1. No category

2. NOVEMBER 2015
Status tredje kvartal 2015
Modell for tjenesteforvaltning
02.11.2015
Dagsorden
1. Repetisjon av formål med Modell for tjenesteforvaltning
2. Hva er gjort så langt?
3. Roller og ansvar for Tjenesterådet
4. Hva skjer fremover?
5. Presentasjon av tjenester og tjenesteeier
– Hva handler de om?
– Hva skjer fremover?
02.11.2015
Hva vi skal få til?
1.
Formålstjenlige tjenester i tråd med
målgruppenes behov
2.
Kostnadseffektive tjenester i tråd med
samlet ressursbruk i virksomheten
3.
Ivareta god balanse mellom kostnad og
kvalitet/fleksibilitet – standardisering
dersom det er hensiktsmessig
4.
5.
Bildet illusterer tjenesten informasjonskommpetente studenter
God samhandling
– sikres gjennom etablering av fora
– og tydelighet i roller og ansvar.
Gjennomsiktighet og sporbarhet i
beslutninger
Hva har skjedd i tredje kvartal?
Tid
Aktivitet
August
Ny programeier OU og leder for Tjenesterådet: Mariann Hole
August
Tjenesteeier HiOA Forutsigbar studiehverdag utpekt: Rønnaug Lyckander (tidl. studieleder, LUI)
August-september
Løpende bistand til tjenesteeiere fra OU-programmet
August-september
Tjenesteeiere arbeider med fremdriftsplaner: hva skjer når fremover
Beg. av september Videre arbeid med tjenester i FoU midlertidig parkert
8-11. september
Kartlegging roller og ansvar for Tjenesterådet
16. September
Workshop: synliggjøre tjenester og MFT på nettsidene
6. oktober
Møte i Tjenesterådet – fremdrift i tjenestene, og roller og ansvar for Tjenesterådet
02.11.2015
Roller og ansvar for Tjenesterådet
1. Prioriterer mellom større utviklingsprosjekter: HiOA skal settes bedre i
stand til å gjennomføre store utviklingsprosjekter, gjennom bedre oversikt
over tilgjengelig ressurser. Tjenesterådet prioriterer hvilke prosjekter som
gjennomføres når, avhengig av tilgjengelige ressurser
2. Rådgir rektor: Tjenesterådet har ikke selvstendig myndighet, utover det
som måtte være delegert fra rektor.
3. Koordinerende: Tjenesterådet er siste instans for å sikre at det ikke
oppstår unødvendige forsinkelser i prosjekter som følge av
samhandlingsproblemer mellom ulike enheter
4. Rådgivende for tjenesteområder: Tjenesterådet kan gi råd om hvor
innsatsen på mindre utviklingsprosjekter bør legges, i de individuelle
tjenesten
02.11.2015
Hva skjer i fjerde kvartal?
1. Tjenesteeiere jobber med tjenestene:
– Definerer utviklingsbehov
– Etablerer kvalitetskriterier
– Oppretter ressursnettverk
2. Roller og ansvar for LAO- og
tjenesteeier defineres
3. Modell for tjenesteforvaltning
evalueres
Bildet illusterer tjenesten Rom for alle
02.11.2015
4. Organisatorisk tilhørighet for modellen
bestemmes
Fremdriftsplan for implementering 2015
Tid
Aktivitet
Mars-april
Dokumentere tjenesteeierrolle (IDF)
10. mai
Tjenesteeiere er utpekt
Mai-juni
Videre arbeid med tjenester innen SDI og FoU
27-28. mai
Opplæring tjenesteeiere
Mai-juni
Utarbeide brukerundersøkelse
23. Juni
Møte i Tjenesterådet – tjenesteeierrollen og brukerundersøkelse
August-september
Dokumentere Tjenesterådets rolle og ansvar
Oktober-november
Dokumentere LAO- og tjenesteeiers rolle og ansvar
Tjenesteeiere etablerer ressursnettverk og kartlegger kvalitet i tjenesten
Novemberdesember
Modellen evalueres
Desember
Etablere organisatorisk tilhørighet for modellen
02.11.2015
Ytterligere informasjon
http://blogg.hioa.no/ou/
Kent Grødem
Anka Ødegaardshaugen
Kristian Pfanzelter
02.11.2015
02.11.2015
PRESENTASJON AV
TJENESTENE
Rekruttering
Tjenesten innebærer profilering av høgskolen som en attraktiv
arbeidsgiver, bistand i rekrutteringsprosessen for å bidra til tilsetting av
de best kvalifiserte søkerne og god introduksjon av nyansatte.
