Medarbeiderundersøkelser
– et pliktløp eller innspill til gode samtaler og utviklingsprosesser?
Presentasjon ved Astrid Flothyl Semb, HR-avd. Skien kommune
og Marianne Hauan Molstad, leder og forfatter av boken «Medarbeiderundersøkelsen gjennomført – hva nå?»
KS/BTV Arbeidsgiverkonferanse, Kongsberg 19.november 2015
Dagens agenda
HR og medarbeiderundersøkelser
 Hva er en medarbeiderundersøkelse?
 I medias søkelys…. (fakta og myter)
 Forberedelse, gjennomføring og oppfølging
 Roller og ansvar
Erfaringer fra Skien kommune – fra et
HR-perspektiv
 Kort om 10-FAKTOR;
KS sin nye medarbeiderundersøkelse
 Medarbeiderundersøkelsen – del av et
helhetlig og målretta utviklingsarbeid!
Fra tidstyv til gevinst – hva må til?
 Mennesker – struktur – organisasjon
Skien kommune
– den gode og inkluderende møteplass!
Forfatter
Refleksjonsoppgave
Medarbeiderundersøkelse
– hva betyr det for deg?
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Arbeidsmiljølovens Kap. 4
– Krav til arbeidsmiljøet
Belastning
• forebygge skader og sykdommer
• unngå uheldige fysiske belastninger
• unngå uheldige psykiske belastninger
• ta hensyn til arbeidsevne, kyndighet,
alder og øvrige forutsetninger
Kompetanse
• faglig og personlig utvikling
• tilstrekkelig informasjon og opplæring
• integritet og verdighet
Medvirkning
• medvirke ved planleggings- og
styringssystemer
• selvbestemmelse, innflytelse, faglig ansvar
AML
Jobbinnhold
• varierte arbeidsoppgaver
• sammenheng mellom enkeltoppgaver
• kontakt/ kommunikasjon med andre
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan
Ulike former for
medarbeiderundersøkelser
Dialogverktøy
Tilstandsrapport
Faktaundersøkelse
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Medarbeiderundersøkelser
- i medias søkelys…..
Spillet rundt medarbeiderundersøkelser
(Dagens Næringsliv, april 2013)
Medarbeiderundersøkelser;
en institusjon moden for
Alle gjør det, få
revisjon
(Johan Velten, Dagsavisa Ledelse 2014)
forstår dem!
(Christer Mortensen
HR Norge 2012)
Medarbeiderundersøkelser
– en uutnyttet
«skattekiste»
(Christina Høyer Glahn, HR Norge 2014)
«Jeg lærte en gang at
medarbeiderundersøkelser
fungerer litt som en håndgranat;
når du har dratt ut splinten bør du
vite hva du skal gjøre med den»
(Christer Mortensen, organisasjonspsykolog, Dagens Næringsliv 2013
Dyrt og farlig –
advarer mot
feil bruk av
medarbeiderundersøkelser
(Even Bolstad, HR Norge
2014)
Fra tall til tiltak
Psykologene, Personal & Ledelse 2012
Medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR
– en helhetlig prosess
Forberedelser
Felles handling
og oppfølging
Gjennomføre
måling
Felles tolkning og
forståelse
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Det handler om oppfølgingen!
- Fra endring til utvikling….
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Gjennomføring av MAU
– ulike nivåer, aktører og ansvar




Rådmannens ledergruppe
Ledergruppen i kommunalområdene
Nærmeste leder
Alle medarbeidere i kommunen
 HAMU, LAMU og verneombud
 Tillitsvalgte
 Eksterne samarbeidsaktører
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
HR-funksjonens roller
- hvordan gjør de seg gjeldende ved gjennomføring av MAU?
 Strategisk rolle
 Forankring i virksomhetens strategi (herunder brukerfokus, rekruttering,
omdømmebygging)
 Systemrolle
 Felles standarder/systemer, kvalitetssikring av prosesser, oppfølging
(controllerrolle) - (herunder rekruttering, arbeidsmiljø,
omstilling/bemanningstilpasning)
 Utviklingsrolle
 Endrings- og utviklingstiltak, prosjekter og forbedring av praksis
(herunder opplæring/kompetanse, rekruttering, OU/lederutvikling,
medarbeiderskap, arbeidsmiljø)
 Partsrolle
 Samarbeid og forhandlinger med tillitsvalgte og fagorganisasjoner
 Servicerolle
 Løpende service, støttesystemer ut fra stordriftsfordeler (herunder
lederstøtte)
Del 2
Erfaringer fra Skien kommune
– fra et HR-perspektiv;


