Saker til politisk behandling
Saker til politisk behandling ID Nfk.F.4.1.4 Versjon 1.06 Gyldig fra 07.01.2015 Forfatter Stig Olsen Verifisert Kristin Nilsen Godkjent Stig Olsen Side 1 av4 4. Saksbehandlingsregler – saker til politisk behandling Saker til politisk behandling forberedes i avdelingene og legges fram av en fylkesråd. Politiske saker kan avgjøres på tre nivå: av fylkestinget (utvalgssak) av fylkesrådet, etter delegert fullmakt fra fylkestinget (utvalgssak) av den enkelte fylkesråd, etter delegert fullmakt fra fylkesrådet (beslutningsdokument) Alle saker produseres i en av de 6 avdelingene i fylkeskommunen eller av Statens Vegvesen (Svv). Avdelingen - eller Svv - har ansvar for at prinsippet om fullført saksbehandling blir ivaretatt, inkludert oppfølging etter at vedtak er fattet. Stabsavdelingen har ansvar for koordinering av sakene og skal sørge for at de interne kvalitetssikringsrutinene i Nfk blir fulgt. Stabsavdelingen, representert ved stabssjef og kontorleder ved fylkesrådets kontor, er alltid til stede på møter i fylkesrådet. De bistår om nødvendig avdelingene med oppfølging av saker som er - eller har vært - til behandling. Stabsavdelingen er ansvarlig for å planlegge møtene i fylkesrådet og sørger for utsendelse av møteinnkalling og saker samt fører protokollen fra møtene. Fra august 2013 innføres fullstendig elektronisk saksbehandling i Nfk. Dette betyr følgende: All saksbehandling foregår i WebSak. Saker skal ikke skrives ut på papir. Når en fylkesråd skal godkjenne et saksforelegg, skal det sendes en flaggmelding til fylkesråden i WebSak Politikere (og andre utvalgsmedlemmer) vil få tilgang til sakene i Politikerportalen, som er Nfk’s verktøy for å gjennomføre «papirløse møter». 4.1 Fylkestingssaker a) Notat og etablering av fylkestingssaken i WebSak Når det er aktuelt å fremme en sak til fylkestinget, skal det først skrives et kort rådsnotat som redegjør for de aktuelle problemstillinger og forslag til innretning på saken. Notatet bør ikke være lenger enn én side. Samtidig skal selve saksforelegget til fylkestinget påbegynnes. Når det opprettes ny journalpost for dette saksforelegget i WebSak, skal det samtidig påføres planlagt dato for behandling i fylkestinget. (Denne kan endres senere, dersom det blir aktuelt.) Det anbefales at denne prosedyren iverksettes så tidlig som mulig, når man vet at det vil komme en fylkestingssak – gjerne flere måneder i forveien. Det gir alle ledd i organisasjonen vår de beste forutsetninger for å delta, slik at saken blir best mulig. Og det vil gi alle fylkestingets medlemmer informasjon om hvilke saker som planlegges fremmet i god tid, i og med at ei liste over planlagte saker til de kommende fylkesting regelmessig publiseres på web. Saker til politisk behandling IDNfk.F.4.1.4 Ver.1.06 Side: 2 av 4 b) Utforming av saksframlegg Saksbehandler utformer forslag til saksfremlegg i nær dialog med sin avdelingsleder og den ansvarlige fylkesråden. Se egen veileder for utforming av saksfremlegg senere i denne rutinebeskrivelsen, kap. 5. Det vil ofte være slik at mer enn én avdeling har interesser i en sak som skal til politisk behandling. Saksbehandler skal da sørge for å involvere andre avdelinger i arbeidet med saken så tidlig som mulig. Saksbehandler og avdelingsleder må så tidlig som mulig ta stilling til om saken vil ha konsekvenser for ansatte i Nfk. I så fall skal saken behandles i AMA (arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget) før den går til fylkesrådet. Saksbehandler må da utforme et eget saksforelegg til AMA. Dette saksforelegget skal være svært enkelt – det skal kun henvises til fylkesråds-/fylkestingssaken, og innstilling til vedtak skal være enten at «AMA gir sin tilslutning til fylkesrådets innstilling» eller «Saken tas til orientering». En