Sluttpresentasjon Innomed v099 03102015 Lisbeth
Journalsystem; helse- og omsorgstjenestens utfordringer og behov Lisbeth Remlo Abelsen USH Troms Anton Häggström PA Consulting Group Oktober 2015 Agenda 1. 2. 3. 4. 5. Bakgrunn, hensikt og mål for prosjektet Prosess og metodikk for kartleggingen Resultater fra kartleggingen Visjon for journalsystemet Anbefalinger og veien videre Behov xx 2 Bakgrunn, hensikt og mål for prosjektet Bakgrunn for prosjektet: • • Hensikt med prosjektet Oppfatning av mangelfull dokumentasjon av helsehjelp i kommunene Kartlegge utfordringer ved bruk av journalsystemet og finne grensen mellom: • Et ønske om å undersøke hva som mangler av IKT-støtte og -kompetanse Mål med prosjektet Manglende kompetanse i bruk av journalsystemet, og mangler i selve systemet Kvalitets- og kompetansehevingsprosjektet DokHelse Troms Prosjektet Behov har som mål å gi innspill til tiltak for å håndtere utfordringene gjennom en xx todelt prosess Forbedring av pasientjournalsystemer for den kommunal helse- og omsorgstjenesten Prosjektet er gjennomført i regi av InnoMed og Helsedirektoratet. 3 Agenda 1. 2. 3. 4. 5. Bakgrunn, hensikt og mål for prosjektet Prosess og metodikk for kartleggingen Resultater fra kartleggingen Visjon for journalsystemet Anbefalinger og veien videre Behov xx 4 Prosess og metodikk for kartleggingen Kartlegging* • Intervju med helsepersonell om bruk av journalsystemet Intervju Behov Observasjon • Fokus på hvor og hvorfor systemet er til hinder Oppsummering av funn • Observasjoner av helsepersonells bruk av journalsystemet Kvalitetssikring mot andre kommuner • Bergen Resultater • Sandefjord • Mandal • Farsund xx • Uttrekk fra journaler • Analyse av kvalitet på dokumentasjon Journaluttrekk *Kartleggingen omfatter hjemmetjenesten, sykehjem, tjenester knyttet til utviklingshemmete, psykiatri og RUS og gjennomførtes under våren 2015. 5 Totalt har prosjektet hentet informasjon fra 30 respondenter og fra 500 journaler Respondenter i intervjuer Ledere Troms MidtTroms Referansekommuner 4 1 3 2 5 2 6 Systemansvarlig Sykepleiere 1 Hjelpepleiere Miljøterapeuter 2 4 Informasjon om journaluttrekk Behov • 10 kommuner i Troms fylke er undersøkt xx • 500 journaler er hentet fra ulike deler av tjenesten • Motsvarer ca. 20 % av brukerne som fikk helsehjelp på undersøkelsestidspunktet • Tallene er utelukkende hentet fra Profil 6 Agenda 1. Bakgrunn, hensikt og mål for prosjektet 2. Prosess og metodikk for kartleggingen 3. Resultater fra kartleggingen a) b) Er bruken av journalsystemet optimal i forhold til mulighetene? Hvorfor mangler dokumentasjon i journalsystemet? 4. Visjon for journalsystemet 5. Anbefalinger og veien videre Behov xx 7 1. Bruk av Sammenfatninger Bruk av sammenfatning (n=500) Sist oppdatering av sammenfatning (n=290*) Andel av brukere med sammenfatning Andel av brukere uten sammenfatning Eldre 2014 33 % 35 % 48 % Behov 2015 52 % xx 32 % *Totalt antall sammenfatninger er høyere enn antall brukere skulle tilsi. Dette på grunn av at noen pasienter hadde flere sammenfatninger. 8 2. Bruk av tiltaksområder Sist oppdatering av tiltak (n=4237) • Analysen viser at antall tiltaksområder i bruk per bruker er svært varierende fra 1-40* • Snitt var 8,4 tiltak pr bruker 17 % 19 % Behov 64 % Eldre 2014 2015 xx * Ved kontroll av innhold viste det seg at svært mange av områdene kun inneholdt rapporter og ikke planer/beskrivelser. 