Sak 12-15 Vedlegg HMS-strategi for Sykehuset Østfold 2015-2020

Dato:
09.12.2014
Side:
1 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
HMS-strategi SØ 2015-2020
Helse, Miljø og Sikkerhet for
medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende
Fotomontasje: kommunikasjonsavdelingen v/Nina Charlotte Bjercke og Berit Louise Palm
Tid for HMS!
Vedtatt i administrerende direktørs
ledermøte 09.12.2014 og arbeidsmiljøutvalget 03.02.2015
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
2 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
TID FOR HMS!
1
HMS-strategien ble vedtatt i administrerende direktørs ledermøte 09.12.2014 og arbeidsmiljøutvalget
03.02.2015. Takk til arbeidsgruppen og alle som har bidratt til resultatet! Strategidokumentet omarbeides
til en strategisk handlingsplan gjennom kapittel 3 og 4, mål og tiltak, og vil benyttes i styring og
rapportering for realisering av strategien.
Vi tror «HMS-strategi for Sykehuset Østfold 2015-2020» vil bidra til at sykehuset styrkes som sikker og
helsefremmende arbeidsplass for medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende.
Godt HMS-arbeid og god pasientbehandling og pasientsikkerhet er to sider av samme sak.
Sarpsborg, 03.02.2015
Trond Smogeli
2
direktør FM
Terje Engvik
HMS-sjef
GODKJENT AV:
Navn
Just Ebbesen
Trond Smogeli
Rolle
Oppdragsgiver
Prosjekteier
Stilling
Administrerende direktør
Direktør Facility Management
Dato
09.12.2014
28.11.2014
Endringslogg
Versjon
4
Dato
09.12.2014
Kapittel
3.1
3-03
28.11.2014
Punkt 3.1,
4.1 og 6
3-01
26.11.2014
Alle
2-02
25.12.2014
Alle
1-01
19.11.2014
Ny
Endring
Målindikator 3 justert, hvor krav om
politianmeldelse ivaretas av EKprosedyre. Se fotnote 10.
Etter innspill fra arbeidsgruppen og
gjennomgang med prosjekteier. Justert
HMS hovedmål. Nytt tiltak. Ny risiko.
Oppdatert etter arbeidsgruppens møte
26.11.2014
Oppdatert etter arbeidsgruppens møte
21.11.2014
Drøftet i arbeidsgruppens møte
21.11.2014
Produsent
Terje Engvik
Godkjent av
Trond Smogeli
Terje Engvik
Trond Smogeli
Terje Engvik
-
Terje Engvik
Trond Smogeli
Terje Engvik
-
REFERANSER TIL GRUNNLAGSDOKUMENTER OG ANDRE DOKUMENTER
Referanser til andre dokumenter som for eksempel prosjektplan, risikoanalyse, strategidokument, handlingsplan eller liknende
Nr.
Dokumentnavn
Dok.id.
Versjon
Arkiv
Dato
1
2
3
4
5
6
7
Helse Sør-Øst RHF: HMS-policy 2009-2011
(del av Strategisk utviklingsplan 2009-2020)
Helse Sør-Øst RHF:
«Plan for strategisk utvikling 2013-2020»
«Sikkerhetsstrategi for SØ 2014-2019»
Godkjent i ledermøte
Sak i styret
Styrets vedtak om tverrfaglig helhet i SØs
HMS-arbeid
Vedtak i arbeidsmiljøutvalget «Ny HMSstrategi for Sykehuset Østfold»
Helse Sør-Øst RHF: «Prosjektdirektiv for
Prosjekt HMS-styring i Helse Sør-Øst»
Avfallsstrategi for SØ 2015-2020
-
-
-
Styresak
075-2012
-
-
20.01.2010
22.11.2012
-
Sak 119/14
Sak 54/14
Sak 54/14
14/4
-
-
24.06.2014
15.09.2014
15.09.2014
Sak 65/14
-
14/35
07.10.2014
Prosjektdirektiv
-
-
30.10.2014
Vedtak i
adm. direktørs
arbeidsutvalg
-
-
04.11.2014
1
En strategi (plan)kan være å beslutte hva en vil oppnå (mål), prioritere hva en vil gjøre (fokus og tiltak), hvem som skal gjøre det, når man skal
gjøre det, hva det vil koste, hvordan måle ønskede resultater» (Grønhaug, Hellesøy og Kaufmann, 2006).
2
FM: divisjon Facility Management (HMS-avdeling, Eiendomsavdeling, Sykehusservice (renhold, mat, internt servicesenter))
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
3 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
Innhold
1
SAMMENDRAG ................................................................................................................................. 4
2
BAKGRUNN ...................................................................................................................................... 5
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
3
3.1
3.2
3.3
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
HMS SOM HELHET............................................................................................................................ 5
INTERN HMS-STAB OG EKSTERNE HMS-RESSURSER ......................................................................... 6
ROLLER OG ANSVAR I LINJEN............................................................................................................. 7
ARBEIDSMILJØ, KVALITET OG HMS-ØKONOMI..................................................................................... 7
LOVKRAV ......................................................................................................................................... 7
HMS-POLITIKK FOR HELSE SØR-ØST RHF........................................................................................ 8
SØS VISJON, VERDIER OG LEVEREGLER............................................................................................. 8
MANDAT OG PROSESS ...................................................................................................................... 8
MÅL OG STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER ............................................................................... 9
MÅL ................................................................................................................................................. 9
MÅL- OG RESULTATOPPFØLGING ..................................................................................................... 10
STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER .................................................................................................... 10
TILTAK ............................................................................................................................................. 11
STYRKET MÅL- OG RESULTATOPPFØLGING FOR LEDERE PÅ ALLE NIVÅER ........................................... 11
HMS INTEGRERT I VIRKSOMHETSSTYRING OG VIRKSOMHETSKULTUR ................................................ 11
STYRKET INNSATS PÅ HMS KOMPETANSEUTVIKLING FOR LEDERE, MEDARBEIDERE OG VERNEOMBUD . 11
STYRKET SAMORDNING OG KUNDEVENNLIGHET FRA HMS-STAB OG STØTTESYSTEMER ...................... 12
STYRKET IVARETAKELSE AV HMS VED ENDRING OG OMSTILLING ....................................................... 13
IVARETAKELSE AV YTRE MILJØ ......................................................................................................... 13
PERSONVERN OG INFORMASJONSSIKKERHET ................................................................................... 14
VOLD OG TRUSLER ......................................................................................................................... 14
HMS FORBEDRINGSKULTUR OG SYSTEMATISK LÆRING AV FEIL ......................................................... 14
5
SUKSESSFAKTORER .................................................................................................................... 15
6
RISIKOVURDERING ....................................................................................................................... 15
7
VEDLEGG ........................................................................................................................................ 16
7.1
PROSESS - HOVEDAKTIVITETER ....................................................................................................... 16
7.2
ARBEIDSGRUPPENS MEDLEMMER .................................................................................................... 16
7.3
SITUASJONSANALYSE ..................................................................................................................... 17
7.4
REFERANSEMØTER......................................................................................................................... 18
7.5
REFERANSER ................................................................................................................................. 19
7.6
VEDTATTE STRATEGIER INNEN HMS-OMRÅDET ................................................................................ 19
7.6.1 Sikkerhetsstrategi SØ 2014-2019............................................................................................ 19
7.6.2 Avfallsstrategi SØ 2015-2020 .................................................................................................. 19
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
4 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
1 SAMMENDRAG
Sykehuset Østfold har dyktige og dedikerte medarbeidere og ledere.
Det gjøres mye godt HMS- og IA-arbeid i SØs enheter.
