07.05.2015
HFKs innkjøp –
orientering for kontrollutvalget
5.5.2015
Innkjøpsleder Øystein Sætrang
og
Innkjøpsrådgiver Elin Kristensen
Leverandør til HFK
• Med mange avtalepartnere er det ikke mye
rom for tull og tøys
• En leverandør til HFK bør ha
o
o
o
o
o
god økonomi
god erfaring
gode løsninger
høyt servicenivå
riktige priser
o
Og dette må oppfylles i praksis
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Antivirusløsning
• Engangshansker
• Kredittavtale
• Renhold
Arbeidssko
• ERP-system
• Lagringsløsning
• Renholdsprodukter
Arbeidstøy
• Etablereropplæring • Leie av turbuss
• Rørleggertjenester
Avfallshåndtering
• FDV-system
• Leiebiler
• Rådgivertjenester
bygg
Avisannonser
• Filter og drivremmer • Lyskilder
• Rådgivning AV-utstyr
AV-utstyr
• Fisk
• Læringsplattform
• Service heiser
Bakervarer
•
Forsikringsmegler
•
Lås/beslag
Utvikling antall
• Rammeavtaler benyttes til å
• Service på oljekjeler
Banktjenester
• Fyringsolje
• Malertjenesterrammeavtaler
dekke løpende behov
• SMS-varslingssystem
Bibliotektransport
• Gass
• Markiser
200 og
•
Inkluderer
også
Anno
persienner
• Sommervedlikehold
180
Bilrekvisita
• Grafiske tjenester
•
Materiell
til
• Storkjøkkenutstyr
museum,
Teater
innlandet,
160
Blikkenslager
• Grønnsaker
undervisning
140
• Tannlegerekvisita
Brannslokkere
• Hotell/Kurs/
Kunstbanken,
Kjørekontoret
•
Matteservice
120
• Telefoner
Branntettingog Hedmark
• Konferanse
trafikk
• Melkeprodukter
100
• Telefoniløsning
Bredbånd• I tillegg kommer
• Hvitevarer og
80
•
Mobile
enheter
brunevarer
• Trepellets
Byggevarer
60
enkeltanskaffelser/
• Multifunksjons• Idrettsutstyr
• Trykkeritjenester
Bøker
maskiner
40
• Innsynsløsning
• Trådløse nettverk
Databriller kontrakter
• Møbler20
•
Iskrem
• Tømrertjenester
Dental utstyr
0
• Opplysningstjeneste
• IT-utstyr
2009 2010 2011 •2012Varslingstjenester
2013 2014
Digitale ordbøker
• PC
•
Juridiske
tjenester
• Vaskerimaskiner
Drikkevannskjølere
• Personlifter
• Kjøttvarer
• Verktøy
Drivstoff
• Postbehandlingsskyldes:
• Kolonialvarer
• Vikartjenester
Elektrisk kraft Økning
utstyr
• Mer
Kommunikasjonsspesialiserte avtaler
(brukerbehov) • Vintervedlikehold
Elektrotjenester •
• Profileringsartikler
verktøy
+
Elev-PC
•
Huller tettes
•
Programvarelisenser
og
En rekke enkeltavtaler
Energioppfølgings- • Kontor• Protetikk
datarekvisita
system
• Reisebyråtjenester
HFKs rammeavtaleområder
HFKs innkjøpsavdeling
• Øystein Sætrang (50), siviløkonom
• Stein-Erik Rønningen (61), sivilingeniør
• Elin Kristensen (43), høgskolekandidat mm
• Kristin Bjerkli (32), jurist
• Til sammen drøye 50 år med innkjøpserfaring
• Fire ansatte siden 2010
1
07.05.2015
Revisjonsrapport 2007
Konklusjoner og anbefalinger
Etter fylkesrevisjonens oppfatning har ikke Hedmark fylkeskommune fulgt regelverket
om offentlige anskaffelser på alle områder. Kravet om at protokoll må føres for alle
kjøp over kr 100 000,- må gjøres bedre kjent i fylkeskommunen og innfris.
Fylkesrevisjonen ser det som positivt at alle kjøp over kr 100 000.- skal utlyses på
www.doffin.no jfr. brev av 22.08.2007 fra fylkesdirektøren.
Etterlevelse av innkjøpsbestemmelsene bør etterkontrolleres av fylkesdirektøren ved at
det tas ut rapporter på rutinemessig basis for fylkeskommunen samlet. Rapportene må
analyseres, og avvik fra bestemmelsene tas opp med leder i den avdelingen innkjøpet
har funnet sted. Bedre kontrollrutiner forventes å medvirke til minsket risiko for å bli
innklaget for KOFA og idømmelse av bøter.
