Møte:
Deltakere:
Sted:
27. mai 2015
Charles Johannessen, Tor Kristian Kristiansen, Robin Jakobsen, Pål Fondevik
Møterom HNIKT
Det er laget en kjøreplan som ligger under. Vi gikk gjennom denne og la inn navn på hvert ansvarsområde. Den som har ansvar her, må selv kontakte personer som kan
delta innenfor området.
Det er laget et kommentarfelt under hver hovedområde der det står status om punktene
Til neste møte tar hver i komiteen og sjekker ut punktene under under sine ansvarsområder
Neste møte blir 15. juni kl 2000 på samme sted
Sekretariat
Inger Bårdsen
Pål
Pål
Kommentar:
Ina Bårdsen blir med i tillegg. Bankterminal er bestilt fra Sparebank1
Skal gi informasjon om alt vedrørende rittet
Innhente relevante opplysninger fra rittleder
Møte med leder tidtaking, mottar brikker fra denne
Rigge til bord og stoler inngang Hadselhallen
Henge opp løypekart, opplysninger, etc
I manualen er alt av skjemaer, sjekke om helårslisens
Bruke skjema for engangslisenser
Egen kasse der alt materiell til sekretariatet ligger
Motta bankterminal og kontantkasse med 1500,- kroner i vekslepenger
Kjøre sluttoppgjør på terminal
Telle opp kontanter kasse
Levere kasse og terminal til ritt ansvarlig
Sjekke toalett og garderober i Hadselhallen, merking av garderober dame/herre
1 stk bankterminaler.
1 stk kontantkasser med 1500,- i vekslepenger
Brikkes hentes av tid takerne som har dem inne til kontroll
Kantine
Berit Fondevik
Kommentar:
Bankterminal er bestilt fra Sparebank1. Pål henter og ordner med kontantkasse
Motta bankterminal og kontantkasse med 1500,- kroner i vekslepenger
Kontakte Rema1000 slik at de oppretter konto (mulig konto 100041 kan brukes)
Hente ut varer i henhold til liste
Rigge til kantine i 1. etasje i skihuset
Etter stengetid kjøre sluttoppgjør på bankterminal
Telle opp kassen og skrive ned beløp som legges i kassen
Levere tilbake varer som ikke er benyttet til Rema1000
Alt av kvitteringer legges i kassen
Kassen og bankterminal leveres til rittansvarlig
Ordne med 1 kasse bananer og husholdnings saft. Rema bruker å sponse bananer
Vakt
Robin
Vaktlag på Stokmarknes-Lekang og Melbu
For Melbu få inn en person tar ansvar for disse
Gule vester hentes hos ritt ansvarlig
Før rittet ha et felles møte med rittansvarlig og kommissær vedrørende utfordringer i
løypa
Flagg, fløyte
Vaktleder har siste møte med vaktlaget vedrørende detaljeringer
Kontakte Trollfjord vedrørende lån av 5 stk sambandsytstyr
Levere inn utstyr etter ritt slutt
Be vakter ta med seg merking etter ritt
Kommentar:
Robin kontakter Finn Sture på Melbu vedr koordinere vaktlag fom Sorgenfri og Melbu sida
Løype og merking
Kommentar:
Charles
Hente inn skilt og merkebånd
Planlegge merking Stokmarknes – Sorgenfri, Sorgenfri – Melbu
Få inn person(er) for merking Melbu siden (Erlend Frendal ?)
Utføre merkingen av løypa dagen før ritt start
Etter endt ritt, ta ned all merking
Kontakte Trollfjord vedr lån av ATV
På morgenen rittdagen sykle gjennom løypa og sjekke merkingen, kan eventuelt
dedikere dette til andre personer
Tidtaking
Hente inn og installere teknisk utstyr
Eksportere data fra påmeldingssiden og legge inn i tid takings systemet
Hente inn og levere alle tid takings brikker til sekretariatet
Ha et møte med sekretariatet vedr ting og tang
Etter at rittet er over, maile over resultater til media
Rigge ned utstyr
Kommentar:
Pål har sjekket med Lars og Ronny, kan ikke stille opp pga ferie. Charles skal sjekke med Melbo (Pettersen) samt med Lødingen
Speakertjeneste
Rune Hansen
Kommentar:
Charles sjekker med Rune Hansen, Rune stiller opp
Sjekke at alt utstyr er ok
Ordne med musikk
Koordinere speakertjenesten og musikk
Sette seg inn i historikk
Premier
Charles
Jan Paulsen
Ha en opptelling på premier (medaljer, pokaler, etc)
Bestille nye premier
Kontakte næringslivet og innhente gavekort eller andre type premier
Sammen med ritt ansvarlig klargjøre premiene til premieutdeling
Pakke ned etter slutt premieutdeling
Kommentar:
Pål sjekker med Jan Paulsen om han kan kontakte næringslivet vedr gavekort og premier
Media
Pål
Nei
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Kommentar:
Kontakte media for å få intervju (ut i avis samme uken som rittet arrangeres)
Annonser i avisene?
Sende over til media informasjon som ligger på websidene til VSK
Pressemelding?
Utforme påmeldings siden
Utforme egen FB side rettet mot barn og unge
Utforme informasjon på websidene
Legge ut informasjon om rittet på facebook sidene til klubbene i Nord Norge
Skrive om rittet på VSK sin hjemmeside og VSK sin facebook side
Lage kart over løypene, legge ut på web, ta utskrift for å henge opp
Ta bilder fra rittet
Legge ut resultater
Legge ut bilder
Rigg – Nedrigg
Kommentar:
Tor Kristian
Hente inn alt utstyr som skal brukes
Hjelpe kantine og sekretariat med deres rigging
Sette ut bord og stoler til besøkende og deltakere
Sette ut sperrebukker, bånd, kjegler, ol
Sette ut start og mål seil
Flagg, vimpler, ?
Praktisk
Kommentar:
Charles
Charles
Charles
Robin
Charles
Charles
Pål OK
Tor Kr
Tor Kr
Charles
Robin
Charles
Ptf
Charles
Utgår
Utgår
robin
Ptf
Gule vester
Kontakte sportsbutikker vedr stand og sykkelrep
Utstyr for å vaske sykkel, uttak ved Hadselhallen
Ordne med nøkler (hadselhallen, speakerbua oppe og kjeller, porten ved speakerbua
Startnummer
Melde inn rittet til Norges Cykleforbund
Hjelpekorpset. Møte vedrørende hvor de skal være
Låne 2 stk tappedunker, hente inn bananer fra kantina, dedikere 1-2 personer som har
ansvar for utdeling av drikke og banan etter endt ritt
Kontakte grunneiere vedr ritt, merking og kjøring med ATV
Merkebånd
Sjekk av alle skilt
Bestille arrangør skjorte ? Nei
Kontakte grunneiere
Kontakte kommunen
Kontakte politiet
Kommissær, Finn Sture ?
Epost om utstyr rundt omkring
Barn og ungdom
Tor Kristian
pål
Ut i fra årsklassene lage rundeoppsett i lysløypa. Nye kart
Merke løypa
Innhente personer som skal være med å arrangere
For de minste skal en voksen med hjelm sykle foran og en bakerst
Rigge ned etter ritt slutt, ta ned all merking
Hvis mulig gi andre oppgaver til de som blir frigjort
Kommentar:
Tor Kristian kontakter Jan Paulsen for å få innspill på hvordan dette ble gjort i fjor. Pål har laget kart over løypa for barn og unge