SOLUTIONS
Ciber SAP Workflow Monitor
Business Intelligence
Business Process Management
Hva er BI Business Process Management?
BI Business Process Management (BI BPM) er en standard
funksjonalitet definert i BI Business Content for rapportering av
SAP Business prosesser.
Hensikten med BI Business Process Management er å gi bedrifter
en fullstendig oversikt over sine prosesser.
BI Business Process Management benyttes til å redusere
kostnader, øke kvalitet og unngå unødvendige forsinkelser.
BI Business Process Management er et rammeverk med
forskjellige verktøy som kan benyttes til å overvåke og gjennom
analyse effektivisere prosessene gjennom hele dets levetid.
Med BI Business Process Management har all informasjon blitt
tilgjengelig for rapportering i portal. Dette gjør rapportering av
prosesser dynamisk og tilgjengelig. Man frigjør ressurser på R3
server som kan øke ytelsen på andre områder istedenfor til alv
rapportering.
www.ciber.no
SOLUTIONS
BI Business Process Management
Hvordan er BI BPM bygd opp?
BI BPM består av ferdig
definerte datastore objekter som
holder forskjellig informasjoner
om prosessene.
Disse objektene er:
 Work Items, holder hode
informasjon til bilaget.
Oppstartstider, hvem som
er agenter, hvilken status
blaget har osv.
 Work Item Action
Information holder all
hendelses informasjon
om hvert enkelt work
item. Den gir detaljert
informasjon om hver
enkelt hendelse på
bilaget gjennom hele
prosessen.
 Work Item object
relations holder
informasjon tilknyttet de
forskjellige objekter i bruk
i prosessen.
 Work Item Deadlines
holder all data om
tidsfrister.
 Work Item Alert Data
holder all
varslingsinformasjon.
Bildet viser hvordan data blir transformert opp til kuben fra
datakilden
Informasjonen i disse forskjellige datastore objektene er transformert opp til
InfoCuben. Disse utgjør sammen rapporteringsgrunnlaget i portalen.
.
www.ciber.no
SOLUTIONS
BI Business Process Management
Hvordan kan man utnytte BPM?
BI BPM er et verktøy der man kan
effektivisere sine prosesser.
Hovedmålet med BI Business Process
Management er å få en total oversikt over alle
prosessene. Med BI BPM kan man enkelt
bygge rapportene som gir denne oversikten.
En graf som viser antall fakturabilag
sortert på hvor langt i prosessen de har
kommet vil raskt avdekke flaskehalser.
Det er mange forskjellige områder man kan
utnytte disse rapportene på, eksemplet under
er hentet fra fakturaflyt.
Man vil kunne få en komplett oversikt over alle
fakturaer som har kommet inn i SAP i en gitt
periode. Se hvilken status disse fakturaene
har. Det vil si om de nylig er opprettet, om de
er sendt ut på flyt for attestasjon, om de har
kommet til en godkjenner av fakturaen eller
om de er ferdig posterte. Statusen de har vil
her avhenge av hvordan prosessen er
konfigurert.
Dersom enkelte oppgaver i prosessen
er lite effektive vil dette bli avdekket i
grafen. Mange bilag vil da vises på et
gitt steg i grafen. Dette vil man så
kunne bruke til å påvirke prosessen slik
at den blir mer effektiv. Man vil kunne
avdekke om det er en bakgrunnsjobb
som er flaskehalsen eller om det er en
brukeraktivitet.
Man vil også enkelt kunne gi en
oversikt over hvor mange bilag som må
fullføres før en gitt regnskapsperiode
kan lukkes.
Bildet over viser en rapport basert på bilag over en gitt uke i en gitt måned. Den viser
om bilagene er ”Completed” eller om de er ”In process”.
Man vil enkelt kunne sortere denne rapporten på leverandør eller workflow status
dersom ønskelig.
www.ciber.no
SOLUTIONS
BI Business Process Management
Visual Composer
Man vil oppnå best resultat ved å benytte Visual Composer sammen med BI BPM.
Dette fordi man i noen tilfeller vil ha ”realtime” data på rapportene sine, mens man i andre
tilfeller ikke er avhengig av så oppdaterte data for å kunne analysere prosessene.
Ved bruk av Visual Composer kan man benytte dataene fra rapporten til gjøre funksjonskall
inn i SAP NetWeaver BPM der man vil få frem realtime data.
Et eksempel er prosesslogg på fakturabilag. Et bilag kan være skannet og overført til SAP
på et gitt tidspunkt noen dager tilbake i tid. Men dersom man vil vite hvor i prosessen
fakturaen ligger i ”realtime” så kan man kjøre en rapport som viser en oversikt over alle
fakturaer fra en gitt dato. Dersom man velger å klikke på en faktura i rapporten kan man få
dataene på fakturaen i ”realtime”. Dette gjøres via funksjonskall til SAP ERP som returnerer
data til rapporten. Man benytter inputparametere fra BI rapporten til funksjonen som
benyttes til å hente ut dataene fra SAP NetWeaver BPM.
