S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN 18.06.15 Vedrørende: BYGGESAKEN – DISPONERINGSPLAN FOR BRUKERUTSTYRSBEVILGNINGEN Forslag til vedtak: Styret godkjenner forslaget til disponering av brukerutstyrsbevilgningen til nytt bygg. Vedlegg:  Saksfremlegg Tidligere dokumenter:  Saksfremlegg og orienteringer i styret Bergen, den 09.06.15 1 Saksfremlegg Byggesaken – disponeringsplan for brukerutstyrsbevilgningen 1) Bakgrunn KHiBs brukerutstyrsprosjekt er i statsbudsjettet for 2015 tildelt 15 mill kr. Total ramme for brukerutstyrsprosjektet er av Kunnskapsdepartementet fastsatt til 207,6 mill kr og fordelingen for de neste 4 årene er tenkt som følger fra departementets side (i 1000 kr): Kap. post 260 50 2015 15 000 7% 2016 70 000 34 % 2017 2018 112 400 10 200 54 % 5% sum 207 600 100 % Styret behandlet i styremøtet 15. januar budsjettfordelingen for 2015. Tildelingen for 2015 vil i hovedsak gå med til ekstern konsulenthjelp, samt lønnskostnader til prosjektledelse og frikjøp av ansatte som bruker en stor andel av sin stilling til byggeprosjektet. 2) Budsjettskisse for disponering av brukerutstyrsbevilgningen I styremøtet i januar 2015 fikk styret fremlagt en første skisse til fordeling av brukerutstyrsrammen. I vår har prosjektet jobbet med en konkretisering av brukerutstyrsprosjektet og vi ønsker nå å presentere en revidert budsjettramme for styret. Budsjett juni 2015 Beskrivelse Kr % av ramme Reserve/Uforutsett 31 000 000 15 % Prosjektadministrasjon og interne prosjektressurser 10 000 000 5% Eksterne konsulenter 20 000 000 10 % Verksted og spesialutstyr 45 000 000 22 % IKT/AV 20 000 000 10 % Inventar 37 000 000 18 % Endringer Statsbygg 10 000 000 5% Bygg-/utstyrstilpasning etter innflytting 5 000 000 2% Flytting, avhending 6 000 000 3% Tilbakeføring av eksisterende lokaler (iht leieavtaler) 3 000 000 1% Arrangement/Informasjon/kurs og opplæring 5 000 000 2% Nye driftsavtaler Reinvesteringsfond Sum 1 5 000 000 2% 10 600 000 5% 207 600 000 100 % Kommentarer til de enkelte postene: Siden slutten av januar 2015 har det i samarbeid med de fleste av KHiBs ansatte vært gjort gjennomgang av eksisterende bygningsmasse med tanke på hvordan situasjonen vil bli i nytt bygg og hvilket behov for nyanskaffelser som må realiseres i nybygget. Det har vært vesentlig å tenke at vi i 2017 er i en helt annen situasjon, der alle vil befinne seg ett sted og alle arealer skal kunne utnyttes i fellesskap. Eksterne konsulenter, verksted og spesialutstyr, IKT/AV og inventar I forhold til utstyr knyttet til faglig virksomhet har det vært gjort vurderinger i forhold til hva som skal bringes med til Møllendal, hva som skal anskaffes av tilsvarende utstyr som vi har i dag, samt hva som skal gjøres av nyanskaffelser for å bringe fagene fremover. Det har vært gjort et omfattende arbeid og vi kan konstatere at det gjennom grundige prioriteringer ser ut til å være mulig og få realisert KHiBs primære behov. Videre har det vært gjort et omfattende arbeid knyttet til interiør og generell infrastruktur for øvrig. Det har vært gjort justeringer i bygget i forhold til både studentarbeidsplasser, atelier og kontorarbeidsplasser. På bakgrunn av dette er vi nå kommet så langt at det kan utarbeides spesifiserte utstyrslister for de enkelte rom, helt ned på svært detaljert nivå. På bakgrunn av dette mener vi å ha nok informasjon til å kunne spesifisere postene for eksterne konsulenter, verksted og spesialutstyr, IKT/AV og inventar (se tabellen ovenfor). Endringer Statsbygg I byggeprosjektet har Statsbygg en viktig oppgave med å spesifisere og vedlikeholde en såkalt kuttliste. KHiB og Statsbygg er nå omforent om hvilke områder som vil bli berørt dersom det må kuttes i byggeprosjektet. Noen av disse områdene oppleves ikke som virksomhetskritiske for KHiB. Andre områder er mer sentrale, og vi kan risikere å måtte bruke av brukerutstyrsbevilgningen dersom disse blir gjenstand for kutt. Vi ser det derfor nødvendig å ha en budsjettpost som tar høyde for dette. Videre inkluderer denne posten endringer som vi selv har bedt om, og som gjennomføres av byggeprosjektet (ikke brukerutstyrsprosjektet). Bygg-/utstyrstilpasning etter innflytting Byggeprosjektet er basert på de rammene som ble lagt i 2005, og videre på forprosjektet som ble avsluttet i 2011. Det er ikke mulig å ta høyde for endringer som KHiB måtte ha ønske om etter forprosjektet. På bakgrunn av dette er det nødvendig allerede nå å planlegge for mulige endringer som vil være ønskelig å gjøre etter innflytting. Reinvesteringsfond KHiB er i en heldig situasjon som får anledning til å ruste opp et nytt bygg for moderne kunstutdanning og kunstnerisk utviklingsarbeid. Utstyret som anskaffes vil være i øverste klasse for det oppdraget vi har som institusjon. Imidlertid vet vi allerede nå at slikt utstyr vil måtte oppdateres og erstattes i løpet av kortere eller lengre tid etter innflytting. Det er derfor viktig å planlegge med 2 dette og vi har derfor satt av midler til slike kostnader. Dette er det samme som KHiO gjorde i forbindelse med sitt bygg. Reserve/uforutsett Det opereres fremdeles med en relativt høy reserve. I den fasen bygge- og brukerutstyrsprosjektet er i, er det fremdeles områder der det er en del usikkerhet. Dette knytter seg særlig til grenselinjene mot Statsbygg, der det vil kunne være nødvendig at KHiB går inn med egne midler i en situasjon der det må gjennomføres kutt i byggeprosjektet (jf posten for Endringer Statsbygg). Forslag til vedtak: Styret godkjenner forslaget til disponering av brukerutstyrsbevilgningen til nytt bygg. Bergen, 09.06.15 Cecilie Ohm høgskoledirektør 3