1. No category

UNIVERSITETSDIREKTØREN
AVDELING FOR FORSKNING OG UTVIKLINGSARBEID
RAPPORT
Til: Styringsgruppe for fusjonsprosessen mellom HiH, HiN og UiT
Fra: Arbeidsgruppe for FoU og forskningsformidling
Arkivref.: 2015/3367
Rapport fra arbeidsgruppe for FoU og forskningsformidling
I.
Bakgrunn og organisering
Som del av fusjonsprosessen mellom Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik og UiT Norges arktiske
universitet, opprettet universitets- og høgskoleledelsene på fullmakt fra rektorrådet Arbeidsgruppe
for FoU og forskningsformidling.
Arbeidsgruppa har hatt følgende sammensetning:
-
Forskningsdirektør Pål Vegar Storeheier, UiT (leder)
Professor Karin Andreassen, UiT
Tillitsvalgt Harald Bergland, NTL, HiH
Student Reidun Heggen, UiT
Student Jens-Eric Hissink, HiN
Prorektor Svein Tvedt Johansen, HiH
Førsteamanuensis Bente Lind Kassah, HiH
Professor Wei Deng Solvang, HiN
Tillitsvalgt Olaf B. Styrvold, Forskerforbundet, UiT
Økonomisjef Eirik Sund, HiN
Tillitsvalgt Gabor Sziebig, Tekna, HiN
Sekretær : Seniorrådgiver Randi Østhus, UiT
Arbeidsgruppa har hatt møter 2. september i Tromsø, 17. september (skype) og 12. oktober i Harstad.
I denne rapporten presenteres arbeidsgruppas konklusjoner og forslag til tiltak basert på punktene i
mandatet. Som støtte til rapporten følger en dokumentoversikt (vedlegg 1), som viser hvordan
arbeidsgruppa har gjennomgått og diskutert relevante dokumenter for arbeidet. Referat fra møtene i
gruppa, samt mandatet, finnes i ePhorte, saksnr. 2015/3367.
II.
Mandat
Arbeidsgruppa fikk følgende mandat:
“Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, skal UiTs systemer, regelverk og
forskrifter legges til grunn, herunder UiTs retningslinje for fordeling av arbeidstid. Gruppa skal foreslå
eventuelle endringer.
Arbeidsgruppa skal:
•
Foreslå hvordan rammeverk og virkemidler for FoU og forskningsformidling ved de tre
institusjonene skal harmoniseres og videreutvikles.
1
•
Foreslå mulige tiltak for å styrke den eksternt finansierte virksomheten og styrke den nye
institusjonens konkurransekraft. Arbeidet bør ses opp mot arbeidet som gjøres ift. utvikling av
verdensledende miljøer, jf. Stortingsmelding 18.
•
Foreslå hvordan tiltak for profilering og formidling av institusjonens FoU virksomhet skal
harmoniseres og videreutvikles.
•
Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet.”
III.
Forslag til harmonisering og videreutvikling av rammeverk og virkemidler
Arbeidsgruppa har gjennomgått og diskutert de tre institusjonenes gjeldende regelverk,
retningslinjer, rutiner og ordninger som omfattes av mandatet (vedlegg 1). Disse er sortert innenfor
følgende områder:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Overordnede strategier
Etikk og personvern
Personal
Ekstern forskningsfinansiering, forvaltning av arbeidsresultater og kommersialisering
Internasjonalisering
Interne støtteordninger
Publisering og forskningsformidling
Forskningsmeldinger/intern rapportering
Priser, begivenheter og annet
Det er i rapporten vektlagt de områdene der det bør gjøres endringer i forhold til UiTs gjeldende
regelverk, retningslinjer, rutiner og ordninger. Se vedlegg 1 for en oversikt over vurderinger av alle
dokumenter som har vært diskutert i arbeidsgruppa.
1. Overordnede strategier
Arbeidsgruppa har ikke diskutert institusjonenes overordnede strategier. UiTs Handlingsplan for
implementering av Charter and Code 2014-2015 utløper ved utgangen av året, og det vil
utarbeides en ny handlingsplan for nye UiT. Både HiN og UiT har hatt Handlingsplan for likestilling
som gjelder ut 2015. Ny Plan for likestilling mellom kjønnene for UiT 2015-2020 ble vedtatt av
Universitetsstyret 30. september 2015 og vil gjelde for nye UiT. Handlingsplan for miljøledelse
2014-2017 anbefales videreført. HiH og HiN har ikke tilsvarende planer.
2. Etikk og personvern
UiTs gjeldende retningslinjer og rutiner for behandling av personopplysninger i student- og
forskningsprosjekter, forskningsetiske spørsmål og veiledning anbefales videreført etter
fusjonen.
3. Personal
3.1 FoU-tid er av avgjørende betydning for å levere gode resultater innen forskning og
utviklingsarbeid, og arbeidsgruppa mener at UiTs retningslinjer for fordeling av arbeidstid for
ansatte bør videreføres for alle ansatte i den nye institusjonen. Arbeidsgruppa er kjent med at
UiTs retningslinjer for fordeling av arbeidstid for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger
behandles av AG Sikker drift.
3.2 Arbeidsgruppa mener FoU-termin er et viktig strategisk virkemiddel for å bygge kvalitet i
forskning, og er opptatt av at virkemiddelet kommer hele fagmiljøer til gode. Arbeidsgruppa
2
foreslår at UiTs retningslinjer for FoU-termin videreføres for ansatte fra alle institusjonene. HiN
har ordning og retningslinjer for forskningstermin som sammenfaller godt med UiTs
retningslinjer. HiH har ikke ordning for FoU-termin. For at retningslinjene skal gi like vilkår for alle
ansatte i den nye institusjonen, må de revideres slik at ansatte fra HiH og HiN gis like vilkår som
ansatte ved UiT. Konkret vil dette bety at tjenestetid ved høgskolene vil gjelde som tjenestetid
ved UiT etter fusjonen, og at mulighet for å fravike krav til publisering for ansatte som søker FoUtermin for første gang ikke gjelder ansatte med lengre tilsettingsforhold ved høgskolene.
