Saksframlegg Saksgang: Styre Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 28/08/2015 SAK NR 45-2015 Statusrapportering prosjekt Mine pasientreiser per 31.07.15 Forslag til vedtak: Styret tar statusrapporten til etterretning. Skien, 26. august 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 4 1. Administrerende direktørs anbefalinger Rapporteringen omfatter perioden mai-juli og er spesielt rettet mot selskapets ansvarsområder  som systemeier sikre nødvendig teknologiutvikling  bidra med interne ressurser i den øvrige prosjektgjennomføringen  økonomirapportering på utvikling og drift mot styregodkjente budsjettrammer Prosjektet rapporterer nå at man ikke vil nå MP 3 den 15.september, hvor utvikling av ny løsning skal være avsluttet og klar for test. Dette skyldes vesentlige forsinkelser knyttet til utviklingen av helsenorge.no i regi av Helsedirektoratet. Framdriftsplanen for teknologiutvikling vil som følge av dette bli foreslått endret overfor styringsgruppen. Dette vil også medføre behov for en re-planlegging av hele prosjektet da de fleste resultatmål har avhengigheter til teknologiutviklingen. Det vil bli fremmet en egen sak overfor styret når ny plan er godkjent i styringsgruppen og konsekvensene klare. Administrerende direktør anbefaler at styret tar statusrapporteringen per 31.juli 2015 til etterretning. 2. Overordnet status for Mine pasientreiser mot milepæl 3 (15.09.15) Som følge av vesentlige forsinkelser i utviklingen av ny løsning på helsenorge.no i regi av Helsedirektoratet vil MP 3 ikke bli nådd. Dette medfører at det ikke lenger er realistisk å implementere en ny løsning pr 1.1.2016. Forsinkelsen vil også medføre økte utviklingskostnader og forlenget drift av hovedprosjektet. Det arbeides med å re-planlegge teknologiutviklingen, og det vil fremmes en sak overfor styringsgruppen i september med forslag til ny fremdriftsplan med økonomiske konsekvenser. Nr. Milepæl 0 MP1 Når gjennomføringsfasen er startet Når regelverksproposisjonen er lagt frem • DMP1: Forslag til regelverksendring er lagt frem • DMP2: Prosjekt- og milepælsplan er utarbeidet • DMP3: Prosjektets ressurser for gjennomføringsfasen er avklart MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 MP7 Når regelverksendring er vedtatt Når utvikling er avsluttet og ny løsning er klar for test Når opplæring er gjennomført Når ny løsning er ferdig testet og klar for idriftsettelse Når ny løsning er implementert Når prosjektrapport er godkjent og prosjektet er overlevert til linjen Dato Status 1.1.2015 27.3.2015 30.6.2015 15.9.2015 1.12.2015 15.12.2015 1.1.2016 31.3.2016 3. Nærmere status på delprosjekt Teknologi og Utvikling Utviklingsarbeidet i regi av Pasientreiser ANS for PRO og PRIMO går i all hovedsak etter oppsatt plan. Det er mindre forsinkelser knyttet til etablering og integrasjon av QA-miljøer, og brukergrensesnittet for saksbehandler har behov for mer testing og eventuell korrigering. Alle registerintegrasjoner er satt opp mot simulerte tjenester, og noen korrigeringer og eventuelle tilpasninger må påregnes. Utviklingsløpet av “Mine pasientreiser” på helsenorge.no i regi av Helsedirektoratet er forsinket. Konsekvensene av dette er at utviklingsløpene av PRO og PRIMO ikke kan ferdigstille komponenter og integrasjoner med avhengigheter. Det har heller ikke vært mulig å gjennomføre sprinttesting ende-til-ende som følge av forsinkelsene. Side 2 av 4 4. Risikovurdering per august Den konstaterte forsinkelsen av utviklingen av helsenorge.no-løsningen har konsekvenser for Pasientreiser ANS. Hovedkonsekvensene av den inntrådte hendelsen med forsinket utvikling er: 1. Forlenget utviklingsperiode gir økte kostnader 2. En senere lansering av løsningen forlenger hovedprosjektperioden og øker belastningen på prosjektdeltakere 3. Tildelte budsjettrammer er ikke tilstrekkelige I sammenheng med at det skjer en re-planlegging av teknologiutviklingen og hovedprosjektet, vil det bli gjort en oppdatering og ny vurdering av risikoelementer. 