Styret i SØ har vedtatt at SØs strategiske arbeid med Helse,
indre og ytre Miljø og Sikkerhet (HMS), skal fremstå som en
helhet i strategiske prosesser og styringsdokumenter. Det er
i tråd med føringer fra Helse Sør-Øst RHF som eier.
«Velkommen til Sykehuset Østfold, et fantastisk
spennende sted å jobbe, med dyktige kolleger!»»
Adm. direktør Just Ebbesen
Samling for 70 nye medarbeidere, 08.10.2014
HMS-arbeid er et linjeansvar. Ansvaret for helhetlig strategisk HMS-ledelse i SØ er tillagt divisjon Facility
Management (FM) gjennom ny stilling som HMS-sjef, og styrets vedtak om helhetlig HMS-tilnærming.
HMS-stab er organisert i ulike enheter i SØ.
Arbeidsmiljøutvalget vedtok 07.10.2014 å utarbeide ny HMS-strategi for SØ. En arbeidsgruppe med
representanter fra klinisk virksomhet og HMS-stab har utarbeidet HMS-strategien. Med forankring hos
direktør FM har HMS-sjefen ledet arbeidet. Arbeidsgruppen har involvert berørte fagmiljøer internt og
eksternt.
SØs hovedmål for HMS-arbeidet anbefales å være:
Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som
bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader
«Hver gang vi har møte i konsernledelsen og i
styret, starter vi med HMS som første sak».
Konsernsjef Dag Mejdell, Posten Norge BA
Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014
Et trygt og stimulerende arbeidsmiljø er viktig for at
medarbeidere og ledere skal prestere og gi best mulig
pasientbehandling. Økt nærvær og færrest mulig skader er
god HMS-økonomi.
Det er satt mål for jobbnærvær, jobbtilfredshet, krav til
håndtering av trusler og voldssaker, ytre miljø, brannsikkerhet, beredskap og klinisk virksomhet og
stabers «kundetilfredshet» med leveranser fra HMS-stab.
Som strategiske innsatsområder anbefales:
1. Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer innen HMS
2. HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur
3. Økt innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud
4. Styrket samordning, tilgjengelighet og kundevennlighet fra HMS stab og støttesystemer
5. Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling
6. Ivaretakelse av ytre miljø
Det anbefales tiltak knyttet til innsatsområdene.
Et godt arbeidsmiljø med systemer og kultur for kontinuerlig forbedring, skal gjøre det trygt å melde fra
om uønskede hendelser og forbedringsområder. Hensikten med å analysere årsaker til og konsekvenser
av feil er å lære av det og hindre at de gjentar seg, å få til forbedring og å få økt kvalitet på tjenestene.
Arbeidsgruppen har angitt suksessfaktorer for å realisere HMS-strategien, og gjort en risikovurdering i
forhold til å nå hovedmålet for HMS.
«En kan ikke være opptatt av pasientsikkerhet uten å være opptatt
av Helse, Miljø og Sikkerhet for de som jobber i helsetjenesten».
Helse- og omsorgsminister Bent Høie
Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
5 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
2 BAKGRUNN
3
Det gjøres mye godt HMS- og IA -arbeid i SØs enheter. Sykehuset Østfold har dyktige og dedikerte
medarbeidere og ledere.
SØ hadde pr 31.12.2013 totalt 5 680 ansatte med 4 355 kvinner og 1 325 menn, og 4 580 årsverk. I
tillegg var det ved årsskiftet 50 lærlinger, 264 studenter og 47 turnusleger i SØ. Brutto driftsbudsjett for
SØ er i 2014 kr 4 988 800 000, hvorav lønnskostnader utgjør kr 3 274 800 000 (66 %).
2.1
HMS som helhet
Styret for SØ fattet 15.09.2014 følgende vedtak i sak 54-14:
«Styret bifaller administrerende direktørs anbefaling om at Sykehuset Østfolds strategiske arbeid
med Helse, indre og ytre Miljø og Sikkerhet (HMS), skal fremstå som en helhet i fremtidige
strategiske prosesser og styringsdokumenter.»
SØs helhetlige tilnærming er i tråd med Helse Sør-Øst RHFs resultatmål i «Prosjektdirektiv for Prosjekt
HMS-styring i Helse-Sør-Øst» datert 31.10.2014:
«Etablere et overordnet rammeverk for HMS-styring i regionen», samt «Koordinere fagområdet
HMS på tvers av fagavdelinger i det regionale helseforetaket».
Tabell 1: Helhetlig HMS
Helse
Miljø - indre og ytre
Sikkerhet
Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø
Avfall
Grunnsikring
Helsefremmende tiltak, forebygging,
sykefraværsoppfølging, inkluderende
arbeidsliv (IA), ergonomi
Avfallshåndtering, lagring og levering
En tilstand uten uønskede hendelser
med fare for liv og helse, eller skade på
materiell og omgivelser
Luft, lys, ergonomi, støy
Utslipp og forurensning
Stoff, væske eller gass til luft, vann eller i
grunnen
Vold- og trusselsituasjoner
Energiforbruk, transport, støy og
rystelser, lys og annen stråling
Organisatorisk arbeidsmiljø
Ledelse, psykososiale forhold,
bedriftskultur, informasjon, medvirkning
Gass, kjemikalier, bygningsmasse,
produkt, elektriske anlegg, råvarer
Brannvern og eksplosjonsvern
Beredskap
Kjemisk helsevern
Personvern og
informasjonssikkerhet
Kjemikalier, gasser
SØs informasjon skal være forsvarlig
beskyttet, enten den er lagret på papir,
elektronisk eller i medarbeidernes hoder
Strålevern
Smittevern
Organisatoriske premisser for godt HMS-arbeid:
4
Klare mål og faglige krav, nødvendig kompetanse
Rolleklarhet og tydelig organisering, god internkontroll: rutiner og prosedyrer
Åpenhet og trygghet som grunnlag for god avviks- og forbedringskultur
3
Inkluderende arbeidsliv. IA er en del av HMS.
4
Definisjon av kompetanse: holdninger, kunnskap, evner og ferdigheter (Strategisk kompetanseledelse, Linda Lai, 2013).
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
6 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
2.2
Intern HMS-stab og eksterne HMS-ressurser
HMS-stab er organisert i ulike enheter i SØ. Ansvaret for helhetlig strategisk HMS-ledelse i SØ er tillagt
FM gjennom ny stilling som HMS-sjef fra august 2014. Styrets vedtak om helhetlig HMS-tilnærming
15.09.2014 understøtter dette.
Tabell 2: Intern HMS-stab
Enheter
Roller
Oppgaver/ansvar
Divisjon FM
Direktør FM
HMS-avdelingen
HMS-sjef, miljøingeniør, miljøvert,
yrkeshygieniker
Eiendomsavdelingen
eiendomssjef, sikkerhetsansvarlig,
sikkerhetskonsulent
HMS-avdelingen: strategisk HMSledelse, lederstøtte, HMS-systemer,
HMS-prosedyrer, interne HMSrevisjoner, opplæring, risikostyring,
arbeidsmiljøutvalget, indre og ytre
miljø, samarbeid med verneombud
og tillitsvalgte
Eiendomsavdelingen: sikkerhet
HR-stab
HR-direktør
HR-avdelingen
HR-sjef, HR-rådgivere, HRkonsulenter, organisasjonspsykologer, spesialkonsulent HMS,
IA-rådgiver
Lederstøtte og opplæring HR, HMS
og IA, AKAN, endrings- og
forbedringsarbeid, lederutvikling,
medarbeider-undersøkelsen,
personaladministrative rutiner og
systemer, HMS handlingsplan,
vernerunder, kontakt med tillitsvalgte
Stab Fag og pasientsikkerhet
Direktør
Avd. kvalitet og pasientsikkerhet
Kvalitetssjef, pasientsikkerhet,
systemadministratorer
Jurist: personvern og
informasjonssikkerhet,
pasientsikkerhet
5
Fag og kompetanseavdelingen
Kompetansesjef, rådgivere
Kvalitetsarbeid, brukerundersøkelser, internrevisjoner/
tilsyn, avvikshåndtering Synergi,
risikovurderinger, EK dokumentstyring, pasientsikkerhet
Fagutvikling - koordinering og
organisering, kompetansestyring
Avdeling Teknologi og IKT
Direktør
Teknisk avdeling
Teknisk sjef, brannverningeniør
IKT-avdeling
Teknisk sjef, informasjonssikkerhetsleder
Datasikkerhet, personvern og
informasjonssikkerhet,
avfallshåndtering, brannvern
Senter for laboratoriemedisin
Seksjon for smittevern
Smittevernoverlege,
smittevernsykepleiere, tuberkulosekoordinator
Radiologisk avdeling
Avdelingssjef
Strålevernkoordinator
Strålevernkontakt i avdelinger som
bruker røntgenutstyr
Arbeider for at pasienter og ansatte
ikke skal utsettes for infeksjoner.