For å sikre god rapportering og oppfølging etter FoU-terminer, mener arbeidsgruppa at det bør
utformes en rapporteringsmal der resultatet av arbeidet og betydningen av terminen for
ansattes fagmiljø framkommer tydelig. Rapportene kan gjerne ha et format som gjør det lett å
sammenfatte/oppsummere resultatene for enheter samlet.
Evalueringen av FoU-terminordningen i 2014 viste at ordningen er viktig for UiT, har fungert
godt etter gjeldende retningslinjer og at fakultetene ønsket at ordningen skulle videreføres.
Videre så man at ordningen er meget ressurskrevende, både målt i penger og i fravær av
kompetanse. Flere fakulteter har hatt betydelige merkostnader etter de tidligere fusjonene med
Høgskolen i Tromsø (HiTø) og Høgskolen i Finnmark (HiF). Arbeidsgruppa har forsøkt å estimere
hvor mange ansatte fra tidligere HiH og HiN som potensielt kan søke FoU-termin etter fusjonen.
En oversikt over tidligere HiH-ansattes publikasjonspoeng de seneste årene, viser at det for
perioden 2011-2014 (siste fire år) er 15 personer som har 0,5 publikasjonspoeng eller mer i
gjennomsnitt per år (som er kravet for å ha rett til å søke FoU-termin). Tilsvarende er det ved HiN
26 personer som har 0,5 publikasjonspoeng eller mer i gjennomsnitt per år i perioden. Disse
personene vil nå kunne søke om FoU-termin forutsatt at kravet til opptjeningstid er oppfylt.
Tallene gir en indikasjon på merkostnader knyttet til FoU-terminordningen som vil følge av
fusjonen. Da HiN allerede har en tilsvarende ordning for FoU-termin, er det særlig de nye søkerne
fra HiH som vil medføre merkostnader for institusjonen.
Ved UiT har det gjennom flere år vært en økning av antall ansatte i stillingskodene som har rett til
å søke FoU-termin. Med ytterligere kompetanseheving i institusjonen forventes det at vi i årene
framover vil få et større antall søkere og øket behov innenfor ordningen med FoU-termin.
I regjeringens forslag til statsbudsjett for 2016, er det foreslått fra 2017 å endre beregningen av
publiseringsindikatoren som inngår i RBO-delen av finansieringssystemet for universitetene.
Dersom endringen medfører at indikatoren ikke lenger kan anvendes på individnivå, må det
tallfestede kravet til publisering i retningslinjene for FoU-termin revideres.
Forskerforbundet mener at det ikke bør bli vanskeligere å få innvilget termin enn dagens regler
tilsier og at kravene til søknader og rapportering ikke bør økes. Videre mener de at det er uheldig
om det fokuseres mer på merkostnadene i forbindelse med fusjonen, enn på nytteverdien av
FoU-terminordningen.
3.3 Førstelektorprogrammet ble etter fusjonen med Høgskolen i Finnmark utvidet med fem plasser,
og har i dag totalt 15 plasser. Disse er ikke er øremerket noen spesiell gruppe ansatte. Ved neste
utlysning vil seks ledige plasser i programmet være tilgjengelige for søkere fra hele det nye UiT
inkludert søkere fra HiH og HiN. Oppstart for nye deltakere vil være høsten 2016.
Som tabellen under viser (Tabell 1), er det ved de tre institusjonene et stort behov for at ansatte
øker sin kompetanse til førstestillingskompetanse. For mange er kvalifisering til førstelektor
korteste vei til førstestillingskompetanse, og rekrutteringsgrunnlaget for førstelektorprogrammet
anses å være stort samlet ved de tre institusjonene. Til tross for at programmet har eksistert ved
UiT i flere år, ser man fortsatt behov for tiltaket. Behovet for å få flere faglig tilsatte i
førstestillinger varierer mye mellom ulike institutter og mellom ulike fagmiljøer innenfor samme
institutt. Kravene for å bli tatt opp i førstelektorprogrammet er blitt skjerpet de siste to årene, slik
at personer som allerede er i gang med- og nær kvalifisering har blitt prioritert.
3
Tabell 1. Antall ansatte i utvalgte UFF-stillinger ved HiH, HiN og UiT i 2014.
Stilling
Årsverk totalt 2014
HiH
HiN
UiT
Høgskolelektor
38,6
48
2
Høgskolelærer
8,6
1,4
28,63
Universitetslektor 1
Førstelektor
254,57
8,9
14,9
Dosent
Førsteamanuensis
Professor
70,76
14,4
19,7
29,85
331,05
2
14,8
301,4
Kilde: DBH
HiH har i dag et kvalifiseringsprogram som syv ansatte er tatt opp på for tre år (fra og med 2015;
HiN har ikke tilsvarende program). Vilkårene for disse er 30 % FoU-tid, driftsmidler på kr 30 000,per år, samt mentor-/veiledningsressurs ved høgskolen. Arbeidsgruppa har diskutert om disse
syv skal tas opp i det ordinære førstelektorprogrammet ved UiT. HiH har ikke satt av like mye
ressurser til hver kandidat som de som er tatt opp i UiTs førstelektorprogram 2. Ved UiT fungerer
ordningen slik at fakultetene selv dekker 20 % ekstra FoU-tid fram til kandidatene har fått
godkjent opprykk (kandidatene har inntil 50 % tid til FoU). Etter dette søker fakultetet om
refusjon av deler av kostnadene, som er satt til kr 100 000,- per år for tiden de har vært i
programmet. Merkostnaden sentralt ved å gi alle de syv 50 % FoU-tid vil være kr 1 400 000
dersom alle kvalifiserer seg for opprykk (refusjon for 2016 og 2017). Det er ikke avklart med
ledelsen til de syv om det er rom for og faglig forsvarlig å gi samtlige syv økt FoU-tid.
Arbeidsgruppa er videre verken kjent med om de syv kan og vil delta på UiTs strukturerte
opplegg eller om de syv er vurdert å kunne kvalifisere til opprykk i løpet av den treårsperioden
der de er tildelt ressurser fra HiH.