Behovet:
- Ledere har behov for å kunne tiltrekke seg de beste
medarbeiderne til å utføre enhetens arbeidsoppgaver.
- Nytilsatte medarbeidere har behov for å bli godt tatt imot som
ny medarbeider og få nødvendig verktøy, opplæring og
oppfølging i prøvetiden, så de raskest mulig kan gjøre en god
jobb for HiOA
Brukerne:
Ledere
Jobbsøkere
Nyansatte
Ytelser
(ikke
utfyllende)
Cecilie Haugen Horn
Bemanningsplaner og -møter
Jobbanalyse
Utlysningstekst og publisering
Sakkyndig utvalg
Intervjuer og
referanseinnhenting
Arbeidsavtaler
Lønnsfastsettelse
Tilsettingsorganer
Internasjonal rekruttering
MyNetwork
HiOA start
Grethe Moen Johansen
Informasjonskompetente studenter
Hvorfor er informasjonskompetanse en egen tjeneste?
• Studenter på alle nivåer er avhengige av å finne fram til, evaluere og bruke
informasjon
• Informasjonskompetanse utvikles både ved hjelp av faglærerne og LSB
• Krav til informasjonskompetanse varierer mye mellom de ulike utdanningene,
men som Høgskole må vi følge visse minstekrav (nasjonalt
kvalifikasjonsrammeverk)
• Samarbeid på tvers av fakulteter og administrasjon nødvending for å sikre
kvalitet og kontinuitet
Plan frem til sommer 2016
• Kartlegge hva som gjøres i utdanningene ift informasjonskompetanse
• Kartlegge utviklingsbehov
• Identifisere forbedringstiltak
• Bestemme minstekrav til informasjonskompetanse hos studentene
HiOA Forutsigbar studiehverdag
Tjenesten jobber for at studenter skal finne lett tilgjengelig informasjon om sin
studiehverdag.
Tjenesten omfatter programplaner, timeplaner og regelverk, og brukerne er både studenter,
ansatte og eksterne som trenger informasjon.
Hva skjer?
• Vi er midt i planleggings- og
oppstartsfasen, og jobber med:
• oppstartsseminar med
ressursnettverket
• skape en felles forståelse for mål
for tjenesten
• kartlegge interessenter og forankre
tjenesten
• identifisere forbedringsprosjekter
Rønnaug Lyckander
02.11.2015
Milepæler for høsten
• Kvalitetskriterier for tjenesten er
utarbeidet
• Prosjektplan med prioriterte
delprosjekter er vedtatt
• Etablere delprosjektet
databaseløsning for programplaner
HiOA Karriere på vei
– en karriereveiledningstjeneste i vid forstand
Målsetning: HiOAs søkere og studenter er i stand til å ta
gode, velinformerte valg knyttet til utdanning og karriere
Målgruppe: Søkere, studenter og alumner
Vi skal tilby aktiviteter som
trener studenten ferdigheter
som man ikke nødvendigvis
tilegner seg gjennom pensum,
men som er viktig i arbeidslivet
og for å kunne ta riktige valg:
• Bli bedre kjent meg seg
selv, styrker, svakheter,
ønsker og drømmer
• Kunne ta gode valg knyttet til
egen utdanning og jobb
• Vite hvordan man skal åpne
opp og se nye muligheter
• Håndtere overganger
02.11.2015
Camilla
Sønstabø
Thorkildsen
Karriereferdigheter skal trenes
gjennom hele studentens livsløp. Noen
aktiviteter går igjen, som møteplasser
med arbeidsgivere og alumner,
mens andre fokuserer på enkelte
tidspunkt i studentens liv på HiOA,
f.eks spesialtilpassede kurs.
