Rutinebeskrivelse fra Samhandlingsprosjekt – Det humanistiske fakultet – vår 2014 Skal du kjøpe eller bestille varer eller tjenester? Rutinebeskrivelse for bestilling og innkjøp ved Institutt for xxxx Sist revidert: mars 2015/B. Wentzel, IHS Dette må du huske ved kjøp/bestilling av vare eller tjeneste: • Alle innkjøp/bestillinger skal være klarert på forhånd med kontorsjefen som har budsjettdisponeringsmyndighet. • Etter klareringen tar du kontakt med den/de i administrasjonen som kan legge inn en bestilling til leverandøren i NTNUs bestillingssystem. Som regel kan dette gjøres i forkant. Dersom det er nødvendig får du rekvisisjon hos kontorsjef. • Når varen/tjenesten er levert/utført skal administrasjonen ha beskjed, dette for at fakturaen skal bli betalt. • Rekvisisjoner med kvittering og fakturaer som ikke har blitt sendt direkte til Felles fakturamottak, skal leveres i ekspedisjonen. Husk å oppgi K-sted (kostnadssted) og prosjekt- eller analysenummer. Rammeavtaler: NTNUs rammeavtaler legger føringer for hvor vi skal handle ulike varer. Eksempler på rammeavtaler som brukes mye er: Maske: Her bestiller vi alt fra kontorrekvisita til kaffe. Frati Catering, Godt Brød og SiT: Disse tre er våre rammelevrandører for catering. Mat til møter, lunsj osv. skal vi bestille fra en av disse. I tillegg har vi bedriftsavtale med Dolly Dimple’s som gir 20% rabatt på pizza. Lindbak: Inventar som kontorstoler eller skrivebord bestiller vi gjennom Lindbak, MEN sjekk først om du finner det du trenger på NTNUs gjenbruksløsning Finn hjørner på Innsida: https://innsida.ntnu.no/user/evabirgi/ansatt/hvaskjer?p_p_id=readadvancedportlet_WAR_messageserv iceportlets&messageId=urn:uuid:7854d36d-7e9c-308b-baa5-e12077b54d0e Rica Hotels ASA, Choice Hotels Scandinavia, Scandic: Ta kontakt med administrasjonen når du skal ut og reise, så kan vi legge inn en hotellreservasjon for deg. Berg Hansen Reisebureau: Dersom vi skal bestille flyreiser for eksterne gjøres dette hos Via Egencia. Dette er den eneste måten vi kan bestille flyreiser for eksterne uten at de selv trenger å legge ut for reisen i forkant. Dersom ansatte skal reise må den enkelte selv legge ut for reisen og fylle ut en reiseregning i Paga for å få pengene tilbakebetalt. Reisekostnader skal altså ikke refunderes gjennom skjemaet «refusjon av personlige utlegg». Taxi: NTNU har ingen rammeavtaler med taxiselskap da ansatte selv skal legge ut for transport når de er ute og reiser, for så å få dette tilbakebetalt ved å levere reiseregning. Dersom større grupper trenger transport kan administrasjonen legge inn en bestilling for dere. Spør gjerne administrasjonen for mer informasjon om rammeavtaler eller se: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Rammeavtaler+for+innkj%C3%B8p Om Restaurantbesøk: Instituttleder skal alltid godkjenne bespisning innenfor sitt institutt. Ved restaurantbesøk bestiller du bord selv og gir deretter beskjed til oss i administrasjonen om hvor og når dere skal spise. Husk å legge ved deltakerliste. Vi kan da legge inn en bestilling og dere slipper å ta med rekvisisjon til 1 Rutinebeskrivelse fra Samhandlingsprosjekt – Det humanistiske fakultet – vår 2014 restauranten. Dersom bestillingen blir gjort samme dag må du gjøre en avtale med restauranten om at du betaler med rekvisisjon. Nedenfor finner du satser fra statens personalhåndbok 10.11.3 Bevertning, gjeldende fra 1.1.2015: • • For arrangementer som varer 3 timer eller mer, eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden, og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 374,- pr. deltaker. Der man av praktiske grunner må benytte eksterne spisesteder, kan satsene økes med inntil 50 %. Ved søknad til instituttleder kan satsen økes til inntil 1 197,- per deltaker ved spesielle anledninger. Utgiftsrefusjoner Dersom du har lagt ut for varer eller tjenester kan du få dette tilbakebetalt ved å fylle ut skjema for refusjon av personlige utlegg elektronisk: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Refusjon+av+personlige+utlegg. Dokumentasjon (kvitteringer, fakturaer) skal tapes på et A4-ark og legges ved. Dette skjemaet skal ikke benyttes ved refusjon av reiseutgifter. Språkvask Språkvask skal enten utbetales som lønn eller gjennom NTNUs bestillingssystem. Ta kontakt med administrasjonen for å gjøre en vurdering av hvilken utbetalingsmetode som skal nyttes ved ulike tilfeller (næringsvirksomhet eller lønnsforhold). Ta gjerne kontakt med administrasjonen ved økonomiavdelingen ved HF dersom noe er uklart! dit institutt eller 2