Arbeidsgruppa mener at de allerede inngåtte forpliktelsene overfor de syv personene som er tatt
opp på HiH sitt kvalifiseringsprogram (tid, mentor, drift) bør ivaretas av den enheten de vil høre
til i den fusjonerte institusjonen. Videre mener arbeidsgruppa at de samme syv bør bli tatt opp i
førstelektorprogrammet slik at de får fortrinnsrett til deltakelse på faglige kurs og seminarer i regi
av programmet. Om dette opptaket også skal bety at de skal bli tilført ekstra ressurser i form av
50 % tid til FoU kan ikke arbeidsgruppa vurdere siden de syv personenes planer for
kvalifiseringsløpet, behov for tid for å fullføre kvalifiseringsløpet og handlingsrom for ytterligere
reduserte undervisningsoppgaver ikke er kjent.
UiTs førstelektorprogram er et viktig personalpolitisk tiltak, som i forbindelse med tidligere
fusjoner har vist seg å ha stor betydning. Arbeidsgruppa anbefaler at førstelektorprogrammet
videreføres og videreutvikles. Førstelektorutvalget bør, slik retningslinjene for utvalget tilsier
(punkt III), fra fusjonstidspunktet utvides slik at alle fakultetene er representert i utvalget. Etter at
denne utvidelsen av utvalget er effektuert, bør førstelektorutvalget bes om råd i forhold til
dimensjoneringen av førstelektorprogrammet, herunder også i forhold til de syv som er tatt opp
på HiHs kvalifiseringsprogram.
Ved UiT er det i stillingskoden universitetslektor mange midlertidig tilsatte som ikke er i målgruppen for
førstelektorprogrammet.
2
Deltakere i Førstelektorprogrammet ved UiT får tilbud om: (i) to år med inntil 50 % tid til FoU, (ii) tilgang til
mentorveiledning, (iii) kr 30.000 per år i driftstilskudd og (iv) fortrinnsrett til deltakelse på faglige kurs og
seminarer i regi av førstelektorprogrammet.
1
4
Kostnader til en eventuell midlertidig utvidelse av førstelektorprogrammet kunne finansieres
over SAKS-midler. Før fusjonen med HiH og HiN var kjent, vedtok universitetsstyret at
førstelektorprogrammet skal evalueres våren 2017. I forbindelse med denne evalueringen vil
videre satsning i programmet bli vurdert.
3.4 Stipendiatstillinger er sentrale for bygging av gode fagmiljø, og kan være et virkemiddel for å
styrke fagmiljøer som er under oppbygging. Arbeidsgruppa mener at dette er viktig å ta hensyn
til når universitetsstyret fordeler strategiske stipendiatstillinger.
Arbeidsgruppa foreslår at UiTs modell for fordeling av stipendiatstillinger videreføres. Det
anbefales at HiHs syv stipendiatstillinger og HiNs 13 stipendiatstillinger tas inn i UiTs
stipendiatpool fra fusjonstidspunktet, og inngår i fordelingssaken som legges fram for
universitetsstyret våren 2016. Ledige stillinger vil da bli refordelt samlet, uavhengig av hvor
stillingene tidligere var hjemmehørende.
Den totale stipendiatpoolen vil være: UiT 313, HiH 7, HiN 13 = 333 stipendiatstillinger. I tillegg har
UiT 25 postdoktorstillinger. UiT vil fra 1. januar 2016 ha en total pool av rekrutteringsstillinger lik
358 stillinger. Nye stillinger som ligger inne i forslag til statsbudsjett for 2016, er her ikke regnet
med.
4. Ekstern forskningsfinansiering, forvaltning av arbeidsresultater og kommersialisering
Arbeidsgruppa anbefaler generelt at UiTs reglement, retningslinjer, veiledninger og rutiner
innenfor områdene ekstern forskningsfinansiering, forvaltning av arbeidsresultater og
kommersialisering videreføres. Arbeidsgruppas forslag til endringer og nye tiltak på området,
framgår under rapportens punkt IV.
5. Internasjonalisering
UiT har et eget veiledningsdokument for å støtte fakulteter og enheter i arbeidet med utforming
av internasjonale samarbeidsavtaler. HiH og HiN har ikke utformet tilsvarende. Arbeidsgruppa
anbefaler at UiTs veiledning videreføres uendret.
HiH og HiN har nettverk og samarbeidsavtaler der det i hvert enkelt tilfelle må gjøres vurderinger
av hvordan disse skal videreføres når høgskolene opphører som institusjoner. For å begynne
dette arbeidet bør HiH og HiN lage en oversikt over institusjonenes eksisterende nasjonale og
internasjonale avtaler. Avdeling for forskning og utviklingsarbeid (AFU) og Avdeling for
utdanning (UTA) bør deretter gis ansvar for å vurdere hva man skal gjøre med de enkelte
avtalene i samspill med de aktuelle fakultetene.
6. Interne støtteordninger
Forskningsrådets ordning for prosjektetableringsstøtte (PES) skal stimulere til økt norsk
deltakelse i europeisk FoU-samarbeid. Prosjektetableringsstøtten brukes til å forberede søknader
eller prosjektforslag rettet mot europeiske FoU-programmer som er åpne for norsk deltakelse.
UiT hadde i 2015 en ramme på 2 000 000 kr i PES-midler (50 % fra forskningsrådet og 50 % fra
UiT). Med bakgrunn i den økte størrelsen til institusjonen, anbefaler arbeidsgruppa at
totalrammene for ordningen søkes økt. AFU bør gis ansvar for å følge dette opp.
•
UiTs ordning med utenlandsstipend for doktorgradsstudenter anbefales videreført. Fusjonen vil
medføre at flere doktorgradsstudenter kan søke om utenlandsstipend, og at rammen for
ordningen med dette blir relativt sett mindre. Det foreslås at AFU og Avdeling for økonomi (ØA)
gis ansvar for å vurdere om ordningen etter fusjonen skal søkes tilført økte ressurser. Eventuelle
endringer i ressursbehov foreslås spilt inn gjennom ordinære budsjettinnspill for 2017.
5
7. Publisering og forskningsformidling
•
UiT har en egen Open Access-policy som anbefales videreført. HiH og HiN har ikke tilsvarende
policy. Høgskolene benytter BIBSYS Brage som internarkiv, mens UiT har et eget internarkiv,
Munin, ved Universitetsbiblioteket (UB). Arbeidsgruppa foreslår at Universitetsbiblioteket (UB) gis
ansvar for prosessen med rydding og overføring fra BIBSYS Brage til UiTs internarkiv Munin, og at
dette skjer så snart etter fusjonstidspunktet som det er teknisk mulig.