9 3. Bruk i forhold til ernæring Bruk av tiltaksområde ernæring (n=500) Andel av brukere med tiltaktsomåde ernæring Andel av brukere uten tiltaksområde ernæring Andel av respektive område der informasjon var utfylt (n=500) 100% 90% 80% 70% 60% 40 % Behov 50% 40% 60 % 30% xx 21% 20% 10% 7% 3% 0% Plan* * Her ble det stilt krav til innhold ang. kartlegging og oppfølging, ikke bare beskrivelser av kost / hjelpebehov. ** Registeret på Målinger eller på Skjema. 10 Vekt ** Høyde ** 4. Bruk i forhold til medikamenter Bruk av medikamentlister* (n=500) Bruk av tiltaksområde medikamenter (n=500) Andel av brukere med medikamentlister Andel av brukere med tiltaksområde medikamenter Andel av brukere uten medikamentlister Andel av brukere uten tiltaksområde medikamenter Bruk av plan** (n=500) Andel av brukere med plan Andel av brukere uten plan 29 % 41 % 47 % Behov 59 % 53 % 71 % xx * Her var det mange lister som ikke var endret på lang tid, og som derfor kan mistenkes å være gamle registreringer som ikke lenger er i bruk. ** Dette inkluderer også korte beskrivelser av fylling og utlevering av dosett. 11 Mulighetene i systemene blir ikke utnyttet, og det er omfattende mangler i dokumentasjon av helsehjelp 1. Brukes ikke som hovedsystem – Ingen av de undersøkte kommunene bruker journalsystemet som hovedsystem for dokumentasjon av planlagt og gitt helsehjelp 2. Papir/muntlig dokumentasjon – Utstrakt bruk av ulike papirbaserte systemer, og det meste av rapportering skjer muntlig 4. Manglende retningslinjer – Dokumentasjon baseres ofte på en skjønnsmessig vurdering, etter hva den enkelte anser som tilstrekkelig 5. Ikke brukt som et verktøy i arbeidshverdagen – Systemet brukes stort sett i vaktskiftene og er ikke en del av den daglige arbeidsflyten Behov 6. Videreføring av dagbokformat – 3. Brukes ikke etter hensikten – Ingen Utstrakt bruk av et «favorittområde» xx av kommunene bruker det oppsettet for rapportskriving og at dette (kodeverket) de selv har laget, slik det viderefører den gamle tradisjonen med var tenkt til å brukes fortløpende rapport i dagbokformat 12 Agenda 1. Bakgrunn, hensikt og mål for prosjektet 2. Prosess og metodikk for kartleggingen 3. Resultater fra kartleggingen a) b) Er bruken av journalsystemet optimal i forhold til mulighetene? Hvorfor mangler dokumentasjon i journalsystemet? 4. Visjon for journalsystemet 5. Anbefalinger og veien videre Behov xx 13 Det er to hovedårsaker til at dokumentasjon i journalsystemet ikke er tilfredsstillende Mangler i journalsystemet 1. Brukergrensesnittet 2. Sykepleieprosess/fag 3. Basisfunksjoner 4. Dataflyt 5. Intuitivitet 6. Øvrige funksjoner Mangler knyttet til interne forhold 1. Ledelse 2. Holdninger/kultur 3. Opplæring 4. Teknisk infrastruktur Behov xx 14 Mangler knyttet til interne forhold Mangler i journalsystemet 1. Brukergrensesnittet 2. Sykepleieprosess/fag 3. Basisfunksjoner 4. Dataflyt 5. Intuitivitet 6. Øvrige funksjoner Mangler knyttet interne forhold 1. Ledelse 2. Holdninger/kultur 3. Opplæring 4. Teknisk infrastruktur Behov xx 15 1. Ledelse - Utydelighet på hvordan og hva som skal dokumenteres Beskrivelse • Ansatte opplever at det er utydelig hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenters og i hvilket format • De nyansatte opplever at det tar tid å få brukertilgang til systemet • Det er ikke nok oppfølging av de ansattes dokumentasjon • Ledelse har ikke fokus på utvikling av dokumentasjonsprosessen Behov Ansatte har behov for at ledere er tydelige på hva som skal dokumenteres og hvordan det skal gjøres. Vi fikk beskjed om å dokumentere hver dag. Vi må finne