Status MFT tredje kvartal 2015 (KP2)
2. NOVEMBER 2015 Status tredje kvartal 2015 Modell for tjenesteforvaltning 02.11.2015 Dagsorden 1. Repetisjon av formål med Modell for tjenesteforvaltning 2. Hva er gjort så langt? 3. Roller og ansvar for Tjenesterådet 4. Hva skjer fremover? 5. Presentasjon av tjenester og tjenesteeier – Hva handler de om? – Hva skjer fremover? 02.11.2015 Hva vi skal få til? 1. Formålstjenlige tjenester i tråd med målgruppenes behov 2. Kostnadseffektive tjenester i tråd med samlet ressursbruk i virksomheten 3. Ivareta god balanse mellom kostnad og kvalitet/fleksibilitet – standardisering dersom det er hensiktsmessig 4. 5. Bildet illusterer tjenesten informasjonskommpetente studenter God samhandling – sikres gjennom etablering av fora – og tydelighet i roller og ansvar. Gjennomsiktighet og sporbarhet i beslutninger Hva har skjedd i tredje kvartal? Tid Aktivitet August Ny programeier OU og leder for Tjenesterådet: Mariann Hole August Tjenesteeier HiOA Forutsigbar studiehverdag utpekt: Rønnaug Lyckander (tidl. studieleder, LUI) August-september Løpende bistand til tjenesteeiere fra OU-programmet August-september Tjenesteeiere arbeider med fremdriftsplaner: hva skjer når fremover Beg. av september Videre arbeid med tjenester i FoU midlertidig parkert 8-11. september Kartlegging roller og ansvar for Tjenesterådet 16. September Workshop: synliggjøre tjenester og MFT på nettsidene 6. oktober Møte i Tjenesterådet – fremdrift i tjenestene, og roller og ansvar for Tjenesterådet 02.11.2015 Roller og ansvar for Tjenesterådet 1. Prioriterer mellom større utviklingsprosjekter: HiOA skal settes bedre i stand til å gjennomføre store utviklingsprosjekter, gjennom bedre oversikt over tilgjengelig ressurser. Tjenesterådet prioriterer hvilke prosjekter som gjennomføres når, avhengig av tilgjengelige ressurser 2. Rådgir rektor: Tjenesterådet har ikke selvstendig myndighet, utover det som måtte være delegert fra rektor. 3. Koordinerende: Tjenesterådet er siste instans for å sikre at det ikke oppstår unødvendige forsinkelser i prosjekter som følge av samhandlingsproblemer mellom ulike enheter 4. Rådgivende for tjenesteområder: Tjenesterådet kan gi råd om hvor innsatsen på mindre utviklingsprosjekter bør legges, i de individuelle tjenesten 02.11.2015 Hva skjer i fjerde kvartal? 1. Tjenesteeiere jobber med tjenestene: – Definerer utviklingsbehov – Etablerer kvalitetskriterier – Oppretter ressursnettverk 2. Roller og ansvar for LAO- og tjenesteeier defineres 3. Modell for tjenesteforvaltning evalueres Bildet illusterer tjenesten Rom for alle 02.11.2015 4. Organisatorisk tilhørighet for modellen bestemmes Fremdriftsplan for implementering 2015 Tid Aktivitet Mars-april Dokumentere tjenesteeierrolle (IDF) 10. mai Tjenesteeiere er utpekt Mai-juni Videre arbeid med tjenester innen SDI og FoU 27-28. mai Opplæring tjenesteeiere Mai-juni Utarbeide brukerundersøkelse 23. Juni Møte i Tjenesterådet – tjenesteeierrollen og brukerundersøkelse August-september Dokumentere Tjenesterådets rolle og ansvar Oktober-november Dokumentere LAO- og tjenesteeiers rolle og ansvar Tjenesteeiere etablerer ressursnettverk og kartlegger kvalitet i tjenesten Novemberdesember Modellen evalueres Desember Etablere organisatorisk tilhørighet for modellen 02.11.2015 Ytterligere informasjon http://blogg.hioa.no/ou/ Kent Grødem Anka Ødegaardshaugen Kristian Pfanzelter 02.11.2015 02.11.2015 PRESENTASJON AV TJENESTENE Rekruttering Tjenesten innebærer profilering av høgskolen som en attraktiv arbeidsgiver, bistand i rekrutteringsprosessen for å bidra til tilsetting av de best kvalifiserte søkerne og god introduksjon av nyansatte. Behovet: - Ledere har behov for å kunne tiltrekke seg de beste medarbeiderne til å utføre enhetens arbeidsoppgaver. - Nytilsatte medarbeidere har behov for å bli godt tatt imot som ny medarbeider og få nødvendig verktøy, opplæring og oppfølging i prøvetiden, så de raskest mulig kan gjøre en god jobb for HiOA Brukerne: Ledere Jobbsøkere Nyansatte Ytelser (ikke utfyllende) Cecilie Haugen Horn Bemanningsplaner og -møter Jobbanalyse Utlysningstekst og publisering Sakkyndig utvalg