•
UiTs rutiner for registrering, kontroll og godkjenning av publikasjoner ved UiT følger de
nasjonale prinsippene for organisering av dette arbeidet, slik det forvaltes av CRIStin. Disse
rutinene bør videreføres etter fusjonen, og nye fakultet/campus bør ha superbruker for CRIStin
som inngår i forumet for CRIStin-superbrukere ved UiT. Superbruker-funksjonen ligger ved HiH
og HiN i dag ved bibliotekene. Fakultetene må ta stilling til hvem som skal ivareta superbrukerfunksjonen ved campus Narvik og Harstad etter fusjonen, fakultetet eller UB. Ansvar for
oppfølging av dette bør ligge hos AFU.
•
HiH, HiN og UiT skal rapportere vitenskapelig publisering i 2015 som separate institusjoner, og
fusjonen vil ikke gjøres gjeldende i CRIStin før etter rapporteringsfristen 1. april 2016. Etter
fusjonen vil ansatte ved HiH og HiN inngå i UiTs stedkodestruktur i CRIStin-systemet.
Overføringen går gjennom UiTs personalsystem (PAGA), og de ansattes publikasjoner vil følge
deres personaldata inn i CRIStin. Arbeidsgruppa anbefaler at AFU, Avdeling for IT (ITA) og
Avdeling for personal og organisasjon (POA) gis ansvar for å følge opp denne overføringen.
•
Dersom ansatte ved tidligere HiH og HiN etter 2015 publiserer med institusjonsadresse til
høgskolene, må det sikres at disse knyttes til UiT og kan rapporteres som del av UiTs
vitenskapelige publisering. AFU bør ha ansvar for å informere HiH og HiN sine ansatte etter
fusjonen og ha et system for å følge opp dette.
8. Forskningsmeldinger/intern rapportering
UiTs rutiner for rapportering og analyse til universitetsstyret innenfor FoU-området anbefales
videreført etter fusjonen.
9. Priser, begivenheter og annet
•
UiT tildeler under årsfesten hver vår følgende priser: formidlingsprisen, forsknings- og
utviklingsprisen, utdanningsprisen, likestillingsprisen og innovasjonsprisen. Høgskolen i Harstad
har hatt formidlingspris og utdanningspris. Høgskolen i Narvik har hatt forskerpris,
formidlingspris og læringsmiljø- og studiekvalitetspris. Universitetsstyret vedtok i møte 30.
september 2015 å opprettholde prisene UiT har, samt gjeninnføre pris til yngre forsker og
opprette en ny «Studentambassadør-pris». Nominering til prisene kunngjøres sent på høsten
2015, med nominasjonsfrist ultimo januar 2016. Kunngjøring om nominasjon til prisene skal gå til
alle UiTs campus, inkludert Harstad og Narvik.
Etter fusjonen vil hvert fakultet eller annen enhet selv kunne ta stilling til om de vil ha egne
priser.
•
Forskerutdanningsnettverket i Nord-Norge er et nettverk for de høyere utdanningsinstitusjonene
i landsdelen. Nettverket er finansiert av Rådet for høyere utdanning i Nord-Norge (RHU), og har
som sin primære oppgave å tildele midler til kompetanseheving og forskerutdanning ved de
høyere utdanningsinstitusjonene i landsdelen. Budsjettrammen for tildelingene har vært
kr 300.000,- per år de siste årene. Etter endringene i institusjonsstrukturen i landsdelen fra 2016,
er det ennå uklart for arbeidsgruppa hvorvidt RHU fortsatt vil bestå, og dermed om det vil være
grunnlag for institusjonssamarbeid om tildeling av slike midler videre. Saken vil behandles i et
møte i RHU den 18. november 2015.
6
IV.
Forslag til tiltak for å styrke den ekstern finansierte virksomheten og styrke den
nye institusjonens konkurransekraft
Arbeidsgruppa har diskutert og identifisert tre sentrale områder som det vil være viktig å
videreutvikle for å styrke UiTs konkurransekraft: Rekruttering av ansatte, karriereutvikling og
kompetanse innen ekstern finansiering.
1. Rekruttering av ansatte
For å bli bedre på å rekruttere talenter, etablerte forskere og internasjonalt ledende forskere bør
UiT både videreutvikle eksisterende virkemidler og innføre nye virkemidler. Nedenfor følger en
kort beskrivelse av noen utvalgte virkemidler innen rekruttering som arbeidsgruppa mener bør
videreutvikles/innføres. Virkemidlene kan benyttes av alle enhetene og campus ved UiT, i hele
spennet fra fagmiljøer som er under oppbygging til fagmiljøer som allerede er verdensledende.
Innstegsstillinger. Formålet med innstegsstillinger er å rekruttere talentfulle internasjonale
førsteamanuenser for kvalifisering til fast ansettelse. KD har tildelt UiT 25 innstegsstillinger
fordelt over 6 år. Det følger ingen finansiering med ordningen. Arbeidsgruppa mener at
innstegsstillinger kan bli et viktig virkemiddel for å bygge kvalitet i organisasjonen, og mener at
UiT bør avklare hvordan institusjonen ønsker å benytte ordningen strategisk som et virkemiddel
for å løfte den faglige virksomheten. Det bør utarbeides utfyllende bestemmelser for ordningen
og avklares hvilke typer ressurser som skal benyttes inn mot ordningen. Bruken av ordningen bør
følges opp av AFU, POA og UTA. Forskerforbundet er opptatt av faren for at innstegsstillinger vil
øke midlertidigheten i institusjonen, og tviler på at dette er en god rekrutteringsmåte for
vitenskapelig ansatte.
Kalling/direktetilsetting. For rekruttering av internasjonalt ledende professorer bør man ha
spesielt effektive tilsettingsprosesser. Arbeidsgruppa mener at det bør utredes om man i disse
særskilte tilfellene bør åpne for direktetilsetting. Revisjon av de utfyllende bestemmelsene
knyttet blant annet til bruk av kalling/direktetilsetting bør vurderes av POA.