Kort om 10-FAKTOR;
KS sin nye medarbeiderundersøkelse
Medarbeiderundersøkelsen – del av et
helhetlig og målretta utviklingsarbeid!
Skien kommune
– den gode og inkluderende møteplass!
Forfatter
10-FAKTOR
Et måle- og utviklingsverktøy
10-FAKTOR er:
 forskningsbasert og bygger på forskning
om hva som er viktige innsatsfaktorer for å
oppnå gode resultater.
 Konkret og avgrenset til ti faktorer som er
dokumentert viktige.
 Både medarbeiderskaps- og
ledelsesorientert - fanger opp viktige
faktorer på medarbeider-, gruppe-,
organisasjons- og ledernivå.
 Utviklingsorientert - måler faktorer som
ledere og medarbeidere kan påvirke, og
som skal danne grunnlag for medarbeider-,
organisasjons- og lederutvikling.
 Er spesielt tilpasset norske kommuner og
fylkeskommuner.
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
10-FAKTOR
 Både et måle – og utviklingsverktøy for ledere og
medarbeidere
 Måler faktorer en kan gjøre noe med
 Oppdraget står i fokus
 Kunnskap om de ti faktorene ses som grunnleggende
lederkompetanse
 De ti faktorene inngår i noen viktige sammenhenger, som
gir godt grunnlag for å sette på dagsorden ulike temaer i et
prioritert og systematisk opplæring/utviklingsarbeid – for
både ledere, medarbeidere og organisasjonen som helhet
Strategier og planer for Skien kommune
Målretta utviklingsarbeid
oppdraget i fokuset – helhet og sammenheng
Oppgavemotivasjon
Rolleklarhet
Mestringstro
Relevant
kompetanseutvikling
Selvstendighet
Medvirkning
Involvering
Fleksibilitetsvilje
Utvikling
Bruk av
kompetanse
Mestringsklima
Mestringsorientert
ledelse
Nytteorientert
motivasjon
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
10-FAKTOR
- et viktig verktøy for god HR
Helt i takt med tiden;




helsefremmende perspektiv
fokus på nærvær
mestringsorientert
motivasjonsfokusert (gir sammenhenger om
forhold som igangsetter, opprettholder og regulere
atferd for måloppnåelse)
 kompetansemobiliserende
Gir grunnlag for felles kultur og identitet - innhold
og retning for å oppnå godt arbeidsmiljø og god
tjenestekvalitet!
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
10-FAKTOR
- bidrag til organisasjonsutvikling…
 Medarbeiderskap styrkes
 kompetanse
 Kultur for involvering og dialog
 kultur og identitet
 Lederutvikling på ulike nivåer
 ledelse
 Helhetlig og konsistent HR-arbeid
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Forankringsprosessens
innhold og betydning
Eksterne samarbeidspartnere
 Tidsperspektiv
HRavdelingen
 Fokusendring
 Fra resultatfokus til
utgangspunkt for
dialog
 Bevisstgjøring
Vernetjenesten
Ledelse
 Helhet og
sammenheng
Kommunal
-områder
Forfatter
Solid forankring gir resultater!
Målretta, systematisk , over tid –
koordinering, involvering og felles eierskap
Forfatter
Pause……
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
10-FAKTOR
tilbakemeldinger fra medarbeidere og ledere




Lett å forstå
Rask å besvare
Spørsmål /påstanden gir mening
De ti faktorene - et godt utgangspunkt for dialog;






mellom ledere/ i ledergrupper
mellom ledere og medarbeidere
mellom arbeidsgiver og vernetjenesten
på individ, gruppe og organisasjonsnivå
Gir et felles språk og en felles grunnmur i utviklingsarbeidet
Oppdraget i fokus!
Del 3
Fra tidstyv til gevinst
– hva må til?
 Mennesker
 Struktur
 Organisasjon
Målrettet – systematisk – over tid
Skien kommune
– den gode og inkluderende møteplass!
Forfatter
10-FAKTOR
- et dialogverktøy
Ledelse/lederskap
• Mestringsorientert ledelse - ut
fra individuelle forutsetninger
• Lederoppfølging/veiledning
• Lederutvikling/samtaler
• Rammeverk
SKIEN KOMMUNE
Medarbeiderskap
Organisasjonsutvikling
• Medvirkning og involvering
• Engasjement og motivasjon
• Rolleklarhet og selvstendighet
• Medarbeidersamtaler/utvikling
• Rammeverk
• Mestringsklima
• Felles kultur og identitet
• Arbeidsgiverpolitikk
• Strategisk ledelse/HR
• Lokalt utviklingsarbeid
• Utviklingsplaner
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Vi er i gang!
10-FAKTOR målinga gjennomført oktober 2015 - total svarprosent 71 % 