Intervjuer og referanseinnhenting Arbeidsavtaler Lønnsfastsettelse Tilsettingsorganer Internasjonal rekruttering MyNetwork HiOA start Grethe Moen Johansen Informasjonskompetente studenter Hvorfor er informasjonskompetanse en egen tjeneste? • Studenter på alle nivåer er avhengige av å finne fram til, evaluere og bruke informasjon • Informasjonskompetanse utvikles både ved hjelp av faglærerne og LSB • Krav til informasjonskompetanse varierer mye mellom de ulike utdanningene, men som Høgskole må vi følge visse minstekrav (nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk) • Samarbeid på tvers av fakulteter og administrasjon nødvending for å sikre kvalitet og kontinuitet Plan frem til sommer 2016 • Kartlegge hva som gjøres i utdanningene ift informasjonskompetanse • Kartlegge utviklingsbehov • Identifisere forbedringstiltak • Bestemme minstekrav til informasjonskompetanse hos studentene HiOA Forutsigbar studiehverdag Tjenesten jobber for at studenter skal finne lett tilgjengelig informasjon om sin studiehverdag. Tjenesten omfatter programplaner, timeplaner og regelverk, og brukerne er både studenter, ansatte og eksterne som trenger informasjon. Hva skjer? • Vi er midt i planleggings- og oppstartsfasen, og jobber med: • oppstartsseminar med ressursnettverket • skape en felles forståelse for mål for tjenesten • kartlegge interessenter og forankre tjenesten • identifisere forbedringsprosjekter Rønnaug Lyckander 02.11.2015 Milepæler for høsten • Kvalitetskriterier for tjenesten er utarbeidet • Prosjektplan med prioriterte delprosjekter er vedtatt • Etablere delprosjektet databaseløsning for programplaner HiOA Karriere på vei – en karriereveiledningstjeneste i vid forstand Målsetning: HiOAs søkere og studenter er i stand til å ta gode, velinformerte valg knyttet til utdanning og karriere Målgruppe: Søkere, studenter og alumner Vi skal tilby aktiviteter som trener studenten ferdigheter som man ikke nødvendigvis tilegner seg gjennom pensum, men som er viktig i arbeidslivet og for å kunne ta riktige valg: • Bli bedre kjent meg seg selv, styrker, svakheter, ønsker og drømmer • Kunne ta gode valg knyttet til egen utdanning og jobb • Vite hvordan man skal åpne opp og se nye muligheter • Håndtere overganger 02.11.2015 Camilla Sønstabø Thorkildsen Karriereferdigheter skal trenes gjennom hele studentens livsløp. Noen aktiviteter går igjen, som møteplasser med arbeidsgivere og alumner, mens andre fokuserer på enkelte tidspunkt i studentens liv på HiOA, f.eks spesialtilpassede kurs. Nye IKT-løsninger Ole Lycke – Nye IKT-løsninger er en tjeneste som leveres til prosjekter og enheter etter avtale. – Ved behov for nye IKT-løsninger på HiOA skal denne tjenesten benyttes. Tjenesten spenner fra ren rådgivning til full leveranse av nye IKT-løsninger. Det tas hensyn til at nye IKT-løsninger skal være i henhold til HiOAs strategi og også oppfylle andre lokale og eksterne krav. – Nye IKT-løsninger kan ofte fremskaffes ved en mindre tilpassing av en eksisterende HiOA-løsning eller ved en anskaffelse av en ny standardløsning. Noen ganger vil det være behov for mer omfattende nyutvikling. Som regel vil det være behov for å integrere nye IKT-løsninger med våre nåværende systemer. Arbeidsoppgavene kan utføres av HiOA-ansatte, innleide konsulenter eller settes helt ut. – Tjenesten er delt i de fire ytelsene Rådgivning, Nyutvikling, Integrasjon og Endring i gjeldende systemer. 02.11.2015 Ina von Lukas Digitalt kontor Digitalt kontor er en basistjeneste av standardkomponenter til alle tilsatte. Nødvendig digitale verktøy og infrastruktur til vanlig kontorarbeid på HiOA, herunder kommunikasjon, nettilgang, verktøy, lagring og veiledning/støtte. 