Søk i EphorteOutlook (EO) IKKE BRUK * i EO søk Forklaring av søkemenyen/venstremenyen i EO Slettede elementer – Her ligger de journalposter du har slettet. De er ikke slettet i Ephorte men bare fra søkemapper i EO. Saksdokumenter – Snarvei som viser alle journalposter du har lastet ned til EO. Saksmapper – Snarvei som viser alle saksmapper du har lastet ned til EO. Til arkivering – Viser alle journalposter som mislyktes å bli arkivert i EO. Søkemapper – Snarvei som viser alle de predefinerte søkene i EO. [Mine saker] Denne søkemappen inneholder saksmapper som du er saksansvarlig for. [Mine saksdokumenter] Denne søkemappen inneholder saksdokumentene (journalpostene) som du er ansvarlig for. [Siste sak] Denne søkemappen inneholder saksdokumentene (journalpostene) til den siste saken du har jobbet med. Godkjente journalposter – Viser godkjente journalposter du har fått tilbake fra din leder. Ikke godkjente journalposter – Viser avviste journalposer som din leder ikke har godkjent. Til godkjenning – Leder – (Kun for leder) Viser hva leder har til enkel godkjenning. Til Orientering – Vise journalposter som du har fått som kopimottaker eller mottaker på X-notat Ubesvarte – Viser journalposter som ikke er besvart og som du er saksbehandler for. Under arbeid – Viser journalposter du har under arbeid. Har status R-reservert. Søke frem en sak som allerede er lastet ned til EO. 1.Trykk på [Mine saker] eller Saksmapper. 2. Bruk søkerfeltet øverst til høyre i listen Søke frem journalpost som allerede er lastet ned til EO. 1. Trykk på [Mine saksdokumenter] eller Saksdokumenter. 2. Bruk søkerfeltet øverst til høyre i listen Søke frem sak fra Ephorte web. Med dette søket søker du i hele Ephorte. 1. 2. 3. 4. Stå i den e-posten du skal arkivere i EO Høyreklikk i den e-posten Trykk på «Eksporter til ephorte» I ny meny – trykk «Søk etter sak» Da får du dette søkerbildet opp. 5. Angi hva du vil søke etter ved å velge i rullegardinmenyen Søk i sakstittel – tast inn saksnr eller sakstittel TIPS- søk i ephorte web for å hente saksnr (tidsbesparende) Søk i dokumenttitler i saken – tast inn journalposttittel Søk i saksparter – brukes ikke ved UiT Søk i avsender/mottaker av saksdokument – tast inn navn på avsender eller mottaker av en journalpost. (tar tid før treff kommer opp) 6. Det søkes først i EO søkermappene om sak allerede er importert. 7. Dersom du ikke får treff i EO søkermappen, utvider du søket ved å tre på den blå linken «Prøv å søke på nytt i ePhorte» IKKE BRUK * i EO søk Her søker jeg på en avsender/mottaker – troms fylke. Får først opp sak jeg allerede har i EO, så jeg trykker på «Prøv å søke på nytt i ephorte» for å søke i hele ephorte for å finne den saken jeg vil ha. 8. Søket viser nå også saker fra ephorte. Kolonne Kilde til høyre i vinduet viser hvor sakene er hentet fra; I Outlook – allerede lastet ned i EO I ePhorte – er i ephortebasen 9. Dobbeltklikk på saken du vil ha. 10. Dersom saken er fra ephorte, må du bekrefte at du vil laste ned saken til EO ved å trykke «Ja» 11. Saken med saksdokumentene (journalpostene) blir lastet ned til «Saksmapper» 12. Da er du tilbake i journalposten du ville arkivere. 1. Den vil være tilknyttet saksmappen du akkurat har søkt frem. 2. Har du behov å redigere – trykk Detalj og gjør de endringer som er ønskelig 3. Du arkiver ved å trykke på den blå disketten på «Arkiver». 1 2 13. Journalposten lukker seg og er arkivert på sak. Om du ikke skal arkivere journalposten 14. Skal du ikke arkivere journalposten, lukker du ved å trykk X i høyre hjørne. 15. Trykk Nei i neste vindu 16. Journalposten er da ikke arkivert. 3