Smitteforebygging, undervisning og
veiledning
Strålevernkoordinator: fagkonsulent
for alle avd. som benytter
ioniserende stråling. Kontaktperson
Statens strålevern. Utarbeide rutiner
for bruk og vedlikehold av
verneutstyr
Beredskap
Administrerende direktør
Avdelingssjef prehospital avdeling
5
Bl.a. samarbeid om grunnkurs HMS for ledere og verneombud.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Beredskap: strategisk leder
Beredskap: taktisk leder
Dato:
09.12.2014
Side:
7 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
Tabell 3: Eksterne HMS-ressurser
Enheter
Roller
HMS oppgaver
Bedriftshelsetjenesten
Fagkyndig- og rådgivende aktør jf.
arbeidsmiljølovens § 3-3
Bistå SØ i helsefremmende arbeid,
forebygging, sykefraværsoppfølging.
Info, opplæring etc. Deltar i AMU
NAV Arbeidslivssenter Østfold
Ressurs- og kompetansesenter for
et inkluderende arbeidsliv
SØs kontaktpersoner
Bistå SØ i arbeidet med å redusere
sykefraværet, styrke jobbnærværet
og forbedre arbeidsmiljøet
Faglig nettverksforum for HMSledere, HMS-rådgivere og
hovedverneombud
Faglig nettverksforum for HMS-sjefer
eller tilsvarende roller
Formidle gode eksempler og
synliggjøre “beste praksis” innen
HMS. Pådriver til kontinuerlig
forbedring av HMS-arbeidet i
helseregionen
IA-rådgivere
Regionalt HMS-forum i
Helse Sør-Øst
Regionalt HMS-ledermøte i
Helse Sør-Øst
Vernetjenesten
2.3
Roller og ansvar i linjen
HMS-saker skal løses i linjen, på lavest mulig nivå og så tidlig at fysiske og psykiske skader/belastninger
forebygges, konsekvenser reduseres og SØs påvirkning på ytre miljø holdes på lavest mulig nivå.
- Administrerende direktør: ansvar for alt HMS-arbeid som øverste leder
Adm. direktør
- Avdelingssjef og seksjonsleder: ansvar for HMS-arbeidet innen sitt
ansvarsområde
- Verneombud: ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår
Avdelingssjef
arbeidsmiljøet og ytre miljø
- Medarbeider: ansvar for å medvirke i HMS-arbeidet, og å skape trivsel og
Seksjonsleder
et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø
Medarbeider
Aktiv involvering av medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte på alle nivåer og
alle enheter i organisasjonen er en forutsetning for godt HMS-arbeid.
Figur 1: Roller i HMS-arbeidet
2.4
Arbeidsmiljø, kvalitet og HMS-økonomi
Systematisk HMS-arbeid gir en sikker og trivelig
arbeidsplass som er en forutsetning for god kvalitet i
pasientbehandlingen. Økt nærvær og fravær av skader er
god HMS-økonomi.
Forsvarlig kvalitet i
pasientbehandlingen
og god pasientsikkerhet
Kvalitets- og styringssystemet (EK) skal understøtte og
videreutvikle en kultur for kontinuerlig forbedring og
læring av uønskede hendelser, som involverer brukere,
ledere og medarbeidere. Det skal være trygt å varsle om
kritikkverdige forhold internt i SØ.
2.5
Lovkrav
Lovkravene til systematisk HMS-arbeid setter minstestandard for HMS.
En sikker og
helsefremmende
arbeidsplass
HMS-økonomi
Økt nærvær,
økt medarbeider-tilfredshet
og færre skader
Figur 2: Kvalitet og HMS-økonomi
Arbeidsmiljølovens formålsparagraf §1:
«Å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon,
som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger….»
Utdrag fra internkontrollforskriften fra HMS (IK-HMS) § 1:
«Gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak, skal denne forskrift fremme et
forbedringsarbeid i virksomhetene innen:
o arbeidsmiljø og sikkerhet
o forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester
o vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall
slik at målene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås.»
Videre fremgår i IK-HMS § 4: «Virksomheter som omfatter både arbeidstakere og kunder/brukere, f.eks.
sykehus, skoler, barnehager og hoteller har ansvar for helse, miljø og sikkerhet for begge grupper.»
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
8 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
2.6
HMS-politikk for Helse Sør-Øst RHF
I Helse Sør-Østs HMS-politikk fremgår følgende:
«Godt arbeidsmiljø er en suksessfaktor for
kvalitet og pasientsikkerhet.»
Generalsekretær Geir Riise, Legeforeningen
Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014
«I Helse Sør-Øst er systematisk HMS-arbeid en del av
det overordnede styrings- og kvalitetssystem, og skal
bidra til å nå foretakets strategiske mål. Helse Sør-Øst
RHF skal ha et styringssystem som bidrar til forbedringer
av foretakets HMS-resultater ved å sikre at HMS blir
integrert i planlegging, gjennomføring, oppfølging og
forbedring av foretakets aktiviteter.
HMS skal være en integrert del av linjeansvaret og innarbeides i den daglige drift og produksjon. Det skal
være en gjennomgående systematikk med tanke på målformulering, aktiviteter og resultatoppfølging som
er sporbar på alle nivå i virksomheten.»
2.7
SØs visjon, verdier og leveregler
Visjon
Sykehuset Østfold skal tilby gode og likeverdige helsetjenester til
alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder,
bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi
Verdier: kvalitet - trygghet - respekt
Leveregler
1. Vi omgås pasienter og hverandre med høflighet og respekt.
2. Vi deltar i prosesser og er lojale til beslutninger.
3. Vi skaper resultater gjennom samhandling.
4. Vi ser muligheter, ikke begrensninger.
5. Vi representerer arbeidsplassen vår på en god måte.
Figur 3: SØs styringspyramide
Visjon, verdier og leveregler er vektlagt i det strategiske arbeidet og anbefalingene som gis.
2.8
Mandat og prosess
Arbeidsmiljøutvalget vedtok 07.10.2014 å utarbeide ny HMS-strategi for SØ.
Jf. vedtaket skal følgende ivaretas:
-
Adm. direktør
Ledermøtet
Adm. dir, HVO
Arbeidsmiljøutvalget
Tverrfaglig helhet for HMS-området jf. styrets
Foretaksvedtak i sak 54/14.
tillitsvalgte
Tydelige mål med tilhørende tiltak og målbare
Direktør FM
evaluerings-/resultatkriterier.
Enhetlig samarbeidsstruktur for sykehusets HMS
Arbeidsgruppe
HMS-strategi
Eksterne
Interne
støtteapparat.
referansemiljøer
referansemiljøer
Tiltak for utvikling av ønsket HMS-kultur for hele
Leder: HMS-sjef
helseforetaket.
