Arkivsak-dok. 17 - 15 Saksbehandler: Ingunn O. Bjerkelo Behandles av: Møtedato: Sandnes Eiendomsselskap KF 02.03.2015 STATUSRAPPORT, NY HOVEDBRANNSTASJON MED ØYEBLIKKELIG HJELP, LEGEVAKT OG AMBULANSESENTRAL Saken gjelder: I denne saken legges frem status for prosjektet ny hovedbrannstasjon med øyeblikkelig hjelp, legevakt og ambulansesentral vedtatt gjennom økonomiplan og oppdrag gitt av rådmannen. Status: Generelt        Prosjekt: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Arbeidsomfang: Entrepriseform: Reguleringsstatus: Godkjent budsjett: 4002501,10014,10013 og 10016 Ingunn O Bjerkelo Jon Aarrestad, Epcon AS BRA 12 674 m2 Modifisert totalentreprise Detaljplan 1. gangs behandlet nov. 2014. 520,5 mill kr (K0) Plan    Anbudskonkurranse er utlyst på Doffin og TED, anbudsfrist ble forlenget til fredag 13. februar 2015. Reguleringsplan ble 2. gangs behandlet 3. februar 2015. Planen er vedtatt. Rammesøknad er innsendt desember 2014 og skal etter avtale med byggesaksavdelingen i Sandnes kommune behandles umiddelbart etter sluttbehandling av detaljplan.        Utarbeidelse av utbyggingsavtale pågår og skulle etter planen ferdigstilles før sluttbehandling av detaljplan, men pdd. er fremdeles ikke utbyggingsavtalen på plass. Påvirker foreløpig ikke framdrift i prosjektet Kontraktsinngåelse med totalentreprenør mars 2015 IG-søknad graving april 2015 Oppstart gravearbeidene mai 2015 Overlevert bygg februar 2017 Prøvedrift tekniske anlegg 1 år fram til februar 2018 Det er lagt inn dagmulktbelagte friser i konkurransegrunnlaget: - Sluttfrist - Ved råbygg i henhold til omforent framdriftsplan - Tett bygg i henhold til omforent framdriftsplan - Frist for overlevering av FDV-dokumentasjon HMS  Det er engasjert SHA-koordinator for både prosjekteringsfasen og gjennomføringsfasen via rammeavtale med Epcon AS. En har i konkurransegrunnlaget beskrevet at SHA-koordinator er engasjert av byggherre og at en skal ha tilgang til å stille i både prosjekteringsmøter og byggemøter med totalentreprenør i tillegg til vernerunder og nødvendig tilsyn. Risiko     Grunnarbeid nær gassledning og høyspentkabler Transport og montasje av svært lang og tung last (dragere på inntil 20m) Arbeid i høyden, det skal monteres glasstak 10m over gulv Økonomisk risiko: Refusjonskrav i utbyggingsavtale ikke avklart Pågående aktiviteter   Det er mottatt 7 tilbud som i tiden framover vil bli vurdert, først mht kvalifikasjonskrav og deretter mht tildelingskriterier. Ivar Strand fra Innkjøp, Jon Aarrestad og Angela Rausch fra Epcon as (prosjektadministrasjon) står for evalueringen av tilbydene. K2 utarbeides etter at innstilling foreligger. Pga større vognhallareal enn romprogram viste vurderer en det dithen at saken må behandles i formannskapet i tillegg til i styret i Sandnes eiendomsselskap KF. Arbeid med utbyggingsavtale pågår. Sandnes eiendomsselskap KF har fått grovkalkulert tiltakene en i dialog med saksbehandler for utbyggingsavtale i Sandnes kommune ble bedt om å fremskaffe priser på. En har etter dette blitt bedt om å redusere risiko i kostnadsoverslaget og detaljere dette i større grad enn først bestilt før endelig refusjonsberegning. Tiltakene som skal kalkuleres er deler av Statens vegvesens veginfrastruktur. Statens vegvesens har på Sandnes eiendomsselskap KF`s oppfordring fått kostnadsoverslaget til vurdering. Tilbakemeldingen Sandnes kommune får er at tallene formodentlig er for lave, og at denne type overslag krever mye mer info. Samtidig sier de at de ikke har kapasitet til å bidra ytterligere i fastsettelsen av kostnader knyttet til eget vegprosjekt. Sandnes eiendomsselskap KF har vært i dialog med konsulent som vil detaljere kalkylene ytterligere, en vil ikke kunne redusere risiko, men en vil i større grad synliggjøre hva som er inkludert. For å detaljere kalkylene er det behov for terrengmodeller som en forsøker å få tilgang til fra planavdelingen i Sandnes kommune eller fra reguleringsarkitekt for områdeplan og pågående reguleringsplan for vegnett i regi av Statens vegvesen. Det skal påpekes at en stiller seg undrene til at det nå er Sandnes eiendomsselskap KF som blir stilt disse avklaringskravene, at det er inngått kontrakt på kjøp av tomt til formålet uten at økonomiske forpliktelser knyttet til rekkefølgekrav i områdeplan ble avklart. Dette medfører unødvendig økonomisk risiko i prosjektet.  Avklaringer med Helse Stavanger er på plass. Intensjonsavtale skrives ihht. avtalt på møte med dem i desember 2014. Kostnader; Prosjektet blir delt i fire separate prosjekt:     Legevakt og øyeblikkelig hjelpetilbud, intern del for Sandnes kommune Legevakt og øyeblikkelig hjelpetilbud, ekstern del for Gjesdal, Time og Klepp Hovedbrannstasjon Ambulansesentral Ihht. avtalt i møte med Skatt vest splittes nå utgiftene i prosjektet etter fordelingsnøkkel som baserer seg på arealbruk i prosjektet. Funksjon Fordeling i prosent Hovedbrannstasjon Legevakt og øyeblikkelig hjelpetilbud Ambulansesentral 76,96% 18,17% 4,87% Legevakt og øyeblikkelig hjelpetilbud betjener Sandnes, Klepp, Time og Gjesdal. Kostnader knyttet til dagens løsning baserer seg på fordeling knyttet til folketall i de fire kommunene. Med utgangspunkt i folketall pr 31.12.2014 hentet fra SSB legger en inn følgende fordelingsnøkkel for intern del og ekstern del. Funksjon Legevakt og øyeblikkelig hjelpetilbud intern del Legevakt og øyeblikkelig hjelpetilbud ekstern del Fordeling i prosent 60,24% 39,76% Det er bevilget 520,5 mill kr til prosjektet via vedtak i K0. Dette innbefatter kjøp av tomt og regulering av tomten. Ut fra kalkyler i prosjektet vil prosjektet kunne gjennomføres innenfor budsjettramme. Anbudskonkurranse er avsluttet og tilbudene vil i tiden framover evalueres. En forsøker å ferdigstille denne prosessen før styremøtet 2. mars 2015 slik at en K2 kan behandles her, men det er knyttet usikkerhet til om en vil klare dette fordi anbudsfristen måtte utvides etter forespørsel i konkurransen. En eventuell K2 vil måtte ettersendes nær opp mot styremøtet. Diverse  Medlemmene i Sør Rogaland brann og redningstjeneste IKS skal 1. kvartal 2015 få en gjennomgang av status i prosjektet. Møtet avholdes av Sør Rogaland brann og redningstjeneste IKS og prosjektadministrasjonen vil få innkalling til dette. Forslag til vedtak:  Saken tas til orientering Sandnes Eiendomsselskap KF, 17.02.2015 Torbjørn Sterri daglig leder