Prosjektbegrunnelse
for prosjektet
Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter
planleggingsfasen
Denne fylles ut ved behandling
Prosjektnummer:
Saksnummer:
Versjon 1.0
11.11.2015
Behandlet dato:
Behandlet av / Prosjekteier:
Utarbeidet av:
<dato>
<navn>
<navn>
Beslutning:
<Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres>
Bemanning av neste fase
Neste fase ferdig:
Prosjektleder:
<dato>
Andre:
Signatur (prosjekteier)
1
Innhold
1. Oppsummering
3
2. Forretningsalternativ
3
3. Forventede gevinster
4
4. Forventede ulemper
4
5. Tid
5
6. Kostnader
5
7. Investeringsvurdering
5
8. Viktige usikkerheter
5
2
1. Oppsummering
Arbeidsgruppe veikart avdekket behov for bedre håndtering av digital kontaktinformasjon og
fullmakter for virksomheter. Disse behovene ble kartlagt grundigere gjennom foranalysen
Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter (avsluttet juni 2015). Foranalysen
viste at det er behov for fellesløsninger på disse områdene, og anbefalte at det etableres et
forprosjekt, som heretter benevnes som planleggingsfasen, jf. prosjektveiviseren. Formålet
med planleggingsfasen er å skape et tilstrekkelig grunnlag for å beslutte hvilke fellesløsninger
som skal realiseres for digital kontaktinformasjon og fullmakter.
Prosjektet skal bidra til regjeringens målsetting om forenkling og digitalisering i offentlig
sektor for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv. Det å etablere fellesløsninger på disse
områdene er avgjørende for å oppnå heldigitale tjenester og realisere samfunnsøkonomiske
gevinster.
Tilgang til digital kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til at næringsdrivende og andre
typer virksomheter kan ha en sikker og effektiv digital kommunikasjon med forvaltningen, og
motsatt. Raskere og mer effektiv kommunikasjon vil gi grunnlag for bedre flyt i
samhandlingen, og dermed raskere og bedre behandling for alle involverte parter. Samtidig
skal informasjonssikkerheten bli ivaretatt på en måte som ikke unødig forsinker prosessene.
2. Forretningsalternativ
Dersom prosjektet ikke gjennomføres, vil det enkelte forvaltingsorgan måtte starte opp
eller fortsette sitt eget utviklingsløp for forvaltning av digital kontaktinformasjon og
fullmakter. Det vil ta lengre tid å oppnå heldigitale tjenester. Brukerne må da oppdatere
samme informasjon flere steder og får dermed økte oppgavebyrder. De vil derfor oppleve et
fragmentert digitalt kommunikasjonsbilde med forvaltningen.
En slik situasjon vil være svært kostnadsdrivende for forvaltningen. Forvaltningen som sådan
vil ikke fremstå enhetlig og graden av brukerorienteringen vil variere mellom ulike deler av
forvaltningen. Vi vil ikke oppnå den grad av samordning og digitalisering som er avgjørende
for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv.
Foranalysen anbefalte derfor en rekke tiltak, som til sammen vil bidra til å dekke behovene
både på kort og lang sikt. Det haster med å imøtekomme private virksomheters og
forvaltningens behov for digital kontakt- og fullmaktinformasjon. Samtidig er dette et område
hvor det allerede er gjort mye arbeid og det pågår en rekke aktiviteter. Både planleggings- og
gjennomføringsfasen vil ta høyde for dette. Prosjektet vil jobbe i iterasjoner. Dette gjør det
mulig å produsere hyppige leveranser, samtidig som vi oppnår vekselvirkninger mellom
utredning og utvikling.
Gjennomføring av prosjektet vil være med på å bidra til regjeringens målsetting om
forenkling og digitalisering i offentlig sektor for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv.
Det å etablere fellesløsninger på disse områdene er avgjørende for å oppnå heldigitale
tjenester og realisere samfunnsøkonomiske gevinster.