Et godt utgangspunkt for dialog mellom ledere og medarbeidere i Skien
kommune – som del av lokalt utviklingsarbeid på enhet/seksjonsnivå;



Gjennomføring av arbeidsmiljømøter og personalmøter i enhet/seksjon
Etterspørres og følges opp i lokale arbeidsmiljøutvalg(LAMU)/ hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU)
Gir grunnlag for videre arbeidet med 10-FAKTOR som utviklingsverktøy – hvor
lederutvikling vil ha særlig fokus i 2016/2017.
HR bistår med lederstøtte/veiledning i forhold til hvordan gjennomføre prosesser
i enhet/seksjon.
HR har det overordna ansvaret for arbeidet med å legge til rette for og
koordinere 10-FAKTOR arbeidet – i tett samarbeid med kommunalområdene.
Vi er i gang forts.
Følgende er utarbeidet og gjort tilgjengelig på ansattportalen;





Framdriftsplan for implementering av 10-FAKTOR verktøyet og gjennomføring
av MAU 2015
Presentasjon fra kurset «Følg Opp Sammen 1»
Veileder for medarbeiderundersøkelsen, samt brukerveiledning/support for
hvordan hente ut resultater/rapporter egen enhet/seksjon
PP-mal for gjennomføring av personalmøter som del av oppfølgingsarbeidet
Oversikt over de ti faktorene – innhold og sammenhenger
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Vi er i gang forts.
Målretta og helhetlig oppfølging av 10-FAKTOR/MAU 2015;

«Følg Opp Sammen 1 - bruk av dialogmodellen i
oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR», et
kurs for ledere, verneombud og tillitsvalgte er gjennomført.

«Følg Opp Sammen 2 - en utdyping av metoder og verktøy
i utviklingsarbeidet» står for tur 3.desember 2015.

«Følg opp sammen 3 – en videreføring av 10-FAKTOR i
arbeidet med lederutvikling og medarbeiderskap i Skien
kommune» er under planlegging og framdriftsplan forventes
å foreligge i januar 2016.
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Refleksjonsoppgave
Hva skal til for at medarbeiderundersøkelser
ikke blir et pliktløp og en tidstyv?
10-FAKTOR og verdiskapning
Måleverktøy
(avgrenset
og konkret)
Helhetlig
oppfølging
satt i system
Gir verdi!
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
10-FAKTOR og sammenhenger
Primære
innsatsfaktorer
- Mestringsledelse
- Mestringsklima
- Selvstendighet
- Rolleklarhet
Viktige mellomeffekter
- Oppgavemotivasjon
- Mestringstro
- Relevant kompetanseutvikling
- Nyttemotivasjon
Avgjørende effekter
for måloppnåelse
- Bruk av kompetanse
- Fleksibilitetsvilje
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Vi gjør det sammen!
Ledere er ansvarlige
som pådrivere og
tilretteleggere i
prosessene
Medarbeidere skal
inviteres til å reflektere
over utviklingsområder
og egne bidrag og
gjøres medansvarlige
for mål og tiltak
Hva er viktig å ta tak i og forbedre?
Hva er viktig å vedlikeholde og bevare?
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Grunnlaget for endring
og utvikling
Gjøre
Hvor starter vi?
Hva er viktig?
Ville
Akseptere
Forstå
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Medarbeiderundersøkelser satt i system
Medarbeidere
Målrettet,
systematisk
og over tid
Struktur
Organisasjon
HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan Molstad
Målretta utviklingsarbeid
oppdraget i fokus- helhet og sammenheng!

Implementering av verktøyet ses i sammenheng med iverksetting
av tiltak i kommunens HR-strategi.

Resultatene fra 10-FAKTOR-målingen vil bli brukt som
utgangspunkt for dialog mellom medarbeidere og ledere på
ulike nivåer i organisasjonen, hvor fokuset er utvikling av godt
arbeidsmiljø og god tjenestekvalitet.

Dialogverktøy – ingen tilstandsrapport eller faktaundersøkelse!

Hovedfokuset ligger på oppfølgings- og utviklingsarbeidet mer
enn selve målingen!
Vi gjør det sammen!
Takk for oppmerksomheten!