Mobilitetsordninger. UiT bør bli flinkere til å konkurrere om virkemidler som er etablert for å
stimulere til større mobilitet. Innen EUs rammeprogram er det programmer som UiT i liten grad
har forsøkt å søke midler fra og som kan bidra til rekruttering av dyktige medarbeidere i tidlig
fase av sin forskerkarriere. Arbeidsgruppa mener at det bør jobbes mer systematisk på alle nivå i
organisasjonen for å benytte disse virkemidlene bedre.
Oppstartspakker. For å kunne konkurrere om de beste kandidatene og muliggjøre etablering av
gode fagmiljøer, bør man kunne tilby attraktive vilkår i utvalgte tilsettingsprosesser (innsteg,
ledende professorer, etc.). Det vil da være aktuelt å kunne tilby oppstartspakker med ressurser
og/eller gode betingelser (lønn/arbeidsvilkår, lederrolle, rekrutteringsstillinger, teknisk og
administrativ støtte, driftsmidler, hjemreiser, skjerming fra andre oppgaver, bolig, etc.).
Arbeidsgruppa mener det er viktig at man synliggjør handlingsrommet for å tilby slike pakker for
ledere på ulike nivåer i organisasjonen, og at dette bør følges opp av AFU, POA og UTA.
Utlysning av stillinger. Generelt mener arbeidsgruppa at det bør ses på selve utlysnings- og
tilsettingsprosessene ved UiT, med tanke på om man når godt nok ut til aktuelle søkere, om
institusjonen utnytter UiTs sertifisering innen EUs HR-excellence godt nok i utlysningene og om
de gode vilkårene for lønn, velferdsgoder o.l. i tilsettingsforhold ved UiT kan synliggjøres og
markedsføres bedre. POA bør få ansvar for å følge opp dette.
2. Karriereutvikling
Arbeidsgruppa mener at det bør jobbes mer systematisk med karriereutvikling ved UiT for å
fremme kvalitet i både forskning, kunstnerisk utviklingsarbeid, utdanning, formidling og
7
innovasjon. Nedenfor følger en kort beskrivelse av noen utvalgte virkemidler innen
karriereutvikling som arbeidsgruppa mener bør videreutvikles:
Lederutvikling. For at UiT skal løfte seg faglig er det avgjørende med kompetente ledere på alle
nivå og at disse har god lederstøtte. UiT bør videreutvikle lederopplæringsprogrammene og
fokusere særlig på lederopplæring på nivå 3 i organisasjonen (instituttleder og
forskningsgruppeleder). Det bør etableres god ansvars- og arbeidsdeling mellom nivåene når det
gjelder lederutvikling. AFU, POA og UTA bør koordinere dette arbeidet.
Forskningsgrupper. Det har ved alle de tre institusjonene vært fokus på forskningsgrupper som
et viktig virkemiddel for å bygge kvalitet i forskningen. Institusjonenes forskningsgrupper er
svært uensartede både når det gjelder fokus, størrelse, sammensetning, organisering og hvor
velfungerende gruppene er. Arbeidsgruppa mener det er viktig å videreføre det gode arbeidet
som skjer i forskningsgruppene, og sikre at også fagansatte uten førstestillingskompetanse
ivaretas i nye strukturer. Dersom forskningsgrupper blir etablert på tvers av campus, bør det
vurderes hvordan man kan koordinere arbeidet på en best mulig måte. AFU og POA bør
videreutvikle lederutviklingsprogrammet for forskningsgruppeledere (se ovenfor), vurdere om
insentiver bør rettes mot forskningsgruppenivå (ikke individnivå) og vurdere om UiT bør etablere
felles rammer som gjelder for alle forskningsgrupper ved UiT.
Arbeidsgruppa er i tillegg opptatt av at forskningsgruppeledere gis tid til å utøve ansvaret, også
når det gjelder forskningsgrupper som er i en oppbyggingsfase og der kompetanseheving står
særlig sentralt.
Medarbeidersamtaler. Arbeidsgruppa mener at medarbeidersamtaler kan være et viktig
virkemiddel for dialog om karriereutvikling dersom det gjennomføres systematisk og dersom
man benytter virkemiddelet riktig. Bedre bruk av medarbeidersamtaler for å utvikle individer og
grupper bør være en integrert del av lederutviklingen ved UiT. Arbeidsgruppa mener at POA bør
vurdere hva som skal til for å øke den faglige effekten av virkemiddelet.
Karriereplan/utviklingsplan. Det er per i dag ikke tradisjon ved noen av institusjonene for å
utarbeide karriereplaner for de ansatte. Et bevisst forhold til egen karriere og hva som bør gjøres
for å fremme egen karriere og utvikling er viktig. Dersom karriereplanen også ses i forhold til
forskningsgruppens planer, vil dette bli et enda sterkere verktøy. Karriereplaner bør utarbeides i
samarbeid med nærmeste leder og oppfølgingen av denne kan blant annet diskuteres i
medarbeidersamtalene. Arbeidsgruppa mener de aktuelle POA bør (i) etablere maler for
karriereplaner, (ii) gi opplæring i bruk av karriereplaner og (iii) vurdere om karriereplaner bør bli
ordinær praksis ved UiT.
FoU-termin. Arbeidsgruppa mener at FoU-terminordningen er et viktig strategisk virkemiddel for
å bygge kvalitet i forskning. UiT bør bygge videre på institusjonens retningslinjer for FoU-termin
(se III 3.2). I tillegg mener arbeidsgruppa at institusjonen bør vurdere om ordningen kan benyttes
enda mer målrettet for å bygge forskningskvalitet. Blant annet bør det vurderes om det skal
stilles sterkere krav til terminens forventede betydning for fagmiljøene/forskningsgruppene sin
utvikling (ikke kun den enkelte ansattes utvikling). Arbeidsgruppa anbefaler derfor at det
utformes en felles rapporteringsmal som anvendes etter FoU-terminer der det eksplisitt
rapporteres om terminens resultat og betydning for den ansattes fagmiljø (se punkt III 3.2)
Mentorordning. UiT har tidligere kun benyttet mentorer i avgrensede programmer som
førstelektorprogrammet og opprykksprosjektet. Erfaringene man har gjort ved bruk av mentorer
som karriereveiledere er svært positive. Arbeidsgruppa mener at AFU, POA og UTA bør vurdere
om ordningen med interne mentorer også bør benyttes i forhold til andre utvalgte grupper
(innstegsstillinger, ERC-mottakere, etc.) og om man skal etablere en mer generell ordning med
mentorer for nytilsatte.
