Skal du kjøpe eller bestille varer eller tjenester?

Rutinebeskrivelse fra Samhandlingsprosjekt – Det humanistiske fakultet – vår 2014
Skal du kjøpe eller bestille varer eller tjenester?
Rutinebeskrivelse for bestilling og innkjøp ved Institutt for xxxx
Sist revidert: mars 2015/B. Wentzel, IHS
Dette må du huske ved kjøp/bestilling av vare eller tjeneste:
• Alle innkjøp/bestillinger skal være klarert på forhånd med kontorsjefen som har
budsjettdisponeringsmyndighet.
• Etter klareringen tar du kontakt med den/de i administrasjonen som kan legge inn en
bestilling til leverandøren i NTNUs bestillingssystem. Som regel kan dette gjøres i
forkant. Dersom det er nødvendig får du rekvisisjon hos kontorsjef.
• Når varen/tjenesten er levert/utført skal administrasjonen ha beskjed, dette for at fakturaen
skal bli betalt.
• Rekvisisjoner med kvittering og fakturaer som ikke har blitt sendt direkte til Felles
fakturamottak, skal leveres i ekspedisjonen. Husk å oppgi K-sted (kostnadssted) og
prosjekt- eller analysenummer.
Rammeavtaler:
NTNUs rammeavtaler legger føringer for hvor vi skal handle ulike varer. Eksempler på rammeavtaler
som brukes mye er:
Maske: Her bestiller vi alt fra kontorrekvisita til kaffe.
Frati Catering, Godt Brød og SiT: Disse tre er våre rammelevrandører for catering. Mat til møter,
lunsj osv. skal vi bestille fra en av disse. I tillegg har vi bedriftsavtale med Dolly Dimple’s som gir
20% rabatt på pizza.
Lindbak: Inventar som kontorstoler eller skrivebord bestiller vi gjennom Lindbak, MEN sjekk først
om du finner det du trenger på NTNUs gjenbruksløsning Finn hjørner på Innsida:
https://innsida.ntnu.no/user/evabirgi/ansatt/hvaskjer?p_p_id=readadvancedportlet_WAR_messageserv
iceportlets&messageId=urn:uuid:7854d36d-7e9c-308b-baa5-e12077b54d0e
Rica Hotels ASA, Choice Hotels Scandinavia, Scandic: Ta kontakt med administrasjonen når du skal
ut og reise, så kan vi legge inn en hotellreservasjon for deg.
Berg Hansen Reisebureau: Dersom vi skal bestille flyreiser for eksterne gjøres dette hos Via Egencia.
Dette er den eneste måten vi kan bestille flyreiser for eksterne uten at de selv trenger å legge ut for
reisen i forkant. Dersom ansatte skal reise må den enkelte selv legge ut for reisen og fylle ut en
reiseregning i Paga for å få pengene tilbakebetalt. Reisekostnader skal altså ikke refunderes gjennom
skjemaet «refusjon av personlige utlegg».
Taxi: NTNU har ingen rammeavtaler med taxiselskap da ansatte selv skal legge ut for transport når de
er ute og reiser, for så å få dette tilbakebetalt ved å levere reiseregning. Dersom større grupper trenger
transport kan administrasjonen legge inn en bestilling for dere.
Spør gjerne administrasjonen for mer informasjon om rammeavtaler eller se:
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Rammeavtaler+for+innkj%C3%B8p
Om Restaurantbesøk:
Instituttleder skal alltid godkjenne bespisning innenfor sitt institutt. Ved restaurantbesøk bestiller du
bord selv og gir deretter beskjed til oss i administrasjonen om hvor og når dere skal spise. Husk å
legge ved deltakerliste. Vi kan da legge inn en bestilling og dere slipper å ta med rekvisisjon til
1
Rutinebeskrivelse fra Samhandlingsprosjekt – Det humanistiske fakultet – vår 2014
restauranten. Dersom bestillingen blir gjort samme dag må du gjøre en avtale med restauranten om at
du betaler med rekvisisjon. Nedenfor finner du satser fra statens personalhåndbok 10.11.3 Bevertning,
gjeldende fra 1.1.2015:
•
•
For arrangementer som varer 3 timer eller mer, eller som strekker seg utover den ordinære
arbeidstiden, og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og
lignende, kan det benyttes inntil kr 374,- pr. deltaker.
Der man av praktiske grunner må benytte eksterne spisesteder, kan satsene økes med inntil
50 %. Ved søknad til instituttleder kan satsen økes til inntil 1 197,- per deltaker ved spesielle
anledninger.
Utgiftsrefusjoner
Dersom du har lagt ut for varer eller tjenester kan du få dette tilbakebetalt ved å fylle ut skjema for
refusjon av personlige utlegg elektronisk:
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Refusjon+av+personlige+utlegg.
Dokumentasjon (kvitteringer, fakturaer) skal tapes på et A4-ark og legges ved. Dette skjemaet skal
ikke benyttes ved refusjon av reiseutgifter.
Språkvask
Språkvask skal enten utbetales som lønn eller gjennom NTNUs bestillingssystem. Ta kontakt med
administrasjonen for å gjøre en vurdering av hvilken utbetalingsmetode som skal nyttes ved ulike
tilfeller (næringsvirksomhet eller lønnsforhold).
Ta gjerne kontakt med administrasjonen ved
økonomiavdelingen ved HF dersom noe er uklart!
dit
institutt
eller
2