Systemer, prosedyreverk og støttefunksjoner er
Figur 4: Organisering av strategiarbeidet
lett tilgjengelige og brukervennlige.
Ibruktakelse av nytt østfoldsykehus på Kalnes gis prioritet i 2015.
Kunnskapsdeling gjennom «beste-praksis-læring» mellom sykehusets enheter.
Figur 4 viser arbeidets organisering. Arbeidsgruppen har hatt 4 møter i perioden 24.10.- 26.11.2014.
Involvering
Arbeidsgruppen har lagt vekt på bredest mulig informasjon og involvering av berørte fagmiljøer i
sykehuset, og i noen grad eksternt. Se vedlegg 7.1, 7.2 og 7.4.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
9 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
3 MÅL OG STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER
3.1
Mål
Arbeidsgruppen anbefaler følgende hovedmål for SØs HMS-arbeid:
Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som
bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader
God måloppnåelse på alle måleindikatorer har positiv effekt for SØ som attraktiv arbeidsplass og
overordnede mål knyttet til pasientbehandling og pasientsikkerhet.
Tabell 4: HMS målkart
Måleindikator
2015
2016
2017
2018
2019
2020
7,57
7,5
7,5
7,0
6,5
6,5
6,5
2. Jobbtilfredshet for medarbeidere og ledere
768
76
77
78
78
78
78
-
100
100
100
100
100
100
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
4. Avfallsmengde (tonn)
Redusert i f.t.
2012-nivå:
1 350 tonn
5. Avfallssorteringsgrad i %
Øke til over 50
% i f.t. 2012nivå: 41 %
6. Energiforbruk (målt i MWh (megawattimer))
Redusert fra
2012-nivå:
52 430 Mwh
5 % reduksjon
fra 2012-nivå:
2 824 000 km.
7. Transport (målt i kilometer)
Revideres fom. 2016
2014
1. Jobbnærvær (målt i % sykefravær)
3. Andel trusler og voldsskader overfor medarbeidere og
9
10
ledere meldt i Synergi (målt i %)
Helse - ytre Miljø6 - Sikkerhet
Mål
8. Brannsikkerhet
-
Ingen stående avvik11 ang. sikkerhet til pasienter
og ansatte i alle SØ’s bygg
9. Beredskap
-
Beredskapsplaner er oppdatert til enhver tid.
«Kunde»
Beredskapsplaner er kjent og forstått hos alle
ledere
10. Klinisk virksomhet og stabers «kundetilfredshet» med
HMS-stabs tjenester
«År 1»: Min. 4,0 i kundetilfredshet på en
skala 1-6 hvor 6 er svært tilfreds, og 1
er svært lite tilfreds (årlig måling)
Nytt Østfoldsykehus
Overordnet teknisk program for nytt østfoldsykehus gir føringer for HMS i prosjektering og gjennomføring.
Det etableres løsninger og materialbruk som fremmer et godt innemiljø.
6
7
5, 6 og 7 gjelder SØs bygningsmasse pr 2012. Avfallssortering utover restavfall.
Sykefraværet var på 7,6 % for hele SØ pr 30.07.2014. Sykefravær pr 31.12.2013 var for hele SØ 8,4 %.
8
Kilde: snittscore basert på 7 spørsmål i medarbeiderundersøkelsen for 2014. Helse Sør-Øst er referanse med 75 som score.
SØs elektroniske verktøy for registrering, oppfølging og forebygging av uønskede hendelser, nesten-uhell og forbedringsforslag.
10
Det skal alltid gjøres en vurdering av om vold og trusler mot medarbeidere og ledere skal politianmeldes, jf. SØs prosedyre
«Politianmeldelse. Sykehuset Østfold», EK-dok. nr. F/2.2-09.
11
Stående avvik = avvik som ikke blir lukket innen rimelig kort tid etter at eier selv er klar over avvikene.
9
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
10 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
3.2
Mål- og resultatoppfølging
Det heter at «det du blir målt på får oppmerksomhet».
Strand (2004) peker i boken Ledelse, organisasjon og kultur
på at «Mål retter oppmerksomheten mot handling. Mål
mobiliserer til innsats. Mål skaper utholdenhet og vedvarende
innsats».
«Ryddighet på arbeidsplassen er et godt tegn på
om man jobber godt med HMS og sikkerhet».
Konsernsjef Dag Mejdell, Posten Norge BA
Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, 27.11.2014
I tillegg er det gøy å nå mål. Gode resultater bør anerkjennes og markeres.
Rapportering
Det anbefales rapportering av måloppnåelse og status på tiltak minst to ganger pr år til ledermøte og
arbeidsmiljøutvalget. Strategiplanen som helhet anbefales revidert årlig. Tiltak bør legges ut i tid/år
avhengig av administrativ og faglig kapasitet.
3.3
Strategiske innsatsområder
Arbeidsgruppen anbefaler følgende strategiske innsatsområder:
Tabell 5: Strategiske innsatsområder
1. Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer innen HMS
2. HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur
3. Økt innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud
4. Styrket samordning, tilgjengelighet og kundevennlighet fra HMS stab og støttesystemer
5. Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling
6. Ivaretakelse av ytre miljø
Tilhørende tiltak fremgår av punkt 4.1 - 4.6.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
11 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
4 TILTAK
4.1
Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer
Tabell 6
Nr
Medvirkning
Oppstart
1
HMS-måleindikatorer integreres i lederavtale på alle
nivåer
Adm. direktør
Foretakssekretariatet
HMS-sjef, HRavdelingen
2015
2
HMS-status settes på dagsorden som «sak 1» på
administrerende direktørs ledermøter,
avdelingsledermøter og personalmøter
Adm. direktør
Avdelingssjefer
Seksjonsledere
Ledere
Medarbeidere
Verneombud
2015
4.2
Tiltak
Ansvar
HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur
Tabell 7
Nr
Tiltak
Ansvar
Medvirkning
Oppstart
1
HMS-måleindikatorer integreres i lederavtale på alle
nivåer
Adm. direktør
Foretakssekretariatet
HMS-sjef, HRavdelingen
2015
2
HMS-status settes på dagsorden som sak 1 på
administrerende direktørs ledermøter,
avdelingsledermøter og personalmøter
Adm. direktør
Avdelingssjefer
Seksjonsledere
Medarbeidere
Verneombud
2015
3
Lage en inspirerende og enhetlig grafisk profil og
enhetlig begrepsapparat for HMS i hele SØ (systemer,
12
info, prosedyrer o.a.)
Direktør FM
Stabsdirektører
HMS-stab
Kommunikasjonsavd.
13
BHT og NAV ALS
2015
4
Sikre at alle enheter har en velfungerende avtale,
rolleforståelse og faste samarbeidsmøter mellom leder
og verneombud (EK-prosedyre F/7.1-06)
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Vernetjenesten
HMS-sjef
2015
5
Utforme «HMS vær sikker-regler» for medarbeidere
14
og ledere ved SØ
HMS-sjef
Ledere, HMS-stab
Vernetjenesten
Tillitsvalgte
2015
4.3
Styrket innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud
Tabell 8
Nr
Tiltak
Ansvar
Medvirkning
Oppstart
1
Revidere innhold og form på kurset «HMS
grunnopplæring for ledere og verneombud»
HMS-sjef
HMS-stab, ledere
Fag og
kompetanseavdeling
Vernetjenesten. BHT
og NAV ALS
To faser:
1: 2015
2: 2016
2
Etablere struktur for systematisk kunnskapsdeling
gjennom «beste-HMS-praksis-læring» mellom sykehusets
enheter. Dette legges på SØs intranettsider under HMS
HMS-sjef
HMS-stab
Avdelingssjefer og
seksjonsledere
Fra 2015
12
13
14
Å vurdere utvikling av HMS app12 for tjenestetelefoner, nettbrett og PC er. Tilgang på HMS-verktøy.