på hva vi skal skrive Ansatt 16 2. Holdninger/kultur – Ansatte ser ikke verdien av dokumentasjon Beskrivelse • Ansatte opplever at dokumentasjon i systemene er en «unødvendig tilleggsoppgave» • Ansatte har lite kunnskap om det juridiske som ligger bak dokumentasjonskravene • Ansatte ser ikke at dokumentasjon er viktig, de skriver fordi de må • Ansatte ser ikke at dokumentasjonen hjelper brukerne • Ansatte opplever at dokumentasjon gjøres for å «vise» at de har vært til stede Behov Ansatte har behov for å forstå hvorfor dokumentasjon gjøres og hvilke konsekvenser dårlig dokumentasjon kan få. Jeg tror ikke folk vet hvilken risiko det er å ikke dokumentere Ansatt 17 3. Opplæring – Ansatte har behov for kontinuerlig opplæring i dokumentasjonsprosessen og systemet Beskrivelse • Ansatte opplever at de ikke har tilstrekkelige kunnskap om tilgjengelige funksjoner i systemet og hvordan det skal brukes • Ansatte opplever at det gis altfor lite tid og rom til introduksjon og opplæring i dokumentasjonsprosessen og systemet • Majoriteten av de ansatte har gode digitale ferdigheter privat Behov Ansatte har behov for kontinuerlig opplæring som innebærer innføringskurs / «sertifisering» i bruk av journalsystem og dokumentasjonsprosess , samt oppfriskningskurs over tid. Alle her på avdelingen bruker både Iphone og Facebook Ansatt 18 4. Teknisk infrastruktur – Ansatte har behov for at teknologien fungerer raskt og feilfritt Beskrivelse • Ansatte opplever at bruken av journalsystemet er en tidstyv. F.eks. tar det lang tid å logge seg på (Windows, Citrix og journalsystemet), å åpne og gå mellom journalene • Ansatte opplever et manglende fokus på oppgradering av arbeidsstasjoner og nettverk samt forenkling av pålogging Behov En forutsetning for at dokumentasjonen skal fungere er at den tekniske infrastrukturen er på plass og fungerer feilfritt. Det tar 2 minutter å logge seg på Teknologien må gå på skinner Ansatt Ansatt 19 Mangler i journalsystemet Mangler i journalsystemet 1. Brukergrensesnittet 2. Sykepleieprosess/fag 3. Basisfunksjoner 4. Dataflyt 5. Intuitivitet 6. Øvrige funksjoner Mangler innen interne forhold 1. Ledelse 2. Holdninger/kultur 3. Opplæring 4. Teknisk infrastruktur Behov xx 20 1. Brukergrensesnitt – Ansatte trenger en enkel og intuitiv arbeidsflate Beskrivelse • Ansatte opplever at systemet er tungvint og vanskelig å bruke • Ansatte opplever at det vanskelig å finne informasjon og få oversikt over tjenester, brukere og arbeidsoppgaver på individ- og avdelingsnivå Behov Ansatte har et behov for et forenklet og mer intuitivt brukergrensesnitt, som er tilpasset den enkeltes bakgrunn og arbeidshverdag. Hvis systemet er vanskelig så blir det ikke brukt Ansatt Det er så mange forskjellige faner, undermenyer og ark – dette medfører risiko at man rapporterer på feil område og feil pasient, eller ikke finner det man søker Ansatt 21 Innspill til krav • Rolletilpasset dashboard på bruker- og avdelingsnivå • Tilpasninger for ulike skjermstørrelser • Enklere navigering mellom faner og menyer • Veiviser på hvor man er i programmet • Indikator på hvor det ligger oppdatert data, og hvor det trengs utfylling • Varsler om viktige endringer på «dine» brukere • Aktive felt for registreringer (redigering direkte i dashboard) • Søkefunksjon 2. Sykepleieprosess/fag – Ansatte har behov for en standardisert og enkel struktur Behov Ansatte har behov for ett entydig oppsett for tiltak/ planer i systemet, samt integrerte verktøy og prosedyrer. Dette krever