02.11.2015 Digital informasjonsforvaltning Hvorfor? En moderne og effektiv organisasjon trenger: – Bedre og enklere digitale arbeidsprosesser med økt grad av automatisering – Mer helhetlig strategi for informasjon som har verdi for virksomheten Hva skal tjenesten gjøre? - Fasilitere utarbeiding av digitale arbeidsprosesser - Veilede, gi råd om og koordinere digitalisering av informasjon som har verdi for HiOA - Utarbeide en helhetlig informasjonsforvaltningsstrategi for HiOA Planer i nærmeste fremtid - Digital kommunikasjon med tilsatte og studenter via Sikker digital post - Heldigitale tilsettingsprosesser ved hjelp av integrasjon mellom Public 360 og MyNetwork - Elektronisk signatur for eksterne (MinID) - Heldigitale anskaffelsesprosesser ved hjelp av integrasjon mellom Public 360 og Amesto - Kartlegging av informasjon som har verdi som dokumentasjon for HiOA Spørsmål? Kontakt tjenesteeier Ingvild Korsnes Daasvand [email protected] Telefon 67 23 51 41/ 482 80 478 02.11.2015 HiOA PÅ NETT Ingrid Stensland Plattformer og ytelser MÅL • HiOAs nettsted skal ha en standard som bygger opp under virksomhetens faglige ambisjonsnivå for utdanning, forskning og formidling • HiOAs nettsted skal fremstå helhetlig i design og struktur, med innhold og tjenester som er tilpasset brukerne • HiOAs nettsted skal bidra til støtte og utvikling av virksomhetens målsettinger 2. NOVEMBER 2015 Eksterne nettsider (hioa.no) Interne nettsider for studenter (Min side) Interne nettsider for tilsatte (NAP) Blogg.hioa.no - Innholdsstrategi - Rådgiving og drift - Analyse, SEO, KPI og brukertesting https://www.hioa.no /Fortilsatte/Rutinebeskri velser/Nettpubliseri ng-paa- https://docs.google. com/spreadsheets/ d/16xnUBIeuGGyy dQ7gbUfXRxMfCza0e9wwVquj Bh4e4M/edit#gid=2 21486729 - Utvikling Innhold, funksjonalitet, design, kontinuerlig forbedringer - Organisasjon, roller og ansvar https://www.hioa.no /Fortilsatte/Rutinebeskri velser/Nettpubliseri ng-paawww.hioa.no/Organ isasjon-roller-ogansvar AVD. SK V/NETTREDAKTØR OG TJENESTEEIER INGRID STENSLAND https://docs.google. com/spreadsheets/ d/16xnUBIeuGGyy dQ7gbUfXRxMfCza0e9wwVquj Bh4e4M/edit#gid=1 574939345 https://docs.google.c om/spreadsheets/d/ 1YFLIsdTCpvXmOU3C c7B7vBqzdZ_9aJNBO rHMofuXwDM/edit#g id=1584526454 ROM for alle – Tjenesten skal levere en god totalopplevelse i forhold til brukernes behov ved å ha god dialog med fakulteter og enheter, og koordinere utviklingen av undervisningsrom, grupperom, arbeidsplasser, møterom og sosiale soner. – Viktige prinsipper er arealeffektivitet, sambruk, standardisering og fleksibilitet —Dette konsentrerer tjenesten seg om i 2015: —Prosjektstruktur og –kultur i Avdeling eiendom —Lage en prosjektoversikt for 2016, og som peker vider frem mot 2020 —Informasjon – lage/viderutvikle nettsider med info om tjenesten —Utvikling av undervisningsrom – utforske teknologi og fleksible arealer —Møteromsprosjektet – enklere å reservere og forts. Oppgraderingen —Lydia – legge inn informasjon om arealene våre, registrere HiOA sin kunst og registrere skilter – Overodnede diskusjoner frem mot 2020: grupperom, masterlesesaler, undervisningsrom og arbeidsplasser for tilsatte PRESENTASJONE NS TITTEL Heidi Margrete Toftner Tina Taucher HiOA Innkjøp/Innkjøpsguiden Tjenesten jobber med å tilby innkjøpsfaglig støtte og veiledning for å gjennomføre effektive og gode innkjøp, informasjon til tilsatte om innkjøpsarbeid og opplæring for alle med innkjøpsroller. Brukerne er: Godkjennere (personer med budsjettdisponeringsmyndighet) Innkjøpere Alle tilsatte som behovseiere Leverandører 1. Tjenesten innebærer å legge til rette for: • • • • elektroniske innkjøp gjennom bestillingssystem rammeavtaler på de områder der det er behov for det enkle og tydelige prosedyrer for innkjøp støtte til anskaffelsesarbeid. 2. Arbeidet skal bidra til: • mer effektive og riktige innkjøp • korrekt gjennomførte innkjøp • økonomisk bedre innkjøp. 02.11.2015 3. Veien fremover: • skape en felles forståelse av mål for tjenesten • forankre tjenesten • starte arbeidet med å identifisere forbedringsprosjekter. Styringsinformasjon Siren Linnestad Hva handler tjenesten om? - Ledere og styrer skal ha enkel tilgang til gode beslutningsgrunnlag på alle områder, for å gjøre det enkelt å ta gode beslutninger - Handler både om hvordan informasjonen presenteres, så vel som prosessene som leder frem til utarbeidelsen av informasjonen. Hva skjer fremover? - Tjenesten er helt i startfasen og tjenesteeier vil i første omgang kartlegge hva slags informasjon ledere trenger for å fatte gode beslutninger 02.11.2015
© Copyright 2024