BHT = bedriftshelsetjenesten. NAV ALS = NAV arbeidslivssenter.
Inspirert av Posten Norges «vær-sikker-regler». Konsernsjef Dag Mejdells innlegg på Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse 27.11.14.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
12 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
Tabell 8 (forts.)
Nr
3
Tiltak
Tilby opplæring i avdelinger og seksjoner på grunnlag av
15
en risikovurdering, med felles opplæring i :
forebygging og håndtering av vold- og
trusselsituasjoner
ergonomi og forflytningsteknikk
smittevern, forebygging og tiltak
Ansvar
Medvirkning
Oppstart
2015
HMS-sjef
HR-avdelingen
Fag og
kompetanseavdeling
Seksjon smittevern
Bedriftshelsetjenesten
4
Årlig en dags HMS-/IA oppdatering og motivasjonskurs for
ledere og verneombud (erstatter 3 x 1 dag hvert 5. år)
HMS-sjef
HMS-stab
BHT og NAV ALS
2016
5
HMS/IA fagseminar til inspirasjon og motivasjon for alle
ledere (frivillig deltakelse, videreføring av nåværende
tiltak)
HRavdeling
HMS-sjef
HMS-stab
BHT og NAV ALS
2016
4.4
Styrket samordning og kundevennlighet fra HMS-stab og støttesystemer
Tabell 9
Nr
Tiltak
1
HMS-stab i alle enheter utvikles som ett samordnet og lett
tilgjengelig stab-/støttesystem, med enhetlig
samarbeidsstruktur og felles serviceavtale overfor
avdelinger og seksjoner
Direktør
FM
Stabsdirektører
Alle i HMS-stab
BHT og NAV ALS
2
Etablere utviklings- og samhandlingsarena;
to halvdagssamlinger pr år for medarbeidere og ledere
med HMS-staber
HMS-sjef
Alle i HMS-stab
BHT og NAV ALS
Innen
30.1.15
3
HMS-sjef besøker alle avdelinger 2 ganger pr år i fbm.
med HMS handlingsplan og systematisk
forbedringsarbeid
HMS-sjef
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Verneombud
HMS-stab
2015/
1. kvartal
4
Intranett og alle HMS-/HR-verktøy revideres slik at
verktøyene oppleves som en helhet
Direktør
FM
Kommunikasjonsavdelingen, HMSstab, IKT-avdeling
BHT og NAV ALS
2015
5
Interne HMS-revisjoner organiseres fra 2015 helhetlig
med felles årlig revisjonsplan, en revisjonsgruppe hvor
team på 2-4 fagpersoner gjennomfører HMS-revisjoner
HMS-sjef
HMS stab
Revisjonsledere,
fagrevisorer,
16
BHT og NAV ALS
2015
6
Elektronisk «kundemåling» en gang pr år for måling av
kundetilfredshet og grunnlag for kontinuerlig forbedring av
HMS-stabs tjenester
HMS-sjef
HMS-stab
2015
15
16
Ansvar
Søke NAV Arbeidslivssenter Østfold om tilretteleggingstilskudd.
Medvirke i utforming av revisjonskonsept.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Medvirkning
Oppstart
2015
Dato:
09.12.2014
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
4.5
Side:
13 / 20
Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling
Tabell 10
Nr
Tiltak
Ansvar
1
Dokumenterte HMS risikovurderinger overordnet og for alle
enheter før flytting og ibruktakelse av nye eller ombygde
lokaler
Prosjektleder
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Verneombud
Medarbeidere
Medvirkning
Oppstart
2015
2
Systematisk informasjon overfor ledere og medarbeidere
Prosjektleder
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Kommunikasjonsavdeling
2015
3
Benytte systematisk prosessforbedring som metode, for å
sikre kvalitet og effektivitet i pasientbehandlingen, og
forebyggende og korrigerende tiltak for HMS for
medarbeidere og ledere. Eks.: forbedrings-/tavlemøter
Avdelingssjef
Prosess17
direktør
Seksjonsledere
Medarbeidere
Verneombud
2015
4
Ivareta behov for støtte i det organisatoriske og
psykososiale arbeidsmiljøet, med BHT som
«beredskapsressurs»
Avdelingssjef
Seksjonsleder
HMS-stab
BHT og NAV
ALS
Vernetjenesten
2015
5
HMS-utsjekk og oppfølging av alle enheter etter
ibruktakelse av nye lokaler, nytt utstyr og nye
18
arbeidsprosesser. Anslag: 2 mill kr
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Verneombud
BHT
2016
Tiltakene gjelder for både nytt østfoldsykehus på Kalnes og øvrige lokasjoner. Foruten lovkrav beskriver
19
SØ krav til risikovurdering ved endring og omstilling i EK -prosedyre F/8-25. EK-prosedyre F/8-09
beskriver SØs modell for risikovurdering knyttet til HMS.
4.6
Ivaretakelse av ytre miljø
Tabell 11
Miljøpolitikk
Vi i Sykehuset Østfold tar felles ansvar for miljøet og skal ved kontinuerlig forbedring redusere energiforbruket og
forurensning. Sykehusets miljømål, lover og forskrifter er styrende for vårt miljøarbeid
Nr
Tiltak
Ansvar
20
Medvirkning
Oppstart
Årlig:
2015
2016
1
Sikre at SØ blir resertifisert i hht. ISO 14001
Direktør FM
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Vernetjenesten
2
Sikre at alle enheter har mål og tilhørende tiltak i HMS
handlingsplan
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Verneombud
Medarbeidere
Løpende
3
Sikre optimal verdikjede for håndtering av restavfall på nytt
østfoldsykehus Kalnes og andre lokalsjoner
HMS-sjef
Avdelingssjef
Seksjonsleder
Teknisk avd.
Løpende
17
18
19
20
Prosessdirektør konsultert 28.11.2014.
Anbefales avsatt som sentral pott.
Elektronisk kvalitetssystem.
SØ fikk 16.12.2014 skriftlig melding fra sertifiseringsorganet DNV GL om at SØ blir sertifisert i 2014.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
14 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
21
4.7
Personvern og informasjonssikkerhet
SØs informasjon skal være forsvarlig beskyttet, enten den er lagret på papir, elektronisk eller i
medarbeidernes hoder. Arbeidsgruppen anbefaler at SØ innen utgangen av 2017 skal tilfredsstille krav i
standarden ISO 27001-Informasjonssikkerhet eller tilsvarende standard.
Sertifiseringsorganet DNV GL omtaler ISO 27001 som:
«Et styringssystem for informasjonssikkerhet bidrar til å identifisere og redusere kritisk
sikkerhetsrisiko, og hjelper derved virksomheten med å konsentrere innsatsen for
informasjonssikring og databeskyttelse.
Gjeldende politikk videreføres:
Sykehuset Østfold skal etablere og vedlikeholde systemer som sørger for sikker håndtering og
oppbevaring av personopplysninger, samtidig som opplysningene er tilgjengelige når det er bruk for dem.
4.8
Vold og trusler
Vi ser en samfunnsutvikling som gir grunnlag for økt aktsomhet og bevissthet på sikkerhet og beredskap i
forhold til mulige trusler og uønskede hendelser. Å bli utsatt for vold og trusler kan føre til alvorlige
konsekvenser for medarbeidere og ledere både fysisk, psykisk og sosialt.
SØ har nulltoleranse for vold og trusler mot medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende.
4.9
HMS forbedringskultur og systematisk læring av feil
Et godt arbeidsmiljø med systemer og kultur for kontinuerlig
forbedring, skal gjøre det trygt å melde fra om uønskede
hendelser og forbedringsområder i Synergi.