et tett samarbeid mellom fagmiljøer, kommuner og leverandører. Beskrivelse • Ansatte opplever at det ikke eksisterer rammer eller retningslinjer for hva det skal rapporteres på, og hva som er «bra» dokumentasjon • Ansatte mister oversikt og innholdet blir overlappende fordi dokumentasjon legges på forskjellige områder • Alt er i dag basert på fritekst, systemet har lite juridisk og faglig støtte Det vesentlige drukner Ansatt Å gå fra en samlemappe til å bruke flere mapper kommer å gjøre at det tar mye lenger tid å dokumentere Ansatt 22 Innspill til krav • Standard oppsett for tiltak/ planer basert på beste praksis • Prosess-støtte inn i journalen (integrerte verktøy og prosedyrer) • Mal for tiltaksplaner prosesstyring med «tvangsfelt» fra innskriving til ferdig plan • Hjelp til prioritering av oppgaver 3. Basisfunksjoner – Ansatte har behov for utvidet funksjonalitet Behov Ansatte har behov for at systemet er tilrettelagt for, og har de funksjoner som trengs for å imøtekomme de lovpålagte dokumentasjonskravene. I tillegg har ansatte behov for funksjoner som forenkler arbeidshverdagen. Beskrivelse Én av årsakene til at det dokumenteres på papir er at det mangler funksjoner i systemet, som f.eks.: • Helsehjelpskalendere med oversikt og varsling når injeksjoner, blodprøver og sårstell som skal gjøres • Behov for funksjoner som kan erstatte krysse-/signaturlister • Funksjon for automatiske utregninger, f.eks. BMI Vi benytter brukerpermer og krysslister isteden for Profil da det gir en bedre oversikt Ansatt For å finne ut hva som har skjedd tidligere må man vite akkurat hvor man skal klikke og vite når det skjedde Ansatt 23 Innspill til krav • Helsehjelpskalendere • Funksjoner som kan erstatte «krysslister» • Innebygd funksjonalitet for utregning av indikatorer basert på grunndata, som f.eks. BMI • Varsler på «utgåtte» tiltak/tiltaksområder eller når tiltak skal re-evalueres • Integrert kartleggingsverktøy som utløser varsling om behov for videre oppfølging • Åpent grensesnitt med mulighet for å kunne koble på «apper» (ernæringskartlegging, kostplanlegging, medikamentutregning osv.) 4. Dataflyt – Dobbeldokumentering fører til økt tidsbruk og frustrasjon hos ansatte Beskrivelse • Ansatte bruker tid på at informasjon må tastes inn flere steder • Ansatte ønsker å kunne se og oppdatere parametere på flere brukere samtidig Behov Ansatte har behov for at systemet kan koble informasjon mellom ulike steder i journalen og «snakke sammen» med andre systemer og kilder. På arket kan man dokumentere ett sted og ha oversikt. Det får man ikke med systemet Ansatt Kommunikasjon med lege virker ikke OK Ansatt 24 Innspill til krav • Samleoversikter på avdelingsnivå som høster fra, og sår til, den enkeltes journal • Spredning av info fra f.eks. målinger til rapport og andre aktuelle områder i den enkeltes journal • Mulighet for datauttrekk for statistikk og kvalitetssikring • Direkte integrasjoner mot fastlege, apotek, sykehus og arkivsystem 5. Intuitivitet – Ansatte har behov for veiledning og tips direkte fra systemet Behov Systemet skal kreve minimale forkunnskaper man må skjønne hvor og hvordan man finner frem. Ansatte har behov for rask hjelp «der og da» - enkel veiledning og tips direkte fra systemet. Beskrivelse • Ansatte opplever at de ikke har tilstrekkelig kunnskap om tilgjengelige funksjoner i systemet og hvordan de skal brukes • For ansatte flest, har systemet høy brukerterskel • I tillegg til opplæringstilbud fra kommunen ønsker ansatte