Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i SI

Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf
styresak 067/2014
Analyse av rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere
misligheter:
Funn/problemstilling
Rammeverk
For å sikre deling av intern
og ekstern kommunikasjon
dersom misligheter skulle
oppstå i organisasjonen er
det behov for et rammeverk.
Varslingsrutiner
Behov for å gjennomgå
eksisterende varslingsrutiner
og oppdatere disse. Sørge for
at etiske retningslinjer og
varslingsordningen blir kjent
i foretaket
Avdekking av misligheter
Manglende internkontroll
knyttet til avdekking av
misligheter
Tiltak
Ansvar
Frist
Oppfølging/
Status
Rammeverk for SI
utarbeides
Fagdirektør
September
2014
Prosedyre SI/02.02.0201 Mislighetsrisiko
Forebygging, avdekking og håndtering i SI,
vedtatt i styresak
067/2014.
Varslingsrutinene
gjennomgås og
oppdateres
HRdirektør
2014
Varslingsrutinene
tilgjengeliggjøres
gjennom bruk av
internett og intranett.
Utarbeide en kommunikasjonsplan for
håndtering hvis det
avdekkes misligheter i
foretaket
Tilby medietrening i
foretaket
Vurdere behovet for å
utvikle kurs med
gjennomgang av etiske
problemstillinger og
varslingsordningen
Etiske retningslinjer og
varslingsrutinene tas inn
i ”sjekkliste” over
punkter nyansatte skal
gjennomgå ved oppstart.
Kom2014
munikakasjonsdirektør
Tiltaket er ikke
gjennomført i påvente
av elektronisk
varslingsportal fra
HSØ og videreføres i
ny handlingsplan
Tiltaket videreføres i
ny handlingsplan
Gjennomgå prosedyrer
for ledelsens gjennomgåelse (LGG) og
oppdatere disse i forhold
til mislighetsrisiko
Det vurderes om
mislighetsrevisjon skal
være en del av årlige
Fagdirektør
August
2014
Oppdatert i prosedyre
for gjennomføring av
LGG
Fagdirektør
Januar
2015
Egen styresak
014/2015 med plan
over interne revisjoner.
Tiltaket videreføres i
ny handlingsplan
Medietrening er
iverksatt i ledergruppen.
HR –
direktør
2014
Det er ikke vurdert
som hensiktsmessig å
utvikle eget kurs
innenfor varsling. Kurs
i etiske retningslinjer er
etablert som e-læring.
Sjekkliste for nyansatte
er oppdatert.
Side 1
Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf
styresak 067/2014
Funn/problemstilling
Tiltak
Ansvar
Frist
interne revisjoner i SI
Oppfølging/
Status
I planen inngår
revisjon av om tiltak
vedrørende økt bruk av
elektronisk handel og
e-fakturaer har gitt
effekt.
Utvidede revisjonshandlinger – Kvantitative analyser av datakvalitet, kryssjekk og transaksjonsanalyse
Funn/
Tiltak
Ansvar
Problemstilling
Datakvalitet i leverandørregister
Manglende
Total gjennomØkonomidiopplysninger i
gang av registeret. rektør
leverandørregister
For å sikre bedre
kontroll på innkjøp
Egen prosedyre
og utbetalinger skal
med regler og
det innføres
kontrollrutiner
kontrollmekanismer etableres.
ved oppretting av
nye leverandører.
Mange leverandører
uten aktivitet siste
årene
Frist
Oppfølging/Status
Ved overgang
til nytt felles
økonomisystem
i foretaksgruppen.
Nytt felles økonomisystem innføres i SI fra 1.
januar 2017
2014
Gjennomført.
Leverandører
uten aktivitet
inaktiveres (ikke
mulig før SIs
økonomisystem
er oppgradert)
Slå sammen
dobbeltregistrerte
leverandører.
LeverandøropplysUtrekkene må
ninger gjennomgås
minst kontrollere
for
• Manglende
registreringer
• Personlige
firmaer
Firmaer som ikke
er registrert i
Norge
Datakvalitet i ansattregister
Bruk av hjelpenum- Streng oppfølging HR-direktør
Dobbeltregistrerte
leverandører
Side 2
Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf
styresak 067/2014
Funn/
Problemstilling
mer
Tiltak
Ansvar
Frist
ved bruk av
hjelpenummer
Registrering av
Løpende
HR-direktør
bankkontonummer
oppfølging av
på alle ansatte
ansatte uten
bankkontonummer
Kryssjekk av leverandør- og ansattregister
Ansatte er også
Gjennomgang og HR-direktør
leverandør i
evt. oppdatering
sykehuset.