kopi av utkastet til fylkesråds-/fylkestingssak skal knyttes til AMA-saken i WebSak, slik at den blir et vedlegg til AMA-saken. c) Intern kommentarrunde Denne rutinen, som vi har hatt siden 2009, endres fra august 2013. Formålet med endringen er å dokumentere de innspill som kommer på kommentarrunden, å synliggjøre eventuell faglig og politisk uenighet samt å forberede saken best mulig før den skal behandles i fylkesrådet. I tillegg til at etatssjefer og seksjonsledere inviteres til å komme med kommentarer, vil nå også fylkesrådets medlemmer gis anledning til å komme med sine kommentarer. Når saken er ferdigskrevet, godkjent av avdelingslederen og godkjent av den ansvarlige fylkesråden, sendes saken ut på en intern høring i fylkeskommunen. Dette skjer via epost som genereres fra WebSak – se egen rutinebeskrivelse1 for hvordan dette gjøres. Det brukes en fastsatt adresseliste i identitetsregisteret i WebSak som har navnet KOMTAR. Høringsfristen skal være minimum 48 timer. Alle høringsinnspillene skal tas inn i en egen tabell på siste side i saksforelegget. (Denne tabellen vil bli fjernet før saken offentliggjøres, men vil bli liggende i en tidligere versjon av dokumentet, slik at innspillene kan dokumenteres i ettertid hvis det er behov for det.) Det skal fremgå om innspillet er tatt hensyn til i saken eller ikke. Dersom det ikke tas hensyn til et høringsinnspill, skal årsaken til dette fremgå i tabellen. Økonomiavdelingen skal alltid gi kommentar til saken. Dersom økonomiavdelingen ikke har gitt kommentar innen 48 timer, skal saksbehandler ta kontakt og etterspørre kommentar. Øvrige avdelinger gir sin kommentar det er naturlig. d) Til fylkesråden og fylkesrådet Saksbehandler foretar de nødvendige endringer i saken etter kommentarrunden. Dette må skje i dialog med etatssjef og den ansvarlige fylkesråd. Forslag til endelig saksforelegg sendes på e-post fra WebSak til fylkesråden, som gir tilbakemelding til saksbehandler om at saken er ok. Saksbehandler påfører på siste side i saksforelegget når og hvordan fylkesråden har godkjent saken. Saksbehandler setter deretter dokumentet i status F. 1 Denne rutinebeskrivelsen ligger i kvalitetssystemet under «spørsmål og svar» i forbindelse med saksbehandlinga. Saker til politisk behandling IDNfk.F.4.1.4 Ver.1.06 Side: 3 av 4 Deretter overtar fylkesrådets sekretariat den videre behandling av saken. Saken blir gjort tilgjengelig for alle medlemmer i fylkesrådet, slik at den kan drøftes og senere besluttes. Sekretariatet vil ha dialog med saksbehandler dersom det må gjøres endringer i saken. e) Justering av saken etter at den er drøftet i fylkesrådet Fylkesrådet vil kunne stille krav om at det skal foretas endringer i en sak, både i selve saksutredningen og i forslaget til vedtak. Den ansvarlige fylkesråden skal da ta dette opp med sin avdeling, som må endre saken umiddelbart. Saksbehandler/avdelingsleder må endre saken og sjekke med den ansvarlige fylkesråden at den er i hht fylkesrådets ønske. De endringer som gjøres i saken etter drøfting i fylkesrådet skal merkes - enten med rød skrift eller med gul bakgrunnsfarge - slik det er gjort her. Dersom det kun handler om mindre tekniske endringer i saken vil disse bli rettet opp av fylkesrådets sekretær. g) Oppfølging etter fylkestingets samling Vedtak i de saker som er saksbehandlet av fylkesordføreren skal følges opp av fylkesordførerens kontor. Dette gjelder bl.a. alle valgsaker samt de uttalelser og forslag som fylkestinget vedtar. Forslag som fylkestinget ikke tar stilling til blir oversendt fra fylkesordføreren til fylkesrådet for behandling snarest mulig. I alle andre saker er det den enkelte fylkesråd og dennes avdeling som er ansvarlig for å følge opp og iverksette de vedtak som fylkestinget fatter. Det er sakens