«Ved alvorlige hendelser og hvis noe går
galt, så er det utrolig viktig at dere melder
det i Synergi. Da kan vi forbedre oss.»
Adm. direktør Just Ebbesen
Samling for 70 nye medarbeidere, 08.10.2014
Hensikten med å analysere årsaker til og konsekvenser av feil er
å lære av det og hindre at de gjentar seg, å få til forbedring og å
få økt kvalitet på tjenestene. Dersom medarbeidere og ledere handler i strid med gjeldende prosedyre,
utøver dårlig skjønn, eller ikke følger vanlige regler for god oppførsel, krever det korreksjon på individnivå.
Arntzen (2013) skriver følgende i boken Ledelse og kvalitet i helsetjenesten:
«Hva som er god faglighet og god praksis, må defineres, etterleves og forbedres. Det er det kvalitet,
pasientsikkerhet, ledelse og internkontroll først og fremst handler om.»
Så også for HMS-arbeid.
21
Forankret gjennom involvering av informasjonssikkerhetsleder, hos avdelingssjef for IKT-avdelingen og direktør for Teknologi og IKT.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Side:
15 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
5 SUKSESSFAKTORER
Arbeidsgruppen anbefaler at følgende tillegges vekt i realisering av HMS-strategien:
-
Administrerende direktør og alle ledere som gode rollemodeller innen HMS-arbeidet
HMS er og skal være en del av driften som et linjelederansvar i det daglige arbeidet
Å ivareta partssamarbeid med verneombud og tillitsvalgte, og involvering av medarbeidere
En godt samordnet HMS stab med klare mål for sine bidrag til SØs HMS-arbeid
6 RISIKOVURDERING
Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i ovennevnte suksesskriterier og anbefalt hovedmål for HMS:
Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som
bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader
Tabell 12: Risikovurdering
Risiko knyttet til
realisering av strategien
Risikoreduserende tiltak
22
Ansvar
Mangelfull forankring og handlekraft hos
ledere og medarbeidere
Fast agendapunkt i ledermøter
HMS-måleindikatorer i lederavtalen
Kompetanseutvikling og opplæring
Lederstøtte
Alle ledere
Adm. direktør
Leder, HMS stab
Leders leder og HMS
stab
Mangel på tid til å implementere HMSstrategien og jobbe aktivt med det ute i
arbeidsmiljøene på avdelinger og seksjoner
Integrere HMS-arbeidet i eksisterende
faste møte- og arbeidsstrukturer
Forankre gjennomføring av tiltak i
administrerende direktørs ledermøte
Bevissthet på omfang av tiltak i 2015
Leder og verneombud
Ikke tilstrekkelig støtte til ledere i
omstillingsarbeid
Etablere innsatsgrupper, ressursteam
Skaffe seg oversikt og be om bistand
Leder
Mangelfull kommunikasjon/informasjon til
medarbeidere og ledere
God kommunikasjonsplan
Opplæring
Fast punkt i ledermøter
HMS sjef
Leder og HMS stab
Leder
Mangelfull/feil prioritering av ulike HMS
saker (ulik prioritering hos leder og
vernetjenesten)
God kommunikasjon og likeverdig
partsamarbeid mellom leder og
verneombud.
Medvirkning
Leder og verneombud
Leder og medarbeider
For lite fokus på tiltak og forslag til
forbedring
Systematisk HMS arbeid gjennom faste
møtearenaer leder og verneombud
Fast agenda på personalmøter
Forbedring-/tavlemøter
Leder og verneombud
HMS-sjef
Leder
22
BHT og NAV arbeidslivssenter involveres etter behov.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Leder og medarbeider
Dato:
09.12.2014
Side:
16 / 20
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
7 VEDLEGG
7.1
Prosess - hovedaktiviteter
07.10.2014: Arbeidsmiljøutvalget – mandat vedtatt
23.10.2014: Hovedverneombud/verneombudenes dag - informasjon og innspill
24.10.2014: Arbeidsgruppens møte 1
05.11.2014: Møte med foretakstillitsvalgte - informasjon, gruppesumming og innspill
06.11.2014: Arbeidsgruppens møte 2
11.11.2014: Ledermøte - informasjon, gruppesumming og innspill
18.11.2014: Arbeidsmiljøutvalget - beslutningssak
21.11.2014: Arbeidsgruppens møte 3
26.11.2014: Arbeidsgruppens møte 4
28.11.2014: Anbefaling til ny HMS-strategi levert fra arbeidsgruppe
03.12.2014: Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i møte med foretakstillitsvalgte
09.12.2014: Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i ledermøte - beslutningssak
10.12.2014: Ny HMS-strategi sluttført
03.02.2015: Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i arbeidsmiljøutvalget – beslutningssak
2015: Realisering og årlig revidering
7.2
Arbeidsgruppens medlemmer
Arbeidsgruppen har rapportert til og forankret prinsipielle forhold hos direktør FM Trond Smogeli, som ved behov har
kunnet forankre eventuelle avklaringer med administrerende direktør Just Ebbesen.
Arbeidsgruppens medlemmer:
23
Terje Engvik, HMS-sjef og leder for arbeidsgruppen, divisjon FM , tlf. 952 20 128
Jane Cathrin Larsen, rådgiver og sekretær for arbeidsgruppen, divisjon FM, tlf. 941 47 312
Eirin Paulsen, avdelingssjef Barneavdelingen. tlf. 920 95 039
Andreas Joner, avdelingssjef DPS Halden, tlf. 911 22 531
Merethe Johannessen, seksjonsleder i avdeling for sykepleie, tlf. 452 00 940
Bo Skauen, avdelingssjef prehospital avdeling og beredskapsleder, tlf. 468 79 644
Marit Flåskjer, kvalitetssjef, stab fag og pasientsikkerhet, tlf. 918 51 620
Nina Bøhn Kristiansen, HR-sjef, HR-avdelingen, tlf. 905 92 013
Anne Dybdrodt, hovedverneombud vernetjenesten, tlf. 917 28 533
koordinerende verneombud Linda Myllerup Jensen som stedfortreder i to møter
Tone Lie Nilsen, foretakstillitsvalgt, tlf. 970 67 752
Arbeidsgruppen har hatt 4 møter med en deltakelse på 93 %.
23
FM: Divisjon Facility Management (HMS-avdeling, Eiendomsavdeling, Sykehusservice (renhold, mat, internt servicesenter, portør))
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
7.3
Side:
17 / 20
Situasjonsanalyse
Situasjonsanalysen for SØs HMS-arbeid er basert på arbeidsgruppens vurderinger og referansemøter.
