ePhorte5 – Kortversjon Brukerveiledning Revidert 19.08.2015 Pålogging i ePhorte:  Start ePhorte fra Internet Explorer: https://ephorte.uit.no/ephorteweb  Bytte rolle - din standardrolle kommer automatisk,  De med flere roller kan bytte ved å velge annen rolle i menyen på verktøylinjen. Åpningsbildet viser: Verktøylinja ligger øverst i programbildet. I venstremenyen ligger en rekke predefinerte søk. Hovedbildet (høyre del) brukes til å angi søkekriterier, se på søkeresultat samt visning/redigering/registrering. Arbeidsliste:  Under arbeid viser dokumenter du har under arbeid.  Ubesvarte viser dokumenter som ikke er besvart, som du er saksbehandler for.  Til orientering viser dokumenter du har fått som kopimottaker.  Forfallsliste viser ubesvarte dokumenter hvor forfallsdato er passert.  Mine aktive saker viser aktive saker hvor du er saksansvarlig.  Mine ferdige saker viser saker du har ansvar på men som er satt som ferdig.  Siste leste saker viser de siste 10 saker du har vært inne på.  Siste leste journalposter viser de siste 10 journalposter du har vært inne på.  Dokumentflyt viser dokumenter mottatt på flyt og tilbake fra flyt. Opprette ny saksmappe:  Dersom du ikke finner noen sak å knytte dokumentet til må du opprette ny saksmappe.  Klikk på den gule mappa oppe i verktøylinja (det skal alltid stå Ny saksmappe i rullegardinen ved siden av), og skriv en god og forklarende tittel.  Klikk Lagre og saksmappa er opprettet. Saken får eget nummer – saksmappa kommer opp i bildet og du kan registrere første journalpost i saken. Opprette journalpost i saken: Merk UiT bruker ikke feltet Publisering. 1. Høyreklikk på journalpostikonet – velg dokumenttype (Nytt notat i dette eksempelet). 2. Feltet Innhold skal beskrive innholdet i dokumentet ditt – dette blir overskriften. 3. Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet. 4. Under fanen Interne mottakere legger du inn enhet/enheter notatet skal sendes til ved kortkode eller søk.(Klikk på lupen for å søke). Kopimottakere velges ved å huke av i avkrysningsboksen Kopi. Det samme om mottakerne skal skjermes fra Off journal. 5. Klikk Lagre og nytt dokument oppe i verktøylinja. 6. I bildet som kommer opp velger du ønsket mal og klikk OK. 7. Skriv dokumentet. Når du er ferdig å skrive klikk på fanen Tillegg og deretter Tilbake til Ephorte Web. 8. Svar alltid JA på spørsmål om lagring. 9. Marker dokument som ferdig og klikk Utfør. Utgående brev skrives ut og sendes med posten av saksbehandler. N-dokumenter blir en del av den elektroniske dokumentflyten straks de ferdigstilles. Besvare/behandle dokument:     Klikk Ubesvarte og lenken (den blå teksten) under Innhold for å vise journalposten til dokumentet du vil behandle. Klikk på journalpostikonet (konvolutten) på den blå linjen som viser sakens og dokumentets nummer. Pek på Besvar/Avskriv og velg ønsket behandlingsmåte, for eksempel Svar med notat. For valg av mottaker, se pkt. 4 under ’Opprette journalpost i saken’. © Universitetet i Tromsø 1 ePhorte5 – Kortversjon Brukerveiledning        Revidert 19.08.2015 Registreringsbilde kommer opp. Juster teksten i feltet Innhold og vurder om dokumentet skal unntas offentlighet. Klikk Lagre og nytt dokument (på verktøylinja). Velg ønsket brevmal og klikk OK Skriv brevet og klikk på fanen Tillegg og deretter Tilbake til ePhorte Web, svar alltid JA på spørsmål om lagring. Huk av i Marker dokument som ferdig, dersom du vil ferdigstille allerede nå. Klikk alltid Utfør. Notater som ferdigstilles, får status F og blir straks tilgjengelig elektronisk for intern mottaker. Dokumenter som ikke ferdigstilles (Status R), blir liggende i boksen Under arbeid. Redigere og ferdigstille dokument i Under arbeid:  Høyreklikk på journalpostikonet. Pek på Tekstdokument og klikk Rediger tekstdokument.  Rediger brevet og avslutt med Tilbake til ePhorte Web, Marker dokument som ferdig og klikk Utfør.  Du kan også ferdigstille via journalpostmenyen: Velg Rediger og velg status Ferdig. Klikk Lagre. Dokumenter som skal unntas offentlighet: 1. Stå i feltet Tilgangskode, og klikk på: 2. Velg aktuell tilgangskode og lovhjemmel. 3. For å skjerme deler av tittelen i feltet Innhold, marker og høyreklikk på teksten og velg Merk tekst som skjermet. Du må vurdere om navn på mottaker skal skjermes. 4. Klikk Lagre. Merk UiT bruker ikke Merk tekst som personnavn og Fjern markering av personnavn. Søke i ePhorte:  Prøv de ulike mulighetene i Standard søk eller Avansert søk på verktøylinja. Starte Dokumentflyt (få godkjenning hos leder): 1. Først må du ha gitt leder skrivtilgang, via å trykke på konvolutten, velg Funksjoner og velg Lag tilgangsgruppe. I nytt bilde, legg inn leder og hak alltid av for skrivetilgang. 2. Så søk fram journalposter i Under arbeid. Klikk på konvolutten og velg Send på godkjenningsrunde. La forhåndsutfylte verdier i saksgangbildet stå og skriv f.eks Til godkjenning i feltet Beskrivelse. Nede i bildet skriv inn leders initialer i feltet Saksbeh. og klikk på Tab-tasten, eller søk fram leder via lupen. Klikk Lagre. Når dokumentet er godkjent av leder, kommer det tilbake fra flyten og legger seg i lista Dokumentflyt i venstremenyen. Du fullfører dokumentflyten ved å klikke deg inn på journalposten og arkfanen Dokumentflyt. Klikk på den nederste menyen og velg Marker som fullført. Da er flyten ferdig og journalposten kan ferdigstilles. Dokumentflyt kan også startes fra fanen Dokumentflyt på den enkelte journalpost, via Mal – Send på godkjenningsrunde. For å følge med på dokumenter som er på dokumentflyt, bruker du søkene som ligger i Mine oppgaver/Oppgaver i venstremenyen. Lagre e-post i ePhorte:  Marker aktuell e-post og klikk på knappen Eksporter til ePhorte.  Søk fram sak og registrer journalpostopplysninger. Husk å velge korrekt dokumenttype.  Klikk knappen Importer. Har du spørsmål, problemer eller trenger hjelp kan du:  Arkivar på 45090, veiledninger på web Brukerstøtte – ePhorte. Orakel på 44544 epost [email protected] © Universitetet i Tromsø 2