3
Planleggingsfasen av prosjektet skal levere grunnlag/prosjektforslag for gjennomføring av
prosjektet, for å dekke behovet for digital kontaktinformasjon og fullmakter gjennom
fellesløsninger.
3. Forventede gevinster
Planleggingsfasen vil gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse, eventuelt en mindre
omfattende nytte-/kostanalyse. Hva som gjennomføres, avhenger av om det blir tilført midler
til dette tiltaket i planleggingsfasen.
I planleggingsfasen skal det settes opp mål for forventet effekt. Gevinster skal kartlegges og
det skal settes opp mål for disse. Målene skal være overordnet, men samtidig utformes med
faktorer som gjør det mulig å konkretisere og beregne forventede og oppnådde gevinstene av
det enkelte forvaltingsorgan.
Effektmålene foreslås å være;
 forenkling og besparelser for næringslivet
 mer effektiv forvaltning
 helhetlig digital samhandling
Forenkling og besparelser for næringslivet
Effektiv digital kommunikasjon gir grunnlag for bedre og sikrere kommunikasjon, raskere
behandling og enklere prosesser. Tjenester kan i større grad utformes interaktivt der brukere
ikke behøver å gi samme informasjon flere ganger til flere parter.
Mer effektiv forvaltning
Digital kommunikasjon kan være både raskere, rimeligere og sikrere enn tradisjonelle måter å
kommunisere på. Digital kommunikasjon kan bidra til at saksbehandlingen internt i det
enkelte forvaltingsorgan forenkles og at kommunikasjon mellom ulike forvaltningsorgan og
nivå blir mindre kostnadskrevende, og at saksbehandlingen tar kortere tid.
Helhetlig digital samhandling
Målet er fullstendig digital samhandling mellom forvaltning og næringsliv. Tilgang til
kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til å understøtte digitale samhandlingsmønstre
slik at prosesser mellom forvaltningen og virksomhetene ikke fragmenteres eller kompliseres
unødig. Helhetlig digital samhandling bidrar til å realisere nye og mer effektive prosesser på
tvers av forvaltning og private virksomheter. Dette stiller krav til hensiktsmessige ITløsninger både i forvaltningen og hos de private virksomhetene.
4. Forventede ulemper
Det er ikke avsatt egne midler til gjennomføring av planleggingsfasen. De berørte
forvaltningsorgan må derfor finansiere bruken av ressurser på dette arbeidet innenfor den
enkeltes gjeldende rammer og budsjett.
4
5. Tid
Planleggingsfasens varighet: 1. januar – 31. oktober 2016. For å kunne levere
satsingsforslag/budsjettinnspill til overordnet departement, må planleggingsfasen være
fullført medio oktober 2016. Bemanning og ressursavtaler må på plass før januar 2016, med
oppstart av planleggingsfasen i januar.
6. Kostnader
Kostnad for planleggingsfasen: Se faseplan for planleggingsfasen.
Kostnad for gjennomføringsfasen vil bli utarbeidet i planleggingsfasen.
7. Investeringsvurdering
Sammenligne gevinster og ulemper opp mot hverandre for å definere verdien på prosjektet
som en investering. Deler av dette vil bli gjennomført og utarbeidet i planleggingsfasen, og
vil være gjeldende for gjennomføringsfasen.
8. Viktige usikkerheter
Ressurstilgang: Hvis tidsrammene skal holde, må alle berørte forvaltningsorgan stille med
nok ressurser, og riktige ressurser, inn i arbeidet i planleggingsfasen. Dette gjelder
skatteetaten, NAV, KS/KommIT, Difi, Helsedirektoratet og BR.
Tidsramme: Planleggingsfasen av prosjektet må være fullført innen utgangen av oktober
2016, for å kunne levere satsingsforslag/budsjettinnspill til et eventuelt hovedprosjekt.
Interessegap eller manglende konsensus mellom forvaltningsorganene i prosjektet: Vil kunne
medføre mindre bruk av eventuelle fellesløsninger og dermed øke oppgavebyrden for
brukerne.
5