Opprykk. Det kan med fordel jobbes mer strategisk med bruk av opprykk for å bygge
kompetanse på områder som skal prioriteres. Arbeidsgruppa mener at førstelektorprogrammet
og opprykksprosjektet er gode eksempler på strategisk bruk av opprykk for å løfte
8
organisasjonen innen utvalgte områder. I Plan for likestilling mellom kjønnene ved Universitetet i
Tromsø – Norges arktiske universitet 2015-2020, ligger det inne et nytt opprykksprosjekt for å øke
kvinneandelen i vitenskapelige toppstillinger og lederstillinger. Arbeidsgruppa mener ledelsen
ved UiT bør vurdere om det er andre områder ved institusjonen der det bør rettes fokus på
opprykk, og personaldirektøren bør vurdere om UiTs utfyllende bestemmelser for opprykk bør
revideres. Høgskolen i Harstad er særlig opptatt av verdien av tiltak for professor/dosentkvalifisering (tilpasninger med ekstra FoU-tid/veiledning og driftsstøtte), og har gode
erfaringer med dette.
Forskningsbasert undervisning. Arbeidsgruppa mener at definisjonen av de fire typene
forskningsbasert undervisning 3 i Universitets- og høgskolerådets rapport «Utdanning + FoU =
sant» (2010, s23) er nyttig for å bli bevisst på ulike nivåer av forskningsbasert undervisning. Det er
viktig at UiT blir bedre på å kople forskning og undervisning, og arbeidsgruppa mener at de fire
typene forskningsbasert undervisning bør benyttes internt (i) for å bevisstgjøre undervisere om
hvilket nivå forskningsbasert undervisning de leverer og (ii) for å tydeliggjøre overfor studentene
hvilket nivå forskningsbasert undervisning de vil få innen ulike studieprogram og emner ved UiT.
Internasjonal mobilitet. Internasjonal mobilitet kan virke fremmende på ansattes karriere av flere
årsaker, blant annet ved at mobilitet bidrar til læring av nye metoder, bygging av nettverk og
fremvekst av nye ideer. På noen konkurransearenaer er også internasjonal mobilitet en uuttalt
forutsetning for suksess. Veiledere og ledere bør bevisstgjøres på viktigheten av mobilitet i blant
annet lederutviklingsprogram, og mobilitet bør bli en del av den ansattes karriereplan, noe som
diskuteres i medarbeidersamtalene og en integrert del av forskningsgruppenes planer.
Arbeidsgruppa mener at disse perspektivene bør inkluderes i videreutviklingen av alle de
ovenfor nevnte virkemidlene.
3. Kompetanse på ekstern finansiering
Ekstern finansiering er en forutsetning for kunne øke omfanget av forskning ved UiT. Siden
suksess innen eksterne konkurransearenaer fordrer gode ideer, gjennomførbare planer,
konkurransedyktig infrastruktur og samarbeid med andre kompetente fagmiljøer, vil også
tilgang på ekstern finansiering bidra til å øke kvaliteten til både forskningsmiljøene og
forskningen disse produserer. Gode forskningsmiljøer vil igjen lettere kunne konkurrere om mer
ekstern finansiering.
For å lykkes bedre innen ekstern finansiering, mener arbeidsgruppa at UiT bør bygge
kompetanse både i å søke om eksterne forskningsmidler og i å drifte eksternt finansierte
prosjekter. Dette er egne kompetanser som må videreutvikles både i fagmiljøene og i
administrasjonen. I tillegg til at UiT legger til rette og støtter opp om de ansattes
karriereutvikling, er det viktig at det tilbys kurs og andre kompetansebyggingstiltak som gjør
UiTs ansatte i stand til å velge de rette konkurransearenaene og å skrive gode søknader om
ekstern finansiering. Det er også viktig at prosessene blir gode og effektive, og at man bygger
kompetanse i organisasjonen der dette er mest hensiktsmessig. Arbeidsgruppa har diskutert
hvordan man kan bygge kompetanse både gjennom kurs, konkret søknadsskriving/arbeid i
prosjekter og organisering av tjenestene. Ekstern finansiering er et administrativt område med
behov for stor grad av spesialistkompetanse i både søknads- og driftsfasen. Arbeidsgruppa har
diskutert ulike modeller for organisering av støttetjenester innen ekstern finansiering, og mener
at den nye institusjonen bør vurdere om man mer effektivt vil kunne levere tjenester av høyere
kvalitet ved å samle kompetanse innen noen områder (for eksempel drift av større
forskningsprosjekter). Et slikt arbeid bør knyttes til det igangsatte prosjektet ADM2020.
1. Lærersentrert undervisning der innholdet er forskningsbasert. 2. Lærersentrert undervisning som fokuserer
på forskningsprosess og vitenskapelig tenkemåte. 3. Undervisning der studenten aktivt deltar i en diskusjon av
et forskningsbasert innhold. 4. Undervisning der studenten inngår i «undersøkende» læreprosesser.
3
9
Arbeidsgruppa mener at ledelsen ved UiT bør (i) prioritere arbeidet med å bygge
søkerkompetanse i organisasjonen og (ii) vurdere organiseringen av støttetjenestene innen både
søknads- og driftsfasen i eksternt finansierte prosjekter.
V.
Forslag til tiltak for profilering og forskningsformidling
Arbeidsgruppa er enig om at aktiv formidling av forskning og annen aktivitet ved institusjonen er
av stor betydning for profilering og renommébygging for nye UiT. Dette gjelder overfor
institusjonens omgivelser, men også internt mellom fagmiljøer og campus. Arbeidsgruppa
anbefaler at kanaler som formidler forskning fra UiT (kunnskapsmagasinet Labyrint, nettsider og
andre kanaler), så raskt som mulig etablerer kontakt med ansatte som arbeider med formidling
ved de nye campusene og enhetene ved UiT, slik at forskningsformidling fra hele den nye
institusjonen blir ivaretatt etter fusjonen.
