Avinor – en reise mot nye mål
Divisjon regionale lufthavner i Avinor (DRL) har vært kunde av KeyFocus AS siden 2011.
På den tiden hadde de et stort behov for å få satt strategier og målsettinger i system, slik
at hele organisasjonen kunne jobbe i samme retning. Etter at de tok i bruk KeyFocus har
de oppnådd en rekke viktige milepæler i sitt arbeid med balansert målstyring:
•
•
•
•
•
•
Strategiplan er implementert i hele organisasjonen
Meget høy måloppnåelse
Mer effektiv bruk av tid
Strukturert rapportering til konsern på strategi og måloppnåelse
Medarbeidersamtalene har fått høyere nytteverdi
Enklere å prioritere arbeidsoppgaver
Bakgrunnen for samarbeidet
Avinor er en organisasjon med prioritert fokus på
sikkerhet, samtidig som det den er en kommersiell
forretningsvirksomhet. Balansegangen mellom
sikkerhet og økonomi gjør det utfordrende å finne
riktig forretningsmessig retning.
Høy brukerinvolvering, veiledning av ledere og tilpasninger i programmet slik at det fungerte optimalt for
Avinor, ha vært viktige suksessfaktorer i prosessen. Slik
har begge parter sørget for en smidig implementering
og at verktøyet ble en viktig del av organisasjonens
strategiske plan.
Nye regulatoriske regler, økt kostnadsfokus og krav til
måloppnåelse fra konsernet, førte i 2011 til at ledelsen
i divisjon DRL så etter nye måter å tenke på og verktøy
som kunne gi effektiv støtte i målarbeidet. Konsernledelsen var i ferd med å introdusere balansert
målstyring og divisjonen trengte en løsning som
kunne knytte sammen strategiske planer
på høyt nivå med operative mål ute i
alle ledd.
- KeyFocus var det verktøyet vi trengte for å gjøre
målene synlige på alle nivåer i organisasjonen. Endelig
fikk vi et system der det var lett for alle å se og forstå
hovedmålet og hvordan den enkelte ansatte kunne
bidra til å nå det, mener Olsen.
- Strategiske planer og målstyring var
tidligere noe som kun tilhørte toppledelsen, men det gikk ikke videre
ut i organisasjonen, sier Eigil Ulvin
Olsen, leder for forretningsutvikling
DRL i Avinor.
”KeyFocus har halvert
tiden for oppfølging av
mål og handlingsplaner
med lederne”
Eigil Ulvin Olsen, Leder
forretningsutvikling DLR
Olsen er ansvarlig for strategisk
planlegging i divisjonen og var initiativtager i prosessen
med å få på plass et verktøy som kunne hjelpe
organisasjonen til å nå sine mål.
Høy måloppnåelse
I dag brukes KeyFocus på alle ledernivåer i DRL. Det betyr at 250
personer aktivt benytter løsningen.
Alle lederne rapporterer måloppnåelse månedlig, og benytter
medarbeidersamtaler til vise
medarbeiderne hvor viktig deres
innsats er for å nå organisasjonens
mål.
Slik startet samarbeidet mellom Avinor og KeyFocus.
- Nå bruker vi også KeyFocus til å
rapportere til konsernet hvordan vi ligger an i forhold
til konsernets strategisk plan. Hvert ledd har nå tre mål
som hele tiden jobbes mot og rapporteres på. Med
dette opplever vi høy måloppnåelse, noe vi er stolte av,
forteller Olsen.
Implementering av strategi, mål og verktøy
Nå begynte prosessen med å tilpasse, teste og implementere verktøyet. Avinor hadde klare formeninger om
hvordan verktøyet måtte tilpasses deres behov.
Målene er virksomhetskritiske og av ulik art, f.eks.
økonomiske, sikkerhetsmessige eller ressursrelaterte. Å
lykkes med måloppnåelse er derfor vesentlig for Olsen,
og han mener KeyFocus bidrar til dette.
Parallelt med at utviklingen pågikk, begynte arbeidet
med å få hele organisasjonen til å tenke mer målrettet.
Enklere å prioritere arbeidsoppgaver
Avinor er en stor organisasjon der det hele tiden pågår
mange prosjekter samtidig, og de opplever ofte
prioriteringsproblemer når alt oppleves som like viktig.
Etter innføringen av KeyFocus har det blitt mye enklere
å prioritere. Nå har de klare mål hvert år, og alt arbeid
skal være knyttet til disse. Tidligere registrerte de at alle
ansatte jobbet med alle mål samtidig. Nå er fokuset at
alle skal jobbe i samme retning etter de delmålene som
til enhver tid er definert. Når et delmål er nådd, jobber
alle mot neste delmål.
