MYE ENKLERE Å JOBBE MED C4 HOS SKALA PROSESSTEKNIKK
SUCCESS STORY Informasjonshåndtering Foto: Skala Processteknik MYE ENKLERE Å JOBBE MED C4 HOS SKALA PROSESSTEKNIKK – en ledende og auton og annen s på batch- sk ingeniørbeobotiseringsæringsmidde. Selskapet mmensatte elig med leverang evne til å se kombinasjonen e, med automaetanse gir oss en rdrifts- og effekti- klet de siste er med spisskomotisering, internilie” kan vi tilby om forenkler planfor våre kunder. åde bredt og spesiafra hygiene og drift Hos Skala produseres det en svært stor mengde dokumenter i forbindelse med hver kundekontakt. Nærmere en halv million finnes i systemet. – Tidligere har våre selgere og ingeniører brukt timer og iblant dager på å finne riktige løsninger. Med C4 Arkiv går det på null komma niks å finne frem i dokumentene, Espen Langbråten, IT-sjef hos Skala Prosessteknikk. Skala Prosessteknikk (Landteknikk) – engineKorte fakta om Skala Prosessteknikk eringselskap og ledende leverandør av tekniske tjenester, prosessutrustning, emballasje og forbruksartikler til norsk næringsmiddelindustri. •Skala Prosessteknikk er Norges ledende leverandør av tekniske tjenester, prosessutstyr, emballasje og forbruksartikler til norsk næringsmiddelindustri. •Skala-gruppen bestå av Skala Prosessteknikk og åtte andre foretak der Skala Fabrikk (Landteknikk Fabrikk) – spesialSkala har ogeierinteresser. produsentProsessteknikk av gårdstanker, transporttanker andre produkter i rustfritt stål med næringsFelles for foretakene er at de alle leverer middelindustrien som hovedmarked. kunnskap og teknologi til næringsmiddelindustrien. Til sammen har foretakene 250 ansatte og en omsetning på nærmere 800 mill. kr. i året. Skala Prosessteknikk er en av Norges ledende leverandører av tekniske tjenester, prosessutrustning, forpaknings- og forbruksvarer til norsk næringsmiddelindustri. Dermed er selskapet, som er en del av LT-gruppen med totalt åtte ulike selskap, en viktig samarbeidspartner for store deler av næringsmiddelindustrien i Norge. Foretaket jobber også med andre kunder og bransjer innen f.eks. solcelleproduksjon, bryggerinæring og biobrensel. For å sikre en trygg og effektiv produksjon tilbyr Landteknikk et bredt spekter av ulike tjenester til vidt forskjellige bransjer. Mengder av dokumenter En svært stor mengde dokumenter produseres i forbindelse med hver kundekontakt: ordresedler, fakturaer, reklamasjoner, tegninger, avtaler, ordrebekreftelser m.m. I Skala Prosessteknikks tilfelle handler det om nærmere en halv million dokumenter som ligger inne i systemet. - Mange av våre ingeniører og selgere har tidligere bygget sine egne strukturer og systemer for å finne frem i den enorme mengder dokumenter som finnes i arkivet. Vi har manglet et godt søkeverktøy som alle har kunnet benytte, sier Espen Langbråten, Skala Prosessteknikks IT-sjef, som forteller at det ofte har tatt alt fra et par timer til et par dager å finne alle de relevante dokumentene for en kundekontakt. Trengte C4-arkiv For Skala Prosessteknikks del viste det seg at C4 Arkiv fra UDK var det systemet som trengtes for å få orden på foretakets fjell av dokumenter. C4 Arkiv fungerer som foretakets sentrale arkiv for lagring av alle utgående og inngående dokument. Handlingene tagges med ulik informasjon, slik at ulike brukere kan følge et dokument. På denne måten er det mulig å få en rask oversikt over hvilke handlinger som >> UDK – ALLTID ENGASJEMENT, KUNNSKAP OG FREMTIDEN I SIKTE! Les mer på www.udk.se SUCCESS STORY Informasjonshåndtering Success story UDK har utviklet et eget produkt for informasjonshåndtering, PIM, BILDEBANK og ARKIV, som vi leverer først og fremst til produsenter og distributører i Norden. Produktet heter C4 Contexture og gjør det mulig å lagre, strukturere og distribuere informasjon som kunder, samarbeidspartnere og medarbeidere etterspør. Bilder, dokumenter, filmer, tegninger, tekster og produktegenskaper – alt finnes og håndteres i C4. >> er forbundet med en bestemt kunde eller et bestemt ærend. Det går også an å se hvilket dokument som er den siste versjonen, hvem som har skrevet det, og hvem som har gjort de siste endringene. Dessuten kan man se om det finnes andre dokumenter som er relatert til det aktuelle dokumentet. Mye enklere å jobbe – All kundedokumentasjon, fakturaer, pakksedler m.m. er på en smidig måte tilgjengelig for den som trenger det. Det er blitt mye enklere å jobbe. Personalet slipper å ringe rundt og spørre eller sende e-post og bilag til hverandre om en kunde. Nå finnes alt samlet på ett og samme sted, sier Espen Langbråten C4 Arkiv kan også åpne dokumentet i ønsket format, Word, PDF, PowerPoint eller et annet format som leseren vil ha. Systemet fungerer som et nettverk. Alle som er involvert i et kundeærend, får automatisk vite når et nytt dokument er på gang. All informasjonen kan også legges ut på en portal, slik at kunden selv kan hente dokumentet. I stedet for å ”All kundedokumentasjon, fakturaer, pakksedler og mer er på en smidig måte tilgjengelig for den som trenger det. Det er blitt mye enklere å jobbe.” C4 Espen Langbråten IT-sjef Skala Processteknik ringe eller sende e-post for å finne riktig informasjon om sitt eget ærend, kan kunden selv følge ordren og se hvem som har behandlet bestillingen og følge hele ordrekjeden. Espen Langbråten er svært fornøyd med hvordan systemet har fungert hittil i praktisk bruk i selskapet. Ennå har ikke hele foretaket fått opplæring i C4 Arkiv, så det gjenstår fremdeles en god del arbeid før alle gamle dokumenter blir søkbare i det nye systemet. Sparer store summer – Når det er utbygget, vil det lette arbeidet vårt enormt. Vi har ikke regnet på hva vil kommer til å tjene på innføringen av C4 Arkiv, men alle skjønner nok at det koster mye penger å la selgere og ingeniører sitte og lete etter dokumenter i timer og dager. Det som nå kan skje med et tastetrykk. Tid er penger. Det vet vi jo alle. Når selgeren drar ut til kunden, ser han transaksjoner som er forbundet med akkurat dette foretaket. Han kan se nøyaktig hva som er bestilt, hva som er fakturert, om det har vært noen reklamasjoner osv. Det er gull verdt å ha hele bildet klart for seg når man kommer ut til fabrikksjefen. Det kommer til å effektivisere arbeidet vårt veldig mye, sier IT-sjef Espen Langbråten. u UDK ble grunnlagt i 1987 og er et fremgangsrikt og kreativt kunnskapsforetak i stadig utvikling. Vi jobber med systemutvikling, forretningssystemer, sikkerhet, teknikk og utdanning. Våre kunder finnes i alle bransjer og innen offentlig forvaltning. Vi har avdelinger i Umeå, Luleå og Göteborg.
© Copyright 2024