Fylkeskommunen har ikke noen oversikt over innkjøperne sine. Det bør foretas en
kartlegging av alle som har innkjøpsansvar og det bør tilbys opplæring for å heve
kompetansen til de som har behov for det. Vårt generelle inntrykk er at det er svært
mange innkjøpere og at deres kompetanse innen innkjøp er sterkt varierende. Vi
anbefaler at antallet innkjøpere reduseres kraftig der det er praktisk mulig og at de
som blir igjen får mulighet til å spesialisere seg på området innkjøp og får økt
kompetanse.
Utgangspunkt for innkjøpsstrategien i 2008
Ønsket situasjon – oppfylle
HFKs innkjøpspolitikk
• Anskaffe de varer, tjenester,
bygg og anlegg det er behov for…
• med lave kostnader over tid
• Opptre som ansvarlig samfunnsaktør
• Gjøre innkjøp enkelt for brukerne
• Bidra til leverandørutvikling
• Frigjøre ressurser
Revisjonsrapport 2015 - enkeltanskaffelser
Uregelmessigheter i 12 av 247 undersøkte saker.
1. SATS Skole (Skoleadministrativt system)
2. SATS Novaschem (timeplanleggingsverktøy)
3. Skolearena (fraværs- og karakterverktøy)
4. OTTO (dataverktøy for oppfølgingstjenesten)
Eldre saker. Manglende dokumentasjon på at konkurranse er gjennomført.
5. Låneopptak: Konkurranser ble kjørt, men ikke på Doffin. Nye rutiner rundt låneopptak er
etablert.
6. Hamar katedralskole – Søppelkomprimator - SG finans: Eldre sak med manglende
dokumentasjon på at konkurranse er gjennomført.
7. Jønsberg vgs – Felleskjøpet Agri: Ny anskaffelsesprosess er påbegynt.
8. Jønsberg vgs – Hesvoldgulrot: Innkjøpsavdelingen konkluderte i 2013 med at
unntaksbestemmelsen i regelverket kunne benyttes. Ny vurdering vil bli foretatt.
9. Ringsaker videregående skole - Hogg Robinson Nordic: Brudd på regelverk og rutiner.
Fylkesdirektøren har fulgt opp saken overfor skolen
10. Solør videregående skole – Grovknuseverk
11. Solør videregående skole – Lasskjører
Konkurranse ble gjennomført i begge tilfeller, men ikke kunngjort på Doffin. Formalfeil.
12. Tannhelsetjenesten – tannhelsetjenester for rusmisbrukere: Saken har spesiell bakgrunn –
anskaffelsesprosess i gang.
Bortsett fra saken ved Ringsaker vgs, så viser rapporten at det meste er på stell.
Innkjøpsstrategi 2014
Følgende områder med forbedringspotensial:
• Lojalitet til inngåtte avtaler
• Sikre at anskaffelsesreglementet følges
• Leverandørutvikling/næringsutvikling
• Avtaleoppfølging
• God behovsvurdering før bestilling
• Enda bedre og flere avtaler
• 22 tiltak identifisert
2
07.05.2015
Viktig tiltak: Ansvarsdeling
Leverandørutvikling
Innkjøp er kompetansekrevende. Fylkesdirektøren har derfor
besluttet i brev av 15.8.2013 at:
• Alle enkeltkjøp over NOK 500.000 skal gjennomføres av
innkjøpsavdelingen
• Alle enkeltkjøp mellom NOK 100.000 og NOK 500.000 skal via
innkjøpsavdelingen for kvalitetssikring
• Innkjøpsavdelingen kan ved behov assistere ved enkeltkjøp under
NOK 100.000.
• Ca 2/3 av driftskjøpene til HFK dekkes av
leverandører med fysisk tilhold i
Hedmark/Oppland
• Leverandørkonferanser – motivere nye
leverandører til å levere tilbud til det offentlige
• Kjører ad hoc prosesser for å få med lokale
leverandører
• Prøver å være ekstra behjelpelig overfor lokale
leverandører
• MEN: Når detSkolefotografering
er konkurranse, så vinner den beste
•
Enkeltkjøp = Større anskaffelser hvor det ikke
foreligger rammeavtale
Leverandøroppfølging
Innsyn og klager
• Snart 180 rammeavtaleleverandører +
enkeltanskaffelser + kontrakter
• Innkjøpsavdelingen har oppfølgingsansvaret
for rammeavtalene/kontraktene
• Ikke mulig å møte alle leverandører hvert år
• Velger ut ca 40 hvert år
• + at problemavtaler får ekstra fokus
• Forut for leverandørmøter sjekkes
avtalelojalitet, brukertilfredshet og
stikkprøver av fakturaer
•FraStor
vekt på gode
tildelingsbrevi
www.hedmark.org:
Innkjøpsavdelingen
Hedmark fylkeskommune legger prestisje i å
•lage
Generelt
få innsynsbegjæringer og klager
gode konkurransegrunnlag og gjennomføre
anskaffelsesprosess.