bedre støtte direkte fra systemet Den funksjonaliteten viste jeg ikke eksisterte Ansatt Hvor skal jeg skrive det her, det passer både på sosial aktivitet og fysisk aktivitet Ansatt 25 Innspill til krav • «Tause bruksanvisninger» og intuitivitet • Innebygd e-læring og hjelpefunksjon • «Selvtest» - Ansatte kan selv teste og forbedre sin kunnskap om systemet • Gjennomgang av ny og endret funksjonalitet gjennom systemet • Ordbok i fritekstfelt 6. Øvrige funksjoner – Ansatte har i dag behov for mer enn bare å dokumentere helsehjelp Beskrivelse • Ansatte har i dag behov for mer enn bare å dokumentere helsehjelp knyttet til brukerne, som f.eks. registrere kjøretid og lage huskelister og beskjeder til andre ansatte • Behovet er i dag dekket av ulike papirløsninger og muntlig kommunikasjon Behov Ansatte har behov å kunne ta vare på, og lagre informasjon som ikke direkte er helsehjelp, som f.eks. praktisk bistand og miljøtjenester. Innkjøp av utstyr til bruk hjemme hos brukere må huskes i hodet Ansatt Finnes ingen måte for å kommunisere «notater» til andre ansatte Ansatt 26 Innspill til krav • Registrering av tidsbruk inkl. kjøretid • Beskjed til personalet utenom journalrapportering • Eget område/oppsett for praktisk bistand • Kalenderfunksjon for planlegging og oversikt over historikken • Påminnelsesfunksjon Agenda 1. 2. 3. 4. 5. Bakgrunn, hensikt og mål for prosjektet Prosess og metodikk for kartleggingen Resultater fra kartleggingen Visjon for journalsystemet Anbefalinger og veien videre Behov xx 27 Mulighet for å lage egne faner Enkelt å skifte mellom ansattbrukere Ved å klikke på bruker kommer man til deres journal Nedtrekksmenyer hvor man velger hva man ønsker å se på Dashboardet «sår» og «høster» alt som legges inn i realtid f.eks. fra kalender slik at man har oppdatert informasjon og full oversikt ved å se på dashbordet Enkelt å bla mellom faner Enkelt og oversiktlig dashboard på brukere Brukervennlig søke-motor Varsel om at noen har endret viktig info om bruker Formler som automatisk regner indikatorer Varsler ved store avvik Kompatibelt med ulike enheter Agenda 1. 2. 3. 4. 5. Bakgrunn, hensikt og mål for prosjektet Prosess og metodikk for kartleggingen Resultater fra kartleggingen Visjon for journalsystemet Anbefalinger og veien videre Behov xx 30 Anbefalinger og veien videre Kvalitets- og kompetansehevingsprosjektet DokHelse Troms Mål med prosjektet Prosjektet har som mål å gi innspill til tiltak for å håndtere utfordringene gjennom en todelt prosess Forbedring av pasientjournalsystemer for kommunal helse- og omsorgstjenesten Kvalitets- og kompetanseheving Forbedring av journalsystemet • Behov Ledelse • Holdninger/ kultur • xx Opplæring • Teknisk infrastruktur • • • • • • - 31 - Brukergrensesnittet Sykepleieprosess/fag Basisfunksjoner Dataflyt Intuitivitet Øvrige funksjoner Forbedring av journalsystemet Dagens problemer kan ikke løses med samme tankesett som skapte dem A. Einstein Gjøre nå 1. Erkjenne situasjonen og den betydning det har for hver enkelt ansatt og hver enkelt pasient Starte nå 1. Erkjenne behovet for en felles innsats 2. Forkaste tankegangen med ETT journalsystem – over på moduler 2. Øke intensiteten i arbeidet med nødvendige oppgraderinger i alle system Behov xx 3. Etablere et «drømme-team» 3. Erkjenne at «neste versjon» er svaret på gårdagens utfordringer/ krav 4. Bruke ressurser på reell behovskartlegging 32 TAKK! Lisbeth Remlo Abelsen USH Troms Anton Häggström PA Consulting Group Oktober 2015
© Copyright 2024