/etablering av
policy og
retningslinjer på
området.
Transaksjonsanalyse
Generelt
Gjennomføre
frekvente
analyser av vår
transaksjonsdatabase
Løpende
vedlikehold av
rutiner rundt
håndtering av
fakturaer etc.
Oppfølging/Status
Allerede etablert
Gjennomført.
31. mars 2015
Forankring av bestemmelse i «Arbeidsreglementet §12» som forbyr
ansatte å også være
leverandør i sykehuset,
vurderes som tilstrekkelig.
HR-direktør
Første analyse
innen mars
2015, deretter
frekvent
Tiltaket er ikke
gjennomført og
videreføres i ny
handlingsplan
Økonomidirektør
Løpende som i
dag
Dette følges opp
løpende gjennom
revisjon av rutiner i EK,
jf forutsetninger i
prosjektet «Orden i eget
hus»
Relasjonsanalyse Sykehuset Innlandet HF
Funn/problemstilling Tiltak
Ansvar
Frist
Bierverv er i liten grad
registrert i foretaket
HR direktør
2014
SI har oppdaterte
retningslinjer,
beskrivelser og
føringer for bierverv i
foretaket. Bierverv er
også et tema som
ligger inne som eget
punkt i mal for
medarbeidersamtaler.
Disse må synliggjøres
bedre for å sikre at de
etterleves.
Oppfølging/
Rapportering
Oppfølging av
retningslinjer og
registrering av
bierverv er en
løpende aktivitet
i foretaket. Det
gjennomføres
jevnlige
«kampanjer» for
å øke andelen
registrerte
bierverv.
Side 3
Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf
styresak 067/2014
Andre forhold
Funn/problemstilling
Tiltak
Ansvar
Frist
Forvaltning av økonomiske fullmakter
For å sikre en konsistent
Øke kvaliteten på
Direktør
2014
fullmaktsstruktur bør
forvaltningen av
eiendom og
rutinene som vedlikeholder
økonomiske fullmakter. internservice
de økonomiske fullmaktene
forbedres.
Det bør lages en
elektronisk løsning som
erstatter dagens skjemaer
og manuelle prosesser.
Elektroniske fakturaer
E-faktura er elektronisk
behandling av inngående
fakturaer. Dette gir økt
sikkerhet for korrekt
behandling og betaling. SI
mottar i dag e-faktura fra om
lag 150 leverandører (av
4 000).
Oppfølging/
Status
Årlig rutine
for å
ajourholde
økonomiske
fullmakter i
nært
samarbeid
med
ansvarlige
ledere.
Det
arbeides
også med å
beskrive
innhold og
virkemåte
for et webbasert
prosessverktøy.
Øke bruken av e-faktura. ØkonomidiDette krever tilrettelegrektør
ging av interne system
og samarbeid med
aktuelle leverandører
2014
Den
tekniske
løsningen
er på plass.
Bruken er
økende, nå
opp i 30 %.
Det som
gjenstår er
aktive tiltak
overfor
leverandører som
ennå ikke
sender efaktura.
Side 4
Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf
styresak 067/2014
Funn/problemstilling
Elektronisk handel
Foretaket foretar en
forholdsvis stor andel av sine
bestillinger utenfor de
etablerte innkjøps- og
bestillingssystemene. Dette
gir mangelfull dokumentasjon og sporbarhet av
transaksjonen.
E-handel er obligatorisk på
de fleste relevante områder.
Likevel er SI fortsatt er langt
bak måltall fra HSØ.
E-handel gir bedre kontroll
med innkjøpene og redusert
risiko for feilutbetalinger.
Riktig bruk av e-handel gir
transparente prosesser, riktig
bruk av fullmakter og
reduserer faren for misligheter.
Tiltak
Ansvar
Øke bruken av e-handel.
Direktør
2015
eiendom og
internservice
Det skal fokuseres
ytterligere på opplæring
og informasjon
Det legges bedre til rette
for økt bruk på områder
som i dag mangler
systemstøtte.
Frist
Oppfølging/
Status
SI har
forbedret
andel kjøp
over ehandel i
2014.
Arbeidet
med å
tilrettelegge
leverandøravtaler
og få våre
brukere til
å bruke
systemet
har høy
fokus.
Side 5