Rune Johannessen, som leder prosjektet hos KeyFocus,
snakket med alle lederne på flyplassene og bidro til å
implementere både tankesettet balansert målstyring og
ga en grundig opplæring i verktøyets bruksområder.
- Rune Johannessen har reist rundt til alle våre
flyplasser flere ganger og gjennomført opplæring. Noe av dette har vært teknisk opplæring, men den
viktigste jobben har vært å lære lederne å lage tydelige
og målbare mål. Det er en kunst som ikke alle mestrer,
og Rune har vært en unik ressurs i å knytte målene opp
mot KPIer, sier Olsen.
Målene er synlige for alle, og tilbakemeldingene fra
lederne på de ulike nivåene har vært gode. Nå har de
fokus på det som er viktig, har en god oversikt over
arbeid som skal gjøres og hvordan sin avdeling ligger
an i forhold til forventet måloppnåelse, samt at de
opplever god progresjon i arbeidet.
- Vår strategiplan er levende og
beveger seg ikke nødvendigvis fra
årsavslutning til årsavslutning. I
KeyFocus setter vi milepæler flere år
fram i tid, med månedlige delmål. Da
blir målene mer håndterbare og alle
vet hva de skal jobbe med til enhver
tid, sier Olsen.
- For hele linjen er målstyringen nå blitt konkret, i
tillegg til at dialogmuligheten på alle nivåer bidrar til
resultatorientert ledelse. Dette skaper trygghet og evne
til å sette fokus der det er behov, i
stedet for å bruke krefter på det som
fungerer. Jeg vil anta at KeyFocus har
” Avinor har forstått
halvert tiden for oppfølging av mål
verdien av våre tjenester og handlingsplaner med lederne, sier
Olsen.
og har tatt i bruk alle
funksjoner”
Godt samarbeidsklima
Rune Johannesen
I løpet av de fire årene Avinor har
Partner KeyFocus
benyttet KeyFocus, har begge parter
Mål på nye måter
opplevd et godt samarbeidesklima.
Avinor DRL er ikke redde for å teste
Avinor har nå et verktøy som er
nye måter å drive målstyring på. Nå har DRL sett seg
skreddersydd etter deres behov, og det videreutvikles
lei av lange og mange møter, og innfører en ny
stadig. møtepolitikk.
- KeyFocus er veldig lydhøre for våre behov, og driver
- Mitt ønske er at hvert møte og agendapunkt skal
systematisk utvikling for å møte våre ønsker. Resultatet
knyttes opp mot et av målene i strategien. Klarer vi ikke er et verktøy vi er svært avhengig av, mener Olsen. Han
det har ikke saken en prioritet, forteller Olsen. Dette
trekker også fram at servicegraden er høy, og er svært
skal disiplinere alle i å kun ha møter som er nødvendige tilfreds med oppfølgingen de får.
for fremdriften i strategien, og sørge for at møtene blir
mer effektive både med hensyn til innhold og tid.
Også Rune Johannessen i KeyFocus er begeistret over
samarbeidet med Avinor:
Mer effektiv bruk av tid
- Avinor har forstått verdien av våre tjenester og har
Olsen mener nøkkelen til suksess med målstyringstatt i bruk alle funksjoner som ligger i systemet. De
verktøy er å bruke systemet kontinuerlig, ikke bare rett
har virkelig integrert KeyFocus i sin strategi, ledelse og
før rapportering. Selv prøver han å bruke KeyFocus
arbeidshverdag. Det er gøy å ta del i den entusiasmen
ukentlig for å være ajour med å følge opp sine egne og
de viser for våre tjenester, og få være en bidragsyter i
sine medarbeideres delmål og oppgaver.
deres suksess, avslutter Johannessen.
OM AVINOR:
OM KEYFOCUS:
Avinor bidrar til at rundt 50
millioner flypassasjerer kan reise
til og fra selskapets 46 lufthavner
på en sikker og effektiv måte. 3000
medarbeidere har ansvar for å
planlegge, bygge ut og drive et samlet lufthavns- og flysikringssystem.
Avinor er et statlig aksjeselskap som
finansieres gjennom luftfartsavgifter og salg på lufthavnene.
KeyFocus har gjennom mange år
levert ledelsesverktøy og rådgivning som bidrar til at mellomstore
og store virksomheter når sine
strategiske mål. Gjennom målrettet
rådgiving og et unikt ledelsesverktøy, sørger vi for at strategier blir
iverksatt og fulgt opp og at ledelse
og ansatte jobber sammen mot
felles mål.
Eigil Ulvin Olsen
Leder forretningsutvikling DLR
Rune Johannessen
Partner