karakter som avgjør hvordan vedtak skal følges opp. Komplekse saker vil kreve oppfølging i mange trinn og over et lengre tidsrom. Noen saker vil kreve samarbeid og samordning med andre avdelinger. Hovedregelen er at én avdeling har ansvar for iverksetting og oppfølging av et vedtak, men i mange saker vil det kreves samarbeid og samordning med andre avdelinger. Saksbehandleren som har hatt hovedansvar for å utrede saken får - etter fylkestingets behandling – saken med vedtak oversendt i WebSak fra fylkesrådets sekretariat. Saksbehandleren har da ansvar for å iverksette oppfølging av vedtaket. h) Om tidsbehovet ved produksjon av fylkestingssaker Fylkestingssaker skal være offentlige minimum 3 uker før tinget starter. Sakene blir offentlige etter at de er behandlet i fylkesrådet. Dette betyr at en ferdig skrevet og kvalitetssikret sak må leveres til fylkesråden 6-7 uker før fylkestinget starter. Normalt må en sak påbegynnes minimum 8 – 12 uker før fylkestinget skal behandle saken. i) Spesielt om høringssaker. Fylkeskommunen får tilsendt en rekke høringssaker til uttalelse. Disse kommer som regel fra et departement eller et direktorat. Hovedregelen er at det er fylkestinget som skal avgi høringsuttalelse når det gjelder nasjonal politikk eller forslag om lovendringer, for øvrig er det fylkesrådet som avgir høringsuttalelse. På grunn av at tidsfristene ofte er korte, har fylkestinget akseptert at slike saker kan leveres senere enn det som er normalt. Så langt det er mulig, skal ordinær saksbehandlingsprosedyre følges. Det er viktig at saksbehandler/avdelingsleder så snart som mulig tar opp med fylkesråden om det skal utarbeides høringsuttalelse eller ikke. Saker til politisk behandling IDNfk.F.4.1.4 Ver.1.06 Side: 4 av 4 Dersom det ikke er praktisk mulig å legge fram et saksforelegg til en høringssak innen fristen på 3 uker før fylkestingets åpning, skal det gå en orientering fra fylkesrådet til fylkesordføreren om at saken kommer for sent. Samtidig bør fylkestingets medlemmer gis anledning til å gjøre seg kjent med de høringsdokumenter som fylkeskommunen har fått tilsendt. Disse vil som regel også være tilgjengelige via web hos det organ som har utarbeidet høringsdokumentene. Det skal fremgå av saken når fylkeskommunen mottok høringsbrevet, og hvilken dato som er høringsfristen. Det er utarbeidet en egen rutine for høringssaker. Rutinen finnes her. 4.2 Fylkesrådssaker Saker hvor fylkesrådet skal fatte endelig vedtak utformes i hovedsak på samme måte som saker til fylkestinget, men med noen forskjeller. Det stilles samme krav til grundighet i saksfremstilling og til at prosedyrer blir fulgt for en fylkesrådssak som for en fylkestingssak. De viktigste forskjellene i forhold til en fylkestingssak er: Det er normalt ikke nødvendig å skrive notat før arbeidet med saken starter Vedtakskompetanse skal angis. (Se omtale av dette under kap 7) 4.3 Saker som avgjøres av den enkelte fylkesråd I tillegg til at det fattes vedtak i saker i fylkestinget og i fylkesrådet, har den enkelte fylkesråd fullmakt (vedtakskompetanse) til å avgjøre visse typer saker innenfor sitt ansvarsområde. Slik fullmakt er gitt enten gjennom vedtak i fylkestinget eller i fylkesrådet. Det skal alltid foreligge skriftlighet som dokumentasjon på en fylkesråds beslutning. Dette kan gjøres på flere måter: Et beslutningsdokument som underskrives av fylkesråden Et brev med fylkesrådens underskrift En samarbeidsavtale som undertegnes av fylkesråden Vedtakskompetanse skal alltid fremgå (se kap 6). Før en fylkesråd fatter sin beslutning kan en sak ha vært behandlet på mange forskjellige måter. Ofte vil det foreligge interne notater i fagavdelingen, gjerne også interne notater fra avdelingslederen til fagråden. Interne referanser. Eksterne referanser.
© Copyright 2024