Enhetsadministrering EQS – opplæring på lync 27. mai 2015 EQS Enhetsadministrator ID: 24324 • Gå inn i HMR Kompetanse- og Opplæringsportal, klikk i boksen EQS – kvalitetssystem. Her vil du finne veilederen (EQS ID: 24324) under enhetsadministrering. 09.07.2015 2 Innhold: • Brukertyper i EQS • Enhetsadministratorrollen • Oppgaver relatert til: – – – – Enhetens meny Dokumenter Meldingsoversikt Brukerprofiler • Oppsummering, spørsmål 09.07.2015 3 Brukertyper i EQS • • • • • Toppadministrator Enhetsadministrator Bruker Fellesbruker Leserettighet (f.eks. til St.Olav, HNT) Brukertypen styrer hvilke deler av EQS en har adgang til. Administrator brukes om de to øverste nivåene. 09.07.2015 4 Enhetsadministratorrollen • Tilganger – – – – – Definere enhetens meny Endre dokumentadministrator Endre godkjenningsansvar Flytte brukere Ellers tilganger som alle brukere • Ansvar 1. Dokumenter 2. Meldingsoversikt 3. Brukerprofiler 09.07.2015 5 Enhetens meny • Definering av standard startside i visningsdelen – «Min meny» for brukere i enheten – Brukeren kan overstyre valgte meny • Kan kun bestemme dette for enheter du er enhetsadministrator for 09.07.2015 6 Dokumenter • Ansvarlig for å holde oversikt og kontroll over dokumentene i enheten. • Gå inn i arbeidsdelen i EQS: Se «Under utforming» og «Godkjente dokument». 09.07.2015 7 • Mine dokumenter: Inngang til dokumenter du er dokumentansvarlig for. • Enhetens dokumenter: Inngang til dokumenter for enheten din. • Godkjenningsansvar: Når en godkjenner slutter eller flytter må ansvaret overføres til annen bruker med samme rettigheter. • Dokumentadministrator: Dokumentene må overføres til ny ansvarlig dersom dokumentadministrator slutter/flytter. 09.07.2015 8 Enhetens dokumenter: • Som Mine dokumenter, men i tillegg dokumenter hvor du ikke har noen rolle. • Velg mellom aktuelle enheter for å få opp dokumentoversikten. • Får opp egen rolle, dokumentadministrator, status m.m. 09.07.2015 9 Enhetens dokumenter: Velg enhet Klikk på pilen bak «Velg enhet» og finn aktuell enhet. 09.07.2015 10 Godkjenningsansvar • Toppadministrator må legge inn godkjenningsansvar jfr. informasjon fra leder. • Du kan flytte godkjenningsansvar fra en godkjenner til annen i enheten du adm. • Husk å overføre godkjenningsansvaret til annen bruker med samme rettigheter når en godkjenner slutter/skifter ansvarsområde. 09.07.2015 11 Endre godkjenningsansvar: 09.07.2015 12 Dokumentadministrator • Kun enhets-/toppadministrator kan endre dokumentadministrator for et dokument. • Dersom en dokumentadministrator i enheten slutter eller skifter ansvarsområde må dokumentene flyttes til ny ansvarlig. • Dersom det pågår en «runde» for dokumentet vil runden bli avsluttet og dokumentet får status «under utforming». 09.07.2015 13 Endre dokumentadministrator: 09.07.2015 14 Meldingsoversikt • Holde oversikt over meldinger og fordele ansvar for disse i egen enhet. Gi leserettighet. • Enhetsadministrator ser alle meldinger for egen/egne enhet(er). • Ha oversikt over egne og enhetens filtre. • Ta i bruk excel/word for å vise statistikk og trender hentet fra EQS. 09.07.2015 15 Se meldingsoversikten: 09.07.2015 16 Dokumentstatistikk • Topp-/enhetsadministrator kan få oversikt over hvor mange ganger et dokument har vært lest, hvilke dokumenter som ikke har vært lest og hvilke godkjente dokumenter som ikke har vært bearbeidet i valgt enhet. • Behov for dokumentstatistikk? – Antall og status for dokumenter i enheten. – Til f.eks. «ledelsens gjennomgang» – Spør kvalitetsrådgiver i fagavd. Vi bestiller fra Hemit. 09.07.2015 17 Dokumentstatistikk: 09.07.2015 18 Brukerprofiler • • • • Oversikt over enhetens brukere Flytte brukere mellom enheter Angi aktiv enhet ved tilhørighet til flere enheter Toppadministrator må flytte brukere du ikke er enhetsadministrator for 09.07.2015 19 Flytte/endre brukere: 09.07.2015 20 Oppsummering/spørsmål? • Oversikt/administrere – Dokumenter – Brukerprofiler – Meldingsoversikt • Overføre ansvar når noen slutter: – Godkjenner – Dokumentadministrator • Dokumentstatistikk, meldingsstatistikk 09.07.2015 21