Videre har arbeidsgruppa diskutert om formidling av forskning og aktiviteter ved UiT bør knyttes
til fysisk lokalisering (campus), eller om det primære bør være forskningens/aktivitetenes
fagmiljø uavhengig av lokalisering. De ulike medlemmene i arbeidsgruppa, vektlegger disse
hensynene noe ulikt, men gruppa er enig om at det er viktig at aktiviteten ved de ulike campus
synliggjøres ved UiT. Arbeidsgruppa anbefaler at det ses nærmere på om informasjon om
arrangementer, nyheter, ansatte, kompetanse, forskningsgrupper, prosjekter og annen aktivitet
bør merkes med et felt for campus på UiTs nettsider, slik at man ved behov kan sortere aktivitet
også på campus. Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (KSA) bør gis ansvar for å
følge opp dette.
Mange forskere ved de tre institusjonene er gode formidlere, og det arbeides mange steder godt
med forskningsformidling. Arbeidsgruppa synes imidlertid at de tre institusjonene kan bli bedre
på å profilere forskningen på nettsidene, og ønsker større fokus på formidling som både bidrar til
rekruttering av forskere og som synliggjør UiTs forskning overfor samarbeidspartnere eller
forskere som ønsker et midlertidig opphold ved institusjonen. For å fremme internasjonal
rekruttering av faglig ansatte og annen faglig mobilitet til UiT, foreslår arbeidsgruppa at det lages
en film som både synliggjør den faglige virksomheten til UiT og hvilke muligheter og fortrinn
man har ved å arbeide ved UiT. Gjennom å benytte film som medium kan man lettere synliggjøre
vesentlige kvaliteter ved å arbeide ved UiT som ikke er så lett å formidle i en stillingsannonse eller
på nett (arbeidstid, FoU-termin, forskningsinfrastruktur, velferdsordninger, nærmiljøer, etc.).
Filmen er kun én måte å synliggjøre attraktiviteten til UiT som arbeidsplass og
samarbeidsinstitusjon på, og KSA bør få ansvar for å vurdere hvordan institusjonen best kan
fremme UiTs forskningsmiljøer sin konkurranseevne. Tiltak i forhold til dette kan eksempelvis
finansieres over SAKS-midler. Forskerforbundet stiller seg ikke bak forslaget om å lage en film om
UiT, og mener tid og ressurser bør brukes på kjernevirksomhetene forskning og undervisning.
Ved fusjonstidspunktet er arbeidsgruppa opptatt av at nye UiT-ansatte må gjøres oppmerksom
på å oppdatere sin kontaktinformasjon på nettsteder og i systemer som for eksempel
ResearchGate og LinkedIn. I den felles informasjonen som sendes/legges på nett til ansatte ved
HiH og HiN ved fusjonstidspunktet, bør de ansatte påminnes om å skifte tilhørighet i disse
systemene. I forkant av en slik påminnelse, bør det undersøkes om det er mulig å få systemeierne
til å automatisk endre adresseinformasjonen i systemene.
VI.
Utfordringer for det videre arbeidet med fusjonen
Arbeidsgruppa ser ingen spesielle utfordringer for det videre arbeidet med fusjonen innenfor
områdene som omfattes av gruppas mandat, forutsatt at rapportens øvrige forslag til tiltak følges
opp.
10
Tromsø, 26. oktober 2015
Pål Vegar Storeheier
UiT (leder)
Bente Lind Kassah
HiH
Svein Tvedt Johansen
HiH
Wei Deng Solvang
HiN
Eirik Sund
HiN
Sziebig Gabor
HiN
Karin Andreassen
UiT
Olaf Styrvold
UiT
Reidun Heggen
UiT
Sekretær: Seniorrådgiver Randi Østhus, UiT.
Vedlegg:
- Dokumentoversikt med forslag til oppfølgingstiltak.
11
Harald Bergland
HiH
Jens-Eric Hissink
HiN
Bjarte Toftaker
Fusjonssekretariatet
Arbeidsgruppe for FoU og forskningsformidling – fusjonsprosessen HiH, HIN og UiT – høst 2015
DOKUMENTOVERSIKT 1
Universitetet i Tromsø (uit.no)
Høgskolen i Harstad (hih.no)
Høgskolen i Narvik (hin.no)
Forslag til oppfølging
Strategiplan 2012-2016
Strategisk plan 2014-2015
Ikke behandlet.
Handlingsplan for likestilling og
mangfold 2012-2015
UiTs nye handlingsplan
videreføres.
1. Overordnede strategier
Drivkraft i nord: Strategi for UiT mot 2020
Plan for likestilling mellom kjønnene ved
Universitetet i Tromsø – Norges arktiske
universitet 2015-2020 (vedtatt 30.09.2015)
Handlingsplan for implementering av
Charter and Code 2014-2015
Ny handlingsplan for nye
UiT når gjeldende
handlingsplan utgår.
Handlingsplan for miljøledelse 2014-2017
UiTs handlingsplan
videreføres.
2. Etikk og personvern
Retningslinjer for handsaming av
forskingsetiske spørsmål
Forskningsetikk
UiTs gjeldende
retningslinjer og rutiner
videreføres.
Rutiner for behandling av
personopplysninger i forsknings- og
studentprosjekter ved UiT
1
Dokumentoversikten viser hvordan arbeidsgruppa har gjennomgått og diskutert institusjonenes gjeldende dokumenter for regelverk, retningslinjer, rutiner og ordninger som
kunne omfattes av området for gruppas mandat. Der arbeidsgruppa foreslår oppfølgende tiltak eller endringer etter fusjonen, framgår dette av høyre kolonne. Forslagene er
nærmere beskrevet i rapporten fra arbeidsgruppa.
1
Rutiner for helseforskning (Helsefak og
UNN, nettsider)
Etiske retningslinjer for veiledning ved UiT
Etiske retningslinjer for veiledning og
undervisning ved HiN
3. Personal
Retningslinjer for fordeling av arbeidstid for
ansatte i undervisnings- og forskerstillinger
(intranett)
Tildeling av tidsressurs til FoU,
Retningslinjer for fordeling av
arbeidstid for ansatte i undervisningsog forskerstillinger
Behandles av AG Sikker
drift.
