Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf styresak 067/2014 Analyse av rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter: Funn/problemstilling Rammeverk For å sikre deling av intern og ekstern kommunikasjon dersom misligheter skulle oppstå i organisasjonen er det behov for et rammeverk. Varslingsrutiner Behov for å gjennomgå eksisterende varslingsrutiner og oppdatere disse. Sørge for at etiske retningslinjer og varslingsordningen blir kjent i foretaket Avdekking av misligheter Manglende internkontroll knyttet til avdekking av misligheter Tiltak Ansvar Frist Oppfølging/ Status Rammeverk for SI utarbeides Fagdirektør September 2014 Prosedyre SI/02.02.0201 Mislighetsrisiko Forebygging, avdekking og håndtering i SI, vedtatt i styresak 067/2014. Varslingsrutinene gjennomgås og oppdateres HRdirektør 2014 Varslingsrutinene tilgjengeliggjøres gjennom bruk av internett og intranett. Utarbeide en kommunikasjonsplan for håndtering hvis det avdekkes misligheter i foretaket Tilby medietrening i foretaket Vurdere behovet for å utvikle kurs med gjennomgang av etiske problemstillinger og varslingsordningen Etiske retningslinjer og varslingsrutinene tas inn i ”sjekkliste” over punkter nyansatte skal gjennomgå ved oppstart. Kom2014 munikakasjonsdirektør Tiltaket er ikke gjennomført i påvente av elektronisk varslingsportal fra HSØ og videreføres i ny handlingsplan Tiltaket videreføres i ny handlingsplan Gjennomgå prosedyrer for ledelsens gjennomgåelse (LGG) og oppdatere disse i forhold til mislighetsrisiko Det vurderes om mislighetsrevisjon skal være en del av årlige Fagdirektør August 2014 Oppdatert i prosedyre for gjennomføring av LGG Fagdirektør Januar 2015 Egen styresak 014/2015 med plan over interne revisjoner. Tiltaket videreføres i ny handlingsplan Medietrening er iverksatt i ledergruppen. HR – direktør 2014 Det er ikke vurdert som hensiktsmessig å utvikle eget kurs innenfor varsling. Kurs i etiske retningslinjer er etablert som e-læring. Sjekkliste for nyansatte er oppdatert. Side 1 Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf styresak 067/2014 Funn/problemstilling Tiltak Ansvar Frist interne revisjoner i SI Oppfølging/ Status I planen inngår revisjon av om tiltak vedrørende økt bruk av elektronisk handel og e-fakturaer har gitt effekt. Utvidede revisjonshandlinger – Kvantitative analyser av datakvalitet, kryssjekk og transaksjonsanalyse Funn/ Tiltak Ansvar Problemstilling Datakvalitet i leverandørregister Manglende Total gjennomØkonomidiopplysninger i gang av registeret. rektør leverandørregister For å sikre bedre kontroll på innkjøp Egen prosedyre og utbetalinger skal med regler og det innføres kontrollrutiner kontrollmekanismer etableres. ved oppretting av nye leverandører. Mange leverandører uten aktivitet siste årene Frist Oppfølging/Status Ved overgang til nytt felles økonomisystem i foretaksgruppen. Nytt felles økonomisystem innføres i SI fra 1. januar 2017 2014 Gjennomført. Leverandører uten aktivitet inaktiveres (ikke mulig før SIs økonomisystem er oppgradert) Slå sammen dobbeltregistrerte leverandører. LeverandøropplysUtrekkene må ninger gjennomgås minst kontrollere for • Manglende registreringer • Personlige firmaer Firmaer som ikke er registrert i Norge Datakvalitet i ansattregister Bruk av hjelpenum- Streng oppfølging HR-direktør Dobbeltregistrerte leverandører Side 2 Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf styresak 067/2014 Funn/ Problemstilling mer Tiltak Ansvar Frist ved bruk av hjelpenummer Registrering av Løpende HR-direktør bankkontonummer oppfølging av på alle ansatte ansatte uten bankkontonummer Kryssjekk av leverandør- og ansattregister Ansatte er også Gjennomgang og HR-direktør leverandør i evt. oppdatering sykehuset. /etablering av policy og retningslinjer på området. Transaksjonsanalyse Generelt Gjennomføre frekvente analyser av vår transaksjonsdatabase Løpende vedlikehold av rutiner rundt håndtering av fakturaer etc. Oppfølging/Status Allerede etablert Gjennomført. 