Nye IKT-løsninger
Ole Lycke
– Nye IKT-løsninger er en tjeneste som leveres til prosjekter og enheter etter
avtale.
– Ved behov for nye IKT-løsninger på HiOA skal denne tjenesten benyttes.
Tjenesten spenner fra ren rådgivning til full leveranse av nye IKT-løsninger.
Det tas hensyn til at nye IKT-løsninger skal være i henhold til HiOAs strategi
og også oppfylle andre lokale og eksterne krav.
– Nye IKT-løsninger kan ofte fremskaffes ved en mindre tilpassing av en
eksisterende HiOA-løsning eller ved en anskaffelse av en ny standardløsning.
Noen ganger vil det være behov for mer omfattende nyutvikling. Som regel vil
det være behov for å integrere nye IKT-løsninger med våre nåværende
systemer. Arbeidsoppgavene kan utføres av HiOA-ansatte, innleide
konsulenter eller settes helt ut.
– Tjenesten er delt i de fire ytelsene Rådgivning, Nyutvikling, Integrasjon og
Endring i gjeldende systemer.
02.11.2015
Ina von Lukas
Digitalt kontor
Digitalt kontor er en basistjeneste av standardkomponenter til alle tilsatte. Nødvendig
digitale verktøy og infrastruktur til vanlig kontorarbeid på HiOA, herunder
kommunikasjon, nettilgang, verktøy, lagring og veiledning/støtte.
02.11.2015
Digital informasjonsforvaltning
Hvorfor?
En moderne og effektiv organisasjon trenger:
– Bedre og enklere digitale arbeidsprosesser med økt grad av automatisering
– Mer helhetlig strategi for informasjon som har verdi for virksomheten
Hva skal tjenesten gjøre?
- Fasilitere utarbeiding av digitale arbeidsprosesser
- Veilede, gi råd om og koordinere digitalisering av informasjon som har verdi for HiOA
- Utarbeide en helhetlig informasjonsforvaltningsstrategi for HiOA
Planer i nærmeste fremtid
- Digital kommunikasjon med tilsatte og studenter via Sikker digital post
- Heldigitale tilsettingsprosesser ved hjelp av integrasjon mellom Public 360 og MyNetwork
- Elektronisk signatur for eksterne (MinID)
- Heldigitale anskaffelsesprosesser ved hjelp av integrasjon mellom Public 360 og Amesto
- Kartlegging av informasjon som har verdi som dokumentasjon for HiOA
Spørsmål? Kontakt tjenesteeier Ingvild Korsnes Daasvand
[email protected]
Telefon 67 23 51 41/ 482 80 478
02.11.2015
HiOA PÅ NETT
Ingrid Stensland
Plattformer og ytelser
MÅL
• HiOAs nettsted skal ha en
standard som bygger opp
under virksomhetens
faglige ambisjonsnivå for
utdanning, forskning og
formidling
• HiOAs nettsted skal
fremstå helhetlig i design
og struktur, med innhold
og tjenester som er
tilpasset brukerne
• HiOAs nettsted skal bidra
til støtte og utvikling av
virksomhetens
målsettinger
2. NOVEMBER 2015
Eksterne nettsider
(hioa.no)
Interne nettsider for
studenter (Min side)
Interne nettsider for
tilsatte (NAP)
Blogg.hioa.no
- Innholdsstrategi
- Rådgiving og drift
- Analyse, SEO, KPI og
brukertesting
https://www.hioa.no
/Fortilsatte/Rutinebeskri
velser/Nettpubliseri
ng-paa-
https://docs.google.