Retningslinjer for fordeling av FoU-termin
(intranett)
Tildeling av FoU-stipend
Retningslinjer for forskningstermin
UiTs retningslinjer
videreføres og revideres
mht ordlyd for å inkludere
HiH og HiN. Felles
rapportskjema utformes.
Ordningen revideres ev.
etter endringer i
publiseringsindikatoren.
Ansvar: AFU
Insentivordninger for publisering og
formidling – fakultetsvise ordninger
Tildeling av Publiseringsstipend,
Tildeling av Formidlingsstipend
Førstelektorprogrammet
Har noe tilsvarende kvalifiseringsprogram.
UiTs program videreføres.
Førstelektorutvalget
utvides med deltakere slik
at alle fakultetene inngår.
Førstelektorutvalget bes
om råd vedr. framtidig
dimensjonering av
programmet, samt om
2
HiHs syv deltakere i
kvalifiseringsprogram skal
tas opp i førstelektorprogrammet på samme
vilkår som ordinære
deltakere.
Ansvar: AFU
UiTs stipendiatpool og prinsipper for
nøkkelfordeling av stipendiatstillinger
Har ph.d.-program i Anvendt
matematikk og beregningsorienterte
ingeniøranvendelser
(styresak S 11/15)
Ph.d.-program følges opp
av AG Utd.virksomhet
Stipendiatstillinger ved
HiH og HiN legges til UiTs
stipendiatpool.
Styresak om fordeling av
stipendiat- og
postdoktorstillinger
behandles våren 2016.
Ansvar: AFU
Retningslinjer for overgangsstipend og
utenlandsstipend
UiTs retningslinjer
videreføres.
Retningslinjer for ansattes adgang til å påta
seg sidegjøremål
Retningslinjer for sidegjøremål
Behandles av AG Sikker
drift.
Utfyllende bestemmelser for tilsetting og
opprykk i undervisnings- og forskerstillinger
ved UiT (intranett)
Behandles av AG Sikker
drift.
UiTs budsjettmodell, fordeling RBO-midler
Behandles av AG Sikker
drift.
3
4. Ekstern forskningsfinansiering, forvaltning av arbeidsresultater og kommersialisering
EU-søknader: veiledninger og retningslinjer
UiTs rutiner og
retningslinjer videreføres.
Felles rettighetspolitikk for Norges
universiteter
Reglement om sikring og forvaltning av
arbeidsresultater ved UiT
IPR-politikk HiN 2012
Innmelding av ideer og oppfinnelser: Dofiskjema
Mal for konsortieavtale
Rutiner for oppdragsprosjekter
Rutiner for bidragsprosjekter
Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og
oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved UiT
Retningslinjer for BOA-prosjekt
Retningslinjer for BOA-prosjekt
Mandat for internasjonalt råd
Erasmus agreements and Bilateral
Agreements
5. Internasjonalisering
Veileder: internasjonale samarbeidsavtaler
ved UiT
UiTs retningslinjer
videreføres. Eksisterende
avtaler ved HiH og HiN
vurderes enkeltvis mht
videreføring. Ansvar: AFU
og UTA
6. Interne støtteordninger
Lønnstilskudd for kalling av kvinner til
bistilling som professor (professor II)
Behandles av AG Sikker
drift.
4
PES-midler (prosjektmidler EU-søknader)
(ikke vedlagt)
UiTs ordning videreføres
og rammen bør søkes økt.
Ansvar: AFU
Sentrale likestillingsmidler (inngår i Plan for
likestilling)
Behandles av AG Sikker
drift.
Overgangs- og utenlandsstipend ph.d.
(fakultetsvise ordninger)
Ordningen videreføres.
Vurderes om rammen bør
økes.
Ansvar: AFU og ØA
Utenlandsstipend ved FoU-termin
(fakultetsvise ordninger)
7. Publisering og forskningsformidling
Bibsys-Brage
Open Access-policy
Internarkiv Munin ved UB.
UiTs OA-policy
videreføres.
Overføring til internarkiv
Munin.
Ansvar: UB
Rutinebeskrivelse for registrering, import og
kontroll av publikasjoner ved UiT
Registrering og dokumentasjon av
FoU
UiTs rutiner videreføres.
Superbruker-funksjon for
nye fakultet/campus må
avklares.
Ansvar: AFU
CRIStin-systemet (cristin.no)
CRIStin
CRIStin
5
Ansatte ved HiH og HiN
overføres til CRIStin via
PAGA og BAS. Fusjon
gjeldende i CRIStin etter
rapportering 01.04.2016.
Ansvar: AFU og ITA
UiT har ingen egen formidlingsstrategi,
utover overordnet strategi.
Eget punkt om forskningsformidling i rapporten.
8. Forskningsmeldinger/intern rapportering
Forskningsrapport/forskningsmelding UiT
(ikke vedlagt)
UiTs rutiner for rapporter
og meldinger videreføres.
9. Priser, begivenheter og annet
Formidlingsprisen (lenke alle priser)
Formidlingspris
Forskerpris
Forsknings- og utviklingsprisen
Utdanningspris
Formidlingspris
Utdanningsprisen
Læringsmiljø- og studiekvalitetspris.
Likestillingsprisen
(Ordningen er avviklet)
UiTs priser videreføres.
Fakultet/enheter kan selv
bestemme egne priser.
Innovasjonsprisen
> Pris til yngre forsker og
«Ambassadørstudent-pris», vedtatt av
Universitetsstyret 30.09.2015
Æresdoktorer
Retningslinjer for æresdoktor
UiTs retningslinjer skal
revideres.
Ansvar: AFU
Årsmarkeringer/merkedager
Sommer- og julekaffe v/rektor
28. mars, rektors jule- og sommeravslutning
6
UiTs tradisjoner videreføres. Fakultet/enheter
kan selv bestemme egne
markeringer.
Forskerutdanningsnettverket i Nord-Norge,
sekretariat og leder ved UiT
HiH har medlem i nettverksstyret
7
HiN har medlem i nettverksstyret
Nettverkets framtid
avhenger av RHU.
Behandles i møte 18.
november.