31. mars 2015 Forankring av bestemmelse i «Arbeidsreglementet §12» som forbyr ansatte å også være leverandør i sykehuset, vurderes som tilstrekkelig. HR-direktør Første analyse innen mars 2015, deretter frekvent Tiltaket er ikke gjennomført og videreføres i ny handlingsplan Økonomidirektør Løpende som i dag Dette følges opp løpende gjennom revisjon av rutiner i EK, jf forutsetninger i prosjektet «Orden i eget hus» Relasjonsanalyse Sykehuset Innlandet HF Funn/problemstilling Tiltak Ansvar Frist Bierverv er i liten grad registrert i foretaket HR direktør 2014 SI har oppdaterte retningslinjer, beskrivelser og føringer for bierverv i foretaket. Bierverv er også et tema som ligger inne som eget punkt i mal for medarbeidersamtaler. Disse må synliggjøres bedre for å sikre at de etterleves. Oppfølging/ Rapportering Oppfølging av retningslinjer og registrering av bierverv er en løpende aktivitet i foretaket. Det gjennomføres jevnlige «kampanjer» for å øke andelen registrerte bierverv. Side 3 Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf styresak 067/2014 Andre forhold Funn/problemstilling Tiltak Ansvar Frist Forvaltning av økonomiske fullmakter For å sikre en konsistent Øke kvaliteten på Direktør 2014 fullmaktsstruktur bør forvaltningen av eiendom og rutinene som vedlikeholder økonomiske fullmakter. internservice de økonomiske fullmaktene forbedres. Det bør lages en elektronisk løsning som erstatter dagens skjemaer og manuelle prosesser. Elektroniske fakturaer E-faktura er elektronisk behandling av inngående fakturaer. Dette gir økt sikkerhet for korrekt behandling og betaling. SI mottar i dag e-faktura fra om lag 150 leverandører (av 4 000). Oppfølging/ Status Årlig rutine for å ajourholde økonomiske fullmakter i nært samarbeid med ansvarlige ledere. Det arbeides også med å beskrive innhold og virkemåte for et webbasert prosessverktøy. Øke bruken av e-faktura. ØkonomidiDette krever tilrettelegrektør ging av interne system og samarbeid med aktuelle leverandører 2014 Den tekniske løsningen er på plass. Bruken er økende, nå opp i 30 %. Det som gjenstår er aktive tiltak overfor leverandører som ennå ikke sender efaktura. Side 4 Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf styresak 067/2014 Funn/problemstilling Elektronisk handel Foretaket foretar en forholdsvis stor andel av sine bestillinger utenfor de etablerte innkjøps- og bestillingssystemene. Dette gir mangelfull dokumentasjon og sporbarhet av transaksjonen. E-handel er obligatorisk på de fleste relevante områder. Likevel er SI fortsatt er langt bak måltall fra HSØ. E-handel gir bedre kontroll med innkjøpene og redusert risiko for feilutbetalinger. Riktig bruk av e-handel gir transparente prosesser, riktig bruk av fullmakter og reduserer faren for misligheter. Tiltak Ansvar Øke bruken av e-handel. Direktør 2015 eiendom og internservice Det skal fokuseres ytterligere på opplæring og informasjon Det legges bedre til rette for økt bruk på områder som i dag mangler systemstøtte. Frist Oppfølging/ Status SI har forbedret andel kjøp over ehandel i 2014. Arbeidet med å tilrettelegge leverandøravtaler og få våre brukere til å bruke systemet har høy fokus. Side 5