Jakten på tidstyvene i Asker
Jakten på tidstyvene
>
Rådmannen initierer i 2015 et strategisk prosjektet: «Jakten på
tidstyvene».
>
Å fjerne tidstyver handler som regel om å spare tid til å kunne
prioritere kjerneoppgavene
>
Effektivisering handler også om å tilrettelegge for økt kvalitet i
tjenesteproduksjonen.
Tidstyver - definisjon DIFI
Tidstyver i forvaltningen er aktiviteter som man bruker for mye
tid på i forhold til hva som er hensiktsmessig for å nå målene
for virksomheten.
Det kan være unødig rapportering, dobbeltarbeid,
uhensiktsmessige rutiner osv.
Rotårsaken handler ofte om:
Regelverk
Digitale løsninger
Organisering
Kompetanse
God sammenheng?
Tidstyver når det ikke er god nok sammenheng
Oppdrag som gir føringer til prosjektet
1.
2.
Rådmannens lederavtale 2015
o
Gjennomgå plan- og styringssystemet med sikte på digitalisering,
forenkling og fornying for å redusere tidsbruk knyttet til administrative
prosesser.
o
Anskaffe og implementere et nytt helhetlig kvalitetssystem (jf. ISO
9001) som sikrer og dokumenterer kvalitet, arbeidsprosesser,
avviksrapportering og forbedring.
Oppfølging av heftet «Ledelse og styring i Asker kommune»
o
3.
Verbalvedtak 3 – forenkle oppvekstsektoren
o
4.
Flere av oppfølgingspunktene er relevante for prosjektet.
«Kommunestyret ber rådmannen gå gjennom oppvekstsektoren med
mål om å fjerne tidstyver i skolen.
Innovasjonsstrategien og revidering av digitaliseringsstrategien
o KomInn.no som mulig verktøy og «forlagskasse» for å fjerne
tidstyver….?
Utfordrer kommunene
Hvor står vi nå?
KMD/stat og DIFI
– gjennomført
dialogmøte om
erfaringer og
mulig samarbeid
som
pilotkommune
?
Behov for
noe
NYTT
!
Utviklet noe
NYTTIG
Utvikle
arbeidsmetoder og
verktøy for å fjerne
og forebygge
tidstyver som kan
deles og spres i
egen organisasjon
og til andre
kommuner/aktører
= kultur/måten vi
jobber på og ikke
«stunt»

Effektivisering
og forenkling
gir bedre
tjenester og
service til
brukerne
Ny løsning er
NYTTIGGJORT
Hvordan de statlige virksomhetene har arbeidet
Fra dialogmøte med Difi og KMD:
KMD har hatt rollen som pådriver i arbeidet, Difi som tilrettelegger og faglig rådgiver
o
Stor variasjon
o
Mange hadde gode prosesser i gang (UDI Lean, InnovasjonNorge
SpeedDates med brukere)
o
Ulik tilnærming til innsamling og innmelding
o
Inntrykk: Ledet av ildsjeler
o
Årsmeldinger vil fortelle mer
o
Difi skal evaluere og gjennomfører erfaringsseminarer
Gode råd fra Difi til Asker
Fra dialogmøte med Difi og KMD:
o
o
o
o
God lederforankring
Ressurser til prosjektgjennomføring
Dette handler ikke om å samle inn tidstyver det handler om å
fjerne dem
Skape begeistring gjerne bruke belønning
o
Identifisere tidstyver:
• Avklare innsamlingsmåte
• Hva er ansvar på virksomhetsnivå – hva bør man spille
videre
• Hvordan få innsikt i hva brukerne opplever som
tidstyver?
o
o
o
Analysere – tiltak- fjerne (metodevalg)
God informasjon
Synliggjøre gevinster – starte med lavthengende frukter
Veien videre i «Jakten på tidstyver i Asker»?
>
Utarbeide mandat / prosjektbeskrivelse:
o Forankring av oppdraget
o Administrativt , politisk og tillitsvalgte
o Vurdere samarbeidspartnere
o Gevinstmål - Effekter
o Resultatmål - Leveranser
o Organisering
o Økonomi / ressursbruk / konsulentbistand
o Fremdriftsplan



Workshop
Utarbeide
mandat
Juni 2015



Utarbeide
prosjektbeskrivelse
Politisk sak
September
2015




Pilotprosjekter
System og
metodeutprøving
Utvikle
gevinstrealiser
ingsmetodikk
Jan-des 2016



Overføring til
linjeorganise
ring
Politisk sak
Desember
2016



Systematisk
gevinstrealiserings
-oppfølging
Politisk
rapportering ??
2017-2018?????
Utkast til mulig konsept for gjennomføring av
prosjektet
Tidstyver i
skolen
Plan- og
styringssystem
Tidstyver i
administrative
prosesser/rutiner
Fange og fjerne
tidstyver –
metodikk og
kompetanse
Samle inn forslag
Samle inn forslag
Samle inn forslag
Gjennomføre
piloter som gir rask
gevinst og teste ut
metodikk
(Lean/tjenestedesign
Gjennomføre
piloter som gir rask
gevinst og teste ut
metodikk
(Lean/tjenestedesign
Koordineres med
allerede igangsatt
prosess
Utvikle KomInn
som en arena for å
melde inn, samle
og fjerne tidstyver
Synliggjøre gevinst
fra pilotene
Synliggjøre gevinst
fra pilotene
Synliggjøre gevinst
fra pilotene
Eskalere og rulle ut
Eskalere og rulle ut
Eventuelt
anskaffelsesprosjekt for nytt
kvalitetssystem
Prosjekt
leveranser fase 2
Prosjekt
leveranser fase 1
Utfordring
Tidstyver i
Helse og omsorg
Gjennomføre piloter
som gir rask gevinst
og teste ut
metodikk
(Lean/tjenestedesign
Etablere et
støtteapparat for å
behandle forslag
og for å fasilitere
gjennomføring av
tiltak i
organisasjonen
Ikke fange tidstyver men FJERNE dem
Takk for oppmerksomheten!