•en2ryddig
klager
til KOFA sidenPotensielle
2008 (en medhold
leverandører skal ikke være i tvil om at
og
en
«uavgjort»)
av nærmere 500 prosesser
anskaffelsesprosesser gjennomføres med høy
grad
av integritet.
• Alltid
et mål å få gode prosesser og
fornøyde deltakere
3
07.05.2015
Kompetansebygging og brukerfokus
Samarbeid
•
•
•
•
•
•
•
HFK samarbeider med:
• Formelt: OFK og kommunene i
Hamar-regionen
• Ad hoc: Andre offentlige
aktører (fylkesmann,
høgskoler, interkommunale
virksomheter, andre
kommuner)
• Hensikt: Økt
volum/arbeidsdeling – skjeler
til leverandørmarkedet
Fagnettverk (nasjonalt, lokalt)
Innkjøpskontakter (en per virksomhet)
Innkjøpskontaktdag hvert år
Internt informasjonsbrev (800 mottakere)
Bestillerkurs
Veiledere og maler
Enkel tilgang på rammeavtaler, standardisert
oppbygging, viktigste først
• Møte med den enkelte skole hvert 2. år
• Rask respons på spørsmål og behov
Miljø- og samfunnsansvar
Avtalelojalitet og
regelverksetterlevelse
• Forankret i LOA §6 og HFKs innkjøpspolitikk
• Viktige elementer:
• Definisjon:
•
•
•
•
•
Grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter (ILOs
kjernekonvensjoner)
Sosial dumping
Universell utforming
Redusert miljøbelastningen
Deltakelse i lærlingeordning
• Løses gjennom:
•
•
Bruk av standard avtalevilkår
I den enkelte sak, fokus på:
•
•
•
•
•
Energiforbruk
Levetid/garantitid
Oppfyllelse av svanekrav
Miljøfyrtårnssertifisering
Universell utforming
• Hvor stor andel av anskaffelser innen et
område gjøres hos avtaleleverandør?
• Hvilke anskaffelser er konkurranseutsatt?
• Hvordan måle?
• Gjennomføre innkjøpsanalyse
• Følges opp i avtaleperioden
4
07.05.2015
Innkjøpsanalyse
• Ta ut rapport fra regnskapssystemet på
leverandører med omsetning og antall
fakturaer
• Hvilke av disse leverandørene har vi
avtale med? – sammenstille mot
avtaleoversikt
• Resterende leverandører kikkes litt
nærmere på….
Revisjonsrapport 2007
– hvor står vi nå?
Leverandørreskontro 2014
Fordeling på avtale:
A - Avtale
I - Investeringer
U - Utenfor avtale
T - Tatt ut
M - Monopol
Anskaffelser for øvrig
Totalt
Andel av
Antall
Omsetning
omsetning leverand.
kr
183 813 344,00
51 %
239
kr
58 338 869,00
16 %
3
kr
7 707 991,00
2%
190
kr
33 276 377,00
9%
60
kr
10 048 989,00
3%
8
kr
64 886 496,00
18 %
2529
kr
358 072 066,00
100 %
3029
Antall
Faktura
19374
27
2858
1200
1604
11025
36088
Takk for oppmerksomheten!
• Flere rammeavtaler = færre enkeltkjøp = færre innkjøpere =
enklere innkjøpshverdag/mindre kompetansebehov
• Rapporter på avtalelojalitet tas ut av ERP-systemet
• Oversikt/kvalitetssikring – alle kjøp over NOK 100.000 skal innom
innkjøpsavdelingen
• Oppfølging av den enkelte virksomhet – fysisk møte hvert 2. år
• Utlysning på Doffin – krav kun over NOK 500.000
• Få innsynsbegjæringer og klager
• Fokus på innkjøpskontakter, kompetanseoppbygging og bistand
• Antall medarbeidere med bestillingsfullmakt er antakelig omtrent
som i 2007
5