Sende på enkel godkjenning i EphorteOutlook.
1. Opprett en e-post som journalpost med eller uten brevmal i EphorteOutlook. Fremgangsmåten
å sende på «Enkel godkjenning» er lik uansett om du har med brevmal eller ikke.
2. Tips. Har du med brevmal, så kan du redigere underskriftfeltet i Word brevet om innholdet
krever to signaturer.
Klipp ut feltene med «saksbehandlernavn» og de resterende 4 felter og lim dem inn ved siden
av, slik beholdes flettingen av ditt navn når brevet er klar for utsending. Slik som bildet
nedenfor viser.
Lagre brev ved å trykke X i høyre hjørne.
3. Når du er ferdig å skrive sender du på enkel godkjenning på følgende måte:
Stå i journalpostviduet og trykk på pilen på «Arkiver». Trykk deretter på «Send til
godkjenning».
4. Trykk «Ja» i neste vindu. Journalposten blir nå arkivet og lukker seg.
5. Det lages automatisk en ny e-post, der du angir e-postadressen til den leder som skal
godkjenne journalposten din.
Teksten som står i e-posten må ikke slettes eller redigeres, men du kan skrive inn en
merknad under teksten.
Trykk deretter «Send»
6. Leder mottar e-post, som varsler leder at journalpost er mottat til enkel godkjenning.
7. Når du har sendt journalposten på enkel godkjenning vil den forsvinne fra din «Under
arbeid» og den ligger nå hos leders «Til godkjenning – Leder»
Via [Mine saksdokumenter] kan du se at journaposten har fått kategori gul «Venter»
9. Etter godkjenning av leder.
Du mottar e-post fra din leder når din journalpost er behandlet.
10. Åpne e-post fra leder for å se om journalposter er Godkjent eller Avvist.
11. I din venstremeny vil du finne journalposten igjen.
- Godkjente journalposter vil legge seg på søket «Godkjente journalposter» Har også kategori
grønn Godkjent
- Avviste journalposter vil legge seg på søket «Ikke godkjente journalposter» Har også kategori
rød Ikke godkjent
12. «Ikke godkjente journalposter»
Jounralposter som er avvist må redigeres og journalposten nå sendes på ny godkjenning
13. «Godkjente journalposter»
Når journalposter er godkjent settes det skrivesperre på. Dvs at ingen redigering er nå mulig.
Send-knappen er derfor ikke tilgjengelig der du er vant til å se den. For å sende ut en godkjent
journalpost må du gå frem på følgende måte:
-
Stå i søket «Godkjente journalposter»
Høyreklikk på journalposten du skal sende. Trykk deretter «Send e-post»
14. Journalposten er nå arkivert i Ephorte og sendt mottaker. Du finner den sendte journalposten på
«Sendte elemeter» i Outlook.
Du kan se i Sendte elemeter at den er påført katagori blå «Arkivert i ephorte»