Gode søknadssystem
Stiftelseskonferansen 2015
Pål Fidjestøl
1
Langsiktig og stabilt eigarskap i
Sparebanken Sogn og Fjordane
Vidareføre sparebanktradisjonane
2
Forsvarleg kapitalforvaltning
Plassere midlane føremålstenleg og på trygg måte
(trygd, risikospreiing, likviditet og avkasting)
3
Gåver
til allmennyttige føremål
4
Anna verksemd
som kan sameinast med dei tre første
og sparebanklova
Sparebankstiftingar: unge aktørar
2000
2005
2010
2015
Utgangspunkt for stifting:
 Tildeler midlar pr innkomne søknadar
 Vilje til offentleg rolle – bygge omdøme for banken vi eig
 Vilje og evne til prioritering
 Eit godt søknadssystem skal spare tid, men tar ikkje vekk
vurderingsaspektet. Tvert imot skal det gi betre høve til det.
 Eit godt system skal hjelpe stiftinga å skille ut dei beste prosjekta,
ikkje dei beste søknadane
Gode system sett frå tildelars side:
 Minst mogleg tid på administrering; mest mogleg fokus på tiltaksvurdering
 Lite arbeidskrevjande
 Sikkert
 Tilgangsstyring (komitéar, styre, revisor og utbetalar)
 minimalt opplæringsbehov
 Sortere søknadar etter status
 Oversikt over tildelt vs gjenståande midlar
 Lettvint kommunikasjon med søkjar
 Publiseringsvenleg
 Statistikk (søknadskategoriar, geografisk, epost osb.)
 System for tilbakemelding etter endt tiltak (sluttrapport)
 Evaluere/sortere tilbakemeldingar
 Historikk på søkjar (både person og organisasjon/tiltak)
– og tidlegare tilbakemeldingar
Gode system sett frå søkjars side:
 Minst mogleg tid på formalia; mest fokus på forklaring av &
argumentasjon for prosjektet
 Enkelt
 Praktisk rettleiing ved behov
 Klåre forventningar frå tildelar til føremål & vilkår
 Ubyråkratisk
 Ber om relevante opplysningar
 Lukka (og konsekvent) handsaming, men offentleg tildeling
 Tydeleg tilbakemelding
 Finne igjen tidlegare søknadar
 Hjelp til å finne andre finansieringskjelder til verksemda..?
Sakshandsaminga
8
Sakshandsaminga
Rådgjevande
nemnder?
Erfaringar med søknadsløysinga
 Svært arbeidssparande
 Papirlaust & fullstendig arkiv
 Gåvenemnder/ komitéar er sjølvgåande
 Følgjer tiltak frå registrert søknad til sluttrapport motteke
 Enkelt å hente ut statistikkar og gjennomføre kontrollar
 Lett å adaptere/legge til funksjonar
MEN:
 Tidkrevjande brukarstøtte i overgangsfase (no overtatt av Stiftio )
 Krevjer god kunnskap om systemet
 Føreset god dialog med leverandør
For søkjar: Enkel handtering (og overføring) av innsendte søknadar
For sakshandsamar: enkel oversikt; full historikk
Massehandling:
handsame (evt besvare) mange søknadar med eit klikk.
Mal for meldingar
Takk for meg!
Pål Fidjestøl
www.sparebankstiftinga.no
www.stift.io