Anskaffelsesprosess Planlegge Avklare behov, organisere Konkurransegjennomføring Leveranse Kontraktsoppfølging 1 I en smart, innovativ anskaffelse fokuserer vi på mulighetsrommet i forkant av konkurransen Behov Dialog Konkurranse Leveranse Grov skisse på en anskaffelsesprosess 2 I planleggingsfasen kan vi påvirke 3 Fokus i hele prosessen 4 Planleggingsfasen 5 Innovative offentlige anskaffelser KUNNSKAPSMILJØ  Oppdragsgiver har dialog med leverandører og kunnskapsmiljø i forkant av konkurransen for å formidle og få innspill på sine behov. Bruker planleggingsfasen i en anskaffelse aktivt for å stimulere til (de riktige) nye, fremtidsrettede løsninger. 6 Spørsmål for vurdering av smartere innkjøpsmetode 1. Etterspør vi de riktige og mest kostnadseffektive løsningene for våre behov? 2. Vet vi hva markedet er i stand til å levere? 3. Får vi tilstrekkelig konkurranse ved innkjøp? Blir vi tilbudt de beste løsningene? 4. Fanger vi opp utvikling som skjer i dag og i framtiden? Når anskaffelsen er strategisk viktig 7 Ulikt behov for og grad av dialog 8 En innovativ anskaffelse har behov for, setter fokus på, og har mål om en bedre løsning  Ta hensyn til grunnleggende prinsipper i offentlige anskaffelser også i planleggingsfasen 10 Innovasjon Steg for Steg Vurdere behov  Identifisere utfordringer og "problemstilling er"  Sett mål  Involver brukere Planlegge og organisere Dialog med markedet  Lag en tidsplan med aktiviteter   Etabler team med nødvendig og hensiktsmessig kompetanse   Prosjektledelse  Kvalitetssikring  Gevinstrealiseringsplan www.anskaffelser.no     Hvordan gjennomføre dialogen Hvem bør jeg ha dialog med Hvordan gjennomføre dialogkonferanse Hvordan gjennomføre én til én dialogmøter Ekstra møteplasser for leverandørene? Bruke informasjonen fra dialog med markedet til å skrive konkr.grunnlag og kravspekk. Gjennomføre konkurranse  Valg av prosedyre  Åpen og begrenset anbudskonkurranse  Konkurranse med forhandlinger  Konkurransepreget dialog  Alternative tilbud?  Plan- og designkonkurranse  Tildelingskriterier  Evaluere tilbud  Krav til kontrakten Følge opp og evaluere  Implementere innovasjon  Erfare og lære 11 Planleggingsfasen Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet 12 Vurdere behov Vurdere behov – behovsanalyse og brukeranalyse Identifiser nye fremtidsrettede behov så tidlig som mulig:  Hva skal anskaffes, hva er formålet  Hvorfor – hvilke endringer ønskes oppnådd? Hva er vi ikke fornøyd med? Beskrive baseline…Hva er utgangspunktet?  Hvilken effekt? (internt og eksternt), MÅL og resultater  Behovsdrevet  Involver bruker 13 Hva er målet med anskaffelsen? Mål om innovasjon Effekt? Tilstand? Hva ønsker vi å oppnå? Hvilke utfordringer skal løses? Definer behovet på en så overordnet og funksjonell måte som mulig Vurdere behov I stedet for å beskrive hvordan oppgaven skal løses med detaljerte krav (spesifikasjoner), beskrives den effekt eller tilstand som ønskes oppnådd gjennom anskaffelsen Eks energibruk til oppvarming/avkjøling: I stedet for antall panelovner (og oppfølging av dette etter levering) så beskriv kravet til energibruk (hvor lavt kan det bli?), og når og hvor det skal være varmt/kaldt….. -> Kontraktsmessig ytelse: Hva er max energibruk? Hvilke løsninger finnes som optimaliserer dette? 15 Vurdere behov Spesifikasjonstyper Ytelsesspesifikasjon ■ fokuserer kun på behovet som skal dekkes (ytelsen) ■ legger ingen føringer for hvilke type løsninger som forventes Funksjonsspesifikasjon ■ beskriver behovet som skal dekkes (ytelsen) og ■ hvordan behovet skal dekkes (funksjonen) Åpner for innovasjon Standardspesifikasjon ■ henviser til nasjonale eller internasjonale standarder Leverandørspesifikasjon ■ Tar utgangspunkt i én spesifikk leverandørs produkt eller løsning Detaljspesifikasjon Begrenser innovasjon ■ Beskriver leveransen i detalj, hvordan den skal fremstilles og materialvalg 16 Start med å beskrive nåsituasjonen Vurdere behov  For å kunne avdekke gapet i forhold til ønsket resultat  For at leverandørene kan møte ønskede endringer  For å kunne følge opp leveranser, resultat og effekter 17 Mulige risikoer i behovsfasen: Vurdere behov  Behovet ikke knyttet opp mot virksomhetens langsiktige strategi  Behovet ikke forankret oppover og nedover i organisasjonen  Brukernes behov er ikke godt nok definert 18 19 Tverrfaglig arbeidsgruppe Planlegge og organisere 20 Planlegge og organisere Planlegge og organisere Forankre anskaffelsen i ledelsen og egen virksomhet  Avklar gevinster, ressurser, økonomi og risiko med ledelsen – involver innkjøps- og fagansvarlige Mobiliser tverrfaglig arbeidsgruppe  Relevante fagmiljøer, brukere, evt. bransje-/interesseorganisasjoner  Kompetansebehov  Velg leder for gruppa -> prosjektledelse Planlegg videre prosess     Utarbeid fremdriftsplan Sett av nok tid Følg opp underveis Videreforedle behov 21 Planlegge og organisere Risikoer i planleggings- og organiseringsfasen ■ ■ ■ ■ Mangler kompetanse i teamet Arbeidet tar mye lenger tid enn hva som er planlagt Vanskelig å samle gruppa -> ikke forankret Ulik oppfattelse av oppgaven gruppa skal løse 22 Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Dialog Dialog med markedet Formålet med dialogen er å få ideer og innspill fra markedet på hvordan behovene kan løses og hvilke alternative løsninger som finnes. Samtidig får markedet informasjon om kundens behov, slik at de blir bedre forberedt på å levere og evt. utvikle gode løsninger. Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet så lenge hensynet til konkurranse og likebehandling ivaretas. 24 Dialog med markedet Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse Dialogkonferanse En-til-en møter Plan og designkonkurranse Funksjonell kravspesifikasjon Anskaffelse 25 Dialogaktiviteter – viktige hensyn! Dialog med markedet Markedsføring  Bruk egen webside, evt. Doffin, aviser/fagblader, PR, nettverk Mobilisering  Mobiliser og spre invitasjoner til nærings-, bransje- og interesseorganisasjoner, brukerorganisasjoner og evt. leverandørutviklingsprosjekt Behandling av informasjon som blir gitt  Sørg for at all informasjon som blir gitt er tilgjenglig for alle, også de som ikke hadde anledning til å møte. For eksempel ved å legge presentasjon på webside Behandling av informasjon man får  Bruk informasjonen som del av en totalvurdering for å gi en god og funksjonell beskrivelse på behovet 26 27 Oppsummering  Sett mål om innovasjon / løs utfordringer med utgangspunkt i behov  Mulighetene ligger i dialogen og samhandlingen FØR konkurransen, alt er mulig 28