Opprette utgående journalpost med brevmal i EphorteOutlook. 1. Velg «Ny e‐post» i Outlook. 2. Skriv inn ekstern mottaker, evt kopimottaker, emne og meldingstekst. (med ekstern mottaker menes de som har e‐postadresse utenfor UiT) 3. Trykk på «Velg sak» for å angi hvilke sak journalposten skal arkivere i. 4. Du vil få opp forslag på egne saker, men du har mulighet her også å Søke etter sak eller opprette Ny sak. Se bveil: Søk i EphorteOutlook eller Opprette saksmappe i EphorteOutlook 5. Velg deretter hvilken type journalpost du skal bruke: ‐ Utgående – til eksterne mottakere. 6. Skal du ha med vedlegg, trykk på ikonene i Outlookmenyen ‐ Legg ved fil: Hente fil fra disk. ‐ Vedlegg fra sak: Du kan velge mellom jounalposter som allerede er knyttet til saken. 7. Ønsker du å redigere journalpostdetaljer – trykk på «Detalj» (Utvid e‐post om ikke Detalj vises) Her kan du redigere: ‐ Tilgangskode om dokumentet skal unntatts offentligheten. ‐ Mottakernavn: Om mottakernavn mangler. Dobbeltklikk i navn ‐feltet. I bildet som kommer opp skriver du inn navnet. Lukk med X i høyre hjørne. 8. For å komme tilbake til journalposten trykk på Melding‐ikonet 9. Velg mal: Trykk på Maler – Dokumentmal – U – Utgående brev – Uit brevmal 10. I bildet som kommer opp har du muligheten til å angi tittel på dokumentet. (Den er lik emnet på journalposten) Trykk OK Du kan også velge om brevmalen skal være hoveddokument eller vedlegg på journalposten. 11. Dobbeltklikk på Word‐fila for å få skrive i brevet. 12. Trykk deretter Åpne. 13. Når Word åpner seg, velg Visning og Rediger dokument 14. Du kan nå skrive innholdet i dokumentet under tittelen. Du skal ikke fylle inn noen andre felter. Disse fletter seg selv med innhold fra Outlook og ephorte før sending og arkivering. 15. Lagre og lukk Word med å trykke X i høyre hjørne. 16. Trykk altid Lagre i neste vindu 17. Dersom dokumentet skal godkjennes av leder før det sendes til mottaker få følg veledningen Saksbehandler ‐ Sende på enkel godkjenning i EphorteOutlook. 18. Klar for sending og arkivering ‐ Trykk på blå diskett på «Arkiver» 19. Du vil nå få opp et bekreftelsesbilde. Kontroller avhakinger:
Arkiver i ephorte... - Må være avhaket
Markert som fullført – Avhaket og ferdigstiller journalposten
Publiser – Bør ikke være avhaket
Send til e-post mottakere – Må være avhaket for å få sendt
Konverter tilknyttet MS Office.... – Må være avhaket før sending Trykk deretter OK og journalposten arkivert og sendes. 20. Jornalposten ligger nå under Sendte elemeter og [Mine saksdokumenter] Journalposten vil også få kategori blå Arkivert i ephorte 21. Om du trykker OK og ikke haker av for Marker som fullført, så sendes ikke journalposten og den vil legge seg Under Arbeid. 22. Om du har satt en tilgangskode på journalposten vil du få et bilde med spørsmål om du vil sende den. Trykker du Ja vil journalposten bli sendt via Outlook.