com/spreadsheets/
d/16xnUBIeuGGyy
dQ7gbUfXRxMfCza0e9wwVquj
Bh4e4M/edit#gid=2
21486729
- Utvikling
Innhold,
funksjonalitet,
design, kontinuerlig
forbedringer
- Organisasjon, roller
og ansvar
https://www.hioa.no
/Fortilsatte/Rutinebeskri
velser/Nettpubliseri
ng-paawww.hioa.no/Organ
isasjon-roller-ogansvar
AVD. SK V/NETTREDAKTØR OG TJENESTEEIER INGRID STENSLAND
https://docs.google.
com/spreadsheets/
d/16xnUBIeuGGyy
dQ7gbUfXRxMfCza0e9wwVquj
Bh4e4M/edit#gid=1
574939345
https://docs.google.c
om/spreadsheets/d/
1YFLIsdTCpvXmOU3C
c7B7vBqzdZ_9aJNBO
rHMofuXwDM/edit#g
id=1584526454
ROM for alle
– Tjenesten skal levere en god totalopplevelse i forhold til brukernes behov
ved å ha god dialog med fakulteter og enheter, og koordinere utviklingen
av undervisningsrom, grupperom, arbeidsplasser, møterom og sosiale
soner.
– Viktige prinsipper er arealeffektivitet, sambruk, standardisering og
fleksibilitet
—Dette konsentrerer tjenesten seg om i 2015:
—Prosjektstruktur og –kultur i Avdeling eiendom
—Lage en prosjektoversikt for 2016, og som peker vider frem mot 2020
—Informasjon – lage/viderutvikle nettsider med info om tjenesten
—Utvikling av undervisningsrom – utforske teknologi og fleksible arealer
—Møteromsprosjektet – enklere å reservere og forts. Oppgraderingen
—Lydia – legge inn informasjon om arealene våre, registrere HiOA sin
kunst og registrere skilter
– Overodnede diskusjoner frem mot 2020: grupperom, masterlesesaler,
undervisningsrom og arbeidsplasser for tilsatte
PRESENTASJONE
NS TITTEL
Heidi
Margrete
Toftner
Tina Taucher
HiOA Innkjøp/Innkjøpsguiden
Tjenesten jobber med å tilby innkjøpsfaglig støtte og veiledning for å gjennomføre effektive og
gode innkjøp, informasjon til tilsatte om innkjøpsarbeid og opplæring for alle med
innkjøpsroller.
Brukerne er:
Godkjennere (personer med budsjettdisponeringsmyndighet)
Innkjøpere
Alle tilsatte som behovseiere
Leverandører
1. Tjenesten innebærer å legge til rette for:
•
•
•
•
elektroniske innkjøp gjennom bestillingssystem
rammeavtaler på de områder der det er behov for det
enkle og tydelige prosedyrer for innkjøp
støtte til anskaffelsesarbeid.
2. Arbeidet skal bidra til:
• mer effektive og riktige innkjøp
• korrekt gjennomførte innkjøp
• økonomisk bedre innkjøp.
02.11.2015
3. Veien fremover:
• skape en felles forståelse av mål for
tjenesten
• forankre tjenesten
• starte arbeidet med å identifisere
forbedringsprosjekter.
Styringsinformasjon
Siren Linnestad
Hva handler tjenesten om?
- Ledere og styrer skal ha enkel tilgang til gode beslutningsgrunnlag på alle
områder, for å gjøre det enkelt å ta gode beslutninger
- Handler både om hvordan informasjonen presenteres, så vel som
prosessene som leder frem til utarbeidelsen av informasjonen.
Hva skjer fremover?
- Tjenesten er helt i startfasen og tjenesteeier vil i første omgang
kartlegge hva slags informasjon ledere trenger for å fatte gode
beslutninger
02.11.2015