Tabell 13: Situasjonsanalyse
Styrker - bevare og opprettholde
Muligheter - utnytte bedre
-
-
-
-
God arbeidsmoral hos ledere og medarbeidere
Høy fagkompetanse innen pasientbehandling
Åpenhetskultur
Det gjøres mye bra HMS-arbeid på mange enheter
Ny organisering og ledelse av HMS området med
konkretisering og ansvarliggjøring
IA-avtalen - gode rutiner for sykefraværsoppfølging
Intern HMS-/IA-pris – motivere og oppmuntre
Prosedyrer i EK24 med høyt faglig nivå
God medvirkning fra verneombud og tillitsvalgte
Positivt med FTV25-møter med administrerende direktør
Positivt med «nærværsprosjekter» på sykefravær
Ledere og medarbeidere som er interessert i HMS-tema
Gode verktøy: pasientsikkerhetsundersøkelsen,
medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelsen,
vernerunde med sjekklister, HMS handlingsplan, HMSprosessen på intranett
Personvern og informasjonssikkerhet: taushetserklæring,
prosedyre, bevissthet omkring taushetsplikt –
yrkesstolthet. Få forsettlige brudd på taushetsplikten,
meget få alvorlige avvik
Kritiske forbedringsbehov - løse
-
-
-
Nytt østfoldsykehus Kalnes: nytt bygg, nytt utstyr, nye
arbeidsmetoder, flere fagområder er samlokalisert –
fantastisk mulighet
Ønskelig med løpende kvalitetsmålinger og
tilbakemeldinger fra pasienter, derfor behov for å utvikle
verktøy med bistand på gjennomføring
Bistand til risikovurdering/styring på HMS
Bruke avvikssystemet i større grad for HMS
Sikre godt partssamarbeid mellom leder og verneombud
på alle nivåer i alle enheter, med faste møter
Synliggjøre HMS-arbeidet i organisasjonen
Få HMS-arbeidet inn i den daglige driften og utvikle en
bedre HMS-kultur
Enda mer systematisk fokus på ergonomi og ergonomikurs
for å forebygge og hindre unødvendig sykefravær
Enda mer fokus på de psykososiale belastninger ved
trusler om vold, fysisk vold, spytting osv
Sikre at alle ansatte deltar i oppfølgingsmøte av
medarbeiderundersøkelsen
Opprettholde innsats på nærværstiltak etter prosjekter
Personvern og informasjonssikkerhet: opplæring og
informasjon til Internt Servicesenter, opplæring
taushetsplikt/personvern med kurs for nyansatte, e-læring,
HMS internrevisjoner
Spesielle utfordringer - håndtere
HMS handlingsplan – alle enheter (100 %) skal ha aktiv
HP, knapt 60 % har det, tiltak må iverksettes
Jobbe sammen om handlingsplanen etter vernerunden
Integrere HMS måleindikatorer i lederavtalen på alle nivåer
-
Voldsrisiko i f.t. til pasienter. Særlig aktuelt i akuttmottak
(somatikk og psykisk helsevern), polikliniske og ambulante
tjenester, teknisk support og renholdere
-
-
HMS på intranett: eget ikon på hovedside, samle alt i en
«kanal inn» til alle HMS-verktøy tydeligere, bedre
tilgjengelighet og brukervennlighet med enhetlig struktur
Kompetanse hos ansatte på voldsrisikovurderinger, og for
hvordan helsetjenester ytes til pasienter med høy
voldsrisiko
-
-
Enkelte ledere har for stort kontroll spenn (50-100
medarbeidere) til å utøve synlig HMS relasjonsledelse
Nytt østfoldsykehus Kalnes: nytt bygg, nytt utstyr, nye
arbeidsmetoder, flere fagområder er samlokalisert
-
-
HMS som lovpålagt opplæringsprogram må forbedres –
her treffes ledere og verneombud
Beredskap hos ledere og HMS-stab i forhold til det
psykososiale arbeidsmiljøet under flytting, og etter
ibruktakelse av Kalnes. Bruke BHT som ressurs
-
Sette ledere og andre bedre i stand til å gjennomføre et
systematisk HMS-arbeid. Gi god opplæring og støtte til
gjennomføring av risikovurderinger
-
Gjøre HMS til en naturlig del av medarbeidere og lederes
hverdag
-
-
Mer rapportering av avvik og uønskede hendelser krever
opplæring i Synergi og oppfølging
Opprettholde arbeidsglede og motivasjon i flytteprosesser,
endring og omstilling
-
-
Personvern og informasjonssikkerhet: strategiske mål,
klargjøre alle interne og eksterne aktørers rolle og ansvar,
bedre styring med tilgangsstyring for ansatte, øke
saksbehandlingskompetanse – P360
Systematisk prosessforbedring – evne til å løse
utfordringer i sentrale arbeidsprosesser tilknyttet
diagnostisering, behandling og oppfølging av pasient
-
Å løse store og små uforutsette utfordringer i nye
arbeidsprosesser ved innflytting i nytt sykehus. Om vi ikke
har gode systemer for prosessforbedring vil dette få effekt
på arbeidsmiljø i form av tidspress, rolleuklarheter,
konflikter – faktorer som henger sammen med sykefravær
-
Bedre ivaretakelse av basale smitteverntiltak på enkelte
enheter (håndhygiene, ta av klokker, ringer, smykker, bruk
av arbeidsklær) – bør avkreve tiltak
-
24
25
Åpen IKT-sikkerhetsmodell, dvs for stor tilgang mellom
soner i SIKT-plattformen. IKT-beslutninger tas utenfor SØ.
Tilgangsrettigheter større enn behov. Tjenester utenfor
sykehuset – ambulerende tjenester, ambulanse
Elektronisk kvalitetssystem
Foretakstillitsvalgte
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
7.4
Side:
18 / 20
Referansemøter
Eksternt
-
14.10.14: Helse Sør-Øst RHF, HMS-forum med HMS-sjefer og rådgivere fra alle helseforetakene.
15.10.14: Posten Norge BA, HMS-rådgiver Merethe Holten og HMS-direktør Johan Fredrik Swärd.
11.11.14: SØs bedriftshelsetjeneste Unicare v/hovedkontakt og HMS-rådgiver Marte Kristoffersen og Anders
Mikaelsen fra Ringvoll og Høyden BHT.
20.11.14: Konsultasjon av Helse Sør-Østs prosjektleder Tom Østensen, «Prosjekt HMS-styring»
20.11.14: NAV Arbeidslivssenter Østfold. SØs IA-rådgivere Helge Bergheim og Frank Stensland, og
avdelingsleder Erik Kielland. SØs spesialrådgiver HMS Arne Josefssen og IA-rådgiver Harald Lund.
27.11.14: Helseforetakenes nasjonale arbeidsmiljøkonferanse, Gardermoen.
Internt
-
-
-
-
-
-
-
26
21.10.14: HR stab, HR-avdelingen: Spesialrådgiver HMS Arne Josefsen. IA-rådgiver Harald Lund. HRrådgiverne Magnus Eriksen, Hege C Nilsen, Ane Grimsrud, Tone Svanholm, Sissel Haddeland, Line
Svendsen, Reidar Huseby, Merethe N. Jørgensen, Ketil Haugen. Organisasjonspsykolog Rachel Lørum.
23.10.14: 80-90 verneombud på verneombudenes dag.
23.10.14: avdelingskoordinator-møte for avdelingskoordinatorene for nytt østfoldsykehus Kalnes.
04.11.14: seksjonsoverlege Ole Fredrik Lund, barne- og utpostanestesi Verneombud avdeling
anestesileger/Dnlf-repr i AMU. Anestesileger, Anestesiseksjon.
05.11.14: administrerende direktør faste møte med foretakstillitsvalgte. Info og gruppearbeid.
06.11.14: seksjonsleder Elisabeth Ødegaard, ambulant akutteam innen Psykisk helsevern, DPS Halden.
06.11.14: direktør Helge Stene-Johansen og spesialrådgiver Carina Brimsholm. Prosjekt OU SØ 2015.
07.11.14: jurist Jostein Vist, avdeling fag- og pasientsikkerhet. Tema: personvern og informasjonssikkerhet.
11.11.14: administrerende direktørs ledermøte. Info og gruppearbeid.
11.11. og 24.11.14: smittevernsykepleierne Grø Bøhler, Lars Varheim og Lena Johansen.
Tuberkulosekoordinator Anne-Lise Dahlbo. Seksjon for smittevern.
12.11.14: eiendomssjef Anne Charlotte Moe, sikkerhetsansvarlig Tore Bjørnstad og sikkerhetskonsulent
26
Sveinung Eng. FM , eiendomsavdelingen. Tema: oppfølging av vedtatt Sikkerhetsstrategi SØ 2014-2019
integrert i ny HMS-strategi.
