SUCCESS STORY
Informasjonshåndtering
Foto: Skala Processteknik
MYE ENKLERE Å JOBBE MED
C4 HOS SKALA PROSESSTEKNIKK
– en ledende
og auton og annen
s på batch-
sk ingeniørbeobotiseringsæringsmidde. Selskapet
mmensatte
elig med leverang evne til å se
kombinasjonen
e, med automaetanse gir oss en
rdrifts- og effekti-
klet de siste
er med spisskomotisering, internilie” kan vi tilby
om forenkler planfor våre kunder.
åde bredt og spesiafra hygiene og drift
Hos Skala produseres det en svært stor mengde dokumenter
i forbindelse med hver kundekontakt. Nærmere en halv
million finnes i systemet.
– Tidligere har våre selgere og ingeniører brukt timer og
iblant dager på å finne riktige løsninger. Med C4 Arkiv går
det på null komma niks å finne frem i dokumentene, Espen
Langbråten, IT-sjef hos Skala Prosessteknikk.
Skala Prosessteknikk (Landteknikk) – engineKorte
fakta
om
Skala
Prosessteknikk
eringselskap
og ledende
leverandør
av tekniske
tjenester, prosessutrustning, emballasje og forbruksartikler til norsk næringsmiddelindustri.
•Skala Prosessteknikk er Norges
ledende leverandør av tekniske tjenester,
prosessutstyr, emballasje og forbruksartikler til norsk næringsmiddelindustri.
•Skala-gruppen bestå av Skala Prosessteknikk og åtte andre foretak der
Skala Fabrikk (Landteknikk Fabrikk) – spesialSkala
har ogeierinteresser.
produsentProsessteknikk
av gårdstanker, transporttanker
andre produkter i rustfritt stål med næringsFelles
for foretakene er at de alle leverer
middelindustrien som hovedmarked.
kunnskap og teknologi til næringsmiddelindustrien. Til sammen har foretakene 250 ansatte og en omsetning på
nærmere 800 mill. kr. i året.
Skala Prosessteknikk er en av Norges
ledende leverandører av tekniske tjenester,
prosessutrustning, forpaknings- og forbruksvarer til norsk næringsmiddelindustri.
Dermed er selskapet, som er en del av
LT-gruppen med totalt åtte ulike selskap,
en viktig samarbeidspartner for store
deler av næringsmiddelindustrien i Norge.
Foretaket jobber også med andre kunder
og bransjer innen f.eks. solcelleproduksjon, bryggerinæring og biobrensel. For
å sikre en trygg og effektiv produksjon
tilbyr Landteknikk et bredt spekter av ulike
tjenester til vidt forskjellige bransjer.
Mengder av dokumenter
En svært stor mengde dokumenter produseres i forbindelse med hver kundekontakt:
ordresedler, fakturaer, reklamasjoner,
tegninger, avtaler, ordrebekreftelser m.m.
I Skala Prosessteknikks tilfelle handler det
om nærmere en halv million dokumenter
som ligger inne i systemet.
- Mange av våre ingeniører og selgere har
tidligere bygget sine egne strukturer og
systemer for å finne frem i den enorme
mengder dokumenter som finnes i arkivet.
Vi har manglet et godt søkeverktøy som
alle har kunnet benytte, sier Espen
Langbråten, Skala Prosessteknikks IT-sjef,
som forteller at det ofte har tatt alt fra et
par timer til et par dager å finne alle de
relevante dokumentene for en kundekontakt.
Trengte C4-arkiv
For Skala Prosessteknikks del viste det
seg at C4 Arkiv fra UDK var det systemet
som trengtes for å få orden på foretakets
fjell av dokumenter. C4 Arkiv fungerer
som foretakets sentrale arkiv for lagring
av alle utgående og inngående dokument.
Handlingene tagges med ulik informasjon,
slik at ulike brukere kan følge et dokument.
På denne måten er det mulig å få en rask
oversikt over hvilke handlinger som >>
UDK – ALLTID ENGASJEMENT, KUNNSKAP
OG FREMTIDEN I SIKTE!
Les mer på www.udk.se
SUCCESS STORY
Informasjonshåndtering
Success story
UDK har utviklet et eget produkt for informasjonshåndtering, PIM, BILDEBANK og
ARKIV, som vi leverer først og fremst til produsenter og distributører i Norden. Produktet
heter C4 Contexture og gjør det mulig å
lagre, strukturere og distribuere informasjon
som kunder, samarbeidspartnere og medarbeidere etterspør. Bilder, dokumenter, filmer,
tegninger, tekster og produktegenskaper – alt
finnes og håndteres i C4.
>> er forbundet med en bestemt kunde
eller et bestemt ærend. Det går også an
å se hvilket dokument som er den siste
versjonen, hvem som har skrevet det, og
hvem som har gjort de siste endringene.
Dessuten kan man se om det finnes
andre dokumenter som er relatert til det
aktuelle dokumentet.
Mye enklere å jobbe
– All kundedokumentasjon, fakturaer,
pakksedler m.m. er på en smidig måte
tilgjengelig for den som trenger det. Det
er blitt mye enklere å jobbe. Personalet
slipper å ringe rundt og spørre eller
sende e-post og bilag til hverandre om
en kunde. Nå finnes alt samlet på ett og
samme sted, sier Espen Langbråten
C4 Arkiv kan også åpne dokumentet
i ønsket format, Word, PDF, PowerPoint
eller et annet format som leseren vil ha.
Systemet fungerer som et nettverk. Alle
som er involvert i et kundeærend, får
automatisk vite når et nytt dokument
er på gang. All informasjonen kan også
legges ut på en portal, slik at kunden
selv kan hente dokumentet. I stedet for å
”All kundedokumentasjon, fakturaer,
pakksedler og mer er på en smidig
måte tilgjengelig for den som trenger
det. Det er blitt mye enklere å jobbe.”
C4
Espen Langbråten
IT-sjef Skala Processteknik
ringe eller sende e-post for å finne riktig
informasjon om sitt eget ærend, kan
kunden selv følge ordren og se hvem
som har behandlet bestillingen og følge
hele ordrekjeden. Espen Langbråten er
svært fornøyd med hvordan systemet
har fungert hittil i praktisk bruk i selskapet. Ennå har ikke hele foretaket fått
opplæring i C4 Arkiv, så det gjenstår
fremdeles en god del arbeid før alle
gamle dokumenter blir søkbare i det nye
systemet.
Sparer store summer
– Når det er utbygget, vil det lette arbeidet vårt enormt. Vi har ikke regnet på
hva vil kommer til å tjene på innføringen
av C4 Arkiv, men alle skjønner nok at
det koster mye penger å la selgere og
ingeniører sitte og lete etter dokumenter
i timer og dager. Det som nå kan skje
med et tastetrykk. Tid er penger. Det vet
vi jo alle. Når selgeren drar ut til kunden,
ser han transaksjoner som er forbundet
med akkurat dette foretaket. Han kan
se nøyaktig hva som er bestilt, hva
som er fakturert, om det har vært noen
reklamasjoner osv. Det er gull verdt
å ha hele bildet klart for seg når man
kommer ut til fabrikksjefen. Det kommer
til å effektivisere arbeidet vårt veldig
mye, sier IT-sjef Espen Langbråten. u
UDK ble grunnlagt i 1987 og er et fremgangsrikt og kreativt kunnskapsforetak i stadig
utvikling. Vi jobber med systemutvikling, forretningssystemer, sikkerhet, teknikk og
utdanning. Våre kunder finnes i alle bransjer og innen offentlig forvaltning.
Vi har avdelinger i Umeå, Luleå og Göteborg.