Med Visual Composer kan man raskt sette opp rapporteringsløsninger på tvers av
systemene.
Data informasjonen kommer her fra SAP NetWeaver til BI, BI benyttes så sammen
med Visual Composer til å generere Realtime data fra SAP NetWeaver.
www.ciber.no
SOLUTIONS
BI Business Process Management
Analyse på varelinjer mot PO
Workflow logg med fakturabildet i
splitscreen
En faktura som er knyttet mot en avtalt
bestilling skal også være i henhold til avtalt
pris på de bestilte varene. Ved hjelp av BI
BPM kan man lage rapporter som gir en
oversikt over innkommende fakturaer med
varelinjer, sammenlignet med PO ordren
og dens varelinjer. Da vil man kunne
analysere varepris på hvert enkelt nivå før
en faktura blir postert. Her vil man da
kunne kjøre rapporter som viser hvilke
leverandører som holder seg til avtalt pris
på en vare og hvem som ikke gjør det.
Oversikten over alle bilag med fullstendig
historikk er viktig. Med BI BPM kan man
enkelt sett opp rapporter som viser alle
fakturabilagene i en gitt periode. Ved å
benytte splittscreen med fakturahistorikk
på den ene siden og et PDF bilde av
fakturaen på den andre siden vil man få en
komplett historikk over hvert enkelt bilag
med fakturabildet. Dette vil gjøre
oversikten komplett med tanke på hvilke
krav som stilles til et bilag for å postere det
i SAP.
Man vil også raskt og enkelt kunne vise til
bilagets historie med tanke på revisjons
regler og krav.
www.ciber.no
SOLUTIONS
BI BPM og Broadcasting
Broadcasting er en funksjonalitet
i SAP BI som kan distribuere
rapporter og varsler når gitte
kriterier er oppfylt.
I enkelte situasjoner vil fakturaer
stoppe opp med sperreårsak
knyttet til seg. Dette er ikke alltid
like lett for en sluttbruker å
oppdage og kan medføre at
fakturaer ikke blir betalt slik man
hadde tenkt. Ved å benytte
broadcasting til å sende ut
rapporter der gitte kriterier er
oppfylt vil man kunne fange opp
slike hendelser der man tror alt
er i orden, men at virkeligheten
er en annen.
Disse rapportene vil varsle
brukerne dersom feilsituasjoner
oppstår.
En driftsavdeling vil også kunne
ha nytte av slike broadcastings
funksjonalitet.
Dersom en prosess feiler vil den
få status ”Error”. Dette kan
fanges opp for en erfaren bruker
av workflow, men det kan være
mange tilfeller der dette ikke er
like lett å fange opp.
Broadcasting kan da settes opp
til å varsle driftsavdelingen
dersom det skulle oppstå Error i
prosessene. De vil da kunne
fange opp feilsituasjoner mye
tidligere enn dersom de skulle
oppdage feilen ved en
tilfeldighet.
www.ciber.no
BI Business Process Management
SOLUTIONS
SOLUTIONS
BI Business Process Management
Analyse av prosessene for å effektivisere
Viktigheten av å få prosessene over til SAP BI er helt avgjørende
for å kunne effektivisere. Med BI BPM vil man få dataene over i
fleksible og dynamiske rapporter og kunne ta korrekte
avgjørelser.
Med korrekt data og god analyse vil man kunne måle om
prosessene i en bedrift er effektive eller ikke. Man vil kunne
foreta de nødvendige tiltak for å bli enda mer effektiv.
En effektiv bedrift utnytter ressursene sine korrekt og mister ikke
verdifull tid på unødig arbeid. Det er dette som er grunntanken til
BI Business Process Management.
Hvor lang tid tar det å konfigurere BI BPM?
BPM er standard verktøy i BI Business Content. Dette betyr at
det bare er å aktivere objektene fra BI Business Content for å ta
det I bruk. Hvor lang tid det tar å konfigurere det vil avhenge av
hvilket område man ser for seg at man skal rapportere på. Men
en standard oppsett av BI BPM vil ikke ta mer enn 5-7 dager
avhengig av systemkrav og ressurser. Poenget her er at dette
ikke er et 6 måneders prosjekt. Man kan komme opp på et bra
stabilt nivå på relativt kort tid.
Systemkrav
SAP Netweaver 7.0 2004 s
SAPBI supportpagcage 15
BI Content 703
Portal og Visual Composer.
Kontakt informasjon
Dersom du ønsker å vite mer om BI Business Process
management
Kontakt, CIBER Norway.
Pål Risberg
CIBER SAP Business Unit
Cell phone +47 4802 3905
Email: [email protected]
www.ciber.no
www.ciber.no