5. Økonomirapportering delprosjekt utvikling Pasientreiser ANS utviklingskostnader med kommentarer AD- møtet godkjente den 23.2.15 budsjett for gjennomføringsfasen. Etter fullmakt fra AD-møtet, godkjente styret i Pasientreiser ANS den 25.3.2015 ny budsjettramme på 44,050 millioner kroner for hele utviklingsfasen. I tillegg ble det godkjent inntil 2,9 millioner kroner knyttet til integrasjons- og datakvalitetstiltak i regi av HDIR. Sistnevnte budsjettpost er ikke benyttet per 31.07.15, og forventet kostnad er heller ikke kalkulert enda. For å ta høyde for usikkerhet, er det i tillegg en reserve på 6,6 millioner kroner som disponeres av styret i Pasientreiser ANS. Status per 31.07.15 Gjennomført re-estimering i april 2015 viste at total utviklingskostnad vil bli høyere enn estimat foretatt november 2014 på 44,050 millioner kroner. Estimatet for total utviklingskostnad er per 31.7.15 på 46,5 millioner kroner, dvs. 2,5 millioner kroner over budsjett etter identifiserte tiltak. Merkostnadene er i hovedsak knyttet til utvikling av PRO i regi av Acando AS og ble redegjort for i sak nr 38-2015. Den varslede forsinkelsen i utviklingsarbeidet av “Mine pasientreiser” på helsenorge.no vil ha konsekvenser for utviklingskostnadene av PRO og PRIMO, da dette vil kreve at utviklingskapasitet i regi av Acando og Avella må opprettholdes lengre enn planlagt. En re-estimering vil foreligge etter at nye planer fra Helsedirektoratet er fremlagt. Regionale helseforetak Budsjett totalt Forbruk % av Estimat per total totalt 31.7.15* 44 050 33 657 77 % 46 500 Sum utviklingskostnad, PRO3.0, PRIMO, NHN, ekstern bistand og interne timer *Tall oppgitt i tusen NOK eksklusiv merverdiavgift Øvrige identifiserte usikkerheter som påvirker utviklingskostnader ut over estimat på 46,5 MNOK tusen:  Utviklingsarbeid etter MP3 og endring av oppstart av planlagte testfaser  Senere oppstartstidspunkt enn 1.1.2016 for ny løsning  Trinnvis oppstart/utrulling av ny løsning Side 3 av 4 6. Økonomirapportering drift av prosjektet – eksterne ressurser AD- møtet godkjente den 23.2.15 budsjett for gjennomføringsfasen. Etter fullmakt fra AD-møtet, godkjente styret i Pasientreiser ANS den 25.3.2015 ny budsjettramme for hele gjennomføringsfasen på 8 millioner kroner for ekstern støtte. Hittil i år er det et positivt avvik på 4 prosent ift. budsjett. Ekstern prosjektstøtte Sum kostnad Budsjett 31.7.15 3 220 Forbruk per 31.07.15* 3 090 % av budsjett 96 % 7. Økonomirapportering drift av prosjektet – interne ressurser Ressursbidraget frem til 30.4.15 ligger fortsatt noe lavere enn budsjettet. Ressurser fra Pasientreiser ANS Det akkumulerte ressursbidraget frem til 31.7.15 er 14 % lavere enn budsjettert. Hovedårsaken vurderes å være lavere fremdrift på teknologiutvikling, som igjen medfører at leveranser med avhengigheter til teknologiutviklingen forskyves noe. Ved månedsskiftet juli/august er det rapportert 4 385 timer, mot et totalt budsjett i perioden på 5 023 timer. Aktivitetsnivået har vært bra i juni - juli, kun 8 % lavere enn budsjettet. 8. Administrerende direktørs vurdering Prosjekt Mine pasientreiser er inne i en fase med høy aktivitet, noe som bl.a. medfører stor ressursinnsats fra en rekke ansatte i Pasientreiser ANS. Utviklingen i regi av selskapet har pågått siden august 2014 og vurderes i hovedsak å være iht. plan pr 31.7. Forsinket utvikling av helsenorge.no-løsningen vil medføre en re-planlegging av teknologiutviklingen og hovedprosjektet, og vil ha økonomiske konsekvenser. Det vil bli fremmet en egen sak overfor styret når ny plan er godkjent i styringsgruppen og konsekvensene klare. Side 4 av 4