Godkjent referat fra møte i innkjøpsutvalget
fredag 8. mai 2015 kl 10.00 – 14.00
UHRs lokaler, Stortorvet 2
Medlemmer
Innkjøpssjef Lisbeth Gussiås, NTNU (leder)
Innkjøpssjef Merete Berger Håkonsen, UiT
Innkjøpssjef Kjetil Skog, UiB (forfall)
Rådgiver Cecilie Wold, HiM
Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, HiL
Lars Skogan, Uninett
Kontorsjef Nina Widding, UHRs sekretariat
Avdelingsdirektør Arne Lunde, Kunnskapsdepartementet deltok på sak 15/15
Sakliste:
13/15
14/15
15/15
16/15
17/15
18/15
Godkjenning av innkalling og saksliste
Flere felles rammeavtaler for uh-sektoren?
Avslutning av SAK-prosjektet innenfor innkjøp
Møteplan for høsten 2015
Orienteringssaker
Eventuelt
1
Saksnr. 13/15
Godkjenning av innkalling og sakliste
Det ble meldt inn to saker til eventuelt.
Vedtak:
Innkalling og saksliste godkjennes.
Saksnr. 14/15
Flere felles rammeavtaler i uh-sektoren?
I følge innkjøpsutvalgets mandat skal utvalget «ha en aktiv rolle med å identifisere
anskaffelsesområder hvor UH-sektoren kan oppnå fordelaktige innkjøpsavtaler ved å opptre samlet».
Et av punktene utvalget diskuterte i sitt møte 24. mars dreide seg om vurdering av hvorvidt
det bør utarbeides flere felles rammeavtaler for uh-sektoren, og om avtalene i så fall bør
være nasjonale eller regionale. Tidsskrift og reisebyrå ble nevnte spesielt som områder det
kan være aktuelt å utarbeide felles rammeavtaler innenfor.
Innkjøpsutvalget er i tvil om hvilken rolle utvalget skal ha med tanke på å anbefale felles
rammeavtaler. Utvalget har ingen myndighet over institusjonene. De rammeavtalene som er
forhandlet for sektoren i dag, f eks hotellavtalen, har vært avhengig av at
enkeltpersoner/ildsjeler har påtatt seg oppgaven på vegne av sektoren.
UH-institusjonene er i tillegg svært ulike både med tanke på størrelse, men også behov og
tekniske muligheter. Dette vil komplisere arbeidet med slike rammeavtaler ytterligere.
Innkjøpsutvalget mener derfor at fremforhandling av slike avtaler må være opp til de
institusjoner som har felles behov, er interessert i å samarbeide og vil forplikte seg
økonomisk og ressursmessig.
Det ble også vist til resultat og erfaringer fra SAK-Innkjøpsprosjektet, som viste at det er
potensiale for å utnytte den samlede innkjøpskompetansen på en bedre måte enn hva som
er tilfelle i vår sektor i dag. Samtidig er det kartlagt at det er knyttet utfordringer til
implementering av gode modeller som ivaretar forskjellige behov samt sikrer gode
ressursmodeller som ivaretar kostnadssiden ved gjennomføring og drifting av avtalene.
Vedtak:
Innkjøpsutvalget oppfordrer til frivillig samarbeid mellom institusjonene på
områder det er naturlig. Utover dette kan ikke utvalget ha en aktiv rolle.
2
Saksnr. 15/15
Avslutning av SAK-prosjektet innenfor innkjøp
Målet med innkjøpsprosjektet har vært å utvikle en nettverksmodell for kompetansebaser
for innkjøp (KBI) i sektoren. Det er en forutsetning av alle institusjoner har en
minimumskompetanse innen anskaffelser i egen organisasjon og de foreslåtte
kompetansebasene for innkjøp skal ikke overta ansvar for anskaffelsesområdet ved
institusjonene. Universitetet i Bergen og NTNU har utviklet en nettverksmodell som støtte
for øvrige institusjoner i regionen.
Kunnskapsdepartementet v/Arne Lunde deltok under behandlingen av denne saken.
Riksrevisjonen har gjentatte påpekt svakheter på dette området. Det vil derfor komme
tydeligere krav knyttet til rapportering av styring og kontroll fra Kunnskapsdepartementet.
Departementet vil lage en oppsummering av tiltak som gjøres. Det er tre områder som peker
seg ut. Struktur – små institusjoner har flest utfordringer knyttet til blant annet oppfølging av
interne rutiner for anskaffelser og tilgang til kompetanse. Dette fremkommer også i
Strukturmelding. Digitalisering – innkjøpsprosessen får best kvalitet og kontroll ved bruk av
e-handel. Det skal settes ned en arbeidsgruppe som skal se på framtidig digitalisering.
Sammen med standardisering er dette svært interessant. Internkontroll – departementet
kunne rettet opp mer ved bedre kontroll av institusjonene. Universitetet i Oslo trekkes frem
som et eksempel på beste praksis på internstyring ved egen institusjon.
Å få tak i kompetent arbeidskraft er utfordrende. Dette gjelder uavhengig av
institusjonsstørrelse. Tett operativt samarbeid kan avhjelpe mye. KD vil peke på
fellesløsninger for å kompensere for manglende kompetanse.
Når det gjelder UNINETTs rolle, ser departementet for seg færre og større institusjoner med
mer helhetlig og enhetlige plattformer innenfor blant annet innkjøp, personal/lønn,
Økonomi og HR. Så langt har Uninett først og fremst vært rettet inn mot høyskolene mens
universitetene har jobbet selvstendig. Hvordan dette blir fremover er noe departementets
arbeidsgruppe skal se på. Uninett er først og fremst inne på IT-siden. Men
Strukturmeldingen tilsier at departementet skal gjennomgå alle randsoner (FSAT, Christin,
Uninett m fl). Dette arbeidet vil bli inkorporert i oppfølgingen av meldingen.
Vedtak: Innkjøpsutvalget avventer departementets oppfølging av saken.
3
Saksnr. 16/15
Møteplan for høsten 2015
Møtene høsten 2015 avholdes kl 09.30 – 14.00 onsdag 23. september og onsdag 11.
november. Møtene legges til Radisson Park Hotell. Uninett inviteres til å delta kl 10.00 –
11.00 begge møtene.
Dersom administrasjonsutvalget ikke avholder møte før 23. september, inviteres
administrasjonsutvalgets leder til å diskutere innkjøpsutvalgets mandat og oppgaver på
møtet 23. september.
Vedtak:
Innkjøpsutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2015:
Onsdag 23. september kl 09.30 – 14.00 på Radisson Park Hotel, Gardermoen
Onsdag 11. november kl 09.30 – 14.00 på Radisson Park Hotel, Gardermoen
Saksnr. 17/15
Orienteringssaker