12.11.14 og 21.11.14: jurist Jostein Vist, avdeling fag- og pasientsikkerhet, og informasjonssikkerhetsleder
Lars Cato Skaar, avdeling Teknologi og IKT, IKT-avdelingen. Tema: Personvern og informasjonssikkerhet.
12.11.14: fagansvarlig brannvern Rino Andre Eng. Avdeling Teknologi og IKT, Teknisk avdeling.
14.11.14: avdelingssjef Knut-Erik Hymer ved Psykiatrisk akuttavdeling/Psykiatrisk intermediæravdeling
voksenhabilitering. Ass. avdelingssjef Kai Hansen, seksjonsleder Anne Lisbeth Hæreid, seksjonsleder Hege
Stokstad Mathisen, avdelingsrådgiver Ove Fevåg, direktør FM Trond Smogeli. Tema: forebygging av voldog trusselsituasjoner mot medarbeidere og ledere.
14.11.14: Avdelingssjef Bjørn Ragnar Hødahl, kommunikasjonsavdelingen. Tema: HMS på intranett og
grafisk profil for HMS.
17.11.14: teknisk sjef Hans Jørgen Torgersen, seksjonsleder Steinar Monge, seksjonsleder Asger Bentzen,
avdelingskoordinator Marit Johanne Svingen. Avdeling Teknologi og IKT, Teknisk avdeling.
18.11.14: HR-direktør Wenche Lyngholm. Tema: Konsultert på utkast til HMS-strategi.
18.11.14: SØs arbeidsmiljøutvalg. Info og gruppearbeid.
19./20.11.14: konsultasjon av direktør FM Trond Smogeli, direktør Foretakssekretariatet Tore Krogstad,
direktør OU SØ 2015 Helge Stene-Johansen, direktør bygg SØ 2015 Tore Dag Olsen. Tema: HMS ved
ibruktakelse av nytt østfoldsykehus SØ 2015.
20.11.14: miljøingeniør Kristin Evju, miljøvert Kristine Olsen Bøe og yrkeshygieniker Øivind H. Olsen. FM,
HMS-avdelingen. Tema: indre og ytre miljø.
20.11.14: revisjonslederne Arne Josefsen og Ove Fevåg. Fagrevisorene Rebecca Inger Sof Dalbye, Kristin
Evju, Kristine Olsen Bøe, Øivind H. Olsen og Linda Myllerup Jensen. Tema: interne HMS-revisjoner fra
2015.
21.11.14: avdelingssjef Knut-Erik Hymer ved Psykiatrisk akuttavdeling/Psykiatrisk intermediæravdeling
voksenhabilitering, verneombud Imre Frank Banfi, avdelingsrådgiver Ove Fevåg, seksjonsleder Eirik
Jensen, seksjonsleder Lars Are Håkonsen, seksjonsleder Anne Lisbeth Hæreid, seksjonsleder Hege
Stokstad Mathisen, stedfortreder Kristin larsen, seksjonsleder Birgitte Ysthede, seksjonsleder Unni
Pedersen. Tema: forebygging av vold- og trusselsituasjoner mot medarbeidere og ledere. Tema:
Forebygging og håndtering av vold- og trussel-situasjoner.
24.11.1: avdeling akuttmottak v/Sissel K. Hagen. Tema: forebygging av håndtering av vold- og trusselsituasjoner.
FM: Divisjon Facility Management
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
7.5
Side:
19 / 20
Referanser
-
7.6
7.6.1
Arntzen, Elisabeth (2013). Ledelse og kvalitet i helsetjenesten. Gyldendal.
DNV GL (2014). Sertifiseringsorgan for ISO-standard. www.dnvba.com
Justis- og beredskapsdepartementet (2006), NOU 2006:6. Når sikkerheten er viktigst. Beskyttelse av
landets kritiske infrastrukturer og kritiske samfunnsfunksjoner.
Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse. 7.11.2014.
Helse Sør-Øst RHF (2009). HMS-policy fra Strategisk utviklingsplan 2009-2020.
Helse Sør-Øst RHF (des 2013). Regional strategi for Kvalitet og pasientsikkerhet 2014-2016
Helse Sør-Øst RHF (22.11.2012). Plan for strategisk utvikling 2013-2020
Helse Sør-Øst RHF (2014). Prosjektdirektiv for prosjekt HMS-styring i Helse Sør-Øst. 30.10.2014.
Karlsen, Jan Erik (2012). Forbi bunnlinjen. Balansert HMS-økonomi. Cappelen Damm.
Lai, Linda (2013). Strategisk kompetanseledelse. Fagbokforlaget.
Stortingsmelding nr 10 (2012-2013) «God kvalitet – trygge tjenester - Kvalitet og pasientsikkerhet i helse og
omsorgstjenesten»
Strand, Torodd (2001). Ledelse, organisasjon og kultur. Fagbokforlaget.
Sykehuset Østfold (SØ) (10.09.2014). Administrerende direktør. Samlet plan SØ 2015.
SØs Sikkerhetsstrategi for SØ 2014-2019. Godkjent i ledermøte 24.06.2014. Styresak 15.09.2014.
SØs styre, sak 54/14 (15.09.2014). Vedtak om strategisk tverrfaglig helhet innen Helse, Miljø og Sikkerhet.
SØs arbeidsmiljøutvalg, sak 65-14 (07.10.2014). Vedtak om ny HMS-strategi for Sykehuset Østfold.
SØs Arbeidsutvalg SØ 2015 (04.11.2014). SØ avfallsstrategi 2015-2020
SØs Arbeidsutvalg SØ 2015 (31.10.2014). Projektdirektiv; Ibruktakelse av Sykehuset Østfold Kalnes.
SØs Arbeidsutvalg SØ 2015 (04.11.2014). Nytt østfoldsykehus: Håndbok for klinisk ibruktakelse fase1(KIB
1) og mellomfasen før KIB 2».
Vedtatte strategier innen HMS-området
Sikkerhetsstrategi SØ 2014-2019
27
Sikkerhetspolitikk
Sykehuset Østfold HF skal ha åpne og tilgjengelig sykehus for alle. Pasienter, pårørende, besøkende, ansatte og
studenter skal føle seg trygge og kunne ferdes dit de har behov for å komme, men ikke lenger.
Strategiske delmål – måloppnåelse innen 31.12.2016
1. En enhetlig opplæring som fremmer sikkerhetskulturen i hele organisasjonen, og sikrer at alle ansatte
kjenner sitt sikkerhetsansvar, SØs sikkerhetspolicy og adgangsbestemmelser.
2. Sikkerhetsarbeidet skal ledes av en tydelig enhet som er synlig i hele organisasjonen.
3. Sikkerhetsarbeidet skal dokumenteres med et klart og tydelig rammeverk tilgjengelig for ansatte.
4. En balansert sikring som fremmer den daglige driften og visjonen om et åpent og tilgjengelig sykehus for
ansatte og besøkende.
7.6.2
Avfallsstrategi SØ 2015-2020
28
Mål:
Sykehuset Østfold skal ha rasjonelle, miljøvennlige og trygge totalløsninger for avfallshåndtering som gir:
1. Ressurseffektiv avfallshåndtering til lavest mulig kostnad.
2. Miljøriktig avfallshåndtering i tråd med lovkrav og faglige normer.
3. Ivaretakelse av et trygt fysisk miljø for ansatte, pasienter,
besøkende og omgivelser.
27
28
Ansvar oppfølging: divisjon FM, eiendomsavdelingen.
Ansvar oppfølging: divisjon FM, HMS-avdelingen.
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Dato:
09.12.2014
Arkiv nr: 14/07251
HMS-strategi SØ 2015-2020
Sykehuset Østfold HF
Postboks 16, 1603 Fredrikstad
www.sykehuset-ostfold.no
Sist skrevet ut: 05.02.2015 22:19:00
Side:
20 / 20