: Utforma en Samverkansidé! • Välj ett behov där (digital) samverkan mellan olika aktörer skulle förbättra servicen till medborgaren eller effektivisera handläggningen – ta något av tidigare exempel om det inte finns något passande på hemmaplan • Formulera ett utkast till Samverkansidé för det valda behovet • Var beredd att presentera utkastet på ca 5 minuter 57 Redovisning av gruppövningen 58 Sambruk – exempel på digital samverkan • Text och bild: Sambruk 59 SUMMERING 67 Summering av dagen • Bikupeövning – Vad behöver vår organisation hjälp med? – Vilka andra ser jag att vår organisation behöver samverka med? – Vilka inom min organisation behöver involveras? – Vilka ska jag kontakta? – …. • Uppföljning av dagen och era förväntningar – – – – Vad har varit bra? Vad har vi lärt oss? Vad kan förbättras? …. 68 Var finns det mer information? • På E-delegationens hemsida (www.edelegationen.se/publikationer/vagledningar) finns vägledningar och andra verktyg som underlättar olika delar av den digitala samverkan 69
© Copyright 2024