UHRs høringsnotat til Mld. St. 18 (2014-2015) Konsentrasjon for kvalitet –
Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren
Høringsnotatet er vedlagt.

Innkjøpsutvalgets mandat – fra behandlingen i administrasjonsutvalget
Administrasjonsutvalget behandlet foreslåtte endringer i innkjøpsutvalgets og
økonomiutvalgets mandat i sitt møte 21. april. I referatet fra møtet heter det:
Administrasjonsutvalget synes det er mange gode ambisjoner som kommer frem fra
utvalgene. Det er uklart om flere av endringene som fremkommer er deler av et
mandat eller om det er oppgaver som utvalget skal gjennomføre. Dette er det viktig å
rydde opp i. Økonomi- og innkjøpsutvalg er begge utvalg under
Administrasjonsutvalget. Det er et ønske fra administrasjonsutvalget å møte leder fra
begge utvalg for å diskutere mandat og oppgaver videre fremover.
Vedtak:
Vedtak:
Administrasjonsutvalget vedtok at mandat og oppgaver for innkjøpsutvalget
og økonomiutvalget drøftes på første møtet til høsten,
administrasjonsutvalget inviterer lederne av begge utvalg til neste møte.
Innkjøpsutvalget tar informasjonen til orientering.
4
Saksnr. 18/15
Eventuelt
Informasjon fra og dialog/samarbeid med UNINETT
Økonomisjef ved UNINETT, Lars Skogan, deltok under denne saken.
UNINETT har rammeavtaler innenfor mange områder innen IT (primært for programvare og
maskinvare) i tillegg til avtaler for systemanskaffelser. De overordnede målene både for
virksomhetene og for fellesskapet er økt samarbeid og standardisering, effektivisering og
økonomiske besparelser. Uninett ønsker å håndtere administrative utfordringer sentralt,
tilrettelegge bedre for effektiv bruk av avtalene, og bistå i minikonkurranser. Uninett har
også dialog med leverandører om fornuftig praktisering av avtalene.
Innkjøpsutvalget ba spesielt om at UNINETT følger opp følgende punkter:






Sende påminnelse til sektoren om forlenging av avropsavtaler når en rammeavtale
forlenges
Varighet på avropsavtaler – hvor lang varighet kan en avropsavtale ha?
KGV for sektoren – koordinering og oppfølging av Amesto
Pålegg om elektronisk tilbudsmottak fra 1. januar 2016 – gjelder også for UNINETT
Plagiatkontroll – her er det mye uro og usikkerhet ved institusjonene i forbindelse med at
eksisterende avtale går ut. UNINETT må avklare og informere om dette.
Kontaktinformasjon – de miljøene som har felles e-postadresse for innkjøp bør oppgi
denne, så vil all informasjon fra UNINETTs innkjøpsavtaler komme via denne.
Innkjøpsutvalget ønsker å sette av en time til dialog med UNINETT på hvert møte.
Innkjøpssamarbeid i innlandet
Høgskolen i Lillehammer orienterte om arbeid med et prosjekt for å videreutvikle
innkjøpssamarbeidet i innlandet.
5